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CENTRO VACACIONAL HUAMPANI

MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

GESTION DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

MGPP-GAyB- M03

2016 - VERSIÓN 1Revisado por: José Rospigliosi Ferro Firma

Cargo: Jefe de Planificación y Presupuesto

Fecha

Aprobado por: Juan Farías Febres

Cargo: Gerente General

Fecha

Firma

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

0

N° de Ítem Texto modificado Versión Fecha Responsable

ÍNDICE:

1

1. OBJETIVO.........................................................................................................................................1

2. ALCANCE.........................................................................................................................................1

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO.........................................................................1

4. BASE LEGAL...................................................................................................................................1

5. DIAGRAMA DE BLOQUES............................................................................................................3

6. FICHAS TECNICAS.........................................................................................................................4

6.1. M03.01 Administración de Alimentos y Bebidas............................................................4

6.1.1. M03.01.01 Planeamiento...............................................................................................5

6.1.2. M03.01.02 Almacenaje y Distribución.......................................................................6

6.1.3. M03.01.03 Control de la Calidad..................................................................................7

6.2. M03.02 Operación de Alimentos y Bebidas......................................................................8

6.2.1. M03.02.01 Preparación..................................................................................................9

6.2.2. M02.02.02 Atención al Cliente....................................................................................10

6.2.3. M03.02.03 Mantenimiento...........................................................................................11

ANEXO 1: INVENTARIO DE LOS PROCESOS...............................................................................12

Inventario de Procesos...................................................................................................................13

2

1. OBJETIVO

Identificar, organizar y representar gráficamente los procesos y procedimientos

que conforman el Proceso Misional de nivel cero “Gestión de Alimentos y Bebidas”

con la finalidad de disponer de mecanismos que permitan una gestión moderna,

con un enfoque en procesos, que contenga el quehacer de la Sub Gerencia de

Alimentos y Bebidas y que agrupe actividades similares de manera sistémica.

2. ALCANCE

Sub Gerencia de Alimentos y Bebidas

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO

DIGESA : Dirección General de Salud Ambiental

Hoja BIO: Documento en el que se especifican las actividades a realizar durante el periodo de preparación.

OPP : Oficina de Planificación y Presupuesto

4. BASE LEGAL Ley N° 28411. Ley del Sistema Nacional de Presupuesto

Ley N° 27658, Modernización de la Gestión de Estado

LEY Nº 29571, Código de Protección y Defensa del Consumidor

1

5. DIAGRAMA DE BLOQUES

3

6. FICHAS TECNICAS

6.1.M03.01 Administración de Alimentos y Bebidas FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1

Nombre Administración de Alimentos y BebidasObjetivo Planear, Organizar y Controlar el funcionamiento administrativo de la Sub Gerencia de Alimentos y Bebidas de manera eficaz

DescripciónLa Sub Gerencia de Alimentos y Bebidas inicia este proceso a través del planeamiento de todas las actividades a realizar, este planeamiento incluye desde el cuadro de necesidades de la unidad hasta la programación de menús a presentar, para después recibir y administrar los insumos en el sub almacén y de manera transversal hacer el control de calidad correspondiente

Alcance Sub Gerencia de Alimentos y Bebidas

Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios

OPP Logística DIGESA Sub Gerencia de

Comercialización

Presupuesto Insumos Normas de Calidad Contrato

M03.01.01 PlaneamientoM03.01.02 Almacenaje y DistribuciónM03.01.03 Control de la Calidad

Planificación de los menús Planificación de servicio a la carta Planificación para atención de

contratos Administración de insumos Gestión bajo parámetros de calidad


Indicadores

Numero de modificaciones a los planes de alimentos y bebidasNivel de rotación de existenciasPorcentaje de insumos desechados por mal almacenajeNivel de cumplimento de las normas DIGESA

Registros

Registro de planeamientoRegistro de ingreso a almacénRegistro de salida de almacénRegistro de reportes de calidad

Elaborado por Roxana Lescano Panez, Coordinador Administrativo de Alimentos y Bebidas

Revisado por Diego Gutiérrez Darteano, Sub Gerente de Alimentos y Bebidas

Aprobado por

Juan Farías Febres, Gerente General

4

6.1.1. M03.01.01 Planeamiento

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre PlaneamientoObjetivo Establecer e Identificar las actividades e insumos necesarios para el óptimo accionar de la Sub Gerencia de Alimentos y BebidasAlcance Recepción de Presupuesto - Elaborar el requerimiento de bienes a Logística

Proveedor EntradaDescripción de Actividades

SalidaDestinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor

OPP Presupuesto Este procedimiento lo inicia el Sub Gerente de Alimentos y Bebidas mediante la recepción del presupuesto asignado por la oficina de planificación y presupuesto, seguidamente analiza y da los parámetros para la planificación y programación de los menús y servicio a la carta. Acto seguido se designa al equipo de planificación conformado por el Coordinador Administrativo de Alimentos y Bebidas, el Jefe de Control de la Calidad, el Especialista en Control y el Especialista en Nutrición los cuales aportan la información necesaria para llevar a cabo el planeamiento. El coordinador administrativo da cumplimiento de los parámetros establecidos por el Sub Gerente mediante la planificación de los menús, servicios a la carta y los insumos necesarios para la atención de los diversos contratos gastronómicos suscritos por la entidad, a su vez el Especialista en Nutrición presenta su programa de dietas, el cual está dirigido tanto a trabajadores que estén siguiendo algún régimen alimenticio o a los alumnos del Colegio de Alto Rendimiento que necesiten algún tipo de alimentación especial, mientras el Especialista en Control inicia el costeo para verificar que no se exceda el presupuesto asignado, Adicionalmente el Jefe de Control de la Calidad propone su plan de Higiene y Saneamiento, el plan de mantenimiento de equipos y el programa de capacitación anual. Posteriormente se presenta el planeamiento al Sub Gerente de Alimentos y Bebidas, el cual aprueba lo planificado. Una vez aprobadas las actividades a realizar por el área, el asistente Administrativo elabora el cuadro de necesidades para finalmente elaborar el requerimiento de adquisición de bienes al área de Logística.

Sub Gerente de Alimentos y Bebidas

Coordinador Administrativo de Alimentos y Bebidas

Jefe de Control de Calidad

Especialista en Control

Especialista en Nutrición

Asistente Administrativo

Planificación de los menús

Planificación de servicio a la carta

Planificación para atención de contratos

Plan de Higiene y Saneamiento

Estructura de Costos

Cuadro de Necesidad

Requerimiento de Bienes


Unidad de Logística

Indicadores Numero de modificaciones a los planes de alimentos y bebidas

Registros Registro de planificaciónRegistro de cuadro de necesidades

5

6.1.2. M03.01.02 Almacenaje y Distribución

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Almacenaje y DistribuciónObjetivo Administrar y dar rotación a los insumos almacenables de la Sub Gerencia de Alimentos y Bebidas siguiendo los estándares de calidadAlcance Recibir los insumos provenientes de almacén general – Verificar el Kardex

Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor

Unidad de Logística

Insumos Almacenables Este procedimiento lo inicia el supervisor de almacén mediante la recepción de los insumos provenientes del almacén central contrastando la información de la guía con la mercadería física. Posteriormente el operador de almacén realiza el registro de ingreso de los insumos al sub almacén de alimentos y bebidas, acto seguido se organizan los insumos por tipo de producto, ya sea insumos de limpieza, alimentos de rápida perecibilidad y alimentos de lenta perecibilidad. Posteriormente el operador de almacén recibe los pedidos del área de cocina o limpieza, los cuales son entregados al solicitante haciéndoles un registro de salida de almacén. Luego el supervisor de almacén dispone realizar el inventario para constatar el buen accionar del área, Finalmente el supervisor verifica el Kardex para cerrar el inventario del día.

Supervisor Almacén

Operador de Almacén

Insumos almacenables administrados

Insumos distribuidos


Indicadores Nivel de rotación de existenciasPorcentaje de insumos desechados por mal almacenaje

Registros Registro de entrada de mercaderíaRegistro de salida de mercadería

6

6.1.3. M03.01.03 Control de la Calidad

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Control de CalidadObjetivo Verificar el cumplimiento de los estándares de calidad según las normas DIGESA de manera eficienteAlcance Verificar la normatividad y los planes - Supervisar el accionar del área


DIGESA Sub Gerencia de

Alimentos y Bebidas

Normas de Control de Calidad

Plan de Higiene y Saneamiento

Programa de Capacitación anual

Programa de Mantenimiento correctivo

Este procedimiento lo inicia el supervisor de control de calidad, verificando las normas de control de calidad emitidas por DIGESA y los planes y programas elaborados por el Jefe de Control de la calidad. Acto seguido, el Supervisor de control de la calidad ejecuta el plan de capacitación anual y verifica el cumplimiento del plan de higiene y saneamiento y el plan de mantenimiento correctivo. Posteriormente supervisa el cumplimiento de las normas DIGESA mediante la verificación de la temperatura de las cámaras de frio, verificación de la temperatura de llegada de los insumos de cocina, verificación de la temperatura de salida de almacén de los insumos y la verificación del cumplimiento de las buenas prácticas de manipulación. Finalmente y de manera transversal el Jefe de control de la calidad supervisa el buen funcionamiento de su jefatura.

Jefe de Control de Calidad

Supervisor de Control de Calidad

Cumplimiento de las Normas de Calidad de DIGESA


Indicadores Nivel de cumplimento de las normas DIGESARegistros Registro de reportes de calidad

7

6.2.M03.02 Operación de Alimentos y Bebidas

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1Nombre Operación de Alimentos y BebidasObjetivo Ejecutar de manera eficaz el planeamiento hecho por la parte administrativa de la Sub Gerencia de Alimentos y Bebidas.

Descripción La Sub Gerencia de Alimentos y Bebidas da inicio a este proceso mediante la preparación de los alimentos que serán servidos a los clientes, los cuales serán atendidos de forma óptima. Para terminar haciéndole el mantenimiento a las instalaciones

Alcance Sub Gerencia de Alimentos y Bebidas

Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios


Insumos Planificación de Alimentos y

Bebidas

M03.02.01 PreparaciónM03.02.02 Atención al ClienteM03.02.03 Mantenimiento.

Platos listos para ser consumidos

Clientes satisfechos Instalaciones limpias

Clientes

IndicadoresPorcentaje de conformidad de evaluación microbiológicaNivel de satisfacción de los clientes con la atención recibidaPorcentaje de nuevos platos y/o bebidas incorporadas a la carta

Registros Registro de estructuras instaladasRegistro de recursos complementarios utilizados

Elaborado por Roxana Lescano Panez, Coordinador Administrativo de Alimentos y BebidasRevisado por Diego Gutiérrez Darteano, Sub Gerente de Alimentos y Bebidas

Aprobado por Juan Farías Febres, Gerente General

8

6.2.1. M03.02.01 Preparación

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre PreparaciónObjetivo Elaborar de manera eficiente las diversas preparaciones previstas por la parte administrativa de la Sub Gerencia de Alimentos y BebidasAlcance Recibir y analizar la planificación - Autorizar el servido de los platos terminados

Proveedor EntradaDescripción de Actividades

SalidaDestinario de

bienes y serviciosActividades Ejecutor


Insumos Planificación de menús Planificación de servicios a la

carta Planificación de atención de

contratos

Este procedimiento lo inicia el Cocinero Principal el cual recibe y analiza la programación de los menús, servicios a la carta y la planificación para los contratos. Adicionalmente distribuye el trabajo mediante hojas BIOS en las diversas zonas dentro de la cocina, las cuales son Preparaciones Frías, Menús, Cafetería, Pastelería y Bar. El Operador de Cocina recibe la hoja BIO y programa a los ayudantes de cocina a su disposición para que empiecen con la preparación de las entradas y sopas ya sea para Menús, Preparaciones a la carta o eventos. Acto seguido otro Operador de Cocina también verifica su hoja BIO y programa a los ayudantes de cocina para que preparen los platos de fondo para el menú, preparaciones a la carta y eventos. Posteriormente un operador de cocina más, designa a los ayudantes de panadería para que realicen la preparación de los postres incluidos en el menú y la carta. Adicionalmente otro operador de cocina realiza la preparación de las bebidas alcohólicas y no alcohólicas de la carta. Acto seguido todos los operadores de cocina verifican la presentación de sus platos para que finalmente el Cocinero Principal de la autorización de que sean servidos.

Cocinero Principal

Operador de Cocinero

Ayudante de Cocina

Ayudante de Panadería

Platos listos para ser consumidos

Clientes

Indicadores Porcentaje de conformidad de evaluación microbiológicaNivel de satisfacción de los comensales

Registros Registro de Hojas BIO

9

6.2.2. M02.02.02 Atención al Cliente

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Atención al ClienteObjetivo Brindar el servicio de atención al cliente con altos estándares de calidad a los clientesAlcance Distribución del personal - Depositar el efectivo


Cliente Sub

Gerencia de Alimentos y Bebidas

Requerimiento de atención Platos listos para ser

consumidos Insumos

Este procedimiento lo inicia el Supervisor de Piso mediante la distribución de los operadores de servicio al cliente según la cantidad de huéspedes y estimando la cantidad posible de clientes particulares. Una vez iniciada la hora de atención al público el Operador de servicios maître es el encargado de dar la bienvenida y de ubicar a los clientes, si el cliente lo desea, el Operador de servicios maître brinda una recomendación sobre las especialidades de la cocina. Posteriormente y una vez que el cliente ya haya decidido que ordenar el operador de servicio al cliente se encarga de tomar el pedido, la comanda en la cual figura el pedido es proporcionada al área de cocina para que inicie la preparación. Una vez que cocina ya tiene listo el pedido, el operador de servicio al cliente procede a servir los platos al comensal. Seguidamente, cuando el cliente solicita la cuenta, el Operador de servicio al cliente le hace el requerimiento de cuenta otro operador de Servicio al cliente el cual la emite y una vez recibido el pago emite el comprobante de pago. Finalmente, el Operador de servicio al cliente deposita el efectivo recaudado en el buzón de tesorería.

Supervisor de Piso

Operador de servicios maître

Operador de servicio al cliente

Cliente satisfecho

Unidad de Tesorería Cliente

Indicadores Nivel de satisfacción con el servicio prestado con los mozosRegistros Registro de recursos complementarios utilizados

10

6.2.3. M03.02.03 Mantenimiento

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre MantenimientoObjetivo Ejecutar y Supervisar la limpieza de la zona de alimentos y bebidas a fin de mantener la operatividad del áreaAlcance Recepción del requerimiento de limpieza – Verificación de la adecuada limpieza



Requerimiento de Limpieza Este procedimiento lo inicia el Supervisor de limpieza mediante la recepción del requerimiento de limpieza, Acto seguido distribuye su personal a cargo en las zonas de limpieza, ya sea comedor, baños y cocina para después emitir un cronograma. El operador de limpieza, según cronograma realiza la limpieza de la zona a la cual ha sido asignado, realizando el barrido, trapeado y secado de pisos, limpieza de ventanas y espejos y arrojado de basura, Finalmente el supervisor se cerciora que la limpieza haya sido ejecutada adecuadamente.

Supervisor de limpieza

Operador de limpieza

Instalaciones limpias


Indicadores Nivel de satisfacción con el servicio prestado con los mozosRegistros Registro de recursos complementarios utilizados

11

ANEXO 1: INVENTARIO DE LOS PROCESOS

12

Inventario de Procesos

13

M03 GESTION DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

M03.1 Administración de A y B.

M03.01.01 ProgramaciónM03.01.02 Almacenaje y DistribuciónM03.01.03 Control de Calidad

M03.2 Operación de A y B.M03.02.01 PreparaciónM03.02.02 Atención al ClienteM03.02.03 Mantenimiento

transparencia.huampani.gob.petransparencia.huampani.gob.pe/opp/mapeo-procesos-manu… · web...

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