SPECYFIKACJAISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ)

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 r.

Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 ze zm.), zwanej dalej Ustawąponiżej 209 000 euro

na zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania ERP

Nr postępowania: PZ/2/2017

CPV:48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 72211000-7 Usługi programowania oprogramowania systemowego i dla użytkownika72263000-6 Usługi wdrożenia oprogramowania 80533100-0 Usługi szkolenia komputerowego

ZATWIERDZAM

Dr inż. Krystian Szczepański Dyrektor

Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w dniu ……………….. .2017r.

w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem: ………………– 2017

I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM ORAZ ZASADY KOMUNIKACJI

1. Zamawiający:

Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczyul. Krucza 5/11D 00-548 Warszawa

2. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, za wyjątkiem oferty, umowy oraz oświadczeń i dokumentów wymienionych w rozdziale IV niniejszej SIWZ (również w przypadku ich złożenia w wyniku wezwania, o którym mowa w art. 26 ust. 3 Ustawy) dla których przewidziana jest wyłącznie forma pisemna.

3. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego potwierdzania faktu otrzymania wszelkiej korespondencji od Zamawiającego.

4. Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o każdej zmianie numerów faksowych/e-mailowych, służących do wymiany korespondencji w ramach prowadzonego postępowania.

5. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania oferty oraz innych dokumentów i oświadczeń w formie elektronicznej z uwagi na brak specjalistycznego sprzętu.

6. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami, w zakresie zagadnień związanych z prowadzoną procedurą, jest p. Michał Hermanowski nr tel. (22) 3750579, faks (22) 3750501 e-mail: michal.hermanowski@ios.gov.pl .

7. Zamawiający nie udziela żadnych ustnych i telefonicznych wyjaśnień w zakresie, o którym mowa w art. 38 ust. 1 i ust. 3 Ustawy.

II. PRZEDMIOT I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest:

a) Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania ERP (w skrócie ZSIZ) wspomagającego pracę Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego zgodnie z przedstawionym zakresem funkcjonalnym i wymaganiami.

b) Udzielenie licencji na ZSIZ bez ograniczeń czasowych oraz bez ograniczeń terytorialnych.

c) Instalacja i konfiguracja ZSIZ.

d) Przeniesienie do ZSIZ danych z obecnych systemów Zamawiającego.

e) Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie obsługi ZSIZ.

f) Przeprowadzenie asysty dla pracowników podczas pracy na ZSIZ z danymi rzeczywistymi.

g) Przeprowadzenie szkoleń dla administratora w zakresie obsługi ZSIZ.

h) Sporządzenie w postaci elektronicznej w języku polskim i przekazanie Zamawiającemu: dokumentacji technicznej, dokumentacji analizy wdrożeniowej, instrukcji użytkowania systemu ZSIZ, instrukcji dla administratora systemu ZSIZ.

i) Świadczenie opieki autorskiej nad wdrożonym ZSIZ

j) Udzielenie gwarancji jakości działania ZSIZ oraz świadczenie serwisu gwarancyjnego.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ.

3. Termin wykonania zamówienia: 48 miesięcy od dnia zawarcia umowy.

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

6. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 Ustawy.

III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy spełniający następujące warunki:

1) nie podlegają wykluczeniu z przedmiotowego postępowania w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 12 – 23 oraz ust. 5 pkt 1 i 8) ustawy;

2) spełniają warunek określony w art. 22 ust. 1b pkt 1 ustawy, tj. posiadają kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;

Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie.

3) spełniają warunek określony w art. 22 ust. 1b pkt 2 ustawy, tj. znajdują się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli wykonawca:

posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej na jedno i wszystkie zdarzenia w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę nie mniejszą niż 2.000.000,00 (dwa miliony 00/100) zł.

4) spełniają warunek określony w art. 22 ust. 1b pkt 3 ustawy, tj. posiadają zdolność techniczną lub zawodową do wykonania zamówienia;a) wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem

terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej dwie usługi, każda o wartości co najmniej 500.000,00 (pięćset tysięcy 00/100) zł brutto, których przedmiotem były (każda usługa osobno): zakup i wdrożenie oprogramowania tworzącego zintegrowany system informatyczny. Zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego musiały zapewniać jednoczesną pracę użytkowników na co najmniej 10 (dziesięciu) stanowiskach roboczych oraz obejmować co najmniej 3 (trzy) ze wskazanych poniżej obszarów:a) Finanse i księgowość, budżetowanie;b) Kadry i płace;c) Środki trwałe.

b) wykonawca musi dysponować zespołem co najmniej 11 (jedenastu) osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, które posiadają kwalifikacje zawodowe i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia, w tym:1) Kierownik Projektu - minimum 1 osoba, posiadająca:

a) wykształcenie wyższe,b) certyfikat w zakresie zarządzania projektami na poziomie co najmniej PRINCE2

Practitioner lub inny równoważny w zakresie zarządzania projektami, udzielony przez firmę edukacyjną uprawnioną przez instytucję certyfikującą,

c) minimum 5-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie kierowania projektami informatycznymi, licząc w ciągu ostatnich pięciu lat do dnia, w którym upływa termin składania ofert, w tym udział na stanowisku kierownika projektu w trzech zakończonych projektach wdrożeniowych zintegrowanego systemu informatycznego, w tym co najmniej jednym o wartości nie mniejszej niż 500.000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100) brutto.

2) Architekt systemów – minimum 1 osoba, spełniająca poniższe wymagania:a) wykształcenie wyższe;b) minimum 3-letnie doświadczenie w projektowaniu architektury systemów

informatycznych, licząc do dnia, w którym upływa termin składania ofert, dla co najmniej 3 systemów informatycznych, w tym jednego systemu informatycznego o

3

wartości nie mniejszej niż 500.000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100) brutto.

3) Konsultanci wdrożeniowi – minimum 1 osoba przypadająca na każdy z niżej wymienionych obszarów funkcjonalnych:a) Finanse i księgowość, budżetowanie;b) Kadry i Płace;c) Środki trwałe. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował dla każdego z w/w obszarów (pkt a)-c)) przynajmniej jednym konsultantem wdrożeniowym posiadającym minimum 3 - letnie doświadczenie w realizacji projektów informatycznych, licząc do dnia, w którym upływa termin składania ofert. Wymagane jest by każdy konsultant wdrożeniowy wykazał się doświadczeniem w realizacji co najmniej trzech projektów wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego, w którym pełnił rolę konsultanta wdrożeniowego w obszarze funkcjonalnym, do którego został przypisany w niniejszym postępowaniu, w tym przynajmniej jednego na kwotę brutto minimum 200.000,00 złotych (słownie: dwieście tysięcy złotych 00/100). Dopuszcza się wskazanie jednej osoby do maksymalnie dwóch obszarów funkcjonalnych.

4) Specjalista o kompetencjach administratorsko – instalacyjnych - minimum 1 osoba, która musi się legitymować co najmniej 3 - letnim doświadczeniem w zakresie budowy systemów informatycznych oraz uczestnictwem w roli administratora w realizacji co najmniej 3 projektów, w których powstał system w okresie ostatnich trzech lat.

2. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.

3. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.

4. Zamawiający będzie oceniał, czy udostępniane wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz badał, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5 pkt 1 i 8 ustawy.

5. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeśli podmioty te zrealizują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

6. Wykonawca, który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.

7. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa, podmiotu, o którym mowa w pkt. 3, nie potwierdzają spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia, Zamawiający żąda, aby wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego:

1) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami lub;

2) zobowiązał się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, jeżeli wykaże zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuację finansową lub ekonomiczną, o których mowa w pkt. 3.

8. Wykonawca samodzielnie ubiegający się o niniejsze zamówienie musi wykazać, że warunki określone w pkt 1.1 - 1.2 spełnia samodzielnie, a warunki określone w pkt 1.3 - 1.4 spełnia samodzielnie lub spełnia je polegając na zasobach innych podmiotów.

9. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (konsorcjum). W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

10. Jeżeli oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia została wybrana, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

11. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie muszą wykazać, że warunki określone w pkt 1.1-1.2 każdy z nich spełnia samodzielnie (odrębnie), a warunki określone w pkt 1.3-1.4 spełniają wspólnie (łącznie) lub samodzielnie (odrębnie) albo polegając na zasobach innych podmiotów.

12. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu w oparciu o oświadczenia oraz dokumenty wymienione w rozdziale IV SIWZ według formuły spełnia/nie spełnia. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż wymienione w pkt 1 warunki udziału w postępowaniu wykonawca spełnił.

13. Zamawiający może wykluczyć wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.

IV. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, POTWIERDZAJĄCYCH SPEŁNIANIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ BRAK PODSTAW WYKLUCZENIA

1. Do oferty wykonawca dołącza aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wynikającym ze wzoru, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ, będące wstępnym potwierdzeniem, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, a także dowód wniesienia wadium, stosownie do pkt VI.6 SIWZ.

1) Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą zestaw testowy, który musi zawierać sprzęt niezbędny do uruchomienia Systemu ZSIZ w postaci:

a) 1 komputera typu notebook, na którym będzie zainstalowane i skonfigurowane oprogramowanie zawierające Kluczowe Funkcjonalności Systemu, celem przeprowadzenia prezentacji, o której mowa w załączniku nr 8 do SIWZ.

b) Przekazany zestaw testowy musi być zabezpieczony hasłem/hasłami dostępu. Informacja o wszystkich danych umożliwiających uruchomienie Systemu ZSIZ, tj. nazwy użytkowników i ich hasła, muszą zostać umieszczone w kopercie w postaci wydrukowanej. Hasła zostaną ujawnione dopiero w chwili rozpoczęcia prezentacji.

c) Na zestawie testowym zainstalowane Oprogramowanie musi być licencjonowane. Licencja musi umożliwiać uruchomienie i wykonanie prezentacji Systemu w okresie od złożenia oferty do końca trwania Umowy. Oprogramowanie musi być już zainstalowane na komputerze z zestawu testowego, tak aby podczas przygotowania do prezentacji oraz w jej trakcie nie były instalowane żadne komponenty Systemu.

d) W ramach zestawu testowego, Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć nośnik danych, na którym znajdować się będzie obraz dysku/dysków komputera, który będzie elementem zestawu testowego.

e) Dla każdego dysku, obraz musi być pojedynczym plikiem. Obraz dysku musi być wykonany w taki sposób, aby za pomocą licencjonowanego oprogramowania, które będzie również elementem zestawu testowego, Zamawiający będzie mógł samodzielnie dokonać ewentualnego odtworzenia „obrazu” komputera i wykonać prezentację Systemu. Oprogramowanie do odtworzenia obrazu/obrazów zapisanych na nośniku danych może być dostarczone najpóźniej do chwili zakończenia prezentacji przeprowadzanej przez danego Wykonawcę.

f) Zestaw testowy musi zawierać również instrukcję w postaci wydrukowanej, która umożliwi Zamawiającemu samodzielne wykonanie prezentacji Systemu oraz odtworzenie „obrazu” Systemu, zainstalowanego na dysku/dyskach komputera typu notebook. Instrukcja może być

5

dostarczona najpóźniej do chwili zakończenia prezentacji przeprowadzanej przez danego Wykonawcę.

2) Zamawiający nie przewiduje pokrycia kosztów przygotowania zestawu testowego.

3) Zestaw testowy musi być złożony w opakowaniu, chroniącym go przed uszkodzeniami, oznaczonym tak jak oferta, z dopiskiem: „Komputer”. Razem z komputerem wymagane jest złożenie oświadczenia o wartości komputera. Zadeklarowana wartość nie może stanowić kwoty wyższej niż 15.000,00 zł (słownie: piętnaście tysięcy złotych 00/100).

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.

3. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, w zakresie w jakim powołuje się na ich zasoby, zamieszcza informacje o tych podmiotach w oświadczeniu, stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ.

4. Każdy z Wykonawców, w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 Ustawy (informacja z otwarcia ofert), przekazuje Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 Ustawy. Wraz ze złożeniem oświadczenia, wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

5. Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 Ustawy tj.:

1) Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 (pięciu) lat przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie, z załączeniem dowodów określających czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 12 Ustawy;

2) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 5 pkt 8 Ustawy;

3) zaświadczenia właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 5 pkt 8 Ustawy;

4) odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 5 pkt 1 Ustawy;

5) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13 i 14 Ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

6) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w odniesieniu do wykonawcy będącego podmiotem zbiorowym, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 21 Ustawy;

7) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usługi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 12 Ustawy;

8) dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez Zamawiającego w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 12 Ustawy.

6. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

a) zamiast informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o których mowa w ppkt. 5.5 i 5.6 przedstawia odpowiednio informację z odpowiedniego rejestru albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 Ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

b) zamiast dokumentów, o których mowa ppkt 5.2-5.4, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

- nie zalega z opłacaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne albo, że zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

- nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

7

Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 6b) zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby. Dokument powinien być wystawiony odpowiednio nie wcześniej niż 3 i 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

c) Wykonawca mający siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w odniesieniu do osoby mającej miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, której dotyczy dokument z Krajowego Rejestru Karnego, o którym mowa w pkt 5.5 i 5.6, składa informację z odpowiedniego rejestru albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 Ustawy. Jeżeli w kraju, w którym miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie wydaje się takich dokumentów, zastępuje się go dokumentem zawierającym oświadczenie tej osoby złożonym przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na miejsce zamieszkania tej osoby. Dokument powinien zostać wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

7. Zamawiający zgodnie z art. 24 aa Ustawy, przewiduje możliwość w pierwszej kolejności dokonania oceny ofert, a następnie zbadania, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

V. PODSTAWY WYKLUCZENIA, O KTÓRYCH MOWA W ART. 24 UST. 5 USTAWY

Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonawcę w oparciu o art. 24 ust. 5 pkt 1 i pkt 8 Ustawy.

VI. WADIUM

1) Zamawiający wymaga od Wykonawców wniesienia wadium w wysokości: 15.000,00 zł (piętnaście tysięcy 00/100) złotych.

2) Wadium powinno obejmować okres związania ofertą tj. minimum 30 dni. Wykonawcy przy obliczaniu terminu, od którego zaczyna bieg termin związania ofertą powinni uwzględnić również dzień, w którym upływa termin składania ofert.

3) Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu warunek ten uzna się za spełniony, jeżeli pieniądze zostaną zaksięgowane na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

4) Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

pieniądzu;

poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;

gwarancjach bankowych;

gwarancjach ubezpieczeniowych;

poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2014 r., poz. 1804 ze zm.).

5) Wadium w pieniądzu Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: 04 1240 6247 1111 0000 4979 9334 z zaznaczeniem:

,,Wadium w przetargu na zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania ERP, nr postępowania PZ/2/2017”.

6) Dowód wniesienia wadium wykonawca składa wraz z ofertą. W przypadku: poręczeń bankowych, gwarancji bankowych lub poręczeń spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, gwarancji ubezpieczeniowych, poręczeń udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości dowód wniesienia wadium musi zostać dołączony do oferty w oryginale.

7) W dokumencie gwarancji lub poręczenia powinna być zamieszczona informacja, że gwarant lub odpowiednio poręczyciel dokona bezwarunkowej zapłaty na każde żądanie Zamawiającego (bez jakichkolwiek zastrzeżeń gwaranta/poręczyciela w treści dokumentu w stosunku do Zamawiającego) do wysokości sumy gwarancyjnej. Jako beneficjenta należy podać Instytut Ochrony Środowiska-Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie.

8) Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 i 3a Ustawy, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 Ustawy, oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 Ustawy, pełnomocnictw lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 Ustawy, co powodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej.

9) Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana:

a) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;

b) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

VII. WYMAGANIA W ZAKRESIE ZAWARTOŚCI OFERTY I DOKUMENTÓW DO NIEJ ZAŁĄCZONYCH

Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

a) wypełniony i podpisany Formularz Oferty zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ;

b) pełnomocnictwo, jeżeli ofertę podpisuje ustanowiony pełnomocnik;

9

c) w przypadku, gdy wykonawcy ubiegają się wspólnie o udzielenie zamówienia, ustanawiają oni pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

d) w przypadku ustanowienia pełnomocnika, do pełnomocnictwa należy dołączyć dokument, z którego wynikają zasady reprezentacji obowiązujące u danego Wykonawcy;

e) oświadczenia, zgodnie z wzorami zawartymi w załączniku nr 3 do SIWZ;

f) komputer przenośny z zainstalowanym i skonfigurowanym oprogramowaniem, stosownie do pkt IV.1 SIWZ;

g) dowód wpłacenia wadium lub oryginał dokumentu potwierdzającego zabezpieczenie oferty wadium w formie innej niż pieniężna.

VIII. WYMAGANA POSTAĆ OFERTY

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ. Złożenie przez jednego Wykonawcę lub podmioty występujące wspólnie, więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającą rozwiązania alternatywne spowoduje jej odrzucenie.

2. Wykonawca składając ofertę ma obowiązek podać czy wybór oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego i wskazuje nazwę usługi, której świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz podaje ich wartość bez podatku VAT.

3. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami, w tym dokumentami, musi być sporządzona w języku polskim. W przypadku, gdy wymagane dokumenty sporządzone są w języku obcym Zamawiający wymaga dołączenia do każdego dokumentu tłumaczenia na język polski poświadczonego przez Wykonawcę.

4. Oferta, oświadczenia i dokumenty wystawione przez Wykonawcę oraz wszelka korespondencja wytwarzana przez Wykonawcę w trakcie prowadzonego postępowania musi być podpisana przez Wykonawcę lub osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy w imieniu Wykonawcy występują inne osoby, których uprawnienie do reprezentacji nie wynikaz dokumentów rejestrowych do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo. W przypadku, gdy w toku procedury, w imieniu Wykonawcy, będą występować inne osoby, których umocowanie nie zostało przez Wykonawcę udokumentowane w złożonej ofercie, Wykonawca przekaże Zamawiającemu pełnomocnictwa dla tych osób. Pełnomocnictwa mają być złożone w formie oryginału. Jeżeli pełnomocnictwo sporządzone jest w języku obcym, do oferty należy dołączyć jego tłumaczenie na język polski. Z pełnomocnictwa powinien wynikać zakres czynności, do których jest umocowany pełnomocnik.

5. Zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26.07.2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. 2016 r., poz. 1126) oświadczenia, o których mowa w ww. rozporządzeniu dotyczące Wykonawcy i innych podmiotów, na których zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca na zasadach określonych w art. 22a Ustawy oraz dotyczące podwykonawców, składane są w oryginale.

Dokumenty, o których mowa w ww. rozporządzeniu inne niż oświadczenia, o których mowa powyżej, składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.

Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawcy w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.

6. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kopie dokumentów dotyczące Wykonawcy wchodzącego w skład Wykonawcy wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia są poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę którego dotyczą.

7. Zaleca się, aby wszystkie poprawki lub zmiany w tekście oferty zostały parafowane zgodnie z zasadami reprezentacji.

8. Zamawiający zaleca, by oferta była połączona w jedną całość, w sposób uniemożliwiający wypadnięcie kolejno ponumerowanych stron.

9. Zaleca się, aby ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami umieścić w zamkniętym/zaklejonym opakowaniu/kopercie. Zaleca się, aby na opakowaniu/kopercie umieścić nazwę Wykonawcy oraz oznaczyć jako „Oferta w postępowaniu na zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania ERP”. Dodatkowo zaleca się aby na opakowaniu/kopercie umieścić zastrzeżenie „Nie otwierać do dnia 25 kwietnia 2017 r. przed godz. 12:15”.

10. Wykonawca, składając ofertę za pośrednictwem poczty, zobowiązany jest do dopilnowania, aby opakowanie firmowe poczty, w którym umieszczona będzie oferta, było oznaczone w sposób wskazany w pkt 9.

11. Konsekwencje związane z niewłaściwym oznakowaniem koperty będzie ponosił Wykonawca.

12. W przypadku zastrzeżenia przez Wykonawcę dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w celu umożliwienia Zamawiającemu zastosowania się do zapisów art. 8 ust. 3 Ustawy, wskazane jest, aby Wykonawca wydzielił w ramach oferty część niejawną (np. jako osobną teczkę oferty lub w końcowej części).

IX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą,

z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.

X. TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ

1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SIWZ.2. Zamawiający udzieli wyjaśnień w terminach i w sposób wskazany w art. 38 ust. 1 Ustawy. 3. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią SIWZ a treścią udzielonych wyjaśnień, jako

obowiązujące należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenia Zamawiającego.

4. Zamawiający nie przewiduje zwoływania zebrania Wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

XI. WYCOFANIE LUB ZMIANA OFERTY

1. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.

2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone według takich samych zasad, jak składana oferta, tj. zgodnie z pkt 9 z uwzględnieniem pkt 10-11 Rozdział VIII SIWZ, z zaznaczeniem na kopercie „ZMIANA OFERTY”.

11

Koperta oznaczona „ZMIANA OFERTY” zostanie otwarta przy otwieraniu oferty Wykonawcy i zostanie dołączona do oferty Wykonawcy.

3. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać ofertę z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia, że wycofuje ofertę.

XII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Termin składania ofert upływa w dniu 25 kwietnia 2017 r., o godzinie 12:00.

2. Miejsce składania ofert:

Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego (00-548 Warszawa, ul. Krucza 5/11D), w godz. 8.00 – 16.00 w dni robocze (od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem świąt) w pokoju nr 216 lub przesłać pocztą na adres siedziby Zamawiającego. W tym ostatnim przypadku o zachowaniu terminu decyduje moment wpływu oferty do siedziby Zamawiającego, a nie moment wysłania.

3. Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone Wykonawcom zgodnie z art. 84 ust. 2 Ustawy.

XIII. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT

1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 25 kwietnia 2017 r., o godz. 12:15 w siedzibie Zamawiającego.

2. Wykonawcy oraz inne osoby zainteresowane udziałem w publicznym otwarciu ofert, powinni zgłosić się do siedziby Zamawiającego do sali nr 13.

3. Przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

4. W trakcie otwarcia ofert Zamawiający poda do wiadomości zebranych osób informacje zgodnie z art. 86 ust. 4 Ustawy.

5. Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej informacje dotyczące:

1) kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; 2) firm oraz adresów Wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie; 3) ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych

w ofertach.

XIV. BADANIE I OCENA OFERT

1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

2. Zamawiający poprawi w ofercie:

a) oczywiste omyłki pisarskie,

b) oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

– niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

3. Zamawiający odrzuci ofertę w przypadku zaistnienia wobec niej którejkolwiek z przesłanek określonych w art. 89 Ustawy.

XV. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT ORAZ SPOSOBU WYLICZENIA CENY

1. W odniesieniu do ofert niepodlegających odrzuceniu Zamawiający dokona ich oceny na podstawie kryterium ocen ofert:

L. p. Opis kryteriów oceny ofert Znaczenie

1. Cena oferty brutto w PLN 60%

2. Ocena jakościowa 40%

gdzie podane wyżej wagi procentowe są wagami punktowymi według zasady: jeden % = jeden pkt

2. W ramach kryterium „Cena” (wskaźnik oznaczony dalej jako „C”) – oferta z najniższą Ceną za zamówienie uzyska 60 punktów. Pozostałe oferty otrzymają punkty w ilości proporcjonalnie mniejszej, wyliczonej według następującego wzoru:

LP =(Nc/Co) x 60

Gdzie:

LP - oznacza liczbę punktów w ramach kryterium w ofercie ocenianej;

Nc - oznacza najniższą oferowaną cenę za zamówienie spośród ofert podlegających ocenie;

Co – oznacza cenę za zamówienie w ofercie ocenianej.

1) Cena oferty brutto w PLN obejmuje koszt wykonania całego zakresu zamówienia.

2) Cenę oferty podaje się w PLN. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych.

3) Zamawiający do oceny oferty, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku odprowadzenia przez Zamawiającego podatku VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami przyjmie cenę powiększoną o podatek VAT. Zamawiający jednocześnie informuje, że w przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym wynagrodzenie Wykonawcy wynikające z umowy pomniejszone zostanie o wartość podatku od towarów i usług, którą Zamawiający miałby rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3. W przypadku braku możliwości dokonania wyboru ofert najkorzystniejszych ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

4. Zamawiający będzie zaokrąglał punkty do dwóch miejsc po przecinku.

5. W ramach dokonywanej prezentacji komisja przetargowa podda ocenie jakość prezentowanego oprogramowania w ramach kryterium „Ocena Jakościowa” biorąc pod uwagę następujące czynniki:

1) (Czynnik 1) Ergonomia oprogramowania – pod wskazanym pojęciem należy rozumieć taką możliwość obsługi zaoferowanego oprogramowania, aby wykonywana ona była przy możliwie

13

niskim nakładzie pracy ze strony użytkownika zapewniając najbardziej efektywną wydajność pracy.

W ramach powyższej definicji członkowie Komisji przetargowej będą oceniać uproszczenia w obsłudze oprogramowania, prostotę dostępu do danych i tworzenia raportów, wygodę i prostotę przy korzystaniu z poszczególnych opcji oprogramowania, metody wprowadzania danych, przejrzystość całości oprogramowania itp. (jako przykład Zamawiający wskazuje tu możliwość zastosowania przez System automatycznych podpowiedzi systemu przy wpisywaniu rekordów).

Wpływ na ocenę w zakresie niniejszego czynnika będą miały tylko te funkcje lub rozwiązania, które wykraczają ponad minimum określone w załączniku nr 1 SIWZ (np. rozwinięcie, rozszerzenie funkcji wskazanej w załączniku nr 1 SIWZ).

Każdy członek Komisji przetargowej, indywidualnie, dla niniejszego czynnika „Ergonomia oprogramowania” przyzna punkty w zakresie od 0 do 10.

2) (Czynnik 2) Prędkość przetwarzania danych – pod wskazanym pojęciem należy rozumieć ogólną płynność działania oprogramowania. W ramach powyższej definicji członkowie Komisji przetargowej będą oceniać takie czynniki jak czas uruchomienia programu od kliknięcia na ikonkę uruchomiającą oprogramowanie, czas przełączenia między modułami, prędkość zapisywania zmian, prędkość wyszukiwania danych, prędkość generowania raportów itp.

Wpływ na ocenę w zakresie niniejszego czynnika będą miały tylko te funkcje lub rozwiązania, które wykraczają ponad minimum określone w załączniku nr 1 SIWZ (np. rozwinięcie, rozszerzenie funkcji wskazanej w załączniku nr 1 SIWZ).

Każdy członek komisji przetargowej, indywidualnie, dla niniejszego czynnika przyzna punkty w zakresie od 0 do 10.

3) (Czynnik 3) Layout – pod wskazanym pojęciem należy rozumieć wrażanie estetyczne zaprojektowanej szaty graficznej oprogramowania.

W ramach powyższej definicji członkowie komisji przetargowej będą oceniać, ogólną szatę graficzną oprogramowania (estetyka) np. dobór czcionki, kolorystyka, efekt wizualny wygenerowanych raportów, wygląd (grafika) interfejsu itp.

Wpływ na ocenę w zakresie niniejszego czynnika będą miały tylko te funkcje lub rozwiązania, które wykraczają ponad minimum określone w załączniku nr 1 SIWZ (np. rozwinięcie, rozszerzenie funkcji wskazanej w załączniku nr 1 SIWZ).

Każdy członek Komisji przetargowej, indywidualnie, dla niniejszego czynnika przyzna punkty w zakresie od 0 do 5.

6. Metodyka pracy członków Komisji przetargowej przy ocenie w ramach kryterium „Ocena Jakościowa” (wskaźnik „OJ”) może w szczególności polegać na ustaleniu ostatecznej punktacji w ramach kryterium dla danej oferty po przeprowadzeniu wszystkich prezentacji.

7. „Ocena Jakościowa” jest sumą wszystkich ocen zebranych od członków komisji podzieloną przez liczbę członków komisji.

OJ=(Czynnik 1 + Czynnik 2 + Czynnik 3)/LCzK

LCzK – Liczba Członków Komisji

8. Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma oferta (wskaźnik LP) będzie stanowiła sumę punktów przyznanych w ramach kryteriów opisanych wskaźnikami: „C” oraz „OJ”. Oferta o najwyższej liczbie punktów (LP) zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą. Jeżeli dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą najwyższą liczę punktów (LP), za najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta spośród nich, której Cena za zamówienie (lub jej korekta dokonana w przypadkach i na warunkach wskazanych w art. 87 ust. 2 stawy) jest najniższa.

XVI. INFORMACJA O AUKCJI ELEKTRONICZNEJ

Zamawiający nie przewiduje dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej na zasadach określonych w art. 91a – 91e Ustawy.

XVII. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona czynności określonych w art. 92 Ustawy, a wybranemu Wykonawcy wskaże datę i miejsce podpisania umowy. Koszt dojazdu do miejsca wskazanego przez Zamawiającego ponosi Wykonawca.

2. W przypadku udzielenia zamówienia Wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed podpisaniem umowy może żądać umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

3. W przypadku udzielenia zamówienia Wykonawcy, będącego osobą fizyczną, Zamawiający przed podpisaniem umowy żądać będzie dokładnego adresu zamieszkania, nr PESEL lub NIP.

XVIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

1. Wymagane jest wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10 % wartości umowy. Zabezpieczenie powinno być wniesione do dnia podpisania umowy, na pełny okres realizacji umowy z uwzględnieniem okresu rękojmi.

2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach:

1) w pieniądzu - Wykonawca wpłaca na rachunek bankowy Zamawiającego: 04 1240 6247 1111 0000 4979 9334.

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym,

3) gwarancjach bankowych,

4) gwarancjach ubezpieczeniowych,

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

3. Zamawiający nie dopuszcza składania zabezpieczenia w postaci:

1) weksli z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,

2) zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego,

3) zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów.

15

4. Poręczenie lub gwarancja stanowiące formę zabezpieczenia należytego wykonania umowy powinno zawierać stwierdzenie, że na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego wzywające do zapłaty kwoty z tytułu nienależytego wykonania umowy, zgodnie z warunkami umowy, następuje jego bezwarunkowa wypłata (bez jakichkolwiek zastrzeżeń gwaranta/poręczyciela w treści dokumentu w stosunku do Zamawiającego) do wysokości sumy gwarancyjnej. Jako beneficjenta należy podać Instytut Ochrony Środowiska-Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie.

5. Zamawiający dokona zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy odpowiednio:

1) 70% zabezpieczenia od daty podpisania bez uwag wszystkich protokołów odbioru i uznaniu przez Zamawiającego, że Umowa została należycie wykonana, pozostawiając 30% kwoty jako zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady,

2) 30% zabezpieczenia zostanie zwrócone nie później niż 15 dni po upływie okresu rękojmi.

XIX. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ

Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy - przysługują środki ochrony prawnej zgodnie z Działem VI Ustawy.

XX. ZMIANA UMOWY

1. Zmiana Umowy dopuszczalna jest w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami Ustawy, w

szczególności:

1) stosownie do art. 144 ust. 1 pkt 1 Ustawy , Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do

Umowy zmian opisanych w ustępach poniżej:

a) w przypadku wprowadzenia przez producenta nowej wersji Oprogramowania, Zamawiający

dopuszcza zmianę wersji Oprogramowania pod warunkiem, że nowa wersja spełnia

wymagania określone w SIWZ;

b) w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii

Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym

odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy lub

zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa;

c) w przypadku uzasadnionej przyczynami technicznymi, w szczególności ujawnionymi na

etapie prac analitycznych i projektowych, konieczności zmiany:

i. sposobu wykonania Umowy w obszarach: organizacyjnym, wykorzystywanych narzędzi,

przyjętych metod i kanałów komunikacji,

ii. zakresu przedmiotu Umowy w obszarze wymagań funkcjonalnych lub pozafunkcjonalnych,

jeżeli rezygnacja z danego wymagania lub zastąpienie go innym, spowoduje

zoptymalizowane dopasowanie przedmiotu Umowy do potrzeb Zamawiającego,

Zamawiający dopuszcza wprowadzenie odpowiednich zmian uwzględniających stwierdzone

przyczyny techniczne, polegających w szczególności na modyfikacji wymagań

Zamawiającego lub zmianie sposobu ich realizacji;

d) w przypadku wystąpienia przyczyn niezależnych od Wykonawcy, związanych z równolegle

prowadzonymi przez Zamawiającego projektami mającymi wpływ na realizację Umowy lub w

związku ze zmianami okoliczności wynikającymi ze specyfiki działalności Zamawiającego

albo w związku z podjęciem przez Zamawiającego decyzji o przeprowadzeniu przez osobę

trzecią kontroli jakości i sposobu prowadzenia prac, Zamawiający dopuszcza zmiany terminu

realizacji Umowy lub jej poszczególnych etapów oraz przewiduje możliwość zwiększenia

Wynagrodzenia pod warunkiem, że Wykonawca wykaże, że w celu uwzględnienia powyżej

opisanych uwarunkowań leżących po stronie Zamawiającego musi ponieść koszty, których

zawarcie w cenie oferty nie było możliwe w dniu jej składania. Zmiana wysokości

Wynagrodzenia dopuszczalna jest w oparciu o niniejsze postanowienie wyłącznie do

wysokości niezbędnej do pokrycia kosztów, o których mowa w zdaniu poprzedzającym;

e) w przypadku wprowadzenia zmiany stawki podatku VAT - zmianie ulegnie wysokość

wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 13 Umowy: stawka podatku VAT oraz wartość

podatku VAT;

f) zmian w wykazie osób, które biorą udział w wykonywaniu Umowy – w zakresie dostosowania

Umowy do tych zmian;

g) wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie

niezależnych od Stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości

zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i

którym nie mogły zapobiec, ani ich przezwyciężyć, i im przeciwdziałać poprzez działanie

z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków

zobowiązaniowych – w zakresie dostosowania niniejszej Umowy do zmian nią

spowodowanych.

2) Strony są uprawnione do dokonania zmian o łącznej wartości nieprzekraczającej 10% łącznej ceny,

niezależnie od innych przypadków zmian dozwolonych przepisami Ustawy. Zmiana dokonana

zgodnie z niniejszym postanowieniem, niezależnie od jej wartości, nie może prowadzić do zmiany

charakteru Umowy, w szczególności do zastąpienia przedmiotu zamówienia innego rodzaju

przedmiotem;

3) Strony są uprawnione do wprowadzenia do Umowy zmian nieistotnych, to jest innych, niż zmiany

zdefiniowane w art. 144 ust. 1e Ustawy;

4) Strony dopuszczają możliwość dokonania zmian w Umowie w sytuacjach określonych w art. 144

ust. 1 pkt 2 Ustawy.

2. Zmiany, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i ust. 1 pkt 3 nie mogą spowodować zwiększenia wartości

wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 13 Umowy, z wyjątkiem przypadku wskazanego w ust. 1

pkt 1 lit e.

17

3. W przypadkach, w których zgodnie z powyższymi postanowieniami lub przepisami prawa możliwe jest

wprowadzenie zmiany do Umowy, Zamawiający przewiduje także wprowadzenie odpowiedniej

zmiany harmonogramu, jeżeli jest to konieczne dla uwzględnienia czasu niezbędnego w celu realizacji

zmienionego zakresu prac lub produktów lub w celu uwzględnienia wprowadzonych zmian

organizacyjnych.

4. Wszelkie zmiany, zarówno istotne, które wraz z warunkami ich wprowadzenia zostały przewidziane

Umową lub których wprowadzenie możliwe jest zgodnie z przepisami prawa, jak i nieistotne będą

dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

XXI. OGÓLNE WARUNKI UMOWY

Wzór umowy stanowi Załącznik nr 7 do SIWZ.

Załączniki do SIWZ:1. Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia,2. Załącznik nr 2 – Oferta wykonawcy,3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie wykonawcy,4. Załącznik nr 4 – Oświadczenie wykonawcy dotyczące grupy kapitałowej,5. Załącznik nr 5 – Wykaz wykonanych usług,6. Załącznik nr 6 – Wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia,7. Załącznik nr 7 – Wzór umowy,8. Załącznik nr 8 – Scenariusz prezentacji oferowanego systemu.

Załącznik nr 1 do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest:

a) Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania ERP (w skrócie ZSIZ) wspomagającego pracę Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego zgodnie z przedstawionym zakresem funkcjonalnym i wymaganiami.

b) Udzielenie licencji na ZSIZ bez ograniczeń czasowych oraz bez ograniczeń terytorialnych.

c) Instalacja i konfiguracja ZSIZ.

d) Przeniesienie do ZSIZ danych z obecnych systemów Zamawiającego.

e) Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie obsługi ZSIZ.

f) Przeprowadzenie asysty dla pracowników podczas pracy na ZSIZ z danymi rzeczywistymi.

g) Przeprowadzenie szkoleń dla administratora w zakresie obsługi ZSIZ.

h) Sporządzenie w postaci elektronicznej w języku polskim i przekazanie Zamawiającemu: dokumentacji technicznej, dokumentacji analizy wdrożeniowej, instrukcji użytkowania systemu ZSIZ, instrukcji dla administratora systemu ZSIZ.

i) Świadczenie opieki autorskiej nad wdrożonym ZSIZ

j) Udzielenie gwarancji jakości działania ZSIZ oraz świadczenie serwisu gwarancyjnego.

WYMAGANIA ZAMAWIAJĄCEGO:

WYMAGANIA ZAMAWIAJĄCEGO W ZAKRESIE PRZEPROWADZENIA WDROŻENIA ZSIZ:

Wdrożenie systemu ZSIZ obejmować będzie w szczególności:1. Wykonawca przeprowadzi analizę przedwdrożeniową celem uszczegółowienia wymagań

Zamawiającego.2. Wykonawca dostosuje ZSIZ do wymagań Zamawiającego poprzez wykonanie parametryzacji i

modyfikacji.3. Wykonawca przeniesie dane do wdrażanego ZSIZ z aktualnie użytkowanego przez Zamawiającego

systemu, którego producentem jest firma CLAND o nazwie System informatyczny C-LAND w tym moduły: FK-M, ŚT-M, FAK-M, KP-M pracującego w oparciu o bazy danych typu MS SQL.

Zamawiający przygotuje pliki z danymi do przeniesienia wg przedstawionego przez Wykonawcę, na analizie wdrożeniowej, formatu danych. Przeniesieniu podlegać będą dane:

a) Wszystkie konta, z wyłączeniem rozrachunkowych - saldo według analityki.b) Konta rozrachunkowe dla kontrahentów i pracowników - saldo wyspecyfikowane na tytuły.c) Baza kontrahentów i pracowników.d) Baza środków trwałych, w tym niskocennych, wartości niematerialnych i prawnych, aparatury

naukowo-badawczej, wyposażenia.e) Dane kadrowe pracowników zatrudnionych (aktywnych) wraz z historią zatrudnienia i wynagrodzenia

na dzień uruchomienia systemu ZSIZ.f) Dane kadrowe byłych pracowników (zwolnionych) znajdujących się w obecnej bazie z pełną historią

ich zatrudnienia na dzień uruchomienia systemu ZSIZ.

19

g) Dane płacowe osób zatrudnionych oraz byłych pracowników (zwolnionych) znajdujące się w obecnej bazie z pełną historią ich wynagrodzenia.

4. Wykonawca zainstaluje system ZSIZ w siedzibie Zamawiającego, w obecności administratora systemu odpowiedzialnego za późniejszą administrację systemem. Zamawiający udostępni dla Wykonawcy serwer i niezbędną infrastrukturę sprzętową na którym zostanie zainstalowany system ZSIZ. Opis posiadanego serwera i infrastruktury sprzętowej przedstawiony jest w końcowej części niniejszego załącznika. Wykonawca dostarczy wersję instalacyjną systemu, nośniki, wymagane licencje oraz dokumentację w języku polskim dla administratora oraz dla użytkownika.

5. Wykonawca przeszkoli pracowników Zamawiającego z obsługi ZSIZ w wymiarze maksymalnie 300 godzin warsztatów oraz 4 godzin wykładu/prezentacji. Szkolenia pracowników Zamawiającego przeprowadzone będą w siedzibie i na sprzęcie i dokumentach Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania pełnego wymiaru godzin warsztatów. Wykonawcy nie przysługuje do Zamawiającego roszczenie o wykorzystanie pełnego wymiaru godzin warsztatów (300 godzin). Zamawiający dokona płatności za rzeczywistą liczbę godzin przeprowadzonych warsztatów.

Wymagane jest przeprowadzenie szkolenia w formie warsztatów, o którym mowa w ust. powyżej dla:

a) 10 (słownie: dziesięciu) pracowników w obszarze finansowo-księgowym

b) 4 (słownie: czterech) pracowników w obszarze majątku trwałego

c) 2 (słownie: dwóch) pracowników w obszarze kasy (złotowej i walutowej)

d) 3 (słownie: trzech) pracowników w obszarze kadr

e) 6 (słownie: sześciu) pracowników w obszarze płac

f) 5 (słownie: pięciu) pracowników w obszarze fakturowania

g) 2 (słownie: dwóch) pracowników w obszarze zarządzania działalnością badawczą

h) 8 (słownie: ośmiu) pracowników w obszarze elektronicznego obiegu wniosku o zapotrzebowanie zakupu, faktury zakupy, karty pracy.

Wymagane jest przeprowadzenie szkolenia w formie wykładu/prezentacji, o którym mowa w ust. powyżej dla:

a) 16 (słownie: szesnastu) pracowników kadry kierowniczej Zamawiającego w obszarze pobierania raportów z zarządzania działalnością badawczą;

b) 260 (słownie: dwustu sześćdziesięciu) pracowników w obszarze obiegu dokumentów wniosku o zapotrzebowanie zakupu, faktury zakupy, karty pracy.

6. Wykonawca przeszkoli dla dwóch administratorów Zamawiającego w wymiarze co najmniej 12 godzin. Celem szkolenia jest przekazanie przyszłemu administratorowi systemu wiedzy pozwalającej na bieżące administrowanie systemem ZSIZ i wsparcie użytkowników w podstawowych problemach technicznych. Zakres szkolenia powinien obejmować co najmniej: przedstawienie komponentów i struktury aplikacji oraz sposoby zarządzania nimi, przedstawienie sposobu instalacji i konfiguracji oprogramowania, zarządzanie kontami użytkowników w systemie (tworzenie dostępów do systemu, resetowanie

haseł, ustawianie uprawnień itd.), tworzenie kopii zapasowej (zakres backupu, mechanizmy tworzenia kopii, odtwarzanie kopii,

weryfikacja poprawności), przedstawienie mechanizmów pobierania danych z systemu i wykorzystanie ich do raportowania, upgrade systemu, instalacja aktualizacji.

7. Wykonawca przeprowadzi asystę przy pracy na danych rzeczywistych, polegającą na bieżącym wyjaśnianiu obsługi systemu przy produkcyjnym uruchomieniu systemu ZSIZ.

8. Wykonawca przeprowadzi wdrożenie systemu ZSIZ w terminie do 12 miesięcy od daty podpisania umowy z Zamawiającym.

WYMAGANIA ZAMAWIAJĄCEGO W ZAKRESIE ŚWIADCZENIA OPIEKI AUTORSKIEJ NAD WDROŻONYM SYSTEMEM ZSIZ

1. Wykonawca zapewni opiekę autorską nad wdrożonym ZSIZ w godzinach 8:00 do 16:00 w dni robocze przez czas trwania umowy liczony od daty podpisania bez zastrzeżeń protokołu odbioru częściowego.

2. W okresie trwania opieki autorskiej Wykonawca będzie w zależności od zmian w przepisach prawa dokonywał aktualizacji programów, wchodzących w skład ZSIZ, w celu dostosowania ich do tychże zmian.

3. Dodatkowo w każdym roku trwania opieki autorskiej Zamawiający ma prawo do skorzystania z 98 godzin pracy Wykonawcy na dostosowanie ZSIZ do zmieniających się potrzeb Zamawiającego. Niewykorzystane godziny w danym roku przechodzą na rok następny, aż do końca trwania opieki autorskiej.

WYMAGANIA ZAMAWIAJĄCEGO W ZAKRESIE UDZIELENIA GWARANCJI JAKOŚCI DZIAŁANIA ZSIZ ORAZ ŚWIADCZENIA SERWISU GWARANCYJNEGO

1. Na wdrożony system ZSIZ udzielona zostanie gwarancja na okres 36 miesięcy. Bieg gwarancji rozpocznie się od daty podpisania bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego wdrożenia ZSIZ.

2. Wykonawca udostępni Zamawiającemu aplikację internetową do przyjmowania i obsługi zgłoszeń serwisowych, dotyczących wdrożonego systemu ZSIZ. Zamawiający za pomocą tej aplikacji dokonywać będzie zgłoszeń błędów oraz będzie zlecać wykonanie prac serwisowych dotyczących wdrożonego ZSIZ.

3. Dla potrzeb serwisu gwarancyjnego ustala się następujące definicje błędów: Błąd krytyczny — błąd w funkcjonowaniu programu, wchodzącego w skład ZSIZ, który

prowadzi do utraty danych lub w wyniku którego nie jest możliwa terminowa realizacja najważniejszych procesów biznesowych Zamawiającego, w tym terminowej realizacji zadań określonych przepisami prawa;

Błąd niekrytyczny — błąd w funkcjonowaniu programu, wchodzącego w skład ZSIZ, który nie prowadzi do utraty danych lub w wyniku którego nie traci się możliwości realizacji najważniejszych procesów biznesowych Zamawiającego.

W każdym przypadku błąd musi zaistnieć w wyniku działania programu niezgodnego z dokumentacją lub celem biznesowym.

4. W ramach realizacji zobowiązania gwarancyjnego Wykonawca zapewni serwis gwarancyjny na następujących warunkach: W przypadku otrzymania zgłoszenia błędu przez Wykonawcę, podejmie on działania naprawcze

nie później niż w ciągu 4 godzin od chwili zgłoszenia. W przypadku błędów krytycznych, świadczenie usług gwarancyjnych realizowane będzie przez

Wykonawcę:i. telefonicznie — nie później niż w ciągu 4 godzin od chwili zgłoszenia, w godzinach pracy

Zamawiającego 8:00–16:00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy,ii. pocztą elektroniczną lub metodą udostępniania pulpitu — nie później niż 24 godziny od

chwili zgłoszenia,iii. w ramach wizyt serwisowych w miejscu instalacji — nie później niż 48 godzin od chwili

zgłoszenia. W przypadku błędów niekrytycznych, świadczenie usług gwarancyjnych realizowane będzie:

iv. telefonicznie lub pocztą elektroniczną lub metodą udostępniania pulpitu — nie później niż 72 godziny od chwili zgłoszenia,

21

v. w ramach wizyt serwisowych w miejscu instalacji — nie później niż 96 godzin od chwili zgłoszenia.

5. Czas realizacji zobowiązań gwarancyjnych liczony jest wg dni i godzin pracy Zamawiającego tj. od poniedziałku do piątku od g. 8:00 do g. 16:00.

6. W okresie gwarancji Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość korzystania z usługi HOT-LINE w dni robocze w godzinach 8:00 do 16:00.

7. Wszelkie koszty związane z usunięciem wad w ramach gwarancji ponosi Wykonawca.

WYMAGANIA ZAMAWIAJĄCEGO W ZAKRESIE ZATRUDNIENIA

Zamawiający wymaga, aby specjalista o kompetencjach administratorsko - instalacyjnych przez cały okres

trwania umowy, był zatrudniony przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w

wymiarze co najmniej 1/2 etatu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

(Dz. U. z 2016 r., poz. 1666 ze zm.)

Lp. Wymagania ogólneWO1 Zintegrowany System Informatycznego Zarządzania (ZSIZ) musi zapewnić jednoczesną

pracę 15 użytkownikom z możliwością dalszej rozbudowy w przyszłości.WO2 Wdrożenie ZSIZ w Instytucie Ochrony Środowiska – Państwowym Instytucie Badawczym

powinno ponadto uwzględnić wdrożenie modułów finansowo-księgowego, kadr i płac, środków trwałych, fakturowanie, obieg informacji (w tym faktury, delegacje, wnioski, repozytorium umów, karty czasu pracy), elektroniczny sekretariat, serwis pracowniczy, zarządzanie działalnością badawczą.

WO3 Obsługa całości ZSIZ musi odbywać się w języku polskim.WO4 ZSIZ musi być zgodny z przepisami prawa obowiązującymi w dniu składania oferty.WO5 Wykonawca dostarczy wersję instalacyjną systemu, nośniki, wymagane licencje

oraz dokumentację w języku polskim (dla administratora i użytkownika).

WO6ZSIZ musi zapewnić współpracę i wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi modułami składającymi się na system aby zachować jednokrotność sprawdzania danych.

WO7We wszystkich modułach ZSIZ użytkownicy muszą mieć możliwość definiowania i zapisywania własnych raportów oraz analiz.

WO8ZSIZ musi zapewnić podpinanie dokumentów w formacie PDF, HTML, txt, plik tekstowy (pola rozdzielane separatorami) w różnych miejscach w systemie.

WO9ZSIZ musi mieć możliwość ustalenia konfiguracji i parametrów systemu oddzielnie dla każdego użytkownika wraz z zapamiętaniem tych ustawień, np.: rozmiar czcionki, wielkość okien itp.

WO10ZSIZ musi zapewnić jednoczesną pracę na kilku modułach wraz z możliwością przejścia z jednego modułu do drugiego (w ramach uprawnień użytkownika) bez konieczności wylogowywania i ponownego logowania.

Lp. Finanse i księgowość

FK1

Zgodność systemu z aktualnie obowiązującymi przepisami a w szczególności z ustawą o rachunkowości, przepisami prawa podatkowego, przepisami w zakresie ubezpieczeń społecznych, ustawą o instytutach badawczych, ustawą o finansach publicznych, ustawą o przedsiębiorstwach państwowych, ustawą prawo zamówień publicznych oraz z innymi aktualnie obowiązującymi przepisami.

FK2Możliwość definiowania planu kont zgodnie z potrzebami użytkownika.Możliwość rozszerzania oraz blokowania kont nieczynnych w trakcie roku.Możliwość zmiany planu kont od nowego okresu obrotowego.

FK3 Możliwość definiowania dodatkowych cech, słowników do kont syntetycznych.FK4 Możliwość definiowania kont poprzez określenie struktury podziału analitycznego konta.

Wartości analityk powinny być określane jednokrotnie dla wszystkich kont na jakich występują np. jeden słownik kontrahentów, jeden słownik centrów kosztów, jeden słownik projektów, jeden słownik rodzajów kosztów, jeden słownik pracowników.

FK5 Analityki typu pracownik, kontrahent, projekt, zlecenie, zadanie dotyczące środków trwałych w budowie itd. powinny być tworzone automatycznie na bieżąco na podstawie danych wprowadzonych do innych modułów systemu. Jeśli kontrahent jest dostawcą ale również klientem to wprowadzany jest raz do jednej kartoteki kontrahentów.

FK6 Możliwość tworzenia próbnych bilansów zamknięcia oraz otwarcia oraz rachunków zysków i strat.

FK7 Generowanie wymaganych prawem deklaracji i sprawozdań na formularzach aktualizowanych przez Wykonawcę, w tym m.in.:

Deklaracja VAT-7 lub VAT-7D JPK (jednolity plik kontrolny) VAT UE, VAT-UEK Intrastat, CIT, F-01.

FK8 Generowanie sprawozdań zgodnie z ustawą o rachunkowości: Bilans, Rachunek Zysków i Strat metodą kalkulacyjną oraz porównawczą, Zestawienie zmian w kapitale, Rachunek przepływów pieniężnych metodą pośrednią i bezpośrednią,oraz innych: Kontrola kręgu kosztowego, PNT-01.

Generowanie powyższych sprawozdań powinno być możliwe dla wszystkich jednostek organizacyjnych (Zakładów, Ośrodków itd.) w ramach IOŚ-PIB

FK9 Możliwość tworzenia sprawozdań finansowych na dowolny moment, na podstawie wprowadzonych do systemu dokumentów.

FK10 Możliwość prowadzania ewidencji kosztów w układzie rodzajowym oraz wg miejsc powstawania kosztów na kontach zespołu 5 z odpowiednim podziałem analitycznym, umożliwiającym wygenerowanie Rachunku Zysków i Strat w układzie porównawczym oraz kalkulacyjnym.

FK11 Gromadzenie kosztów powinno być możliwe w podziale na typy działalności, centra kosztów, projekty, zadania, zlecenia, rodzaje kosztów, koszty kwalifikowane/niekwalifikowane. Według dowolnych układów z tych kryteriów wymagana jest możliwość generowania raportów za dowolny okres, w tym za kilka lat obrotowych.

FK12 Możliwość automatycznego rozliczania kosztów według zdefiniowanych przez użytkownika parametrów np. automatyczne rozliczanie kosztów wydziałowych na zlecenia wg wartości robocizny w miesiącu lub narastająco na zleceniu, rozliczenia wg powierzchni zajmowanych przez poszczególne ośrodki/zakłady Instytutu itd.

FK13 Możliwość tworzenia raportów i wydruków z zakresu kosztów: w układzie rodzajowym, wg typów działalności i miejsc ich powstawania (syntetycznie i analitycznie – łącznie i dla każdego zlecenia oraz zadania oraz odrębnie, jak również dla określonych grup zleceń).

FK14 Kontrola kosztów zlecenia: wskazanie kwoty wpływu, kwoty przychodów ze sprzedaży, kwoty kosztów oraz wyniku.

FK15 Blokowanie księgowań dla zleceń zamkniętych.FK16 Automatyczne rozksięgowanie kosztów pośrednich według zdefiniowanych kluczy

podziałowych.FK17 Automatyczne zamknięcie kręgu kosztów i ustalenie zmiany stanu produktów.FK18 Kontrola kręgu kosztowego w obrębie dokumentu lub miesiąca.FK19 Możliwość wprowadzania zapisów na co najmniej dwa okresy obrachunkowe równolegle.

Możliwość ustalenia aktualnego salda konta i rozrachunków pomimo tego, że poprzedni okres nie został zamknięty.

FK202

Możliwość sporządzania wydruków np. obrotów i sald kont, zapisów na kontach, rozliczenie kosztów, ustalenie stanu rozrachunków bez potrzeby wcześniejszego zaksięgowania

23

końcowego dokumentów tj. w oparciu o dokumenty zaksięgowane próbnie.FK21 Bieżąca automatyczna dekretacja wszystkich dokumentów powstających w ramach działania

ZSIZ (np. dokumenty magazynowe, faktury sprzedaży, listy płac, amortyzacja itd.) mających wpływ na konta księgowe według zasad zdefiniowanych przez użytkownika.

FK22 Automatyczne naliczanie i dekretacja rozliczeń międzyokresowych kosztów (RMK).FK23 Dwuetapowe rejestrowanie faktur zakupu.

I etap: rejestracja dokumentu faktury zakupu wpływających do Instytutu. Termin płatności zarejestrowanego dokumentu powinien być widoczny w systemie bez konieczności dekretacji. Do zarejestrowanego dokumentu powinna być możliwość podpięcia skanu dokumentu.

II etap: dekretacja na odpowiednie konta. W trakcie dekretacji dostępny podgląd skanu dokumentu.

FK24 Automatyczne rozliczanie zaliczek pracowników w momencie dekretowania dokumentów zakupu.

FK25 Obsługa zakupów i sprzedaży w walutach obcych, automatyczne rozliczanie różnic kursowych od częściowych i całkowitych zapłat, przeszacowanie walut, dla dowolnej ilości walut.

FK26 Ewidencja rozrachunków w złotych oraz równolegle w walutach obcych z podaniem salda w każdej wprowadzonej walucie.

FK27 Automatyczne generowanie i dekretacja kompensat w złotych i walutach obcych.FK28 Możliwość parowania rozrachunków o przeciwnych saldach na tym samym koncie

analitycznym bez konieczności dekretacji, z wykorzystaniem zapisów technicznych.FK29 Obsługa rachunków walutowych z automatyczną dekretacją różnic kursowych, wyceną walut

oraz przeszacowaniami i odpisami aktualizacyjnymi.FK30 Generowanie wezwań do zapłaty, not odsetkowych, potwierdzeń sald według wzorów

zdefiniowanych przez użytkownika w złotych lub w walucie obcej i języku obcym.FK31 Możliwość przejrzenia i powtórnego drukowania dokumentów rozrachunkowych (wezwania

do zapłaty, not odsetkowe, potwierdzenia sald, kompensaty) wysyłanych do kontrahenta w zadanym okresie czasu.

FK32 Wyliczanie odsetek od zobowiązań celem sprawdzenia otrzymanych not odsetkowych.FK33 Dostęp do aktualnych rozrachunków na przełomie lat - bez konieczności zamknięcia

poprzedniego roku.FK34 Pełna kartoteka rozrachunków zawierająca informacje o terminach i kwotach częściowych

i całkowitych zapłatach za poszczególne faktury.FK35 Analiza struktury wiekowej należności lub zobowiązań według określonych przez

użytkownika przedziałów czasowych zarówno dla kwot po jak i przed terminem wymagalności.

FK36 W trakcie rejestrowania wyciągu bankowego możliwość automatycznego przypisywania otrzymanej kwoty do wskazanych przez użytkownika faktur lub rozliczenia wg FIFO do faktur z najwcześniejszym terminem płatności.

FK37 Generowanie Rejestrów VAT na podstawie zarejestrowanych dokumentów zakupu i sprzedaży. Automatyczne tworzenie deklaracji VAT-7, VAT-UE, VAT-UEK z wydrukiem według aktualnie obowiązującego formularza oraz generowanie JPK. Użytkownik musi mieć możliwość modyfikowania parametrów tworzenia i obliczeń deklaracji.

FK38 Ewidencja zakupów oraz sprzedaży z podziałem na VAT od sprzedaży opodatkowanej, nie podlegającej podatkowi VAT oraz zwolnionej i opodatkowanej z uwzględnieniem zakupów majątku trwałego. Obliczenie procentu struktury dla sprzedaży zwolnionej i opodatkowanej. Wyliczanie wartości VAT rejestrowanych dokumentów na podstawie procentu struktury.

FK39 Odrębne przypisywanie dokumentu do miesiąca księgowego oraz miesiąca VAT, możliwość zmiany miesiąca VAT. Przesunięcia dokumentów pomiędzy miesiącami deklaracji VAT muszą odbywać się bez konieczności wykonywania lub modyfikowania dekretów na kontach księgowych i mogą dotyczyć dokumentów zaksięgowanych.

FK40 Możliwość elektronicznego podpisywania i wysyłania deklaracji VAT-7, VAT-7D, VAT-UE, VAT-UEK, pliku JPK do Urzędu Skarbowego. Prowadzenie rejestru otrzymanych potwierdzeń złożenia dokumentu, rejestru wysłanych dokumentów w wersji przed podpisem oraz wersji podpisanej.

FK41 Możliwość tworzenia wydruków obrotów na kontach księgowych oraz sprawozdań za dowolnie zadany okres czasu obejmujący kilka lat księgowych.

FK42 Prowadzenie ewidencji nabyć środków trwałych do celów rocznej korekty VAT przy rozliczeniu VAT strukturą (częściowe odliczenie).

FK43 Możliwość zadekretowania dokumentu VAT i jednocześnie zawieszenia podatku VAT lub jego zakwalifikowania w innym okresie VAT niż okres finansowy.

FK44 Blokowanie rejestracji i aktualizacji zapisów na kontach w wybranych miesiącach księgowych bez konieczności zamykania miesięcy. System powinien umożliwiać odblokowanie wybranego miesiąca przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia.

FK45 Definiowalne przez użytkownika zestawienia powinny pozwalać na wyfiltrowanie danych według dowolnych kryteriów i prezentację danych w formie tabel przestawnych i wykresów generowanych bezpośrednio z systemu. Możliwość eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego.

FK46 Możliwość kopiowania i stornowania dokumentów.FK47 Kontrola przed powtórną rejestracją faktury lub innego dokumentu.FK48 Obsługa wielu kas prowadzonych w złotówkach oraz w walutach obcych.FK49 Rejestrowanie dokumentów kasowych w złotówkach oraz w walutach obcych.FK50 Przeglądanie i drukowanie dokumentów kasowych.FK51 Automatyczne generowanie raportów kasowych za wybrany okres.FK52 Sporządzanie zestawień przepływów strumieni pieniężnych według rodzajów rejestrowanych

transakcji.FK53 Automatyczna dekretacja każdego z dokumentów kasowych, bez konieczności sporządzania

raportu kasowego.FK54 Automatyczna dekretacja raportów kasowych dla celów księgowychFK55 Wypłata zaliczki poprzez raport kasowy, rozliczenie zaliczki poprzez wskazanie

dokumentów rozliczających zaliczkęFK56 Export przelewów (dla dostawców, dla pracowników), US, ZUS do systemów bankowości

elektronicznej banków.FK57 Import wyciągów bankowych z automatyczną dekretacją co najmniej w zakresie wpłat

od odbiorców, zapłat dostawcom, przelewów wynagrodzeń, opłat bankowych.FK58 Możliwość automatycznego pobrania informacji o saldach rachunków bankowych

oraz wyciągów bankowych bezpośrednio z systemu bankowegoFK59 Automatyczne pobranie z internetu tabel kursowych NBPFK60 Możliwość prowadzenia ewidencji dowolnych, definiowanych przez użytkownika

składników majątku np. środków trwałych, środków trwałych niskocennych, wartości niematerialnych i prawnych, aparatury naukowo-badawczej, wyposażenia itp. Do każdego ze zdefiniowanych dóbr użytkownik musi mieć możliwość określenia parametrów automatycznej dekretacji na konta księgowe.

FK61 Naliczanie amortyzacji według wybranych przez użytkownika metod zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawami podatkowymi.

FK62 Równoległe naliczanie amortyzacji do celów kosztowych oraz podatkowych. Rozliczanie amortyzacji środków trwałych, których zakup został częściowo sfinansowany dotacją. Dekretowanie amortyzacji środka trwałego na kilka kont kosztowych według zdefiniowanego klucza podziału na konta/centra kosztów/zlecenia.

FK63 Wszystkie zmiany w stanie ewidencji powinny odbywać się poprzez zarejestrowanie w systemie dokumentu zmieniającego stan ewidencji. Każdy zarejestrowany dokument powinien zostać odnotowany w Karcie identyfikacyjnej składnika majątku trwałego.

FK64 Generowanie kartoteki ewidencyjnej środka trwałego zawierającej historię środka z uwzględnieniem źródeł finansowania.

FK65 Kartoteka ewidencyjna winna zawierać:a/ numer inwentarzowy,b/ nazwę środka trwałego i jego wartość,c/ miejsce użytkowania,d/ datę przyjęcia na stan,e/ źródło finansowania,f/ grupę i ewidencję rodzajową,g/ stawkę amortyzacji,h/ parametry dokumentu zakupu i przyjęcia na stan (numer, data, nazwa dostawcy),i/ historię środka trwałego (korekty wartości, modernizacje, częściowe likwidacje przemieszczenia, przeszacowanie),

25

j/ nadawanie numerów inwentarzowych przez system.k) wydruk etykiety w formacie kodu kreskowego.

FK66 Użytkownik powinien mieć możliwość definiowania dokumentów wraz z określeniem ich parametrów: wpływ na ewidencję, szablon dekretacji na konta księgowe, wzór wydruku (jeden lub więcej).

FK67 Natychmiastowa, automatyczna dekretacja na konta księgowe każdego z rejestrowanych dokumentów.

FK68 Wspólny z ewidencją kadrową słownik osób odpowiedzialnych i użytkujących środki trwałe z możliwością dopisywania osób obcych nie będących pracownikami Instytutu.

FK69 Ewidencja podzespołów składowych środków trwałych np. elementów składowych komputerów, linii technologicznych itp. z możliwością przypisywania podzespołów składowych do definiowalnych przez użytkownika grup. System powinien obsługiwać ewidencję przesunięć podzespołów składowych pomiędzy środkami trwałymi z automatycznym zmniejszaniem/zwiększaniem wartości środków trwałych. Dla podzespołów składowych system powinien automatycznie nadawać numery ewidencyjne zawierające numer środka trwałego oraz co najmniej trzyznakowy numer podzespołu w ramach danego środka trwałego.

FK70 Obsługa inwentaryzacji majątku trwałego wraz z obsługą kodów kreskowych. Instytut posiada drukarkę etykiet ARGOX A-200 oraz kolektor Unitech HT660

FK71 Ewidencja aparatury naukowo-badawczej w podziale na projekty do których została zakupiona. Możliwość przekwalifikowania aparatury na środki trwałe po zakończeniu projektu.

FK72 Automatyczne generowanie Planu amortyzacji na co najmniej 5 kolejnych lat w podziale na miejsce użytkowania (zakład/ośrodek).

FK73 Automatyczne generowanie Tabeli umorzeń zawierającej kwoty kosztowe oraz podatkowe w podziale na miejsce użytkowania (zakład/ośrodek), w tym ujęcie zmian historycznych przypisania kosztów do zakładów/ośrodków.

FK74 Automatyczne generowanie zestawienia zmian stanu majątku trwałego w okresie podanym przez użytkownika z możliwością kilku lat.

FK75 Analizy posiadanego majątku trwałego wg kryteriów zadanych przez użytkownika: np. wg miejsc lokalizacji, osób odpowiedzialnych i użytkujących, grup KRŚT, metod i stawek amortyzacji, itp. Ponadto system musi dawać użytkownikowi możliwość eksportu wybranych danych do arkusza kalkulacyjnego.

FK76 Możliwość automatycznego przeszacowania wartości składników majątku trwałego.FK77 Kartoteka zlikwidowanych środków trwałych zawierająca informacje jak został

zlikwidowany w kartotece środka trwałego, uzupełniona o datę likwidacji.FK78 Możliwość planowania płynności na postawie zapisów na rozrachunkach, stanu rachunku

bankowego oraz wprowadzonych wartości ręcznie.FK79 Na podstawie utworzonego planu płynności możliwość wygenerowania przelewów

do systemu bankowego.FK80 Możliwość poinformowania wskazanego użytkownika o wyniku kontroli kartotek VAT -

pod kątem zawieszonego VAT np. konieczność zakwalifikowania faktur, dla których w danym okresie został spełniony szczególny moment obowiązku podatkowego.

FK81 Możliwość poinformowania wskazanego użytkownika o liście dokumentów do uzupełnienia.FK82 Możliwość poinformowania wskazanego użytkownika o liście zaliczek do uzupełnienia.FK83 Możliwość automatycznego pobrania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru wysłanej

e-Deklaracji.FK84 Możliwość zdefiniowania interwałów czasowych w jakich odbywać się będzie automatyczna

aktualizacja danych do sprawozdań - dwa okresy.FK85 Możliwość zdefiniowania interwałów czasowych w jakich odbywać się będzie automatyczna

aktualizacja danych do sprawozdań - od początku roku.FK86 Możliwość poinformowania wskazanego użytkownika o statystyce wprowadzonych

dokumentów do systemu przez poszczególnych operatorów.FK87 Możliwość wielowymiarowej analizy danych z obszaru finansowo-księgowego przy użyciu

kostki OLAP. Możliwość prezentacji danych w formie tabeli przestawnej oraz graficznej.Możliwość łatwego przeniesienia danych do MS Excel 2007 i wyżej.

FK88 Moduł finansowo-księgowy posiada certyfikat wystawiony przez niezależną jednostkę potwierdzający zgodność z:

ustawą o rachunkowości, ustawą o podatku dochodowym ustawą o podatku VAT

FK89 Moduł środków trwałych posiada certyfikat wystawiony przez niezależną jednostką potwierdzający zgodność z rozporządzeniem w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych.

Lp. Kadry i płace

KP1Wprowadzanie i sprawdzanie poprawności wprowadzanych danych identyfikacyjnych, dla których określono algorytmy sprawdzenia (PESEL, NIP, numery rachunków bankowych).

KP2

Prowadzenie pełnej kartoteki osobowej z uwzględnieniem grup pracowników określonych w ustawie o instytutach badawczych. Wymagana ewidencja danych pracowniczych:

data przyjęcia do pracy, podstawowe miejsce pracy: TAK/NIE podstawa stosunku pracy: mianowanie/umowa o pracę z określeniem

jej rodzaju oraz liczby porządkowej:, historia zatrudnienia w firmie – daty początkowe oraz końcowe poszczególnych

umów o pracę/mianowania, historia zmian etatów, pełnione funkcje, adresy zameldowania, zamieszkania, do korespondencji, dokumenty tożsamości, dane do ZUS – np. kod niepełnosprawności, zatrudnienie poza firmą, ochrona macierzyństwa (pracownica w ciąży) w okresie od – do, wskazany %, urlop macierzyński/rodzicielski z dookreśleniem wysokości %, dane wewnętrzne – dodawanie informacji dot. np. podpisanej umowy o zakazie

konkurencji, zakresu obowiązków itp., wykształcanie, dokształcanie, szkoły, okresy nie zaliczane do stażu, wyliczanie stażu pracy w poszczególnych okresach zatrudnienia z podziałem na

poza formą, w firmie, razem, nie zaliczane do stażu, płace – składniki płacowe z możliwością wglądu do składników archiwalnych, miejsce zatrudnienia zgodnie ze strukturą organizacyjną, m. in.: dział,

laboratorium, pracownia, zespół, wieloosobowe i samodzielne stanowiska pracy przebieg zatrudnienia w Instytucie ze wskazaniem nazw kolejno zajmowanych

stanowisk pracy: daty ich objęcia, przynależności do określonej grupy pracowników wg ustawy o instytutach badawczych,

wymiaru etatu, kategorii zaszeregowania, płace – składniki płacowe z możliwością wglądu do składników archiwalnych, ocena pracownika naukowego – możliwość przypisania w którym roku ocena i za

jaki okres czasu, możliwość generowania umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu,

zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, ogólny przebieg pracy naukowej – zdobyte stopnie i tytuły naukowe

ze wskazaniem dyscypliny naukowej, jednostki przyznającej, daty, świadczenia socjalne – możliwość wpisania tzw. dofinansowania do wypoczynku.

KP3 Możliwość zatrudniania kilka razy tego samego pracownika wg odrębnych umów (np. część etatu na jednym stanowisku, a część na innym) z możliwością szczegółowego określenia warunków zatrudnienia dla każdej umowy, bez konieczności wprowadzania

27

kilka razy danych osobowych pracownika. Rozdzielenie wynagrodzenia na poszczególnych listach płac. Możliwość zsumowania wszystkich podstaw na potrzeby PIT i ZUS oraz na potrzeby wykonywanych zestawień/raportów.

KP4 Pełna dokumentacja od momentu zatrudnienia pracownika powinna być zachowana w bazie danych osób zwolnionych.

KP5 Generowanie stanów zatrudnienia/osób zwolnionych na dowolnie wskazany dzień, wg stanowisk, komórek, rodzaju umowy, wymiaru etatu, miejsca pracy (podstawowy, zadaniowy), płci

KP6 Generowanie zatrudnienia wg działalności (administracyjna, inżynieryjno-techniczna, badawczo-techniczna, naukowa, obsługa nauki)

KP7 Generowanie raportów o dzieciach, rozliczenia 2 dni/16 godz. – opieka na dzieckoKP8 Generowanie świadectw pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.KP9 Dane o warunkach zatrudnienia, stawkach oraz ubezpieczeniach społecznych pracownika

pamiętane historycznie z możliwością analizy na dowolny moment.KP10 Obliczanie na bieżąco stanu posiadanego urlopu.

Automatyczne wyliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego z uwzględnieniem niepełnych etatów, pracowników naukowych (podwyższony wymiar urlopu) oraz pracowników zatrudnianych po raz pierwszy.

KP11 Automatyczne rozliczenie przez system stażu pracy do urlopu wypoczynkowego, dodatku za wysługę lat, nagród jubileuszowych oraz emerytury.

KP12 Ewidencja badań okresowych, szkoleń pracownika, innych form dokształcania oraz innych świadczeń.

KP13 Powiadomienie wskazanego operatora o zbliżającym się terminie:a/ końca umowy o pracę na czas określony,b/ końca ważności obowiązkowych badań okresowych,c/ końca ważności obowiązkowych szkoleń,d/ nabycia prawa do dodatku za wysługę lat,e/ nabycia prawa do nagrody jubileuszowejf) końca terminu wynagrodzenia dodatkowego przyznanego okresowo.

KP14 Po pierwotnym wprowadzeniu danych pracownika wszelkie zmiany w jego danych osobowych powinny być szczegółowo zapisywane w rejestrze zmian danych osobowych.

KP15 Definiowalne szablony pism kadrowych z możliwością definiowania nowych szablonów przez użytkownika.

KP16 Automatyczne generowanie dokumentów zgłoszeniowych i wyrejestrowujących do programu „Płatnik” - indywidualnie dla danego pracownika oraz zbiorczo za wybrany okres i wybranej grupy pracowników.

KP17 Możliwość wygenerowania następujących sprawozdań do GUS: Z-02, Z-03 Z-05, Z-06, Z-12. PNT-01

KP18 Możliwość generowania danych do druku ZUS Rp-7KP19 Możliwość wygenerowania następujących deklaracji do PFRON:

DEK-I-0 - deklaracja miesięcznych wpłat na PFRON, DEK-Z - deklaracja identyfikacyjna pracodawców.

KP20 Ewidencja i obsługa umów lojalnościowych.KP21 Automatyczne naliczanie różnych składników wynagrodzenia na podstawie regulaminu

wynagrodzeń obowiązującego w Instytucie z możliwością dodawania dowolnych dodatków oraz potrąceń.

KP22 Definiowalne przez użytkownika symbole nieobecności oraz innych składników stosowanych w ewidencji czasu pracy z określeniem ich wpływu na wyliczenie wynagrodzeń.Możliwość ewidencji czasu nieprzepracowanego (np. urlopy, chorobowe itp.) wraz z możliwością ręcznego wprowadzenia do systemu nieobecności związanej z delegacją pracowniczą czy wyjść w celach służbowych lub prywatnych.

KP23 Godzinowy system rozliczania czasu przepracowanego i nie przepracowanego dla każdego pracownika. Godziny przepracowane muszą być rozpisywane na konta kosztowe (w szczególności zlecenia/projekty).

KP24 Automatyczne wyliczanie stawek dziennych oraz kwot świadczeń (wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy) na podstawie aktualnych przepisów z uwzględnieniem pracowników naukowych oraz dopłat do wynagrodzenia chorobowego stosowanych w Instytucie.

KP25 Generowanie asygnat zastępczych do zwolnień chorobowych.KP26 Drukowanie kartoteki zasiłkowej na podstawie zarejestrowanych zwolnień.KP27 Użytkownik musi mieć możliwość modyfikacji istniejących oraz definiowania nowych

składników płacowych.KP28 Możliwość tworzenia dowolnej liczby list płac w danym miesiącu.

Obsługa przez system list płac:

z osobowego funduszu płac: lista płac główna, listy płac w podziale na projekty/zadania, listy płac wg składników np. nagroda jubileuszowa, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy itp., z uwzględnieniem 50% kosztów uzyskania przychodu i kosztów związanych z dojazdem do pracy.

z bezosobowego funduszu płac: umowy zlecenia i umowy o dzieło (koszty uzyskania przychodu 20% i 50%) zarówno dla pracowników jak i dla osób nie będących pracownikami Instytutu.

z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz inne np. odprawy z tyt. likwidacji stanowiska, wypłata dla twórców wynalazków, nagrody z zakładowego funduszu nagród (podział zysku).

Listy płac muszą być sporządzane z zachowaniem struktury organizacyjnej Instytutuw każdej z wyżej wymiennych kategorii z uwzględnieniem zróżnicowanej % stawki składki ubezpieczenia wypadkowego dla każdego z zakładów.

KP29 W trakcie obliczania wynagrodzeń automatyczne uwzględnianie skali podatkowej, kosztów uzyskania przychodów z tyt. praw autorskich oraz podstawy oskładkowania.

KP30 Z poziomu obliczania listy dla danego pracownika dostęp do wszystkich informacji źródłowych wpływających na wyliczone składniki (np. dziennik, rejestr zwolnień, kartoteka pożyczek, ubezpieczenia społeczne, kartoteka podatkowa, itp.).

KP31 Ze względu na możliwość wystąpienia pracownika na kilku listach w ramach jednego miesiąca system musi uwzględnić zaokrąglenia składek ZUS, aby po wyeksportowaniu danych do programu „Płatnik” nie występowały błędy obliczeń.

KP32 Wyrównanie płac z tytułu podwyżek wstecz, w tym korekta księgowania składników płacowych.

KP33 Obsługa wymagań dotyczących wypłat wynagrodzeń w ramach projektów/zleceń m. in. wydruk list płac z podziałem na projekty/zlecenia, możliwość automatycznego podziału wynagrodzenia pracownika wraz ze

składnikami na kilka list płac proporcjonalnie do zaangażowania w każdym projekcie/zleceniu,

możliwość zdefiniowania powiązań pomiędzy projektem/zleceniem a kontem bankowym z którego dokonywane są płatności,

możliwość automatycznego generowania poleceń przelewów z kont projektów/zleceń.

29

KP34 Raportowanie podsumowujące z list płac w podziale na projekty: Wydruk listy wszystkich wypłat wynagrodzeń do określonego projektu i źródła

finansowania zawierający listę pracowników, którzy otrzymali wynagrodzenie w ramach tego projektu i źródła finansowania oraz pełną listę składników płacowych wraz z ich podsumowaniem.

Wydruk wypłat dla osoby w miesiącu, podsumowujący wypłaty z różnych projektów i źródeł finansowania.

KP35 Rejestracja i rozliczanie wszystkich umów cywilno-prawnych.KP36 Generowanie list płac i rozliczeń rocznych na podstawie umów cywilno-prawnych.KP37 Automatyczne generowanie pliku z przelewami z wynagrodzeń do dowolnego programu

bankowego.KP38 Generowanie wszystkich deklaracji rozliczeniowych do programu „Płatnik”.KP39 Możliwość prowadzenia w systemie kartoteki pożyczek (stan wkładów, udzielone

pożyczki, stan zadłużenia).KP40 Automatyczne generowanie kartoteki wynagrodzeń oraz kartoteki podatkowej.KP41 Drukowanie zaświadczeń o uzyskanych dochodach brutto/netto za dowolny okres.KP42 Drukowanie dokumentów PIT z uwzględnieniem sumowania dochodów dla pracowników

zatrudnionych na kilku etatach.KP43 Możliwość automatycznej korekty deklaracji PIT i ZUS po wykonaniu korekt

wynagrodzeń za zaległe okresy.KP44 Automatyczne tworzenie dekretów płacowych w księgowości finansowej. Muszą

być tworzone dekrety na konta rozrachunkowe na podstawie list płac oraz na konta kosztowe na podstawie rozdzielnika kosztowego. Rozdzielnik kosztowy ma być tworzony automatycznie na podstawie godzin zarejestrowanych na poszczególne konta kosztowe.

KP45 W analizach i zestawieniach kadrowo-płacowych musi być dostęp do wszystkich danych wprowadzanych do systemu. Użytkownik musi mieć możliwość definiowania własnych zestawień dla dowolnej grupy pracowników z określeniem kryteriów sumowania i sortowania. Ustawienia powtarzających się zestawień powinny dać się zapisać pod określoną nazwą.

KP46 Możliwość wielowymiarowej analizy danych z obszaru kadrowo-płacowego przy użyciu kostki OLAP. Możliwość prezentacji danych w formie tabeli przestawnej oraz graficznej.Możliwość łatwego przeniesienia danych do MS Excel.

KP47 Możliwość elektronicznego podpisywania i wysyłania do Urzędów Skarbowych dokumentów PIT, prowadzenie rejestru otrzymanych potwierdzeń złożenia dokumentu, rejestru wysłanych dokumentów w wersji przed podpisem i oraz wersji podpisanej.

KP48 Możliwość automatycznego pobierania przez system dokumentu Urzędowego Potwierdzenia Odbioru wysłanej e-deklaracji.

KP49 Możliwość zdefiniowania umowy cywilno-prawnej zbiorczej, niezależnej od list płac z określeniem kwoty umowy zbiorczej oraz projektu i źródła finansowania, której dotyczy. Kontrola przekroczenia kwoty umowy zbiorczej podczas rejestrowania rachunków do umowy.

KP50 Rozliczanie umów cywilno-prawnych (umowy zlecenie, umowy o dzieło) poprzez listę płac z podziałem na:

pracowników własnych i obcych (osoby nie będące pracownikami Instytutu), z różnych źródeł finansowania (np. projekty UE, projekty badawcze, granty), tytuły wypłat (np. naukowo-badawcze, recenzje, poza badawcze), prowadzenie rejestru umów cywilno-prawnych pracowników własnych i obcych, możliwość rozliczania umów cywilno-prawnych w ratach – pilnowanie stanu

rozliczenia umowy,

możliwość rozliczania kilku umów cywilno-prawnych w jednym okresie (z ubezpieczeniem oraz bez ubezpieczenia).

KP51 Możliwość zdefiniowania dowolnych okresów rozliczeniowych.KP52 Możliwość zakwalifikowania przez operatora systemu kadrowo-płacowego godzin

przepracowanych oraz nadgodzin wraz z automatycznym przeniesieniem danych do modułu kadrowo-płacowego.

KP53 Moduł kadrowo-płacowy posiada certyfikat wystawiony przez niezależną jednostkę potwierdzający zgodność z:

ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i

macierzyństwa, przepisami z zakresu zarządzania czasem pracy.

KP54 Współpraca systemu z rejestratorami czasu pracy.KP55 Rejestracja godzin wejścia i wyjścia przy pomocy rejestratorów czasu pracy dla

pracowników, zleceniobiorców oraz osób niezatrudnionych wraz z automatycznym wczytaniem tych danych do modułu kadrowo-płacowego.

Lp. Zarządzanie działalnością badawczą

ZDB1Tworzenie budżetów rzeczowo-finansowych dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

ZDB2Tworzenie kalkulacji i budżetów kosztów oraz rozliczanie przychodów realizowanych zleceń (projektów).

ZDB3Bieżąca kontrola realizacji budżetów wraz z procentowym wskaźnikiem zaawansowania realizacji planu oraz odchyleniami zarówno dla budżetu pierwotnego jak i skorygowanego.

ZDB4Tworzenie zbiorczego budżetu Instytutu na podstawie budżetów poszczególnych komórek organizacyjnych z możliwością rozdzielenia planowanych kosztów ogólnych na zaplanowane projekty według kluczy określonych przez użytkownika.

ZDB5Wielowymiarowe, definiowalne przez użytkownika analizy budżetów i ich realizacji z możliwością eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego.

ZDB6 Budżet i wykonanie udostępniane dla osób upoważnionych.

ZDB7

Pełna ewidencja umów realizowanych przez Instytut, możliwość tworzenia raportów w dowolnej konfiguracji m. innymi według numeru umowy, tematu, stanowiska kosztów, osób odpowiedzialnych za realizację. Podpinanie oraz archiwizacja umów i innych dokumentów w postaci elektronicznej.

ZDB8Możliwość rozliczania umów wszystkich zlecanych i wykonywanych przez Instytut (częściowa realizacja umowy i całkowicie zakończona).

Kartoteka projektówZDB9 Możliwość założenia karty projektu/zadania zawierającej co najmniej informacje:

- tytuł projektu- opis projektu- symbol projektu- zespół projektowy- kierownik projektu- czas trwania projektu- źródło finansowania- status projektu: planowany, otwarty, zamknięty- symbol jednostki

31

- liczba etapów (jeśli dotyczy)- koszty planowane wg rodzaju- kwota ogółem- narzut- planowana data zakończenia pracy (ewentualnie etapu)- data podpisania umowy

ZDB10Możliwość zdefiniowania zadań do każdego projektu w strukturze drzewiastej na co najmniej 6 poziomach.

ZDB11

Dla każdego projektu/zadania powinna być możliwość:Określenia % kosztów pośrednich, zdefiniowania źródła finansowania, utworzenia podziału kosztów wg rodzajów wymaganych przez jednostkę finansującą, przypisania projektu zadania do działu, który projekt/zadanie realizuje, powiązanie projektu/zadania z umową na podstawie, której projekt jest realizowany, określenie czy podatek VAT jest kwalifikowany w projekcie/zadaniu, zdefiniowanie czy można księgować koszty po zamknięciu projektu,Ponadto:- zdefiniowania zespołu projektowego w podziale na role pełnione w projekcie/zadaniu oraz z informacją o części etatu pracownika w danym projekcie, - zdefiniowania daty rozpoczęcia projektu/zadania oraz daty zakończenia projektu/zadania.

ZDB12

Dla każdego projektu/zadania powinna być możliwość określenia budżetów z dokładnością na kategorie kosztów wymaganych przez jednostkę finansującą, możliwość powiazania pozycji kosztowej z pozycją w planie rzeczowo finansowym instytutu.

ZDB13Dla każdego projektu/zadania powinna być możliwość podpięcia umów kooperacyjnych dla projektu/zadania w przypadku wystąpienia kooperacji wraz z informacjami o wartościach i kontrahencie.

ZDB14Dla każdego projektu/zadania powinna być możliwość wyświetlenia aktualnego wykonania budżetów w rozbiciu na miesiące oraz w podziale na zdefiniowane rodzaje kosztów z możliwością „drill down” do poziomu dokumentu źródłowego.

ZDB15Dla każdego projektu/zadania powinna być możliwość zdefiniowania wartości planowanych przychodów.

ZDB16Dla każdego projektu/zadania powinna być możliwość dodania załączników do projektu/zadania w popularnych formatach

Budżetowanie

ZDB17

Osoba odpowiedzialna za proces budżetowania będzie miała możliwość samodzielnego:- budowania modeli danych do zabudżetowania- instalowania zdefiniowanych modeli w hurtowni danych- przygotowania procesu budżetowania- aktualizowania danych oraz elementów wymiarów w hurtowni danych

ZDB18Możliwość opisania poszczególnych elementów w strukturze do budżetowania dodatkowymi informacjami (cechami).

ZDB19 Automatyczne tworzenie dodatkowych modeli do budżetowania, bazujących na modelach podstawowych w oparciu o dodatkowe informacje w nich zapisane, w wyniku czego powinny powstać dodatkowe modele z większą liczbą wymiarów uzupełnione automatycznie.

ZDB20 Samodzielne tworzenie przez osoby odpowiedzialne za proces budżetowania formularzy do wprowadzania danych budżetowych przez użytkowników.

ZDB21 Samodzielne definiowanie przez osoby odpowiedzialne za proces budżetowania harmonogramów budżetowania.

ZDB22 Samodzielne definiowanie przez osoby odpowiedzialne za proces budżetowania zadań

dla poszczególnych osób uczestników procesu budżetowania.ZDB23 Samodzielne wskazywanie przez osoby odpowiedzialne za proces budżetowania

formularzy, w jakich będą wprowadzane dane przez uczestników procesu budżetowania.

ZDB24 Samodzielne definiowanie przez osoby odpowiedzialne za proces budżetowania ram czasowych zadań dla poszczególnych uczestników procesu budżetowania.

ZDB25 Samodzielne definiowanie przez osoby odpowiedzialne za proces budżetowania procesów przetwarzających wprowadzane dane, w celu uzyskania symulacji wyników.

ZDB26 Możliwość tworzenia wielu wersji budżetów.ZDB27 Powiadamianie uczestnika procesu budżetowania o zadaniu budżetowym.ZDB28 Możliwość pobrania formularza do wprowadzenia danych do budżetowania

przez przeglądarkę internetową.ZDB29 Możliwość wprowadzenia danych do budżetu poprzez arkusz kalkulacyjny MS Excel

2007 i wyżej.ZDB30 Bieżąca informacja w systemie o stanie (postępie) procesu budżetowania.ZDB31 Możliwość tworzenia jednego formularza dla wielu uczestników procesu budżetowania.ZDB32 Możliwość zawężania zakresu danych widocznych w formularzu uniwersalnym

dla poszczególnych uczestników budżetowania podczas definiowania zadań dla konkretnych osób.

ZDB33 Możliwość przerywania przez uczestników procesu budżetowania pracy nad arkuszem budżetowym, zapisania wprowadzonych już danych i powrotu do wprowadzania w późniejszym czasie z możliwością pobrania już wprowadzonych danych.

ZDB34 Bieżąca weryfikacja i analiza danych wysyłanych do systemu przez uczestników budżetowania.

ZDB35 Możliwość wprowadzenia w formularzu do wprowadzania danych budżetowych, kolumny z wartościami z poprzedniego roku obrachunkowego.

ZDB36 Możliwość skorzystania podczas tworzenia arkuszy do budżetowania wynagrodzeń z aktualnej listy pracowników podległych kierownikowi wypełniającymi budżet cząstkowy.

ZDB37 Automatycznego tworzenie formularzy do budżetowania wynagrodzeń dla pracowników podległych wybranemu kierownikowi.

ZDB38 Możliwość kopiowania danych pomiędzy modelami do budżetowania.ZDB39 Możliwość wskazania w zadaniach budżetowych osoby wprowadzającej dane

i zatwierdzającej wprowadzone wartości.ZDB40 Możliwość wprowadzania różnych algorytmów dla tej samej pozycji budżetowej

w zależności od wersji planu i wykonania.ZDB41 Tworzenie budżetów operacyjnych.ZDB42 Okresy analityczne: miesiąc, kwartał, rok. Możliwość tworzenia innych okresów

analitycznych niż wymienione.ZDB43 Możliwość definicji słownika MPK w układzie hierarchicznym.ZDB44 Możliwość zdefiniowania struktury organizacyjnej instytutu.ZDB45 Możliwość definiowania projektów wraz z jego etapami (zadaniami).ZDB46 Możliwość łączenia projektów w grupy projektów.ZDB47 Możliwość budżetowania projektów.ZDB48 Możliwość przygotowania szablonu budżetu.ZDB49 Planowanie sprzedaży ilościowe oraz wartościowe.ZDB50 Rozliczenie kosztów poprzez zastosowanie rozdzielników kosztów.ZDB51 Możliwość pracy z kilkoma wersjami budżetu.

Kontrola wykonania budżetu (controlling)ZDB52 Analiza wykonania miesiąc/kwartał narastająco.

33

ZDB53 Możliwość analizy wykonania budżetu.ZDB54 Możliwość dokonywania korekt budżetu.ZDB55 Możliwość analizy porównawczej między wersjami planu.ZDB56 Raportowanie porównawcze planu i wykonania.ZDB57 Raportowanie porównawcze planu i wykonania/ rok do roku.ZDB58 Raporty na MPK plan/wykonanie/%odchylenia.ZDB59 Raporty dla Zarządu w układzie na jednostki organizacyjne.ZDB60 Prognozowanie wykonania planu na koniec okresu analitycznego.ZDB61 Możliwość wykonania sprawozdań finansowych na podstawie danych planowanych.ZDB62 Zestawienia wybranych wskaźników ekonomicznych wykonywanych w oparciu o dane

z wykonania oraz dane planowane:- Analizy porównawcze plan/wykonanie- Realizacja wartościowa umów w podziale na poszczególne działalności, projekty- Analiza porównująca koszty planowane z kosztami rzeczywistymi

ZDB63 Porównanie planów wieloletnich.ZDB64 Ustalenie odchyleń w poszczególnych latach w planie wieloletnim.ZDB65 Analiza odchyleń.ZDB66 Możliwość kontroli budżetu podczas akceptowania wniosków o zapotrzebowanie

zakupu.ZDB67 Możliwość blokady akceptacji wniosków o zapotrzebowanie zakupu w sytuacji

przekroczenia budżetu.ZDB68 W kontroli budżetu powinny być uwzględnione dokumenty: zaakceptowane wnioski

o zapotrzebowanie zakupu, faktury zakupu w obiegu (faktury jeszcze nie zaksięgowane) oraz dokumenty zaksięgowane.

ZDB69 Możliwość samodzielnego tworzenia raportów przez użytkowników.ZDB70 Możliwość generowania raportów przez użytkowników.ZDB71 Możliwość przypisywania raportów do użytkowników.ZDB72 Możliwość udostępniania raportów przez stronę internetową.ZDB73 Możliwość przypisywania uprawnień do danych dla poszczególnych użytkowników

na poziomie poszczególnych elementów wymiarów ( np. do jednego rodzaju wartości i jednego MPK).

ZDB74 Możliwość oglądania raportów w arkuszu kalkulacyjnym Excel 2007 i wyżej.ZDB75 Możliwość oglądania raportowanych danych na urządzeniach mobilnych.ZDB76 Wizualizacja danych w raportach.ZDB77 Definiowanie różnego rodzaju analiz i zestawień ekonomiczno – finansowych w tym

porównania danych z różnych okresów. Analiza wykonania budżetu: według projektów według struktury organizacyjnej według rodzajów według źródeł finansowania

ZDB78 Wszystkie raporty dot. controlingu powinny dawać możliwość wyboru konkretnych komórek organizacyjnych ze struktury organizacyjnej, przedziałów czasowych, syntetyki i analityki kont

ZDB79 Automatyczne pobranie danych (wykonań) do systemu z pozostałych modułów ZSIZ.ZDB80 Weryfikacja automatyczna danych w systemie finansowo-księgowym przez system

controllingowy przed pobraniem danych do systemu controllingowego w zakresie:- Czy wszystkie dokumenty są zaksięgowane- Czy wszystkie dokumenty są zaakceptowane controllingowo- Czy wszystkie dokumenty opisano controllingowo- Czy występuje zgodność pomiędzy wartościami dla controllingu a wartościami

księgowymiZDB81 Możliwość dekretowania controllingowego dokumentów w systemie finansowo-

księgowym.ZDB82 Podgląd na dekretację controllingową dokumentu z poziomu dokumentu księgowego.ZDB83 Powiązanie wymiarów controllingowych z słownikami analitycznymi kont księgowych.ZDB84 Możliwość pogrupowania dekretów controllingowych na grupy i zdefiniowania w

systemie controllingowym mechanizmów sprawdzających zgodność zapisów w grupach zapisami księgowymi na kontach syntetycznych

ZDB85 Możliwość zdefiniowania w systemie controllingowym formuł do automatycznej dekretacji dokumentów z systemu finansowo-księgowego.

ZDB86 Możliwość zdefiniowania w systemie controllingowym formuł do automatycznej dekretacji dokumentów z systemu sprzedażowego.

ZDB87 Możliwość zdefiniowania w systemie controllingowym formuł do automatycznej dekretacji dokumentów z systemu magazynowego.

ZDB88 Możliwość zdefiniowania w systemie controllingowym formuł do automatycznej dekretacji dokumentów z systemu kadrowo płacowego.

ZDB89 Możliwość zdefiniowania w systemie controllingowym formuł do automatycznej dekretacji dokumentów z systemu do ewidencji środków trwałych.

ZDB90 Możliwość zdefiniowania w systemie controllingowym formuł do automatycznej dekretacji dokumentów z systemu kasowego.

ZDB91 Możliwość wskazywania sposobu dekretacji controllingowej dla konkretnych środków trwałych.

ZDB92 Możliwość wskazywania sposobu dekretacji controllingowej dla poszczególnych pracowników.

ZDB93 Możliwość wskazywania sposobu dekretacji controllingowej dla poszczególnych zleceniobiorców.

ZDB94 Utworzenie automatyczne zapisów controllingowych dla dokumentów księgowych z poziomu systemu controllingowego.

ZDB95 Utworzenie automatyczne dekretów controllingowych dla amortyzacji środków trwałych z poziomu systemu controllingowego.

ZDB96 Utworzenie automatyczne dekretów controllingowych dla umów zleceń z poziomu systemu controllingowego.

ZDB97 Utworzenie dekretów controllingowych dla list płac z poziomu systemu controllingowego.

ZDB98 Sprawdzenie wykonania dekretacji księgowej amortyzacji przed pobraniem danych do systemu controllingowego.

ZDB99 Sprawdzenie wykonania dekretacji dokumentów magazynowych przed pobraniem danych do systemu controllingowego.

ZDB100 Sprawdzenie wykonania dekretacji list płac przed pobraniem danych do systemu controllingowego

ZDB101 Sprawdzenie wykonania dekretacji raportów kasowych przed pobraniem danych do systemu controllingowego

ZDB102 Możliwość pobierania automatycznego danych do controllingu z dokumentów magazynowych.

ZDB103 Możliwość pobierania automatycznego danych do controllingu z dokumentów sprzedaży.

ZDB104 Możliwość pobierania automatycznego danych do controllingu z dokumentów związanych z środkami trwałymi.

ZDB105 Możliwość pobierania automatycznego danych do controllingu z dokumentów z systemu kadrowo płacowego.

35

ZDB106 Możliwość pobierania automatycznego danych do controllingu z dokumentów finansowo księgowych.

ZDB107 Możliwość "zejścia" w analizach do poszczególnych zapisów controllingowych składających się na daną pozycję zagregowaną w sprawozdaniu.

ZDB108 Możliwość wprowadzania do systemu wartości pomocniczych, które następnie będą wykorzystywane w przeliczeniach, np. kursu waluty dla całego modelu w jednym zapisie.

ZDB109 Weryfikacja zgodności zapisów księgowych z podziałami controllingowymi.ZDB110 Aktualizacja struktur controllingowych na podstawie kartotek z innych modułów

systemu, np. kontrahentów.ZDB111 Możliwość importu zagregowanych wartości dla controllingu pliku tekstowego.ZDB112 Możliwość agregowania dekretów controllingowych dla dokumentów księgowych.ZDB113 Możliwość agregowania dekretów controllingowych dla list płac.ZDB114 Utworzenie dekretów controllingowych dla planów amortyzacji .ZDB115 Aktualizacja dekretów controllingowych na podstawie wartości pomocniczych

wprowadzanych do systemu, np. kursów walut.ZDB116 Możliwość samodzielnego definiowania przez upoważnionych użytkowników kluczy

podziałowych kosztów w systemie dla controllingu.ZDB117 Możliwość alokacji wartości dla controllingu wybranymi kluczami podziałowymi.ZDB118 Kopiowanie danych pomiędzy wersjami danych.ZDB119 Możliwość pobrania danych dla modelu controllingowego z innych modeli.ZDB120 Możliwość aktualizacja definicji hurtowni danych z poziomu systemu

controllingowego.ZDB121 Możliwość aktualizacja wartości i przetwarzanie kostki danych z poziomu systemu

controllingowego.ZDB122 Możliwość definiowania dodatkowych, niestandardowych formuł przetwarzania danych

w systemie controllingowych.ZDB123 Usuwanie automatycznych dekretów controllingowych dla dokumentów księgowych

z poziomu systemu controllingowego.ZDB124 Możliwość usuwania wartości zagregowanych dla modelu z poziomu systemu

controllingowego.ZDB125 Możliwość wycofywania akceptacji dekretów controllingowych dla dokumentów z

poziomu systemu controllingowego.ZDB126 Możliwość oglądania dokumentów księgowych z poziomu systemu controllingowego.ZDB127 Możliwość nakładania filtrów na przeglądane dokumenty księgowe w zależności od

statusu w systemie controllingowym.ZDB128 Możliwość wyświetlania informacji o dokumentach źródłowych na podstawie których

zaprezentowana została wartość wykonania budżetu.

Lp. Serwis Pracowniczy

SP1Dostęp do serwisu pracowniczego powinien być realizowany poprzez przeglądarkę internetową. Dostęp dla wszystkich pracowników Instytutu.

SP2 Możliwość podglądu przez pracownika swoich danych kadrowych i płacowych w tym co najmniej:

danych kadrowych, karty urlopowej z historią wykorzystania urlopów, karty zarobkowej, ubezpieczeniowej, podatkowej, planu urlopowego,

powierzonego majątku trwałego, czasu pracy, zaliczek, załączników, które zostały zeskanowane i podłączone przez Dział Kadr

do kartoteki pracownika (np. umowa o pracę, świadectwa, uprawnienia itd.).

SP3

Możliwość podglądu i wydruku przez pracownika: paska płacowego, dokumentu RMUA, PIT-11

SP4

Możliwość złożenia przez pracownika w formie elektronicznej wniosku o urlop, planu urlopowego

wraz z elektroniczną akceptacją przez przełożonego (elektroniczny obieg wniosku o urlop oraz plan urlopowy).

Lp. FakturowanieF1 Możliwość wystawienia faktury sprzedaży.F2 Prowadzenie słownika usług.F3 Możliwość wystawienia faktury proforma.F4 Wystawianie faktury zaliczkowej.F5 Automatyczne powiązanie faktury zaliczkowej z fakturą końcową.F6 Rozliczanie zaliczek wraz z automatyczną informacją na fakturze o rozlicznych zaliczkach i

automatycznym przeksięgowaniem kwoty zaliczki z przychodów przyszłych okresów w odpowiednie przychody.

F7 Możliwość wystawiania duplikatu faktury.

F8

Automatyczne generowanie na życzenie operatora wystawiającego fakturę płatną gotówką dokumentu KP. Wygenerowany dokument KP jako niezaakceptowany nie powinien powodować zmiany salda kasy. Operacja przyjęcia gotówki przez kasjera i zaakceptowania dokumentu KP powodować będzie aktualizację salda kasy. Możliwość wyświetlenia powiązania pomiędzy fakturą gotówką a wygenerowanym do niej dokumentem KP.

F9 Wystawianie faktur sprzedaży w walucie obcej.F10 Wystawianie faktur sprzedaży w walucie obcej wg zadanego ręcznie kursu waluty.

F11Wystawianie faktur sprzedaży w walucie obcej wg kursu waluty pobranego z tabeli kursów prowadzonej w systemie.

F12Możliwość wydrukowania faktury sprzedaży, zaliczkowej oraz faktury sprzedaży w walucie obcej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

F13Wystawianie faktury korygującej ze względu na zmianę ceny, zarówno jej podwyższenie jak i obniżenie.

F14Wystawianie faktury korygującej ze względu na zmianę ilości usług, zarówno w górę jak i w dół.

F15Wystawianie faktury korygującej w związku ze zmianą parametrów innych niż ilość lub wartość, takich jak np. dane kontrahenta.

F16Możliwość wydrukowania korekty faktury sprzedaży zgodnie z obowiązującymi przepisami.

F17Możliwość zdefiniowania przez użytkownika rodzajów dokumentów sprzedaży np.: faktury VAT, faktury VAT korygujące, faktury proforma, dokumenty potwierdzające transakcje wewnątrz unii i eksportowe.

37

F18Możliwość zdefiniowania przez użytkownika rodzajów i terminów płatności oraz numery rachunków bankowych.

F19Wystawianie dokumentów sprzedaży w językach i walutach obcych według zdefiniowanych przez użytkownika szablonów dokumentów.

F20 Automatyczne ujmowanie dokumentu sprzedaży w rozrachunkach i rejestrach VAT.F21 Możliwość kopiowania faktur z miesiąca na miesiąc.F22 Możliwość zdefiniowania szablonów faktur.

Lp. Elektroniczny obieg wniosku o zapotrzebowanie zakupu i faktury zakupu

EOW1

Dwuetapowe rejestrowanie dokumentów zakupu tj. faktury zakupu. I etap: rejestracja dokumentu faktury zakupu wpływających do Instytutu. Termin płatności zarejestrowanego dokumentu powinien być widoczny w systemie bez konieczności dekretacji. Do zarejestrowanego dokumentu powinna być możliwość podpięcia skanu dokumentu. II etap: dekretacja na odpowiednie konta. W trakcie dekretacji dostępny podgląd skanu dokumentu.

EOW2 Rejestrowanie faktury zakupu, poprzedzone elektronicznym obiegiem wniosku o zapotrzebowanie zakupu. Możliwość kontroli wpływu dokonania zakupu na budżet projektu czy umowy. Możliwość kontroli wpływu dokonania zakupu na budżet umowy zgodnie z Ustawą o Zamówieniach Publicznych. Powyższa kontrola ma uwzględniać zarówno dokumenty zaksięgowane, dokumenty w obiegu jak i wnioski o zapotrzebowanie zakupu. Opisanie wniosku o zapotrzebowanie zakupu zgodnie z wymaganymi przez Instytut informacjami tj. co najmniej jednostka organizacyjna, projekt, pozycja kosztowa, źródło finansowania. Powiązanie wniosku o zapotrzebowanie zakupu z fakturą zakupu. Zadekretowanie faktury zakupu na odpowiednie konta wynikające z wprowadzonego podczas elektronicznego obiegu opisu.

EOW3 Definiowanie przez użytkownika systemu różnych typów wniosków o zapotrzebowanie zakupu oraz różnych typów faktur zakupu.

EOW4 Możliwość definiowania dla poszczególnych typów wniosków o zapotrzebowanie zakupu oraz faktur zakupu wymagalnych danych do wprowadzenia przez użytkownika.

EOW5 Możliwość wprowadzenia na wniosku o zapotrzebowanie zakupu co najmniej:- wartości netto i brutto- zakresu dat- kontrahenta- pracownika- kodu materiału z systemu magazynowego- ilości- jednostki organizacyjnej- projektu- umowy- źródła finansowania

Możliwość wprowadzenia na fakturze zakupu co najmniej:- wartości netto, VAT, brutto- daty wystawienia,- daty płatności,- kontrahenta.- skanu faktury.

EOW6 Możliwość wprowadzenia formuły sprawdzającej czy wypełnione zostały prawidłowo wszystkie wymagane pola na wniosku o zapotrzebowanie zakupu oraz fakturze zakupu.

EOW7 Możliwość określenia różnej procedury elektronicznego obiegu dla różnych typów wniosków o zapotrzebowanie zakupu czy różnych typów faktur zakupu oraz dowolnej ilości etapów elektronicznego obiegu.

EOW8 Możliwość wprowadzania przez operatora akceptującego opisów słownych do wniosków o zapotrzebowanie zakupu oraz faktury zakupu na poszczególnych etapach elektronicznego obiegu.

EOW9 Wniosek o zapotrzebowanie zakupu oraz faktura zakupu powinny być identyfikowane w systemie co najmniej przez unikany numeru (ID dokumentu) nadawany przez system bez możliwości jego zmiany przez użytkownika.

EOW10 Możliwość określenia dla różnych typów faktur zakupu - na potrzeby automatycznej dekretacji - różnego rejestru księgowego oraz rodzaju dokumentu księgowego.

EOW11 Możliwość wprowadzenia formuły do wykonania przez system w przypadku akceptacji, odrzucenia czy wycofania dokumentu w elektronicznym obiegu.

EOW12 Możliwość akceptowania lub odrzucenia wniosku o zapotrzebowanie zakupu czy faktury zakupu przez wskazane osoby na poszczególnych etapach.Możliwość odrzucania opisywanego dokumentu do poprzedniego etapu lub do początku obiegu.

EOW13 Możliwość wskazania jednej bądź wielu osób do akceptacji na danym etapie.Możliwość wprowadzenia na danym etapie obowiązku akceptacji dokumentu przez kilka osób, aby przeszedł on do kolejnego etapu.

EOW14 Możliwość automatycznego wyboru operatora akceptującego dokument poprzez wprowadzenie odpowiedniej formuły.

EOW15 Możliwość wskazania podpowiadanej domyślnej grupy użytkowników do akceptacji dla danego etapu obiegu.

EOW16 Kontrola budżetu projektu/umowy/zadania tj. czy akceptowany wniosek o zapotrzebowanie zakupu nie przekracza budżetu, poprzez sprawdzenie kwoty wynikającej z innych złożonych wcześniej wniosków o zapotrzebowanie zakupu, faktur w obiegu (niezaksięgowanych) oraz dokumentów zaksięgowanych. Możliwość wskazania różnych parametrów dla kontroli budżetu, w tym wartości procentowych oraz kwotowych.

EOW17 Możliwość blokowania akceptacji zapotrzebowań przekraczających budżet.EOW18 Możliwość wprowadzania limitów kwotowych dla operatorów, do których mają prawo

akceptować wnioski o zapotrzebowanie zakupu.EOW19 Możliwość wysyłania powiadomień mailowych w przypadku akceptacji wniosku

o zapotrzebowanie zakupu przekraczającego budżet zarówno wartościowo jaki i ilościowo.

EOW20 Powiązanie wniosku o zapotrzebowanie zakupu z fakturą zakupu, która dotyczy realizacji wniosku o zapotrzebowanie zakupu.

EOW21 Kontrola budżetu projektu/umowy/zadania tj. czy akceptowana faktura zakupu nie przekracza budżetu, poprzez sprawdzenie kwoty wynikającej z innych złożonych wcześniej faktur zakupu w obiegu i dokumentów zaksięgowanych.

EOW22 Możliwość wprowadzania limitów kwotowych dla operatorów, do których mają prawo akceptować faktury zakupu.

EOW23 Możliwość blokowania akceptacji faktur w obiegu przekraczających budżet.EOW24 Możliwość wysyłania powiadomień mailowych w przypadku akceptacji faktury zakupu

przekraczającej budżet projektu/umowy/zadania zarówno wartościowo jaki i ilościowo.EOW25 Możliwość ewidencji przetargów wraz z informacją szczegółową jakiego

przedmiotu/usługi dotyczą (w oparciu o słownik CPV).EOW26 Możliwość ewidencji umów oraz pozycji umów opartych na słownikach CPV. Dodatkowo

umożliwienie kontroli wykorzystania umowy w zakresie ilości, kwoty oraz terminów ważności umów.

39

Lp. Elektroniczny obieg karty czasu pracy

EKP1Dostęp do modułu elektronicznego obiegu karty czasu pracy realizowane poprzez przeglądarkę internetową. Dostęp dla wszystkich pracowników Instytutu uczestniczących w procesie ewidencji, rozliczania i akceptacji kart czasu pracy.

EKP2 Ewidencja czasu pracy poszczególnych pracowników z uwzględnieniem podziału na projekty, zadania czy tematy.

EKP3 Automatyczne uzupełnianie karty pracy nieobecnościami na podstawie nieobecności wprowadzonych w kadrach.

EKP4 Kontrola ilości zaewidencjonowanych godzin z ilością godzin w miesiącu oraz wymiarem etatu pracownika.

EKP5 Akceptacja karty czasu pracy powinna odbywać się elektronicznie wg zdefiniowanej w systemie procedury.

EKP6 Możliwość akceptacji karty pracy przez zastępcę osoby odpowiedzialnej (kierownika zadania itp.)

EKP7 Możliwość skopiowania karty z poprzedniego miesiąca.EKP8 Możliwość wprowadzenia korekty do kart czasu pracyEKP9 Wydruk karty, pojedynczy lub zbiorczy.

EKP10 Historia obiegu karty.

EKP11 Automatyczne przeniesienie godzin do ewidencji kadrowej celem uwzględnienia w naliczeniu list płac.

EKP12 Możliwość podglądu swoich kart czasu pracy przez pracownika.

Lp. Elektroniczny obieg wniosku o delegację i rozliczenie delegacjiWD1 Dostęp do funkcjonalności elektronicznego obiegu wniosku o delegację, wniosku o zaliczkę

na delegację, rozliczenie delegacji realizowane poprzez przeglądarkę internetową.Dostęp dla wszystkich pracowników Instytutu uczestniczących w procesie składania wniosków o delegację, akceptacji wniosków, akceptacji kosztów delegacji.

WD2 Możliwość złożenia przez pracownika w sposób elektroniczny wniosku o delegację krajową lub zagraniczną oraz wniosku o zaliczkę na delegację. Przy wprowadzaniu wniosku alert w przypadku przekroczenia budżetu oraz podgląd na stan aktualnego budżetu.

WD3 Złożony przez pracownika wniosek o delegację oprócz danych wymaganych prawem powinien zawierać co najmniej informacje dotyczące projektu/umowy, struktury organizacyjnej, pozycji kosztowej, źródła finansowania.

WD4 Elektroniczny obieg wniosku o delegację krajową oraz wniosku o delegację zagraniczną musi uwzględniać obowiązujące w Instytucie procedury akceptacji (procedura standardowa oraz procedura uproszczona stosowana w wyjątkowych sytuacjach).

WD5 Elektroniczny obieg anulowania zatwierdzonego wniosku o delegację musi uwzględniać obowiązujące w Instytucie procedury.

WD6 Dostarczenie dla osoby akceptującej wniosek o delegację potrzebnych informacji do podjęcia decyzji o akceptacji tj. dostarczenie informacji czy akceptowany właśnie wniosek o delegację spowoduje (lub nie spowoduje) przekroczenie budżetu projektu, którego dotyczy wniosek.

WD7 W momencie zatwierdzenia wniosku o delegację, automatyczne uzupełnienie kartoteki nieobecności pracownika, która prowadzona jest w programie kadrowym informacją o terminie wyjazdu służbowego.

WD8 W momencie anulowania wniosku o delegację, automatyczne usunięcie z kartoteki nieobecności pracownika, prowadzonej w programie kadrowym informacji o terminie wyjazdu służbowego.

WD9 Możliwość wprowadzenia delegacji na podstawie zatwierdzonego wniosku o delegację.

WD10 Możliwość wprowadzenia przez pracownika danych odbytej delegacji wraz z możliwością podpięcia skanów np. faktur, biletów i innych poniesionych wydatków podczas delegacji.

WD11 Automatyczne naliczenie diety dla delegacji (krajowej i zagranicznej).

WD12 Rozliczenie delegacji powinno uwzględniać pobrane przez pracownika zaliczki.

WD13 Automatyczne dekretowanie delegacji do systemu finansowo-księgowego (krajowej i zagranicznej).

WD14 Możliwość wydrukowania przez pracownika druku delegacji.

WD15 Numeracja wniosków o delegację oraz rozliczeń delegacji powinna być prowadzona z zachowaniem powiązań między wnioskiem a rozliczeniem.

Lp. Elektroniczny sekretariatES1 Gromadzenie w formie elektronicznej przychodzących i wychodzących pism zewnętrznych

i wewnętrznych (pisma zewnętrzne np. od kontrahentów, instytucji, urzędów itd., pisma wewnętrzne: np. rozporządzenia, komunikaty itd.). Rejestracja pism (opisywanie: nadawca, data pisma, data wpływu, krótkie streszczenie czego dotyczy)

ES2 Dystrybucja wśród pracowników informacji o pismach tj. udostępnienie osobie zainteresowanej pisma w formie elektronicznej (zeskanowanej), podpinanie do pisma załączników, możliwość określenia uprawnień pracowników do pism.

ES3 Możliwość nadania statusu pisma: rejestracja, przesłanie do przyjęcia, realizacja, przesłanie do zakończenia, zakończone.

ES4 Możliwość elektronicznego obiegu pisma np. skierowania go do innego pracownika celem uzyskania konsultacji, dekretacja pism (jeden odbiorca główny i ewentualnie inni DW).

ES5 Możliwość śledzenia danych o piśmie, komentarzy poszczególnych pracowników biorących udział w obiegu pisma, śledzenie zmian statusów pisma.

ES6 Dostęp dla pracowników do pism realizowane poprzez przeglądarkę internetową.

ES7 Integracja skrzynki pocztowej Instytutu ze skrzynką ePUAP.

ES8 Możliwość odznaczenia pilności sprawy, wyznaczenia terminu załatwienia sprawy.

ES9 Wyszukiwanie pism po dacie wpływu, nadawcy/odbiorcy, po frazie itp.

Lp. Architektura i platforma systemowa

APS1Oferowane rozwiązanie będzie w pełni zintegrowane, pracujące w oparciu o środowisko bazodanowe.

APS2Wszystkie dane w systemie muszą być przechowywane w relacyjnej bazie danych. Preferowany system bazodanowy wykorzystywany w IOŚ – PIB. Specyfikacja systemu opisana jest na końcu niniejszego załącznika..

APS3System operacyjny serwera: Windows Server 2008 (lub nowszy serwer z rodziny Windows) lub Linux. Dopuszczalna jest także implementacja w oparciu o więcej niż jeden serwer, w tym także Windows Server i Linux w jednym rozwiązaniu.

APS4

System operacyjny stacji roboczych: Windows XP/Vista/7/8/10 lub Linux z interfejsem graficznym opartym na X Windows System. Dodatkowo wybór systemu operacyjnego serwera nie powinien ograniczać wyboru systemu operacyjnego stacji roboczych dla podstawowych funkcjonalności aplikacji.

41

APS5Oferowane rozwiązanie musi mieć możliwość pracy zdalnej z wykorzystaniem protokołu VPN.

APS6

Oferowane rozwiązanie musi mieć możliwość pracy w sieci rozległej, także przy wykorzystaniu łączy o niskiej przepustowości. Do pracy w sieci rozległej w środowisku graficznym nie powinno być wymagane dodatkowe oprogramowanie wspomagające pracę terminalową.

APS7Oprogramowanie serwera baz danych musi pracować zarówno pod kontrolą 32-bitowych jak i 64-bitowych systemów operacyjnych. Wybór w tym zakresie zostanie dokonany przez Zamawiającego.

APS8 Baza danych musi zapewnić możliwość przechowywania minimum 1TB danych.

APS9System bazy danych musi umożliwiać podłączenie wielu baz danych do jednej instancji serwera baz danych.

APS10System baz danych umożliwia rozdzielenie plików bazy danych na różne dyski. W szczególności dotyczy to rozdzielnych zestawów danych, jak dane produkcyjne, dane testowe.

APS11 Oferowane rozwiązanie musi umożliwiać budowę hurtowni danych.

APS12Oferowane rozwiązanie musi zawierać możliwość przeprowadzania analiz, w tym analiz przy użyciu kostek OLAP. Dodatkowo oferowane rozwiązanie powinno mieć możliwość użycia mechanizmów typu ETL w celu sprawnego zasilania danymi do analiz.

APS13Oferowane rozwiązanie musi zapewniać współpracę z oprogramowaniem biurowym: Microsoft Office 2007 lub nowsze.

APS14Oferowane rozwiązanie musi umożliwiać tworzenie portali firmowych dostępnych w sieci Internet/Intranet przy wykorzystaniu aplikacji webowych typu Content Management System.

APS15Portale firmowe powinny mieć możliwość udostępniania funkcjonalności i danych z zasobów systemu ZSIZ.

APS16W przypadku użycia rozwiązań opartych o przeglądarkę internetową oferowane rozwiązanie powinno poprawnie działać na najnowszych wersjach przeglądarek internetowych Internet Explorer, Firefox, Chrome, Edge.

APS17

Oferowane rozwiązanie musi zapewniać możliwość otwierania plików załączonych do ZSIZ za pomocą domyślnie skojarzonych z nimi programów. W szczególności dotyczy to dokumentów tekstowych, plików graficznych, arkuszy kalkulacyjnych, archiwów (ZIP, RAR, 7ZIP), dokumentów w formacie PDF.

APS18Oferowane rozwiązanie powinno zapewniać możliwość eksportu danych do plików. W szczególności powinny być obsługiwane pliki w formatach TXT, CSV, XLS, XLSX, XML, PDF, HTML, HTMLX.

APS19Oferowane rozwiązanie powinno zapewniać możliwość importu danych z plików. W szczególności powinny być obsługiwane pliki w formatach TXT, CSV, XML.

APS20Oferowane rozwiązanie powinno zapewniać możliwość generowania kodów 2D (kodów kreskowych) jak i 3D (QR Code). Dodatkowo powinna być możliwość odczytywania (lub współpracy z zewnętrznymi urządzeniami odczytującymi) takich kodów.

Dostęp do danych i funkcji

APS21Każdy użytkownik systemu musi posiadać konto identyfikowane przez unikalny identyfikator.

APS22 Użytkownik systemu musi być uwierzytelniany poprzez podanie hasła.

APS23

W przypadku uwierzytelniania za pomocą hasła, oferowane rozwiązanie musi umożliwiać zastosowanie dodatkowych mechanizmów „silnego hasła”. W szczególności powinny być dostępne funkcjonalności:- wymuszenie odpowiedniej budowy hasła,- definiowanie okresu ważności hasła,- wymuszanie zmiany hasła po jego upływie okresu ważności,- wymuszenie, aby hasło istotnie różniło się od określonej liczby poprzednich haseł.

APS24

W przypadku uwierzytelniania za pomocą hasła i zastosowania „silnego hasła” dostarczone rozwiązanie powinno spełniać wytyczne dotyczące bezpieczeństwa określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku, co najmniej na poziomie wysokim (hasło 8 znakowe, zawierające małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne, wymuszenie zmiany nie rzadziej niż co 30 dni).

APS25Użytkownik systemu może być uwierzytelniany również przy użyciu silnych metod kryptograficznych. W szczególności oferowane rozwiązanie powinno umożliwiać użycie do uwierzytelniania karty SmartCard lub tokenu z kluczem prywatnym użytkownika.

APS26Użytkownik systemu powinien być uwierzytelniany przy użyciu mechanizmów Active Directory.

APS27 W systemie powinna być możliwość zdefiniowana dowolnej liczby kont użytkowników.

APS28 W systemie powinna być możliwość definiowania grup użytkowników.

APS29 W systemie powinna być możliwość przypisania użytkownika do więcej niż jednej grupy.

APS30W systemie powinna być możliwość definiowania uprawnień do poszczególnych funkcji i elementów systemu dla grupy użytkowników.

APS31W przypadku przypisania użytkownika do więcej niż jednej grupy, jego uprawnienia są sumą logiczną uprawnień wynikających ze wszystkich grup, do których użytkownik należy.

APS32Uprawnienia użytkownika systemu można wyrazić poprzez zabranie lub nadanie dostępudo poszczególnych funkcji i elementów systemu.

APS33Dostęp do danych w bazie danych musi być możliwy przy użyciu co najmniej sterowników ODBC i JDBC.

Bezpieczeństwo danych

APS34

Oferowane rozwiązanie musi posiadać możliwość rejestracji wszystkich prób uwierzytelniania. Dotyczy to zarówno prób udanych, jak i nieudanych. Minimalny zestaw rejestrowanych danych powinien zawierać:- datę i czas zdarzenia- nazwę użytkownika- rodzaj zdarzenia- nazwa i adres IP terminala (hosta).

APS35Oferowane rozwiązanie musi mieć możliwość wykonywania kopii zapasowej systemu bez konieczności użycia dedykowanego oprogramowania, poprzez wykonanie kopii struktury katalogów i plików należących do ZSIZ.

APS36Oferowane rozwiązanie musi mieć możliwość odtworzenia całości lub części danych z kopii zapasowej. W przypadku częściowego odtworzenia, zapewnienie mechanizmów sprawdzających integralność całości danych po odtworzeniu.

43

APS37

Oferowane rozwiązanie musi zapewnić rejestrowanie wszystkich błędów systemu w logach. Minimalny zestaw rejestrowanych danych powinien zawierać:- datę i czas zdarzenia- identyfikator błędu- opis błędu- kontekst wystąpienia błędu.

APS38

Oferowane rozwiązanie musi zapewnić możliwość rejestrowania modyfikacji danych w systemie. Minimalny zestaw rejestrowanych danych powinien zawierać:- datę i czas zdarzenia,- nazwę użytkownika,- rodzaj zmiany (dodanie, modyfikacja, usunięcie),- parametry zmiany (jakie dane zostały zmienione).

APS39

Oferowane rozwiązanie musi umożliwiać składnie bezpiecznego podpisu elektronicznego, przy użyciu certyfikatu elektronicznego, także kwalifikowanego. W szczególności taka możliwość powinna być zapewniona dla podpisywania i wysyłania deklaracji podatkowych (np. e-deklaracji VAT, PIT, JPK).

APS40Oferowane rozwiązanie musi umożliwiać szyfrowanie połączenia pomiędzy serwerem a klientem za pomocą protokołu SSL.

APS41

W oferowanym rozwiązaniu w przypadku pracy zdalnej, komunikacja pomiędzy serwerem a klientem musi odbywać się za pomocą protokołu TCP/IP. Ponadto liczba i numery wykorzystywanych portów muszą być dokładnie określone i konfigurowalne (np. na firewall-u).

APS42

Wszystkie dane w systemie muszą być przechowywane w relacyjnej bazie danych. System bazodanowy powinien zapewnić mechanizmy zachowania integralności danych zarówno fizycznych (pliki danych na nośniku), jak i logicznych (utrzymanie relacji, kryteria poprawności danych).

APS43System bazodanowy musi zapewniać mechanizmy obsługi jednoczesnego dostępu wielu klientów, w tym mechanizmy transakcyjne zgodne z kryteriami ACID oraz blokowanie danych na poziomie tabel i/lub rekordów.

APS44

Oferowane rozwiązanie musi zawierać mechanizmy obsługi wielodostępności i wielostanowiskowości. W szczególności dotyczy to kontroli współużytkowania danych i dokumentów, obsługę konfliktów, korzystania z tych samych danych przez więcej niż jednego użytkownika.

APS45Oprogramowanie bazy danych powinno zapewnić metody i/lub narzędzia pozwalające administratorowi na „tuning” bazy danych. W szczególności poprawnie skonfigurowana baza danych powinna być bezobsługowa.

Wymagania dotyczące interfejsu i ergonomii

APS46Oferowany system musi posiadać okienkowy interfejs graficzny, przy czym wygląd interfejsu na platformie Windows i Linux powinien być identyczny funkcjonalnie z uwzględnieniem różnic w obsłudze każdego z tych systemów operacyjnych.

APS47Wszystkie elementy tekstowe interfejsu użytkownika oferowanego systemu muszą być w języku polskim. W szczególności dotyczy to także wszystkich komunikatów widocznych dla użytkownika.

APS48Wszystkie komunikaty o błędach widoczne dla użytkownika powinny być wyświetlane w języku polskim, a także być przejrzyste i zwięzłe.

APS49Oferowany system w zakresie swojej funkcjonalności powinien zawierać kontekstowy system pomocy w języku polskim. System pomocy powinien mieć możliwość wyszukiwania kontekstowego oraz według haseł (indeksu).

APS50

Oferowany system powinien umożliwiać wprowadzanie, przechowywanie i pracę na danych w różnych językach. Wymaganie dotyczy także raportowania. Minimalny zestaw obsługiwanych języków powinien zawierać wszystkie języki oparte na alfabecie łacińskim z dodatkowymi znakami specyficznymi dla tych języków, alfabecie greckim i cyrylicy.

APS51Oferowany system powinien umożliwiać tworzenie skrótów do najczęściej używanych funkcji programu. Dodatkowo zbiory takich skrótów powinny być zapamiętywane indywidualnie dla każdego użytkownika.

APS52Oferowane rozwiązanie powinno zapewniać powiązanie logiczne danych pomiędzy poszczególnymi modułami systemu. Przez powiązanie logiczne rozumie się także wykorzystywanie wspólnych danych (np. słowniki).

APS53

Oferowany system powinien sygnalizować przypadki wykonywania operacji długotrwałych. Minimalny sposób sygnalizacji to zmiana wskaźnika na „zajętość”. W przypadku operacji, których stan zaawansowania jest określony, dopuszcza się sygnalizację za pomocą wskaźnika (paska) postępu.

APS54

Oferowane rozwiązanie powinno wykonywać wszystkie swoje funkcje samodzielnie. W przypadku konieczności zakupu dodatkowego oprogramowania, jego cena powinna być uwzględniona w cenie oferty. Warunek ten nie dotyczy posiadanego już oprogramowania przez Zamawiającego (np. pakiet Microsoft Office).

APS55

Zamawiający dopuszcza utrzymywanie testowego zestawu danych (lub testowej kopii całego rozwiązania ZSIZ) np. w celach sprawdzenia skutków wykonania określonej funkcji (np. przy wprowadzeniu/modyfikacji funkcjonalności systemu, wykonaniu nieodwracalnej operacji na danych itp.).

APS56Oferent zapewnia dokumentację w języku polskim (co najmniej w wersji elektronicznej na nośniku CD/DVD) pozwalającą na samodzielne zapoznanie się i naukę obsługi każdego modułu rozwiązania.

Raportowanie i prezentacja danych

APS57Oferowany system musi umożliwiać drukowanie na typowych formatach arkusza (A3, A4).

APS58 Oferowany system musi umożliwiać drukowanie na papierze ciągłym.

APS59Oferowany system musi umożliwiać drukowanie do pliku. Minimalny zestaw obsługiwanych formatów powinien zawierać plik tekstowy i PDF.

APS60

Oferowany system musi umożliwiać podgląd wydruku na ekranie z możliwością przeglądania wszystkich stron raportu w wyglądzie identycznym z docelowym z możliwością przeszukiwania i kopiowania jego fragmentów (do schowka). Dodatkowo powinna być możliwość rezygnacji z wydruku na drukarce z poziomu podglądu wydruku.

APS61Oferowany system musi umożliwiać udostępnienie danych dla użycia zewnętrznych generatorów raportów (np. Crystal Reports).

APS62Oferowany system musi umożliwiać graficzną prezentację danych. Prezentacja graficzna powinna korzystać z typowych form prezentacji, takich jak wykresy liniowe, słupkowe itp. Dopuszczalne są także wskaźniki typu KPI czy miernik wychyłowy.

45

APS63Oferowanie rozwiązanie we wszystkich podstawowych modułach powinno stosować jednakowe i spójne rozwiązania interfejsu. W szczególności wspólne funkcje poszczególnych modułów powinny mieć identyczne nazwy i sposób obsługi.

APS64Oferowany system powinien udostępniać możliwość umieszczania podsumowań wartości kolumn w przypadku wyświetlania danych liczbowych.

APS65

Oferowany system musi umożliwiać filtrowanie wyświetlanych danych. Filtrowanie danych może być także uwzględniane w wydrukach i raportach. Powinna być możliwość interakcyjnego definiowania filtrów przez użytkownika, jak i możliwość definiowania zaawansowanych filtrów z poziomu logiki biznesowej systemu.

Specyfikacja techniczna serwera dedykowanego dla utrzymania zamawianego system ZSIZ posiadanego przez Zamawiającego.

Serwer Dell PowerEdge R630 o parametrach:a) Procesor - 2x Intel Xeon E5-2630 v3b) Pamięć RAM – 64 GBc) HDD1 - 5x 120GB Solid State Drive działające w RAID 5 przeznaczone na dane systemu

bazodanowegod) HDD2 - 5x 1,2TB SAS 12Gb/s 10tys.obr./min działające w RAID 5 przeznaczone na system

operacyjny oraz dane bazodanoweSerwer działający pod kontrolą systemu operacyjnego Windows Server 2016 w domenie ActiveDirectory z systemem bazodanowym Microsoft SQL Server 2016 Std z 25 licencjami dostępowymi CAL.

Załącznik nr 2 do SIWZ

OFERTA WYKONAWCY

………………………………….Pieczęć Wykonawcy

Nazwa Wykonawcy: ____________________________________________________________________

Adres:________________________________________________________________________________

Telefon: __________________ Fax: ___________________________ Adres email:_________________

Osoba/osoby uprawnione do reprezentacji:

_____________________________________________________________________________________

W związku z treścią ogłoszenia o zamówieniu w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania ERP dla Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego w Warszawie, numer postępowania PZ/2/2017. I. Oferuje/my wykonanie przedmiotu zamówienia, o którym mowa w SIWZ za:

Łączną cenę:

……………………………………………………………zł netto

słownie: ………………………………………………………………………..…………………………..

stawka podatku VAT ……...% tj. …………………………… zł

słownie: ………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………zł brutto

słownie: ………………………………………………………………………..…………………………….

Cena za 1 godzinę szkolenia w formie warsztatów, o którym mowa w §.13 ust. 4 Umowy wynosi:

………………………….. złotych netto

słownie: ……………………………………………………………………………………………………..

stawka podatku VAT ……….. %, tj. …………………...... zł

………………………………………………………….. zł brutto

słownie: …………………………………………………………..………………………………………….(Kwota podawana jest w celu określenia wysokości wynagrodzenia za szkolenia w przypadku zmniejszenia liczby godzin z wymaganych 300).

II. Oświadczam/my, że:

1. Oświadczam/my, że wykonamy zamówienie w terminie 48 miesięcy od dnia podpisania umowy.2. Zobowiązujemy się do zawarcia umowy na warunkach opisanych w SIWZ.3. Zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług obowiązek odprowadzenia podatku VAT leży

po stronie Wykonawcy/Zamawiającego*.

47

4. Uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w SIWZ tj. 30 dni od upływu terminu składania ofert.

5. Usługi wymienione poniżej realizowane będą z pomocą Podwykonawcy/ Podwykonawców**:

Podwykonawca 1 …………………………………………………….………………………………

nazwa firmy, siedziba podwykonawcy

zakres prac / czynności związanych z wykonywaniem przedmiotu umowy:

………………………………………………………………………………………

Podwykonawca 2 ……………………………………………….………………………………

nazwa firmy, siedziba podwykonawcy

zakres prac / czynności związanych z wykonywaniem przedmiotu umowy:

………………………………………………………………………………………

6. Podmiot składający ofertę jest małym / średnim przedsiębiorcą: TAK / NIE***.

DATA PODPIS

....................................... ..............................................................

* niepotrzebne skreślić, jeżeli Wykonawca nie dokona skreślenia Zamawiający uzna, że obowiązek podatkowy leży po stronie Wykonawcy

** w przypadku nieokreślenia lub nie uzupełnienia informacji o Podwykonawcy, Zamawiający uzna, iż Wykonawca będzie realizował zamówienie własnymi siłami

*** niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 3 do SIWZ

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

………………………………..Pieczęć Wykonawcy

Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania ERP dla Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego w Warszawie, numer postępowania PZ/2/2017.

ja ……………………………………………………………………………………………….……….…...………………………………………………………………………………………………….……………

(imię i nazwisko)ja………………………………………………………………………………………………………….…..…………………………………………………………………………………………………..…………....

(imię i nazwisko)reprezentując …………………………………………………………………………..………..........................................

(nazwa firmy lub osoby fizycznej)……………………………………………………………………………………..……………..…………jako wpisany(-ni) w rejestrze lub upoważniony(-ni) na piśmie ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..........................................................................................................................oświadczam (my), że na dzień składania ofert Wykonawca:

1. spełnia warunki udziału w ww. postępowaniu oraz nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust 1 pkt 12-23 oraz art. 24 ust. 5 pkt 1 i pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych;

2. w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych przez Zamawiającego

w pkt III ppkt 1 SIWZ, polegam na zasobach następującego/ych podmiotu/ów:

……………………………………………………………………….

..…………………………………………………………………………………………………………,

w następującym zakresie:………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………… (wskazać podmiot i określić odpowiedni zakres dla wskazanego podmiotu).

3. Podmiot/ podmioty wymienione w pkt 2 spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12-23 oraz art. 24 ust. 5 pkt 1 i pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych.

_____________________________

DATA i PODPIS

Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art.

…………. Ustawy (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 24 ust. 1 pkt 13-14, 16-20

lub art. 24 ust. 5 pkt 1 Ustawy). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art.

24 ust. 8 Ustawy podjąłem następujące środki naprawcze:

………………………………………………………………………………………………………………...........

…………………………………………………………………………………………..…………………...........

……..........................

49

……………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

………………………………………. DATA i PODPIS

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne

i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia

Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

……………………………………….. DATA i PODPIS

Pouczenie.W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

Załącznik nr 4 do SIWZ

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY DOTYCZĄCE GRUPY KAPITAŁOWEJ

……………………….pieczęć Wykonawcy

Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania ERP dla Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego w Warszawie, numer postępowania PZ/2/2017, oświadczam, że na dzień składania ofert należę / nie należę* do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2015 r. poz.184.), co wykonawcy, którzy złożyli oferty w niniejszym postępowaniu.

______________________________

DATA I PODPIS

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 5 do SIWZ

Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania ERP dla Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego w Warszawie, numer postępowania PZ/2/2017.

51

……………………….pieczęć Wykonawcy

WYKAZ WYKONANYCH USŁUG*

LP. ZLECAJĄCY(nazwa, adres)

Przedmiot usługi (szczegółowy opis)(zawarte tu informacje muszą

jednoznacznie potwierdzać wymagania określone w rozdziale III pkt 1 ppkt 4a

SIWZ)

Wartość wykonanej

usługi w PLN (brutto) (tylko

w zakresie określonym w

rozdziale III pkt 1 ppkt 4a SIWZ)

Data wykonania

usługi

1 2 3 4 5

1

2

3

*Do każdej usługi należy dołączyć dowód określający czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

_________________________________

DATA I PODPIS

Załącznik nr 6 do SIWZ ……………………………….………………………….……………………………………..(pełna nazwa/firma i adres wykonawcy)

Wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia

Lp. Rodzaj funkcji

Osoby, które będą

uczestniczyć w wykonywaniu

zamówienia

Uprawnienia, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe niezbędne do wykonania zamówienia *

Podstawa dysponowania daną osobą **

1 2. 3 4 5

1. Kierownik Projektu - minimum 1 osoba

………………(Imię i nazwisko)

Uprawnienia i kwalifikacje zgodne z Rozdziałem III.1.4.b 1) SIWZ.Wykształcenie wyższe:

……………………………………………………………………………Posiadane certyfikaty w zakresie zarządzania projektami na poziomie co najmniej PRINCE2 Practitioner lub równoważny, udzielony przez firmę edukacyjną uprawnioną przez instytucję certyfikującą:………………………………………………………………………………………….………doświadczenie w kierowaniu projektami informatycznymi (minimum 5-letnie, licząc w ciągu ostatnich pięciu lat do dnia, w którym upływa termin składania ofert, w tym udział na stanowisku kierownika projektu w trzech zakończonych projektach wdrożeniowych zintegrowanego systemu informatycznego, w tym co najmniej jednym o wartości nie mniejszej niż 500.000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych) brutto:………………………………………………………………………………………….………

1) Nazwa projektu informatycznego, w którym dana osoba brała udział jako

Kierownik Projektu:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

2) Nazwa projektu informatycznego, w którym dana osoba brała udział jako

Kierownik Projektu:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

3) Nazwa projektu informatycznego, w którym dana osoba brała udział jako

Kierownik Projektu:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

Forma zatrudnienia:umowa o prace - wymiar czasu pracy: ………………. (np. etat, ½ etatu)lubinna: …………………………. (np. umowa zlecenie)

Zakres czynności, który będzie wykonywał(a) w ramach realizacji zamówienia:

…………………………………………………………………………………………….2. Architekt systemów

– minimum 1 osoba………………

(Imię i nazwisko)

Uprawnienia i kwalifikacje zgodne z Rozdziałem III.1.4.b.2) SIWZ:Wykształcenie wyższe:

……………………………………………………………………………doświadczenie w projektowaniu architektury systemów informatycznych (minimum 3-letnie, licząc do dnia, w którym upływa termin składania ofert, dla co najmniej 3 systemów informatycznych, w tym jednego systemu informatycznego o wartości nie mniejszej niż 500.000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych) brutto):

………………………………………………………………………………………….………1) Nazwa zadania/projektu w którym dana osoba brała udział jako Architekt

systemów:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

2) Nazwa zadania/projektu w którym dana osoba brała udział jako Architekt

systemów:

………………………………………………………………………………...……

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

3) Nazwa zadania/projektu w którym dana osoba brała udział jako Architekt

systemów:

………………………………………………………………………………...……

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

Forma zatrudnienia:umowa o prace - wymiar czasu pracy: ………………. (np. etat, ½ etatu)lubinna: …………………………. (np. umowa zlecenie)

Zakres czynności, który będzie wykonywał(a) w ramach realizacji zamówienia:

…………………………………………………………………………………………….

3.Konsultanci wdrożeniowi –) wymagane jest dysponowanie minimum jedną osobą przypadająca na każdy z niżej wymienionych obszarów funkcjonalnych:a) Finanse i

księgowość,

………………(Imię i nazwisko)

Obszar(y) funkcjonalny(e): Finanse i księgowość, budżetowanieUprawnienia i kwalifikacje zgodne z Rozdziałem III.1.4.b 3) a) SIWZ:doświadczenie jako konsultant wdrożeniowy (minimum 3-letnie, licząc do dnia, w którym upływa termin składania ofert):

………………………………………………………………………………………….………1) Nazwa /projektu w którym dana osoba brała udział jako Konsultant wdrożeniowy:

……………………………………………………………………………………..………..

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

55

budżetowanieb) Kadry i Płacec) Środki trwałe

2) Nazwa projektu w którym dana osoba brała udział jako Konsultant wdrożeniowy:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

3) Nazwa projektu w którym dana osoba brała udział jako Konsultant wdrożeniowy:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

Forma zatrudnienia:umowa o prace - wymiar czasu pracy: ………………. (np. etat, ½ etatu)lubinna: …………………………. (np. umowa zlecenie)Zakres czynności, który będzie wykonywał(a) w ramach realizacji zamówienia:

…………………………………………………………………………………………….

………………(Imię i nazwisko)

Obszar(y) funkcjonalny(e): Kadry i PłaceUprawnienia i kwalifikacje zgodne z Rozdziałem III.1.4.b.3) b) SIWZ:doświadczenie jako konsultant wdrożeniowy (minimum 3-letnie, licząc do dnia, w którym upływa termin składania ofert):………………………………………………………………………………………….………1) Nazwa /projektu w którym dana osoba brała udział jako Konsultant wdrożeniowy:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

2) Nazwa /projektu w którym dana osoba brała udział jako Konsultant wdrożeniowy:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

3) Nazwa /projektu w którym dana osoba brała udział jako Konsultant wdrożeniowy:

………………(Imię i nazwisko)

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

Forma zatrudnienia:umowa o prace - wymiar czasu pracy: ………………. (np. etat, ½ etatu)lubinna: …………………………. (np. umowa zlecenie)

Zakres czynności, który będzie wykonywał(a) w ramach realizacji zamówienia:

……………………………………………………………………………………………

Obszar(y) funkcjonalny(e): Środki TrwałeUprawnienia i kwalifikacje zgodne z Rozdziałem III.1.4.b.3) c) SIWZ:doświadczenie jako konsultant wdrożeniowy (minimum 3-letnie, licząc do dnia, w którym upływa termin składania ofert):………………………………………………………………………………………….………

1) Nazwa /projektu w którym dana osoba brała udział jako Konsultant

wdrożeniowy:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

2) Nazwa /projektu w którym dana osoba brała udział jako Konsultant wdrożeniowy:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

3) Nazwa /projektu w którym dana osoba brała udział jako Konsultant wdrożeniowy:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

Forma zatrudnienia:

57

umowa o prace - wymiar czasu pracy: ………………. (np. etat, ½ etatu)lubinna: …………………………. (np. umowa zlecenie)

Zakres czynności, który będzie wykonywał(a) w ramach realizacji zamówienia:

…………………………………………………………………………………………

4. Specjalista o kompetencjach administratorsko – instalacyjnych - minimum 1 osoba

………………(Imię i nazwisko)

Uprawnienia, kwalifikacje i doświadczenie zgodne z Rozdziałem III.1.4.b.4) SIWZdoświadczenie w zakresie budowy systemów informatycznych (minimum 3-letnie, licząc do dnia, w którym upływa termin składania ofert oraz uczestnictwo w roli administratora w realizacji co najmniej 3 projektów, w których powstał system w okresie ostatnich trzech lat):………………………………………………………………………………………….………

1) Nazwa projektu w którym dana osoba brała udział roli administratora w którym

powstał system:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

2) Nazwa projektu w którym dana osoba brała udział roli administratora w którym

powstał system:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

3) Nazwa projektu w którym dana osoba brała udział roli administratora w którym

powstał system:

……………………………………………………………………………………..…

Wartość w zł brutto ww. projektu: ………………………………….………………….

Forma zatrudnienia:umowa o prace - wymiar czasu pracy: ………………. (np. etat, ½ etatu)lubinna: …………………………. (np. umowa zlecenie)

Zakres czynności, który będzie wykonywał(a) w ramach realizacji zamówienia:

…………………………………………………………………………………………….

* należy podać informacje umożliwiające zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu. Wykonawca może dołączyć do wykazu dokumenty potwierdzające posiadane uprawnienia, kwalifikacje, doświadczenie itp. dokumenty.

** Należy podać podstawę do dysponowania osobami wskazanymi w wykazie, np. umowa o pracę, umowa zlecenie, itp. W przypadku, gdy wykonawca polega na osobach innych podmiotów zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, że będzie dysponował tymi osobami, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia

…………………………………………(podpis upoważnionego przedstawiciela wykonawcy)

59

Załącznik nr 7 do SIWZ

WZÓR UMOWY 1

Umowa nr (.....)

Zawarta w dniu ............................. w Warszawie, pomiędzy

Instytutem Ochrony Środowiska – Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Warszawie, ul. Krucza 5/11D, 00-548 Warszawa, wpisanym do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000032034, NIP: 525-000-73-07, REGON: 001240700reprezentowanym przez:

...................................................................................................................................zwanym dalej „Zamawiającym”a

(w przypadku spółek)……………… z siedzibą w …………… (kod pocztowy ….-…….), ul. ………………, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd ………………Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: ……………, posiadającą numer NIP …………… numer REGON …………… i kapitał zakładowy w wysokości: ………… zł (należy podać w przypadku spółek kapitałowych) opłacony w całości (dotyczy spółek akcyjnych), zwaną/zwanym dalej „Wykonawcą”,reprezentowaną/reprezentowanym przez:………………………………………………….

(w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą)............................................ przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą .......................................... z siedzibą w ................................. (kod pocztowy …..-……), ul. ...................., wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, posiadającym numer NIP: ............... numer REGON: ....................., zwanym dalej „Wykonawcą”.

zwanymi dalej „Stronami” lub „Stroną” niniejszej umowy zwaną dalej „Umową”.

Umowa została zawarta w oparciu o wyniki przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015r., poz. 2164 z późn. zm.) – zwaną dalej „ustawą PZP” na podstawie art. 39 i n. ustawy PZP, numer postępowania ………………………………. na dostawę wraz z wdrożeniem zintegrowanego systemu zarządzania ERP

o treści następującej:

§ 1[Postanowienia wstępne]

1. Ilekroć w niniejszej Umowie bez bliższego określenia mowa jest o:

1) „Aktualizacji Systemu” – należy przez to rozumieć część usług Utrzymania Systemu mającą na celu dostosowywanie Systemu do zmieniających się przepisów prawa, umożliwiającą wykonywanie prac, w tym działań statutowych i biznesowych Zamawiającego przy jego pomocy (korzystanie z Systemu przez jego użytkowników) z użyciem narzędzi Systemu z efektem wykonania prac na Systemie lub przy wykorzystaniu Systemu jako prac zrealizowanych w zgodności z aktualnie obowiązującymi przepisami

1 Z zastrzeżeniem dodatkowych informacji podanych w przypisach dalszych, części we wzorze wykropkowane i zamknięte nawiasami, zostaną uzupełnione na etapie zawierania umowy, na podstawie danych z oferty, korekt lub uzgodnień dokonanych przez Zamawiającego i Wykonawcę. Uzupełnienia nie będą naruszać SIWZ oraz oferty Wykonawcy, z którym zawierana będzie Umowa.

prawa lub napraw i poprawę funkcjonalności systemu;

2) „Analizie wdrożeniowej” – należy przez to rozumieć rozpoczynające Wdrożenie czynności stosownie do § 7 Umowy;

3) „Dokonaniu Obejścia” – należy przez to rozumieć Dokonanie Obejścia w znaczeniu definicyjnym podanym w § 14 ust. 7 pkt 5) Umowy;

4) „Dokumentacji Systemu” – należy przez to rozumieć dokumenty, o których mowa w § 6 ust. 10 Umowy, w tym Koncepcja wdrożenia;

5) „Koncepcji wdrożenia” – należy przez to rozumieć część Dokumentacji Systemu wykonanej przez Wykonawcę jako opracowanie stanowiące wynik przeprowadzonej Analizy wdrożeniowej, regulującej wraz z Umową sposób Wdrożenia;

6) „Naprawach” lub „Naprawie” – należy przez to rozumieć Naprawy w znaczeniu definicyjnym podanym w § 14 ust. 7 pkt 4) Umowy;

7) „Odbiorze Częściowym” – należy przez to rozumieć odbiór, o którym mowa w § 12 ust. 2 Umowy;

8) „Odbiorze końcowym” – należy przez to rozumieć odbiór, o którym mowa w § 12 ust. 8 Umowy;

9) „Ofercie” – należy przez to rozumieć ofertę Wykonawcy z dnia (....) złożoną Zamawiającemu na podstawie SIWZ, wraz dokumentami załączonymi do niej w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu przetargowym, którego dotyczy SIWZ, jak też dokumentami wymaganymi na podstawie działu IV SIWZ przedłożonymi wraz z ofertą w celu potwierdzenia spełniania wymagań SIWZ. (Za Ofertę w rozumieniu Umowy, Strony traktować będą również dokumenty ją uzupełniające, złożone przez Wykonawcę jako uzupełnienia oraz poprawki dokonane w trybie i na zasadach określonych w art. 26 ust. 1, 3, 3a i 4 oraz art. 87 ust. 1 i 2 Ustawy – PZP)2;

10) „Opiece autorskiej” – należy przez to rozumieć czynności Umowne, o których mowa w § 15 Umowy;

11) „Portalu serwisowym” – należy przez to rozumieć aplikację internetową, o której mowa w § 16 ust. 1 Umowy;

12) „Programach komputerowych” lub „Programie komputerowym” – należy przez to rozumieć oprogramowania i innego rodzaju programy komputerowe, wchodzące w zakres Systemu (składające się na System), stosownie do zobowiązania § 2 ust. 1 pkt 1) Umowy.

13) „Protokole Odbioru” – należy przez to rozumieć odpowiednio, w zależności od kontekstu użycia Protokół Odbioru częściowego lub Protokół Odbioru końcowego;

14) „Protokole Odbioru częściowego” – należy przez to rozumieć protokół, o którym mowa w § 12 ust. 11 Umowy;

15) „Protokole Odbioru końcowego” – należy przez to rozumieć protokół, o którym mowa w § 12 ust. 12 Umowy;

16) „Rozwoju Systemu” – dowolne zmiany (modyfikacje) Systemu w stosunku do jego stanu wymaganego Umową, w tym dostosowywanie go do zmieniających się potrzeb lub woli Zamawiającego, w tym dodawanie nowych funkcjonalności, łączenie z innymi programami komputerowymi/systemami informatycznymi, tak Wykonawcy jak i podmiotów trzecich;

17) „SIWZ” – należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia z dnia ................ o sygnaturze ................... (wraz jej załącznikami) o treści ustalonej na ostatecznie wyznaczony dzień złożenia ofert w postępowaniu prowadzonym w trybie

2 Treść w nawiasie znajdzie zastosowanie w Umowie, jeżeli w toku postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia mieć będą miejsce wyjaśnienia, uzupełnienia oraz poprawki stosownie do art. 26 ust. 1, 3, 3a i 4 oraz art. 87 ust. 1 i 2 ustawy PZP.

61

przetargu nieograniczonego wszczętym poprzez zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych Urzędu Zamówień Publicznych Ogłoszenia o zamówieniu nr (…)3;

18) „Stronach” – należy przez to rozumieć Zamawiającego i Wykonawcę;

19) „Szkoleniach” – należy przez to rozumieć szkolenie lub szkolenia, o których mowa w § 10 Umowy wymagane do wykonania przez Wykonawcę w ramach Wdrożenia;

20) „Systemie” – należy przez to rozumieć stanowiący przedmiot Oferty Zintegrowany System Informatycznego Zarządzania ERP, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1) Umowy;

21) „Usługach gwarancji” – należy przez to rozumieć Usługi gwarancji w znaczeniu definicyjnym podanym w § 14 ust. 7 pkt 3) Umowy;

22) Ustawie o OPAiPP” – należy przez to rozumieć przepisy ustawy z dnia 04.02.1994 o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 666.);

23) „Utrzymaniu Systemu” – należy przez to rozumieć Aktualizację Systemu jak też inne, nie będące naprawą, usługi mające na celu utrzymanie sprawności Systemu, w tym monitorowanie stanu jego funkcjonowania oraz rekomendacji co do potrzeby Rozwoju Systemu;

24) „Utworze” lub „Utworach” – należy przez to rozumieć wydane lub podlegające wydaniu Zamawiającemu w rezultacie prac wykonanych w ramach niniejszej Umowy dokumenty (w tym Dokumentację Systemu, jak też dokumentacje wskazane w § 4c) w zakresie w jakim dokumenty takie są utworem w rozumieniu art. 1 Ustawy o OPAiPP;

25) „Wadzie/błędzie krytycznym” – należy przez to rozumieć wadę/błąd krytyczny w znaczeniu dla nich podanym w § 14 ust. 7 pkt 1) Umowy;

26) „Wadzie/błędzie niekrytycznym” – należy przez to rozumieć wadę/błąd niekrytyczny w znaczeniu dla nich podanym w § 14 ust. 7 pkt 2) Umowy;

27) „Wdrożeniu” – należy przez to rozumieć ogół czynności wykonanych lub podlegających wykonaniu stosownie do postanowień § 6 – 9 Umowy;

28) „Wynagrodzeniu Wykonawcy” – należy przez to rozumieć wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania Umowy, o którym mowa w § 13 Umowy;

29) „Zgłoszeniu” – należy przez to rozumieć Zgłoszenie w znaczeniu definicyjnym podanym w § 14 ust. 7 pkt 6) Umowy;

2. Niezależnie od postanowień ust. 1 powyżej Umowa w dalszych swoich postanowieniach podaje dalsze definicje określeń, używając w takim przypadku objętego nawiasem zwrotu „dalej zwane/ym ..”. Jeżeli przy wskazanym zwrocie nie wskazano paragrafu Umowy, w którym definicja jest wiążąca, przyjmuje się, że definicja jest wiążąca dla tego paragrafu Umowy oraz paragrafów w numeracji kolejnej po tym paragrafie.

3. Zamawiający potwierdza, iż przed zawarciem Umowy Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w wysokości i w sposób określony w dziale XVIII SIWZ.

4. Zwrot zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 3 powyżej zostanie dokonany w kwocie pomniejszonej w takim zakresie, w jakim Zamawiający dokona jego potrącenia na pokrycie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym pokrycia roszeń z tytułu rękojmi za wady, stosownie do § 14 Umowy.

5. Do zasad dotyczących przechowywania, zwrotu lub zatrzymania zabezpieczenia należytego wykonania Umowy, a także zmiany formy zabezpieczenia w trakcie okresu, na jaki zostało wniesione zastosowanie ma art. 148 – 151 Ustawy PZP, z uwzględnieniem postanowień działu XVIII SIWZ.

6. Jeżeli wniesione zabezpieczenie nie pokryje strat z tytułu niewykonania lub nienależytego

3 Dane identyfikujące ogłoszenie zostaną uzupełnione na etapie zawierania umowy, wraz z ewentualnymi informacjami o zmianie ogłoszenia dokonanymi w trybie art. 12a oraz 38 ustawy PZP.

wykonania Umowy, Zamawiający ma prawo do obciążenia Wykonawcy kosztami rzeczywiście poniesionymi, pomniejszonymi o wartość zabezpieczenia.

§ 2[Przedmiot Umowy]

1. W ramach niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązuje się:

1) Dostarczyć Zamawiającemu oprogramowania i inne programy komputerowe (Programy komputerowe w wersji instalacyjnej) składające się na stanowiący przedmiot oferty Zintegrowany System Informatycznego Zarządzania ERP, którego właściwości, w tym moduły użytkowe i wymagania funkcjonalne określa załącznik nr 1 SIWZ, a także dostarczyć ich nośniki;

2) Udzielić Zamawiającemu licencji, a w zakresie w jakim Wykonawca nie jest uprawniony do udzielenia licencji, zapewnić jej udzielenie Zamawiającemu przez uprawniony podmiot trzeci umożliwiających Zamawiającemu korzystanie z Systemu, co nie będzie powodowało dodatkowych kosztów po stronie Zamawiającego;

3) Zainstalować i skonfigurować System u Zamawiającego;

4) Wykonać migrację danych do Systemu;

5) Wykonać i dostarczyć Dokumentację Systemu;

6) Przeszkolić pracowników Zamawiającego, wskazanych w § 10 Umowy;

7) Udzielić Zamawiającemu gwarancji jakości działania wdrożonego Systemu;

8) Przeprowadzenie asysty dla pracowników podczas pracy na ZSIZ z danymi rzeczywistymi.

2. W ramach niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązuje się również przez okres wymagany w Umowie wykonywać dla Zamawiającego dodatkowe świadczenia polegające w szczególności na:

1) Usuwaniu ewentualnych wad Systemu i wykonywaniu innych świadczeń w związku z udzieloną gwarancją jakości działania Systemu (serwis gwarancyjny) oraz uprawnieniami Zamawiającego wynikającymi z rękojmi za wady Systemu;

2) Wykonywaniu dla Zamawiającego Opieki autorskiej nad wdrożonym Systemem.

3. Szczegółowe warunki wykonania wskazanych w ust. 1 i 2 powyżej zobowiązań Wykonawcy składających się na przedmiot Umowy, zakres czynności składających się na te zobowiązania, jak też zakres i treść wzajemnych uprawnień i obowiązków Stron z tym związanych, w tym Wynagrodzenie Wykonawcy określają postanowienia poniższe Umowy.

4. Niezależnie od powyższych postanowień, w ramach całkowitego wynagrodzenia z tytułu Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia Zamawiającemu do pobrania wszelkich nowych wersji Programów komputerowych, będących przedmiotem Umowy, przez czas nieoznaczony, tj. także po wygaśnięciu Umowy. Wykonawca udziela Zamawiającemu prawa do korzystania z  wyżej wymienionych wersji Programów na zasadach opisanych w §4a i §4b. Dla uniknięcia wątpliwości Strony uznają, iż powyższe oznacza udostępnienie aktualnie dystrybuowanej przez Wykonawcę wersji Programów w takiej postaci, w jakiej są one dostarczane nowym użytkownikom tj. bez przeprowadzenia wdrożenia.

§ 3[Realizacja Umowy – postanowienia ogólne]

1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać czynności składające się na Umowę z najwyższą starannością, w terminach wyznaczonych Umową oraz Koncepcją wdrożenia. Prace, które nie zostały dokładnie opisane w SIWZ, Ofercie, Umowie oraz Koncepcji wdrożenia winny zostać przez Wykonawcę wykonane w sposób niezbędny dla należytego wykonania Umowy, w tym zapewnienia Zamawiającemu korzystania z Sytemu stosownie do jego przeznaczenia jak też w sposób kompleksowy i pełny w zakresie wszystkich funkcjonalności wskazanych w załączniku nr 1 SIWZ.

2. Wykonawca oświadcza, że posiada fachową wiedzę i dysponuje wszelkimi informacjami niezbędnymi do wykonania przedmiotu Umowy, a także dysponuje odpowiednimi środkami

63

gwarantującymi profesjonalną realizację Umowy, jak też osobami (Personelem Wykonawcy) o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym, z dodatkowym zastrzeżeniem ust. 3 poniżej.

3. Wykonawca zapewnia Zamawiającego, iż wymagane Umową czynności wdrożenia Systemu oraz wykonania świadczeń wskazanych w § 2 ust. 2 Umowy zostaną wykonane przez osoby Personelu Wykonawcy, o których mowa w załączniku nr 1 do Umowy.4 Zmiana osób wskazanych w załączniku nr 1 Umowy jest zmianą Umowy, o której mowa § 21 ust. 7 Umowy.

4. Wykonawca zobowiązuje się na bieżąco prowadzić pisemną listę zawierającą aktualny wykaz Personelu Wykonawcy innego niż wskazany w załączniku nr 1 Umowy, wykonującego kluczowe czynności w Umowie, w szczególności Wdrożenie i szkolenie, usługi w ramach gwarancji i rękojmi za wady, Opiekę autorską (Wykaz). Na żądanie Zamawiającego zgłoszone w toku Umowy Wykonawca, nie później niż w terminie 7 dni, przedłoży aktualny Wykaz Zamawiającemu. O każdej zmianie osób Personelu Wykonawcy w przedłożonym Wykazie Wykonawca zawiadomi Zamawiającego nie później niż w ciągu 7 dni.

5. Dostęp do pomieszczeń i infrastruktury informatycznej Zamawiającego może być uzależniony od spełnienia przez Personel Wykonawcy dodatkowych wymogów wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów o ochronie danych osobowych. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o konieczności spełnienia powyższych wymogów przed rozpoczęciem wykonywania Wdrożenia przez Personel Wykonawcy. Dalsze zobowiązania w zakresie przetwarzania danych osobowych podlegających ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych określają postanowienia § 18 Umowy.

6. Wykonawca w toku realizacji Umowy, w tym Wdrożenia Systemu zobowiązany jest do komunikowania się z Zamawiającym wyłącznie w języku polskim.

7. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia właściwego nadzoru i koordynacji działań związanych z wykonywaniem Umowy w celu osiągnięcia wymaganej jakości oraz terminowości realizowanych w jej ramach prac.

8. Z uwzględnieniem zobowiązań Zamawiającego, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i efektywne zarządzanie oraz realizację Umowy, w tym wykonanie Wdrożenia Systemu.

9. Wykonawca zobowiązuje się do zapewniania, iż wszystkie prace prowadzone u Zamawiającego w związku z wykonywaniem Umowy, w szczególności czynności składające się na Wdrożenie będą prowadzone w sposób minimalizujący zakłócenia w pracy oraz organizacji pracy Zamawiającego.

10. Strony zobowiązują się dołożyć wszelkich starań celem najkorzystniejszej realizacji Umowy, w szczególności polegających na niezwłocznym przekazywaniu drugiej Stronie danych i informacji mających znaczenie dla realizacji podjętych niniejszą Umową zobowiązań.

11. W zakresie w jakim Umowa nie stanowi inaczej, termin dostarczenia przez Zamawiającego informacji oraz danych, a także wykonania innych czynności niezbędnych do wykonania obowiązków Umownych po stronie Wykonawcy nie może być krótszy niż 7 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego wniosku o dostarczenie/wykonanie. Do wskazanego terminu nie wlicza się sobót, niedziel oraz dni ustawowo wolnych od pracy. W przypadku wystąpienia trudności po stronie Zamawiającego w przygotowaniu informacji, danych lub wykonania czynności, Strony uzgodnią inny termin przekazania przez Zamawiającego informacji, danych lub wykonania czynności.

12. W przypadkach, w których Umowa nie stanowi inaczej i nie sprzeciwia się temu cel lub charakter wymaganej do wykonania czynności po stronie Wykonawcy może ona być wykonana zdalnie. W pozostałych przypadkach czynności Umowy podlegają wykonaniu u Zamawiającego, w lokalizacji jego siedziby głównej (Warszawa, ul. Krucza 5/11D) i innych lokalizacjach Zamawiającego na terenie Polski.

13. Zamawiający ma prawo żądania wykonania danego zakresu prac składających się na Wdrożenie w

4 Załącznik będzie zawierał osoby zgłoszone Zamawiającemu w wykonaniu obowiązku wskazanego w dziale III pkt 1) 4 b SIWZ. Na wskazany załącznik składać się będą informacje podane w wymaganym do przedłożenia wykazie, o którym mowa w dziale IV ppkt 5.7 SIWZ.

lokalizacji/lokalizacjach wymienionych w ust. 12 powyżej bez względu na charakter prac i możliwość ich wykonania zdalnie.

14. Wszelkie koszty wykonania prac w lokalizacjach u Zamawiającego stosownie do postanowień powyższych, w tym koszty pobytu i wyżywienia osób wykonujących te prace po stronie Wykonawcy zawarte są w Wynagrodzeniu.

§ 4a[Licencje]

1. Z zastrzeżeniem dodatkowych zobowiązań podanych w ust. poniższych niniejszego paragrafu, Wykonawca udzieli Zamawiającemu licencji niewyłącznej na korzystanie z Utworów, których dostawę obejmuje Umowa.

2. W przypadku Utworów, będących Programami komputerowymi Wykonawca udziela licencji, lub zapewnia jej udzielenie przez stronę trzecią, na następujących polach eksploatacji:

1) Trwałe lub czasowe zwielokrotnienie Programów komputerowych w całości lub w części w celu korzystania z ich funkcjonalności, w tym wprowadzanie ich do pamięci komputerów oraz transmitowanie przez sieć Internet;

2) Modyfikacja kodu źródłowego warstwy aplikacyjnej;

3. Licencja na korzystanie z  Programów komputerowych obejmuje również zgodę Wykonawcy, o której mowa w art. 74 ust. 4 pkt 1) zdanie drugie Ustawy o OPAiPP. Bez względu na postanowienie powyższe Umowa nie wprowadza obowiązku uzyskania zgody uprawnionego, o której mowa w art. 75 ust. 1 Ustawy o OPAiPP. Kopia zapasowa Programów komputerowych może być używana równocześnie z Programami komputerowymi.

4. W przypadku Utworów innych, niż Programy komputerowe, Wykonawca udziela licencji, lub zapewnia jej udzielenie przez stronę trzecią, na następujących polach eksploatacji::

1) Trwałe lub czasowe zwielokrotnienie Utworów (w tym tworzenie ich kopii) w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w szczególności dla celów wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania Utworów, a także wytworzenia ich egzemplarzy dowolną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;

2) Wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem egzemplarzy Utworów lub ich kopii (w całości lub część);

3) Inne niż wymienione w ust. 2 powyżej rozpowszechnianie Utworów, w szczególności publiczne udostępnianie ich treści w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w szczególności w celu kontroli i nadzoru działań Zamawiającego wykonywanej na podstawie przepisów prawa, w tym przepisów o dostępie do informacji publicznej.

5. Zakres licencji, udzielonych na zasadach określonych w niniejszym paragrafie, obejmuje również prawo do zezwalania na wykonywanie przez Zamawiającego lub jego przedstawiciela praw zależnych w odniesieniu do Utworów na odpowiednich polach eksploatacji wskazanych powyżej.

6. Udzielenie wszelkich licencji, o których mowa w niniejszym paragrafie powyżej, następuje bez ograniczeń czasowych (licencja na czas nieoznaczony) oraz terytorialnych. Ponadto, w przypadku Programów komputerowych, licencja jest udzielona dla nieograniczonej liczby użytkowników, przy maksymalnej liczbie 15 użytkowników korzystających z Programów komputerowych w tym samym czasie. Udzielona licencja na korzystanie z Programów komputerowych nie jest powiązana z konkretnym egzemplarzem komputera.

7. Na okres pomiędzy chwilą dostarczenia lub w inny sposób udostępnienia Zamawiającemu Utworów, będących Programami komputerowymi, do momentu udzielenia Zamawiającemu licencji docelowej (§ 12 ust. 14 Umowy) Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji na korzystanie z przekazanych/udostępnionych Programów komputerowych w zakresie i na zasadach opisanych w niniejszym paragrafie powyżej, z tym zastrzeżeniem, że Programy komputerowe mogą być wykorzystywane przez Zamawiającego jedynie na potrzeby testowania/sprawdzania, w szczególności w celu kontroli lub odebrania rezultatów Wdrożenia Systemu.

65

8. Wykonawca zobowiązuje się, że z chwilą dostarczenia Utworów strony trzeciej poinformuje Zamawiającego o zakresie ochrony prawnoautorskiej, którą objęty jest dany Utwór. W celu podpisania Protokołu Odbioru, obejmującego przekazanie Utworów, do których autorskie prawa majątkowe przynależą podmiotom trzecim, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę tych podmiotów, ze wskazaniem ich nazwy oraz siedziby, oraz przekaże Zamawiającemu umowy licencji na korzystanie z takich Utworów, przy czym warunki te nie mogą być mniej korzystne dla Zamawiającego niż warunki opisane w ust. 2-7 powyżej.

9. W przypadku gdy Zamawiający utraci prawo do korzystania z Utworów, do których autorskie prawa majątkowe przynależą podmiotowi trzeciemu, na skutek zmiany osoby tego podmiotu, Wykonawca w ramach otrzymanego Wynagrodzenia niezwłocznie dostarczy i wdroży zamienne Utwory niezbędne do korzystania z Systemu, zapewniając Zamawiającemu korzystanie z odpowiedniego tytułu do korzystania z nich, przy czym Wykonawca dołoży starań, aby pola eksploatacji były maksymalnie zbliżone do wskazanych w niniejszym paragrafie.

§ 4b[Licencje - postanowienia dodatkowe]

1. Na wypadek jakichkolwiek wątpliwości Strony zgodnie potwierdzają, że uprawnienia licencyjne do korzystania z Programów komputerowych przysługujące Zamawiającemu na podstawie § 4a Umowy mają na celu i przez to obejmują:

1) Zarówno uprawnienie Zamawiającego do normalnego korzystania z Wdrożonego Systemu w zakresie wszystkich jego funkcjonalności, jak też

2) Uprawnienie Zamawiającego do wykonywania przez niego samodzielnie lub przez powierzenie osobie trzeciej usług Utrzymania Systemu (w tym Aktualizacji Systemu), jego Napraw lub Rozwoju Systemu w przypadkach wskazanych w ust. 2 i 3 poniżej w sposób niezależny do Wykonawcy lub producenta Programów komputerowych, jak też ich następców prawnych, w szczególności poprzez powierzenia wykonania tych innemu niż Wykonawca podmiotowi (osobie trzeciej) w trybie otwartego przetargu lub innego rodzaju form negocjacji umowy, w tym w razie konieczności w trybach otwartych przewidzianych przepisami obowiązującej w Polsce ustawy PZP.

2. Z zastrzeżeniem dodatkowych postanowień ust. 3 poniżej, uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 2) powyżej Zamawiający realizować będzie, po upływie okresu Opieki autorskiej lub wyczerpaniu limitu godzin na usługi Rozwoju Systemu (§ 15 Umowy) w każdym z dwóch następujących przypadków (wybór należy do Zamawiającego):

1) Gdy ustalony przez Zamawiającego koszt powierzenia usług Utrzymania Systemu (w tym Aktualizacji Systemu), jego Napraw lub usług Rozwoju Systemu przekraczać będzie kwotę, od której obowiązujące w Polsce przepisy ustawy PZP wymagają udzielenia zamówienia (powierzenia ww. usług) w jednym z trybów zamówień przewidzianych tą ustawą

2) Kiedy w sytuacji wskazanej w ust. 4 poniżej, proponowana przez Wykonawcę cena lub ceny z osobna za wykonanie usług Utrzymywania Systemu (w tym Aktualizacji Systemu), jego Napraw lub usług Rozwoju Systemu przekraczać będzie poziom cen rynkowych za wykonanie tego rodzaju usług lub tez Wykonawca lub jego następca prawny dążyć będzie do zawarcia umowy na wykonanie jakiejkolwiek ze wskazanych wyżej usług Utrzymywania Systemu (w tym Aktualizacji Systemu), jego Napraw lub usług Rozwoju Systemu w sposób utrudniający zawarcie kolejnej umowy w tym zakresie z naruszeniem uprawnienia wskazanego w ust. 1 pkt 2) powyżej, w szczególności poprzez odmowę przedłożenia aktualizacji kodów źródłowych warstwy aplikacyjnej i dokumentacji zaktualizowanych kodów źródłowych warstwy aplikacyjnej do depozytu u Zamawiającego, o którym mowa w § 4c Umowy. Za ceny odbiegające powyżej od cen rynkowych Zamawiający ma prawo uznać ceny Wykonawcy lub jego następców prawnych wyższe niż 10% od najniższej ceny rynkowej uzyskanej w wyniku przeprowadzonego przez Zamawiającego porównania ofert wśród przynajmniej trzech podmiotów zdolnych do wykonania tych usług. Postanowienia wskazane w niniejszym punkcie nie mają znaczenia w sytuacji wskazanej w pkt 1) powyżej.

3. Wykonawca potwierdza jednak, iż niezależnie od postanowień ust. 2 powyżej uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 2) powyżej Zamawiający realizować może również przed upływem terminów Umownego wykonywania Opieki autorskiej lub wyczerpaniu limitu godzin na usługi

Rozwoju Systemu (§ 15 Umowy) w każdym z następujących przypadków:

1) Ogłoszenia upadłości Wykonawcy lub jego następców prawnych;

2) Likwidacji Wykonawcy lub jego następców prawnych;

3) Zaprzestania prowadzenia działalności przez Wykonawcę lub jego następców prawnych;

4) Zaprzestania lub zaniechania w stosunku do Zamawiającego prowadzenia usług Utrzymania Systemu (w tym Aktualizacji Systemu), jego Napraw lub Rozwoju Systemu;

5) Rozwiązania Umowy lub odstąpienia od Umowy mające miejsce w okresie po podpisaniu Protokołu Odbioru końcowego;

6) Kiedy Wykonawca nie będzie w sposób należyty wykonywał obowiązków wynikających z niniejszej Umowy w zakresie Usług Gwarancji lub usług Opieki Autorskiej, w szczególności będzie wykonywał je wadliwie, nieterminowo lub będzie uchylał się od tych usług. Wskazany przypadek obejmuje w szczególności sytuację, w której Zamawiającemu z powodu nie wykonania lub nienależytego wykonania Umowy przysługiwać będzie określone niniejszą Umową jak i kodeksem cywilnym prawo powierzenia wykonania tych usług podmiotowi trzeciemu na koszt i ryzyko Wykonawcy (wykonanie zastępcze).

4. Zamawiający deklaruje, iż w przypadku, gdy nie będzie to naruszać przepisów obowiązującej w Polsce ustawy PZP, dołoży starań, aby propozycję rokowań co do powierzenia wykonania usług Utrzymywania Systemu (w tym Aktualizacji Systemu), jego Napraw lub usług Rozwoju Systemu w przypadkach wskazanych w ust. 2 powyżej kierować w pierwszej kolejności do Wykonawcy (przed rozpoczęciem organizacji przetargu czy negocjacji, o których mowa w ust. 1 pkt 2) powyżej.

5. Z tytułu wskazanej w ust. 4 powyżej deklaracji Zamawiającego Wykonawcy nie przysługują jednak jakiekolwiek roszczenia względem Zamawiającego, w szczególności roszczenie o powierzenie wykonania usług Utrzymywania Systemu (w tym Aktualizacji Systemu), jego Napraw lub usług Rozwoju Systemu. Ewentualne pominięcie rokowań z Wykonawcą, odstąpienie od negocjacji z Wykonawcą lub jakiekolwiek inne uchybienie deklaracji z ust.4 powyżej nie będzie traktowane przez którąkolwiek ze Stron jako powód do utraty lub jakiegokolwiek kwestionowania czy ograniczenia zakresu praw licencyjnych przysługujących Zamawiającemu stosownie do postanowień § 4a Umowy oraz postanowieniach powyższych w niniejszym paragrafie.

6. W ramach uprawnienia, o którym mowa ust. 1 pkt 2) zakres Licencji Programów komputerowych oraz Licencji Utworów obejmuje w szczególności uprawnienie do powierzenia wykonania usług tam wskazanych (również poprzez ingerencję w Programy komputerowe oraz Utwory) innemu niż Wykonawca podmiotowi (osobie trzeciej), któremu wykonanie tych usług Zamawiający powierzy w trybie otwartego przetargu lub innego rodzaju form negocjacji umowy, w tym w razie konieczności w trybach otwartych przewidzianych przepisami obowiązującej w Polsce ustawy Prawo zamówień publicznych.

7. Wykonawca zapewnia również, iż w związku z postanowieniami powyższymi niniejszego paragrafu Licencja Programów komputerowych zarówno w postaci źródłowej (kodów źródłowych warstwy aplikacyjnej), jak i wynikowej udzielona przez Wykonawcę nie będzie zawierała ograniczeń polegających na tym, że dany program/oprogramowanie może być używane wyłączenie z innym programem/oprogramowaniem lub może być wdrażane, serwisowane itp. wyłącznie przez określony podmiot lub grupę podmiotów.

8. Niezależnie od postanowień powyższych Wykonawca również wyraźnie zezwala Zamawiającemu na korzystanie, przez Zamawiającego lub osoby trzecie działające na zlecenie Zamawiającego, z wiedzy technicznej i innej, zawartej w przekazanych Zamawiającemu Utworach, w celu korzystania z Systemu, wykonania usług Utrzymywania Systemu, Napraw lub Rozwijania Systemu na potrzeby ewentualnego przeprowadzania negocjacji, przetargów, w tym postępowań zgodnie z przepisami ustawy PZP.

9. Każdorazowo, jeżeli w okresie po dokonaniu Odbioru końcowego Wykonawca dokonał zmian, w Programach komputerowych w całości lub w jakiejkolwiek części, w szczególności w wykonaniu Usług gwarancji (§ 14 Umowy) lub usług Opieki autorskiej (§ 15 Umowy), Wykonawca zobowiązuje się, nie później niż w terminie 7 dni od każdorazowego dokonania zmian, udzielić Zamawiającemu Licencji Programów komputerowych oraz Licencji Utworów w zakresie i na warunkach wskazanych w § 4a oraz postanowień niniejszego paragrafu, przekazując

67

Zamawiającemu w tym czasie stosowne dokumenty potwierdzające udzielenie licencji. Zobowiązania powyższe dotyczą również sytuacji, gdy Wykonawca nie jest uprawniony do udzielenia licencji, gdzie w takim przypadku zastosowanie mają w szczególności postanowienia § 4a ust. 8 – 9 Umowy.

§ 4c[Depozyt kodów źródłowych oraz dokumentacji kodów źródłowych]

1. Dla realizacji uprawnień Zamawiającego wynikających z postanowień § 4b Umowy Wykonawca zobowiązuje się, na warunkach minimum wskazanych w niniejszym paragrafie, zdeponować u Zamawiającego, przed podpisaniem przez Strony Protokołu Odbioru końcowego (jako warunek jego podpisania przez Zamawiającego):

1) Nośniki z zapisanymi, aktualnymi na moment dokonania Odbioru końcowego Programami komputerowymi w postaci źródłowej warstwy aplikacyjnej (zwane dalej „Kodami źródłowymi”);

2) Aktualną na moment dokonania Odbioru końcowego dokumentację kodów źródłowych, która zawierać będzie w szczególności kompletny wykaz narzędzi programistycznych, bibliotek i innych elementów niezbędnych do doprowadzenia Programu/Programów komputerowych do formy wykonywalnej, w tym szczegółową procedurę kompilacji (dokumentacja dalej zwana „Dokumentacją Kodów źródłowych”)”.

2. Każdorazowo, jeżeli w okresie po dokonaniu Odbioru końcowego Wykonawca dokona jakichkolwiek zmian, w Programach komputerowych w całości lub w jakiejkolwiek części, w szczególności w wykonaniu Usług gwarancji (§ 14 Umowy) lub usług Opieki autorskiej (§ 15 Umowy), a także w ramach umów zawartych poza niniejszą Umową Wykonawca zobowiązuje się, nie później niż w terminie 14 dni od każdorazowego dokonania zmian, zdeponować u Zamawiającego, zaktualizowane nośniki kodów źródłowych (dalej zwane „Kodami źródłowymi zaktualizowanymi”) oraz zaktualizowaną Dokumentację kodów źródłowych (dalej zwaną „Zaktualizowaną Dokumentacją kodów źródłowych”).

3. Przygotowując dokumentacje, o których mowa w ust. 2 powyżej, Wykonawca zobowiązuje się nie stosować jakichkolwiek technik lub ograniczeń, które uniemożliwiłyby uprawnionym osobom po stronie Zamawiającego odczyt lub zapisywanie kodu źródłowego.

4. Kody źródłowe, jak też Zaktualizowane Kody źródłowe Wykonawca będzie każdorazowo deponował u Zamawiającego, na nośnikach o gwarantowanej trwałości. W przypadku gdy zdeponowano Kody źródłowe lub Zaktualizowane Kody źródłowe na nośnikach, które zostały następnie wycofane z powszechnego obrotu Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie zmienić formę przechowywania kodów źródłowych, tak aby Zamawiający przynajmniej w okresie wskazanym w ust. 1 powyżej miał możliwość ich odczytu za pomocą powszechnie używanych narzędzi.

5. Zakres podlegających do depozytu Kodów źródłowych, Kodów źródłowych zaktualizowanych, Dokumentacji kodów źródłowych oraz Zaktualizowanej Dokumentacji kodów źródłowych obejmuje wszystkie te elementy, które jako całość pozwolą Zamawiającemu na pełną realizację uprawnień, o których mowa § 4b ust. 1 pkt 2) Umowy. W tym celu Wykonawca zobowiązuje się w szczególności, iż w wyniku każdorazowej aktualizacji Kodów źródłowych oraz Dokumentacji Kodów źródłowych całość materiałów przechowywanych w depozycie musi być w stanie umożliwiającym pełną kompilację. Wykonawca zobowiązuje się prowadzić repetytorium Kodów źródłowych, w którym nanosił będzie wszelkie zmiany w Kodach źródłowych Programów komputerowych. Zamawiającemu przysługuje prawo wglądu do repetytoriów w każdym czasie na jego wezwanie zgłoszone Zamawiającemu z wyprzedzeniem 7 dni.

6. Z zastrzeżeniem ust. 7 poniżej, dla kontroli stanu wykonania zobowiązań, stosownie do postanowień ust. 1 – 5 powyżej, każdorazowe deponowanie Kodów źródłowych, Kodów źródłowych zaktualizowanych, Dokumentacji kodów źródłowych oraz Zaktualizowanej Dokumentacji kodów źródłowych będzie miało miejsce w obecności specjalistów Zamawiającego, chyba, że Zamawiający na piśmie postanowi inaczej. W obecności wskazanych specjalistów Zamawiającego dokonana zostanie pełna kompilacja całego Systemu z wykorzystaniem nośników przeznaczonych do depozytu. Poprawne działanie tak skompilowanego Systemu oznaczać będzie, że zdeponowane Kody źródłowe/Zaktualizowane Kody źródłowe są właściwe i kompletne. Ponadto Wykonawca w

trakcie wykonywania kompilacji zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu lub osobie wskazanej przez Zamawiającego dodatkowych informacji niezbędnych do doprowadzenia danego Programu komputerowego do formy wykonywalnej.

7. Wskazana powyżej procedura kontroli deponowania u Zamawiającego Kodów źródłowych oraz Dokumentacji Kodów źródłowych, o których mowa w ust. 1 powyżej (deponowanych po raz pierwszy) nastąpi w ramach Odbioru końcowego (§ 12 Umowy).

8. W celu wykonania wskazanej w ust. 6 powyżej procedury kontroli deponowania u Zamawiającego Kodów źródłowych zaktualizowanych oraz Zaktualizowanej Dokumentacji Kodów źródłowych Wykonawca w terminie siedmiodniowym wskazanym w § 4b ust. 9 Umowy zawiadomi Zamawiającego każdorazowo o terminie gotowości do deponowania u Zamawiającego Kodów źródłowych zaktualizowanych oraz Zaktualizowanej Dokumentacji kodów źródłowych umożliwiając Zamawiającemu udział w tych czynnościach.

9. Zamawiający zobowiązuje się korzystać z Kodów źródłowych, Kodów źródłowych zaktualizowanych, Dokumentacji kodów źródłowych oraz Zaktualizowanej Dokumentacji kodów źródłowych (dalej zwanych również „Przedmiotem depozytu”) w granicach celów związanych z powierzaniem usług Utrzymania Systemu (w tym Aktualizacji Systemu), jego Napraw lub Rozwoju Systemu stosownie do postanowień w tym zakresie w § 4b ust. 1 pkt 2) Umowy, jak też uprzednim uwzględnieniem próby rokowań w ramach postanowień § 4b ust. 4 Umowy.

10. Na wypadek jakichkolwiek wątpliwości Strony potwierdzają, iż ilekroć w § 4a oraz 4b Umowy mowa jest o udzieleniu Licencji Programów komputerowych lub Licencji Utworów przez Program komputerowy czy Utwór należy rozumieć odpowiednio Program komputerowy w formie Kodu źródłowego (Kodu źródłowego), Zaktualizowanego Kodu źródłowego oraz Dokumentację Kodu źródłowego i Dokumentację Kodu źródłowego zaktualizowanego, w tym również po wydaniu tych materiałów Zamawiającemu Postanowienie powyższe w niniejszym ustępie nie dotyczy Programów Komputerowych co do których Wykonawca wykaże Zamawiającemu, że są one objęte wyjątkiem opisanym w ust. 11 poniżej.

11. W przypadkach wskazanych w § 4b ust. 3 pkt 2), 3) lub 4) Umowy, jak też w przypadku zgłoszenia wniosku o upadłość Wykonawcy lub jego następców prawnych Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo pierwokupu majątkowych praw autorskich Programów komputerowych jak też Przedmiotu depozytu dla realizacji przez Zamawiającego uprawnień, o których mowa w § 4b ust. 1 Umowy. Fakt ewentualnego nieskorzystania z prawa pierwokupu nie narusza jednak uprawnień licencyjnych Zamawiającego wynikających z niniejszej Umowy. Termin na skorzystanie z prawa pierwokupu przez Zamawiającego wynosi 1 m-c od otrzymania zawiadomienia od Wykonawcy lub jego następców prawnych.

§ 5[Przeniesienie własności nośników]

1. Strony postanawiają, iż najpóźniej z chwilą z jaką Umowa przewiduje udzielenie Zamawiającemu wymaganych niniejszą Umową Licencji Programów komputerowych oraz Licencji Utworów następuje przeniesienie na Zamawiającego własności dostarczonych mu nośników, na których jest utrwalony licencją Program komputerowy/Utwór.

2. Przeniesienie własności, o którym mowa w ust. 1 powyżej następuje beż żadnych dodatkowych czynności Stron w tym zakresie.

3. Na wypadek jakichkolwiek wątpliwości Strony potwierdzają, iż do czasu uzyskania własności nośników stosownie do postanowień ust. 1 i 2 powyżej Zamawiającemu przysługuje prawo korzystania z niego i używania go na potrzeby testowania/sprawdzania, w szczególności w celu kontroli lub odebrania rezultatów Wdrożenia.

4. Postanowienia powyższe ma również zastosowanie do nośników Przedmiotu depozytu, o którym mowa w § 4c Umowy.

§ 6[Wdrożenie Systemu]

1. Na wdrożenie Systemu w ramach niniejszej Umowy składać się ma wykonanie po stronie Wykonawcy wszystkich niezbędnych czynności dla uruchomienia działania w pełni funkcjonalnego

69

(zgodnego z wymogami załącznika nr 1 SIWZ) Systemu u Zamawiającego, jak też przygotowanie osób personelu Zamawiającego do pełnego i kompleksowego korzystania z Systemu (jego obsługi).

2. Na czynności Wdrożenia Systemu stosownie do ust. 1 powyżej składają się w szczególności następujące obowiązki:

1) Instalacja i konfiguracja Programów komputerowych, obejmująca również wykonanie ich parametryzacji i modyfikacji w celu dostosowania Systemu do potrzeb Zamawiającego określonych wymaganiami Umowy, w tym postanowieniami ust. 7 poniżej;

2) Przeniesienie danych do Systemu z systemu aktualnie używanego przez Zamawiającego (Migracja);

3) Świadczenie usług Asysty wdrożeniowej;

4) Przeprowadzenie szkoleń dla wybranych i wskazanych przez Zamawiającego pracowników i innych użytkowników Systemu w zakresie jego obsługi;

5) Przeprowadzenie szkoleń dla działających po stronie Zamawiającego administratorów Systemu;

3. Wdrożenie poprzedzać będzie obowiązek wykonania przez Wykonawcę Analizy wdrożeniowej. Z uwzględnieniem postanowień ust. 1 i 2 powyżej i paragrafów poniższych Umowy, Wdrożenie następuje w sposób ustalony w wynikach wykonanej Analizy wdrożeniowej. Wyniki wykonanej Analizy wdrożeniowej stanowią wykonane przez Wykonawcę i przekazane Zamawiającemu opracowanie (Koncepcja wdrożenia). Sposób wykonania i zakres czynności wchodzących w zakres Analizy wdrożeniowej, jak też sposób i formę przekazania Koncepcji wdrożenia Zamawiającemu określają postanowienia § 7 Umowy.

4. Po wykonaniu Analizy wdrożeniowej realizacja czynności wskazanych w ust. 1 i 2 powyżej odbywać się będzie w dwóch następujących etapach obejmujących wdrożenie poszczególnych obszarów (modułów) pracy Systemu wskazanych w załączniku nr 1 SIWZ:

1) Etap pierwszy – obejmuje wdrożenie funkcjonalności z obszaru kadrowo płacowego, finanse i księgowość, środki trwałe, serwis pracowniczy. W ramach Etapu pierwszego wykonaniu podlegają szkolenia, o których mowa w ust. 2 powyżej. Szkolenia obejmują obszary funkcjonalności (moduły) podlegające wdrożeniu w ramach etapu;

2) Etap drugi – obejmuje wdrożenie funkcjonalności z obszaru zarzadzania działalnością badawczą, elektronicznego obiegu wniosku o zapotrzebowanie zakupu oraz faktury zakupu, a także elektronicznej karty czasu pracy. W ramach Etapu drugiego wykonaniu podlegają szkolenia, o których mowa w ust. 2 powyżej. Szkolenia obejmują obszary funkcjonalności (moduły) podlegające wdrożeniu w ramach etapu.

5. Jeżeli Zamawiający w toku Wdrożenia nie wyrazi na piśmie zgody na inny sposób postępowania niż wskazany w ust 2 pkt 1) powyżej instalację Programów komputerowych Wykonawca może dokonać tylko u Zamawiającego wyłącznie w obecności pracowników czy innych osób Zamawiającego odpowiedzialnych za późniejszą eksploatację Systemu.

6. Zakres i dalszy sposób wykonania obowiązków Wykonawcy składających się na czynności wskazane w ust. 2 pkt 2) – 5) powyżej (Migracja, Asysta wdrożeniowa, Szkolenia) określają odpowiednio postanowienia § 8 - 10 Umowy.

7. Stanowiący efekt Wdrożenia System musi:

1) Być kompletny i aktualny, tj. zgodny z obowiązującymi na moment Odbioru końcowego powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, przez co Strony będą również rozumieć zdolność Systemu do wykonywania prac, w tym działań statutowych i komercyjnych Zamawiającego przy jego pomocy (korzystanie z Systemu przez jego użytkowników) z użyciem narzędzi Systemu z efektem wykonania prac na Systemie lub przy wykorzystaniu Systemu jako prac zrealizowanych w zgodności z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa;

2) Spełniać wszystkie wymagania określone załączniku nr 1 SIWZ oraz wymagania ustalone w Koncepcji wdrożenia.

8. Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu, po wykonaniu całości Wdrożenia, opis procesu

Wdrożenia oraz opis zawierający zasady korzystania z Systemu i jego eksploatacji. Wskazany opis zawierać będzie następujące odrębne opracowania:

1) Dokumentacja techniczna Systemu;

2) Instrukcja użytkowania Systemu;

3) Instrukcja dla administratora Systemu;

9. Opisy, o których mowa w ust. 8 powyżej wymagają sporządzenia w języku polskim i wydania Zamawiającemu przynajmniej w formie elektronicznej uzgodnionej z Zamawiającym. Instrukcja użytkowania Systemu podlega wydaniu w jednym egzemplarzu dodatkowo w wersji wydrukowanej na nośniku papierowym. Wskazany egzemplarz wymaga wydania w oprawie zwartej. Dopuszcza się możliwość przedłożenia wersji wydrukowanej w więcej niż jednej oprawie (w kilku tomach).

10. Dokumenty, o których mowa w ust. 8 - 9 powyżej oraz Koncepcja wdrożenia stanowić będą Dokumentację Systemu.

11. Termin ukończenia Wdrożenia oraz terminy ukończenia każdego z Etapów, o których mowa w ust. 4 powyżej określają postanowienia § 11 Umowy.

§ 7[Analiza wdrożeniowa]

1. Celem wykonania Analizy wdrożeniowej (§ 6 ust. 3 Umowy) jest zdefiniowanie i uszczegółowienie przedstawionych w Umowie oraz SIWZ (w tym załączniku nr 1 SIWZ) potrzeb Zamawiającego związanym z wykonaniem Wdrożenia oraz ustalenie, z uwzględnieniem postanowień powyższych niniejszego paragrafu, na tej podstawie szczegółowego sposobu wykonania Migracji danych, Asysty wdrożeniowej oraz Szkoleń. Analiza wdrożeniowa musi również określać szczegółowy harmonogram i innego rodzaju organizację wykonania poszczególnych czynności w ramach Migracji danych, Asysty wdrożeniowej oraz Szkoleń, jak też wdrażania poszczególnych modułów Systemu (§ 6 ust. 4 Umowy), uwzględniając Harmonogram ogólny.

2. Celem przygotowania Analizy wdrożeniowej Wykonawca zobowiązany jest w szczególności:

1) Zapoznać się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego oraz wymianą i przepływem informacji, jaka występuje pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego;

2) Zapoznać się z organizacją pracy poszczególnych pracowników będących jednocześnie użytkownikami Systemu;

3) Zapoznać się z potrzebami przyszłych użytkowników Systemu z uwzględnieniem różnych kategorii tych użytkowników.

3. W trakcie opracowywania Analizy wdrożeniowej Wykonawca zobowiązany będzie do bieżącej współpracy z pracownikami Zamawiającego oraz innymi osobami po stronie Zamawiającego oraz uzgadniania istotnych kwestii, które mają być zawarte w wynikach Analizy wdrożeniowej (Koncepcji wdrożenia).

4. Zamawiający ma prawo uczestniczyć we wszelkich pracach związanych z opracowywaniem Analizy wdrożeniowej, jak też mieć prawo uzgadniania terminów w ramach szczegółowego harmonogramu Wdrożenia i innego rodzaju jego organizacji.

5. Wszelkie proponowane przez Wykonawcę w Analizie wdrożeniowej procedury i zadania powinny być zgodne z Umową, w tym z SIWZ i Ofertą oraz uzyskać akceptację Zamawiającego, a ewentualne terminy szczegółowe określone w harmonogramie nie mogą naruszać terminów wyznaczonych w § 11 Umowy.

6. Opracowane przez Wykonawcę, stosownie do wymagań powyższych, wyniki Analizy wdrożeniowej (Koncepcja wdrożenia) zostaną przekazane Zamawiającemu w formie papierowej oraz w formie elektronicznej w sposób z nim uzgodniony.

§ 8[Migracja danych]

1. Zamawiający informuje, iż aktualnie użytkowanym przez niego systemem informatycznym z którego należy dokonać wymaganego stosownie do § 6 ust. 2 pkt 2) Umowy przeniesienia

71

(migracji) danych do Systemu jest system informatyczny, którego producentem jest firma C-LAND Sp. z o.o. ul. Bolecha 68 w Warszawie o nazwie System informatyczny C-LAND pracujący w oparciu o bazy danych typu MS SQL 2005.

2. Z zastrzeżeniem postanowień ust. 4 poniżej, przeniesieniu z systemu o którym mowa w ust. 1 powyżej podlegają następujące dane:

1) Wszystkie konta, z wyłączeniem rozrachunkowych - saldo według analityki;

2) Konta rozrachunkowe dla kontrahentów - saldo wyspecyfikowane na tytuły;

3) Baza kontrahentów;

4) Baza środków trwałych, niskocennych, wartości niematerialnych i prawnych, aparatury naukowo-badawczej;

5) Dane kadrowe pracowników zatrudnionych (aktywnych) wraz z historią zatrudnienia i wynagrodzenia na dzień uruchomienia systemu ZSIZ;

6) Dane kadrowe byłych pracowników (zwolnionych) znajdujących się w obecnej bazie z pełną historią ich zatrudnienia na dzień uruchomienia systemu ZSIZ;

7) Dane płacowe osób zatrudnionych oraz byłych pracowników (zwolnionych) znajdujące się w obecnej bazie z pełną historią ich wynagrodzenia;

3. Za przygotowanie plików z danymi do wykonania Migracji do Systemu odpowiedzialny jest Zamawiający, przy czym pliki wzorcowe przygotowuje Wykonawca działając w tym względzie w szczególności na wynikach wykonanej przez niego Analizy wdrożeniowej. Wykonawca ma obowiązek przeszkolić pracowników Zamawiającego w zakresie przygotowania danych do Migracji.

4. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania Migracji wszystkich danych, o których mowa w ust. 1 i 2 powyżej oraz ewentualnie innych baz danych, w których zawarte są dane, którymi zasilony ma być System, jeżeli będzie to niezbędne w procesie wykonania Analizy wdrożeniowej.

5. Szczegółowy zakres, metoda oraz plan Migracji danych zostanie szczegółowo określony w Koncepcji Wdrożenia.

§ 9[Asysta wdrożeniowa]

1. Jeżeli w procesie Analizy wdrożeniowej Strony nie ustalą inaczej, po dokonaniu Migracji danych, stosownie do postanowień § 8 Umowy, Wykonawca uruchomi produkcyjnie wdrożony na danym Etapie moduł Systemu (§ 6 ust. 4 Umowy) w zakresie funkcjonalności dla niego przewidzianych.

2. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Zamawiającego Asysty wdrożeniowej dla pracowników i innych osób mających obsługiwać System po stronie Zamawiającego.

3. Asysta wdrożeniowa będzie świadczona w okresie od uruchomienia określonych funkcjonalności stosownie do postanowień ust. 1 powyżej do czasu Odbioru końcowego. Wykonawca zapewni asystę wdrożeniową w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonywania umowy.

4. Celem Asysty wdrożeniowej jest bieżące wyjaśnianie osobom, o których mowa w ust. 2 powyżej zasad obsługi Systemu w zakresie wdrożonych funkcjonalności, jak też udzielania tym osobom bieżącego wsparcia podczas pracy na Systemie z danymi rzeczywistymi.

5. W ramach świadczenia Asysty wdrożeniowej Wykonawca zobowiązany jest również do bieżącego usuwania zgłoszonych mu przez użytkowników po stronie Zamawiającego wad i innych niezgodności Systemu z Umową zaistniałych po uruchomieniu określonych funkcjonalności Systemu, jak też wykonywana innych poprawek w Systemie czy rozwiązywania problemów, które mają lub mogą mieć wpływ na działanie oraz funkcjonowanie Systemu.

6. Z zastrzeżeniem ust. 7 poniżej, usługi w ramach Asysty wdrożeniowej będą wykonywane wyłącznie u Zamawiającego.

7. Wsparcie, o którym mowa w ust. 5 powyżej może być również wykonywane zdalnie, pod warunkiem jednak, że Wykonawca na tym etapie realizacji Umowy uruchomi i będzie utrzymywał

Portal serwisowy (§ 16 Umowy), pod warunkiem, że będzie działał efektywnie dla Zamawiającego.

§ 10[Szkolenia]

1. Wykonawca przeszkoli pracowników Zamawiającego z obsługi ZSIZ w wymiarze maksymalnie 300 godzin warsztatów oraz 4 godzin wykładu/prezentacji. Szkolenia pracowników Zamawiającego przeprowadzone będą w siedzibie Zamawiającego, na jego na sprzęcie i dokumentach. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania pełnego wymiaru godzin warsztatów. Wykonawcy nie przysługuje do Zamawiającego roszczenie o wykorzystanie pełnego wymiaru godzin warsztatów (300 godzin). Zamawiający dokona płatności za rzeczywistą liczbę godzin przeprowadzonych warsztatów.

2. Wymagane jest przeprowadzenie szkolenia w formie warsztatów, o którym mowa w ust. 1 powyżej dla:

i) 10 (słownie: dziesięciu) pracowników w obszarze finansowo-księgowym

j) 4 (słownie: czterech) pracowników w obszarze majątku trwałego

k) 2 (słownie: dwóch) pracowników w obszarze kasy (złotowej i walutowej)

l) 3 (słownie: trzech) pracowników w obszarze kadr

m) 6 (słownie: sześciu) pracowników w obszarze płac

n) 5 (słownie: pięciu) pracowników w obszarze fakturowania

o) 2 (słownie: dwóch) pracowników w obszarze zarządzania działalnością badawczą

p) 8 (słownie: ośmiu) pracowników w obszarze elektronicznego obiegu wniosku o zapotrzebowanie zakupu, faktury zakupy, karty pracy.

Wymagane jest przeprowadzenie szkolenia w formie wykładu/prezentacji, o którym mowa w ust. 1 powyżej dla:

c) 16 (słownie: szesnastu) pracowników Kadry kierowniczej Zamawiającego w obszarze pobierania raportów z zarządzania działalnością badawczą;

d) 260 (słownie: dwustu sześćdziesięciu) pracowników w obszarze obiegu dokumentów wniosku o zapotrzebowanie zakupu, faktury zakupy, karty pracy.

3. Wykonawca przeszkoli dwóch administratorów Zamawiającego w wymiarze co najmniej 12 godzin. Celem szkolenia jest przekazanie przyszłemu administratorowi systemu wiedzy pozwalającej na bieżące administrowanie systemem ZSIZ i wsparcie użytkowników w podstawowych problemach technicznych. Zakres szkolenia powinien obejmować co najmniej:

przedstawienie komponentów i struktury aplikacji oraz sposoby zarządzania nimi, przedstawienie sposobu instalacji i konfiguracji oprogramowania, zarządzanie kontami użytkowników w systemie (tworzenie dostępów do systemu,

resetowanie haseł, ustawianie uprawnień), tworzenie kopii zapasowej (zakres backupu, mechanizmy tworzenia kopii, odtwarzanie

kopii, weryfikacja poprawności), przedstawienie mechanizmów pobierania danych z systemu i wykorzystanie ich do

raportowania.

4. Wykonawca przeprowadzi asystę przy pracy na danych rzeczywistych, polegającą na bieżącym wyjaśnianiu obsługi systemu przy produkcyjnym uruchomieniu systemu ZSIZ.

5. Wykonawca przeprowadzi wdrożenie systemu ZSIZ w terminie 12 miesięcy od daty podpisania umowy z Zamawiającym

73

6. Szkolenie z obsługi Systemu musi być przeprowadzone w sposób, umożliwiający jego odbiorcom wskazanym w ust. 2 powyżej przekazanie uzyskanej wiedzy pozostałym pracownikom Zamawiającego.

7. Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić odrębne szkolenie dla każdej z 7 wskazanych w ust. 2 powyżej grup użytkowników, chyba że w procesie Analizy wdrożeniowej Strony ustalą inaczej.

8. Niezależnie od szkolenia w zakresie obsługi Systemu stosownie do postanowień ust. 1 – 4 powyżej Wykonawca przeszkoli 2 administratorów Zamawiającego w wymiarze co najmniej 12 (słownie: dwanaście) godzin dla każdego.

9. Celem szkolenia, o którym mowa w ust. 5 powyżej jest przekazanie przyszłym administratorom Systemu wiedzy pozwalającej na bieżące administrowanie systemem i wsparcie użytkowników w podstawowych problemach technicznych. Zakres tego szkolenia powinien obejmować co najmniej:

1) Przedstawienie komponentów i struktury aplikacji (Programów komputerowych) oraz sposoby zarządzania nimi;

2) Przedstawienie sposobu instalacji i konfiguracji Programów komputerowych;

3) Zarządzanie kontami użytkowników w Systemie (tworzenie dostępów do Systemu, resetowanie haseł, ustawianie uprawnień);

4) Tworzenie kopii zapasowej (zakres backupu, mechanizmy tworzenia kopii, odtwarzanie kopii, weryfikacja poprawności);

5) Przedstawienie mechanizmów pobierania danych z Systemu i wykorzystanie ich do raportowania.

10. Harmonogram wykonania poszczególnych szkoleń stosownie do postanowień powyższych określać będzie Koncepcja wdrożenia. Postanowienia w tym względzie zawarte w Koncepcji wdrożenia muszą uwzględniać postanowienia Umowy, w tym w szczególności postanowienia § 6 ust. 4 Umowy. Ponadto przy ustalaniu w harmonogramie szkoleń Wykonawca uwzględni również nie sprzeciwiające się postanowieniom Umowy sugestie i propozycje Zamawiającego w tym względzie, zwłaszcza propozycje co do terminu poszczególnych szkoleń.

11. Dla wykonania szkoleń, o których mowa powyżej Wykonawca zobowiązuje się zapewnić w szczególności wykładowców posiadających należyte doświadczenie szkoleniowe i odpowiednią wiedzę merytoryczną w zakresie objętym przedmiotem szkolenia.

12. Wszystkie szkolenia przeprowadzone będą u Zamawiającego. Salę szkoleniową wraz z komputerami podłączonymi do sieci Internet na czas szkolenia zapewnia Zamawiający.

13. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania każdemu uczestnikowi szkolenia pierwszego dnia szkolenia oryginalnych materiałów szkoleniowych w postaci podręczników korzystania z Systemu lub jego Modułu materiały szkoleniowe, a także zestawy ćwiczeń i testów sprawdzających wiedzę uczestników szkolenia. Materiały szkoleniowe zostaną przekazane uczestnikom szkolenia w wersji elektronicznej oraz w wersji drukowanej, po jednym egzemplarzu dla każdego uczestnika szkolenia.

14. Wykonawca zobowiązuje się wystawić i wydać każdemu uczestnikowi Szkolenia certyfikat jego ukończenia podpisany przez osobę prowadzącą szkolenie. Certyfikat jest wydawany na szkoleniu najpóźniej w momencie jego ukończenia.

15. Zakończenie szkolenia zostanie potwierdzone listą obecności uczestników szkolenia.

§ 11[Okres obowiązywania umowy]

1. Umowa obowiązuje przez okres 48 miesięcy od dnia jej zawarcia.2. Czynności składające się na wymagane Umową dostarczenie Programów komputerowych, ich

nośników, udzielenie/zapewnienie licencji stosownie do postanowień § 4a i 4b Umowy, instalację i konfigurację Programów komputerowych, o których mowa w § 6 ust. 2 pkt 1) Umowy, a także czynności wykonania Analizy wdrożeniowej i wydania Zamawiającemu jej wyników (Koncepcji wdrożenia) Wykonawca zobowiązuje się wykonać nie później niż w ciągu 6 tygodni od daty zawarcia Umowy.

3. Całość czynności wdrożenia Modułów (obszarów) wymagane w ramach wykonania Etapu pierwszego, o którym mowa w § 6 ust. 4 pkt 1) Umowy, wraz ze szkoleniem wymaganym dla tego Etapu Wykonawca zobowiązuje się wykonać nie później niż w ciągu 4 miesięcy od zawarcia Umowy.

4. Całość czynności składających się na Przedmiot Umowy wskazany w jej § 2 ust. 1, stosownie do postanowień § 3 – 10 Umowy, nie wymienionych w ust. 1 – 2 powyżej, w tym całość czynności wdrożenia Modułów (obszarów) wymagane w ramach wykonania Etapu drugiego, o którym mowa w § 6 ust. 4 pkt 2) Umowy, wraz ze szkoleniem wymaganym dla tego Etapu, Wykonawca zobowiązany jest wykonać nie później niż w ciągu 8 miesięcy od daty zawarcia Umowy.

5. Usługi opieki autorskiej będą świadczone przez Wykonawcę przez okres trwania umowy, licząc od daty podpisania przez Strony Protokołu częściowego.

§ 12[Odbiory]

1. Na okoliczność wykonania całości Przedmiotu Umowy wyznaczonych terminami wskazanymi w § 11 Umowy, Strony dokonają Odbioru końcowego, który poprzedzony zostanie również odbiorami pośrednimi, o których mowa w ust. 2 poniżej.

2. Strony przewidują dwa następujące odbiory :1) Odbiór częściowy - na okoliczność wykonania czynności, o których mowa w § 11 ust. 2

Umowy;2) Odbiór końcowy – na okoliczność wykonania czynności, o których mowa w § 11 ust. 3

Umowy;3. Zgłoszenie Zamawiającemu gotowości do odbioru w ramach Odbioru końcowego oraz Odbiorów

częściowych, o których mowa w ust. 2 powyżej nie może nastąpić wcześniej niż po całkowitym zakończeniu wszystkich prac składających się na dany odbiór, z zastrzeżeniem spełnienia dodatkowych obowiązków wskazanych poniżej.

4. Wraz ze zgłoszeniem Zamawiającemu gotowości do każdego z odbiorów, o których mowa w ustępach powyższych Wykonawca przedkłada wymagane Umową dla danego odbioru dokumenty i inne materiały stanowiące, stosownie do postanowień Umowy, efekt prac podlegających danemu odbiorowi, przy czym najpóźniej:

1) Wraz ze zgłoszeniem Odbioru częściowego, o którym mowa w ust. 2 pkt 1) powyżej (Odbiór Częściowy) - wymagane jest przekazanie Zamawiającemu nośników Programów komputerowych oraz Koncepcji wdrożenia, a także dokumentów potwierdzających udzielenie Zamawiającemu licencji w zakresie wymaganym postanowieniami § 4a i 4b Umowy;

2) Wraz ze zgłoszeniem Odbioru końcowego – wymagane jest przekazanie Zamawiającemu Dokumentacji Sytemu w zakresie dokumentów wskazanych w § 6 ust. 8 Umowy, jak też wszystkich innych dokumentów i materiałów wymaganych Umową do wydania Zamawiającemu w okresie do Odbioru końcowego lub wymaganych do wydania jako wskazany Umową warunek podpisania przez Zamawiającego Protokołu odbioru końcowego, z zastrzeżeniem pkt 3) poniżej;

3) Wraz ze zgłoszeniem Odbioru końcowego wymagane jest zawiadomienie Zamawiającego o terminie gotowości przekazania do depozytu u Zamawiającego Kodów źródłowych oraz Dokumentacji Kodów źródłowych, o których mowa w § 4c Umowy w ramach procedury i warunków przekazania do depozytu tam przewidzianych.

5. O gotowości do dokonania każdego z Odbiorów częściowych, jak też dokonania Odbioru końcowego Wykonawca zawiadomi Zamawiającego według swego wyboru na piśmie, pocztą e-mail lub faksem.

6. Po spełnieniu warunków wskazanych w ust. 3 – 5 powyżej, w szczególności przedłożeniu wszystkich wymaganych dla danego odbioru dokumentów (w tym dokumentów licencyjnych) i innych materiałów, Zamawiający w terminie 7 dni od spełnienia ostatniego z warunków przystąpi do odbioru.

7. W toku każdego z odbiorów, o których w ust. 1 – 6 powyżej, po stronie Wykonawcy leży wykazanie Zamawiającemu, iż czynności Umowy składające się na przedmiot danego odbioru zostały wykonane zgodnie z Umową. W przypadku Programów komputerowych podstawowym kryterium dokonania przez Zamawiającego przedmiotu odbioru są wykonane przez Wykonawcę, z udziałem Zamawiającego, pozytywne wyniki testów potwierdzające spełnianie - przez System/ część Systemu stanowiące przedmiot danego odbioru - kryteriów i wymagań ustalonych Umową, w tym wymaganiami załącznika nr 1 SIWZ. Zamawiający ma prawo żądać przeprowadzenia testów za pomocą zdefiniowanych (sporządzonych) do niego scenariuszy testowych.

8. Odbiór końcowy obejmuje w szczególności czynności wdrożenia Modułów (obszarów)

75

wymaganych w ramach wykonania Etapu drugiego, o którym mowa w § 6 ust. 4 pkt 2) Umowy, wraz ze szkoleniem wymaganym dla tego Etapu, przy czym Zamawiający w ramach Odbioru końcowego upoważniony jest do kontroli stanu wykonania Umowy w zakresie wyznaczonym w § 2 ust. 1 Umowy niezależnie od wykonanego wcześniej Odbioru częściowego, jak również do żądania wykazania kompletności i poprawności działania całości Systemu stosownie do wymagań Oferty i Umowy, w tym jej postanowień § 6 ust. 7.

9. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego niezgodności pracy podlegającej danemu odbiorowi, a w szczególności w przypadku wystąpienia wady lub niezgodności wykonanych prac z Umową, Ofertą, SIWZ (w tym załącznikiem nr 1 SIWZ) lub Koncepcją wdrożenia Wykonawca poprawi przedmiot odbioru w terminie wskazanym przez Zamawiającego. W takim przypadku Procedurę Odbioru opisaną powyżej powtarza się aż do czasu dokonania przez Zamawiającego odbioru albo skorzystania przez Zamawiającego z prawa odstąpienia od Umowy zgodnie z przepisami prawa lub z Umową.

10. Zamawiający zastrzega sobie prawo powołania biegłego/biegłych i przeprowadzania z ich udziałem czynności odbiorowych lub dokonania oceny jakościowej przedmiotu odbioru na co Wykonawca wyraża zgodę. Wskazana ocena właściwego biegłego dotyczyć może w szczególności kwestii spełniania wymogu aktualności Systemu w rozumieniu § 6 ust. 7 pkt 1) Umowy. Wykonawca przyjmuje na siebie obowiązek pokrycia kosztów działania biegłych, jeżeli wykonana przez nich ocena potwierdzi niegodność Systemu z Umową, w tym brak spełniania wymogu aktualności Systemu w rozumieniu § 6 ust. 7 pkt 1) Umowy. W pozostałych przypadkach koszty działania biegłego poniesie Zamawiający.

11. Na okoliczność dokonania Odbioru częściowego Strony podpiszą Protokół Odbioru częściowego Na okoliczność dokonania Odbioru końcowego Strony podpiszą Protokół Odbioru końcowego.

12. Zamawiający ma prawo odmowy podpisania danego Protokołu odbioru, sporządzając notatkę z uwagami, do czasu spełnienia wszystkich wskazanych Umową warunków dla takiego odbioru.

13. Najpóźniej z chwilą podpisania przez Strony Protokołu Odbioru częściowego, o którym mowa w ust. 2 pkt 1) powyżej (Odbiór Częściowy) następuje udzielenie Zamawiającemu wymaganych Umową licencji, bez żadnych dodatkowych czynności Stron w tym zakresie. Moment udzielenia licencji podmiotów trzecich następuje z chwilą wskazaną w dokumentach tych licencji, przy czym, pod rygorem nie przyjęcia tych dokumentów, nie będzie to moment późniejszy niż data podpisania przez Strony Protokołu Odbioru częściowego, o którym mowa w ust. 2 pkt 1) powyżej (Odbiór Częściowy).

14. Jeżeli Umowa w konkretnym przypadku nie stanowi inaczej, najpóźniej z chwilą podpisania przez Strony Protokołu Odbioru końcowego następuje przeniesienie na Zamawiającego własności nośników Programów Komputerowych i Utworów, a także własności innych materiałów (rzeczy) podlegających wydaniu lub wydanych Zamawiającemu przed podpisaniem przez Strony Protokołu końcowego.

15. Podpisane stosownie do postanowień powyższych Protokoły Odbioru częściowego, jak też Protokół Odbioru końcowego stanowią potwierdzenie oddania prac i rzeczy w zakresie objętym danym protokołem i stanowią (każdy dla siebie) podstawę wypłaty Wynagrodzenia stosownie do postanowień § 13 Umowy.

16. Na wypadek jakichkolwiek wątpliwości Strony potwierdzają, iż wyłącznie Odbiór końcowy, potwierdzony podpisaniem przez Zamawiającego Protokołu Odbioru końcowego stwierdza okoliczność wykonania Umowy w zakresie zobowiązań Wykonawcy nim objętych. Podpisanie Protokołu Odbioru częściowego i dokonanie zapłaty z tytułu objętej nim faktury, stosownie do postanowień § 13 Umowy nie rozlicza Stron ze skutku wygaśnięcia w tej części Umownych zobowiązań Wykonawcy.

17. Datą wykonania prac lub innych czynności składających się na dany odbiór będzie zgłoszenie przez Wykonawcę gotowości do takiego odbioru pod warunkiem, że spełnione będą wszystkie wskazane powyżej w niniejszym paragrafie warunki do przystąpienia Zamawiającego do tego odbioru oraz przy pierwszym przystąpieniu Zamawiającego do odbioru zostanie ustalone, iż nie zachodzą okoliczności, o których mowa w ust. 9 powyżej. W innych przypadkach datą dokonania odbioru jest data faktycznego jego zakończenia, za którą w razie wątpliwości uznana zostanie data podpisania Protokołu Odbioru przez Strony.

§ 13[Wynagrodzenie Wykonawcy]

1. Strony określają maksymalne ryczałtowe wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania Umowy, w wysokości …………….. złotych netto plus …… % VAT tj. ………… złotych co stanowi kwotę brutto: ………….. złotych (słownie: …………………… ).5.

2. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania umowy pomniejszone o 300 godzin szkolenia wynosi …………….. złotych netto plus …… % VAT tj. ………… złotych co stanowi kwotę brutto: ………….. złotych (słownie: …………………… ).

3. Cena za 300 godzin szkolenia wynosi …………….. złotych netto plus …… % VAT tj. ………… złotych co stanowi kwotę brutto: ………….. złotych (słownie: …………………… )

4. Cena z 1 godzinę szkolenia wynosi ……………. złotych netto (słownie: ………………) plus …… % VAT tj. ………… złotych co stanowi kwotę brutto: ………….. złotych (słownie: …………………… ).

5. Zamawiający dokona zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej, w pięciu wskazanych poniżej częściach:

1) Część pierwsza - w wysokości 10% kwoty wskazanej w ust. 2 powyżej – jako wynagrodzenie za wykonanie czynności, o których mowa w § 11 ust. 2 i 3 Umowy z wyłączeniem szkoleń w formie warsztatów. Wskazana część wynagrodzenia płatna będzie w terminie do 21 dni od daty doręczenia do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT na daną część wynagrodzenia. Faktura VAT będzie wystawiona po podpisaniu przez Strony, bez uwag, Protokołu Odbioru częściowego, o którym mowa w § 12 ust. 2 pkt 1) Umowy (Odbiór Częściowy);

2) Część druga - w wysokości 20% kwoty wskazanej w ust. 2 powyżej – jako wynagrodzenie za wykonanie czynności, o których mowa w § 11 ust. 4 Umowy z wyłączeniem szkoleń w formie warsztatów. Wskazana część wynagrodzenia płatna będzie w terminie do 21 dni od daty doręczenia do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT na daną część wynagrodzenia. Faktura VAT będzie wystawiona po podpisaniu przez Strony, bez uwag, Protokołu odbioru, o którym mowa § 12 ust. 2 pkt 2) Umowy (Odbiór końcowy) ;

3) Część trzecia – wysokości 70% kwoty wskazanej w ust. 2 powyżej – jako wynagrodzenie za wykonanie czynności, o których mowa w § 11 ust. 5 Umowy. Wskazana część wynagrodzenia podzielona przez liczbę miesięcy od podpisania protokołu Odbioru częściowego do końca trwania Umowy, płatna będzie w rozliczeniu miesięcznym w terminie do 21 dni od daty doręczenia do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT na daną część wynagrodzenia. Faktura VAT będzie wystawiona po podpisaniu przez Strony, potwierdzenia wykorzystania opieki autorskiej wraz ze wskazaniem ilości godzin.

4) Część czwarta - w wysokości będącej wynikiem iloczynu liczby przeprowadzonych godzin szkoleniowych w formie warsztatów i kwoty określonej w ust. 4. Wskazana część wynagrodzenia płatna będzie w terminie do 21 dni od daty doręczenia do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT na daną część wynagrodzenia. Faktura VAT będzie wystawiona po podpisaniu przez Strony, bez uwag, Protokołu Odbioru Końcowego

6. Wynagrodzenie płatne będzie każdorazowo przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze. Za dzień dokonania zapłaty Wykonawca uzna datę obciążenia rachunku Zamawiającego.

7. Wynikające z Umowy rozliczenia między Wykonawcą a ewentualnymi osobami innymi niż Wykonawca i Zamawiający, uczestniczącymi w wykonaniu Umowy po stronie Wykonawcy nie dotyczą Zamawiającego.

8. Wynagrodzenie Wykonawcy płatne na podstawie postanowień powyższych uwzględnia całkowity wydatek ponoszony przez Zamawiającego z tytułu wykonania wszystkich obowiązków objętych Umową po stronie Wykonawcy, w tym wynagrodzenie z tytułu przeniesienia określonych Umową licencji, koszty zakwaterowania i wyżywienia personelu Wykonawcy wykonującemu czynności u Zamawiającego.

§ 14

5 W miejsce wykropkowane wpisana Cena za zamówienie z Oferty Wykonawcy (w stanie uwzględniającym jej ewentualne poprawienie w trybie i na zasadach określonych w art. 87 ust. 2 ustawy PZP).

77

[Gwarancja jakości działania Systemu, rękojmia za wady]

1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji jakości działania Wdrożonego Systemu (w tym jego kompletności i zgodności z Umową), wykonanych w ramach Wdrożenia Systemu prac, gwarancję braku wad prawnych w ramach licencji wymaganych do udzielenia w ramach Umowy, jak też jakości materiałów wydanych Zamawiającemu w związku z podpisanymi Protokołami odbioru (Przedmiot gwarancji jakości). Termin udzielonej gwarancji jakości wynosić będzie 36 miesięcy od dnia podpisania przez Strony Protokołu Odbioru końcowego.

2. Wykonawca zapewnia i gwarantuje Zamawiającemu, iż na moment podpisania Protokołu Odbioru końcowego Przedmiot gwarancji jakości będzie wolny od wad fizycznych i prawnych. W szczególności Wykonawca zapewnia i gwarantuje Zamawiającemu, że w chwili udzielenia licencji wymaganych Umową korzystanie przez Zamawiającego lub wskazane przez niego osoby z Systemu nie będzie naruszać żadnych praw własności intelektualnej osób trzecich, ani prawa nie będą obciążone prawami osób trzecich, uniemożliwiającymi Zamawiającemu korzystanie z Systemu na zasadach określonych w Umowie.

3. W przypadku wystąpienia przez osoby trzecie z roszczeniem/roszczeniami z tytułu naruszenia praw własności intelektualnej względem Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się na swój koszt niezwłocznie udzielić Zamawiającemu wszelkiej niezbędnej pomocy zmierzającej do wykazania bezzasadności tychże roszczeń, w tym stosownej pomocy prawnej. Wykonawca zobowiązuje się również naprawić każdą szkodę, którą Zamawiający może ponieść lub za którą Zamawiający może stać się odpowiedzialny, lub do której naprawienia może zostać zobowiązany w związku z postępowaniem prowadzonym przeciwko niemu, w tym postępowaniem, w wyniku złożenia przez Wykonawcę nieprawdziwych oświadczeń co do praw własności intelektualnej Programów komputerowych/Utworów objętych udzielonymi Zamawiającemu licencjami. W przypadku, gdy brak, utrata lub ograniczenie praw Wykonawcy w odniesieniu do danego Programu komputerowego/Utworu objętego udzieloną Zamawiającemu licencją/licencjami spowoduje brak, utratę lub ograniczenie prawa Zamawiającego do tego Programu komputerowego/Utworu w całości lub części, Wykonawca nabędzie na własny koszt takie prawo na rzecz Zamawiającego lub według wyboru Zamawiającego zmodyfikuje lub wymieni Program komputerowy/Utwór lub jego część naruszającą prawa osób trzecich, pod warunkiem, że ich modyfikacja lub wymiana nie zaszkodzi funkcjonowaniu Systemu, ani nie zmniejszy jego funkcjonalności.

4. W ramach udzielonej gwarancji jakości Wykonawca jest zobowiązany do trwałego usunięcia wszelkich wad, w tym usuwania błędów Systemu, mając na celu przywrócenie stanu zgodnego z Umową, jak też usunięcie przyczyny wady/ błędu (Naprawa).

5. W ramach udzielonej gwarancji jakości Wykonawca jest zobowiązany również do nadzorowania usuwania wad (tym błędów wdrożonego Systemu) oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń odszkodowawczych wobec wszystkich osób uczestniczących w realizacji Umowy po stronie Wykonawcy, a także usunięcia wszelkich negatywnych konsekwencji związanych z wystąpieniem wady, w tym naprawę lub wymianę infrastruktury informatycznej Zamawiającego, jeżeli została uszkodzona w skutek wad w Przedmiocie gwarancji jakości, jak też - w razie konieczności - wykonać powtórną instalację Programu/Programów komputerowych w ramach Systemu. W ramach udzielonej gwarancji jakości Wykonawca zobowiązuje się również do odzyskiwania danych utraconych lub uszkodzonych w wyniku wad Systemu. W przypadku wad nośnika Programów komputerowych Wykonawca, w ramach udzielonej gwarancji jakości zobowiązuje się wymienić go na nowy.

6. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia Usług gwarancji w sposób zapobiegający utracie jakichkolwiek danych. W przypadku, gdy wykonanie usługi wiąże się z ryzykiem utraty lub uszkodzenia danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego przed przystąpieniem do wykonywania usługi.

7. Ilekroć w dalszych postanowieniach Umowy mowa jest o:

1) Wadzie/błędzie krytycznym — Strony będą przez to rozumieć błąd w funkcjonowaniu Programu komputerowego, wchodzącego w skład Systemu, który prowadzi do utraty danych lub w wyniku którego nie jest możliwa terminowa realizacja najważniejszych procesów biznesowych Zamawiającego w tym terminowej realizacji zadań określonych przepisami prawa;

2) Wadzie/błędzie niekrytycznym — Strony będą przez to rozumieć błąd w funkcjonowaniu

6 Wyliczenie ma charakter przykładowy. Umowa o pracę może zawierać również inne dane, które podlegają anonimizacji. Każda umowa powinna zostać przeanalizowana przez składającego pod kątem przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych; zakres anonimizacji umowy musi być zgodny z przepisami ww. ustawy.

79