walther hasselo - regionaal archief leiden

Fundamenten voor een

digitale studiezaal

Walther Hasselo

projectleider digitalisering

Fundamenten voor een digitale

studiezaalWalther Hasselo

Het RAL presenteert:Ons verhaal, uw verhaal en de verhalen van anderen!

• RAL heeft subsidie gekregen in het kader van de

regeling ‘Digitaliseren met beleid’ van SenterNovem.

• Eerste stap: het informatieen digitaliseringsbeleidsplan

• Stap twee: projectplan schrijven voor de

subsidieaanvraag

• Subsidie aanvragen is het verkopen van jouw idee;

schrijf dus een helder, duidelijk plan en huur hiervoor

eventueel een specialist in.



Opzet en financiering

Doelstelling project

• een samenhangende ontsluiting van de verschillende

collectiedatabases ontwikkelen.

• deze presenteren op basis van drie

gebruiksperspectieven

1. ons verhaal

2. uw verhaal

3. het verhaal van anderen.



Ons verhaal:

• de toegang tot de collectie en de collectiedatabases van

het RAL

• de ‘digitale dossiers’ bestaande uit een verzameling

bronnen - archiefstukken - in de collectie van het RAL

over één bepaald onderwerp.

Voorbeeld: WO 2

• thema’s uit de Leidse geschiedenis, geïllustreerd met

documenten uit het archief en toegelicht met verhalen die

voor verschillende doelgroepen herkenbaar zijn.

Voorbeeld: Leidse Canon - Pilgrim Archives





Uw verhaal:

• de digitale dossiers van gebruikers

• de thema’s en verhalen van gebruikers

• de beschrijvingen toegevoegd door gebruiker

• andere digitale informatie (bijvoorbeeld afbeeldingen) die

door een bezoeker aan de digitale collectie van het RAL

is toegevoegd

• vertalingen, transcripties, regesten of reacties die door

gebruikers zijn toegevoegd



Het verhaal van anderen:

• Het resultaat van de zoekactie voor Leidse onderwerpen

die is uitgevoerd bij andere erfgoed instellingen.

• Hiermee willen wij de gebruikers duidelijk maken dat ook

op andere plekken historische informatie over de Leidse

regio te vinden is ook op andere locaties te vinden is,

bijvoorbeeld bij het Nationaal Archief, Beeld & Geluid etc.



De informatiestructuur:

• 4 subdoelen

1. Ontwikkelen van een nieuwe website

2. Verbeteren van de zoekfunctionaliteit

3. Ontwikkelen Mijn RAL

4. Digitalisering van basisbestanden



Hoe bereiken we dit?

De nieuwe website:



Straks meer tijdens de

demo....

Verbeteren zoekfunctionaliteit:



• Met één zoekaktie alle collectiedatabases van het RAL

bevragen.

• Zoekvraag gelijktijdig stellen aan andere

erfgoedcollecties waar ook historische informatie over

Leiden wordt bewaard.

• Collectiedatabases beter indexeerbaar voor

zoekmachines.

Ontwikkelen Mijn RAL:



• Koppelen van bronnen

• User generated content

• Aanvragen en reserveren

• Scanning on demand

Digitalisering van basisbestanden:

• Selectie brieven uit boedels (1389 - 1825)

• Genealogische bestanden



Randvoorwaarden:

• Voldoende aandacht voor educatie. Mogelijkheid voor

weblessen.

• Mogelijkheden om aan te haken bij

samenwerkingsverbanden, overkoepelende platformen

etc.

• Mogelijkheden voor hergebruik (van delen) door andere

instellingen.

• Voldoen aan de standaarden voor zoeken en vinden

volgens de BASIS van DEN



Aanbesteding:

• Meervoudig onderhandse aanbesteding

• Selectie van mogelijke kandidaten via long list - short

list

• Geen tot in detail uitgewerkt bestek

• In plaats hiervan open vraag aan kandidaat leveranciers

voor creatieve aanbieding inclusief plan van aanpak op

basis van ons projectplan.



Inrichting project:

• Vorming van werkgroepen binnen het RAL

• Iedere werkgroep een afgebakend deel van het project

• Iedere werknemer de kans om aan een werkgroep deel

te nemen.

• Helicopterview voor het MT



Werkwijze projectgroepen:

• Eerste sessie enkel intern met complete werkgroep

• Tweede sessie kernteam uit werkgroep samen met

delegatie Pictura

• Uitwerking besprekingen door projectleider Pictura. Dit

verslag weer als basis voor interne sessie.

• Start bouw onderdeel

• Meer over de werkwijze tijdens de bouw straks door

Mark Lindeman



Waar staan we nu:

• Digitalisering brieven en genealogische bestanden is

klaar

• Website bijna klaar in technische zin.

• Nog heel wat werk aan invulling.

• Gebruikerstest moet nog gedaan



Andere effecten:

• Wat begon als een nieuwe website en wat digitaliseren,

blijkt op vrijwel iedere werkproces in de organisatie in te

grijpen.

• Manier van werken/denken van veel medewerkers is

aan het veranderen.

• 23 Archiefdingen

• Cursus Oral History



En verder?

• Samenwerking met Stadsarchief Breda.

• Vervolgproject met hulpmiddelen

• Interesse van verschillende andere archieven

• Bouw van webbased inventarisatie tool



Het resultaat is vooral een gevolg van

de goede samenwerking tussen

Maar zeker ook door de het kritisch meedenken

van een aantal leden van



En nu over naar Mark Lindeman

Tot straks bij de demo!

Regionaal Archief Leiden 1

Regionaal Archief Leiden presenteert:

ons verhaal,uw verhaalen de verhalen van anderen!

Aanvrager: Regionaal Archief Leiden

Datum: 28 april 2008 (definitieve versie)

Auteur(s): Karin van der Heiden (PARKC)Met bijdrage van: Ariela Netiv, Walther Hasselo, Cor de Graaf (RAL)

2

Inhoudsopgave

1. Projectoverzicht..............................................................................................................................5Inleiding ..........................................................................................................................................5Achtergrond....................................................................................................................................5Projectdoel ......................................................................................................................................6Aanpak...........................................................................................................................................11Projectresultaten..........................................................................................................................13Belanghebbenden analyse .........................................................................................................14Risico analyse ...............................................................................................................................15Technische ontwikkeling ...........................................................................................................16Intellecteel eigendom .................................................................................................................17Projectmanagement....................................................................................................................17Planning en fasering ...................................................................................................................18Werkpakketten.............................................................................................................................19Evaluatieplan................................................................................................................................20Begroting.......................................................................................................................................20

2. Criteria van de regeling ...............................................................................................................223. Basisdigitalisering .......................................................................................................................24

Collectie brieven ..........................................................................................................................24Collectie genealogische bronnen..............................................................................................27


Scenario 1Hendrik Janssen is een gepensioneerde concierge en woont sinds kort in Leiden. Zijnnieuwe buren vertelden hem dat hun buurt erg actief is in de ‘3 october vereeniging’ ennodigen hem uit om daar aan deel te nemen. Omdat Hendrik blij is met dit warmewelkom zegt hij graag toe maar hij realiseert zich dat hij eigenlijk niet goed weet waar de3 oktober feesten vandaan komen. Dezelfde avond gaat hij achter zijn computer op zoek,via Google vindt hij een nuttig lemma op Wikipedia. Hendrik is verrast dat zijn nieuwewoonplaats zo’n rijke geschiedenis heeft en besluit om meer informatie te zoeken op dewebsite van het archief van de stad. Nadat hij zijn zoekvraag heeft ingetikt vertelt hetarchief hem dat er verschillende resultaten zijn gevonden. Het archief zelf heeft hetonderwerp binnen de Leidse Canon opgenomen, in een heldere toelichting wordt degeschiedenis aan de hand van de papieren bewijzen toegelicht. Hendrik is gefascineerddoor de afbeeldingen van de oude handschriften, hoewel hij niets van de tekst snapt.Gelukkig geeft de beschrijving hem voldoende informatie om te begrijpen waar dezeoude archiefstukken over gaan. En de foto’s van vroegere oktoberfeesten – zelfs nog vanvoor de oorlog - tonen duidelijk dat het er toen ook al uitbundig aan toe ging. Hij ziet datsommige foto’s afkomstig zijn van leden van de 3 october vereeniging en herkent zelfs denaam van een van zijn nieuwe buren. Al bijna helemaal in de feeststemming kijktHendrik nog even verder en ziet dat bij de zoekresultaten ook beeld- engeluidsfragmenten worden genoemd. Die worden bij het Instituut voor Beeld en Geluidbewaard, een organisatie waar hij nog niet eerder van had gehoord. Daar zijn zelfspolygoonjournaals, en geluidsbanden over deze festiviteiten uit het begin van de vorigeeeuw. Hendrik weet bijna niet waar hij zou moeten beginnen en besluit er voor dezeavond mee op te houden. Hij ziet dat hij zijn zoekresultaten kan bewaren door in teloggen in Mijn RAL. Dat doet hij graag, hij is er trots op om een inwoner van dezebijzondere stad te zijn en verheugt zich nu al op zijn deelname aan de volgende 3 oktoberviering.

Scenario 2Nu Cleo de Koninck wat minder is gaan werken heeft ze eindelijk wat meer tijd voor haarhobby’s. Ze leest graag en bezoekt musea en concerten maar ze is vooral erggeïnteresseerd in geschiedenis. Zo is het al lang haar wens om de geschiedenis van haarfamilie te beschrijven. De afgelopen jaren heeft ze al flink wat voorwerk verricht, zo heeftze haar ouders en andere oudere familieleden ondervraagd over vroeger en inmiddelsheeft ze al een behoorlijk deel van de stamboom kunnen vastleggen. Er ontbreekt nogeen interessante tak. Via de website van de Digitale Stamboom heeft ze gevonden dat eendeel van haar familie afkomstig is uit Leiden. Helemaal zeker is ze er niet van want erblijken verschillende varianten van haar naam te bestaan. Via het Regionaal ArchiefLeiden kan ze daar wellicht meer informatie over vinden en ze besluit om haaronderzoek de komende weken daar op te richten.Met een kopje thee gaat ze achter de computer zitten en tikt haar naam in op hetzoekformulier. Tot haar verrassing blijkt die niet alleen in de DTB bestanden voor te

4

komen maar ook in een verzameling brieven uit boedels. Wel twaalf keer komt haarnaam daarin voor. Geïntrigeerd naar de inhoud merkt ze dat ze een digitale kopie van dehele brief kan downloaden. Dat is prettig want ze merkt dat het ouderwetse handschriften taalgebruik lastig te lezen is. Wel valt het haar op dat bij twee brieven een extraikoontje staat. Wanneer ze dat aanklikt vindt ze bij de ene een complete vertaling van debrief, dat is een geluk. Bij de andere heeft een andere onderzoeker een commentaargeschreven waarin hij meldt dat de hier vermelde naam in andere brieven in een anderespelling voorkomt. Deze onderzoeker heeft precies dezelfde naam als Cleo en ze is duserg benieuwd of hij nog meer informatie heeft gevonden. Via de website van het archiefvindt ze bij Uw verhaal een dossier waarin deze verre verwant de resultaten van zijnonderzoek beschikbaar heeft gesteld. Cleo zet nog een kopje thee en begint rustig methet lezen van dit dossier, hier kan ze voorlopig mee vooruit.

Scenario 3Voor zijn afstudeeropdracht heeft Rutger Klooster een onderwerp gekozen dat dicht bijhuis is. Als werkstudent kan hij het zich immers niet permitteren om voor zijn onderzoekhet land door te reizen. Nee, aan de beschrijving van de historische ontwikkeling van deLeidse gasthuizen heeft hij zijn handen al vol genoeg. Natuurlijk hoort daar ookarchiefonderzoek bij. Maar als Leidse student heeft hij het getroffen met dedienstverlening van het Regionaal Archief Leiden. Zodra zijn werkgever het rooster voorde komende week heeft doorgegeven begint Rutger met de planning van zijn onderzoekin die week. Als vaste bezoeker heeft hij een eigen account bij het archief, daar kan hijinloggen en vindt hij de belangrijkste digitale archiefstukken waar hij aan werkt. Om dearchiefstukken te bekijken die niet digitaal beschikbaar zijn moet hij naar de studiezaalvan het archief. Maar hij kan van tevoren de stukken aanvragen en deinventarisnummers online doorgeven. Op de afgesproken dagen liggen de stukken dan’s morgens al voor hem klaar op de studiezaal. Zo verliest hij geen enkele tijd met hetwachten op stukken die nog uit het depot gehaald moeten worden en kan hij directbeginnen.Het komt ook wel eens voor dat hij een bijzondere tekening vindt, of een archiefstukwaarvan hij een afbeelding zou willen gebruiken in zijn verslag. Dan kan het archief hetarchiefstuk op aanvraag voor hem digitaliseren. Maar omdat Rutger ook maar een armestudent is heeft hij daar nog niet zoveel gebruik van gemaakt. Hij wil eerst zeker wetendat hij deze stukken ook werkelijk zal gebruiken!


1. ProjectoverzichtInleiding

Het Regionaal Archief Leiden heeft een prachtige collectie archiefmateriaal die voor eenbreed publiek toegankelijk wordt gemaakt. Het archief is een actieve partner insamenwerkingsverbanden die de verbreding van de digitale toegang tot de collectie tendoel hebben. Daarbij heeft het archief de laatste jaren niet alleen grote slagen gemaaktmaar inmiddels ook te maken gekregen met de wet op de remmende voorsprong. Datresulteert in een breed scala van ontsluitingssystemen voor de collectiebeheer en -ontsluiting en diversiteit van verschillende databestanden. De versnippering zet zich tendele ook voort in de presentatie naar het publiek. Een en ander wordt duidelijk in debeschrijving van de huidige informatievoorzieningen in het bijgaande informatieplan.Het RAL wil niet alleen een einde maken aan de versnippering maar bovenal een grotesprong voorwaarts realiseren in de toegang tot haar digitale collecties.

Het RAL heeft als missie geformuleerd dat het zo veel mogelijk informatie, voor zoveelmogelijk gebruikers beschikbaar wil maken en daarbij nieuwe middelen wil inzetten.Het streven om gebruik te laten maken van de aangeboden digitale informatie is vertaaldin het motto:

RAL: duizend en één verhalen... en dat van u!

In verschillende bijeenkomsten met medewerkers is over de invulling hiervangesproken. Resultaat is een integraal plan voor publieksbenadering waarbij eenevenwichtige presentatie wordt nagestreefd in het aanbod van bronnen en contextueleinformatie. De wens van het RAL om de digitale informatie zo breed mogelijk te delenwordt hierin vormgegeven. Het resultaat draagt bovendien bij aan een aantrekkelijketoegang tot de bronnen door een contextgestuurde ontsluiting.

Achtergrond

Het gebruik van het cultureel erfgoed en historische bronnen verandert. Archieven –maar ook andere erfgoedinstellingen – krijgen te maken met bezoekers die meer willen –en verwachten – dan de digitale kaartenbak of afbeelding. Al hebben verschillendegroepen bezoekers verschillende wensen ten aanzien van begeleiding en presentatie, debehoefte aan meer geïntegreerde en rijke informatie over ons cultureel erfgoed hebbenzij met elkaar gemeen.

Het makkelijk kunnen vinden van de gedigitaliseerde toegangen of digitale objecten iseen eerste vereiste voor gebruikers. Om de potentie van de digitale wereld voldoende tebenutten is het presenteren van de betekenis van teksten en objecten en hun onderlingerelaties een vervolgstap. Het toevoegen van rijkere, meer geïntegreerde informatie overarchiefbronnen voldoet aan de behoefte van gebruikers en biedt mogelijkheden om een

6

nieuwe groep gebruikers aan te spreken. Door het aan elkaar koppelen van gegevens vanverschillende bronnen wordt een breder, interessanter en rijker beeld gecreëerd over deaard van een historische bron, een persoon, een locatie of een gebeurtenis.

Uit de bovenstaande illustratie blijkt hoe RAL haar basisinformatie, de content of debronnen, wil verrijken door verschillende lagen er omheen aan te bieden. Uitgangspuntis dat er niet één verhaal is maar dat een verhaal wordt opgebouwd door verschillendeperspectieven.

Projectdoel

Uitgangspunt is de wens van het RAL om een samenhangende ontsluiting van deverschillende collectiedatabases te ontwikkelen en deze te presenteren op basis van driegebruiksperspectieven; ons verhaal, uw verhaal en het verhaal van anderen.

Ons verhaal bestaat uit:

• de toegang tot de collectie en de collectiedatabases, de digitale bronnen (content)van het archief;

• de ‘digitale dossiers’ bestaande uit een verzameling bronnen - archiefstukken - inde collectie van het RAL over één bepaald onderwerp, zonder extra tekstueleinformatie (met andere woorden: wel regie in de selectie maar geen redactie overde bronnen);


• thema’s uit de Leidse1 geschiedenis, geïllustreerd met documenten uit hetarchief en toegelicht met verhalen die voor verschillende doelgroepenherkenbaar zijn. Dit kunnen bijzondere of belangrijke onderwerpen uit degeschiedenis zijn, zoals de Leidse Canon of de Pilgrims maar de onderwerpenkunnen ook aan de actualiteit gebonden zijn.

Uw verhaal bestaat uit:

• digitaal dossiers van gebruikers/onderzoekers, verzamelingen bronnen, over éénbepaald onderwerp, die zonder extra tekstuele informatie, met een specifiekereden door een onderzoeker aan elkaar gekoppeld zijn;

• thema’s en verhalen, verzamelingen bronnen mét contextuele informatie van eenbezoeker over een bepaald onderwerp;

• beschrijvingen van gebruiker/onderzoeker die is toegevoegd;• andere digitale informatie (bijvoorbeeld afbeeldingen) over een bepaald

onderwerp die door een bezoeker, al dan niet met bijbehorende toelichting, aande digitale collectie van het RAL is toegevoegd;

• vertalingen of transcripties van historische teksten die door onderzoekers zijngemaakt en opnieuw gebruikt of bewerkt kunnen worden;

• en de vele varianten die hier vervolgens weer op mogelijk zijn...

De verhalen van anderen toont:• Het resultaat van de zoekactie voor Leidse onderwerpen die is uitgevoerd bij

andere erfgoed instellingen.

NB. Met de verhalen van anderen wil het RAL zichtbaar maken dat informatie overLeiden ook op andere locaties te vinden is, bijvoorbeeld in de Universiteitsbibliotheek ofde categoriale erfgoed instellingen. Door deze informatie met dezelfde zoekaktievindbaar te maken wordt de historische verzameling van het RAL ook in ‘context’geplaatst.

Een nieuwe website wordt ontwikkeld op basis van een informatie-infrastructuur die hetmogelijk maakt om informatie over archiefbronnen te vinden, te bewerken, te delen ente verrijken. De nieuwe website wordt ontwikkeld op basis van toegankelijke en flexibelemodulen waarbij gebruik wordt gemaakt van open standaarden (XML, OAI, Dublin Coree.a.). Voor de gebruikers die informatie of bestanden willen toevoegen of bronnen willenaanvragen en reserveren wordt een besloten deel (Mijn RAL) ontwikkeld waarbij eeninlogfunctie van toepassing is.

1 Wanneer in de tekst als voorbeeld wordt gerefereerd aan Leidse bronnen of de Leidsegeschiedenis kan uiteraard de gehele regio gelezen worden. Vanwege de leesbaarheid wordt in degehele tekst alleen Leiden benoemd.

8

In onderstaande illustratie wordt geschetst hoe de informatie infrastructuur er uit zoukunnen zien.

Om dit mogelijk te maken worden de volgende subdoelen onderscheiden:

1. Ontwikkelen van een website

Een nieuwe website waarmee het publiek op een nieuwe manier benaderd wordt. Hetzoeken en vinden van bronnen is eenvoudig, de gegevens worden voor verschillendedoelgroepen op aansprekende wijze gepresenteerd en de gebruiker wordt uitgenodigdtot interactie. De drie perspectieven, ons verhaal, uw verhaal en de verhalen van anderen,wijzen de weg door de verschillende informatielagen die het RAL presenteert.De besloten omgeving ‘Mijn RAL’ is via een login bereikbaar voor de onderzoeker diegebruik wil maken van de nieuwe dienstverlening van het RAL (aanvragen en reserverenvan bronnen voor de studiezaal of scanning on demand). Deze bezoeker kan actiefmeewerken aan de verrijking van de collectie van het RAL door er kennis, informatie ofbeelden aan toe te voegen.Om de website voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk te maken - ook voor bezoekersmet een functiebeperking - wordt deze drempelvrij gemaakt.

2. Verbeteren van de zoekfunctionaliteit

Met één zoekaktie alle collectiedatabases van het RAL bevragen verbetert dedienstverlening en maakt het vinden van bronnen eenvoudiger. Het RAL wil daarnaasteen functionaliteit ontwikkelen waarmee deze zoekvraag tegelijk wordt gesteld aanandere – vooraf gedefinieerde – erfgoedcollecties waar ook historische informatie overLeiden wordt bewaard en digitaal toegankelijk is gemaakt. Zo heeft deUniversiteitsbibliotheek van Leiden delen van archieven waarvan de andere helft in hetRAL ligt. Het Instituut voor Beeld en Geluid heeft een grote hoeveelheid beeld- engeluidsmateriaal over belangrijke Leidse gebeurtenissen. Het is de bedoeling dat de


gebruiker straks maar één loket hoeft te bevragen en daar alle relevante informatiegepresenteerd krijgt.Om met één zoekopdracht, metadata onafhankelijk te kunnen zoeken zullen dedatabases van het RAL worden geïndexeerd door de zoekmachine. De externe databasesworden geïndexeerd via externe API’s. Het zoekresultaat wordt overzichtelijk en per brongepresenteerd. De verschillende soorten documenten worden automatisch in debijbehorende viewer getoond.

3. Ontwikkelen van ‘Mijn RAL’

Een persoonlijk omgeving waarin een bezoeker - na inloggen - beelden, genealogischebronnen, archiefstukken, documenten of links kan opslaan en bewaren voor latergebruik. De bezoeker kan er commentaar op geven, eigen objecten uploaden en relatiesaanleggen tussen verschillende items. Hij kan archiefstukken aanvragen en reserverenvoor inzage op de studiezaal of een digitale afbeelding laten maken van een stuk uit decollectie van het RAL.

3.1 Koppelen van bronnenEen onderzoeker bewaart zijn resultaten en bronnen in een besloten omgeving. Door hettoevoegen van een tag aan de metadata kunnen bronnen met elkaar worden verbonden.Daarmee zijn ze bij een volgend bezoek aan de website makkelijker terug te vinden enkan de onderzoeker snel verder met zijn werk. Deze technologie wordt ook door RALingezet om bronnen over bepaalde onderwerpen aan elkaar te koppelen tot DigitaleDossiers (al dan niet geïnspireerd door de actualiteit) of met toegevoegde redactionelecontext tot Thema’s (beiden voor Ons verhaal).

3.2 ‘User generated content’Onderzoekers en gebruikers van informatie uit het archief zijn ook belangrijke(potentiële) leveranciers van informatie die voor andere gebruikers relevant kan zijn. HetRAL biedt de gelegenheid om die informatie toe te voegen, bestaande informatie tevertalen, te verrijken of van commentaar te voorzien. Door deze informatie vervolgensopnieuw beschikbaar te stellen kunnen andere, minder ervaren onderzoekers of hetonderwijs, profiteren van de resultaten van de ervaren onderzoekers.Voor deze functionaliteit wordt zo mogelijk gebruik gemaakt van de resultaten uit hetonderzoek naar de Virtuele onderzoeksruimte binnen het Archief4ALL project van hetNationaal Archief.Het betreft een functionaliteit die het mogelijk maakt om:

- transcripties van bronnen te vervaardigen;- foto’s of andere bestanden te uploaden;- beschrijvingen van bestaande bronnen te maken en toe te voegen;- commentaar op bestaande bronnen te geven.

3.3 Aanvragen en reserverenEenvoudig aanvragen en reserveren van bronnen voor inzage op de studiezaal.

10

3.4 Scanning on demandOp aanvraag laten digitaliseren van items uit de collecties van het RAL.

4. Digitalisering van basisbestanden

De beoogde digitalisering van twee collectiedelen van het RAL, te weten een selectiebrieven, onder andere uit boedels, en genealogische bronnen, betekenen een belangrijkeinvulling van een hiaat in de digitale collectie. Het betreffen bronnen die door veelonderzoekers (genealogen) geraadpleegd worden en die deel uitmaken van debelangrijkste basisbestanden in de collectie. Deze basisbestanden hebben de hoogsteprioriteit bij de digitalisering omdat ze het gemak voor de gebruikers vergroten. Demeeste andere veelgebruikte bronnen zijn inmiddels gedigitaliseerd of worden op ditmoment – in andere projecten - gedigitaliseerd. Deze twee collecties zijn de laatstehiaten.

4.1 Selectie brievenEr is een beredeneerde selectie gemaakt van brieven uit de archieven bij het RAL. Eenhoofdbestanddeel zijn de brieven uit de boedels, zoals die uit het archief van deWeeskamer. In de boedels (1389-1825), bevinden zich vele brieven, die niet of nauwelijkszijn ontsloten. Meestal zijn ze slechts beschreven zonder specificatie van jaren enafzenders, laat staan van de inhoud. De onderwerpen variëren van zeer persoonlijk (eenliefdesbrief uit de 16de eeuw) tot puur zakelijke correspondentie. Met name depersoonlijke brieven, die een groot deel uitmaken van de selectie, geven een prachtigeblik op de gedachtenwereld van de mensen in de 16de tot de 19de eeuw. De brieven zijngeschreven en verzonden vanuit de Nederlanden, Spanje, Frankrijk maar ook Amerika enBatavia. Daardoor bestaat er ook geografisch gezien een interessante spreiding. Doordeze brieven te ontsluiten, te digitaliseren en te beschrijven kunnen bezoekers meer teweten komen over de leefwereld van de historische personen. De droge gegevens vannamen en data worden met belevenissen en verhalen verlevendigd.

Met de brieven vult het RAL tevens een hiaat in de presentatie van een dwarsdoorsnedevan de geschiedenis van Leiden. Deze is als volgt opgebouwd:

• De collectie Daniël van der Meulen toont het leven van een koopman in de16de eeuw

• De Atlas Blaeu toont de ontdekkingsreizen uit de 17de eeuw• De selectie brieven toont het leven van de gewone man van de late 16de tot

de 19de eeuw• De tekeningen van Alexander Ver Huell geven een beeld van het Leidse

studentenleven in de 19de eeuw• De collectie WOII representeert belangrijke gebeurtenissen en nieuws uit

de 20ste eeuw.


• De digitale krantencollectie geeft een goed leesbaar overzicht van allegebeurtenissen op alle terreinen vanaf de late 17de eeuw, met de nadrukop de 19de en de 20ste eeuw.

• Het notarieel archief, dat vanaf juni 2008 gedigitaliseerd wordt, geeft eeninkijk in het leven van de late 16e tot en met de vroege 20e eeuw.

4.2 Genealogische bestandenHet digitaliseren van de Doop-, Trouw- en Begraafbestanden (DTB) en huwelijksebijlagen is van groot belang omdat dit een grote hoeveelheid genealogische bronnenbetreft die nu moeilijk toegankelijk is, maar waar wel veel belangstelling voor is. Samenmet de notariële akten – die momenteel binnen een ander project gedigitaliseerdworden – beslaat het 75% van het onderzoek bij het RAL. Digitaliseren van deze bronnenvergroot de bruikbaarheid én bevordert zelfwerkzaamheid van de onderzoekers. Het pasttevens in de doelstelling zoals die is geformuleerd binnen de samenwerking in deDigitale Stamboom. Het sluit ook aan bij de plannen voor het project mijnvoorouders.nldat als doel heeft om de verschillende genealogische portals (zoals de DigitaleStamboom, GenLias, Isis, e.d) bij elkaar te voegen tot één site waarin door heelNederland gezocht kan worden.

Doelgroepen

• De ervaren onderzoeker heeft er baat bij dat zoveel mogelijk informatie digitaalbeschikbaar is. Hij zal worden uitgedaagd om zijn informatie te delen via dewebsite van het RAL.

• De minder ervaren onderzoeker profiteert daarvan, voor deze groep wordt deinformatie toegankelijker, eenvoudiger te vinden en in context geplaatst. Hetonderwijs maakt deel van de doelgroep die ‘aan de hand’ wordt genomen bij hetonderzoek in het archief. Voor deze groep, en met name voor docenten, zijn deeducatieve toepassingen van belang.

Aanpak

De ontwikkeling van een samenhangende ontsluiting van de collectie sluit aan bij hetbeleid van het RAL zoals geformuleerd in het informatieplan (d.d. 31 maart 2008): meerinformatie digitaal beschikbaar stellen voor meer mensen en met nieuwe middelen.Toegankelijk maken van historische bronnen is één van de primaire taken van eenarchiefinstelling, het RAL wil een stapje verder gaan door niet alleen de informatie uithet eigen archief aan te bieden maar ook dat van anderen. Daarmee worden de eigenbronnen in context geplaatst en verrijkt. De ervaring heeft geleerd dat gebruikers vakerdit soort website bezoeken en dat deze bezoeken langer duren.

Zoals ook uit het informatieplan blijkt is uitwisselen van informatie een belangrijkedoelstelling voor het RAL. Dat wordt met de ontwikkeling van dit project beoogd maar

12

kan alleen bereikt worden als ook aan de technische randvoorwaarden wordt voldaan.Het toepassen van de geijkte standaarden voor het toegankelijk maken en houden vandigitale informatie is essentieel voor het RAL.

Het RAL is actief in diverse samenwerkingsverbanden en het archief houdt deontwikkelingen op digitaliseringsvlak goed in de gaten. Ook voor dit project wordt goedrond gekeken. Er wordt niet naar gestreefd om opnieuw het wiel uit vinden maar juistom gebruik te maken van ervaringen van anderen en technieken te benutten die nuworden of reeds zijn ontwikkeld.

Een belangrijke vernieuwing binnen het project is de ontwikkeling van de functionaliteitwaarmee in – vooraf gedefinieerde – collecties van anderen gezocht kan worden. De wijzewaarop het publiek benaderd en actief betrokken wordt bij de digitale collectie van hetarchief en de wijze waarop de informatie aangeboden wordt is nieuw. De integraleaanpak is voor het RAL een belangrijke ontwikkeling. Daarbij gebruik maken vanbestaande standaarden en beproefde technieken is niet alleen een kwestie vanovertuiging of common sense maar een basisvoorwaarde in het beleid van het archief.

Richtlijnen van DEN

Bij het project wordt daar waar mogelijk de door DEN beschreven kwaliteits-instrumenten toegepast.

1. Het beleid is vastgelegd met behulp van een informatiebeleidsplan (DEN registerA).

2. Een digitaliseringsplan en projectplan zijn opgesteld. Het projectplan wordtverfijnd voor het van start gaan van de verschillende fasen. Daarnaast zal eengebruikersonderzoek plaatsvinden (DEN register B).

3. Er is een materiaalanalyse en selectie uitgevoerd volgens de richtlijnen van hetGeheugen van Nederland(DEN register C.01).

4. Er worden standaarden gehanteerd voor vervaardigen, beschrijven, opslaan,toegang, beheer, uitwisseling en duurzaamheid (DEN register C.02 e.v.).

5. Het project wordt tussentijds en na afronding geëvalueerd (DEN register D).

Na afronding van dit project voldoet het RAL volledig aan DE BASIS voor vindbaarheidvan DEN.


Projectresultaten

Het project resulteert in een dynamische en kwalitatieve toegang tot de collectie van hetRAL en een beter gebruik van de historische bronnen door het delen, contextualiseren enverrijken van informatie en kennis. De kennis en ervaring die tijdens dit project isopgedaan wordt door middel van artikelen in vakbladen, presentaties en een symposiumgedeeld met collega’s en andere belanghebbenden.

resultaat belang sector/doelgroep1. Digitale brieven en genealogische bronnen Collectie Nederland, alle gebruikers2. Aantrekkelijke webtoegang tot kennis,

context en informatieAlle gebruikers

3. Geïntegreerde ontsluiting van de collectievan het RAL

Collectie Nederland, alle gebruikers

4. Functionaliteit om bronnen met elkaar teverbinden (tagging)

Alle gebruikers

5. Functionaliteit om informatie te bewaren, tedelen, toe te voegen en te bewerken (‘usergenerated content’)

Alle gebruikers

6. Functionaliteit om bronnen op te vragen ente reserveren

Alle gebruikers

7. Functionaliteit ‘scanning on demand’ Alle gebruikers

Onder alle gebruikers wordt het brede spectrum van gebruikers huidige en potentiëlegebruikers geschaard. Deze zijn door Henrieke Wubs en Frank Huysmans verdertreffend omschreven als snuffelaars en gravers (Snuffelen en graven, SCP 2006)

14

Belanghebbenden analyse

Doelgroepen en belanghebbende organisaties die geïnteresseerd zijn in of beïnvloedworden door de projectresultaten. Denk hierbij aan de landelijke infrastructuur van KB,DEN, publiek, onderzoek, onderwijs etc.

belanghebbende belang importantie

Alle gebruikers Betere toegang tot en bruikbaarheid vanhistorische bronnen RAL, thematisch ontslotenen verrijkte bronnen

Hoog

Ervaren onderzoeker Grote hoeveelheid eenvoudig vindbare bronnen;Persoonlijke webomgeving waarin onderzoek eninformatie bewaard en bewerkt kan worden

Hoog

Minder ervarenonderzoeker

Informatie makkelijk vindbaar, in contextgepresenteerd en met mogelijkheid van‘voorgekookte’ zoekvragen

Hoog

Digitale Stamboom /Mijn voorouders.nl

Aanlevering van belangrijke aanvulling van DTBbestanden

Hoog

Onderwijs Bronmateriaal en instrumenten om dezebronnen voor lessen beschikbaar te maken

Hoog

Bezoekers metfunctiebeperking

Betere toegang tot historische bronnen Hoog

RAL Beter vindbare informatie, groterezelfredzaamheid van gebruikers; kunnenopnemen en verspreiden van nieuwe informatieen verhalen, de verbeteringen of vertalingen vanbestaande informatie makkelijk verwerken enzichtbaar maken. Meer ruimte om collectieaantrekkelijk en in context te presenteren

Hoog

Geheugen vanNederland

Digitale collectie brieven uit de 16de tot de 19de

eeuwMiddel


Risico analyse

In onderstaande matrix wordt duidelijk met welke risicofactoren het RAL rekeninghoudt binnen dit project, wat de mate van waarschijnlijkheid is en op welke wijze hetRAL het risico kan beheersen.Risico Waarschijnlijkheid BeheersingVertraging doorafhankelijkheid van derdepartijen.

Mogelijk Goede planning en coördinatie(vinger aan de pols houden, optijd anticiperen) en duidelijkeafspraken maken met allepartijen

Verlies of beschadiging vancollectiestukken bijdigitalisering buiten de deur.

Niet waarschijnlijk,wel mogelijk

Controle vooraf en bijterugkomst

Resultaat voldoet niet aan dewensen en verwachtingen vanhet publiek.

Niet waarschijnlijk,wel mogelijk

Gebruikersonderzoek houdenvooraf, tijdens en na afrondingvan het project (testpanels)

Authenticiteit van informatieis niet duidelijk

Mogelijk Rekening mee houden in devormgeving/presentatie, testenin gebruikersonderzoek

Andere collecties worden nietvoor zoeken door RALgeopend

Mogelijk Draagvlak creëren en goedeafspraken over samenwerkingmaken

Afhankelijk van demedewerkers van het RAL;1. voortgang van project kanin gevaar lopen door uitvaldoor ziekte2. uitvoering van nieuwetaken kan in gevaar komenals medewerkers niet deomslag in werkwijze kunnenmaken

1.Mogelijk2. Geldt mogelijk voorenkelen

1. vertraging opvangen doorregelen van back up bij andereprojectcoördinatoren2. Draagvlak creëren enmedewerkers betrekken bijontwikkeling, nieuwe rolzichtbaar maken en scholing

16

Technische ontwikkeling

In het project worden de volgende (technische) standaarden en best practises gebruikt:

1. De nieuwe website is volledig Drempelvrij en opgebouwd met permalinks. HetCMS is open source (Joomla), de informatie wordt opgeslagen in XML en devormgeving is door middel van Style Sheets (CSS) van de inhoud gescheiden.

2. De beoogde zoekserver is open source en toegankelijk via het HTTP/GETprotocol. Het biedt uitgebreide full-text zoekmogelijkheden (zoals stemmers,fuzzy search, booleaans etc.). Ook de mogelijkheid om te zoeken in meerderevelden wordt ondersteund en de resultaten kunnen gesorteerd wordenweergegeven. De zoekmachine kan exporteren naar XML, XSLT, JSON en HTML.Daardoor wordt tevens de benaderbaarheid voor derden makkelijker.

3. Voor ‘Mijn RAL’ wordt bekeken of het archief gebruik kan maken van een aantalmodulen die op dit moment door het Nationaal Archief worden ontwikkeld(project Virtuele onderzoeksruimte). Met name het koppelen van bronnen (doormiddel van tagging), en de functionaliteit om ‘user generated content’ tebeheren.

4. Voor de digitalisering van de selectie brieven en genealogische bestanden wordtgebruik gemaakt van de materiaalanalyse zoals die is opgesteld binnen hetproject Geheugen van Nederland (ICT register C.01).

5. Images worden vervaardigd als TIFF uncompressed, op hoge resolutie, eenafgeleide in JPEG formaat wordt gekoppeld aan de collectiedatabase. Demasterbestanden (TIFF) voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen van hetGeheugen van Nederland zodat deze daar in opgenomen kunnen worden (ICT-register C.02.01 en C.02.08).

6. De metadata wordt vervaardigd op basis van Dublin Core (ICT-register C.02).

7. Om de digitale informatie duurzaamheid toegankelijk te houden (C.02.08)worden de digitale bestanden zoveel mogelijk vastgelegd in standaard formatenen van metadata voorzien. Opslag vindt voorlopig plaats op harddisk en op dvd'sdie om de vijf jaar worden vervangen. Daarna zal het RAL voor de opslag gebruikmaken van een digitaal depot. De ontwikkeling van dit digitaal depot is eenopdracht voor het RAL van de concerndirectie van de gemeente Leiden. Daarvoorwordt gebruik gemaakt van de resultaten uit de projecten van hetGemeentearchief Rotterdam en het Nationaal Archief.


Intellecteel eigendom

Ten aanzien van het intellectueel eigendomsrecht in dit project zijn de volgende puntenvan belang:

• Voor bestaande software wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van open sourceproducten.

• Voor componenten die moeten worden ontwikkeld wordt gebruik gemaakt vanopen standards. De ontwikkelaars dragen het intellectueel eigendomsrecht van -de in opdracht van RAL - ontwikkelde componenten over aan het RAL.

• Voor het beschikbaar stellen van de eigen collectie hoeft het RAL geen rekeningte houden met auteursrechten.

• Voor het uploaden van bestanden en informatie door gebruikers krijgt het RALwel te maken met auteursrechten. Een oplossing daarvoor is een akkoord- envrijwaringsverklaring die een gebruiker ondertekent vóór hij of zij bestandenuploadt.

Projectmanagement

Naam Organisatie Rol

Ariela Netiv RAL Eindverantwoordelijke/opdrachtgeverWalther Hasselo RAL ProjectleiderCor de Graaf RAL Coördinator digitaliseringAriela Netiv RAL Coördinatie ontwerp websitePeter Brandenburg RAL Coördinatie aanvragen en reserveren

voor studiezaal en scanning ondemand.

André van der Waal Coordesign Vormgeving websiteMark Lindeman Pictura Imaginis BV Back end websiteWim Karelse GMS Digitalisering van brieven en

genealogische bestanden

18

Planning en fasering

Met het project zal worden gestart op 1 september 2008 en duurt tot 1 september 2010.De verwachte doorlooptijd is 24 maanden.

Projectfase Periode resultaatDefinitie 1 maart – 25 april 2008 Projectplan en programma van eisen

Voorbereiding 1 september 1 oktober 2008 Plan van aanpak

Onderzoek 1 oktober – 1 december 2008 Materiaalanalyse en selectie,informatieanalyse engebruikersonderzoek

Ontwerp 1 november 2008 – 1 februari2009

Functioneel ontwerp en technischontwerp

Uitvoering enrealisatie

1 februari 2009 – 1 september2010*

1.Nieuwe website2. Zoek- en vindfunctionaliteit voorcollectiedatabases van RAL en die vanandere instellingen3. ‘Mijn RAL’ (koppelen van bronnen enmodulen voor:

- invoer door gebruikers,- aanvraag en reserveren online- scanning on demand).

4. Digitale ontsluiting brieven engenealogische bronnen

Testfase 1 maart– 1 juni 2010 Test- en acceptatierapport

Implementatieen afronding

1 juni – 1 augustus 2010 Geaccepteerd en werkend systeem

Evaluatie 1 september – 1 november2010

Gebruikersonderzoek, verslagleggingen financiële afronding

Presentatie 1 mei – 1 september 2010 Voor publiek en collega’s. Publicatie invakbladen en presentatie van hetproject aan belanghebbenden engeïnteresseerden

Met name voor onderdeel 4. de digitalisering van de brieven en de genealogischebronnen wordt veel tijd uitgetrokken voor de productie van metadata. De totaledoorlooptijd van de uitvoering is daarom tot 1 september 2010.


Werkpakketten

werkpakket omschrijving periode (tussen)resultaten

Werkpakket 1 Ontwikkelen webinterface

1 juli 2009 –1 maart 2010

Functioneel ontwerp; technischontwerp; vormgevingsvoorstel;gebruikersevaluatie;basiscontent thema’s; testen;definitieve website

Werkpakket 2 Ontwikkelen Zoeken enVinden

Zoeksysteem dat in één aktie devolledige website van het RAL pluseen aantal van te vorengedefinieerde websites vananderen doorzoekt

subwerkpakket 2.1 Binnen eigen collectieRAL

1 sept 2008 –1 maart 2009

Systeem waarmee in éénzoekaktie alle collectiedatabasesvan het RAL wordenaangesproken.

subwerkpakket 2.2 Collecties elders 1 sept 2008 –1 maart 2009

Systeem waarmee in één aktie eenaantal - gedefinieerde -collectiesvan derden worden aangesproken

Werkpakket 3 Ontwikkelen ‘Mijn RAL’ Losse modulen die functionerenin het Content ManagementSysteem

subwerkpakket 3.1 Koppelen van bronnen 1 febr 2009 –1 maart 2010

Module om een eigen ‘tag’ toe tevoegen aan de metadata van eenbron

subwerkpakket 3.2 User generated content 1 febr 2009 –1 maart 2010

Module voor invoer vertalingen;module voor invoer commentaar;module voor invoer beschrijving;module voor uploaden bestanden

subwerkpakket 3.3 Aanvragen en reserveren 1 febr 2009 –1 dec 2009

Module voor het aanvragen enonline reserveren vanarchiefbronnen

subwerkpakket 3.4 Scanning on demand 1 juli 2009 –1 dec 2009

Module voor het indienen van eenaanvraag voor digitalisering

Werkpakket 4 Digitaliseren vanbasisbestanden

subwerkpakket 4.1 Materiaalanalyse enselectie

1 sept – 1 nov2008

Materiaalanalyse van selectie

subwerkpakket 4.2 50.000 pagina’s brieven 1 jan 2009 –1 sep 2010

50.000 images x 2 (JPEG en TIFF)en metadata

subwerkpakket 4.3 93.000 pagina’s analooggegealogische bronnen

1 jan 2009 –1 sept 2010


subwerkpakket 4.4 25.000 microfichesgenealogische bronnen

1 jan 2009 –1 sept 2010


20

Schematische weergave van werkpakketten en fasen gedurende de looptijd van hetproject.

Evaluatieplan

De volgende acties worden ondernomen om het project te evalueren:- Tussentijdse evaluatie van de website door middel van usabiltytests (door extern

bedrijf en eigen gebruikersgroepen).- Het project wordt aangemeld bij de projectenbank van DEN.- Eindevaluatie project door verslaglegging intern en externe presentatie.- Gebruikersonderzoek door middel van De publieksmonitor, Stadsenquête

Leiden en testpanel van gebruikers.- Meting van bezoek en gebruik van de website.

Begroting

De begroting is bijgevoegd in de Excel-template bij het aanvraagformulier. Inonderstaande toelichting wordt duidelijk gemaakt waar de cijfers voor de werkverdelingop zijn gebaseerd.

Het hele managementteam van het RAL is betrokken bij de werkpakketten 1 tot en met 3in de brainstormfase en de test/evaluatiefase. Ook wordt het hele managementteam vanhet RAL plus de projectleider betrokken bij de verspreiding van de opgedane kennis. Perpersoon is hiervoor 16 uur uitgetrokken.

Ariela Netiv, directeur/archivaris, is opdrachtgever, coördinator voor werkpakket 1, vnl.voor de vormgeving. Verder is zij bij de werkpakketten 1 t/m 3 enkele uren betrokken inalle fasen om de vinger aan de pols te houden. Tot slot is zij eens per twee weken voor eenuur ingeboekt voor overleg met de projectleider, aansturing en bijsturing.


Walther Hasselo, ICT-adviseur en webmaster, treedt op als projectleider. Hij besteedt 2uur per week gedurende de gehele periode aan algemene projectleiding, in totaal 184uur. Per werkpakket is ook een aantal uren coördinatie aan hem toebedeeld. Verder is hijingeschakeld bij alle werkpakketten in alle fasen. Bij werkpakket 1 is hij, inclusief decoördinatie, ingeschakeld voor 421 uur, werkpakket 2 voor 188 uur, werkpakket 3 voor370 uur en werkpakket 4 voor 36 uur.

Peter Brandenburg, teamleider Publiekszaken, heeft de coördinatie van werkpakket 3.3.en 3.4., aanvragen en reserveren en scanning on demand. Verder is hij bij dewerkpakketten betrokken om mee te denken waar de te ontwikkelen infrastructuur raaktaan de werkzaamheden van zijn team.

Cor de Graaf, teamleider Inspectie en Beheer, is coördinator voor werkpakket 4. Verder ishij betrokken bij de werkpakketten om mee te denken waar de te ontwikkeleninfrastructuur raakt aan de werkzaamheden van zijn team.

Het aantal uren van de eigen medewerkers per werkpakket is 675 uur voor pakket 1, 348uur voor pakket 2, 600 uur voor pakket 3 en 605 uur voor pakket 4. De loonkosten voorpakket 4 vallen relatief laag uit omdat daar voornamelijk uren van medewerkers in lagereloonschalen in zitten.

Het digitaliseren van metadata bij de te digitaliseren bestanden geschiedt doorvrijwilligers. Deze vrijwilligers worden normaliter niet betaald bij het RAL, dat geldt ookvoor de vrijwilligers die voor dit project worden ingezet. Wel zullen enkele laptops extraworden aangeschaft die door de extra vrijwilligers zullen worden gebruikt.

22

2. Criteria van de regelingVernieuwingMet dit project wordt een samenhangende ontsluiting gecreëerd voor de verschillendecollectiedatabases van het RAL. Dat betekent een sterke verbetering in dedienstverlening aan het publiek. Dat geldt ook voor de diensten die in ‘Mijn RAL’ wordenaangeboden, het bewaren, bewerken, vertalen, reserveren en aanvragen van digitalebronnen.De integrale ontsluiting van de verschillende collectiedatabases zorgt ervoor dathistorische bronnen makkelijker kunnen worden gevonden en aantrekkelijker - want incontext – gepresenteerd. Daarmee wordt niet alleen de dienstverlening verbeterd maar ishet ook mogelijk om nieuwe gebruikers aan te trekken. Zowel de bekende doelgroepenals de potentiële nieuwe gebruikers profiteren van de mogelijkheid om bronnen aanelkaar te knopen en van contextuele informatie te voorzien.Een belangrijke vernieuwing binnen het project is de ontwikkeling van de functionaliteitwaarmee in – vooraf gedefinieerde – collecties van anderen gezocht kan worden. Ookdaarmee wordt een verbetering van de dienstverlening bereikt. Historische informatieover Leiden wordt immers op meer plaatsen bewaard en toegankelijk gemaakt danalleen in Leiden. Op deze wijze hoeft de gebruiker maar één loket te bevragen.

Digitale toegankelijkheidMet dit project wordt de digitale toegankelijkheid van het archief sterk verbeterd, éénzoekfunctie voor alle collectiedatabases van het RAL én de mogelijkheid om ookinformatie die elders wordt bewaard te vinden. Bovendien wordt de informatie diegebruikers en onderzoekers hebben of vinden hergebruikt en ingezet om de collectie vanhet RAL te verrijken. Met de digitalisering van de brieven en de genealogische bestandenworden belangrijke hiaten in de digitale collectie toegankelijk die bovendien ook voorandere samenwerkingsverbanden beschikbaar komen (Geheugen van Nederland,Digitale Stamboom en mijnvoorouders.nl).De duurzame toegang tot het gedigitaliseerde materiaal wordt gewaarborgd door hetgebruik van standaarden voor vervaardiging en opslag van de gegevens. Daarnaast werkthet RAL aan de ontwikkeling van een digitaal depot.

Verankering van het project binnen de organisatie wordt bereikt door deverantwoordelijke stafmedewerkers vanaf de eerste aanzet bij het project te betrekken.Zij hebben daardoor meegedacht over de insteek van het project en de formulering vande doelstellingen. Gedurende het project zijn zij als coördinator verantwoordelijk voorde realisatie van de verschillende deelprojecten. De overige medewerkers wordt doormiddel van ‘draagvlakdagen’ vóór, tijdens en na afloop bij het project betrokken. Waarnodig zullen medewerkers worden bijgeschoold.


KennisoverdrachtHet RAL werkt voor dit project samen met een aantal partners waar het eerder goedeervaring mee heeft gehad. Daarbij wordt gestreefd naar een optimale uitwisseling vankennis en kunde. Voor sommige projectonderdelen wordt nauwlettend gevolgd welkeresultaten gerealiseerd worden bij de projecten van het Nationaal Archief en hetGemeentearchief in Rotterdam. De toepassing hiervan in het project van RAL kan vooralle partijen een belangrijke meerwaarde betekenen.Op enkele specifieke delen zal het project van RAL voorbeeldstellend kunnen zijn,bijvoorbeeld in de ontwikkeling van mogelijkheid om collecties van anderen te bevragenmaar wellicht ook de wijze waarop de historische bronnen in verschillendeperspectieven aan het publiek gepresenteerd worden. Deze – en andere – resultaten zalhet RAL na afronding (in 2010) presenteren aan de collega’s in het erfgoedveld en anderebelangstellenden. Hiervoor wordt een symposium georganiseerd met hetsamenwerkingsverband van archieven BRAIN en in vakbladen wordt verslag van hetproject gedaan. Uiteraard wordt het projectresultaat ook via DEN met het erfgoedveldgedeeld.

24

3. BasisdigitaliseringBinnen dit project vindt basisdigitalisering plaats. Het betreft de digitalisering van eenselectie historische brieven en genealogische bronnen. Beide collecties zijn nu niet ofnauwelijks toegankelijk terwijl ze wel erg relevant zijn voor een groot aantal bezoekersvan het RAL. De collecties worden hierna ieder apart toegelicht.

Aandachtspunten:• Voor de digitalisering zijn afspraken gemaakt met GMS. De offerte daarvoor is in

de bijlage opgenomen.• Voor beide collecties zijn er geen restricties ten aanzien van de auteursrechten.• Van de brieven worden op termijn transcripties gemaakt, dit kan deels door

vrijwilligers en deels door onderzoekers uitgevoerd worden, het vervaardigendaarvan is niet in dit project opgenomen, wel is voorzien in een module waarmeede transcripties online geproduceerd en gedeeld kunnen worden.

• De gedigitaliseerde brieven kunnen worden opgenomen in het Geheugen vanNederland.

• De digitalisering van de genealogische bronnen worden tevens beschikbaargesteld via de Digitale Stamboom en in de nog te ontwikkelen websitemijnvoorouders.nl.

Collectie brieven

Doel van dit project is een nagenoeg vergeten collectie brieven voor een breed publiektoegankelijk maken. Door middel van de ontsluiting van basisgegevens over personen,plaatsen, data en taal en het digitaal fotograferen van de brieven. Op basis hiervan is hetmogelijk om transcripties van de brieven te (laten) maken. De brieven geven een kijkje inhet dagelijkse leven van eeuwen terug en vertellen de verhalen van de mensen in hetverleden.

Beschrijving van de collectieNaam BrievenInhoudelijke omschrijving Het betreft een beredeneerde selectie van brieven uit

het archief van de Weeskamer en andere archieven.Type materiaal Handgeschreven brievenSelectie Uit alle weeskamerboedels die in de loop der jaren

bij de weeskamers zijn gebleven is een selectiegemaakt, voor zover dat op basis van de beperktebeschrijving mogelijk was. Daarnaast is uitfamiliearchieven een selectie gemaakt van veelalpersoonlijke brieven (liefdesbrieven of brieven aanfamilieleden) die een beeld schetsen van hetpersoonlijke leven in de 16de tot de 19de eeuw.

Periode 16de tot 19de eeuw


Totstandkoming Bij de opheffing van de weeskamer in de 19de eeuwzijn de achtergebleven boedelpapieren overgebrachtnaar het stadhuis. De overige brieven zijn in de loopvan de tijd met familiearchieven door het RALopgenomen.

Omvang collectie De collectie bestaat uit totaal 12.500 brieven van éénof meerdere bladzijden. Het totaal aantal pagina’s is50.000 (scans). De brieven hebben niet of nauwelijksmetadata, die wordt door vrijwilligers toegevoegd.Uiteindelijk zullen ook alle brieven door vrijwilligers(en onderzoekers) getranscribeerd worden.

Samenstelling De collectie bestaat uit losse brieven en enkelebrievenboeken

Belang van de collectie Het belang van deze collectie is groot. De brievenvormen een bijzondere collectie egodocumentenmet informatie over het dagelijkse leven in de 16de

tot de 19de eeuw. Daarnaast komen in sommigebrieven belangrijke gebeurtenissen op wereldniveauaan de orde, mede door de brede geografischespreiding waarvoor is gekozen (o.a. Batavia enAmerika).

Materiaal analyse brieven1. Algemene informatie over de hele collectie en de materiaalanalyseDatum start analyseDatum beëindiging analyse

1 april 200822 april 2008

Beschrijving van de wijze waarop de analysetot stand is gekomen

Door middel van handmatige telling van debrieven

LogistiekBeschrijving van de wijze waarop decollectie is opgeslagen

De archiefstukken zijn in verpakt in dozen in hetdepot opgeslagen

Hoe lang kan de collectie worden afgestaanten bate van het digitaliseren?

Enkele maanden

Zijn er delen van de collectie die nietvervoerd kunnen worden?

Nee

OntsluitingBeschrijving van de ontsluiting van decollectie:- niveau van ontsluiting (collectie of object)- de methode- het datamodel of de velden

Alle weeskamerboedels zijn ontsloten doormiddel van een inventaris. De boedels zijn opnaam gerangschikt en brieven zijn alleenherkenbaar in de beschrijving, een dateringontbreekt. De brieven uit de familiearchieven zijnbeter beschreven maar niet op inhoud (personen,plaatsen, data) toegankelijk.De brieven worden ontsloten op naam van deafzender, datum, geadresseerde, plaats vanverzending, woonplaats van geadresseerde, taalvan de brief en uiteindelijk een transcriptie.

Mate van ontsluiting Op dit moment zijn alle brieven geselecteerd,maar nog niet beschreven.

26

Aantallen en afmetingenAantal items 12.500 brieven in 400 omslagen

(gemiddeld 25 brieven per omslag)Totaal aantal opnamen (scans) is 50.000

GebondenMateriaal type 1Materiaal type 2

NeeJa

Afmetingen in centimetersGemiddeld:Grootste:Kleinste:

30 x 20 cm32 x 20 cm10 x 15 cm

Algemene informatie materiaaltype 1Inhoudelijke structuur Alfabetisch per boedel of op afzender en

datum in een omslagVeranderingen in de tijd geenFysieke ordening Alfabetisch of chronologischRelatie met andere objecten Brievenboek (materiaaltype 2)Analoge intermediairs GeenFysieke staat van de objecten Verreweg de meeste brieven (99%) zijn losse

brieven (één los vel). Het materiaal is ingoede staat maar er bevinden zich lakzegelsop. Meerdere brievenbundels bestaat uitliassen (bundels), die uit elkaar moetenworden gehaald voordat ze kunnen wordengedigitaliseerd.

Speciale behandeling van het materiaal Voorzichtigheid is geboden met delakzegels, deze mogen niet beschadigdworden.

Algemene informatie materiaaltype 2Inhoudelijke structuur Een brievenboekVeranderingen in de tijd GeenFysieke ordening ChronologischRelatie met andere objecten Brieven (materiaaltype 1)Analoge intermediairs GeenFysieke staat van de objecten Het betreft een gebonden boek in goede

staat en niet specifiek kwetsbaarSpeciale behandeling van het materiaal Voorzichtigheid is geboden ten aanzien van

de rug van het boek


Collectie genealogische bronnen

Het doel van dit project is de DTB-registers, de registers van de Burgerlijke Stand en deBevolkingsregisters voor een ieder via het web beschikbaar te stellen. Deze gegevens zijnvoor een breed publiek interessant. Door de afbeeldingen van de acte bij de beschrijvingaan te bieden kunnen mensen kennis nemen van de inhoud van de gehele akte. Ditverhoogt het gemak voor de onderzoeker in hoge mate en ontlast het archief.

Beschrijving van de collectieNaam DTB, BS en BR bestandenInhoudelijke omschrijving Het betreft primaire genealogische bronnen als

Doop-, Trouw- en Begraafregisters uit Leiden enomgeving, alsmede Burgerlijke Standregisters enBevolkingsregisters.

Deze worden momenteel door vrijwilligers indatabases verwerkt (Digitale Stamboom), waarbijhet ‘image’ aan de database kan worden gekoppeld,zodat de onderzoeker direct de gegevens bij de handheeft.

Type materiaal Ingebonden handgeschreven delen en microfichesSelectie Het betreft de primaire genealogische bronnen, voor

zover deze nog niet eerder zijn verwerktPeriode 16de tot 20de eeuwTotstandkoming De DTB registers zijn als retroacta van de Burgerlijke

Stand ingevorderd door de overheid in 1811. Deoverige registers zijn sindsdien ontstaan.

Omvang collectie De collectie bestaat uit 45.000 analogearchiefbescheiden en 25.000 microfiches diemoeten worden gedigitaliseerd (70.000 opnamen).

Vrijwilligers zijn al geruime tijd bezig om alle aktenon-line toegankelijk te maken (ca. 2.500 per week).

Samenstelling De collectie bestaat uit analoge delen en microfichesBelang van de collectie De collectie is van zeer groot belang voor historici en

genealogen omdat het gaat om de primairebronnen. Driekwart van de bezoekers van (dewebsite van) het archief maakt gebruik van dezegegevens

Materiaal analyse genealogische bronnen1. Algemene informatie over de hele collectie en de materiaalanalyseDatum start analyseDatum beëindiging analyse

1 april 200822 april 2008

Beschrijving van de wijze waarop de analyse totstand is gekomen

Door middel van handmatige telling vanalle delen

LogistiekBeschrijving van de wijze waarop de collectie isopgeslagen

De archiefstukken zijn in dozenopgeslagen in het depot

28

opgeslagen opgeslagen in het depot

Hoe lang kan de collectie worden afgestaan ten batevan het digitaliseren?

Zo kort mogelijk omdat de vraag naardeze registers groot is

Zijn er delen van de collectie die niet vervoerdkunnen worden?

Nee

OntsluitingBeschrijving van de ontsluiting van de collectie:- niveau van ontsluiting (collectie of object)- de methode- het datamodel of de velden

Vrijwel alle genealogische bronnen zijnontsloten door middel van indices oppapier. Momenteel worden debasisgegevens van 2500 akten per weekgedigitaliseerd en online gezet. De aktenworden ontsloten op alle familienamen(minus de getuigen), de relevante data,aktenummer en bron.

Mate van ontsluiting 90 % is via analoge (papieren) toegangbeschikbaar en ca. 10 % is digitaaltoegankelijk.

Aantallen en afmetingenAantal items ca 45.000 analoge bronnen in 172 delen en

25.000 microfiches.Totaal aantal opnamen is 70.000

GebondenMateriaal type 1Materiaal type 2

JaNee

Afmetingen in centimetersGemiddeld:Grootste:Kleinste:

31 x 22 cm32 x 20 cm21 x 16 cm

Algemene informatie materiaaltype 1Inhoudelijke structuur Alle delen van de DTB en BS zijn

chronologisch opgebouwd, de delen uit hetBR naar wijk.

Veranderingen in de tijdFysieke ordening Naar typeRelatie met andere objecten NietAnaloge intermediairs GeenFysieke staat van de objecten Redelijk. Sommige delen zijn licht

beschadigd door brand van het stadhuis in1929, andere delen hebben beschadigderuggen.

Speciale behandeling van het materiaal Voorzichtigheid is geboden met de ruggen vande boeken.

Bijzonderheden Enkele boeken (BS Leiden voor 1929)betreffen ‘fotokopieën’ uit de jaren ’30 van de20e eeuw, gemaakt vanaf de dubbelen omdatde Leidse exemplaren bij de brand van hetStadhuis in 1929 zijn verloren gegaan. Dedubbelen zijn inmiddels ook verbrand bij hetbombardement van deArrondissementsrechtbank in Den Haagtijdens WO II.


bombardement van deArrondissementsrechtbank in Den Haagtijdens WO II.

Algemene informatie materiaaltype 2Inhoudelijke structuur Microfiches op bron gerangschiktVeranderingen in de tijd GeenFysieke ordening Per bronRelatie met andere objecten Brieven (materiaaltype 1)Analoge intermediairs Alle bestanden zijn ook analoog aanwezig,

namelijk in origineel.Fysieke staat van de objecten GoedSpeciale behandeling van het materiaal Nee

30

Bronnen

Regionaal Archief Leiden:A. Netiv, directeurW. Hasselo, automatiseringJ. Spits, beleidC. de Graaf, beheerP. Brandenburg, publiekszaken

RAL informatiebeleidsplan, 2008

• E.L. Rademakers e.a. (red); Cultureel erfgoed digitaal, leidraad bij projecten. DenHaag 2004

• Taskforce Archieven; De archievensector in het digitale tijdperk, visie op de rolvan ICT in het vergroten van publieksbereik. Den Haag 2005

• H. Wubs en F.J.M. Huysmans; Klik naar het verleden; een onderzoek naargebruikers van digitaal erfgoed. Den Haag 2006

• H. Wubs en F.J.M. Huysmans; Snuffelen en graven. Den Haag 2006• J. de Haan e.a.; Bezoek onze site. Over de digitalisering van het culturele aanbod.

Den Haag 2006• DEN ICT-register 2008

walther hasselo - regionaal archief leiden

Entertainment & Humor