Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036

Název projektu: Inovace a individualizace výuky

Autor: Mgr. Jitka Machátová

Název materiálu: Písemnosti při řízení podniku

Označení materiálu: VY_32_INOVACE_MAC11

Datum vytvoření: 28. 1. 2014

Vzdělávací oblast: Dokumenty v administrativní činnosti

Ročník: druhý

Název školy: BEZPEČNOSTNĚ PRÁVNÍ

AKADEMIE BRNO, s.r.o., střední škola

VY_32_INOVACE_MAC11

Anotace

• učební materiál pro výuku tématu písemnosti při řízení podniku (pokyny, směrnice, oběžník)

VY_32_INOVACE_MAC11

Metodické pokyny

• Lze použít k výkladu, opakování nebo samostudiu tématu písemnosti při řízení podniku.

• V závěru prezentace jsou kontrolní otázky pro zopakování základních pojmů.

VY_32_INOVACE_MAC11

Písemnosti při organizaci a řízení podniku

nebo také vnitropodnikové písemnosti jsou: příkazy směrnice oběžníky pokyny Vedoucí pracovníci v nich sdělují svým

podřízeným a spolupracovníkům v písemné formě důležitá rozhodnutí.

VY_32_INOVACE_MAC11

Úprava vnitropodnikových písemností

• na čistý list formátu A4,

• na hlavičkový papír,

• na formuláře, které mají v záhlaví předtištěný nejen název organizace, ale také označení písemnosti (Příkaz ředitele č. … Datum…).

Písemnosti se číslují, rozesílají podle trvalého rozdělovníku a zakládají, aby se usnadnila kontrola jejich plnění.

VY_32_INOVACE_MAC11

Stylizace vnitropodnikových písemností

• Na začátku se uvádí, komu jsou určeny, a heslovité označení obsahu (k jakému účelu se vydávají)

• Jasné a stručné formulace a vyjádření, aby pokyny nepřipouštěly dvojí výklad

• Logické a přehledné řazení jednotlivých bodů • Bez hovorových slov a pravopisných chyb • Na konci se uvádí datum účinnosti a jméno

pracovníka, který je vydal (v množených písemnostech s uvedením v. r.)

VY_32_INOVACE_MAC11

Příkaz ředitele

• Písemné příkazy (rozhodnutí) vydávají nejvyšší vedoucí pracovníci (ředitelé organizací, úřadů, bank, nemocnic; primátoři, rektoři, děkani apod.

• Bývají konkrétně adresovány jednomu nebo několika nižším vedoucím pracovníkům.

• Ukládají jim zajištění důležitého jednorázového úkolu v rámci jejich pravomoci.

• Příkaz je stylizován v 1. os. č. j. (ukládám, nařizuji, stanovím …), v úvodu je odůvodnění jeho vydání, k úkolu se připojí jméno a termín splnění.

VY_32_INOVACE_MAC11

Příklad příkazu • AKADMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ

Prof. Radoslav Hlinovský, rektor Malostranské nám. 12, 118 00 Praha 1 tel.: 253 009 419 e-mail: hlivnov@amu.cz 4. listopadu 2013

• Všem pracovníkům odpovědným za majetek PŘÍKAZ REKTORA č. 6/2013 k řádnému zajištění inventarizace na AMU v roce 2013 Ve smyslu § 29 a 30 inventarizaci majetku a závazků zákona číslo 563/91 Sb. ukládám:

1. Za plnění, průběh a výsledky mimořádné inventarizace odpovídá kvestorka, tajemníci, vedoucí složek a předseda Ústřední inventarizační komise (ÚIK).

2. Dílčí inventarizační komise (DIK) zajistí inventarizaci fondů a skladů podle sestav počítače. Za žádnou inventarizaci hospodářských prostředků odpovídají předsedové DIK.

3. Vedoucí pracovníci jsou povinni uvolnit pracovníky k provádění inventarizace, pokud jsou pověření funkcí předsedů nebo členů DIK.

4. Inventarizační komise jsou povinny zkontrolovat skutečný fyzický stav majetku, jak se s ním nakládá, jsou-li uzavřeny dohody o hmotné odpovědnosti s pracovníky, se kterými se takovéto dohody musí uzavírat podle § 176 zákoníku práce.

5. Předsedové DIK jsou povinni svolat členy svých komisí a informovat je o právech a povinnostech člena DIK. Všechny zprávy o provedení inventarizace jsou povinni předat do 15 dnů do rukou předsedy ÚIK. Účinnost: dnem vydání Radoslav Hlinovský v. r. Rozdělovník předseda ÚIK finanční účtárna rektorátu předsedové DIK tajemníci

VY_32_INOVACE_MAC11

Směrnice

• Stanoví jednotný postup při důležitých organizačních opatřeních v podniku.

• Mají dlouhodobý charakter a větší rozsah než příkaz, jsou určeny širšímu okruhu zaměstnanců.

• Zpracovává je kolektiv odborných pracovníků, schvaluje ředitel.

• Většinou vydávají podniky seznam platných směrnic.

• Týkají se např. stanovení cen, zásad personální práce, povolování práce přesčas,zajištění bezpečnosti práce.

VY_32_INOVACE_MAC11

Oběžníky

• Pomocí oběžníků jsou pracovníci seznamováni s nastalými změnami, s připravovanými akcemi, s novými organizačními opatřeními apod.

• Zpravidla se jedná o sdělení, s nimiž má být seznámen velký počet pracovníků.

• Na důkaz toho, že pracovníci vzali obsah oběžníků na vědomí, oběžník někdy podepisují.

VY_32_INOVACE_MAC11

Příklad oběžníku

• Obchodní oddělení Drutěva Malostranské nám. 12, 118 00 Praha 1 Tel.: 222 530 943 e-mail: vlcek@ramu.cz Všem vedoucím pracovníkům provozoven 3. června 2013 Oběžník č. 19/2013 Rozpis limitů zásob pro provozovny na rok 2013 - Obchodní oddělení překládá v příloze rozpis limitů zásob podle jednotlivých čtvrtletí na příští rok. Je v souladu s plánem oběžných prostředků podniku. - V zájmu plynulého platebního styku s bankou je nutné nakupovat veškerý materiál podle rozpisu plánu nákupu a fakturace. - Pokud se některé provozovny budou potřebovat zásobit v průběhu roku určitým materiálem mimořádně, musí tuto záležitost projednat předem s obchodním oddělením. - Nepotřebné a bezobrátkové zásoby je nutno stále sledovat a spotřebovat je ve výrobě nebo odprodat. Kamila Sedláčková v. r. vedoucí obchodního oddělení

• Četl:

VY_32_INOVACE_MAC11

Pokyny (pracovní, metodické)

• Účelem pokynů je podat návod, jak postupovat při plnění různých organizačních úkolů (např. při účetní závěrce, likvidaci materiálu, inventuře).

• Jsou zpravidla určeny všem pracovníkům nebo jejich širokému okruhu.

• Stylizace: srozumitelné a názorné (příp. nové termíny je třeba vysvětlit)

VY_32_INOVACE_MAC11

Příklad (metodického) pokynu

• KOVOMOT, a. s. Dlouhá 21, 500 02 Hradec Králové 2 tel. 496 151 278 Všem pracovníkům 23. listopadu 2013 Metodický pokyn č.. 2/2013 Hlášení změn souvisejících s pracovním poměrem Všichni pracovníci jsou ze zákona povinni hlásit zaměstnavateli všechny změny, které mají souvislost s jejich pracovním poměrem. Za opožděné nebo nedostatečné hlášení těchto změn je zaměstnavatel finančně výrazně postihován. 1. Osobnímu oddělení se oznamují tyto změny:

• - jména a příjmení - bydliště - čísla občanského průkazu - rodného čísla - národnosti - státní příslušnosti - rodinného stavu - narození dětí - dosažení dalšího vzdělání - přiznání změněné pracovní schopnosti - nástup na žádnou mateřskou dovolenou - nástup na vojenskou službu - změnu zdravotní pojišťovny - odchod do důchodu a druh důchodu (týká se pracovníků ve vedlejším pracovním poměru) 2. Mzdové účtárně je nutné ohlásit osobně nejpozději do 8 dnů:

• - nástup do zaměstnání v průběhu pobírání rodičovského příspěvku - ukončení nebo přerušení studia dětí Ing. Libuše Kroužilová v. r. vedoucí osobního oddělení

VY_32_INOVACE_MAC11

Otázky k tématu:

1. Jak se také označují písemnosti při organizaci a řízení podniku?

2. K čemu slouží tyto písemnosti?

3. Uveďte některé zásady stylizace těchto písemností.

4. Kteří pracovníci vydávají příkaz ředitele?

5. Čím se liší příkazy a směrnice?

6. Kdy se používá oběžník?

VY_32_INOVACE_MAC11

Odpovědi:

1. Vnitropodnikové písemnosti 2. Vedoucí pracovníci v nich sdělují svým podřízeným důležitá

rozhodnutí týkající se organizace a řízení firmy, instituce 3. Jasné a stručné formulace, spisovná čeština, uvádí se, komu jsou určeny, kdo je vydal, číslují a datují se … 4. Nejvyšší vedoucí pracovníci (ředitelé organizací, úřadů, bank,

nemocnic; primátoři, rektoři, děkani apod.) 5. Směrnice mají dlouhodobý charakter a větší rozsah než příkaz,

jsou určeny širšímu okruhu zaměstnanců. 6. Pomocí oběžníků jsou pracovníci seznamováni s nastalými

změnami, s připravovanými akcemi, s novými organizačními opatřeními apod.

VY_32_INOVACE_MAC11

Zdroje

• KULDOVÁ, Olga, FLEISCHMANNOVÁ, Emílie. Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti (pro střední školy i pro širokou veřejnost). Praha: Fortuna, 1995, ISBN80-7168-192-X

• FLEISCHMANNOVÁ, E., JONÁŠ, I., KULDOVÁ, O. Písemná a elektronická

komunikace pro SŠ a veřejnost 2 (upraveno podle ČSN 01 6910 aktualizované v r. 2007). Praha: Fortuna, 2008,

ISBN 80-7168-924-6

• Vzorový příkaz, pokyny, oběžník [online]. [cit. 2013-01-28] Dostupné z: http://www.vzorydokumentu.cz/2008/05/

VY_32_INOVACE_MAC11