Valtion IT-palvelukeskukset yhdistyvät - TORI:n mahdollisuudet ja riskit VTV:n tarkastus-havaintojen valossa

Johtava tuloksellisuustarkastaja Vuokko Mustonen/VTV 16.10.2013

Esityksen rakenne

Tarkastuksen tavoite ja rajaukset

Tarkastuskysymykset

Tarkastuksen havaintoja

Tarkastuksen kannanottoja

TORI:n mahdollisuudet ja riskit

2

Tarkastuksen tavoite ja rajaukset

Onko valtion IT-palvelukeskukset organisoitu siten, että ne toimivat tuloksellisesti?

Tarkastuskohteina: Valtion IT-palvelukeskus (pääkohde), AHTi, Haltik ja OTTK

Aineistona kirjalliset aineistot ja haastattelut

Valtion IT-palvelukeskukset tarkastus (3/2013) julkaistu 13.6.2013

3

Tarkastuskysymykset

1. Miten palvelukeskuksen perustamiseen liittyvät selvitykset tehtiin?

2. Kuinka palvelukeskuksen perustamisessa ja toiminnan ohjauksessa on onnistuttu?

3. Onko ohjaus ja taloudenhoito järjestetty tarkoituksenmukaisella tavalla?

4. Onko IT-kehittämishankkeiden riskien-hallinta riittävällä tasolla?

4

Havaintoja perustamisista (tarkastuskysymys 1)

Tarve keskittää toimintaa, yhdenmukaistaa toimintatapoja, hyödyntää mittakaavaetuja ja vapauttaa henkilöstöä erilaisiin tehtäviin

IT-palvelukeskukset on saatu perustettua

Tuottavat niitä palveluja kuin on tarkoitus

IT-palvelukeskuksilla omia prosessikuvauksia

5

Havaintoja Valtion IT-palvelukeskuksen perustamisesta (tarkastuskysymys 1)

Valtion IT-palvelukeskuksen oli tarkoitus vastata Valtion IT-strategian (15.6.2006) mukaisten yhteisten tai yhtenäistettyjen IT-palvelujen tuotannon järjestämisestä

Tavoite kaksiosainen

1. tyytyväiset asiakkaat ja joustavat palvelut (asiakasnäkökulma)

2. tehokas, turvallinen ja verkottunut hallinto (hallinnon sisäinen tehokkuus)

6

Havaintoja Valtion IT-palvelukeskuksen perustamisesta (tarkastuskysymys 1) Ryhdyttiin toteuttamaan useilla hankkeilla:

1. tyytyväiset asiakkaat ja joustavat palvelut (asiakasnäkökulma): Asiointitili, sähköisen asioinnin alusta, valtiotason arkkitehtuuri, integraatioratkaisu, perustietovarantojen kehittäminen

2. tehokas, turvallinen ja verkottunut hallinto (hallinnon sisäinen tehokkuus): Kieku, Valda, Virtu, VY-verkko, Vyvi, valtion yhteinen työasemaratkaisu

7

Havaintoja Valtion IT-palvelukeskuksen perustamisesta (tarkastuskysymys 1) kustannus-hyötyanalyysien tekeminen puutteellista

karkeita arvioita hankkeiden kustannuksista

harvoin esitetty volyymilukuja, tuottavuuden kehittymiseen ja hankkeen tulevien hyötyjen analyyseja

keskitytty uusien palveluiden kehittämiseen

yhteiset palvelut eivät ole kattavasti käytössä (ei ole tehty valtiotasoisia linjauksia)

8

Havaintoja valtion IT-palvelukeskusten ohjauksesta (tarkastuskysymys 2) tulos- ja palvelusopimukset erilaisia

palveluja nimitetään ja jaotellaan eri tavoin (palvelukeskuskohtaisuus)

valtiovarainministeriö selvittänyt vuonna 2007 tietojärjestelmien määrää valtionhallinnossa (noin 4 000 kpl) ei toimenpiteitä (Epäselvyydet tietojärjestelmä-käsitteessä)

9

Havaintoja organisaatiomuodoista, taloudenhoidosta ja raportoinnista (tarkastuskysymys 3) Organisaatiomuodot erilaisia budjetointi, maksuliike, kirjanpito ja laskentatoimi toteutettu osin eri menettelyin

tietopohja vertailuun heikko

ei yhtenäistä tuloksellisuusmittaristoa

ICT-toiminnan ohjauksen tietopohja perustuu suurelta osin valtiovarainministeriön vuosittain tekemän kyselyn tuloksiin

10

Havaintoja valtion IT-palvelukeskusten IT-hankkeiden riskienhallinnasta (tarkastuskysymys 4) Tarkastuksessa läpikäytyjen hankkeiden

ongelmina:

kireät aikataulut

ohjauksen riittämättömyys

kustannusarvioiden epätarkkuus

riskianalyysien puutteet tai suppeus

11

Tarkastuksen kannanottoja ICT-palvelutuotannon prosesseja

yhdenmukaistettava

Keskityttävä olemassa olevien ICT-palvelujen ja -prosessien yhdenmukaistamiseen

Selkeämpiä linjauksia käytettävistä tietojärjestelmistä

Yhteiset palvelut kattavasti käyttöön

12

Tarkastuksen kannanottoja ICT-toiminnan tietopohja luotettavammaksi

Kirjanpitomenettelyjä yhdenmukaistettava

Kustannuslaskenta ja tuloksellisuusmittaristo toiminnan seuraamisen ja hallinnan välineiksi

Kustannus-hyötyanalyysit kattavaan käyttöön

Pitkäkestoisten hankkeiden etenemistä seurattava (tarkastuspisteet)

13

TORI:n mahdollisuudet ja riskit VTV:n tarkastushavaintojen valossa Samansuuntaisia toimialariippumattomien ICT-palvelujen keskittämispyrkimyksiä ollut esillä jo aiemmin (TIME, valtion IT-strategia, Valtion IT-palvelukeskus)

VTV suositti Valtion IT-palvelukeskukset tarkastuskertomuksessa TORI-hankkeen suunnittelussa ja toteuttamisessa sekä muussa valtionhallinnon ICT-palvelujen kehittämistyössä seuraavaa:

14

Suositus 1:

Tulevalle palvelukeskukselle on muodostettava johtamis-, suunnittelu- ja seurantajärjestelmä:

luotava laskentajärjestelmä

luotava yhtenäinen kirjanpidon tilijärjestelmä

luotava yhtenäiset kirjausmenettelyt

määriteltävä raportointimenettelyt

15

Suositus 2:

Myös TORI-hankkeen ulkopuolelle jääville ICT-palveluille ja yksiköille on muodostettava johtamis-, suunnittelu- ja seurantajärjestelmä

luotava laskentajärjestelmä

luotava yhtenäinen kirjanpidon tilijärjestelmä

luotava yhtenäiset kirjausmenettelyt

määriteltävä raportointimenettelyt

16

Suositus 3:

On sovittava yhteisesti käytettävistä ICT-palveluiden nimikkeistä ja käsitteistä.

auttaa toimintatapojen ja -prosessien yhdenmukaistamistyötä

auttaa palvelu-, palvelutuotanto- ja sopimusrakenteiden yksinkertaistamista ja yhtenäistämistä

17

Suositus 4:

Päätettävä, mitä tietojärjestelmiä uudessa toimintatavassa käytetään ja mistä luovutaan.

tavoitteena saada aikaan kustannussäästöjä ja parantaa palvelua (yhdenmukaistaminen)

tietohallintolain antamat mahdollisuudet ohjata yhteisten järjestelmien käyttöä

Palvelukeskustoiminnan tehokkuusoletukset perustuvat pienempään järjestelmämäärään päällekkäisistä järjestelmistä luovuttava.

18

Suositus 5:

Otettava käyttöön hankesalkkupalvelu ja yhtenäinen kustannus-hyötyanalyysimalli. Näillä voidaan

edistää ICT-hankkeiden seurantaa

välttää päällekkäisten hankkeiden käynnistämistä

helpottaa hankearviointien tekemistä

edesauttaa hankkeiden aikataulussa pysymistä.

19

Suositus 6:

Hyödynnettävä ICT-toimintojen ja ICT-osaamisen keskittämisestä avautuvia uusia mahdollisuuksia.

uusia mahdollisuuksia hankintojen järjestämiseen (volyymiedut)

aiemmin eri yksiköissä toimivien henkilöiden osaamisen hyödyntämiseen (hankinnat)

20

Huomio palvelukeskustoimintaan kokonaisuutena toimialariippumattomista ICT-palveluista 60 prosenttia tehdään edelleen virastoissa (valtiovarainministeriön selvitykset)

talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista 89 prosenttia tehdään edelleen virastoissa (hallituksen vuosikertomus 2012)

Tarkastusvirasto haluaa korostaa, että asiakasvirastojen tehtävät ja toiminnot tulisi määritellä uutta toimintatapaa vastaavaksi.

21

Kiitos mielenkiinnosta!

Kysymyksiä, kommentteja?

Tarkastuskertomus Valtion IT-palvelukeskukset saatavissa osoitteessa:

http://www.e-julkaisu.fi/vtv/valtion_it-palvelukeskukset/

22