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ISM S-Einstufung: öffentlich

VS-Einstufung: O ffen

Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb

21 Juni 2018 | Tobias Dieckmannthyssenkrupp Marine Systems

thyssenkrupp Marine Systems2 | 21 Juni 2016 | Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb | Tobias Dieckmann


VS-Einstufung: O ffenAgenda

•Kurzvorstellung thyssenkrupp Marine Systems•Motivation Schatten IT Status Quo zu ändern•Vorstellung - IT Demand 598 P_JCB@tkMS• catworkx – Gründe für gute Zusammenarbeit

Warum bin ich hier




Components Technology

Elevator Technology

Industrial Solutions

Materials Services

Steel Europe1

Umsatz 7,571 7,674 5,522 13,665 8,915

EBIT 377 922 111 312 547

Mitarbeiter 32,904 52,660 21,777 19,861 27,646

1. Memorandum of understanding on Joint Venture with Tata Steel signed in September 2017, signing expected for early 2018

thyssenkrupp AG Sales: 41,447 | Employees: 158,739

thyssenkrupp – Business AreasKennzahlen – Geschäftsjahr 2016/2017 [€ mn]




Wir entwickeln und fertigen den Standard der Marine von Morgen.

engineering.tomorrow.together.



VS-Einstufung: O ffenthyssenkrupp Marine Systems IT

© thyssenkrupp Marine Systems

Brennstoffzellenantrieb Systemintegration Modularität

MEKO®: Flexibilität

Einsatz-Vielfalt

Wartungsfreundlich

350.000 Teile

100.000 Teile

3.000 Teile

Uboot:

Airbus A380:

Kraftfahrzeug:

3,5x verlängert

Mehrere Wochen

Nicht zu orten

Reichweite:

Tauchzeit:

Signaturen:

thyssenkrupp Marine Systems IT in Zahlen:

- BSI Konforme Arbeitsumgebung

- 5.000 Clients

- 600 (virt.) Server- 300 Anwendungen

- 10.000 User

- 17 m³ pro Jahr Kaffee

Servicelieferant einer Arbeitsumgebung für ein komplexes Produkt



VS-Einstufung: O ffenLANGE SCHATTEN ÜBER DEN PROZESSEN

Vgl. * https://www.pentaeder.de/projekte/2012/10/12/das-hey-joe-prinzip-2/

7

Motivation, Themen aus der Schatten-IT zu Überführen

Unzählige Schnittstellen zwischen Fachbereich und IT führen zu Doppelarbeit und Verschwendung von Ressourcen

Aufgrund unklarer Kommunikationswege kommt es zu verteilten Informationsständen à SPOT?

Fachbereiche implementieren eigene IT Services häufig ohne Betriebssicherung

Hey-Joe-Prinzip* funktioniert langfristig nicht PUNKT

+ = (Wasserglas)

Lichtquelle:

IT: Können schnell auf ad hoc Fachbereichsfragen reagieren

Immer wieder Ideenbringer für Änderungen im IT Service




UNSER LICHT, UM DEN SCHATTEN ZU VERTREIBEN

Integration der Fachbereiche durch:

Schaffung zentraler IT Ansprechpartner pro Fachbereich (Fachbereichsvertreter)

Zentraler Ansprechpartner in der IT für Fachbereichsvertreter (Demand Manager)

Councils und Demandboards entscheiden über die Vorhaben und Services

Erstellen einer Übersicht zur Priorisierung des Projektportfolios und Ressourcenpools

Schnittstelle auch direkt zum Kunden-Projektmanagement (Teilprojektleiter IT)

Schaffung von Transparenz gegenüber dem Fachbereich durch:

Umsetzung von ITIL V3* als IT Prozessstandard über die gesamte IT

Ziel thyssenkrupp Marine Systems IT: Mehrwert schaffen durch CCS-Customer Consulting & Services

* https://www.axelos.com/best-practice-solutions/itil



VS-Einstufung: O ffenCCS-Customer Consulting & Services – Sichtweise Demand

Governancetk ISFachbereiche

Kundenprojekte

Demand

Supply

Engineering

Sales

XY Demand

erweitere GF –

Demand Steering Board

Supply ITM EA/TA

Supply ISSSupply extern

ITM Stabsstellen

Stellt § und € Rahmen

Engineering

Demand

1-5 Prioliste

Sales Demand

1-5 Prioliste

XY Demand 1-5 Prioliste

Priorisierte

Anforderungen aus

den Bereichs und

Kundenprojekt

Demand Meetings

Priorisierte

Demands aus

Betriebssicht

LegendeAbstrakte Darstellung der Haupt

ITM Prozesse und deren

Stakeholder mit dem Fokus

Demand Management

Bearbeiter: Dieckmann

Status: freigegeben

Date: 01.12.2016

ITM Demandliste

Priorität der Demands

Einbringen

24/7 System-

verfügbarkeit-

Betrieb

IT Services

Demand / ITM Head

Supply lokal

Kapazität und

Belastungsplanung

Demand

Prozess

GenehmigenBearbeiten

IT Projekte

Demand Consulting

thyssenkrupp Marine Systems IT Services in Zahlen:

- 400 Katalog Services- 100.000 Monitoring Points- 60.000 Tickets p.a.- 300 Demands p.a.




Nächste Schritte • Freigabe MS Demand Board• Beantragung tkMS / BA IS

Kritische PunkteDie Plattformen sichern den unternehmenskritischen Informationsfluss zwischen den internen und standortübergreifenden Fachbereichen.Der Betrieb der Plattform ist heute von einer Einzelpersonen (fachbereich) abhängig. Ein gesicherter ITIL Betrieb braucht neben klaren Verantwortlichkeiten auch Redundanzen. Diese sind im Betriebskonzept beschrieben und müssen zukünftig operativ gelebt werden

Beschreibung und LösungsansatzDie aktuell durch den Fachbereich XXX betreuten Plattformen Jira/Confluence werden von mehr als 500 Mitarbeitern verwendet. Die Plattformen sichern den unternehmenskritischen Informationsfluss zwischen den internen und standortübergreifenden Fachbereichen. Die interagierenden Plattformen decken den Bedarf der Toolunterstützung in Prozessen zwischen einem Ticket Tool und einem Projektmanagementtool wie MS Project. Aufgaben, welche aus der Projektplanung oder nicht beschriebenen Services entstehen können, werden angelehnt an agilen Methoden wie SCRUM bearbeitet. Der Betrieb der Plattform ist heute von einer Einzelpersonen (Fachbereich) abhängig. Ein gesicherter ITIL Betrieb braucht neben klaren Verantwortlichkeiten auch Redundanzen. Diese sind im Rahmen eines Betriebskonzepts genauer beschrieben worden. Die aktuelle Lizensierung sowie

Betriebskapazitäten decken nicht den aktuellen Bedarf und soll für 2000 User ausgelegt werden.

Priorisierung 3 StrategyTimeline:

10/2016 bis 03/2017

Datum: 18.10.2016

3

1

2

4

Mehrwert

Vereinheitlichung von Prozessen mit den gleichen Tools• ITM Softwarewartung/Entwicklung; - Service Design; - Service Transition; - Test Validation; -

Release & Deployment; Aufgabensteuerung in Kundenprojekten: • XXX, XXX, XXXAufgabensteuerung intern • Einkauf/Konstruktion/Sales/Service: Aufgabennachverfolgung; - Zukunftsprojekte: XXX,XXXWissensmanagement Dokumentation• tkMSPedia; - Lastenheft/Pflichtenheft; - IT-/Konstruktions-DokumentationTeamkollaboration: - kleine Teams können schnell und agil Projekte aufsetzen und steuern.Applikations- und Serverkomponentenablösung:• SVE: Mantis; - SERV: Atlassian --> Vistis

Projektleiter: Tobias DieckmannDemand Manager: Tobias DieckmannBusiness Requestor: TK, TW ZT; PSM; DI; ITMXDringlichkeit

Budget und Ressourcen• Geplantes

Budget:

• Ressourcenin PT: FB IT intern IT extern

- XX XX

Hardware Software Aufwand Summe

- T€ XX T€ XX T€ XX T€

Beantragung - IT Demand 598 P_JCB@tkMSProgramm_JiraConfluenceBetriebskonzept@thyssenkruppMarineSystems

1

2

3

4



VS-Einstufung: O ffenEs folgten…bis vollständiger IT Übernahme

• 1 IPMA Zielmatrix

• 365 Mails

• 86 Abstimmungen

• 4 Angebote

• 8 Genehmigungen

• 80 S. Betriebskonzept

• 1 Collaborationteam



VS-Einstufung: O ffenStrukturierung in Themenfelder im Projekt

• Strukturierung in 7 Themenfelder• Jeweils eigene Workshops• Arbeitsplattform Jira/Confluence• Moderation catworkx/tkMS Demand



VS-Einstufung: O ffenBeispiel 1 – Vorschlag IST vs. SOLL Architektur

Aufgrund der BSI Vorgaben können produktbezogene Daten nur in On-Premise-Lösungen gehostet werden

Ok, in der Realität nicht umgesetzt. Alte IT-

Architektur ist dahingehend geändert worden,

dass zwei Linux statt einer Windows „Möhre“

eingesetzt worden sind.



VS-Einstufung: O ffenBeispiel 2 - Betrachtung der ITIL Prozesse

Inci

dent

M

anag

emen

t

Prob

lem

M

anag

emen

t

Even

t M

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t

Requ

est

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t

Chan

ge

Man

agem

ent

Abgabe wenn Icident

Abgabe wenn Standardchange

Events die Incidents auslösen

RFC für Änderungeneines CI

Builds / Releases

Anforderungen an Tests

Berechtigungsanfragenbei STD-Change

RFC wenn Änderungenan CI notwendig

Standardchanges

Autorisierung Umsetzung

Testergebnisse

Incidents zur gemeinsamenUntersuchung

Known Error /Workarounds /

Lösungen

Nach Vorgaben durchgeführter Release

Autorisierung Deployment

Potentieller RFC

• Service Design à Jira/Confluence• Service Transition à Jira/Confluence• Service Operation à TOPdesk

Legende:TOPDesk ProzesseJira/Confluence Prozesse



VS-Einstufung: O ffenBeispiel 3 - Ablaufdiagramm für eine Datenübernahme



VS-Einstufung: O ffenKostenbetrachtung - CAPEX / OPEX / intern

31%

69%

CAPEX

War tu ng

Up grade

Der dauerhafte Betrieb wird durch einen 3rd Level Supportvertrag mit einem monatlichen Kontingent unterstützt.

Wichtig ist für den Betrieb, dass bei thyssenkrupp Marine Systems eine Gruppe für Collaboration Fragen verantwortlich ist.Hierzu gehören: SharePoint, nScale, Intranet

83%

17%

OPEX / Intern für Betrieb

t kM S

Cat wo rkx

27%

45%

11%

6%

11%

OPEX -Projekt

Bas i s

M ir gat io n

Schni tt s t ell e

Schul ung

St andar dis i er ung

thyssenkrupp Marine Systems

16 | 21 Juni 2016 | Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb | Tobias Dieckmann


VS-Einstufung: O ffencatworkx – Gründe für gute Zusammenarbeit

• Atlassian Platinum Partner mit ITIL Prozessverständnis

• Planbare Verfügbarkeit der Mitarbeiter für Projekte

• Keine Folienschlacht à konkrete Umsetzung der Anforderungen

• Hohe Erfahrung aus anderen Branchen konnten transferiert werden

• Spürbare Kostenreduktion durch Unterstützung bei jährlichen

Einmalleistungen wie Releasewechsel

• catworkx unterstützt folgende ITIL Prozesse:

Strategy Design Transition Operation CSI

Service Portfo lio

M anagem ent

Financial

M anagem ent

D em and

M anagem ent

Service Catalogue

M anagem ent

Service Level

M anagem ent

Availab ility

M anagem ent

Capacity

M anagem ent

Continuity

M anagem ent

Inform . Security

M anagem ent

Supplier

M anagem ent

Transition Planning

and Support

Change

M anagem ent

S. A . Configuration

M anagem ent

Release and

D eploym ent

M gm t.

Service Validation

and Testing

Change Evaluation

Know ledge

M anagem ent

Event

M anagem ent

Incident

M anagem ent

Request

Fu llfilm ent

Problem

M anagem ent

Identity & Access

M anagem ent

7-Step Im provem .

Process

Strategy Management for IT services

D esign

Coordination

Business RelationshipManagement

(Reception

M anagem ent)



VS-Einstufung: O ffenZusammenfassung Überführung von Atlassian-Tools aus der Schatten-IT in den ITIL-IT-Betrieb

Mitarbeiter

• Mitarbeiteranzahl als limitierender Faktor à Redundanz im Collaboration Team

• Keine ganzheitliche Übersicht wer woran arbeitet à ITIL Prozessetablierung

• Starke Überlastung von Spezialisten à Einmalleistungen bei catworkx

Knappes Budget

• Budget durch Kostendruck stark beschränkt àGesamtkostenreduzierung durch Einführung SPOC

• Budgetverteilung muss überwacht und gesteuert werden à eine Budgethoheit

Fehlendes Vertrauen

• Keine Projektübersicht à Collaboration Team berichtet an ITM

• Erfolge nicht messbar à IT Service Desk Auswertung

• Erfolge werden durch Fachbereich nicht wahrgenommen à Ansprechpartner stehen zur Verfügung

DIE VERSCHIEDENEN EBENEN UND IHRE HERAUSFORDERUNGEN ZUSAMMENBRINGEN



VS-Einstufung: O ffenFazit

• Für die Größe des Unternehmens hilft der Demand-Prozess das Hey-Joe-Prinzip zu minimieren

• Mittels IPMA Methodik und catworkx konnte in kurzer Zeit ein Betriebskonzept abgestimmt, genehmigt und umgesetzt werden

• thyssenkrupp Marine Systems ist am Erfahrungsaustausch interessiert J

vs-einstufung: offen isms-einstufung: öffentlich ... · catworkx– gründe für gute...

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