Vragen die helpen je project vorm te geven Vragen vanuit twee perspectieven Vragen die adviseurs/projectleiders stellen, kunnen worden gesteld vanuit meerdere perspectieven. Twee manieren van kijken naar vraagstukken zijn: ‘gap’-gericht en ontwikkelgericht. In dat laatste geval wordt wel gesproken van de waarderende benadering. Deze perspectieven hebben te maken met de manier waarop je als adviseur/projectleider naar een verbetering, verandering of vernieuwing kijkt. Beide benaderingen hebben hun kracht. Het is dus niet zo dat de ene benadering goed is en de andere fout. Wel kun je een bewuste keuze maken voor de ene of de andere benadering. En dus ook voor de vragen die je gaat stellen. Dit werkt door in je project! Wij pleiten ervoor om beide benaderingen in de praktijk van je project te verbinden. Hieronder zetten we beide benaderingen kort op een rij. Daarna volgen voorbeelden van vragen die je kunt stellen om je project vorm te geven. De lijst is niet uitputtend en ook niet als zodanig bedoeld. Wel hopen we dat de vragen je inspireren bij het vormgeven van je project!

‘Gap’-gerichte aanpak Waarderende benadering Bepaal knelpunt: Wat gaat hier niet goed?

Onderzoek kwaliteiten: Wat gaat er goed? Wat is de moeite waard?

Analyseer oorzaak: Waar ligt het aan? Bepaal hoe het beter zou kunnen: Welke droom heb je over de toekomst?

Brainstorm: Wat zijn mogelijke oplossingen?

Formuleer een ambitie: Wat is je gewenste toekomst?

Actie: Wat gaan we doen (actieplan)? Actie: Hoe maak je die ambitie realiteit? Bron: Cooperrider, 2004 Wondervraag Een techniek voor het gedetailleerd in kaart brengen van de gewenste toestand: Mag ik je een vraag stellen die misschien een beetje vreemd is? Stel ... dat nadat we ons gesprek beëindigen, jij naar huis gaat ... en je dag afmaakt ... terwijl je dat doet wat je normaal doet ... en dan ga je naar bed. En terwijl je slaapt .. gebeurt er een wonder en de problemen waarvoor je hier nu zit, zijn verdwenen. Maar je slaapt, dus je weet niet dat het wonder heeft plaatsgevonden. Als je morgen wakker wordt, wat zullen dan de eerste dingen zijn waaraan je merkt dat het wonder heeft plaatsgevonden? Wat is er anders? Wat zie je? Wat merk je? Wat is een concreet voorbeeld van wat je bedoeld? Concreet en specifiek gedrag

• De dingen zullen na het wonder anders gaan, waar kun je dat concreet aan merken of zien?

Het begin van verandering, eerste stappen

• Je zegt dat het wonder is dat jullie nu ... (bijvoorbeeld beter samenwerken). Dat is een grote stap. Wat is de eerste kleinigheid die je zou merken? Wat zou je verder het idee geven dat het beter gaat?

Aanwezigheid van iets anders of beters

• Je zegt dat je na het wonder (bijvoorbeeld korte vergaderingen hebt). Wat doen jullie dan in plaats daarvan?

Als het wonder gebeurt, wat voor veranderingen zullen klanten, collega's, opdrachtgevers, of nog anderen daarvan merken? Wat zullen zij verder merken dat anders is? Waar gaat het je om? Wat wil je graag veranderen/realiseren? (Beantwoord deze vraag eventueel met een groep bestaande uit meerdere betrokkenen. Wissel verschillende omschrijvingen uit!) Vragen Vragen om krachten te versterken:

• Wat gaat goed? Waarop ben je trots? Wat maakte dat je je goed voelde? • Hoe kun je (kunnen we) dit verder versterken? • Wat is een thema dat er echt toe doet? Wat houd jullie hierin tegen? • Wat is de eerste stap in de goede richting?

Vragen op het gebied van probleemanalyse en probleemonderkenning: Probleemanalyse: erop gericht om te begrijpen hoe het probleem ontstaan en gegroeid is Voorbeeldvragen:

• Waarom is het een probleem? • Wat veroorzaakte het probleem? • Wie is ervoor verantwoordelijk? • Wanneer begon het probleem? • Waarom is het nog niet gelukt het probleem op te lossen?

Probleemonderkenning: gericht op het begrijpen en verhelderen van de veranderbehoefte. Voorbeeldvragen:

• Wat zou nuttig zijn om te bespreken? • Wat is het probleem? • Hoe is het een probleem? • Hoe hebben we/jij er last van? • Hoe belemmert het ons/jou? • Wat zouden we/jij willen veranderen?

Vragen die aansluiten bij de projectdefinitie (Bron: PMC Compact, Jo Bos e.a.) Uitdaging:

• waarom is het de moeite waard om aan dit project te werken? • Wat maakt het leuk? • Wat is het wenkend perspectief, het streefbeeld?

Aanleiding: • Waarom nu? • Is al eens eerder overwogen om dit project te lanceren? • Waarom kan het niet wachten?

Doelstelling: • Wat wil de organisatie bereiken met dit project? • Waar moet het projectresultaat een bijdrage aan leveren?

Resultaat: • Wat is klaar als het project klaar is? • Wat zie ik dan voor me, wat kan ik vastpakken?

Afbakening: • Wat lijkt op het projectresultaat maar is het niet? • Wat valt buiten het project en krijgt de opdrachtgever niet?

Gebruikers van het projectresultaat: • Wie zal straks (na oplevering ervan) het meeste plezier beleven aan het

projectresultaat? • Wie ondervindt straks de meeste last van het projectresultaat?

Randvoorwaarden: • Welke middelen zijn beschikbaar? • Is er een uiterste opleverdatum? • Welke kwaliteit moeten we minimaal leveren?

Vragen vanuit de 4 creatiekrachten Omgeving:

• Wat is het belang? Urgentie? Impact? Voor de organisatie? • Welke factoren hebben / spelen hierin een cruciale rol? • Wat is je persoonlijk belang hierbij? Wat is het belang van anderen? • Welke factoren bepalen het succes? • Welke mensen hebben een cruciale rol bij dit vraagstuk? Wat is die rol? • Wie moeten worden betrokken in het project? Waarom juist zij? Wat is daarvan het

belang?

• Wanneer moeten ze worden betrokken? En in welke mate? • Waar geloof je in als het gaat om dit project? Wat is voor jou écht belangrijk? • Wat gebeurt er als we niets doen? • Wie weten al dat het een probleem is?

Project: • Wat is de huidige situatie? • Wat is de gewenste eindsituatie? • Welke resultaten moet het project opleveren? • Welke effecten hebben deze resultaten op de organisatie? • Hoe belangrijk is de manier (aanpak) waarop het resultaat/resultaten worden

gerealiseerd? • Welke methode zou hiervoor het meest geschikt zijn? • Welke randvoorwaarden zijn van belang in dit project? • Wanneer dient het resultaat klaar te zijn?

Projectleider:

• Wat wordt van mij verwacht? • Wat mag ik van jou verwachten? • Wanneer ben ik succesvol? • Wat is nodig om succesvol te kunnen zijn?

• Vragen om zelf over te reflecteren zijn bijvoorbeeld:

o Wat zijn mijn sterke punten? Hoe kan ik die verbinden aan het project? o Welke rol wordt van mij gevraagd? (expert, uitvoerder of partner) Past deze

rol bij mij? Welke rol wil ik? In hoeverre is er ruimte voor mij om dit te beïnvloeden?

o Wat heb ik nodig om succesvol te kunnen zijn? Welke condities en randvoorwaarden zijn daarvoor nodig?

Team:

• Welke mensen / rollen zijn nodig in het projectteam? Wat maakt dat ze nodig zijn? • Welke disciplines van de organisatie zijn betrokken? Is dit in overeenstemming met

de opdracht? Wie ontbreekt? • Hoe makkelijk zijn de leden van het projectteam beschikbaar (capaciteit)? Welke

invloed heb ik hierop? Wat zijn mijn bevoegdheden? Hoe cruciaal is dit voor het succes van het project?

• Welke sterke punten/kwaliteiten zijn vertegenwoordigd in het projectteam? Is dit in overeenstemming met de opdracht?

Ter afronding van het gesprek:

• Wat verwacht je nu concreet van mij? • Wat spreken we af? • Wat wordt onze eerste stap? • Wat sprak je aan in ons gesprek? • Welke tip heb je eventueel voor mij?

Marcel Nooijen