Stadsarchief Diest Presentatie voor de Vrienden van het Stedelijk Museum en Archief vzw8 juni 2013 Petra Vanhoutte

Het stadsarchief

• 3 kilometer archief • 400 meter boeken, tijdschriften en foto’s • Oudste stuk: 1228• Collectie:

• Archief van de stad• Archief van parochies• Archief van verenigingen en privépersonen• Notarisakten • Documentaire collectie: boeken, tijdschriften, foto’s, knipsels,

affiches • Muziekcollectie

Verleden: oud archief

• Preservatie en conservatie van het oud archief• Herverpakking• Aangepast klimaat in de depots • Digitalisering van stukken

• Fotocollectie• Akten burgerlijke stand

• Restauraties

Verleden: oud archief

• Werken aan een betere bekendmaking van het archief • Leeszaal• Website • Archievenoverzicht • Archiefbank Vlaanderen • Invoer fotocollectie in erfgoedplus.be

Heden: papieren archief

Probleem: • Toevloed van archiefmateriaal van de

diensten • 200 dozen per jaar • 25 meter archief per jaar

• Knowhow rond archief is niet op elke dienst aanwezig

• Eenvormigheid is zoek • Niet transparant

Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

Extra archiefdepot

• Depot in de Zoutstraat voor het semi-statisch archief

Heden: papieren archief

• Uitbouwen netwerk van spoc’s op de diensten • Deponeringsprocedure • Selectieprocedure

Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

Uitbouwen van een netwerk spoc’s op de diensten

• Archief-verantwoordelijken • Staan in voor de communicatie tussen

dienst en archief • Houden oogje in het zeil • Zijn verantwoordelijk voor de correcte

deponering van archief

Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

Deponeringsprocedure

Dienst geeft de intentie om te willen deponeren

Doorsturen deponeringslijst (met

nieuwe inschrijvingsnummer)

ARCHIEF

Invullen deponeringslijst +

standaardetiketten op de dozenDIENST

Aanvullen deponeringslijst met bewaartermijnen en

definitieve bestemmingARCHIEF

Goedkeuring bewaartermijnen

DIENST

Overbrenging naar archief

plaatsing volgens selectietermijn

TUD

Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

Selectieprocedure

• In opbouw • Te selecteren materiaal makkelijk

genereren via: • Rapportering uit deponeringslijsten• Plaatsing in de rekken • toekomst: systeem?

Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

Heden: digitaal archief

• Nood aan duidelijke structuren • Steeds meer mensen, taken en documenten • Leesbaarheid op langere termijn• Onveranderlijkheid van gegevens

Voorstelling stadsarchief – 8 juni 2013

Toekomst

• Globaal systeem met deponeringslijsten en inventarislijsten

• Kwaliteitslabel culturele archiefinstelling (toegekend door de Vlaamse overheid)

• Digitaal depot?