virksomhetsstyring, kommunal styring og rapportering

Virksomhetsstyring Kommunal styring og rapportering

Styring av strategiske fokusområder ü Økonomi ü Tjenestemottakere/kunder ü Medarbeidere ü Prosedyrer og avvik ü Læring og fornyelse

KONTAKTINFORMASJON Daglig Leder: John Tonheim Telefon 92 80 00 60 Epost [email protected]

KvalitetsLosen AS Virksomhetsstyring

S i d e | 2

Om virksomhetsstyring Virksomhetsstyring forutsetter helhetlig og detaljert kunnskap om organisasjonens målsetting og resultat innenfor flere områder, eller perspektiv. I tillegg til økonomiske forhold, velger mange organisasjoner å sette fokus på kundeperspektivet, interne prosesser/rutiner, samt fornyelse og utvikling som sentrale fokusområder. Gjennom vårt system for Virksomhetsstyring vil ledere få et styrings-‐ og rapporteringssystem og en metodikk for organisasjonslæring og forbedring. Virksomhetsstyring kan beskrives gjennom tre innfallsvinkler, som gir kunnskap og oppfølging av egne prestasjoner og oppnådde resultat:

• Helhet o En modell for virksomhetsstyring kan blant annet omfatte de strategiske

fokusområdene § Økonomi § Brukere § Medarbeidere § Prosedyrer og avvik § Læring og fornyelse

• Fokus

o Virksomhetsstyring sikrer at organisasjonen har fokus og er handlingsorientert innenfor de strategiske fokusområdene.

§ Bare de viktigste forholdene skal måles og rapporteres. § Gjennom prioritering av måleindikatorer får organisasjonen et styrings-‐ og

rapporteringssystem som sikrer felles fokus.

• Dialog og utvikling

o Virksomhetsstyring legger grunnlag for en systematisk dialog mellom ulike aktører og organisatoriske nivå.

§ Målavklaring § Hvordan nå målene § Hvordan måle. § Hvordan evaluere og korrigere resultater etter måling.


S i d e | 3

Implementering av Virksomhetsstyring skjer i faser:

1. Workshop Virksomhetsstyring o Forankring av prosessen o Ansvar o Planlegging o Organisering og ledelse o Fremdrift

2. Etablering av rammeverk

o Fokusområder o Måleindikator o Måling

§ Målemetode, målefrekvens, tilgjengelig informasjon § Forutsetninger

o Dokumentasjon av systemet o Implementering

3. Metode for dataimport

o Dataimport (manuell og/eller automatisert) o Tidspunkt

4. Evaluering

o Vurdering av målekart o Vurdering av resultat


S i d e | 4

IT-verktøy for virksomhetsstyring Til bearbeiding og presentasjon av resultater fra Virksomhetsstyring på en oversiktlig og brukervennlig måte, kreves gode programvarer utviklet for dette formålet. Det er særlig to sider ved virksomhetsstyring vi har vektlagt, dette er: I)

II)

Organisering og

lagring av grunnlags-data og resultater, følger

ansvar og organisasjonsstruktu

r

Visualisering og synliggjøring av

resultater er brukervennlig, for å

sikre at løsningen blir brukt i refleksjons- og

forbedringsarbeid.


S i d e | 5

Resultatene kan vises på en enkel måte og gi et raskt inntrykk av hovedresultatene.

KvalitetsLosen sitt system for virksomhetsstyring sikrer at alle data for styringsindikatorene lagres. Dataene er enkle å hente opp når man har behov for å se på resultatene, enten status for siste måling, eller målinger fordelt på måneder. Det gjør fortløpende analyser av resultatene enkelt!

Mottak av grunnlagsdata fra fagsystem Vi etablerer en robust metode for mottak av grunnlagsdata fra fagsystem til Modul for Virksomhetsstyring/BMS. Vi importerer grunnlagsdata på en måte som gir:

• Standardisert metode for import av data • Sikkerhet for at bare relevante data blir importert • Sikkerhet for at fagsystemets (eksempelvis Økonomisystem) database ikke blir endret • Sikkerhet for at ukjente data ikke blir importert.

Vår metode for import av data settes opp slik:

• Basert på måleindikatorene som er definert i system for Virksomhetsstyring (BMS), må fagsystemene levere tilhørende data på standardiserte CSV filer.

• CSV filene blir gjort tilgjengelig for KvalitetsLosen, via internett, eller via tilgang til den

aktuelle lagringsplass. http(s), ftp(s)

• KvalitetsLosen kjører en periodisk/planlagt import av data til modul for Virksomhetsstyring.

• Data blir tilgjengelig i modul for Virksomhetsstyring (BMS) fra påfølgende dag.


S i d e | 6

Visuell struktur, rapporterings- og analysemuligheter Ulike fremstillingsmåter er mulige, både med hensyn til visuelt bilde og «dybde» i presentasjonen. Resultatene kan for eksempel presenteres i form av grafisk fremstilling, eller i tabellform, hvor det benyttes fargekoder.

Dybden henspeiler på muligheten til å klikke seg fra toppen av systemet (fokusområdene)og nedover i organisasjonen på indikatornivå.


S i d e | 7

I tillegg til å vise resultater på ulike nivåer, kan det også vise tidsserier for styringsindikatorene.

En ytterligere funksjonalitet gjør det er mulig å sammenstille ulike måleindikatorer, ved en utvalgsmeny. Denne brukes for å se (årsaks-‐) sammenhenger mellom måleindikatorene.

Mulig å kommentere resultat og måling


S i d e | 8

Muligheter for revisjon Systemet gir muligheter til revisjoner og å legge til nye måleindikatorer. Strukturen kan enkelt endres dersom fokusområder eller indikatorer endres Muligheter for aggregering Innenfor en organisasjon med flere virksomheter er det mulig å vise resultater for hele organisasjonen samlet og for de enkelte virksomhetene. Resultatene på gjennomgående indikatorene summeres eller aggregeres. Mulighet til å vurdere KOSTRA-Tall. Løsningen gir tilgang til oppdaterte KOSTRA-‐Tall. Rollestyrt Brukerprofil styrer hvem som skal bruke (få frem resultater) og hvem som skal vedlikeholde (løpende legge inn grunnlagsdata/resultater samt revidere). Prinsippet bør være at mest mulig skal være tilgjengelig for flest mulig, om ikke nødvendigvis slik at alle skal ha direkte tilgang til IT-‐systemet. Step by step Et viktig utgangspunkt for iverksetting av et IT-‐verktøy som skal understøtte virksomhetsstyring, er å starte med det enkle. Det innebærer for de fleste å starte med et forenklet målekort, med tilgang til korrekt grunnlagsdata og tilgang til intern kompetanse. Grunnlagsdata må være:

o Egnet for datalagring, de lagrede dataene er enkle å finne og administrere o Egnet for grafisk framstilling, eksempelvis ved stolpediagram eller kurvediagram,

slik at en kan se utviklingstrekk for den enkelte indikator over tid


S i d e | 9

Modul for virksomhetsstyring kan leveres med en standard pakke Løsningens grunnpakke er utarbeidet som en standardløsning basert på at de fleste kommuner har en rekke felles trekk i sine styringsprosesser.

Dere kan velge å implementere standardløsningen som den er og vil da få en fullt operativ løsning basert på kommuners erfaringsbaserte modell for virksomhetsstyring.

Følgende måleindikatorer er inkludert i standardløsning for Virksomhetsstyring:

• Inntekter

• Lønnsutgifter

• Andre utgifter

• Netto utgifter

• Brukerundersøkelse

• Medarbeiderundersøkelse

• Avvik – Hms

• Avvik – Organisasjon

• Avvik -‐ Tjeneste

Det er enkelt å gjøre tilpasninger av løsningen, dersom dere har vil ha andre/flere måleindikatorer.

KvalitetsLosen bistår dere med konfigurering av målekart som en del av implementeringen.

KVALITETSLOSEN AS John Tonheim Telefon 92 80 00 60 Epost [email protected]

virksomhetsstyring, kommunal styring og rapportering

Documents