Vint idees per donar impuls a les reunions de la junta

ww

w.o

bse

rvato

rite

rcers

ect

or.

org

Abans

Durant

Després

Contínuament

ww

w.o

bse

rvato

rite

rcers

ect

or.

org

3

• Assegurar-se que tots concordin en com treballar en grup

establint regles bàsiques: Ús del mòbil, establir pauses, centrar el

debat.

• Subratllar la importància del respecte dins i fora de la taula de

juntes: No existeixen preguntes estúpides; Confidencialitat.

• Acordar en com desacordar: crear una cultura de comoditat en el

debat i el desacord; els membres han de recolzar les decisions de

la junta.

1. Establir regles de conducta

2. Utilitzar esborranys

3

• Per a temes de rutina, encarregar a un membre o comitè la preparació d'un esborrany.

• Fer circular l'esborrany abans de la junta.

• Estalvia temps per assolir acords.

5

3. Prioritzar la formació

5

• Fer de la formació contínua una prioritat en cada junta.

• Proveir de materials apropiats.

• Els membres han de conèixer molt bé la seva pròpia organització.

• Proveir de material addicional en cada reunió.

• Breu i bo: limitar la quantitat d'informació.

Abans

Durant

Després

Contínuament

ww

w.o

bse

rvato

rite

rcers

ect

or.

org

7

4. Estada en tema

7

• Definir clarament els resultats esperats per prevenir discussions

llargues i desenfocades.

• Tasques clares abans de la junta: quins temes d'agenda es poden

discutir, sobre quins s'ha de decidir, quins oberts a

brainstorming.

8

5. Utilitzar agendes consensuades

8

• Combinar assumptes de rutina per a una ràpida aprovació.

• La junta directiva ha de determinar l'agenda consensuada i

explicar-la a la junta.

• Introduir-la gradualment.

• Exemple de temes que es poden incloure: canvis menors en

procediments, actualització de documents, contractes estàndards,

confirmació d'accions convencionals.

9

6. Focus en presa de decisions

9

• Reduir el temps dedicat a presentació d'informes, etc, i prioritzar

el moment de discutir recomanacions i decisions

• Reduir l'agenda a les prioritats.

• Donar als membres de la junta tasques importants:

horitzontalitzar responsabilitats i presa de decisions

• Assegurar almenys un item per reunió que motivi el debat en la

junta i/o la presa de decisions.

• Estipular clarament la normativa de presa de decisions

10

7. Involucrar tots els membres

10

• Assegurar que tots tinguin l'oportunitat de parlar i contribuir.

• No deixar que uns quants dominin la discussió.

• Si és necessari, dividir la junta en grups petits per discutir i fer

brainstorming.

11

8. Mantenir un moderador neutral

11

• No témer cedir el control a d'altres.

• Cedir el lloc de moderador pot ajudar a mantenir la neutralitat.

12

9. Un lloc adequat

12

• Reunions en la mateixa organització: millora el contacte amb la

missió i permet a les membres de la Junta observar la feina diari.

• Variar el lloc de reunió al llarg de l'any: per a juntes amb

membres pertanyents a diferents ciutats/regions.

• Buscar un lloc tranquil: evitar elements externs que distreguin.

13

10. Distribució dels seients

13

• Elegir un esquema de seients adequat: Diferenciar situacions de

planificació, de discussió en grups, etc.

• Assignar seientspot ser útil per a determinades circumstàncies.

14

11. Finances fàcils d'entendre

14

• Saber quant és massa informació: utilitzar llenguatge simple,

transformar gràfics i taules en frases fàcils d’entendre, no

sobrecarregar la junta amb informació innecessària.

• Assegurar que els informes són actuals i correctes.

• Ensenyar la junta a identificar despeses o ingressos rellevants per

al pressupost.

15

12. Focus a la missió

15

• Recordar constantment a la junta la missió de l'organització:

evitar el focus gairebé exclusiu en temes financers o polítics, per

exemple.

• Bones pràctiques: començar i acabar la reunió anomenant la

missió; imprimir la missió en documents importants i a l'agenda

de les reunions; etc.

16

13. Treure profit de les actes

16

• Incloure el bàsic: nom de l'organització, data i hora de la reunió,

registre d'assistència, mocions presentades, breu descripció dels

debats, resultat de votacions, nom de qui s'abstenen i dissidents,

documents i informes presentats, pròxims passos a seguir, hora

de final|finalitat de la reunió, i firma del secretari i la junta

directiva.

• No entrar en detall, però tampoc no sobresimplificar.

• Distribuir les actes els dies següents a les reunions.

• Tenir en compte que les actes constitueixen documents legals.

17

14. Aprenentatges mutus

17

• Els membres de la junta poden aprendre els uns dels altres: tant

els antics com els nous.

• Noves cares = noves perspectives.

• Convidar treballadors o clients.

18

15. Crear un ambient positiu

18

• No subestimar el poder de l'humor: pot facilitar el treballar

críticament i distendre situacions conflictives.

• Un ambient de treball positiu facilita el treball en grup.

Abans

Durant

Després

Contínuament

ww

w.o

bse

rvato

rite

rcers

ect

or.

org

20

16. Fomentar la reflexió

20

• Avaluació de les reunions: són productives? són correctament

moderades? estan ben preparades/documentades?

• Fixar una autoavaluació de la junta cada 3 anys: quina és la

missió? existeix un pla estratègic? quina és l'estratègia de

finançament?

• Realitzar autoavaluacions dels membres.

Abans

Durant

Després

Contínuament

ww

w.o

bse

rvato

rite

rcers

ect

or.

org

22

17. Fomentar l'assistència

22

• Desenvolupar reunions estructurades: més efectives, propicien

l'assistència.

• Puntualitat.

• Informar de data i hora amb antelació.

• Fer seguiment dels absents sense avís.

• Establir una normativa d'assistència.

• Consultar els membres sobre la idoneïtat de dates i hores de

reunió.

23

18. Fomentar xarxes

23

• Establir pauses: oportunitat de socialitzar, enfortir llaços,

incrementar productivitat.

• Pauses: cada dos hores per a reunions llargues; tenir espai per a

poder beure i menjar; planificar dinars/sopars en grup.

24

19. Saber demanar ajut

24

• Recórrer a un consultor o mediador quan és necessari.

• Els conflictes s'han de gestionar amb eficàcia.

25

20. Fomentar una comunicació oberta

25

• Discutir els problemes que preocupen el president: fluïdesa de

comunicació amb els membres de la junta.

• Realitzar "sessions executives" freqüentment - sessions dels

membres de la junta sense el president: ajuden a construir

sentiment d'equip, propicien discussions obertes i sinceres,

s'aprèn a treballar en absència del president.

Vint idees per donar impuls a les reunions de la junta

ww

w.o

bse

rvato

rite

rcers

ect

or.

org

Font bibliogràfica: The Board Meeting Rescue Kit: 20 Ideas for Jumpstarting Your Board Meetings,

National Center for Nonprofit Boards, 2001