Arrangørmal for:

Frivillighetens torg & Frivillighetens uke

Formål med arrangementet

Synliggjøre og hedre det arbeidet frivillige ildsjeler nedlegger for å skape gode oppvekstvilkår, felleskap og økt livskvalitet i lokalsamfunnet.

Øke rekrutteringen av flere medlemmer og ildsjeler til de lokale lag og foreninger. Synliggjøre tilbudet og mangfoldet som finnes blant frivillige lag og foreninger i

kommunen. Øke aktiviteten i sentrum og skape en positiv dag for innbyggere i kommunen.

Bakgrunn

Frivillighetens torg og Frivillighetens uke springer ut fra det nasjonale 3-årige prosjektet "Bolyst gjennom ildsjeler” som HATS (Hålogaland amatørteaterselskap) og Troms idrettskrets samarbeider om. Prosjektet har som mål å rekruttere flere ildsjeler til lokale lag og foreninger. Et av tiltakene i prosjektet er å synliggjøre for kommune og privat næringsvirksomhet den betydningen frivillige lag og foreninger har for økt bolyst og tilflytting i lokalsamfunnet. På bakgrunn av dette har HATS og Troms idrettskrets gjennomført en pilot på Frivillighetens torg og Frivillighetens uke i Tromsø høsten 2013 og høsten 2014. Bilder fra denne dagen kan hentes fra prosjektets blogg: ildsjel.wordpress.com. I Tromsø var det et samarbeid mellom Prosjekt Bolyst gjennom ildsjeler, Tromsø kommune, Troms barne- og ungdomsråd og Tromsø idrettsråd.

1

Frivillighetens torg

Alle frivillige lag og foreninger i kommunen inviteres til å delta på arrangementet i sentrum denne dagen. Påmeldte får anvist et sted i sentrum der de skal lage ha stand eller presentere aktivitet. Ordføreren er ambassadør for arrangementet og holder tale til de frivillige. Påmeldingen til dagen skjer via kommunen hjemmesider.

Frivillighetens uke

Påfølgende uke oppfordres alle frivillige lag og foreninger til å ha åpne og gratis treninger/ kurskveld/medlemsaktivitet for å gi mulighet for besøk av potensielle nye medlemmer. Her kan frivillige organisasjoner arrangere åpne organisasjonskurs. Programmet blir lagt ut på kommunens hjemmesider, samt publisert i avisen. Programmet trykkes opp og deles ut under Frivillighetens torg.

Ansvarsoppgaver for kommunen:

Planlegging og koordinering av arrangementet Ordfører er ambassadør for dagen, holder tale på dagen og utdeling av priser. Informere om arrangementet og påmelding på kommunens hjemmeside Gratis utlån leie av bord og stoler. Deltagere på frivillighetens torg skal kunne hente

disse utenfor Kulturhuset/ Rådhuset i tidsrommet 10:00-11:00. Antall er klarert på forhånd.

Bistå med å gi informasjon til frivillige i lag og foreninger som kan stille. Stille Rådhuset til disposisjon fra kl 10:00- 15:00 for henting av bord og stoler. Lyd til tale av ordføreren Utlån av kommunestyresalen til disposisjon fire kvelder for kursavvikling i løpet av

frivillighetens uke. Trykke opp program for Frivillighetens uke som utdeles ved bodene Annonser i avisen om dagen og program Frivillighetens uke

Ansvarsoppgaver Frivillige organisasjoner: Informasjon om dagen og oppfordre til påmelding til sine lag- og foreninger via e-post/

paraplyorganisasjoner Jobbe frivillig på dagen for å bistå kommunen

Når skal arrangementet gjennomføres?I Tromsø arrangerte vi Frivillighetens torg lørdag i begynnelsen av september. Hovedgrunnen til valget var at hovedtilflyttingen til byen skjer på høsten, og tilflyttere var en viktig målgruppe. En annen viktig årsak var at vi ønsket å gjennomføre det ute i byen, og på denne tiden av året er det stor sannsynlighet for godt vær.

Arrangementskomite:Ansatte i kulturavdelingen i kommunen, representant fra næringsforeningen, ansatte i kommunen med ansvar for kommunikasjon, representanter fra lokale frivillige organisasjoner (eks: Røde Kors, teaterlag, idrettsråd).

2

Tidsplan:

Måned OppgaverJanuar Kommunen bestemmer seg for å

gjennomføre arrangementet og utnevner produsent

Lager en komité Komité møtes og fastslår dato for

arrangementet Forespørsel til ordførere om å være

ambassadør for arrangementet. Sett av i timeplan.

Mai/juni Arrangementkomité møtes og planlegger arrangementet og oppgavefordeling

juni PR bilde tas Påmelding og info på kommunens

hjemmesider. Arrangementkomité setter i gang info til

frivillige lag og foreninger om arrangementet

August Oppslag i media om arrangementet. Mål: få de frivillige lag og foreninger til å melde seg på.

To uker før arrangementet Fordel bodplass, oppdatere info på hjemmesiden med info om arrangementet,

send info til påmeldte lag/foreninger, Oppslag på skoler, arbeidsplasser m.m.

Siste uke før arrangementet Presseoppslag for å få publikum til å komme

Ta i mot de siste påmeldte og fordel boder Oppsøk mottak/voksenopplæring å

informer om arrangementet. Trykk opp frivillighetens uke program Annonse i avisa Spikre programmet fra scene og tale fra

ordfører.

Avvikling Frivillighetens torg:

Produsent: Ansvar: Ordner servering, presseoppslag, kontakt med ordfører, sender ut mail til påmeldte grupper, ordner plakat på boder (i A3 størrelse), trykker opp program for frivillighetens uke, hovedkontaktperson som sjekker at alle har forstått sine oppgaver. Kontrollerer at riktig info ligger på nettsiden. Har oversikt over alle påmeldte, hovedansvar for utdeling av boder.

Medarbeider 1: Kontakt med påmeldte som ringer, ansvar for lista med påmeldte som kommer, ordner med bestilling av bord og stoler internt i kommunene og utlevering og tilbakelevering av disse på dagen, bestilling og ordning av lydutsyr til tale av ordfører. Hjelper produsent på dagen.

Medarbeider 2: Utpå gata og plasserer boder om morgen, deler ut info til påmeldte lag (plakater på boder, program for dagen og frivllighetensukeprogram) og ønsker dem velkommen, tar bilder og dokumenterer.

3

Medarbeider 3: Utpå gata og plasserer boder om morgen, deler ut info til påmeldte lag (plakater på boder, program for dagen og frivllighetensukeprogram) og ønsker dem velkommen. Ansvar for ordfører og underholding på scenen.

Program/timeplan Frivillighetens torg

Program for dagen08:00-11:00 Rigging av stand. Henting av bord og stoler i Rådhuset 10:50 Offisiell åpning og tale av ordfører11:00-14:00: Stander og aktivitet i sentrum.14:00-14:30: Nedrigg og tilbakelevering av bord og stoler til Rådhuset

Tips:

Yt høy service ovenfor de frivillige lag og foreninger. Arrangementet er til for å hedre deres iherdige innsats for lokalmiljøet. Det skal være gratis å delta!! Beslutningsprosessene tar ofte lang tid i det frivillige, så vær oppmerksom på at påmeldinger også kommer i siste liten.

Alle som jobber denne dagen under Frivillighetens torg bør ha like T-skjoter som formidler at de jobber med organiseringen av dagen.

La alle lag og foreninger være knyttet til hverandre på samme plass. Eks i gågata etc.

Påse at det er et stort variert tilbud av frivillige lag som melder seg på. Ikke bare idrettlag.

Ha all info tilknyttet dagen på en hjemmeside. Påse at info på andres hjemmesider peker til hovedsiden. E-post utsendelse er ikke nok for å sikre at alle som kommer har for info om dagen

La de frivillige lag underholde fra en scene. Her kan Frivillighetens torg åpnes , tale fra ordfører til de frivillige samt utdeling av priser.

For å hedre den frivillige kan det være hyggelig å dele ut priser. Eks en ildsjelpris.

Varm mat for slitne frivillige er en god klapp på skuldra for innsatsen.

Har du spørsmål om arrangementet og gjennomføringen? Ta kontakt med Kari Lydersen, prosjektleder for Bolyst gjennom ildsjeler og Rådgiver i HATS. Epost: kari@hats.no tlf: 77 67 90 30

4

Maler til hjemmesiden

Ønsker dere å rekruttere nye medlemmer og synliggjøre deres aktivitet ?

Frivillighetens torg Alle frivillige lag og foreninger inviteres til å delta på arrangementet i sentrum denne lørdagen. Påmeldte får anvist et sted i sentrum der de skal lage ha stand eller presentere aktivitet. Alle medvirkende inviteres til i etterkant til …..for lett servering, tale av varaordfører og kåring av de beste standene.

PRAKTISK INFOProgram for dagen08:00-11:00 Rigging av stand. 11:00 Åpning av Frivillighetens torg og uke av ordfører11:00-14:00: Stander og aktivitet i sentrum14:00-14:30: Nedrigg

Ta med: Ta med partytelt eller parasoll i tilfelle regn Trenger dere strøm, ta med skøyteledning (20-25 meter) Skal dere servere mat ved boden, ta med søppelsekker for avfall

PÅMELDING: På Tromsø kommunes hjemmesiderFRIST FOR PÅMELDING: PLASSHENVISNING BEKJENTGJØRES:

Det er gratis å delta og det vil være mulig å låne bord, stoler og strøm, husk å merke av slikt behov på påmeldinga.

Arrangør:

Frivillighetens uke Alle frivillige lag og foreninger oppfordres til å ha åpne og gratis treninger/ kurskveld/medlemsaktivitet i denne uka for å gi mulighet for besøk av potensielle nye medlemmer.

Før opp på påmeldingsskjemaet dato, sted og klokkeslett for den åpne aktiviteten.

Påmeldingsskjema:

Hvilke forening/lag:Kontaktperson fra laget:Telefonnummer:E-post:Antall personer som stiller den dagen (skriv omtrentlig):Trenger å låne bord: Kryss av Ja /NeiAntall bord:Ønsker å låne stoler:Antall stoler:

5

Trenger strøm: Kryss av Ja /NeiServering av mat: Kryss av Ja /NeiBeskriv kort type aktivitet på standen: (eks: Sette opp lavvo, spille fotball/hånadball, opptre med musikk/dans/teater etc). Størrelse på bod:

Hvilken åpen aktivitet i Frivillighetens uke:Sted:Dato:Klokka:

6