Könyvtári szolgáltatások minőségirányítási szakmai

szempontjai

http://www.kormany.hu/hu/emberi-eroforrasok-miniszteriuma/kulturaert-felelos-allamtitkarsag/hirek/ajanlas-

a-konyvtarak-minosegiranyitasanak-bevezetesehez

Jogszabályok

120/2014. (IV. 8.) Korm. Rendelet A könyvtár a Minősített Könyvtár cím és a

Könyvtári Minőségi Díj adományozásáról szóló miniszteri rendelet alapján kidolgozott könyvtári önértékelés szakmai szempontjait figyelembe véve szervezi a szolgáltatásait, vizsgálja a könyvtárhasználók igényeit

Jogszabályok

Az oktatási és kulturális miniszter 12/2010. (III. 11.) OKM rendelete a Minõsített Könyvtár cím és a Könyvtári Minõségi Díj adományozásáról

Minőségirányítási szempontok

A vezetőség felelőssége Teljes elkötelezettség Folyamatos képzés, továbbképzés Stratégiai tervezés Partnerközpontúság Folyamatközpontúság, folyamatos javítás Értékelés, önértékelés, elismerés, motiváció Dokumentálás, adatgyűjtés

Vezetés

A vezetés dolgozza ki és alkalmazza a vezetési rendszert, felülvizsgálja a teljesítményt és az eredményeket.

A vezetés felelős:– Küldetés, jövőkép, stratégia megalkotásáért– Felkészülés a jövőre– A feltételek biztosítása– Minőségcélok kijelölése, a minőségpolitika megvalósítása

Példát mutatnak

VezetésA megvalósítás lépései

Képzés a vezetés és a munkatársak számára Minőségirányítási Tanács (MIT) megalakítása A minőségirányítással kapcsolatos tevékenységek

irányítása A Stratégiai terv megalkotása A minőségpolitika meghatározása Továbbképzési tervek készítése. Külső és belső kommunikációs tervek készítése. A minőséggel kapcsolatos tevékenységek, elemzések és

vizsgálatok dokumentumainak egybeszerkesztése A Minőségi kézikönyv megalkotása

VezetésIndikátorok

A képzésben részt vettek száma, a képzés(ek) fajtái A MIT emlékeztetői A Stratégiai terv A Stratégiai terv és a Cselekvési terv kapcsolata A belső kommunikációs csatorna működtetése A szervezeti kultúra kérdőíves felmérésének

eredményei A pályázatok sikeressége A könyvtári programok látogatottsága A médiaszereplések erededményei

Teljes elkötelezettség

A vezetés és a munkatársak azonosulása a közösen kitűzött minőségi célokkal

A vezetőség példamutatása, irányítása A munkatársak széles körének bevonása Folyamatos ellenőrzés, önellenőrzés

Teljes elkötelezettség A megvalósítás lépései

Képzés a vezetők számára Képzés a munkatársak számára Munkacsoportok alakítása, a munkatársak

bevonása A munkatársak motiválása, ösztönzése Rendszeres értékelések,visszajelzések A feladatok és az eredmények rendszeres

kommunikálása a munkatársak részére

Teljes elkötelezettség Indikátorok

A képzésben részt vettek száma, a képzés(ek) fajtái. A szervezet tagjainak hány százaléka kapcsolódott

be a minőségfejlesztési és az önértékelési munkába? Milyen gyakorisággal és milyen módon kapnak a

munkatársak tájékoztatást a minőségfejlesztéssel kapcsolatos aktualitásokról.

Milyen konkrét bizonyítékai vannak a szervezet teljes elkötelezettségének?

Milyen elismerései vannak egyéni és szervezeti eredményeknek?

Folyamatos képzés, továbbképzés

A munkatársak ösztönzése a folyamatos képzésre, önképzésre.

A felsőfokú intézményekből kikerült munkatársak tudásának hasznosítása.

A részvétel ösztönzése külső képzésekre, a feltételek biztosítása.

Belső képzések szervezése. A minőségfejlesztéssel kapcsolatos aktualitások

nyomon követése

Folyamatos képzés, továbbképzésA megvalósítás lépései

A minőségirányítási tudás felmérése az intézményben

Továbbképzési terv készítése. A könyvtári minőséggel foglalkozó belső képzés

szervezése valamennyi munkatárs számára. Munkatársak beiskolázása továbbképző

tanfolyamokra. A képzéseken és konferenciákon megszerzett tudás

átadása belső tréningeken vagy más hatékony módokon.

Folyamatos képzés, továbbképzésIndikátorok

A munkatársak hány százaléka vett részt képzéseken.

A képzésben részt vettek száma. A képzések fajtái. A belső képzések száma. A tudásmegosztás lehetőségei.

Stratégiai tervezés

Stratégiai tervezés: hatékony kombinációja az egymástól függő tevékenységeknek.

Az általános teljesítmény meghatározása– Megelőzi: mikro és makro környezet elemzése– A küldetésen alapul– Csoportmunka eredménye– Cselekvés-, jövő- és változás orientáció– Cselekvési terv, stratégiai projekt követi

Stratégiai tervezésA megvalósítás lépései

Munkacsoport létrehozása. A küldetés és a jövőkép megalkotása A belső és külső helyzet elemzése (SWOT, PGTTJ) Benchmarking elemzések Az átfogó cél meghatározása. A kulcsfontosságú területek meghatározása, a beavatkozások

hozzárendelésével. Az éves cselekvési tervek összeállítása felelősökkel,

időpontokkal, a források meghatározásával. Folyamatos értékelés, a változásokhoz igazítás. Az eredmények szétsugárzása. A teljes stratégiai ciklus értékelése.

Stratégiai tervezésIndikátorok

A könyvtár tevékenységeiről készített SWOT analízis felhasználása a tervezésben.

A PGTTJ elemzés a makrokörnyezetről. A helyzetképben megfogalmazott

megoldandó gondok megoldási lehetőségei a célokban és a fejlesztendő kulcsterületekben.

A Stratégiai terv aktualitása és minősége.

Partnerközpontúság A kulcsfontosságú partneri kapcsolatok tervezése,

kezelése a stratégia támogatása és a folyamatok működtetése érdekében.

Belső partnerek: a könyvtár munkatársai Külső partnerek

– Könyvtárhasználók, – Fenntartó– Ágazati irányítás– Kulturális közintézmények– Civil szervezetek

• Stb.

PartnerközpontúságA megvalósítás lépései

A partnerek azonosítása (számbavétele). Rangsorolás, súlyozás. A partnerek elvárásainak és elégedettségének

mérése. Az egyes szolgáltatások „népszerűsége”. A könyvtári személyzet megítélése. A valós és látens igények feltérképezése. A mérések eredményének beépítése a mindennapi

munkába. Visszajelzés a partnerek részére

PartnerközpontúságIndikátorok

Részletes, naprakész partneri lista vezetése. A használók elvárásainak és elégedettségének

rendszeres mérése, a mérési eredmények beépítése a szolgáltatási folyamatok működtetésébe.

A munkatársi elégedettség rendszeres vizsgálata, a tanulságok alapján megfelelő intézkedések bevezetése.

Panaszkezelés szabályozása, működtetése és eredményessége.

A használói véleménynyilvánítás lehetőségei és eszközei.

Fókuszcsoportok.

Folyamatközpontúság, folyamatos javítás

A kulcsfontosságú folyamatok azonosítása, kezelése, javítása, fejlesztése a stratégiai támogatása érdekében– Rendszerbe foglalja, tudatossá, átláthatóvá teszi a

munkafolyamatokat– Kiküszöbölhetővé válik a hibák korai felismerése,

kiküszöbölése, a kompetenciahatárok meghúzása– A kulcsfontosságú folyamatok szisztematikus

javítása

FolyamatközpontúságA megvalósítás lépései

A folyamatok azonosítása, folyamatleltár készítése. A kulcsfontosságú folyamatok kiválasztása. Folyamatgazdák kijelölése. A folyamatleírások, folyamatábrák elkészítése. A kompetenciahatárok megállapítása. Ellenőrzőpontok kijelölése. Az ellenőrzőpontokon rendszeres mérések végzése. Hibajavító technikák alkalmazása. Folyamatos ellenőrzés, szükség esetén módosítások

bevezetése. 

FolyamatközpontúságIndikátorok

Folyamatleltár összeállítása. Folyamatleírások, folyamatábrák

megfelelősége és használhatósága. Az ellenőrzéseket bizonyító

feljegyzések. Hibajavító intézkedéseket bizonyító

feljegyzések.

Értékelés, önértékelés, elismerés, motiváció

Az értékelés folyamatos tevékenység annak érdekében, hogy képet kapjunk a tervezett cél és a megvalósítás összefüggéseiről.

A motiváció cselekvésre késztető belső mozgató erő.

A munkatársak munkahelyi viselkedését döntően az anyagi és érzelmi szükségleteik befolyásolják.

Értékelés, motivációA megvalósítás lépései

Az értékelési, önértékelési folyamat kialakítása: résztvevők, feladatok, határidők meghatározása.

Az önértékelés lebonyolítása: egyéni értékelés és konszenzusos csoportos értékelés a KKÉK alapján

Értékelési szabályzat, ösztönzési, motivációs stratégia kialakítása.

A munkatársi önértékelés szempontjainak meghatározása.

A munkatársak önértékelése, vezetői értékelés, az értékelések összevetése, megbeszélése.

Értékelés, motivációIndikátorok

A munkatársak teljesítményét értékelő mutatók. Munkakörök kialakításának elemzése. A képzési, továbbképzési terv a képzési célok

alapján: Motiválási lehetőségek megvalósításának értékelése. A munkatársaknak a vezetőség által történő

értékelésének összegzése, értékelése. A motivációval és a könyvtári munkafolyamatokban

való közreműködéssel kapcsolatos elemzések bemutatása.

Dokumentálás, adatgyűjtés

Egységesen kialakított szabályrendszer alapján történő folyamatos adatgyűjtés, az adatok dokumentálása, rendszerezése, hozzáférhetővé tétele, archiválása.

A dokumentálás bemutatja a minőségirányítási rendszert.

Az egymáshoz kapcsolódó tevékenységeket végző csoportoknak, munkatársaknak segítséget nyújt abban, hogy a tevékenységek közötti kölcsönhatásokat jobban megértsék.

Dokumentálás, adatgyűjtésA megvalósítás lépései

Azoknak a területeknek a meghatározása, ahol az adatgyűjtés folyik, az adatgyűjtés formai és tartalmi kritériumainak megadása.

Az adatgyűjtés, a dokumentálás szabályozása, a megszületett dokumentumok hozzáférhetővé tétele a szervezet egésze számára.

Döntés a szükséges anyagok archiválásáról. Az adatok összesítése, összehasonlító elemzés

végzése.

Dokumentálás, adatgyűjtésIndikátorok

A minőségirányítás dokumentumainak rendszere:– Minőségi kézikönyv.– Eljárások feljegyzései.– Folyamatok leírásai.– Egyéb szabályozó dokumentumok (belső és külső).

Az archiválás áttekinthetősége, visszakereshetőség, biztonság.

Az adatgyűjtés gyakorlata, szabályozottsága, annak dokumentálása.

Eszközök

Csoportmunka Stratégiai terv Elemzések, analízisek, diagramok A PDCA elv alkalmazása A problémamegoldás módszerei

Kapcsolódó irodalom SKALICZKI Judit – ZALAINÉ KOVÁCS Éva: Minőségmenedzsment a

könyvtárban. Veszprém - Bp. 2001. Veszprémi Egyetemi Kiadó - Informatikai és Könyvtári Szövetség

SKALICZKI Judit: Az első lépésektől a könyvtár stratégiai tervének elkészítéséig. Bp. 2007. Könyvtári Intézet

VIDRA Szabó Ferenc: Könyvtári partnerkapcsolatok, kommunikációs kérdések. Bp. 2008. Könyvtári Intézet

VIDRA Szabó Ferenc: Könyvtári Értékelési Keretrendszer – A könyvtári önértékelés szakmai szempontjai. Bp. 2010. Könyvtári Intézet

Ajánlás a könyvtári minőségirányítás bevezetésére. (Készült az Emberi Erőforrások Minisztériuma, Kultúráért felelős Államtitkárságának megbízásából.) Bp. 2015.

Köszönöm a figyelmet!