via invoegen | koptekst en voettekst kunt u de tekst ... · 11-02-18| 5 de archief wereld en de ict...
TRANSCRIPT
11-02-18 | 3
Inhoudsopgave§ De ICT wereld en de archief wereld
§ Huidige situatie bij het Stadsarchief / knelpunten
§ Gewenste situatie / doelarchitectuur
§ Architectuuroplossingen
§ Waar zijn wij nu mee bezig
§ Wat komen we hierbij tegen
§ Tips
§ Vragen
§ Stelling
11-02-18 | 4
De context
ICT Amsterdam§ Ca. 4000 applicaties (2014)§ Ca. 16.000 gebruikers§ Verbind: Bestuur + ca. 43
directies verdeeld in 5 clusters en 7 stadsdelen
E-depot Stadsarchief§ Ca. 250 TB (2018)§ Ca. 20.000 scans per dag§ Gemeentelijk en particuliere
content.
Stadsarchief Amsterdam§ Ca. 90 km archief (2018)§ 2 locaties§ Ondersteund: Bestuur + ca.
43 directies en 7 stadsdelen + particuliere collecties
11-02-18 | 5
De Archief wereld en de ICT wereld
Ze verstaan elkaar vaak niet:
§ Praten ieder hun eigen taal en hebben eigen vakjargon
§ De één zit in het heden en de ander in het verleden
§ De één is voornamelijk intern gericht en de ander naar buiten
§ Zelfde begrippen hebben vaak bij beide andere betekenis
Informatiemanagement 11-02-18 | 6
De twee werelden verbinden
§ Informatiemanagement§ Architectuur§ Informatieanalyse§ Compliance en privacy§ Functioneel beheer§ Contractbeheer
§ Regie en kaders§ Informatieplanning§ Structuur en samenhang§ Gezamenlijk doel en
strategie
Stadsarchief Amsterdam ICT Amsterdam
Beide bedienen de gehele organisatie en moeten ze duurzaam, beveiligd en toegankelijk zijn.
11-02-18 | 7
Huidige situatie
ICT Amsterdam§ Zeer veel moeite met grote
volumes data§ Werkplekstandaardisatie op
massa gericht en geeft problemen
E-depot Stadsarchief§ Dubbele opslag van data en veel
beheer§ Verouderde systemen§ Gebruik is gericht op specifieke
doelgroepen
Stadsarchief Amsterdam§ Verouderde systemen§ Analoog en digitaal nog
gescheiden
11-02-18 | 8
Gewenste situatie§ Verbreden dienstverlening§ Geïntegreerd gebruik gegevens§ Vervroegd overbrengen§ Tijdelijke bewaring en uitplaatsen faciliteren§ Innovatieve oplossingen§ Hergebruik generieke toepassingen en procesbouwblokken§ 1 Amsterdam en 1 kenniscentrum§ Bewaren en beheren loskoppelen van publicatie en gebruik
11-02-18 | 9
Doelarchitectuur
Bewarenenbeherenarchief&collectie
Ondersteuninguitgeplaatsteafgeslotendossiersenobjecten.Tijdelijkebewaring
afgeslotendossiers(3-10jaar)
Beherenenbehoudendigitaalbewaardepot
Beherenenbehoudenfysiekbewaardepot
Verwervenen/ofinkopenparticulierarchief
Ontvangenintakeenanalysegemeentelijkarchief
Ontsluiten,terbeschikkingstellenviageneriekeDatahubgemeenteAmsterdam
UIkenniswerker Opendataplatform
CitydataAmsterdam
DienstverleningStadsarchief
Presentatie&participatie
Medewerker&ketenpartners Burgers,ondernemersenbezoekers
ParticulierenGemeentelijkearchiefvormers(rve’s)
Datasets
ApienInzage Inzageenlevering
Inzienengebruik Gebruiken Raadplegenengebruiken Raadplegenenverzoeken Presentatie&
tentoonstelling
Dossiersen/ofarchiefblokken Collectie
Overdragenduurzaamtebewaren Overdragenofinbewaringgevenarchief
Levering
Uitplaatsing
Uitlening
VervreemdingSamenwerkendearchief&collectie
diensten
Kenn
iscen
trum
inform
atiebe
heer
Usergenerated
data
Datamanagem
ente
nDa
tagovernance
Innemen
Inzage,apiendownloads
Ondersteunenzaak-enprocessen
Uitplaatsenafgeslotenobjecten
Objectenen/ofdossier
Beeld&geluid
levering
Raadplegenengebruiken
Inbewaringnemen:Intake,analyseencontrole
11-02-18 | 10
Architectuur oplossingen
§ Spaghetti tussen beheer en raadplegen§ Moeizame aanlevering van de archiefvormers§ Onbegrijpelijke toegang voor de interne gebruikers§ Stadsarchief positie in groter geheel§ Borging van kennis en kunde op informatiebeheer§ Efficiëntere en effectievere werkprocessen en beheer§ Verbreding en integratie van diensten en producten gemeente Amsterdam§ Keuze en aansluiting juiste systemen en toepassingen§ Breder hergebruik en integratie van data § Datamanagement en datagovernance
11-02-18 | 11
Datamanagement en datagovernance
BASIS
REGISTRATIES
KERN
REGISTRATIES
DATAHUB(GEGEVENSKNOOPPUNT)
Het DAMA modelProducten en diensten
11-02-18 | 12
Waar zijn wij nu mee bezig
§ Vervangen raadpleegomgeving§ Vervangen beheeromgeving§ Pilots uitplaatsen§ Pilots verbreding gebruik§ Informatieplan en referentiearchitectuur
11-02-18 | 13
Wat komen we hierbij tegen§ Veel inspanning om OAIS model te implementeren
§ Het is lastig om 1 metadatamodel te hanteren (TMLO voldoet niet)
§ De gehele omgeving vervangen vraagt enorm veel van de organisatie
§ Vanuit andere dan de traditionele doelgroepen is er een behoefte
§ Beeldmateriaal is toegevoegd aan de kaart van Amsterdam
§ Behoefte om ook in tijdslagen te kunnen tonen op de kaart
11-02-18 | 14
Tips§ Eerst goed organiseren daarna pas automatiseren
§ Zorg voor een goede sponsor
§ Zorg voor een goede uitwerking van de gewenste processen
§ Zorg dat je in een vroeg stadium bij het MT aan tafel zit
§ Implementeer steeds kleine stukjes en doe pilots, maak het niet te groot
§ Laat publicatie ook vooral aan de markt en de doelgroepen over
§ Zoek innovatieve oplossingen: automatisch metadateren, ordenen
§ Zorg voor een goede informatieplanning en doelarchitectuur die elk kwartaal bijgesteld wordt
11-02-18 | 16
Stelling: is in goede en geordende staat
aanleveren van archiefbescheiden wel haalbaar en nodig in de digitale wereld?