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Vertragsverwaltung mit SharePointKonzeptvorschlag für eine Umsetzung in SharePoint 2010

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Agenda

1 Ziele

2 Möglichkeiten von SharePoint

3 Migrationsszenario

4 Ausblick

5 Zusammenfassung

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• Ziel ist es• Verträge einfach aufzufinden• Deckblatt-Informationen für Verträge bereitzustellen• Eine Durchsuchbarkeit der Verträge zu ermöglichen

Ausgangslage und Ziel

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SharePoint kann Metadaten von Dokumenten zur Filterung, Sortierung, Gruppierung, etc. von Ansichten verwenden. Die Möglichkeiten sind dabei hauptsächlich von den definierten Metadaten abhängig. Für die Demonstrationsumgebung wurden die folgenden Metadaten definiert:

• Name• Description• Ablaufdatum• Ansprechpartner Kunde• Ansprechpartner Lieferant• Kündigungsfrist• Lieferant• Vertragsnummer• Vertragsstatus• Vertragsvolumen• Gültig Von• Gültig Bis

Die nachfolgenden Screenshots bieten einen Einblick in die Art, in der Ansichten im SharePoint verwendet werden können.

Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten

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• Umsatz pro Lieferant auf einen Blick (Vertragsvolumina werden summiert)

Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten

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• Verträge mit nahender Kündigungsfrist (z.B. Heute + X Tage)

Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten

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• Verträge, für die ich verantwortlich bin

Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten

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• Metadaten für Verträge können in eigenen Listen vorgehalten werden. Dies ermöglicht:• Das Hinzufügen weiterer Informationen (z.B. Kontaktdaten von Lieferanten)• Das Nachschlagen von Werten zur vereinfachten Eingabe• Die einfache Pflege von Auswahlwerten

Möglichkeiten von SharePoint – Verwaltung von Zusatzinfos

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• Vorlagen für Verträge können in einer separaten Bibliothek verwaltet werden• Gemeinsame Bearbeitung• Versionierung (Haupt- und Nebenversionen)• Freigabe bei Erreichen eines finalen Stands

• Vertragsvorlagen können beim Erstellen von neuen Verträgen direkt im SharePoint ausgewählt werden.

Möglichkeiten von SharePoint – Verwaltung von Zusatzinfos

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Neben dem Zugriff über den Browser bietet SharePoint die Möglichkeit des Zugriffes über den Windows-Explorer. Dabei kann mit den Dokumenten wie mit lokalen Dateien gearbeitet werden.

Möglichkeiten von SharePoint - Zugriff

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Massenänderungen an Metadaten können in der Datenblatt-Ansicht wie in Excel-Access durchgeführt werden.

Möglichkeiten von SharePoint - Zugriff

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SharePoint kann automatisch alle Änderungen oder überschriebene Dokumente speichern. Änderungen an den Metadaten der Dokumente (Status, Ansprechpartner, etc.) werden ebenfalls in die Versionierung einbezogen. Die vorherigen Versionen können verglichen oder wiederhergestellt werden.

Möglichkeiten von SharePoint - Versionierung

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• SharePoint Standard:• Berechtigungen können bis auf Dokumentenebene erteilt werden• Jedes Dokument muss manuell berechtigt werden

• Mit Anpassungen möglich:• Automatische Berechtigungsvergabe abhängig von Metadaten des Vertrages

• Berechtigung nach Status• Berechtigung nach Vertragstyp• Berechtigung nach Ansprechpartner• …

• Pflege der Berechtigungsgruppen (z.B. TKs/LEs) durch die Nutzer

Möglichkeiten von SharePoint - Berechtigungen

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• Automatisierung von Abläufen:• Benachrichtigungs-E-Mail an den Vertragsverantwortlichen• Automatische E-Mails bei Ablauf von Fristen• Generierung und Setzen von Vertragsnummern• …

Möglichkeiten von SharePoint - Workflows

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Vorteile

• Flexible Strukturierung der Verträge• Einfache Erweiterbarkeit• Nutzung vorhandener Funktionen• Geringe Kosten

Nachteile

• Abhängigkeit von Plattform• Keine revisionssichere Ablage• Komplexes Berechtigungskonzept

Vor- und Nachteile einer SharePoint-Umsetzung

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Die folgende Vorgehensweise wird für eine Migration in eine SharePoint-Ablage empfohlen:

• OCR für bestehende Dokumente• Massenbearbeitung durch Adobe PDF möglich (mind. 72 DPI)

• Erstellung der SharePoint-Ablagestruktur• Erarbeitung der benötigten Metadaten und Ansichten• Erstellung der Listen und Bibliotheken• Schulung/Coaching der Mitarbeiter

• Übertragung der Dokumente in den SharePoint• Kopieren der Vertragsdaten in die Ablagestruktur• Extrahieren der Metadaten aus den Verträgen (manuell)• Prüfung der Vollständigkeit der neuen Ablage• Archivieren/Löschen der alten Ablage

Migration

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Langfristig stehen bei einer Implementierung im SharePoint weitere Optionen offen:

• Anbindung/Abgleich weiterer Systeme• efilia• SAP

• Einbeziehung weiterer Abteilungen• Vertragserstellung mit Legal oder TKs

Ausblick

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SharePoint bietet aus dem Standard heraus einen großen Teil der Funktionen, die für ein Vertragsmanagement benötigt werden. Die Herausforderung bei der Implementierung besteht darin, die gewünschten Auswertungs- bzw. Suchmuster zu definieren. Auf dieser Grundlage können die Metadaten für die SharePoint-Ablage definiert werden.

Bei der Migration wird ein manueller Aufwand bei der Extrahierung der Metadaten aus den Vertragsdokumenten nicht zu vermeiden sein. Gerade deshalb ist eine saubere Definition der Metadaten anzuraten.

Die Investition in eine übersichtliche SharePoint-Ablage kann sich schnell dadurch bezahlt machen, dass z.B. Kündigungsfristen nicht verpasst oder Nachverhandlungen frühzeitig begonnen werden können.

Mehr über unsere Dienstleitungen im Bereich Microsoft Sharepoint:http://www.innocate.de/microsoft-sharepoint/index.html

Zusammenfassung

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Telefon 49-(0)211-91327-315Telefax 49-(0)211-91327-150E-Mail:

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Ansprechpartner

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René Hoegen

Senior Consultant

rene.hoegen@innocate.de

Markus Ufer

Manager

Prokurist

markus.ufer@innocate.de