Toplantı Yönetimi ile Başarılı Toplantılar

Jan DevrimSlideshare.net Kaynakları İlejan.devrim@exepo.com

Aralık 2009 

Toplantı Türleri

1. Bilgi verme amaçlı toplantı2. Bilgi alma amaçlı toplantı3. Sorun çözümü / karar alma4. Motivasyon / yonlendirme5. Eğitim 

1. Adım 

Toplantı Gerçekten Gerekli mi?

 

Toplantı Yap!

Yönetim henüz bir karar almadı.

 Bilgilendir.

Yönetim bir karar aldı. 

Aşağıdaki durumlarda bir toplantı düzenleme: 

• Ayrı ayrı yapacagın bir iki konuşma yeterli olacaksa.• Toplantıya gerekli herkes katılamıyorsa.• Gerekli veriler hazır olamayacaksa.

o Yetiştir!o Yetişmiyorsa düzenleme...o Düzenlendiyse iptal et!o Eksik veri ile toplantı yapma!

• Yeterli zaman yoksa.• Gerekli karar alınacak durum oluşmadıysa.• Bir mail yazarak konu açıklanacaksa.

2. AdımToplantıyı Kimin

Yöneceğini Belirle 

• Bir Yönetici.• Konuyu iyi bilen bir çalışan• Danışman vs. gibi bir dış göz

Olası Moderatorler:

3. AdımModerator Toplantıya

Hazırlık Yapar 

Toplantı amacı düzenleyence belirlenmiş ve  katılımcılarca biliniyor olmalıdır.1.Neden Toplanıyoruz?• Bu Toplantıdan ne bekliyoruz?

• Karar Alma• Bilgilenme

• Konunun sınırları nelerdir? 

A. Toplantının Amacı Belirlenmeli

• Yöneticiler ve katılımcılardan: oAjandayı öğren!oHazırlık Bilgilerini Öğren

• Ajandayı ve amaçları toplantı başında açıkca belirt!

B. Toplantı Ajandası Oluşturulmalı

• Gerekli olan insanları davet et!• Karar verebilecek ve bilgiyi yayabilecek

uygun insanları dahil et!• Bir departma/ sorumluluk alanından bir çok

kişiyi gerekmiyorsa çağırma!• Az katılımcı ile hızlı karar alınabilir!• Üst yönetimi gereksiz toplantılara çağırma!

C. Kimler Katılacak?

•  Toplantı zamanını herkesin uygun olduğu bir aralıkta planla.

• Herkese uymuyorsa, gereken kişilerin telefon ile katılmasını sağlayabilirsin.

• Tüm toplantı boyunca orada olması gerekmeyenleri,gerekince çağır.

• Bitiş zamanını önceden belirle.• Bitiş zamanını toplantı başında duyur.• Toplantı boyunca süreyi takip et!

D. Toplantı Zamanını Belirle

• Toplantı odası, sunum cihazı gibi kaynakları kontrol et!

• Telekonferans yapılacaksa cihazın uygunluğuna bak!

• Toplantı yerini açıkca bildir.

E. Toplantı Yerini Belirle

F. Hazırlık Yap ve Bilgi Araştır

Şirket kaynakları, önceki raporlar, internet gibi kaynakları kullan!

E. Toplantıdan Önce Görev Dağılımı

Toplantıdan önce görev dağılımını yap:

Örneğin:•  İnternet / Network çalışıyor mu?• Raporlar Hazır mı?• İkram olacak mı? Hazır mı?• Dışarıdan gelecek katılımcıların otopark

rezervasyonu yapılacak mı?

• Toplantı davetini ve bilgi notunu yeterli zaman varken gönder.

• Kısa zamanda toplantı planlamamaya gayret et. Herkesin hazırlanacak zamanı olmalı.

• Elektronik davetiyeyi doğru şekilde gönder ki, herkesin takviminde görünsün.

F. Bilgi Notu ve Davetiyeyi gönder

4. Adım

Toplantı Başlatılır

Toplantıyı zamanında başlat ve zamanında gelen insanlara saygı göster ve gösterilmesini sağla!

A. Zamanında Başlamak

Toplantı sebebi ve ajandasını katılımcılara oku ve hatırlat.

B. Bilgilendir

Her katılımcının neden orada olduğundan emin ol ve hazırlıkları baştan kontrol et. Eksik bir hazırlık varsa, önemine göre karar ver.

Gerekiyorsa o anda toplantıyı iptal et.

C. Hedef ve Sonuçları anlat

5. Adım

Toplantı Yönetimi

Katılımcıların• Fikirlerini Dinle,• Görüşlerini Al,• Deneyimlerinden faydalan

Katılımcıları Tartışmaya Dahil Etmek

• Ne?• Nasıl?• Ne Zaman?• Nerede?• Kim?• Niye?

A. Sorular Sor

• Bu konuda ne düşünüyorsun?• Önerin var mı?• Bu konudaki tecrübeni anlatır mısın?

B. Bazı insanlara direk soru sor

Konuyu Dağıtmamak

# 1: Birbirini Dinlemesini SağlaAynı anda bir kişi konuşsun. Herkes birbirini dinlesin.

# 2: Kapanan Konular AçılmasınBelli bir konu konuşulduğunda, birisi oraya tekrar dönerse, "bu konuyu kapattık, lütfen devam edelim" diyerek uyar!

# 3: Aynı anda tek bir konu tartışılmalıAynı anda iki konuyu tartışanları uyar ve önlem al.

# 4: ÖzetleKonunun dağıldığını hissettiğinde, varılan noktayı özetle ve özetten itibaren devam et.

6. Adım

Karar Yönetimi

Aşağıdaki Yöntemler ile Karar Alınabilir:

• Ortak kararı toplantı yöneticisi ortaya çıkartır.• Oylama Yapılır.• Uzman katılımcılar karar verir.• Bir yönetici Karar verir

7. Adım

Görev Dağılımı

Görev Dağılımı

Sorumlu     Hedef TarihGörev    

8. Adım

Toplantı Sonu

Toplantı yöneticisi görevlendirmeyi bir kez daha okuyarak, kimin hangi görevi aldığını ve zamanlamayı açık hale getirir.

A. Görevlendirme

Toplantı Yöneticisi bir sonraki toplantının zamanını ortak görüşe göre kararlaştırır.

B. Tekrar Toplantı Yapmak

Toplantı Yöneticisi Toplantı notlarının dağılımını sağlar.

C. Toplantı Notu

Başarılı Toplantılar Dilerim!

Jan Devrim