verificacion facturas

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Título Organización Área MANUAL DE PROCEDIMIENTO Actualización de Cuentas de Mayor Finanzas – Cuentas por Pagar Archivo: FI07- Verificación de Factura Logística Ralease: SAP ECC 6.0 Responsable: Pág.: 1/56 CONTENIDO INGRESO AL SISTEMA............................................................... INGRESO DE FACTURA............................................................... VISUALIZACIÓN DE LA FACTURA GRABADA EN MIRO, AL MOMENTO DE INGRESARLA Y CONTABILIZARLA ..................................................... VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE QUE GENERA LA FACTURA GRABADA EN MIRO, SIN INFORMACION DE BUSQUEDA...................................2 VISUALIZACIÓN/MODIFICACIÓN PARTIDAS ........................................... CONTABILIZACION DE FACTURA GRABADA PRELIMINARMENTE EN COMPRAS.....41 ANULACION DE REGISTRO DE FACTURA................................................. ILUSTRACIONES ILUSTRACIÓN 1. RUTA ACCESO DE INGRESO DE FACTURA................................. ILUSTRACIÓN 2. TABLA DE SOCIEDADES............................................... ILUSTRACIÓN 3. DEFINIR LA SOCIEDAD............................................... ILUSTRACIÓN 4. FACTURA ......................................................... ILUSTRACIÓN 5. BÚSQUEDA POR PARÁMETROS PARA REALIZAR VERIFICACIÓN DE FACTURA.......................................................................... ILUSTRACIÓN 6. REPORTE CON LOS DOCUMENTOS DE PEDIDO DE COMPRA........11 ILUSTRACIÓN 7. INFORMACIÓN DETALLADA DEL PEDIDO.................................. ILUSTRACIÓN 8. DATOS COMPLETOS DE LA FACTURA..................................... ILUSTRACIÓN 9. INFORMACIÓN GENERAL DE PROVEEDOR................................13 ILUSTRACIÓN 10. FACTURA. DATOS BÁSICOS........................................... ILUSTRACIÓN 11. FACTURA. PAGO.................................................... ILUSTRACIÓN 12. FACTURA. DETALLE................................................. ILUSTRACIÓN 13. FACTURA. IMPUESTOS.............................................. ILUSTRACIÓN 14. FACTURA. RETENCIÓN............................................... ILUSTRACIÓN 15. FACTURA. CONTACTOS............................................... ILUSTRACIÓN 16. FACTURA. NOTA.................................................... ILUSTRACIÓN 17. ERROR............................................................ ILUSTRACIÓN 18. REPORTE DE ERROR................................................. ILUSTRACIÓN 19. DESCRIPCIÓN DEL ERROR............................................ ILUSTRACIÓN 20. SIMULACIÓN DE CONTABILIZACIÓN.................................... ILUSTRACIÓN 21. RUTA DE ACCESO DE VISUALIZACIÓN DE FACTURA.................23 - 1 -

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOTtulo Organizacin reaArchivo: FI07- Verificacin de Factura Logstica Responsable:

Actualizacin de Cuentas de Mayor Finanzas Cuentas por PagarRalease: SAP ECC 6.0 Pg.: 1/56

CONTENIDOINGRESO AL SISTEMA......................................................................................3 INGRESO DE FACTURA.....................................................................................4 VISUALIZACIN DE LA FACTURA GRABADA EN MIRO, AL MOMENTO DE INGRESARLA Y CONTABILIZARLA ...................................................................23 VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN CONTABLE QUE GENERA LA FACTURA GRABADA EN MIRO, SIN INFORMACION DE BUSQUEDA...................................25 VISUALIZACIN/MODIFICACIN PARTIDAS ......................................................33 CONTABILIZACION DE FACTURA GRABADA PRELIMINARMENTE EN COMPRAS.... .41 ANULACION DE REGISTRO DE FACTURA...........................................................45

ILUSTRACIONES

ILUSTRACIN 1. RUTA ACCESO DE INGRESO DE FACTURA...................................5 ILUSTRACIN 2. TABLA DE SOCIEDADES...........................................................5 ILUSTRACIN 3. DEFINIR LA SOCIEDAD.............................................................6 ILUSTRACIN 4. FACTURA ..............................................................................7 ILUSTRACIN 5. BSQUEDA POR PARMETROS PARA REALIZAR VERIFICACIN DE FACTURA......................................................................................................10 ILUSTRACIN 6. REPORTE CON LOS DOCUMENTOS DE PEDIDO DE COMPRA........11 ILUSTRACIN 7. INFORMACIN DETALLADA DEL PEDIDO..................................12 ILUSTRACIN 8. DATOS COMPLETOS DE LA FACTURA.......................................13 ILUSTRACIN 9. INFORMACIN GENERAL DE PROVEEDOR................................13 ILUSTRACIN 10. FACTURA. DATOS BSICOS..................................................15 ILUSTRACIN 11. FACTURA. PAGO..................................................................15 ILUSTRACIN 12. FACTURA. DETALLE.............................................................17 ILUSTRACIN 13. FACTURA. IMPUESTOS........................................................18 ILUSTRACIN 14. FACTURA. RETENCIN.........................................................19 ILUSTRACIN 15. FACTURA. CONTACTOS........................................................19 ILUSTRACIN 16. FACTURA. NOTA..................................................................20 ILUSTRACIN 17. ERROR...............................................................................20 ILUSTRACIN 18. REPORTE DE ERROR............................................................21 ILUSTRACIN 19. DESCRIPCIN DEL ERROR....................................................21 ILUSTRACIN 20. SIMULACIN DE CONTABILIZACIN.......................................22 ILUSTRACIN 21. RUTA DE ACCESO DE VISUALIZACIN DE FACTURA.................23

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ILUSTRACIN 22. BSQUEDA DEL DOCUMENTO DE FACTURA............................24 ILUSTRACIN 23. VISUALIZAR DOCUMENTO DE FACTURA.................................24 ILUSTRACIN 24. RUTA DE ACCESO DE VISUALIZACIN DE PLIZA CONTABLE. . .25 ILUSTRACIN 25. DEFINIR EL NMERO DE DOCUMENTO...................................26 ILUSTRACIN 26. BUSCADOR. LISTA DE DOCUMENTOS....................................27 ILUSTRACIN 27. LISTA DE DOCUMENTOS.......................................................28 ILUSTRACIN 28. BSQUEDA DE NMERO DE DOCUMENTO..............................29 ILUSTRACIN 29. SELECCIN DE LISTA DE DOCUMENTOS.................................30 ILUSTRACIN 30. VISUALIZAR DOCUMENTO: VISTA DE ENTRADA......................31 ILUSTRACIN 31. VISUALIZAR DOCUMENTOS: DATOS FISCALES........................32 ILUSTRACIN 32. VISUALIZAR DOCUMENTO: VISTA DE LIBRO DE MAYO.............32 ILUSTRACIN 33. RUTA DE ACCESO VISUALIZAR/MODIFICAR PARTIDAS............33 ILUSTRACIN 34. BSQUEDA DE PARTIDAS INDIVIDUALES DE ACREEDORES......34 ILUSTRACIN 35. LISTA DE PARTIDAS INDIVIDUALES.......................................35 ILUSTRACIN 36. PARTIDAS INDIVIDUALES PENDIENTES DE PAGO DE PROVEEDORES..............................................................................................36 ILUSTRACIN 37. PARTIDAS INDIVIDUALES PAGADAS DE PROVEEDORES...........37 ILUSTRACIN 38. SELECCIN DE PARTIDA CONTABLE.......................................38 ILUSTRACIN 39. VISUALIZAR DOCUMENTO ...................................................39 ILUSTRACIN 40. VISUALIZAR DOCUMENTO: VISTA DE ENTRADA......................40 ILUSTRACIN 41. RUTA DE ACCESO CONTABILIZACIN FACTURA GRABADA PRELIMINAR EN COMPRAS.............................................................................41 ILUSTRACIN 42. REGISTRO PRELIMINAR DE FACTURA RECIBIDA......................42 ILUSTRACIN 43. SELECCIONAR DOCUMENTO FACTURA...................................42 ILUSTRACIN 44. INFORMACIN DE LA FACTURA REGISTRADA DE FORMA PRELIMINAR.................................................................................................43 ILUSTRACIN 45. MODIFICAR DOCUMENTO FACTURA REGISTRADA DE FORMA PRELIMINAR.................................................................................................44 ILUSTRACIN 46. RUTA DE ACCESO PARA ANULAR REGISTRO DE FACTURA........45 ILUSTRACIN 47. BSQUEDA DE DOCUMENTO FACTURA..................................46 ILUSTRACIN 48. RUTA DE ACCESO PARA VISUALIZAR LISTA DE DOCUMENTOS FACTURAS....................................................................................................47 ILUSTRACIN 49. BSQUEDA DE LISTA DE DOCUMENTOS FACTURA..................48 ILUSTRACIN 50. VISUALIZAR LISTA DE DOCUMENTOS FACTURA......................49 ILUSTRACIN 51. ANULAR DOCUMENTO DE FACTURA.......................................49 ILUSTRACIN 52. VISUALIZACIN DOCUMENTO FACTURA.................................50

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ILUSTRACIN 53. CONTABILIZAR....................................................................51 ILUSTRACIN 54. RUTA DE ACCESO PARA COMPENSAR DOCUMENTOS...............52 ILUSTRACIN 55. DEFINIR DATOS DE CUENTA A COMPENSAR...........................53 ILUSTRACIN 56. COMPENSAR CUENTA MAYOR PROCESAR PARTIDAS ABIERTAS 54 ILUSTRACIN 57. DOCUMENTOS A COMPENSAR ORDENADOS EN FORMA DESCENDENTE..............................................................................................55 ILUSTRACIN 58. DOCUMENTOS COMPENSADOS.............................................56

Ingreso al sistema

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Ingreso de FacturaDescripcin del Proceso de Negocio Este es un proceso alternativo para registrar facturas que no han sido procesadas a travs del Departamento de Compras y que en algunos casos, son pagos de carcter urgente, lo que hace necesario ingresar la informacin de forma manual al sistema.

ProcedimientoEl encargado de ingresar la informacin al sistema, recibe el expediente original, que cumple con todos los requisitos que la ley exige, revisa, analiza el expediente e ingresa la informacin al sistema. Prerrequisito: Expediente original con la documentacin de soporte siguiente: 1. Solicitud de pedido de la unidad ejecutora. 2. Pedido (orden de compra). Revisado por Auditora Interna. 3. Factura (razonada). 4. Otros documentos que respalden la compra.

Ruta de AccesoVa Men Men SAP Logstica Gestin de Materiales Verificacin de

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Va Cdigo de Transaccin

facturas logstica Entrada de documentos Aadir factura recibida MIRO

Ilustracin 1. Ruta Acceso de Ingreso de Factura

Luego, seleccionar la sociedad Sociedad 0101 F001 F002 F003 Denominacin Municipalidad de Guatemala FAPU FIDEMUNI MARNREC

Ilustracin 2. Tabla de Sociedades

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Ilustracin 3. Definir la sociedad Nota: Cambio de Sociedad Para cambiar de Sociedad necesitamos seguir el siguiente proceso: 1. Dentro de la barra de Herramientas, seleccionar el campo TRATAR, dando un click sobre el campo. 2. Luego, seleccionar CAMBIAR SOCIEDAD. Presionar cono de Ejecutar o tecla Enter.

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Ilustracin 4. Factura Ingresar la siguiente informacin: Nombre del Campos Fecha factura. Referencia. Descripcin Fecha real de la factura. Formato: da/mes/ao Identifica la serie y el nmero de la factura. Es la fecha de contabilizacin de la factura, el sistema la asigna automticamente Es el valor de la factura. Indica la clave de moneda del pas. Indica que la factura se encuentra sujeta a retencin. Indica el tipo de retencin. Accin Ingresar la fecha de la factura con el expediente original. Ingresar el nmero de factura, incluyendo la serie. Ejemplo: SR-A 45682. Ninguna, el sistema la asigna automticamente. Ingresar el valor de la factura. Link seleccionador, click en la moneda GTQ que es Quetzal. Marcar con un check el campo calc. Impuesto, si este fuera el caso. Click en la flecha y seleccionar la clase de retencin (Si en el campo anterior se marco Calc.

Fecha Contab.

Importe. Clave de Moneda. Calc. Impuestos.

Campo clase de Impuesto.

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Impuestos, seleccionar el tipo de retencin, caso contrario, dejar en blanco. Importe del Impuesto. Texto. Sociedad. No. Lote. En este campo no se ingresa informacin. Indica el concepto del gasto. Indica el nombre de la sociedad. No aplica. Campo bloqueado. Ingresar la descripcin del objeto del gasto. Ninguna, el sistema lo muestra automticamente Campo bloqueado.

CON LOS DATOS INGRESADOS CORRECTAMENTE, CLICK EN EL BOTN CONTINUAR El sistema muestra la siguiente ventana:

.

Ingresar la siguiente informacin: Nombre del Campos Pedido / Plan entregas. Descripcin Refiere la clase de documento. Accin Seleccionar el documento que corresponde a la factura, en este caso el Pedido/Plan entregas. Ingresar el Nmero de documento, en este caso nmero de pedido de compra y presionar la tecla ENTER.

Campo siguiente Pedido/Plan Entregas

Identifica el Nmero del documento seleccionado

Definir el nmero de pedido de compras Si se conoce el nombre del proveedor pero no el Nmero de Pedido de Compras, seguir los siguientes pasos: En el campo donde se coloca el No. De Pedido: Botn Seleccionador, elegir el proveedor El sistema despliega la siguiente pantalla

Ingresar el nmero de pedido -8-

Seleccionar la opcin de pedido

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Si no se conoce el nombre del proveedor ni el No. de pedido, seguir los siguientes pasos: En el campo Proveedor, ingresar del No. 0 al 99999999

Botn seleccionador al cono ejecutar

y se selecciona el documento que aparece con valor

Presionar la tecla Enter Verificacin de factura

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Digitar nombre Seleccionar al proveedor

Ilustracin 5. Bsqueda por parmetros para realizar verificacin de factura

Ingresar la siguiente informacin en los siguientes campos: Nombre del Campos Emisor Descripcin Es la empresa que emite la Accin Buscar por el nombre en el

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factura. Se utiliza en casos que exista un emisor diferente al Proveedor, de lo contrario, solo llenar el campo proveedor. Proveedor Refiere el nombre del proveedor. Es decir la empresa que provee el producto o servicio.

botn seleccionador.

Botn Seleccionador, el sistema despliega el listado de proveedores; elegir el proveedor. Click en el botn ejecutar

Reporte con los pedidos de compra

Ilustracin 6. Reporte con los documentos de pedido de compra El en reporte, marcar con un check en el cuadro de Documento (Doc). para el pedido que se desea seleccionar. Click en el Botn tomar: El sistema colocar el nmero de Pedido

Despus de presionar la tecla Enter, si los datos estn correctos, el sistema muestra la siguiente pantalla:

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Ilustracin 7. Informacin detallada del pedido En esta pantalla el sistema automticamente carga la informacin detallada del pedido. Sin embargo, es indispensable verificar que la informacin del campo Indicador de Impuestos (Ind. Impuestos) coincida con el tipo de impuesto que se seleccion anteriormente. Nombre del Campos Ind. impuestos Descripcin Refiere la clase de impuesto. Accin Seleccionar la clase impuesto que corresponda. de

CON LOS DATOS INGRESADOS CORRECTAMENTE, CLICK EN EL BOTN CONTIUAR

Datos completos de la Factura

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Ilustracin 8. Datos completos de la Factura Pantalla adicional

Ilustracin 9. Informacin general de proveedor La descripcin de los conos que se visualizan en la pantalla anterior son los siguientes: cono Descripcin

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Visualiza toda la informacin relacionada con el proveedor. Se puede realizar una llamada al proveedor desde este punto. Se puede enviar un Correo al proveedor desde este punto. Nmero de fax. Lista partida individual. Muestra toda la informacin por columnas de la factura.

En esta pantalla, se puede explorar las siguientes pestaas que son tiles en el manejo de informacin de la factura

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Con el propsito de dar una explicacin ms detallada para cada una de las pestaas, se han asignado un nmero correlativo a cada uno.

1. Datos bsicos (Dat.basic)

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Muestra los datos bsicos que se ingresaron al aadir la factura recibida

Ilustracin 10. Factura. Datos Bsicos 2. Pago Esta pantalla muestra la informacin relacionada con el pago. Ejemplo: la fecha de pago que vence el documento.

Ilustracin 11. Factura. Pago Definiciones de campos de la pestaa pago:

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Nombre del Campos Fecha base.

Descripcin Fecha automtica y corresponde al da que se ingres la informacin. Corresponde la condicin de pago que puede ser a 30 a 60 das, etc. Fecha para cuando vence el pago. Indica por que medio se va a efectuar el pago.

Accin Ninguna, es automtica.

Cond. Pago.

Ninguna, esta informacin fue grabada cuando se cre el documento. Ninguna. El sistema la coloca de acuerdo a la condicin que se defini en el campo anterior. Seleccionar el medio de pago

Vence el.

Va de Pago.

Bloqueo de Pago.

Muestra diversas opciones, pero la que se utiliza es la de bloqueo de pago. Es cuando existe una nota de crdito por parte del proveedor. El documento es el generado por SAP.

Seleccionar la opcin: Bloqueo de pago

Ref. Fact.

Ingresar y seleccionar Abono por la Nota de Crdito (NC) que extendi el proveedor. Seleccionar el banco, medio de pago.

Banco Propio

Indica el banco por medio del cual se va a efectuar el pago al proveedor.

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3. Detalle

Ilustracin 12. Factura. Detalle Definiciones de campos: Nombre del Campos CstindAndNoPl. Moneda. Tipo de Cambio Clase doc. Descripcin No aplica. Clave de la Moneda que se utiliza. Es el tipo de cambio en relacin al Dlar. Identifica la documento clase de Ninguna. Ninguna, es automtico. Ninguna lo asigna el sistema. Seleccionar el documento: Accin

Emisor Fact.

Identifica al proveedor que emite la factura

Seleccionar el Proveedor: automticamente

Lo

asigna

Asignacin Libro Mayor

El nmero del Acreedor Identifica la cuenta contable donde se registra la factura

Se genera automticamente. Campo generado en automtico. Permite modificar y seleccionar una diferente cuenta

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contable.

Niv. Tesor.

Identifica el recurso de donde se va a pagar la factura. Se refiere a los das en que est previsto el pago

Campo generado en automtico al presionar la tecla Enter o podemos modificarlo con el botn seleccionador. Ninguna. Campo generado en automtico al presionar la tecla Enter o podemos modificarlo con el botn seleccionador. El sistema lo toma cuando se ingres la condicin de pago, ya sea inmediato, a 15, 30, etc. Das.

Das Prev.

4. Impuestos

Ilustracin 13. Factura. Impuestos Nombre del Campos Dat. Fiscal Propuesta neto Borrar Lnea Descripcin Muestra el rgimen grabado cuando se registr la factura. Calcula el impuesto neto Borra el clculo del impuesto Accin Ninguna. El sistema la trae cuando se grab Aadir factura Ninguna. Es automtico Seleccionar el regln del impuesto a borrar, luego presionar Click en el botn borrar lnea.

5. Retencin Ingresar los datos en cada columna, esto es cuando el proveedor est sujeto a retencin.

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Ilustracin 14. Factura. Retencin

6. Contactos Identifica las personas involucradas de bienes y servicios de esa transaccin.

Ilustracin 15. Factura. Contactos

7. Nota Colocar los comentarios adicionales acerca de este proceso.

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Ilustracin 16. Factura. Nota

Despus de haber explorado las pestaas, seguir con el proceso normal. CON LOS DATOS INGRESADOS CORRECTAMENTE, PRESIONE LA TECLA ENTER. Si la pantalla muestra en rojo el botn de mensaje, es por que existe error

Ilustracin 17. Error

Click en este botn mensajes y el sistema despliega el error en la siguiente pantalla:

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Ilustracin 18. Reporte de Error Cuando se quiere visualizar el error, click y el sistema despliega la siguiente pantalla:

Ilustracin 19. Descripcin del error Se corrigen los errores que muestra el mensaje y se procede con el procedimiento normal: Es importante que el saldo se encuentre en cero (Saldado) de la siguiente manera:

Luego, el paso siguiente es:

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Click en el botn simular

. Que es para efectuar un ensayo de la contabilizacin

El sistema despliega la siguiente pantalla:

Ilustracin 20. Simulacin de contabilizacin Si ya no hay mensaje de error, proceder a contabilizar en el botn Contabilizar: Presionando el botn .

Si todo est correcto el sistema despliega una pantalla, y en la parte inferior izquierda aparece el mensaje que ya est contabilizado el documento. Ejemplo:

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VISUALIZACIN DE LA FACTURA GRABADA EN MIRO, AL MOMENTO DE INGRESARLA Y CONTABILIZARLADescripcin del Proceso de Negocio Este es un proceso para visualizar la informacin detallada del proceso sobre la factura ingresada desde el rea de logstica (compras).

Ruta de AccesoVa Men Men SAP Logstica Gestin de Materiales Verificacin de facturas logstica Continuar Proceso MIR4- Visualizar documento de factura MIR4

Va Cdigo de Transaccin

Ilustracin 21. Ruta de Acceso de Visualizacin de Factura

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Presiona doble click o la tecla Enter

Ilustracin 22. Bsqueda del Documento de Factura Nombre del Campo No. Documento factura. Descripcin Refiere el nmero de documento que asigna el sistema. Periodo del ejercicio. Ninguna. Accin

Ejercicio. Click al botn

Ninguna.

El sistema despliega la de la factura en la siguiente pantalla:

Ilustracin 23. Visualizar documento de Factura

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VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN CONTABLE QUE GENERA LA FACTURA GRABADA EN MIRO, SIN INFORMACION DE BUSQUEDADescripcin del Proceso de Negocio Este es un proceso para visualizar la informacin del documento contable o pliza generada por la factura ingresada.

Ruta de AccesoVa Men Men SAP Finanzas Gestin Financiera Acreedores Documento Visualizar FB03

Va Cdigo de Transaccin

Ilustracin 24. Ruta de Acceso de Visualizacin de Pliza contable

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Presiona doble click o la tecla Enter

No. DOCUMENTO

Ilustracin 25. Definir el nmero de documento Nombre del Campo No. Documento Sociedad Ejercicio Descripcin Nmero que proporciona el sistema Indica la sociedad de la Municipalidad de Guatemala Se refiera al perodo en que se est trabajando. Accin No se cuenta con datos, seguir con el proceso indicado despus de esta tabla. Botn seleccionador, sociedad Municipalidad de Guatemala Botn seleccionador, ingresar el perodo.

Proceso de bsqueda de documento En el No. de documento, click en el botn lista de documentos El sistema despliega la siguiente pantalla

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Ilustracin 26. Buscador. Lista de documentos Click al botn delimitaciones Especiales: Shift F4, que no hay informacin, presionar la tecla Enter. El sistema despliega la siguiente pantalla: si aparece mensaje

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Ilustracin 27. Lista de documentos En la parte de cabecera de documento, doble click en clave de referencia.

Aparece la informacin que se ubica, abajo de la cabecera de documento.

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No. DOCUMENTO: *

Ilustracin 28. Bsqueda de nmero de documento

En el campo No. de documento, Colocar un (*), ejecutar

Aparece las partidas en la lista siguiente:

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Ilustracin 29. Seleccin de Lista de documentos De la lista anterior se ordena por fecha y se selecciona el documento, aparece la pantalla:

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Ilustracin 30. Visualizar documento: Vista de entrada En esta pantalla se puede visualizar el No. de documento que asigna el sistema. En esta pantalla se visualizar la operacin contable que gener la grabacin de la factura. En la barra de men, se puede visualizar los impuestos, si el documento los tiene asignados.

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Ilustracin 31. Visualizar documentos: Datos fiscales En la barra de men, visualizar Libro Mayor:

Ilustracin 32. Visualizar documento: Vista de libro de mayo

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VISUALIZACIN/MODIFICACIN PARTIDASDescripcin del Proceso de Negocio Este es un proceso para visualizar/modificar la informacin de referencia generada por la factura ingresada.

Ruta de AccesoVa Men Va Cdigo de Transaccin Men SAP Finanzas Gestin Financiera Acreedores Cuenta Visualizar/modificar partidas FBL1N

Ilustracin 33. Ruta de Acceso Visualizar/Modificar partidas

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Presiona doble click o la tecla Enter

(a) (b)

(c)

Ilustracin 34. Bsqueda de partidas individuales de acreedores Nombre del Campo Cuenta de acreedor Sociedad Descripcin Botn seleccionador, escoger el proveedor. Botn seleccionador, escoger la sociedad. Seleccionar Botn Ejecutar

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El sistema muestra las partidas siguientes en la pantalla:

Ilustracin 35. Lista de Partidas Individuales VISUALIZACION POR PARTIDAS: (VER PANTALLA: LISTA PI DE ACREEDORES - STATUS) PARTIDAS ABIERTAS: Son las pendientes de pago en casos de proveedores, se muestran con el estatus de color rojo. abiertas. Son las operaciones de facturas que no se han pagado. Click en el crculo que aparece antes del nombre de partidas

Click en el botn ejecutar

.

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Ilustracin 36. Partidas Individuales pendientes de pago de Proveedores PARTIDAS COMPENSADAS. Son las pagadas de proveedores, se muestran con el estatus de color verde. Son las operaciones de facturas que se han pagado por abono. Clic en el crculo que aparece antes del nombre de partidas Compensada Click en el botn ejecutar

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Ilustracin 37. Partidas individuales pagadas de Proveedores TODAS LAS PARTIDAS Son todas las operaciones generadas con el registro de la facturas. Clic en el crculo que aparece antes del nombre de todas partidas. Click en el botn ejecutar

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Ilustracin 38. Seleccin de partida contable Para visualizar la partida contable: Click en el cuadro de la primera columna y seleccionar el documento con un check en el estatus, tomando en cuenta que para visualizar el registro del Impuesto sobre la renta, la clase de documento debe ser ZP, que indica que el documento est pagado. Click en el botn visualizar documento .

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Muestra la siguiente pantalla:

Ilustracin 39. Visualizar documento Click en el botn llamar resumen docto.:

Muestra la pantalla donde aparece el registro contable

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Ilustracin 40. Visualizar documento: Vista de entrada

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CONTABILIZACION DE FACTURA GRABADA PRELIMINARMENTE EN COMPRASDescripcin del Proceso de Negocio Este es un proceso para registrar de forma preliminar la factura en compras.

Ruta de AccesoVa Men Men SAP Logstica Gestin de materiales Verificacin de facturas logstica Entrada de documentos Registrar de forma preliminar factura MIR7

Va Cdigo de Transaccin

Ilustracin 41. Ruta de Acceso Contabilizacin Factura Grabada Preliminar en Compras

Presiona doble click o la tecla Enter

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Ilustracin 42. Registro preliminar de factura recibida Para importar el documento que fue ingresado por Departamento de Compras, click en el botn: Otro documento factura y se muestra la siguiente pantalla:

Ilustracin 43. Seleccionar documento factura la informacin de la factura

En este campo se ingresa el No. de factura, s/expediente original, click en el botn:

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Ilustracin 44. Informacin de la factura registrada de forma preliminar Click en simular, todo correcto, CONTABILIZAR

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Ilustracin 45. Modificar documento factura registrada de forma preliminar Si fue contabilizado correctamente, aparece en pantalla el siguiente mensaje:

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ANULACION DE REGISTRO DE FACTURADescripcin del Proceso de Negocio Este es un proceso para anular registro de factura creado desde Logstica.

Ruta de AccesoVa Men Men SAP Logstica Gestin de materiales Verificacin de facturas logstica Continuar Proceso Anular documento de factura MR8B

Va Cdigo de Transaccin

Ilustracin 46. Ruta de Acceso para anular registro de factura

Presiona doble click o la tecla Enter

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Ilustracin 47. Bsqueda de documento factura Nombre del Campo No. documento factura. Ejercicio. Motiv. Anulacin. Descripcin Identifica el Nmero logstico de documento. Mes de operacin. Motivo de la anulacin (es obligatorio). Accin Ingresar el No. de documento Ingresar el mes de operacin Botn Seleccionador, seleccionar el motivo de la anulacin del documento. Ingresar la fecha de la contabilizacin de la anulacin.

Fe. Contabilizacin.

Fecha de contabilizacin.

Proceso para visualizar el nmero de documento Si no se cuenta con el Nmero de documento, abrir otro archivo del sistema y seguir la siguiente ruta, de lo contrario dirigirse al inciso (d). Va Men Men SAP Logstica Gestin de materiales Verificacin de facturas logstica Continuar Proceso Visualizar lista de documento de factura MIR5

Va Cdigo de Transaccin

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Ilustracin 48. Ruta de Acceso para visualizar lista de documentos facturas

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Presiona doble click o la tecla Enter

Ilustracin 49. Bsqueda de lista de documentos factura

a. En el Nmero de documento, click botn ejecutar b. Sistema muestra la siguiente pantalla:

.

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Ilustracin 50. Visualizar lista de documentos factura c. Seleccionar el documento y copiar con control C.

d. Se abre el otro archivo de SAP y en el nmero de documento, aparece el registro que se va a anular, tal como se muestra en la pantalla siguiente:

Ilustracin 51. Anular documento de Factura

e. Click botn continuar f. Si se quiere verificar antes de anular el documento, click al botn Visualizar documento:

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Ilustracin 52. Visualizacin documento factura g. Verificar los datos, si estn correctos, click en el botn regresar y en la pantalla:

h.

Click botn contabilizar

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Ilustracin 53. Contabilizar i. El sistema despliega el mensaje

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Proceso para compensar documentos manualmente La parte de Compensar los documentos F1 manualmente, corresponde efectuarla al de Libro Mayor. Para conocimiento en esta parte, el proceso es el siguiente:

Va Men Va Cdigo de Transaccin

Men SAP Finanzas Gestin de materiales Libro Mayor Cuenta Compensar F-03

Ruta de Acceso

Ilustracin 54. Ruta de Acceso para compensar documentos

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Ilustracin 55. Definir Datos de cuenta a compensar Nombre del Campo Cuenta Sociedad Click botn continuar Descripcin Nmero de la cuenta contable Identifica la sociedad Accin Ingresar el No. de cuenta contable Ingresar el nmero de la sociedad Click botn continuar

El sistema despliega la siguiente pantalla:

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Ilustracin 56. Compensar Cuenta mayor procesar partidas abiertas 2. Para seleccionar los documentos a compensar, ordenar en forma descendente la columna Referencia, con el objeto que los documentos se visualizan uno seguido del otro, como se muestra a continuacin:

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Ilustracin 57. Documentos a compensar ordenados en forma descendente Para seleccionar los documentos a compensar, primero click en el botn marcar todo:

Desactivar partidas, click en el botn :

Activar Partidas:

Doble click en cada documento a compensar y el sistema muestra la siguiente pantalla

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Documentos a compensar

Valor cero

Ilustracin 58. Documentos Compensados 7. El la pantalla anterior, puede observarse en la parte inferior, Status de tratamiento, que los montos deben estar con valor cero. Contabilizar y el sistema muestra la siguiente pantalla:

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