vergangenheit für die zukunft - sicherung der vereinsgeschichte im archiv

Vergangenheit für die Zukunft –Sicherung der Vereinsgeschichte

im Archiv

Vortrag Stadtarchivar Marcel Oeben am 06.03.2016im Rathaus Lemgo zum Tag der Archive

01.05.2023 6.470 Stadtarchiv Lemgo

http://www.lemgo.net/


Definitionen

Was ist ein Archiv? Archiv als Archivgebäude Archiv als Institution Archiv als Räumlichkeit Im Alltagsgebrauch häufig für einen Ort, wo man

ältere Dinge, die nicht mehr gebraucht werden, aufbewahrt

Definition:„Archive sind Einrichtungen, deren Aufgabe die systematische Übernahme, Erfassung, Ordnung, dauerhafte Aufbewahrung und Erschließung von Schrift-, Bild- und Tonträgern sowie elektronischen Speichermedien aus öffentlichen Dienststellen, anderen Institutionen (Verbänden, Unternehmen) oder von Einzelpersonen ist.“




Definitionen

Auch Vereine (oder auch Privatpersonen) können Archive unterhalten.

Das reine Aufbewahren von Unterlagen oder Dingen älteren Datums macht aber noch kein Archiv aus!

Wichtig ist die Verknüpfung von Registraturbildner (in dem Falle dem Verein, häufig in Form des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung) und Archiv. Das Archiv kann davon nicht losgelöst existieren. Ein Archiv muss kontinuierlich betreut werden.

Das, was man im Archiv findet (=Archivgut), ist einmal im Verein oder bei den Vereinsmitgliedern entstanden, ein Überrest der Vereinstätigkeit.




Definitionen

Was kann Archivgut sein?

Verträge / SatzungenProtokolle der VereinsgremienBerichte / Jahresprogramme / ChronikenKorrespondenzVorstands- und MitgliederlistenFinanz- und HaushaltspläneBauunterlagen (Pläne, Kosten, Schriftwechsel)ProjekteVereinszeitungenKurs- und Übungsangebote




Definitionen

PresseausschnitteFotoaufnahmenFilm- und VideoaufnahmenPlakate / Flyer(Fahnen, Pokale, Medaillen, Münzen, Wimpel…)Usw.

Unwichtig ist dabei, ob diese Unterlagen in Papierform oder digital vorliegen.

Häufig findet sich das potentielle Archivgut nicht zentral im Vereinshaus oder beim aktuellen Vorstand, sondern ist verteilt bei Vereinsmitgliedern und ehemaligen Vorstandsmitgliedern.




Wozu ist ein Vereinsarchiv gut?

Die Tätigkeit des Vereins bleibt auch über längere Zeiträume nachvollziehbar.

Ein gut geführtes Vereinsarchiv erleichtert den schnellen Zugriff auf ältere Unterlagen.

Rechtssicherung: rechtliche Grundlagen (Statuten), Entscheidungen (Gremienprotokolle) und Vereinbarungen (Verträge)

Informationen für Chroniken, Festschriften und Ausstellungen.

Indentifikationsfaktor für den Verein mit Tradition.




Wann soll etwas in das Vereinsarchiv?

Nicht alles muss ins Vereinsarchiv!

Doppelexemplare, Rechnungsbelege (können nach 10 Jahren weggeworfen werden), Dokumente anderer Organisationen, Verbände und Institutionen, wenn sie nur zur Kenntnisnahme zugeschickt wurden.

Klare Trennung zwischen laufenden Unterlagen beim Vorstand oder der Geschäftsführung und „archivreifen“ Unterlagen im Verein meist nicht einfach.

Unterschied zwischen Registratur/Aktenschrank und Archiv verschwimmt meist.





Lösungsvorschlag:Entwicklung eines Aktenablageplanes (kurz Aktenplan)= systematische Ablage der Unterlagen nach SachgruppenBeispiel:A Statuten, OrganigrammeB GeneralversammlungC VorstandD Kommissionen und ArbeitsgruppenE JahresberichteF Finanzen…Der Aktenplan soll einfach, klar, logisch und an die Gegebenheiten des Vereins angepasst sein.01.05.2023 6.470 Stadtarchiv

Lemgo




Statt Buchstaben können Sie auch (Dezimal-)Zahlen verwenden. Übertragen Sie diese Zeichen auf den Ordnerrücken, Deckel oder Umschläge der Unterlagen.Anwendbar auch für digitale Unterlagen.Vermerken Sie im Aktenplan hinter dem Namen der Aktengruppe, ob bereits Unterlagen im Vereinsarchiv sind oder dorthin sollen.Der Aktenplan verschafft ihnen einen Überblick über laufende und nicht mehr benutzte Vereinsunterlagen.Passen Sie den Aktenplan den Gegebenheiten an!




Wie soll das Archivgut gelagert werden?

Die Unterlagen sollen trocken, lichtgeschützt und möglichst kühl gelagert werden.Werte: zwischen 15 und 18 Grad, 40 – 55 % Luftfeuchtigkeit.Der Raum sollte abschließbar sein.Vermeiden Sie wasserführende Leitungen im Archivraum.Lagern Sie keine Lebensmittel oder Getränke im Archivraum.Lagerung des Papiermaterials möglichst liegend und frei von Metallen. Verwenden Sie alterungsbeständiges Papier! Benutzen Sie Archivkartons!Risikoreich: Fotoaufnahmen (besonders Negative, Dias), Film- und Videoaufnahmen = rechtzeitig digitalisieren!Digitale Unterlagen auf Festplatten sichern (keine CD oder DVD) und eine Kopie räumlich getrennt deponieren.




Wie soll das Archivgut geordnet werden?

Behalten Sie die vorgefundene Ordnung bei!

Erst wenn keinerlei Ordnung mehr existiert (z. B. Karton mit loser Blattsammlung), müssen Sie eine Ordnung nachträglich herstellen.

Ist ein aktueller Aktenplan vorhanden, orientieren Sie sich daran!

Ist kein Aktenplan vorhanden, versuchen Sie Betreffakten zu bilden (z. B. Unterlagen zum Bau der Turnhalle, Protokolle Vorstand 1950 – 55, Mitgliederlisten 1920 – 1930…).

Vermeiden Sie es, verschiedene Betreffe bei der Aktenbildung zu vermischen! Eine reine chronologische Ordnung ist nachteilig.




Wie erschließe ich das Archivgut?

Erschließung = inhaltliche Erfassung des Archivgutes

Zunächst reicht der Aktenplan mit Hinweisen auf nicht mehr laufende Akten aus.

Optimal: Anlage eines Archivverzeichnisses unterhalb des Aktenplanes (Auflistung der tatsächlich im Archiv vorhandenen Unterlagen mit einer Archivsignatur)Beispiel: Signatur Titel LaufzeitA VorstandA 1 Protokolle 1940 – 1997A 2 Wahlvorschläge1955 – 1995




Was kann das Stadtarchiv tun?

Das Stadtarchiv kann Sie bei der Archivierung beraten u. geeignete Verpackungsmaterialien vermittelnFalls ihr Verein keinen geeigneten Archivraum hat, keine kontinuierliche Archivpflege sicher stellen kann und keine Mittel für das Archiv aufwenden kann oder will

= Schenkung oder Depositum an das Stadtarchiv

Das Stadtarchiv bietet die erforderlichen Lagerungsbedingungen, erschließt das Material nach Möglichkeit, gewährt Benutzung und ermöglicht Verknüpfung mit anderen Archivbeständen.

Auch bei der Vereinsauflösung kann das Stadtarchiv die Unterlagen / das Archiv übernehmen und dauerhaft sichern.




Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit!

Fragen?01.05.2023 6.470 Stadtarchiv Lemgo



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