1

Vejledning - til Rigsarkivets tilsyn 2020

Om spørgsmål til databærende it-systemer

2

Hvad er Rigsarkivets tilsyn 2020?

Tilsyn 2020 er Rigsarkivets undersøgelse af, hvilke databærende it-systemer og papirarkivalier

statslige myndigheder er ansvarlige for.

Formålet med tilsynet er at indhente oplysninger til at planlægge kommende afleveringer fra

statslige myndigheder til Rigsarkivet og sikre bevaringsværdige data bliver bevaret for fremtiden.

Med oplysningerne fra tilsynet får I et samlet overblik over jeres databærende it-systemer og

papirarkivalier.

Tilsynet består af 2 indberetningsskemaer, som skal udfyldes med en række oplysninger om

henholdsvis myndighedens databærende it-systemer og papirarkivalier. Du kan logge ind og

indtaste oplysninger efterhånden, som du eller I får dem indsamlet. De indtastede oplysninger

bliver gemt automatisk, når du lukker vinduet ned. Skemaet kan også videresendes, så flere

medarbejdere kan udfylde skemaet. Registreringen skal være afsluttet d. 2. april 2020.

Hvis du ønsker at udskrive indberetningsskemaet først og derefter udfylde det digitalt, kan du

trykke på printerikonet nederst på siden i indberetningsskemaet. Skemaet ses bedst i

sideopsætning liggende og eventuelt formindsket. Husk, at den endelige udfyldelse af

indberetningsskemaet skal ske online.

Der er ingen gem-knap i indberetningsskemaet. Indtastningerne gemmes ved, at du bevæger dig

frem og tilbage i siderne i skemaet.

Læsevejledning

I indberetningsskemaerne er der vejledning og forklaringer af ord mm. ved alle spørgsmål.

Vejledningsteksten er også samlet i 2 særskilte vejledninger (PDF), en for it-systemer og en for

papirarkivalier. Denne vejledning omhandler spørgsmål til databærende it-systemer.

Det kan være en god idé at printe hele vejledningen ud og have den liggende, mens du udfylder et

skema. En udskriftsvenlig udgave af vejledningerne til indberetningsskemaerne finder du på

Rigsarkivets hjemmeside: https://www.sa.dk/da/rigsarkivet-tilsyn-i-2020/

Kontakt

Har du spørgsmål til udfyldelse af indberetningsskemaet, kan du ringe på telefonnummer 41 71 74

12 eller sende en mail til tilsyn2020@sa.dk. Vi besvarer opkald hverdage mellem kl. 9-15.

3

Hvad er databærende it-systemer?

I Tilsyn 2020 skal I besvare spørgsmål om databærende it-systemer. Det er it-systemer der

indeholder data og eventuelt dokumenter, som er opsamlet og gemt i forbindelse med

myndighedens virksomhed.

Et it-system kan f.eks. være et ESDH-system, et fagsystem eller register, sharepoint-system,

systemlandskab eller ujournaliserede dokumenter på fællesdrev.

Hvad skal I indberette?

I skal indberette alle it-systemer, som myndigheden har ansvaret for. Både dem I har anmeldt til

Rigsarkivet før og dem, som ikke tidligere er anmeldt.

I skal ikke indberette systemer, som fremgår af bilag 1.

Vi spørger også om særlige formater og ny teknologi, fordi det har betydning for

langtidsbevaringen af systemerne.

Endelig spørger vi om jeres behov for adgang til afleverede data og dokumenter. Vi møder ofte

ønsket om at kunne tilgå digitalt skabte data fra it-systemer, der er afleveret til Rigsarkivet. Vi har

brug for mere indsigt i behovet for adgang blandt myndigheder.

I kan med fordel anvende de oversigter over it-systemer, som i forvejen er udarbejdet for jeres

myndighed f.eks. i henhold til GDPR og ISO standarder til at udfylde skemaet.

Spørgsmålene er formuleret, så de følger den fællesoffentlige standard for beskrivelse af it-

systemer (LINK). Hvis I registrerer jeres databærende it-systemer i henhold til standarden kan I –

efter aftale med Rigsarkivet - svare på tilsynet ved at sende jeres oversigt i regneark til

tilsyn2020@sa.dk.

4

Spørgsmål om databærende it-systemer

Kontaktperson

Navn på kontaktperson hos myndighed: Skriv navnet på den medarbejder Rigsarkivet kan

kontakte, hvis vi har spørgsmål til oplysningerne om it-systemer.

Telefonnummer på kontaktperson: Skriv medarbejderens direkte telefonnummer.

Epost-adresse på kontaktperson: Skriv medarbejderen epost-adresse.

Anvendelse af databærende it-systemer

Er I ansvarlige for it-systemer? I skal svare ja/nej til spørgsmålet, om jeres myndighed har ansvaret

for databærende it-systemer. Dvs. it-systemer med data og eventuelt dokumenter, der er skabt i

forbindelse med forvaltning af myndighedens ressortområdet.

Ikke ansvarlig for it-systemer (Skal kun besvares, hvis I har svaret nej til at have it-systemer)

Bruger it-system, som anden myndighed er ansvarlig for. I har ikke selv et it-system, men lægger

data/dokumenter i en anden myndigheds system. Svar ja/nej til spørgsmålet.

Bruger kun fællesdrev. I lagrer kun jeres dokumenter på et fællesdrev. Svar ja/nej til spørgsmålet.

Andet: Beskriv hvordan, hvis I lagrer dokumentation andre steder/på anden vis.

E-post

Bliver al bevaringsværdig e-post lagret i et it-system, som Rigsarkivet har bestemt skal bevares?

Vi sender og modtager mange e-post i løbet af en arbejdsdag. Har I en fastlagt praksis for at alt af

betydning for dokumentationen af jeres forvaltning/ressort bliver lagret i et system, som

Rigsarkivet har bestemt skal bevares?

Svar ja/nej til spørgsmålet.

Hvis nej: Hvor findes e-post-oplysninger? Hvis oplysningerne ikke lagres i et it-system bestemt til

bevaring, beskriv hvor de i så fald findes.

5

Databærende it-systemer (Skal kun besvares, hvis I har svaret ja til at have it-systemer)

It-system navn: Navnet skal skrives fuldt ud, og der må ikke være forkortelser.

Alternativt systemnavn: Skriv gerne flere navne, hvis systemet både har et officielt navn og et

kaldenavn eller forkortelse. Fx kan et it-systems navn både være Studieadministrativt System og

forkortelsen STADS.

Ibrugtagningsdato: Den dato it-systemet blev taget i brug med fuld eller delvis funktionalitet.

Indeholder it-systemet dokumenter: Svar ja/nej til om systemet indeholder dokumenter eller

andre filtyper.

Er it-systemet overtaget fra anden myndighed? Har I overtaget systemet fra en anden myndighed i

forbindelse med ressortændring? Svar ja/nej til spørgsmålet.

Hvis ja: Hvilken myndighed? Skriv navnet på den myndighed I har overtaget systemet fra.

Formater og teknologi i it-systemer

Har I geodata i et eller flere af jeres it-systemer? Svar ja/nej til om I har geodata i et eller flere it-

systemer.

Hvis ja: I hvilke systemer og hvordan anvender I geodata: Beskriv hvilke it-systemer der

indeholder geodata samt hvordan: Findes fx geodata i specialiserede GIS-systemer eller/og som

enkelt filer i et it-system, fx ESDH-system?

Har I CAD-filer i jeres systemer? Det kan være AutoCad-tegninger, 3D-grafik eller anden

vektorgrafik? Formaterne anvendes typisk til tegninger. I skal svare ja/nej til spørgsmålet.

Er et eller flere af jeres it-systemer cloudbaseret eller gør brug af cloudbaserede løsninger?

Anvender et eller flere systemer eksternt lagrede data eller applikationer, som tilgås via

internettet? Svar ja/nej til spørgsmålet.

Anvender I kunstig intelligens eller maskinlæring i jeres it-systemer? Sker der i systemet

automatiseret, maskinel beslutningstagen eller beslutningsunderstøttelse, som kan virke uden

menneskelig interaktion eller inputs? Svar ja eller nej til spørgsmålet.

Hvis ja til geodata og kunstig intelligens, angiv kontaktperson for yderligere oplysninger? Skriv

navn, telefonnummer og e-post adresse på medarbejder, som Rigsarkivet kontakte, hvis vi har brug

for yderligere oplysninger om brug af geodata og kunstig intelligens/maskinlæring.

6

Forskningsdata

Er I dataansvarlige for forskning udført i jeres myndighed? Mange myndigheder udøver forskning:

Det kan være grundforskning, anvendt forskning eller udviklingsarbejde. I skal svare ja/nej til

spørgsmålet om jeres myndighed har ansatte, der udfører forskning, og hvor jeres myndighed er

dataansvarlig.

Er I dataansvarlige for forskningsdata udarbejdet af andre? I kan også være dataansvarlige for

forskning, der udarbejdes eksterne samarbejdspartnere. Det kan f.eks. være bestilte undersøgelser

foretaget af VIVE (Det Nationale Forsknings- og Analysecenter Velfærd), NFA (Det Nationale Center

for Arbejdsmiljø) eller Dansk Institut for Internationale Studier (DIIS).

Hvis I er ansvarlige for forskningsdata, angiv kontaktperson: Skriv navn, telefonnummer og e-post

adresse på medarbejder, som Rigsarkivet kan kontakte med uddybende spørgsmål.

Adgang til afleverede data og dokumenter

Har I brug for at tilgå data, I har afleveret til Rigsarkivet? Har I brug adgang til data, som I har

afleveret til Rigsarkivet, fx til behandling af en sag, hvor I har brug for at se tidligere beslutninger

eller afgørelser, til en aktindsigt eller noget andet.

Hvor ofte vil du forvente, at I vil have behov for at kunne tilgå afleverede data: 1 gang om ugen, 1

gang om måneden, 1-2 gange om året? Sæt kryds, hvor det passer bedst med jeres behov eller

beskriv hvor ofte I har brug for adgang.

Hvordan vil du beskrive jeres behov for at kunne tilgå afleverede data: Har I brug for adgang til

alle data, som I har afleveret til Rigsarkivet? Eller har I brug for adgang til data fra enkelte it-

systemer eller kun til udvalgte data, som fx data fra en saggruppe i et ESDH-system.

Hvilke typer af data har I behov for at tilgå: Har I brug for at finde en journalsag i et ESDH-system,

finde oplysninger om en journalsag på papir i en e-journal (journalsystem) eller data fra et

fagsystem? Indeholder de følsomme personoplysninger? Angiv gerne flere typer af data, hvis I har

behov for adgang til flere typer af data.

Til hvilke typer af opgaver vil det være relevant at kunne tilgå data i Rigsarkivet? Er det i

forbindelse med en aktindsigtssag eller borgerhenvendelser, hvor I skal finde oplysningerne inden

for en tidsfrist? Er det i forbindelse med sagsbehandlingen, en intern analyse eller et

udviklingsprojekt, hvor I har brug for se tidligere afgørelser, beslutninger nn? Sæt gerne flere

krydser.

7

Hvordan kunne jeres anvendelse af data afleveret til Rigsarkivet bedst understøttes? Vil I selv

gerne kunne foretage opslag og lave udtræk af data i et sikkert system? Eller vil det passe jeres

behov bedre, at Rigsarkivet foretager opslag og udtræk for jer? Angiv hvad der passer jer bedst.

Ser I behov for – med nødvendig tilladelse – at kunne tilgå data afleveret fra andre

myndigheder? Har I behov for at tilgå data skabt af en anden myndighed fx fordi I har overtaget

ressortområdet fra pågældende myndighed? Svar ja/nej/ved ikke.

8

Bilag 1: It-systemer, som alene indeholder nedenstående information, skal ikke

registreres i tilsynsskema

Lokaler og bygninger

Adgangskontrol

Overvågning af lokaler, parkeringsområder, brandalarmer, tyverisikring mv.

Booking af lokaler, biler mv.

Administration af inventar

Vedligehold og drift af bygninger

Kursusadministration og efteruddannelse

E-learning

Kursustilmelding

Skemalægning

Undervisnings- og kursusmateriale

Opgaver og administration af prøver

Personaleadministration

Rekrutteringssystemer1

Feriepenge

Løn2

Indberetning af refusion af barsel

Rejseafregning

Tids- og aktivitetsstyring

1 Forudsætter, at ansøgninger der fører til ansættelse journaliseres på personalesag i it-system, som Rigsarkivet har

bestemt skal bevares.

2 Særlige forvaltningsenheder og selvejende institutioner, der ikke indberetter til de store statslige løn- og

regnskabssystemer, skal registrere deres egne løn- og regnskabssystemer.

9

IT

Administration af bruger- og softwarelicenser

Helpdesk

Styring af info-skærme

Printerstyring

Økonomi

Fakturering

Rekvisitioner

Indkøb

Økonomistyring3

Regnskab og budget4

Øvrig administration

Administration af kopi og skanning

Adresselister

Kantinedrift

Bibliotekssystem5

Intranet6

Øvrige systemer

Redigering og tryk af pjecer, informationsmateriale, rapporter, brochure mv.

3 Do. 3

4 Do. 3

5 Biblioteker, der har bestand og udlån af bøger som ressort, skal registrere deres bibliotekssystemer.

Universitetsbiblioteker skal ikke registrere deres systemer vedr. bestand og udlån, da de kasseres jf. bkg. nr. 1640 af

8/12 2016.

6 Forudsætter, at alt bevaringsværdigt materiale også er lagret i it-system, som Rigsarkivet har bestemt skal bevares.

Med bevaringsværdigt menes ’data og dokumenter af betydning for dokumentationen af jeres forvaltning/ressort’.