VEDENÍ KANCELÁŘE Vzdělávací akce České advokátní komory,

Místo konání: Kleinův Palác, Brno; Lektorka: JUDr. Sáša Navrátilová, MBA

Datum konání:3.4. 2014

Program semináře1. ÚVOD – předpoklady pro kvalitní vedení advokátní

kanceláře2. POSKYTOVÁNÍ PRÁVNÍCH SLUŽEB nejen v

návaznosti na právní předpisy, důležitou součástí je i lidský faktor

3. ADVOKÁTNÍ TARIF aneb pro vedení a fungování kanceláře jsou potřebné finanční prostředky

4. Co je třeba dále znát a umět, aby VÁŠ ÚSPĚCH nebyl jen dočasný

5. ZÁVĚR – shrnutí, podepisování výkazů

2

ÚVOD - co potřebujete pro vedení kanceláře?

- Co je vedení

- Čas

- Znalosti,dovednosti, nadání - Peníze

3

CO JE VEDENÍ neboli

ŘÍZENÍ

4

Co je vlastně řízení/vedení?

Řízení (musí) na všech úrovních zahrnovat: - plánování ;- vedení;- organizování;- kontrolu.

- Základním předpokladem pro manažerské řízení jsou manažerské dovednosti!

5

Stojíme na začátku – mise a vize

Stanovte si vizi a misi:-vize – vyjádření základního smyslu existence

kanceláře (zakladatel);-mise – předem nadefinovaný směr, kterým se

bude kancelář/ firma ubírat.

Jsou důležité především také pro zaměstnance – měli by je znát!

6

I při řízení menších celků je třeba strategie

• Strategické řízení se zaměřuje na:- Cíle (poslání kanceláře);- Zdroje (disponibilní);- Příležitosti (prostředí v němž kancelář existuje

vnější, vnitřní); a dlouhodobý soulad mezi těmito atributy.

Cíle mají být SMART!7

Úrovně strategického řízení

8

Na prvním místě je klient

4P 4C

Právní služba/produkt Užitná hodnota pro klienta

Cena Cenový náklad klienta

Místo poskytování/distribuce

Dostupnost

Propagace služby/výrobku

Komunikace

9

ČAS aneb

KDE HO VZÍT, KDYŽ SE NÁM STÁLE NEDOSTÁVÁ

10

Kde se berou časové ztráty?

My – nesprávné činnosti, nejasnosti v prioritách, chaotická práce, nekázeň, lenost;

Ostatní – nesprávné cíle, změny priorit, nesprávné plánování, nesprávné řízení, nedostatky v procesech.

11

Pozitivní vymezení, stanovení priorit• Čemu ještě věnovat čas a čemu už ne!

- Co mě živí, co chce klient- Co chtějí kolegové, podřízení, přátelé, rodina- Co jsem ještě nestihnul, ale rád bych- Co může počkat, neřeším x pozor však na

prokrastinaci!

12

Jak plánovat/rozvrhnout čas?

Co všechno potřebujete stihnout?Omyly při plánování – neodhadneme, jak dlouho nám bude

činnost trvat, neplánujeme rezervy, neodhadneme velikost zpoždění, plánujeme věci, které nemáme pod kontrolou;

Nezapomínejte na časové rezervy – na dopravu, na koníčky, na náhodná setkání, na komunikaci s vašimi blízkými (rodiče, děti, partneři), navazování kontaktů

Klaďte důraz na dlouhodobé udržení výkonu - odpočinek, přestávky na jídlo/oddech, relaxace

13

Rovnováha osobního a pracovního života - Úspěch nelze měřit pouze úspěchem v

pracovní sféře!

14

INFORMACE, ZNALOSTI,

DOVEDNOSTI

15

Informace – kde je získat? I.Písemné zdroje/prameny• Sbírka zákonů• ASPI, CODEXIS atp.• Bulletin advokacie + jeho zvláštní čísla• Věstník České advokátní komory• NEWS České advokátní komory• Odborné časopisy, odborná literatura• Denní tisk• Internet – zejména www.cak.cz ; www.justice.cz

16

Informace – kde je získat? II.Ústní zdroje Formální• Semináře• Školení • Dotazy • Konzultace s ČAK a jejími zástupci • Účast na sněmech a jiných akcích pořádaných ČAK

Neformální • Sportovní akce pořádané ČAK• Společenské akce pořádané ČAK

17

Znalosti – předpisy o advokacii I. Listina základních práv a svobod - ÚZÚmluva o ochraně lidských práv a základních svobodZákon o advokacii – Z Advokátní tarif - VAdvokátní kárný řád- VEtický kodex – UPříspěvek na činnost ČAK/Limity pojistného plnění – UO výchově a dalším vzdělávání koncipientů – UO elektronických úkonech a autorizované konverzi

dokumentů -Z18

Znalosti – předpisy o advokacii II. Podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené při

poskytování právní služeb – UO provádění úschov – UIdentifikační průkazy – VPravidla pro výkon substitučního oprávnění – U O prohlášení advokáta o pravosti podpisu – UO výši úplaty za vydání knihy – UVzhled stavovského oděvu – UAdvokátní zkušební řád – U, O určení advokátů – V, další

předpisy ČAKPředpisy EU a Rady Evropy

19

Znalosti – předpisy souvisící III. Zákon o účetnictvíZákon o daních z příjmůZákon o dani z přidané hodnoty – DPH

Zákon o ochraně osobních údajů

Občanský zákoníkZákon o obchodních korporacíchObčanský soudní řádZákon o zvláštních řízeních soudních

20

Zákon o advokacii (AZ) I. - Povinnost mlčenlivosti x zbavení povinnosti- Povinnost používat označení advokát při

výkonu advokacie x možnost používat i mimo výkon advokacie

- Povinnost být pojištěn pro případ odpovědnosti za škodu, povinnost rozšířit pojištění nebo případně zastoupení odmítnout

- Povinnost mít sídlo na území ČR - řádné označení sídla, přítomnost v sídle

21

Zákon o advokacii (AZ) II.

- Povinnost platit příspěvky na činnost Komory a odvody do sociálního fondu Komory, popř. platby předvídané AZ a dalšími předpisy o advokacii

- Povinnost vést přiměřenou dokumentaci - Povinnost vést stanovené evidence, popř. do

nich zapisovat (kniha o prohlášeních, evidence provedených konverzí, elektronická kniha úschov)

22

Zákon o advokacii (AZ) III.

- Povinnost kolegiální, povinnosti v řízení před soudy i jinými orgány

- Povinnost advokáta umožnit koncipientovi účelnou právní praxi

- Povinnost koncipienta nepoužívat k újmě advokáta – školitele či ve svůj vlastní/třetích osob prospěch zvláštních informací

23

Etický kodex

• Povinnosti při vedení kanceláře – čl. 16- Vykonávání advokacie v sídle- Nesnižování důstojnosti advokátního stavu- Přítomnost v pravidelné době- Vedení evidence dle požadavků na řádný výkon

advokacie- Úprava profesionální etiky a pravidel soutěže

advokátů

24

Etický kodex, osobnost advokáta a předpokládané atributy pro vedení

Přínos advokáta - manažera pro dobré vedení advokátní kanceláře:

- Vytrvalost- Sebedůvěra- Odpovědnost- Informovanost - Iniciativa (proaktivita)- Identifikace příležitostí i silných stránek a jejich využití- Důraz na koncept cena – kvalita - flexibilita- Touha uspět a vynaložení úsilí - Racionální chování- Respektování okolní reality 25

Etický kodex a řídící dovednosti I. Máte je všechny, avšak užíváte jen některé! - Rozhodování- Řízení týmů/lidí- Proces poskytování právní služby (poskytování právní služby

je vlastně v přeneseném slova smyslu výrobou)- Finance z pohledu předpisů o advokacii i z pohledu řízení

(vždy pracujeme s určitou finanční částkou – většinou z našeho pohledu omezenou)

- Efektivní marketing – zviditelnění se v konkurenčním boji- Úspěšný prodej právních služeb- Řízení času- Efektivní delegace 26

Etický kodex a řídící dovednosti II. - Motivace lidí (praktikanti, koncipienti)- Řízení porad (účastníci, program, výstupy s úkoly a termíny)- Jasná komunikace (zpětné vazby!)- Úspěšné vyjednávání (s dodavateli, ale i s protistranami)- Řízení příležitostí- Využívání moderních technologií - a mnoho dalších

Jsou základním předpokladem řízení.Je třeba je využívat v rovnováze!

27

FINANČNÍ PROSTŘEDKY=

NEOPOMENUTELNÝ FAKTOR PRO VEDENÍ

28

Kvalitní vedení = finanční plánování I. • Analýza příjmů - lze ji provést z evidence

vystavených daňových dokladů – faktur o Paušální klienti – stejná výše příjmůo Pravidelní klienti – nestejná výše příjmůo Klienti ad hoc - přicházející dlouhodobě

- přicházejí jednorázově

• Analýza nákladů/výdajů – fixních (pravidelně se opakujících, tj. měsíčně, čtvrtletně, pololetně, ročně - nákup ASPI, poplatky za telefon, nájem kanceláře) a variabilních (nepravidelně se opakující, ale do jisté míry se dají předpokládat (servis kancelářské techniky, servis služebních automobilů x výměna autobaterie, pneumatik, nákup tiskárny, počítače…)

29

Kvalitní vedení = finanční plánování II. • Analýza

omajetku (např. kanceláře ve vlastnictví)o pohledávek (krátkodobě po splatnosti x dlouhodobě po

splatnosti)o závazků (závazky do lhůty splatnosti x závazky po lhůtě

splatnosti)• Finanční strategie kanceláře

o příjmyo optimalizace výdajů o finanční toky – trvalá platební schopnost, ovlivnění cash

flow – vybírání záloh, zkrácení dodacích lhůto kapitál z cizích zdrojů (leasing, hypotéka – pravidlo 50:50)o daňová politika/optimalizaceo tvorba rezerv

30

Advokacie se vykonává zpravidla za úplatu- Advokacie se vykonává zpravidla za odměnu a

od klienta lze žádat přiměřenou zálohu- Způsob určení odměny a náhrad advokáta,

který vykonává advokacii stanoví Ministerstvo spravedlnosti – advokátní tarif

31

Advokátní tarif I. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře

- Smluvní x mimosmluvní odměna Přiměřenost smluvní odměny + upozorněníMimosmluvní odměna – tam, kde nebyla

sjednána smluvní

- Povinnost vést přiměřenou dokumentaci způsobem, z něhož musí být zřejmý postup při poskytování právních služeb, jakož i oprávněnost účtované odměny

32

Advokátní tarif II. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře

- Účetní a daňové doklady vést bez zbytečné specifikace úkonů právních služeb – zejména pro případ daňové kontroly (pokud se s klientem písemně nedohodnete jinak) – pozn. při daňové kontrole musí být přítomen zástupce určený ČAK

- Vystavení řádného daňového dokladu – jméno klienta by nemělo být patrno – dvojí evidence

33

Advokátní tarif III. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře

- Při ukončení poskytování právní služby nutno vydat klientovi všechny doklady – nelze podmiňovat zaplacením požadované odměny nebo výloh – k tomu měl být využit požadavek na přiměřenou zálohu

- Opatrování peněz a jiných hodnot s péčí řádného hospodáře, přírůstky vydat složiteli – nelze započítat odměnu s těmito částkami – pokud nebylo předem dohodnuto

34

35

SHRNUTÍ,ZÁVĚR

Co všechno vám může pomoci I.SYSTÉM, POŘÁDEK, DŮSLEDNOST - IS/IT- Plánování prostřednictvím plánů práce, schůzek,

výkazy práce, seznamy hesel, plány docházky do kanceláře, dovolené, řádně vedený seznam kontaktů na klienty, zaměstnance, koncipienty, sestavení databáze osvědčených vzorů dokumentů a jejich přehledné setřídění, zápisy z porad se zaměstnanci

- Řádné vedení advokátních spisů – prokázání, že advokátní služba byla poskytnuta v pořádku + řádný podklad pro vyúčtování

- Nepodcenit okamžik růstu kanceláře – pořízení serveru, dálkového připojení….

36

Odpověď na základní otázky:- Kdo?- Co? - Kdy ?- Kde ? - Proč ?- Jak ?

37

Co všechno vám může pomoci II. aneb jednoduchý tahák

Závěr

Řádné vedení advokátní kanceláře =

řádné a kvalitní poskytování právní služby

38

Děkuji Vám za pozornost a přeji Vám,

aby vedení Vašich advokátních kanceláří

bylo úspěšné!

39pernstejn@snadvok.cz