vdab.be 0800.30.700

www.vdab.be0800 30 700www.vdab.be0800.30.700

www.vdab.be0800 30 700

Missie VDAB

Als publieke dienstverlener willen we voor werkzoekenden, werknemers

en werkgevers sturend en uitvoerend

werken aan een transparante en dynamische arbeidsmarkt in Vlaanderen in samenwerking met partners en

dit op een maatschappelijk verantwoorde wijze.

www.vdab.be0800.30.700


Sociale en economische opdracht

Sociale opdracht

Economische opdracht

Trajectwerking voor WZ

Universele dienst-verlening voor WG

Competentiecentra

• vacature acquisitie• verspreiding• matching en toeleiding• info

Loopbaanadvies


MULTICHANNELS: contact + 0800 30 700 + www.vdab.be


Structuur VDAB


Vlaamse Regering

Min. Van Werk en Sociale Economie

VDAB

Raad van Bestuur

Gedelegeerd bestuurder

Directiecomité

Directeurs Arbeidsmarktregie

Strategische adviesraad

EU-richtsnoeren

SERV/RESOC

Beleidsraad

Kern-departement

Directeurs Competentiecentra


Centraal Gedelegeerd bestuurder

Arbeidsmarkt-beheer

Directeur arbeidsmarktregie (13)

Werkwinkels

Regionaal

Competentie-centra

MOD

Competentie-centra

Directeur competentiecentra (6)

VDAB organogram


Enkele kerncijfers 2007

outputinput

5.054 werknemers

360 vestigingen

68 opleidingscentra met 1 100 medewerkers voor opleiding

budget: 486.662.000 euro

computernetwerk met 4.500 PC's

909.341 vacatures met 82,9% vervulling

572.997 bedrijfscontacten on line: 379.700 servicelijn: 120.155 persoonlijk: 73.142

461.054 inschrijvingen als werkzoekenden

81.322 trajecten voor werkzoekenden

48.522 opleidingen voor werknemers goed voor 867.478 opleidingsuren.


De VDAB werkt samen met partners


De VDAB voert zijn opdracht uit met diverse partners:

•Federgon

•ACTIRIS, FOREM, ADG

•CWI

•Sectorakkoorden

•Onderwijs, DIVA

•Stakeholdersforum

•Werkwinkels

• VOKA, UNIZO

•…..


Evolutie

• 1989: oprichting VDAB

activiteiten op het vlak van arbeidsbemiddeling

en beroepsopleiding• 1994: decentralisatie (interne

responsabilisering), externe financiering (Europa)

kostprijsboekhouding naast budgettaire boekhouding

• beheersovereenkomsten


Evolutie

• 1998: trajectbegeleiding van werkzoekenden• Boekhoudbesluit voor toenmalige VOI’s• Invoering ERP software:

beheer volledig aankoopproces, vaste activa, voorraadbeheer, change management

• Economische boekhouding als onderdeel van de volledige bedrijfsprocessen: aankopen, beheer activa, interne budgetten


Evolutie

• 1993: ERP web based

e-procurement

selfservice

geïntegreerde rapportering

• Financiën als operationeel en beleidsinstrument


behoeftes sectoren

behoeftes sociale partners

behoeftes stakeholders

be

ho

eft

ea

na

lys

e

prestatieindicatoren

prestatieanalyse

arbeidsmarktindicatoren

arbeidsmarkttrends

arbeidsmarktanalyse

co

nte

xt

an

aly

se

jaaractieplan

arbeidsmarktonderzoek

rapport m.b.t.prestaties VDAB

Beleidscyclus


arbeidsmarktindicatoren

arbeidsmarkttrends

contextanalyse

arbeidsmarktbehoeftes

doelstellingenregie

dienstverleningregie

prestatie-begroting

middelen

planningregie

doelstellingenactor

dienstverleningactor

planningactor

activiteiten

beheersovereenkomst

Beleidscyclus


Structuur analytische boekhouding

• Kosten- en opbrengstensoorten

• Afdelingen (organogram, budgethouderschap)

• Projecten (innovatie, investeringen, programmatievormen…)


Structuur analytische boekhouding

• Producten / dienstenbasisdienstverleningmodules trajectbegeleiding

screening en trajectbepalingsollicitatietrainingberoepspecifieke opleidingpersoonsgerichte vormingopleiding en begeleiding op de werkvloertrajectbegeleiding

bijkomende opdrachtenkosten ondersteuning en indirecte kosten


Kosten per dienst

algemeen totaal kosten opbrengsten

algemeen totaal kosten en opbrengsten

basisdienstverlening 37.342.552 -680.248 36.662.304

werkwinkels 14.054.079 -1.944.479 12.109.600

gratis vacaturebemiddeling 21.124.022 -1.944.908 19.179.114

totaal minimaal gegarandeerde dienstverlening 72.520.653 -4.569.635 67.951.018

trajectbepaling en screening 39.872.131 -369.551 39.502.580

sollicitatietraining 7.467.094 -101.758 7.365.336

beroepsspecifieke opleiding 127.774.352 -12.565.167 115.209.185

persoonsgerichte vorming 17.513.447 -655.566 16.857.881

opleiding en begeleiding op de werkvloer 24.107.098 -294.280 23.812.818

trajectbegeleiding 38.640.323 -283.227 38.357.095

trajectwerking 2 tot 7 255.374.444 -14.269.550 241.104.894

productontwikkeling 6.055.186 -994.728 5.060.458

niet-traject gerelateerd 167.044.926 -66.782.533 100.262.393

subsidies 0 -445.220.869 -445.220.869

resultaat 500.995.209 -531.837.316 -30.842.106


aantal "klanten" kost per eenheid

trajectbepaling en screening 75.499 529

sollicitatietraining 11.726 634

beroepsspecifieke opleiding 34.763 3.338

persoonsgerichte vorming 13.153 1.327

opleiding en begeleiding op de werkvloer 36.815 652

trajectbegeleiding 144.431 268

Kosten per “klant”


Uitdagingen

• Financiën als instrument om betere beslissingen te nemen (beleidsmatig, operationeel) dicht bij de “operaties”

• Afstemming met beleidscyclus• Afstemming met productiesystemen

(definities van prestaties op niveau van dienstverlening)(definities van interne processen en activiteiten)

• Goede procesbeschrijvingen• Dynamisch mee evolueren met organisatieontwikkeling,

nieuwe diensten (van inschrijving werkzoekenden naar begeleiding, van

begeleiding naar transactionele arbeidsmarktbenadering)


Uitdagingen

• Complexe relatie middelen - activiteiten – dienstverlening (geen één één)

• Nood aan geautomatiseerd systeem (datawarehouse, toerekening van kosten)

• Volledige cyclus budget - uitvoering – evaluatie• Secundaire (ondersteunende activiteiten) en

indirecte kosten (producten nu “mix” van diensten en activiteiten)

• Geïntegreerde rapportering over resultaatgebieden, kosten en opbrengsten


ABC

• Via activity based costing over activity based management naar prestatiebegroting


ABC Plan van aanpak

• Definities cost centers (externe dienstverleningen), interne processen/activiteiten, kostenplaatsen (operationele afdelingen)

• Stuurgroep en werkgroep

• Piloot

• Uitrol


Projectfasering

1. Bepalen externe dienstverlening

2. Bepalen activiteiten

3. Groeperen en toewijzen kosten

4. Berekening kost per dienst


Kosten

• Groeperen van kosten in kostengroepen

• Operationele kostenplaatsen

• Toewijzen kosten aan operationele kostenplaats

• Bepalen beschikbare tijd per kostenplaatsvanuit VTE/uren: theoretische en praktische

capaciteit

• Bepalen kostprijs per minuut per dienst


Methode

• Interviews verantwoordelijken afdelingen (teamleiders, experten)

• Validering manager afdeling

• Piloot: regio Leuven


Oplevering

• Kostprijs externe dienstverlening op basis van tijdsduur één activiteit en afname aantal activiteiten

• Kostprijs elke activiteit

• Benutting capaciteit

• Per afdeling (kostenplaats)


kasstromen kosten en afdelingen processenexterne

dienstverlening projecten

inkomsten opbrengsten activiteiten aan klanten

uitgaven

ESR-

Kosten-soorten organisatie- interne soorten klanten- partners bijkomende

begroting structuur activiteiten diensten groepen sectoren budgetten

boekhouding

activity based costing

ABC Schema


Kost per Operationele Kostenplaats

26

Centrale diensten

Arbeidsmarktbeheer

Competentiecentra

Stafdiensten/Alg.diensten

Functionele Ondersteuning

Provinciale diensten

Arbeidsmarktbeheer

Competentiecentra


Hulpafdelingen

Regionale diensten

B O W A L

B O W A L

B O W A L

Arbeidsbemiddeling

Competentiecentra


Leuven Aalst Brugge Mechelen

RDB

Hasselt

Gent Kortrijk Antwerpen Tongeren

St.-Niklaas Oostende Turnhout


Vilvoorde

RDB

Hasselt




Vilvoorde

RDB

Hasselt



Vilvoorde


Kost per Operationele Kostenplaats

27

AMB VILVOORDE Periode : boekjaar 2008

K € Indirect Indirect Nuts- Uitrusting IT-materiaal Gebouwen Andere TOTAAL %Personeel Materiaal voorzieningen Huisvesting aandeel

Eigen kosten AMB Vilvoorde 1.000 200 100 100 300 400 50 2.150

Aandeel Centrale DienstenArbeidsmarktbeheer 50 60 30 30 40 50 10 270 3,00Stafdiensten/Alg.diensten 25 30 15 15 20 25 5 135 3,50Functionele Ondersteuning 40 10 10 20 30 35 10 155 2,75

Provinciale DienstenArbeidsmarktbeheer 20 20 10 10 20 25 10 115 8,00Functionele Ondersteuning 10 10 10 10 10 10 5 65 7,00

Hulpafdelingen 20 5 5 5 15 10 5 65 3,00

Functionele Ondersteuning Vilvoorde 30 20 15 10 20 20 5 120 44,00

Totaal Aandeel 195 155 95 100 155 175 50 925

Totaal 1.195 355 195 200 455 575 100 3.075

Theoretische capaciteit 76.000 uren (direct gerelateerd aan activiteiten binnen de afdeling)Praktische capaciteit 80% 60.800 uren =3.648.000 minuten

Kost per minuut 0,84 €eigen kosten 0,59 €aandeel 0,25 €


Activiteiten analyse

28

Per activiteit wordt de personeelsbezetting genoteerd voor de berekening van de theoretische capaciteit van de afdeling.

AMB VILVOORDE Periode : boekjaar 2008

variante 1 variante 2 variante 3

tijdsduurfrekwentie

tijdsduurfrekwentie

tijdsduurfrekwentie

Tijdsbesteding Kost

minuten minuten minuten minuten @ 0,84€

Activiteit 1 10 750 15 900 20 2.000 61.000 51.240

Activiteit 2 20 300 30 150 10.500 8.820

Activiteit 3 5 1.150 5.750 4.830

Activiteit 4 10 800 8.000 6.720

Activiteit 5 8 600 12 200 20 400 15.200 12.768

Activiteit 6 5 500 10 350 15 200 9.000 7.560

……. … … … … … … … …

Activiteit n 8 100 10 150 12 150 4.100 3.444

Totaal 3.440.000 2.889.600

Totaal beschikbaar 3.648.000 3.075.000

Niet gebruikt 208.000 185.400

Capaciteitsbenutting 94,3%


Berekening van de kostprijzen

29

Externe dienst 1 Externe dienst 2 …… Externe dienst nActiviteit 1 100% Activiteit 2 25% 25% 50%Activiteit 3 100% Activiteit 4 100% Activiteit 5 var.1 --> 100% var.2 --> 25% var.2 --> 25%

var.2 --> 50% var.3 --> 50% var.3 --> 25%

Activiteit 6 100%…….

Activiteit n 50% 50%

Externe dienst 1 Externe dienst 2 …… Externe dienst nActiviteit 1 51.240 Activiteit 2 2.205 2.205 4.410Activiteit 3 4.830 Activiteit 4 6.720 Activiteit 5 4.032

1.008 504 504 1.680 3.360

Activiteit 6 7.560…….

Activiteit n 1.722

TOTAAL € 64.995 11.151 … 15.834# eenheden 1.200 500 … 400

Kostprijs54,12€ 22,30€ … 39,58€

per eenheid


Kost Objecten VDAB

30

AMB

Basisdienstverlening

werkzoekenden

Informatie m.b.t. werk en opleiding

Inschrijving als werkzoekende

Attesten

Passende job aanbieding

werkgeversInformatie m.b.t. werk en opleiding

Passende kandidaat aanbieding

Ondersteuning opleiding/begeleiding

gemeenschappelijk Collectieve arbeidsbemiddeling

BegeleidingLoopbaanbegeleiding

Trajectbegeleiding

CC

Talentenservice

Gespecialiseerde profielbepaling

Certifiëring

Erkenning % handicap

Competentieversterking

Metingen & testen

Finaliteitsopleiding

Functionele opleiding

Ondersteunende opleiding

Per beroepencluster ?

Per beroepencluster

Per beroepencluster

Taalopleiding

Sollicitatieopleiding

Assertiviteitsopleiding

Stages ?

Regie

Gecoördineerde arbeidsmarktwerking

Operationele beleidsopdrachten

Arbeidsmarktgegevenssysteem

Uitbetaalde premies & sociale prestaties


Externe dienstverlening

soorten diensten

universele dienstverlening

begeleiding

talentenservice

competentieversterking

regie


Planning “ prestatiebegroting”

• Voorjaar 2009:Jaaractieplan 2010 prestaties en eerste aflijning budgetten

• Begrotingsontwerp 2010:1. prestaties op niveau van dienstverlening

definitiesvolumegegevens waar mogelijk

kosten op basis van historische kostprijzen2. prestaties op niveau van activiteiten volumegegevens volgens capaciteit begroting op activiteiten (Raad van Bestuur)3. kostensoorten en afdelingen (interne werkbegroting)44. ESR


dienstverleningenniveau’s(objectieven)

indicatievekosten

planning van activiteiten(raming capaciteit

kostensoortenafdelingen

werkbegroting(intern)

beleidsbegroting

(extern, Raad van Bestuur)

jaaractieplan

ontwerpbegroting

begroting

intern

2010


CONCLUSIE

• strategische en operationele management nemen beslissingen op basis van financiële informatie

• financiën staat met beide voeten in de operaties• voldoende onderbouwen aan de basis:

analytische kostprijsboekhouding, vermogensbestanddelen, integratie met operationele systemen, datawarehouse

vdab.be 0800.30.700

Documents