Vastgoedmanagement 3.0

Visie

op integraal vastgoedmanagement

in het publieke domein

Inleiding

Professioneel en integraal vastgoedmanagement met VGM

De professionalisering van het vastgoedbeheer bij organisaties in het publiek domein is al en wordt in

de komende jaren alleen maar belangrijker. Door de bezuinigingen van het Rijk wordt er strakker

gestuurd op financiën en zo ook op de exploitatie van het vastgoed.

Het geheel aan activiteiten dat hierop betrekking heeft duiden wij aan als vastgoedmanagement. Het

vastgoedmanagement speelt bij publieke organisaties een cruciale rol in de bedrijfsvoering. Om het

daadwerkelijk op een professionele wijze te kunnen in vullen dient in onze optiek de integraliteit van de

opgave in ogenschouw te worden genomen.

Integraliteit o.a. in termen van:

• Betrokkenheid verschillende afdelingen/sectoren binnen de organisatie;

• Door het veelal publieke belang dat geldt is inzicht, transparantie en het kunnen verantwoorden

van activiteiten en uitgaven van belang;

• De kostendekkendheid van de exploitaties, zonder grote winsten en verliezen;

• De informatieverstrekking op verschillende aggregatieniveaus

• De toegang tot informatie op verschillende niveaus die noodzakelijk zijn voor de taakuitoefening;

• Verantwoord en duurzaam beheren van en investeren in vastgoed.

2

Vastgoedmanagement 3.0

3

Vastgoedmanagement 3.0

De informatie die de organisatie genereert en die voor de processen noodzakelijk is, kan in de vorm van

managementinformatie direct beschikbaar zijn voor management en bestuur. Hiermee kunnen de

processen adequaat worden gemonitord en kan op basis van de actualiteit worden gerapporteerd en

verantwoording worden afgelegd. Met VGM kan dat direct worden vormgegeven. Er zijn geen lange en

kostbare implementatietrajecten noodzakelijk.

VGM bezit een uitgebreide basisfunctionaliteit. Dat biedt de mogelijkheden om het proces van

vastgoedmanagement eerst te centraliseren en/of te professionaliseren om vervolgens gefaseerd en

weloverwogen tot vervanging van bestaande systemen of integratie van bestaande systemen te komen.

Daarmee beogen wij desinvesteringen te voorkomen en op een verantwoorde wijze het investeren in

nieuwe informatiesystemen mogelijk te maken terwijl met VGM de vastgoedportefeuille al direct

inzichtelijk is gemaakt.

Door de prettige en logisch lay-out stimuleert VGM als het ware zijn eigen gebruik! Dat levert direct al

een efficiency voordeel op en nodigt direct uit tot samenwerking tussen de verschillende disciplines.

4

Scope op Vastgoedmanagement 3.0

5

Managam

entinfo

rmatie

R

apport

age

Proces

Organisatie

Informatie

(informatie)

Systemen

Bestuur

Wat doet de Afdeling Vastgoed?

Hoe doen we dat en met wie?

Welke (proces)informatie is nodig en komt er beschikbaar?

Waar wordt de informatie vastgelegd en beschikbaar gesteld?

Voorbeeld van een procesmodel

6

Toegevoegde waarde

De toegevoegde waarde en kracht van GGAM is dat wij het gehele werkveld kunnen overzien. Onze

ervaringen in de afgelopen jaren vormt daarin een solide basis. Wij beschikken over het vermogen om

op een transparante en natuurlijke wijze de verschillende disciplines, afdelingen, belangen,

werkzaamheden én processen bij elkaar te brengen.

Wij vormen als het ware de “interface” tussen de voornoemde aspecten; wij beschikken over de

deskundigheid en spreken de taal. Als relatieve buitenstaander acteren we waardevrij. Vooruitkijken en

het benoemen van de kansen (winstpunten) is een belangrijk onderdeel van onze visie op de

aanpak. Dat enthousiasmeert en stimuleert om tot snelle resultaten te kunnen komen.

Werprocessen

Er kan een betere kwaliteit van dienstverlening worden geleverd wanneer de werkprocessen op een

goede wijze zijn beschreven en er wordt gewerkt conform die werkprocessen. Het vastleggen van

resultaten van de werkprocessen en de activiteiten daarin moeten tot een meerwaarde voor de

organisatie leiden. Werkprocessen zijn echter geen doel op zich; zij kunnen o.a. bijdragen aan:

• Duidelijkheid over wie, wat en wanneer doet (taak- en rolverdeling)

• Een referentiepunt voor kennisoverdracht

• Meer focus op procesresultaten met prestatie-indicatoren

• Meer klantgericht denken en werken

7

VGM

VGM staat voor VastGoedMonitor en is een informatiesysteem dat bij onze aanpak een ondersteunende

rol vervult om de veelal decentraal aanwezige informatie over de Vastgoedportefeuilles integraal

inzichtelijk te maken.

Inzicht kan op zich zelf een doel zijn, maar met name de transformatie van decentraal naar integraal

vastgoedbeheer vormt een aanleiding voor het toepassen van VGM. De belangrijkste kenmerken zijn:

• Direct een volledig inzicht in de vastgoedportefeuille

• Geïntegreerde functies voor:

– Het bepalen van de kostprijsdekkende huur

– Het bepalen van de maatschappelijke en strategische waarde

– Het verwerken van contracten

– Het benchmarken binnen de vastgoedportefeuille

• Flexibele presentatie en rapportage mogelijkheden

• Snel (strategische) managementinformatie beschikbaar

In combinatie met de ondersteuning door GGAM kan met VGM snel en op een adequate wijze inzicht in

de vastgoedportefeuille worden gerealiseerd. Daarmee kan op een vlotte wijze o.a.:

• Een inzichtelijk portefeuilleplan worden opgesteld

• Een “hold and sell” analyse plaatsvinden

• De informatievoorziening transparant worden gemaakt

8

VGM-structuur

De opzet van VGM is even simpel als doordacht en daarom ook snel toe te passen. Het onderstaande

model geeft in essentie de structuur van VGM weer.

9

Objecten

Contracten

Overzichten

Basisinfo Rapporteren

Onderhoud

Management

KPDH

Benchmark

Analyseren

Invoeren

Raadplegen

Muteren

Beheren

Comptabiliteit

Succes creëren

De werkwijze volgens onze visie op de aanpak met de ondersteuning door VGM dragen naar onze

overtuiging bij aan het succes. Andere bepalende succesfactoren zijn:

• Het enthousiasmeren en verkrijgen van medewerking van alle betrokkenen bij het vastgoedbeheer

proces

• Commitment van management en bestuur bij het vormgeven aan integraal strategisch

vastgoedbeheer

• De beschikbaarheid van aanwezige informatie binnen de organisatie

• De mogelijkheid om de investeringen in het traject (kapitaallasten) middels de

kostprijsdekkende huur te kunnen dekken zonder dat dit tot een buiten proportionele vergoeding

voor de gebruikers leidt

• Het inzichtelijk kunnen maken van geldstromen met betrekking tot het vastgoed (onderhoud,

management, subsidiering etc.)

• De analyse en interpretatie van de informatie in VGM worden vertaald in concrete acties en

beslissingen

10

Refit | reinventing the fit

GGAM is partner in Refit, een netwerkorganisatie die bestaat uit toegewijde en betrokken professionals

met expertises op het vlak van gebouw, grond en huisvesting.

Refit gaat op zoek naar bestaande en beproefde ervaringen en principes. Door ze opnieuw toe te passen

is een werkbare oplossing dichterbij dan veelal wordt gedacht. Kortom, reinventing the fit!

De kernactiviteiten van Refit zijn:

• Strategische vastgoedadvisering

• (Bouw)Proces- en projectmanagement

• Huisvestingsadvies

• Vastgoedwaardering, Feasibility en Business Cases

• Organisatieadvies en Interimmanagement

Binnen Refit vormt de persoonlijke en professionele “klik” met onze opdrachtgevers en ook onderling

een kernwaarde. Dit wordt gecombineerd met plezier, én respect voor elkaars belangen.

Door Refit hebben opdrachtgevers ook directe toegang tot andere relevante expertises.

11

VastgoedMonitor

impressies van VGM

Start / Inlogscherm

13

Menu

14

Overzichtsschermen

15

Objecten Raadplegen en Bewerken

16

Benchmark en Management

17

Kostprijsdekkende Huur (Rapport)

18

Objectrapport

19

GGAM | GenG adviseurs en managers bv

Postbus 102

2400 AC Alphen aan den Rijn

ggam.nl

samenwerken@ggam.nl

+31 [6] 43.46.48.49/58

Colofon

20