vastaanottaja - visitoulu€¦ · web viewtarjouspyyntÖ: matkailun keski-euroopan ....

Tarjouspyyntö 1(21)Julkinen hankintaOulun Matkailu Oy 5.11.2018

TARJOUSPYYNTÖ:

Matkailun Keski-Euroopan markkina-asiantuntijapalvelut (Saksa, Sveitsi, Itävalta, Alankomaat, Belgia)

Tarjouspyyntö julkaistu HILMA:ssa 5.11.2018

Tarjouspyyntö julkaistu Oulun Matkaiu Oy:n Internet-sivuilla 5.11.2018 https://visitoulu.fi/info/attractive-oulu-region-2020/

Hankintayksikkö Oulun Matkailu Oyy-tunnus: 2339167-3Kasarmintie 13, 90130 Oulu

Yhteyshenkilö: Johanna Salmela040 826 [email protected]


Liite 1 Tarjouksen kansilehti

Tämä tarjouksen kansilehti on tarjouslomake (liite 1), joka palautetaan täytettynä hankintayksikölle.

Lomakkeen perustiedotTarjous: Keski-Euroopan markkina-asiantuntijapalvelut Tarjoaja:Y-tunnus:Osoite:Sähköpostiosoite*:

* Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sähköpostiosoite, josta tarjoajan tarpeen vaatiessa tavoittaa ja johon hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi.

Tarjoajan tulee rastittaa ja hyväksyä alla olevan taulukon kohdat. Tarjoaja vahvistaa tarjouksensa sisällölliset elementit tarjouksen allekirjoituksella.

Tarjouksen sisältö Rasti ruutuun:

Tarjoamme tarjouspyynnön mukaista palvelua ☐ Vaihtoehto 1: Täytämme tarjoajalle asetetut

soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset ja toimitamme tarjouspyynnön kohdissa 3.1, 3.2 ja 3.5.mainitut selvitykset pyydettäessä myöhemmin

☐

Vaihtoehto 2: Täytämme tarjoajalle asetetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset ja toimitamme tarjouspyynnön kohdissa 3.1, 3.2 ja 3.5.mainitut selvitykset tämän tarjouksen liitteenä

☐

Hyväksymme hankintasopimusluonnoksen ja hankintasopimukseen sovellettavat ehdot

☐ Tilaajalle toimitettavan tarjouksen kansilehden ohessa

on soveltuvuuslomake (liite 2), tarjoajayrityksen referenssilomake (liite 2.1), CV- ja referenssilomake (liite 2.2), hintalomake (liite 3) ja laatulomake (liite 4) + niihin mahdollisesti kuuluvat asianmukaiset asiakirjat ja selvitykset

☐

Tämä tarjous on voimassa 28.2.2019 asti ☐


Tieto tarjoajan alihankkijoista

Tarjoaja käyttää alihankkijoita tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun tuottamisessa

Kyllä ☐ Ei ☐Mikäli vastaus on ”Kyllä”, tarjoajan on alla ilmoitettava ja nimettävä tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat sekä kuvattava keskeisten alihankkijoiden osuus palvelun tuottamisessa:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Paikka ja aika:

Kirjoita tekstiä napsauttamalla tätä. Kirjoita päivämäärä napsauttamalla tätä.

Tarjoajan allekirjoitus

_________________________[Nimenselvennys ja asema tarjoajan organisaatiossa]


Liite 2 Soveltuvuuslomake

Lomakkeen perustiedot

Tarjous: Keski-Euroopan markkina-asiantuntijapalvelutTarjoaja:

Tämä soveltuvuuslomake (liite 2) on tarjouslomake, joka palautetaan tarjoajan nimellä varustettuna hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa. Tämä lomake toimii kansilehtenä liitteille 2.1 ja 2.2.

Tarjoajaa koskevat soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön kohdassa 3. ”Tarjoajan soveltuvuus ja vähimmäisvaatimukset”.

Tarjoaja toimittaa tarjouksen liitteenä tai sitoutuu toimittamaan myöhemmin pyydettäessä kohdissa 3.1, 3.2 ja 3.5 mainitut selvitykset

kaupparekisteriote selvitys, onko tarjoaja merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen

ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin;

veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista; todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen

suorittamisesta; selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä

työehdoista sekä työterveyshuollon järjestämisestä

Jos ehdokas tai tarjoaja ei hyväksyttävästä syystä voi toimittaa hankintayksikön vaatimia asiakirjoja, se voi osoittaa tilanteeseensa liittyvät tiedot jollakin muulla hankintayksikön hyväksymällä asiakirjalla (Laki julkisista hankinnoista 58§).

Tarjoajan soveltuvuusvaatimuksiin liittyvät tarjouksen ja tämän soveltuvuuslomakkeen liitteenä toimitettavat asiakirjakirjat / selvitykset:

Tarjoajayrityksen referenssilomake täytettynä, ks. tarjouspyynnön liite 2.1 Markkina-asiantuntijan ja muiden palvelua suorittavien henkilöiden CV- ja

referenssilomake täytettyinä, ks. tarjouspyynnön liite 2.2.


Liite 2.1 Tarjoajayrityksen referenssilomake



Tarjoaja ilmoittaa tällä tarjoajayrityksen referenssilomakkeella 2.1 referenssinsä. Tämän liitteen 2.1 mukainen referenssilomake on tarjouslomake, joka palautetaan täytettynä hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa.

Tarjoajayritykseltä vähimmäisvaatimuksena vaaditut referenssit ovat tarjouspyynnön kohdan 3.3.1 mukaisesti seuraavat:

Tarjoajayrityksen on vähimmäisvaatimuksena osoitettava omaavansa aikaisempaa kokemusta Suomen matkailumarkkinoinnista Keski-Euroopan markkina-alueelle ja Keski-Euroopan matkanjärjestäjäkentän tuntemusta. Kokemus tulee osoittaa nimeämällä kolme (3) onnistunutta referenssikohdetta vastaavista asiakkuuksista viimeksi kuluneen kolmen (3) vuoden ajalta.

Tarjoajayrityksen vastaaviksi asiakkuuksiksi katsotaan toimeksiannot, joissa 1) asiakkaana on ollut suomalainen matkailualue tai vähintään neljän suomalaisen matkailuyrityksen ryhmä (”asiakasalue”) ja 2) tehtävänä on ollut asiakasalueen matkailumarkkinointi Keski-Euroopan kohdemarkkinalle (”kohdealue”). Keski-Euroopalla tarkoitetaan tässä yhteydessä saksankielistä Keski-Eurooppaa ja/tai Benelux-maita. Nimettyihin kolmeen referenssitoimeksiantoon on kokonaisuutena tarkasteltuna tullut sisältyä kaikkia seuraavia toimenpiteitä:

i. asiakasalueen matkailutarjonnan yhteistä tuotetarjoomaa esittelevien esitteiden (”tuotemanuaali” tms.) tuottaminen, vastaten koko prosessista tiedonkeruusta valmiiseen paino- ja/tai digitaaliseen lopputuotteeseen

ii. matkanjärjestäjien tutustumismatkojen (”FAM Trips”) järjestäminen asiakasalueelle

iii. asiakasalueen matkailualan toimijoiden kontaktimatkojen (”sales run”) järjestäminen kohdealueen matkanjärjestäjien luo

Tarjoajan on annettava selvitys referensseistään täyttämällä tarjouspyynnön liitteenä 2.1 oleva ”Tarjoajayrityksen referenssilomake” ja liittämällä ko. täytetty lomake tarjoukseensa.

REFERENSSI 1 (vähimmäisvaatimus)

Maantieteellinen asiakasalue Suomessa:

Asiakkaan nimi:

Asiakkaan yhteyshenkilö ja yhteystiedot referenssin tarkistamista varten (nimi, puhelinnumero ja


sähköposti):

Referenssiprojektin kesto (esim. 1.1.-31.12.2018):

Referenssin sisältö 1 Kyllä Ei

Tähän referenssiin kuului seuraavia toimenpiteitä:

Ohje: Vastauksen tulee olla “Kyllä” vähintään yhteen kohdista i-iii, muuten referenssi ei täytä vähim-mäisvaatimusta. Tarjoajalla tulee olla kokemuusta kustakin eri toimenpidetyyp-istä i-iii, ts. tarkasteltaessa referenssejä 1-3 yhtenä kokon-aisuutena, tulee kunkin toimen-pidetyypin saada vähintään yksi “Kyllä” rasti.

i) asiakasalueen matkailutarjonnan yhteistä tuotetarjoomaa esittelevien esitteiden (”tuotemanuaali” tms.) tuottaminen, vastaten koko prosessista tiedonkeruusta valmiiseen paino- ja/tai digitaaliseen lopputuotteeseen

☐ ☐

ii) matkanjärjestäjien tutustumismatkojen (”FAM Trips”) järjestäminen asiakasalueelle

☐ ☐

iii) asiakasalueen matkailualan toimijoiden kontaktimatkojen (”sales run”) järjestäminen kohdealueen matkanjärjestäjien luo

☐ ☐

Referenssiprojektin lyhyt kuvaus (ml. keskeiset toimenpiteet)




Asiakkaan nimi:

Asiakkaan yhteyshenkilö ja yhteystiedot referenssin tarkistamista varten (nimi, puhelinnumero ja sähköposti):






☐ ☐


☐ ☐


☐ ☐





Liite 2.2 CV- ja referenssilomake



Tarjoaja ilmoittaa tällä CV- ja referenssilomakkeella Keski-Euroopan markkina-asiantuntijan pätevyyden ja referenssit sekä nimeää muut palvelun tuottamiseen keskeisesti osallistuvat asiantuntijat. Tämän liitteen 2.2 mukaiset CV- ja referenssilomakkeet ovat tarjouslomakkeita, jotka palautetaan täytettyinä hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa. Tarjoaja voi tarvittaessa lisätä CV- ja referenssilomakkeisiin lisää rivejä.

Palvelusta vastaavan Keski-Euroopan johtavan markkina-asiantuntijan ammatillista pätevyyttä koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön kohdassa 3.3.2 ja ne ovat seuraavat:

korkeakoulututkinto ja vähintään viiden (5) vuoden yhteenlaskettu työkokemus kansainvälisestä

matkanjärjestäjäkaupasta saksankielisen Keski-Euroopan ja/tai Benelux-maiden matkanjärjestäjien kanssa

Nimetyn markkina-asiantuntijan lisäksi palvelukokonaisuuden tuottamiseen voi osallistua myös muita asiantuntijoita, jotka on nimettävä tarjouksessa.

Laatuarvioinnissa huomioidaan kohdassa 3.3.2 nimetyn johtavan markkina-asiantuntijan henkilökohtaiset referenssit hankinnan kohdetta vastaavista asiakkuuksista.

Vertailussa huomioidaan enintään kolme (3) referenssiä viimeksi kuluneen kolmen (3) vuoden ajalta. Markkina-asiantuntijan henkilökohtaiset referenssit eivät saa olla samoja kuin kohdassa 3.1.1 tarjoajayritykseltä vähimmäisvaatimuksena edellytetyt referenssit.

Markkina-asiantuntijan henkilökohtaisiksi vastaaviksi referenssiasiakkuuksiksi katsotaan toimeksiannot, joissa 1) asiakkaana on ollut suomalaisen matkailualueen alueorganisaatio, elinkeinoyhtiö tai muu vastaava taho tai vähintään neljän suomalaisen matkailuyrityksen ryhmä (”asiakasalue”) ja 2) toimeksiantoihin on sisältynyt yksi tai useampia seuraavista toimenpiteistä:

i. matkanjärjestäjien tutustumismatkojen (”FAM Trips”) järjestäminen asiakasalueelle

ii. asiakasalueen matkailualan toimijoiden kontaktimatkojen (”sales run”) järjestäminen kohdealueen matkanjärjestäjien luo

iii. asiakasalueen ja kohdemarkkinan matkanjärjestäjän/matkanjärjestäjien yhteisten markkinointitoimenpiteiden (yhteiskampanja tms) suunnittelu, valmistelu ja toteutus

Referenssejä arvioitaessa tilaaja kiinnittää huomiota toimeksiannon vaativuuteen ja laajuuteen ja ne pisteytetään seuraavasti:

referenssiasiakkuuden laajuus/kuinka laajasti referenssiin on sisältynyt toimenpiteitä i-iii max 15 pistettä

asiantuntijan rooli toimeksiannossa (vastuuhenkilö/asiantuntija/avustava rooli) max 15 pistettä


1. Keski-Euroopan johtava markkina-asiantuntija

Asiantuntijan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Korkeakoulututkinto (vähimmäisvaatimus)

Tutkinnon nimi Oppilaitoksen nimi Valmistumisvuosi

Työkokemus (vähimmäisvaatimus)

Nimetyllä markkina-asiantuntijalla on vähintään viiden (5) vuoden yhteenlaskettu työkokemus kansainvälisestä matkanjärjestäjäkaupasta saksankielisen Keski-Euroopan ja/tai Benelux-maiden matkanjärjestäjien kanssa

Kyllä Ei

☐ ☐

Kuvaa nimetyn markkina-asiantuntijan työkokemus kansainvälisestä matkanjärjestäjäkaupasta saksankielisen Keski-Euroopan ja/tai Benelux-maiden matkanjärjestäjien kanssa. Lisää rivejä tarvittaessa.

Työ 1:

Työnantajan/asiakkaan nimi

Työsuhteen/asiakkuuden ajankohta (esim. 1.1.-31.12.2017)

Työsuhteen/asiakkuuden kesto vuotta kuukautta

Pääasialliset työtehtävät


Työ 2:





Työ 3:





Johtavan markkina-asiantuntijan henkilökohtaiset referenssit (laatuvertailuun vaikuttava)

Kuvaa nimetyn johtavan markkina-asiantuntijan referenssit hankinnan kohdetta vastaavan asiantuntijapalvelun suorittamisesta / hankinnan kohdetta vastaavista asiakkuuksista viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Referenssit eivät saa olla samoja kuin kohdassa 3.1.1 tarjoajayritykseltä vähimmäisvaatimuksena edellytetyt referenssit.

Markkina-asiantuntijan referenssi 1

Referenssiasiakkaan nimi ja yhteystiedot (puh. + sähköposti) referenssin tarkistamiseksi


Referenssin suoritusjankohta (esim. 1.1.-31.12.2017)

Referenssin 1 sisältö Kyllä Ei

Tähän henkilöko-htaiseen efer-enssiin kuului seuraavia toimenpiteitä:


☐ ☐


☐ ☐


☐ ☐

Markkina-asiantuntijan rooli referenssissä

Vastuuhenkilö ☐ Asiantuntija ☐ Avustava rooli ☐

Referenssin keskeinen sisältö (toimenpiteet ja tulokset)


Referenssiasiakkaan nimi ja yhteystiedot


(puh. + sähköposti) referenssin tarkistamiseksi





☐ ☐


☐ ☐


☐ ☐






Referenssiasiakkaan nimi ja yhteystiedot (puh. + sähköposti) referenssin tarkistamiseksi





☐ ☐


☐ ☐


☐ ☐





2. Muut palvelun tuottamiseen keskeisesti osallistuvat asiantuntijat (vähimmäisvaatimus)

Ilmoita alustavassa työsuunnitelmassa (Liite 4 Laatulomake) nimettyjen muiden palvelua suorittavien henkilöiden tiedot. Kopioi lisää taulukoita ja rivejä tarvittaessa.

ASIANTUNTIJA Nro

Asiantuntijan nimi

Tehtävä palvelun tuottamisessa

Keskeinen osaaminen

Työkokemus

Työ 1

Työnantaja Ajankohta (keston mukaan ilmoitettuna (esim. 1.1.-31.5.2015)

Pääasialliset tehtävät

Työ 2




Työ 3




Liite 3 Hintalomake

Tämä hintalomake (liite 3) palautetaan täytettynä hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa.



Tarjoajan tulee ilmoittaa

1. Palvelukokonaisuuden A kokonaishinta

Kokonaishinnan tulee sisältää kaikki tarjouspyynnön kohdassa 2 a-f eritellyt palvelut ja niiden suorittamisesta johtuvat kustannukset. Lisälaskutusta ei hyväksytä.

Matka- ja majoituskustannukset korvataan erikseen toteuman mukaan lukuun ottamatta tarjouspyynnön kohtaa A.a tutustumismatka alueelle, johon liittyvät matkakulut Oulun seudulle tulee sisällyttää tarjouksen hintaan.

Jos tarjoaja kokee omaavansa jo entuudestaan riittävän Oulun matkailualueen ja sen tuotetarjonnan tuntemuksen, tarjoaja voi esittää, että tutustumismatka jätetään toteuttamatta. Esitys täytyy perustella.

Tilaaja arvioi, onko aluetuntemus riittävä palvelukokonaisuuden suorittamiseksi. Jos tilaaja arvioi tarjoajan aluetuntemuksen olevan riittämätön ja tutustumismatkan olevan tarpeellinen, tarjoajalla on halutessaan mahdollisuus täsmentää tarjoustaan lisäämällä Palvelukokonaisuus A:n kokonaishintaan mahdolliset tutustumismatkan kulut. Tarjousten vertailussa vertailuhintana käytetään tällöin täsmennettyä hintaa.

2. Palvelukokonaisuus B (konsultointipäivät)

Päivähintaa käytetään erikseen myöhemmin sovittavien toimeksiantojen laskutusperusteena. Tilaaja ei sitoudu konsultointipäivien tilaamiseen.

2.1 Johtavan konsultin konsultointipäivän päivähinta €/päivä (7,5 h)

Tarjouksessa annetaan palvelusta vastaavan, kohdassa 3.3.2 nimetyn johtavan markkina-asiantuntijan päivähinta.

2.2 Muun henkilöstön päivähinta €/päivä (7,5 h)

Tarjouksessa annetaan muiden tarjouksessa nimettyjen, palvelun tuottamiseen osallistuvien asiantuntijoiden päivähinta.


3. Palvelukokonaisuus C: Mahdolliset lisätyöt

Annetaan hinta kullekin kohdalle erikseen. Lisätöiden sisältö on määritelty kohdassa 2 Hankinnan sisältö. Tilaaja ei sitoudu lisätöiden tilaamiseen.

Kaikki hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa.

1. Palvelukokonaisuus A Hinta € (alv. 0 %)

Vaihtoehto 1: Tarjoaja esittää, että tutustumismatka alueelle jätetään toteuttamatta.

☐

Palvelukokonaisuus A:n kokonaishinta, hinta ei sisällä tutustumismatkan kuluja:

Perustelut, miksi tarjoaja katsoo, että tutustumismatkaa ei tarvitse toteuttaa. (Huom. Tilaaja suorittaa myös arviointihaastattelun)

Jos tilaaja ei hyväksy perusteluja, tarjoaja voi täsmentää tarjouksen hintaa lisäämällä halutessaan kokonaishintaan mahdolliset tutustumismatkan kulut. Tarjousten vertailussa vertailuhintana käytetään tällöin täsmennettyä hintaa. Vaihtoehto 2: Palvelukokonaisuus A:n kokonaishinta, joka sisältää tutustumismatkan kulut: (tarjoaja voi ilmoittaa saman tai eri hinnan kuin kohdassa 1.1. Jos kohta jätetään tyhjäksi, vertailuperusteena ja sopimushintana käytetään kohdassa 1.1 käytettyä hintaa myös siinä tapauksessa, että Tilaaja edellyttää tarjoajaa suorittamaan tutustumismatkan, ts. Tarjoaja ei veloita tutustumismatkasta lisäkustannusta)

Optio 1: Kontaktimatka Saksankielisiin maihin, 6-8 matkanjärjestäjätapaamista

Optio 2: Kontaktimatka Benelux-maihin, 6-8 matkanjärjestäjätapaamista

2. Palvelukokonaisuus B: konsultointipäivät

2.1 Johtavan markkina-asiantuntijan konsultointipäivän päivähinta €/päivä

2.2. Muun asiantuntijahenkilöstön päivähinta €/päivä


3. Palvelukokonaisuus C: mahdolliset lisätyöt

3.1. Englannin- ja saksankielisten tuotemanuaalien päivitys v. 2020

3.2 Markkinakatsaus ja tulosten seuranta

3.3 Uutiskirjeet 24 kpl


Liite 4 Laatulomake



Tarjoajan tulee osana tarjoustaan laatia alustava työsuunnitelma kohdassa 2 Hankinnan kohde määritellylle Palvelukokonaisuus A:lle hankkeen toteutusajalle (-31.12.2020) sekä laatia alustava yhteiskampanjasuunnitelma matkanjärjestäjän kanssa. Työsuunnitelma ja kampanjasuunnitelma esitetään liitteellä 4 ja ne arvioidaan kohdassa 4 B Laatu määriteltyjen kriteerien mukaisesti.

Työsuunnitelmassa nimettyjen henkilöiden osalta tulee täyttää CV- ja referenssilomake (Liite 2.2). Työsuunnitelmassa ei saa esittää hintatietoja. Hinnat ilmoitetaan Hintalomakkeessa (Liite 3).

Alustava työsuunnitelma Palvelukokonaisuus A:lle hankkeen toteutusajalle (-31.12.2020)

[Kirjoita teksti tähän; kuvaa kunkin vaiheen toteutustapa pääpiirteissään ja toimenpiteiden alustava aikataulutus hankkeen ajalle; nimeä vastuuhenkilö ja muut toteutukseen osallistuvat asiantuntijat sekä kuvaa heidän roolinsa toimenpiteiden toteutuksessa]


Alustava kampanjasuunnitelma

Hankkeen aikana valmistellaan ja toteutetaan markkina-asiantuntijan avustuksella yhteismarkkinointikampanjat 1-3 Keski-Euroopan markkina-alueen (Saksa, Sveitsi, Itävalta, Alankomaat ja/tai Belgia) matkanjärjestäjän kanssa. Tavoitteena on löytää uusia matkanjärjestäjiä, jotka alkavat myydä Oulun matkailualuetta.

Laadi alustava kampanjasuunnitelma, jossa- valitaan ja nimetään yksi matkanjärjestäjä, jonka kanssa lähdetään neuvottelemaan

yhteismarkkinointikampanjasta- perustellaan matkanjärjestäjävalinta- esitetään lyhyt alustava suunnitelma Oulun matkailualueen ja valitun matkanjärjestäjän

yhteismarkkinointikampanjaksi: hahmottele lyhyesti kampanjan tavoitteet, kärkiteema/tuotteet, toimenpiteet, budjetti, kanavat ja odotetut tulokset

- Laadi suunnitelma niin, että Attractive Oulu Region -hankkeen kampanjabudjetti on 5.000 euroa

- Kärkiteema/tuotteet voivat perustua jo olemassa oleviin tai hankkeen aikana kehitettäviin tuotteisiin

[Kirjoita teksti tähän, ohjeellinen pituus 1-2 sivua]

vastaanottaja - visitoulu€¦ · web viewtarjouspyyntÖ: matkailun keski-euroopan ....

Documents