valueframe oy taloushallinnon käytänteitä pk-sektorin b-to-b -yrityksissä (id 5339)

Suuntaa menestykseen

Taloushallinnon käytänteitä PK-sektorin B-to-B -yrityksissä Tieke eBusiness Forum, 23.-24.5.2012 Harri Kanerva ValueFrame Oy


Sisältö

Sivu 2

ValueFrame Oy

Tutkimuksen taustaa

Tutkimuksen toteutus

Tutkimustulokset

Yhteenveto ja johtopäätökset

1

2

3

4

5


Perustettu vuonna 2001

Kotimainen asiantuntijapalveluyritysten toiminnan-ohjauksen (PSA) ja asiakkuudenhallinnan (CRM) asiantuntija

Viisi vuotta peräkkäin Deloitten Fast 50 listalla Suomen nopeimmin kasvaneiden teknologiayritysten joukossa

Osa TietoAkseli –yhtiöitä, joka työllistää 60 henkilöä. Konsernin liikevaihto vuonna 2011 n. 4,7 MEUR

ValueFrame Oy

Sivu 3


ValueFrame Oy

Palvelut ja asiakastoimialat

Pilvipalveluna eli sovellus-vuokrauksena tarjottavat ValueFrame PSA, CRM ja PSA Pro –tuotteemme tehostavat toimintaa ajasta ja paikasta riippumatta mm. seuraavilla aloilla:

Arkkitehtitoimistot

Asianajotoimistot

Insinööritoimistot

IT-alan yritykset

Konsulttiorganisaatiot

Myyntiorganisaatiot

Mainos- ja viestintätoimistot

Tilitoimistot


Kaikki tieto yhdestä paikasta

Sivu 5


Tutkimuksen taustaa

Sivu 6

Tutkimuksella haluttiin selvittää taloushallinnon käytänteitä pk-sektorin B-to-B -yrityksissä. Erityisiä kiinnostuksen aiheita olivat seuraavat kysymykset:

Miten laajalti verkkolaskutusta ja ostolaskujen sähköistä käsittelyä hyödynnetään?

Kuinka suuri osa yrityksistä on ulkoistanut taloushallinnon?

Onko taloushallinnon ulkoistaneiden ja taloushallintoa itse tekevien yritysten välillä eroa esimerkiksi verkkolaskutuksen ja ostolaskujen sähköisen käsittelyn hyödyntämisen osalta?

Millä tavalla tiedonsiirto taloushallinnon palvelut ulkoistaneen yrityksen ja palveluntarjoajan välillä tyypillisesti tapahtuu keskeisten tietojen osalta?

Vaikuttaako sähköisten palveluiden käyttäminen taloushallinnon ulkoistaneen asiakkaan näkemyksiin palvelun kustannustehokkuudesta tai näkemyksiin raportoinnin ajantasaisuudesta ja hyödyllisyydestä


Kyselyn toteutus

Sivu 7

Kysely toteutettiin toukokuussa 2012

Kysely lähetettiin 5044 henkilölle

Vastauksia saatiin kaikkiaan 186 kappaletta eli 3,7 prosenttia otoksesta

Kysely toteutettiin ZEF-kyselytyökalulla, josta osallistujille lähetettiin linkki kyselyyn


Vastaajien taustatiedot

Sivu 8

Taustatiedot

Vastaajista 61% oli alle 20 hengen yrityksiä.

Hieman alle 90% vastaajista edusti alle 100 hengen yrityksiä.

86,3% vastaajista tuottaa asiantuntijapalveluita tai muita liike-elämän palveluita.

Vastaajien henkilöstömäärät (N = 186)

Vastaajien toimialat (N = 176)


Vastaajien taustatiedot

Sivu 9

Taustatiedot

58,7% vastaajista oli alle 2 miljoonaa euroa liikevaihtoa.

Yli 10 miljoonan liikevaihtoa edusti 18,6% vastaajista.

Vastaajista n. 80% oli yrityksen johdon edustajia.

Yrityksen liikevaihto (N = 176)

Vastaajan asema (N = 176)

Suuntaa menestykseen Sivu 10

Laskujen lähetys ja vastaanotto verkkolaskuna

sekä ostolaskujen sähköinen kierrätys


Laskujen lähetys verkkolaskuna

Sivu 11

173 vastaajasta 60,8% ilmoitti lähettävänsä laskut verkkolaskuna.

Vertaamalla tietoa taloushallinnon ulkoistaneiden ja itse taloushallinnon hoitaneiden kesken voidaan havaita, että ulkoistetun taloushallinnon käyttäjillä laskujen lähettäminen verkkolaskuna oli hieman yleisempää kuin itse taloushallintoa tekevillä (N = 165).


Laskujen lähetys verkkolaskuna

Sivu 12

Verkkolaskutuksen käyttäminen on harvinaisinta alle viiden hengen yrityksissä (N = 165). Tämä on loogista johtuen tämänkokoisten yritysten pienistä laskuvolyymeistä. 10-100 henkeä työllistävien yritysten keskuudessa verkkolaskutus näyttää levinneen varsin laajalti.


Ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuna

Sivu 13

175 vastaajasta 54,8% ilmoitti vastaanottavansa ostolaskut verkkolaskuna.

Vertaamalla tietoa taloushallinnon ulkoistuksen suhteen voidaan havaita, että ulkoistetun taloushallinnon käyttäjillä ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuna oli selvästi yleisempää kuin itse taloushallintoa tekevillä (N = 165).


Ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuna

Sivu 14

Kuten verkkolaskujen lähetyksessäkin, ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuna on harvinaisinta alle viiden hengen yrityksissä mihin vaikuttanee ostolaskujen pienet volyymit.

Ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuna oli kuitenkin harvinaisempaa kuin laskujen lähetys verkkolasskuna myös 10-100 hengen yrityskokoluokassa.


Ostolaskujen hyväksyntä sähköisesti

Sivu 15

Ostolaskujen sähköinen hyväksyntä on käytössä kaikkiaan 47,6% vastaajista (N = 170)

Vertaamalla tietoa taloushallinnon ulkoistuksen suhteen (N = 161) myös tämän kysymyksen kohdalla voidaan todeta että ostolaskujen sähköinen hyväksyntä on yleisempää taloushallinnon ulkoistaneiden yritysten keskuudessa. Näistä 52,08% hyväksyy ostolaskut sähköisesti.


Ostolaskujen hyväksyntä sähköisesti

Sivu 16

Kuten aiemmissakin kohdissa, myös ostolaskujen sähköinen hyväksyntä on harvinaisempaa alle viiden hengen yrityksissä (N = 164).

Selkeimmät erot edellisiin kohtiin verrattuna on kuitenkin havaittavissa 5-49 henkeä työllistävissä yrityksissä, joissa ostolaskujen sähköinen kierrätys on selvästi harvinaisempaa kuin laskujen lähetys tai vastaanotto verkkolaskuna.


Taloushallinnon ulkoistuspalveluiden käyttö


Ulkoistetut taloushallinnon palvelut

Sivu 18

Kysymyksellä ”Onko yrityksenne ulkoistanut taloushallinnon tilitoimistolle” haluttiin selvittää miten suuri osa vastaajista ylipäätään on ulkoistanut taloushallintonsa. Vastauksia saatiin 166 joiden mukaan 59,3% oli ulkoistanut taloushallintonsa ja yksi vastaaja oli aikeissa ulkoistaa sen.


Ulkoistetut taloushallinnon palvelut

Sivu 19

Taloushallinnon ulkoistuksessa selvästi yleisimpiä palveluita ovat kirjanpito ja palkanlaskenta. Alle puolet taloushallinnon ulkoistaneista yrityksistä oli ulkoistanut myös ostolaskujen käsittelyjan ja laskujen maksupalvelun. Avointen saatavien seurannan ja laskujen perinnän palveluita käytti vastaajista n. joka kolmas (N = 96).


Taloushallinnon ulkoistus vs. yrityskoko

Sivu 20

Ristiintaulukoimalla vastaukset taloushallinnon ulkoistuksen osalta yrityksen henkilömäärän suhteessa voidaan todeta, että taloushallinnon ulkoistaminen on epätodennäköisempää yrityksen koon kasvaessa (N = 99).


Taloushallinnon kustannustehokkuus

Sivu 21

Kysymyksellä ”Hoituuko yrityksenne taloushallinto riittävän kustannustehokkaasti?” haluttiin tarkastella vastaajien näkemystä yrityksen taloushallinnon kustannustehokkuudesta. 166 vastaajasta suurin osa oli sitä mieltä, että taloushallinnon hoitaminen yrityksessä on kustannustehokasta. Pieni ero oli havaittavissa sen välillä onko taloushallinto ulkoistettu vai ei.


Tiedon riittävyys ja ajantasaisuus

Sivu 22

Merkittävä ero syntyi kysyttäessä vastaajilta kokevatko he saavansa taloushallinnosta riittävää ja ajantasaista tietoa toiminnan johtamiseen. 164 vastauksen perusteella ulkoistettua taloushallintoa käyttävissä yrityksissä joka viides oli sitä mieltä että he eivät saa. Yrityksissä jotka hoitavat itse taloushallinnon vain joka kymmenes oli tätä mieltä.

Seuraavissa kohdissa keskityttiin selvittämään mahdollisia syitä tälle havainnolle.Tiedon riittävyydestä ja täsmällisyydestä puhuttaessa käytetään yksinkertaisuuden vuoksi otsikoinnissa termiä ”Tiedon laatu”


Asiointi tilitoimiston kanssa


Tyypillinen asiointitapa tilitoimiston kanssa

Sivu 24

Tutkimuksessa haluttiin myös selvittää millä tavoin yritykset asioivat tilitoimiston kanssa. Selvästi yleisimmät tavat ovat puhelin tai sähköposti. Joka kolmas asioi tyypillisesti henkilökohtaisesti ja alle viidesosa vastaajista ilmoitti käyttävänsä asiointiin verkkopalvelua (N = 97).


Laskutusaineiston toimittaminen tilitoimistolle

Sivu 25

Laskutusaineiston toimittaminen tilitoimistolle on yksi vaihe ulkoistetun taloushallinnon palveluntuotannossa. Kysymyksellä selvitettiin miten aineisto toimitetaan tilitoimistolle.

96 vastauksen perusteella hieman alle kolmanneksella yrityksistä aineiston toimitus on automatisoitu. Lähes joka viides yritys lähettää tiedot sähköpostilla ja yhtä monen osalta tilitoimisto noutaa tiedot järjestelmästä. Hieman alle viidennes toimittaa aineistot paperilla.


Miten tilitoimisto toimittaa raportit

Sivu 26

Taloushallinnon palvelutuotannon kannalta keskeisimpiä tuotoksia ovat taloushallinnon raportit. Tällä kysymyksellä selvitettiin miten tilitoimisto tyypillisesti jakavat raportit asiakkaille. (N = 96)

Yli puolet yrityksistä saa raportit sähköpostilla, mikä joidenkin vastaajien kohdalla herätti myös kysymyksiä tietoturvan osalta. Hieman yli kolmannes vastaajista ilmoitti saavansa raportit suoraan jonkin verkkopalvelun kautta.


Mitkä seikat vaikuttavat ulkoistettua taloushallintoa

käyttävien yritysten kokemukseen tiedon

riittävyydestä ja ajantasaisuudesta?


Tiedon laatu vs. verkkolaskutus

Sivu 28

Taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyys ja ajantasaisuus koetaan paremmaksi sellaisissa taloushallintopalvelut ulkoistaneissa yrityksissä, joissa laskut lähetetään verkkolaskuna, kuin yrityksissä joissa laskuja ei lähetetä verkkolaskuna (N = 92).


Tiedon laatu vs. ostolaskut verkkolaskuna

Sivu 29

Taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyys ja ajantasaisuus koetaan paremmaksi sellaisissa taloushallintopalvelut ulkoistaneissa yrityksissä, joissa ostolaskut vastaanotetaan verkkolaskuna, kuin yrityksissä joissa ostolaskuja ei vastaanoteta verkkolaskuna. (N = 92).


Tiedon laatu vs. ostolaskujen kierrätys

Sivu 30

Hieman yllättäen taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyys ja ajantasaisuus koettiin jossakin määrin huonommaksi sellaisissa taloushallintopalvelut ulkoistaneissa yrityksissä, joissa ostolaskujen hyväksyntä tapahtuu sähköisesti (N = 90).


Tiedon laatu vs. asiointitapa

Sivu 31

Taloushallintopalvelun ulkoistaneen yrityksen kokemukseen tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta vaikuttaa myös asiointitapa tilitoimiston kanssa. Vähiten tyytyväisiä tiedon laatuun olivat yritykset joiden ensisijainen asiointitapa on joko puhelin tai sähköposti. Sensijaan verkkopalvelut ja henkilökohtainen tapaaminen asiointitapana paransivat kokemusta tiedon laadusta. (N = 97).


Tiedon laatu vs. laskutustietojen toimitus

Sivu 32

Laskutustietojen toimitustavalla on myös suuri merkitys vastaajien kokemukseen taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta. Sähköpostilla tai paperilla tiedot toimittavien yritysten osalta lähes 30% vastaajista oli sitä mieltä, että tuotettu tieto ei ole riittävää ja ajantasaista yrityksen johtamisen näkökulmasta (N = 91).


Tiedon laatu vs. raporttien toimitustapa

Sivu 33

Myös raporttien toimitustavalla on merkitystä vastaajien kokemuksiin taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta. Sähköpostilla tai muulla tavalla raportit vastaanottavista joka neljäs on tyytymätön tiedon riittävyyteen ja ajantasaisuuteen (N = 91). Parhaat kokemukset oli vastaajilla jotka saavat raportit verkkopalvelun kautta.



Verkkolaskutus vaikuttaa yleistyneen B-to-B –sektorin yrityksissä viime vuosina melko hyvin. Vastaajista n. 60% ilmoitti lähettävänsä laskut verkkolaskuna.

Vastaajista 60% ilmoitti ulkoistaneensa taloushallinnon tai aikovansa ulkoistaa sen. Yrityksen henkilöstömäärä korreloi taloushallinnon ulkoistuksen kanssa siten, että todennäköisyys ulkoistukseen pienenee henkilöstömäärän kasvaessa.

Taloushallinnon ulkoistaneiden ja itse taloushallintoa tekevien yritysten välillä on jonkin verran eroa verkkolaskutuksen hyödyntämisen osalta. Suurin ero taloushallinnon ulkoistaneiden eduksi oli havaittavissa ostolaskujen vastaanottamisessa verkkolaskuna. 61% ulkoistaneista vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Taloushallintoa itse tekevillä luku on 44%.

Sivu 34



Tilitoimistojen tulisi kiinnittää huomiota taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyyteen ja ajantasaisuuteen. Tällä osa-alueella joka viides taloushallinnon ulkoistanut vastaaja ei kokenut saavansa riittävästi ja ajantasaista tietoa.

Taloushallinnon ulkoistaneen yrityksen ja taloushallintopalveluiden tarjoajan välisillä toimintatavoilla ja tiedon välitystavoilla on havaittavissa yhteys vastaajien näkemykseen taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta.

Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että ulkoistettua taloushallintapalvelua käyttävien yritysten osalta taloushallinnon palveluiden tuotannossa sähköisillä tiedonvälitykseen ja toimintatapoihin liittyvillä toimintatavoilla on positiivinen vaikutus ulkoistuspalvelun käyttäjien palvelukokemukseen.

Taloushallintopalveluiden tarjoajien tai näille ohjelmistoja kehittävien yritysten kannattaisi kehittää erityisesti taloushallinnon palveluntuotannon ja tiedon välittämisen sähköistämiseen liittyviä verkkopalveluita.

Sivu 35


Kehitysehdotuksia tilitoimiston raportoinnille

Vapaamuotoisen palautteen perusteella tilitoimistojen raportointiin liittyen voidaan nostaa esiin seuraavia kehityskohteita:

Raporttien tuottaminen excel-muotoon jotta niitä voidaan jatkojalostaa

Enemmän valmiita raportteja, ei pelkkää tulolaskelmaa ja tasetta. Sisäisen raportoinnin ja budejttien seurantaa tulisi parantaa.

Raportit pitää saada tehtyä itse ja luettua raakaa dataa esim. HTTP REST APIn kautta.

Kassavirran hallintaan tulisi kehittää lisää raportteja ja työkaluja

Tarttuvampaa otetta asioihin, tulkintaa ja nopeutta. Raporttien analyysia ja konsultointia.

Raportointi suoraan esim. verkkopalveluun tai pilvipalvelusovellukseen.

Enemmän tunnuslukuja ja graafeja

Paremmat vertailumahdollisuudet

Verkkopalvelu, josta voi seurata taloushallinnollisia asioita ja suorittaa tarvittavia toimenpiteitä.

Pääsy raportointijärjestelmään, omien raporttien teko

Sivu 36


www.valueframe.com Harri Kanerva 040 5496594

Kysymyksiä?

http://www.valueframe.com/