Valtion yhteinen viestintäratkaisu (VYVI) Palvelun esittelytilaisuus, kevät 2012 Valtion IT-palvelukeskus, Valtiokonttori

Valtion IT-palvelukeskus

OHJELMA

• Tilaisuuden avaus ja VYVI–palvelun tiimin, asiakasvastaavien sekä toimittajien esittely / Mika Knuutila, Valtion IT-palvelukeskus (VIP) • Mikä on VYVI-palvelu, yleistä VYVI-palvelusta / Mika Knuutila, VIP klo 9.30 - 9.50 (20 min) • Arkkitehtuuri / vaatimukset ennen VYVI-palvelua sekä kytkökset muihin palveluihin / Mika Knuutila, VIP klo 9.50 - 10.00 (10 min) • VYVI-palvelun demo / Mia Aarni-Heera, Tieto

klo 10.00 - 10.30 (30 min)

• Tauko ja vapaata keskustelua klo 10.30 - 10.40 (10 min) • Askel- konsultointi muutoksen tukena / Tiia Lifländer, Tieto klo 10.40 - 11.10 (30 min) • Käyttöönotto / Tiina Kirmanen, VIP klo 11.10 - 11.25 (15 min) • Keskustelua

Valtion IT-palvelukeskus

Valtion yhteinen viestintäratkaisu (VYVI)

3

VYVI – viestinnän uusi ulottuvuus

4

4

VYVI-palvelun rakentuminen - kokonaisuus

Heterogeeninen viestintäympäristö Hajanainen kehitys, Rajoittunut kommunikaatio.

Yhtenäinen/yhteinen viestintäympäristö Kehittyvä, kommunikaatiota rikastava.

2010 2011 -2014 2014---

Käyttöönotto projekti

Käyttöönotto projekti

Käyttöönotto projekti

Käyttöönoton tuki ja toimintatapojen muutoskonsultointi

Hankinnan tavoitteiden seurata ja tuki Palvelukehityksen tuki

Toiminnan tarpeet

Palvelun kehittäminen Teknologia &Innovaatiot

Käyttöönotto projekti

Palvelun

perustaminen

Perustaminen Käyttöönotto Kehittäminen

Org.1

Org.2

Org.3

Org.n

Org.1

Org.2

Org.3

Org.n

VYVI-palve

lu

Org.1

Org.2

Org.3

Org.n

VYVI- palveluide

n ekosystee

mi

Palvelun roadmap

Asiakasyhteisö

Toimittaja

VIP

Palvelu sisältää sähköpostin, kalenterin ja viestien varastoinnin.

Sähköpostilaatikon koko voidaan valita käyttäjäkohtaisesti. Oletusarvoinen sähköpostilaatikon koko on 200 Mt.

Sähköpostilaatikon lisäksi käyttäjällä on käytettävissä helppokäyttöinen ja turvallinen viestien varastointipalvelu. Käyttäjäkohtaisen varastoinnille on varattu 1Gt.

Viestien varastointi tapahtuu automaattisesti ja varastoidut viestit ovat käytettävissä sähköpostiohjelmistolla.

Palvelu sisältää pikaviestinnän ja läsnäolotiedon Pikaviestintä mahdollistaa käyttäjien välisen

nopean keskustelun tekstimuodossa Pikaviestintään osallistuvia voi olla useita Läsnäolotiedon avulla käyttäjä voi ilmaista muille

käyttäjille oman saavutettavuutensa. Läsnäolotieto päivittyy automaattisesti henkilön

kalenterimerkintöjen tai muun tietolähteen perusteella

Mahdollistaa verkkokokouksen, jossa osallistujat voivat esittää, jakaa ja työstää yhdessä dokumentteja

Osallistujat keskustelevat kokouksen aikana enimmäkseen kirjoittamalla ja puhumalla

Kokouksessa voidaan myös välittää reaaliaikaista kuvaa

Kokoukseen voi osallistua myös videoneuvottelulaitteella tai puhelimen välityksellä

Palvelu mahdollistaa ryhmätyötilojen perustamisen ja hallinnan

Ryhmätyötilaan voidaan tallettaa dokumentteja, ryhmitellä työtilan sisältöä kansioihin ja hallita ryhmätyötilan käyttöoikeuksia

Palvelu sisältää ryhmätyötä tukevia ominaisuuksia, kuten kalenteri ja tehtävälista sekä Wiki - ja Blogi –palveluita

Palvelu mahdollistaa turvallisen suojaluokitellun (ST III –IV) aineiston lähettämisen ja vastaanottamisen sähköpostina

Viestejä voi käsitellä selaimella

Palvelu mahdollistaa tekstiviestien ja faksien lähettämisen suoraan sähköpostiohjelmasta

Fax- lähetykset voivat sisältää myös liitetiedostoja

Palvelukokonaisuuden ominaisuuksia

• Modulaarinen - Voidaan ottaa käyttöön palveluittain (em. rajauksin)

- Integraatio- ja käyttöönottokustannukset kannattaa kuitenkin optimoida kokonaisuutena

• Integroituu asiakkaan muuhun tietotekniseen ympäristöön standardirajapinnoin

- Mahdollistaa subtanssijärjestelmien integroinnin

- VIA- integraatiopalvelun käyttö tuo kustannussäästöä, liittymien uudelleenkäytön ja monistettavuuden kannalta

• Kehittyvä ja nykyaikainen yhdistetyn viestinnän ratkaisu

- Palveluiden uudet ominaisuudet

- Uudet palvelut

• Sisäisen integraation aste on korkea

- Helppokäyttöisyys, yhtenäinen käyttäjäkokemus

• Ydinpalvelut – lisäpalvelut/liitännäispalvelut

6

Käyttöönoton kustannukset

• Käyttöönoton kokonaishinta muodostuu useasta osasta - Toimittajan osuus (€/käyttäjä)

- VIPin osuus (toteutuman mukaan)

- Asiakkaan oma työ (järjestelmäpäivitykset, jakelut, jne)

• Käyttöönoton hinta sisältää - Projektointi (teknisen käyttöönoton osalta)

- Verkkokoulutus loppukäyttäjille

- Asiantuntijakoulutus (10hlö)

• Lisäksi huomioitava - lisätyö

- asiakkaan työpanos

- mahdolliset inframuutokset

Tilaisuus, Esittäjä 7

Hyödyt asiakkaalle

8

VYVI: Hyödyt asiakkaalle

Tilaisuus, Esittäjä 9

Käyttäjälle Tietohallinnolle Organisaatiolle

Vaikutusmahdollisuu-det omiin työtapoihin ja ajanhallintaan kasvavat. Henkilökohtainen työn tuottavuus paranee. Työn tekeminen ajasta ja paikasta riippumatta. Uudet tavat toimia ja tehdä töitä tulevat mahdollisiksi.

Käytön kustannusten alentuminen. Ei kilpailutusta. Kevyt hallinta . Valmiita toimintamalleja ja -tapoja. Koestettua käyttöönottoa, tukea toiminnallisten hyötyjen tavoittamiselle. Volyymiedusta kustannustehokkaasti hyvät palvelutasot, korkea suorituskyky ja vikasietoisuus.

Viestintä kansalaisten ja sidosryhmien kanssa monipuolistuu ja helpottuu. Henkilöstön tavoitettavuus asiakaspalvelu parantuvat. Prosessit tehostuvat , nopeampi vasteaika ja läpäisykyky. Matkaan käytetty työaika vähenee, matkustamista voidaan vähentää, matkakustannukset laskevat. Työnantajakuva ja työtyytyväisyys paranevat. Parantaa henkilöstön liikkuvuutta yli organisaatiorajojen

Miksi valitsisin VYVI- palvelun, enkä ”TURBOUUCEE” - palvelua? • Helppo hankkia

- Tuo suoria kustannussäästöjä hankintaprosessin ja sopimuksen hallinnan kannalta sekä välttyy riskialttiilta hankinnalta

• Tietoturvallinen

- Palvelu täyttää 1.10.2010 voimaan tulleen tietoturva-asetuksen vaatimukset

- Korotettu tietoturvataso

• Kustannuksiltaan kilpailukykyinen verrattuna yleiseen markkinatarjontaan

- Hinnoittelu €/kk/käyttäjä

• Palvelutaso

- Tukea saatavissa oletusarvoisesti arkisin 7:00-19:00

- Korkea käytettävyys

• Yhteinen ja yhtenäinen ratkaisu valtiohallinnossa

- Keskitetty palvelun elinkaaren hallinta

- Yhteiset käytännöt, yhteiset kokemukset, osaamisen ja onnistumisen kumuloituminen

- Laaja käyttäjäverkosto

10

Eteneminen 2011

11

VYVI- hankeaikataulu

12

Esitutkimus VIP&Asiakkaat

Palvelun käyttöönotto

Vaihe I

Palvelun käyttöönotto

Vaihe III

2010 2011…2014 2009

Markkinatarjonta Toimittajatapaamiset

Hankinta Toimittajaneuvottelut

Jatkuvan palvelu Palvelun hallinta

Määräyskirje

31.4

Hankeviestintä

Palvelun käyttöönotto

Vaihe II

Valmistelu

Esisopimukset Käyttöönottosopimukset

Palvelusopimukset VIP & Asiakkaat

VYVI-Käyttöönotto

Hankintailmoitus

3.11

Sopimus VIP&Toimittaja

31.1

Hankintapäätös 22.12.2010

•Hankekuvaus •Tarjous •Sopimus •Vastuunsiirto

VYVI- Käynnistys

Käyttöönottopäätös Toimituksen hyväksyntä

Tuotannon käynnistys ja 1. asiakaskäyttöönotot

31.5

Perustaminen

VYVI-Hankinta

Palvelun tilanne lyhyesti (12/2011)

• Palvelu otettu käyttöön • Varastokirjasto (posti)

• Valtiokonttori (Posti, ryhmä, turva ja tekstari)

• STM, Somla, TTLK (posti)

• Käyttöönotto menossa • STM (Ryhmä, turva ja tekstari)

• LVM (muut paitsi posti)

• VM, VNK, TPK (pika ja kokous)

• Metla (posti, Ryhmä, Pika ja Kokous)

14

15

VYVI-palvelu: http://www.valtiokonttori.fi/Public/default.aspx?nodeid=24001 Valtion IT-palvelukeskuksen asiakasvastaavat: Asiakkuusjohtaja Jukka Rautanen 040 750 0603

Asiakkuuspäällikkö Tuomo Ahjokannas 050 567 1453 (kunnat)

Asiakasvastaava Pekka Nykänen 040 849 2154 (VM, VNK, OKV)

Asiakasvastaava Heli Parkkonen 050 375 2249 (TPK, OKM, SM, Eduskunta)

Asiakasvastaava Mika Sormunen 050 410 2281 (UM, TEM, STM, PLM)

Asiakasvastaava Laura Salmi 050 597 0776 (MMM, YM, OM, LVM)

Lisätietoa

Valtion yhteinen viestintäratkaisu (VYVI) • Arkkitehtuuri / vaatimukset ennen VYVI-palvelua • Kytkökset muihin palveluihin Mika Knuutila / Valtion IT-palvelukeskus

Valtion IT-palvelukeskus

Arkkitehtuuri

• Palvelu on tarkoitettu käytettäväksi pääasiallisesti VY-verkon kautta, mutta ulkopuolisten (konsultit, yhteistyökumppanit jne.) käyttöön toteutus myös julkisen verkon kautta.

• Vastuunjako - Toimittaja vastaa palvelusta ja palvelimista

- Asiakas vastaa loppukäyttäjästä ja heidän päätelaitteista

Tilaisuus, Esittäjä 17

Vaatimukset ennen VYVI-palvelua

• Pitää olla VIP:n asiakas - Kilpailutettu laajasti valtion hallinnon käyttöön

• Valtion yhteinen tietoliikenneratkaisu (VY-verkko) käytössä - Käyttö pääsääntöisesti VY-verkosta

- Ulkopuoliset käyttäjät Internetistä

• Luotetaan VY-verkon tietoturva-auditointiin - Ei vakavia tietoturvapuutteita

• Käyttäjähallinta - Asiakkaan AD vähintään 2003 tasolla

Tilaisuus, Esittäjä 18