vakware 19 - admicom systems b.v. · verschillenanalyse vakware 19 adm20200519 6 kies de gewenste...

Verschillenanalyse Vakware 19

0318 – 548 648 | [email protected] | www.admicom.nl

mailto:[email protected]

Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 2

Inhoudsopgave

1. Business Box ..................................................................................................................................................................... 6

Algemeen ...................................................................................................................................................................... 6

Relatiebeheer.............................................................................................................................................................. 21

Artikelbeheer .............................................................................................................................................................. 23

Materieelbeheer ......................................................................................................................................................... 25

Boekhouding ............................................................................................................................................................... 25

Betalingen ................................................................................................................................................................... 33

Inlezen bankafschriften .............................................................................................................................................. 35

Calculatie .................................................................................................................................................................... 35

Werken ....................................................................................................................................................................... 37

Facturering .................................................................................................................................................................. 44

Centrale agenda .......................................................................................................................................................... 45

Dashboard ................................................................................................................................................................... 46

2. Modules ......................................................................................................................................................................... 48

Kantoorautomatisering ............................................................................................................................................... 48

2.1.1. Documentenbeheer ............................................................................................................................................... 48

2.1.2. Projectverzamelmap............................................................................................................................................... 55

Calculatie .................................................................................................................................................................... 55

2.2.1. Calculatie PRO ........................................................................................................................................................ 55

Werkvoorbereiding ..................................................................................................................................................... 56

2.3.1. Digitale werkvoorbereiding .................................................................................................................................... 56

2.3.2. Resourceplanning ................................................................................................................................................... 56

2.3.3. Bestellingen ............................................................................................................................................................ 64

2.3.4. Bonnen ................................................................................................................................................................... 68

Uitvoering ................................................................................................................................................................... 70

2.4.1. Klussen .................................................................................................................................................................... 70

2.4.2. (Onderhouds)contractenadministratie .................................................................................................................. 72

2.4.3. Productie-eenheden ............................................................................................................................................... 74

2.4.4. Magazijnbonnen/balieverkopen ............................................................................................................................ 77

2.4.5. Voorraadbeheer ..................................................................................................................................................... 77

2.4.6. Materieelexploitatie (incl. verhuur) ....................................................................................................................... 78

2.4.7. Objectenbeheer ...................................................................................................................................................... 80

Projectbeheersing ....................................................................................................................................................... 80

2.5.1. Inkoopbeheer en offertevergelijk ........................................................................................................................... 80

2.5.2. Meer- en minderwerkcontracten ........................................................................................................................... 82


Factuurverwerking ...................................................................................................................................................... 83

2.6.1. Inkomend facturenregister ..................................................................................................................................... 83

2.6.2. Electronische factuuruitwisseling ........................................................................................................................... 86

Financieel .................................................................................................................................................................... 89

2.7.1. Dashboard PRO ....................................................................................................................................................... 89

Financieel management.............................................................................................................................................. 90

2.8.1. Incasso’s ................................................................................................................................................................. 90

2.8.2. Intercompany journaalposten ................................................................................................................................ 90

2.8.3. Kredietmanagement ............................................................................................................................................... 90

Koppelingen ................................................................................................................................................................ 94

2.9.1. Loon- en salarisadministratie ................................................................................................................................. 94

2.9.2. Pdrie ....................................................................................................................................................................... 94

2.9.3. Bouwdelen.nl .......................................................................................................................................................... 94

3. Mobiele oplossingen ...................................................................................................................................................... 96

Digitale Werkbon ........................................................................................................................................................ 96

Urenbriefje .................................................................................................................................................................. 99

Uren fiatteren ........................................................................................................................................................... 100

Materiaalbriefje ........................................................................................................................................................ 101

Persoonsgegevens .................................................................................................................................................... 102

Verlofkaart ................................................................................................................................................................ 103

Takenoverzicht .......................................................................................................................................................... 104

Berichtencentrum ..................................................................................................................................................... 105

Productiestanden...................................................................................................................................................... 106

IFR ............................................................................................................................................................................. 107

Relatiebeheer............................................................................................................................................................ 108

Dashboard ................................................................................................................................................................. 109

4. Webservices ................................................................................................................................................................. 110

Webservice Onderhoudsberichten ........................................................................................................................... 110


Colofon

Tweede uitgave, juni 2020

Copyright

Deze handleiding is eigendom van Admicom Systems B.V. De in deze handleiding opgenomen afbeeldingen, (handels)namen, logo’s

en teksten zijn ofwel ons exclusieve eigendom, of voeren wij in licentie. Ze worden beschermd door het auteurs-, merken- en/of

enig ander intellectueel eigendomsrecht. Deze rechten gaan op geen enkele wijze over op lezers van deze handleiding.

Het geheel of gedeeltelijk overnemen van de inhoud van deze handleiding is op geen enkele wijze toegestaan, zonder onze

voorafgaande schriftelijke toestemming.

Heeft u op- of aanmerkingen over deze handleiding, stuur dan een e-mail naar [email protected].

Disclaimer

Admicom aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enige vorm van schade, die mogelijk uit het gebruik van deze informatie kan

ontstaan. Wij houden ons het recht voor de inhoud van deze handleiding zonder nadere kennisgeving te wijzigen.



Voorwoord

In Vakware 19 zit meer dan twee jaar innovatie verwerkt. U vindt in Vakware 19 wensen van onze klanten, aanpassingen vanwege

wetswijzigingen en gebruiksvriendelijke verbeteringen.

Meer dan 500 aanpassingen zijn voorzien in Vakware 19. Naast een snellere database en de nieuwe functionaliteiten is het design

aangepast. Al deze wijzigingen zijn doorgevoerd in Vakware 19 met een build-datum vanaf 3110019 (lees: 31 oktober 2019). Om

te controleren of u over de juiste versie beschikt kiest u in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Help’, ‘Info’. In het informatiescherm

vindt u onder de keuze ‘Info’, in de kolom ‘Onderdeel’ de regel ’Versie’. Hier dient Vakware 19 te staan. Wordt er bij u een andere

versie vermeld, dan dient u Vakware eerst te updaten. Het werken met Vakware 19 vraagt ook om andere systeemeisen. Voor het

downloaden en installeren van de Vakware 19 versie verwijzen wij u graag naar de Installatiehandleiding.

Mocht u na het lezen van de verschillenanalyse nog vragen hebben, dan staat ons helpdeskteam u graag te woord (op telefoonnummer 0318 – 548 648). Wij wensen u veel werkplezier met de vernieuwingen in Vakware 19! Met vriendelijke groeten, Admicom Systems B.V. J. van Nieuwamerongen Alg. Directeur

https://www.admicom.nl/images/handleidingen/Minimale-Systeemeisen.pdf

https://www.admicom.nl/images/handleidingen/vakware-19/Installatiehandleiding-Vakware-19.pdf


1. Business Box

Algemeen

Omschrijving Aanpassing interface naar eigentijds design

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB

Toelichting Vakware heeft een nieuw design. Met de nieuwe stijl zijn o.a. de kleuren, het lettertype en

de knoppen aangepast. Maar ook de knoppen rechtsboven op de kaart zijn aangepakt en dat

in combinatie met de hogere resolutie geeft u veel vrijheid voor het indelen van uw scherm.

Meteen bij het opstarten van Vakware klikt u op het vernieuwde Admicom pictogram:

Ook het bureaublad is volledig aangepast in kleuren, knoppen en lettertype.

Onderstaand een voorbeeld van een willekeurige kaart in Vakware:

Wilt u uw snelzoekschermen aanpassen aan het nieuwe Vakware design, dan kiest u in het

hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’, ‘Bestand’, ‘Autorisatie’ en

‘Gebruikersrechten’. Klik op de kaart op het tabblad ‘Instellingen’. Het volgende scherm

wordt getoond:


Kies de gewenste gebruiker en via de optie ‘Volg Vakware style voor alle snelzoekschermen’,

worden alle snelzoekschermen (ook op de tabbladen) van deze gebruiker omgezet naar het

nieuwe design.

Omschrijving In snelzoek zichtbaar of tabblad ‘Opmerking’ is gevuld


Toelichting Op alle kaarten in Vakware kunt u via het tabblad ‘Opmerking’ een tekst in geven. Via het

snelzoekscherm kunt u de kolom ‘Opmerking aanwezig’ selecteren om snel te zien of er wel

of geen opmerking aanwezig is op de kaart.

Omschrijving Extra knoppen in de knoppenbalk


Toelichting Op diverse plaatsen in Vakware zijn knoppen toegevoegd voor het inlezen van gegevens.

In de ‘Werkenadministratie’ is de knop voorzien voor het inlezen van XML-werkbonnen.

In het Inkomend facturenregister zijn de knoppen en voor het inlezen van

respectievelijk Sales in de Bouw facturen en Z-facturen.

Omschrijving Schermresolutie


Toelichting Wanneer u inlogde op meerdere werkplekken met Vakware, dan was het mogelijk dat u met

verschillende beeldschermresoluties geconfronteerd werd. Had u in Vakware op uw laptop

bijvoorbeeld uw scherm ingedeeld door tabbladen uit te slepen en te positioneren, dan kon

dit bij een andere resolutie niet hetzelfde resultaat geven. Met Vakware 19 kunt u dit zelf

instellen. Wanneer u op een andere werkplek met een andere resolutie Vakware opent, dan

wordt de volgende melding getoond:


Vervolgens kunt u een bestaande resolutie kiezen of een nieuwe aanmaken. Kiest u voor een

bestaande resolutie, dan zijn alle schermen binnen Vakware gelijk. Kiest u voor een nieuwe

resolutie, dan dient u de schermindeling voor deze werkplek eenmalig in te stellen.

Vervolgens kunt u met bijvoorbeeld onderstaande indeling op beide beeldschermen werken.

Schermindeling

Omschrijving Volledige vrijheid met de indeling van het scherm


Toelichting Met Vakware 19 kunt u het scherm van elk onderdeel en module inrichten naar uw wensen.

Rechtsboven in de kaart van het betreffende onderdeel worden de volgende drie knoppen

weergegeven .

Met de knop kunt u de kaart vergroten en met de knop kunt u de kaart sluiten. Via de

knop wordt de volgende pop-up getoond:

Kiest u vervolgens voor ‘Lay-out’ dan kunt u aangeven waar u de kaart gepositioneerd wilt

hebben op het scherm. Het volgende scherm wordt getoond:


In dit raster kunt u met de muis de cellen selecteren. Op basis van de geselecteerde cellen

wordt de kaart gepositioneerd op het scherm. Sleept u vervolgens een tabblad uit de kaart,

dan kunt u ook die op dezelfde manier positioneren op het scherm met bijvoorbeeld het

volgende scherm als resultaat:

Onder de knop vindt u ook de keuzes ‘Standaard lay-out’ en ‘Tabbladenbeheer’. Wilt u

de kaart weer in het standaardformaat en op de standaard positie plaatsen, dan kiest u voor

‘Standaard lay-out’. Via de keuze ‘Tabbladenbeheer’ wordt het volgende scherm getoond:

Hier kunt u tabbladen uitslepen of terugplaatsen op de kaart en heeft u een overzicht van de

tabbladen die zichtbaar zijn op de kaart of uitgesleept zijn.


Omschrijving Venster positionering


Toelichting Naast het indelen van het scherm kunt u ook vensters positioneren. Zodra de betreffende

optie wordt gekozen, wordt via de knop in het venster het volgende scherm getoond:

Met de muis selecteert u een aantal vakken op het scherm en vervolgens wordt het scherm

op die positie gepositioneerd. De volgende keer dat u de betreffende optie kiest, wordt het

scherm op de nieuwe positie weergegeven.

Omschrijving Versiebeheer


Toelichting In het hoofdmenu van Vakware, kunt u via ‘Help’, ‘Info’ informatie opvragen over het

versiebeheer. In het Infoscherm dat wordt getoond, staan aan de linkerkant de volgende

opties:

Via ‘Support’, ‘Versiebeheer’ wordt het volgende scherm getoond:


Hiermee heeft u inzicht welke Vakware versies u geïnstalleerd heeft in het verleden.

Omschrijving Nieuwste versie SALES Standaard


Toelichting De nieuwe Sales Standaard is verwerkt in Vakware. Hierin zijn diverse verbeteringen

doorgevoerd die van invloed kunnen zijn op het Artikelbeheer, Bestellingen, Inkomend

Facturenregister, etc.

Omschrijving Gelijktijdig inloggen in Vakware en in een Admicom mobiele oplossing (app)

Module/onderdeel Vakware / Admicom Mobiele oplossingen

Toelichting Met Vakware 19 kunt u als gebruiker gelijktijdig in Vakware werken en in een Admicom

mobiele oplossing.

Omschrijving Autorisatie kopiëren

Module/onderdeel LBB

Toelichting Werkt u met verschillende gebruikers die dezelfde rechten hebben binnen Vakware, dan

kunt u de autorisatie van de ene gebruiker kopiëren naar de andere gebruiker.

U vindt deze keuze door in het hoofdmenu van Vakware te kiezen voor ‘Onderhoud’,

‘Onderhoud’, ‘Bestand’, ‘Autorisatie’ en ‘Gebruikersrechten’. Het volgende scherm wordt

getoond:


Kies vervolgens voor ‘Onderhoud’, ‘Kopiëren autorisatie’ en het volgende scherm wordt

getoond:

Vervolgens kunt u de keuze maken welke gebruiker u wenst te kopiëren, of de autorisatie

van een bestaande gebruiker moet worden aangepast en of u een nieuwe gebruiker

aanmaakt.

Werkt u met gebruikersgroepen, dan kunt u ook de autorisatie van een gebruikersgroep

aanpassen. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’, ‘Bestand’,

‘Autorisatie’ en ‘Gebruikersgroepen’. Het volgende scherm wordt getoond:


Kies vervolgens voor ‘Onderhoud’, ‘Kopiëren autorisatie’ en het volgende scherm wordt

getoond:

Vervolgens kunt u de keuze maken welke groep u wenst te kopiëren en of de autorisatie van

een bestaande groep(en) moet worden aangepast, of dat u een nieuwe groep aanmaakt.

Omschrijving Inzicht in mutaties betreffende gebruikersrechten


Toelichting Met behulp van de gebruikerskaart en gebruikersgroepen kunt u bepalen van welke

functionaliteiten de betreffende medewerker gebruik kan maken. Wanneer u aanpassingen

doet aan de ‘Gebruikersrechten’ en/of de ‘Gebruikersprofielen’, dan wordt vastgelegd wie

de aanpassing heeft uitgevoerd en wanneer.

Via het snelzoekscherm van de ‘Gebruikersrechten’ en/of ‘Gebruikersprofielen’ kunt u de

volgende variabele selecteren:

- Kaart laatst gewijzigd door

- Kaart laatste wijziging

Omschrijving Gebruikersprofielen i.p.v. gebruikers


Toelichting Om in Vakware in te loggen, wordt de gebruikersnaam gevraagd. U heeft de gebruikers

aangemaakt in het betreffende bedrijf waar u ook de opties en rechten heeft toegekend. Op

deze manier kunt u per bedrijf met verschillende opties en rechten werken. Wanneer dit

niet van toepassing is en de gebruiker in alle toegekende bedrijven dezelfde opties en

rechten heeft, kunt u werken met gebruikersprofielen. Kies in het hoofdmenu van Vakware

voor ‘Onderhoud, ‘Onderhoud’. Kies vervolgens voor ‘Bestand’, ‘Autorisatie’ en

‘Gebruikersprofielen’. Het volgende scherm wordt getoond:


Kies in de knoppenbalk voor de knop om een nieuw profiel aan te maken. Vervolgens

wordt het volgende scherm getoond:

Vul de gegevens in en klik op de knop om de gegevens op te slaan. Klik op het tabblad

‘Bedrijf’ en selecteer via de optie ‘Toevoegen bedrijven’ in het menu onder de

rechtermuisknop de juiste bedrijven. Met de multiselect functie kunt één of meerdere

bedrijven selecteren en klik op de knop om de geselecteerde bedrijven over te halen. Het

volgende scherm wordt getoond:

Vervolgens kunt u net als bij het aanmaken van gebruikers de opties en rechten vastleggen

op de verschillende tabbladen.

Kiest u vervolgens om in te loggen als gebruikersprofiel, dan werkt ook het wisselen tussen

bedrijven op een andere manier. Kiest u voor de optie ‘Wissel’ in de menubalk, dan worden

via een dropdown venster de verschillende bedrijven getoond die aan het profiel gekoppeld

zijn:


In dit voorbeeld betreft het alleen bedrijf 00080.

Omschrijving Lay-outs delen over de bedrijven

Module/onderdeel MBB/LBB

Toelichting Werkt u met meerdere administraties binnen Vakware, dan kunt u lay-outs en sjablonen

delen met andere bedrijven. Deze optie kunt u vinden in het hoofdmenu van Vakware onder

‘Bedrijfsgegevens’, tabblad ‘Algemeen’. Het volgende scherm wordt getoond:

Kies voor de optie ‘Lay-outs delen over de bedrijven’ en vervolgens kunt u bij de gebruiker

instellen dat de betreffende gebruiker snelzoek lay-outs mag aanmaken voor iedereen en in

alle bedrijven. Om dit vast te leggen kiest u in het hoofdmenu van Vakware voor

‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’ en vervolgens voor ‘Bestand’, ‘Autorisatie’ en

‘Gebruikersrechten’. Op het tabblad ‘Algemeen’ bij de optie ‘Gebruiker mag snelzoek lay-

outs aanmaken’ kiest u voor de optie ‘Voor iedereen in alle bedrijven’. Bij het opslaan van

een lay-out kan de betreffende gebruiker vervolgens kiezen om de lay-out op te slaan voor

zichzelf, voor iedereen in het bedrijf waar de lay-out wordt aangemaakt en voor iedereen in

alle bedrijven.

Werkt u met gebruikersprofielen, dan kunt u per gebruikersprofiel vastleggen of u een lay-

out wilt aanmaken voor iedereen in alle bedrijven.

Omschrijving Kopiëren snelzoek lay-outs


Toelichting Werkt u met meerdere administraties binnen Vakware, dan kunt u lay-outs en sjablonen

delen met andere bedrijven. Deze optie kunt u vinden in het hoofdmenu van Vakware onder

‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’. Kies vervolgens voor ‘Bestand’, ‘Autorisatie’ en


‘Gebruikersrechten’. Op de gebruikerskaart kiest u voor ‘Onderhoud’, ‘Kopiëren snelzoek

lay-outs’. Het volgende scherm wordt getoond:

Selecteer het juiste bedrijf van waaruit u de lay-out(s) wenst te kopiëren. U kunt de lay-outs

van alle gebruikers kopiëren, maar ook van een selectie. Kies vervolgens of u gebruiker

specifieke en/of algemene lay-outs wilt kopiëren. Ook kunt u aangeven of u een lay-out,

filter en sortering met dezelfde naam overschreven mag worden.

Omschrijving Wachtwoordenbeleid


Toelichting Binnen Vakware kunt u werken met een wachtwoordbeleid. Dit onderdeel vindt u in het

hoofdmenu van Vakware onder ‘Bedrijfsgegevens’, ‘Onderhoud’, ‘Wachtwoordbeleid’. Het


Kiest u voor deze functie dan verdwijnt het veld ‘Wachtwoord’ van de kaart met

gebruikersrechten.

Als u wilt werken met een wachtwoordbeleid, kunt u vervolgens zelf bepalen aan welke

eisen het wachtwoord dient te voldoen.

Is een gebruiker het wachtwoord vergeten, dan kan het wachtwoord gereset worden door

de gebruiker met ‘Administrator’ rechten. Ook kunt u voor meerdere gebruikers tegelijk het

wachtwoord resetten op een bepaalde datum. Bij de volgende keer inloggen moet de

gebruiker een nieuw wachtwoord ingeven.


Het volgende scherm wordt getoond:

Het wachtwoord is dus alleen bekend bij de desbetreffende gebruiker(s).

Let op! Ook als u wilt gaan werken met het wachtwoordenbeleid, dan dient u voor de

betreffende medewerkers eerst de wachtwoorden te resetten!

Omschrijving Mijn Admicom


Toelichting Onder de menukeuze ‘Help’ in het hoofdmenu van Vakware kunt u kiezen voor ‘Mijn

Admicom’. Wanneer u hiervoor kiest wordt het volgende scherm getoond:

Hier kunt uw vragen stellen aan de afdeling Support en vindt u o.a. instructievideo’s,

handleidingen en release notes.


Omschrijving Herinnering bij taken


Toelichting Wanneer u wilt werken met herinneringen binnen de taken, dan kunt u dat in Vakware 19

instellen. Kies in het ‘Onderhoud’ van het/de betreffende onderdeel/module voor ‘Taken’ en

selecteer de gewenste taak (of maak via de knop een nieuwe taak aan). Het volgende

scherm wordt getoond:

Via de parameter ‘Herinnering’ stelt u één en ander in. Wanneer de taak uitgevoerd dient te

worden, verschijnt er een pop-up als herinnering.


Omschrijving Zoeken op


Toelichting Wanneer u zoekt in Vakware door in het veld ‘Code’ een deel van de omschrijving in te

geven, worden alle items getoond die het betreffende deel bevatten in de omschrijving. Met

Vakware 19 werkt dit ook voor wat betreft de code. In het onderstaande voorbeeld is

gezocht op ‘130’. Zodra de ‘Code’ en/of de ‘Omschrijving’ de waarde ‘130’ bevat, wordt de

regel weergegeven in het snelzoekscherm.

Omschrijving Resetten melding


Toelichting Op verschillende plaatsen in Vakware kunt u een antwoord op een melding opslaan. Het

voordeel daarvan is dat de volgende keren de vraag niet meer gesteld wordt. Wilt u dit

herstellen en een bepaalde vraag voortaan weer in beeld krijgen, dan kunt u de betreffende

melding resetten. Kies hiervoor in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’,

‘Onderhoud’, ‘Bestand’ en ‘Gebruikersrechten’. Op de kaart van de betreffende gebruiker

kunt u via het tabblad ‘Reset meldingen’ de melding (of meerdere) selecteren en via het

menu onder de rechtermuisknop de keuze ‘Geselecteerde melding(en) resetten’.

Omschrijving Toevoegen betrokkenen

Module/onderdeel LBB/Projectverzamelmap

Toelichting Op het tabblad ‘Betrokkenen’ kunt u relaties toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op het

tabblad en kies voor ‘Nieuw’. Het volgende scherm wordt getoond:

Als de gegevens van de betrokkene zijn ingevoerd, kunt u de volgende betrokkene direct

toevoegen door te klikken op de knop .


Omschrijving Online registratie Vakware licenties


Toelichting Bij het registreren van Vakware licenties kunt u de werkplek koppelen aan de Vakware

gebruiker. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Vakware registratie’. Het


In het veld ‘Naam werkplek’ kunt u de naam ingeven. Standaard wordt hier de naam van de

ingelogde gebruiker ingevuld.

Ook het vrijgeven van de licenties kunt u zelf regelen in de Bedrijfsgegevens van Vakware.

Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar de ‘Online registratiehandleiding’ die u kunt

vinden op ‘Mijn Admicom’.

Omschrijving Wisselen tussen bedrijven


Toelichting Het wisselen tussen deze bedrijven is in Vakware 19 aangepast. Zodra u in het hoofdmenu

van Vakware kiest voor ‘Wissel’ wordt het volgende scherm getoond:

U kiest het gewenste bedrijf via de knop en geeft het wachtwoord in. Wilt u terug naar

het 1e bedrijf dat u geopend heeft, dan kiest u opnieuw voor de keuze ‘Wissel’ en wordt het

volgende scherm getoond:


U kunt direct dubbel klikken met de linkermuisknop en het bedrijf wordt geopend. Alle

onderdelen die u tijdens het wisselen open had staan, worden opnieuw geopend. Op deze

manier kunt u snel wisselen tussen de verschillende administraties.

Relatiebeheer

Omschrijving Inlezen relaties via een xlsx bestand

Module/onderdeel MBB/LBB Relatiebeheer

Toelichting Naast het inlezen van relaties via een xls bestand, kunt u ook relaties inlezen via een xlsx

bestand.

Omschrijving Inlezen relaties

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Relatiebeheer

Toelichting Het inlezen van relaties is uitgebreid met diverse velden. Onder andere IBAN-nummers,

Branche, Rayon voor klanten en WKA, ZZP, Emailspecificatie voor leveranciers. Dit is

aangepast in de sheet die u kunt vinden in de import-map van Vakware.

Omschrijving Wijzigen financiële gegevens

Module/onderdeel MBB/LBB Relatiebeheer

Toelichting Op de klanten leverancierskaart kunnen voor meerdere relaties tegelijk financiële gegevens

gewijzigd worden. Kies op de klantkaart voor ‘Onderhoud’, ‘Wijzigen financiële gegevens’.



Opent u het snelzoekscherm via de knop , dan kunt u via de multiselect functie

(spatiebalk) meerdere klanten selecteren. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om de

krediettermijn, het toegestane krediet, het percentage kredietbeperking, het

verkoopuurtarief en de grootboekrekening aan te passen.

Ook voor leveranciers is een dergelijke functie voorzien. Kies op de leverancierskaart voor

‘Onderhoud’, ‘Wijzigen financiële gegevens’. Het volgende scherm wordt getoond:

Hier kunt u na selectie van de leveranciers de krediettermijn, het toegestane krediet, het

percentage kredietbeperking, het percentage G-rekening, de BTW-code en de

grootboekrekening aanpassen.

Omschrijving Klantkaart kopiëren naar leverancier is aangepast


Toelichting Wanneer u een klant heeft die ook een leverancier wordt, dan kunt u de gegevens van de

klantkaart kopiëren naar de leverancierskaart. Selecteer in het ‘Relatiebeheer’ de

betreffende klantkaart en kies in het menu ‘Invoegen’, voor de optie ‘Als leverancier’.

Vervolgens verschijnt de volgende vraag:

Met de knop kunt u leverancier aanmaken. Een groot deel van de gegevens van de klant

wordt ook op de leverancierskaart aangemaakt. Wijzigt u vervolgens het adres bij de

leverancier, dan zal dat ook gevolgen hebben voor de adresgegevens bij de klant.

Omschrijving Leverancierskaart kopiëren naar klant is aangepast


Toelichting Wanneer u een leverancier heeft die ook klant wordt, dan kunt u de gegevens van de

leverancierskaart kopiëren naar de klantkaart. Selecteer in het ‘Relatiebeheer’ de

betreffende klantkaart en kies in het menu ‘Invoegen’, voor de optie ‘Als klant’. Vervolgens

verschijnt de volgende vraag:


Met de knop kunt u de klant aanmaken. Een groot deel van de gegevens van de

leverancier wordt ook op de klantkaart aangemaakt. Wijzigt u vervolgens het adres bij de

klant, dan zal dat ook gevolgen hebben voor de adresgegevens bij de leverancier.

Omschrijving Standaard boekingssoort voor externen

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Relatiebeheer i.c.m. Mobiele Werkbon / Mobiel Urenbriefje

Toelichting Wanneer er bijvoorbeeld uren vastgelegd worden via de digitale werkbon, kan dit ook

gelden voor externen/inleners. Standaard worden deze uren geboekt op de boekingssoort

die is vastgelegd voor de digitale werkbon. Indien u voor externen/inleners een andere

boekingssoort wilt toepassen, dan kunt u dit op het tabblad tarieven van het personeelslid

ingeven. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Algemeen’, ‘Relatiebeheer’, gevolgd door

‘Bestand’, ‘Personeel’ en klik op het tabblad ‘Tarieven’. Het volgende scherm wordt getoond:

In het veld ‘Boekingssoort’ kiest u via de knop de gewenste boekingssoort.

Artikelbeheer

Omschrijving Artikelen inlezen met een vast opslagpercentage


Toelichting Sommige artikelbestanden zijn niet voorzien van verkoopprijzen en/of u wilt zelf het

opslagpercentage bepalen tussen inkoopprijs (netto) en verkoopprijs. Bij het inlezen van de

artikelbestanden kunt u bij de betreffende leverancier het opslagpercentage ingeven.

Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Bestand’, ‘Artikelbeheer’. Op de artikelkaart kiest

u voor ‘Extra’, ‘Inlezen leveranciersbestanden’, ‘XML’, ‘Bouw branche model’. Het volgende



Op het tabblad ‘Algemeen’ kunt u het gewenste opslagpercentage ingeven.

Omschrijving Achteraf aan artikelen een groep koppelen


Toelichting Wilt u achteraf aan artikelen een groep koppelen, dan kiest u in het artikelbeheer voor

‘Onderhoud’, ‘Artikelbestand prijzen en opslagen wijzigen’. Het volgende scherm wordt

getoond:

Door te klikken op de knop kunt u in het snelzoekscherm dat wordt getoond via

multiselect (spatiebalk) de artikelen selecteren. Via de parameter ‘Groep koppelen’ kunt u

de groep aan de betreffende artikelen koppelen.


Materieelbeheer

Omschrijving Importeren Materieel (en materieelsoorten)

Module/onderdeel Materieelbeheer MBB

Toelichting Indien gewenst kunt u materieelstukken importeren in Vakware met een Excel-bestand met

een vastgelegde structuur. Wenst u deze functionaliteit toe te passen, dan adviseren wij om

gebruik te maken van één van onze consultants. Voor het maken van een afspraak kunt u

contact opnemen met onze afdeling Consultancy telefonisch bereikbaar op 0318 – 548 648

of per e-mail [email protected].

Boekhouding

Omschrijving Scheidingsteken duizendtallen.

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Boekhouding

Toelichting Op het tabblad ‘Saldi Grootboek’ kunt u via het menu onder de rechtermuisknop aangeven

of u de getoonde bedragen wilt weergeven met of zonder scheidingsteken voor

duizendtallen.

Omschrijving Printen betaalspecificatie

Module/onderdeel Boekhouding

Toelichting Bij het aanmaken van een SEPA betaling kunt u aangeven of er een betaalspecificatie geprint

of gemaild dient te worden. Net als in het betaaloverzicht, kunt u bij een betaling op een G-

rekening en een N-rekening beide rekeningnummers tonen.

Omschrijving Blokkeren van inkoopfactuur


Toelichting Bij het inboeken van een factuur, kunt u direct kiezen om deze te blokkeren. Wanneer u

hiervoor kiest, wordt het volgende scherm getoond:



U kunt vervolgens aangeven of u een deel of het gehele bedrag wilt blokkeren en u kunt een

toelichting geven op de blokkering.

Omschrijving Datum factuur geblokkeerd


Toelichting Wanneer u een factuur geblokkeerd heeft, wordt de datum van de blokkering vastgelegd in

het systeem. Via bijvoorbeeld het Crediteurenoverzicht, kunt u de variabele opnemen in het

snelzoekscherm. Dit geldt ook voor de module Inkomend Factuurregister. Ook hier kunt u

via het snelzoekscherm de datum geblokkeerd weergeven.

Omschrijving Formaataanpassing Auditfile


Toelichting Binnen de boekhouding kunt u een Auditfile aanmaken voor bijvoorbeeld uw accountant,

adviseur of de Belastingdienst. Naast het 2.0 formaat kunt u nu ook kiezen voor de versie

3.2.

Kies in de boekhouding voor ‘Onderhoud’, ‘Exporteren Auditfile’.


Selecteer de periode t/m de gewenste versie etc. en klik op de knop om het exporteren

te starten.

Omschrijving Periodieke boekingen meenemen naar het nieuwe jaar


Toelichting Wanneer u werkt met periodieke boekingen (opgeslagen memoriaal boekingen), dan kunt u

ook na de jaarafsluiting de boekingen toepassen in het nieuwe boekjaar. Nadat u het

memoriaal heeft geopend, kiest u in het menu voor ‘Invoegen’, ‘Periodieke run (vorig

boekjaar)’. Het volgende scherm wordt getoond:


Selecteer de betreffende regel door erop te dubbel klikken. Het volgende scherm wordt

getoond:

. Vul de gegevens in en klik op de knop om de journaalpost over te halen.

Omschrijving Afletteren grootboekrekening


Toelichting Met Vakware 19 kunt u per grootboekrekening vastleggen of afletteren gewenst is.

Selecteer de gewenste grootboekrekening. Het volgende scherm wordt getoond:


Selecteer de parameter ‘Afletteren grootboekrekening’ en via de knop slaat u de

instellingen op.

In de boekhouding kiest u vervolgens voor ‘Periode’, ‘Afletteren grootboekrekening’. Het


Selecteer de gewenste rekening en de regels worden getoond. Via de verschillende

filtermogelijkheden kunt u een selectie van de af te letteren regels maken.

Omschrijving Balans, Winst- en Verliesrekening, etc. exporteren naar Excel


Toelichting Binnen het onderdeel ‘Verslaglegging’ kunt u de Balans, Winst- en Verliesrekening, etc.

printen. Wanneer u hiervoor kiest, wordt het volgende scherm getoond:

Naast het direct printen, kunt u ervoor kiezen om de gegevens te exporteren naar Excel via de

knop .

Omschrijving Overzicht budgetteringen exporteren naar Excel


Toelichting Binnen het onderdeel ‘Budgetteringen’ kunt u de budgetteringen printen. Wanneer u

hiervoor kiest, wordt het volgende scherm getoond:


Naast het direct printen, kunt u ervoor kiezen om de gegevens te exporteren naar Excel via de

knop .

Omschrijving Scan inkoopfactuur op het 2e scherm

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Boekhouding en Scannen inkoopfacturen (PDF koppeling)

Toelichting Bij het inboeken van een inkoopfactuur kunt u ervoor kiezen om de scan van de factuur te

tonen op het 2e scherm. Kies hiervoor in het inkoopdagboek voor de knop en sleep het

scherm naar de gewenste positie. Onderstaand een voorbeeld:

Omschrijving Controlelijst btw-aangifte


Toelichting Om de controle van de btw-aangifte te vereenvoudigen, zijn er een aantal kolommen

toegevoegd op de controlelijst. Het betreft de kolommen: ‘Factuurnummer’, ‘Runnummer’

en ‘Periode’. Om deze kolommen in beeld te krijgen, dient u bij het printen van de ‘Aangifte

btw’ te kiezen voor de optie ‘Landscape’.

Onderstaand de kolomkoppen die vervolgens worden weergeven in de controlelijst:

Omschrijving Verwijderen van ‘oude’ boekjaren (ouder dan 10 jaar)


Toelichting In verband met de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming moet het mogelijk zijn

om gegevens van klanten na 10 jaar te verwijderen. Om die reden is het mogelijk om een

boekhouding ouder dan 10 jaar te verwijderen uit Vakware.

Let op! Zorg voor een goede back-up van de map ADMNT voordat u deze handeling

uitvoert!


Kies in de financiële administratie voor ‘Onderhoud’, ‘Overig’, ‘Verwijderen boekjaar. Het


Het wachtwoord is ‘Admicom’. Wanneer u vervolgens kiest voor de knop , wordt

afhankelijk vanaf wanneer u werkt met Vakware het volgende scherm getoond:

Klik vervolgens op de knop om het boekjaar te verwijderen. Nadat u de boekhouding

heeft verwijderd, kunt u de facturen, werken en de relaties verwijderen.

Omschrijving Extra informatie tabblad ‘Saldi grootboek’.


Toelichting Wanneer u een inkoopfactuur heeft geboekt op een grootboekrekening, dan kunt u

detailinformatie betreffende de factuur inzien. Selecteer de gewenste grootboekrekening en

kies voor de optie ‘Overzicht’ in het menu onder de rechtermuisknop. Selecteer vervolgens

de betreffende regel en kies in het menu onder de rechtermuisknop voor ‘Inkoopfactuur’.



Hier heeft u vervolgens alle informatie betreffende de inkoopfactuur.

Omschrijving Scan van de factuur bij het boeken op kostendrager/-plaats

Module/onderdeel LBB Boekhouding/Scannen inkoopfacturen

Toelichting Bij het boeken van een inkoopfactuur op een rekening met een koppeling naar

kostendrager/-plaats, kunt via ‘Detail factuur’ informatie van de factuur opvragen. Selecteer

hiervoor in het onderdeel ‘Kostenplaatsen’ in de boekhouding van Vakware. Kies vervolgens

de juiste kostendrager en dubbelklik op de betreffende kostensoort. Selecteer de

betreffende regel en kies in het menu onder de rechtermuisknop voor ‘Detail factuur’. Het



Omschrijving Navigeren in het bankboek


Toelichting Om in het bankboek te navigeren, kunt u gebruik maken van de volgende toets combinaties:

Ctrl + Up → Cel op eerste rij

Ctrl + Down → Cel op laatste rij

Ctrl + Home → Eerste cel op eerste rij

Ctrl + End → Laatste cel op laatste rij

PageDown → Volgende pagina

PageUp → Vorige pagina

Omschrijving Opslaan run kostendrager/kostenplaatsen

Module/onderdeel LBB Boekhouding

Toelichting De uitsplitsing naar kostenplaatsen en -dragers kunt u opslaan in Vakware. Het volgende


Heeft u de gegevens ingevoerd, dan kunt u via de knop de gegevens vastleggen. Het


Geef de run een code en een omschrijving en klik op de knop .

De volgende keer dat u de gegevens wilt uitsplitsen, klikt u in de subadministratie van de

kostenplaatsen en -dragers op de knop en selecteert u vervolgens de betreffende

kostenrun.


Betalingen

Omschrijving Altijd een betaalspecificatie naar betreffende leverancier meesturen

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Betalingen

Toelichting Wanneer u met een leverancier heeft afgesproken dat u altijd een betaalspecificatie

meestuurt (ongeacht het aantal betalingen), dan kunt u dit aangeven op de

leverancierskaart.

Kies op de leverancierskaart voor het tabblad ‘Betalingen’. Het volgende scherm wordt

getoond:

Met de parameter ‘Altijd betaalspecificatie versturen’ kunt u aangeven dat dit standaard

wordt uitgevoerd bij het doen van een betaling aan de betreffende leverancier. Ook kunt u

hier het emailadres ingeven waar de betaalspecificatie naar gemaild dient te worden. Via de

knop achter het veld ‘E-mail betaalspecificatie’ kunt u het gewenste mailadres selecteren

dat is aangemaakt op het tabblad ‘Bereikbaar’ van de leverancierskaart.

Omschrijving Tabblad ‘Betaalinfo’ voor extra informatie


Toelichting Binnen het onderdeel Betalingen is het tabblad ‘Betaalinfo’ toegevoegd met informatie over

de betaling.


Omschrijving Weergeven bankrekening op betaalspecificatie


Toelichting Indien gewenst, kunt u aan de betaalspecificatie het bankrekeningnummer toevoegen.

Hierdoor is het inzichtelijk welk bedrag er naar de G-rekening wordt overgemaakt.

Omschrijving Factoring

Module/onderdeel LBB / Betalingen

Toelichting Dient de betaling aan de leverancier overgemaakt te worden naar een factorbedrijf, dan

kunt u dit instellen op de leverancierskaart. Maak in het leveranciersbestand het

factorbedrijf aan en vul alle gegevens in. Kies vervolgens de betreffende leverancier waarvan

de betaling van de factuur dient te worden overgemaakt naar het factorbedrijf. Klik op het

tabblad ‘Betalingen’ en het volgende scherm wordt getoond:

Op het tabblad ‘Betalingen’ kunt u achter het veld ‘Factoring’ het factorbedrijf kiezen.

Zodra u een inkoopfactuur inboekt van deze crediteur wordt automatisch de bankrekening

van het factorbedrijf gekoppeld aan de inkoopfactuur.


Inlezen bankafschriften

Omschrijving Opsplitsen van een betaling

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Inlezen bankafschriften

Toelichting Wanneer u een bedrag heeft ontvangen dat bestaat uit meerdere facturen van verschillende

debiteuren, dan kunt u in Vakware het bedrag opsplitsen. Kies hiervoor de betreffende regel

in het bankboek en kies voor ‘Opsplitsen regel’ onder het menu van de rechtermuisknop.

Het opsplitsingsscherm wordt getoond en vervolgens vult u de grootboekrekening in en

selecteert u de juiste debiteur en factuur. Klik op de knop om de regel op te slaan. In het

opsplitsingscherm kunt u vervolgens de volgende regel boeken.

Omschrijving Toon PDF

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Inlezen bankafschriften

Toelichting Bij het inlezen van een bankafschrift kunt u via de optie ‘Toon PDF’ onder het menu van de

rechtermuisknop de PDF tonen.

Calculatie

Omschrijving Kopiëren van de calculatie

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Calculatie

Toelichting Bij het kopiëren van de calculatie op de calculatiekaart kunt u aangeven of u het huidige

nummer wilt voorzien van een toevoeging of dat het calculatienummer op basis van de

autonummering dient te worden voorgesteld. Bij het kopiëren van de calculatie wordt het

volgende scherm getoond:


Om het nummer te wijzigen, dient u de parameter ‘Autonummer’ uit te zetten.

Omschrijving Aanmaken objecten

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Calculatie en Objecten

Toelichting Via het tabblad ‘Objecten’ in de calculatie kunt u objecten aanmaken. Klik op het tabblad

met de rechtermuisknop en kies voor ‘Nieuw’. Het volgende scherm wordt getoond:

Omschrijving Kopiëren van de calculatie inclusief project


Toelichting Calculaties zijn op verschillende manieren te kopiëren. Wanneer u op de calculatiekaart kiest

voor ‘Extra’, ‘Kopiëren Calculatie’ wordt het volgende scherm getoond:

Wanneer de autonummering aan staat, wordt het eerst volgende calculatienummer

voorgesteld. Indien gewenst, kunt u hiervan afwijken. Werkt u ook met de

Projectverzamelmap van Vakware en de calculatie is gekoppeld aan een project, dan wordt

de kopie calculatie automatisch aan dit project gekoppeld.

Omschrijving Calculeren met productie-eenheden


Toelichting Wanneer u calculeert met productie-eenheden, dan wordt standaard gecalculeerd op basis

van verkoopprijzen.

Deze parameter vindt u op het tabblad ‘Algemeen’ van de calculatie.


Omschrijving Regels wel of niet onderdrukken


Toelichting In de calculatie kunt u regels onderdrukken door te dubbel klikken in de kolom . De regels

worden dan niet meegeteld. Op die manier kunt u ook een groep onderdrukken. Wilt u alle

regels van de groep onderdrukken, maar niet de groep, dan kunt u kiezen voor de optie

‘Activeren’ in het menu onder de rechtermuisknop. Hier heeft u de volgende mogelijkheden:

- Activeren

- Alle regels van deze groep de-activeren

- Alle regels van deze groep activeren

Werken

Omschrijving Status wijzigen

Module/onderdeel MBB/LBB Werkenadministratie

Toelichting Binnen de Werkenadministratie kunt u werken met statussen. Wijzigt u de status, dan heeft

u de mogelijkheid om een toelichting te geven. In de Bedrijfsgegevens van Vakware kunt u

dit op het tabblad ‘Werken’ instellen. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’,

‘Bedrijfsgegevens’. Kies het tabblad ‘Werken’ en het volgende scherm wordt getoond:

Kiest u voor de parameter ‘Toelichting bij statuswijziging’ en wijzigt u vervolgens in de

werken de status, dan wordt het volgende scherm getoond:


Op het tabblad ‘Historie status’ worden de verschillende statussen getoond en wordt ook de

toelichting weergegeven:

Omschrijving Tabblad ‘Rollen’

Module/onderdeel LBB Werkenadministratie

Toelichting In de Werkenadministratie is het tabblad ‘Rollen’ toegevoegd. Hier kunt u naast het tabblad

‘Betrokkenen’ de volgende specifieke rollen/functies toewijzen een personeelslid:

Projectleider

Uitvoerder

Werkvoorbereider

Vervolgens kunt u de gegevens op diverse sjablonen (bestellingen, contracten etc.), waarbij

u specifiek moet kunnen vermelden wie deze rol vervult, toepassen.

Omschrijving Printen totaalstand

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie

Toelichting In de Werkenadministratie kunt u een totaalstand printen van de door u gewenste werken.

In het selectiescherm kunt u nu ook kiezen voor het type werk: ‘Regie’, ‘Aangenomen’ en

‘Indirect’.

Omschrijving Weekrapport manuren


Toelichting Er zijn 2 nieuwe sjablonen toegevoegd voor het printen van het mandagenregister. Beide

sjablonen kunt u naar wens kopiëren en aanpassen. Voor het printen, kiest u in de

Werkenadministratie voor de menukeuze ‘Printen’, ‘Weekrapport manuren onderaannemer

nieuw’. Het volgende scherm wordt getoond:


Selecteer vervolgens de gewenste weken en werk(en) en klik op de knop om

mandagenregister te printen:

Omschrijving Weekrapport manuren met Nationaliteit, BSN en GPI-nummer


Toelichting Bij het printen van het nieuwe weekrapport kunt u naast Nationaliteit en BSN ook kiezen

voor het GPI-nummer (Generieke Poortinstructie). Medewerkers die de toets hebben

afgelegd, krijgen een GPI-nummer. Medewerkers met de poortinstructie kunnen op alle

bouwplaatsen van bij de Governance Code aangesloten bouw- en installatiebedrijven

terecht.


Achter het veld ‘Kolom’ kunt u kiezen voor de ‘Nationaliteit’, het ‘BSN’ nummer of het BSN

en het GPI-nummer.

Het GPI-nummer kunt u invullen op de personeelskaart (tabblad ‘Algemeen’) van de

betrokken medewerker.

Omschrijving Printen mandagenregister


Toelichting Het printen van een mandagenregister is ook mogelijk voor opdrachtgevers zonder de

parameter ‘Hoofdaannemer’. Voor het printen kiest u in de Werkenadministratie voor de

menukeuze ‘Printen’, ‘Weekrapport manuren onderaannemer nieuw’. Het volgende scherm

wordt getoond:

Door de keuze ‘Enkel hoofdaannemer’ uit te zetten, kunt u ook werken selecteren van

opdrachtgevers die geen hoofdaannemer zijn.


Omschrijving Urenregistratie van ‘in de wacht’

Module/onderdeel SBB/ MBB Werkenadministratie

Toelichting In de urenregistratie kan indien gewenst ook een overzicht getoond worden van de uren die

nog niet zijn door geboekt. Kies in de Werkenadministratie voor ‘Bestand’, ‘Urenregistratie’.


Op het tabblad ‘Openstaande uren’ worden de uren getoond van:

- De uren die nog in invoerregels staan.

- De uren die op een werkbon staan.

- De nog niet geaccordeerde uren die in de urenregistratie app staan.

Omschrijving Datum opdracht werk

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie/Projecten

Toelichting Bij het aanmaken van een werk vanuit de module ‘Projecten’ kunt u een opdrachtdatum

meegeven. Wanneer u in de module ‘Projecten’ kiest voor de menukeuze ‘Invoegen’,

‘Koppeling projecten’, wordt het volgende scherm getoond:


Kiest u bij ‘Werken’ voor ‘Nieuw’, dan krijgt u de mogelijkheid om een ‘Datum opdr.’ in te

geven.

Omschrijving Standaard ‘regie’ groepen op aangenomen werk


Toelichting Binnen de Werkenadministratie kunt u werken met standaard groepen voor aangenomen-

en voor regiewerken. Kies in de Werkenadministratie voor ‘Onderhoud’, ‘Standaard

groepen’. Het volgende scherm wordt getoond:

Klik vervolgens op de knop om een nieuwe groep aan te maken en het volgende scherm

wordt getoond:

U kunt regie- en aangenomen groepen aanmaken. Regiegroepen kunt u selecteren op een

regiewerk en aangenomen groepen op een aangenomen werk. Kiest u voor de parameters

‘Regie’ en ‘Meerwerk’, dan kan deze groep ook geselecteerd worden bij het aanmaken van

een aangenomen werk.


Omschrijving Printen ‘Totaalstand’


Toelichting Het printen van de ‘Totaalstand’ werken is uitgebreid met de mogelijkheid om naast de

naam van de opdrachtgever ook de omschrijving van het werk te tonen. Voorheen diende er

een keuze gemaakt te worden. Let op! Kies bij de afrdukstand voor ‘Landscape’.

Omschrijving Afwijkend betalingstermijn

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie/Kredietmanagement

Toelichting Bij het factureren, wordt er standaard gewerkt met de betalingstermijn van de betreffende

debiteur of, indien deze niet gevuld is, met het betalingstermijn uit de bedrijfsgegevens.

Heeft u voor een specifiek werk met de opdrachtgever een afwijkend betalingstermijn

afgesproken, dan kunt u dit op het werk vastleggen.

Kies in het werk voor het tabblad ‘Algemeen’. Zodra de parameter ‘Afwijkende

betalingstermijn’ wordt geactiveerd, kunt u het aantal dagen aanpassen.

Tijdens het factureren van het werk wordt rekening gehouden met deze betalingstermijn.

Omschrijving Printen controlelijst totaalintegratie met TOF

Module/onderdeel Werkenadministratie

Toelichting Het printen van de ‘Controlelijst Totaalintegratie’ in de werken is uitgebreid met de

mogelijkheid om ook de TOF regels te printen. Zodra u kiest voor het printen van de

controlelijst, wordt het volgende scherm getoond:


Via de parameter ‘TOF’ kunt u aangeven om ook de TOF regels te printen.

Facturering

Omschrijving Briefpapier als watermerk voor digitaal factureren in MBB (nieuw!)

Module/onderdeel MBB/LBB Facturering

Toelichting Voor het versturen van digitale verkoopfacturen kunt u uw briefpapier als watermerk

toevoegen aan de factuur. Hiervoor dient u het sjabloon aan te passen of een nieuw

sjabloon te maken. Kies in het onderdeel ‘Facturering’ voor ‘Opmaak’, ‘Sjablonen’ en kies het

gewenste sjabloon of maak een nieuw sjabloon. In de opmaak van het sjabloon kiest u voor

‘Bewerken’ gevolgd door ‘Instellingen document’. Het volgende scherm wordt getoond:


Achter het veld ‘Achtergrond PDF’ kunt u via de knop een PDF-bestand selecteren.

Let op! Het briefpapier is alleen actief bij PDF-facturen die aangemaakt worden tijdens het

e-mailen van de factuur vanuit Vakware.

Centrale agenda

Omschrijving Instellingen voor het tonen van taken


Toelichting Wanneer u werkt met taken binnen Vakware, kunt u instellen of u bij het opstarten van

Vakware geïnformeerd wilt worden over de taken. U bepaalt vervolgens welke taken u

getoond wilt hebben. U kunt hier kiezen voor de volgende opties:

- Alleen jouw taken

- Jouw taken + alle niet toegekende taken van jouw afdeling

- Jouw taken + alle taken van jouw afdeling

Om dit in te stellen, kiest u in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Algemeen’, ‘Centrale

agenda’. Het volgende scherm wordt getoond:


Via de parameter ‘Toon Pop-up openstaande taken’ kunt u aangeven dat er bij het opstarten

van Vakware een pop-up wordt getoond. Vervolgens kunt u aangeven welke taken er

getoond dienen te worden. Bij het opstarten van Vakware wordt rechtsonder de volgende

pop-up getoond:

Dashboard

Omschrijving Nieuwe Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) van uw bedrijfsdata

Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Vakware Dashboard

Toelichting Met Vakware beschikt u over een dashboard met KPI’s van uw bedrijf. Op het bureaublad

van Vakware kunt u de KPI’s tonen. De volgende KPI’s zijn inmiddels beschikbaar:

- Ontwikkeling van uw debiteurensaldo

- De openstaande offertes

- De actuele werkvoorraad

- Resultaat opgeleverde werken

- Actueel openstaand saldo debiteuren

- Aantal werkbonnen gereed per periode

- Actueel openstaand saldo vervallen facturen

- Actueel openstaand saldo crediteuren

- Aantal offertes per periode

- Per medewerker aantal openstaande inkoopfacturen

- Gescoorde calculaties jaar per categorie (x €1000)

- % directe uren t.o.v. mogelijke uren per periode

- Jaaromzet klanten per branche (x €1000)

- Bedrag openstaande offertes per medewerker

- Bedrag offertes per periode (x €1000)

- Bedrag openstaande bestellingen

- Aantal facturen per ouderdomsgroep goed te keuren


Omschrijving Instellen van KPI’s per gebruiker

Module/onderdeel Vakware Dashboard PRO

Toelichting Op de gebruikerskaart kunt u per gebruiker instellen welke KPI’s de medewerker in beeld

krijgt op het bureaublad van Vakware. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor

‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’ gevolgd door ‘Bestand’, ‘Autorisatie’, ‘Gebruikersrechten’ en klik

op het tabblad ‘Beschikbare KPI’s’. Het volgende scherm wordt getoond:

Via de optie ‘Nieuw(e) KPI(s)’ onder het menu van de rechtermuisknop kunt u de gewenste

KPI(s) selecteren. Ook kunt u de volgorde van de KPI’s instellen via het menu onder de

rechtermuisknop, keuze ‘Wijzigen volgorde’.


2. Modules

Kantoorautomatisering

2.1.1. Documentenbeheer

Omschrijving Geen scans van inkoopfactuur op tabblad ‘Documenten’ bij leverancier

Module/onderdeel Documentenbeheer en Scannen inkoopfacturen (PDF koppeling)

Toelichting Op de leverancierskaart worden standaard de inkoopfacturen (PDF) van een leverancier

geplaatst op het tabblad ‘Documenten’. Wilt u dit niet, dan kunt u dit aangeven in de

‘Bedrijfsgegevens’.

Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’ en klik op het

tabblad ‘Documentbeheer’. Het volgende scherm wordt getoond:

De parameter ‘Scan inkoopfactuur tonen op leverancierskaart’ staat standaard aan. Zodra u

deze uitzet, krijgt u de volgende vraag:

Wilt u op de leverancierskaart geen scans van de facturen, dan kiest u voor de knop .

Omschrijving Alleen werk gerelateerde documenten als bijlage

Module/onderdeel Documentenbeheer

Toelichting Bij het mailen vanuit Vakware kunt u bijlages koppelen. Hiervoor kunt u kiezen uit het

bestand van bijlages, maar u kunt ook alleen gerelateerde documenten selecteren. In het

volgende voorbeeld mailen we een factuur met bijlage aan de opdrachtgever. Zodra u bij het

factureren kiest om te mailen, wordt het volgende scherm getoond:


Kies achter ‘Bijlage’ voor de knop en het volgende scherm wordt getoond:

Via de knop (links) krijgt u alleen de gerelateerde documenten in beeld.

Selecteer de juiste bestand(en) en klik op de knop . Het volgende scherm wordt getoond:

Via de knop kunt u ervoor kiezen, om de bijlages als één PDF te versturen.


Omschrijving Algemeen e-mail sjabloon


Toelichting Het is mogelijk om te werken met een algemeen e-mailsjabloon. U kunt dit instellen in de

‘Bedrijfsgegevens’ van Vakware. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’,

‘Bedrijfsgegevens’ en kies vervolgens voor ‘Onderhoud’, ‘Sjablonen’. Het volgende scherm

wordt getoond:

Selecteer in de kolom ‘Sjabloon’ het gewenste sjabloon. De sjablonen die hier getoond

worden zijn aangemaakt in het onderdeel ‘E-mailbeheer’ binnen de module ‘Documenten

beheer’. In de sjablonen kunt u de gewenste variabele opnemen.

Omschrijving Standaard bijlage bij sjabloon


Toelichting Wanneer u gebruik maakt van sjablonen in de module ‘Documentenbeheer’, dan kunt u aan

het sjabloon ook een bijlage koppelen. Zorg voordat u begint, dat de bijlage is opgenomen

als document in het ‘Documentenbeheer’. Kies vervolgens in het ‘Documentenbeheer’ voor

‘Opmaak’, ‘Sjabloon kaart’. In de lijst die geopend wordt, klikt u op het gewenste sjabloon.

Via het menu onder de rechtermuisknop kiest u voor ‘Bijlage toevoegen’. In het

snelzoekscherm dat wordt geopend, selecteert u de betreffende bijlage(s).

Omschrijving Relaties zoeken bij mailen ‘Aan’, ‘CC’ en ‘BCC’

Module/onderdeel Documentenbeheer/emailbeheer

Toelichting Wilt u vanuit Vakware mailen, dan kan dat op diverse plaatsen. Zodra u heeft aangegeven te

willen mailen, wordt het volgende scherm getoond:


Via de knop achter ‘Aan’, ‘CC’ en ‘BCC’ wordt het snelzoekscherm getoond met de

relaties. Via de zoekfuncties in het snelzoekscherm selecteert u de juiste relatie.

Omschrijving Sjablonen exporteren en importeren


Toelichting Werkt u met sjablonen, dan is het met Vakware 19 mogelijk om de sjablonen te importeren

en te exporteren. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’ en

vervolgens voor ‘Bestand’, ‘Systeemgegevens’, ‘Exporteren sjablonen’ of ‘Importeren

sjablonen’. Bij het exporteren wordt het volgende scherm getoond:

Kies de map waar de export geplaatst moet worden en geef het exportbestand een naam.

Selecteer vervolgens via de spatiebalk het gewenste sjabloon of sjablonen en klik op de knop

om het bestand aan te maken.

Omschrijving Verwijzingen van documenten ook zichtbaar in de Prullenbak


Toelichting Wanneer u documenten verwijdert uit Vakware, worden deze geplaatst in de prullenbak.

Soms komt het voor dat u het betreffende document wilt terug plaatsen. Kies hiervoor in het

hoofdmenu van Vakware voor ‘Algemeen’, ‘Documentenbeheer’ en op de documentkaart

voor ‘Bestand’, Prullenbak. Selecteer het gewenste document en op het tabblad

‘Verwijzingen’ is de afkomst van het document zichtbaar.


Wenst u het document terug te plaatsen, dan kiest u in de menubalk voor ‘Invoegen’,

‘Document terugzetten’.

Omschrijving Meerdere e-mails tegelijk afdrukken


Toelichting Het is mogelijk om meerdere e-mails vanaf het tabblad ‘Documenten’ tegelijk af te drukken

d.m.v. multiselect (spatiebalk).

Omschrijving Mail (.vwx bestanden) opslaan als PDF

Module/onderdeel Electronische factuuruitwisseling / Documentenbeheer

Toelichting Bij het mailen uit Vakware wordt er een .vwx bestand aangemaakt op het tabblad

‘Documenten’. Wanneer u een mail als bijlage wilt versturen, dan kunt u de mail in Vakware

eenvoudig omzetten naar een PDF. Kies hiervoor op het tabblad ‘Documenten’ de

betreffende mail (.vwx bestand) en kies de optie ‘Beheer’ en vervolgens voor ‘Opslaan als

pdf’ in het menu onder de rechtermuisknop. Op het tabblad ‘Documenten’ wordt vervolgens

een PDF document geplaatst, welke u als bijlage kunt versturen.

Omschrijving Instellen van een tekenbevoegde


Toelichting Werkt u met een tekenbevoegde, dan kunt u de gegevens van de tekenbevoegde opnemen

op de sjabloonkaart. Voor het vastleggen van de tekenbevoegde kiest u in het hoofdmenu

van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’. Klikt u op het tabblad 'Documentbeheer'

en het volgende scherm wordt getoond:

Linksonder kunt u via de knop de betreffende relatie kiezen in het snelzoekscherm dat

wordt geopend.

Vervolgens kunt u de op de betreffende sjabloonkaart de gewenste variabele selecteren.


Omschrijving Documenten opslaan buiten de map ADMNT


Toelichting Wanneer u de documenten in Vakware wilt beheren, kunt u ervoor kiezen om de

documenten op te slaan buiten de map ‘ADMNT’. Bijvoorbeeld op een andere server of een

NAS schijf.

Om dit in te stellen, kiest u in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’,

‘Bedrijfsgegevens’. Klikt u op het tabblad 'Documentbeheer' en het volgende scherm wordt

getoond:

Onder ‘Soort beheer’ kun u dit instellen. Heeft u gekozen voor de parameter ‘Beheren in

Vakware’, dan kunt u vervolgens onder ‘Basismap’ via de knop de gewenste map

selecteren. Zodra u dit instelt of de map wilt aanpassen, wordt het volgende scherm

getoond:

U geeft vervolgens aan of:

- Er een back-up is gemaakt van de huidige documenten.


Geldt de omzetting voor alle bedrijven dan kunt u ook dat instellen via de keuze

‘De aanpassing geldt voor ALLE bedrijven’

Selecteer met de knop de juiste map en klik vervolgens op de knop om het

omzettingsproces te starten.

De (nieuwe) basismap wordt altijd aangevuld met

‘DOCUMENTEN\BEDRIJF\{Bedrijfsnummer}\{Module}\{Moduleitem}'


2.1.2. Projectverzamelmap

Omschrijving Datum opdracht Werk

Module/onderdeel Projectverzamelmap

Toelichting Bij het aanmaken van een werk vanuit de module ‘Projecten’ kunt u een opdrachtdatum

meegeven. Wanneer u in de module Projecten kiest voor de menukeuze ‘Invoegen’,

‘Koppeling projecten’, wordt het volgende scherm getoond:

Kiest u bij ‘Werken’ voor ‘Nieuw’, dan krijgt u de mogelijkheid om een ‘Datum opdr.’ in te

geven.

Calculatie

2.2.1. Calculatie PRO

Omschrijving Nieuwe manier van begroten (Nieuw!)

Module/onderdeel Calculatie PRO

Toelichting Naast de huidige manier van calculeren, kunt u in Vakware 19 ook kiezen voor een nieuwe

manier van begroten. Het programma kent o.a. snelle invoermethoden, nieuwe meetstaten,

intelligente kopieerfuncties en drag-en-drop functionaliteit vanuit moederbestanden.

Daarnaast kunt u in combinatie met de Mobiele Opname app op locatie de specificaties van

het werk opnemen, die de basis vormen voor uw calculatie. Ook beschikt Calculatie PRO

over een professionele BIM-viewer om eenvoudig door tekeningen te kunnen navigeren.


Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar de instructievideo’s op onze site

www.admicom.nl. Wilt u meteen een afspraak met één van onze adviseurs? Bel dan met ons

kantoor in Veenendaal. Wij zijn te bereiken op 0318 – 548 648.

Werkvoorbereiding

2.3.1. Digitale

werkvoorbereiding

Omschrijving Planblokgegevens van een ander cluster zichtbaar in planblok

Module/onderdeel Digitale werkvoorbereiding

Toelichting Indien een medewerker is ingezet in een ander cluster, dan wordt dit weergegeven in het

planblok.

2.3.2. Resourceplanning

Omschrijving Paginanummer en printdatum

Module/onderdeel Resourceplanning

Toelichting Bij het printen van de resourceplanning worden het paginanummer en de printdatum

weergegeven.

Omschrijving Meerdere personeelsleden afvoeren uit cluster


Toelichting Via de multiselect functie (spatiebalk) kunt u meerdere personeelsleden tegelijk afvoeren uit

een cluster.

http://www.admicom.nl/


Omschrijving Terug naar datum vandaag


Toelichting Via de kalender in de resourceplanning navigeert u eenvoudig naar een dag, week, etc. Via

de knop ‘Vandaag’ bent u in de planning direct terug op de systeemdatum.

Omschrijving Archiefcluster


Toelichting In de resourceplanning kunt u een archiefcluster aanmaken. Hier kunt u de planblokjes van

werken/klussen die financieel gereed zijn (status G) archiveren. Voor het archiefcluster dient

u een apart cluster aan te maken of toe te wijzen. Heeft u een cluster dat kan dienen als

archiefcluster, dan kunt u dit instellen in de bedrijfsinstellingen. Kies in de

‘Resourceplanning’ voor ‘Opmaak’, ‘Instellingen bedrijf’. Het volgende scherm wordt

getoond:

Via het veld ‘Archiefcluster’ selecteert u het gewenste cluster.


Vervolgens kunt u de werken/klussen met status ‘G’ archiveren. Kies hiervoor in het

planboord ‘Bestand’, ‘Archiveren opdrachten’. Het volgende scherm wordt getoond:

Klik vervolgens op de knop om het archiveren te starten. Vervolgens krijgt u de melding

hoeveel opdrachten er zijn verplaatst.

Omschrijving Opmerking in planblok


Toelichting Bij het aanmaken van een planblok kunt u direct een opmerking plaatsen op het tabblad

‘Opmerking’.


Omschrijving Navigeren tussen werk/klus/contract en planbord


Toelichting Vanuit de planbord was het al mogelijk om direct de kaart van bijvoorbeeld het werk te

openen. Andersom werkt het nu ook. Vanaf het tabblad ‘Resourceplanning’ in de werken,

klussen en contracten, opent u direct het planbord. Kies het betreffende werk/klus/contract

en klik op het tabblad ‘Resourceplanning’. Het volgende scherm wordt getoond:

Selecteer de gewenste regel en kies voor de optie ‘Open kaart’ onder het menu van de

rechtermuisknop. Vervolgens wordt het planbord geopend en het planblok geselecteerd.

Omschrijving Herhaalpatroon planblok


Toelichting Door een planblok te selecteren en te kiezen voor de optie ‘Nieuw herhaalpatroon’ in het

menu onder de rechtermuisknop kunt u eenvoudig het planblok herhalen. Het volgende


Vervolgens kunt u het gewenste herhaalpatroon en herhaalbereik aangeven.


Omschrijving Kopiëren planblok


Toelichting Door een planblok te selecteren en te kiezen voor de optie ‘Kopiëren’ in het menu onder de

rechtermuisknop, kunt u eenvoudig het planblok kopiëren en vervolgens via de keuze

‘Plakken’ het planblok op een gewenste dag plaatsen.

Omschrijving Uitvoerende, omschrijving en opmerking werkbon direct invullen bij aanmaken planblok


Toelichting Wilt u bij het aanmaken van een planblok direct een werkbon aanmaken, dan kunt u dat

instellen in de ‘Bedrijfsgegevens’ van Vakware. Op het tabblad ‘Bonnen’ kiest u voor de optie

‘Integratie planning-werkbonnen’. Het volgende scherm wordt getoond:

Vervolgens verschijnen de volgende opties:

- Uitvoerende voorstellen

- Omschrijving planbord overhalen

Omschrijving Instellingen planning koppelen aan soort planning i.p.v. personeelslid


Toelichting Heeft u medewerkers die slechts enkele keren gebruik maken van de ‘Resourceplanning’ in

Vakware, dan kunt u de instellingen geven die horen bij het ‘Soort planning’.


Selecteer de betreffende soort en kies voor de optie ‘Instellingen personeel’. Het volgende


Vervolgens kunt u de standaard voor de betreffende ‘Soort planning’ vastleggen.

Omschrijving Gegevens personeel inzichtelijk in planbord


Toelichting Wilt u gegevens raadplegen van een personeelslid op het planbord, dan kunt u de

personeelskaart openen door te dubbelklikken op de naam (y-as). Vervolgens wordt de

personeelskaart van het betreffende personeelslid geopend.

Omschrijving Melding indien datum in dienst of uit dienst wordt aangepast


Toelichting Wanneer de datum ‘In dienst’ en/of de datum ‘Uit dienst’ wordt aangepast op de

personeelskaart en er zijn planbokken voor de datum ‘In dienst’, dan verschijnt de volgende

melding:

Bij de datum ‘Uit dienst’ verschijnt de melding:


Omschrijving Diverse instellingen toegevoegd aan personeelsinstellingen


Toelichting Per medewerker of per soort planning kunt u de instellingen vastleggen. Hier zijn diverse

opties toegevoegd, zoals ‘Knipper selectie’, ‘Toon volledige namen personeel in blokjes bij

autoplan’, Toon naamkort onderaannemers in blokjes’, etc.

Omschrijving Overnemen gebruikers- en scherminstellingen


Toelichting Heeft u het planbord ingericht en de gebruikersinstellingen voor een medewerker bepaald,

dan kunt u via de menukeuze ‘Opmaak’, ‘Overnemen instellingen’ de gegevens overnemen

voor een andere gebruiker. Kies in het snelzoekscherm betreffende gebruiker waarvan u de

gegevens wilt overnemen.

Omschrijving Scrollen door kalender


Toelichting Met de scrollfunctie kunt u eenvoudig door de kalender navigeren. Op die manier selecteert

u snel een vorige/volgende week of maand.


Omschrijving Kleuren planblok automatisch aanpassen aan status bon


Toelichting Werkt u met bonnen in de ‘Resourceplanning’, dan kunt u de kleur van het planblok laten

bepalen door de status van de bon. Kies in de ‘Resourceplanning’ voor ‘Onderhoud’,

‘Kleuren status werkbon’. Het snelzoekscherm met statussen wordt geopend. Selecteer de

gewenste status en klik op de knop . Het volgende scherm wordt getoond:

Klik op de knop om de kleur in te stellen en het volgende scherm wordt getoond:

Kies opnieuw voor de knop en het volgende scherm wordt getoond:

Selecteer de gewenste kleur en klik op de knop ‘Ok’ om de kleur vast te leggen.

Nadat u voor de verschillende statussen de kleuren heeft vastgelegd, dient u ook de

parameter ‘Status bon bepaalt kleur’ in te stellen. Kies voor ‘Opmaak’, ‘Instellingen bedrijf’

en zet de parameter aan.


2.3.3. Bestellingen

Omschrijving Afwijkende betalingstermijn crediteuren

Module/onderdeel Bestellingen/kredietmanagement

Toelichting Bij het aanmaken van een nieuwe bestelling kunt u de standaard betalingstermijn

aanpassen.

Zodra de parameter ‘Afwijkend betalingstermijn’ wordt geactiveerd, kunt u het aantal dagen

aanpassen. De bestelling wordt ook aangemaakt op basis van deze betalingstermijn. Wordt

de inkoopfactuur ingeboekt, dan zal er gewerkt worden met deze betalingstermijn.

Omschrijving Repeterende bestellingen

Module/onderdeel Bestellingen

Toelichting Zit u veel in het renovatiewerk, dan is het u niet vreemd dat u regelmatig eenzelfde

bestelling opstelt voor uw leverancier, echter voor een ander werk. Met Vakware 19 is het

mogelijk om een bestelling te kopiëren. Kies in de module ‘Bestellingen’ voor ‘Invoegen’,

‘Kopiëren bestelformulier’. Het volgende scherm wordt getoond:


Wanneer u kiest voor de optie ‘Prijzen actualiseren’, dan worden de gegevens uit het

artikelbeheer opgehaald. Is de prijs aangepast, dan zal dit worden aangepast.

Omschrijving Wijzigen leverancier


Toelichting Heeft u een bestelling gedaan bij een leverancier en kan deze om welke reden dan ook niet

meer of niet op tijd leveren, dan kunt u zoals hierboven beschreven de bestelling kopiëren.

Nadat u de bestelling heeft gekopieerd, kunt u indien gewenst kiezen voor een andere

leverancier. Selecteer hiervoor in het menu ‘Invoegen’ de optie ‘Leverancier wijzigen’. Indien

bekend, worden op basis van de GTIN-code de prijzen aangepast.

Omschrijving Converteren bestelnummer


Toelichting Indien uw leverancier besluit om met andere bestelnummers te gaan werken, kunt u in

Vakware het ‘oude’ bestelnummer converteren naar het ‘nieuwe’ bestelnummer. Om dit te

realiseren, maakt u gebruik van een Excel document met daarin twee kolommen. Eén met

het oude bestelnummer ‘Oud’ en één met het nieuwe bestelnummer ‘Nieuw’, zoals in het

onderstaande voorbeeld.

In het Artikelbeheer van Vakware kiest u vervolgens ‘Onderhoud’, ‘Converteren

bestelnummer’. Het volgende scherm wordt getoond:


Selecteer het gewenste bestand, geeft de naam van het werkblad in (bijvoorbeeld Blad1),

selecteer de gewenste leverancier en klik op de knop om te controleren of er geen

fouten in het bestand zitten. Klik vervolgens op de knop om de conversie te starten.

Omschrijving E-mail sjabloon voor bestellingen


Toelichting Het is mogelijk om te werken met een e-mailsjabloon voor de bestellingen. U kunt dit

instellen in de ‘Bedrijfsgegevens’ van Vakware door in het hoofdmenu van Vakware voor

‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’ en vervolgens voor ‘Onderhoud’, ‘Sjablonen’ te kiezen. Het


Selecteer in de kolom ‘Sjabloon’ het gewenste sjabloon. De sjablonen die hier getoond

worden, zijn aangemaakt in het onderdeel ‘E-mailbeheer’ binnen de module ‘Documenten

beheer’.

Omschrijving Tabblad ‘Taken’ toegevoegd


Toelichting Op de bestelkaart is het tabblad ‘Taken’ toegevoegd. Indien gewenst kunt u taken toevoegen

aan een bestelling bijvoorbeeld voor een akkoord van een leidinggevende/directie.


Omschrijving Geannuleerde bestelling terugzetten


Toelichting In de praktijk komt het voor dat een deel van de bestelling wordt geannuleerd. Hiervoor

selecteert u de gewenste bestelling en kiest u voor ‘Invoegen’, ‘Annuleren rest

bestelformulier’. De bestelling krijgt vervolgens de status ‘Afgehandeld’. Via de menukeuze

‘Invoegen’, ‘Annuleren rest bestelformulier ongedaan maken’, kunt u de status van de

bestelling wijzigen naar ‘Gereed voor ontvangst’.

Omschrijving Procuratie op bestellingen


Toelichting Een procuratie geeft kaders voor het aangaan van verbintenissen/contracten en voor het

uitvoeren van transacties. Met andere woorden: wie mag namens uw organisatie

verbintenissen aangaan en welke financiële speelruimte heeft deze functionaris? Wanneer u

kaders wilt instellen voor het plaatsen van bestellingen, dan kunt u dit instellen in Vakware

19. Kies hiervoor in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’ en

klik op het tabblad ‘Bestellingen’. Het volgende scherm wordt getoond:

Kies voor de parameter ‘Procuratie op bestellingen’ en vervolgens kunt u vastleggen vanaf

welk bedrag er een akkoord noodzakelijk is. Om de procuratiehouder te informeren, wordt

er gewerkt met taken. Hiervoor dient u in de bedrijfsgegevens een takenbundel aan te

maken. De taak of taken die u in de bundel opneemt, kunt u koppelen aan de betreffende

medewerker. Zodra er een bestelling wordt aangemaakt die het maximum overschrijdt,

wordt er op de bestelling een taak aangemaakt voor de procuratiehouder. Ook wordt de

status van de bestelling aangepast naar ‘In procuratie’. Is de taak nog niet gereed gemeld en

de bestelling wordt geplaatst, dan verschijnt de volgende melding:


Omschrijving Werken met ontvangstbonnen


Toelichting Wanneer u een ontvangstbon boekt, wordt de instelling 'Alles ontvangen' per gebruiker

onthouden. Zet u als gebruiker het vinkje uit, dan staat deze ook bij de eerst volgende keer

dat u een ontvangst boekt uit.

Let op! Dit heeft ook gevolgen voor de aantallen bij een standaard contract en het bedrag bij

een aannemingscontract. Staat het vinkje uit, dan wordt er ook geen voorstel gedaan

betreffende het aantal of het bedrag.

Omschrijving Standaard e-mailadres instellen bij ICM bestelling


Toelichting Bij het bestellen via ICM kunt u een standaard e-mailadres opgeven. Bij het versturen van

mails, zal dit e-mailadres voorgesteld worden. Om het e-mailadres vast te leggen, kiest u in

het hoofdmenu van Vakware voor ‘Algemeen’, ‘Relatiebeheer’. Vervolgens kiest u ‘Bestand’,

‘Leverancier’ en klikt u op het tabblad ‘Bestelformulier’. Het volgende scherm wordt getoond:

Selecteer achter de parameter ‘Versturen naar E-mail’ het gewenste e-mailadres. Uiteraard

dient het e-mailadres aangemaakt te zijn op het tabblad ‘Bereikbaar’.

2.3.4. Bonnen

Omschrijving Tabblad ‘Historie status’ en toelichting status wijziging

Module/onderdeel Bonnen

Toelichting Ook in de module ‘Bonnen’ is het tabblad ‘Historie status’ toegevoegd. Wijzigt u de status

van de bon, dan heeft u de mogelijkheid om een toelichting te geven. In de Bedrijfsgegevens

van Vakware kunt u dit op het tabblad ‘Werken’ instellen. Kies in het hoofdmenu van

Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’ en klik op het tabblad ‘Werken’. Het volgende



Kies het tabblad ‘Werken’ voor de parameter ‘Toelichting bij statuswijziging’.

Wijzigt u vervolgens de status van de bon, dan wordt het volgende scherm getoond:



Omschrijving Afvoeren werkregels via multiselect


Toelichting Op het tabblad ‘Werkregels’ kunt u meerdere regels tegelijk afvoeren door middel van de

multiselect functionaliteit. Selecteer de gewenste regel(s) en kies voor de optie ‘Afvoeren’ in

het menu onder de rechtermuisknop. Het volgende scherm wordt getoond:

Klik vervolgens op de knop , om de regels af te voeren. Let op! Dit geldt alleen voor de

regels die nog niet zijn gefactureerd!


Omschrijving Sjabloon rapportage werkzaamheden


Toelichting Werkt u met de ‘Digitale werkbon’ van Admicom, dan kunt u na ondertekening de bon

meteen mailen naar de opdrachtgever. Het is ook mogelijk om de bon te mailen vanaf

kantoor. Hiervoor kunt u gebruik maken van een sjabloon waarop u alle gewenste

informatie opneemt.

Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Werken’, ‘Werkenadministratie’ gevolgd door

‘Bestand’, ‘Werkbonnen’. Via de menukeuze ‘Opmaak’, ‘Sjabloon rapport werkzaamheden’.


Het opmaken en inrichten van het document wordt als bekend verondersteld. Wanneer u de

rapportage heeft geprint, wordt het document automatisch op het tabblad ‘Documenten’

geplaatst. Via het menu onder de rechtermuisknop kunt u de rapportage mailen naar de

klant.

Uitvoering

2.4.1. Klussen

Omschrijving Toelichting status wijzigen

Module/onderdeel Klussenadministratie

Toelichting Binnen de Klussen kunt u werken met statussen. Wijzigt u de status, dan heeft u de

mogelijkheid om een toelichting te geven. Wilt u geen toelichting geven, dan kunt u dit

instellen in de Bedrijfsgegevens van Vakware op het tabblad ‘Werken’. Kies in het

hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’ en klik op het tabblad

‘Werken’. Het volgende scherm wordt getoond:


Kies het tabblad ‘Werken’ voor de parameter ‘Toelichting bij statuswijziging’.

Wijzigt u vervolgens de status van een klus, dan wordt het volgende scherm getoond:



Omschrijving Tabblad ‘Rollen’


Toelichting In de Klussenadministratie is het tabblad ‘Rollen’ toegevoegd. Hier kunt u naast het tabblad

‘Betrokkenen’ de volgende specifieke rollen/functies toewijzen aan een personeelslid:

Projectleider

Uitvoerder

Werkvoorbereider

Vervolgens kunt u de gegevens op diverse sjablonen (bestellingen, contracten etc.), waarbij

u specifiek moet kunnen vermelden wie deze rol vervult, toepassen.


Omschrijving Totaal onderhanden factuurregels


Toelichting In de klussenadministratie is op het tabblad ‘Overzicht’ het veld ‘Totaal

onderhand.factregels’ opgenomen. Dit veld bevat de totale verkoopwaarde van alle

factuurregels van de klus die nog niet zijn gefactureerd of de status X (definitief geblokkeerd)

hebben.

Bij het wijzigen van de regels op het tabblad factuurregels wordt het bedrag direct

aangepast. Ook als er nieuwe regels worden toegevoegd.

Omschrijving Factureren run, systeemdatum is factuurdatum


Toelichting Bij het factureren van een run (meerdere klussen tegelijk) kunt u aangeven dat bij het

definitief maken van de factuur de factuurdatum bepaald wordt door de systeemdatum. U

kunt dit instellen in de factuurinstellingen bij het aanmaken van een run.

2.4.2. (Onderhouds)contracten

administratie

Omschrijving Selectie/filter voorafgaand aan printen inspectiebonnen

Module/onderdeel (Onderhouds)contractenadministratie

Toelichting Bij het printen van de inspectiebonnen, heeft u diverse filtermogelijkheden. Kies in de

Contractadministratie voor ‘Printen’, ‘Inspectiebonnen’. Het volgende scherm wordt

getoond:


Vervolgens kunt u filteren op Contracten, Type inspecties, Type contracten, etc. Klik

vervolgens op de knop om de filter te activeren. In het onderste deel van het scherm

zullen de contracten getoond worden die voldoen aan de filtercriteria.

Omschrijving Sjablonen per klant


Toelichting Het was al mogelijk om factuursjablonen per bedrijf in te stellen, nu is het ook mogelijk om

per relatie het contractsjabloon vast te leggen.

Omschrijving Statussen kunnen toevoegen


Toelichting Binnen de (Onderhouds)contractenadministatie kunt u eigen statussen aanmaken. Op die

manier bent u bijvoorbeeld in staat om op basis van statussen uw opdrachtgever te

informeren over de voortgang. Voor het aanmaken van een nieuwe status kiest u binnen de

(Onderhouds)contractenadministatie voor ‘Onderhoud’, ‘Status’. Wanneer u klikt op de knop

wordt het volgende scherm getoond:

Via het veld ‘Vakware-code’ dient u de nieuwe status te koppelen aan een Vakware status.

Vervolgens kunt u de nieuwe status toepassen op het betreffende contract.

Omschrijving Klussen aanmaken op basis van inspectieregels



Toelichting Wanneer u klussen wilt aanmaken op basis van inspectieregels, dan kiest u hiervoor in het

hoofdmenu van Vakware voor ‘Werken’, ‘Contractadministratie’. Op de kaart kiest u voor

‘Invoegen’, ‘Aanmaken klussen van inspecties’. Het volgende scherm wordt getoond:

Via de filter selecteert u de gewenste inspectieregels en via de knop wordt er vervolgens

van elke inspectieregel een klus aangemaakt.

Omschrijving Klus op basis van inspectieregel


Toelichting Naast het in één keer aanmaken van meerdere klussen kunt u ook een klus aanmaken op

basis van één inspectieregel. Hiervoor selecteert u het gewenste contract en kiest u op het

tabblad ‘Inspectie’ de gewenste regel. Via het menu onder de rechtermuisknop selecteert u

de optie ‘Nieuwe klus’. Het volgende scherm wordt getoond:

Via de knop wordt de klus aangemaakt. U kunt een inspectieregel ook aan een bestaande

klus koppelen. Hiervoor dient u ook de inspectieregel te selecteren en vervolgens te kiezen

voor de optie ‘Bestaande klus’ onder het menu van de rechtermuisknop.

2.4.3. Productie-eenheden

Omschrijving Importeren productie-eenheden

Module/onderdeel Productie-eenheden

Toelichting Werkt u binnen de verschillende administraties in Vakware met dezelfde productie-

eenheden, dan kunt u deze importeren. Kies in de module ‘Productie-eenheden’ voor

‘Onderhoud’, ‘Importeren productie-eenheden vanuit andere administratie’. Het volgende



Selecteer de gewenste administratie, geef aan of u de onderbouwing (onderliggende regels

met benodigde middelen en codering) wilt overnemen en klik op de knop om het

importeren te starten.


Omschrijving Vergelijken productie-eenheden


Toelichting Werkt u binnen de verschillende administraties met dezelfde productie-eenheden, dan kunt

u de productie-eenheden onderling vergelijken. Kies in de module ‘Productie-eenheden’

voor ‘Onderhoud’, ‘Vergelijken productie-eenheden vanuit andere administratie’. Het


Selecteer het gewenste bedrijf waarmee u wilt vergelijken en klik op de knop om het

vergelijk te starten. In het scherm worden vervolgens alle productie-eenheden getoond die

afwijkend van elkaar zijn.

Omschrijving Bijwerken productie-eenheden


Toelichting Naast het onderling vergelijken, kunt u ook de productie-eenheden van de prijsinformatie

bijwerken. Dit geldt niet alleen voor de verkoopprijs, maar ook voor de onderliggende regels

die tot de kostprijs leiden. Kies in de module Productie-eenheden voor ‘Onderhoud’,

‘Bijwerken productie-eenheden vanuit andere administratie’. Het volgende scherm wordt

getoond:

Selecteer de gewenste administratie die als bron geldt voor de productie-eenheden in deze

administratie en klik op de knop om het bijwerken te starten. Ook eventuele verwijderde

productie-eenheden worden opnieuw aangemaakt.


2.4.4. Magazijnbonnen/baliev

erkopen

Omschrijving Veld referentie toegevoegd

Module/onderdeel Magazijnbonnen/balieverkopen

Toelichting Bij het aanmaken van een contantbon kunt u op het tabblad ‘Algemeen’ een projectnummer

ingeven in het veld ‘Referentie’.

2.4.5. Voorraadbeheer

Omschrijving Aanpassen van de voorraad

Module/onderdeel Voorraadbeheer in combinatie met Totaal integratie

Toelichting Wilt u de voorraad aanpassen, dan is dit mogelijk door een correctie op de beginbalans te

maken. Naast deze mogelijkheid kunt u nu ook via het memoriaal boeken op de

grootboekrekening die is gekoppeld aan het voorraadwerk/magazijn. Zodra u op deze

rekening boekt, wordt het voorraadwerk geopend en kunt u de mutaties invoeren.

Omschrijving Tabblad betrokkenen

Module/onderdeel Voorraadbeheer

Toelichting Op de voorraadkaart is het tabblad ‘Betrokkenen’ toegevoegd.

Omschrijving Overzicht werkregels

Module/onderdeel Voorraadbeheer

Toelichting Wilt u van een voorraadartikel de werkregels opvragen, dan kan dat via ‘Overzicht

werkregels’. Open de module ‘Voorraadbeheer’ en klik op de voorraadkaart op het tabblad

‘Materiaal’. Selecteer het gewenste artikel en kies in het menu onder de rechtermuisknop

voor de optie ‘Overzicht werkregels’. Het volgende scherm wordt getoond:


Vul de gewenste gegevens in en nadat u op de knop klikt wordt de lijst samengesteld.

2.4.6. Materieelexploitatie

(incl. verhuur)

Omschrijving Inzet materieel

Module/onderdeel MBB/LBB Materieelbeheer

Toelichting Bij het inzetten van materieel en het toewijzen als benodigd middel op een werk wordt

gekeken of het materieelstuk in gebruik is. Op de materieelkaart kan worden aangegeven of

een materieelstuk buiten gebruik is en per wanneer. Wordt het betreffende materieelstuk

toch gekozen, dan verschijnt de volgende melding:

Omschrijving Calculeren met Materieelsoorten

Module/onderdeel Materieelexploitatie (incl. verhuur) i.c.m. Calculatie PRO

Toelichting Wanneer u met materieel calculeert (Calculatie PRO), kunt u het materieelstuk opnemen,

maar ook een materieelsoort. Dit laatste kunt u toepassen wanneer u beschikt over

meerdere dezelfde materieelstukken. Omdat op het moment van calculeren nog niet

duidelijk is welk materieelstuk wordt ingezet, kunt u kiezen voor een materieelsoort. Wordt

het werk u gegund, dan kan de materieeldienst later het betreffende materieelstuk

toewijzen i.v.m. de doorbelasting op het werk.

Voor het aanmaken van materieelsoorten, kiest u in het hoofdmenu van Vakware voor

‘Algemeen’, ‘Materieelbeheer’. Op de materieelkaart kiest u voor ‘Bestand’,

‘Materieelsoorten’. Het volgende scherm wordt getoond:


Kies vervolgens voor de knop om een nieuw materieelsoort aan te maken. Het volgende


Vul de juiste gegevens in en sla via de knop de gegevens op.

Voor het calculeren met Materieelsoorten verwijzen wij u graag naar de handleiding

Calculatie PRO.

Omschrijving Materieelbehoefte vastleggen op de werken

Module/onderdeel MBB Materieelbeheer i.c.m. Digitale werkvoorbereiding

Toelichting Nadat een werk opdracht is geworden, dient er van alles vastgelegd te worden. O.a. de

materieelbehoefte op een werk. Via het tabblad benodigde middelen, kunt u de

materieelbehoefte vastleggen. Om inzetproblemen te voorkomen, wijst u niet de

materieelstukken toe, maar materieelsoorten. Nadat u de materieelsoorten heeft

aangemaakt, kunt u de behoefte aan materieel vastleggen op een werk. De materieeldienst

kan vervolgens op basis van de behoefte, op een later tijdstip, de materieelstukken

toewijzen.

Omschrijving Bulk materieelstukken

Module/onderdeel Materieelexploitatie (incl. verhuur)

Toelichting Sommige materieelstukken koopt u in als bulk zoals bijvoorbeeld steigerdelen. In Vakware 19

kunt u op de materieelkaart vastleggen dat het een ‘bulk’ betreft. Bij het vastleggen van een

‘Bulk’ materieelstuk als benodigd middel ontstaat er geen inzet conflict.


2.4.7. Objectenbeheer

Omschrijving Type, referentie en rayon bij inlezen objecten

Module/onderdeel Objectenbeheer

Toelichting Bij het inlezen van objecten worden indien aanwezig ook het type, referentie en het rayon

ingelezen. Voor het inlezen maakt u gebruik van het Excel-document ‘ImportObject.xlsx’ dat

u kunt vinden in de ‘Import’ map. De volgende gegevens van het object kunt u inlezen:

- Object cluster code

- Object cluster omschrijving

- Relatiecode

- Objectcode

- Object omschrijving

- Telefoonnummer

- Mobiel

- Email

- Object omschrijving 2

- Straat

- Huisnummer

- Toevoeging

- Postcode

- Plaatsnaam

- Object bouwjaar

- Eigenaar

- Beheerder

- Debiteur

- Merk

- Type

- Fabricagenummer

- Rayon

- Referentie

Projectbeheersing

2.5.1. Inkoopbeheer en

offertevergelijk

Omschrijving Werken met subcontracten

Module/onderdeel Inkoopbeheer en offertevergelijk

Toelichting In Vakware vastgelegde inkoopcontracten kunnen worden aangepast. Voor het bijhouden

van aanpassingen wordt automatisch een sub-contractnummer aangemaakt. Na het

definitief maken van een sub-contract wordt voor de volgende aanpassing weer een nieuw

sub-contractnummer aangemaakt.

Voor het werken met sub-contracten dient u in de ‘Bedrijfsgegevens’ de parameter ‘Werken

met sub-contracten toestaan’ activeren. Kies hiervoor in het hoofdmenu van Vakware voor

‘Onderhoud’ ‘Bedrijfsgegevens’ en klik op het tabblad ‘Kostenbewaking’. Het volgende



Wanneer de parameter is geactiveerd, kunt u werken met sub-contracten. Via het tabblad

‘Algemeen’ in de ‘Kostenbewaking’ geeft u vervolgens per contract aan of het sub-contract is

toegestaan. Zodra de parameter is geactiveerd, kunt u op het tabblad ‘Subcontracten’ via het

menu onder de rechtermuisknop het sub-contract aanmaken. Vervolgens heeft u diverse

mogelijkheden voor de subcontracten:

1. Het aanpassen van bestaande inkoopregels (alleen het aantal of bedrag, zonder

begroting).

2. Het aanmaken van nieuwe inkoopregels (zonder begroting).

3. Het aanmaken van één of meer nieuwe inkoopregels middels het toevoegen van één of

meer begrotingsregels (met begroting).

4. Het aanpassen van bestaande inkoopregels door het toevoegen van één of meer

begrotingsregels (alleen het aantal of bedrag).

Voor het inrichten van de sub-contracten adviseren wij u gebruik te maken van een

consultant van Admicom. Wilt u meer informatie? Bel dan met ons kantoor in Veenendaal en

vraag naar de afdeling Consultancy (0318 – 548 648).

Omschrijving Afwijkende betalingstermijn inkoopcontract


Toelichting Op het inkoopcontract en vervolgens op de bestelling kan een afwijkende betaaltermijn

worden vastgelegd. Wanneer u op het tabblad ‘Leverancier’ een leverancier heeft

gekoppeld, dan kunt u vervolgens via de optie ‘Gegevens offerte aanpassen’ onder het menu

van de rechtermuisknop. Het volgende scherm wordt getoond:


Zodra de parameter ‘Afwijkend betalingstermijn’ wordt geactiveerd, kunt u het aantal dagen

aanpassen. De bestelling wordt ook aangemaakt op basis van dit betalingstermijn.

Omschrijving Splitsen van inkoopregels


Toelichting Regels uit de calculatie kunt een eenvoudig vastleggen in een contract. Wilt u een

calculatieregel voor een deel inkopen, dan kunt u de regel splitsen en vervolgens het

contract aanmaken. Voor het splitsen van een regel kiest u in het hoofdmenu van Vakware

voor ‘Algemeen’, ‘Kostenbewaking’. Open via het tabblad ‘Te bewaken’ het ‘inkoopbeheer’

en klik op het tabblad ‘Alle regels’. Het volgende scherm wordt getoond:

Selecteer de gewenste regel en kies in het menu onder de rechtermuisknop voor de optie

‘Regels splitsen’. Het volgende scherm wordt getoond:

Is het aantal op de regel 1, dan kunt u een deelbedrag ingeven. Is het aantal groter dan 1,

dan kunt u een deelaantal ingeven. Er worden automatisch 2 inkoopregels aangemaakt:

De gesplitste regel(s) kunt u vervolgens opnemen in een inkoopcontract.

2.5.2. Meer- en

minderwerkcontracten

Omschrijving Schilderscalculatie koppelen aan meer- en minderwerk in de kostenbewaking

Module/onderdeel Meer- en minderwerkcontracten

Toelichting Bij het aanmaken van een meer- en minderwerk in de kostenbewaking kunt u een calculatie

koppelen. Hier kunt u ook kiezen voor een schilderscalculatie.


Factuurverwerking

2.6.1. Inkomend

facturenregister

Omschrijving Aanpassen IBAN nummer

Module/onderdeel Inkomend facturenregister

Toelichting Bij het inboeken van een inkoopfactuur kan het voorkomen dat er op een andere rekening

dan de ‘Hoofd’ bankrekening geboekt dient te worden. Nadat u de factuur heeft ingeboekt,

kunt u via het tabblad ‘Betaalinfo’ een andere bankrekening selecteren.

Omschrijving Extra knoppen in de knoppenbalk


Toelichting In het Inkomend facturenregister zijn de knoppen en toegevoegd voor het inlezen van

respectievelijk Sales in de Bouw facturen en Z-facturen.

Omschrijving Controle factuur op basis van verantwoordelijke medewerker op grootboekrekening


Toelichting Heeft u binnen uw organisatie medewerkers die de facturen dienen te controleren van

bepaalde grootboekrekeningen, dan kunt u dit vastleggen in Vakware. Bij het

aanmaken/wijzigen van een grootboekrekening kunt u de betreffende medewerker

koppelen.


Zodra er op de betreffende grootboekrekening een factuur wordt geboekt, krijgt de

medewerker een taak om de factuur te controleren.

Omschrijving Alleen facturen in beeld met openstaande taken van jezelf


Toelichting In het ‘Inkomend facturenregister’ kunt u filters zetten om alleen de facturen in beeld te

krijgen waarvan u een openstaande taak hebt staan. Met Vakware 19 is het ook mogelijk om

deze facturen in beeld te krijgen via deze optie in Vakware. Kies in het ‘Inkomend

facturenregister’ voor het tabblad ‘Snelzoek’. Via de optie ‘Mijn openstaande facturen’ in het

menu onder de rechtermuisknop krijgt u alleen uw openstaande facturen in beeld.

Omschrijving Wijzigen boekjaar factuur


Toelichting In het ‘Inkomend facturenregister’ kunt u op het tabblad ‘Snelzoek’ het boekjaar van de

factuur aanpassen. Selecteer hiervoor de betreffende regel(s) en kies de optie ‘Wijzigen

boekjaar van factuur’ onder het menu van de rechtermuisknop. Vervolgens kunt u het

boekjaar aanpassen.

Omschrijving Aanmaken materieel

Module/onderdeel Inkomend facturenregister/Vaste activa

Toelichting Bij het inboeken van een inkoopfactuur voor bijvoorbeeld een materieelstuk, kunt u in

combinatie met de module ‘Vaste activa’ het materieelstuk direct aanmaken. Wanneer u

boekt op een grootboekrekening met een materieelkoppeling wordt het volgende scherm

getoond:


Vervolgens kunt u direct de gegevens van het materieelstuk vastleggen.

Omschrijving Wijzigen ICF factuur


Toelichting Bij het boeken van een ICF-inkoopfactuur, kunt u de factuur wijzigen. Kies hiervoor de

betreffende factuur en klik in het menu onder de rechtermuisknop op de optie ‘Wijzig

factuur’. Het volgende scherm wordt getoond:

Vervolgens kunt u de gegevens van de factuur wijzigen.

Omschrijving BTW code inzichtelijk


Toelichting Bij het inlezen van inkoopfacturen (SidB en WhiteVision), wordt naast het btw-bedrag, het

btw-percentage, ook de btwcode weergegeven.


Omschrijving Toon PDF


Toelichting Wanneer u kiest voor de menukeuze ‘Inlezen digitale facturen’ in het ‘Inkomend

facturenregister’, dan worden alle in te lezen regels (facturen) getoond. Via de optie ‘Toon

PDF’ onder het menu van de rechtermuisknop, wordt de PDF getoond van de betreffende

factuur. Selecteert u vervolgens de volgende factuur, dan wordt direct de betreffende PDF

getoond.

Omschrijving Inlezen in vorig boekjaar


Toelichting Bij het inlezen van inkoopfacturen via SidB en WhiteVision wordt op basis van de

factuurdatum de factuur automatisch geplaatst in het betreffende boekjaar. Indien gewenst

kunt u hiervan afwijken.

Omschrijving Intercompany boeking

Module/onderdeel Inkomend facturenregister/Intercompany journaalposten

Toelichting Bij het boeken van een inkoopfactuur, kunt u in combinatie met de module ‘Intercompany

journaalposten’ de inkoopfactuur of een deel daarvan direct doorboeken naar een andere

administratie.

Omschrijving Scan inkoop factuur op het 2e scherm

Module/onderdeel Inkomend facturenregister en Scannen inkoopfacturen

Toelichting Bij het inboeken van een inkoopfactuur kunt u ervoor kiezen om de scan van de factuur te

tonen op het 2e scherm. Kies hiervoor in de knoppenbalk voor de knop en sleep het

scherm naar de gewenste positie. Onderstaand een voorbeeld:

2.6.2. Electronische

factuuruitwisseling

Omschrijving Alleen werk gerelateerde documenten als bijlage

Module/onderdeel Electronische factuuruitwisseling

Toelichting Bij het mailen vanuit Vakware kunt u bijlages koppelen. Hiervoor kunt u kiezen uit het

bestand van bijlagen, maar u kunt ook alleen gerelateerde documenten selecteren. In het

volgende voorbeeld mailen we een factuur met bijlage aan de opdrachtgever. Zodra u bij het

factureren kiest om te mailen, wordt het volgende scherm getoond:


Kies achter ‘Bijlage’ voor de knop en het volgende scherm wordt getoond:

Via de knop (links) krijgt u alleen de gerelateerde documenten in beeld.

Selecteer de juiste bestand(en) en klik op de knop . Het volgende scherm wordt getoond:


Vervolgens kunt u de documenten versturen.

Omschrijving Samenvoegen van verschillende bestanden tot één PDF.


Toelichting Wanneer u gaat mailen kunt u verschillende bestanden selecteren en als bijlage versturen,

zoals beschreven in het vorige punt. Voor het versturen van verschillende bestanden als één

PDF, bijvoorbeeld een factuur en een opdracht bon en/of weekrapport, klikt u op de knop

om de gewenste documenten te selecteren. Wanneer u de verschillende bijlagen heeft

geselecteerd, klikt u op de knop en het volgende scherm wordt getoond:

Indien gewenst, kunt u de naam van de PDF aanpassen. Klik vervolgens op de knop en het


Door nogmaals op de knop te klikken, wordt het samenvoegen afgerond en kunt u

vervolgens de samengestelde PDF mailen.


Omschrijving Interne factuuruitwisseling


Toelichting Factureert u van de ene administratie naar de andere administratie, bijvoorbeeld het

factureren van de managementfee van de directeur-grootaandeelhouder (DGA) aan de

werkmaatschappij voor verrichtte werkzaamheden, dan kunt u Vakware zo instellen dat een

verkoopfactuur in de holding automatisch een inkoopfactuur wordt in de werkmaatschappij.

Op deze manier kunt u ook materieel en uren doorbelasten van de ene administratie naar de

andere administratie. Wilt u deze functionaliteit toepassen, dan adviseren wij u om gebruik

te maken van één van onze consultants. Om een afspraak te maken, kunt u contact opnemen

met onze afdeling Consultancy telefonisch bereikbaar op 0318 – 548 648 of per e-mail

[email protected].

Omschrijving Mail (.vwx bestanden) opslaan als PDF

Module/onderdeel Electronische factuuruitwisseling / Documentenbeheer

Toelichting Bij het mailen in Vakware wordt er een .vwx bestand aangemaakt op het tabblad

‘Documenten’. Wanneer u een mail als bijlage wilt versturen, dan kunt u de Vakware mail

eenvoudig omzetten naar een PDF. Kies hiervoor op het tabblad ‘Documenten’ de

betreffende mail (.vwx bestand) en kies de optie ‘Beheer’ en vervolgens voor ‘Opslaan als

pdf’ in het menu onder de rechtermuisknop. Op het tabblad ‘Documenten’ wordt vervolgens

een PDF document geplaatst, die u als bijlage kunt versturen.

Financieel

2.7.1. Dashboard PRO

Omschrijving Exporteren en importeren van KPI’s

Module/onderdeel Vakware Dashboard PRO

Toelichting KPI’s die u heeft aangemaakt in Vakware, kunnen via de menukeuze ‘Extra’ in dit onderdeel

worden geëxporteerd en vervolgens worden geïmporteerd.

Kiest u voor exporteren, dan wordt het volgende scherm getoond:

Via de spatiebalk (multiselect) kunt u de KPI’s selecteren en vervolgens kiest u via de knop

de map waar de export geplaatst wordt. Vervolgens kunt u de KPI’s importeren.



Financieel management

2.8.1. Incasso’s

Omschrijving Eenmalige incasso’s voorzien van uniek ID

Module/onderdeel Incasso’s

Toelichting Maakt u gebruik van incasso’s voor het innen van vorderingen bij uw klanten, dan kunt u bij

het factureren dat direct aangeven. Vervolgens kunt u een incassobatch aanmaken.

Betreft het een eenmalige incasso, dan moet de incasso voorzien zijn van een uniek nummer.

U kunt dit instellen in de ‘Bedrijfsgegevens’ van Vakware op het tabblad ‘Betalingen’.

Wanneer de parameter ‘Uniek ID mandaat bij eenmalige incasso’ actief is, wordt achter het

mandaat ID de datum van de factuur geplakt (YYYYMMDD). Is dit ID nog niet uniek, dan

wordt er een extra letter achter geplakt (beginnend met ‘A’).

2.8.2. Intercompany

journaalposten

Omschrijving Intercompany boeking via Inkomend facturenregister

Module/onderdeel Inkomend facturenregister / Intercompany journaalposten

Toelichting Bij het boeken van een inkoopfactuur kunt u in combinatie met de module ‘Intercompany

journaalposten’ de inkoopfactuur of een deel daarvan direct doorboeken naar een andere

administratie.

2.8.3. Kredietmanagement

Omschrijving Vooruitbetaalde bedragen van debiteuren vastleggen

Module/onderdeel Kredietmanagement

Toelichting Indien u een betaling ontvangt van een debiteur, waarvoor u nog geen factuur heeft, dan

kunt u een voorschot boeken. Via het liquiditeitendagboek opent u de subadministratie

debiteuren. Het volgende scherm wordt getoond:


Vervolgens kunt u via de knop een voorschot ingeven. Let op! U dient wel te beschikken

over een dagboek ‘voorschot debiteuren’ en de daarbij behorende grootboekrekeningen.

Omschrijving Debiteuren- en crediteuren bewaking integraal


Toelichting Wanneer u werkt met meerdere administraties en binnen die administraties werkt u met

dezelfde debiteuren en/of crediteuren, dan is een overzicht over de bedrijven heen gewenst.

Binnen het kredietmanagement kunt u hiervoor de functies ‘Debiteurenbewaking integraal’

en ‘Crediteurenbewaking integraal’ gebruiken. Wanneer u voor één van deze functies kiest,

krijgt u op de kaart op het tabblad ‘Facturen’ alle facturen (over de bedrijven heen) in beeld.

Via de optie ‘Detail factuur’ onder het menu van de rechtermuisknop, kunt u de gegevens

van de factuur inzien en indien gewenst de PDF bekijken.


Omschrijving Opmerking ingeven over meerdere facturen


Toelichting Werkt u met de integrale bewaking, zoals hierboven beschreven, dan kunt u op het tabblad

‘Facturen’ bij de debiteur en de crediteur via multiselect (spatiebalk) meerdere facturen

selecteren. Via de optie ‘Opmerking’ onder het menu van de rechtermuisknop kunt u een

opmerking ingeven die voor alle geselecteerde facturen van toepassing is. De opmerking is

ook zichtbaar op de printlijst ‘Openstaande debiteuren’ en ‘Openstaande crediteuren’.

Omschrijving Standaard lijst met issues (redenen) voor debiteurenbewaking


Toelichting Een andere mogelijkheid met de integrale debiteurenbewaking is het werken met issues. U

kunt hier zelf een aantal issues bedenken. Kies hiervoor in het onderdeel

‘Debiteurenbewaking integraal’ voor de menukeuze ‘Onderhoud’ en in het snelzoekscherm

voor de knop . Het volgende scherm wordt getoond:

Geef vervolgens de code en de omschrijving in en sla de gegevens op met de knop .

Om een issue te koppelen aan een factuur, selecteert u via de betreffende factuur of

facturen op het tabblad ‘Facturen’ en kiest u voor de optie ‘Issue’ in het menu onder de

rechtermuisknop. Op de printlijst ‘Openstaande debiteuren’ wordt het issue weergegeven.

Omschrijving Vanaf de klantkaart direct de debiteurenbewaking openen


Toelichting Via het menu ‘Invoegen’ en de optie ‘Naar debiteurenbewaking’ kunt u direct de

debiteurenbewaking openen. Is de klant hier nog niet bekend (nog geen facturen verstuurd),

dan krijgt u de volgende vraag:

Via de knop wordt de klant aangemaakt in de debiteurenbewaking.


Omschrijving Melding indien debiteur is geblokkeerd


Toelichting Op de debiteurenkaart in het kredietmanagement heeft u de mogelijkheid om de debiteur te

blokkeren met een eventuele reden. Wanneer de debiteur is geblokkeerd, krijgt u hiervan

ook een melding bij het aanmaken van een project, calculatie, werk, klus, etc. Het volgende


Omschrijving Melding bij aanmaken van bestelling indien crediteur geblokkeerd is


Toelichting Op de crediteurenkaart in het kredietmanagement heeft u de mogelijkheid om de crediteur

te blokkeren. De redenen van blokkeren, kunt u vastleggen in een tabel. Kies hiervoor op de

crediteurenkaart voor ‘Onderhoud’, ‘Reden blokkeren’. Het volgende scherm wordt getoond:

Hier kunt u via de knop nieuwe redenen toevoegen. Op de kaart van de betreffende

crediteur blokkeert u de crediteur door een reden te selecteren. Wanneer de crediteur is

geblokkeerd, krijgt u hiervan ook een melding bij het aanmaken van een bestelling. Het



Koppelingen

2.9.1. Loon- en

salarisadministratie

Omschrijving Koppelingen met de volgende salarispakketten

Module/onderdeel Koppeling met loon- en salarisadministratie

Toelichting De geregistreerde uren ‘gewerkt’, ‘verlof’ en ‘scholing’ in Vakware kunnen eenvoudig

ingelezen worden in uw salarisadministratie. Daarbij maakt het niet uit of de

salarisadministratie intern of extern plaatsvindt. Met de meeste koppelingen is het

vervolgens ook mogelijk om de loonjournaalpost in te lezen in de financiële administratie van

Vakware.

Vakware kent koppelingen met o.a. de volgende salarispakketten:

SCAB, Easylon, ADP, CTB, CMG, CBBS, Microloon, UNIT4, BCS, AFAS, Centric en RAET.

2.9.2. Pdrie

Omschrijving Koppelingen met Vakware

Module/onderdeel Pdrie koppeling

Toelichting De tijd van lang zoeken naar het juiste product in onoverzichtelijke artikelbestanden van

leveranciers is voorbij.

Met Pdrie kan iedere werkvoorbereider, calculator, projectleider of inkoper, gemakkelijk

real-time producten zoeken en filteren bij toonaangevende toeleveranciers. En dat in zijn of

haar eigen softwareprogramma. Doordat u real-time door het assortiment van uw

leveranciers kunt zoeken, beschikt u altijd over de actuele prijs. Bovendien ziet u direct of

het product dat u nodig heeft op voorraad is.

De SALES-webservice voor het opvragen van product, prijs en voorraadinformatie die in 2015

is ontwikkeld, is het vertrekpunt geweest voor de ontwikkeling van Pdrie. Deze SALES-

webservice is door Raab Karcher en Admicom doorontwikkeld en zijn de resultaten hiervan

beschikbaar gesteld aan Ketenstandaard. Daardoor is de veel uitgebreidere versie van de

SALES-webservice nu beschikbaar voor de markt. Deze sluit aan op de SALES Standaard voor

de uitwisseling van productinformatie en logistieke berichten, offertes en facturen.

De SALES Standaard wordt op brede schaal gebruikt door bouw- en onderhoudsbedrijven,

groothandels en fabrikanten in de bouw- en installatiesector en woningcorporaties.

In de praktijk met Vakware betekent dit dat als u bijvoorbeeld aan het calculeren bent of een

bestelling wilt plaatsen u de artikelen online tot uw beschikking heeft. Dus altijd de meest

actuele prijs- en voorraadinformatie.

2.9.3. Bouwdelen.nl

Omschrijving Bouwdelen.nl

Module/onderdeel Koppeling Bouwdelen.nl

Toelichting Met de koppeling tussen Bouwdelen.nl en Vakware heeft u als gebruiker van de Admicom

software toegang tot meer dan 10.000 voor gedefinieerde bouwdelen. Calculeren in de

Admicom software gaat hierdoor nog sneller en nauwkeuriger. Bovendien calculeert u altijd

met de actuele prijzen.

http://pdrie.nl/

https://www.admicom.nl/bouwsoftware


De voor gedefinieerde bouwdelen vindt u in de catalogus van Bouwdelen.nl. Deze is te

benaderen vanuit uw calculatie in de Admicom software. Mocht u een element willen

toevoegen of verwijderen aan de calculatie, dan kan dit uiteraard ook.

Alle voordelen van Bouwdelen.nl

U bespaart tot 70% tijd bij het maken van een calculatie.

Door de voor gedefinieerde bouwdelen vergeet u nooit meer iets.

U calculeert altijd met uw actuele artikelprijzen.

Voor meer informatie bekijk de video.

https://player.vimeo.com/video/338672291?&autoplay=1


3. Mobiele oplossingen

Digitale Werkbon

Omschrijving Agenda in de werkbon

Webapplicatie Admicom Mobiele Werkbon

Toelichting Binnen de Mobiele werkbon kunt u de weergave van de bonnen tonen in een agendaview.

Kies in de app voor en kies onder ‘Weergave’ voor ‘Agenda’. Het volgende scherm wordt

getoond:

Omschrijving Gereed melden bonnen

Module/onderdeel Bonnen i.c.m. Resourceplanning

Toelichting In de ‘Resourceplanning’ van Vakware kunt u werken en klussen plannen en kan er

vervolgens automatisch een werkbon worden aangemaakt. De werkbon kan daarna door de

medewerker worden opgepakt en verwerkt. Omdat wellicht niet alle medewerkers over de

mobiele werkbon van Admicom beschikken, kan het voorkomen dat bonnen niet verwerkt

worden. In het onderdeel ‘Bonnen’ kunt u via de menukeuze ‘Invoegen’, ‘Gereed melden

lege bonnen’ de bonnen gereed melden. Het volgende scherm wordt getoond:


Geef de data of de weeknummers in en selecteer via de multiselect (spatiebalk) de gewenste

bonnen. Via de knop kunt het gereed melden starten.

Omschrijving Aanpassen breedte kolommen in overzichtsscherm


Toelichting Indien gewenst kunt u de breedte van de kolommen in het overzichtsscherm met bonnen

aanpassen. Kies rechtsboven voor en kies in het menu voor de optie 'Velden aanpassen'.

Naast het selecteren van de gewenste kolommen en de volgorde, kunt u ook de breedte

aanpassen via de knop . Zodra u hiervoor kiest, wordt het scherm aangepast zoals

hieronder weergegeven:

Vervolgens kunt u de kolommen aanpassen aan de gewenste breedte. Via de knop slaat u

de ingestelde breedte op.


Omschrijving Offline werken


Toelichting Met Vakware 19 kunt u indien gewenst ook offline werken met de mobiele werkbon.

Belangrijk is dat de bon in het geheugen is opgeslagen op uw mobiele apparaat. Hiervoor

dient u de bon te openen op het moment dat u online bent. Ook eventuele bijlages dient u

geopend te hebben om deze in de offline modus te kunnen raadplegen. Opent u een tweede

bon, dan worden de gegevens van die bon in het geheugen van het mobiele apparaat

geplaatst.

Wijzigingen die gedaan worden terwijl het mobiele apparaat offline is, worden bewaard en

opnieuw uitgevoerd zodra u weer online bent. Alleen het tekenen vormt hierop een

uitzondering, hiervoor dient het device online te zijn.

Het offline werken heeft ook gevolgen voor het boeken van de regels. Voor het materieel en

productie-eenheden wordt er, net als bij de uren, een volledige lijst getoond. Bij materiaal is

ervoor gekozen om te werken met een * artikel. De offline geboekte regels worden

gemarkeerd met een afwijkende kleur. Wanneer het mobiele apparaat weer online is,

worden deze regels alsnog gesynchroniseerd en wordt de afwijkende kleur van de regel

verwijderd.

Omschrijving Alle soorten bestanden kunnen toevoegen aan een bon


Toelichting Alle bestanden die zijn toegevoegd aan de werkbon (tabblad “Documenten’) en die gelabeld

zijn als ‘Online beschikbaar’, kunnen worden getoond. Daarnaast kunt u via uw mobiele

apparaat elk bestandstype aan de mobiele werkbon toevoegen.


Urenbriefje

Omschrijving Admicom Mobiel Urenbriefje (nieuw!)

Webapplicatie Admicom Mobiel Urenbriefje

Toelichting Het Mobiele Urenbriefje maakt een einde aan papieren urenbriefjes. Deze app zorgt ervoor

dat uw medewerkers buiten kantoor de gewerkte uren in kunnen voeren via een tablet. De

communicatie tussen de bouwplaats en kantoor wordt hierdoor geautomatiseerd.

Met het Mobiele Urenbriefje houdt iedere werknemer dagelijks de uren op zijn tablet bij.

Om uren in te voeren, wordt er een werk, klus of contract gekozen waarop de uren geboekt

worden. De uren worden rechtstreeks naar Vakware verstuurd waar ze klaarstaan om

gefiatteerd te worden. Na goedkeuring worden de uren direct in het systeem op het juiste

werk geboekt en hoeven niet aan het einde van de week verzameld en ingevoerd te worden.

Alle voordelen op een rij:

• Geen overtypwerk

• Tijdsbesparing administratie

• Snelle actuele stand van zaken zodat u kunt factureren

• Direct inzicht in de bewaking van het project

• Controle per werknemer

• Integratie met digitale werkbonnen en het softwareprogramma op kantoor

Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps

https://www.admicom.nl/apps-voor-de-bouw/digitale-werkbon

https://www.admicom.nl/apps


Uren fiatteren

Omschrijving Mobiel uren fiatteren (nieuw!)

Webapplicatie Admicom Mobiel Urenbriefje

Toelichting Projectleiders fiatteren eenvoudig de uren van hun medewerkers. Gewoon vanuit de keet.

Met onze nieuwste app ‘Mobiel Uren Fiatteren’ is het mogelijk om de uren die digitaal zijn

geboekt ook digitaal goed te keuren (via bijvoorbeeld een tablet). Overal waar u maar wilt.

Met deze app kan de projectleider alle ingediende uren van de medewerkers goed- of

afkeuren. Zo krijgt u op kantoor alleen nog maar de juiste urenstaten te zien. Dat scheelt tijd!

In één oogopslag alle gewerkte uren van uw medewerkers

Een projectleider krijg in één oogopslag te zien op welke projecten er uren zijn ingediend en

welke medewerkers deze uren hebben gemaakt. Via de projectview is het mogelijk om op

een makkelijke manier alle uren binnen een project te fiatteren. Via de medewerkersview

kan hij de uren van de individuele medewerkers of van een ploeg goedkeuren.

De projectleider kan uren uiteraard ook afkeuren. Voldoet een medewerker bijvoorbeeld

niet aan de contracturen? Dan keurt hij het weekbriefje (voorlopig) af. Hij vult de reden in en

de betreffende medewerker krijgt een melding in zijn of haar app. Zo houdt u de

verantwoordelijkheid bij de medewerker.


• Grip op de gewerkte uren van al uw projecten

• Eenvoudig alle uren binnen een project goedkeuren

• Altijd een juiste urenregistratie


https://www.admicom.nl/apps-voor-de-bouw/urenbriefje

https://www.admicom.nl/medewerkersportaal



Materiaalbriefje

Omschrijving Admicom Mobiel Materiaalbriefje (nieuw!)

Webapplicatie Admicom Mobiel Materiaalbriefje

Toelichting Met het Mobiel Materiaalbriefje laat factureren nooit meer op zich wachten. Medewerkers

kunnen na het afronden van een klus of project de gebruikte materialen invoeren via een

smartphone of tablet. Deze zijn direct beschikbaar voor het personeel op kantoor zodat de

factuur gestuurd kan worden.

Nadat u in de app het juiste project of de juiste klus heeft gekozen, selecteert u in het

artikelbeheer het artikel dat u heeft gebruikt. Wanneer u een aantal en een eenheid heeft

gekozen, kunt u het artikel opslaan. Als een medewerker meerdere dagen aan hetzelfde

project werkt, kan hij materialen eenvoudig dupliceren. Hij kan vervolgens de datum en

andere regels wijzigen. Wel zo makkelijk.

Zodra alle materialen ingevuld en gecontroleerd zijn, kan de medewerker alle materialen

tegelijk, of per stuk accorderen en naar de software op kantoor verzenden. Op kantoor kan

men de materialen, nadat deze gefiatteerd zijn, direct factureren.

Alle voordelen op een rij

• Het Mobiel Materiaalbriefje levert een administratieve tijdsbesparing op

• Medewerkers hoeven elkaars (onleesbare) notities niet meer over te typen

• Lijstjes met gebruikte materialen raken nooit meer kwijt




Persoonsgegevens

Omschrijving Admicom Mobiele Persoonsgegevens (nieuw!)

Module/onderdeel Admicom Mobiele Persoonsgegevens

Toelichting Het raadplegen van personeelsdocumenten zoals ID-kaarten, certificaten en diploma’s

brengt flink wat werk met zich mee. Bovendien moet uw personeel zich met deze gegevens

kunnen identificeren op het moment dat hij een project voor een hoofdaannemer uitvoert.

Met de Mobiele Persoonsgegevens van Admicom hebben uw medewerkers altijd de juiste

informatie bij zich. Heeft u een nieuwe versie van een bestaand document? Dan kunt u deze uploaden en

toevoegen in het systeem. De documenten worden automatisch aangepast in de Mobiele

Persoonsgegevens app van uw personeel. Op deze manier kunnen uw medewerkers zich

overal identificeren en kan hij aantonen over welke certificaten zij beschikken.


• U heeft de gegevens van medewerkers overal en altijd bij de hand

• De medewerker heeft inzicht in zijn eigen gegevens en kan dat altijd actualiseren

• Voorkom dat medewerkers niet aan kunnen tonen over welke certificaten en

diploma’s zij beschikken

• Het maakt de administratie van alle gegevens flexibel en bespaart veel tijd

• Deze app voldoet aan de AVG-wetgeving die per 25 mei 2018 is ingegaan


https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/



Verlofkaart

Omschrijving Admicom Mobiele Verlofkaart (nieuw!)

Module/onderdeel Admicom Mobiele Verlofkaart

Toelichting Met de Mobiele Verlof app van Admicom vragen uw medewerkers eenvoudig verlof aan.

Nadat medewerkers de aanvraag via de verlof app inzenden, wordt deze op kantoor goed- of

afgekeurd. Zowel de gebruiker van de verlof app als de persoon die de aanvragen keurt

hebben inzicht in het aantal resterende verlofdagen van de medewerker.

Ook is het voor kantoor personeel eenvoudig om collectieve vrije dagen te verwerken. De

collectieve vrije dagen staan direct in de app van al het personeel. Met de Mobiele Verlof

app raken verlofbriefjes nooit meer kwijt en kan snel gecommuniceerd worden. Bovendien

dient men hun verlofaanvragen in op hun eigen telefoon. Waar ze ook zijn.


• Medewerker en werkgever hebben direct en overal inzicht in verlof

• Centraliseren verlofaanvragen

• Snelle communicatie, geen verlofbriefjes die kwijtraken

• Collectieve verlofdagen eenvoudig verwerken




Takenoverzicht

Omschrijving Admicom Mobiele Taken (nieuw!)

Module/onderdeel Admicom Mobiele Taken

Toelichting Met het Mobiele Takenoverzicht heeft u altijd een overzicht van alle werkzaamheden en

taken die u moet uitvoeren. Ook kunt u eenvoudig een taak aanmaken voor uzelf of voor een

collega of afdeling. Dit zijn taken als bijvoorbeeld het uitvoeren van een meerwerkopdracht,

het controleren van een inkoopfactuur, het bestellen van materiaal en nog veel meer.

Wanneer u in Vakware of in de app een taak aanmaakt, kunt u daar een medewerker of

afdeling aan koppelen. Die taak is dan direct zichtbaar in de app van de desbetreffende

medewerker(s). Zodra een taak in de app wordt geselecteerd, kan de medewerker alle

details bekijken, opmerkingen plaatsen en/of de taak gereed melden. Zo houdt iedereen

scherp zicht op de werkzaamheden die nog moeten gebeuren.


• Met het Mobiele Takenoverzicht heeft u altijd een overzicht van alle

werkzaamheden en taken

• Alle taken zijn direct zichtbaar voor alle desbetreffende medewerkers

• U kunt taken aanmaken voor het keuren van materieel, het uitvoeren van een

meerwerkopdracht, controleren van inkoopfacturen, bestellen van materiaal etc.

• Alle informatie over de taken is op kantoor direct inzichtelijk in Vakware


https://www.admicom.nl/apps-voor-de-bouw/inkomend-factuurregister



Berichtencentrum

Omschrijving Admicom Mobiel Berichtencentrum (nieuw!)

Module/onderdeel Admicom Mobiel Berichtencentrum

Toelichting U kunt het Mobiele Berichtencentrum gebruiken om berichten te versturen naar uw

personeel of collega’s. Handig, want op deze manier kunt u al uw personeel in één keer op

de hoogte stellen van veranderingen in werken, verlof aanvragen of updates over de stand

van zaken. Het Mobiele Berichtencentrum is gekoppeld aan Vakware. Alle berichten die u

verstuurd of ontvangt, worden in Vakware op de juiste plek gearchiveerd.


• Snelle manier van onderlinge communicatie tussen betrokkenen

• De historie van onderlinge berichten is inzichtelijk

• Geen apps van derden meer nodig om tekstberichten te kunnen versturen

• Iedereen is gemakkelijk in één keer te informeren






Productiestanden

Omschrijving Admicom Mobiele Productiestanden (nieuw!)

Module/onderdeel Admicom Mobiele Productiestanden

Toelichting De kostenbewaking van bouwprojecten wordt nog gemakkelijker met de Mobiele

Productiestanden app. De projectleider voert vanaf de bouwplaats in de app in hoe ver een

bouwproject gevorderd is. Op kantoor kunt u vervolgens eenvoudig met dit

gereedheidspercentage de kosten van het bouwproject bewaken. Met de begrootte kosten,

de werkelijke kosten tot nu toe en het gereedheidspercentage van een project krijgt u inzicht

in wat het project u gaat kosten. Met deze prognose kunt u nu indien nodig het project

bijsturen. Optimale communicatie tussen de bouwplaats en kantoor zorgt er voor dat u meer grip

krijgen op de kosten van uw bouwproject. Door kosten en gereedheidspercentages te

monitoren, worden kosten beter beheersbaar en verkleint u risico’s. Bovendien kunt u nog

beter communiceren over de voortgang van een project richting uw opdrachtgevers.


• De uitvoerder kan op de bouwplaats de productiestanden bijwerken, die vervolgens

automatisch worden verwerkt op kantoor

• Actuele kostenbewaking in iedere fase van uw bouwproject

• Meer grip op de kosten van een bouwproject

• Betere communicatie naar uw opdrachtgevers over voortgang van een bouwproject




IFR

Omschrijving Admicom Mobiel IFR (nieuw!)

Module/onderdeel Admicom Mobiel IFR

Toelichting Met het Mobiel Inkomend Factuurregister kunt u vanaf uw tablet inkoopfacturen goed- of

afkeuren. U stelt zelf in wat er met een factuur gebeurt, nadat u uw goedkeuring heeft

gegeven. Zo kunt u instellen dat facturen ook door een collega gekeurd moeten worden of

dat deze direct beschikbaar zijn voor de betaling en boekhouding.

Er komen veel handelingen kijken bij het goed- of afkeuren van inkoopfacturen. Bij

factuurverwerking zijn vaak meerdere personen binnen een organisatie betrokken. In

Vakware bepaalt u zelf door welke personen een inkoopfactuur gekeurd moet worden en in

welke volgorde. Met het Mobiel Inkomend Factuurregister kunt u facturen overal keuren

waar u maar bent. Hierdoor laat goedkeuring nooit meer op zich wachten.

De crediteurenadministratie is vervolgens altijd up-to-date en u beperkt de kans op fouten.


• Overal facturen goedkeuren: onderweg, op de bouwplaats of op kantoor

• Direct overzicht in de door u goed te keuren facturen

• Bij het blokkeren van de inkoopfactuur kan er een reden ingevoerd worden waarom

de factuur is afgekeurd

• Medewerkers die niet op kantoor komen, kunnen toch facturen fiatteren


https://www.admicom.nl/bouwsoftware/financieel

https://www.admicom.nl/bouwsoftware/financieel



Relatiebeheer

Omschrijving Admicom Mobiel Relatiebeheer (nieuw!)

Module/onderdeel Admicom Mobiel Relatiebeheer

Toelichting Met het Mobiel Relatiebeheer van Admicom neemt u alle gegevens van uw relaties overal

mee naar toe. Vanuit het Mobiel Relatiebeheer kunt u bellen, mailen en adressen op de

kaart bekijken. Zo kunt u direct contact opnemen of naar het juiste adres navigeren. U kunt

de app openen op uw mobiel, tablet of desktop.

De app geeft toegang tot de gegevens van uw klanten, leveranciers en medewerkers. U kunt

deze gegevens in de app aanmaken, inzien en wijzigen. Wijzigingen staan direct in de

Admicom software, waardoor collega’s op kantoor en onderweg meteen de gegevens

kunnen gebruiken. Dit geldt andersom ook: relatiegegevens die op kantoor worden

ingevoerd in het relatiebeheer zijn direct in de app beschikbaar. Zo heeft u altijd de juiste

gegevens digitaal bij u, waar u ook bent.


• Altijd al uw relaties digitaal bij u, waar u ook bent

• Direct contact opnemen vanuit de app

• Bestaande en nieuwe relaties makkelijk wijzigen of toevoegen synchroon met

Vakware op kantoor

• Alle functies van het Mobiel Relatiebeheer zijn beschikbaar op elk soort mobiele

apparaat (mobiel, tablet of desktop)


https://www.admicom.nl/bouwsoftware/crm-relatiebeheer



Dashboard

Omschrijving Admicom Mobiel Dashboard (nieuw!)

Module/onderdeel Admicom Mobiel Dashboard

Toelichting Met de software van Admicom heeft u op kantoor inzicht in al uw projecten, afdelingen en

de financiële situatie van uw bedrijf. Maar wist u dat u deze informatie ook onderweg mee

kunt nemen? Met het Mobiel KPI Dashboard heeft u overal inzicht in de project voortgang,

statussen van werken en andere KPI’s binnen uw organisatie. Uw medewerkers kunnen het

KPI Dashboard openen vanaf hun smartphone of tablet.

KPI is een afkorting van de term kritieke prestatie indicatoren. Een KPI is een variabele

waarmee voortgang en resultaten gemeten kunnen worden. Doordat u KPI’s aan een

medewerker of afdeling koppelt, kunt u zelf bepalen hoe een dashboard van een

medewerker eruit ziet. Het Mobiel KPI Dashboard is gekoppeld aan de software op

kantoor waardoor de gegevens altijd up-to-date zijn.


• Het dashboard is overal toegankelijk

• Altijd de meest actuele informatie op zak

• Altijd en overal uw managementinformatie bij de hand

• Sneller inspelen op ontwikkelingen binnen uw bedrijf (bijv. openstaande klussen en

fiattering facturen)







4. Webservices

Webservice

Onderhoudsberichten

Admicom Webservice Onderhoudsberichten (nieuw!)

Omschrijving Digitale berichten uitwisseling met opdrachtgevers (voorheen Kovra-koppeling)

Module/onderdeel DigiToegang

Toelichting Veel bouw-, installatie- en onderhoudsbedrijven voeren opdrachten uit voor

woningcorporaties. Deze opdrachten variëren van eenvoudige reparaties tot grote

renovatieprojecten. In de communicatie tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer komen

van beide partijen veel administratieve handelingen kijken. Denk hierbij aan het versturen en

ontvangen van opdrachtbonnen, het handmatig overnemen van gegevens en het bijhouden

van de actuele stand van de opdrachten.

Veel van onze klanten laten daarom hun software direct communiceren met de software van

hun opdrachtgever. Dit kan middels Ketenstandaard Onderhoudsberichten, die wordt

bewaakt door Ketenstandaard Bouw en Techniek. Het gaat om de versie SALES005 van de

Onderhoudsopdracht, Onderhoudsstatus en het Planningsbericht. Onderhoudsberichten is

de digitale standaard die elektronische uitwisseling tussen opdrachtgevers en

opdrachtnemers mogelijk maakt. Hierdoor wisselen automatiseringssystemen van

aannemers, installateurs en woningcorporaties, maar ook bij voorbeeld VvE’s en

vastgoedbeheerders informatie moeiteloos met elkaar uit.

Met de webservice Onderhoudsberichten komen opdrachten direct in de software van de

opdrachtnemer binnen. Tegelijkertijd kunt u de opdrachtgever informeren over de

voortgang van de opdrachten door automatische statusberichten en kunt u facturen in de

software van de opdrachtgever op de juiste plek zetten.

De volgende soorten DigiToegang worden ondersteund:

Z-Solutions / Z-Factuur

NCCW

DataRotonde

DoubleGuns

Casix

Mareon


• Minder fouten

• Tijdbesparing

• Tevreden opdrachtgevers

• Huurders worden sneller geholpen

Wilt u meer informatie kijk dan op https://www.admicom.nl/kovra-ervaring

https://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.ketenstandaard.nl%2F&data=02%7C01%7Cbtheunisse%40admicom.nl%7C9596722a3959461dc49e08d75eb1792f%7Cd661028354b24bdfa0b5bee8d1bf466f%7C1%7C0%7C637081988648715059&sdata=F853B%2BsiPKCR6rXolZWIA49xOHrANc%2FEtE%2BVD6Q%2FyvI%3D&reserved=0

https://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.admicom.nl%2Fbouwsoftware%2Ffacturen&data=02%7C01%7Cbtheunisse%40admicom.nl%7C9596722a3959461dc49e08d75eb1792f%7Cd661028354b24bdfa0b5bee8d1bf466f%7C1%7C0%7C637081988648715059&sdata=PHuyuMeTTVQGZsLgZ5uGsntOUQ6%2B4P4QC9X1I8wkMC8%3D&reserved=0

https://www.admicom.nl/kovra-ervaring

vakware 19 - admicom systems b.v. · verschillenanalyse vakware 19 adm20200519 6 kies de gewenste...

Documents