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Modelo Unico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Bogotá, Octubre 2014

Manual Servicio Quejas, Reclamos, Sugerencias, Peticiones y Felicitaciones

V 2.0

R

Devoluciones y/o Compensaciones Saldo a Favor en Ventas

V 2.0

Manual del UsuarioDevoluciones y/o Compensaciones

Saldo a Favor en Ventas V 3.0

Contenido

1. Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................1

2. Procedimiento del SIE devoluciones y compensaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2

3. Relación de formatos requisitos por concepto que da derecho al saldo

a favor generado en declaraciones de ventas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................3

4. Procedimiento para radicar una solicitud de Devolución y/o Compensación por saldos a favor

generado en declaraciones de ventas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....7

Etapa Uno

Generar los archivos XML de los requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...................7

Etapa Dos

1. Diligenciamiento de la Solicitud de Devolución y/o Compensación . . . . . . . . . . . . . .................21

2. Adjuntar requisitos (Segúnn lo establecido en las normas vigentes). . . . . . . . . . . . . ................30

3. Radicar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................38

Preguntas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..............41

1

1. Introducción

Atendiendo a los presupuestos y directrices con los cuales se rige la gestión adelantada por la Direcciónde Impuestos y Aduanas Nacionales, para poder cumplir de manera eficiente y eficaz la actividaddesempeñada y en procura del desarrollo y avance tecnológico que en materia tributaria se exigerespecto de los distintos ámbitos que se derivan de su gestión, la DIAN pone a disposición del públicoen general el servicio informático electrónico de Devoluciones y Compensaciones, a través del cuallos usuarios y contribuyentes pueden radicar las solicitudes de devolución de los saldos a favor enrenta y ventas, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2877 del 11 de diciembre de 2013.

El servicio electrónico informático para la solicitud de devolución y/o compensación tiene como objetivofacilitar la presentación, radicación, análisis, decisión y control de las solicitudes así como garantizarel debido proceso de la gestión, mediante un mecanismo ágil y expedito, obedeciendo el marco legalestablecido para el efecto.

Por lo anterior, lo invitamos a hacer una lectura juiciosa de la presente guía que tiene como finalidadorientarlo en la ejecución de las actividades que lo llevarán a radicar de manera exitosa su solicitud.Para lo anterior, el usuario, contribuyente y/o solicitante deberá tener en cuenta que el trámite de lasolicitud de devolución y/o compensación se inicia con el diligenciamiento y presentación del formato010, junto con la radicación de los requisitos y soportes, los cuales de conformidad con las normasque regulan la materia, deben entregarse en forma virtual dentro de los cinco (5) días hábiles siguientescontados a partir de la fecha de presentación de la solicitud. De lo contrario, el trámite virtual iniciadose cerrará automáticamente y el solicitante deberá iniciar uno nuevo.

2. Procedimiento del SIE devoluciones y compensaciones

Nuevosproductoresde bienesexcentos

(Leche - carne -huevos)

SOLICITUD ANÁLISIS PROCEDENCIA

Requisitos deacuerdo a

clasificaciónViabilidad Acto

administrativo

Productoresde bienesexcentos

Exportaciones Retenciónpor IVA

Proveedoresa sociedades decomercialización

internacional

Formatos

1222

1384

1385

1438

1440

1441

1460

1668

1754

1763

Formatos

1222

1336

1384

1385

1438

1439

1440

1441

1444

1477

1668

1222

1336

1384

1385

1438

1439

1440

1441

1442

1444

1447

Formatos

1222

1336

1384

1385

1438

1439

1440

1441

1460

1668

Formatos

1222

1336

1384

1385

1438

1440

1444

1460

1668

1670

Formatos

2

1222 Ajuste a cero Impuesto sobre las ventas por pagar X X

1336 Registro ingreso de documento físico allegado

por el contribuyente X X

1384 Información existencia representación legal X X

1385 Informe de garantías X

1438 Ajuste cero impuesto ventas retenido X X

1439 V1 Relación Impuestos Descontables

(Correspondiente a los años 2012 y anteriores) X X


(Correspondiente al año 2013 y siguientes) X X

1440 Relación de IVA retenido X X

1441 Relación IVA descontable por importaciones X X

1460 Productores de bienes exentos X X

1477 Información de Certificado del Ministerio de Cultura X X

1668 Información constancia titularidad cuenta bancaria X X

1754 Información del certificado sacrificio de animales X X

1763 Ubicación donde se efectuó la actividad X X

1803 Proporcionalidad Aplicada para Impuestos

Descontables Artículo 490 del Estatuto Tributario X X



3. Relación de formatos requisitos por concepto que da derecho al saldo a favor generado en declaraciones de ventas

Aquí encontrara los formatos que se deben adjuntar a la solicitud clasificados de acuerdo al conceptoque da derecho a solicitar el saldo a favor, en el evento que deban estar firmados se indica quien lodebe suscribir y su modo de presentación que puede ser por envió de archivos XML o el diligenciamientodel requisito a través de la bandeja de anexos.

Clasificación:

- Por operaciones Exentas

CódFormato

Nombre Formato

Suscrito porrepresentante

legal oapoderado

Suscrito porcontador o

revisor fiscal

OpciónPresentaciónpor envío

deArchivos

Diligenciar através de labandeja de

anexos de lasolicitud

3

- Por operaciones de Exportación

CódFormato

Nombre Formato


legal oapoderado


revisor fiscal


deArchivos



1222 Ajuste a cero impuesto sobre las ventas por pagar X X

1336 Registro ingreso de documento físico allegado

por el contribuyente X X



1438 Ajuste cero impuestos ventas retenido X X







1442 Relación DEX y Documentos de Transporte X X

1444 Información del Certificado al Proveedor - CP X X

1447 Servicios prestados en el país para ser exportados

o utilizados por residentes en el exterior X X

1478 Exportaciones por usuarios Industriales de zonas francas X X

1479 Ventas desde territorios nacionales a usuarios de ZF X X

1668 Información constancia titularidad cuenta bancaria X

1670 V1 Impuestos descontables de proveedores a

Sociedades de Comercialización Internacional X X

1670 V2 Impuestos descontables de proveedores a

Sociedades de Comercialización Internacional X X



1823 Relación de Ingresos por Reaprovisionamiento

de Buques o Aeronaves X X



4

- Por retenciones del Impuesto Sobre las Ventas


1336 Registro ingreso de documento físico

allegado por el contribuyente X X















CódFormato

Nombre Formato


legal oapoderado


revisor fiscal


deArchivos



5

- Por Exceso de Impuesto Descontable por Diferencia de Tarifas


1336 Registro ingreso de documento físico

allegado por el contribuyente X X















CódFormato

Nombre Formato


legal oapoderado


revisor fiscal


deArchivos



6

4. Procedimiento para radicar una solicitud de Devolución y/o Compensación por saldos a favor generado en declaraciones de ventas

Este procedimiento se divide en dos etapas:

1. Generar los archivos XML de los requisitos que se debe anexar a través de la presentación porenvió de archivos y que se indica en el punto 2 de este instructivo.

2. Diligenciar la solicitud de Devolución y/o Compensación y los requisitos tal como se indica en elpunto 2 de este instructivo.

Etapa Uno

Para facilitar la generación de los archivos XML se desarrolló una herramienta en Excel denominadaprevalidadores, para su descarga y posterior envió, realice los siguientes pasos ingresando al portalwww.dian.gov.co:

7

Debe descargar dos prevalidores los cuales se encuentran con los títulos: “Devolución Saldo a favorVentas y “Requisitos Saldo a favor Ventas”.

El primero corresponde a la versión 1.0 y contiene los formatos 1439 y 1670 versión dos (2) para serdiligenciados con información de las solicitudes de devolución de los periodos del año 2013 en adelante.

El segundo corresponde a la versión 1.4 el cual contiene los formatos 1439 y 1670 versiónuno (1) para ser diligenciados con información de las solicitudes de devolución correspondientea los periodos del año 2012 hacia atrás; igualmente contiene los formatos 1440,1441.1442.1444,1460,1478,1479 y 1823.

Descargue el prevalidador el cual tiene la siguiente presentación.

8

Elija el formato que requiera y diligencie la información.

Al diligenciarlo tenga en cuenta las ayudas que este documento contiene.

9

Una vez diligenciado genere el XML.

En los datos del encabezado tenga en cuenta:

El año de envío debe ser siempre el año actual.

El concepto de envío debe ser siempre uno (1).

El número de envío se genera automáticamente y es independiente de los demás envíos quedeba hacer a la DIAN.

La fecha de envío se genera automáticamente.

La fecha inicial corresponde al primer día del periodo gravable que está informado.

La fecha final corresponde al último día del periodo gravable informado.

10

Una vez generado el xml se debe hacer la tarea que se describe a continuación:

En el portal de la DIAN Seleccione en Otros Servicios ‘‘Solicitud devolución y/o compensación -Grandes Contribuyentes’’.

Identifíquese con el usuario y contraseña de representante legal y dé clic en Ingresar .

11

Elija la opción ‘‘Presentación de Información por Envió de Archivos’’.

Seleccione Colocar archivos en su bandeja de entrada.

12

Digite el código del formato que desea colocar y de clic en el botón Buscar. A continuación señale elformato y de clic en el botón Continuar .

Tenga en cuenta que esta pantalla le informa que el próximo consecutivo. Para el caso del ejemplo elenvío es el 71. De clic en el botón Examinar .

13

Busque el prevalidador y dé clic en la Bandeja de salida .

Busque el XML que acabó de generar y recuerde que para el caso de este ejercicio el consecutivo es71. Ubíquese en el documento y dé clic sobre el archivo.

14

Revise que el documento este debidamente colocado y dé clic en Firma .

Digite su firma y contraseña, un mensaje le confirma que el archivo fue firmado exitosamente.

Cierre el mensaje y de clic en el botón Colocar .

15

El sistema le muestra el archivo que acaba de colocar.

Copie y guarde el número Dmuisca_010144209201300000071.xml porque es necesario paraDiligenciar Solicitud de Envío.

NotaRevise si este documento se debe presentar con la firma del Contador o Revisor Fiscal tal como seindica en el punto 2 de este instructivo.

Si como resultado de esta revisión se establece que si se debe presentar firmado por Contador oRevisor Fiscal entonces la tarea de Diligenciar Solicitud de Envío debe ser realizada por la personaque tenga esta calidad.

En caso de requerirse la firma del Contador o Revisor fiscal, este debe identificarse con su usuario ycontraseña (Tal como lo realizo el representante legal desde iniciar sesión) y seguir el procedimientoaquí indicado.

16

Dé clic en Diligenciar Solicitud de Envío de archivos .

Diligencie esta pantalla teniendo en cuenta que los campos “Año informado” y “Período informado”deben corresponder al año y período gravable al que corresponde la información contenida en elarchivo.

En el campo “Nombre y Extensión del Primer Archivo de Envío” debe corresponder al archivo colocado.

Si no recuerda este dato, abra la bandeja de salida de su prevalidador.

Dmuisca_010144209201300000071.xml

Cantidad de archivo debe ser siempre 1.

17

Número total de los registros de los archivos de envío debe ser siempre 1.

Ahora pulse el botón Solicitar .

Un mensaje le pregunta ¿Desea guardar su solicitud? Responda Si.

18

A continuación firme el documento.

Un mensaje le comunica que el archivo ha sido firmado correctamente, cierre el mensaje y pulse elbotón Presentar información .

Otro mensaje le informa el número de su solicitud de envío, tome nota de esta número.

19

Para determinar si la información relacionada en el archivo XML no presenta inconsistencias en sucontenido consulte su estado a través de la opción Consultar Envíos de Solicitudes.

Al presentarse inconsistencias en la información contenida en el archivo XML este quedara en estado“Solicitud con error”, corrija los errores detectados y realice nuevamente el procedimiento de enviódesde la tarea de colocar archivos en su bandeja de entrada.

En el evento de no presentarse inconsistencias en la información contenida en el archivo XML estequedara en estado Solicitud exitosa.

20

Etapa Dos

1. Diligenciamiento de la Solicitud de Devolucion y/o Compensacion.

El contribuyente, responsable, representante legal, o a través de apoderado debe diligenciar lasolicitud de devolución y/o compensación en forma electrónica siguiendo los pasos del proceso deautenticación (usuario y contraseña). Recuerde ingresar por el portal de la DIAN www.dian.gov.co/Otros Servicios/Solicitud de Devolución y Compensación.

Elija Procedimiento de Devolución/Compensación y luego Solicitud Devolución/Compensación.

Despliegue la ventana “Concepto SolicitudDevolucion” y seleccione la opción Saldo aFavor.

A continuación se despliega la ventana “Tipo de Obligación” seleccione la opción Ventas y pulse elbotón Continuar .

21

Esta pantalla muestra dos botones:

Seleccionar saldo

En esta opción se despliegan las obligaciones con saldo a favor que se encuentren en las bases dedatos de la DIAN, realice la consulta y determine si la declaración objeto de devolución se encuentra,en caso afirmativo selecciónela; Si la declaración no se encuentra efectué el procedimiento indicadopara “Adicionar saldo”.

Adicionar saldo

Esta opción le permite registra los datos de la declaración objeto de devolución, que no se encuentrenen las bases de datos de la DIAN.

NotaCuando el titular del saldo a favor sea diferente al solicitante (esto ocurre cuando se presenta lafigura de fusiones, absorciones, escisiones, etc)., pulsando el botón “Seleccionar saldo o Adicionarsaldo” en la pantalla ubique el botón “Buscar” y realice el procedimiento indicado en la parte de arribapara seleccionar o registrar los datos de la declaración objeto de devolución asociados al titular delsaldo a favor.

22

Para el caso del ejemplo no existen obligaciones con saldo a favor.

Cierre el mensaje y pulse el botón Adicionar saldo.

Diligencie los datos Concepto Saldo, Año Gravable, Período, Número del documento que reconoceel saldo (casilla 4 de la declaración objeto de devolución), Fecha documento que reconoce el saldo yValor susceptible a ser devuelto.

Luego dé clic en el botón Crear .

23

Si tiene obligaciones pendientes de pago y desea compensarlas en la pantalla encontrara dos botones:

Seleccionar deuda

En esta opción encontrara las obligaciones pendientes de pago que se encuentren en las bases dedatos de la DIAN, seleccione las que desea compensar.

Adicionar Deuda

Esta opción le permite registra los datos de las obligaciones pendientes de pago y que no se encuentrenen las bases de datos de la DIAN.

NotaCuando el titular de las obligaciones pendientes de pago sea diferente al solicitante (esto ocurrecuando se presenta la figura de fusiones, absorciones, escisiones, etc)., pulsando el botón “Seleccionardeuda o Adicionar deuda” en la pantalla ubique el botón “Buscar” y realice el procedimiento indicadoen la parte de arriba para seleccionar o registrar los datos de las obligaciones pendientes de pagoasociados al titular de la deuda.

24

Cuando no existen obligaciones el sistema muestra este tipo de pantalla, pulse el botón Cerrar .

Y de clic en el botón Adicionar deuda .

Diligencie los espacio de: Tipo de obligación, Año gravable, Período y Valor a compensar y pulse elbotón Crear .

La pantalla debe quedar diligenciada de la siguiente manera.

A continuación pulse el botón Siguiente .

25

Registre la información del concepto que origino el saldo a favor susceptible a ser devuelto pulsandoel botón Adicionar .

Al dar clic sobre la ventana “Clase de operación que origino el saldo” se despliega los conceptos quedan derecho a la devolución, seleccione los que requiera.

26

Para el ejemplo se seleccionó “Por operaciones Exentas”, pulse el botón Adicionar para ingresar laoperación que origino el valor susceptible a ser devuelto.

Al dar clic sobre la ventana “Concepto operación exenta” se despliega los tipos de bienes exentos,seleccione los que requiera.

27

Una vez seleccionada la operación exenta, diligencie el valor de acuerdo a la participación que estaoperación tenga en la conformación del saldo a favor susceptible a ser devuelto y pulse el botónAdicionar .

Tenga en cuenta que el valor susceptible a ser devuelto debe ser igual a la sumatoria de los valoresdiligenciados de acuerdo a las operaciones exentas seleccionadas.

Una vez incluida la totalidad de las operaciones que originaron el valor susceptible a ser devuelto declic en el botón Guardar .

28

Un mensaje le informa que su solicitud ha sido guardada con éxito, cierre el mensaje y pulse el botónFormalizar documento .

A continuación se genera el siguiente mensaje. A la pregunta ¿Desea continuar? Responda Si.

A continuación se genera el número de expediente con el que se identifica su solicitud, guarde estainformación y pulse el botón Cerrar .

29

2. Adjuntar requisitos (Según lo establecido en las normas vigentes).

Para adjuntar los requisitos exigidos por las normas vigentes se puede acceder a ello a través de lassiguientes alternativas:

Por la bandeja de tareas ubicando el número del expediente generado en la solicitud.Por la consulta de asuntos a través del número del expediente, el número de la solicitud o NIT delsolicitante.O pulsando el botón “Anexar”. Tal como se muestra a continuación:

NotaTenga en cuenta que algunos documentos requisitos deben ser escaneados y asociados alcorrespondiente formato.

30

El sistema muestra pantalla. Ubique la sección “Requisitos” la cual está conformada por cuatrocolumnas así:

Descripción: Define el nombre del formato de los requisitos.Formato: Aquí encuentra el código asignado al formato de cada requisito.Nuevo: En esta columna para los que le aparece un símbolo representado en como una “Hoja”,son aquellos requisitos que se deben gestionar a través de esta bandeja. Aquellos que no lesaparece el símbolo de la “Hoja” es por qué estos requisitos se debe gestionar por la presentaciónde envió de archivos XML.Consultar: Esta opción permite consultar los formatos diligenciados a través de esta bandeja olos gestionados por la presentación de envió de archivos XML.

31

Para mostrar un ejemplo de cómo se gestiona un documento a través de esta bandeja, se tomó elformato 1384 “Información de Existencia y Representación Legal”, pulsando sobre el símbolorepresentado como una hoja de la columna “Nuevo”.

Diligencie la información de Fecha Expedición de su certificado de existencia y representación legal,seleccione el Departamento y Ciudad/Municipio de Expedición, digite la información de SedeExpedición y No Folios y pulse el botón Guardar .

Un aviso le informa que su documento ha sido guardado, cierre el mensaje.

32

Pulse el botón Presentar información .

A la pregunta ¿Desea anexar este documento alasunto? Responda Si.

Un mensaje le informa que su documento ha sidoanexado satisfactoriamente al expediente, cierre elmensaje y recuerde que el Certificado de Existenciay representación legal debe ser escaneado yasociarse a este documento.

33

Ahora debe asociar el archivo y para hacerlo ubíquese en la sección “Documentos anexados” de lapantalla “Requisitos”.

Pulse el botón Asociar .

A continuación pulse el botón Examinar , busque el archivo escaneado y adjúntelo.

Pulse el botón Adicionar.

34

Un mensaje le informa que el documento escaneado “Certificado de existencia y representaciónlegal” se agregó correctamente, cierre el mensaje.

Ubique en la pantalla el botón Cerrar.

NotaTenga en cuenta que una vez asociado el documento escaneado al formato, en la sección “Documentosanexados” de la pantalla “Requisitos” el botón Asociar debe cambiar a “Consultar asociados”.

35

Los requisitos gestionados por medio de la Presentación de información por envío de archivos XML,deben ser adjuntados en la sección “Documentos anexados” de la pantalla “Requisitos”, pulsando elicono ubicado frente al formato que desea anexar de la columna “Consultar”, para el caso de esteejercicio, se anexa el formato Relación DEX y documento de exportación formato 1442.

36

Se despliega pantalla que muestra los documentos gestionados por medio de la Presentación deinformación por envío de archivos XML; señale el formato a adjuntar y pulse el botón Anexar .

Un mensaje le informa que el documento ha sido anexado, cierre el aviso y revise la pantalla en laparte correspondiente a documentos anexados que este se encuentre.

37

3. Radicar

Una vez adjuntada la totalidad de los requisitos, la última actividad a realizar es radicar la solicitud dedevolución y/o compensación, pulse el botón “Radicar ”.

38

Se despliega pantalla de firma, proceda a firmar utilizando el certificado digital.

Una vez firmado, un mensaje le confirma que la solicitud ha sido presentada satisfactoriamente.

39

Ahora puede consultar su solicitud dando clic en el icono asuntos.

40

Preguntas frecuentes

Soy un gran contribuyente y tengo que radicar mi solicitud de devolución por la página de laDIAN. ¿Cómo ingreso a la página?

Ingrese al portal www.dian.gov.co /Otros servicios/Solicitud devolución y/o compensación -Grandes Contribuyentes.

¿En qué parte de la página de la DIAN encuentro los prevalidadores ?

Ingrese al portal www.dian.gov.co/Otros servicios/Prevalidadores/Requisitos Saldo a favor Ventas.

Tengo la relación de los impuestos descontables en excel y quiero copiar los datos en elprevalidador del formato 1439, ¿Cómo hago este proceso?

Para poder copiar de un excel al formato del prevalidador se requiere que cada campo del excel estéconfigurado como texto.

¿En qué parte del prevalidador escribo el año y periodo gravable al que corresponde el archivoque estoy colocando?

Cuando el contador o revisor fiscal realiza la tarea de diligenciar solicitud envío de archivos, en elespacio correspondiente a año informado.

¿Cómo hago para que los archivos queden con la firma del revisor fiscal y no del representantelegal?

Para que el documento quede debidamente firmado, el revisor fiscal debe ingresar a nombre de lacompañía con su usuario y contraseña y realizar el proceso de diligenciar solicitud envío de archivos.

¿Cuál es el origen legal de los requisitos que se están exigiendo para las solicitudes dedevolución y/o compensación?

El Decreto Reglamentario 2277 de 06 noviembre de 2012 y la Resolución 0000151 de 30 de noviembrede 2012.

41

¿Radiqué una solicitud de devolución y/o compensación en forma virtual y ahora tengo plazode cinco (5) días para llevar la carpeta a la DIAN?

Cuando se realiza la solicitud en forma virtual no se deben llevar documentos físicos a la DIAN.

Mi solicitud se presentó con garantía pero no encuentro el formato para ingresar los datos dela garantía, ¿Qué debo hacer?

El formato de garantía es el único que no se puede diligenciar a través de la página. Debe acercarsea su Dirección Seccional con el original de la póliza para que un funcionario realice esta tarea.

42

v 2.0 saldo a favor en ventas r sugerencias, peticiones y ... · 4. procedimiento para radicar una...

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