UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

DIPLOMSKO DELO

Nataša Cotič

Tržič, september 2006

UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

DIPLOMSKO DELO

UVEDBA INFORMACIJSKEGA SISTEMA SAP R/3 NA PODROČJU FINANČNO-RAČUNOVODSKEGA MODULA

Kandidatka: Nataša Cotič Študentka izrednega študija Številka indeksa: 81534630 Program: visokošolski strokovni Študijska smer: finance in bančništvo Mentor: prof. dr., Samo Bobek

Tržič, september 2006

PREDGOVOR Informatika postaja eden glavnih vzvodov zagotavljanja konkurenčnih prednosti poslovnega sistema. Raziskave na področju zagotavljanja konkurenčne prednosti podjetja z ustrezno razvito informatiko kažejo, da le-ta predstavlja eno redkih poslovnih priložnosti, ki jih ima podjetje na voljo v boju s svojo konkurenco na tržišču (Kovačič, Vintar, 1994, str. 21). Da bi podjetje pri informatizaciji poslovanja doseglo želene rezultate in čimbolj izkoristilo razpoložljivo informacijsko tehnologijo, se mora načrtno lotiti vpeljave, prenove ali gradnje informacijskega sistema. Razlogov, zaradi katerih je podjetje Ljubljanske mlekarne želelo prenoviti svoj informacijski sistem, je mnogo. Informacijski sistem, ki so ga v podjetju uporabljali v preteklosti je nastajal postopoma, zaradi česar ni bil integriran in kot tak ni več zadoščal vse večjim zahtevam kupcev in razvijajočemu trgu. Osnovna informacijska podpora razvoju podjetja ni več zadostno služila, zato smo začeli iskati rešitev, ki bi zadostovala osnovnim poslovnim potrebam tako na strateški kot operativni ravni. Nov informacijski sistem naj bi omogočal vključevanje uporabnikov na vseh ravneh poslovanja, poleg tega pa bi moral povezovati vse poslovne funkcije podjetja in omogočati dostop do potrebnih podatkov za posamezno poslovno funkcijo. Sistem mora omogočati vključevanje uporabnikov na vseh ravneh poslovanja, kar pomeni, da morajo imeti dostop do poslovnega sistema tako zaposleni, kot tudi lastniki in vodstveni kader. Osnovne zahteve pri odločanju za nov informacijski sistem so bile varnost, zanesljivost, nizki skupni stroški in zmogljivost. Med pomembnimi dejavniki je bila tudi nad gradljivost sistema, saj mora biti le ta pripravljen na nadaljnjo rast podjetja Ljubljanske mlekarne. Tako kot večina vodilnih in velikih podjetij v Sloveniji, smo se tudi v Ljubljanskih mlekarnah odločili za celovit informacijski sistem SAP R/3, ki pokriva vsa področja poslovanja od nabave, prodaje, računovodstva in logistike. V diplomski nalogi bom poizkusila na kratko predstaviti uvajanje informacijskega sistema SAP R/3. Področje raziskave bo analiza vpeljave informacijskega sistema SAP R/3 in obvladovanje podatkov na področju financ v podjetju.

2

KAZALO

1 UVOD 3

1.1 Opredelitev področja in opis problema 3 1.2 Namen, cilj, osnovne trditve 3 1.3 Predpostavke in omejitve analize 4 1.4 Uporabljene metode raziskovanja 4

2 INFORMACIJSKI SISTEM SAP R/3 6 2.1 Podjetje SAP 6 2.2 Predstavitev sistema SAP R/3 6 2.3 Glavne prednosti SAP R/3 8

2.3.1 Pregled SAP R/3 10 2.3.2 SAP transakcija 11 2.3.3 Tabele 11 2.3.4 ABAP/4 razvojno delovno okolje 13

2.4 Arhitektura sistema SAP R/3 13 2.5 Pregled modulov SAP R/3 14

3 PREDSTAVITEV FINANČNEGA MODULA INFORMACIJSKEGA SISTEMA SAP R/3 20

3.1 Predstavitev modula finančno – računovodske službe 20 3.2 Glavna knjiga 20 3.3 Saldakonti kupcev 22 3.4 Saldakonti dobaviteljev 23 3.5 Kontroling 26

4 UVEDBA SAP R/3 V PODJETJE LJUBLJANSKE MLEKARNE 31 4.1 Predstavitev podjetja Ljubljanske mlekarne 31

4.1.1 Vizija, poslovna politika podjetja 33 4.2 Projekt uvedbe SAP R/3 33 4.3 Analiza uvedbe rešitve v finančnem modul-u 36

5 SKLEP 42 5.1 Sklepne ugotovitve 42 5.2 Predlogi 42

6 POVZETEK 44 7 SEZNAM VIROV 45

3

1

1.1

1.2

UVOD

Opredelitev področja in opis problema Predstaviti želim uvajanje informacijskega sistema SAP R/3, pri čemer se bom osredotočila na poslovno področje financ in računovodstva za modul financ. Področje raziskave v diplomski nalogi bo analiza vpeljave informacijskega sistema SAP R/3 in obvladovanje podatkov na področju financ v podjetju Ljubljanske mlekarne1. V procesu informatizacije poslovanja se v zadnjem času vse bolj uveljavljajo ERP2 rešitve, medtem ko je bil v preteklosti v ospredju predvsem lasten razvoj. Velike spremembe na področju poslovanja zahtevajo nenehno vzdrževanje in dopolnjevanje starih, običajno nepovezanih programskih rešitev. Glavni vir konkurenčnih prednosti v sodobni družbi predstavljajo prav podatki in informacije, njihovo učinkovito obvladovanje ter upravljanje. Podjetja pogosto prepozno ugotovijo, da so v podaljševanje življenjskega cikla staremu informacijskemu sistemu vložila preveč časa in denarja. Veliko bolj smotrno bi bilo čim prej preiti na nov informacijski sistem. Zato igra dandanes informatika pomembno vlogo v sodobnih organizacijah in predstavlja enega od glavnih dejavnikov zagotavljanja konkurenčnih prednosti organizacije oziroma podjetja. Informacijski sistem SAP3 je na tržišče prišel popolnoma razvit in je bil zaradi svoje kompleksnosti namenjen predvsem večjim podjetjem, sčasoma pa je postal zanimiv tudi za manjša podjetja. Podjetja, ki uporabljajo informacijski sistem SAP, imajo bistveno prednost pred podjetji, ki tega ne uporabljajo. Informacijski sistem SAP pomeni za podjetja enega od pogojev konkurenčnosti, ne samo na področju poslovne informatike, ampak tudi posredno na celotni ravni poslovanja, kjer se uporablja. Zaradi množične uporabe ima zagotovljen tehnološki razvoj in predstavlja varno investicijo za podjetje, saj se zaradi velikega tržnega deleža zanj odloča vedno več podjetij in ustanov.

Namen, cilj, osnovne trditve Namen dela je prikazati pridobljene rešitve za obvladovanje podatkov in informacije za potrebe zunanjega poročanja s pomočjo posodobitve in prenove informacijskega sistema. Delo je razdeljeno na tri tematske sklope: na teoretični del predstavitve informacijskega sistema SAP R/3, na del kjer je predstavljen projekt uvedbe informacijskega sistema SAP v podjetje Ljubljanske mlekarne in na del, ki obravnava praktični prikaz analize uvedbe rešitve v finančnem modulu.

1 Ljubljanske mlekarne d.d., Tolstojeva 63, Ljubljana. 2 Enterprise Resource Planning. 3 Systems, Applications and Products in Data Processing.

4

V teoretičnem delu naloge je predstavljen informacijski sistem SAP opisano njegovo delovanje in moduli s katerimi pokrivamo področja poslovanja. Na osnovi teoretičnih spoznanj bom predstavila postopek uvajanja informacijskega sistema SAP v podjetje in metode ter orodja, ki se za to uporabljajo. Praktični del naloge predstavlja analizo uvedbe rešitve z slabostmi in prednostmi v finančnem modulu v izbranem podjetju s predlaganimi rešitvami za boljšo organizacijo informacijskega sistema.

1.3

1.4

Predpostavke in omejitve analize Informatika postaja eden glavnih vzvodov zagotavljanja konkurenčnih prednosti poslovnega sistema. Raziskave na področju zagotavljanja konkurenčne prednosti podjetja z ustrezno razvito informatiko kažejo, da le-ta predstavlja eno redkih poslovnih priložnosti, ki jih ima podjetje na voljo v boju s svojo konkurenco na tržišču (Kovačič, Vintar, 1994, str. 21). Da bi podjetje pri informatizaciji poslovanja doseglo želene rezultate in čimbolj izkoristilo razpoložljivo informacijsko tehnologijo, se mora načrtno lotiti vpeljave, prenove ali gradnje informacijskega sistema. Sprememba lastninske strukture, rast podjetja, sprememba tržišča in širjenje področja poslovanja, so razlogi kateri so tudi slovenska podjetja soočili z neprimernostjo dotedanjih, klasičnih informacijskih sistemov. Podjetja, ki so se zavedala pomembnosti informatike, so začela s prenovo poslovnih procesov in vpeljavo novega informacijskega sistema, oziroma posodobitvijo obstoječega informacijskega sistema. Uspešno izvajanje poslovnih procesov je v preteklosti zahtevalo, da se poslovanje najprej prenovi in šele nato izpelje informatizacija. Informacijski sistem SAP R/3 je aktualen na našem ozemlju komaj slabo desetletje ter se še vedno izpopolnjuje in v mnogih podjetij šele uvaja. Zato je bila največja omejitev pri delu ta, da sem imela večji del literature v tujem jeziku, predvsem zaradi tega, ker se je aplikacija razvila na nemško govorečem področju. Nemško podjetje SAP AG je pred več kot tridesetimi leti prvo začelo razvijati in tržiti celovit informacijski sistem SAP R/2, ki je zaradi svoje izpopolnjenosti kmalu pridobil vodilno mesto v Nemčiji, kasneje pa po celem svetu (A Comparison of Four Mayor ERP Packages, 2002). Informacijski sistem SAP R/3 je danes najbolje prodajani standardni celoviti informacijski sistem po vsem svetu (Enterprise Resource Planning Technology Overview, 2003).

Uporabljene metode raziskovanja Zbiranje podatkov temelji na teoretični obdelavi teme. Uporabila bom novejšo domačo in tujo literature, članke v strokovnih revijah in informacije s svetovnega spleta. V nalogi se bosta prepletala deskriptivni in analitičen pristop. Pri deskriptivnem pristopu bom uporabila zgodovinsko metodo in metodo kompilacije. Na osnovi spoznanj in stališč drugih avtorjev bom poizkušala pridobiti lastna spoznanja.

5

Diplomsko delo bom zaključila s svojimi ugotovitvami, pripombami in predlogi, do katerih bom prišla med raziskovanjem uvajanja informacijskega sistema SAP v podjetje s poudarkom na finančnem modulu. Raziskava je osredotočena na finančno funkcijo podjetja, zato lahko govorimo o poslovni raziskavi. Diplomska naloga bo urejena in napisana v okolju Microsoft Word in Microsoft Excel.

6

2

2.1

2.2

INFORMACIJSKI SISTEM SAP R/3

Podjetje SAP Podjetje SAP AG ima sedež v nemškem Walldorfu. Ustanovljeno je bilo leta 1972 v nemškem Mannheimu kot družba z omejeno odgovornostjo s strani petih bivših sodelavcev IBM. Cilj je razvijati in tržiti celovito programsko opremo in je največje svetovno podjetje na področju programske opreme za podjetja. Od leta 1988 je podjetje delniška družba, ki kotira na borzi. Vpisano je na newyorški borzi (NYSE) pod simbolom SAP. Ponuja obsežne rešitve za številna podjetja, vključno z letalsko industrijo, obrambo, avtomobilsko industrijo, bančništvom, kemično industrijo, zavarovalnimi podjetji, razvojno industrijo, zdravstvom, računalniško industrijo, mediji, javnimi nepremičninskimi sektorji, tekstilno industrijo, drobno prodajo, storitvenimi podjetji, telekomunikacijskimi in transportnimi, naftne in plinske družbe ter farmacijo. Podjetje ima zaposlenih več kot 8.000 ljudi po vsem svetu. Podjetje SAP AG je začetnik na področju standardnih celovitih rešitev in danes z okoli 30 odstotnim tržnim deležem predstavlja največjega ponudnika celovitih informacijskih rešitev in petega največjega ponudnika programske opreme na svetu. Podjetje SAP AG je razvilo dva informacijska sistema SAP R/2 in SAP R/3. Starejši sistem SAP R/2 je bil razvit kot sistem za velike omrežne računalnike (ang. Mainframe) in se počasi opušča. Novejši informacijski sistem SAP R/3, ki deluje v okolju odjemalec/strežnik (ang. Client/Server), pa sledi intenzivnem razvoju strojne opreme, komunikacij in poslovnim usmeritvam (SAP, 2002). Temelji podjetja so grajeni na konceptu integracije. SAP-ova družina izdelkov in storitev povezuje podjetje od financ in kadrovskih sistemov do proizvodnje ter prodaje in distribucije. Vsak modul vsebuje poslovne procese, ki temeljijo na najboljši poslovni praksi posameznega področja.

Predstavitev sistema SAP R/3 Razvoj sistema SAP R/3 se je začel leta 1987. Cilj je bil razviti programsko opremo na moderni odjemalec/strežnik tehnologiji, ki bo po vsebini enaka sistemu SAP R/2 vendar bo sledila razvoju strojne opreme. S tem je podjetje SAP AG ponudilo integrirano poslovno – programsko rešitev, ki je zgrajena na osnovi odjemalec/ strežnik arhitekture in je neodvisna od podatkovne baze in operacijskega sistema4 , ki ga uporablja. Sistem SAP R/3 pokriva celoten spekter poslovnih aplikacij od nabave, prodaje, skladiščnega poslovanja prek financ in računovodstva do upravljanja kakovosti, načrtovanja in upravljanja proizvodnje ter upravljanja s kadrovskimi viri. Primeren je za različne veje industrije in gospodarstva.

4 To predstavlja veliko prednost, saj lahko uporabnik prosto izbira bazo podatkov in operacijski sistem. Kadarkoli pa lahko bazo podatkov ali operacijski sistem zamenja, plačati mora le razliko med sistemoma za staro in novo bazo podatkov oz. operacijski sistem.

7

Organizacije se lahko odločijo za uvedbo celotnega sistema SAP R/3 ali posameznih elementov – od standardnega paketa (finance, logistika, kadrovski sistem) do specifičnih elementov, prilagojenih posamezni dejavnosti organizacije (bančno in blagovno poslovanje, transportne in naftne organizacije,…). Za slednje je podjetje SAP AG razvil posebne pakete, imenovane SAP rešitve za gospodarske panoge (ang. SAP Industry Solutions). Podjetja lahko z uporabo le teh dosežejo višjo raven rešitev za posebne procese. SAP R/3 vsebuje tudi rešitve prilagojene za slovenski trg in domačo zakonodajo, za katerimi stojijo domači svetovalci. Strukturo SAP R/3 predstavlja slika 1. Slika simbolično prikazuje soodvisnost in delovanje komponent sistema SAP R/3. Osrednji del predstavlja arhitekturo odjemalec/strežnik, na katerega so priključeni glavni moduli in njihovi uporabniki (FI, MM, PP, SD, IS, itd). Zunanji rombi predstavljajo zunanje aplikacije, ki se lahko povezujejo s sistemom SAP R/3 (SAP, 2002). Da bi dosegli skladnost podatkov in integriteto sistema, so razvijalci programske opreme SAP proučili zahteve različnih podjetij z isto dejavnostjo in jih združili z rezultati raziskav različnih stanov. Ta spoznanja so postala osnova za izdelavo vsake aplikacije znotraj sistema SAP R/3. V tem kontekstu se izraz najboljša poslovna praksa (ang. Best practice) uporablja za izražanje uspeha implementiranih standardiziranih poslovnih procesov (Bancroft, Seip, Sprengel, 2001, str. 28).

SLIKA 1: PRIKAZ STRUKTURE SISTEMA SAP R/3

Vir: Hernández, 1997, str. 17.

8

Celotni tok podatkov SAP R/3 deluje integrirano, kar pomeni, da je potrebno podatke vnesti le enkrat, sistem pa sproži oziroma posodablja druge logično povezane funkcije ali podatke. Zasnovan je za zadovoljevanje informacijskih potreb organizacij vseh velikosti na mnogih poslovnih področjih, poleg tega pa podpira večjezičnost in uporabo večih valut. Ključno za uspešnost informacijskega sistema SAP R/3 je strategija izdelave odprtih rešitev. To pomeni, da aplikacije lahko delujejo na različnih platformah (Unix, NT, OS/400), podatkovnih zbirkah (Oracle, Adabas D, Informix, DB2 za UNIX, DB2/400, Microdof's SQL Server 6.0) in drugih mednarodnih standardih informacijske tehnologije (TCP/IP, SQL, ODBC, OLE, X.400, X.500, itd). Zato aplikacije niso vezane na določenega ponudnika programske oziroma strojne opreme (ASAP World Consultancy, e tal. 1996, str. 36-37). Sistem SAP R/3 je zgrajen iz modulov oziroma aplikacij, ki pokrivajo osrednje in specifične poslovne procese v industriji. ERP rešitev SAP R/3 je dodano vrednost podjetjem prinesla s pomočjo standardiziranih poslovnih procesov v okolju »client-server«. Nova generacija ERP rešitev SAP R/3 Enterprise, prinaša dodano vrednost s pomočjo razteznosti v raznolikem spletnem okolju in prinaša nove zmogljivosti vsem zaposlenim v podjetju.

2.3 Glavne prednosti SAP R/3 Sistem je namenjen srednjim in velikim podjetjem po celem svetu. Njegova prednost se odraža v naslednjih značilnostih:

funkcionalnost, večjezičnost, prilagodljivost, modularna zgradba, prijaznost do uporabnika, standardna programska rešitev, evolucijski pristop.

Funkcionalnost Z nakupom sistema SAP R/3 kupec pridobi standardno programsko rešitev, ki zagotavlja podporo vseh večjih funkcijskih področij, kot so npr.:

na področju financ: glavna knjiga, saldakonti, naložbe, kontroling, itd., na področju logistike: materialno poslovanje, planiranje proizvodnje, vzdrževanje,

kontrola kakovosti, nabava, prodaja, itd., na področju kadrovskega informacijskega sistema.

Večjezičnost Večjezično podporo SAP R/3 zagotavlja s tem, da so vsi prikazani jezikovni elementi shranjeni ločeno. Uporabnik lahko pri prijavi ali s pomočjo stalnih nastavitev izbere enega izmed jezikov v SAP R/3. Različne jezikovne podpore je potrebno prej instalirati.

9

Standardno je v vsakem SAP R/3 sistemu instaliran angleški in nemški jezik. Trenutno je možno instalirati podporo za več kot 20 jezikov (Will 1999, str. 32). Prilagodljivost Podjetja se soočajo z zelo različnimi poslovnimi situacijami in ekonomsko krizo, ki je posledica dobe t.i. »nove ekonomije«. Konkurenca je prisilila podjetja, da so začela razmišljati v drugo smer in s pomočjo popolnoma integriranih ERP rešitev podprla poslovanje in s tem izboljšala produktivnost in dobičkonosnost. Informacijski sistem SAP s svojimi rešitvami ponuja pomoč svojim strankam. S pomočjo nove tehnološke osnove rešitve zadovoljujejo potrebe strank v današnjem poslovnem okolju. Nekaj potreb strank, na osnovi katerih je podjetje SAP razvilo nove rešitve, so enostavne nadgradnje sistemov, povečanje transparentnosti, zniževanje skupne vrednosti lastništva, povezljivost in prožnost ter dodatna zmogljivost zaposlenih. Integriranost Integrirana programska rešitev se odlikuje od drugih v tem, da so vsi delovni procesi med seboj povezani. Tudi lokalna opravila zagotavljajo to povezavo, ker vse funkcije v sistemu uporabljajo iste centralne podatke. S tem je omogočena integriteta baze in zmanjšana možnost redundance podatkov. Modularna zgradba SAP R/3 je izrazito modularno sestavljen, istočasno pa dovolj integriran. Moduli so razdeljeni na posamezne komponente in dele komponent. Podjetje se lahko odloči za instalacijo samo ene komponente, pri čemer pa ne sme zanemariti morebitne soodvisnosti. Modularna zgradba omogoča enostavno širjenje funkcionalnosti programa z rastočimi potrebami podjetja. Prijaznost do uporabnika Pomen grafičnega vmesnika v praksi pogosto podcenjujemo. Z razširitvijo uporabe operacijskega sistema Windows, so se zahteve glede oblike in prikaza podatkov na zaslonu povečale. Enoten grafičen zaslon omogoča enostavno uporabo in razmeroma enostaven prehod na drugo delovno področje, saj odpadejo dodatna uvajanja in šolanje. Standardna programska rešitev V primerjavi z individualnimi programskimi rešitvami imajo standardne programske rešitve številne prednosti:

hitre rešitve problema, saj so že ponujene v paketu standardne funkcionalnosti, manjša odvisnost od programerjeve rešitve, prilagajanje poslovnih procesov programski rešitvi in ne obratno, kar je povezano z

reinženiringom in je edinstvena priložnost za optimizacijo poslovnih procesov, možnost prilagajanja posameznim panogam.

10

Evolucijski pristop Stari ERP sistem je odlično delal v ozadju sistema, novi ERP sistem pa omogoča, da prav vsi zaposleni lahko delajo učinkovito. Sistem ERP je danes dostopen vsem uporabnikom in omogoča, da so informacije dostopne vsem v podjetju, kadarkoli in kjerkoli. To dosežemo s spajanjem različnih možnosti, kot so podjetniški portali, samopostrežni sistemi za zaposlene, mobilna infrastruktura in sodelujoče aplikacije. Danes je nujno, da so vsi procesi povezani in transparentni. SAP R/3 Enterprise je danes najbolj obsežna in integrirana ERP rešitev, ki je na voljo. Oblikovana je tako, da lahko podjetja vpeljejo le tiste poslovne funkcionalnosti, ki jih potrebujejo in ko jih potrebujejo, kar poenostavlja nadgradnje in znižuje skupne stroške lastništva (TCO). Obstoječe stranke podjetja SAP AG lahko enostavno migrirajo in po potrebi dodajo katerokoli ali vse poslovne rešitve mySAP Buisiness Suite. Podjetje SAP s svojimi rešitvami ponuja gibljiv in na spremembe prilagodljiv informacijski sistem. Podjetja lahko dosegajo boljšo kontrolo nad poslovanjem in povečujejo učinkovitost in dobičkonosnost5. Ena izmed ključnih prednosti informacijskega sistema SAP je dejanska povezanost številnih poslovnih okolij, od financ, proizvodnje do komerciale in kadrovskega sistema. Ta povezanost pomeni, da se sprememba na enem področju podjetja izraža tudi na drugem področju podjetja. Kot primer tega lahko navedemo zneske obračuna plač v kadrovskem sistemu, ki so povezani tudi z zneski v glavni knjigi (Larocca 2002, 9).

2.3.1 Pregled SAP R/3 Kot sem že prej povedala informacijski sistem SAP R/3 odpira vrata v svet rešitev, ki sledijo konceptu odjemalec/strežnik. V teh odprtih arhitekturah se obremenitve za izvajanje aplikacij razdelijo med večje število računalnikov, ki medsebojno komunicirajo preko računalniškega omrežja. V arhitekturi odjemalec/strežnik imajo podatkovni strežniki nalogo, da varno upravljajo s podatki celotnega podjetja. Podatkovni strežniki dajejo podatke na razpolago aplikacijskim strežnikom, ki koordinirajo izvajanje uporabniških programov in nadzorujejo komunikacijo z bazo podatkov (Stepn 2000, 31). Na nivoju odjemalca, kjer končni uporabniki opravljajo svoje naloge, pa se izvaja sprejem zahtev, ki jih prevzamejo aplikacijski strežniki, in prikazujejo rezultate obdelav v pregledni obliki. Obdelava podatkov po sistemu odjemalec/strežnik omogoča skoraj poljubno razporeditev programskih obremenitev preko različnih sistemov računalniške opreme, pri čemer se lahko sistematično izkoristijo računalniške kapacitete. Na glede na to ali podjetje uporablja sistem SAP R/3 v dvo ali troslojni razporeditvi po konceptu odjemalec/strežnik, lokalno ali preko celega sveta, lahko podjetje izbere najprimernejšo rešitev.

5 Vir: SAP (2003). SAP vodilni v razvoju ERP-ja. [Online] Available: http://www.sap.com/slovenia/company/press/press_doc/p_2003_SAP_vodilni_v_razvoju_ERP%20.asp [September 17, 2003].

11

Število računalnikov, ki jih bo podjetje s sistemom SAP R/3 vključilo v rešitev, je odvisno samo od zahtev uporabnika. Sistem SAP R/3 je mogoče neomejeno razširiti. S pomočjo arhitekture odjemalec/strežnik ga lahko uporablja od 30 do več tisoč neposrednih uporabnikov. Ta nadgradljivost zagotavlja, da bo sistem lahko rasel s podjetjem in sledil zahtevam. SAP R/3 ponuja integrirane rešitve za obdelavo podatkov v skladu s konceptom odjemalec/strežnik, ki lahko združujejo različne sisteme in storitve v enotno, nemoteno delujočo komunikacijsko omrežje. Sistem SAP R/3 vsebuje poleg orodij za upravljanje sistema tudi orodja za upravljanje omrežja in za shranjevanje varnostnih kopij podatkov. Pomembno vlogo imajo pri tem partnerski odnosi z vodilnimi proizvajalci strojne opreme in podatkovnih baz.

2.3.2 SAP transakcija SAP R/3 transakcija je katerikoli logičen proces v SAP R/3 informacijskem sistemu. S preprostimi besedami jo lahko definiramo kot neodvisno transakcijsko enoto. Kreiranje novega kupca, izdelava seznama obstoječih kupcev, obdelava naročila in izvajanje programa.

2.3.3 Tabele Odlagališče podatkov je zgrajeno na tabelni strukturi, ki jo ponazarja Slika št.2 Tabele so posebnost, ki jih najpogosteje omenjajo tisti, ki so implementirali sistem. Vsebujejo različne tipe informacij in tako lahko vzdržujejo podatke in izvršijo kontrolne funkcije. Obstajajo trije tipi tabel, kot so tabele za konfiguracijo sistema, kontrolne tabele in tabele aplikacijskih podatkov. Vse so definirane v odlagališču podatkov.

12

SLIKA 2 PREGLED STRUKTURE TABEL R/3

Vir: Bancroft, 2001, str. 28 Tabele za konfiguracijo sistema primarno vzdržujejo informacijski sistem SAP R/3. To so tabele, ki definirajo strukturo sistema. Programiranje za podatkovno odlagališče ABAP/46 se nahaja v tabeli za konfiguracijo sistema. Obstaja tabela za definiranje tipa tabel, pa tudi tabela za definicijo objektov, uporabljenih za transport. Kupci tabel ne spreminjajo, ker so standardne. Ostale tabele, ki služijo in vsebujejo obrobne elemente za možnosti tiskanja, vzdržuje oddelek informatike. Kontrolne tabele se uporabljajo za prilagoditev sistema, prav tako tudi tabele aplikacijskih podatkov. Kontrolne tabele določajo funkcije, ki vodijo uporabnika skozi njegove dejavnosti. Vsebujejo strukturo podjetja, vključno s podatki, kot so kode podjetja, kateri obrati so sorodni katerim podjetjem znotraj strukture, katera prodajna organizacija je sorodna kakemu izdelku in katera skladiščna lokacija hrani posamezen izdelek. To je centralno odlagališče hierarhije podjetja, ki ga je potrebno določiti pred instalacijo in konfiguracijo. Tabele aplikacijskih podatkov se delijo na dva glavna tipa – transakcijske datoteke in datoteke z matičnimi zapisi. Oboje se ažurirajo z uporabo ustreznih SAP R/3 aplikacij. Transakcijske tabele so največje, saj vsebujejo podatke dnevne operative, kot so naročila, prejeta plačila, prejeti računi in odpreme. Datoteke z matičnimi podatki vsebujejo podatke o osnovnih poslovnih subjektih, kot so kupci, dobavitelji, izdelki, materiali in podobno. Obstajajo še datoteke z matičnimi zapisi, ki vsebujejo stalne podatke, kot so poštne številke. Tabele aplikacijskih podatkov sledijo vsebinski logiki. Povezane so s ključi, ki pa lahko nakazujejo tudi druge tabele. Tabela, ki vsebuje matični zapis o kupcu, je obdana s paleto tabel, od katerih vsaka predstavlja lastnost kupca, kot je vrednotenje, popusti, lokacije skladišč od koder dobavljajo kupcu in podobno. Pod – tabele so nekakšna polja v zapisu.

6 Advanced Business Application Programming.

13

Pomen strukture tabel je v tem, da bodo podobne tabele, kot so tipi kupca (vodstvo, ključni konti, itd.), veljale za vse kupce. Torej so identificirane samo enkrat in napotene preko elementov v datoteki za vsakega kupca. Tabela z matičnimi zapisi o materialih lahko vsebuje opisni tekst kot je naziv materiala in datum obdelave. Ima več tabel, ki se nanašajo na obrat, določajo datum nabave, minimalne količine naročila in osebe, ki so pooblaščene za naročanje. Druge tabele, ki se nanašajo na tabelo z matičnim zapisom o materialu, bodo zagotavljale informacijo o skladiščenju. Uporabnik lahko pridobi različne poglede v te povezane tabele v prodajne, inventarne ali računovodske namene.

2.3.4 ABAP/4 razvojno delovno okolje ABAP/4 je razvojno delovno okolje za specifične aplikacije kupca. Zajema odlagališče, urejevalnik in slovar, pa tudi orodja za testiranje, oglaševanje, reševanje napak in optimizacijo delovanja. Delovno okolje velja za del SAP R/3 middleware, programska oprema in gonilo, ki povezuje strežnike z njihovimi odjemalci. To je 4 GL7 aplikacijsko razvojno orodje. Ključna posebnost je ABAP/4 povpraševanje, ki omogoča uporabniku, da definira lastna poročila brez učenja ABAP/4. Končni uporabniki s to funkcijo zbirajo in razvrščajo podatke, razvijajo statistiko in ustvarjajo zaporedne sezname kupcev v kakršnikoli konfiguraciji. Kot primer lahko navedem letno prodajo v evrih. Poročila je mogoče programirati glede na potrebe uporabnikov. Ta funkcija je namenjena informatikom in zahteva poznavanje ABAP/4. Poročilo je definirano kot komplet pravil obdelave. Poročanje aktivira ABAP/4 procesor, ki nadzira dostop do ustrezne podatkovne baze. ABAP/4 razvojno delovno okolje zajame te spremembe in jih postavi na transportni sistem. Sistemski administrator mora zagotoviti, da bodo spremembe odgovarjale kakovostnim standardom še preden se prenesejo v nov sistem. Spremembe se ne prenesejo avtomatično.

2.4

Arhitektura sistema SAP R/3 SAP R/3 je celovit informacijski sitem, sestavljen iz aplikacij (modulov), ki uporabljajo skupne podatke iz ene podatkovne baze. SAP R/3 deluje na konceptu odjemalec/strežnik. Strežniki so med seboj povezani v lokalnem komunikacijskem omrežju (ang. Local Area Network – LAN) in opravljajo posamezne naloge brez spodbijanja celovitosti podatkov in procesov osrednjega sistemskega omrežja. Informacijski sistem SAP R/3 vsebuje

7 4 GL je jezik četrte generacije.

14

aplikacijske in podatkovne strežnike. Najbolj splošna oblika uporablja trinivojsko porazdelitev sistema SAP R/3.

SLIKA 3:TRINIVOJSKA ODJEMALEC/STREŽNIK PORAZDELITEV SISTEMA

Vir: Hernández, 1997, str.118 Arhitektura informacijskega sistema SAP R/3 vsebuje aplikacijske strežnike, podatkovne strežnike in osebne računalnike z uporabniškim vmesnikom. Jedro sistema predstavlja zmogljivo omrežje SAP R/3 podatkovnih strežnikov, na katerem so shranjeni podatki, šifranti in vsi programi ter nastavitve, ki so potrebni za delovanje sistema. Drugi nivo predstavljajo SAP R/3 aplikacijski strežniki, ki so povezani s podatkovno skupino strežnikov in imajo neodvisen dostop do nje. Na aplikacijski strežnik je nameščen osnovni SAP R/3 napisan v lastnem programskem jeziku ABAP/4. Uporabniki dostopajo do programskih rešitev in s tem do podatkov preko omrežja predstavitvenih strežnikov, ki tvorijo SAP R/3 čelne sisteme, ki jih je moč integrirati s programskimi orodji osebnih računalnikov in podsistemov. Slika 3 prikazuje trinivojsko odjemalec/strežnik konfiguracijo. Sistem podpira neomejeno število strežnikov.

2.5 Pregled modulov SAP R/3 Moduli v informacijskem sistemu SAP R/3 so organizirani na zelo različne načine. Največkrat uporabljeni so naslednji moduli:

Finance: • FI – finančno poslovanje (Financial Accounting), • AM – investicijsko knjigovodstvo (Assets Management), • CO – kontroling (Controlling), • TR – zakladništvo, • CM – denarno poslovanje,

15

• EC – (EIS), • IM – investicijsko poslovanje.

Logistika: • PS – projekti (Project System), • IS – rešitve za posamezne panoge, • SD – prodaja in distribucija (Sales and Distribution), • MM – materialno poslovanje (Material Management), • PP – planiranje in vodenje proizvodnje (Production Planning), • QM – management kakovosti (Quality Management), • PM – vzdrževalno in servisno poslovanje (Plant Maintenance).

Kadrovska: • HR – kadrovska (Human Resources).

Splošni sistem in posebna orodja: • BC – Osnovni modul (Basic Components), • CCMC – Vodilo sistema (Computer Center Management System), • IS – Modul industrijskih rešitev (Industry Solutions), • WF – Workflow, • Servis in podpora.

Ena izmed ključnih prednosti informacijskega sistema SAP R/3 je dejanska povezanost številnih poslovnih okolij, od financ, proizvodnje do komerciale in kadrovskega sistema. Ta povezanost pomeni, da se sprememba na enem področju podjetja izraža tudi na drugem področju podjetja. Kot primer tega lahko navedemo zneske obračuna plač v kadrovskem sistemu, ki so povezani tudi z zneski v glavni knjigi (Larocca 2002, 9). Finančno računovodstvo Paket finančno poslovanje omogoča planiranje, evidentiranje, nadzor in analizo računovodskih podatkov ter vključuje glavno knjigo, saldakonte dobaviteljev, saldakonte kupcev, osnovna sredstva, zakladništvo in medpodjetniško konsolidacijo. V glavnem je definiran s tremi glavnimi kategorijami, ki so potrebne za obvladovanje računovodstva podjetja. To so:

finance (FI), kontroling (CO), upravljanje z osnovnimi sredstvi (AA).

MySAP Financials podjetjem omogoča8:

izdelavo izvedenih knjigovodskih dokumentov – ker se podatki vnašajo samo enkrat se zmanjša obseg ročnega dela in napak,

izdelave periodičnih poročil (letnih, mesečnih in celo dnevnih), povezave z drugimi programi v organizaciji, če obstaja potreba, vrednotenje kupcev in dobaviteljev, zbiranje in vrednotenje podatkov za več podjetij skupaj,

8 Vir: SAP (2003). SAP vodilni v razvoju ERP-ja. [Online] Available: http://www.sap.com/germany/solutions/financials/index.asp [September 17, 2003]

16

zagotavljanje kratkoročne dobičkonosnosti poslovanja, vzpostavljanje dolgoročnega upravljanja na osnovi dodane vrednosti, integracijo vseh finančnih in poslovnih informacij ter upravljavskih procesov, s tem

pa možnost sprejemanja učinkovitih strateških odločitev, izboljšanje komunikacije z investitorji, vzpostavljanje finančne oskrbne verige, sodelovanje s kupci in dobavitelji pri aktivnostih plačevanja in poravnav, zmanjšanje stroškov transakcij, povečanje operativne učinkovitosti, pretvorbo vseh transakcij v transakcije e-poslovanja.

Glavni podatki, ki se obdelujejo v financah, so izdani in prejeti računi, podatki o kreditih, podatki o plačilih in seveda matični podatki o kupcih in dobaviteljih. Modul FI je tesno povezan z materialnim poslovanjem, kjer se delajo prevzemi, ki vplivajo na saldakonte dobaviteljev ter prodajo in distribucijo, kjer se izdajajo fakture, ki vplivajo na saldakonte kupcev. Omogoča obdelavo podatkov za več podjetij, v več valutah, v več jezikih in z več davčnimi funkcijami za podjetja vseh velikosti. Moduli financ in računovodstva so povezani z ostalimi moduli podjetja in omogočajo stalen vpogled v finančno sliko podjetja. Značilnost teh modulov je velika fleksibilnost in kratek čas uvajanja. Uporabnik sam določi začetek in konec poslovnega leta, na voljo pa ima množico poročil in povpraševanj. Prodaja in distribucija Paket prodaja in distribucija pomaga pri poslovnih procesih prodaje in dostave prodanega blaga in storitev našim kupcem. Tesno je povezan s šifrantom artiklov, partnerjev in z materialnim poslovanjem, kamor sporoča podatke o rezerviranih in prodanih artiklih ter finančnim poslovanjem, kamor pošilja račune in preverja zapadle obveznosti. V sistemu, kot je SAP R/3, je možno obvladati več prodajnih mest tako, da se prodajo razdeli na več prodajnih kanalov oz. na več prodajnih pisarn. Prednosti:

dopušča različne načine prodaje (veleprodaja, maloprodaja, konsignacija,...), cene, rabati in roki plačil se lahko določijo, ko se delajo dokumenti, lahko pa so

vnaprej določeni po pogodbah, predvideva potrjevanje naročil, vračila in tudi brezplačne dostave, omogoča hiter in varen dostop do podatkov, ki v komerciali pri stiku z ljudmi igra

veliko vlogo. Glavni dokumenti, ki se uporabljajo, so naročila, povpraševanja, vračila, dobavnice, fakture, dobropisi, bremepisi. Modul prodaje in distribucije spremlja zaloge in omogoča vnos nakupnih in prodajnih aktivnosti. Omogoča upravljanje, analiziranje, načrtovanje in kontrolo aktivnosti, ki zadevajo nabavo surovin ali delov ter distribucijo gotovih izdelkov. Omogoča nadzor stroškov v celotni preskrbovalni verigi, prav tako pa upravljanje nabave in povpraševanja med distribuiranimi podjetji ali lokacijami.

17

Materialno poslovanje K materialnemu poslovanju štejemo vse procese v zvezi z nabavo, kontrolo kvalitete, prodajo, skladiščenjem materiala, vključno s plačilom dobaviteljem. Poznamo pa tudi posebne oblike materialnega poslovanja, kot so npr. konsignacija ipd. Materialno poslovanje je močno povezano s prodajo in distribucijo v našem podjetju, pa tudi s prodajo in distribucijo drugih podjetij, od katerih nabavljamo blago. Vsebuje tudi MRP- Materials Requirement Planing, ki omogoča generiranje naročil dobaviteljem, na osnovi pretekle prodaje ali na osnovi rezerviranega blaga itd. Glavni dokumenti v materialnem poslovanju so potrebe po materialih, naročila dobaviteljem, prenosi robe, normativi,... Vsebuje vse potrebne funkcije za avtomatizacijo procesov v zvezi s planiranjem potreb, nabavo, vodenjem zalog in skladiščnim poslovanjem. Zraven planiranja potreb lahko sestavimo tudi naročila dobaviteljem ali delovne naloge za proizvodnjo. Na začetku nabavnega procesa moramo izbrati pravega dobavitelja, to nam podpira sistem za samodejno ocenjevanje dobaviteljev. Za ocenjevanje se poleg rokov dobave in cene uporabljajo tudi podatki o dosedanji kakovosti dobavljenih izdelkov. Proizvodnja in logistika Modul proizvodnja regulira vse proizvodne aktivnosti v različnih tipih proizvodnje, od določanja manjkajočih delov do delovnih izkazov. Odziva se na razne dogodke in zahteve v proizvodnji, kot so odmiki, spremljanje po saržah in serijskih številkah ter upravljanje kvalitete. Daje nam takojšnjo povratno informacijo o stanju proizvodnje, manjkajočih delih ali materialih, težavah s kvaliteto ali drugih vprašanjih. Prednosti:

spremljanje zasedenosti proizvodnih virov, podpora serijske in naročniške proizvodnje, spremljanje dela pri kooperantih.

Planiranje in kontrola proizvodnje podpirata nepovezane in procesne proizvodne procese. Kadrovski modul Glavne funkcije kadrovskega informacijskega sistema so:

izračun plač, spremljanje potnih stroškov, spremljanje prihodov in odhodov na delo, vodenje šifranta zaposlenih.

Modul HR zajema naslednja pod-modula:

PA (administriranje kadrov in plače): • upravljanje zaposlenih, • ugodnosti,

18

• upravljanje kandidatov, • upravljanje delovnega časa, • stimulacije, • potni stroški, • plače.

PD (planiranje in razvoj kadrov). Pri zasnovi kadrovskega informacijskega sistema je temeljnega pomena povezava organizacijske baze podatkov in kadrovske baze podatkov. Osnovni predmet organizacijskih podatkov je delovno mesto in posamezna opravila, osnovni predmet kadrovskih podatkov pa je delavec. Pomembni so predvsem podatki, ki vključujejo podroben opis posameznega delovnega mesta. Te podatke lahko v grobem razdelimo na podatke o delu in na podatke o delavcu (glede na zahteve delovnega mesta in glede na pogoje sklenitve delovnega razmerja oz. napredovanja). Poleg podatkov o zaposlenih delavcih je smotrno, da KIS vsebuje tudi podatke o pripravnikih, štipendistih in kandidatih, ki so vložili prošnjo za sklenitev delovnega razmerja. Ne hranimo pa samo podatkov o aktivnih kadrih. Pogosto zbiramo oziroma hranimo tudi podatke o zunanjih članih upravnih odborov in drugih organov upravljanja organizacije, o družinskih članih oziroma članih gospodinjstva delavca, o upokojenih delavcih in o delavcih, ki so zapustili organizacijo. Investicije in projekti Z investicijskim in projektnim modulom je omogočeno sistemsko spremljanje investicij, strukture projektov, planiranje projektov, proračun projektov, izvajanje in integracija. Namenjen je predvsem podjetjem, ki imajo predvsem projektni način dela. Zajema vse funkcije za uspešno izpeljavo določenega projekta. Prednosti tega modula so predvsem v nadzoru in spremljanju projektov. Prednosti:

na voljo je projektni informacijski sistem, za sprotno spremljanje poteka projekta. Vsi podatki se shranjujejo v projektni model. Stroške projekta je možno spremljati na več načinov,

mogoče je uporabljati SAP/R3 Documentation Management System za spremljanje projektne dokumentacije,

možno je načrtovanje kapacitet in stroškov, za materiale in druge proizvodne vire se lahko določi zasedenost, spremljati je možno tudi delo, ki ga za nas opravljajo kooperanti, omogoča nam izdelavo raznih analiz, omogoča celo izmenjevanje podatkov z Microsoft projectom.

Pripomočki, s pomočjo katerih se dela v tem modulu, so struktura projektov, gantogram, mrežni diagrami, aktivnosti in računi materialov. Projektni informacijski sistem je tesno povezan z materialnim poslovanjem, kjer potrjuje materiale ter proizvodnjo, in planiranjem, kjer preverja proizvodne vire.

19

Vzdrževanje Modul vzdrževanja vsebuje procese, povezane s servisiranjem in vzdrževanjem tako svojih kot tudi tujih strojev, naprav in proizvodov. Modul vzdrževanja omogoča uporabo nalogov za zajem in spremljanje stroškov v povezavi z ostalimi moduli. Prednosti uporabe omenjenih nalogov so v uvedbi enotnega načina in postopkov povezav med nalogi in projekti ter avtomatično knjiženje stroškov. Glavni sklopi so:

obvestila (napake na opremi), redno vzdrževanje, izredno vzdrževanje, informacijski sistem.

Prednosti paketa so v boljšem planiranju in organizaciji dela ter izrabi resursov. Omogočeno je integrirano planiranje, obračun stroškov (material, delo) in dostop do enotnih informacij (o opremi, funkcijskih lokacijah, po delovnih mestih, odgovornih osebah,...). Paket omogoča tudi podrobno analiziranje preteklosti servisiranja za določen proizvod.

20

3

3.1

3.2

PREDSTAVITEV FINANČNEGA MODULA INFORMACIJSKEGA SISTEMA SAP R/3

Predstavitev modula finančno – računovodske službe Kot sem že omenila je računovodski segment SAP R/3 v glavnem definiran s tremi glavnimi kategorijami kot so finance, kontroling in upravljanje z osnovnimi sredstvi. Glavni podatki v financah so saldakonti dobaviteljev, kamor vključujemo dobavitelje in njihove banke ter saldakonti kupcev, kamor spadajo kupci in njihove banke. V kategorijo financ so vključeni postopki knjiženja računov, zaključevanje poslovnega meseca in leta, priprava finančnih poročil, vključno z bilanco uspeha in funkcijo planiranja. Sistem pa omogoča tudi dokumentiranje procesov, pripravo poročil, arhiviranje določenih podatkov in dodajanje ter spreminjanje finančnih podatkov. Finančno knjigovodstvo omogoča izboljšavo procesov sprejemanja strateških odločitev glede finančnih potreb podjetja. Podjetjem omogoča, da centralno nadzorujejo podatke finančnega knjigovodstva znotraj mednarodnih okvirjev številnih podjetij z več podružnicami, jeziki, valutami in kontnimi plani. Finančno knjigovodstvo je skladno z mednarodnimi knjigovodskimi standardi in zapolnjuje lokalne zakonske predpise številnih držav. Pomeni, da popolnoma odraža zakonske in knjigovodske spremembe, ki so posledica združevanja evropskega trga in valute.

Glavna knjiga Glavna knjiga predstavlja celoten zapis vseh poslovnih transakcij podjetja. Osrednja funkcija komponente Knjigovodstva glavne knjige je zagotoviti obsežen, integriran prikaz, kako upravljate konte svojega podjetja. Ta modul je integriran z vsemi ustreznimi finančnimi operacijami podjetja. Glavna knjiga je mesto za knjiženje poslovnih transakcij vseh vidikov poslovanja podjetja z zagotavljanjem, da so knjigovodski podatki obdelani v SAP R/3 sistemu, dejanski in popolni. Nastavitvi vseh glavnih organizacijskih elementov (šifer podjetij, podjetja) gledano z vidika SAP R/3 sistema sledi definicija kontnega načrta za podjetje kot celoto ter izdelava oziroma nastavitev vseh pripadajočih kontov. Le-ti se definirajo v skladu z obstoječim stanjem ob upoštevanju dejstva, da sistem omogoča vrsto rešitev preko različnih modulov. Zato se konti v nekaterih primerih ustrezno prilagodijo. Rezultat je preglednejša glavna knjiga ter možnost fleksibilnega dostopanja do sistema z vidika zagotavljanja kompleksnih uporabnikovih zahtev. Vsak konto se definira in nastavi na nivoju kontnega načrta ter na nivoju, ki se nanaša zgolj na šifro podjetja, v kateri obstaja.

21

V Ljubljanskih mlekarnah smo se dogovorili, da bo številka konta sestavljena iz sedmih znakov (npr.številka konta glavne knjige za konto Denarna sredstva na ŽR in TR 1100-000). Kontni načrt je enoten za vse odprte šifre podjetij. Za potrebe knjiženja je potrebno sistem nastaviti tako, da le-ta glede na potrebe podjetja omogoča pravilno beleženje vseh poslovnih dogodkov. Osnovne nastavitve so za glavno knjigo povezane s ključi knjiženja ter prej omenjenimi statusnimi skupinami. Prve uporabljajo za namen razločevanja debetne oziroma kreditne vknjižbe, za razlikovanje vrste konta, ki ga sistem pričakuje kot naslednji vnos, v kombinaciji s statusnimi skupinami pa vrsta vknjižbe tudi natanko določa, katera polja vnosa za dotično vknjižbo sploh pridejo v poštev. Vsako polje ima svoj status, ki se ga lahko poljubno nastavlja in s tem sistemu povemo, katera izmed polj so obvezna, opcijska, samo prikazana, ali celo skrita. Na ta način se odpravi možnost napak, saj vsi za določeno funkcionalnost potrebni podatki v vsakem primeru ob vnosu pridejo v sistem. Vsak dokument v SAP R/3 sistemu dobi svojo enotno številko, ki se v nobenem primeru ne more ponoviti. Praviloma je sistemsko (interno) določena. Vsaka vknjižba se lahko izvede le v primeru, če saldo vrstičnih postavk znaša nič (debet in kredit). Za potrebe podjetja so predvidene nastavitve dokumentov, in sicer definicija tipov dokumentov ter načina številčenja. Tipe dokumenta glede na potrebe poljubno nastavljamo, vezani pa so lahko neposredno na transakcijo. Vsak tip dokumenta ima lahko svoj način oštevilčevanja, kjer s številčenjem mislimo tako na interval številčenja, kot tudi na označbo ali gre za interno (sistemsko – zaporedno) ali za lastno številčenje. Pomembno je pravilno določiti omenjene parametre že na začetku, ker je kasneje lažji dostop do različnih vrst podatkov in razlikovanje različnih sklopov dokumentov. Včasih nismo v stanju določiti vseh potrebnih parametrov, ki so predpogoj, da se vknjižba dejansko lahko izvede ali pa v danem trenutku ni vseh potrebnih avtorizacij za knjiženje. V tem primeru bo tak dokument »parkiran«, kar pomeni, da ga sistem shrani, nima pa še vpliva na realno stanje poslovanja. Kasneje se ga lahko popravlja ali pa preprosto poknjiži. Najpomembnejša poročila v glavni knjigi so zaključni računi (bilanca stanja, bilanca uspeha in bilanca finančnih tokov). Informacijski sistem SAP R/3 omogoča, da so računovodski izkazi dostopni v vsakem trenutku. Poljubno se lahko nastavi neomejeno število različnih izkazov, ki so v bistvu zbirka vseh kontov glavne knjige. Pogled je omogočen na več sumarnih nivojih, vse do samega konta glavne knjige. Izkaze se lahko požene tudi za različne organizacijske nivoje, za posamezne šifre podjetij, konsolidirane bilance in celo za področja poslovanja (organizacijske enote). Posebej se bodo oblikovala tudi razna druga poročila (prikaz salda, vrstičnih postavk, izkaz denarnih tokov, itd.). Omogočeno je poročanje za vse konte hkrati, posamezno ali s pomočjo t.i. delovnih skupin. Izgled vrstice pri teh poročilih (željena polja prikaza), sortiranje, sumiranje, itd., se nastavlja glede na uporabniške zahteve z uporabo različnih variant. V primeru, da so zahteve še bolj specifične, je možna tudi uporaba orodij »report writer« in »report painter«.

22

SLIKA 4: PRIKAZ KNJIŽENJA TEMELJNICE GLAVNE KNJIGE

Vir: interno gradivo Ljubljanskih mlekarn (2005)

3.3 Saldakonti kupcev Modul terjatev upravlja najbolj integralne dele prodajnih aktivnosti podjetja. Sistem vsebuje paleto orodij za spremljanje odprtih postavk vključno z:

analizo kontov, alarmom, poročili, seznami zapadlih rokov, prilagodljivimi programi za opominjanje.

Z uporabo skupin kontov se definira poslovne partnerje. Vsak izmed njih ima svoj poravnalni konto glavne knjige. Glavni podatki vsakega partnerja so ločeni na splošne podatke ter na podatke vezane na šifro podjetja (naslov, kontrola, informacija o kontu, plačilne transakcije, komunikacija). Vsaka skupina kontov vezana na poslovnega partnerja deluje na enak način kot je to opisano v prejšnji točki, le da v tem primeru ne gre za konto glavne knjige, temveč za partnerja.

23

Izdani računi se vnašajo v sistem SAP R/3 z naročilom kupca direktno in so z nastavljeno matriko v ozadju že kontirani. Po opravljenem vnosu v sistem SAP R/3 ni ponovne kontrole ali so bili izdani računi pravilno knjiženi. Nastavitve opominjanja so izvedene glede na uporabnikove zahteve v skladu s funkcionalnostjo sistema. Le-ta omogoča poljubno definicijo obrazcev, več nivojev opominjanja, določitev za posameznega partnerja, obresti, itd. V informacijskem sistemu SAP R/3 je možen tudi izračun zamudnih obresti. Le-te se periodično obračunavajo za zaostala plačila, izpišejo se obrazci, možna je različna obrestna mera za vsakega partnerja.

SLIKA 5: PRIKAZ KNJIŽENJA PLAČILA KUPCU

Vir: interno gradivo Ljubljanskih mlekarn (2005)

3.4 Saldakonti dobaviteljev S ključem skupine se lahko združuje dobavitelje v skupine (špediterji, agenti, itd.), na podlagi česar se pridobi preglede in izpise po skupini dobaviteljev. V primeru avansov gre za knjiženje s pomočjo posebnih transakcij glavne knjige, zato so ti postopki posebej obdelani. Postopek poteka preko zahtev za avanse, avansa, računa, zapiranja avansa z računom in končnega plačila ostanka. Podobno metodo se uporablja tudi na področju asignacij in kompenzacij.

24

Vsi računi dobavitelja prihajajo v finančno službo, katera poskrbi, da: se račun delno vnese v sistem SAP R/3 in s tem dobi svojo številko, račun pregledajo in overijo za to pristojne osebe, ustrezno overjen račun pravočasno pride v računovodsko službo.

Knjiženje je identično knjiženju v glavni knjigi, s tem, da gre za uporabo drugih ključev knjiženja in statusov polj, ki se nanašajo na zadevne poravnalne konte. Pri vnosu je potrebno upoštevati tudi element kontrolinga (stroškovno mesto, interni nalog, itd.). Dokončno obdelavo dobaviteljevih računov izvede računovodska služba – saldakonti dobaviteljev. V računovodsko službo pride račun opremljen z vsemi podatki, ki so potrebni za knjiženje računa. Ker je račun že delno vnesen v sistem, ga v Oddelku saldakontov poiščejo s pomočjo številke, ga ustrezno dopolnijo in knjižijo. Ko je račun knjižen se ga ustrezno arhivira. Pri plačilu dobavitelju so nastavitve izpeljane tako za individualna plačila, kot tudi za avtomatski plačilni program (metode plačila, glavni zapisi, banke partnerjev, hišne banke, grupiranje plačil, nastavitve za izdelavo virmana, tiskanje, elektronski prenos podatkov, itd.). Če želimo račun plačati avtomatsko, morajo biti predhodno definirani vsi potrebni podatki v glavnem zapisu dobavitelja in vnešeni ustrezni podatki pri knjiženju dokumenta. Finančna služba pripravi plačilni predlog za določen dan in vsi zapadli računi do tega dne se zberejo v plačilni predlog. Ko finančna služba le-tega ustrezno uredi, izoblikuje plačilni nalog in ga požene. Z izvršitvijo plačilnega naloga se avtomatsko zmanjša stanje na ustreznih kontih glavne knjige (konti žiro računa) in zaprejo ustrezne knjižbe v saldakontih dobaviteljev. Plačila, ki se izvajajo preko plačilnega predloga, prav tako avtomatsko zapirajo dokumente – knjižbe, na podlagi katerih se je izoblikoval plačilni predlog. Elektronsko plačevanje v našem podjetju imamo podprto z uporabo PROKLIK-a podjetja Halcom. Za vse zapadle obveznosti na določen dan moramo tvoriti datoteko v formatu .txt. Datoteko kreiramo s posebnim programom s katerim določimo potrebne parametre:

SLIKA 6: PRIKAZ KREIRANJA PLAČILNEGA MEDIJA

Vir: interno gradivo Ljubljanskih mlekarn (2005) Prikaže se nam pregled plačila za to banko. Za izpis spremnega seznama plačil se moramo »postaviti nanj« in dvoklikniti. S tem se nam kreira zahteva za izpis »lastnih spool nalogov«. Za kreiranje datoteke moramo dvoklikniti na postavko »Izhod v TemSe«, odpre se nam naslednji ekran:

SLIKA 7: PREGLED KREIRANIH PLAČILNIH MEDIJEV

Vir: interno gradivo Ljubljanskih mlekarn (2005) Kreirali smo datoteko s plačili v obliki, ki jo zahteva elektronsko bančništvo za izvajanje plačil. Čaka nas samo še pošiljanje na banko.

26

To datoteko potem »uvozimo« v program elektronskega bančništva PROKLIK, in izvršimo potrebne postopke podpisovanja z identifikacijskimi certifikati ter pošljemo zahtevo za izvršitev plačila na strežnik Nove Ljubljanske banke, pri kateri imamo odprt poslovni račun. Po presečnem stanju obdelave dobimo povratno informacijo o izvršenih nakazilih. Naslednji delovni dan prejmemo še eletronski bančni izpisek, ki ga uvozimo v sistem in ažuriramo prejeta in izvršena nakazila na določen dan.

3.5 Kontroling Kontroling v SAP R/3 za razliko od računovodstva, ki zagotavlja podatke za eksterne uporabnike, s pomočjo najsodobnejših metodologij, zagotavlja informacije za interne uporabnike za podporo odločanju. Organizacijski model kontrolinga temelji na predpostavki o precejšnji stopnji centraliziranosti in sicer predpostavlja, da se osnovni koncept in procesi podjetja kot celote določijo na enem mestu, medtem ko se specifike poslovanja posameznih poslovnih enot lahko upravljajo decentralizirano. Modul CO v informacijskem sistemu SAP R/3 vključuje:

1. kontroling splošnih (režijskih) stroškov – CO1, 2. kontroling proizvodnih stroškov izdelkov (standardne in obračunske) – CO2, 3. analizo profitabilnosti – CO3, 4. kontroling profitnih centrov – CO4.

SLIKA 8: PRIMERJAVA RAČUNOVODSTVA (FI) IN KONTROLINGA (CO)

External AccountingFinancial StatementsLegal Requirements

Standards

in : standardno vs. fleksibilno

EC-PCA

Profitni centri

CO

RačunovodstvoRačunovodstvoFI

Kontroling režijskih stroškovIzdelčne kalkulacije

Analiza profitabilnostiRazlične metode vrednotenja

Prilagodljivost...

DavkiRevizija

Kontroling

COFI

Eksterno računovodstvoBilance in izkazi

Zakonodajne zahteveStandardi

Vir: interno gradivo Ljubljanskih mlekarn (2005)

27

Kontroling splošnih stroškov vključuje kontroling stroškovnih mest in kontroling internih nalogov. Stroškovna mesta so mesta odgovornosti v organizaciji. Vsi stroški se razporedijo in analizirajo po stroškovnih mestih glede na to, kdo je njihov povzročitelj. Z različnimi metodami prerazporeditev stroškov lahko stroškovna mesta, ki opravljajo aktivnosti za druga stroškovna mesta ali naloge, razbremenimo in obremenimo tistega, ki njihove aktivnosti naroča. Interni nalogi v SAP R/3 so objekti preko katerih lahko podrobno spremljamo določene časovno omejene aktivnosti (sejmi, razvoj izdelka,...) v podjetju. Le-ti ne predstavljajo posameznih mest odgovornosti. V SAP R/3 lahko uporabljamo različne kategorije internih nalogov (splošni režijski, investicijski, vzdrževalni), v okviru vsake kategorije lahko določimo več vrst nalogov za specifične potrebe in opredelitev ali se obračunajo oz. so samo evidenčni, t.j. statistični (nalogi za službene avtomobile, kakovosti ipd.). Na nalogih lahko uvedemo kontrolo razpoložljivosti sredstev in preko te kontrole pravočasen sistem obveščanja ter omejitve v primeru doseganja ali preseganja dodeljenega proračuna (npr. sporočila pri vnosu nabavnih naročil). Prerazporejanje stroškov med kontrolinškimi objekti je v SAP R/3 sistemu izredno bogato podprto. Lahko izvajamo alokacije po originalnih ali sekundarnih vrstah stroškov (razred 5 po SRS9), s statičnimi (deleži, odstotki,..) ali dinamičnimi ključi na osnovi zneskov (prodaja, pokritje 1, itd.) ali številčnih podatkov (št. zaposlenih, poslovne površine, odstotki...), ki lahko temeljijo na logističnih podatkih (št. reklamacij, št. proizvodnih nalogov,...) ali pa jih vnesemo v kontrolingu kot delilnike. Integracija teh procesov v sistemu zagotovi konsistentno vzdrževanje, transparentnost in poročanje.

9 Slovenski računovodski standardi.

28

SLIKA 9: PRERAZPOREDITEV STROŠKOV

Prerazdeljevanje stroškov

Pravilo delitve:Statistični kazalnik

(zaposleni)

Zaposleni Zaposleni Zaposleni30 10 50

ProizvodnjaProizvodnja AdministracijaAdministracija ProdajaProdaja520000 +3000.- 520000 +1000.- 520000 +5000.-

420000 PlačeJanuar

416000 Elektrika

419000 Vzdrževanje

Menza 420000 6000.-416000 1000.-419000 2000.-∑ 9000.-520000 -9000.-Prerazdelitev (menza)

Vir: interno gradivo Ljubljanskih mlekarn (2005) Kontroling kalkulacije izdelkov je sestavljen iz dveh delov, Kontrolinga planiranja stroškov izdelka (kalkulacij)-predkalkulacija in Kontrolinga stroškovnih nosilcev (stroški proizvodnje)-pokalkulacija. Kalkulacije omogočajo izračun lastne cene izdelka z upoštevanjem nabavnih podatkov (nabavne cene materiala in storitev), proizvodnih podatkov (kosovnice, tehnološki postopki, delovni nalog) ter podatkov iz kontrolinga splošnih stroškov (cene internih aktivnosti kot so npr. ure delavcev in ure strojev). Za analiziranje rezultatov kalkulacij lahko uporabimo:

strukturo stroškovnih komponent (npr. surovine, embalaža, delo delavcev, delo strojev, kooperantske storitve ipd.),

dodano vrednost po operacijah proizvodnega procesa ali internih organizacijskih enotah (kot na primer upoštevanje transfernih cen med profitnimi centri),

primerjavo posameznih načinov oskrbe (lastna proizvodnja ali izdelava pri kooperantu).

Kalkulacije (standardne) so osnova za primerjavo lastne cene in polne lastne cene z ustvarjenimi prihodki v podmodulu Analiza donosnosti, hkrati pa so osnova za vrednotenje zalog in kontrolo proizvodnje po proizvodnih (PP) nalogih (ugotavljanje odmikov). S kontrolingom stroškovnih nosilcev planiramo in spremljamo dejanske stroške proizvodnje ali realizacije izdelkov po proizvodnih nalogih ali drugih nosilcih in izvajamo obračun nedokončane proizvodnje ter odmikov. Služi za podporo odločitvam in analizam:

nakup ali lastna izvedba/izdelava izdelka, analize odmikov in vzrokov za količinska in vrednostna odstopanja, primerjave ciljni/planski/dejanski stroški.

29

SLIKA 10: POROČANJE PO PROIZVODNIH NALOGIH

Poročanje - kontroling stroškovnih nosilcev

• Cilj / Dejansko

• Analiza odmikov

• Plan / Dejansko

• Nedokončana proizvodnja

Izdelek - vrtanje v globinoHierarhija nalogov

++-

++

MotocikliTovorna vozilaAvtomobili

Športni Limuzine

Nalog Material Plan DejanskoNalog Material Plan Dejansko

1002 P-100 1,0001,2003459 P-100 1,2001,2503986 P-101 900 8504679 P-101 9501,800

1002 P-100 1,000 1,2003459 P-100 1,200 1,2503986 P-101 900 8504679 P-101 950 1,800

Izbira naloga

Detajlna poročila

Vir: interno gradivo Ljubljanskih mlekarn (2005) Analiza dobičkonosnosti omogoča oceno tržnih segmentov, ki so klasificirani z vidika trgov, izdelkov, družine izdelkov, kupcev, prodajnih oddelkov, prodajnih poti in podobno. Analize različnih stopenj prispevkov za kritje po tržnih segmentih in strateških poslovnih enotah so namenjene predvsem marketinškem oddelku, oddelku za upravljanje z izdelki ter vodjem strateških poslovnih enot za podporo pri odločanju o cenovni politiki, promocijah in ukinitvi izdelkov in podobno. Obstajata dve vrsti analize dobičkonosnosti:

na osnovi kontov, na osnovi kalkulacij.

Menimo, da je v našem podjetju smiselna uvedba analize dobičkonosnosti na osnovi kalkulacij (CO2). Le - ta omogoča primerjavo prihodkov od prodaje z lastno ceno in polno lastno ceno izdelka ter spremljanje vkalkuliranih stroškov. Pri tej obliki nosilci zapisov niso konti, pač pa tako imenovana polja vrednosti, ki imajo bodisi bolj podrobno strukturo kot konti, bodisi združujejo vsebino več kontov, lahko pa so vkalkulirane vrednosti, ki jih sploh ne knjižimo v glavno knjigo. Prodajni podatki o količini, prihodku, rabatih in popustih se privzamejo iz prodajnega modula (SD), struktura in vrednosti lastne cene se prenesejo iz modula kalkulacij (CO2). Splošni stroški, to je neproizvajalni stroški, se v analizo dobičkonosnosti prenesejo iz kontrolinga splošnih stroškov (CO1), nato pa jih lahko proporcionalno razdelimo po različnih ključih na izdelke, družine izdelkov in podobno. Analiza dobičkonosnosti izračunava dobiček po metodi stroškov prodanih proizvodov (za razliko od računovodstva profitnih centrov, kjer prevladuje pristop beleženja po principu računovodstva obdobja).

30

SLIKA 11: POROČANJE V ANALIZI DONOSNOSTI

SKUP.KUPCEVREGIJA

Poročanje: analiza donosnosti

fleksibilna poročilain priprava podatkov

seve

rju

gvz

hod

AEL POS TRA

REG

IJA

SPE

domačiexYU.

ostali SKUP.KUPCEV

regija- npr.:prispevki po skupinahkupcev

ODDELEK

poročil

a

podjetjeoddelekprodukt.skup.regijadržava

x

x

branžaskup.kupc.kupec

x

Vir: interno gradivo Ljubljanskih mlekarn (2005)

31

4

4.1

UVEDBA SAP R/3 V PODJETJE LJUBLJANSKE MLEKARNE

Predstavitev podjetja Ljubljanske mlekarne Ljubljanske mlekarne so se »rodile« natanko pred petinštiridesetimi leti. Novo podjetje je združevalo dve podjetji, in sicer Zadružno mlekarno in trgovsko podjetje Mleko. Proizvodne zmogljivosti novega obrata so bile preračunane na okoli 60 tisoč litrov mleka na dan, odkup pa je znašal 30 tisoč litrov in se je le počasi povečeval. Novo podjetje se je ubadalo s finančnimi težavami zaradi (pre)majhne razlike med odkupno in prodajno ceno konzumnega mleka, kar je zaviralo dokončno izgradnjo mlekarne. Predvidevali so, da bo novozgrajena sladoledarna (leta 1958) rešila finančne težave, pa ni bilo tako. Šele po letu 1959 so velike zmogljivosti mlekarne na Tolstojevi ulici v Ljubljani upravičile naložbo, pot navzgor pa se je začela, ko so Ljubljanske mlekarne priključile nekatere poprej samostojne obrate in se je začela oblikovati enotna mlekarska organizacija. Združevanje je bilo postopno: leta 1959 so se priključili obrati v Brežicah, Stični in Novi vasi. V Velikih Laščah so Ljubljanske mlekarne začele graditi novo sirarno. Resnici na ljubo je treba povedati, da so se Ljubljanske mlekarne vse do leta 1965 borile z velikimi finančnimi in organizacijskimi težavami. Tehnično so bile slabo opremljene, večina strojev in naprav je bila izrabljena. Pomanjkljiva opremljenost je zahtevala več delavcev, dražji so bili tehnološki postopki, ni bilo mogoče uvajati novih rentabilnih izdelkov, proizvodnja pa je imela že kar obrtniški značaj. K temu so seveda pripomogle državno diktirane prodajne cene, ki so bile v Ljubljani nižje kot drugod. Z gospodarsko reformo so se izboljšale možnosti za temeljito sanacijo podjetja. To je dobilo sposobno vodstvo, ki je znalo hitro in učinkovito ukrepati. Izboljšali so strukturo zaposlenih, notranjo organizacijo in izdelali načrt perspektivnega razvoja podjetja. Obnavljali in modernizirali so tako centralni obrat in tudi sirarske obrate. Uvedli so najsodobnejšo tehnologijo in postavili predvsem novo linijo za konzumno mleko, za trikrat povečali hladilne zmogljivosti, pričeli polniti alpsko mleko in druge sterilne proizvode, opremili sladoledarno z najsodobnejšimi stroji ter zgradili veliko hladilnico za sladoled in sire. Osnovna naloga podjetja je bila oskrbeti potrošnike z dobrim, zdravim mlekom in mlečnimi izdelki. Uvedli so stalen in sistematičen nadzor mleka, ki so ga pridelovalcem plačevali ne samo po količini maščobe, ampak tudi po številu mikroorganizmov v njem. Uredili so odkupne postaje tako v zadružnih zbiralnicah kot na družbenih posestvih. Tako so se Ljubljanske mlekarne iz nekdaj konzumne mlekarne, ki je skrbela predvsem za oskrbo Ljubljane z mlekom, razvile v industrijsko mlekarno, ki je oskrbovala in predelovala tudi za širši trg takratne države. Ko si je podjetje utrdilo položaj v mlekarski industriji, so se lahko še bolj modernizirale in povečale proizvodne zmogljivosti. Še leta 1966 je imelo naše podjetje težave s predelavo 60.000 litrov dnevnega odkupa, ob svoji dvajsetletnici pa je brez težav predelalo tudi do 220.000 litrov mleka na dan, skupaj z Novosadsko mlekarno, ki se je našemu podjetju priključila 10. junija 1970, pa tudi 320.000 litrov.

32

Ljubljanske mlekarne so vse od začetkov integracijskih procesov povečevale odkupne količine mleka: od 12 milijonov litrov v letu 1959 na 55 milijonov litrov v letu 1971. Zapisano v odstotkih je v letu 1970 mlekarna odkupila 34 odstotkov vsega, v Sloveniji odkupljenega mleka in 12 odstotkov vsega odkupljenega mleka v tedanji Jugoslaviji. Po količini odkupljenega mleka in predelave so bile Ljubljanske mlekarne takrat na tretjem mestu v državi, takoj za Zagrebško mlekarno in PK Beograd. Danes prihaja v Ljubljanske mlekarne okoli 500 tisoč litrov mleka na dan. Več kot 70 tisoč litrov ga predelamo v navadno sveže mleko, skoraj 150 tisoč litrov v trajno mleko, znano kot Alpsko, okoli 40 tisoč litrov se spremeni v jogurte, 20 tisoč jih dobi okus sladoleda. Skoraj sto tisoč litrov mleka odpotuje v sirarne, v katerih vsak dan zori okoli 10 tisoč kilogramov trdih in poltrdih sirov. Ljubljanske mlekarne na leto predelajo okrog 160 milijonov litrov mleka, kar je okrog 40 odstotkov vsega odkupljenega mleka v Sloveniji. V letih svojega obstoja so odkupile, v prispodobi rečeno, za več kot dva tisoč olimpijskih bazenov mleka, in še nekaj čez rob. Vendar pa svojega ugleda nismo gradili zgolj z obsegom odkupa in proizvodnje, ampak predvsem s kakovostjo naših proizvodov, kakovostjo poslovanja in z odnosom do pridelovalcev, tako v zasebnem kot družbenem sektorju. V petinštiridesetih letih so Ljubljanske mlekarne doživele veliko organizacijskih sprememb, ki so na njenem občutljivem tehnološkem organizmu, kajti živilsko predelovalna industrija je zaradi svoje dejavnosti in vsakodnevne izpostavljenosti preverjanju kakovosti izdelkov izjemno občutljiva veja gospodarstva, puščale takšne ali drugačne sledi. Od nekdaj popularnih TOZD-ov, do združevanja v velike asociacije in drugih integracijskih procesov, do notranjih organizacijskih sprememb, je verjetno ostalo tudi kaj pozitivnega. Bržkone, saj bi se danes drugače ne mogli hvaliti zavoljo kakovosti in učinkovitega obvladovanja tržišča ali pa samozavestno reči, da smo največja slovenska mlekarna, ki je tudi pripravljena na odprt evropski trg in njegovo neizprosno konkurenco. Naše podjetje je v fazi rasti, ki bo trajala do leta 2007, ko bomo za 30 odstotkov večji kot danes. Takrat bomo primerljivi s sorodnimi srednjeevropskimi mlekarnami. Cilj je poslovanje z dobičkom in ustvarjanje dodane vrednosti za vse delničarje. Mlekarna PPM10 v Tuzli, v kateri so Ljubljanske mlekarne v letu 2003 pridobile večinski lastniški delež, je pričela v začetku leta 2004 redno in uspešno poslovati in predstavlja odlično osnovo za uspešno poslovanje na trgih bivše Jugoslavije. V prvi tretjini leta je pričela delovati trgovska družba Ljubljanske mlekarne Zagreb, v Sloveniji pa so bile v letu 2004 Ljubljanske mlekarne tako rekoč, samo eno veliko gradbišče, tako v Ljubljani, Mariboru, kot v Kočevju. Spremembe so se dogajale tako rekoč na vseh nivojih Ljubljanskih mlekarn. Slovensko mleko je kakovostno, izdelki izdelani v našem podjetju iz tega mleka pa po kakovosti sodijo v sam vrh svetovne proizvodnje. Verjamem, da bodo kakovost naših izdelkov, prepoznali in priznali tudi domači in tuji kupci.

10 Prerada i promet mlijeka Tuzla.

33

4.1.1 Vizija, poslovna politika podjetja Smo z marketinško miselnostjo prežet team ustvarjalnih, motiviranih in produktivnih sodelavcev, ki s svojim znanjem in delom zagotavljajo visoko kakovostne izdelke in storitve. Le - te kupci in potrošniki poznajo pod poznanimi blagovnimi znamkami. Ljubljanske mlekarne vidimo kot uspešno in rastoče živilsko predelovalno podjetje. Postati hočemo uveljavljen ponudnik mleka in mlečnih izdelkov v srednjeevropskem prostoru, pri čemer bomo upoštevali vse mednarodne standarde in merila evropske poslovne odličnosti. Smo globalno podjetje, sledimo prehrambenim navadam in jih usmerjamo. Proizvajamo in tržimo varna in okusna živila, ki so v zadovoljstvo našim odjemalcem. Hkrati razvijamo vse obstoječe dejavnosti, ki imajo možnost rasti in ustvarjanja sinergijskih učinkov s temeljno dejavnostjo – to je z odkupom in predelavo mleka. Ob uresničevanju tega poslanstva si prizadevamo za naslednje vrednote:

odnos do kupcev in porabnikov; Zadovoljstvo kupcev in potrošnikov naših izdelkov bo v središču naših misli in ravnanj. Z njimi bomo razvijali in krepili dolgoročno partnersko razmerje, vsakega partnerja bomo obravnavi s spoštovanjem in z odgovornostjo,

odnos do zaposlenih; Naša največja vrednota so zaposleni in njihova pripadnost LM. Za razvoj zaposlenih bomo skrbeli načrtno, skladno z njihovimi sposobnostmi, zagotavljali jim bomo dobre delovne razmere in spodbujali njihovo ustvarjalnost. Razvijali bomo dinamični management, ki se bo dejavno odzival na spremembe v okolju. Spodbujali bomo timsko delo in podjetništvo zaposlenih,

odnos do delničarjev; Naša nenehna skrb za rast in kapitalski donos vodi k doseganju dobrih finančnih rezultatov ter plemenitenju vloženega kapitala. Še več: spodbuja inovativnost, iskanje novih tehnoloških in organizacijskih rešitev, stalno odkrivanje možnosti za izboljšanje delovnih procesov in tesnejše povezovanje s poslovnimi partnerji. Delničarje bomo redno obveščali o dogajanju v podjetju in o vsem, kar je povezano z njim, ter odgovorno skrbeli za vrednost delnic,

odnos do dobaviteljev; Z dobavitelji mleka in materialov bomo še naprej gradili dolgoročna partnerska razmerja. Uporabljali bomo načelo stalnega preverjanja njihovih konkurenčnih sposobnosti.

4.2 Projekt uvedbe SAP R/3 V Ljubljanskih mlekarnah smo se z vpeljavo integriranosti sistema soočili s težavo organizacije informacijske infrastrukture, ki bi predstavljala učinkovito in celovito podporo poslovanju in vsem povezanim poslovnim procesom, ki se vsakodnevno odvijajo v podjetju.

34

Osnovna informacijska podpora razvoju podjetja ni več zadostno služila, zato smo začeli iskati rešitev, ki bi zadostovala osnovnim poslovnim potrebam tako na strateški kot operativni ravni. Nov informacijski sistem naj bi omogočal vključevanje uporabnikov na vseh ravneh poslovanja, poleg tega pa bi moral povezovati vse poslovne funkcije podjetja in omogočati dostop do potrebnih podatkov za posamezno poslovno funkcijo. Sistem mora omogočati vključevanje uporabnikov na vseh ravneh poslovanja, kar pomeni, da morajo imeti dostop do poslovnega sistema tako zaposleni, kot tudi lastniki in vodstveni kader. Osnovne zahteve pri odločanju za nov informacijski sistem so bile varnost, zanesljivost, nizki skupni stroški in zmogljivost. Med pomembnimi dejavniki je bila tudi nadgradljivost sistema, saj mora biti le ta pripravljen na nadaljnjo rast podjetja Ljubljanske mlekarne. Sprejeta je bila odločitev za uvedbo informacijskega sistema SAP R/3, ki deluje v strežniškem operacijskem okolju Windows 2000 in za delovanje uporablja podatkovni strežnik SQL Server 2000. Prednosti so predvsem dostop do kakovostnih podatkov, ki so zanesljivi in verodostojni. S tem je nadzor poslovanja bolj preprost, sam informacijski sistem SAP R/3 pa omogoča tudi prenovo in spremembe v organizacijski strukturi podjetja. Strategija Ljubljanskih mlekarn predstavlja okvir razmišljanja o smeri razvoja informacijske tehnologije. Zasnova celovite prenove poslovnega informacijskega sistema upošteva naslednje poslovne cilje:

zagotoviti skladnost z zahtevami EU do živilske predelovalne industrije (strožji standardi, zagotavljanje proizvodnje zdravih izdelkov, sledljivost uporabljenih surovin in materialov od prevzema pri rejcu do trgovske police),

uvedba učinkovitega kontrolinga, zmožnosti ugotavljanja donosnosti različnih vidikov prodaje ob upoštevanju vseh

povezanih stroškov, vzpostavitev informacijske podpore odločanju, uvesti sistematiziran pretok informacij med različnimi nivoji družbe in

učinkovitejši sistem poročanja prodajnih in bilančnih rezultatov, denarnega toka, itd., na podlagi izboljšanega zbiranja podatkov,

zmanjšati stroške proizvodnje in izmeta, pospešiti obrat zalog materialov in končnih izdelkov,

racionalizirati proizvodnjo na manjšem številu lokacij in v celoti izkoristiti najsodobnejšo opremo, ki je na razpolago (sistem za krmiljenje procesa in njegova povezava s poslovnim IS), nadomestiti opremo, ki tehnološko ne ustreza več, racionalizirati proizvodne linije, uskladiti zmogljivosti, racionalizirati delo v skladiščno distribucijskem centru (sledljivost), zmanjšati nepotrebne premike izdelkov, ki povzročajo nepotrebne stroške,

omogočiti racionalnejšo organizacijo dela na področju logistike materialov in izdelkov vključno s skladiščenjem in oskrbo,

zagotoviti sposobnost hitrega zaznavanja in reagiranja na pričakovane tržne spremembe in pričakovano konkurenco na trgih, zagotoviti in podpreti organizacijske spremembe v Ljubljanskih mlekarnah, s ciljem, da se privzame standardne procese, ki jih ponuja SAP R/3 kot »najboljša poslovna praksa«,

35

zagotoviti izobraževanje do te mere, da bodo ključni in končni uporabniki lahko popolnoma samostojno upravljali informacijski sistem SAP R/3 , razvijalci pa bodo sposobni po pravilih podjetja SAP AG dopolnjevati in razvijati dodatno funkcionalnost po željah uporabnikov.

Informacijski sistem SAP R/3 bo nadomestil obstoječi informacijski sistem Ljubljanskih mlekarn, povezal pa se bo s tistimi deli, ki bodo zaradi racionalnejših rešitev ostali izven SAP R/3 sistema. S SAP R/3 sistemom se bodo morali čim tesneje integrirati tudi tisti sistemi, ki se vzporedno že vpeljujejo (npr. Mepis) oziroma se bodo reševali izven SAP R/3 sistema (odkup).

SLIKA 12: POVEZANOST SAP SISTEMA Z ZUNANJIMI APLIKACIJAMI

Vir: interno gradivo Ljubljanskih mlekarn (2005) Slika zgoraj shematično prikazuje povezanost sistema SAP R/3 z ostalimi aplikacijami v Ljubljanskih mlekarnah po vpeljavi sistema SAP R/3, puščice ponazarjajo tok podatkov med SAP R/3 sistemom in zunanjimi sistemi. Puščice, ki kažejo do roba sistema SAP R/3 ponazarjajo, da so podatki v sklopu projekta pripravljeni za povezavo z zunanjimi aplikacijami, cela puščica ponazarja celotno integracijo, sestavljene pa integracijo, kjer je odgovornost za povezavo na obeh straneh. Pri vpeljavi novega sistema bo podjetje upoštevalo vpeljavo ERP – tronivojske odjemalec/strežnik porazdelitev, ki vključuje naslednje sisteme:

36

LMD - Razvojni sistem

v tem sistemu se izvajajo prilagoditve in razvoj, po osnovnem testiranju se spremembe transportirajo v LMQ sistem za nadaljnje

sistemsko testiranje, spremembe se prenašajo z uporabo transportnih zahtevkov.

LMQ - Sistem zagotavljanja kvalitete

skupina za zagotavljanje kvalitete opravlja testiranja (QA skupina), po natančnem testiranju, pregledu in zagotovitvi, da spremembe ne vplivajo na

ostale module, QA skupina odobri transport v produkcijski sistem LMP. Procedura za odobravanje transportov se bo kasneje definirala.

LMP- Produkcijski sistem

ta sistem (vsebuje »žive« podatke) bo podjetje uporabljalo za svojo produkcijo, ostali sistemi (LMD in LMQ) zagotavljajo kvaliteto produkcije.

Za zagotovitev učinkovitega nadzora in zmanjšanja tveganj na projektu, bo projekt potekal po standardni SAP R/3 metodologiji vodenja projektov, po ASAP metodologiji11. Izbrana je strategija »Big-bang«, to je da hkrati vpeljemo vse dogovorjene funkcionalnosti.

4.3

Analiza uvedbe rešitve v finančnem modul-u Naloga popisa poslovnih procesov je bila ugotoviti specifične lastnosti poslovnih procesov, povezanih z živilsko industrijo. Glavni namen popisa poslovnih procesov je evidentirati trenutne aktivnosti in izdelati dokumentacijo poslovnih procesov, ki bo služila za testiranje in prilagajanje programa SAP R/3. Poleg tega pa so se dokumentirale tudi pripombe uporabnikov glede trenutnega informacijskega sistema in želje uporabnikov pri gradnji novega sistema. Po opravljenem osnovnem popisu poslovnih procesov smo pričeli določati osnovna pravila, ki bodo veljala v informacijskem sistemu SAP R/3. Razložila bom samo nekaj izmed osnovnih pojmov, ki jih moramo poznati ob svojem delu, da bi lahko računovodske podatke v informacijski sistem SAP R/3 pravilno vnašali, jih znali pravilno prebrati in tudi pojasnjevati. Skupine kontov opredeljujejo vrsto kontov glede na posebnosti knjigovodskih evidenc. Razlika v primerjavi s prejšnjim informacijskim sistemom je v tem, da se lahko tudi konti glavne knjige vodijo po odprtih postavkah, v kolikor je v kontnem planu ta zahteva prednastavljena.

11 Accelerated SAP.

37

V matičnih podatkih partnerjev (kupcev in dobaviteljev) so pred nastavljeni osnovni poravnalni konti, ki so zapisani v matičnih podatkih kupcev in dobaviteljev. Torej nam pri knjiženju poslovnih dogodkov ne bo potrebno vnašati številke (v nadaljevanju šifre) osnovnega poravnalnega konta, pač pa le šifro partnerja. V kolikor bomo želeli vknjižbo evidentirati na drugem poravnalnem kontu, jo bomo morali preusmeriti na želen poravnalni konto (torej drugačen od prednastavljenega) z indikatorjem posebne glavne knjige (IPGK) ali pa preprosto vpisati šifro konta. V matičnih podatkih materialov so nastavljene vknjižbe za evidentiranje zalog. Vknjižbe v zvezi s premiki materiala in blaga na kontih zalog se bodo evidentirale izključno v modulih nabave in prodaje na podlagi pred nastavitev v matriki razredov vrednotenja. Vrsta dokumenta nam pojasnjuje vrsto poslovnega dogodka, ki je zabeležen na posameznih kontih. Vrste/tipi dokumentov v SAP-u opisujejo posamezno vrsto poslovnega dogodka. Posamezna vrsta dokumenta ima v nastavitvah določeno:

številčno območje, vrsto dokumenta za storno, vrsto konta na katere smemo knjižiti, ali zahtevamo vnos v polje ”Referenca”, ali zahtevamo vnos v polje ”Tekst glave dokumenta”, ali zahtevamo izračun in knjiženje realiziranih tečajnih razlik na delna plačila

knjiženje na partnerska podjetja. Številčno območje dokumentov je vnaprej definirano za vse vrste dokumentov. Številčna območja so definirana z dvomestno šifro, ki je numerična in pomeni vodilni dve cifri številke računovodskega dokumenta. Za vsako številčno območje definiramo:

ali je številčenje avtomatično ali eksterno (ročno), ali se vsako leto zaporedje začne znova, določimo spodnjo in zgornjo mejo, številčenje je numerično, številke imajo deset mest (vključujoč prvi dve vodilni številki), več vrst dokumentov ima lahko isto številčno območje.

Potreba po posebni vrsti dokumenta za določen poslovni dogodek je upravičena, ko nimamo na voljo druge razpoznavnosti (na primer: konto, stroškovno mesto...) za iskanje določenega dokumenta po vrsti poslovnega dogodka.

Ključ knjiženja nam dodatno pojasnjuje vrsto poslovnega dogodka, predvsem pa ali je sprememba na kontih knjižena v debet ali kredit. Vsaka vrstična postavka, ki je knjižena v informacijskem sistemu SAP sistemu v glavno knjigo, mora biti opredeljena:

ali je vknjižba knjižena v debet ali kredit, ali je vknjižba knjižena direktno na konto glavne knjige, ali je vknjižba knjižena direktno na kupca, dobavitelja, material, osnovno sredstvo

in preko poravnalnega konta še v glavno knjigo, natančneje določa ali je knjižen npr. račun, dobropis, plačilo, drugo zapiranje in

podobno.

38

Takšne lastnosti vrstičnih postavk določa ključ knjiženja. Ključ knjiženja v kombinaciji z obliko statusov polj enolično določa obliko, kako bo izgledala vrstična postavka. Ta definicija v praksi pomeni, da bomo morali zelo dobro poznati ključe knjiženja, ker bomo iz njih razbrali vrsto vknjižbe na posameznih kontih. Vknjižbe na kontih ne bomo več prepoznavali z vknjižbami v breme ali v dobro oziroma leva in desna stran konta. Vknjižbe bodo v enem stolpcu, ključ knjiženja pa nam bo povedal ali je to vknjižba v debet ali kredit. Prav tako je potrebno opozoriti, da SAP R/3 sistem ne pozna rdečega storna (vknjižba storno z negativnim predznakom na isti strani kot izvirna vknjižba). Storno vknjižbe bodo na nasprotni strani izvirne vknjižbe, poglejmo si primer:

SLIKA 13: PRIKAZ TEHNIKE KNJIŽB V SAP-U

do sedaj (Edico)*

Terjatve do

kupcev debet kredit Račun 1000 800 Plačilo Storno računa -1000 Dobropis -500 -800 Storno plačila Storno dobropisa 500

v SAP sistemu

Terjatve do

kupcev debet KK KK kredit

Račun 01 1000 1000 12 Storno računa

Storno dobropisa 02 500 500 11 Dobropis Storno plačila 05 800 800 15 Prej.plačilo

Edico: programski paket v Oraclu za podporo finančnih vknjižb Vir: glasilo Ljubljanske mlekarne, 2005 Indikator posebne glavne knjige (IPGK) je z veliko tiskano črko označen poravnalni konto kupcev (terjatev) ali dobaviteljev (obveznosti). Z njim preusmerimo vknjižbo, ki bi bila brez uporabe tega indikatorja knjižena na osnovnem poravnalnem kontu, ki je zapisan v matičnih podatkih posameznega poslovnega partnerja, na ustrezen drug poravnalni konto (npr. obračun zamudnih obresti knjižimo z IPGK-jem »Z«).

39

Z uporabo t.i. indikatorjev posebne glavne knjige je možno knjižiti poslovne dogodke na alternativne poravnalne konte glavne knjige za kupce in dobavitelje. Dejstvo je, da na poravnalne konte glavne knjige ne moremo knjižiti direktno, ampak le preko šifre (SAP R/3 sistem uporablja izraz »konto«) kupca ali dobavitelja. Tudi v sedanjem sistemu smo za vknjižbe na saldakontne konte morali uporabljati konto in obvezno tudi šifro partnerja. V informacijskem sistemu SAP R/3 bo pri takšnih vknjižbah sistem vedno zahteval le šifro partnerja in če ne bomo uporabili IPGK (ali pa vnesli alternativni poravnalni konto), se bo vknjižba evidentirala na osnovnem poravnalnem kontu, ki je nastavljen v matičnih podatkih. Če ne bomo pazljivi, se bo vknjižba torej vedno evidentirala na kontu terjatev do kupcev (doma, tuji, skupina – pač odvisno od šifre partnerja, ki smo jo izbrali). Za lažje razumevanje bom predstavila proces obvladovanja predujmov. Sam krogotok dokumentacije izgleda takole:

40

SLIKA 14: KROGOTOK DOKUMENTACIJE OBVLADOVANJA PREDUJMOV

PREDRAČUN POGODBE, PONUDBE

NAROČNIK PREDRAČUNA Verifikacija in likvidacija VLOŽIŠČE

zajem kot prejeta pošta

TAJNIŠTVO FIN RAČ razdeli dokumente:

- za obratna sredstva v Oddelek plačilnega prometa

- za osnovna sredstva v Knjigovodstvo osnovnih sredstev

KNJIGOVODSTVO OSNOVNIH SREDSTEV

PLAČILNI PROMET - predračun knjiži s statistično vknjižbo,

- vključi dokument v svoje evidence

- plača predujem, - avtomatsko knjiži nakazilo predujma, - informacijo o plačilu pošlje po emailu

naročniku predračuna - posreduje v plačilni promet

v knjiženje in plačilo - dokumente posreduje v:

- informacijo posreduje v:

NABAVA - LIKVIDATURA SALDAKONTI, KNJIGOVODSTVO OSNOVNIH

SREDSTEV - prejme kopijo predračuna za plačan

predujem za obratna sredstva,

- posreduje informacijo nabavnim komercialistom za MM modul, za predujme FI modula skrbi likvidatura

- prejme original predračuna

- arhivira dokumente in skrbi za nadaljevanje in zaključek postopka

41

RAČUN ZA AVANSNO PLAČILO

Vir: interno glasilo Ljubljanskih mlekarn (2005)

SALDAKONTI, KNJIGOVODSTVO OS

- verifikacija (saldakontist, referent)

- odobritev knjiženja (vodja oddelka) - knjiženje avansnega računa, - izterjava računov za avansno plačilo

VLOŽIŠČE zajem kot prejeta

pošta

TAJNIŠTVO FIN RAČ razdeli dokumente po kriteriju:

- za obratna sredstva (saldakonti)

- za osnovna sredstva (knj. OS)

RAČUN ZA DOBAVLJENO

BLAGO/STORITVE

VLOŽIŠČE parkiranje

po navodilih za parkiranje računov (MM, FI, osnovna sredstva)

NABAVA (MM/FI) - verifikacija, likvidacija in knjiženje

po navodilih za prejete račune

- skrb za blokado plačila

KNJIGOVODSTVO OS SALDAKONTI - preknjižba predujma na plačilo računa, - preknjižba predujma na plačilo računa,

- ročno zapiranje plačila in predujma, - ročno zapiranje plačila in predujma, - nalog za odblokado plačila, če gre za

doplačilo - nalog za odblokado plačila, če gre za

doplačilo - arhiviranje vseh dokumentov - arhiviranje vseh dokumentov

- usklajevanje - usklajevanje

PLAČILNI PROMET doplačilo

če je znesek obveznosti po računu večji od danega predujma

42

5

5.1

5.2

SKLEP

Sklepne ugotovitve V današnjem času se morajo podjetja, ki želijo biti uspešna, pravočasno in učinkovito prilagajati hitro spreminjajočim in vedno zahtevnejšim potrebam in željam kupcev. Samo podjetja, ki bodo zmožna prilagoditi svoje proizvode in storitve individualnemu kupcu bodo v prihodnosti lahko preživela. Hitra prilagodljivost na spremembe zunanjega in notranjega okolja je ključni dejavnik uspeha sodobnega podjetja. Veliko vlogo pri zagotavljanju konkurenčnih prednosti igra informacijski sistem podjetja. Informacijski sistem mora slediti vsakodnevnim spremembam in zagotavljati točne in ažurne podatke, ob vsakem času in na različnih ravneh agregacije. Klasični informacijski sistemi dostikrat niso zmožni zagotavljati in hraniti potrebnih podatkov in informacij, zato se je mnogo podjetij odločilo za posodabljanje in prilagajanje informacijskih sistemov sodobnim trendom oziroma za gradnjo ali nakup novih informacijskih sistemov. Mnoga podjetja kljub posodobitvi starih ali uvedbi novih informacijskih sistemov niso dosegla želenih rezultatov. Zato je pomembno, da podjetje najprej analizira poslovna področja in poslovne procese, ki se v podjetju odvijajo, zahteve uporabnikov informacijskega sistema in možne alternative posodabljanja, oziroma nakupa informacijskega sistema ter stroške in čas do uvedbe. Podjetja imajo v današnjem času na voljo mnogo ponudnikov že izdelanih, standardnih informacijskih rešitev, ki združujejo in upravljajo vse aktivnosti in podatke podjetja. Takšni informacijski sistemi, ki so se uveljavili pod imenom celoviti informacijski sistemi, integrirajo vse poslovne funkcije in poslovne procese preko celotne organizacije. S prehodom na informacijski sistem SAP R/3 so se Ljubljanske mlekarne odločile za korenito spremembo informacijske podpore poslovanju. V Ljubljanskih mlekarnah je ta sistem povezal posamezna funkcijska področja, nekaterim zaposlenim (t.i. ključnim uporabnikom in vodjem služb) pa omogočil delo tudi od doma. Istočasno informacijski sistem SAP R/3 zahteva kvalitetnejši pretok informacij med zaposlenimi, saj le to prinaša zmanjševanje stroškov in obvladovanje zahtevnih poslovnih procesov našega podjetja. Šele čas pa bo pokazal, kako uspešna je bila odločitev za uvedbo tako kompleksnega informacijskega sistema ter izdelava lastne SAP rešitve. Glede na dosedanje delo na projektu uvedbe informacijskega sistema SAP R/3, zavzetostjo uporabnikov za spremembe ima uvedba sistema SAP R/3 vsekakor velike možnosti za uspeh.

Predlogi Informacijski sistem je kompleksen, kar terja nenehno izobraževanje in usposabljanje uporabnikov. Zato predlagam, da se v čim večji meri organizirajo seminarji in predavanja, tako da bo informacijski sistem uporabnikom bližji in delo z njim enostavnejše.

43

Uporabniki morajo biti seznanjeni z vsemi novostmi in spremembami v informacijskem sistemu. Delo z njim jim mora biti blizu, saj edino tako bodo uporabniki pripravljeni sprejemati izboljšave, kar je nujno v tako hitro se spreminjajoči informacijski tehnologiji. Nenehno je potrebno strmeti k temu, da se glede na nove potrebe in ob morebitnih spremembah zakonodaje, ob spremembah ali uvajanju novih delovnih procesov in ob drugih izkazanih potrebah, sistem nenehno nadgrajuje, od svetovalcev in programerjev podjetja SAP AG pa je potrebno nenehno terjati uvajanje izboljšav v sam sistem in približevanje uporabe le-tega na najbolj enostaven način tudi manj izobraženim delavcem podjetja. Pri analiziranju informacijskega sistema SAP R/3 sem ugotovila, da sistem, zaradi svoje večjezičnosti, ponuja enostavno rešitev pri uvajanju nove skupne valute Evro. Skozi vse faze postopka obdelave nekega naročila imamo namreč možnost spremljati valutne podatke tako v sedanji valuti SIT kot v novi valuti EUR. Zaradi tega predlagam, da se nemudoma, že v t.i. prehodnem obdobju, prične uporabljati dvovalutna obdelava podatkov. To naj se obdrži še po uvedbi nove skupne valute Evro, da se vsi skupaj resnično privadimo uporabi nove evropske valute. Po mojem osebnem prepričanju je informacijski sistem SAP R/3, ki je v našem podjetju podprt z Microsoftovim operacijskim sistemom Windows, zelo ogrožen v smislu varnosti. Splošno znano je, da so izdelki podjetja Microsoft Corporation na nenehnem »udaru« mnogih različnih računalniških virusov in da se različne skupine ljudi z različnimi nagibi nenehno trudijo vdreti v posamezne informacijske sisteme. Zaradi tega je potrebno, še posebej ob upoštevanju dejstva, da nekateri zaposleni uporabljamo dostop v informacijski sistem našega podjetja od doma, maksimalno zaščititi sam informacijski sistem in proti virusno in drugo zaščito nenehno posodabljati, vsak poskus vdora v sistem pa obravnavati skrajno resno. Svojo vlogo tukaj mora odigrati oddelek Avtomatske obdelave podatkov.

44

6 POVZETEK V diplomskem delu sem želela prikazati način vpeljave informacijskega sistema v veliko slovensko podjetje, kot so Ljubljanske mlekarne, in rešitev s pomočjo SAP R/3 ter obvladovanja podatkov na področju financ v finančno – računovodskem modulu. Na uspešno delovanje takšnega informacijskega sistema vpliva po eni strani odlično poznavanje poslovnih procesov podjetja, po drugi strani pa dobro poznavanje dela s sistemom samih uporabnikov in pripravljenost le teh na sprejem novosti. Uspešna podjetja se že dalj časa zavedajo pomembnosti informacijske tehnologije in vpliva, ki jo ima le – ta na uspešnost podjetja. Tržne silnice in pričakovanja kupcev nenehno silijo podjetja k izboljševanju poslovnih sistemov znotraj podjetja. Vse bolj izrazita konkurenčnost med podjetji, zmogljivejša informacijska tehnologija in nova znanja kadrov postavljajo pred organizacije zahtevo po več in kakovostnejših podatkih ter ustreznejšem upravljanju s podatki. Zato smo v Ljubljanskih mlekarnah d.d. leta 2005 uvedli novi poslovno – informacijski sistem SAP R/3, ki pokriva vsa področja poslovanja od prodaje, nabave, računovodstva pa do logistike. Ta sistem nam je v primerjavi s prejšnjimi aplikacijami omogočil lažje delo, ker so podatki med seboj integrirani. Ključne besede: Ljubljanske mlekarne, SAP R/3, informacijski sistem, finančno – računovodski modul, finance, aplikacija ABSTRACT In the thesis I wanted to present the method for introducing the information system in a large Slovenian company such as Ljubljanske mlekarne, and the solution based on SAP R/3, as well as financial data management in the finance & accounting module. Successful operation of such information system is on the one hand influenced by excellent knowledge of the company's business processes, and on the other hand familiarity with working on the system by the users and by their readiness to embrace novelties. Successful companies have been for some time aware of the importance of IT and the impact it has on the company's performance. Market developments and customer expectations are constantly forcing companies to improve business systems within the company. Increasing competition between enterprises, capable IT, and new skills of personnel requires from enterprises more data of better quality, and appropriate data management. Therefore Ljubljanske mlekarne introduced in 2005 the new SAP R/3 business & information system covering all areas of operations, ranging from sales and purchasing to accounting and logistics. This system has facilitated work compared with the previous applications, as it provides better data integration. Keywords: Ljubljanske mlekarne, SAP R/3, information system, finance & accounting module, finance, application

45

7 SEZNAM VIROV 1. ASAP World Consultancy, et al.: Using SAP R/3. Indianapolis: Que, 1996. str.1138. 2. A Comparison of Four Mayor ERP Packages, URL:

http://www.pwoplw.virginia.edu~rdm5z/erp.htm/), 21. 08. 2005 3. Bancroft Nancy H., Seip Henning, Sprengel Andrea: Implementacija SAP R/3.

Greenwich: Manning, 2001. str. 310. 4. Dahlén Carl, Elfsson Johan: An Analysis of the current and future ERP Market,

Master's Thesis Industrial Economics and Management. Stockholm: The Royal Institute of Technology, 1999. str. 79.

5. Gradišar Miro, Resinovič Gortan: Informatika v poslovnem okolju. Ljubljana:

Ekonomska fakulteta, 2001. str. 508. 6. Gričar Primož: Povezan informacijski sistem organizacije. Kranj: Fakulteta za

organizacijske vede. [URL: http://ecom.fov.uni-mb.si/EcomHome.nsf/pages/Vaje Predstavitve], 30.6.2002.

7. Hiquet Bradley D., Kelly Anthony F.: SAP R/3 Implementation Guide: A Manager's

Guide to Understanding SAP. Indianapolis: Macmillan Technical Publishing, 1988. str. 480

8. Kovačič Andrej, Vintar Mirko: Načrtovanje in gradnja informacijskih sistemov.

Ljubljana: DZS, 1994. str. 316. 9. Kovačič Andrej: Kakšne uporabniške rešitve potrebujemo? Revija Uporabna

informatika, Ljubljana, V(1997), 1, str. 8-15. 10. Kovačič Andrej: Informatizacija poslovanja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta, 1998.

str. 214. 11. Kovačič Andrej: Teze in ugotovitve okrogle mize: Najboljše programske rešitve in

pravi izvajalci? Revija Uporabna informatika, Ljubljana, VII (1999), 2, str. 39-42. 12. Larocca Danielle: Naučite se sami SAP R/3 v 24. urah, Indianapolis, Sams Publishing,

2002, str. 472 13. Lesjak Dušan: Uporaba informacijske tehnologije za doseganje konkurenčnih prednosti

poslovnega sistema. Doktorska disertacija. Kranj: Fakulteta za organizacijske vede, 1990. str. 213.

14. Ljubljanske mlekarne d.d., Interna gradiva 2005 15. Ljubljanske mlekarne [URL: http://www.lj-mlek.si/]

46

16. Shields Murell G.: E-business and ERP: Rapid implementation and project planning.

New York: John Wiley & Sons, Inc., 2001. str. 267. 17. Sinha Himanshu: Enterprise Resource Planning (ERP) Overview, (URL:

http://students.washington.edu/himanshu/academic/erp.pdf). 17. 01. 2002, 4 str. 18. Srabotič Robert: Strateško načrtovanje integriranih informacijskih sistemov v

slovenskih majhnih in srednje velikih podjetjih. Magistrsko delo. Ljubljana: Ekonomska fakulteta, 2002. str. 92.

19. Sullivan William E.: Introduction to ERP Systems. Virginia Commonwealth

University.[URL:http://erp.ittoolbox.com/news/news_body.asp?t=5&a=ERP], 06.12.2001.

20. SAP R/3 Overview. [URL: http://www.karkhanisgroup.com/SAP/overview.htm],

4.9.2002. 21. SAP Tutorial 4.6d. [URL:

http://academic.uofs.edu/faculty/gramborw/sap/saptutorial.htm], 16.10.2002, 22. SAP. [URL: http://www.sap.com/], 30.6.2002. 23. Slovensko društvo Informatika – Terminološki slovar. (URL: http://www.ef.uni-

lj.si/terminoloskislovar/oslovarju.asp), 04. 09. 2005.

47

SEZNAM SLIK SLIKA 1: PRIKAZ STRUKTURE SISTEMA SAP R/3 7 SLIKA 2 PREGLED STRUKTURE TABEL R/3 12 SLIKA 3:TRINIVOJSKA ODJEMALEC/STREŽNIK PORAZDELITEV SISTEMA

14SLIKA 4: PRIKAZ KNJIŽENJA TEMELJNICE GLAVNE KNJIGE 22 SLIKA 5: PRIKAZ KNJIŽENJA PLAČILA KUPCU 23 SLIKA 6: PRIKAZ KREIRANJA PLAČILNEGA MEDIJA 25 SLIKA 7: PREGLED KREIRANIH PLAČILNIH MEDIJEV 25 SLIKA 8: PRIMERJAVA RAČUNOVODSTVA (FI) IN KONTROLINGA (CO) 26 SLIKA 9: PRERAZPOREDITEV STROŠKOV 28 SLIKA 10: POROČANJE PO PROIZVODNIH NALOGIH 29 SLIKA 11: POROČANJE V ANALIZI DONOSNOSTI 30 SLIKA 12: POVEZANOST SAP SISTEMA Z ZUNANJIMI APLIKACIJAMI 35 SLIKA 13: PRIKAZ TEHNIKE KNJIŽB V SAP-U 38 SLIKA 14: KROGOTOK DOKUMENTACIJE OBVLADOVANJA PREDUJMOV40