Útmutató az oktatási adminisztrációhoz

ETR egyszerűen, gyorsan

Szereplők

- Oktató

- Tantárgyfelelős

- Tanszéki (intézeti/klinikai) adminisztrátor

- Tanulmányi Hivatal

- Curriculum Bizottság

Oktatási hírek

Mivel sok információ, hirdetmény, határidő Oktatási hírként kerül közlésre,

mindenkinek javasoljuk feliratkozni az ÁOK hírlevelekre.

Feliratkozás: 6405-es mellék,

Monostori Attila

EHA kód és jelszóMinden szereplő létezzen virtuálisan is (ETR-ben)!

Felhasználónév (EHA-kód) és jelszó ugyanaz az ETR-ben és a CooSpace-ben.

EHA-kód: 7 karakter + .PTE. Sosem változik

Hogy csináljon erős, megjegyezhető jelszót? Erős jelszó: van benne kisbetű, nagybetű, szám és legalább 6 karakter hosszú.Válasszon egy min. 5-6 betűs szót. Pl. a szomszéd kutya neve Gombócka és 4 éves. Néhány példa:- a második betűt írja naggyal, a többit kicsivel, valahova toldjon be egy számot: pl.

gOmbocka4- az egyik betűt cserélje ki arra a számra, amit a telefonon smsírás közben lát: pl.

gOmbo3ka4 - az első betű nagy, a magánhangzók helyett pedig a számok pl. G6mb6ck24stb.

Mindenki a sajátját használja, ne adja át másnak!

Elfelejtett vagy nem működő jelszó helyett új: TH

Jelszókezelés

Kiadott jelszó megváltoztatása: ETR: Beállítások / Jelszó megváltoztatásaCooSpace: névre kattint, felugró ablakban jelszóváltás

Főbb feladatok

Évente egyszer: • A képzés tartalmának meghatározása:

• tárgyak tartalma és feltételrendszere: tantárgyfelelősök • tantervek: Curriculum Bizottság

Félévente: aktuális kínálat

• a félév kínálatának meghatározása: félévben meghirdetendő kurzusok listája és feltételei (pl. időpont, létszám): tantárgyfelelősök

• tárgyfelvétel: TH

• félévközi nyilvántartás tanmenetről: oktatók, tárgyfelelős, tanszéki adminisztrátorok

• vizsgáztatás: tárgyfelelős, oktatók, tanszéki adminisztrátorok, TH

Tantárgyak, tantervek – tanévet megelőző tavasz

1. Új és (esetleg) módosuló tárgyak adatainak leadása – tárgyfelelős TH-nak

– ÁOK webfelületen, felkérés Oktatási hírben – meghatározott időszakban (zárás kb. áprilisban)

– levélben - folyamatosan az év során

FELMENŐ RENDSZER!!

2. Május: Curriculum Bizottság elfogadja/elutasítja a változásokat, tantervek elfogadása → Kari Tanács jóváhagyja

3. TH elvégzi a módosításokat az ETRben

Kurzusbejelentő webfelületElérhető az ÁOK weboldal Munkatársaknak rovatban.

Figyelem! A felhasználónév és jelszó nem ugyanaz, mint az ETR-nél és a CooSpacenél!

Hozzáférés kérés: kari informatika (6409, Bencze Zsolt)

Órarend – tanévet megelőző nyáron készülnek

Június közepéig: kérések, javaslatok MINDKÉT FÉLÉVI órarendhez a tanszékektől – TH-nak– nincs külön felhívás

Június vége: órarendek összeszervezése – TH + Oktatástechnika,

Július közepéig: órarendek megtekintése, javaslatok, kifogások közlése a tanszékek részéről – az órarendek megtekinthetőek az ÁOK weboldalon (Tanulmányi Hivatal, Órarend és terembeosztás rovat), felhívás Oktatási hírben

Augusztus elejéig: fix órarendek publikálása az ÁOK weboldalon - TH

Órarendek

Kiadványok – tanévet megelőző nyáron készülnek

Augusztus 1-IG: kiadványok (tanrendek) elkészítése kiadványok nyomdába adása – TH, Oktatástechnika

Augusztus elején: kiadványok publikálása az ÁOK weboldalon – TH

Augusztus során ill. szeptember elején: kiadványok tanszékekre juttatása – TH + tanszéki kézbesítők

Félévkezdéskor: kiadványok kiadása hallgatóknak – TH

Kiadványok, nyomtatványok

Félévindítás

Félévkezdés előtt max. 3. hétig: választható kurzusokhoz adatközlés: hely, időpont, kért hely és felszerelés stb. – tantárgyfelelős feladata, felhívás Oktatási hírként az ÁOK weboldalon, weboldalról letölthető formanyomtatványon TH-ra kell beküldeni

Félévkezdés előtt max. 2. hétig: választható kurzusok meghirdetése ETR-ben: TH

Félévkezdési hét előtti hét: tárgyfelvétel lebonyolítása ETR-ben: TH + ETR központ

Tárgyfelvételfélévkezdés előtti hét

Problémás jelentkezések kezelése, kérvények gyűjtése – TH

Engedélyköteles jelentkeztetések – tantárgyfelelős és Tanulmányi Bizottság engedélyével, TH intézi

Létszámok nyomon követése – tantárgyfelelős és tanszéki adminisztrátor ellenőrizheti az ETR-en (Oktatás/Kurzusaim menüpont)

Tárgyfelvétel lezárása után:

- tárgyfelvételi hét szombat-vasárnap + köv. hétfőn: minimum létszámkorlát miatt kurzus törlés, helyette új kurzusra feliratkoztatás, engedélyezett speciális tárgyfelvétel – TH (pontos menetrend a mindenkori ütemtervben),

- tárgyfelvételi hét szombat-vasárnap: választható tárgyaknál végleges terembeosztás elkészítése: TH + Oktatástechnika, eredmény AOK weblapon Excel táblában (pontos menetrend a mindenkori ütemtervben)

Névsorok

ETR-ben: Oktatás/Kurzusaim menüpont, órarendi kódra (esetleg kurzuskódra) kattint, felugró ablakban Névsor. A listát rendezni már itt is lehet: a kategóriák a szürke sorban találhatók, azokra lehet kattintani. Csoportnévsorhoz a névsort kimenteni Excelbe és tanulócsoport szerint rendezni

Figyelem! Egyszerre csak egy ilyen Excel tábla lehet megnyitva!

CooSpaceben: Színtereim-ben színtér (kurzus) kiválaszt, (színteret első használatkor aktivál), Résztvevők ikon, Névsor a felugró ablakban, itt is lehet exportálni Excelbe.

felugró ablakban:

Hallgatói csoportszám átírása

A hallgató felvételekor kap egy csoportszámot a TH-tól. Mivel ez csak irányadó, és a hallgató és az intézet közötti megállapodás alapján a hallgató akár tantárgyanként eltérő csoportokba járhat be, 2009 őszétől új fejlesztés áll rendelkezésre.

A tanszéki adminisztrátor vagy a tárgyfelelős az ETR weben bejegyezheti az adott tárgyra vonatkozó csoportszámot.

A lépések a következő lapon láthatóak.

Az eddigi tapasztalatok alapján érdemes 15-20 emberenként menteni…

Csoportnévsor kötelező tárgynál

Csak egy tipp…• A tanszéki adminisztrátor minden csoportvezető részére

lenyomtat egy teljes névsort. • A csoportoktató a nyomtatott lapon regisztrálja a csoportjában

megjelent hallgatókat• Adott időben az így preparált névsorokat visszaadják a

titkárnőnek, aki összefésüli, hogy ténylegesen ki kinél van, és a helyileg szokott módon csoportnévsort ad ki.

Így a létező csoportnévsor csak olyanokat tartalmaz, aki az ETRben felvette a tárgyat, kevesebbet kell gépelni és a nevek is egy fokkal jobban hasonlítanak az eredetire…

Közlendők hallgatók felé

Ha a Tanrendben nem jelent meg, az oktatók félév elején közlik a hallgatóval (lehetőleg írásban):

- hiányzás max. mértéke (igazolt/igazolatlan),- elmulasztott órák pótlásának rendje,- elmaradt teendők pótlásának rendje,- vizsgakérdések, félévközi számonkérések módja, időpontja,- stb.

Félévi jelenlét ellenőrzése

Csak egy lehetőség:

ETR-ben: ?

CooSpace-ben: Színtér – Új eszköz hozzáadása – Jelenléti alkalom (megadható: jelen, igazoltan távol, igazolatlanul távol, késés), könnyen klónozható

Így a hallgató is látja, és csak a sajátját látja…

Üzenetek hallgatóknakETR-ben:- egy hallgatónak: Információk / (E-mail keresése) / Üzenet küldés

- kurzus összes hallgatója: kurzusmail: Oktatás / Kurzusaim / Üzenet

Coospace-ben: - egy hallgatónak: Színterek / Színtér kiválasztása / kiválasztott

hallgatóra kattinva: bal oldali menü: üzenetek (Az üzenetküldéshez egyszer regisztrálni kell az üzenetküldő rendszerben)

- színtér (kurzus) összes hallgatójának: ??

Félévi teszteredmények

Adatvédelem és felesleges listagépelés miatt javasolt módszerek:

ETR: Oktatásszervezés – Kurzusaim – Infosheet, felugró ablakban új infosheet, név megadása, eredmények feltöltése – Ctrl+c, Ctrl+v működik!

CooSpace: Új eszköz hozzáadása – Új feladat – értékelés

Vizsgameghirdetés

8. oktatási hét eleje: TH Oktatási hírt jelentet meg: hirdetmény a vizsgaidőszakról a határidőkkel, lejelentéshez formanyomtatvány a hirdetmény mellékleteként a weben

9. oktatási hét elejéig: a tárgyfelelős és az évfolyamfelelősök megegyeznek a létszámokról és napokról – aláírásukkal hitelesítik, a tanszék megküldi a formanyomtatványon az eredményt a TH-nak

10. oktatási hét végéig: TH rögzíti az időpontokat az ETR-ben (vizsgalapok) – vizsgaidőpontok ettől kezdve megtekinthetőek ETR-ben – ellenőrzést kérünk!!

10. oktatási hét: TH létrehozza a teljesítéslapokat

13. hét végétől: vizsgajelentkezések (koordinálja: TH)

Vizsgaidőszak előtti hétOktatók kihirdetik a hallgatóknak, hogy a tanszéken mikor és hol lesz

indexaláírás.

Oktatók levélben jelentik TH-nak, hogy kinek tagadják meg a félévi aláírást, és egyben közlik az érintettel. (TH letiltja a hallgatót az abból a tárgyból esedékes vizsgajelentkezésről.)

Oktatók közlik, hogy a félévben elmaradt feladatokat (esetleg teszteket) hogy lehet pótolni. Határidő pótlásra max. vizsgaidőszak 2. hét vége.

Oktatók közlik a hallgatókkal (lehetőleg írásban):- a vizsgázással kapcsolatos különös tudnivalók (pl. megajánlott jegy

elfogadásának módja)- a javítással, betekintéssel, fellebbezéssel kapcsolatos szabályokat,- stb.

Teljesítéslapok

Vizsgaidőszak 2. hetének utolsó napjáig: félévközi jegyes és aláírásra végződő kurzusok: tantárgyfelelős kitölti a teljesítéslapokat ETR-en (Oktatásszervezés / Vizsgák és teljesítések), lenyomtatja, tantárgyfelelős aláírja, beküldi TH-nak.

A teljesítéslapok másolatai az intézeti szabályozás szerint tárolásra kerülnek.

Vizsgáztatás

Vizsgalap és jelenlévők összevetése

Vizsgáztatás

Indexbe jegybeírás, vizsgalap kitöltése

UV csekkek befizetésének ellenőrzése

Vizsgalapok

Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: folyamatosan megfigyelhetik a létszámok alakulását az ETR-ben a vizsgalapon

Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: lenyomtatja a lezárt vizsgalapot

Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: a vizsga végeztével (legkésőbb vizsga utáni munkanap 12.00 óra) ETR-ben beviszi a vizsgaeredményeket (Oktatásszervezés / Vizsgák és teljesítések).

Tantárgyfelelős aláírja a vizsgalapot és lejuttatja a TH-ra.

A vizsgalapok másolatai (szigorlati jegyzőkönyvek eredetijei) az intézeti szabályozás szerint tárolásra kerülnek.

Javítás a vizsgalapon

„Sajtóhiba”: tantárgyfelelős levelet ír a TH-ra, mit mire kell javítani. TH a javítást elvégzi, a levelet (e-mail) a már leküldött vizsgalaphoz csatolja.

Elfogadott hiányzás (pl. orvosi igazolás): tantárgyfelelős levelet ír a TH-ra, mit mire kell javítani. TH a hiányzást „igazolt meg nem jelenés”re javítja, levelet a már leküldött vizsgalaphoz csatolja.

Félévzárás

TH begyűjti a leckekönyveket

Begyűjti a vizsgalapokat, azokat tárolja

Egyezteti a bejegyzéseket az ETR-rel

Intézi az eltérések javíttatását tárgyfelelőssel

Átlagot számít

(Januári vizsgaidőszaknál közben zajlik a tárgyfelvétel és kezdődik a félév!)