usługi księgowe word new file5 | usługi księgowe faktury po dotarciu do firmy krążą po niej,...
TRANSCRIPT
Usługi księgowe
2017
2 | Usługi księgowe
Wiemy, że księgowość w firmie istnieć musi jednak mało interesujące są szczegółowe opisy, co
zakresu typowych usług księgowych. Wypisywanie jak nasze usługi realizują liczenie podatków,
prowadzenie ksiąg czy sprawozdawczość do różnych urzędów i instytucji to jak opowiadanie o
samochodzie mówiąc, że ma silnik i jeździ – niewielu to interesuje.
Interesujące jest to, co ułatwia nam pracę, poprawia bezpieczeństwo, a przede wszystkim pomaga
zwiększać zyski czy panować nad wydatkami.
Poniżej poruszamy tylko te aspekty:
Powiedzmy szczerze:
księgowość dla większości menedżerów jest nudnym, obowiązkiem wymuszonym przez prawo.
Usługi księgowe:
księgowanie zdalne,
elektroniczne biuro,
elektroniczny obieg faktur,
księgowanie na bieżąco,
aktualne raporty,
elektroniczne dane pracownicze,
szybkie rozliczenie,
równoległa ewidencja
3 | Usługi księgowe
Poza tradycyjnym modelem rejestracji księgowej gdzie dokumenty księgujemy w naszym systemie oferujemy
zdalną pracę na systemie klienta. Usługa dotyczy pracy na modułach finansowych systemów: Optima, Monitor,
Symfonia. Nasi księgowi łączą się z serwerem klienta i wykonują swoją pracę zdalnie. Klient na bieżąco może
odczytać informacje o statusie prac księgowych (czy wszystkie dokumenty są zaksięgowane) jednak jest uwolniony
od utrzymywania związanej ze stanowiskiem pracy infrastruktury (miejsce pracy, komputer, oprogramowanie, itd.)
Największe zalety tego rozwiązania to posiadanie informacji w tym samym systemie, w którym
pracuje reszta firmy. Oznacza to oczywisty, łatwiejszy dostęp do informacji, raportów, ale także
w zależności od systemu czerpiemy różne korzyści z integracji danych, np.: akceptując fakturę
zakupu widzimy czy ilości są zgodne z przyjętymi na magazyn i czy ceny odpowiadają tym
z zamówienia zakupu, albo statystyki zakupów są napełniane w miarę księgowania kolejnych faktur.
Dodatkowo znika problem przekazywania danych do księgowości, bo np. faktury sprzedaży, stany
i transakcje magazynowe, roboty w toku księgowi pobierają sami.
Księgowanie zdalne
Zalety:
4 | Usługi księgowe
Pracujemy wyłącznie na elektronicznych dokumentach. Nie, dlatego, że tak jest modnie czy nowocześnie, ale
dlatego, że tak jest wygodniej i bezpieczniej dla naszych klientów. W tradycyjnym papierowym biurze o
bezpieczeństwie danych możemy się przekonać, jeżeli poprosimy np. o fakturę zakupu czy rozliczenie składek
zdrowotnych z powiedzmy czerwca sprzed czterech lat. Często okazuje się, że po prostu tych dokumentów nie ma,
co jest marnym wytłumaczeniem dla urzędu skarbowego czy ZUS.
Drugi aspekt to łatwość i szybkość dostępu do danych. Na co dzień nie mamy czasu
przekopywać się przez stos informacji, aby dotrzeć do tej właściwej. Skutkuje to
tym, że przy braku odpowiedniej informacji podejmujemy decyzje „na nosa” i nie
zawsze są one dobre. Np. ile razy chcieliśmy sprawdzić po ile kupowaliśmy
ostatnim razem dany materiał u tego dostawcy i nie mając skanu poprzedniej
faktury akceptowaliśmy bez sprawdzenia cen? Nawet, jeżeli tylko raz na kilka tego
typu sytuacji podejmiemy lepszą decyzję, bo mamy łatwy i szybki wgląd w
dokumenty to przekłada się to wprost na zyski.
Aby zapewnić bezpieczeństwo danych i szybki dostęp do dokumentów utrzymujemy
naszą infrastrukturę informatyczną na serwerach w Europie Zachodniej u
największego światowego dostawcy tego typu usług. Jego klientami są tysiące firm
włącznie z tymi ze światowej listy TOP 100, a także, co ciekawe takie instytucje jak
NASA czy Departament Skarbu USA. Składowanie każdego dokumentu bądź w
systemie źródłowym bądź w archiwum elektronicznym umożliwia natychmiastowy
dostęp do danych także tych dotyczących okresów historycznych. Wystarczy mieć
dostęp do Internetu.
Elektroniczne biuro
Szybki dostęp:
Bezpieczeństwo:
5 | Usługi księgowe
Faktury po dotarciu do firmy krążą po niej, aby dotrzeć do osób, które mają je sprawdzić. Z
racji, że nikt nie monitoruje tego procesu leżą w przysłowiowej szufladzie często do
ostatniego momentu, gdy ktoś zacznie ich szukać, bo np. dostawca się upomina o płatność
lub księgowa chce zamknąć miesiąc.
Aby nad tym zapanować firmy prowadzą różnego rodzaju niepotrzebne rejestry jak np.
książka wpływu albo Excelowy rejestr faktur do zapłaty. Oczywiście w tej sytuacji
zarządzający nie wie, jaka czeka go sytuacja gotówkowa w kolejnych dniach czy
tygodniach, bo jest zaskakiwany nowymi płatnościami, które musi wykonać na zaraz.
Współpracując z naszymi klientami porządkujemy ten proces wspierając się narzędziami
informatycznymi. Faktury po dotarciu do firmy są w jednym punkcie skanowane i od razu
odkładane do segregatora, aby nigdzie nie krążyły i nie gubiły się. Następnie faktura jest
rejestrowana przez księgowego i kierowania w formie skanu w sposób elektroniczny do
osoby lub kolejno kilku osób, które ją zatwierdzają.
Podczas zatwierdzania jest widoczny skan faktury i w zależności od użytego systemu także
dodatkowe informacje jak ilości przyjęte na magazyn (o ile dotyczy zakupów
materiałowych) czy też potwierdzone z dostawcą ceny z zamówienia zakupu.
Typowa
sytuacja:
Nasze
podejście:
Elektroniczny obieg faktur
6 | Usługi księgowe
Co się zmienia po wdrożeniu takiego procesu:
Wdrożenie dwustopniowego zatwierdzania gdzie szef jest tym drugim powoduje często, że pracownicy
sprawdzają faktury i nie przepuszczają już zwłaszcza drobnych niezgodności. Szybko są eliminowane
pozycje typu nieuzgodnione koszty opakowań, transportu, itp.
Widoczność wprost w systemie skanu faktury z jednoczesnym porównaniem przyjętych ilości
i uzgodnionych cen oszczędza czas na wystawianiu dokumentów przyjęć magazynowych tylko po to, aby je
kompletować później z fakturą
Zatrzymywane są faktury, gdy nie doszło jeszcze do dostawy
Znamy plan zapotrzebowania na gotówkę zaraz po zeskanowaniu i zarejestrowaniu faktury – nie ma
niezapowiedzianych kumulacji płatności
Mamy kontrolę, kto opóźnia się z zatwierdzeniem faktur i tym samym możemy to przyśpieszyć
7 | Usługi księgowe
W typowym dziale księgowym praca jest rozłożona tak, że duża kumulacja obciążenia
przypada w kolejnym miesiącu przed ostatecznymi terminami płacenia podatków, a więc
20 i 25‐ty dzień miesiąca. Przyczyna jest prosta – dla typowego działu księgowości
głównymi odbiorcami informacji są urzędy zewnętrzne ze skarbowym na czele. Cierpią na
tym zarządzający firmą, bo aktualność informacji jest słaba, a danych takich jak plan stanu
gotówki wręcz żadna.
Odwróciliśmy priorytety i dostosowaliśmy nasz harmonogram pracy do potrzeb
zarządzających biznesem a nie urzędów. Pracujemy na bieżąco i nie rzadziej niż 2 razy
w tygodniu dane w systemach są aktualne tzn. wszystkie dokumenty, które się pojawiły
są zarejestrowane. Może to brzmi trywialnie, ale aktualność informacji otwiera wiele
możliwości: zarządzający mają aktualną listę faktur do zapłaty, widzą, który klient zalega z
płatnością, możliwe jest zaprognozowanie stan gotówki na kolejne dni i tygodnie, widzimy
na bieżąco jak wygląda stan fakturowania, szacujemy wartość podatków do zapłaty, itd.
Innymi słowy w sferze finansów przechodzimy do zarządzania firmą przez informacje
finansowe a nie przeczucia i doświadczenie, które przy pewnej skali potrafi zawodzić.
Księgowanie na bieżąco
Typowa
sytuacja:
Nasze
podejście:
8 | Usługi księgowe
Często bolączką otrzymywania raportów z części finansowej jest to, że po prostu nie jesteśmy w stanie sięgnąć po
nie wtedy, gdy ich potrzebujemy. Musimy prosić o nie księgowych i czekać aż zostaną przygotowane. Czasami nie
stanowi to problemu, ale w wielu przypadkach biznes nie czeka, aż ktoś przygotuje raport: nie mam dostępu do
struktury kosztów produktu to nie przygotuję poprawnej oferty, nie mogę przesłać aktualnego bilansu do banku to
nie otrzymam kredytu na czas, itd. Trudno skutki tego stanu rzeczy wymiernie oszacować, ale większość przeczuwa,
że są niemałe.
Zmieniliśmy filozofię przekazywania informacji i o ile nie dotyczy to indywidualnie przygotowywanych analiz
przyjęliśmy 3 następujące zasady:
rygorystycznie przestrzegamy zasad bieżącego księgowania i informujemy klienta, na kiedy dane są aktualne
(czy to w trybie codziennym czy rozliczenia miesiąca)
dostosowaliśmy sposób rejestracji danych tak, aby jak najwięcej informacji nie musiało czekać na
przeksięgowania, rozliczenia itp. i mogło być raportowanych automatycznie ad‐hoc
zdefiniowaliśmy zestaw typowych raportów wraz z przyjazną instrukcją jak te raporty uruchomić
Raporty są dostępne od ręki dla każdego, kto ich potrzebuje. Czy potrzebne zestawienie kosztów, stan
rozrachunków czy wynik finansowy wystarczy uruchomić raport.
Aktualne raporty
9 | Usługi księgowe
10 | Usługi księgowe
W sferze kadrowo‐płacowej spada na nas obowiązek zbierania danych dotyczących czasu pracy jak listy obecności,
urlopy, plany pracy, itd. To niestety generuje biurokrację w postaci wypełniania różnego rodzaju list, wniosków,
zaświadczeń, rozliczeń.
Z pomocą wykorzystywanego przez nas oprogramowania dostępnego dla każdego pracownika z jego komputera (także domowego),
tabletu czy telefonu możliwe jest ograniczenie biurokracji w wygodny dla wszystkich sposób.
Przełożeni np. definiują kalendarze pracy, zatwierdzają urlopy i obecności, a pracownicy raportują swoje
nieobecności, nadgodziny czy delegacje. Księgowi z kolei odczytują te wszystkie informacje nie zawracając innym
głowy i nie wymagając tworzenia zbędnej dokumentacji. Zwrotnie z księgowości wprost do pracownika
przekazywane są elektronicznie imienne dokumenty kadrowe jak kwitki wypłaty, skierowania na badania, roczne
PIT, limity niewykorzystanych urlopów, itd.
Elektroniczne dane pracownicze
11 | Usługi księgowe
Szczególnie w międzynarodowych grupach firm wymagane jest szybkie raportowanie wyników do centrali. Stosując
zasady księgowania na bieżąco oraz korzystając z ustandaryzowanych metod rozliczania miesiąca jesteśmy w stanie
zamknąć rozliczenie miesiąca w przeciągu 3 dni roboczych od rozpoczęcia tego procesu.
Nawet, jeżeli nie jesteś zobligowany nigdzie raportować swoich danych to szybkość otrzymania danych
miesięcznych jest trudna do przecenienia – ile razy byłeś zaskakiwany dużym podatkiem dochodowym tuż przed
terminem jego zapłaty? Późno otrzymane dane to brak możliwości reakcji na sytuację a to z kolei oznacza większe
koszty lub nieoczekiwane wydatki.
Dla firm posiadających właścicieli / centralę za granicą oferujemy prowadzenie ewidencji księgowej równolegle wg
drugiego planu kont. Nie jest konieczne przeliczanie danych rejestrowanych w polskim układzie na inny, ponieważ
każda jedna transakcja księgowa jest rejestrowana równolegle w dwóch układach. Z tego względu właściciele /
centrala ma komfort otrzymywania raportów w znanym przez nich układzie z możliwością zejścia do szczegółów
pojedynczej transakcji.
Szybkie rozliczenie miesiąca
Równoległa ewidencja w drugim planie kont
12 | Usługi księgowe
Co nasi Klienci cenią najbardziej
przewidywalność sytuacji
gotówkowej
usługa jest tańsza niż utrzymanie
własnych księgowych
aktualna informacja o fakturach dostawców
do zapłaty
dane finansowe i logistyczno‐ produkcyjne w jednym systemie
nie trzeba przygotowywać
dokumentacji papierowej dla biura księgowego
zawsze aktualne
informacje finansowe
i samodzielny dostęp
do raportów
właściciele mogą wykonywać miesięczne raporty
samodzielnie
kontrola faktur dostawcy przez ich
elektroniczne zatwierdzanie
szybkie rozliczenie miesiąca