usługi wsparcia i rozwoju aplikacji na systemie hyperion ... · pdf fileni Ŝszego szczebla w...
TRANSCRIPT
Ul. Chemików 7
09-411 Płock, Polska
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 10184006
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411
Płock, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st.
Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860, numer NIP:
774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym
podatnikiem podatku VAT zaprasza do złoŜenia Oferty na wykonanie usługi dotyczącej:
usługi wsparcia i rozwoju aplikacji na systemie
Hyperion dla Grupy Kapitałowej PKN ORLEN
Płock, 27.05.2011
2 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
Spis treści
1 WPROWADZENIE .....................................................................................................................................3
1.1 CEL ZAPYTANIA .....................................................................................................................................3
1.2 PODSTAWOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE PKN ORLEN S.A.................................................................3
1.3 INFORMACJE KONTEKSTOWE O PRZEDMIOCIE ZAPYTANIA.....................................................................4
1.4 WŁASNOŚĆ DOKUMENTU.......................................................................................................................4
1.5 ZACHOWANIE TAJEMNICY HANDLOWEJ.................................................................................................4
1.6 RYZYKO OFERENTA...............................................................................................................................5
1.7 ZGODA NA WARUNKI ZAPYTANIA OFERTOWEGO...................................................................................6
1.8 PRZEBIEG POSTĘPOWANIA OFERTOWEGO ORAZ KLUCZOWE TERMINY...................................................6
2 PRZEDMIOT ZAPYTANIA ....................................................................................................................10
2.1 OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA ............................................................................................................10
2.2 OCZEKIWANY TRYB ŚWIADCZENIA USŁUG ..........................................................................................12
2.3 MAJĄTKOWE PRAWA DO REZULTATÓW PRAC......................................................................................18
2.4 SPOSÓB ROZLICZANIA PRAC UTRZYMANIOWYCH I ROZWOJOWYCH.....................................................18
3 WYMAGANIA DOTYCZ ĄCE OFERENTA .........................................................................................20
3.1 WYMAGANIA PODSTAWOWE ...............................................................................................................20
3.2 ZESPÓŁ OFERENTA..............................................................................................................................20
3.3 K IEROWNIK / KOORDYNATOR PROJEKTU OFERENTA...........................................................................21
3.4 OFERENT WIODĄCY I EWENTUALNE KONSORCJA.................................................................................21
3.5 REFERENCJE........................................................................................................................................22
4 WYMAGANIA DOTYCZ ĄCE OFERTY...............................................................................................23
4.1 FORMA ODPOWIEDZI............................................................................................................................23
4.2 ZAWARTOŚĆ OFERTY..........................................................................................................................23
4.3 REPREZENTACJA OFERENTA................................................................................................................25
4.4 ZAŁOśENIA I WYŁĄCZENIA .................................................................................................................25
4.5 TERMIN WAśNOŚCI OFERTY.................................................................................................................25
4.6 WYMAGANY MODEL CENOWY OFERTY................................................................................................25
4.7 WARUNKI PŁATNOŚCI..........................................................................................................................26
5 ZAŁ ĄCZNIKI ............................................................................................................................................27
3 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
1 Wprowadzenie
1.1 Cel zapytania
Celem niniejszego zapytania jest uzyskanie wiąŜącej Oferty na świadczenie usług utrzymaniowych
i rozwojowych dla aplikacji na systemie Hyperion w PKN ORLEN S.A. Zakres oraz tryb
oczekiwanego wsparcia i rozwoju opisane są w dalszej części niniejszego Zapytania.
Aby umoŜliwi ć Oferentom przygotowanie i złoŜenie rzetelnych Ofert, Zapytanie formułuje zestaw
informacji uznanych przez PKN ORLEN S.A. za wymagane do poprawnego ich sformułowania –
informacje są zgodne ze stanem na dzień opracowania Zapytania. Jeśli zestaw informacji zostanie
uznany przez Oferenta za niewystarczający, moŜe on zwrócić się do PKN ORLEN S.A. z
wnioskiem o dodatkowe informacje zgodnie z trybem opisanym w dalszej części Zapytania.
Kluczowe kryteria wyboru Oferenta będą obejmować: doświadczenie i wiedzę ekspercką Oferenta w
zakresie procesów konsolidacji finansowych statutowej i planistycznej (preferowane doświadczenie w
branŜy rafineryjnej/petrochemicznej lub chemicznej), dostępność analityków i konsultantów ze znajomością
procesów konsolidacji przetwarzanych w systemach HFM i FDM Hyperiona oraz cena usług objętych
zakresem zapytania.
1.2 Podstawowe informacje dotyczące PKN ORLEN S.A.
Grupa Kapitałowa PKN ORLEN („Grupa ORLEN”) jest wiodącą grupą paliwową w Polsce i w
regionie Europy Środkowej. Obejmuje aktywa produkcyjne i sieci dystrybucyjne produktów w
Polsce, Czechach, Litwie i Niemczech. Pod względem wolumenu przerobu ropy Grupa ORLEN
plasuje się na 1 miejscu w Polsce, natomiast pod względem wartości obrotów w czołówce firm
działających na polskim rynku. Oprócz zakładów produkcyjnych i struktur dystrybucyjnych, Grupa
ORLEN obejmuje spółki realizujące działalność pomocniczą powiązaną z podstawowym
przedmiotem działalności PKN ORLEN oraz świadczące specjalistyczne usługi dla klientów spoza
Grupy ORLEN. Więcej informacji na ten temat moŜna znaleźć na stronie internetowej
www.orlen.pl w sekcji relacje inwestorskie
4 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
1.3 Informacje kontekstowe o przedmiocie zapytania
PKN ORLEN S.A. wdroŜył na platformie Hyperion aplikacje do konsolidacji sprawozdań
finansowych i konsolidacji planów finansowych Grupy ORLEN wraz z grupami kapitałowymi
niŜszego szczebla w systemie HFM Hyperion oraz aplikacje do integrowania i weryfikacji danych
Grupy ORLEN w systemie FDM Hyperion.
WdroŜona funkcjonalność w istotnym stopniu dostosowana do potrzeb PKN ORLEN S.A. oraz
spółek Grupy ORLEN pozwala na efektywne wykonywanie i centralne zarządzanie przebiegiem
procesów konsolidacji statutowej i konsolidacji planów finansowych Grupy ORLEN wraz z
grupami kapitałowymi niŜszego szczebla oraz przyspiesza tworzenie sprawozdań giełdowych i
skonsolidowanych planów finansowych. Funkcjonalność systemu pozwala na szybkie i elastyczne
odzwierciedlenie w uŜywanych aplikacjach zmian obowiązujących przepisów, struktury Grupy
ORLEN oraz wymagań biznesowych płynących z organizacji, akcjonariuszy czy Giełdy Papierów
Wartościowych.
1.4 Własność dokumentu
Niniejszy dokument wraz ze wszystkimi załącznikami stanowi własność PKN ORLEN S.A. i nie
moŜe być bez zgody PKN ORLEN S.A. wykorzystywany w Ŝadnych innych celach oprócz
związanych z niniejszym postępowaniem ofertowym. Kopiowanie lub rozpowszechnianie tego
dokumentu w jakiejkolwiek formie jest niedozwolone bez uprzedniej pisemnej zgody PKN ORLEN
S.A.
1.5 Zachowanie tajemnicy handlowej
Wymaganiem PKN ORLEN S.A. jest, aby wszelkie informacje związane z otrzymaniem
niniejszego Zapytania Ofertowego były traktowane jako informacje poufne – nie mogą one być
ujawniane stronom trzecim.
Jednocześnie, PKN ORLEN S.A. zapewnia zachowanie tajemnicy handlowej w odniesieniu do
informacji otrzymanych od Oferenta i zobowiązuje się do ich udostępnienia jedynie osobom
zaangaŜowanym w proces analizy i oceny Oferty.
5 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
1.6 Ryzyko oferenta
PKN ORLEN S.A. nie będzie ponosić ani odpowiadać w Ŝadnym przypadku za wydatki, straty,
zobowiązania lub Ŝądania związane z postępowaniem ofertowym ze strony Oferenta lub jego
partnera/ów, podwykonawcy/ów bądź innej strony trzeciej, z którymi Oferent ma związki bądź
będzie związany w trakcie postępowania ofertowego.
Oferenci, ich partnerzy, ich podwykonawcy ponoszą wszystkie koszty związane z przygotowaniem
i złoŜeniem ofert. PKN ORLEN S.A. w Ŝadnym przypadku nie będzie odpowiedzialny, ani dłuŜny,
ani nie będzie płatnikiem jakichkolwiek poniesionych przez Oferenta, ich partnerów czy
podwykonawców kosztów lub strat w związku z przygotowaniem i złoŜeniem oferty, niezaleŜnie od
wyników niniejszego postępowania ofertowego.
Niniejsze Zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie
mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i innych k.c.
PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do wyboru według własnego uznania Oferenta, z którym
zawrze kontrakt na realizację przedmiotowego zakresu, oraz do nie przyjęcia Ŝadnej oferty,
uniewaŜnienia postępowania ofertowego w całości lub w części, bez podania przyczyn.
PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do:
• zmiany harmonogramu procesu zakupowego bez podania przyczyn,
• uniewaŜnienia postępowania ofertowego w kaŜdej z jego faz bez podania przyczyn,
• nie zawarcia umowy po zakończeniu postępowania ofertowego bez podania przyczyn,
• dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do
części lub całości zakresu złoŜonych Ofert,
• przerwania negocjacji umowy z wybranym Oferentem bez podawania przyczyny i rozpoczęcia
rozmowy z innym Oferentem,
• zawarcia umowy z więcej niŜ jednym Oferentem wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym
zakres umowy moŜe obejmować całość lub część zakresu złoŜonej Oferty – wymaga to stosownych
ustaleń z Oferentem.
6 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
Z powyŜszych powodów nie przysługują Oferentom Ŝadne roszczenia wobec PKN ORLEN S.A.
PKN ORLEN nie przewiduje równieŜ w procesie postępowania ofertowego i po jego zakończeniu,
procedury odwoławczej.
1.7 Zgoda na warunki zapytania ofertowego
Biorąc udział w postępowaniu ofertowym Oferent przyjmuje wszystkie zastrzeŜenia i klauzule
opisane w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. W przypadku, jeŜeli podmiot, który otrzymał
niniejsze Zapytanie Ofertowe nie zgadza się z powyŜszymi zastrzeŜeniami i klauzulami, rezygnuje
z udziału w postępowaniu ofertowym, a niniejszy materiał powinien zostać natychmiast i w całości
zwrócony do PKN ORLEN S.A. i wszystkie jego kopie (elektroniczne jak i papierowe) wykonane
przez podmiot oferenta powinny zostać trwale zniszczone. Dopuszcza się złoŜenie Ofert z
ograniczoną liczbą rozbieŜności w stosunku do zastrzeŜeń i klauzul zapytania ofertowego – w takim
przypadku muszą być one wyraźnie wskazane w treści Oferty w spójnej tabeli rozbieŜności
warunków oferty od zastrzeŜeń i klauzul zapytania ofertowego.
1.8 Przebieg postępowania ofertowego oraz kluczowe terminy
Proces zakupowy dotyczący niniejszego RFP będzie realizowany według następującej procedury:
Faza Krok Opis kroku Dni robocze Termin zakończenia
A Analiza RFP po stronie Oferentów 4 dni 03.06.2011
B * Termin potwierdzenia przez
Oferenta intencji złoŜenia Oferty 4 dni 03.06.2011
C *
Termin składania przez Oferentów
dodatkowych pytań dotyczących
przedmiotu RFP
4 dni 03.06.2011
D *
Termin udzielenia przez PKN
odpowiedzi na dodatkowe pytania
otrzymane od Oferentów
2 dni. 07.06.2011
1. Przygotowanie
i złoŜenie Ofert
E Termin złoŜenia Ofert w odpowiedzi
na RFP 4 dni 13.06.2011
7 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
Faza Krok Opis kroku Dni robocze Termin zakończenia
A Otwarcie Ofert po stronie PKN
ORLEN 1 dzień 13.06.2011
B *
Analiza Ofert i selekcja krótkiej listy
Oferentów do dalszego
postępowania
3 dni 16.06.2011
C *
Negocjacje zakresu i warunków
świadczenia usług z wybranymi
Oferentami
13 dni. 06.07.2011
2. Ocena Ofert,
negocjacje i wybór
Dostawcy
D * Wybór firmy do świadczenia usług i
wystawienie zamówienia 7 dni 15.07.2011
Znak * przy symbolu w kolumnie [ Krok ] oznacza, Ŝe dany krok procesu został dodatkowo opisany w notkach poniŜej
[ Punkt 1.B procedury ] – Potwierdzenie intencji złoŜenia Oferty naleŜy przesłać e-mailem do
osoby odpowiedzialnej za proces RFP w PKN ORLEN S.A., wskazanej poniŜej w Zapytaniu.
[ Punkt 1.C procedury ] - W trakcie przygotowania odpowiedzi na niniejsze Zapytanie, Oferent
ma prawo zgłaszać dodatkowe pytania dotyczące niniejszego Zapytania. Pytania muszą być
kierowane w formie Arkusza Pytań stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania,
przesłanego e-mailem do osoby wskazanej do kontaktu w sprawie niniejszego Zapytania.
[ Punkt 1.D procedury ] - Na podstawie zadanych pytań zespół po stronie PKN ORLEN S.A.
przygotuje jednolitą informację zwrotną – taką samą dla wszystkich Dostawców. Jednocześnie
PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na pytania bez podania
przyczyn. Warunkiem otrzymania odpowiedzi na pytania jest przesłanie do wskazanej poniŜej
osoby odpowiedzialnej za proces RFP w PKN ORLEN S.A. potwierdzenia intencji złoŜenia oferty
w terminie określonym w punkcie 1.B.
[ Punkt 2.B procedury ] – W trakcie analizy ofert PKN ORLEN S.A. rezerwuje sobie prawo do
kontaktowania się z Oferentem i zorganizowania spotkania w celu uszczegółowienia informacji
zawartych w Ofercie oraz wyjaśnienia wątpliwości związanych z zakresem Oferty wymagającymi
według PKN ORLEN S.A. wyjaśnienia z Oferentem. Wstępny wybór Oferentów zostanie dokonany
na podstawie oceny złoŜonych ofert, w oparciu o ustalone wcześniej kryteria. Za najlepsze zostaną
8 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
uznane oferty, w których ocena przedstawia najkorzystniejszy bilans kryteriów zdefiniowanych w
stosunku do oferowanego zakresu usług. Szczegółowe kryteria i zasady wyboru ofert oraz
wynikająca z nich ocena pozostaną informacją poufną PKN ORLEN S.A., która nie będzie
udostępniana Oferentom.
[ Punkt 2.C procedury ] – PKN ORLEN S.A. zawiadomi wybranych Oferentów, Ŝe ich Oferta
została zakwalifikowana do dalszego etapu procesu wyboru. Zawiadomienie o zakwalifikowaniu
Oferty będzie stanowiło zaproszenie do bezpośrednich negocjacji. PKN ORLEN S.A. zastrzega
sobie prawo do prowadzenia równoległych negocjacji z więcej niŜ jednym Oferentem i dokonania
ostatecznego wyboru na podstawie uzyskanych wyników negocjacji.
[ Punkt 2.D procedury ] – PKN ORLEN S.A. zawiadomi wybranego Oferenta o wybraniu go jako
Wykonawcy usług będących przedmiotem Zapytania. Jeśli Oferent nie przystąpi w ciągu 7 dni od
dnia powiadomienia do podpisania zamówienia na uzgodnionych negocjacjami warunkach, PKN
ORLEN S.A. zwróci się z zamówieniem usług do kolejnego (według wyników oceny) Oferenta.
9 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
Data i sposób złoŜenia Oferty
Oferta powinna zostać przesłana w formie opisanej w dalszej części Zapytania do osoby określonej
dalej jako Osoba Odpowiedzialna za Zapytanie w PKN ORLEN, nie później niŜ do:
13 06 2011, do godz. 15:00 CEST
Oferta powinna być dostarczona w przesyłce zabezpieczonej przed przypadkowym otwarciem.
Powinna być ona opisana w sposób umoŜliwiający łatwą i precyzyjną identyfikację Oferenta.
Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby) posiadające pełnomocnictwa do
reprezentowania Oferenta – kopie stosownych pełnomocnictw powinny być załączone do Oferty.
Osoba Odpowiedzialna za Zapytanie w PKN ORLEN S.A.
Artur Lewandowski
Biuro Zakupów
PKN ORLEN S. A.
ul. Chemików 7, 09-411 Płock, Polska
Tel. +48 24 367 77 33; 691 916 208
E-mail: [email protected]
Wskazana osoba jest dedykowana do koordynowania przebiegu całego (opisanego wyŜej) procesu
zakupowego powiązanego z niniejszym Zapytaniem. Dla Oferentów jest to osoba kontaktowa, do
której naleŜy kierować wszystkie kwestie (w tym pytania uszczegóławiające) dotyczące niniejszego
Zapytania – pytania i wnioski dotyczące Zapytania kierowane do osób innych niŜ wskazana wyŜej
Osoba Odpowiedzialna, pozostaną bez odpowiedzi.
10 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
2 Przedmiot Zapytania
2.1 Opis przedmiotu Zapytania
Przedmiotem zapytania jest świadczenie usług utrzymaniowych i rozwojowych dla aplikacji
eksploatowanych na systemach HFM i FDM Hyperiona w wymiarze czasu pracy stanowiącym
ekwiwalent 80 godzin konsultanta funkcjonalnego w miesiącu, w następującym zakresie zagadnień:
• administrowanie i zarządzanie umoŜliwiające utrzymanie pełnej operacyjności w zakresie
skutecznego wsparcia wszystkich procesów biznesowych realizowanych przez aplikacje
Hyperiona zgodnie z listą zadań opisaną poniŜej:
– konfigurowanie ustawień aplikacji, dodawanie walut,
– w obszarze zarządzania listami elementów wymiarów: dodawanie,
modyfikowanie, usuwanie, ładowanie i ekstraktowanie list elementów,
– w obszarze zarządzania regułami: dodawanie, modyfikowanie, usuwanie,
– w obszarze zarządzania danymi: kopiowanie, usuwanie, ładowanie i
ekstraktowanie oraz definiowanie integracji danych,
– w obszarze zarządzania dokumentami www: dodawanie, modyfikowanie i
usuwanie formatek do wprowadzania danych www oraz innych
dokumentów www takich jak: raporty ICP, raporty korekt, załączone pliki,
zarządzanie katalogami www,
• wsparcie PKN ORLEN S.A. w wyjaśnianiu problematycznych kwestii związanych z
procesami konsolidacji lub innymi procesami biznesowymi powiązanymi z nimi,
• wsparcie PKN ORLEN S.A. w zakresie określania planów rozwoju rozwiązań procesów
biznesowych realizowanych przez aplikacje Hyperiona,
• realizację pełnej ścieŜki przygotowania i wdroŜenia zmian rozwojowych na podstawie
wniosków zmian zgłaszanych przez PKN ORLEN S.A.,
11 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
• inne zadania zgłaszane do realizacji i dotyczące szeroko rozumianego utrzymania i rozwoju
rozwiązań IT (w szczególności testowanie rozwiązań, dokumentowanie, szkolenie
uŜytkowników z zakresu wdraŜanych rozwiązań),
• wykonywanie i dokumentowanie wykonywanych zmian,
• wsparcie uŜytkowników końcowych,
• obsługa incydentów i rozwiązywanie problemów związanych z funkcjonowaniem aplikacji
Hyperiona związanych z wydajnością i pojawiającymi się podczas eksploatacji błędami,
• doradztwo w zakresie infrastruktury technicznej.
Zakres wykonywanych usług obejmowałby aplikacje eksploatowane na systemie HFM do
konsolidacji statutowych i planów finansowych dla Grup ORLEN wraz z grupami kapitałowymi
niŜszego szczebla oraz aplikacje na systemie FDM słuŜące do integracji danych z obszarów
konsolidacji.
W zaleŜności od częstotliwości wykonywania procesów konsolidacji w Grupie ORLEN: dla
aplikacji statutowej raz na miesiąc oraz 2-3 razy w roku dla aplikacji planistycznej, w momentach
krytycznych lub zgodnie z potrzebami biznesowymi wymagana byłaby gotowość do
bezpośredniego wsparcia w siedzibie spółki w Płocku lub w Warszawie, szacowana na około 16 dni
na kwartał.
Codzienne bieŜące wsparcie realizowane byłoby na podstawie standardowych w PKN procedur
Help Desku z wykorzystaniem zdalnych łączy VPN. Szacunkowe ustalone na dzień dzisiejszy
czasy realizacji zgłoszeń z priorytetem krytycznym są określone na 4 godziny, z priorytetem
wysokim 8 godzin.
Szczegółowe zasady świadczenia usług, ich zakres, narzędzia i techniki realizacji, czasy krytyczne,
raportowanie i sposoby rozliczania usług, gwarancje, płatności i inne aspekty będą przedmiotem
umowy utrzymaniowo-rozwojowej po dokonaniu wyboru firmy.
12 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
2.2 Oczekiwany tryb świadczenia usług
Usługi opisane w niniejszym Zapytaniu będą świadczone na podstawie Zamówienia opartego o
Umowę.
Zakres przedmiotowy Zapytania obejmuje dwa typy usług, z których kaŜdy wymaga innego trybu
realizacji i innych parametrów pomiaru efektywności. PoniŜej zamieszczono opis głównych załoŜeń
dla trybu świadczenia usług utrzymaniowych i trybu realizacji prac rozwojowych. Mając na uwadze
efektywność wykorzystania zasobów Oferenta, zakłada się, Ŝe obydwa typy usług będą realizowane
przez ten sam Zespół osób współpracujących z PKN ORLEN S.A. Oczekiwany sposób podziału i
rozliczania czasu ich pracy pomiędzy prace utrzymaniowe i rozwojowe został zdefiniowany w
kolejnym rozdziale Zapytania.
2.2.1 Tryb świadczenia usług utrzymaniowych
Podstawowe załoŜenia dla trybu świadczenia usług utrzymaniowych dla rozwiązań objętych
przedmiotowym zakresem Zapytania są następujące:
• Na potrzeby koordynacji prac utrzymaniowych PKN ORLEN S.A. wyznaczy spośród
swojego personelu osobę Koordynatora Utrzymania – będzie ona odpowiedzialna za
planowanie i rozliczanie prac utrzymaniowych z Wykonawcą.
• Prace utrzymaniowe będą wykonywane w oparciu o zgłoszenia utrzymaniowe generowane
przez Koordynatora Utrzymania (na bazie zgłoszeń od uŜytkowników z PKN ORLEN S.A.).
Zgłoszenia mogą dotyczyć problemów/błędów z działaniem systemu, problemów z danymi
w systemie, problemów z interpretacją wyników przetwarzania danych w systemie,
problemów z dostępnością/wydajnością systemu, innych podobnych. KaŜde zgłoszenie
zostanie zarejestrowane i przekazane w odpowiednim trybie do Wykonawcy (do obsługi
listy zgłoszeń będzie wykorzystywane oprogramowanie HelpDesk wykorzystywane w PKN
ORLEN S.A. – udostępnione Wykonawcy).
13 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
• Wykonawca będzie zobowiązany do monitorowania rejestrów HelpDesk w trybie
zapewniającym identyfikację nowych zgłoszeń i ich obsługę zgodnie z SLA opisanym w
Umowie.
• KaŜde zgłoszenie w HelpDesk zostanie zaklasyfikowane do jednej z trzech klas
istotności/kluczowości: Awaria, Usługa Wsparcia BieŜącego lub Usługa Administracyjna.
Kryterium kategoryzacji będzie oparte o ocenę wpływu zgłaszanego problemu na ciągłość
procesów biznesowych PKN ORLEN S.A.
Kategoria Definicja
Awaria Brak działania lub nieprawidłowe działanie Systemu lub jego części,
w szczególności działanie niezgodne z dokumentacją Systemu lub
dokumentacją zrealizowanych zmian, modyfikacji i rozszerzeń. Z
punktu widzenia odpowiedzialności gwarancyjnej Wykonawcy
wobec Zamawiającego mogą wystąpić dwie kategorie Awarii
Systemu – Awarie objęte odpowiedzialnością gwarancyjną
Wykonawcy i Awarie nie nieobjęte odpowiedzialnością gwarancyjną
Wykonawcy.
Usługi Wsparcia
BieŜącego
Wsparcie pracowników merytorycznych Zamawiającego przez
Wykonawcę podczas procesu konsolidacji oraz po jej zakończeniu w
trakcie analiz wyników.
Usługi
Administracyjne
Zarządzanie merytoryczne i techniczne Systemem, zapewniające
nieprzerwaną moŜliwość korzystania z Systemu, jego bieŜące
dostosowanie do aktualnych potrzeb biznesowych Grupy ORLEN
oraz efektywne wykorzystanie. Katalog Usług Administracyjnych
zawiera Załącznik nr 2 do Umowy, przy czym pracochłonność
realizacji przez Wykonawcę pojedynczego zgłoszenia nie moŜe
przekroczyć 32 Roboczogodzin (4 Dni Roboczych
14 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
• Wynik kategoryzacji zgłoszenia utrzymaniowego będzie determinował wymagany czas
reakcji i czas rozwiązania problemu, zgodnie z tabelą poniŜej:
Kategoria Zgłoszenia Czas
reakcji
Termin
usunięcia
problemu
Kara za przekroczenie
terminu (*)
Awaria:
Priorytet_Krytyczny
Priorytet_Wysoki
Priorytet_Niski
2 godz.
4 godz.
8 godz.
6 godz.
12 godz.
24 godz.
1 % za kaŜdą godzinę opóźnienia
0,5 % za kaŜdą godzinę opóźnienia
0,5 % za kaŜdą godzinę opóźnienia
UsługaWsparcia BieŜącego:
Priorytet_Krytyczny
4 godz
16 godz.
1 % za kaŜdy dzień opóźnienia
Usługa Administracyjna:
Priorytet Krytyczny
Priorytet_Wysoki
Priorytet_Średni
Priorytet_Niski
16 godz.
16 godz.
36 godz.
36 godz.
80 godz.
120 godz.
160 godz.
200 godz.
1 % za kaŜdy dzień opóźnienia
0,5 % za kaŜdy dzień opóźnienia
0,5 % za kaŜdy dzień opóźnienia
0,5 % za kaŜdy dzień opóźnienia
*) wysokość kary określana jest jako % wartości opłaty ryczałtowej za jeden miesiąc okresu rozliczeniowego.
Priorytet Zgłoszenia – Kategoria nadawana w Zgłoszeniu Awarii i innym Zgłoszeniu dotyczącym
Usługi Administracyjnej i Wsparcia BieŜącego determinująca szczegółowe zasady realizacji Usługi
(Maksymalny Czas Reakcji oraz Maksymalny Czas Realizacji).
Maksymalny Czas Reakcji – Maksymalny okres pomiędzy przekazaniem Zgłoszenia Awarii lub
innego Zgłoszenia dotyczącego Usługi Administracyjnej lub Wsparcia BieŜącego a momentem
podjęcia działań przez Wykonawcę w celu usunięcia Awarii lub realizacji innego Zgłoszenia
dotyczącego Usługi Administracyjnej lub Wsparcia BieŜącego
Maksymalny Czas Realizacji - Maksymalny okres pomiędzy przekazaniem Zgłoszenia Awarii a
wykonaniem Naprawy, maksymalny okres pomiędzy przekazaniem innego Zgłoszenia dotyczącego
15 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
Usług Administracyjnych lub Wsparcia BieŜącego a zrealizowaniem tego Zgłoszenia lub
maksymalny okres pomiędzy przekazaniem zadania dotyczącego Usług Administracyjnych, Usług
Wsparcia BieŜącego lub Usług Rozwoju a zrealizowaniem tego zadania.
W uzasadnionych przypadkach (np. w przypadku konieczności pozyskania i zastosowania
not korygujących do standardowych funkcjonalności HFM lub FDM) termin realizacji
zgłoszenia będzie mógł być przesunięty w uzgodnieniu z Koordynatorem Utrzymania PKN
ORLEN S.A.
• Wykonawca po otrzymaniu zgłoszenia zobowiązany będzie do oszacowania
pracochłonności związanej z wykonaniem zgłoszenia. Jeśli oszacowana pracochłonność
będzie większa od 1 dnia roboczego, przed przystąpieniem do realizacji zgłoszenia
Wykonawca skontaktuje się z Koordynatorem Utrzymania w PKN ORLEN S.A. i uzyska
autoryzacje wykonania takiego zgłoszenia. Zgłoszenia o pracochłonności poniŜej jednego
dnia roboczego mogą być realizowane bez potwierdzania przez Koordynatora Utrzymania.
• W przypadku nagromadzenia się liczby zgłoszeń utrzymaniowych ponad poziom moŜliwy
do bieŜącej obsługi przez Wykonawcę, uzgodni on z Koordynatorem Utrzymania PKN
ORLEN S.A. priorytety zadań i będzie realizował prace w ustalonej kolejności.
• Status (w tym równieŜ terminy) realizacji prac będzie na bieŜąco raportowany przez
Wykonawcę w udostępnionym systemie HelpDesk. Na zakończenie kaŜdego miesiąca
Wykonawca przygotuje podsumowanie czasu pracy na realizację wszystkich zleceń
utrzymaniowych w danym okresie i wyceni prace zgodnie z obowiązującymi stawkami
między PKN ORLEN S.A. i Wykonawcą. Wycena będzie uwzględniała zróŜnicowanie
stawek dla róŜnych profili kompetencyjnych pracowników zaangaŜowanych w wykonanie
usług utrzymaniowych. Elementem korygującym wycenę będzie ocena terminowości
wykonania prac względem SLA opisanego w zamieszczonej powyŜej tabeli lub
udokumentowanych uzgodnień pomiędzy Wykonawcą i Koordynatorem Utrzymania.
16 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
2.2.2 Tryb świadczenia usług rozwojowych
Podstawowe załoŜenia dla trybu świadczenia usług rozwojowych dla rozwiązań objętych
przedmiotowym zakresem Zapytania są następujące:
• Zmiany rozwojowe będą kaŜdorazowo realizowane jako „mini” projekt rozwojowy, mający
określony zakres przedmiotowy, określony termin realizacji i określoną pracochłonność /
koszt. Podstawą rozliczenia będzie odebrany produkt rozwojowy (przetestowany względem
załoŜeń i udokumentowanych uzgodnień wyznaczających zakres zmiany). Formułą wyceny
pracochłonności będzie metoda FixedPrice uzasadniony szacunkami pracochłonności
wyliczonymi na bazie stawek uzgodnionych w Umowie.
• Zmiany rozwojowe będą zgłaszane do Wykonawcy przez Koordynatora Utrzymania PKN
ORLEN S.A. Po zgłoszeniu, dla kaŜdej zmiany Wykonawcy przysługiwać będzie do 4
roboczogodzin pracy konsultanta na opracowanie wstępnych załoŜeń sposobu realizacji
zmiany oraz wstępnego szacunku pracochłonności. Jeśli przygotowanie takiej koncepcji i
szacunku wymaga dłuŜszego czasu naleŜy to uzgodnić z Koordynatorem Utrzymania.
• Po uzyskaniu załoŜeń koncepcji realizacji zmiany i szacunku kosztów jej realizacji
pracownicy PKN ORLEN S.A. przeanalizują propozycję Wykonawcy i podejmą decyzję o
realizacji zmiany lub jej odrzuceniu. Decyzja moŜe być poprzedzona negocjacjami z
Wykonawcą odnośnie zakresu i/lub wyceny kosztów zmiany. Jeśli zdecydowano o realizacji
zmiany to Wykonawca z Koordynatorem Utrzymania ustalą okno czasowe na realizację
zmiany wyznaczając termin jej dostarczenia.
• Wykonawca opracuje i potwierdzi z PKN ORLEN S.A. szczegółową koncepcję realizacji
zmiany, zaimplementuje zmianę w aplikacjach i konfiguracjach, opracuje scenariusze
testowe dla zmiany, przeprowadzi testy jednostkowe na systemie rozwojowym,
przeprowadzi testy integracyjne / funkcjonalne na systemie testowym i przekaŜe
przetestowane przez siebie rozwiązanie (wraz z rejestrem scenariuszy testowych) do testów
akceptacyjnych realizowanych przez PKN ORLEN S.A.
• PKN ORLEN S.A. wykona testy akceptacyjne dostarczonych rozwiązań i na bazie wyników
testów podejmie decyzję o wdroŜeniu dostarczonych komponentów. Poprawa wykrytych w
17 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
testach błędów będzie odpowiedzialnością Wykonawcy w ramach uzgodnionej stałej kwoty
„FixedPrice” za dostarczenie rozwiązania. Za błąd będzie uznawane działanie programu
niezgodne z wymaganiami, które były podstawą ustalenia zakresu dla zlecenia. Nowe
wymagania będą traktowane jako zmiana do zakresu zlecenia rozwojowego – będą mogły
być dodatkowo wyceniane przez Wykonawcę w trybie zarządzania zmianą zakresu.
• Po zakończeniu testów i podjęciu decyzji o wdroŜeniu rozwiązania, Wykonawca wraz
Koordynatorem Utrzymania skoordynują proces przeniesienia rozwiązania na środowisko
produkcyjne Hyperion w PKN ORLEN S.A.
• Na zakończenie kaŜdego miesiąca Wykonawca przygotuje podsumowanie wykonanych
(zakończonych i odebranych przez PKN ORLEN S.A.) zleceń rozwojowych w danym
okresie i wyceni prace zgodnie z ustalonymi warunkami realizacji poszczególnych zleceń.
2.2.3 Miejsce świadczenia usług
Prace utrzymaniowe i rozwojowe będą mogły być realizowane zarówno on-site (praca personelu
Wykonawcy w siedzibie PKN ORLEN S.A. w Płocku) jak i off-site (praca zdalna z uŜyciem
udostępnionego przez PKN ORLEN S.A. zdalnego podłączenia do jego systemów IT).
Ze względu na krytyczność biznesową procesu konsolidowania, PKN ORLEN S.A. wymaga, aby w
okresie tworzenia sprawozdań giełdowych Wykonawca zapewnił obecność konsultanta
funkcjonalnego on-site w Płocku w razie takich potrzeb w celu zapewnienia efektywnej realizacji
przetwarzania, testowania i wdraŜanie poprawek do ewentualnych błędów uniemoŜliwiających
utworzenie w terminie poprawnych sprawozdań).
Dodatkowo, w celu zapewnienia poprawnej komunikacji szczególnie podczas wykonywania
konsolidacji statutowej i konsolidacji planów finansowych oraz w celu zapewnienia asysty
Wykonawcy, PKN ORLEN S.A. wymaga zapewnienia obecności konsultantów funkcjonalnych
on-site w wymiarze około 16 dni na kwartał. Terminy tych dodatkowych dni on-site w PKN
ORLEN S.A. będą w razie potrzeby dynamicznie ustalane między Wykonawcą i Koordynatorem
Utrzymania.
18 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
Jeśli Wykonawca podejmie do wykonania prace rozwojowe wymagające szczególnego
zaangaŜowania (np. obecność członków personelu Wykonawcy on-site w Płocku ponad wymiar
ustalony standardowo dla przedmiotu Zapytania), dodatkowe koszty z tym związane będą
wykazane w wycenie prac i będą wliczone w proponowaną przez Wykonawcę stałą cenę
„FixedPrice” – przygotowana wycena będzie przedmiotem decyzji PKN ORLEN S.A. odnośnie
uruchomienia wykonania zlecenia zgodnie z warunkami proponowanymi przez Wykonawcę.
2.3 Majątkowe prawa do rezultatów prac
Wymaganiem w stosunku do Wykonawcy jest przeniesienie na PKN ORLEN S.A. pełnych
majątkowych praw autorskich do wszystkich rezultatów (w szczególności programów
komputerowych, elementów dokumentacji) dostarczonych w ramach wykonywania prac
utrzymaniowych i rozwojowych (przedmiot Zapytania). Prawa zostaną przeniesione na wszystkich
polach eksploatacji, włącznie z moŜliwością przekazania rezultatów prac Wykonawcy (np. kodów
źródłowych lub opracowanych koncepcji) do rozwoju przez inny podmiot.
2.4 Sposób rozliczania prac utrzymaniowych i rozwojowych
Wykonawca otrzyma miesięczny ryczałt (stałą płatność) w ramach której zobowiązany będzie
przepracować uzgodnioną w Umowie liczbę roboczogodzin / roboczodni na rzecz PKN ORLEN
S.A. łącznie w ramach prac utrzymaniowych i rozwojowych. Kwota wykorzystanego ryczałtu
będzie rozliczana w cyklu kwartalnym tzn. niewykorzystana kwota ryczałtu z danego miesiąca
moŜe zostać wykorzystana w kolejnych miesiącach ale tylko na przestrzeni danego kwartału.
Ryczałt kwotowy będzie rozliczany na bazie arkusza czasu pracy osób o określonych profilach
kompetencyjnych.
Ryczałt będzie wypłacany Wykonawcy bez względu na ilość zadań wykonanych w miesiącu (z
zastrzeŜeniem przypadku gdy obniŜany jest ryczałt za ostatni miesiąc kwartału, ze względu na
niedostarczenie przez Wykonawcę wystarczających zasobów do wykonania prac zgłoszonych przez
PKN ORLEN S.A.). Wykonawca nie moŜe odmówić wykonania prac dla PKN ORLEN S.A. (ani
utrzymaniowych ani rozwojowych) mieszczących się w limitach wynikających z ryczałtu.
Rozliczenie miesięczne:
19 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
• Na zakończenie kaŜdego miesiąca Wykonawca przedstawi do PKN ORLEN S.A.
zestawienie czasu pracy związane z wykonaniem zadań utrzymaniowych i rozwojowych
(zestawienie czasu w rozbiciu na profile kompetencyjne / stawki)
• Czas określony w zestawieniu przez Wykonawcę zostanie potwierdzony przez
Koordynatora Wsparcia PKN ORLEN S.A. Na tej podstawie określona zostanie kwota
wykorzystanego ryczałtu za dany miesiąc.
• Na zadania utrzymaniowe nałoŜone będą warunki „kar umownych” zapisanych w umowie,
wyznaczające finalną kwotę za realizację prac w miesiącu. Na etapie rozliczenia
miesięcznego nie będzie weryfikowana relacja kwoty do limitu wynikającego z ryczałtu.
• Wykonawca uzyska wynagrodzenie ryczałtowe za miesiąc.
Rozliczenie kwartalne:
• Na zakończenie kaŜdego kwartału zsumowane zostaną uzgodnione finalne kwoty za
realizację prac we wszystkich miesiącach danego kwartału i suma zostanie porównana z 3-
krotnością puli ryczałtu miesięcznego.
• Jeśli kwota wykorzystana będzie wykraczała ponad kwotę ryczałtową, to Wykonawca
uzyska dodatkowe wynagrodzenie za kwartał.
• Jeśli PKN ORLEN S.A. nie wykorzysta kwartalnego ryczałtu, to niewykorzystana kwota
przepadnie (chyba Ŝe uzgodnione zostaną z Wykonawcą inne warunki).
• Jeśli niewykorzystanie kwartalnego ryczałtu będzie wynikało z problemów z dostarczeniem
przez Wykonawcę (w wymaganych przez PKN ORLEN S.A. terminach) zasobów do
realizacji prac utrzymaniowych lub rozwojowych, to PKN ORLEN S.A. ma prawo do
obniŜenia Wykonawcy ryczałtu za ostatni miesiąc kwartału o stosowaną kwotę.
W cyklu półrocznym PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do korekty kwoty opłaty
ryczałtowej dla Wykonawcy. Korekta w dół nie zejdzie poniŜej 75% wartości pierwotnego ryczałtu
a korekta w górę 125% wartości pierwotnego ryczałtu. Jeśli korekty miałyby być wyŜsze niŜ
wskazane, będzie to wymagało aneksowania warunków umownych świadczenia usług przez
Wykonawcę.
20 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
3 Wymagania dotyczące Oferenta
3.1 Wymagania podstawowe
Podstawowym wymaganiem w stosunku do Oferenta jest posiadanie wiedzy eksperckiej i
doświadczenia w realizacji prac stanowiących przedmiot Zapytania oraz posiadanie odpowiedniego
potencjału zasobów o wymaganych kompetencjach, wystarczającego do przeprowadzenia pełnego
zakresu prac opisanych w niniejszym Zapytaniu. W szczególności, aby ubiegać się o kontrakt na
utrzymanie i rozwój aplikacji Hyperiona w PKN ORLEN S.A., Oferent musi spełniać następujące
kryteria:
• Dostępność na potrzeby prac w ramach kontraktu dwóch konsultantów funkcjonalnych
(ekspertów) ze znajomością sposobu implementacji zagadnień konsolidacji na systemach
Hyperiona. Przynajmniej jeden z konsultantów powinien mieć zaawansowaną wiedzę o
zastosowaniach rozwiązań IT w obszarze konsolidacji.
• Dostępność na potrzeby prac w ramach kontraktu zespołu przynajmniej 2 doświadczonych
konsultantów operacyjnych (osoby z udokumentowanym doświadczeniem 3 lat pracy na
systemach Hyperiona).
Spełnienie wszystkich opisanych wyŜej kryteriów jest warunkiem koniecznym do uznania oferty za
spełniającą wymagania PKN ORLEN S.A. Tylko oferty spełniające powyŜsze kryteria będą brane
pod uwagę w szczegółowym procesie oceny i wyboru Wykonawcy dla przedmiotu Zapytania.
3.2 Zespół oferenta
Na potrzeby prac stanowiących przedmiot Zapytania Oferent powinien zbudować Zespół osób ze
swojego personelu, który zostanie wskazany w Ofercie. W trakcie realizacji umowy skład Zespołu
będzie STAŁY – ewentualne zmiany (wynikające ze zdarzeń losowych) będą musiały być
kaŜdorazowo uzgodnione z PKN ORLEN S.A. (będą musiały uzyskać akceptację Koordynatora
Utrzymania PKN ORLEN S.A.). W przypadku zmiany członka Zespołu Wykonawcy realizującego
prace na rzecz PKN ORLEN S.A., nowa osoba dołączana do Zespołu będzie miała wiedzę
ekspercką i doświadczenie nie-mniejsze niŜ osoba zastępowany członek Zespołu Wykonawcy.
21 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
Oferta powinna zawierać proponowany prze Oferenta skład Zespołu wraz z opisem kompetencji i
doświadczenia kaŜdego z członków Zespołu i wskazania jego profilu kompetencyjnego (podstawa
do określania stawki na potrzeby rozliczeń czasu pracy).
3.3 Kierownik / Koordynator projektu oferenta
W ofercie Oferent powinien wskazać osobę spośród członków Zespołu Oferenta, która będzie
pełniła funkcję koordynatora działań Zespołu Oferenta. Osoba ta będzie głównym punktem
kontaktu dla Koordynatora Utrzymania ze strony PKN ORLEN S.A. Jednym z jej obowiązków
będzie cykliczne, miesięczne przygotowywanie rozliczeń czasu pracy personelu Wykonawcy w
ramach świadczonych usług (przedmiotu Zapytania).
3.4 Oferent wiodący i ewentualne konsorcja
PKN ORLEN S.A. jest zainteresowany zakupem przedmiotowych usług i produktów od jednego
Oferenta. Ofertę moŜe złoŜyć równieŜ konsorcjum firm, jednakŜe jedna z nich musi być określona
jako Oferent wiodący, odpowiedzialny za całość oferty i koordynację całego przedsięwzięcia.
Członkowie konsorcjum odpowiadają solidarnie.
PKN ORLEN S.A. dopuszcza uczestnictwo tej samej firmy w więcej niŜ jednym konsorcjum
składającym odpowiedź na niniejsze Zapytanie Ofertowe.
PKN ORLEN S.A. dopuszcza równieŜ skorzystanie przez Oferenta z usług podwykonawców w
ramach realizacji prac projektowych. W takim przypadku, w trakcie trwania projektu Oferent
odpowiadał będzie za działania i zaniechania swoich podwykonawców w takim samym zakresie jak
za własne działania i zaniechania. Struktura podwykonawców moŜe być maksymalnie
dwupoziomowa – jeden Oferent wiodący oraz podwykonawcy. Nie dopuszcza się zaangaŜowania
podwykonawców przez podwykonawców (za wyjątkiem osób fizycznych zatrudnionych na
podstawie tzw. umów cywilnoprawnych). Oferent zobowiązany jest przedstawić opis struktury
konsorcjum/modelu podwykonawstwa wraz z opisaniem obszarów odpowiedzialności
poszczególnych firm uczestniczących w Konsorcjum / podwykonawców .
Zaproponowana i przyjęta przez PKN ORLEN S.A. struktura Konsorcjum i lista podwykonawców
będzie wiąŜąca na cały okres trwania projektu. KaŜdorazowa ewentualna zmiana wnioskowana
22 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
przez Oferenta będzie wymagała uzyskania akceptacji PKN ORLEN S.A. Jednocześnie PKN
ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo zaŜądania od Oferenta zmiany podwykonawców w trakcie
trwania projektu, jeśli warunki dostarczania produktów i świadczenia usług zapisane w umowie z
Oferentem nie będą dotrzymywane.
Wymagane jest formalne wyraŜenie zgody przez Biuro Zakupów PKN ORLEN S.A. na kaŜdego
zaproponowanego w ofercie podwykonawcę lub członka Konsorcjum. Zgoda taka musi być
udzielona na etapie przygotowania oferty, przed jej złoŜeniem.
3.5 Referencje
Oferent zobowiązany opisać swoje doświadczenia zgodne lub zbliŜone do przedmiotu Zamówienia
oraz przedstawić, co najmniej jedną referencję dotyczącą świadczenia usługi o zakresie zbliŜonym
do opisanego w zapytaniu. W ramach przywołanej referencji, Oferent powinien przedstawić:
• podstawowe dane o kliencie – branŜa, wielkość, obecność na rynkach
• informacje kontaktowe do osoby mogącej potwierdzić referencję
• termin świadczenia usługi stanowiącej przedmiot referencji
• zakres usługi stanowiącej przedmiot referencji
• zakres odpowiedzialności Oferenta w ramach świadczonych usług
23 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
4 Wymagania dotyczące Oferty
4.1 Forma odpowiedzi
Całość dokumentów składanych przez Oferenta, sporządzonych w języku polskim, powinna zostać
dostarczona w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Usługi wsparcia aplikacji Hyperiona dla PKN
ORLEN S.A.”. Oferty powinny składać się z dwóch oddzielnych części merytorycznej i handlowej,
w oddzielnych zapieczętowanych kopertach. Dodatkowo do kaŜdej wersji papierowej naleŜy
dołączyć wersję danej części oferty w postaci elektronicznej (z zachowaniem podziału na część
handlową i merytoryczną).
Wymagana forma dokumentacji składającej się na ofertę:
• 1 (jeden) oryginalny zestaw dokumentacji w formie papierowej
• 1 (jedna) kopia dokumentacji na CD w formacie PDF, lub Microsoft Word lub Microsoft
Excel lub Microsoft Project
W przypadku róŜnic pomiędzy papierową i elektroniczną wersją dostarczonej oferty, PKN ORLEN
S.A. zastrzega sobie prawo do wiąŜącego wyboru wersji, która będzie podstawą do postępowania w
procesie zakupowym.
4.2 Zawartość Oferty
PoniŜej zamieszczono listę wszystkich obligatoryjnych elementów, które naleŜy zawrzeć w ofercie
stanowiącej odpowiedź na Zapytanie. Brak któregokolwiek z wymaganych komponentów oferty
będzie traktowany jako uchybienie formalne stanowiące podstawę dla PKN ORLEN S.A. do
wyłączenia oferty z procesu oceny i wyboru Wykonawcy przedmiotowych usług.
Lista wymaganych elementów oferty obejmuje:
• Streszczenie / wprowadzenie do oferty – w tym krótka charakterystyka propozycji zawartej
w ofercie oraz jej podstawowe parametry (data złoŜenia, termin waŜności, inne klauzule
handlowe stosowane przez Oferenta)
24 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
• Krótki profil Oferenta oraz jego referencje w zakresie przedmiotowych usług
utrzymaniowych.
• Potwierdzenie zakresu usług objętych ofertą w odniesieniu do wymagań opisanych w
Zapytaniu.
• Potwierdzenie (oraz lista ewentualnych zastrzeŜeń i rozbieŜności) modelu świadczenia usług
oraz modelu rozliczeń za świadczone usługi.
• Opis składu i profilu kompetencji Zespołu Oferenta proponowanego do świadczenia usługi.
• Potwierdzenie oferowanych parametrów świadczenia przedmiotowych usług:
o Okresu świadczenia usług
o Czasów reakcji i czasów rozwiązywania problemów w ramach zgłoszeń
utrzymaniowych
o Kar umownych za niedotrzymanie czasów rozwiązywania problemów, o których
mowa w punkcie wyŜej.
• Określenie oferowanych warunków cenowych świadczenia usług:
o określenie puli miesięcznego ryczałtu na świadczenie przedmiotowych usług oraz
wskazanie podstawy kalkulacji dla zaproponowanego ryczałtu (ilość roboczodni w
ramach poszczególnych profili kompetencyjnych uwzględnionych w puli
ryczałtowej)
o wskazanie stawek za roboczodzień poszczególnych profili kompetencyjnych
personelu Oferenta (stawek, które będą podstawą do wyceny prac wykonanych na
rzecz PKN ORLEN S.A. w ramach świadczenia przedmiotowych usług)
• Określenie czasu, metodyki i sposobu przejęcia usługi utrzymania systemu objętego
zakresem zapytania ofertowego
• Określenie innych istotnych załoŜeń i ograniczeń dotyczących świadczonych usług,
przyjętych przez Oferenta przy formułowaniu propozycji dla PKN ORLEN S.A.
25 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
• Określenie uwag i wyłączeń dotyczących warunków świadczenia usług opisanych w
niniejszym Zapytaniu (w szczególności uwag i wyłączeń do Ogólnych Warunków
Świadczenia Usług Profesjonalnych będących formalną bazą świadczenia usług dla PKN
ORLEN S.A.). Jeśli takie wyłączenia / uwagi nie zostaną sformułowane, przyjmuje się, Ŝe
Oferent przyjął bez zmian warunki świadczenia usług opisane w Zapytaniu.
• Pozostałe (dodatkowe) informacje ze strony Oferenta uzupełniające treść oferty.
Wskazane wymagane elementy ofert naleŜy traktować jako kolejne rozdziały oczekiwanej od
Oferenta dokumentacji ofertowej. PKN ORLEN wymaga, aby układ i zawartość rozdziałów były
zachowane – zapewni to porównywalność propozycji złoŜonych przez Oferentów na etapie oceny
ofert i wyboru Wykonawcy przedmiotowych usług.
4.3 Reprezentacja oferenta
Oferta powinna być podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez pełnomocnika –
i parafowana na kaŜdej stronie. Do Oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo.
4.4 ZałoŜenia i Wyłączenia
Oferent powinien zebrać i jasno sprecyzować wszystkie istotne załoŜenia, wyłączenia lub
propozycje zmian/uzupełnień do treści zapytania ofertowego, przy jakich opracował Ofertę w
jednym rozdziale Oferty. PKN ORLEN S.A. będzie brał pod uwagę jedynie załoŜenia
wyspecyfikowane w tym rozdziale.
4.5 Termin waŜności oferty
PKN ORLEN S.A. wymaga, aby Oferent wyspecyfikował jednoznacznie termin waŜności złoŜonej
oferty. Oczekuje się, iŜ waŜność oferty będzie nie krótsza niŜ 3 miesiące.
4.6 Wymagany model cenowy oferty
Kwota ryczałtu miesięcznego oraz stawki za czas pracy personelu Wykonawcy w ramach
świadczenia usług będących przedmiotem Zapytania naleŜy wyspecyfikować jako kwoty netto (bez
podatku VAT) wyraŜone w walucie PLN. Stawka powinna zawierać wszelkie koszty dodatkowe
związane z realizacją przedmiotu zakupu, w tym koszty dojazdów oraz zakwaterowania. Oczekuje
26 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
się określenia dwóch rodzajów stawek za pracę on-site i off-site dla kaŜdego z profili
kompetencyjnych Oferenta.
4.7 Warunki płatności
Wszelkie płatności będą dokonywane przez Zamawiającego na rachunek bankowy Oferenta
wskazany w fakturze w terminie nie krótszym niŜ 90 dni od daty dostarczenia do siedziby PKN
ORLEN S.A. poprawnie wystawionej faktury VAT z wymaganym zestawem protokołów odbioru
prac podpisanych przez odpowiednich przedstawicieli PKN ORLEN S.A.
27 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
5 Załączniki
Załącznik nr 1 – Arkusz wyceny dla Oferty
Załącznik nr 2 – Arkusz pytań (do uŜycia przez Oferenta w procesie formułowania pytań
dotyczących RFP)
28 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
Załącznik nr 1 – Arkusz wyceny
Usługi wsparcia i utrzymania systemu Hyperion
Przedmiot Cena katalogowa
[PLN]
Rabat dla GK ORLEN [%]
Cena dla GK ORLEN [PLN]
Wartość roczna Umowy [PLN]
Opłata ryczałtowa za świadczenie
usługi wsparcia w wymiarze 240
godzin miesięcznie
Cena katalogowa [PLN]
Rabat dla GK ORLEN [%]
Cena dla GK ORLEN [PLN]
Stawka godzinowa za pracę konsultanta
29 z 29
Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860,
numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT.
Załącznik nr 2 – Arkusz pytań
Nazwa oferenta: ………………………………………………………………………………
Przedmiot zapytania: …………………………………………………………………………
Pytanie oferenta:
Odpowiedź PKN ORLEN S.A.:
Pytanie oferenta:
Odpowiedź PKN ORLEN S.A.:
Pytanie oferenta:
Odpowiedź PKN ORLEN S.A.:
Pytanie oferenta:
Odpowiedź PKN ORLEN S.A.: