user manual (vendor verification) electronic … · 0.1 18 apr 2018 initial creation naufal ariq...
TRANSCRIPT
USER MANUAL (VENDOR VERIFICATION)
ELECTRONIC PROCUREMENT
K2 Workflow, .NET, ORACLE
v2.0
23 April 2020
Author:
Quality Assurance
Reviewers Reviewer Title Signature Date
PT. SMI
PT. MII
Approvers Approver Title Signature Date
PT. SMI
PT. MII
Document History Version Issue Date Description Initiator
0.1 18 Apr 2018 Initial Creation Naufal Ariq Ramadhan
0.2 21 Apr 2018 Reformat Document Lenny TIo
1.0 23 Apr 2018 First Release Lenny Tio
2.0 23 Apr 2020 Attachment pada Legal Dokumen menjadi Mandatory
Reti Musiarofah
DAFTAR ISI Reviewers ............................................................................................................................................................... 2
Approvers ............................................................................................................................................................... 2
Document History .................................................................................................................................................. 2
DAFTAR ISI .............................................................................................................................................................. 3
1 VENDOR PORTAL ............................................................................................................................................ 5
1.1 VENDOR DATA ....................................................................................................................................... 5
1.1.1 Fill Vendor Data ................................................................................................................................ 5
1.1.2 Edit Vendor Data ............................................................................................................................. 18
1.1.3 View Vendor [Waiting for Verification] ........................................................................................... 31
1 PENDAHULUAN
PT Sarana Multi Infrastruktur (Persero) yang selanjutnya disingkat dengan PT SMI memiliki peran aktif dalam pembiayaan infrastruktur Indonesia dan membantu persiapan proyek infrastruktur, baik yang dilakukan melalui layanan konsultasi maupun pengembangan proyek bagi proyek-proyek infrastruktur di Indonesia untuk untuk mendukung percepatan pengembangan infrastruktur, dengan fokus Program Kerjasama Pemerintah Swasta (KPS) yang mengikutsertakan berbagai institusi keuangan, baik swasta maupun multilateral. Dalam rangka mendukung percepatan pengembangan infrastruktur tersebut, perlu melakukan pengadaan barang dan jasa untuk kepentingan penyelesaian tugas Perseroan. Agar proses pengadaan berjalan efektif dan efisien, Perseroan memandang perlu untuk membangun aplikasi E-Procurement dengan menggunakan platform K2 (.Net, K2 workflow) yang di integrasikan dengen ERP Oracle Finance.
2 TUJUAN
Dokumen ini menjelaskan function FBPJ yang merupakan bagian dari aplikasi E-Procurement yang akan dibangun oleh PT SMI yang akan proses permintaan pengadaan barang dan jasa (Procurement) yang saat ini masih di lakukan secara manual.
3 SEKILAS TENTANG ELECTRONIC PROCUREMENT
E-Procurement ini mencakup proses integrasi antara aplikasi berbasis web di atas platform K2 dengan ERP oracle. Aplikasi dapat mengelola transaksi mulai dari FPBJ, FPPP, RFQ, Quotation, PO, BAST, Invoice dan Payment. Proses E-Procurement menggabungkan alur proses yang sebagian dilakukan di platform K2 dan alur proses pembayaran yang menggunakan alur proses ERP (Oracle Finance).
4 FITUR Vendor Verification
▪ Vendor Verification ▪ Document Legal ▪ Vendor List ▪ Vendor List Detail
5 LANGKAH – LANGKAH
1 VENDOR PORTAL 1.1 VENDOR DATA 1.1.1 Fill Vendor Data
1. User melakukan Login pada aplikasi Vendor Portal, Isikan username dan password kemudian klik “Sign In”. Jika sudah login akan muncul halaman Landing Page.
Gambar 1.1 Vendor Portal login page
2. Klik burger menu / icon pada halaman Home Page
Gambar 1.2 Halaman Home Page
3. Klik menu Vendor Profile
Gambar 1.3 Menu Vendor Portal
4. Klik tombol Edit
Gambar 1.4 Halaman View Vendor
5. Pada halaman Detail Form, masukkan data pada field – field General Information dibawah ini:
Gambar 1.5 Detail Form “General Information”
Field Name Field Type Validation Description Sample
Domicile Radio Button Mandatory Jenis Domisil Indonesian Domicile
Title Dropdown Mandatory Jenis Perusahaan PT
Name Label Mandatory Nama Perusahaan MII
Phone Number Label Mandatory Nomor telepon perusahaan 02129345777
Fax Number Label Optional Nomor Fax perusahaan 02129345777
Email Disabled System Email Perusahaan [email protected]
Website Label Optional Website Perusahaan http://www.mii.co.id/
PKP Radio Button Optional Jenis Perusahaan Kena Pajak Yes
Tax ID Number Label Mandatory NPWP Perusahaan 23.354.324.5-506.000
Attach Company Profile
Button Optional Untuk meng-upload company profile MII Company Profile.docx
City Dropdown Mandatory Kota Perusahaan Jakarta
Address Textbox Mandatory Alamat Perusahaan APL Tower
Postal Code Label Optional Kode Pos Perusahaan 29382
6. Klik tombol Bank Account
Gambar 1.6 Detail Form “Bank Account”
7. Pada Popup Bank Account, masukkan data pada field – field berikut ini:
Gambar 1.7 Detail Form “Popup Bank Account”
8. Lalu tekan tombol tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) dan menutup popup Add Bank Account
Field Name Field Type Validation Description Sample
Bank Country Dropdown Mandatory Negara Bank Indonesia
Bank Name Label Mandatory Nama Bank Mandiri
Bank Account Number Label Mandatory Nomor akun pada Bank 008
Bank Account Name Label Mandatory Nama Bank Account MII-Mandiri Bank Account
Currency Dropdown Mandatory Jenis mata uang IDR
SWIFT Codes Label Optional SWIFT Code Bank BMRIIDJA
Attach Bank Account Proof
Upload Button
Mandatory Untuk mengupload file Bank Account
MIIMandiri.docx
Default Bank Account Checkbox Untuk menandakan bahwa Bank tersebut adalah bank utama yang akan digunakan
Yes
9. Selanjutnya menambahkan data asset dengan menekan tombol Add Asset
Gambar 1.8 Detail Form “Total Asset”
10. Pada popup Add asset, masukkan data pada field – field berikut ini:
Gambar 1.9 Popup Add Asset
11. Lalu tekan tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data asset dan kembali ke
detail form
Field Name Field Type Validation Description Sample
Year Dropdown Mandatory Tahun Asset 2018
Currency Dropdown Mandatory Mata uang pada Asset IDR
Amount Label Mandatory Jumlah asset 100.000.000.000
12. Klik tombol Add Revenue untuk menambahkan data Total Sales Revenue
Gambar 1.10 Detail Form “Total Sales Revenue”
13. Pada Popup Add Sales Revenue, masukkan data pada field – field berikut:
Gambar 1.11 Popup Add Sales Revenue
14. Klik tombol Submit untuk menyimpan data revenue dan kembali ke detail form (Perhatikan langkah 1
dan 2)
Field Name Field Type Validation Description Sample
Year Dropdown Mandatory Tahun Asset 2017
Currency Dropdown Mandatory Mata uang pada Sales Revenue IDR
Amount Label Mandatory Jumlah asset 100.000.000
15. Pilih Business Line (Minimal 1 Business Line) lalu tekan tombol next untuk menuju ke tab Organization
(Perhatikan langkah 1 dan 2)
Gambar 1.12 Detail Form “Business Line”
16. Tekan tombol Add Contact untuk menambahkan Sales Contact
Gambar 1.13 Detail Form “Sales Contact”
17. Pada popup Add Sales Contact, masukkan data ke field – field berikut:
Gambar 1.14 Popup Add Sales Contact
18. Setelah mengisi seluruh field, tekan tombol submit untuk menyimpan data Sales Contact dan kembali ke detail form
Field Name Field Type Validation Description Sample
Title Dropdown Mandatory Person Title Mr.
Fullname Label Mandatory Nama lengkap Muhammad Wawan
Position Label Mandatory Posisi/ jabatan Staff
Email Label Mandatory Email [email protected]
Phone number 1 Label Mandatory Nomor telepon 087263746374
Phone number 2 Label Optional Nomor telepon ke-2 08327473273
Phone number 3 Label Optional Nomor telepon ke-3 08937446473
Main contact Checkbox Untuk menentukan contact utama Yes
19. Klik tombol Add BOD untuk menambahkan data Board of Directors
Gambar 1.15 Detail Form “Board of Directors”
20. Pada popup Add Board of Directors, masukkan data ke field – field berikut:
Gambar 1.16 Popup Add Board of Directors
21. Setelah memasukkan data, klik tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data Board of Directors dan kembali ke detail form
Field Name Field Type Validation Description Sample
Title Dropdown Mandatory Person Title Mr.
Fullname Label Mandatory Nama lengkap Ridwan
Position Label Mandatory Posisi/ jabatan Staff
Email Label Mandatory Email [email protected]
Phone number Label Mandatory Nomor telepon 084374764736
22. Klik tombol next untuk menuju ke tab Document Legal
Gambar 1.17 Detail Form “Organization tab”
23. Pada tab Document Legal, klik tombol Upload untuk menambahkan data document legal jika tersedia
Gambar 1.18 Detail Form “Legal Document tab”
24. Pada popup Upload Legal, masukkan data pada field berikut:
Gambar 1.19 Popup Upload Legal
25. Tekan tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data document legal dan kembali
ke detail form
Field Name Field Type Validation Description Sample
Attachment File(s) Upload Button Mandatory File Document Legal Document Legal 1.docx
Expired Date Datetime Optional Masa tenggang document legal 20/04/2018
26. Klik tombol next untuk menuju ke tab portofolio
Gambar 1.20 Detail Form “Legal Document Tab”
27. Klik tombol Add Portofolio untuk menambahkan data Portofolio
Gambar 1.21 Detail Form “tab portofolio”
28. Pada popup portofolio, masukkan data pada field – field berikut:
Gambar 1.22 Popup Add Portofolio
29. Setelah menginput data, tekan tombol Submit (Perhatikan Langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data
portofolio dan kembali ke detail form
Field Name Field Type Validation Description Sample
Project Name Label Mandatory Nama project E-Procurement
Client Name Label Mandatory Nama Client SMI
Contract Number Label Mandatory Nomor Kontrak SMIEPROC001
Project Description Label Optional Deskripsi tentang project Sistem Procurement berbasis web
Start Date Datetime Mandatory Tanggal mulai project 01/04/2018
On Going Project Checkbox Optional Menandakan bahwa project tersebut masih berjalan
No
End Date Datetime Mandatory Tanggal project selesai 30/04/2018
Project value(Currency)
Dropdown Optional Jenis mata uang untuk project value IDR
Project value(Amount)
Label Optional Nilai project 1.000.000.000
30. Klik tombol Process untuk dilanjutkan ke halaman Summary
Gambar 1.23 Detail Form “Portofolio”
31. Cek seluruh kebenaran data di halaman summary, lalu tekan tombol Submit
Gambar 1.24 View Confirmation page
32. Setelah klik submit, maka akan muncul notifikasi Save Success dan kembali ke Home Page dan data
dilanjutkan proses Verification / Approval
Gambar 1.25 notifikasi sukses
1.1.2 Edit Vendor Data
1. User melakukan Login pada aplikasi Vendor Portal, Isikan username dan password kemudian klik “Sign In”. Jika sudah login akan muncul halaman Landing Page.
Gambar 1.26 Vendor Portal login page
2. Klik burger menu / icon pada halaman Home Page
Gambar 1.27 Halaman Home Page
3. Klik menu Vendor Profile
Gambar 1.28 Menu Vendor Portal
4. Klik tombol Edit (Edit hanya dapat dilakukan jika data sudah di approve oleh kadiv atau direvisi oleh
sekretaris / kadiv)
Gambar 1.29 View Vendor
5. Pada General Information dan Address, ubah data pada field – field berikut:
Gambar 1.30 Detail Form “Tab Account”
Field Name Field Type Validation Description Sample
Domicile Radio Button
Mandatory Jenis Domisil Indonesian Domicile
Title (Indonesian Domicile Only)
Dropdown Mandatory Jenis Perusahaan CV
Name Label Mandatory Nama Perusahaan MII 2
Phone Number Label Mandatory Nomor telepon perusahaan 02129345777
Fax Number Label Optional Nomor Fax perusahaan 02129345777
Email Disabled System Email Perusahaan [email protected]
Website Label Optional Website Perusahaan http://www.mii.co.id/
PKP Radio Button
Optional Jenis Perusahaan Kena Pajak No
Tax ID Number Label Mandatory NPWP Perusahaan 23.354.324.5-506.000
Attach Company Profile Button Optional Untuk meng-upload company profile
MII 2 Company Profile.docx
City Dropdown Mandatory Kota Perusahaan Jakarta
Address Textbox Mandatory Alamat Perusahaan APL Tower
Postal Code Label Optional Kode Pos Perusahaan 12993
6. Klik pada data bank account
Gambar 1.31 Detail Form “Bank Account”
7. Pada Popup Bank Account, ubah data pada field – field berikut ini:
Gambar 1.32 Detail Form “Popup Edit Bank Account”
8. Lalu tekan tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) dan menutup popup Add Bank Account
Field Name Field Type Validation Description Sample
Bank Country Dropdown Mandatory Negara Bank USA
Bank Name Label Mandatory Nama Bank HSBC
Bank Account Number
Label Mandatory Nomor akun pada Bank 021
Bank Account Name
Label Mandatory Nama Bank Account MII-Mandiri Bank Account
Currency Dropdown Mandatory Jenis mata uang USD
SWIFT Codes Label Mandatory (Optional jika Bank Country =
Indonesia)
SWIFT Code Bank HSBCUSA
Attach Bank Account Proof
Upload Button
Mandatory Untuk mengupload file Bank Account MIIHSBC.docx
Default Bank Account
Checkbox Untuk menandakan bahwa Bank tersebut adalah bank utama yang akan digunakan
Yes
9. Selanjutnya mengubah data asset dengan klik data Asset
Gambar 1.33 Detail Form “Total Asset”
10. Pada popup Add asset, masukkan data pada field – field berikut ini:
Gambar 1.34 Popup Edit Asset
11. Lalu tekan tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data asset dan kembali ke
detail form
Field Name Field Type Validation Description Sample
Year Dropdown Mandatory Tahun Asset 2017
Currency Dropdown Mandatory Mata uang pada Asset USD
Amount Label Mandatory Jumlah asset 100.000.000.000
12. Klik data revenue untuk mengubah data Total Sales Revenue
Gambar 1.35 Detail Form “Total Sales Revenue”
13. Pada Popup Add Sales Revenue, masukkan data pada field – field berikut:
Gambar 1.36 Popup Edit Sales Revenue
14. Klik tombol Submit untuk menyimpan data revenue dan kembali ke detail form (Perhatikan langkah 1
dan 2)
Field Name Field Type Validation Description Sample
Year Dropdown Mandatory Tahun Asset 2015
Currency Dropdown Mandatory Mata uang pada Sales Revenue IDR
Amount Label Mandatory Jumlah asset 100.000.000
15. Ubah Business Line (Minimal 1 Business Line) lalu tekan tombol next untuk menuju ke tab Organization (Perhatikan langkah 1 dan 2)
Gambar 1.37 Detail Form “Business Line”
16. Klik pada data untuk mengubah Sales Contact lalu pilih opsi Edit (Perhatikan langkah 1 dan 2)
Gambar 1.38 Detail Form “Sales Contact”
17. Pada popup Add Sales Contact, ubah data pada field – field berikut:
Gambar 1.39 Popup Edit Sales Contact
18. Setelah mengubah seluruh field, tekan tombol submit untuk menyimpan data Sales Contact dan kembali
ke detail form
Field Name Field Type Validation Description Sample
Title Dropdown Mandatory Person Title Mr.
Fullname Label Mandatory Nama lengkap Muhammad Ridho Wawan
Position Label Mandatory Posisi/ jabatan Manager
Email Label Mandatory Email [email protected]
Phone number 1 Label Mandatory Nomor telepon 08726374624
Phone number 2 Label Optional Nomor telepon ke-2 083274321312
Phone number 3 Label Optional Nomor telepon ke-3 08937443213
Main contact Checkbox Untuk menentukan contact utama Yes
19. Klik pada data BOD untuk mengubah data Board of Directors
Gambar 1.40 Detail Form “Board of Directors”
20. Pada popup Add Board of Directors, masukkan data ke field – field berikut:
Gambar 1.41 Popup Edit Board of Directors
21. Setelah mengubah data, klik tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data Board
of Directors dan kembali ke detail form
Field Name Field Type Validation Description Sample
Title Dropdown Mandatory Person Title Mr.
Fullname Label Mandatory Nama lengkap Rudi
Position Label Mandatory Posisi/ jabatan
Email Label Mandatory Email [email protected]
Phone number Label Mandatory Nomor telepon 086746374837
22. Klik tombol next untuk menuju ke tab Document Legal
Gambar 1.42 Detail Form “Organization tab”
23. Pada tab Document Legal, klik tombol Upload untuk mengubah data document legal jika tersedia
Gambar 1.43 Detail Form “Legal Document tab”
24. Pada popup Upload Legal, masukkan data pada field berikut:
Gambar 1.44 Popup Upload Legal
25. Tekan tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data document legal dan kembali ke detail form
Field Name Field Type Validation Description Sample
Attachment File(s) Upload Button Mandatory File Document Legal Document Legal 2.docx
Expired Date Datetime Optional Masa tenggang document legal 27/04/2018
26. Klik tombol next untuk menuju ke tab portofolio
Gambar 1.45 Detail Form “Legal Document Tab”
27. Klik data Portofolio dan pilih opsi Edit untuk mengubah data Portofolio (Perhatikan langkah 1 dan 2)
Gambar 1.46 Detail Form “tab portofolio”
28. Pada popup portofolio, ubah data pada field – field berikut:
Gambar 1.47 Popup Add Portofolio
29. Setelah menginput data, tekan tombol Submit (Perhatikan Langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data
portofolio dan kembali ke detail form
Field Name Field Type Validation Description Sample
Project Name Label Mandatory Nama project E-Procurement 2
Client Name Label Mandatory Nama Client SMI
Contract Number Label Mandatory Nomor Kontrak SMIEPROC002
Project Description Label Optional Deskripsi tentang project Sistem Procurement berbasis web
Start Date Datetime Mandatory Tanggal mulai project 10/04/2018
On Going Project Checkbox Optional Menandakan bahwa project tersebut masih berjalan
No
End Date Datetime Mandatory Tanggal project selesai 10/05/2018
Project value(Currency)
Dropdown Optional Jenis mata uang untuk project value IDR
Project value(Amount)
Label Optional Nilai project 10.000.000.000
30. Klik tombol Process untuk dilanjutkan ke halaman Summary
Gambar 1.48 Detail Form “Portofolio”
31. Cek seluruh kebenaran data di halaman summary, lalu tekan tombol Submit
Gambar 1.49 View Confirmation page
32. Setelah klik submit, maka akan muncul notifikasi Save Success dan kembali ke Home Page dan data
dilanjutkan proses Verification / Approval
Gambar 1.50 notifikasi sukses
1.1.3 View Vendor [Waiting for Verification] 1. User melakukan Login pada aplikasi Vendor Portal, Isikan username dan password kemudian klik “Sign
In”. Jika sudah login akan muncul halaman Landing Page.
Gambar 1.51 Vendor Portal login page
2. Klik burger menu / icon pada halaman Home Page
Gambar 1.52 Halaman Home Page
3. Klik menu Vendor Profile dan menuju ke halaman View Vendor
Gambar 1.53 Menu Vendor Portal
Gambar 1.54 View Vendor
- END OF DOCUMENT -