user manual hrm v2.0
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
T321. Petunjuk Pengunaan
HRM System
Riwayat Dokumen
Ver. Penulis
Konfirmasi
CatatanPOSDATA
PMTgl
BIDA
PMTgl
1.0 Sungho Lee First drawing
2.0 Chanho Park 30 Jun, 09 Reflect acceptance test result
Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0
Petunjuk pemakaian adalah salah satu penyampaian yang menjelaskan bagaimana cara
menggunakan system yang telah dikembangkan oleh POSDATA "BATAM e-Government
System ", sebagai bagian dari "BATAM e-Government Project”. Sistem BATAM e-
Government terdiri dari bermacam-macam system yang termasuk kedalamnya adalah
“Finance/Billing, HRM, Land, Facility, Airport BMS, Seaport BMS, Workers Database,
PACS(Hospital), Portal(Groupware, EDMS), Homepage, e-Kiosk, Web-GIS”. Selanjutnya
petunjuk penggunaan ini akan menjelaskan bagaimana menggunakan sistem “HRM
Untuk menggunakan “HRM” dengan baik, anda harus membaca petunjuk secara
menyeluruh sebelum menggunakan HR sistem.
Sistem ini akan berfungsi dengan baik apabila menggunakan Sistem Operasi
Windows XP/VISTA dan Internet Explorer 7.0 atau yang lebih tinggi. Untuk Web
Browser yang lain, ada beberapa tampilan yang tidak akan muncul dan
kemungkinan akan terjadi kesalahan yang tidak diharapkan.
Untuk meningkatkan mutu dan kualitas isi petunjuk penggunaan yang lebih baik, isi
buku petunjuk ini dapat diubah sewaktu-waktu tanpa ada pemberitahuan terlebih
dahulu. Nama institusi, nama unit kerja, dan nama yang digunakan pada gambar
dan teks hanya sebagai contoh dalam buku petunjuk dan bukan sebagai data yang
sebenarnya.
Bagian apapun dari buku petunjuk ini tidak dapat disalin dalam bentuk apapun
tanpa persetujuan dari POSDATA atau BIDA.
Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0
Baca terlebih dahuluLegenda yang digunakan dalam buku petunjuk
Kursor : untuk menekankan lokasi
menuKlik kiri tombol mouse
X2X2Klik ganda tombol kiri mouse Klik kanan tombol mouse
Mouse Drag & Drop
Tombol yang digunakan pada grid
Refresh data pada grid Simpan perubahan data pada grid
Tambah baris pada grid Unduh file excel pada grid
Hapus baris yang telah dipilih pada
gridUnggah file excel
Bagaimana cara menggunakan Grid
11
22
33
44
55
1) Grid toolbar (daerah yang menempatkan tombol umum dan tombol bisnis)
2) Grid header (daerah yang memperlihatkan judul dari setiap kolom pada grid)
3) Grid content (daerah yang memperlihatkan data pada grid)
4) Grid footer (daerah yang menghitung jumlah dari setiap kolom)
Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0
Baris telah di update tetapi belum di
Baris akan dihapus setelah disimpan
Baris telah dibuat
5) Grid paging (daerah pemberian nomor halaman untuk memuat data yang cukup banyak pada grid)
Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0
ISI
1. MULAI........................................................................................................................................1
1.1 Memulai sistem HRM...................................................................................................................... 1
2. CRITERIA INFORMATION..............................................................................................................3
2.1 Pengelolaan Organisasi.................................................................................................................. 3
2.1.1 Administrasi............................................................................................................................. 3
2.1.2 Bagan Organisasi.................................................................................................................... 5
2.2 Pengelolaan kode........................................................................................................................... 6
2.2.1 Kode pekerjaan....................................................................................................................... 6
2.2.2 Kode Jurusan.......................................................................................................................... 8
2.2.3 Kode umum........................................................................................................................... 10
3. HR MANAGEMENT....................................................................................................................11
3.1 Pengelolaan pegawai.................................................................................................................... 11
3.1.1 Pegawai baru......................................................................................................................... 11
3.1.2 Administrasi........................................................................................................................... 14
3.1.3 Informasi Pribadi.................................................................................................................... 28
3.2 Pengelolaan penilaian.................................................................................................................. 30
3.2.1 Hasil penilaian....................................................................................................................... 30
3.2.2 Isi daftar penilaian.................................................................................................................33
3.3 Pengangkatan............................................................................................................................... 34
3.3.1 Administrasi........................................................................................................................... 34
3.4 Kehadiran..................................................................................................................................... 38
3.4.1 Catatan pribadi...................................................................................................................... 38
3.4.2 Penutupan............................................................................................................................. 39
3.4.3 Master data............................................................................................................................ 40
3.4.4 Finger print............................................................................................................................ 43
3.5 Cuti............................................................................................................................................... 45
3.5.1 Master data............................................................................................................................ 45
3.5.2 Permohonan.......................................................................................................................... 46
3.5.3 Persetujuan........................................................................................................................... 48
3.5.4 Periksa kesehatan.................................................................................................................49
3.5.5 Administrasi........................................................................................................................... 50
3.6 Pelatihan....................................................................................................................................... 52
Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0
3.6.1 Rencana................................................................................................................................ 52
3.6.2 Permohonan.......................................................................................................................... 53
3.6.3 Persetujuan........................................................................................................................... 58
3.6.4 Hasil....................................................................................................................................... 62
3.7 Pensiun......................................................................................................................................... 63
3.7.1 Administrasi........................................................................................................................... 63
3.7.2 Nilai pensiun.......................................................................................................................... 66
3.7.3 Tunjangan jabatan.................................................................................................................67
3.7.4 Pembayaran.......................................................................................................................... 68
4. PENGELOLAAN GAJI.................................................................................................................70
4.1 Standar gaji................................................................................................................................... 70
4.1.1 Item penghasilan...................................................................................................................70
4.1.2 Item potongan........................................................................................................................ 72
4.1.3 Item penghasilan tambahan..................................................................................................73
4.1.4 Item potongan tambahan.......................................................................................................74
4.1.5 Nilai perhitungan....................................................................................................................75
4.2 Gaji pokok..................................................................................................................................... 76
4.2.1 Gaji pokok HK........................................................................................................................ 76
4.2.2 Gaji pokok HN....................................................................................................................... 77
4.2.3 Gaji pokok HB/PNS...............................................................................................................78
4.2.4 Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) HB/PNS........................................................................79
4.2.5 Tunjangan keluarga...............................................................................................................80
4.2.6 Tunjangan jabatan.................................................................................................................81
4.2.7 Tunjangan umum...................................................................................................................82
4.2.8 Tunjangan umum...................................................................................................................83
4.2.9 Tingkat pendidikan.................................................................................................................84
4.2.10 Potongan DPK....................................................................................................................... 85
4.2.11 Tunjangan Fungsional...........................................................................................................86
4.3 Pinjaman....................................................................................................................................... 87
4.3.1 Pinjaman pribadi.................................................................................................................... 87
4.4 Penggajian.................................................................................................................................... 89
4.4.1 Administrasi........................................................................................................................... 89
4.5 Perolehan gaji............................................................................................................................... 93
4.5.1 Kas gaji.................................................................................................................................. 93
4.5.2 Slip gaji.................................................................................................................................. 95
5. PENGELOLAAN PEKERJAAN......................................................................................................98
5.1 Lowongan..................................................................................................................................... 98
5.1.1 Administrasi........................................................................................................................... 98
Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0
5.2 Pelamar...................................................................................................................................... 103
5.2.1 Administrasi......................................................................................................................... 103
6. PENGELOLAAN SPPD............................................................................................................106
6.1 SPPD Standar............................................................................................................................ 106
6.1.1 GOL master......................................................................................................................... 106
6.1.2 Biaya akomodasi ibu kota/non ibu kota...............................................................................108
6.1.3 Luar negeri.......................................................................................................................... 109
6.1.4 Taksi..................................................................................................................................... 110
6.1.5 Delegasi............................................................................................................................... 111
6.1.6 Akomodasi tambahan..........................................................................................................112
6.2 SPPD.......................................................................................................................................... 113
6.2.1 Administrasi......................................................................................................................... 113
Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0
1. Mulai
1.1 Memulai sistem HRM
Jalankan Web Browser
Jalankan Web Browser dengan memilih ‘Start Menu → Internet Explorer'.
BagianBagian
11
- 1 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Login Sistem
Ketik ‘http://ep.batam.go.id/’ dalam alamat di Web Browser, klik ‘LOGIN’ setelah memasukkan ID dan
Password.
Jalankan sistem HRM
Jalankan sistem HRM dengan memilih tab ‘HRM’ yang terletak di atas halaman utama EP.
- 2 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
- 3 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
2. Criteria Information
2.1 Pengelolaan Organisasi
2.1.1 Administrasi
Halaman ini ditampilkan dengan memilih ‘Criteria Information → Organization Mgt. → Administration’ menu.
Dalam program ini, organisasi di BIDA dikelola dan rincian informasi tentang organisasi dapat dilihat.
22BAGIANBAGIAN
- 4 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jalankan program dengan memilih ‘Organization Mgt. → Administration’.
2) Klik tombol untuk melihat sub-department.
3) Temukan unit kerja yang sesuai dan klik.
4) Tombol ini digunakan ketika membuat unit kerja baru di bawah unit kerja yang dipilih. Jika tombol diklik,
jendela pop-up baru akan terbuka dan layar berikut akan muncul. Jika anda memasukkan informasi dari
unit kerja baru yang akan ditambahkan dan klik tombol ‘Simpan’, data yang telah dimasukkan akan dikirim
ke dalam server dan disimpan. Jendela akan tertutup setelah disimpan, dan unit kerja yang disimpan akan
muncul di sebelah kiri layar administrasi.
5) Tombol ini digunakan untuk mencari bagan organisasi yang dipilih dan terdapat pada bagian paling atas.
Jika tombol diklik, jendela pop-up akan terbuka. Mohon lihat ‘2.1.2 Organization chart’ untuk penjelasan
lebih lanjut..
6) Untuk melihat informasi dari riwayat unit kerja, pimpinan organisasi, dan pimpinan sub organisasi.
7) Jika tombol ini diklik setelah mengedit rincian informasi pada bagian yang dipilih, informasi yang telah
diedit akan tersimpan.
8) ~ 9) Jika memilih pimpinan, jendela pop-up baru akan terbuka dan halaman untuk mencari rincian
informasi dari pimpinan akan terlihat sebagai berikut.
- 5 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
- 6 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
2.1.2 Bagan Organisasi
Halaman ini akan terlihat dengan mengklik tombol ‘Organization chart’ pada menu ‘Criteria Information →
Organization Mgt. → Administration’. Dalam program ini, bagan organisasi akan ditampilkan dengan memilih
departemen yang berada di atas dan dijelaskan jika ada pimpinan departemen untuk setiap departemen.
1) Jalankan program dengan mengklik tombol ‘organization chart’ setalah memilih ‘Organization Mgt. →
Administration’.
2) Jika mengklik tautan ‘+’, bagan organisasi termasuk satu level di bawah organisasi ini akan tampil.
3) Jika mengklik tautan ‘-’, bagan organisasi termasuk satu level di atas organisasi ini akan tampil.
- 7 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
2.2 Pengelolaan kode
2.2.1 Kode pekerjaan
Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Job code’. Kode pekerjaan
telah diatur.
1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Job code’.
2) Klik tombol untuk melihat subordinat nama pekerjaan.
3) Cari pekerjaan yang sesuai dan klik.
- 8 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4) Tombol ini digunakan untuk membuat pekerjaan baru dibawah pekerjaan yang dipilih. Jika tombol ini
diklik, jendela pop-up baru akan muncul dan halaman berikut ini akan tampil. Jika informasi dari pekerjaan
telah ditambahkan pada halaman ini dan kemudian klik tombol ‘Simpan’, maka informasi yang telah
dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Jendela akan ditutup setelah menyimpan dan pada
pohon organisasi yang terletak pada sisi kiri halaman kode pekerjaan dapat terlihat.
5) Jika tombol ini di klik, nama pekerjaan yang telah dimasukkan akan dikosongkan.
6) Jika tombol ini di klik setelah mengedit rincian informasi dari pekerjaan yang dipilih, informasi akan
disimpan.
- 9 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
2.2.2 Kode Jurusan
Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Major code’. Kode jurusan
telah diatur.
1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Major code’.
2) Klik tombol untuk melihat subordinat nama jurusan.
3) Cari jurusan yang sesuai dan klik.
- 10 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4) Tombol ini digunakan untuk membuat jurusan baru dibawah jurusan yang dipilih. Jika tombol ini diklik,
jendela pop-up baru akan muncul dan halaman berikut ini akan tampil. Jika informasi dari jurusan telah
ditambahkan pada halaman ini dan kemudian klik tombol ‘Simpan’, maka informasi yang telah dimasukkan
akan dikirim ke server dan disimpan. Jendela akan ditutup setelah menyimpan dan jurusan yang telah
ditambahkan pada sisi kiri pohon jurusan akan terlihat.
5) Jika tombol ini di klik, teks yang telah dimasukkan dari nama jurusan akan dikosongkan.
6) Jika tombol ini di klik setelah mengedit rincian informasi dari jurusan yang dipilih, informasi akan
disimpan.
- 11 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
2.2.3 Kode umum
Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Common code’. Kode umum
telah diatur.
1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Common code’.
2) Klik tombol untuk menampilkan ‘Data grup kode’.
3) Pilih satu grup dalam kode grup yang telah ditemukan. Administrator dapat mengubah informasi dari
kode grup.
4) Rincian data kode dari kode grup yang dipilih ditemukan. Administrator dapat menambah, mengubah
dan menghapus kode.
- 12 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3. HR management
3.1 Pengelolaan pegawai
3.1.1 Pegawai baru
Menambah informasi dan profil pribadi dari pegawai baru.
Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Kepegawaian. → Employee → New employee’. Untuk menambah
pegawai baru, dan tidak melalui proses penerimaan pegawai BIDA.
PARTPART
33
- 13 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jalankan program dengan memilih ‘Employee → New employee’.
2) Klik ‘Browse’ dan tampilan berikut akan muncul untuk memilih foto pegawai.
3) Jika tombol diklik, jendela pop-up baru akan terbuka, dan tampilan berikut akan terlihat. Jika
memasukkan Nama kota dan pilih kota dalam Combo box pada layer berikut dan kemudian klik
tombol ‘Search’, ditemukan rincian alamat di dalam kota. Dan jika memilih satu dari baris pada rincian
alamat, jendela akan tertutup dan alamat secara otomatis akan masuk ke dalam alamat yang berada di
halaman “New employee”.
11
33
22
44
4) Teks yang dimasukkan pada pegawai baru akan dikosongkan.
- 14 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
5) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setalah memasukkan semua informasi, akan tampil pesan sebagai berikut.
Jika mengklik tombol ‘ok’, informasi yang telah dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Setelah
menyimpan, formulir baru untuk menambah informasi pribadi (pendidikan formal, dll) akan terbuka. Untuk
bagian ini, mohon lihat ‘Register new employee’s records’ pada halaman berikutnya.
Menambah data pegawai baru – sama dengan halaman untuk ‘Manage information of employee’ di halaman
16. Lihat ‘Manage information of employee’ dari ‘3.1.2 Administrasi’.
- 15 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.1.2 Administrasi
Mencari daftar pegawai
Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini
berfungsi untuk mencari seluruh pegawai di BIDA dengan bebagai kondisi pencarian, dan untuk
menghubungkan ke tampilan yang akan mencari dan mengedit rincian informasi dengan cara klik ganda
salah satu baris dalam daftar pegawai yang telah ditemukan.
- 16 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Employee → Administration’.
2) Klik tombol untuk mencari daftar pegawai pada departemen tertentu, kemudian jendela pop-up baru
akan muncul dan akan keluar tampilan seperti berikut. Pilih departemen yang diinginkan pada layar
berikut. Setelah dipilih, jendela akan menutup, kemudian departemen yang telah dipilih secara otomatis
akan disimpan pada organization field..
3) Jika tombol diklik, daftar pegawai yang cocok dengan kondisi pencarian akan muncul.
4) Jika salah satu baris dari daftar dipilih, layar akan berpindah ke cari dan edit rincian informasi dari
pegawai. Untuk lebih jelasnya, mohon lihat ‘Information of employee’ pada halaman berikutnya.
- 17 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola informasi pegawai – informasi dasar
Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih
‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai
seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman)
dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang
mengelola semua informasi dasar dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’
- 18 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Untuk pegawai yang berstatus PNS, jika tombol ‘Manage curriculum vitae’ diklik, Jendela new pop-up
akan terbuka dan laporan berikut akan tampil. Laporan dapat disimpan dalam bentuk file lain dan tercetak
pada tampilan sebagai berikut.
2) Jika tombol ‘Clear’ diklik, data yang dimasukkan pada informasi dasar akan kembali ke asal sebelum
diubah.
3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah informasi dasar, maka data yang dimasukkan akan dikirim
ke server dan disimpan.
※ BIDA ID adalah data yang unik untuk mengidentifikasi pegawai, tidak dapat diubah. Dan juga masa kerja
secara otomatis dihitung oleh sistem maka tidak dapat diubah juga. Kemudian juga organisasi, status
pegawai, dan jabatan dikelola dalam appointment, maka tidak dapat diubah juga.
- 19 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola informasi pegawai – Profil pribadi
Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih
‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai
seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman)
dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang
mengelola semua informasi dasar dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.
1) Jika tombol ‘Clear’ diklik, data yang dimasukkan pada informasi dasar akan kembali ke asal sebelum
diubah
2) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah informasi dasar, maka data yang dimasukkan akan dikirim
ke server dan disimpan.
※ Status keluarga tidak dapat diubah karena dibuat secara otomatis dalam sistem melalui informasi
keluarga dalam Family Tab dan dengan peretujuan dari administrator.
- 20 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola informasi pegawai – Pendidikan formal
Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih
‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai
seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman)
dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA.
1) Jika TAB ‘Formal education’ diklik, terbuka bagian untuk mengelola pendidikan formal.
2) Jika ’Representative’ dipilih, tingkat pendidikan menjadi pendidikan terakhir. Pendidikan terakhir akan
berpengaruh dalam penggajian, sebaiknya berhati-hati dalam memilihnya.
- 21 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3) Jika area ‘Major field’ diklik ganda, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan berikut akan terlihat.
Dan jika diklik ganda pada jurusan yang dipilih, jendela akan tertutup dan jurusan yang dipilih secara
otomatis akan masuk ke bidang jurusan.
4) Jika tombol di klik pada bagian sertifikat, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan berikut akan
terlihat. Pilih file yang akan diunggah pada layer berikut. Jika tombol ‘Save’ diklik setelah memilih, file yang
telah dipilih akan diunggah ke server dan jendela akan ditutup. Stelah jendela ditutup, nama file yang
diunggah secara otomatis akan terlihat dalam ‘Certificate field’.
- 22 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola informasi pegawai – Keluarga
Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih
‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai
seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman)
dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman ini
adalah bagian dari konfirmasi akhir dan untuk mengelola informasi keluarga (orang tua, istri/suami, anak)
pegawai dalam halaman dari Information of employee.
1) Jika TAB ‘Family’ diklik, terbuka bagian untuk mengelola informasi keluarga.
2) Jika tombol ‘Confirm status of family’ diklik, dari informasi keluarga yang didapat, kode status keluarga (3
digit) secara otomatis disimpan dalam informasi dasar pegawai. Informasi keluarga sebaiknya dikelola
secara hati-hari karena berpengaruh terhadap gaji.
- 23 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3) Jika tombol diklik untuk menambah informasi suami/istri yang baru, tampilan berikut akan muncul.
Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan rincian informasi suami/istri, informasi akan dikirim ke
server dan disimpan. Dan informasi yang baru ditambahkan dapat ditemukan pada ’Information of spouse’.
3) Jika tombol diklik untuk menambah informasi anak yang baru, tampilan berikut akan muncul. Jika
tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan rincian informasi anak, informasi akan dikirim ke server dan
disimpan. Dan informasi yang baru ditambahkan dapat ditemukan pada ‘List of child’.
- 24 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola informasi pegawai – Pelatihan
Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih
‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai
seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman)
dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang
mengelola informasi diklat pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.
1) Jika TAB ‘Pelatihan’ diklik, bagian untuk mengelola informasi diklat (Diklat Fungsional/Teknikal dan
Struktural) akan terlihat. Rincian informasi dari Diklat Struktural dan Fungsional/Teknikal dikelola secara
terpisah. Khusus untuk Diklat Fungsional/Teknikal, proses pengelolaannya dapat dilihat.
2) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.1 New employee - Register new employee’s basic information and
personal profile - 3)’ di halaman 11.
3) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Formal education - 4)’ di
halaman 18.
- 25 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4) Jika klik ganda pada bagian tanggal, kalendar akan muncul. Jika telah memilih tanggal yang diinginkan
maka kalendar akan ditutup kemudian tanggal yang dipilih dapat dilihat pada field tanggal.
- 26 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola informasi pegawai – Penghargaan & Hukuman
Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih
‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai
seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman)
dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang
mengelola informasi penghargaan dan hukuman dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.
1) Jika TAB ‘Reward & Punishment’ diklik, bagian untuk mengelola Penghargaan & Hukuman akan terlihat.
2) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Pelatihan – 4)’ di halaman
22.
3) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Formal education - 4)’ di
halaman 18.
- 27 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Melihat informasi pegawai – Riwayat hasil penilaian
Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih
‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai
seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman)
dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang
mengelola informasi riwayat hasil penilaian dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.
1) Jika TAB ‘History of appraisal result’ diklik, bagian untuk mengelola daftar penilaian pegawai akan
terlihat. Untuk hasil penilaian, data yang diproses dalam Appraisal Management dapat dilihat.
- 28 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Melihat informasi pegawai – Riwayat kepangkatan
Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih
‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai
seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman)
dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang
mencari informasi riwayat kepangkatan dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’.
1) Jika TAB ‘Appointment History’ diklik, bagian untuk mencari riwayat kepangkatan pegawai akan terlihat.
Untuk riwayat kepangkatan, data yang diproses dalam Appointment Management dapat dilihat.
- 29 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.1.3 Informasi Pribadi
Melihat informasi pribadi pegawai – Informasi dasar dan profil pribadi
Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih
‘Kepegawaian. → Employee → Personal information’. Halaman ini digunakan untuk mencari informasi
pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan
hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA.
Halaman yang mencari informasi dasar dan profil pribadi dari pegawai terdapat di dalam ‘information of
employee’.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Employee → Personal information’.
1) Jika tombol ‘Clear’ diklik, akan mengembalikan data yang telah diisi kembali seprti sebelum diubah.
2) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah profil pribadi, informasi yang telah diubah akan dikirim ke
server dan disimpan.
※ Setiap pegawai hanya dapat mengubah nomor telepon, nomor HP, nomor telepon kantor, jenis tempat
tinggal, dan alamat rumah dalam profil pribadi. Untuk field area yang lain hanya dapat dilakukan oleh Biro
Kepegawaian.
- 30 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Melihat informasi pribadi pegawai – Pendidikan Formal
Sama seperti tampilan pada halaman 17. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat pendidikan formal
mereka sendiri.
Melihat informasi pribadi pegawai – Keluarga
Sama seperti tampilan pada halaman 19. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat family information.
Melihat informasi pribadi pegawai – Pelatihan
Sama seperti tampilan pada halaman 21. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Pelatihan information.
Melihat informasi pribadi pegawai – Penghargaan & Hukuman
Sama seperti tampilan pada halaman 23. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat reward & punishment
information.
Melihat informasi pribadi pegawai – Riwayat hasil penilaian pegawai
Sama seperti tampilan pada halaman 24. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Riwayat hasil
penilaian pegawai miliknya sendiri.
Melihat informasi pribadi pegawai – Riwayat kepangkatan
Sama seperti tampilan pada halaman 25. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Riwayat kepangkatan
miliknya sendiri.
- 31 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.2 Pengelolaan penilaian
3.2.1 Hasil penilaian
Daftar pencarian dari hasil penilaian
Halaman ini akan muncul ketika setelah memilih ‘Kepegawaian. → Appraisal → Appraisal result’. Halaman ini
digunakan untuk mencari informasi pegawai dengan berbagai kondisi pencarian, dan untuk menghubungkan
ke tampilan untuk mengubah dan mencari hasil penilaian pegawai dapat di lakukan dengan mengklik ganda
salah satu baris yang ditemukan. Untuk referensi, Biro Kepegawaian dapat mencari hasil penilaian untuk
seluruh pegawai BIDA. Kemudian administrator tiap unit hanya dapat mencari daftar penilaian pegawai
dalam unitnya sendiri.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Appraisal → Appraisal result’.
2) Jika tombol diklik, daftar pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian akan terlihat. \
3) Jika mengklik salah satu baris dalam daftar pegawai yang ditemukan, jendela pop-up baru akan muncul
dan halaman untuk mengubah rincian hasil penilaian pegawai akan terlihat. Mohon lihat ‘Register
appraisal result’ pada halaman berikutnya untuk lebih jelas tentang halaman ini.
- 32 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Membuat hasil penilaian
Halaman adalah jendela baru yang akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar
pegawai yang ditemukan dalam 3.2.1 Search list of appraisal result’. Jendela ini untuk mencari dan
mengubah hasil penilaian pegawai. Untuk lebih jelas tentang form penilaian, dibuat lebih lanjut oleh Biro
Kepegawaian melalui fungsi ‘appraisal contents’ yang akan terpisah perdasarkan jenis jabatan dan status
pegawai.
- 33 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jika tombol diklik setelah memasukkan hasil penilaian, informasi yang telah dimasukkan akan
dikirim ke server dan disimpan.
2) Jika tombil ‘Print appraisal result’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka, dan laporan sebagai berikut
akan terbuka. Laporan ini dapat disimpan sebagai file lain dan dicetak pada tampilan seperti berikut.
- 34 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.2.2 Isi daftar penilaian
Mengelola isi daftar penilaian
Halaman ini akan muncul ketika setelah memilih ‘Kepegawaian. → Appraisal → Appraisal contents’. Jendela
ini untuk mencari dan mengubah isi dari form penilaian pegawai sesuai jenis penilaian.
1) Jalankan program dengan memilih ‘Appraisal → Appraisal contents’ menu.
2) Pilih jenis penilaian yang akan dikelola dengan mengklik area combo box.
3) JIka tombol diklik, isi dari form daftar penilaian yang sesuai dengan kondisi pencarian akan
terlihat.
- 35 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.3 Pengangkatan
3.3.1 Administrasi
Mengelola rencana pengangkatan, status proses, kandidat dan kandidat yang telah lulus.
Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Appointment → Administration’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola rencana pengangkatan, proses pengangkatan, kandidat yang akan diangkat,
kandidat yang telah lulus sesuai jenis pengangkatan (kenaikan golongan, kenaikan gaji berkala, perubahan
status pegawai, dll).
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Appointment → Administration’.
2) Jika tombol diklik, hasil pengangkatan yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul.
3) Jika mengklik salah satu baris pada daftar pengangkatan yang ditemukan, data akan ditampilkan pada
TAB kandidat dan TAB kandidat yang telah lulus dalam area daftar pengangkatan.
4) Ubah planning status menjadi processing status. Menambah kandidat dapat dilakukan setelah
mengubah planning status menjadi processing status.
- 36 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
5) Ubah processing status menjadi closing status. Setelah status berubah menjadi closing status, seluruh
informasi kandidat yang telah lulus secara otomatis akan disimpan pada informasi master pegawai sesuai
dengan tanggal pengangkatan.
6) Jika tombol diklik, jendela pop-up akan terbuka untuk memilih kandidat yang akan diangkat sesuai
jenis pengangkatan yang dipilih. Jika kandidat telah dipilih berarti hasil pengangkatan telah berubah
menjadi processing status. Mohon lihat ‘select candidates for appointment’ dalam halaman 36 untuk
penjelasan lebih lanjut tentang pemilihan kandidat.
7) Untuk rekap pengangkatan dapat mengunduh file dalam format file excel.
8) Pilih ‘approved or rejected’ untuk kandidat dalam combo-box.Jika memilih TAB kandidat yang telah
lulus setelah disetujui, informasi dapat ditemukan pada tampilan berikut. Jika mengklik ganda pada salah
satu baris dalam daftar kandidat yang lulus, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk
membuat dan mengubah informasi pengangkatan akan muncul. Mohon lihat ‘Manage appointment of
employee’ padal halaman 37 untuk penjelasan lebih lanjut tentang menambahkan informasi
pengangakatan.
- 37 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Pencarian kandidat pengangkatan
Sesuai penjelasan dalam Description 6) di halaman 35, jika tombol ‘manage appointment’ diklik pada
tampilan dalam ‘manage appointment’, tampilan di atas akan muncul. Tampilan tersebut digunakan untuk
mencari dan memilih kandidat pada proses pengangkatan.
1) Jika tombol diklik, daftar pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul.
2) Pilih kandidat dalam daftar yang ditemukan dengan mengklik kotak Check-box.
3) Jika tombol diklik setelah memilih kandidat, informasi kandidat terpilih akan dikirim ke server dan
disimpan. Setelah menyimpan, jendela akan tertutup dan menambahkan kandidat dalam TAB kandidat
dalam halaman ‘manage appointment plan, process status, candidates and passing candidates’.
- 38 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola pengangkatan pegawai
Sesuia penjelasan pada Description 8) di halaman 35, jika mengklik ganda baris tertentu dalam TAB
kandidat yang lulus pada tampilan ‘management appointment’, tampilan ini akan muncul untuk proses
pengangkatan dari kandidat terpilih yang lulus. Sebagai informasi, jika tanggal pengangkatan adalah hari ini
atau sudah berlalu, proses pengangkatan akan dilakukan secepatnya. Jika tanggal pengangkatan adalah
akan datang, meskipun telah ditutup tetapi belum dapat dilanjutkan karena menunggu tanggal yang telah
ditetapkan.
1) Pilih informasi yang akan diubah dari informasi yang ada dengan mengklik Combo-box.
2) Masukkan informasi seperti tanggal pengangkatan dan tanggal SK.
3) Refresh layer, mengembalikan seperti semula sebelum diubah.
4) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi, informasi yang telah dimasukkan akan
dikirim ke server dan disimpan. Setelah menyimpan, jendela akan ditutup dan infromasi akan ditampilkan
pada TAB daftar kandidat yang lulus dalam halaman ‘manage appointment plan, process status,
candidates and passing candidates’.
- 39 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
- 40 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.4 Kehadiran
3.4.1 Catatan pribadi
Melihat catatan kehadiran pribadi
Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Personal record’. Halaman ini
digunakan untuk mencari catatan kehadiran mereka pada waktu tertentu.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Personal record’.
2) Pilih tahun dan bulan untuk mencari.
3) Jika tombol diklik, catatan kehadiran yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul.
- 41 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.4.2 Penutupan
Mengelola kehadiran dan menutup kehadiran
Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Closing’. Halaman ini digunakan
oleh unit admin untuk mencari rekap kehadiran selama periode kehadiran dan untuk menutup proses
kehadiran. Dan juga menghubungkan ke layar yang akan memilih jenis sistem yang digunakan untuk
mendapatkan informasi kehadiran. Dapat juga digunakan untuk mencari dan mengubah rincian informasi
kehadiran sebelum proses ditutup. Dan untuk admin kepegawaian, sebagai tambahan untuk
menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alasan kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja.
Dan juga bila perlu dapat digunakan untuk menutup informasi kehadiran apabila unit admin tidak
melaksanakannya.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Closing’.
2) Jika tombol diklik, catatan kehadiran yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul.
- 42 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.4.3 Master data
Mengelola kehadiran dan menutup kehadiran
Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Closing’. Halaman ini digunakan
oleh unit admin untuk mencari rekap kehadiran selama periode kehadiran dan untuk menutup proses
kehadiran. Dan juga menghubungkan ke layar yang akan memilih jenis sistem yang digunakan untuk
mendapatkan informasi kehadiran. Dapat juga digunakan untuk mencari dan mengubah rincian informasi
kehadiran sebelum proses ditutup. Dan untuk admin kepegawaian, sebagai tambahan untuk
menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alas an kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja.
Dan juga bila perlu dapat digunakan untuk menutup informasi kehadiran apabila unit admin tidak
melaksanakannya.
- 43 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Master data’.
2) Jika tombol diklik, catatan kehadiran yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul.
3) Jika tombol ‘Attendance reason’ diklik, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan untuk mengubah
alasan kehadiran akan muncul. Tabel alasan kehadiran didapat melalui ‘Common code Mgt.’ dari ‘Criteria
Mgt’. Kemudian admin kepegawaian dapat mengubah singkatan dan juga memilih apakah item tersebut
berpengaruh pada potongan gaji atau tidak. Sebagai contoh, jika alasan kehadiran adalah ‘Absent’, maka
akan berkaitan dengan gaji, dan jumlah hari untuk “Absent day’ akan dihitung dan pembayaran gaji akan
dipotong. Jika status ‘deducted’ dari ‘absent’ adalah ‘No’, berarti tidak terkait dengan penggajian.
- 44 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4) Jika tombol ‘Holiday’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk mengelola hari libur
akan tampil sebagai berikut. Jika hari libur nasional adalah ‘No’, seluruh pegawai tidak bekerja, tetapi cuti
pegawai akan dipotong atau dapat disebut cuti bersama.
5) Jika tombol ‘Working hour’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk mengelola jam
kerja akan muncul sebagai berikut.
6) Jika tombol ‘Working hour’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk mengelola jam
kerja akan muncul sebagai berikut.
- 45 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.4.4 Finger print
Mengelola kehadiran dan menutup kehadiran
Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Closing’. Halaman ini digunakan
oleh unit admin untuk mencari rekap kehadiran selama periode kehadiran dan untuk menutup proses
kehadiran. Dan juga menghubungkan ke layar yang akan memilih jenis sistem yang digunakan untuk
mendapatkan informasi kehadiran. Dapat juga digunakan untuk mencari dan mengubah rincian informasi
kehadiran sebelum proses ditutup. Dan untuk admin kepegawaian, sebagai tambahan untuk
menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alas an kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja.
Dan juga bila perlu dapat digunakan untuk menutup informasi kehadiran apabila unit admin tidak
melaksanakannya.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Fingerprint.
- 46 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
2) Klik ‘Browse’ dan tampilan berikut akan muncul untuk memilih fingerprint data(txt.file).
3) Jika baris diklik, rincian informasi kehadiran dapat ditemukan.
- 47 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.5 Cuti
3.5.1 Master data
Mengelola master data
Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Master data’. Halaman ini digunakan
untuk mengelola cuti pegawai sesuai dengan status pegawai (PNS, HB, HN, HK). dan golongan.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Master data’.
2) Apabila status pegawai adalah ‘HB/CPNS/DPK/DPB’, jika tombol diklik setelah mengubah jumlah
hari untuk cuti. Maka data yang telah ubah akan dikirim ke server dan disimpan.
3) Jika tombol ‘Clear’ diklik, jumlah cuti HK akan kembali seperti semula.
4) Ketika status pegawai adalah ‘HK’, jika klik tombol ‘Simpan’ setelah mengubah hari cuti, data tersebut
akan dikirim ke server dan disimpan.
- 48 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.5.2 Permohonan
Melihat informasi cuti pribadi dan mengelola riwayat cuti
Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Request’. Halaman ini dipakai oleh
pegawai untuk melihat informasi cuti dan memohon cuti selama masih tersedia hari untuk cuti.
1) Jalankan program dengan memilih menu‘Leave → Request’.
2) Jika tombol diklik, riwayat cuti yang sesuai dengan tahun yang dipilih akan ditampilkan.
3) Jika tombol diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk memasukan informasi cuti
dan memohon cuti. Berkaitan dengan ini, mohon lihat halaman 40 tentang ‘Request leave’ .
4) Jika mengklik satu baris dalam ‘history of personal leave list’, jendela pop-up baru akan terbuka dan
halaman untuk mencari dan mengubah informasi cuti akan terlihat. Penjelasan lebih lanjut seperti poin ‘3)’
diatas. Sebagai informasi, cuti yang disetujui oleh pimpinan tidak bias diubah dan telah diminta.
- 49 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Permohonan cuti
11
44
55
22 33
Sebagai penjelasan dalam Description 3) pada halaman 39, Jika tombol diklik dalam tampilan ‘View
personal leave information and Manage leave history’, layar ini akan terlihat. Halaman ini untuk menambah
dan memohon informasi cuti baru.
1) Jika tombol ‘Request’ diklik setelah memasukkan informasi cuti dan menyimpannya, admin unit dapat
mencari informasi cuti.
2) Jika tombol ‘Clear’ diklik, maka akan dikosongkan.
3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi, cuti yang dimasukkan dikirim ke server dan
disimpan. Ketika menyimpan periode cuti, jika ada duplikasi tanggal ataupun periode ganda, peringatan
akan dikirim ke pengguna.Informasi cuti yang tersimpan akan terlihat dalam daftar dari ‘history of personal
leave’ pada halaman ‘View personal leave information and Manage leave history’.
4) Daftar keluarga secara otomatis akan ditemukan dalam master informasi pegawai. Jika ada keluarga
yang yang ikut, klik area ‘Bring status’ dan pilih ‘Yes’ dalam Combo-box.
5) Jika tombol diklik setelah memilih ‘Bring status’, status yang dimasukkan dikirim ke server dan
disimpan.
- 50 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
- 51 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.5.3 Persetujuan
Persetujuan permohonan cuti dari setiap pegawai
Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Approval’. Halaman ini digunakan
untuk mencari dan menyetujui permohonan cuti dari setiap pegawai.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Approval’.
2) Jika tombol diklik, riwayat cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
3) Jika mengklik satu baris dalam permohonan cuti, jendela pop-up baru akan terbuka dan halaman untuk
mencari dan menyetujui permohonan cuti akan terlihat.
- 52 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.5.4 Periksa kesehatan
Konfirmasi hasil periksa keseehatan
Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Medical check’. Halaman ini digunakan
untuk menambahkan hasil pemeriksaan kesehatan (approved ore rejected) dari setiap pegawai BIDA yang
mempunyai rencana untuk melakukan cuti.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Medical check’.
2) Jika tombol diklik, informasi cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
3) Jika pegawai telah lulus pemeriksaan kesehatan, klik area ‘medical check’ dan pilih ‘Approved’. Jika
tidak lulus, pilih ‘Rejected’
4) Jika tombol diklik setelah memilih pemeriksaan kesehatan, hasil pemeriksaan kesehatan yang
dimasukkan dikirim ke server dan disimpan.
- 53 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.5.5 Administrasi
Melihat informasi cuti, mengendalikan cuti, dan mencetak SIJ
Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Administration’. Halaman ini digunakan
untuk mencari informasi cuti semua pegawai BIDA, untuk memungkinkan pegawai mengambil cuti yang
sudah tidak bisa dipakai karena tidak digunakan dalam 6 bulan, dan untuk mencetak SIJ.
- 54 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Administration’.
2) Jika tombol diklik, informasi cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
3) Jika tombol ‘Control leave’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan berikut akan muncul.
Jika memasukkan BIDA ID, rincian informasi pegawai akan ditemukan. Ketika status adalah ‘HOLD’,
jika klik tombol ‘Change status of leave’, status cuti akan berubah menjadi ‘Available’.
33
11
22
4) Jika tombol ‘Print SIJ’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan laporan dibawah ini akan muncul.
File dapat disimpan dalam bentuk lain dan dicetak pada tampilan laporan sebagai berikut. Dan jika tombol
‘Print SIJ’ diklik, area ‘Issue’ dari cuti akan berubah menjadi ‘Yes’.
- 55 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.6 Pelatihan
3.6.1 Rencana
Mengelola rencana diklat
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian → Pelatihan → Rencana’. Halaman ini
digunakan untuk menambahkan dan menutup rencana diklat tahun depan untuk setiap unit kerja.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Rencana’.
2) Jika tombol diklik, rencana diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
3) Jika tombol ‘Penutupan Rencana Pelatihan’ diklik, rencana diklat tahun depan untuk unit kerja ditutup.
Setelah ditutup rencana diklat tidak dapat dikoreksi.
4) Jika tombol diklik, form untuk memasukkan rencana baru akan muncul.
5) Jika mengklik satu baris dalam rencana diklat, form akan muncul.
- 56 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
6) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memilih rencana diklat, informasi rencana diklat yang dimasukkan
dikirim ke server dan disimpan.
- 57 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.6.2 Permohonan
Mengelola permohonan diklat – daftar permohonan diklat
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian → Pelatihan → Permohonan’. Halaman ini
digunakan untuk memohon pelaksanaan diklat yang tidak termasuk dalam rencana diklat dari tiap unit kerja
sebelumnya.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Training → Request’.
2) Jika tombol diklik, informasi diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
3) Jika tombol diklik, form untuk menambah permohonan diklat yang tidak termasuk dalam rencana
diklat ditampilkan. Setelah tombol diklik, permohonan diklat akan dihapus. Diklat yang sedang
dimohon, disetujui, atau ditolak tidak dapat dihapus. Jika mencoba menghapusnya akan muncul pesan
“you can not delete”.
4) Jika tombol diklik, informasi diklat, permohonan yang hapus akan dimasukkan dan dikirim ke server
kemudian disimpan.
- 58 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
5) Jika klik salah satu baris dalam daftar diklat, informasi yang lebih rinci akan muncul. TAB untuk
membandingkan rencana diklat dan permohonan diklat akan muncul, Jika rencana diklat akan dimohon,
disetujui, atau ditolak. TAB untuk membandingkan rencana diklat dan permohonan dan TAB untuk
membandingkan permohonan diklat dan persetujuan diklat akan muncul, Jika rencana diklat akan
disetujui. Untuk informasi lebih lanjut, mohon lihat halaman berikutnya.
- 59 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola permohonan diklat – TAB ‘request’ dari permohonan diklat
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Training → Request’. Halaman ini
digunakan untuk membandingkan antara rencana diklat yang diselenggarakan oleh setiap unit kerja dan
informasi diklat yang dimohon, dan juga untuk menambah peserta diklat dan untuk memohon pelaksanaan
diklat kepada Biro Kepegawaian..
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Training → Request’. Dan pilih diklat tertentu dalam
permohonan diklat.
2) Scroll kebawah dan akan terlihat bagian dari permohonan diklat.
3) Jika tombol ‘Request’ diklik, status saat ini diubah dari rencana menjadi mohon, dan informasi ini dapat
diperiksa oleh Biro Kepegawaian. Jika tombol ‘Request’ diklik tanpa menambahkan peserta, akan muncul
pesan peringatan.
4) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi diklat, informasi permohonan diklat akan
dikirim ke server dan disimpan.
- 60 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
5) Jika tombol diklik, jendela baru akan muncul dan tampilan untuk mencari pegawai akan muncul
sebagai berikut. klik tombol dan pilih unit yang sesuai. jika tombol diklik, pegawai
yang cocok dengan unit yang dipilih akan muncul. Klik ganda pada satu pegawai yang ditemukan.
Setelah itu, jendela akan ditutup dan pegawai yang dipilih ditambakan pada daftar peserta diklat.
11
44
33
22
Jika tombol diklik setelah memlilih peserta dalam grid, peserta akan dihapus.
6) Jika tombol diklik, informasi peserta diklat yang dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.
- 61 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola permohonan diklat – TAB ‘approve’ dari permohonan diklat
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Permohonan’ and dan scroll
ke bawah. Halaman ini digunakan untuk membandingkan antara rencana diklat yang dimohon dari setiap
unit kerja dan disetujui oleh Biro Kepegawaian.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Permohonan’, dan klik TAB ‘Disetujui’ setelah
memilih satu diklat dalam daftar permohonan diklat.
2) Lihat bagian atas dengan scroll ke bawah, dan bandingkan antara informasi permohonan diklat dan
informasi diklat yang disetujui.
- 62 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.6.3 Persetujuan
Mengelola persetujuan diklat – daftar dari diklat yang disetujui
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’. Halaman ini
digunakan untuk menyetujui diklat yang dimohon dari setiap unit kerja dan disetujui oleh Biro Kepegawaian.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’.
2) Jika tombol diklik, informasi diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
3) Jika tombol status ‘Pemeriksaan Status Rencana Pelatihan’ diklik, jendela baru akan muncul, dan akan
ditampilkan seperti berikut untuk memeriksa rencana diklat dari tiap unit telah ditutup atau tidak.
3) Jika klik satu baris pada daftar diklat, dua TAB akan muncul. Satu untuk membandingkan rencana dan
permohonan, dan yang satu lagi adalah membandingkan antara permohonan dan disetujui. Secara inisial,
TAB untuk membandingkan rencana dan permohonan ditampilkan dan juga rincian informasi.
- 63 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola persetujuan diklat – TAB ‘compare Rencana with’ dari persetujuan diklat
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’ dan scroll ke
bawah. Halaman ini digunakan untuk membandingkan rencana diklat oleh setiap unit dan permohonan diklat
dari setiap unit.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’, dan pilih satu diklat dalam daftar
persetujuan diklat.
2) Lihat bagian atas dengan scroll ke bawah, bandingkan rencana diklat dengan permohonan diklat.
- 64 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola persetujuan diklat – TAB ‘compare request with’ dari persetujuan diklat
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’ dan scroll ke
bawah. Halaman ini digunakan untuk menyetujui dengan membandingkan permohonan diklat dan dengan
diklat yang akan disetujui, menambah peserta diklat dan menolak diklat yang diajukan.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’, dan pilih satu diklat dalam daftar
persetujuan diklat.
2) Klik TAB ‘Compare request with’.
3) Lihat bagian yang lain dengan scroll ke bawah.
4) Jika tombol ‘Disetujui’ diklik, status diklat yang disimpan diubah dari ‘mohon’ ke ‘setuju’. Setelah
disetujui, setiap unit dapat memeriksa status diklat dalam menu ‘request’.
5) Jika tombol ‘Ditolak’ diklik, status diklat yang disimpan diubah dari ‘mohon’ ke ‘tolak’. Setelah ditolak,
setiap unit dapat memeriksa status diklat dalam menu ‘request’.
6) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi diklat, informasi diklat dikirim ke server dan
disimpan.
- 65 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
7) Jika tombol diklik, jendela baru akan muncul dan tampilan untuk mencari pegawai akan muncul
sebagai berikut. klik tombol dan pilih unit yang sesuai. jika tombol diklik, pegawai
yang cocok dengan unit yang dipilih akan muncul. Klik ganda pada satu pegawai yang ditemukan.
Setelah itu, jendela akan ditutup dan pegawai yang dipilih ditambakan pada daftar peserta diklat.
11
44
33
22
Jika tombol diklik setelah memlilih peserta dalam grid, akan menghapus peserta.
8) Jika tombol diklik, informasi peserta diklat, data yang dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.
- 66 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.6.4 Hasil
Mengelola hasil diklat
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Hasil’. Halaman ini
digunakan untuk membuat hasil peserta diklat yang lulus oleh Kepegawaian, dan memberi ‘Success’ atau
‘Fail’.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Result’.
2) Jika tombol diklik, informasi diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
3) Jika tombol ‘Success’ diklik, hasil diklat menjadi ‘Success’. Jika sudah, informasi akan dikirim ke server
dan disimpan dalam riwayat diklat dari pengelolaan pegawai.
4) Jika tombol ‘Fail’ diklik, Pelatihan hasil diklat menjadi ‘Fail’. Meskipun hasilnya adalah ‘Fail’, informasi
akan dikirim ke server dan disimpan dalam riwayat diklat dari pengelolaan pegawai
5) Jika klik satu baris dalam daftar diklat, peserta diklat akan tampil.
6) Jika peserta mengirimkan hasilnya melalui Groupware, peserta dipilih melalui check-box dan informasi
dapat diubah.
- 67 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
7) Jika tombol diklik, informasi peserta yang di pilih akan dikirim ke server dan disimpan.
- 68 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.7 Pensiun
3.7.1 Administrasi
Mengelola pegawai yang akan pensiun– daftar pegawai
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Administrasi’. Halaman ini
digunakan untuk mencari pegawai yang akan pensiun, untuk mengelompokkan pegawai yang akan pensiun
dan proses untuk pensiun.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Administrasi’. Begitu program dimulai, daftar
pegawai yang akan pensiun terlihat di dalam sistem HR.
2) Jika tombol diklik, informasi pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
3) Klik tombol ‘Processing MPP’ untuk mengelompokkan pegawai sebagai pegawai yang akan pensiun,
dan status pegawai yang dipilih menjadi MPP.
4) Jika satu baris diklik dalam daftar pegawai, informasi pegawai akan ditemukan, dan form untuk proses
pensiun akan muncul. Mohon lihat penjelasan tentang form.
- 69 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola pegawai yang akan pensiun – membuat informasi pensiun untuk setiap pegawai.
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Administrasi’. Halaman ini
digunakan untuk mencari pegawai yang akan pensiun
- 70 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Administrasi’. Dan pilih pegawai dalam daftar
pegawai dan scroll ke bawah.
2) Jika tombol ‘Detail information of employee’ diklik, jendela pop-up baru akan muncul, rincian informasi
akan ditampilkan.
3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik, informasi pensiun akan dikirim ke server dan disimpan.
- 71 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.7.2 Nilai pensiun
Mengelola tabel uang pensangon
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Nilai Pensiun’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola ‘Nilai Pensiun’ sesuai dengan masa kerja.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun →Nilai Pensiun’.
4) Jika tombol diklik, nilai pensiun akan dikirim ke server dan disimpan.
- 72 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.7.3 Tunjangan jabatan
Mengelola tunjangan jabatan
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Tunjangan Jabatan’. Halaman
ini digunakan untuk mengelola tunjangan jabatan sesuai dengan posisi dan jabatan pada waktu menjabat,
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun →Tunjangan Jabatan’.
2) Jika tombol diklik, informasi riwayat jabatan yang sesuai dengan masa pada saat menjabat
dicocokkan dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan.
3) Jika tombol diklik, baris baru akan dibuat dan ‘valid date’ akan diatur sebagai tanggal saat ini.
4) Jika tombol diklik, informasi yang ditambah/diubah/dihapus akan dikirim ke server dan disimpan
5) Jika klik satu baris dalam daftar ‘ valid date’, rincian tunjangan jabatan sesuai valid date akan terlihat.
6 Jika tombol diklik setelah mengubah nilai tunjangan jabatan, informasi yang diubah akan dikirim ke
server dan disimpan.
- 73 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
3.7.4 Pembayaran
Mengelola pembayaran pensiun – daftar pembayaran pensiun untuk pegawai yang akan pensiun
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu → Pensiun → Pembayaran’. Halaman ini digunakan untuk
mencari pegawai yang akan menerima uang pensiun, dan menghubungkan halaman untuk menghitung
uang muka dan sisa pembayaran.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Pembayaran’.
2) Jika tombol diklik, informasi pegawai yang akan pensiun yang sesuai dengan kondisi
pencarian yang dipilih akan ditampilkan.
3) Jika satu baris diklik ganda dalam daftar pegawai yang akan pensiun, jendela pop-up baru akan muncul
dan tampilan untuk menghitung pembayaran pensiun akan ditampilkan. Untuk penjelasan lebih lanjut
tentang ini mohon lihat halaman berikutnya.
- 74 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola pembayaran pensiun – pembayaran pensiun
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Pembayaran’ dan memilih
pegawai yang akan pensiun dari daftar. Halaman ini digunakan untuk menghitung uang muka dan sisa
pembayaran untuk pegawai terpilih.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Pembayaran’, dan klik ganda dalam daftar pegawai
yang akan pensiun.
- 75 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4. Pengelolaan Gaji
4.1 Standar gaji
4.1.1 Item penghasilan
Update item penghasilan
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item Penghasilan’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola apakah item-item penghasilan berdasarkan jabatan akan digunakan atau tidak,
dan mengelola item penghasilan tambahan.
PARTPART
44
- 76 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji → Item Penghasilan’.
2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol diklik, item penghasilan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
4) Item penghasilan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol . Namun, sebagai item
penghasilan seperti gaji pokok dan TAGP adalah wajib, tidak dapat dihapus.
5) Jika tombol diklik setelah mengubah penggunaan item penghasilan dan jumlahnya, informasi yang
diubah akan dikirim ke server dan disimpan
- 77 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.1.2 Item potongan
Update Item potongan
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item potongan’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola apakah item-item potongan berdasarkan jabatan akan digunakan atau tidak, dan
mengelola item potongan tambahan.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item potongan’
2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol diklik, item potongan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
4) Item potongan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol . Namun, sebagai item
potongan seperti Jamsostek dan Taspen adalah wajib, tidak dapat dihapus.
5) Jika tombol diklik setelah mengubah penggunaan item potongan dan jumlahnya, informasi yang
diubah akan dikirim ke server dan disimpan
- 78 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.1.3 Item penghasilan tambahan
Update Item penghasilan tambahan
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item Penghasilan Tambahan’.
Halaman ini digunakan untuk mengelola item-item penghasilan tambahan berdasarkan jabatan dan
mengubah informasi apakah digunakan atau tidak, dan jumlahnya.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item Penghasilan Tambahan’.
2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box
3) Jika tombol diklik, item penghasilan tambahan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang
dipilih akan ditampilkan.
4) Item penghasilan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol .
5) Jika tombol diklik setelah mengubah penggunaan item penghasilan tambahan dan jumlahnya,
informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
- 79 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.1.4 Item potongan tambahan
Update item potongan tambahan
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji →Item potongan tambahan’. Halaman
ini digunakan untuk mengelola item-item potongan tambahan berdasarkan jabatan dan mengubah
informasi apakah digunakan atau tidak, dan jumlahnya.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item potongan tambahan’.
2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol diklik, item potongan tambahan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih
akan ditampilkan.
4) Item potongan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol .
5) Jika tombol diklik setelah mengubah penggunaan item potongan tambahan dan jumlahnya,
informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
- 80 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.1.5 Nilai perhitungan
Update nilai perhitungan
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji → Nilai Perhitungan’.
2) Cari nilai perhitungan dengan mengklik ‘+’.
3) Jika tombol diklik setelah mengubah nilai, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan
disimpan
- 81 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2 Gaji pokok
4.2.1 Gaji pokok HK
Update gaji pokok HK
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Gaji pokok → Gaji pokok HK’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah gaji pokok berdasarkan tingkat pendidikan untuk pegawai yang
mempunyai status HK.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Gaji pokok →Gaji pokok HK’.
2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan
disimpan
- 82 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2.2 Gaji pokok HN
Update Gaji pokok HN
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji →Gaji pokok →Gaji pokok HN’. Halaman ini digunakan
untuk mengelola jumlah gaji pokok berdasarkan tingkat pendidikan untuk pegawai yang mempunyai status
HN.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Gaji pokok →Gaji pokok HN’.
2) Pilih tingkat pendidikan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol diklik, informasi gaji pokok HN yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih
akan ditampilkan
4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan
disimpan
- 83 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2.3 Gaji pokok HB/PNS
Update Gaji pokok HB/PNS
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → HB/PNS basic salary’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah gaji sesuai dengan golongan, masa kerja golongan untuk pegawai yang
mempunyai status HB/PNS.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → HB/PNS basic salary’.
2) Pilih golongan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol diklik, informasi gaji pokok HB/PNS yang sesuai dengan kondisi pencarian yang
dipilih akan ditampilkan
4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan
disimpan.
- 84 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2.4 Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) HB/PNS
Update Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) HB/PNS
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → HB/PNS basic allowance’. Halaman
ini digunakan untuk mengelola jumlah gaji sesuai dengan tingkat pendidikan, golongan, dan masa kerja
golongan untuk pegawai yang mempunyai status HB/PNS.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → HB/PNS basic allowance’.
2) Pilih golongan dan tingkat pendidikan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol diklik, informasi TAGP HB/PNS yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih
akan ditampilkan
4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan
disimpan.
- 85 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2.5 Tunjangan keluarga
Update Tunjangan keluarga
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Family allowance’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan lokasi dan kode status keluarga dari HB/DPB.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Family allowance’.
2) Pilih lokasi kantor, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box
3) Jika tombol diklik, informasi Tunjangan keluarga yang sesuai dengan kondisi pencarian yang
dipilih akan ditampilkan.
4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan
disimpan.
- 86 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2.6 Tunjangan jabatan
Update tunjangan jabatan
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Position allowance’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan tingkat jabatan dan status jabatan yang
dimilikinya.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Position allowance’.
2) Pilih status posisi, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box.
3) Jika tombol diklik, informasi tunjangan jabatan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang
dipilih akan ditampilkan.
4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan
disimpan.
- 87 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2.7 Tunjangan umum
Update Tunjangan umum
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → General allowance’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan golongan untuk HB/PNS, tanpa memiliki tingkat
jabatan.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → General allowance’.
2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan
disimpan.
- 88 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2.8 Tunjangan umum
Update Tunjangan umum
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → General allowance’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan golongan untuk HB/PNS, tanpa memiliki tingkat
jabatan.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → General allowance’.
2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan
disimpan.
- 89 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2.9 Tingkat pendidikan
Update Tingkat pendidikan
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Education level’. Halaman ini
digunakan untuk mencocokan Tingkat pendidikan, dikelola dalam pengelolaan pekerjaan. Dan tingkat
pendidikan di dalam pengelolaan gaji.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Education level’.
2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji tingkat pendidikan yang dicocokan dengan tingkat
pendidikan pegawai dalam combo box, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
- 90 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2.10 Potongan DPK
Update potongan DPK
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → DPK deduction’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola 5 item tunjangan bagi pegawai yang berstatus DPK.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → DPK deduction’.
2) Jika tombol diklik, informasi potongan DPK yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih
akan ditampilkan
3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah potongan DPK, informasi yang diubah akan dikirim ke
server dan disimpan.
4) Jika tombol ‘Create DPK deduction’ diklik, potongan DPK dari bulan lalu akan disalin ke daftar jumlah
potongan bulan ini.
- 91 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.2.11 Tunjangan Fungsional
Update Tunjangan Fungsional
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Functional allowance’. Halaman ini
digunakan untuk mengelola nilai tunjangan untuk pegawai yang memiliki jabatan fungsional.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Functional allowance’.
2) Jika tombol diklik, informasi Tunjangan Fungsional yang sesuai dengan kondisi pencarian yang
dipilih akan ditampilkan
3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah Tunjangan Fungsional, informasi yang diubah akan
dikirim ke server dan disimpan.
- 92 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.3 Pinjaman
4.3.1 Pinjaman pribadi
Mencari pinjaman pribadi
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Loan → Personal loan’. Halaman ini digunakan
untuk mencari daftar pinjaman dan riwayat pinjaman dari pegawai, dan untuk menghubungkan ke file excel
untuk mengunggah informasi pinjaman.
- 93 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Loan → Personal loan’.
2) Jika tombol diklik, informasi pinjaman yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan
3) Jika tombol diklik setelah memilih perusahaan pemberi pinjaman dalam are pencarian, jendela baru
akan muncul dan tampilan untuk mengimpor file excel akan ditampilkan sbagai berikut. Cari dan pilih file
yang akan diunggah melalui tombol ‘File open’. muncul ‘confirm’ message ‘ data yang sudah ada akan
dihapus jika terdapat data di dalamnya.
1133
22
4) Jika baris diklik, rincian informasi pinjaman dapat ditemukan.
- 94 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.4 Penggajian
4.4.1 Administrasi
Mengelola penggajian – daftar gaji pegawai
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Paid salary → Paid salary’. Halaman ini digunakan
untuk membuat daftar gaji secara otomatis untuk seluruh pegawai melalui master gaji dan penutupan gaji.
Dan untuk menghubungkan halaman untuk mengubah slip gaji pegawai.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Paid salary → Paid salary’.
2) Jika tombol diklik, informasi gaji yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
3) Jika tombol ‘Create salary master’ diklik, seluruh gaji pegawai bulan ini secara otomatis akan dihitung
dan informasi gaji telah dibuat dapat ditemukan pada daftar.
4) sesudah memeriksa gaji seluruh pegawai, penggajian ditutup. Data yang telah ditutup dikirim ke sistem
keuangan. Data yang telah ditutup tidak dapat diubah lagi.
- 95 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
5) Jika salah satu baris dalam daftar gaji diklik ganda, jendela baru akan muncul dan menunjukan layar
untuk mencari dan mengubah rincian informasi gaji pegawai. Untuk lebih jelasnya lihat halaman
selanjutnya.
- 96 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola penggajian – mengelola slip gaji pegawai
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Paid salary → Paid salary’, dan kemudian memilih
satu pegawai dalam daftar gaji. Halaman ini digunakan untuk mencari/ubah jumlah gaji dari tiap pegawai,
untuk menghitung ulang gaji pegawai sesuai dengan master gaji, dan fungsi untuk mengkonfirmasi gaji.
1) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah setiap item dari gaji pokok, informasi yang diubah akan
dikirim ke server dan disimpan.
2) Item penghasilan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol .
3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah setiap item tambahan dari gaji pokok, informasi yang
diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah setiap item dari potongan, informasi yang diubah akan
dikirim ke server dan disimpan.
5) Item potongan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol .
- 97 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
6) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah setiap item tambahan dari potongan, informasi yang
diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
7) jika tombol ‘Information of employee’ diklik, jendela baru akan muncul dan rincian informasi pegawai
akan ditampilkan seperti berikut.
8) Jika tombol ‘recreate individual salary master’ diklik, pembayaran yang ada dihitung kembali sesuai
informasi master gaji dan akan digunakan untuk gaji pegawai.
9) Jika tombol ‘confirm salary’ diklik, konfirmasi akan dilakukan dari ‘N’ ke ‘Y’ dan berarti pembayaran telah
di konfirmasi.
- 98 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.5 Perolehan gaji
4.5.1 Kas gaji
Mengelola kas gaji
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary ledgers’. Halaman ini
digunakan untuk mencari jumlah gaji melalui perhitungan dari tiap unit dan pegawai dalam tiap unit. Dan
juga untuk mencetak laporan dari jumlah gaji dari tiap unit dan laporan gaji seluruh pegawai.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Salary retrieval → Salary ledgers’.
2) Jika tombol diklik, informasi gaji dari tiap unit yang sesuai dengan kondisi pencarian yang
dipilih akan ditampilkan.
3) Jika satu baris diklik, gaji dari pegawai di dalam unit akan terlihat.
- 99 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4) jika tombol ‘ledgers of paid salary by unit’ diklik, jendela baru akan muncul dan laporan per unit kerja
akan muncul seperti berikut.
5) jika tombol ‘ledgers of paid salary by unit’s employee’ diklik, jendela baru akan muncul dan laporan
seluruh pegawai akan terlihat seperti berikut.
- 100 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
4.5.2 Slip gaji
Daftar perolehan slip gaji
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary slip’. Halaman ini
digunakan untuk mencari slip gaji milik sendiri dari 1 tahun yang lalu untuk menghubungkan tampilan
pencarian slip gaji dari bulan dan tahun tertentu.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Salary retrieval → Salary slips’.
2) Jika tombol diklik, informasi slip gaji pribadi yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih
akan ditampilkan.
3) Jika klik ganda satu baris pada daftar slip gaji, jendela baru akan muncul dan slip gaji yang sesuai
dengan bulan dan tahun muncul. Lihat halaman ssejanjutnya untuk penjelasan lebih lanjut.
- 101 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Perolehan slip gaji
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary slip’, dan slip gaji yang
dipilih dari tahun dan bulan tertentu. Halaman ini berguna untuk mencari slip gaji peribadi dan untuk
mencetak slip gaji.
- 102 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jika tombol ‘Salary slips’ diklik, jendela baru akan muncul dan slip gaji pribadi untuk bulan dan tahun
tertentu akan muncul.
- 103 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
5. Pengelolaan pekerjaan
5.1 Lowongan
5.1.1 Administrasi
Mengelola lowongan pekerjaan
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’. ini
digunakan untuk mengelola informasi lowongan pekerjaan termasuk dengan informasi penawaran kerja dan
PARTPART
55
- 104 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
menghubungkan ke halaman untuk mengelola kandidat dan kandidat yang lulus.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’ menu.
2) Jika tombol diklik, informasi pelamar yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan.
3) Jika tombol diklik, form untuk menambah lowongan baru akan muncul. Jika tombol diklik,
lamaran yang dipilih ditandai dengan ‘delete’. Jika proses lamaran adalah ‘processing’ atau ‘closed’, pesan
peringatan ‘it can not be deleted’ akan muncul.
4) Jika tombol diklik lowongan yang telah dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.
5) Jika klik satu baris pada daftar lowongan, jendela baru akan muncul dan form sesuai dengan lowongan
akan muncul.dan rincian informasi dapat ditemukan.
6) Jika klik ganda satu baris pada daftar lowongan, akan memindahkan halaman ke pengelolaan kandidat
dan kandidat yang lulus. Lihat ke ‘manage candidates and passing candidates’ pada halaman selanjutnya.
Namun untuk status plan, jika klik ganda, halaman tidak akan berubah.
7) Jika klik tombol ‘processing application’, status lowongan akan berubah dari ‘plan’ ke ‘processing’, dan
dapat dipindahkan ke ‘manage candidates and passing candidates’.
8) Jika klik tombol ‘Simpan’ setelah memasukkan dan mengubah informasi lowongan, informasi dikirim ke
server dan disimpan.
- 105 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola kandidat dan kandidat yang lulus untuk lowongan - kandidat
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’ dan
memilih satu lowongan. Halaman ini berguna untuk memilih kandidat berdasarkan informasi pelamar yang
dimasukkan dan menglola hasil tes, kemudian mengelola kandidat yang lulus. Dan yang terakhir adalah
menutup lowongan pekerjaan.
- 106 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’, dan klik ganda pada satu
lowongan dari daftar.
2) Jika tombol ‘closing’ diklik, lowongan ditutup. Kandidat tidak dapat diubah setelah ditutup.
3) Jika klik tombol , jendela baru muncul dan tampilan untuk memilih kandidat sesuai informasi pelamar
akan ditampilkan. Jika klik tombol ‘Search’ setelah memasukkan kondisi pelamar akan terlihat. pilih
kandidat yang diinginkan melalui check-box. Jika klik tombol ‘Add candidates’, jendela ditutup, pelamar
terpilih ditambahkan kedalam daftar pada halaman ‘Manage candidates and passing candidates’.
11
22
33
4) Jika tombol diklik setelah memasukkan hasil tes dan hasil kelulusan, informassi tersebut akan
dikirim ke server dan disimpan. Jika hasilnya ‘pass’, kandidat akan ditemukan pada TAB ‘passing
candidate’.
5) JIka klik TAB ‘passing candidate’, kandidat yang lulus ditemukan. Penjelasan tentang halaman ini akan
dijelaskan pada halaman berikutnya.
- 107 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola kandidat dan kandidat yang lulus untuk lowongan – kandidat yang lulus
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’ dan
memilih satu lowongan. Halaman ini berguna untuk mengelola kandidat yang lulus, dan menutup lowongan
pekerjaan.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’, dan klik ganda pada satu
lowongan dari daftar.
2) JIka klik TAB ‘passing candidate’, kandidat yang lulus ditemukan.
3) Jika tombol diklik setelah memasukkan informasi kandidat yang lulus, informasi tersebut akan
dikirim ke server dan disimpan.
4) Jika tombol ‘closing’ diklik, lowongan ditutup. Kandidat tidak dapat diubah setelah ditutup.
- 108 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
5.2 Pelamar
5.2.1 Administrasi
Mengelola pelamar – daftar pelamar
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’. Halaman
ini berguna untuk mengelola informasi pelamar (profil pribadim pendidikan formal, pendidikan nonformal,
keluarga, pengalaman kerja, keahlian).
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Applicant → Administration’.
2) Jika tombol diklik, daftar pelamar yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan
ditampilkan
3) Jika tombol diklik, form untuk menambah pelamar baru akan muncul. Jika tombol diklik, pelamar
yang dipilih ditandai dengan ‘delete’ dalam daftar pelamar.
4) Jika tombol diklik pelamar yang telah dihapus akan dikirim ke server dan disimpan.
5) Jika klik satu baris pada daftar pelamar, form pelamar akan muncul dan rincian informasi dapat
ditemukan. Lihat rincian informasi pelamar pada halaman selanjutnya.
- 109 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola pelamar– form pelamar (1)
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’ dan scroll
ke bawah untuk menambah pelamar baru atau untuk mengubah informasi pelamar. Halaman ini berguna
untuk mengelola informasi tentang profil pribadi, pendidikan formal dan nonformal.
1) Scroll ke bawah dalam halaman ‘Manage applicant’.
2) Jika klik tombol ‘Simpan’, data yang baru dimasukkan atau profil yang telah diubah akan dikirim ke
server dan disimpan.
3) Jika tombol diklik, form untuk menambah pendidikan formal akan muncul. Jika tombol diklik,
pendidikan formal yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.
4) Jika tombol diklik pendidikan formal yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
5) Jika tombol diklik, form untuk menambah pendidikan nonformal akan muncul. Jika tombol diklik,
pendidikan nonformal yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.
6) Jika tombol diklik pendidikan nonformal yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
- 110 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola pelamar– form pelamar (2)
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’ dan scroll
ke bawah untuk menambah pelamar baru atau untuk mengubah informasi pelamar. Halaman ini berguna
untuk mengelola informasi tentang keluarga, pengelaman bekerja dan keahlian.
1) Scroll ke bawah dalam halaman ‘Manage applicant’.
3) Jika tombol diklik, form untuk menambah keluarga akan muncul. Jika tombol diklik, keluarga
yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.
4) Jika tombol diklik informasi keluarga yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
5) Jika tombol diklik, baris untuk menambah pengalaman kerja akan muncul. Jika tombol diklik,
pengalaman kerja yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.
6) Jika tombol diklik pengalaman kerja yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
5) Jika tombol diklik, baris untuk menambah keahlian akan muncul. Jika tombol diklik, keahlian
yang dipilih ditandai dengan ‘delete’.
6) Jika tombol diklik keahlian yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan
- 111 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
6. Pengelolaan SPPD
6.1 SPPD Standar
6.1.1 GOL master
Mengelola GOL master
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → GOL master’. Halaman
ini berguna untuk mengelola kelas SPPD dan tiket pesawat sesuai dengan status pegawai, golongan dan
PARTPART
66
- 112 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
tingkat jabatan.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → GOL master’.
2) Jika tombol diklik, informasi SPPD GOL master yang sesuai dengan kondisi pencarian yang
dipilih akan ditampilkan
3) Jika tombol diklik setelah mengubah kelas SPPD atau tiket, informasi yang telah diubah akan dikirim
ke server dan disimpan
- 113 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
6.1.2 Biaya akomodasi ibu kota/non ibu kota
Mengelola biaya akomodasi untuk ibu kota/non ibu kota
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Capital/Non capital’.
Halaman ini berguna untuk mengelola pengurangan jika lebih dari 1 bulan, dan jumlah sesuai jenis tujuan.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Capital/Non capital’.
2) Jika tombol diklik, informasi biaya akomodasi untuk ibu kota/non ibu kota yang sesuai dengan
kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan
3) Jika tombol diklik setelah mengubah pengurangan jika lebih dari 1 bulan, informasi yang telah
diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
- 114 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
6.1.3 Luar negeri
Mengelola biaya luar negeri
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Oversea’. Halaman ini
berguna untuk mengelola jumlah biaya sesuai dengan Negara dan kelas SPPD.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Oversea’.
2) Jika tombol diklik, informasi biaya luar negeri yang sesuai dengan kondisi pencarian yang
dipilih akan ditampilkan
3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlahnya, informasi yang telah diubah akan dikirim ke server
dan disimpan.
- 115 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
6.1.4 Taksi
Mengelola biaya taksi
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Taxi’. Halaman ini
berguna untuk mengelola jumlah biaya taksi.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Taxi’.
2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah biaya taksi, informasi yang telah diubah akan dikirim ke
server dan disimpan.
- 116 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
6.1.5 Delegasi
Mengelola biaya delegasi
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Representative’.
Halaman ini berguna untuk mengelola jumlah biaya delegasi sesuai dengan jenis tujuan, kelas SPPD, dan
tingkat jabatan.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Representative’.
2) Jika tombol diklik, informasi biaya delegasi yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih
akan ditampilkan.
3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah biaya delegasi, informasi yang telah diubah akan dikirim
ke server dan disimpan.
- 117 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
6.1.6 Akomodasi tambahan
Mengelola biaya akomodasi tambahan
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Extra accommodation’.
Halaman ini berguna untuk mengelola jumlah biaya akomodasi tambahan sesuai dengan kelas SPPD.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Extra accommodation’.
2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah biaya akomodasi tambahan, informasi yang telah
diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
- 118 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
6.2 SPPD
6.2.1 Administrasi
Mengelola SPPD Master – Daftar SPPD Master and membuat SPPD Master
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’. Halaman ini
berguna untuk mengelola informasi SPPD Master and menyelesaikan SPPD.
1) Jalankan program dengan memilih menu ‘SPPD → Administration’.
2) Jika tombol diklik, informasi SPPD Master yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih
akan ditampilkan.
3) Jika klik tombol ‘Create SPPD Master’, form baru untuk memasukkan SPPD Master akan muncul
4) Jika klik satu baris dalam daftar SPPD Master, form baru akan muncul dan rincian SPPD Master akan
ditemukan.
5) Jika klik tombol ‘complete’ setelah memilih satu baris dalam daftar SPPD Master, SPPD Master ditutup
dan tidak dapat diubah.
- 119 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
6) Jika klik tombol ‘delete’ after selecting one row in SPPD Master list, the SPPD Master is deleted.
7) If click ‘Simpan’ button setelah memasukkan informasi SPPD Master, informasi yang telah diubah akan
dikirim ke server dan disimpan.
- 120 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Mengelola SPPD Master – daftar peserta SPPD
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’ dan scroll ke bawah.
Halaman ini berguna untuk mengelola informasi peserta sesuai dengan SPPD Master yang telah selesai.
- 121 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
1) Scroll ke bawah dalam tampilan ‘Manage SPPD Master’.
2) Jika klik tombol , jendela baru akan terbuka dan muncul tampilan sebagai berikut untuk memasukkan
informasi SPPD dari tiap peserta. Pilih Jenis peserta, dan jika BIDA memilih jenis peserta, scara
otomatis informasi tertentu akan dimasukkan. Jika klik tombol ‘Simpan’ setelah memasukan informasi
SPPD tambahan, jendela baru akan ditutup, dan informasi dikirim ke server dan disimpan.
22
11
3) Jika tombol diklik peserta SPPD yang baru dan yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan.
4) Jika klik tombol ‘complete’ setelah memilih satu baris dalam daftar SPPD Master, SPPD Master ditutup
dan tidak dapat diubah.
5) Jika klik ganda satu baris dalam daftar pesera sebelum SPPD master ditutup, form untuk memasukkan
SPPD muncul, dan form tambahan untuk memasukkan biaya SPPD akan muncul setelah ‘complete’. Lihat
halaman selanjutnya untuk penjelasan lebih lanjut
- 122 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0
Manage SPPD Master – Manage SPPD fee
Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’ dan dengan klik
ganda sastu peserta dalam daftar peserta setelah SPPD Master telah selesai. Halaman ini berguna untuk
mengelola informasi biaya tiap peserta sesuai dengan informasi SPPD Master
1) Jika klik tombol ‘complete’, biaya SPPD yang dimasukkan akan ditutup.
2) Jika klik tombol ‘Delete’, SPPD Master dihapus, deleted information is transferred to the server and
saved.
3) Jika klik tombol ‘Simpan’, SPPD Master yang diupdate akan dikirim ke server dan disimpan.
4) Jika tombol diklik setelah memasukkan biaya SPPD, informasi SPPD yang baru dan yang diubah
akan dikirim ke server dan disimpan.
- 123 -
Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0