PROF. DR DEJAN PETROVIĆ

UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJOM NA

PROJEKTU

UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJOM NA PROJEKTU

Planiranje komunikacije

Distribucija informacija

Izveštavanje o realizaciji

Administrativno zatvaranje

◦ Upravljanje komunikacijom na projektu uključuje procese potrebne da osigurajuodgovarajuće i na vreme: generisanje, prikupljanje, distribuiranje, skladištenje ikrajnje razmeštanje projektnih informacija. Osnovni procesi su:

Planiranje komunikacijePlaniranje komunikacije obuhvata određivanje komunikacionih potrebaučesnika u projektu: KO treba KOJU informaciju, KADA je ona potrebna i KAKO će se doći do nje.

Projektna organizacija, učesnici na projektu i njihovi odnosi

Funkcije preduzeća, odeljenja i specijalisti uključeni u projekat

Lokacioni raspored učesnika na projektu

Potrebe za eksternom komunikacijom

Zahtevi za komunikacijom

Potreba za informacijama

Raspoloživost tehnologije

Očekivano projektno osoblje

Dužina projekta

Tehnologija komunikacije

Proceduru generisanja, prikupljanja i skladištenja informacija

Matrice strukture i distribucije

Opis informacija koje će biti distribuirane uključujući format, sadržaj, nivo

detaljnosti i definicije/skraćenice koje će biti korišćene

Vremenski plan generisanja izveštaja

Metode pristupa i dobijanja informacija između predviđenih termina

distribucije

Metod unapređenja i aktuelizacije plana upravljanja komunikacijom

Plan upravljanja komunikacijom

DISTRIBUCIJA INFORMACIJA

IZVEŠTAVANJE O REALIZACIJI

SISTEM IZVEŠTAVANJA O REALIZACIJI PROJEKTA

Izveštaji koji slede nakon obrade podataka moraju imati:

opis stvarnog stanja na projektu,

nalaze kojih se došlo tokom upoređenja sa planiranim stanjem,

lično mišljenje i ocenu od strane odgovornog lica,

preporuke za korektivne akcije.

Generalno gledano svi izveštaji na projektu se mogu grupisati u tri opštevrste:

izveštaji za rukovodstvo,

tehnički izveštaji,

opšti izveštaji.

Izveštaji o planskim podacima na projektu (vreme, budžet, ...)

Detaljno upoređenje planiranih i ostvarenih veličina (ovo upoređenjeuključuje i ocenu preostalog rada)

Projekcija daljih kretanja do potpunog okončanja projekta

Korišćenje ove tri grupe izveštaja na projektu treba da obezbedi:

U pogledu donošenja efikasnih i odluka na vreme, mogu se grupisatitri neophodne vrste izveštaja:

povratnu vezu ka menadžmentu, planerima i izvršiocima

identifikaciju odstupanja od tekućeg plana projekta, vremenskograsporeda i budžeta

mogućnost da se inicira situaciono planiranje dovoljno rano da zahtevani troškovi, izvršenje i vreme mogu pretrpeti korektivneakcije bez gubljenja resursa

Izveštaji o planskim podacima na projektu (vreme, budžet, ...)

Detaljno upoređenje planiranih i ostvarenih veličina (ovo upoređenje uključuje i ocenupreostalog rada)

Projekcija daljih kretanja do potpunog okončanja projekta

Korišćenje ove tri grupe izveštaja na projektu treba da obezbedi:

U pogledu donošenja efikasnih i odluka na vreme, mogu se grupisati tri neophodnevrste izveštaja:

povratnu vezu ka menadžmentu, planerima i izvršiocima

identifikaciju odstupanja od tekućeg plana projekta, vremenskog rasporeda i budžeta

mogućnost da se inicira situaciono planiranje dovoljno rano da zahtevani troškovi, izvršenje i vreme mogu pretrpeti korektivne akcije bez gubljenja resursa

gantogram globalnih aktivnosti,

mrežni plan ključnih događaja,

mrežni plan globalnih aktivnosti,

detaljni mrežni plan aktivnosti,

tabelarni termin plan,

detaljni gantogram povezanih aktivnosti,

vremenska analiza aktivnosti prethodnika,

vremenska analiza aktivnosti sledbenika,

analiza vremenskih rezervi, itd.

U okviru vremenskih izveštaja projektu najčešće se i za planske i kontrolne

podatke koriste sledeće vrste izveštaja:

izveštaj o korišćenju pojedinih resursa,

izveštaj o utrošku materijala,

izveštaj o korišćenju resursa organizovan po aktivnostima,

detaljni ili zbirni kontrolni izveštaj o korišćenju resursa organizovan po

pojedinim resursima,

izveštaj o produktivnosti pojedinih resursa,

izveštaj o iskorišćenju resursa,

izveštaj o angažovanju resursa u odnosu na vreme, itd.

U zavisnosti od vrste projekta i resursa koji se prate mogu se formirati i koristitisledeći izveštaji:

tabelarni prikaz troškova po aktivnostima,

tabelarni prikaz troškova po vrstama radova ili fazama rada,

troškovno opterećenje u vremenskom periodu,

sumarni i detaljni izveštaji po troškovnoj strukturi,

izveštaj o novčanom toku,

S-kriva planirani/ostvareni troškovi,

kumulativni prikaz troškova za ceo projekat ili pojedini vremenski period,

histogram troškova po pojedinim resursima,

kontrolni izveštaji (planirano/ostvareno) za sve kategorije resursa,

izveštaj o ostvarenim indirektnim troškovima u određenom vremenskomperiodu,

izveštaj o zarađenoj vrednosti,

izveštaj o analizi varijanse.

Tipični troškovni izveštaji koji se kreiraju i koriste u toku realizacije projekta su:

ADMINISTRATIVNO ZATVARANJE

Izveštaj o zatvaranju projekta

Dostignutost projektnih ciljeva

Kritični faktori uspeha

Izvršenje u odnosu na planirano vreme i troškove

Odobrene projektne promene

Post projektna ocena

Upravljanje promenama u

projektu

Promene u projektu

Promene su neizbežne

Mogu biti dobre ili loše

Promene nisu povremena pojava, promene su konstanta

Sposobnost upravljanja promenama ima značajan uticaj na

uspeh projekta

Najoposanije su promene koje ne vidite

Upravljanje promenama u projektu

Autoritet

Projektno okruženje

Sistem za praćenje promena

Zahtev za promenom

Zašto je promena neophodna?

Procena očekivanih koristi od promene

Procena uticaja na vreme, troškove i druge faktore

Specifikacija resursa potrebnih za promenu

Upravljanje promenama u projektu

Voditi evidencije o svim promenama i pratiti sve promene

Definisati proces za analizu predloženih promena

Ustanoviti kriterijume za prihvatanje ili odbijanje predloga promene

Objaviti odluku i status

PLANIRANJE VREMENA REALIZACIJE PROJEKTA

Definisanje aktivnosti

Određivanje međuzavisnosti aktivnosti

Procena trajanja aktivnosti

Raspoređivanje aktivnosti

Planiranje vremena realizacije projekta uključuje :

Definisanje aktivnosti

Određivanje međuzavisnosti aktivnosti

Procena trajanja aktivnosti

Raspoređivanje aktivnosti –proračun vremena trajanja projekta

PLANIRANJE RESURSA

ABC metod nabavke za projekat

PLANIRANJE TROŠKOVA

I Procena troškova

II Budžet projekta

REALIZACIJA PROJEKTNOG PLANA

traženje načina za lečenje problema,

razvijanje plana za povratak na osnovne pozicije.

Ako utvrđeni podaci pokazuju da je realizacija projekta izašla iz planskihokvira, onda se mora:

Ignorisanje

Funkcionalna modifikacija

Replaniranje

Rekonstruisanje sistema

Postoji četiri odgovora na izveštaj o nastaloj razlici planskih i aktuelnihpodataka:

KONTROLA IZVRŠENJA

KONTROLA TROŠKOVA

UPRAVLJANJE POMOĆU PROJEKATA

Primena upravljanja pomoću projekata zahteva da se celokupno poslovanje preduzeća postaviti tako da se odvija kroz realizaciju niza projekata,

Pojedinačni poslovni procesi i poduhvati se definišu i organizuju kao projekti, u smislu koncepta upravljanja projektom.

Promene u organizovanju preduzeća – projektna ili matrična organizacija za funkcionisanje preduzeća

Korišćenje timskog rada

Organizaciona i projektna kultura

PROJEKTNO ORIJENTISANA ORGANIZACIJA

Projektno orijentisana organizacija je ona organizacija koja koristi koncept project managementa za upravljanje svojim poslovima, zadacima i poduhvatima.

Projektno orijentisana organizacija koristi u osnovi project management, ali pošto se radi o upravljanjusa više projekata koristi se program menadžment ili multiprojektno upravljanje.

Projektno orijentisana organizacija ima sledeće osnovne karakteristike:

◦ upravljanje preko projekata uzima kao svoju strategiju,

◦ za obavljanje složenih procesa i aktivnosti koristi privremenu organizaciju,

◦ koristi i posebne stalne organizacije za povezivanje složenih procesa i funkcija,

◦ upravlja portfoliom projekata koji se sastoji od skupa različitih projekata,

◦ primenjuje novu paradigmu menadžmenta,

◦ sadrži posebnu kulturu project managementa,

◦ vidi sebe kao projektno orijentisanu.

Izbor odgovarajuće organizacione forme zavisi od vrste projektno orijentisane organizacije i projekata koji čine portfolio.

PROGRAM MENADŽMENTPotiče iz vojne problematike – razvoj velikih oružanih sistema.

Program predstavlja složeni poduhvat koji sadrži više projekata koji su usmereni ka postizanju jedinstvenog cilja programa.

Program menadžmet se često vezuje za strateški menadžment i strateško planiranje i za realizaciju strateškog plana preduzeća.

Formiranje posebne organizacije za upravljanje programom

Opis poslovnih procesa

Karakteristike

Frekventnost Često Jednom Jednom

Značaj Mali Srednji-veliki Veliki

Delokrug Mali Srednji-veliki Veliki

Trajanje Kratko Kratko-srednje Srednje-dugo

Potrebni resursi Nekolicina Malo Mnogo

Troškovi Niski-srednji Srednji-visoki Visoki

Organizacija Nekoliko Malo-mnogo Mnogo

Forma organizacijeTrajna organizacija ili

radna grupaProjekat Program

P r o j ek a t 3P r o j ek a t 1

P r o j ek a t 2 P r o j ek a t n

P r o j ek t n i b i r oP r o g r a m z a k u p c a

R u k o v o d i l ac p r o j e k t aR u k o v o d i l ac p r o j e k t a

R u k o v o d i l ac p r o j e k t a

R u k o v o d i l ac p r o j e k t a R u k o v o d i l ac p r o j e k t a

P r o j ek t n i t i mP r o j ek t n i t i m

P r o j ek t n i t i m P r o j ek t n i t i m

P r o j e k t n i b i r o

D I R E K T O R

K o n t r o l a p r o g r a m a

P r o j e k a t

m o t o r a

P r o j e k a t

l e t i l i c e

P r o j e k a t

a v i o k o n -st r u k c i j e

O st a l i

p r o j e k a t i

P r o j e k a to p r e m e z a

p o d r { k u

O st a l e f u n k c i o n a l n e

o b l a st i

N a b a v k aK o n t r o l e r