upm davraniŞ kurallari her seÇİm Önemlİdİr · intranetimizde daha ayrıntılı kurallar...

UPM DAVRANIŞ KURALLARI

HER SEÇİM ÖNEMLİDİR

BU DAVRANIŞ KURALLARININ SAHİBİ:

TAAHHÜDÜMÜZ1. Dürüstlük taahhüdümüz 4

ÇALIŞANLARIMIZ VE FAALİYETLERİMİZ 2. Çalışanlara ve insan haklarına saygı 63. Çevresel etkiye ve ürün güvenliğine dikkat etme 8

İŞ DÜRÜSTLÜĞÜ 4. Yolsuzluk ve rüşvete karşı sıfır tolerans 105. Çıkar çatışmalarından kaçının 126. Rekabet kanunlarına uygunluk 147. Varlıkları ve bilgileri koruyun 16

PAYDAŞLARIMIZ 8. Kiminle iş yaptığınızı bilin 189. Paydaşlarımız ve toplumla ilişki kurma 20

ENDİŞELERİNİZİ DİLE GETİRİN10. Uyum herkes için geçerlidir 22

İçindekiler

ŞEMSİYE SEMBOLÜ, intranetimizde daha ayrıntılı kurallar

bulunduğunu göstermektedir.

UPM DAVRANIŞ KURALLARI 2

Değerli iş arkadaşlarım,

Nerede olduğumuz, kiminle iş yaptığımız veya durumun ne olduğu fark etmeksizin doğru olanı yapmalıyız. Hiçbir koşulda dürüstlük standartlarımızdan ödün vermeyiz. Davranış Kurallarımız ve değerlerimiz cazip bir çalışma ortamını destekler ve değişen iş dünyasında yönümüzü bulmamıza yardımcı olur. Bu, uzun vadeli başarımızın temelini oluşturur.

Çalışanların endişelerini rahatça dile getirebilmeleri ve gerekli adımları atma konusunda UPM’e güvenebilmeleri, dürüstlük kültürümüzün önemli bir parçasıdır. Herhangi bir konuda endişeliysek konuşmalı ve harekete geçmeliyiz.

Yaptığımız her şeyle ve her seçimle, bu dürüstlük kültürünün oluşumundan hepimiz sorumluyuz. İşte bu nedenle her birimizin Davranış Kurallarımızı anlaması ve çalışmalarımıza yol göstermesi amacıyla bunu bir pusula olarak kullanması gerekir. Yaptığımız seçimler önemlidir!

Saygılarımla,

Jussi Pesonen Yönetim Kurulu Başkanı ve CEO


UPM DEĞERLERI Güvenmek ve güvenilir

olmak

Birlikte başarmak Cesaretle

yenilenmek


Dürüstlüğün, tüm ticari faaliyetlerimizin esası olduğuna ve sürekli başarımız ile büyümemize temel teşkil ettiğine inanıyoruz.

Tüm faaliyetlerimizde geçerli kanunlara ve düzenlemelere uyarız. Ancak bizim için dürüstlük, değerlerimiz ve günlük çalışma şeklimiz anlamına gelir. Davranış Kurallarımız, etik olarak sağlam kararlar almamıza yardımcı olan ilkeleri belirtir. Davranış Kurallarımız hakkında bilgi sahibi olmak, doğru şeyi nasıl yapacağımızı bilmek ve bunun neden önemli olduğunu anlamak hepimizin sorumluluğudur.

Doğru tercihleri yaparak her gün UPM’de yaratılan değeri koruruz. Dürüstlükle hareket etmek, güvenilir bir iş ortağı, tedarikçi, müşteri ve işveren olarak itibarımızı oluşturur.

UPM’de, sürdürülebilir gelişim ve faaliyetlerimizin sürekli iyileştirilmesi hususundaki çalışmalarımıza yol gösteren Birleşmiş Milletler Sürdürülebilir Gelişim Hedeflerini kabul etmekle birlikte bunları aktif olarak teşvik ediyoruz. Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesinin bir üyesi olarak, bu Sözleşmenin insan hakları, emek, çevre ve yolsuzlukla mücadeleye ilişkin on ilkesine değer veriyoruz.

Dürüstlük taahhüdümüz1.

İŞ DÜRÜSTLÜĞÜÇALIŞANLARIMIZ VE FAALİYETLERİMİZ

TAAHHÜDÜMÜZ ENDİŞELERİNİZİ DİLE GETİRİN

PAYDAŞLARIMIZ

Dürüstlük, doğru olanı yapmaktır

UPM çalışanları olarak bizden beklenenler şunlardır:• Davranış Kurallarımızı okumak, anlamak ve bunlara uymak• Herhangi bir hatalı davranıştan şüphe duyduğumuzda endişelerimizi

açıkça söylemek ve dile getirmek• Yapılması gereken doğru şeyin ne olduğundan emin olamadığımızda

yöneticilerimizden veya UPM Uyum Biriminden tavsiye istemek

Ayrıca, UPM yöneticilerinden beklenenler şunlardır:• Davranışlarıyla örnek olmak• Kurumsal politikalarımızı ve prosedürlerimizi ekiplerine iletmek

ve bunların ekip için uygulanabilirliğini detaylı şekilde ekipleriyle görüşmek

• Ekip üyelerinin endişelerini dile getirebileceklerini hissettikleri bir ortamı teşvik etmek

• Ekip üyelerinin endişelerini dinlemek ve fark ettikleri şüpheli hatalı davranışları bildirmek

• Yukarıdaki beklentileri karşılayacak şekilde ekiplerini denetlemek ve desteklemek

Nasıl ilerleyeceğinizden emin değilseniz

Planladığınız eylemleri düşünün ve bunlarla ilgili kendinize şunları sorun:• Davranış Kurallarına uygun mu?• Yasal mı?• Etik mi?• Sosyal medyada ya da gazetelerde

bu konular hakkında bir şey okumak ister miyim?

Bu sorulardan herhangi birine yanıtınız hayır ise durun ve doğru yolu bulmak için yardım isteyin.

DAHA FAZLA BILGIBM İş Dünyası ve İnsan Hakları Rehber İlkeleriBirleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesinin On İlkesiBirleşmiş Milletler Sürdürülebilir Gelişim HedefleriOECD (Ekonomik Kalkınma ve İşbirliği Örgütü) Çok Uluslu Şirketler Rehberi

DAVRANIŞ KURALLARI YARDIM HATTI

Davranış Kuralları hakkında herhangi bir sorunuz olursa her zaman şu adresten iletişime geçebilirsiniz: [email protected]

Değerlerimiz, dürüstlüğümüz ve politikalarımız hakkında daha fazla bilgi için codeofconduct.upm.com adresinde yer alan UPM intranetini (UPM çalışanları için) veya www.upm.com/codeofconduct adresinde yer alan UPM kurumsal web sitesini ziyaret edin.


ENDİŞELERİNİZİ DİLE GETİRİN


PAYDAŞLARIMIZTAAHHÜDÜMÜZ

https://codeofconduct.upm.com

https://www.upm.com/investors/governance/governance-guidelines/code-of-conduct/

mailto:[email protected]

UPM, Birleşmiş Milletler İş Dünyası ve İnsan Hakları Rehber İlkelerine uygun şekilde insan haklarına saygı göstermeyi taahhüt eder. Makul çalışma koşullarını teşvik ediyoruz. Zorlama yoluyla çalıştırmaya ya da çocuk işçi çalıştırmaya hiçbir şekilde tolerans göstermeyiz. Sorumlu liderlik vesilesiyle çalışanları, şirketin tüm kademelerinde yetkilendirmeyi ve bunlara dahil etmeyi hedefliyoruz.

Tüm çalışanlarımız herkesin düşünce, fikir, ifade, din özgürlüğüne ve barışçıl bir şekilde toplanma hakkına saygı göstermeli ve ırk, yaş, milliyet, cinsiyet veya cinsel eğilime dayalı

her türlü ayrımcılıktan kaçınmalıdır. Cinsel tacize veya başka herhangi bir şekildeki tacize tolerans göstermeyiz.

İş yerimizi ilham verici, çeşitliliğe açık ve kucaklayıcı hale getirmede hepimiz elimizden geleni yapabiliriz. Çalışanların, kişisel ve profesyonel gelişim ve

büyüme hususunda aktif olması teşvik edilir.

Refah, sağlık ve güvenlik

UPM, çalışanın refahına ve sağlığına önem verir. Güvenlikten asla ödün vermeyiz ve yalnızca sağlığa ve güvenliğe olan taahhüdümüzü

paylaşan iş ortaklarıyla çalışırız. Her zaman güvenli şekilde çalışmak hepimizin sorumluluğudur ve kurumsal güvenlik kurallarımız ve

standartlarımızın yanı sıra ilgili işçi sağlığı ve iş güvenliği kanunlarına da uymalıyız. Tüm yöneticiler, güvenli şekilde çalışabilmeleri için ekiplerini eğitmeli,

denetlemeli ve desteklemelidir.

Çalışanlara ve insan haklarına saygı2.



İŞ DÜRÜSTLÜĞÜ PAYDAŞLARIMIZTAAHHÜDÜMÜZ ÇALIŞANLARIMIZ VE FAALİYETLERİMİZ


• Ekiplerinizde çeşitliliği teşvik etmeye çalışın, farklı yetkinlikleri, deneyimleri veya geçmişi olan insanları ekiplerinize dahil edin ve kimseye ırk, yaş, milliyet, cinsiyet veya cinsel eğilim nedeniyle farklı davranmayın.

• İnsanların çeşitli görüşlere ve katkı sağlama fırsatlarına sahip olabileceği bir kültür oluşturun ve bunu teşvik edin.

• İş yeri atmosferinizi nasıl iyileştirebileceğinizi ve başkalarına nasıl ilham verebileceğinizi düşünün.

• Size veya başkasına tacizde bulunulduğunu veya uygun olmayan başka bir davranış sergilendiğini hissettiğinizde bunu açıkça söyleyin.

• Kişisel ve profesyonel gelişiminiz konusunda sorumluluk üstlenin.• İş performansınızın alkol veya uyuşturucu gibi etmenlerden olumsuz olarak

etkilenmediğinden emin olun.• Diğerlerinin de UPM’in güvenlik gerekliliklerine uymasını bekleyin ve buna teşvik edin.

Güvenli olmayan çalışma uygulamalarının farkına vardığınızda bunu açıkça söyleyin. Kazaları ve güvenli olmayan koşulları anında bildirin. Bir riski veya sorunu başka birinin bildirdiğine dair varsayımda bulunmayın.

• Sağlık ve güvenlik açısından rol model olun ve davranışlarınızla örnek olun. Her zaman kendinize ve çalışma arkadaşlarınıza dikkat edin ve kişisel refahınızı gözetin.

YAPILMASI GEREKEN DOĞRU ŞEY NEDİR?

Katkıda bulunun ve diğerlerini dahil edin

DAHA FAZLA BILGIBM İnsan Hakları Evrensel BildirgesiILO (Uluslararası Çalışma Örgütü) Çalışma Yaşamında Temel İlkeler ve Haklar Bildirgesi




İlgili çevresel kanunlara uyarız ve faaliyetlerimizin havayı, iklimi, suyu, toprağı ve biyolojik çeşitliliği nasıl etkilediğine dikkat ederiz. Toprağı nasıl kullandığımız da dahil olmak üzere yol açtığımız olumsuz etkileri en aza indirmeyi hedefliyoruz. Faaliyetlerimizin yol açtığı doğrudan ve dolaylı çevresel yükleri ve etkileri sürekli olarak ölçüp değerlendiririz ve gelişmiş teknolojilerin kullanımını teşvik ederiz.

Tüm çalışanlarımızın günlük çalışmalarında çevresel sorunların farkında olmalarını bekliyoruz. Bu nedenle hepimizin sorumlulukla hareket etmesi ve en iyi uygulamaları paylaşması beklenir. İnsanları ve çevreyi olumsuz etkileyebilecek eylemler, dikkatlice düşünüp değerlendirilmelidir.

Çalışanlarımız, sürekli iyileştirme ilkemizi göz önünde bulundurarak UPM’in çevresel yüklerini sistematik bir şekilde yönetmelidir. Kimyasallar, uluslararası düzeyde tanınan yönetim sistemlerine uygun olarak güvenli şekilde işlenmelidir.

Ürünlerin ömrünü bir bütün olarak göz önünde bulunduran sorumlu ürün yönetimi için çaba gösteriyoruz. UPM’in ürünlerinin, amaçlandıkları kullanım için güvenli olmasını ve düzenleyici gereklilikleri karşılamasını sağlamak hepimizin sorumluluğudur.

Çevresel etkiye ve ürün güvenliğine dikkat etme

3.

Azaltın, yeniden kullanın, geri dönüştürün!



• İşinizin ve iş yerinizin çevresel etkileri ve yasal gereklilikleri hakkında bilgi sahibi olun.

• Gereksiz risklerden kaçının ve sorun oluşmadan harekete geçin.

• En iyi uygulamalarınızı diğerleriyle paylaşın.• Tüm ölçümleri, analizleri ve raporlama işlemlerini doğru

bir şekilde gerçekleştirin.• Kaynakları (su, enerji, ham madde) israf etmeyin ve

bunları verimli şekilde kullanın.• Kimyasalları ve tüm atıkları dikkatli ve talimatlara uygun

bir şekilde ele alın.• Çevre açısından risk teşkil edebilecek tüm faaliyetleri

rapor edin.• Ürünlerin ilgili gereklilikleri (örneğin, REACH ve Ecolabel

kriterleri) karşıladığından emin olun.




İŞ DÜRÜSTLÜĞÜTAAHHÜDÜMÜZ PAYDAŞLARIMIZÇALIŞANLARIMIZ VE FAALİYETLERİMİZ

Yolsuzluk ve rüşvete karşı sıfır tolerans

4.

UPM’in kılavuz ilkesi nettir: Yolsuzluğa veya rüşvete hiçbir suretle tolerans göstermeyiz. Devlet memurlarına veya özel kişilere rüşvet teklif etmeyiz, ödemeyiz veya rüşvet ödenmesine izin vermeyiz ve hiçbir suretle rüşvet talep etmeyiz veya kabul etmeyiz.

Bilhassa iş alma, işin devamını sağlama veya haksız menfaat elde etme amacıyla bir iş kararını uygun olmayan şekilde etkilemek için değerli hiçbir şey vermemeli veya teklif etmemeliyiz. Bunu doğrudan veya dolaylı olarak, başka bir deyişle, UPM adına hareket eden bir üçüncü taraf aracılığıyla da yapmamalıyız. Aynı şekilde, iş kararlarımızda tarafsız olabilmemizi etkileyebilecek veya etkileyecek gibi görünen değerli şeyleri, doğrudan veya dolaylı olarak talep veya kabul etmemeliyiz. “Değerli şey” ifadesi, geniş kapsamda düşünülmelidir; her türlü ödeme, kredi, indirim, siyasi yardım veya hayır kurumu yardımı, masrafları karşılama, hediye, hediye kartı, yemek, eğlence, seyahat, işe veya staja alma, iş fırsatı, hizmet veya diğer menfaatleri içerir.

Verilen veya kabul edilen hediyeler ya da ağırlamalar meşru bir iş amacına hizmet etmeli, her zaman makul boyutlarda ve ayni olmalıdır. Kurumsal politikalarımıza uygun olarak, her türlü hediye, ağırlama ve seyahat masraflarımız için önceden izin almalıyız.

Uygun olmayan ödeme, menfaat, hediye ya da ağırlama talepleri ve teklifleri derhal reddedilip UPM Hukuk Birimine bildirilmelidir.

Taviz yok, mazeret yok, istisna yok!


ÇALIŞANLARIMIZ VE FAALİYETLERİMİZ

TAAHHÜDÜMÜZ İŞ DÜRÜSTLÜĞÜ PAYDAŞLARIMIZ ENDİŞELERİNİZİ DİLE GETİRİN

Resmi etkileşimler• Bir devlet memuruyla iş yaparken

öncelikle UPM Hukuk Birimine danışmadan değerli hiçbir şey vermeyin, teklif etmeyin veya kabul etmeyin.

• “Devlet memuru” ifadesinin, çeşitli yolsuzlukla mücadele kanunları kapsamında çok çeşitli anlamlara geldiğinin farkında olun. Bu ifade genellikle resmi daireleri, kurumları, devlete ait veya devlet kontrolünde olan kuruluşlar, belediyeler, özel idare altındaki bölgeler, siyasi parti veya uluslararası kamu kuruluşları kapsamındaki memurları, çalışanları veya temsilcileri ya da adayları kapsar.

• Evrak işlerini işleme almak veya izin almak gibi rutin resmi işlemleri hızlandırmak için devlet memurlarına ödeme yapma gibi kolaylaştırma ödemeleri yapmayın.

İş ortakları• İş kararlarını etkilemek ve ayrıcalıklı

muameleyi garanti altına almak amacıyla özel iş ortaklarına ya da diğer taraflara rüşvet, bahşiş veya başka ödemeler vermenin, teklif etmenin ya da bunlardan rüşvet, bahşiş veya başka ödemeler kabul etmenin çeşitli kanunları ve şirket politikasını ihlal ettiğini unutmayın.


Üçüncü taraflar• UPM adına hareket eden temsilci,

danışman, müşavir, ortak girişim iş ortağı, yerel iş ortağı, distribütör veya tedarikçi gibi bir üçüncü tarafın uygun olmayan davranışlarından sizin ve UPM’in yasal olarak sorumlu tutulabileceğini unutmayın.

• Kurumsal politikalara ve prosedürlere uygun olarak, uygun risk değerlendirmesini ve durum tespitini gerçekleştirin. Üçüncü taraflarla sözleşme akdederken veya yenilerken kurumsal politikalarda ve prosedürlerde belirtilen sözleşmeden doğan şartların dahil edildiğinden emin olun.

• UPM ve üçüncü taraf arasındaki sözleşmeye ve sağlanan hizmete bağlı olarak üçüncü taraflara yalnızca makul ve meşru komisyonlar ve ücretler ödeyin.

Hediye, ağırlama, seyahat ve eğlence masrafları• Aşırı olan veya uygunsuz iş kararlarına

yönlendirmek ya da ayrıcalıklı muameleyi garanti altına almak için kullanılan veya uygun olmadığı izlenimi uyandırabilecek hediye, ağırlama, yemek, seyahat veya eğlence teklif etmeyin, vermeyin veya kabul etmeyin.

• Nakit veya kolayca nakde dönüştürülen şeyler gibi nakit benzeri hediyeler vermeyin veya kabul etmeyin. Nakit benzeri ifadesi bankamatik kartlarını, ön ödemeli hediye kartlarını ve hediye sertifikalarını kapsar ancak bunlarla sınırlı değildir.

• Kurumsal politikalarımıza ve prosedürlerimize uygun olarak, katılanların adları ve unvanları, tarihler ve harcanan tutarlar da dahil olmak üzere tüm hediye ve ağırlamalar, yemekler, seyahat veya eğlence ile ilgili masrafları rapor edin. UPM, çalışanlarımızın işle ilgili makul masraflarını karşılar. İş ortaklarımızın masraflarını karşılayan ödemeler, şirket içi prosedürlere uygun şekilde yapılır.




TAAHHÜDÜMÜZ PAYDAŞLARIMIZİŞ DÜRÜSTLÜĞÜ

5.

Hepimizin, UPM’in çıkarına en uygun şekilde hareket etmesi beklenir. Bu, diğer hususların yanı sıra çıkar çatışmalarından kaçınmamız gerektiği anlamına gelir. Kişisel çıkarlarınızla UPM’in çıkarları çatıştığında çıkar çatışması meydana gelir. Çıkar çatışması varmış gibi görünmesi dahi şirkete ve itibarımıza zarar verebilir.

Kişisel çıkarlar

Tedarikçilerimizin, müşterilerimizin veya rakiplerimizin hisselerine sahip olma veya bu kişilerle bağlantılı olma gibi kişisel çıkarlar, çıkar çatışması yaratabilir. Kişisel bir çıkarınız olduğunda söz konusu iş ortaklığı ile ilgili karar alma sürecine dahil olmamalısınız. Borsada işlem gören küçük hisse sahiplikleri, çıkar çatışmaları yaratmaz.

UPM ile rekabet içerisinde olan bir şirket için çalışmamalı veya bu şirketle diğer profesyonel faaliyetlere dahil olmamalısınız. Çok fazla zamanınızı alarak veya UPM’de çalışmanızla çatışarak iş performansınız üzerinde olumsuz etkisi olabilecek mesleki faaliyetlerde bulunmamalısınız. Başka bir şirkette bir yönetim kurulu üyesi, yönetici, memur veya danışman üye olmanız ya da benzer bir pozisyona sahip olmanız, UPM’e karşı yükümlülüklerinizle çatışabilir ve çıkar çatışması yaratabilir.

Çıkar çatışmalarından kaçının

Kişisel ilişkiler

Hepimizin, UPM’in veya iştiraklerinin müşterileri, tedarikçileri veya rakipleri için çalışan veya bunlarla finansal çıkarları bulunan akrabaları veya arkadaşları olabilir. Bu tür bir bağlantı potansiyel bir çıkar çatışması yaratır: Başkaları bu gibi bir iş ortağına özel muamelede bulunduğunuzu veya UPM adına aldığınız kararları etkileyebileceklerini düşünebilir. İlgili iş ortağıyla görüşmelerde karar alma yetkisine veya hükmüne sahip olduğunuzda çıkar çatışması meydana gelir.

Ayrıca, bir aile üyesini veya benzer kişiyi denetlemeniz veya bu kişiler tarafından denetlenmeniz ya da bu gibi bir kişiyi işe almayı düşünmeniz halinde de çıkar çatışması meydana geleceğini unutmayın. Bu tür bir kişi tarafından doğrudan denetime veya işe almaya izin verilmez.

Açıklayın ve görüşün

Yöneticilerimizi, gerçek veya potansiyel çıkar çatışmaları hususunda bilgilendirmeli ve gerekirse ilgili izinleri almalıyız. Her durum, olay bazında değerlendirilir ve kararlar, dürüstlük kültürümüzden ödün verilmediğinden emin olacak şekilde alınır.





• Şirketteki pozisyonunuz ya da çalışmanıza ilişkin olarak erişiminiz olan bilgilerin veya varlıkların kullanımı aracılığıyla yaratılan fırsatlardan haksız kişisel menfaatler elde etmeyin.

• Gerçek veya potansiyel çıkar çatışmaları yaratan veya çıkar çatışması yaratıyor gibi algılanabilecek tüm karar alma süreçlerinden çekilin.

• İşle ilgili tüm kararlarınızın tarafsız olduğundan ve UPM’in ticari çıkarları göz önünde bulundurularak alındığından emin olun.

• Dışarıdan iş almayı veya başka yerde bir pozisyonda görev almayı düşünüyorsanız durumu yöneticinize bildirin ve olası çıkar çatışmalarını görüşün. Gerekirse yazılı izin alın.

• Kararlarınızı etkileyeceğini düşünüp düşünmemenizden bağımsız olarak tüm potansiyel ve gerçek çıkar çatışmalarını belgeleyin ve yöneticinize bildirin.


Her tercih fark yaratır!

Kişisel çıkarlarım veya ilişkilerim, alacağım kararı

etkiler mi veya UPM’in çıkarlarıyla çatışır mı?

Evet ise durumu yöneticinizle görüşün

Emin değilseniz durumu yöneticinizle görüşün

Hayır ise yine de başka biri tarafından bu şekilde algılanabilir mi?

Evet ise durumu yöneticinizle görüşün

Hayır ise muhtemelen bu durumda çıkar çatışması yoktur

Bu durumda çıkar çatışması var mı? Kendinize şu soruları sorun:





Rekabet kanunları, etkili ve adil rekabeti korur ve teşvik eder. Bu kanunlar, her şirketin, şirketler arasındaki rekabeti engelleyebilecek uygulamalarda bulunmadan piyasada bağımsız şekilde hareket etmesini gerektirir.

Rekabet kanunları, rekabeti kısıtlama veya bozma amacı ya da etkisi olan sözleşmeleri ve diğer uygulamaları yasaklar. Ayrıca, piyasada hakim konuma sahip şirketlerin davranışlarını da düzenler. Dolayısıyla, eylemlerimiz her zaman rekabeti düzenleyen geçerli kanunlara uygun olmalıdır.

Rekabet kanunlarına uygunluk6.

Rakiplerle ilişki• Rakiplerle her türlü gereksiz temastan kaçının.

Rakiplerle tüm temasların açık ve kanunlara uygun bir amacı olmalıdır.

• Kurumsal politikalarımıza ve prosedürlerimize dayanarak rakiplerle iletişimleriniz için önceden izin isteyin.

• Rakiplerle hassas bilgiler hakkında konuşmayın veya rakiplere bu tür bilgiler vermeyin. Hassas bilgiler; fiyatlandırma, maliyetler, üretim hacimleri, indirimler, kapasiteden yararlanma oranları, pazar paylaşımları ve fabrika kapatmaları kapsar. Bu, gayri resmi (sosyal) etkinlikler ve planlanmamış görüşmeler de dahil olmak üzere UPM’in rakipleriyle yapılan her görüşme için geçerlidir.

• Rakipler, yukarıda bahsi geçen hassas konulardan herhangi biri hakkında konuşma başlatırsa cevap vermeyi veya yorum yapmayı reddedin ve UPM Hukuk Birimini bilgilendirin.

Bilgi alışverişi• Öncelikle UPM Hukuk Birimine danışmadan

istatistiksel amaçlara yönelik ticari bilgileri


Bu, uygulamada şu anlama gelir:• Fiyat sabitleme, müşteri tahsisi, ürün veya coğrafi pazar

paylaşımı, ihaleye fesat karıştırma, boykot etme veya üretimin sınırlandırılması, azaltılması veya sabitlenmesi ya da rakiplerle kaynak alımı hususunda anlaşmalar yapma gibi eylemlerde bulunmayın.

• Geçerli rekabet kanunlarını ihlal ederek rakiplerle hassas bilgiler hakkında konuşmayın veya hassas bilgi alışverişinde bulunmayın.

• Rakiplerle iletişimde bulunurken UPM’in kurumsal politikalarına ve prosedürlerine uyun.

• Ticaret birliklerine veya diğer mesleki derneklere katılırken UPM’in kurumsal politikalarına ve prosedürlerine uyun.

• Rakipler, müşteriler, distribütörler, tedarikçiler veya diğer iş ortaklarıyla yapılan ticari sözleşmelerin, rekabet kanunlarına uygun olduğundan emin olun.

• Piyasada hakim konuma sahipsek hakim durumu kötüye kullanmadığımızdan emin olun.

UPM DAVRANIŞ KURALLARI14




rakiplerle paylaşmayın. Bunu doğrudan veya dolaylı olarak, başka bir deyişle, ticaret birliği gibi bir üçüncü taraf aracılığıyla da yapmamalıyız.

• Gizliliği her zaman aklınızda bulundurun ve planlanan işlem için gerekli olan bilgiler dışında başka bilgileri iş ortaklarınızla paylaşmayın. Bunu unutmamanız önemlidir (örneğin, başka bir UPM iş alanında rakip olan müşteriler veya tedarikçilerle görüşüyorsanız). Başka bir UPM iş alanıyla ilgili hassas bilgileri, rakip müşteriye veya tedarikçiye ifşa edemezsiniz ve müşteri veya tedarikçiyle ilgili hassas bilgileri, söz konusu rakip UPM iş alanıyla paylaşamazsınız.

Fiyat açıklamaları• UPM Hukuk Birimine danışmadan fiyat

artışlarıyla ilgili bilgileri yayınlamayın.

Ticaret birliğine katılma• Geçerli kurumsal politikalar ve prosedürler

uyarınca veri tabanımızda kayıtlı olmayan ticaret birliklerine katılmayın.

• Gündemsiz toplantılara katılmayın.• Konuların meşru olduğundan emin olmak

için toplantı gündemlerini önceden gözden geçirin. Şüphe duyduğunuzda UPM Hukuk Birimine danışın.

• Ticaret birliği toplantılarında hassas bilgileri paylaşmayın.

• Başka katılımcılar bu tür bilgileri ifşa ederse veya başka şekilde rekabet kanunlarına aykırı hareket ederse buna anında itiraz edin. İtiraz etmeniz işe yaramazsa hemen toplantıyı terk edin ve derhal UPM Hukuk Birimini bilgilendirin. Mümkünse itirazınızın ve/veya toplantıyı terk ettiğinizin toplantı tutanaklarına geçirilmesini sağlayın.

• Tutanakların toplantıda görüşülenleri uygun şekilde yansıtıp yansıtmadığını kontrol edin. Gerekirse değişiklik ve tadil yapılmasını isteyin.

• Rekabet kanunlarının tüm ikinci derece ve gayri resmi toplantılar için de geçerli olduğunu unutmayın.

Distribütörler, müşteriler ve tedarikçilerle ilişkiler• Müşterimizin kendi satış fiyatlarını belirleme

özgürlüğünü kısıtlamayın.• Tedarikçiler veya müşterilerle herhangi bir

kısıtlayıcı sözleşme (örneğin, münhasırlık veya rekabet etmeme) akdetmeden önce UPM Hukuk Birimine danışın.

Hakim piyasa konumunun kötüye kullanılması• Belirli bir coğrafi bölgede belirli bir ürünle

ilgili olarak piyasada hakim konuma sahip olduğumuzu düşünüyorsanız UPM Hukuk Birimiyle iletişime geçin.

Soruşturmalar• Herhangi bir rekabet kurumu tarafından

önceden duyurulmamış bir soruşturma (şafak baskını) yürütülmesi halinde derhal UPM Hukuk Birimiyle iletişime geçin ve talimatlarına uyun.


İşletmenin başarısı uyumluluktan güç alır





Maddi ve maddi olmayan varlıklar

Günlük işlerimizde makine, ekipman, ham madde, araçlar, BT cihazları ve mobil cihazlar, para, fikri mülkiyet ve bilgi gibi UPM’in ve iş ortaklarımızın varlıkları bizim sorumluluğumuzdadır. Bunları dikkatli kullanmamız ve hasar, kayıp, hırsızlık ve kötü kullanmaya karşı bunları korumamız beklenir.

Tüm çalışanlarımız, bizim ve iş ortaklarımızın gizli bilgilerini güvence altına alacak uygun önlemleri almalıdır. Gizli bilgileri dikkatli kullanırız ve bunları yalnızca bilgiye erişim hakkı olan ve çalışmasını yürütebilmek için bilmesi gereken kişilerle paylaşırız. UPM’in fikri mülkiyetini (buluşlar, patentler, telif hakları, ticari markalar ve ticari sırlar) uygun şekilde koruruz.

Tehditlerden, yetkisiz ve yasa dışı kullanımdan verileri korumak için kurumsal politikalarımıza ve prosedürlerimize uyarız. UPM, çalışanlarımız tarafından şirket sistemlerinde oluşturulan veya paylaşılan verilere erişme ve bunları kullanma ve kanunların izin verdiği ölçüde bilgileri ve sistem kullanımını izleme ve inceleme hakkına sahiptir. Kişisel verileri ilgili kanunlara, şirket politikalarına ve prosedürlerine uygun şekilde kullanarak iş arkadaşlarımızın, paydaşlarımızın ve temsilcilerinin gizliliğine saygı gösteririz. Teknolojiyi etik ve sorumlu bir şekilde kullanırız.

Varlıkları ve bilgileri koruyun7.

Önleyin, koruyun ve

dikkatli olun!

İfşa ve içeriden alınan bilgiler

Halka açık bir şirket olarak UPM’in bilgilerini kamuya açıklarken menkul kıymetler borsasının kurallarına ve geçerli kanunlara uymalıyız. Yalnızca belirlenen şirket çalışanları, UPM adına basına açıklama yapabilir. Piyasa bozucu eylemler ve içeriden alınan bilgiler ile ilgili kurallara

ve düzenlemelere (ör. ifşa ve alım satım işleminde kısıtlamalar) uymayı taahhüt ederiz.

Karar alma ve belge takibi

Kararlarımız, UPM’in çıkarına en uygun şekilde alınmalı ve uygun risk değerlendirmelerine dayanmalıdır. Şirketimiz bünyesinde yasal ve finansal onay prosedürleri kullanılmakta olup bunlara uymayı taahhüt ederiz. Bu prosedürler yetkili kişilerin, para limitlerinin ve görevlerin bölünmesinin belirlenmesi gibi risk azaltma uygulamalarını kapsar.

Tüm ticari işlemler, muhasebe defterlerimize ve hesaplarımıza doğru ve uygun bir şekilde kaydedilmelidir. Doğru kayıt tutma ve raporlama, vergilendirmeye ilişkin olanlar gibi yasal ve düzenleyici gereklilikleri yerine getirmemize yardımcı olur. Çalışanlarımız kayıtların tutulması, saklanması ve imha edilmesine ilişkin kurumsal politikaları bilmeli ve bunlara uymalıdır.





Varlıklar• Şirket varlıklarını veya bilgilerini kötüye

kullanmayın (örneğin kişisel amaçlarla veya UPM ile ilgisi olmayan bir iş ya da yasa dışı veya etik olmayan faaliyetler için).

• Hizmetleri veya iş arkadaşlarınızın vaktini kişisel çıkarlar için kullanmayın.

Bilgi• Verilerin gizliliğini güvence altına almak ve

verileri siber risklere karşı korumak için uygun BT araçlarını kullanın ve bilgi güvenliğine dair kurumsal politikalara uyun. Kişisel verileri kullanırken önce planlama yapmayı, kullanımı sınırlamayı, güvenli hale getirmeyi ve süresi geçtiğinde silmeyi asla unutmayın.

• Gizli konuları kamuya açık alanlarda veya sosyal medyada ya da akraba veya arkadaşlarla konuşmayın.

• Eski işverenlerinize ait gizli bilgileri paylaşmayın veya başkalarından bu bilgileri paylaşmasını istemeyin. UPM’den ayrılırsanız gizli bilgilerimizi başkalarıyla paylaşmayın.

• Şirket konularıyla ilgili tüm açıklamalar için tüm medya iletişimlerini UPM Paydaş İlişkileri Birimine yönlendirin.

• Üçüncü taraflar örneğin, “Müşterini Tanı”


prosedürleri kapsamında sizden şirket hakkında bilgi talep ederse dikkatli olun. Talep eden kişinin, talebine yönelik meşru bir amacı olduğundan emin olun, uygun gizlilik sözleşmelerini veya yükümlülüklerini uygulamaya koymadan ya da kişisel verileri güvence altına almadan gizli bilgiler vermeyin.

• Yeterli yasal koruma ve gizlilik sağlayarak UPM’in fikri mülkiyetini güvence altına alın ve üçüncü tarafların fikri mülkiyetine saygı gösterin.

• Şirket içi konulara ilişkin güncel kurumsal politikaları ve prosedürleri takip edin. Sorularınız olursa UPM Hukuk Birimiyle iletişime geçin.

Muhasebe defterleri ve kayıtlar• UPM grup şirketlerinde kararlar alırken

UPM’in onay prosedürlerine ve iştirak yönetim çerçevesine uyun.

• Şirketin muhasebe defterlerinde, kayıtlarında ya da hesaplarında tahrifat yapmayın.

• Harcamaları, destekleyici belgeler ya da kurumsal politikaların ve prosedürlerin gerektirdiği gerekçeler olmadan kaydetmeyin.

• Şüpheli işlemleri, ödemeleri veya harcamaları, UPM İç Denetim veya UPM Hukuk Biriminden bir temsilciye bildirin.





İş ortağınızı tanıyor musunuz?

Müşterilerimizi, tedarikçilerimizi ve diğer iş ortaklarımızı tanıyarak ve bu kişilerle iş ilişkileri geliştirerek iş performansımızı iyileştirebilir, güvenlik ve iş sürekliliği sağlayabiliriz. Aynı zamanda bu gibi ilişkiler sebebiyle yasa dışı ticari faaliyetlere karışma ve zarara veya itibar kaybına uğrama riskini de azaltabiliriz. Bu nedenle, geçerli kanunlara uygun şekilde iş yürütmelerini gerektirme gibi nesnel kriterler kullanarak iş ortaklarımızı dikkatli bir şekilde seçmeliyiz. Ayrıca, temsilciler ve aracılar da dahil olmak üzere adımıza hareket eden tedarikçilerimizin ve iş ortaklarımızın UPM Tedarikçi ve Üçüncü Taraf Kurallarına uymasını bekleriz.

İş ortaklarımızla iş ilişkisine başlamadan önce onlarla ilgili riskleri belirlemek ve ele almak isteriz. Ayrıca, iş ilişkimiz boyunca iş ortaklarımızı izleriz. Bilhassa ticaret mevzuatına uygunluk, rüşvet ve yolsuzluk (bkz. bölüm 4), insan hakları (bkz. bölüm 1), kara para aklama, dolandırıcılık ve çeşitli finansal konularla ilgili riskleri yönetmeye odaklanırız. Bunlara ek olarak sosyal ve çevresel riskler ile uygunluk riskleri tedarik zincirimizde dikkatli bir şekilde yönetilir.

Kiminle iş yaptığınızı bilin8.

Ticaret mevzuatına uygunluk düzenlemelerine ve kara para aklamanın önlenmesi kanunlarına uyun

Tüm diğer küresel şirketler gibi biz de tüm geçerli ulusal ve uluslararası ticaret mevzuatına uygunluk düzenlemelerine uymalıyız. Ticaret

mevzuatına uygunluk, uluslararası yaptırımların ve kısıtlayıcı ticari uygulamaların yanı sıra malların ithalatına, ihracatına ve yurt içinde ticaretine dair düzenlemeleri kapsar.

Kara para aklama; dolandırıcılık, vergi kaçırma, insan ticareti ve rüşvet gibi suç faaliyetleri aracılığıyla elde edilen paranın suçla ilgili kaynağını saklamak amacıyla meşru işletmeler üzerinden dolaştırılması sürecidir. Geçerli kara para aklamanın önlenmesi, terörle mücadele ve mali suç kanunlarını ihlal edecek şekilde iş yürütmeyiz.

Kaynakları sorumlulukla seçme

Sorumlu kaynak tedariki uygulamalarını taahhüt ederiz. Tedarikçilerimize yönelik gereklilikler belirleriz ve tedarikçilerimizin bu gereklilikleri kendi tedarik zincirlerinde daha ileriye taşımasını bekleriz. UPM Tedarikçi ve Üçüncü Taraf Kuralları kapsamında belirtilen koşullara ek olarak bu gereklilikler örneğin, ham maddelerin kaynağı, makul çalışma koşulları ve zorlama yoluyla ya da çocuk işçi çalıştırma yasağı ile ilgilidir.





İş ortaklarınızı tanıyın• Müşterilerinizi, tedarikçilerinizi ve diğer iş ortaklarınızı tanıyın.

Kurumsal politikalarımıza ve prosedürlerimize uygun olarak risk bazlı durum tespiti, kredi kontrolü ve diğer finansal kontrolleri yürüterek iş ortaklarınız hakkında bilgi edinin ve ilgili bilgilerin güncel tutulmasını sağlayın.

• Bir iş ortağının etik davranışları hakkında endişeleriniz varsa taahhüt altına girmeyin.

• İş ilişkilerini sürekli geliştirmeyi hedefleyin, iş ortaklarının faaliyetlerini izleyin ve UPM üzerinde etkisi olabilecek bir risk tespit etmeniz halinde aksiyon alın.

Tedarikçiler• UPM Tedarikçi ve Üçüncü Taraf Kuralları da dahil olmak üzere

UPM’in gerekliliklerini net bir şekilde iletin.• Tedarikçileri yalnızca önceden tanımlı kriterlere ve kapsamlı

risk değerlendirmesine göre seçin.• Gizli bilgileri güvence altına alın ve ürün performansına veya

fiyatlara ilişkin bilgileri yalnızca çalışmasını yürütebilmek için bilmesi gereken kişilerle paylaşın.


İşlemler• Tüm ticari işlemlerin eksiksiz ve doğru kayıtlarını tutun.• Geçerli şirket içi prosedürlere uymadan nakit veya nakit benzeri

ödeme kabul etmeyin.• Tedarikçiler ve temsilciler gibi iş ortaklarına ödeme yaparken

dikkatli olun. Ödemelerin, ilgisi olmayan bir taraf yerine malları veya hizmetleri sağlayan kişiye veya şirkete gittiğinden emin olun. Ödemelerin, iş ortağının faaliyet gösterdiği, malların satışını gerçekleştirdiği veya UPM’e hizmet sağladığı ülkeye gittiğinden emin olun. Usulsüzlük fark ederseniz UPM Hukuk Birimiyle iletişime geçin.

• Karmaşık veya olağan dışı ödeme yapıları, çeşitli taraflardan gelen veya çeşitli taraflara yapılan çoklu ödemeler, ilgisi olmayan hesaplara ödeme talepleri ya da müşterinin olağan sipariş verme biçimine uygun olmayan ve net bir iş amacı olmayan şekilde sipariş emri hacimlerinde büyük artışlar gibi tehlike işaretlerini göz ardı etmeyin.

• Bir işlemle ilgili sorularınız olursa UPM Hukuk Birimine danışın.





Hedefimiz, güvenilir bir iş ortağı olmaktır. Paydaşlara özel beklentileri anlamayı ve UPM’in hedeflerini, çalışma ilkelerini ve karşılaştığımız zorlukları görüşmek amacıyla çeşitli paydaşlarla diyaloğa girmeyi hedefliyoruz. Paydaşlarımız ve toplumla diyaloğu teşvik etmek istediğimizden farklı görüşlere sahip olma hakkına saygı duyuyoruz.

Çevremizdeki topluluklar üzerindeki önemli toplumsal etkimizin farkındayız. Ekonomik, çevresel ve sosyal gelişimlerine olumlu şekilde katkıda bulunmayı ve faaliyetlerimizin olumsuz etkilerini en aza indirmeyi hedefliyoruz.

Çeşitli projeler ve girişimler aracılığıyla yerel topluluklarımızın gelişiminde rol alıp faaliyetlerimizi açıkça beyan ederiz. UPM bu gibi projeler yürütmek veya girişimlerde bulunmak için yerel hükümetlerle ortaklaşa çalıştığında faaliyetlerimizin doğruluğunu sağlayıp geçerli yolsuzlukla mücadele kanunları ile şirket politikalarına harfiyen uyarız.

Paydaşlarımız ve toplumla ilişki kurma

9.




TAAHHÜDÜMÜZ PAYDAŞLARIMIZ


Paydaş diyaloğu güvenle başlar

• Yerel toplulukta bir yatırımda ya da ilgili bir geliştirme projesinde herhangi bir yerel hükümetle ortaklaşa çalışmadan önce UPM Hukuk Birimine danışın.

• UPM adına siyasi katkılar yapmayın veya siyasi adayları, partileri ya da grupları başka bir şekilde desteklemeyin. Siyasi faaliyetlerinizi işinizden açıkça uzak tutun.

• Bağışların ve sponsorlukların; sponsorluklara, bağışlara ve çalışan gönüllülüğüne dair kurumsal politikalarımıza ve prosedürlerimize uygun şekilde onaylandığından emin olun.

• İfşa ile ilgili UPM politikalarına uygun olarak tüm paydaşlarla yapıcı diyaloğa açık olun.

• Farklı fikirleri dinleyin ve hoş karşılayın, kendi fikirlerinizi yapıcı şekilde ifade edin.




TAAHHÜDÜMÜZ PAYDAŞLARIMIZ

UPM’in dürüstlük ve etik standartlarına uymak hepimizin sorumluluğudur. Hepimiz, hatalı davranışlardan şüphe duyduğumuzda bunları açıkça söylemek ve bildirmekle ve başkalarının dile getirdiği endişeleri dinlemekle yükümlüyüz. Hiçbir zaman, bir riski veya endişeyi başka birinin bildirdiğine dair varsayımda bulunmamalıyız.

Bu Davranış Kuralları, bahsedilen konuları daha ayrıntılı şekilde ele alan çeşitli uyum programlarımız, politikalarımız ve prosedürlerimiz için temel teşkil eder. Ayrıca, uyum risklerinin nasıl tespit edileceğini, bu risklere nasıl yanıt verileceğini ve bunların nasıl kontrol edilip izleneceğini belirten bir sistem uyguluyoruz. Uyumun önemini çalışanlarımıza ve UPM’i temsil eden diğer kişilere sürekli olarak aktarırız.

Endişelerinizi dile getirin

Tüm çalışanlar kanunların, bu Davranış Kurallarının veya diğer UPM kurumsal politikalarının ihlaline dair şüphelerini ya da gözlemlerini • yöneticilerine ya da • UPM Hukuk, UPM İK veya UPM İç Denetim Biriminden bir temsilciye

derhal bildirmeli ya da• UPM’in Hatalı Davranışları Bildirme kanalını kullanmalıdır.

Bu, sorunları çözmeye çalışmamızı, zamanında düzeltmemizi ve şirket içinde aynı veya başka bir yerde tekrar meydana gelmesini önlememizi sağlar.

Hatalı davranış bildirimlerini dikkatle inceler, kişisel verileri uygun şekilde kullanır ve mümkün olduğu kadarıyla bildirimlerin gizliliğini sağlarız.

İyi niyetle şüpheli hatalı davranışı bildiren veya şüpheli hatalı davranışı çözüme kavuşturmak için soruşturmaya katılan kişilere karşı misilleme yapılmasına tolerans göstermeyiz. Misilleme; daha alt pozisyona indirme, işten çıkarma, terfi reddi, maaş kesintisi veya her türlü tehdit, zorbalık veya tacizi kapsar.

Uyum herkes için geçerlidir10.



TAAHHÜDÜMÜZ PAYDAŞLARIMIZ ENDİŞELERİNİZİ DİLE GETİRİN

Kanunları, UPM Davranış Kurallarını veya diğer UPM politikalarını ihlal eden çalışanlar, istihdamın feshini de içerebilecek şekilde disiplin cezasına tabidir. Diğer disiplin cezaları kınama, uyarı ve teşviklerin kaybedilmesini içerir.

Disiplin cezasına yol açabilecek hatalı davranış örnekleri:• UPM politikalarını ihlal etmek• Başkalarının UPM politikalarını ihlal

etmesini istemek• Bilinen ya da şüphelenilen bir UPM

politikası ihlalini uygun şekilde dile getirmemek

• Kasıtlı olarak yanlış bildirimde bulunmak veya bir soruşturmada yanlış bilgi vermek

• Olası politika ihlalleriyle ilgili UPM soruşturmalarında iş birliği yapmamak

• Şüpheli hatalı davranışı bildiren bir çalışana karşı misilleme yapmak veya yapılan misillemeye tolerans göstermek

Hatalı davranışların diğer olası sonuçları arasında, sivil yaptırımlar (örneğin, tazminat ve sözleşme ihlali) ve cezai yaptırımlar (örneğin, para cezası ve hapis cezası) yer alır.

Web sitesi: upm.com/reportmisconductE-posta: [email protected]

Posta adresi: UPM-Kymmene CorporationHead of Internal Audit/Compliance

PO Box 380FI-00101 Helsinki, Finland

HA

TALI

DA

VR

AN

IŞLA

RIN

SO

NU

ÇLA

RI

HATALI DAVRANIŞLARI BİLDİRME KANALI

Sessiz kalmak bir seçenek değildir.

Doğru şeyi yapın!



TAAHHÜDÜMÜZ PAYDAŞLARIMIZ ENDİŞELERİNİZİ DİLE GETİRİN

https://upm.com/reportmisconduct

mailto:[email protected]

www.upm.com Cov

er: U

PM F

ine

250

g/m

2 , in

side

page

s: U

PM F

ine

120

g/m

2 . P

rinte

d 05

/20

19. C

opyr

ight

: UPM

-Kym

men

e C

orpo

ratio

n.Th

e C

ode

of C

ondu

ct is

ava

ilabl

e in

seve

ral l

angu

ages

. In

case

of c

onfli

ct b

etw

een

the

lang

uage

ver

sions

, the

Eng

lish

lang

uage

ver

sion

prev

ails.

upm davraniŞ kurallari her seÇİm Önemlİdİr · intranetimizde daha ayrıntılı kurallar...

Documents