Županijsko vijeće školskih knjižničara

Splitsko – dalmatinske županije (srednje škole) www.freewebs.com/libri

Split, siječanj 2009.

Vanja Škrobica, dipl. knjižničarka

Škola likovnih umjetnosti, Split

www.freewebs.com/teka

Zašto ovdje sjedim satima?

Hoću li čuti išta pametno, zanimljivo ili korisno?

Kakva će biti atmosfera i komunikacija?

Teme• Zanimljive• Korisne• Aktualne

Kako privući na sastanak i kako zadržati pozornost publike

Tri prve minute se najvažnije.Sigurnosti doprinosi:•dobar početak (započeti s humorom, pitanjem publici ili nekim dramatičnim podatkom) •dobra priprema i vladanje materijom

Kako privući na sastanak i kako zadržati pozornost publike

• Održavati vizualni kontakt s publikom

• Skenirati ih i postaviti ponekad pitanje

• Paziti na vlastiti govor tijela (kretanje održava pažnju)

Postoji više vrsta sastanaka (po broju sudionika, po ciljevima, po sadržaju tema…), i o tome o kojoj je vrsti sastanka riječ ovisi uloga voditelja, uloga sudionika i način vođenja sastanka.

- vrlo mali (do 30)- mali (30-50)- srednji (50-100)- veliki (100-200)- vrlo veliki (više od 200)

• Konferencija za novinare

• Briefing• Demonstracija • Prikaz novih

proizvoda (sajmovi i sl.)

• Seminar (savjetovanje npr.)

• Radionica

• Timski dogovor (kolegij, konzilij)• Sjednica • Konzultacije• Konferencija• Simpozij • Kongres • Skupština • Konvencija• Itd.

•ovisi o broju sudionika

•sastanci s većim brojem sudionika imaju informativni ili manifestacijski karakter.•sastanci s manjim brojem sudionika su učinkovitiji za rješavanje problema.

• formalni sastanci – propisano je tko prisustvuje, koliko članova

• neformalni sastanci – nemaju strogo propisana pravila

Informativni sastanci I tip: informiranje podređenih od strane rukovodstva Informativni sastanci II tip: prikupljanje informacija od podređenihRedovni-obvezni sastanci: uključuju ravnopravnu diskusiju i polemikuEksplorativni-timski sastanci: svrha je dolaženje do novih spoznaja i ideja (oluja ideja – brainstorming i morfološka analiza - definira se problem, analiziraju prijašnja iskustva i prikupljaju podaci, poredbenom analizom prijedloga dolazi se do rješenja).

1. priprema sastanka – organizacijska, prostorna i sadržajna

2. sastanak3. analiza sastanka

Tehnička priprema•Vrijeme(bolje kroz jutro nego popodne)•Mjesto (koje odgovara većini sudionika)•Prostorija (tehnička oprema, sjedala, ugodna)•Osvježenje i pauza•Poziv s dnevnim redom•Potvrda dolaska sudionika•Priprema materijala•Zapisnik

• Stil teatra– voditelj je u glavnoj poziciji – sudjelovanje sudionika je

ograničeno • U- raspored

– ravnopravnost sudionika– ipak je uloga voditelja istaknuta– dobra preglednost

• Kružni stil– demokratski

– dobra preglednost i mogućnost

sudjelovanja

X

X

Organizacija prostorije

Sadržajna priprema•Zanimljiv, raznovrstan dnevni red (cilj i sadržaj sastanka - aktualnosti, obavijesti, zanimljivosti, odlučivanje…) objasnite tko će i zašto biti prisutan; sudionici moraju na vrijeme poznavati dnevni red •način i plan izlaganja – dogovor sa sudionicima•stručne osobe – predavači•pozvati sudionike da aktivno sudjeluju •kontrolni mehanizmi (vrednovanje skupa)

• otvaranje sastanka (pozdravljanje i otvaranje, utvrđivanje kvoruma, dnevni red, verifikacija zaključaka s prethodnog sastanka)

• uvodna riječ (kratka, jasna)• iznošenje podataka potrebnih za raspravu• ponuda ideja i prijedloga• rasprava – argumentacija• sintetiziranje prijedloga• vrednovanje konačnih prijedloga• donošenje odluka• imenovanje izvršitelja i određivanje

rokova

• analizira se organizacija sastanka i rad voditelja

• analizira se prezentacija i rad izlagača

• analizira se diskusija, reakcije sudionika, atmosfera na sastanku

• analizira se ishod i uspješnost sastanka

• daju se prijedlozi za idući sastanak

• Loš tijek sastankaI______I_______________________I_________Priprema Tijek sastanka Kontrola

odluka

• Dobar tijek sastankaI___________I___________I_________________Priprema Tijek sastanka Kontrola odluka

Uspjeh sastanka ponajviše ovisi o voditelju sastanka

- mora znati pripremiti, voditi i analizirati sastanak te poznavati socijalno-komunikacijske procese.

- Poznavati interese i potrebe auditorija- Imati dovoljno stručnog znanja, poznavati komunikacijske vještine

- Sposobnost da motivira i potiče tihe i šutljive - Uvažava i prihvaća tuđe mišljenje i prijedloge- Kako izaći na kraj s teškim sudionicimai nepredvidljivim situacijama

“Shvaćam da tako mislite, no pogledajmo je li to u skladu sa stvarnom situacijom”

Nije u pravu

Zahvalite mu te na pristojan način upozorite da se udaljio od teme.

Govori izvan predmeta rasprave

Kontrolirajte svoje i tuđe reakcije.Nastojte u izlaganju naći nešto vrijedno.Razgovarajte s njim izvan sastanka.

Vrlo sklon dokazivanju

“Ako sam dobro shvatio, vi ste rekli...” i ponovite to jasnije. Ne mijenjajte misao, nego ju bolje izrazite.

Nejasan

Naglasite točke slaganja i tako umanjite neslaganje. Otvoreno zatražite da ne diskutira osobno.Prekinite ga izravnim pitanjem o problemu.

Sukob ličnosti

Izbjegavajte dati rješenje umjesto grupe.

Pita vas kao voditelja za mišljenje

Diktatorski stil

Voditelj se ne obazire na sudionike, on je autoritaran tip, sudionici se radije ne javljaju jer vjeruju da su rasprava i zaključak formalna stvar, unaprijed određeni.

Ovaj stil može biti prihvatljiv stil samo za informativne sastanke, neproduktivan je ukoliko sudionici trebaju sudjelovati u aktivnostima.

Konfuzni stil

Događa se u neplaniranim i loše organiziranim sastancima, njime se gubi vrijeme. Svatko govori što hoće, najglasniji imaju glavnu riječ, ostali se povlače, problemi se ne rješavaju, rasprave su preduge.

Ovaj stil je donekle primjenjiv u manjim neaktivnim i pasivnim grupama.

Demokratski stil

Radni materijal se pravodobno dostavlja, tema se na sastanku ukratko izloži, zatim se o temi demokratski raspravlja, svatko ima pravo reći svoje mišljenje, vlada snaga argumenata, voditelj je prvi među jednakima, odluke su izraz volje većine.

I. Slaba priprema sastanka- tehnička- stručna- sadržajna- nepravodobno upoznavanje

sudionika s temom sastanka- preopširan dnevni red- smanjena pozornost zbog okolnosti

II. Slabo izlaganje cilja i teme sastanka- preopširne teze- čitanje izlaganja- slabo izražavanje- nezanimljivo izlaganje teme koja je zapravo zanimljiva

III. Slabo vođena diskusija- voditelj gubi konce, diskutanti ne

diskutiraju u cilju rješenja - ne razjašnjavaju se alternativna

rješenja- odluta se od teme- ne vlada demokratska nego uvredljiva ili

autoritarna atmosfera

IV. Slabo određene odgovornosti

- nisu precizirani izvršitelji, točni zadaci, rokovi

- nisu određeni kontrolni mehanizmi

• Pozvani kasne s odgovorima o dolasku• Pozvani izlagači kasne s dogovorima o

temi izlaganja• Prisutni ne pridonose mnogo raspravi• Prisutno se osjećaju frustrirano,

iscrpljeno, bez ideja i imaju osjećaj gubljenja vremena

• U vrednovanju sastanaka daju loše ocjene• Jedan ili dvoje ljudi dominira cijelim

sastankom• Sudionici ne slušaju što se govori, često

napuštaju sastanak prije kraja

- Na vrijeme utvrdi i podijeli dnevni red- Na vrijeme sastanke početi i završiti- Formulirti jasne zaključke o akcijama i

planovima- Posljednjih 10 min se posvetiti sažimanju

sastanka i pojašnjavanju dogovora i zaključaka

- Posvetiti vrijeme „procesnim pitanjima“, tj. opažati kako grupa radi, kako se članovi osjećaju u grupi, kakvi su njihovi međusobni odnosi, kakva je atmosfera

1. Ništa ne prepuštaj slučaju: točno znaj kad početi, drži se teme4. Povremeno kontaktiraj publiku i svoje izlaganje prilagodi publici (body language)6. Budi koncizan, jasan, prirodan, jednostavan8. Raspitaj se kojoj se publici obraćaš i respektiraj je 10.Budi svoj, ne glumi; pokušaj koristiti humor; ako ga publika ne prepozna, ne čekaj odglumljeni smijeh, nastavi izlaganje 11. Organiziraj vrijeme izlaganja; bolje je kratko preći temu do kraja, nego prekinuti izlaganje) 12. Koristi vizualnost (karte, animacije, skice, slike…), ne komentiraj ih previše, oni govore sami za sebe15. Razvijaj svoj stil, vježbaj i razbijaj nesigurnost16. Uživaj i u malom napredovanju, ne budi strog prema sebi

Izvori• Powel, M. (1997). Presenting in English. Hove: LTP• Hay, I.,Bochner, D., & Dungey, C. (1997). Making the

grade. Auckland: Oxford University Press• Wallace, A., Schirato, T., & Bright, P. (1999).

Beginning University. St Leonards, N.S.W: Allen and Unwin

• Buchwald, Željko Znamo li se dogovarati?http://www.portalalfa.com/time/parts/sastanci/znamo_li_se_dogovarati.htm

• www.esa.fer.hr/nastava/Razvoj%20proizvoda/Studentski%20seminari/Kako%20pripremiti%20sastanak_Pticek.ppt• http://www.google.hr/search?hl=hr&rls=RNWE%2CRNWE%3A2005-16%2CRNWE%3Aen&q=kako+voditi+sastanak&meta

=