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eBusiness Lösung: Methoden des Wissensmanagements zur Verbesserung der Projektarbeit im Unternehmen

UNTERNEHMERISCHES WISSEN

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eBusiness Lösung: Aus Projekten lernen

Impressum

Herausgeber eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg

Text und Redaktion Dr. Christoph RensingLena Després Bildnachweis PixabayFlickr Creative Commons Attribution 2.0. Generic / Giulia ForsytheFlickr Creative Commons Attribution 2.0. Generic / Luigi Mengato

Stand Juni 2015

Erfolgreich im Internet: Vermarkten, Wissen managen und lernen.

Der eBusiness-Lotse informiert kleine und mittlere Unternehmen zu den Themen Web-seite, Social Media, E-Learning und Wissensmanagement. Er ist Teil der Förderinitia-tive „Mittelstand Digital“ des BMWi. Alle Angebote sind kostenfrei.

Wer steckt dahinter:

Die Hochschule Darmstadt hat gemeinsam mit dem httc e.V. den eBusiness-Lotsen Darmstadt-Dieburg ins Leben gerufen. Ziel dieses vom Bundesministerium für Wirt-schaft und Energie geförderten Kompetenzzentrums für Onlinekommunikation und E-Learning ist es, aktuelles Wissen schnell und unkompliziert in die Praxis zu transfe-rieren und Unternehmen die Möglichkeit eines Erfahrungsaustauschs zu bieten.

Kontakt:

E-Mail: [email protected] Telefon: (0) 6071-82 9339 / 9337 Fax +49 (0) 6071-82 9425 Twitter: @ebusiness_info Google+: ebusiness_info YouTube: ebusinessLotse Facebook: facebook.com/ebusinessinfo

Anschrift:

c/o eBusiness-Lotse Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation und Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg

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Inhalt

Unternehmerische Herausforderung 4

Rahmenbedingungen 4

Methoden zum Lernen aus Projekten 5

1. Erfahrungssicherungsworkshops 5

Beispiel 1: Lessons Learned 6

Auswahl an IT-Werkzeugen für Erfahrungssicherungsworkshops 7

2. Wikis 7

Beispiel 2: Projektrelexion mit Hilfe von Wikis in einem Fertigungsbetrieb 8

Über unsere eBusiness Lösungen

Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen Lösun-gen aus den Bereichen Social Media, E-Learning und Wissensmanagement zur Verfügung stellen.

Alle eBusiness Lösungen werden motiviert mittels Beschreibung einer Herausforderung mit der auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie relevant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen. Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren.

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Unternehmerische Herausforderung

Die Dokumentation und die Bewahrung von Wis-sen und wichtigen Erkenntnissen aus Projekten fällt häufig schwer. Projekterfahrungen werden oft auf-grund finanziell und zeitlich begrenzter Ressourcen unzureichend dokumentiert und nicht systematisch reflektiert. Somit verbleibt das Erfahrungswissen in den Köpfen der einzelnen Projektmitglieder und wird nicht an andere Mitarbeiter des Unterneh-mens weitergeben. Folglich werden bewährte Vor-gehensweisen vergessen und identische Fehler an anderer Stelle wiederholt.

Durch eine geeignete Aufbereitung und Weiter-gabe können nützliche Projekterfahrungen Mitar-beitern, die in parallelen oder Folgeprojekten aktiv sind, zugänglich gemacht werden.

Rahmenbedingungen

Es bestehen mehrere Voraussetzungen für das erfolgreiche Lernen aus Projekten:

► Planung und konsequente Umsetzung der Maß-nahmen zum Transfer von guten Beispielen und zur Vermeidung von Fehlern

► Ausrichtung der Maßnahmen an Projekt- gegebenheiten

► Zeitnahe Identifikation und Analyse von Projekt- erfahrungen zum Projektabschluss

► Einbeziehung aller Projektbeteiligter

► Vertrauen und Wertschätzung der Mitarbeiter

► Benennung und Wertschätzung der Projekt- erfolge

► Schaffung eines möglichst einen informellen Charakters zur Identifizierung von Fehlern

► Einbindung eines externen Moderators

► Überwachung der durchgeführten Maßnahmen

Aus Projekten lernen

In den meisten Unternehmen ist Projektarbeit ein fester Bestandteil des Tagesgeschäfts. Dabei entste-hen wertvolles neues Wissen und nützliche Erfah-rungen, die jedoch oftmals weder adäquat dokumen-tiert noch in parallelen oder zukünftigen Projekten genutzt werden. Mit Hilfe von Methoden des Wis-sensmanagements kann relevantes externes und internes Wissen systematisch erfasst, dokumentiert, verteilt und angewendet werden. IT-Lösungen kön-nen diese Prozesse geeignet unterstützen, indem Mitarbeiter ihr Wissen über Projektarbeit speichern und anderen Mitarbeitern verfügbar machen.

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Je nach Größe und Dauer des Projekts können beide Workshop-Formen angewendet, aber auch kombiniert werden.

Ein Erfahrungssicherungsworkshop gliedert sich häufig in die folgenden Phasen:

► Workshop-Einstieg: Kennenlernen der Teilneh-mer und Formulierung der Ziele des Workshops.

► Projektrückblick: Reflexion wichtiger Ereignisse anhand eines Projektstrahls. Dies ist ein Dia-gramm zur Darstellung der erfolgreichen und stressigen Phasen im Zeitverlauf des Projekt.

► Sammlung von Projekterfahrungen: Zusam-menfassung der Erfahrungen zu übergeord-neten Themen mit Hilfe von Moderations- methoden.

► Handlungsoptionen: Analyse der Handlungsop-tionen durch eine Vier-Felder-Tafel (z.B. Erfah-rungen, Hintergründe, Lösungsansätze, Hinder-nisse).

► Maßnahmen: Überprüfung der Handlungsopti-nen auf Umsetzbarkeit und konkrete Formulie-rung von Maßnahmen.

► Workshop-Abschluss: Bewertung des Work-shops und Übergang in einen informellen Teil.

Die folgende Abbildung stellt beispielhaft einen Pro-jektsteckbrief dar:

Methoden zum Lernen aus Projekten

Wir möchten Ihnen zwei unterschiedliche Heran-gehensweisen für die Sicherung von Projekterfah-rungen vorstellen: Erfahrungssicherungsworkshops und die Arbeit mit Dokumentationswerkzeugen wie beispielsweise Wikis. Nach einer Einführung in die beiden Methoden, stellen wir Ihnen jeweils ein Bei-spiel aus der Praxis vor.

1. Erfahrungssicherungsworkshops

Erfahrungssicherungsworkshops ermöglichen eine Analyse von positiven und negativen Projekter-fahrungen. So kann zeitnah aus Fehlern gelernt werden und eine Leistungssteigerung in neuen Projekten erfolgen. Dabei werden Ideen zur Pro-blembehebung entwickelt und Optimierungsmaß-nahmen beschlossen.

Es gibt Erfahrungssicherungsworkshops in Form von Debriefing-Workshops oder Lessons Learned Workshops.

Der Debriefing-Workshop ist ein ganztägiger Work-shop, der am Ende des Projekts stattfindet und das Projekt im Rückblick auswertet. Erfahrungen für Fol-geprojekte werden dokumentiert und Verbesserun-gen für zukünftige Projekte festgehalten. Die Teil-nehmer gehen der Frage nach, was man aus den Fehlern und den Erfahrungen lernen kann.

Der Lessons Learned Workshop hingegen ist ein halbtägiger Workshop, der mehrfach während des Projekts stattfindet. Durch eine Kopplung an wich-tige Projektphasen (Meilensteine) können die Pro-jektmitarbeiter direkt im Projektverlauf aus Fehlern lernen und so kann eine Verbesserung des Projekts erreicht werden.

Projektsteckbrief Debriefing

ProjektnameProjektleiterTeilprojekleiterWeitere ProjektmitgliederZiel des Projekts Einführung eines neuartigen Softwareprodukts

Kalkulierte Monatevon: 01/14 bis: 09/14 Dauer: 9 Monate Eingesetzte Monate

von: 01/14 bis: 11/14 Dauer: 11 Monate

Geplantes Budget 1,5 Mio. Euro Benötigtes Budget 1,7 Mio. EuroZielerreichung / Projekterfolg

Datum

Ziel übererfüllt: Ziel erfüllt: ja Ziel nicht erfüllt:Kommentar: unerwartete Probleme beim Test der Software

KantoniaMax MustermannBeate MusterfrauKarl Müller, Max Schmidt

31.09.2014 Projektabschluss (Projektbericht)31.07.2014 Ende der Implementierungsphase31.01.2014 Fertigstellung der Anforderungsanalyse

MeilensteineBeschreibung

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Erfahrungssicherungsworkshops eignen sich für Unter-nehmen aller Größen, die Ihre Projekterfahrungen bewer-ten und erfassen möchten. In dem nachfolgenden Beispiel werden die Lessons Learned im Intranet des Unterneh-mens gespeichert.

Das geeignete Dokumentationsmittel für Projekterfah-rungen ist abhängig von den Begebenheiten Ihres Unter-nehmens. Beispiele sind einerseits IT-Lösungen wie Intranet-Plattformen, Wikis oder Erfahrungsdatenban-ken zur Dokumentation des Wissens. Auch Projektsteck-briefe oder Best-Practice-Sammlungen können in Form von Dokumenten elektronisch erstellt und abgelegt wer-den. Wichtig ist zudem die Nutzung von organisatorischen Maßnahmen zum zügigen Informationsaustausch wie interne Rundschreiben oder E-Mail-Verteiler sowie Pro-jektleiterrunden und Abteilungsbesprechungen.

Beispiel 1: Lessons Learned

Ein Unternehmen mittlerer Größe möchte, dass Erfahrungen aus Projekten sowie konkrete Arbeits-abläufe in Prozesse, Standards und das Projekt-management einfließen. Dazu werden die Lessons Learned aus Projekten erhoben. Das Unternehmen hat unterschiedliche Nutzerrollen definiert, bei-spielsweise einen Moderator und einen Inititator. Weiterhin ist eine neutrale Person an den Gesprä-chen beteiligt, denn dies trägt zu einer erfolgrei-chen Diskussion ohne „Schuldzuweisungen“ bei.

Bei den Lessons Learned wird zunächst in einem Interview mit dem Projektleiter oder in einem Work-shop das Erfahrungswissen erfasst. Hier teilt man die Phasen der Projekte in Kategorien und bewer-tet, was gut gelaufen ist und was nicht.

Daraus werden die „Lessons“ abgeleitet und Handlungs- bzw. Lösungsvorschläge definiert. Die Ergebnisse des Workshops bzw. Interviews wer-den zusammengefasst und verdichtet, sodass ein Lessons Learned Dokument entsteht.

Als Ergebnis eines Lessons Learned Workshops erhält man eine Tabelle mit den Feldern Kategorie, Stichwort, Problemfelder, was wurde gelernt sowie bereichsbezogene und übergreifende Maßnah-men. Ein IT-System wie beispielsweise ein Intra-net unterstützt die Dokumentation der Lessons Learned.

TIPP: Nicht nur bei abgeschlossenen, sondern insbesondere bei laufenden Projekten sollte regelmäßig ein Wissensaus-tausch, beispielsweise in Form von Workshops stattfinden. Die Ergebnisse sollten in einem zentralen System erfasst werden. Eine Kopplung an Meilensteine im Projekt ist dabei eine sinn-volle Idee.

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2. Wikis

Auch Wikis eignen sich als IT-Werkzeuge zur Ergänzung der Lessons Learned Workshops. Zum einen unterstützen sie die Projektdokumentation, z.B. die Ablage von Berichten. Zum anderen kön-nen mit Hilfe eines Wikis Projektreflexionen statt-finden und Erfahrungen gespeichert werden. Sie unterstützen weiterhin die Wissensstrukturierung und -verwaltung.

Wikis sind so aufgebaut, dass eine einheitliche Struktur vorhanden ist, in der Informationen leicht wiederauffindbar sind. Dokumentierte Projekter-fahrungen können für neue Projekte genutzt wer-den, so dass Fehler nicht wiederholt werden. Wikiseiten lassen sich verlinken, beispielswiese können Projekte mit Ansprechpartnern oder weite-ren Dokumenten verknüpft werden.

Ein Vorteil liegt in der leichten Bedienbarkeit und in den geringen Kosten. Man benötigt für die Nutzung eines Wikis keine Web-Programmierkenntnisse.

Wikis lassen sich auch gut für längere oder umfangreiche Projekte einsetzen, wie das fol-gende Beispiel zeigt. Oftmals lässt sich auch eine Schnittstelle zu bestehenden Systemen einrichten, so dass Daten aus anderen Systemen verwendet werden können.

Die erhobenen Informationen werden an betrof-fene Mitarbeiter verteilt, damit Fehler in ähnlichen Projekten vermieden werden können.

Die größten Herausforderungen der Lessons Learned bestehen in der Verdichtung und Zusam-menführung von Ergebnissen, der Komplexität und Vielschichtigkeit der Lernkreisläufe auf den Ebe-nen des Teams und der Organisation, dem hohen Ressourceneinsatz und der Anpassung an den interkulturellen Kontext.

Auswahl an IT-Systemen für Erfahrungs- sicherungsworkshops

Zur Dokumentation der Lessons Learned lassen sich folgende IT-Systeme einsetzen:

► Datenbankbasierte Systeme: effiziente Ver-waltung und Bearbeitung großer Datenmen-gen. Eine Datenbank kann als Wissensbasis eines Unternehmens dienen.

► Content Management Systeme: Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Inhalten meist in Websites, aber auch andere Multimediain-halte.

► Dokumenten Management Systeme: Verwal-tung von Dokumenten, Freigaben und Versi-onskontrolle. Eine Archivierung von Dokumen-ten wird durch diese Systeme ermöglicht.

► Groupware Systeme: Unterstützung von Gruppenprozessen wie das gemeinsame Arbei-ten an Dokumenten, E-Mail- und Kalenderfunk-tionen. Groupware Systeme werden häufig in Projeken eingesetzt, denn sie ermöglichen eine Kommunikation und Kooperation der Teilneh-mer.

TIPP: Falls in Ihrem Unternehmen bereits IT-Systeme eingesetzt werden, die als zentrale Unternehmensplatt-form genutzt werden, versuchen Sie Projekterfahrungen und Erfolgsbeispiele dort abzulegen. Neben den IT-Sys-temen ist es sinnvoll, regelmäßig Lessons Learned Workshops durchzuführen.

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Eine automatisierte Auswertung generiert die Dokumentation der Reflexionsergebnisse und stellt grafische Visualisierungen zur Verfügung. Diese ergänzen die Ergebnisse der Reflexions-workshops oder können als Einstieg in den Reflexi-onsworkshop genutzt werden. Die Ergebnisse der Projektreflexion werden in das Firmen-Wiki integ-riert, da im Wiki relevante Kunden- und Projektin-formationen gespeichert werden.

Beispiel 2: Projektreflexion mit Wikis in einem Fertigungsbetrieb

Ein Fertigungsbetrieb für Automatisierungslösun-gen setzt Teams mit mehreren Spezialisten ein, um Kundenprojekte spezifisch gestalten und umset-zen zu können. Aus einer Analyse der Geschäfts-prozesse ging hervor, dass die Reflexion der Pro-jekte gezielter stattfinden sollte, um die Sicherung von Erfahrungswissen zu unterstützen.

Das Unternehmen setzt daher einen Projekt- assistenten ein, um das Lernen aus Projekten zu unterstützen. Der Assistent ist ein IT-Tool zur Pro-jektreflexion, das kunden- und projektorientierte Reflexionskriterien beinhaltet. Es kann mit anderen Applikationen wie Kunden- oder Projektdatenban-ken und dem Firmen-Wiki verknüpft werden.

Es werden Reflexionsergebnisse dokumentiert und damit auch für andere Projekte verwertbar gemacht werden. So kann beispielsweise erfasst werden, welche Kompetenzen und Vorgehenswei-sen nach Einschätzungen des Projektteams den Kundenwert und den wirtschaftlichen Erfolg aus-machten und steigerten.

Weiterhin können mit Hilfe des Projektassisten-ten Aussagen über Projektinhalte gewonnen wer-den, wie beispielsweise die Beziehung zu Kunden, Lösungen und eingesetzten Technologien. Es wer-den Excel- und Word-Vorlagen zur Projektreflexion in den einzelnen Phasen des Projekts zur Verfü-gung gestellt. Diese werden individuell oder in den so genannten Reflexionsworkshops mit Informati-onen gefüllt.

Weiterführende Informationen► Das BMWi Handbuch „Fit für den Wissenswettbewerb : Vorgehensweisen und Fallbeispiele für die Praxis“ gibt weiterführende Informationen zu Wissensmanagement-Methoden, insbesondere auch zu Erfahrungssiche-rungsworkshops (http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/W/wissensmanagement-fw2013-teil2,property=pd-f,bereich=bmwi2012,sprache=de,rwb=true.pdf).

► Die Prowis Lösungsbox gibt einen Einblick in weitere geeigneten Methoden für das Lernen aus Projekten. (http://www.prowis.net/prowis/index.php?q=loesungsbox&tid_1=All&tid=31&tid_2=All&tid_3=All&tid_4=50).

► Unsere Leitfäden „Wikis“ und „Groupware Systeme“ - verfügbar unter Slideshare (http://de.slideshare.net/eBusiness-info) - bieten weitere Informationen zu IT-Werkzeugen, die Projekterfahrungssicherung geeignet unter-stützen.

TIPP: Es sind verschiedene Open Source Versio-nen von Wiki Softwsre verfügbar wie beispielsweise MediaWiki, DokuWiki, JAMWiki oder OntoWiki (http://t3n.de/news/15-kostenlose-open-source-wikis-uber-blick-236844/).

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Das eKompetenz-Netzwerk für UnternehmenDas „eKompetenz-Netzwerk für Unter-nehmen“ ist eine Förderinitiative des Bundes ministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi). 38 regionale eBusi-ness-Lotsen haben die Aufgabe, insbe-sondere mittelstän dischen Unterneh-men deutschlandweit anbieter neutrale und praxisnahe Informationen für die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) und möglichst effiziente eBusiness-Pro-zesse zur Verfügung zu stellen.

Die Förderinitiative ist Teil des Förder-schwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft“. Zu „Mittelstand-Digital“ gehören ferner die Förderinitiativen „eStandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern“ (16 Förderprojekte) und „Einfach intuitiv – Usability für den Mit-telstand“ (14 Förderprojekte).“

Unter www.mittelstand-digital.de kön-nen Unternehmen sich über die Aktivi-täten der eBusiness-Lotsen informie-ren, auf die Kontaktadressen der regionalen Ansprechpartner sowie aktu-elle Veranstaltungs termine zugreifen oder auch Publikationen einsehen und für sich herunterladen.

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