unog library libraries and innovation 2 december 2008 brussels 1 la bibliothèque de loffice des...

“Librariesand innovation”2 December 2008

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UNOG LibraryUNOG Library

La Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève

et modernité

histoire,

tradition Pierre Le Loarer,United Nations Office at Geneva

Bibliothèque de l’ONUG – UNOG Librarywww.unog.ch/library/


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1 – La Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève – Histoire (1)

Don de John D. Rockefeller Jr. pour la construction d’une Bibliothèque qui serve de « centre de recherche internationale et d’instrument d’entente entre les peuples »

1927

1919 Création de la Bibliothèque de la Société des Nations

Londres

Genève


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La Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève – Histoire (3)

Ouverture de la Bibliothèquede la Société des Nations

1936

1946Transmission aux Nations Unies - de la Bibliothèque de la SDN - des archives de la SDN


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BibliothèqueLibrary

Gestion des archives

Archives and records

managementActivités culturellesCultural Activities

Trois mandats principaux Three main mandates


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Synergie entre les trois activités

• Taille critique de la Bibliothèque (budget, personnel, résultats)

• Partage des connaissances et des compétences – Bibliothéconomie et archivistique – Numérisation des documents – Utilisation conjointe des fonds documentaires

• Meilleur service aux utilisateurs (réponse sur l’ensemble des ressources si nécessaire)

• Meilleure visibilité et communication

• Mise en valeur conjointe du fonds d’archives et du fonds documentaire – Expositions documentaires – Musée de la Société des Nations


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Site Web de l’ONUG et intranet iSeek www.unog.ch


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2 – Les archives de la Société des Nations

et des Nations UniesUn « trésor caché »

• Source de première importance pour l’histoire des relations internationales au XXe siècle

– Mouvements pacifistes

– Société des Nations

– ONUG depuis 1945

• Plus de 12 km linéaires dont 6 kml pour les archives historiques

• Photothèque de l’ONUG (1945-1997)

• Musée de la Société des Nations

• Un système de gestion informatisée des archives ScopeArchiv


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Histoire, tradition et modernité History, tradition and modernity

« Si nous ne faisons pas honneur à notre passé, nous perdons notre avenir.

Si nous détruisons nos racines, nous ne pouvons pas grandir. »

“If we do not honour our past we lose our future. If we destroy our roots we cannot grow.”

Hundertwasser


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3 – La Bibliothèque de l’ONUG accueilleThe UNOG Library welcomes

• Personnel des Nations Unies - Staff of the United Nations

• Membres des missions permanentes à Genève Representatives of the Permanent Missions in Geneva

• Délégués aux conférences - Conference delegates

• Membres des ONGs (organisations non gouvernementales Representatives of NGOs (non-governmental organizations)

• Journalistes accrédités - Accredited journalists

• Universitaires, chercheurs, étudiants - Academics


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Principaux domaines couverts Core subjects

• Droits de l’homme - Human Rights

• Relations internationales

International Relations• Désarmement - Disarmament

• Affaires humanitaires Humanitarian Affairs

• Droit international International Law

• Réfugiés - Refugees

• Développement durable - Sustainable Development

• Europe

• Mondialisation - Globalization

• Économie - Economics


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1 million de volumes 9.000 titres de périodiques - serial titles

(4.000 vivants - current) 500.000 publications officielles

Governmental publications 4 millions de documents des Nations Unies

UN and Specialized Agencies publications Increasing number of electronic resources

45 kilomètres linéaires de publications45 linear lkm of publications

12 kilomètres linéaires d’archives historiques, intermédiaires et courantes archives and records (semi-current & current)

Bibliothèque de l’ONUG - UNOG LibraryQuelques chiffres – Some figures


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Prêt

Loan desk UNDocuments

Diplomatic Cyberspace

Information

Cyberspace

Visite virtuelle de la BibliothèqueVirtual tour of UNOG Library - 1st floor

Nouveaux livres

New Books

Musée de la Société des Nations League of Nations Museum

UNCorner


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Droit & politique

Legal & Political

Economic & Social

Statistiques

Statistics

Société des Nations

League of NationsArchives

Périodiques – Serials

Visite virtuelle de la BibliothèqueVirtual tour of UNOG Library – 3rd floor


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4 – Activités culturelles - Cultural activities Développer un culture de paix et de dialogueTo nurture a culture of peace and dialogue

• Placées sous le programme mondial pour le dialogue entre les civilisations (résolutions A/RES/56/6 et A/RES/60/4 de l’Assemblée générale des Nations Unies)

• Faire connaître d’autres cultures • Rapprocher la Genève internationale

et la Genève civile • Relayer les messages de l’ONU (MDGs, années

internationales, journées mondiales,...)

• Expositions, concerts, films, pièces de théâtre, conférences culturelles, grands spectacles (moyenne de 55 événements par an)


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Rapprocher la Genève internationale et la Genève civile


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Les expositions documentaires, artistiques (peintures, sculptures, photo)


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5 – Et l’innovation dans tout cela ? Where is the innovation ?


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De la ‘bibliothèque hybride’ vers le portail From the ‘hybrid library’ to the library portal

• La ‘bibliothèque hybride’ gère les documents imprimés et leur circulation The ‘hybrid library’ deals with traditional library printed materials and their circulation

• En parallèle, la ‘bibliothèque hybride’ gère des ressources et outils électroniques multiples : catalogues informatisés, bases de données et moteurs de rechercheIn parallel, the ‘hybrid’ library deals with the plurality of e-resources and tools: online catalogues, databases interfaces, search engines

• Le paradigme de la ‘bibliothèque hybride’ est progressivement remplacé par le nouveau paradigme du portail de bibliothèque et d’un nouvel espaceThe paradigm of the ‘hybrid library’ is progressively replaced by the new paradigm of the library portal and new space


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• Être l’élément-clé pour fournir l’information / connaissance pour le travail de l’ONUTo be the key-element in providing information / knowledge for UN work

• Devenir le point focal pour : To become the expert focal point for:

– Les ressources électroniques pour nos utilisateurs e-resources for our users

– La gestion de l’information Information management (ECM)

– Le ‘Records Management’

Défis pour l’avenir (3-5 ans) Challenges for the future (3-5 years)


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Axes de travail Work Programme

S’appuient sur les défis pour l’avenirBased on challenges for the future

• Conservation de la mémoire institutionnellePreservation of the institutional memory

• Développement des services aux utilisateurs Development of user services

• Mise en œuvre d’un plan de communication Setting-up a communication plan

• Formation du personnel de la Bibliothèque Training of UNOG Library staff


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Conservation de la mémoire institutionnellePreservation of the institutional memory

• Plan d’urgence - Emergency plan

• Étude pour un nouvel espace de stockagerespectant les normes internationales Study for a new storage space for archival material compliant with international standards

• Numérisation des documents officiels des Nations Unies Digitization of UN documents

• Numérisation des archives historiques Digitization of historical archives


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http://www.onug.ch/archives-recherche


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La collection photographique de la Société des Nations

en ligne

www.indiana.edu/~league


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Développement des services aux utilisateurs - Development of user services

• Accès à un nombre croissant de ressources électroniques Access to more and more e-resources

• Sessions d’information sur la Bibliothèque Library Information Sessions (LIS)

• Gestion personnalisée des connaissances Personal Knowledge Management (PKM)

• Adaptation de l’espace de la Bibliothèque aux nouveaux besoins des utilisateurs Adaptation of library space to new users needs


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Des collections aux connections From collections to connections

• Users are faced with learning a multiplicity – and complexity – of search systems – Library Information Sessions (LIS) – Personal Knowledge Management programme

• Step by step, a new information system is built: – OPAC with a Link Resolver giving access to full text

– Library Resource Guides (Wiki) through iSeek, the UN Intranet

– A federated search engine GlobalSearch (Webfeat)

– EZ-Proxy to facilitate the access from outside the UN

– A portal project through the future Enterprise Content Management (ECM) system


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A Library Resource Guides (wiki) accessible through iSeek


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Gestion personnalisée des connaissances Personal Knowledge Management (PKM)

• Constat : méconnaissance des besoins des utilisateurs

• Méconnaissance des services offerts

• Maîtrise limitée des outils électroniques

• Approche : top-down et bottom-up

• Méthodes : interviews, assistance

• Thèmes : recherche des documents UN, utilisation des moteurs de recherche, ressources électroniques, etc.

• Outils : sessions individualisées de coaching, fiches pratiques (‘knowledge pointers’)


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Mise en place d’un plan de communicationSetting-up a communication plan

• Gagner en visibilité – To gain more and more visibility

• Créer une identité forte – To create a strong identity

• Meilleure connaissance de nos utilisateurs Better knowledge of our (potential) users

• La Bibliothèque va à l’utilisateur The UNOG Library goes to the user


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Gagnez du temps, demandez à un bibliothécaire

Save time, ask a librarian

• Téléphone, courriel, Web et intranet Phone, e-mail, web and intranet

• Prêt en ligne et livraison dans les bureaux Online loans, direct delivery to the offices

• Coaching sessions (PKM)

• Créer une relation de confiance avec les utilisateurs Create a trust relationship with users


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Actions de communicationCommunication events

• Journée des Nations Unies – UN Day

• Conférences - Talks• Stand avec prêt à

l’entrée de la cafeteria • Annonces sur iSeek,

UN intranet • ‘Knowledge pointers’• Articles dans UN

Special • Cartes de visite avec

plan – Library cards with map


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Formation du personnel Training of UNOG Library staff

• Créer une culture professionnelle commune : groupes de travail, approche transversaleCreate a common professional culture: working groups, ‘transversal approach’

• Former de ‘nouveaux bibliothécaires’ Train ‘new librarians’

• Mieux communiquer Develop communication skills

• Améliorer la numérisation et la gestion des ressources électroniques Improve digitization and management of e-resources


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Professional culture change

Bureaucratic Enabling staff to take initiatives Intranet, search of new tools for access to information

Multi-leveled Mobility in functions and amongst sections Replacement of staff, opportunities

Policies and procedures that focus on process

Policies and procedures that facilitate meeting client requirements

Library Information Sessions, Ask a librarian, e-resources tools

Organized in “silos”

Team-oriented Contacts and surveys with UN entities, PKM, Training seminars


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Bibliothèques du système de l’ONUUN System Libraries

Coopération – Fields of cooperationOne UN wide coherent system

• Consortium d’acquisition (UNSEIAC) Cooperation to buy e-resources

– Commercial agreements – Intellectual property rights – Licensing

• Partage de connaissances et d’expérience Share know-how, experience and competencies

– Numérisation - Digitization (hardware and software, workflow, programmes)– Conservation numérique - Digital preservation – Évaluation des ressources électroniques - Evaluation of e-resources tools

• Create a common set of frameworks to evaluate services– Impact and performance measures – Statistical frameworks

• Develop access for everybody to e-resources produced by each institution

• Exchange our training programmes (both for staff and users) and, if necessary, develop some common programmes

Plan our services strategically and complementarily


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Juste une métaphore…Only a metaphor…

1903 Mont Saint-Michel by horse-drawn carriage

1905 Mont Saint-Michel by steam ‘tramway’

Some other practices: pilgrimage

1913 The Mont by horse wagon

1920-30 Development of tourism

1920-30 Emergence of competing transports

1950-60 Predominance of coaches

Since 1990 Predominance of cars and tourism coaches


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Métaphore et contexteMetaphor and context

• Tenir compte de différents facteursTaking different factors into account – Environment, the bay’s ecology – Pratiques sociales – Social practices (tourism, pilgrimage) – Développement des transports – Transport development – Agriculture, pêche – Agriculture, fishing, etc.

• Une métaphore… - A metaphor… – Sea – information– Mont – access to knowledge– Transport – Tools to access

• … de la complexité de notre monde … of our complex world – Changement social – Social change – Changement technologique – Technological change– Changement environnemental – Environmental change


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A vision

Users


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http://www.unog.ch/library

Merci de votre attention

Thank you for your attention