univerza v mariboru ekonomsko-poslovna...

43
UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR DIPLOMSKO DELO CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE (ERP REŠITVE) IN PROGRAMSKI PAKET PRO-BIT DOMOVI Študentka: Anastazija Cugmas Številka indeksa: 81584589 Program: Visokošolski strokovni Študijska smer: Podjetniška informatika Mentor: mag. Igor Perko Oplotnica, Junij 2005

Upload: others

Post on 05-Jan-2020

0 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE (ERP REŠITVE) IN PROGRAMSKI PAKET PRO-BIT

DOMOVI

Študentka: Anastazija Cugmas Številka indeksa: 81584589 Program: Visokošolski strokovni Študijska smer: Podjetniška informatika Mentor: mag. Igor Perko

Oplotnica, Junij 2005

UNIVERZA V MARIBORU Ekonomsko-poslovna fakulteta

IZJAVA Kandidatka Cugmas Anastazija

absolventka študijske smeri:Podjetniška informatika študijski program: poslovna ekonomija

izjavljam, da sem avtorica tega diplomskega dela, ki sem ga napisala.

pod mentorstvom mag. Igor Perko in uspešno zagovarjala 12.7.2005

Zagotavljam, da je besedilo diplomskega dela v tiskani in elektronski obliki istovetno in brez virusov.

Ekonomsko-poslovni fakulteti dovoljujem, da diplomsko delo lahko bralci uporabijo za svoje izobraževalne in raziskovalne namene s povzemanjem posameznih misli, idej, konceptov oziroma delov teksta iz diplomskega dela ob upoštevanju avtorstva in korektnem citiranju.

V Mariboru, dne: 22.07.2005 Podpis:__________________________________

2

PREDGOVOR

Informacijski sistemi so bili do konca devetdesetih let dvajsetega stoletja razdrobljeni, slabo povezani in podatkovne zbirke neenotne. Konec devetdesetih pa so se začele pojavljati zamisli o povezljivosti posameznih podsistemov znotraj organizacije. Tako so nastali t.i. celoviti (integrirani) informacijski sistemi, ki so temeljili na upravljanju in koordinaciji vseh razpoložljivih virov, sredstev in aktivnosti v določeni organizaciji ali podjetju in so temeljili na enoviti zbirki podatkov, odražanju sprememb v sistemu- v realnem času in večji zanesljivosti delovanja. Celoviti informacijski sistemi vsebujejo standardne rešitve za posamezna poslovna področja. Da bi podjetje doseglo želene poslovne rezultate in čim bolje izkoristilo razpoložljivo informacijsko tehnologijo, se mora načrtno lotiti zasnove in/ali gradnje informacijskega sistema. Tehnike snovanja in gradnje informacijskih sistemov so se izpopolnjevale vzporedno z napredkom informacijske tehnologije. Podjetja, ki želijo uvesti celoviti integrirani informacijski sistem se v današnjem času odločajo predvsem o nakupu celovite informacijske rešitve, kot pa da bi v podjetju snovali svoj integrirani informacijski sistem. Podjetja, ki se odločijo za nakup integriranega informacijskega sistema imajo tudi večjo možnost za uspešno uvedbo projekta. K dobri izbiri in uvedbi celovitega informacijskega sistema sodi razumevanje poslovnih težav (podjetja), ocena dobavitelja (rešitve in metodologije uvajanja), neprestano sodelovanje ključnih oseb podjetja z ponudnikom rešitve in stremljenje za prvotno zastavljenim načrtom. Sama implementacija celovite informacijske rešitve temelji na petih korakih, ki si sledijo eden za drugim od posnetka trenutnega stanja, do oblikovanja sistema, razvoja in testiranja, namestitve in neposredne podpore uporabnikov. Potrebno je poudariti, da v svetu skoraj ni celovite informacijske rešitve, ki bi bila uvedena v predvidenem času, prav tako tudi celotni stroški uvajanja presegajo prvotno zastavljene načrte. Da bi se podjetja izognila večjim napakam, ki so jih storila predhodna podjetja pri uvajanju celovite informacijske rešitve, so v poglavju »Nasveti kako se izogniti najpogostejšim napakam pri uvajanju ERP rešitev« predstavljene najpogostejše napake pred in v teku uvajanja celovitih informacijskih rešitev in hkrati opisane strategije, s katerimi se je mogoče izogniti zelo dragim posledicam omenjenih napak. Zadnji del diplomskega dela je posvečen predstavitvi modula Oskrbnine, ki skupaj z moduli Finance, Materialno poslovanje in Fakturiranje storitev predstavlja celovito informacijsko rešitev PRO-BIT DOMOVI, katera pokriva poslovanje na področju celotnega poslovanja domov upokojencev. Omenjeno rešitev nam ponuja podjetje PRO-BIT d.o.o. iz Slovenskih Konjic.

3

KAZALO

1. UVOD.............................................................................................................................. 5 1.1 Področja in opis problema, ki je predmet raziskave..................................................... 5 1.2 Namen, cilji in trditve................................................................................................... 6 1.3 Predpostavke in omejitve ............................................................................................. 6 1.4 Predvidene metode raziskovanja .................................................................................. 6 2 CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE....................................................................... 7 2.1 Kaj so ERP rešitve........................................................................................................... 7 2.2 Razvoj ERP rešitev....................................................................................................... 8 2.3 Struktura ERP............................................................................................................. 10 3. NAKUP CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE..................................................... 12 3.1 Ponudniki celovitih informacijskih rešitev................................................................. 12 3.2 Nakup računalniške rešitve......................................................................................... 13 3.3 Dejavniki uspešnega razvijanja računalniških rešitev ............................................... 14 3.4 Nasveti pri izbiri novega ERP sistema ....................................................................... 15

3.4.1 Razumevanje poslovnih težav ............................................................................ 16 3.4.2 Ocena dobavitelja, rešitve in metodologije uvajanja.......................................... 17 3.4.3 Vključenost.................................................................................................. 17 3.4.4 Držimo se prvotno zastavljenega načrta...................................................... 18

4 IMPLEMENTACIJA CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE................................. 19 4.1 Postopek uspešne implementacije ERP rešitev v podjetju ............................................ 19 4.2 Stroški implementacije .................................................................................................. 20 4.3 Čas implementacije ....................................................................................................... 21 4.4 Nasveti kako se izogniti najpogostejšim napakam pri uvajanju ERP rešitev .............. 21

4.4.1 Iskanje prave računalniške rešitve in pravilna opredelitev velikosti in vpliva ERP projekta................................................................................................................ 21 4.4.2 Ustrezna projektna ekipa .................................................................................... 22 4.4.3 Učinkovito obvladovanje sprememb v podjetju................................................. 23 4.4.3 Prepoznavanje koristi in pozitivnih učinkov implementacije ERP rešitve......... 23 4.4.5 Sprejemanje integracij ........................................................................................ 24 4.4.6 Konec projekta je potrebno načrtovati na začetku projekta ............................... 25

5 PREDSTAVITEV PROGRAMSKEGA PAKETA PRO-BIT DOMOVI ....................... 26 5.1 Predstavitev podjetja PRO-BIT d.o.o. ........................................................................... 26 5.2 Opis programskega paketa PRO-BIT DOMOVI........................................................... 27 5.3 Opis modula oskrbnine.................................................................................................. 28

5.3.1 Sociala ................................................................................................................ 30 5.3.2 Zdravstvo............................................................................................................ 32 5.3.3 Obračun .............................................................................................................. 33 5.4 Implementacija programskega paketa PRO-BIT DOMOVI v dom XXX ............ 35

6 SKLEP........................................................................................................................... 38 7 POVZETEK .................................................................................................................. 40 8 KAZALO SLIK IN TABEL.......................................................................................... 41 9 SEZNAM LITERATURE ............................................................................................. 42 10 VIRI ............................................................................................................................... 43

4

1. UVOD 1.1 Področja in opis problema, ki je predmet raziskave Današnje družbo lahko označimo kot družbo velikih in hitrih sprememb. Vse hitrejše spremembe znotraj podjetij, globalizacija poslovanja, tehnološke inovacije, socialne in politične spremembe povzročajo težnjo in potrebo po obvladovanju in upravljanju čedalje večje dinamike tako znotraj organizacij, kot tudi v okolju, v katerem poslujejo. Organizacije doživljajo velike strukturne spremembe, ki jih spremlja prilagajanje informacijskih sistemov. Informacijski sistemi danes predstavljajo prevladujoč faktor poslovanja organizacije in igrajo veliko vlogo pri zagotavljanju konkurenčne prednosti organizacije. Uspešna podjetja se že nekaj časa zavedajo pomembnosti informacijske tehnologije in vpliva, ki jo ima le-ta na uspešnost podjetja. Tržne silnice in pričakovanja kupcev nenehno silijo podjetja k izboljševanju poslovnih sistemov znotraj podjetja. Vse bolj izrazita konkurenčnost med podjetji, zmogljivejša informacijska tehnologija in nova znanja kadrov postavljajo pred organizacije zahtevo po več in kakovostnejših podatkih ter ustreznejšem upravljanju s podatki. Predvsem v vodstvu organizacij narašča potreba po sprotnih informacijah iz najrazličnejših virov in na različnih ravneh agregacije. Zato mora sodobna računalniško zasnovana informatika v organizaciji, poleg obravnave podatkov operativnih funkcij na transakcijski ravni, zagotavljati informacije za podporo odločanju na upravljalni ravni poslovnega sistema in prav zaradi vsega naštetega Enterprise Resources Planning (v nadaljevanju ERP rešitve) tako na široko vdirajo v znana in uspešna tuja in domača podjetja, saj se podjetja raje odločajo za nakup novih ERP rešitev, namesto, da bi zapravljali goro denarja za modifikacije obstoječih sistemov. Zaradi nakupa in uvedbe ERP rešitev morajo podjetja zelo pogosto spremeniti poslovne procese, organizacijsko strukturo in tehnološko infrastrukturo, vse to v zelo kratkem času z omejenim številom strokovnjakov. Številne spremembe v tako kratkem času so tvegane, če niso ustrezno organizirane, vodene in nadzirane. Uvedba ERP rešitev je veliko več kot odločanje o času in denarju. To je obvladovanje strateškega, operativnega in finančnega tveganja podjetja ter vodenje teh vrst tveganj. V podjetjih je že nekaj časa prisotna ugotovitev, da je potrebno podatke obravnavati in za njih skrbeti prav tako kot za vse ostale dejavnike organizacije (Kovačič, 1998, str. 35). V zadnjih letih so zelo opazni očitni napori izdelovalcev ERP rešitev, da bi se te uveljavile tudi v srednjih in majhnih podjetjih, zato postajajo te tehnologije vedno bolj dostopne podjetjem vseh vrst in velikosti.

5

1.2 Namen, cilji in trditve Ko se podjetja odločijo za uvedbo celovitega informacijskega sistema, prevladuje odločitev za nakup standardnih celovitih rešitev. Lasten razvoj celovitega sistema je namreč izredno dolgotrajen in zahteven projekt, tako v tehničnem, kot tudi v časovnem pogledu. Zato takšen pristop v večini podjetij ni ekonomsko upravičen. Po drugi strani pa so se ponudniki celovitih informacijskih rešitev usmerili v razvoj standardnih informacijskih sistemov za mnoga poslovna področja. Ti sistemi ponavadi vsebujejo podporo poslovnim procesom, ki temelji na najboljši poslovni praksi. Pri tej tehniki se ugotavlja, kakšni so procesi v najuspešnejših podjetjih. Z najboljšo poslovno prakso torej lahko razumemo najučinkovitejši način izvrševanja določenih poslovnih procesov Namen te naloge je predstaviti osnove celovitih integriranih informacijskih rešitev(ERP rešitev), podati nekaj osnovnih nasvetov pri izbiri nove ERP rešitve za podjetja, predstaviti nekaj napak, ki jih storijo podjetja pri uvajanju ERP rešitev, preučiti implementacijo ERP rešitev, z vidika stroškov, časa… Z namenom predstavitve celovite integrirane informacijske rešitve bomo v zadnjem delu naloge predstavili del programskega paketa PRO-BIT DOMOVI, ki pokriva poslovanje na področju celotnega poslovanja domov upokojencev. Cilji diplomskega dela so:

• preučitev celovitih informacijskih rešitev • ugotoviti prednosti in slabosti nakupa celovitih informacijskih rešitev • podati oz. nakazati strategije, s katerimi se podjetja lahko izognejo napakam, pri

uvajanju celovitih informacijskih rešitev • predstaviti programski paket PRO-BIT DOMOVI

Trditve: • celovite informacijske rešitve postajajo vedno bolj dostopne podjetjem vseh vrst in

velikosti • Programski paket PRO-BIT domovi predstavlja celovito informacijsko rešitev

1.3 Predpostavke in omejitve Predpostavljamo, da zbrane, do sedaj opravljene raziskave s področja implementacije (stroški, čas, postopek ..) celovitih integriranih informacijskih rešitev, predstavljajo reprezentativni vzorec, ki ga je možno posplošiti na vsa podjetja. V primeru se bomo omejili na analizo programskega paketa PRO –BIT DOMOVI, kjer bomo natančneje predstavili samo modul OSKRBNINE.

1.4 Predvidene metode raziskovanja V ospredju raziskave gre za poslovno in mikroekonomsko raziskavo. V prvem delu bomo z metodo deskripcije in metodo kompilacije podrobneje definirali celovite integrirane

6

informacijske rešitve. V zadnjem delu pa bomo uporabili komparativno metodo, saj bomo primerjali lastnosti med ERP rešitvami in programskim paketom PRO-BIT DOMOVI. 2 CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE 2.1 Kaj so ERP rešitve Celovite informacijske rešitve oziroma integrirani informacijski sistemi, ali kot se v praksi najpogosteje imenuje, ERP sistem (ang. Enterprise Resource Planning), je informacijski sistem, ki upravlja in koordinira vse razpoložljive vire, sredstva in aktivnosti v določeni organizaciji ali podjetju. Pred pojavom celovitih informacijskih sistemov, informacijski sistemi niso bili integrirani in podjetja so imela (precej jih še vedno ima) nekaj različnih sistemov za upravljanje s financami, nabavo, zalogami, logistiko in drugimi poslovnimi funkcijami, ki so delovali izolirano, ločeno eden od drugega. Vsak od teh sistemov ima lastno podatkovno zbirko, kar pomeni vnos istih podatkov v vsak sistem posebej. To pomeni večje možnosti napak pri vnosu podatkov, težave pri ažuriranju, brisanju in arhiviranju podatkov ter velike težave pri poskusu povezave med sistemi. Če jih želimo popolnoma izkoristiti, integrirani IS največkrat zahtevajo reorganizacijo v poslovnih sistemih. Na sami programski opremi so kljub temu, da je standardizirana, potrebne prilagoditve in dopolnitve zaradi posebnosti okolja. Zaradi nenehnega razvoja tako IS kot tudi podjetja samega, je področje obravnave hitro spremenljivo in občutljivo. Tudi zaradi varnosti so funkcionalnosti razvite modularno. Vse napake, ki jih naredimo, so zelo drage, dodatno pa nas še zavrejo v razvoju (Srabotič, 2002, str.14) Vendar pa informacijski sistem podjetja in njegovi podsistemi ne obstajajo sami zase, ampak so medsebojno povezani in soodvisni. Kot poskus združitve ločenih sistemov in izdelave integrirane rešitve, ki bi upravljala vse aktivnosti in podatke organizacije, so nastali celoviti informacijski sistemi. Prednost celovitih informacijskih sistemov pred klasičnimi je v tem, da le-ti sistemi integrirajo poslovne funkcije organizacije in omogočajo integracijo poslovnih procesov preko celotne organizacije. Taki informacijski sistemi izhajajo, namesto iz funkcionalno, oddelčno usmerjenih programskih rešitev, iz procesno usmerjenih uporabniških programskih rešitev (Kovačič, 1997, str. 9-10). Celovite informacijske rešitve imajo kljub visoki ceni, zapleteni in vseobsežni uvedbi, katera niti nima trdnega jamstva da bo uspešna, nekatere lastnosti, zaradi katerih se podjetja zelo rada odločajo zanje1: - lastnosti s tehnološkega vidika

dejanska neodvisnost od strojne in sistemske programske opreme, visoka stopnja združljivosti (prodajalci temu rečejo popolna) sistema, relativno visoka stopnja fleksibilnosti, navidezna enotna struktura tabel,

1 Povzeto po: Krstov, Ljubčo,2004.

7

podpora fazni(modularni) uvedbi in skrajšan čas uvedbe.

- lastnosti s poslovnega vidika povrnitev naložbe v kratkem času, kontroliran in kompatabilen reinženiring poslovnih procesov, osredotočenost na rešitve, ki temeljijo na referenčnih modulih, ena sama vhodna podatkovna točka, omogočanje hitrih in kakovostnih informacij - nudijo možnost izdelave

sprotnih (procesnih) poročil (Real -Time Accounting), sposobnost prilagajanja novih IT potrebam podjetja (e-poslovanje), relativno kvalitetno razvite in vgrajene kontrolne procedure in nudijo možnost revizije tako poslovnih kakor tudi revizijskih računalniških

rešitev Bistvena lastnost celovitih informacijskih sistemov je v tem, da celoviti informacijski sistemi temeljijo na enoviti bazi podatkov, kar omogoča zaposlenim iz različnih oddelkov oziroma poslovnih funkcij vpogled na iste podatke. Podatki se tako ne podvajajo, so vedno ažurni in ni problemov s preoblikovanjem podatkov iz enega v drug sistem. 2.2 Razvoj ERP rešitev Leta 1990 se prvič pojavi akronim ERP, ki v tem trenutku predstavlja predvsem računovodsko usmerjen IS, ki pa že uporablja nove tehnologije, kot so grafični uporabniški vmesniki, relacijske baze podatkov, jezike 4. generacije, arhitekturo odjemalec/strežnik ter razna orodja za pomoč. Integriran IS je nastal kot logična posledica sistemov z oznako MRP II (ang. Material Requirements Planning) in je predstavljal nabor vseh ključnih modulov, ki podpirajo poslovanje organizacije, bistven pa je postal enkraten zajem podatkov. Integriran IS (ERP) je torej nadgradnja t. i. MRP II sistemov in podporna funkcija koncepta ERM, ki uporablja razpoložljivo tehnologijo. Za celovite informaciske rešitve (ERP), so torej značilne naslednje faze razvoja2:

ROP rešitve Začetek ERP rešitev pomenijo ROP rešitve, ki so se pojavile okoli leta 1950. ROP rešitve , (sistemi točke ponovnega naročanja) so bile na začetku ročni sistemi, nato so bili mehanizirani in kasneje z uporabo računalnikov tudi računalniško podprti sistemi.

MRP rešitve Po letu 1965 so se pojavili sistemi za načrtovanje materialov (angl. Material requirements lanning- MRP) in sistem za načrtovanje proizvodnih kapacitet (angl. Capacity requirements planning -CRP). 2 Povzeto po: Bobek, ERP informacijske rešitve, 2003.

8

Angleška organizacija APICS (American production and inventory control society) je opredelila MRP sistem takole: »Računalniško podprti informacijski sistemi, ki temeljijo na tehnikah, ki iz osnovi podatkov kosovnic, podatkov o zalogah in glavnega proizvodnega načrta pripravijo seznam potrebnih materialov. ….. Izračun potrebnih količin materialov se začne s podatki o načrtovanih količinah proizvodnje iz glavnega proizvodnega načrta in na osnovi podatkov iz kosovnic določi količino potrebnih sestavnih sklopov in materialov za izdelavo načrtovanih izdelkov glede na datume.… . Časovno naravnano načrtovanje materialov dosežemo s t.i. ekspozijo kosovnic in upoštevanjem obstoječih zalog in že naročenih količin ter z zamikanjem ustreznih začetnih časov posameznih proizvodnih operacij«.

MRP II rešitve Po letu 1975 so se pojavili sistemi za načrtovanje proizvodnih resurov (angl. Manufacturing resource planning – MRP II). Za razliko od MRP rešitev vsebujejo MRP II rešitve funkcionalnost, ki omogočajo načrtovanje proizvodnih kapacitet in zbiranje informacij o stanju proizvodnega procesa ter uvajajo principe povratnih zank za opozarjanje na neustrezne zmogljivosti resursov. Organizacija APICS jih opredeli takole: »Računalniško podprti informacijski sistemi za načrtovanje proizvodnih resursov v podjetju. V najbolj dodelanih izvedbah omogočajo operativno načrtovanje proizvodnje v količini in vrednosti in podpirajo simulacije za potrebe odločanja …. So neposredni naslednik in razširitev MRP rešitev v zaprti zanki«. Koncem 80-ih let so se pojavili poskusi njihovega preimenovanja v BRP rešitve (angl. Business resource planning) vendar se novi izraz ni uveljavil.

ERP rešitve

Leta 1990 je podjetje Gartner group začelo uveljavljati izraz ERP (angl. Enterprise resource planning), za rešitve, ki so funkcionalnost širile tudi na področja, ki jih niso podpirale rešitve MRP II. Gre za področja kot so finance, človeški viri, vzdrževanje ipd. ERP rešitve zagotavljajo večjo raven integracije mnogih vidikov poslovanja.

ERM rešitve (po letu 2000) Proces, ki združuje integriran informacijski sistem (ERP) z dnevnimi funkcionalnimi aktivnostmi poslovanja, je znan kot upravljanje virov podjetja oziroma ERM (ang. Enterprise Resource Management). Akronim ERP predstavlja zgolj orodje, medtem ko predstavlja zgoraj naveden pojem ERM nabor orodij in tehnik (kjer integriran IS predstavlja le eno od možnih orodij), ki upravljajo vse vire in aktivnosti v organizaciji. ERM tvorijo sama programska rešitev (ERP) z vsemi funkcionalnostmi, združenimi s procesom integracije ter različnimi dejavniki (npr. odločitvami, dokumenti, ljudmi, izobraževanjem, vodenjem, merjenjem ipd.).

9

ERM predstavlja proces integracije in sinhronizacije poslovnih funkcij organizacije. Podjetja, ki imajo več poslovnih funkcij, dandanes težko preživijo oziroma konkurirajo na trgu brez uspešnega funkcionalnega ERM sistema. Veliko organizacij ni uspešnih pri vpeljavi integriranega IS, ker sestavni deli koncepta ERM niso izpeljani korektno (upravljanje sprememb, dokumentiranje, šolanje ipd.). Uporaba ERM modela podjetjem zagotavlja ''mehek'' prehod iz obstoječega v nov informacijski sistem (Anderegg, 2000, str. 5). Tabela 1: Razlika med novim in starim pojmovanjem integriranih IS (ERP)3

Stari pristop Nov pristop Ni bila poudarjena strategija razvoja dolgoročnega odnosa s ponudnikom programske rešitve

Gradnja dolgoročnega, strateškega odnosa s ponudnikom integrirane rešitve.

Integrirane rešitve kot programski sistem Integrirane rešitve kot človeški sistem Večkratno prekoračenje načrtovanega proračuna

Stroški, kot so bili predvideni

Pomanjkanje podpore vodilnega managementa

Vodilni management nudi močno podporo

Pričakovana hitra uvedba Realistična pričakovanja Namestitev programa in uporaba Skrbno testiranje programa pred splošno

uporabo Sistem je predviden predvsem za zbiranje, procesiranje in izločanje podatkov

Integriran IS je vsebovan v dolgoročnem strateškem in taktičnem načrtovanju podjetja

Le nakaj uporabnikov v podjetju Veliko uporabnikov v podjetju Integriran IS deluje neodvisno od organizacije

Integriran IS sistem tesno integrira vse funkcije v podjetju kot del ERM koncepta

Elektronska komunikacija ''v hiši'' Elektronska komunikacije z zunanjim svetom

2.3 Struktura ERP Integrirani IS, ki jih najdemo danes na trgu, imajo enako osnovno strukturo (slika 1). Sestavljajo jih različni funkcionalni moduli. Zaradi modularnosti celovitih informacijskih sistemov podjetje, ki vpeljuje celovit informacijski sistem, poleg osnovnega sistema nabavi le tiste dodatne funkcionalne module, ki jih pri poslovanju potrebuje (Jerina, 2003, str. 8). Integriran IS mora podpirati vsaj tri od sledečih osnovnih modulov: proizvodnjo, distribucijo, finance, upravljanje s človeškimi viri. Srce integriranega sistema je centralna baza podatkov, preko katere potekajo vsi podatki za zadovoljevanje najrazličnejših načinov uporabe, ki jih tovrsten IS podpira. Čeprav so se možnosti računalniške evolucije v zadnjih treh desetletjih dramatično spreminjale, je osnovni koncept integriranih IS vseskozi ostajal 3 Prirejeno po Anderegg, 2000, str. 10.

10

praktično enak. Vsi integrirani IS vsebujejo tri osnovne komponente: podatke (informacije, potrebne za poslovanje), integracijo podatkov (procesiranje, prenos) ter funkcionalnosti (proces zbiranja, hranjenja ter prikaza/prenosa). Slika 1: Integrirani IS oziroma ERP sistem Vir: Dahlen, Elfsson, 1999, str.8

Kupci Centralna baza

podatkov

Prodajne in distribucijske

aplikacije

Storitvene aplikacije

Managerji, delničarji

Izdelava

raznih poročil

Aplikacije upravljanja s človeškimi viri Zaposleni

Proizvodne aplikacije

Zaloge, nabavne aplikacije

DobaviteljiProdajniki, Upravljanje z odnosi

Finančne aplikacije

Funkcionalnosti predstavljajo najvišjo vrednoto integriranega IS, ki je lahko dosežena le, če so postavljeni dobri temelji na nižjih nivojih (programi, baze podatkov, integracija). Podatkovna baza je centraliziran repozitorij4, namenjen shranjevanju in organiziranju podatkov. Navadno je v obliki elektronsko dosegljivega sistema na nekem fizičnem mediju. Področje podatkovnih baz je dandanes zelo kompleksno področje, zelo povezano z uvedbo in organizacijo integriranega IS, tako da zahteva posebno pozornost in obravnavo, ki sega izven osredotočenosti pričujočega dela. Sodobni integrirani IS imajo v svoji arhitekturi vsaj po eno tabelo (sestavni gradnik podatkovne baze) za vsak posamezen funkcionalni modul. Zapisi so skupine podatkov, ki pripadajo neki funkcionalnosti. Za povezavo med podatkovnimi bazami in funkcionalnostmi skrbijo programi. Le-ti omogočajo zbiranje podatkov, njihovo začasno shranjevanje, obdelavo ter izvoz iz različnih virov (Srabotič, 2002, str. 20-21). 4 Repozitorije-Jedro sistema za računalniško podporo razvoju programja, navadno podatkovna zbirka, v kateri so shranjeni razvojni dokumenti.

11

3. NAKUP CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE 3.1 Ponudniki celovitih informacijskih rešitev Pri nekaterih velikih poslovnih sistemih še vedno obstaja dilema o nakupu ali lastnem razvoju programske rešitve. Ta ''skrb'' je majhnim in srednje velikim podjetjem prihranjena. V splošnem velja, da se z nakupom močno skrajša čas razvoja in zniža nivo tveganja glede ustreznosti končnega rezultata. Slabosti nakupa se kažejo v visoki ceni nakupa in osnovnega prilagajanja rešitev. Kljub vsemu je tudi pri velikih podjetjih, predvsem zaradi vse hitrejšega razvoja IT, opazen velik trend upadanja lastnih programskih rešitev. Velja pravilo, da je smotrna odločitev o nakupu v primeru, da programska aplikativna rešitev pokriva vsaj 80 % informacijskih potreb obravnavanega področja. Vsekakor imamo za kompetentne potencialne ponudnike le tista podjetja, ki nudijo ustrezne rešitve tudi v izvorni obliki in so pripravljena na sodelovanje pri uvedbi in prilagajanju rešitve (Kovačič, 1999, str. 40). V spodnji tabeli so prikazani največji svetovni ponudniki celovitih informacijski rešitev.

Naziv ERP rešitve Ponudnik ERP rešitve Control Cincom Systems eBPCS SSA

eEnterprise Microsoft Great Plains Business Solutions iBaan Baan

IFS/Avalon Industrial and Financial Systsms J.D.Edwards J.D.Edwards

Marshal Ramco Systems MFG/PRO Quad

Microsoft Navision Axapta Microsoft Business Solutions MySap.com SAP AG

OracleE-Business Suite Oracle Corp PeopleSoft PeopleSoft Inc.

Tabela 2: Svetovni ponudniki ERP rešitev Dandanes integrirani IS predstavljajo daleč največji delež svetovnega budžeta na področju IT. V svetu lahko najdemo že preko 1000 dobaviteljev integriranih programskih rešitev. Po predvidevanjih pa bo v petletnem obdobju 60 - 70 % vsega trga obvladovalo le še 8 – 12 svetovnih ponudnikov integriranih programskih rešitev (Anderegg, 2000, str. 9).

12

3.2 Nakup računalniške rešitve Uvajanje nove informacijske tehnologije v organizacijo zahteva pazljivo načrtovanje, da bi bil informacijski sistem učinkovit (da bi deloval na pravi način) in uspešen (da bi zagotavljal prave stvari). Izhodiščni vprašanji sta vedno, katere informacije in katere podatke potrebuje naročnik in kolikšni bodo stroški graditve. Graditev informacijskega sistema naj bi bila skladna z načrtom graditve organizacije kot celote. Če formalni načrt bodoče organiziranosti ne obstaja, je potrebno v pogovorih z vodstvom organizacije odkriti pričakovane usmeritve. Da bi informacijski sistem zadovoljeval potrebe po podatkih in informacijah, je potrebno zagotoviti ustrezne računalniške rešitve. Manager ima pri tem na voljo v načelu tri možnosti:

• rešitev lahko kupi, če na trgu obstaja • lahko naroči njen razvoj in • lahko se dogovori z ustreznim ponudnikom, da mu bo zagotavljal del storitev

informacijske dejavnosti (outsourcing). Gričar Jože na splošno predlaga oz. priporoča, da naj se računalniška rešitev kupi, če je le mogoče. Lasten razvoj je namreč drag, dolgotrajen in tvegan. Pri tem se podjetje sreča s klasično dilemo «kupiti ali narediti«. Nakup računalniške rešitve je zapleten proces, v katerem poleg udeležencev organizacije kupca sodelujejo tudi udeleženci prodajalčeve organizacije. Opredeljevanju problemov in potreb ter organizacijskemu oblikovanju se tudi ob nakupu rešitve ni mogoče izogniti. Zato je prav, da manager pozna temeljne značilnosti metodologije razvojnega cikla rešitve. Medtem ko programov za osebne računalnike praktično v nobeni organizaciji ne delajo več sami, to še ni tako samoumevno za celovite organizacijske rešitve. Vendar pa v mnogih organizacijah vse pogosteje ugotavljajo, da ne morejo več sami razvijati rešitev za celovito spremljanje procesov (Enterprise Resource Planning - ERP), zato se raje odločajo za nakup. Skupina informatikov v organizaciji se lahko usmeri v uvajanje in vzdrževanje kupljene rešitve. Izkušnje kažejo, da so s takim načinom zadovoljni v vse večjem številu organizacij. Poseben problem v zvezi z nakupom rešitve je pogodba, ki jo partnerja skleneta. Če manjka tovrstnih izkušenj, tržišče pa še ni dobro razvito, je precej verjetno, da bo pri izvajanju določil pogodbe prišlo do težav in nesporazumov. Ena od težav je, da marsikaterega ponudnika računalniških rešitev čez leto ali dve sploh ne bo več na tržišču.

13

Tudi organizacija, ki se odloči, da bo računalniške rešitve pretežno kupovala, potrebuje sodelavca s tehnološkim znanjem. Zagotavljati mora, da ima vsaj kakšno manjšo skupino, ki je s svojim znanjem sposobna sodelovati pri nakupu in vzdrževanju računalniške rešitve. (Gricar, Joze, 2002) Slika 2: Potek postopka izbire ponudnika integriranega IS

Analiza obstoječega stanja Ugotavljanje inf. potreb

Prenova obstoječega poslovnega procesa

Priprava načrta projekta informatizacije

Izbor dobaviteljaIskanje najustreznejšega ponudnika IS

Priprava odločitvenega modela Ali ustreza postavljenim ciljem ?

DANE

Vir: Koprivšek, Oblak, 2000, str. 638-639 3.3 Dejavniki uspešnega razvijanja računalniških rešitev 5 Vključenost uporabnikov- uporabniki so najboljši poznavalci problematike na svojem področju in povezav z drugimi področji, zato brez njihovega zavzetega sodelovanja računalniška rešitev ne more biti dobra. Najbolje tudi vedo, katere podatke in informacije morajo zagotavljati sodelavcem, nadrejenim in poslovnim partnerjem. Vedo tudi, kako so se okoliščine spreminjale v preteklosti in kako se utegnejo v prihodnje. Sodelovanje managerja- Z uvedbo računalniške rešitve pride tudi do številnih organizacijskih sprememb. Manager mora vedeti, kakšne so te spremembe, sicer jih ne bo podpiral. Kolikor bolj je razvidno, kam v celotni strategiji razvijanja organizacije in njene informatike sodi določena rešitev, bolj bo manager njeno uporabo podprl. V mnogih razvojnih projektih se pojavijo krize in tedaj je neposredni stik razvijalcev z managerjem zelo pomemben. Načrtovanje trajanja in stroškov- le redki razvojni projekti se končajo, kot je bilo predvideno, in le redki ne povzročijo nepredvidenih stroškov. Težave pri planiranju pogosto izhajajo iz neizkušenosti, saj je marsikateri razvojni projekt inovativen in torej nov za vse sodelujoče, zato je koristno uporabiti dokumentirane izkušnje iz predhodnih 5Povzeto po:Gricar 2002.

14

projektov. Za samo planiranje pa je primerno uporabljati računalniške programe za vodenje projektov. Postopnost uvajanja- uvedba računalniške rešitve je za sodelujoče velika sprememba, zato jo je treba izvajati postopno. Ljudje pač za spremembe potrebujemo čas. Da bi prihajajoče spremembe lahko postopno spoznavali, morajo biti uporabniki vključeni v celoten proces razvoja računalniške rešitve. Manager naj bi zagotavljal, da se novih rešitev ne uvaja s šok terapijo, ker so izkušnje pokazale, kako huda in neučinkovita je. Računati je pač treba, da ljudje nimamo radi sprememb in da se jih bojimo, če jih ne razumemo. Da tudi majhne spremembe v tehnologiji lahko povzročijo velike težave, je preizkusil na primer tisti, ki je začel uporabljati novo različico programa. Sprememba je še večja, ko kdo prične uporabljati podoben program drugega proizvajalca, ki je za izvedbo določene funkcije predvidel drugo tipko. Da ne omenjamo spremembe, ki nastane tedaj, ko namesto papirnega naročila v organizacijo prek telekomunikacij začne prihajati računalniški zapis o naročilu. Preizkus rešitve- za managerja je pomembno preizkušanje tega, kako sodelavci rešitev sprejemajo. Preizkus neredko pokaže potrebo po popravkih programov, po dopolnitvi podatkov, ureditvi šifrantov, dodatnem usposabljanju in drugem. Pogosto se izkaže za primerno, da predvidimo nepredvideno. Preizkus rešitve lahko izvedemo večkrat, odvisno od stopnje kje se rešitev nahaja glede na naše potrebe. Z preizkušanjem dobimo povratno informacijo, kje se še potrebne spremembe. V večini primerov poizkusi potekajo tako, da uporabniki skozi vnos realnih (stvarnih) podatkov ugotovijo, kaj je še potrebno postoriti, da bo delo v organizaciji (podjetju) potekalo nemoteno. Dokumentiranje- slabo dokumentiranje računalniških rešitev je svetovni problem, vendar v razvitih državah reševanju tega problema posvečajo veliko pozornost. K temu prispevata zlasti zunanja revizija in davčna kontrola. Dokumentacija je dvojna: uporabniška in tehnološka. Uporabniška mora biti pisana v jeziku, ki ga uporabniki razumejo. Če se tehnologi pogosto menjavajo, v organizaciji kmalu ni nikogar več, ki bi rešitev zares poznal in jo znal hitro prilagoditi. Razumljivo je, v kakšno odvisnost od posameznega tehnologa se podaja organizacija, ki je odvisna od stalnega delovanja informacijske tehnologije, računalniških rešitev pa nima dokumentiranih. Usposabljanje- za razvijanje in uporabo računalniških rešitev je treba zagotavljati ustrezno usposabljanje uporabnikov in tehnologov. Medtem ko je usposabljanje za uporabnike mogoče organizirati v organizaciji, ga za tehnologe običajno zagotavlja proizvajalec opreme in zlasti programov. Ena najslabših oblik varčevanja je zmanjševanje stroškov za usposabljanje. Varovanje podatkov in zagotavljanje rezervne rešitve- kako je organizacija odvisna od informacijske tehnologije, manager lahko preizkusi, če simulira stanje, ko se zbrišejo računalniško hranjeni podatki ali ko računalnik ne deluje. Čim bolj je organizacija odvisna od tehnologije, tem bolj se je treba posvečati problematiki varnosti v zvezi z njo. Kaj pomeni varovanje podatkov, ve vsak uporabnik osebnega računalnika, ki so se mu zaradi nepazljivosti ali virusa kdaj zbrisali podatki. Če je takih uporabnikov v organizaciji nekaj deset ali nekaj sto, to seveda ni več problem samo posameznikov, ampak managementa. Zasilna rešitev je lahko tudi preizkušen ročni postopek, s katerim organizacija lahko preživi nekaj ur ali dni. Vendar je bolj varno, da se predvidi možnost uporabe iste rešitve na enakem računalniku v drugi organizaciji. 3.4 Nasveti pri izbiri novega ERP sistema6 6 Povzeto po : Pronet Poslovne rešitve,2005.

15

V tem poglavju so zbrane misli, pripombe in predlogi, ki jih je slovenski ponudnik celovitih informacijskih rešitev Pronet zbral s svojimi in tujimi izkušnjami pri uvajanju ERP sistemov. Uvedba ERP sistema je velik projekt, ki ga je možno obvladati korak po korak. Z natančnim definiranjem poslovnih problemov, kritično oceno dobavitelja, programske rešitve in metodologije uvajanja , aktivnim vključevanjem v projekt in proces uvedbe, s striktnim izvajanjem v okviru postavljenega načrta (stroškovnega in finančnega) lahko zagotovo zmanjšamo stroške in tveganje na najmanjšo možno mero in hkrati povečamo priložnost za uspešno implementacijo ERP sistema. V času po osamosvojitvi se je veliko podjetij v Sloveniji odločilo, da bodo uvedle ERP sisteme z namenom izboljšanja učinkovitosti svojih osnovnih poslovnih funkcij kot so nabava, sprejemanje in procesiranje naročil, dobava, terjatve... Vsakdo, ki razume kompleksnost poslovnih sistemov bi pričakoval, da je uvajanje nekega širokega in popolnoma integriranega ERP sistema zelo zahtevno delo. Ampak ljudje so kljub temu v glavnem bili nepripravljeni in niso razumeli v kako zapleteno delo se lahko spremeni uvedba takšnega sistema. Iz različnih virov je možno razbrati podatek, da neuspešne uvedbe ERP sistemov dosegajo visok odstotek in sicer od 50 do 75%. Kljub slabim podatkom pa podjetja vedno bolj razumejo pomembnost uvedbe pravih ERP sistemov in jih želijo uvesti. Zato je zelo pomembno, da upoštevamo izkušnje pridobljene v preteklih projektih. Tako se postavi vprašanje kako naj podjetja zmanjšajo tveganje z investiranjem časa, denarja in ostalih resursov v implementacijo ERP sistema, s ciljem ustvariti iz tega maksimalne koristi? Upravljavci podjetij se morajo zavedati, da je uvedba ERP sistema veliko več kot samo enostaven nakup programa. Uspešna uvedba bo zahtevala kombinacijo šolanja kadrov, potrebnih dopolnitev oz. prilagoditev, poznavanja podjetniške prakse kot tudi znanj za uvedbo sistema, da bi bilo možno doseči jasne in zadane cilje.

3.4.1 Razumevanje poslovnih težav Izkušnje iz slabih in neuspelih uvedb ERP sistemov kažejo, da je v omenjenih podjetjih obstajalo stališče, da bo uvedba novega ERP sistema rešila vse njihove težave. Izkušnje iz slabo uvedenih novih ERP sistemov žal niso uporabljene za pozitivno znanje ampak je veliko število podjetij sposobnih ponoviti enake napake, vendar tokrat veliko hitreje. Pravi izziv in pravi pristop je tak, da se preveri in preuči način, kako podjetje opravlja svoje delo in da se utrdijo ključni vzorci vseh problemov in vseh situacij, ki bi jih želeli izboljšati. Npr. če se znotraj oddelkov in podjetij znotraj koncerna proces zbiranja podatkov zaradi izdelave finančnega plana izvaja prepočasi, je treba ugotoviti razloge, ki privedejo do tega. Prepričati se moramo, da razumemo kateri podatki so pomembni za posamezne skupine uporabnikov, kako jih morajo koristiti, kateri nivo podrobnosti je potreben, kako tečejo (oz. kako bi morale teči) informacije znotraj podjetja in kako bo sistem vzdrževan.

16

Potrebno je obdelati vse težave, ki se pojavijo z mednarodnim poslom (problemi valut, poročila, ki so potrebna v posamezni državi, kjer želimo poslovati). Četudi to ni trenutni problem, lahko nastane v trenutku, ko želimo razširiti naše poslovanje. Oboroženi s popolnim razumevanjem našega poslovnega sistema in s cilji, ki jih želimo doseči z uvedbo ERP rešitve, se spustimo v oceno dobavitelja programske opreme in sisteme, ki jih dobavitelji ponujajo. Pri tem je verjetno najpomembneje, čeprav se temu največkrat ne posveča dovolj pazljivosti, da dobro ocenimo metodologijo uvedbe ERP sistema. Temu posvetimo največ svojega časa, ker se nam bo večkratno povrnilo.

3.4.2 Ocena dobavitelja, rešitve in metodologije uvajanja Največkrat je možno po mnogih dolgotrajnih in mučnih uvajanjih ERP sistema slišati:''Ko bi vsaj imeli boljše šolanje''. Ne smemo se spustiti v oceno dobavitelja programske opreme brez nujnega minimalnega predznanja. Strokovne analize, ki jih izvajajo podjetja kot so Gartner group in IDC so drage ampak so ti stroški še vedno nemerljivi s škodo, ki lahko nastane z izborom napačnega ERP sistema. Zato je dobro izkoristiti te informacije, da bi zožili izbor ERP rešitve. Ko formiramo skupino možnih dobaviteljev ERP sistema moramo biti previdni s tistimi, ki so pripravljeni priti takoj k nam in nam narediti predstavitev, brez predhodnega (grobega) zanimanja in razumevanja o našem poslovnem sistemu. Ko smo enkrat na predstavitvi moramo biti aktivni. Od tega bo v bodoče odvisen naš poslovni sistem in s tem tudi obstanek na trgu. Izkušeni prodajalec programske opreme in oseba, ki bo vodila predstavitev je vrhunski strokovnjak za prikaz ''idealnega sistema''. Na predstavitvi bo prikazana situacija, da je to točno tista rešitev, ki jo potrebujemo, ki zadovoljuje vse naše potrebe, ki je enostavna za uporabo in je visoko integrirana. To ni nujno vedno resnica. Podrobno moramo preučimo metodologijo uvajanja ERP sistema. Metodologija mora vsebovati podroben načrt uvajanja sistema, listo zahtev, ki jih projekt mora rešiti, razne tehnične dokumente in podobno. Ena najslabših izjav, ki jih lahko nekdo izjavi po koncu uvedne ERP sistema je, ''To je točno tisto, kar sem zahteval, ne pa tisto kar sem želel''. Skupaj z dobavitelji ERP sistema se moramo izogibati predpostavkam in na njihovi osnovi sklepati. Zatorej je dobro vse dokumentirati in nič predpostavljati!

3.4.3 Vključenost Ko izberemo ERP rešitev, preide projekt v roke naših informatikov in zunanje hiše, ki smo jo izbrali za uvajanje sistema. Zelo pomembno je, da so ključne osebe podjetja tudi člani projektnega tima za uvajanje novega sistema. Struktura poslovnega sistema je sicer osnova za formiranje in izgradnjo ERP sistema, vendar je prisotnost odgovornih oseb pri reševanju pomembnih vprašanj v zvezi s potekom projekta ključnega pomena.

17

Če v teku uvajanja ERP rešitve niso vključeni vsi vidiki poslovnega sistema bo ekipa, ki se ukvarja z implementacijo zelo verjetno naredila rešitev, ki bo v skladu z njihovimi najboljšimi praktičnimi izkušnjami. Brez sodelovanja članov tima, ki dobro poznajo poslovni sistem, se lahko zgodi, da taka rešitev ni dobra in uporabna. To je ključni trenutek, v katerem ponavadi pride do vzroka za odmik uvedbe ERP sistema od začrtane poti in s tem do preseganja predvidenih stroškov in predvidenega časa. Ne glede na redne sestanke, ki jih ima ekipa za uvajanje sistema z odgovornimi ljudmi v podjetju je potrebno razmisliti o formiranju skupine uporabnikov še preden je sistem zaživel. Vsakodnevno delo teh ljudi bo odvisno od bodočega sistema in načina kako je le ta zgrajen. Zato je zgodnje vključevanje uporabnikov v proces uvedbe ERP sistema ključnega pomena.

3.4.4 Držimo se prvotno zastavljenega načrta Izkušeni strokovnjaki s področja implementacije ERP sistemov vedo povedati, da je pri vseh neuspelih implementacijah bil čas tisti, ki je igral ključno vlogo. Sčasoma ljudje izgubljajo koncentracijo in postopno prehajajo v fazo stresa. Ključni faktor pri upoštevanju časovnih omejitev (in s tem v večini primerov tudi predvidenih stroškov) je dodajanje novih funkcionalnosti v sistem, v času njegovega uvajanja, ko je s projektno dokumentacijo že definirana končna oblika in sestava novega sistema. Ko pride v fazi uvajanja do potrebe po novi funkcionalnosti je velikokrat slišati stavek:'' Ni nujno, je pa praktično.'' Če taka zahteva ni že v samem začetku definirana kot del projekta se priporoča, da se funkcionalnosti, ki ni kritična je pa praktična izognemo. Takšne zahteve je potrebno zabeležiti in jih definirati kot drugo fazo projekta, ki bo postala aktualna potem, ko je prva faza predana v uvedbo in se z njo že tudi operativno dela. V fazi priprave plana projekta je priporočljivo, da se definira uvedba ERP sistema v skladu s fazami uvedbe. To ni toliko pomembno za manjša podjetja medtem ko je za zahtevne sisteme podjetij oz. za velika podjetja to ključno. Uvajanje ERP sistema po fazah nam omogoča, da relativno hitro preidemo v operativno fazo (uporaba), uporabniki se tako lažje privadijo na novi sistem, takoj vidijo prednosti in koristi novega sistema in se tako v času celotnega uvajanja vzdržuje entuzijazem. Glede na to, da so moderni ERP sistemi integrirani in osnovani na vrhunski tehnologiji v katero je v fazi uvajanja vgrajen poslovni model, je krivulja učenja z uvajanjem novih funkcionalnosti zelo strma. Vsi vemo kako je mogoče pojesti slona: grižljaj po grižljaj. Uvedba ERP sistema je prav tako veliki projekt, ki ga je možno obvladati korak po korak. Z natančnim definiranjem poslovnih problemov, kritično oceno dobavitelja, programske rešitve in metodologije uvajanja , aktivnim vključevanjem v projekt in proces uvedbe, s striktnim izvajanjem v okviru postavljenega načrta (stroškovnega in finančnega) lahko zagotovo zmanjšamo stroške in tveganje na najmanjšo možno mero in hkrati povečamo priložnost za uspešno implementacijo ERP sistema.

18

4 IMPLEMENTACIJA CELOVITE INFORMACIJSKE REŠITVE 4.1 Postopek uspešne implementacije ERP rešitev v podjetju7

Postopek uvedbe integriranega informacijskega sistema v podjetju temelji na naslednjih 5 korakih: Slika 3: Postopek uvedbe integriranega informacijskega sistema

Analiza

Oblikovanje sistema

Razvoj in testiranje

Namestitev

Neposredna podpora

1

2

3

4

5

Metode in tehnike ugotavljanja informacijskih potreb sestavljajo samostojno raziskovalno vejo na področju gradnje IS (Kovačič, Vintar, 1994, str. 60, str. 170). V tej fazi se izvede celovita analiza poslovnih procesov naročnika in oceni sistemske potrebe. Te ugotovitve se dokumentirajo v Dokumentu funkcionalnih potreb. Naročnik nato potrdi ali zavrne predlagani dokument. Osnovni predpogoj za premik v naslednjo fazo projekta je nesporno strinjanje naročnika z dokumentom. Fazo analize tvorijo:

priprava projekta in načrtovanje; namestitev testne programske opreme pri stranki ; usposabljanje ključnih uporabnikov; zbiranje vseh baz podatkov; osnovni intervjuji in delavnice za zbiranje podatkov o potrebah posamezni

oddelkov v podjetju; priprava in revidiranje funkcionalnih potreb.

Pogodbeni partner oblikuje in predstavi arhitekturo in načrt uvedbe novega sistema v Oblikovalnem dokumentu. Vodstvu naročnika se v tej fazi predstavi podroben načrt 7 Povzeto po: Srabotič 2002.

19

uvedbe novega IS, proračun ter terminski načrt projekta. Preden se začne naslednja faza, tj. faza razvoja in testiranja, mora naročnik potrditi oblikovalni dokument in sam predlog uvedbe. Fazo oblikovanja tvorijo:

oblikovalni sestanki s člani projektne skupine; oblikovanje prototipov uporabniških vmesnikov, zaslonskih slik in poročil; zaključek načrtovanja migracije podatkov in integracije sistemov; priprava načrta testiranja sistema; priprava in predstavitev Oblikovalnega dokumenta projektni skupini; priprava in predstavitev Predloga implementacije nadzorniku projekta; podpis in potrditev Oblikovalnega dokumenta in Predloga implementacije; podrobnejše oblikovanje sistema in priprava načrta delovnih verzij.

V fazi razvoja in testiranja so razvite in testirane posebne prilagoditve programske rešitve za naročnika. V tem času se pri naročniku namesti testna programska oprema. Fazo razvoja in testiranja tvorijo:

modifikacije tabel, obrazcev, rutin in uporabniških vmesnikov; implementacija programske opreme; razvoj vmesnikov za konverzijo podatkovnih baz; razvoj vmesnikov med različnimi integriranimi sistemi; usposabljanje osebja za testiranje; testiranje delovnih verzij in celotnega sistema.

V fazi namestitve se sistem v celoti namesti pri naročniku, splošno šolanje uporabnikov se zaključi. Fazo namestitve tvorijo:

dokončanje uporabniške dokumentacije; dokončanje nastavitev sistema; vnos ali migracija začetnih računovodskih stanj; vnos ali migracija preteklih transakcij; usmerjeno usposabljanje uporabnikov; potrjevanje sistema na nižjih in višjih nivojih uporabnikov; začetek delovanja sistema (''tek v živo'' ali ang.''Go Live'').

4.2 Stroški implementacije Cena celovitih informacijskih rešitev je odvisna od proizvajalca rešitve, v načelu pa je cena sestavljena iz dveh delov:

ceno licence za programske module, ki se pri stranki namestijo in cena uvedbe-implementacije sistema

Cena za programske module je odvisna od količine programskih modulov, ki so nujni, da bi pokrili zahtevane funkcionalnosti uporabnikov ERP-sistema ter od števila uporabnikov. Danes se vsi priznani ERP sistemi prodajajo tako, da se cena formira na osnovi števila uporabnikov. Pri tem se upošteva, da dvakrat večje število uporabnikov ne pomeni tudi dvakrat večje cene.

20

Stroški implementacije so odvisni od količine inženirskega dela, ki ga je potrebno opraviti v fazi uvajanja ERP sistema. Torej stroški uvajanja zajemajo stroške človeškega dela in specialnih znanj, ki jih je potrebno dodatno vložiti, da bi lahko dali kupljeni ERP sistem v uporabo (Pronet Poslovne rešitve, 2005). Celotni stroški uvajanja celovitih informacijskih rešitev v podjetje so 3-5 krat višji od cene programske opreme. Stroški svetovanja pa so lahko do 30% vseh stroškov. 4.3 Čas implementacije V svetu skoraj ni celovite informacijske rešitve, ki bi bila uvedena v predvidenem času, še posebej ne, če ni bila pred tem narejena analitična študija poslovnega sistema in če niso definirani in opisani poslovni procesi. Takšna študija je obvezna za pravilno uvedbo celovite informacijske rešitve in je osnova in izhodišče za vse nadaljnje dograditve informacijskega sistema. Celovite informacijske rešitve so mnogo preobsežne, da bi sistem lahko uvajali naenkrat. Zato podjetja običajno uporabljajo fazni pristop: modul po modul. Tipičen času uvajanja je okoli 14 mesecev, velike in razpršene organizacije pa praviloma več let. Celovite informacijske rešitve so zelo splošne zato jih je potrebno z nastavljanjem parametrov prilagajati specifičnostim posameznih uporabnikov (Integrirani aplikacijski paketi, 2004). 4.4 Nasveti kako se izogniti najpogostejšim napakam pri uvajanju ERP rešitev 8 V tem sklopu so predstavljene najbolj pogoste napake storjene pred in v teku uvajanja celovitih informacijskih rešitev, hkrati pa so opisane strategije, s katerimi se je mogoče izogniti zelo dragim posledicam omenjenih napak.

4.4.1 Iskanje prave računalniške rešitve in pravilna opredelitev velikosti in vpliva ERP projekta

Ko podjetje sprejme odločitev o uvajanju ERP sistema, je to verjetno zadnjikrat, ko uvaja globalne spremembe v poslovnem sistemu. Vse nadaljnje spremembe bodo v glavnem nadgradnja ali izboljšanje že izbrane osnove (platforme). Osnovna platforma in njena sestava ostaja v glavnem nespremenjena.

Veliko pozornosti je potrebno posvetiti iskanju prave ERP rešitve. O tem je potrebno razmišljati kot o prepuščanju poslovne strategije v informatiki dobavitelju programske opreme. Ključnega pomena je izbrati pravi ERP sistem za podjetje. V fazi izbiranja moramo razmišljati tudi o drugih vidikih in ne samo o ceni in funkcionalnosti. Vizija in

8 Povzeto po: Pronet Poslovne rešitve 2005.

21

odzivnost dobavitelja ERP sistema so enako pomembni kot trenutne funkcionalnosti in možnosti programske rešitve.

Projekti uvajanja ERP sistemov so v glavnem kompleksni in zagotovo imajo vpliv na vsako osebo v podjetju in na vsako področje delovanja podjetja. Da bi se dosegel maksimalni učinek uvajanja ERP sistema je potrebno vse v podjetju postaviti pod vprašaj. Pri uvajanju ERP sistemov gre za poslovni projekt in ne za informacijski projekt, zato zahtevajo močno podporo vodstva. Mnogi projekti uvajanja ERP sistemov niso uspeli, ker so bili v podjetju sprejeti kot projekti v informatiki in ne kot projekti spremembe poslovnega sistema. Nikoli ne smemo podcenjevati velikosti in vpliva ERP projekta zato mu moramo posvetiti polno pozornost. Veliko projektov ''trpi'' zaradi vzporednih aktivnosti, ki se odvijajo v podjetju. Vsem pobudam in aktivnostim, ki se izvajajo v podjetju je potrebno dodeljevati takšne prioritete, ki bodo zagotavljale, da bo projekt uvajanja ERP sistema pravilno izveden in dokončan.

4.4.2 Ustrezna projektna ekipa Veliko projektov uvajanja ERP sistemov se znajde v težavah, ker so na njih angažirani napačni ljudje. Projektna ekipa mora imeti ustrezno znanje o poslovanju podjetja, hkrati pa morajo biti vsi člani ekipe kreativni in pripravljeni na sprejemanje izzivov, kjerkoli je to potrebno.

Vodstvo podjetja mora zaupati projektni ekipi in vodji projekta. Samo tako bodo njihove odločitve dobile ustrezen pomen in težo. Člane ekipe je treba vzpodbujati k sprejemanju ključnih poslovnih odločitev, hkrati pa jim mora vodstvo dovolj zaupati, da jih ni potrebno za vsako odločitev kontrolirati.

Uvajanje novega ERP sistema je odlična priložnost za prestrukturiranje in oblikovanje svojega poslovnega sistema. Zato se priporoča, da se v projektno ekipo imenuje najboljše ljudi. Če se angažiranje ljudi v projektnem timu ne pozna v vsakodnevnem poslovanju podjetja, potem so imenovani zagotovo napačni ljudje.

Priporoča se, da razen članov iz najvišjega vodstva, ostali člani naloge, ki sledijo iz sodelovanja v projektnem timu opravljajo v rednem delovnem času. Ne smemo zahtevati od ljudi, da bodo opravljali delo v projektnem timu in svoje redno delo. Njihovo delo začasno dodeljujmo drugim zaposlenim.

Vključitev v projektno ekipo povečuje znanje in dojemanje vsakega njenega člana. Tako veliko članov projektne ekipe razširi sposobnost razumevanja poslovnih procesov v podjetju. Prispevek takšnih ljudi je po končanem projektu večji kot je bil pred vključitvijo v projekt.

Izkušnje govorijo, da je potrebna uporaba raznih strategij za motivacijo ekipe. Velikokrat se dogodi, da dnevne naloge niso končane še pozno v večernih urah. Zato je potrebno najti

22

način dodatne motivacije za člane ekipe, pa četudi je to še kako skregano z politiko upravljanja s kadri.

4.4.3 Učinkovito obvladovanje sprememb v podjetju

Veliko podjetij podcenjuje posledice sprememb, ki jih bo povzročila uvedba ERP sistema na zaposlene, na njihove vloge v podjetju, na potrebna znanja in na celotno organizacijsko strukturo.

Uspešnemu upravljanju s spremembami (Change management) se le redko pripisuje potreben pomen in teža, je pa eden od najpomembnejših faktorjev pri ocenjevanju uspešnosti uvajanja ERP sistema. Upravljanje s spremembami zagotavlja, da so zaposleni v podjetju in podjetje samo sposobni sprejeti nove poslovne procese in sisteme. Ponavadi se zaposleni upirajo spremembam, razen če ne obstaja dober razlog, zaradi katerega tega ne počnejo. Poslovodstvo podjetja je zato zadolženo, da uporabi tehnike ''komunikacije in vplivanja'' na zaposlene, da zagotovi okolje, ki zagotavlja, da se zaposleni ne upirajo uvajanju sprememb. Najboljši način tehnike komuniciranja je uporaba t.i. ''mreže predstavnikov projekta''. Člani projektnega tima morajo vzpostaviti dobre odnose z uporabniki, potrebno je izvajati predavanja in predstavitve. Ljudje tako služijo kot dvosmerni prenosniki informacij. Tako se širijo informacije o projektu, ki je v teku, hkrati pa dajejo povratne informacije projektnemu timu. Vodje, ki upravljajo s spremembami v podjetju morajo biti kvalitetni posamezniki, ki imajo v podjetju osebno integriteto in spoštovanje podrejenih kadrov. Biti mora sposoben razumeti strokovno podporo ljudi iz podjetja, ki uvaja ERP sistem in uživati mora zaupanje na vseh nivojih poslovanja v podjetju. Na ta način se v podjetju širi dobro ozračje in razpoloženje in želja po spremembah, ki je vedno močnejša od nasprotovanja spremembam. Zelo pomemben del upravljanja s spremembami je šolanje uporabnikov po vnaprej sprejetem programu dela. Vedno je boljše organizirati širše in smiselno šolanje zaposlenih, kot pa samo ozko in selektivno utrjevanje novo nastale situacije. Šolanje mora dati odgovor na to kaj je poslovni cilj projekta in pojasniti mora nove poslovne procese, nove vloge zaposlenih ki so vključeni v te procese in novosti v poslovnem procesu nasploh. Šolanje je tudi priložnost, da ljudje boljše sprejmejo nameščeni sistem in s svojo kreativnostjo iz sistema izvlečejo čim več koristi.

4.4.3 Prepoznavanje koristi in pozitivnih učinkov implementacije ERP rešitve Večina projektov implementacije ERP sistemov sloni na zelo podrobnih študijah poslovnih primerov (Case studies), ki so po pravilu večkratno dodelane in usklajene.

23

Večina vodij projektov zelo podrobno poroča o stroškovnih parametrih in porabljenem času za implementacijo ERP sistema, le redki pa hkrati poročajo o koristih in prihrankih implementacije ERP sistemov. Projekt lahko izpeljemo v predvidenih rokih in v predvidenem proračunu, vendar če niso ob tem pripravljeni in znani pozitivni učinki implementacije, ki jih nato uporablja vodstvo za nadaljnje odločitve, potem je vse skupaj zaman. Priporoča se, da se študija poslovnega primera uporabi kot aktiven dokument, ki služi kot orodje za upravljanje projekta. Študija poslovnega procesa mora biti ovrednotena po posameznih kritičnih točkah projekta, tako da je možno opredeliti pričakovane stroške in pričakovane koristi. Spremembe v organizaciji in okolici lahko vplivajo na doseganje zastavljenih ciljev. Zato morajo študije poslovnih primerov, da bi bile koristne, vsebovati zelo podrobne informacije. Študija poslovnega procesa mora biti osnova za podroben plan pridobivanja poslovnih koristi z jasno opredeljeno časovno analizo. Tak plan je potrebno v časovnih intervalih projekta popravljati in usklajevati. Uskladitev plana mora biti narejena vsaj na koncu projekta, ker drugače sploh ni možno meriti vseh pozitivnih učinkov uvedbe ERP sistema. To je tudi pogoj, da se pozitivni učinki tudi dejansko dosežejo.

4.4.5 Sprejemanje integracij Veliko podjetij se upira in ne želi sprejeti nivoja integracije poslovnega sistema, ki ga omogoča uvedba ERP sistema in želijo obdržati obstoječo organizacijsko strukturo. Na tak način ostanejo funkcijski oddelki enaki kot prej, vloga top managementa pa prav tako ostaja nespremenjena.

Integracija, ki jo omogoča uvedba ERP sistema pa spremeni klasične meje med poslovnimi funkcijami in zagotovi informacijo neposredno v operativo ter tako zmanjša vlogo klasične administracije v podjetju. Tako je potrebno razmisliti o spremembah v organizacijski strukturi podjetja na nivoju srednje vodstvene strukture z namenom pridobiti maksimalno korist od uvedbe novega sistema. Vloge v podjetju je mogoče na novo definirati npr. za cel proces, tako da dodelimo posameznikom odgovornost za posel od začetka do konca procesa. Npr. ena oseba je lahko odgovorna za cel proces od naročila, proizvodnje, odpreme pa vse do plačila. S tem spremenimo klasične vloge vodij nabave, proizvodnje, ... To so tudi elementi lean managementa.

24

4.4.6 Konec projekta je potrebno načrtovati na začetku projekta Veliko podjetij ne razume dolgoročnih posledic uvedbe ERP sistema do samega zaključka projekta in tako degradirajo pomen projekta že na samem začetku.

Če so določena dejstva znana že v samem začetku, bo to projektni ekipi pomagalo razčistiti mnoge dvome in s tem vplivalo na boljši končni učinek celega projekta. V podjetju mora biti jasno, kakšno strategijo dolgoročne podpore bodo dali novemu poslovnemu sistemu. Vzpostavitev internih centrov pomoči je lahko v veliko pomoč in lahko v veliki meri zmanjša stroške zunanjih svetovalcev. Če je strategija podjetja takšna, mora od samega začetka pripraviti ljudi, ki bodo po uspešni implementaciji ERP sistema prevzeli ključna mesta v teh centrih. Predvsem pa je potrebno v podjetju razumeti, da je uvajanje ERP sistema posel, ki dolgoročno gledano, zahteva sprejetje politike stalnih izboljšav v poslovnem sistemu. Prehod projekta iz statusa uvajanja v status izboljšav je v nekaterih podjetjih problem, ki zahteva kvalitetno, strokovno in dolgoročno planiranje.

25

5 PREDSTAVITEV PROGRAMSKEGA PAKETA PRO-BIT DOMOVI9

5.1 Predstavitev podjetja PRO-BIT d.o.o. Podjetje PRO-BIT d.o.o ima sedež v Slovenskih Konjicah na starem trgu 15. Podjetje je bilo ustanovljeno aprila leta 1989. Primarna dejavnost podjetja je od samega začetka izdelava programske opreme. Najprej so izdelovali manjše aplikacije za manjša podjetja, z leti pa so si pridobili toliko izkušenj, da danes uspešno nudijo programsko opremo tudi velim podjetjem in zahtevnejšim uporabnikom. Ukvarjajo se z najrazličnejšimi področji. Odločili so se, da bodo izdelovali programsko opremo »po meri uporabnika«, kar pomeni, da so se pripravljeni poglobiti v vsak poslovni sistem, ter izdelati programsko opremo, ki bo le-temu pisana na kožo, hkrati pa enostavna za uporabo. V podjetju je trenutno zaposlenih 45 delavcev. Poleg tega, da se podjetje ukvarja s celovitimi rešitvami na področju informatike, se v zadnjem času ukvarja tudi s prodajo in servisiranjem strojne opreme. Če je bila informatika v sedemdesetih letih privilegij izbrancev v velikih družbah, v osemdesetih letih nujno zlo za zadostitev zakonskih predpisov, v začetnih devetdesetih letih nujna potreba za vodenje, postaja na pragu tretjega tisočletja ob svetovni globalizaciji edina konkurenčna prednost. Razvoj v podjetju je tako hiter, da sproti preseneča tudi največje zanesenjake. Prednosti podjetja so tehnična odličnost, preizkušena vsebina aplikacij, izkušena ekipa, odlična znanja s področja vodenja projektov, široka ponudba in sposobnost izvedbe projektov po naročilu. Vizija podjetja je postati uspešno mednarodno podjetje za izvedbo zahtevnejših poslovnih informacijskih rešitev. Trenutno poslujejo še na področju Srbije in Hrvaške, kjer so odprli lastni podjetji. Poslanstvo podjetja je zagotavljati izjemno dobre informacijske rešitve za standardne poslovne programske pakete in projekte po naročilu za srednja in večja podjetja. Slogan »Ko dobro ni dovolj« in »Izpolnjujemo želje« dobro ilustrirata usmerjenost podjetja h kvaliteti produktov in storitev ter Zadovoljstvu kupcev. 9 Interna gradiva PRO-BIT d.o.o., 2004-2005

26

V podjetju stalno vsebinsko širijo ponudbo specialnih rešitev, zato stalno iščejo nove tržne niše in nove poslovne priložnosti. Prav tako stalno širijo krog partnerjev, ki jih zastopajo na domačem in tujem tržišču, iščejo pa tudi vertikalne in horizontalne povezave s sorodnimi podjetji, z namenom, da bi lahko trgu ponudili čim bolj celovite rešitve. Poslovna strategija podjetja temelji na naslednjih usmeritvah: izdelava lastnih rešitev, celovita podpora kupcem, integracija zanimivih rešitev drugih porabnikov, mednarodno podjetje, prenos znanja k pogodbenim partnerjem, razvoj dodatnih storitev svetovanja, dolgoletno partnerstvo s kupci. 5.2 Opis programskega paketa PRO-BIT DOMOVI PRO-BIT DOMOVI je programski paket, ki pokriva poslovanje na področju celotnega poslovanja domov upokojencev. Narejen je z objektno orientiranim razvojnim orodjem MS Visual Fox. Programski paket je narejen tako, da se lahko uporablja hitro in enostavno. Omogoča številne prednosti: • Podatke vnašamo v šifrante samo enkrat, uporabljamo pa jih lahko v vseh naših

programih tako da lahko vedno vodimo zgodovino podatkov. • Zelo enostaven je tudi izvoz podatkov v druga orodja. • V osnovnih oknih si lahko sami nastavimo, katere podatke želimo videti, ko se nam

okno odpre. Programski paket PRO-BIT DOMOVI obsega naslednje module

• OSKRBNINE • Sociala • Zdravstvo • Obračun

• FINANCE

• Obračun ddv z odbitnim deležem • Glavna knjiga s saldakonti z evidenčnim knjiženjem • Plačilni promet • Osnovna sredstva • Plače • Kadrovska evidenca • Potni stroški • Blagajna • Poštna knjiga

• MATERIALNO POSLOVANJE

• FAKTURIRANJE STORITEV

27

5.3 Opis modula oskrbnine Program Oskrbnine je namenjen Domovom upokojencev in podobnim ustanovam za vodenje osnovnih podatkov o stanovalcih, njihovih mesečnih prihodkih in bremenitvah, obračunih, ter vodenju evidenc in obračunov prispevkov za občine, zdravstvene skupnosti,… Modul je sestavljen iz treh sklopov: Sociala, Zdravstvo in Obračun Osnovne značilnosti modula in glavne prednosti pred konkurenco10: Izvajanje nalog

Uporabnik lahko sam opredeljuje dolžino obračunskega obdobja (Npr. če imamo obračunsko obdobje december in tekoče januar, lahko uporabnik zaključi obračunsko obdobje ko vnese vse potrebne podatke za obračun )

Računalniška rešitev hkrati podpira več objektov na različnih lokacijah Omogočen je neposreden dostop do podatkov iz vseh obračunskih obdobij Računalniško rešitev lahko uporablja več uporabnikov hkrati

Zanesljivost

Ustrezne kontrole pri vnosu in pri obdelovanju podatkov Zaslonsko poročanje o napakah

Poročila

Vsa poročila so opremljena z ustreznimi naslovi in datumi Poročila vsebujejo seštevke, kjer je to primerno Strani v poročilih se samodejno oštevilčujejo, prav tako je začetek in konec

poročila ustrezno označen Računalniška rešitev samodejno ponuja seznam poročil, katere prilagajamo željam

strank Omogočen je izpis vseh zaslonskih poizvedb Sistem samodejno hrani datoteke o dogodkih v vseh prejšnjih obdobjih v letu in

tako omogoča poizvedbe in poročila Vsa poročila lahko ponovno izdelamo v kasnejših obračunskih obdobjih Sistem lahko izdela vnaprejšnjo analizo potreb (potrebe po inkontinenčnih

pripomočkih) Strokovna pomoč in vzdrževanje računalniške rešitve s strani podjetja PRO BIT d.o.o

Skrb za zakonske spremembe programov in za splošne izpolnitve programov 10 Trenutno podjetju PRO-BIT d.o.o. v razvoju programskega paketa PRO.3 DOMOVI STAREJŠIH predstavlja konkurenco podjetje SAOP d.o.o. . Veliko domov upokojencev pa še uporablja aplikacijo v DOS-sistemu . Velik problem prehoda na novi operacijski sistem predstavlja strah uporabnikov pred noviteto, to je aplikacijo v Windows okolju (Primer programski paket PRO.3 DOMOVI STAREJŠIH).

28

"VROČA LINIJA " (helpdesk) za strokovno pomoč pri takojšnjem reševanju problemov

Izvajanje trajnega izobraževanje in usposabljanje ter druge strokovne pomoči Zadovoljevanje vseh uporabnikovih potreb po računalniški opremi, računalniških

rešitvah in vzdrževanju Strokovna pomoč v uporabnikovem kraju Jamstvo za sestavo in delovanje sistema Nakup računalniške rešitve z licenco

Prijaznost za uporabo

Računalniška rešitev deluje z operacijskim sistemom, ki je splošno sprejet standard Minimalne zahteve: 24 MB - Win 98, 32 MB Windows Me, 64 MB Windows

2000 Professional, 128 MB Windows XP Professional in dodatnih 32 MB RAM za vsako Pro-Bit aplikacijo, ki jo želimo istočasno zagnati ter dodatnih 8-16 MB RAM-a za vsako Microsoft Officeovo ali podobno aplikacijo, ki jo želimo sočasno zagnati (na primer Microsoft Word)

Priporočene zahteve: Microsoft Windows 2000 Professional / XP na računalniku vsaj s procesorjem Pentium III in 192 / 256 MB RAM-a.

Dostopna več kot enemu uporabniku hkrati Računalniška rešitev učinkovito vodi in opozarja uporabnika pri vnašanju podatkov Vsaka prijava v program je omejena z geslom in uporabniškim imenom

Uporabniška dokumentacija

Navodila za uporabo so oblikovana jasno, razumljivo, izčrpno in natančno Vsebuje kazalo skozi katerega lahko sledimo vsem pomembnejšim postopkom v

programu in s katerim lahko brez težav najdemo posamezne teme Vsebuje posamezne zglede Računalniška rešitev vsebuje pomoč na zaslonu (gumb F1) Redno ažuriranje dokumentacije v primeru sprememb ali popravkov

Povezljivost in prilagodljivost

Računalniško rešitev je moč povezati z drugimi, na primer z obdelovanjem besedil, grafičnim prikazovanjem in jo tako dodatno opremiti za prikazovanje in poročanje

Oblike zaslonov, poročil in obdelovanja lahko brez težav prilagodimo zahtevam uporabnikov

29

Slika 3: Vstopna maska v aplikacijo PRO.3 DOMOVI STAREJŠIH (3SZO) 5.3.1 Sociala

Socialni del aplikacije je namenjen vodenju evidence prijav oskrbovancev. V njem vpisujemo vse potrebne podatke o oskrbovancih (rojstni podatki, podatki ob sprejemu, določitev oskrbe, nege, podatki o zavarovanju, svojcih, plačnikih). Omogoča nam vnos kontaktov s svojci, vodenje dnevnika, vnos sprememb pri oskrbi, negi, sobi, dieti. Omogoča pa nam tudi izpis vseh potrebnih poročil, ki jih socialna služba pri svojem delu potrebuje. V socialnem delu generiramo tudi mesečno oskrbo stanovalcev. Značilnosti modula Sociala: • Enostaven in pregleden uporabniški vmesnik Celoten sistem je zasnovan na sodobnem grafičnem vmesniku, ki uporabnikom omogoča enostavno in intuitivno delo s programom. Vse spremembe, ki jih vnesejo uporabniki so takoj vidne ostalim uporabnikom, kar omogoča hiter in nemoten pretok informacij pri vsakdanjem delu. Povezave med posameznimi moduli aplikacije

Računalniška rešitev 3SZO je zasnovana na način, ki omogoča nemoten pretok podatkov med posameznimi deli (zdravstveni del, socialni del, obračunski del) doma upokojencev. Vse spremembe v socialnem delu programa so takoj vidne v obračunskem, prav tako so vse spremembe v zdravstvenem delu programa takoj vidne v obračunskem delu. Na ta način lahko poslovanje poteka hitro in učinkovito. Vnos več objektov – stanovanjskih enot

Ob sprejemu stanovalca najprej definiramo objekt v katerega ga želimo namestiti in zatem se nam prikaže možnost sob, filtriranih po stanovanjskih enotah. Poljubni izpisi v Word-u

30

Program omogoča različne izpise, ki jih prilagajamo željam strank. Dopušča tudi lastno oblikovanje dokumentov. Na dokumente se določeni podatki avtomatsko prenesejo, le-te pa lahko tudi spreminjamo in izpišemo. Rezervacija

Opcija, s katero imamo možnost zasedbe sobe ob rezervaciji, v nasprotnem primeru, pa dopušča sprejem drugega stanovalca skozi to obdobje. Kontrola pri vnosu podatkov

Opozarjanje na podvajanje podatkov o stanovalcu (preverja po podatku EMŠO) in o napačno vnesenih datumih (datumska kontrola). Delitev bremenitev

Stanovalcu lahko bremenitve krije več plačnikov (stanovalec, svojci, občina). Vsakemu plačniku določimo način plačila - plačnik po odločbi, plačnik odstotka bremenitev, plačnik razlike ter storitve, ki jih je pripravljen kriti (oskrba, dieta, rezervacija, ostale storitve). Vnos minimalne žepnine

Modul sociala omogoča vnos minimalne žepnine, katero lahko plačuje stanovalec sam, svojec ali občina. Znesek minimalne žepnine določimo v nastavitvah programa in ga lahko spreminjamo. Možnost nastavitve odsotnosti od nege, oskrbe in diete

Za posamezen tip odsotnosti določimo, kako se bodo obračunavale oskrba, nega in dieta. Program iz predhodno določenih nastavitev (upoštevanje ali neupoštevanje odsotnosti in vnos števila dni) avtomatsko obračunava storitve, ki se prenašajo v obračun. Enostavno iskanje vloge stanovalca

Program omogoča enostavno iskanje vloge stanovalca po različnih kriterijih (začetna črka imena, priimka, iskanje po oddelku, sobi, objektu,…). Enostavno filtriranje podatkov

Iz kopice podatkov lahko z filtriranjem prikažemo samo določene oz. tiste, ki jih glede na postavljene zahteve želimo videti. Pomoč (F1)

31

Sika 5: Prikaz vnešenih vlog v aplikacijo PRO.3 DOMOVI STAREJŠIH na socialnem delu programa

5.3.2 Zdravstvo Zdravstveni del programa je namenjen zdravstvenemu osebju. Omogoča nam celovit pregled stanovalčevega zdravstvenega stanja na enem mestu, vnos kroničnih in akutnih obravnav, terapij, laboratorijskih preiskav, sporočil oddelkom, medicinske nege. Vnašamo lahko meritve za več stanovalcev hkrati, naročamo inkontinenčne pripomočke, izpisujemo ustrezna poročila, vodimo evidenco medicinsko-tehničnih pripomočkov. V zdravstveni del je vgrajen prilagodljiv, celovit sistem planiranja in opozarjanja na pomembne dogodke povezane s stanovalci (kontrolni pregledi, menjave pripomočkov, injekcije...). Značilnosti modula Zdravstvo:

• Množičen vnos storitev in meritev Modul zdravstvo omogoča skupinski vnos storitve ali meritve (temperatura, pulz,…) po posameznem oddelku ali po vseh stanovalcih.

• Predhodno planiranje in opozarjanje na dogodke Vsakemu stanovalcu lahko vnaprej planiramo različne kontrolne preglede, injekcije in menjave pripomočkov. Stanovalcu vnesemo datum pregleda, opis, opombo in datum opozorila ( to je datum kdaj nas naj program začne opozarjati na ta dogodek npr. enkratno, dnevno, tedensko in mesečno). Ko je datum opozorila enak današnjemu, se ob prijavi glavne ali oddelčne sestre izpiše plan dela. Če se sestra dnevno prijavi večkrat ima opcijo izklop plana dela.

• Spremembe vnaprej Program dopušča vnos spremembe sobe, oskrbe, diete, mesta obroka in nege za naslednje aktivno obračunsko obdobje. Hkrati dopušča vnos DPP-ja (dodatek za pomoč in postrežbo) za nazaj.

• Avtomatsko preračunavanje nege

32

Na podlagi posameznih vnosov zdravstvene nege, terapije, storitev in meritev v raportno knjigo, program avtomatsko sam preračuna zdravstveno nego stanovalca, katera se potem zaračuna v obračunskem delu programa.

• Celovit pregled zdravstvenega stanja stanovalca Modul zdravstvo je osrednje mesto za hiter in celovit vpogled v zdravstvene podatke o stanovalcu, planiranju, diagnozah, terapijah, opažanjih, storitvah in meritvah.

• Enostavna izdelava seznama za inkontinenčne pripomočke Program avtomatsko sestavi seznam stanovalcev, ki imajo inkontinenco (ažurno preverjanje novih vnosov in tekočih sprememb z barvnimi opozorili), avtomatsko pa tudi pripravi naročilo za inkontinenčne pripomočke.

• Vnos dodatnih storitev (Fizioterapija in Delovna terapija) Razdelek dodatnih storitev nam omogoča vnašanje in spremljanje podatkov o fizioterapiji, delovni terapiji in individualnem programu. Slika 6: Vstopna maska v zdravstvenem delu programa

5.3.3 Obračun Obračunski del programa je namenjen obračunu nege in porabe skozi aktivno obdobje. Omogoča naknaden vnos storitev zdravstvene nege in bremenitev, izvedbo obračuna, pregled in izpis računov, izpis poročil, nastavljanje cenika, prenos v DDV. Značilnosti modula Obračun:

• Tiskanje in prenastavljanje položnic V modulu oskrbnine je poskrbljeno za enostaven tisk položnic za stanovalce, svojce in občine. Program dopušča tiskanje »navadnih« in »posebnih položnic« (potrebna prijava na UJP za uporabo posebnih položnic).

• Enostavna izvedba obračuna Iz vnešenih podatkov v sociali, zdravstvu in na obračunu, program avtomatsko izračunava porabo stanovalca za tekoči mesec.

• Vrtilne tabele Prenos podatkov v Excel in sočasna izdelava vrtilnih tabel.

33

Slika 7: Vstopna maska v obračunskem delu programa

Slika 8. Prikaz poročila, seznam stanovalcev v domu starejših občanov na določen dan

34

Slika 9. Prikaz zgeneriranih postavk, ki se nam prikažejo v zgornjem deli izpisa računa. 5.4 Implementacija programskega paketa PRO-BIT DOMOVI v dom XXX Implementacija11 programskega paketa PRO-BIT DOMOVI (3SZO) zahteva skupinsko delo več serviserjev na različnih področjih. Osnovna značilnost implementacije projekta je skupno delo več ljudi, ki se morajo med sabo usklajevati. V podjetju PRO-BIT poteka instalacija programskega modula 3SZO v dom XXX po naslednjem postopku: Pri sklenitvi pogodbe se stranko seznani z tehničnim delom izvedbe. Stranka je torej seznanjena z načinom instalacije aplikacije (predhodni odvzem že obstoječih podatkov , če poteka instalacija v domovih, ki že imajo računalniško vodeno poslovanje). Predhodno se dogovorimo o številu delovnih enot, na katere je potrebna instalacija aplikacije (ta podatek je zelo pomemben, saj ga moramo zavesti v pogodbo o najemu ali nakupu programskega paketa)in predstavimo način varovanja podatkov(arhiviranje).

11 Implementacije,uvajanje- 1. namestitev uporabniškega programa, prenos podatkov in usposabljanje uporabnikov pri vpeljavi informacijskega sistema v prakso, 2. ena od faz razvoja informacijskega sistema, ki lahko zajema uresničevanje, izvedbo podrobnega načrta računalniškega programa ali informacijskega sistema, namestitev uporabniškega programa, prenos podatkov, usposabljanje uporabnikov

35

Torej predhodno, pred samo instalacijo aplikacije, je potrebno narediti posnetek stanja programske in strojne opreme v domu, kjer bomo izvedli instalacijo programskega paketa 3SZO ( Slika 4, stran 32). Sam potek instalacije programskega paketa poteka po naslednjih korakih:

• Če stranka že uporablja starejšo verzijo programa(3SOC) je potrebno opraviti prenos podatkov v novo aplikacijo (Ta del se pripravi v podjetju, tako da se preko modema povežemo k stranki, in vzamemo podatke ).

• Sama instalacija programa (v večini primerov na server-SQL), poteka tako, da na

serverju naredimo avtomatsko instalacijo programa in potem na lokalnih računalnikih instaliramo kliente.

• V primeru, da aplikacija na katerem od računalnikov ne deluje je potrebno z

ustreznimi programi nadgraditi operacijski sistem (odbcset, knjižnjice....)

• Če stranka izvaža tudi fakture za zdravstvo je potrebna tudi instalacija rip programa.

Ko končamo z instalacijo aplikacije, nadaljujemo z nastavitvami programa, ki jih je potrebno nastaviti pri vsaki stranki posebej, saj ima vsak dom drugačne specifike ( podatki firme, tipi izpisov, stotinske izravnave, prenosi v ddv).

Hitri posnetek stanja Slika 10: Hitri posnetek stanja12

Ponavadi dela vodja PC-ja ali izkušen organizator - serviser

3. Serviser zabeleži vse posebnosti glede programske in strojne opreme opreme

2. Stranka opiše vse dogodke in izstavi vse specifične izpise

Obisk pri stranki

1. Pred instalacijo aplikacije opravi serviser obisk pri stranki

12 Derča, Marko. PRO-BIT Informacijske rešitve.

36

Ko imamo nastavljene vse specifike za obravnavani dom, začnemo z programom uvajanja v instalirano aplikacijo, kjer prisotnim, ki bodo imeli opravka z aplikacija razložimo osnovni princip delovanja aplikacije:

1) Socialni modul

• Vedno pričnemo z tem delom programa , ker je tudi izhodišče (prvoten zajem podatkov).

• Naredimo nekaj primerov vnosa vlog, definiranje plačnikov, rezervacij in sprejemov stanovalcev v dom

• Vnos sprememb, odsotnosti , adakta vloge in adakta sprejema • Pregled izpisov in odločb.

2) Zdravstevni modul:

• Pregled dela za glavno sestro (plan dela, obravnave,zdravstevni karton pregledi....) • Pregled dela za oddelčno sestro (raportna knjiga, pregledi)

3) Fizioterapija in delovna terapija

• Pregled vnosa storitev in izpisa 4) Obračun:

• Generiranje podatkov za oskrbo in nego. • Pregled možnosti vnosa dodatnih storitev in način popravljanja napak • Spremembe plačnikov in načina plačila (vnos trajnikov, informativni račun.... • Testno generiranje obračuna • Pregled kontrolnih izpisov (pregled po postavkah, rekapitulacija, izpis obračunskih

podatkov, izpis seznama računov). • Izpis faktur • Prenos podatkov v ddv (izvoz ni datotek) • Izvoz faktur za zdravstvo preko ripa.

Zgoraj opisani postopek predstavlja celotno instalacijo in uvajanje aplikacije 3SZO v dom XXX s strani PRO-BIT. Stranka sedaj po končani instalaciji aplikacije začne z delom po določeni ustaljeni praksi, tako da najprej definira šifrante, ki jih potrebujejo pri vsakodnevni uporabi aplikacije (pošte, zdravila, občine, poklicne skupine, sobe, lokacije…..), nato sledi najpomembnejše dejanje vnosi vlog stanovalcev. Stranka beleži tako sprejete stanovalce- torej tiste, ki so sprejeti v dom kakor tiste, ki vložijo prošnjo za sprejem in tiste, ki plačujejo rezervacijo. Vse to, vnos vlog, plačnikov, stanovalčevih svojcev, porabe stanovalca, vodenje diet, zdravil…. za vse je potrebna velika pazljivost in natančnost, saj program na podlagi vnesenih podatkov o stanovalcu samodejno zgenerira porabo stanovalca in na koncu izstavi račun na svojca oz. plačnika za opravljene storitve. Za lažjo razumevanje je potrebno razložiti dejstvo, da aplikacijo (modul 3SZO) hkrati uporabljajo vsi zaposleni, ki imajo opravka z stanovalci. Saj le-tako lahko vodimo popolno evidenco vseh storitev, ki so jih deležni stanovalci- prav tako se beležijo vsa opažanja zaposlenih, pripombe stanovalcev,… Za primerjavo lahko omenim, da dom z 800 stanovalci

37

zaposluje veliko število oseb, ki sprotno vnašajo vse podatke- torej aplikacija neprestano ažurira vse podatke. Seveda se lahko poudari, da stranke, kljub uvajanju za katerega se predhodno dogovorijo potrebujejo tudi nadaljnjo pomoč pri uporabi, s čemer lahko potrdimo dejstvo, ki se kaže kot določena popotnica celovitih informacijskih rešitev, da so stroški uvajanja do 30% vseh stroškov. Z PRO-BIT-ovo celovito informacijsko rešitvijo PRO-BIT domovi lahko potrdimo bistvena lastnost celovitih informacijskih sistemov, da celoviti informacijski sistemi temeljijo na enoviti bazi podatkov, kar omogoča zaposlenim iz različnih oddelkov oziroma poslovnih funkcij vpogled na iste podatke. Podatki se tako ne podvajajo, so vedno ažurni in ni problemov s preoblikovanjem podatkov iz enega v drug sistem. Aplikacija je primerna tako za manjše domove, kakor tudi za večje. V tem pogledu s strani aplikacije nismo nikakor omejeni. 6 SKLEP Živimo v času neprestanih sprememb na področju informacijske tehnologije, torej v času, kjer so lahko podjetja uspešna samo če sledijo temu razvoju s katerim se lahko ažurno in učinkovito prilagajajo željam strank, kar dandanes predstavlja tudi dolgoročno popotnico za obstoj na trgu. Za podjetja, ki nujno potrebujejo uvedbo novega informacijskega sistema se priporoča uvedba celovite informacijske rešitve, saj le-te upravljajo in koordinirajo vse razpoložljive vire, sredstva in aktivnosti v določeni organizaciji ali podjetju. Prav tako so te rešitve že preizkušene v več podjetjih, kar nam prinaša še dodatne prednosti (poznane so nam najpogostejše napake, ki so jih storila predhodna podjetja, nevarnosti na katere je potrebno paziti, rešitve so preizkušene,testirane,...). Skozi celotno diplomsko nalogo lahko torej spoznamo veliko značilnosti za celovite informacijske rešitve, kar nam pomaga da lahko določeno rešitev podjetja označimo kot celovito (ERP) rešitev.

38

In prav to spoznanje, lahko uporabim pri definiciji, da je programski paket PRO-BIT DOMOVI, podjetja PRO-BIT iz Slovenskih Konjic celovita informacija rešitev. Torej programski paket PRO-BIT DOMOVI je programski paket, ki pokriva poslovanje na področju celotnega poslovanja domov upokojencev, saj vsebuje module (Oskrbnine, Finance, Materialno poslovanje in Fakturiranje storitev), ki pokrivajo celotno poslovanje domov kar ustreza definiciji celovitih informacijskih rešitev.

39

7 POVZETEK V diplomskem delu smo predstavili programski paket oz. celovito informacijsko rešitev PRO.3 DOMOVI STAREJŠIH, nadrobneje opredelili modul Oskrbnine (3SZO) in predstavili kako poteka implementacija omenjene aplikacije v dom XXX. V prvem delu smo predstavili kaj sploh so celovite informacijske rešitve, kako je potekal njihov razvoj in kakšna bi naj bila osnovna struktura. V nadaljevanju spoznamo ponudnike ERP rešitev, osnovne dejavnike uspešnega razvijanja računalniške rešitve, najpogostejše napake, ki jih storijo podjetja pri uvajanju in nasveti kako se tem napakam izogniti. KLJUČNE BESEDE: Celovite informacijske rešitve, Implementacija, Centralna baza podatkov, ZUSAMMENFASSUNG In der Diplomarbeit stellten wir das Softwarepaket oder die umfassende Programmlösung „PRO.3 DOMOVI STAREJŠIH“. Ins besondere wurde das Modul „Oskrbnine“(3SZO) vorgestellt und der Integrationsprozess der Anwendung in einem beliebigem Altersheim. Im ersten Teil stellten wir den begriff der umfassenden Programmpakete vor, wie auch ihre Entwicklung und Grundstruktur. Im verlauf lernten wir auch die Anbieter der „ERP“ Anwendungen kennen, die Grundfakturen der erfolgreichen Entwicklung einer Anwendung, die häufigsten Fehler die die Gesellschaften begehen bei der Einführung neuer Anwendungen und nicht zu letzt auch wie man diese Fehler vermeiden kann. Schlüsselwörter : Softwarepaket, umfassende Programmlösung, Integration, zentrale Datenbank, Repozitorij, Daten, Datenintegration, Funktionalität

40

8 KAZALO SLIK IN TABEL Kazalo tabel: Tabela 1: Razlika med novim in starim pojmovanjem integriranih IS (ERP)..................... 10 Tabela 2: Svetovni ponudniki ERP rešitev.......................................................................... 12 Kazalo slik: Slika 1: Integrirani IS oziroma ERP sistem......................................................................... 11 Slika 2: Potek postopka izbire ponudnika integriranega IS................................................. 14 Slika 3: Postopek uvedbe integriranega informacijskega sistema....................................... 19 Slika 3: Vstopna maska v aplikacijo PRO.3 DOMOVI STAREJŠIH (3SZO) ................... 30 Sika 5: Prikaz vnešenih vlog v aplikacijo PRO.3 DOMOVI STAREJŠIH na socialnem delu programa.............................................................................................................................. 32 Slika 6: Vstopna maska v zdravstvenem delu programa..................................................... 33 Slika 7: Vstopna maska v obračunskem delu programa...................................................... 34 Slika 8. Prikaz poročila, seznam stanovalcev v domu starejših občanov na določen dan... 34 Slika 9. Prikaz zgeneriranih postavk, ki se nam prikažejo v zgornjem deli izpisa računa. . 35 Slika 10: Hitri posnetek stanja............................................................................................. 36

41

9 SEZNAM LITERATURE

1. Anderegg, Travis. 2000. ERP: A-Z Implementer's guide for success, Official study guide for the CIERP certification exam. Resource Publishing Eau Claire, WI. Verzija 1.0, ZDA

2. Gricar, Jože. 2002. Poslovni informacijski sistem, Študijsko gradivo.

Available:http:// ecom.fov.uni-mb.si/Studenti/Predmeti/PIS.htm. [3.10.2004

3. Krstov, Ljupčo. Naloge notranje revizije pri nakupu in uvedbi ERP sistemov. Available:http://www.drustvo-informatika.si/dogodki/arhiv/dsi2001/sekcijačd/ krstov.doc. [3.10.2004]

4. Jerina, Miha. 2003. Diplomsko delo, Uvedba celovitega informacijskega sistema

SAP/R v skupino Istrabenz. Available: http://www.cek.ef.uni-lj.si/učdiplome/jerina735.pdf [20.3.2004]

5. Kovačič, Andrej, Vintar Mirko. 1994. Načrtovanje in gradnja informacijskih

sistemov. Ljubljana:DZS, 316 str.

6. Kovačič, Andrej. 1997.Kakšne uporabniške programske rešitve potrebujemo? Ljubljana: Revija Uporabna Informatika, letnik V, št. 1, str. 8-15.

7. Kovačič, Andrej. 1998. Informatizacija poslovanja. Ljubljana, 214 str.

8. Kovačič, Andrej. VII 1999. Teze in ugotovitve okrogle mize: Najboljše programske

rešitve in pravi izvajalci? Revija Uporabna informatika, Ljubljana,str. 39-42.

9. Kropivšek Jože, Oblak Leon. 2000. Uvajanje informatike v lesnoindustrijsko podjetje. Ljubljana: Slovensko društvo Informatika (Zbornik posvetovanja), str. 635-640.

10. Slovensko društvo Informatika - Terminološki slovar.

Available:. http://www.islovar.org/ [20.3.2004]

11. Srabotič, Robert. 2002. Strateško načrtovanje integriranih informacijskih sistemov v Slovenskih majhnih in srednje velikih podjetjih. Magistrsko delo. EF Ljubljana Available:http://www.cek.ef.uni-lj.si/magister/srabotic24.pdf. [30.10.2004]

12. Turbide, Dave. 2000. Midrange ERP Buyer's Guide 2000: Market Overview: A

stormy Year For ERP. CFPIM, CIRM,

13. Wallace, Thomas. 2001.ERP:making it happen.

42

10 VIRI • Derča, Marko. PRO-BIT Informacijske rešitve. Available: http://www.probit.si/slo/

ponudba%20programske%20opreme/pro3čzaloznik/zaloznik.pps. [3.10.2004]

• Integrirani aplikacijski paketi (ERP). Available: www.fov.uni-mb.si/programiranje/Obvestila/RUR%20ERP.ppt. [3.10.2004]

• Interna gradiva PRO-BIT d.o.o., 2004-2005 • Pronet Poslovne rešitve Available: http://www.pronet.si. [3.10.2004] • Samo, Bobek. ERP Informacijske rešitve.

Available: epf-oi.uni-mb.si/clani/bobek/Posčinformatika/vs7gra.htm. [27.10.2004]

• Samo, Bobek. Računalniške rešitve na operativni ravni. Available: http://epf-oi.uni-mb.si/clani/bobek/Informatika/TEMA6.pdf. [27.10.2004]

43