universitas gunadarma teori organisasi umum...

Universitas Gunadarma

TEORI ORGANISASI UMUM 1

Pendahuluan

Moh. Ega Elman Miska, SP, MSi


2017


Teori Organisasi Umum 1

Moh Ega Elman Miska, SP, MSi 2

Bab

Pendahuluan

ARTI PENTING ORGANISASI & METODE

• Organisasi berfungsi sebagai prasarana atau alat untuk

mencapai tujuan.

• Istilah Organisasi dapat diartikan sebagai:

WADAH : Sekelompok manusia untuk saling bekerja

sama (Statis)

PROSES : Pengelompokan manusia dalam kerjasama

yang efesien (bersifat Dinamis) ==== Inilah yang

menyebabkan mengapa organisasi selalu bergerak,

senantiasa hidup, berkembang dan berubah-ubah




Bab

Pendahuluan


• METODE : Tata kerja / cara bagaimana sumber-sumber

dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga

proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai

dengan tujuan.

• Metode ini diperlukan agar dalam pemanfaatan sumber

yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan

manajemen tidak terjadi kemacetan dan pemborosan.




Bab

Pendahuluan


ORGANISASI DAN METODE :

• Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk

meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang

menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai

tujuan apa yang telah ditetapkan

• Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:

Kunci dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya

Mutlak dalam kegiatan manajemen

Memanfaatkan segala sumber dan waktu

Berguna untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai

tujuan




Bab

Pendahuluan


MANAJEMEN :

• Proses dari kegiatan seorang manajer

bagaimana mengambil keputusan yang terbaik

melalui kerjasama dengan orang lain tanpa

mengabaikan sumber-sumber yang tersedia

untuk pencapaian tujuan




Bab

Pendahuluan


Kegitan Manajemen :

1. Planning (perencanaan):

Berpikir, menduga, menentukan prioritas, kegiatan bersifat

non fisik diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan

dan sasaran organisasi

2. Organizing (pengorganisasian):

Proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit kerja

dan fungsinya, penempatan orang yang tepat agar

pelaksanaan pembagian kerja sesuai dengan

perencanaan, dalam penempatan orang atau staf

diharapkan objektif




Bab

Pendahuluan


3. Motivating (motivasi):

Membina, mendorong semangat dan kerelaan kerja para

pegawai, memberikan rangsangan baik bersifat rohaniah atau

jasmaniah.

Rohaniah: Kenaikan pangkat, Pendidikan dan

pengembangan karir, pemberian cuti, penambahan

pengalaman, penyelenggaraan human relation dengan tepat

Jasmaniah: Sistem Upah gaji yang menggairahkan,

pemberian tunjangan, distribusi sandang pangan, penyediaan

fasilitas rumah, kendaraan dan jaminan pemeliharaan

kesehatan




Bab

Pendahuluan


4. Controlling (pengendalian):

Mengadakan pengawasan,

penyempurnaan,

evaluasi agar tujuan sesuai dengan perencanaan yang

telah ditetapkan,

mengetahui sampai sejauh mana pekerjaan dijalankan,

seberapa besar sumber dimanfaatkan setelah diketahui

kemudian dapat dikoreksi, apa yang harus dilakukan

selanjutnya




Bab

Pendahuluan


Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER) YANG

DIPERLUKAN:

• Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)

• Uang atau Biaya (Money)

• Bahan-bahan atau Material (Materials)

• Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)

Sumber-sumber diatas menurut George R Terry disebut 6M (the

six M’s in management) dengan menambah 2 sumber lagi:

• Tata kerja (Methods)

• Pasar (Market)




Bab

Pendahuluan


• Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak

diperlukan tetapi dalam sudut pandang O & M, Methods

& Market tidak disebut sebagai sumber.

• Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan

market adalah wahana untuk memperluas sasaran

kegiatan.




Bab

Pendahuluan

Hubungan timbal balik antara Manajemen, Organisasi

dan Tata kerja (Metode)

• Eratnya hubungan timbal balik antara manajemen,

Organisasi dan tata kerja dapat dilihat dari gambar diatas

dimana untuk mencapai tujuan ketiganya tidak dapat

dipisahkan.




Bab

Pendahuluan

Hubungan timbal balik antara Manajemen, Organisasi

dan Tata kerja (Metode)

• O & M mutlak diperlukan dalam kegiatan manajemen.

Lihat gambar dibawah ini:




Bab

Pendahuluan

Sejarah O & M

• Istilah O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada

saat dibentuk Organization and Methods Division pada

Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord of

The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.

• Setelah PD II semua negara pemenang perang

berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan

Keuangannya.




Bab

Pendahuluan

Sejarah O & M

• Pada saat itulah O & M berperan dengan tugas

menemukan segala masalah administrasi, menentukan

sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis.

• Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi”

dengan fungsi:

Mengadakan prognosis (problems observation)

Mengadakan diagnosis (problems identification)

Menentukan sebab-sebab (reasions determination)

Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)




Bab

Pendahuluan

Istilah-istilah O & M

• Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain:

Administrative analyst, Management analysis,

System & procedure, Management engineering,

Efficiency engineering..

• Di Indonesia sebutan lain dari O & M adalah:

Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi,

Litbang (lemabaga penelitian & pengembangan),

Analisa & pengembangan, Biro Organisasi & tata

laksana.




Bab

Pendahuluan


• Apabila dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O

& M merupakan Unit Staff, oleh sebab itu fungsi O & M

hanyalah sebagai Fungsi Bantuan.

• Bantuan yang dimaksud adalah:

Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun,

menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur

organisasi

Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur

kerja, policy, strategy dan tactics

Membantu penempatan staf

Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan




Bab

Pendahuluan


Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu:

struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam

rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja

Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir

dalam rangka standarisasi

Membantu top manajer dalam hubungan antar unit,

pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan

kerja

Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana

kerja, program dan penjadwalan dll.




Bab

Pendahuluan

O & M sebagai alat Analisis & Survey

• Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara

pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang

praktis dan tepat.

• Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O

& M.

• Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya

senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap

masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran

ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari

suatu masalah.




Bab

Pendahuluan


• Selain berfungsi sebagai kegiatan analisis O & M juga

merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu

dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey.

Tahap-tahap dalam survey:

a. Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:

Perumusan tujuan survei

Penentuan ruang lingkup

Penentuan sasaran

Penentuan sampling

Persiapan program




Bab

Pendahuluan


• Selain berfungsi sebagai kegiatan analisis O & M juga

merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu

dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey.


a. Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:

Perumusan tujuan survei

Penentuan ruang lingkup

Penentuan sasaran

Penentuan sampling

Persiapan program

Persiapan pelaksanaan




Bab

Pendahuluan



b. Pelaksanaan Survei

Pengumpulan data

Pengumpulan fakta:

Peninjauan langsung

Wawancara

Diskusi

Membagikan survei

Riset




Bab

Pendahuluan



c. Pengolahan

Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan

Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif

d. Penyajian

Penyerahan laporan

Pemaparan

e. Penerapan

Pembinaan hubungan kontinyu

Penugasan

Penilaian




Bab

Pendahuluan

RUANG LINGKUP O & M

• Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

• Komunikasi dalam organisasi (Communication in

Organization)

• Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods,

procedur & System)

• Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)

• Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan

perencanaan (Office layout and space planning)

• Kesimpulan akhir (Final Conclusion)

universitas gunadarma teori organisasi umum...

Documents