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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE SISTEMAS
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA.
TEMA:
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (DMS) ORIENTADO A LA WEB PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL ACERVO HISTÓRICO DE LA ESCUELA
DE CONDUCCIÓN DEL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DE
SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS.
AUTOR: SISA TROYA FREDDY ENRIQUE
ASESOR: DR. CAÑIZARES GALARZA FREDY PABLO, Mgs.
SANTO DOMINGO – ECUADOR
2017
DEDICATORIA
Este presente trabajo se lo dedico a la memoria de mi madre
que estuvo siempre a mi lado brindándome su mano amiga
dándome a cada instante una palabra de aliento para llegar a
culminar mi profesión, aunque ya no esté más con nosotros,
estoy seguro que desde el cielo me ha seguido guiando y
dándome fuerzas para terminar mis estudios, a mi padre, por
ser un ejemplo a seguir, a todos mis hermanos y hermana que
fueron fuente de inspiración, Luis, Mauricio, Jerson, Dayana,
convirtiéndose en pilares fundamentales para mi formación
profesional.
Freddy E. Sisa Troya
AGRADECIMIENTO
El presente trabajo de Proyecto de Investigación me gustaría agradecerle a Dios
por bendecirme para llegar hasta donde he llegado, porque hiciste realidad este
sueño anhelado.
Mis queridos padres, por su confianza y su apoyo en mis años de estudios.
A mi hermana, que siempre fue la inspiración de mi vida.
A una persona muy especial que siempre estuvo conmigo en las malas noches,
en las madrugadas, en los momentos que más la necesitaba.
Son muchas las personas que han formado parte de mi vida profesional a las que
me encantaría agradecerles su amistad, consejos, apoyo, ánimo y compañía en
los momentos más difíciles de mi vida. Algunas están aquí conmigo y otras en mis
recuerdos y en mi corazón, sin importar en donde estén quiero darles las gracias
por formar parte de mí, por todo lo que me han brindado y por todas sus
bendiciones.
.
RESUMEN
En la actualidad la información es parte fundamental en el desarrollo de una
empresa, constituyendo una parte estratégica y delicada al momento de la
manipulación. Entre los motivos principales de la automatización de los procesos
en la escuela de sindicato de choferes de la ciudad de Santo Domingo de los
Colorados son los siguientes: permitirá llevar un mejor control de los registros y
documentos, indexar archivos y evitar el uso de papel físico mediante la emisión
de copias digitales.
Durante el desarrollo de la propuesta del Proyecto de Investigación se aplicó la
metodología de investigación mixta cuantitativa – cualitativa, permitiendo obtener
datos tanto empíricos como reales para llegar a obtener y verificar una hipótesis
de acuerdo a los requerimientos que tenía la Institución.
Mediante el análisis realizado a la Institución Sindicato de Choferes Profesionales
de Santo Domingo, se propone desarrollar e implementar un SGD para el control
de documentos relacionados con la Institución más a fondo con la Escuela de
Conducción, controlando el registro de la gran cantidad de documentos y archivos
relacionados, permitiendo mejorar y automatizar los procesos en dicha Institución,
la información está alojada en el motor de base de datos Mysql, fue desarrollada
en lenguaje de programación Php, JavaScript y bootstrap para el diseño de las
ventanas.
Con la implementación del sistema web en la Institución, se optimizo los tiempos
de las actividades de registro y posterior búsqueda, mejorando el control y
servicio para los alumnos y evitando pérdidas de tiempo y recursos no renovables
en la Institución.
.
ABSTRACT
Nowadays, information is fundamental to the development of a company,
constituting a strategic and delicate part at the time of manipulation. Between the
main reasons for the automation of the processes in Syndicate driver’s school in
Santo Domingo de los Colorados City are the following: it will allow better control
of records and documents, index files and avoid the use of physical paper through
the issuance of digital copies.
During the development of the proposal investigation project, the quantitative -
qualitative mixed research methodology was applied, allowing to obtain both
empirical and real data in order to obtain and verify a hypothesis according to the
institution’s requirements.
Through the analysis carried out to the Syndicate of Professional Drivers in Santo
Domingo, it is proposed to develop and implement a SGD for the control of
documents related to the Institution more thoroughly with the Driving School,
controlling the registration of the large number of documents and Related files,
allowing to improve and automate the processes in said Institution, the information
is hosted in the database engine Mysql, was developed in programming language
Php, JavaScript and bootstrap for the design of windows.
With the implementation of the web system in the Institution, it was optimized the
time of registration activities and subsequent search, improving control and service
for students and avoiding wasted time and non-renewable resources in the
Institution.
ÍNDICE GENERAL
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE AUTOR
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
ABSTRACT
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
ÍNDICE DE TABLAS
ÍNDICE DE ANEXOS
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1
Antecedentes de la Investigación ....................................................................... 1
Planteamiento del Problema .............................................................................. 3
Delimitación del Problema .................................................................................. 4
Formulación del Problema .................................................................................. 5
Objeto de Investigación y Campo de Acción ...................................................... 5
Objeto de investigación ................................................................................... 5
Administración de documentos ....................................................................... 5
Campo de acción ............................................................................................ 5
Control de documentos ................................................................................... 5
Identificación de la Línea de Investigación ......................................................... 6
Desarrollo de Software Libre .................................................................................. 6
Objetivos: Objetivo General y Objetivos Específicos .......................................... 6
General ........................................................................................................... 6
Específicos ..................................................................................................... 6
Hipótesis ............................................................................................................ 6
Variables de Investigación .................................................................................. 7
Independiente ................................................................................................. 7
Dependiente ................................................................................................... 7
Justificación del Tema ........................................................................................ 7
Breve Explicación de la Metodología Investigativa a Emplear ............................ 8
Resumen de la Estructura del Proyecto de Investigación: Breve Explicación de
los Capítulos del Proyecto de Investigación ....................................................... 9
Elementos de Novedad, Aporte Teórico y Significación Práctica, en
Dependencia del Alcance del Proyecto de Investigación .................................. 10
CAPÍTULO I ......................................................................................................... 11
MARCO TEÓRICO .............................................................................................. 11
DMS (Sistema de Gestión Documental) ........................................................... 11
La evolución de los Sistemas Informáticos de Gestión ................................. 11
Definición y análisis de los DMS ................................................................... 12
¿Qué es la Gestión Documental? ................................................................. 13
Definición y análisis de Gestión Documental ................................................ 14
Características de un DMS ........................................................................... 14
Estructura de un DMS ................................................................................... 16
Administración de Documentos ........................................................................ 17
Origen y evolución de la administración de documentos ............................... 17
Definición de administración de documentos.................................................... 19
Concepto general de documento .................................................................. 19
Definición de administración de documentos ................................................ 19
Documentos electrónicos ................................................................................. 20
Responsables de su manejo y control .......................................................... 22
Reglamento de Escuelas de Capacitación para Conductores Profesionales .... 23
El secretario .................................................................................................. 24
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ................................................. 26
CAPÍTULO II ........................................................................................................ 27
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ............. 27
Análisis ............................................................................................................. 27
Estudio Previo............................................................................................... 27
Organigrama Estructural del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo
Domingo de los Tsáchilas ............................................................................. 30
Organigrama Funcional de las Direcciones en las que se aplica la
Investigación ................................................................................................. 31
Manual de Funciones ....................................................................................... 33
Flujo de Información UML ................................................................................ 34
Diagramas de Casos de Uso ........................................................................ 34
Diagramas de Secuencia .............................................................................. 36
Modalidad de la Investigación .......................................................................... 37
Cualitativa ..................................................................................................... 37
Cuantitativa ................................................................................................... 37
Tipos de Investigación ...................................................................................... 37
Investigación de Campo ............................................................................... 37
Investigación Bibliográfica ............................................................................ 38
Investigación de Aplicada ............................................................................. 38
Población y Muestra ......................................................................................... 38
Población ...................................................................................................... 38
Muestra......................................................................................................... 39
Métodos, técnicas e instrumentos .................................................................... 39
Métodos ........................................................................................................ 39
Técnicas e instrumentos ............................................................................... 40
Interpretación de resultados ............................................................................. 41
Interpretación de resultados de la entrevista realizada a la Secretaria de la
Escuela de Conducción ................................................................................ 41
Interpretación de resultados de la encuesta realizada al personal interno de la
empresa Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes (empleados).... 42
Propuesta del investigador ............................................................................... 44
Modelo en cascada ....................................................................................... 44
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ................................................. 46
CAPÍTULO III ....................................................................................................... 47
DESARROLLO DE LA PROPUESTA ............................................................... 47
Introducción .................................................................................................. 47
Objetivos ....................................................................................................... 47
Diseño del sistema ........................................................................................... 49
Modelo Lógico .............................................................................................. 49
Modelo Físico ............................................................................................... 50
Diccionario de datos ......................................................................................... 51
Interfaz de usuario ............................................................................................ 54
Diseño Estándar del Sistema ........................................................................ 54
Formularios ................................................................................................... 55
Conexión .......................................................................................................... 59
Arquitectura .................................................................................................. 59
Conectividad ................................................................................................. 59
Seguridad ..................................................................................................... 60
Requerimientos previos a la instalación ........................................................ 60
Instalación .................................................................................................... 61
Presupuesto ................................................................................................. 63
Impacto administrativo .................................................................................. 65
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO ............................................. 67
CONCLUSIONES GENERALES.......................................................................... 68
RECOMENDACIONES ........................................................................................ 68
BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL .......................................................... 30
ILUSTRACIÓN 2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ............................................................... 31
ILUSTRACIÓN 3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ....... 32
ILUSTRACIÓN 4 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA DIRECCIÓN DE SECRETARIA GENERAL
..................................................................................................................... 32
ILUSTRACIÓN 5 CASO DE USO SOLICITAR COPIAS DE DOCUMENTOS ............................. 34
ILUSTRACIÓN 6 LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................... 35
ILUSTRACIÓN 7 CASO DE USO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS ..................................... 35
ILUSTRACIÓN 8 DIAGRAMA DE SECUENCIA SOLICITAR COPIAS DE DOCUMENTOS .......... 36
ILUSTRACIÓN 9 DIAGRAMA DE SECUENCIA ENTREGA COPIAS DE DOCUMENTOS ............ 36
ILUSTRACIÓN 10 CICLO DE VIDA DEL MODELO EN CASCADA ........................................ 44
ILUSTRACIÓN 11 MODELO LÓGICO DE LA BASE DE DATOS .......................................... 49
ILUSTRACIÓN 12 MODELO FÍSICO DE LA BASE DE DATOS ........................................... 50
ILUSTRACIÓN 13 FORMULARIO DE INICIO DE SESIÓN .................................................. 55
ILUSTRACIÓN 14 PÁGINA PRINCIPAL DEL ADMINISTRADOR .......................................... 56
ILUSTRACIÓN 15: PÁGINA PARA ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA ............. 56
ILUSTRACIÓN 16 FORMULARIO DEL ESTUDIANTE ....................................................... 57
ILUSTRACIÓN 17 ARQUITECTURA CLIENTE / SERVIDOR ............................................... 59
ILUSTRACIÓN 18 EJECUTAR ARCHIVO XAMPP COMO ADMINISTRADOR ........................... 61
ILUSTRACIÓN 19 UBICACIÓN DONDE SE INSTALARA EL XAMPP ..................................... 61
ILUSTRACIÓN 20 SELECCIONAR LOS SERVICIOS A UTILIZAR ......................................... 62
ILUSTRACIÓN 21 INSTALACIÓN EN PROCESO .............................................................. 62
ILUSTRACIÓN 22 INGRESAR AL PANEL DEL XAMPP E INICIAR LOS SERVICIOS .................. 63
ILUSTRACIÓN 23 IMPACTO ADMINISTRATIVO - MEJORAS EN EL SISTEMA ........................ 66
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1 DISTRIBUCIÓN DE LA POBLACIÓN................................................................. 38
TABLA 2 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS DE ENCUESTA APLICADA A EMPLEADO DE LA
EMPRESA ........................................................................................................ 43
TABLA 3: DICCIONARIO DE DATOS, TABLA EMPRESA .................................................. 51
TABLA 4: DICCIONARIO DE DATOS, TABLA USUARIO LOGIN .......................................... 51
TABLA 5: DICCIONARIO DE DATOS, TABLA ESTUDIANTE ............................................... 52
TABLA 6 DICCIONARIO DE DATOS, TABLA PERSONA ................................................... 52
TABLA 7: DICCIONARIO DE DATOS, TABLA ARCHIVO ................................................... 53
TABLA 8: DICCIONARIO DE DATOS, TABLA DOCUMENTO .............................................. 53
TABLA 9: DICCIONARIO DE DATOS, TABLA CURSO ...................................................... 53
TABLA 10: DICCIONARIO DE DATOS, TABLA MATRICULA .............................................. 53
TABLA 11: DISEÑO ESTÁNDAR DEL SISTEMA .............................................................. 55
TABLA 12: REQUERIMIENTO DE HARDWARE ............................................................... 60
TABLA 13: REQUERIMIENTO DE SOFTWARE ............................................................... 61
TABLA 14: PRESUPUESTO COSTO DE DESARROLLO ................................................... 63
TABLA 15: PRESUPUESTO COSTO DE IMPLEMENTACIÓN ............................................. 64
TABLA 16: PRESUPUESTO GASTO DE RECURSOS DE MATERIALES ............................... 64
TABLA 17: PRESUPUESTO GASTO EN SERVICIO ......................................................... 64
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1: CARTA DE APROBACIÓN DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
ANEXO 2: ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL DE LA EMPRESA ESCUELA DE CAPACITACIÓN
DEL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES
ANEXO 3: CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN
ANEXO 4: PERFIL DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación
A nivel mundial, hace varios años atrás se ha venido introduciendo en todo tipo de
organizaciones los denominados Sistemas de Gestión Documental, los mismos
que permiten gestionar, almacenar, rastrear y transparentar la información. De
igual manera ayudan a tener un sustento digital y a su vez ofrecen la información
necesaria para los usuarios al momento de necesitarla de manera instantánea.
En Europa, esta tendencia se deja también sentir en países como Reino Unido y
Alemania, en el contexto de sus programas de E-Administración. En estos países,
entre otras muchas medidas, se ha puesto un plazo para que los ciudadanos
tengan acceso a todos los documentos que maneja la administración de forma
electrónica, lo que supone la implantación de sistemas de gestión de documentos
electrónicos en todas las instancias correspondientes.
En la actualidad la digitalización de la información en nuestro país (textos,
imágenes, sonido, etc.) ha devenido un punto de interés para la sociedad ya que
permite contar con un respaldo de la información de importancia para las
empresas, instituciones y centros educativos. En el caso concreto de los textos,
existen y se generan continuamente grandes cantidades de información escrita,
tipográfica o manuscrita en todo tipo de soportes. La digitalización de documentos
es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y
consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. En
este contexto, poder contar con un sistema que nos permita gestionar esta
información, implica un importante ahorro de recursos humanos, físicos y un
aumento de la productividad, al mismo tiempo que se mantiene, o hasta se
mejora, la calidad de muchos servicios.
Tal es el caso de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes
Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, que desde hace muchos años
2
atrás viene capacitando a choferes de nuestra hoy provincia, lo cual hace que
genere mucha documentación que en la actualidad se encuentra deteriorada y en
unos casos hasta perdida con el transcurso de los años.
Teniendo en cuenta el problema de estudio se investigó y llego a la conclusión
que en la Universidad Técnica de Ambato se realizó una tesis con el siguiente
tema:
Tema: “SISTEMA INFORMÁTICO BASADO EN SOFTWARE LIBRE PARA LA
GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA FACULTAD DE CIENCIA E INGENIERÍA EN
ALIMENTOS”
Autor: Edison Javier Freire Vargas
Año: Febrero – 2014
Este proyecto agrupa toda la información necesaria para mejorar el proceso de
Gestión de Documentos que se maneja en la Institución, además permite
optimizar de mejor manera los recursos de la institución. Uno de ellos es el
tiempo, que es un factor muy importante en el desempeño laboral, además de
reducir el uso de papel impreso ya que con el Sistema Informático se pretende
manejar toda la información en formato digital.
Por otro lado también en la Universidad Central de Ecuador de la Ciudad de
Quito, se realizó el siguiente tema de tesis:
Tema: “IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ALFRESCO PARA LA FACULTAD DE INGENIERÍA EN GEOLOGÍA, MINAS,
PETRÓLEOS Y AMBIENTAL DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR”
Autor: Cueva Valencia Giovanny Patricio.
Año: 2012
Este sistema permitirá a la institución la gestión de la documentación e
información generada diariamente, la cual será digitalizada y almacenada en el
3
repositorio del sistema a implementar. Este sistema les permite a los usuarios
realizar búsquedas avanzadas de los documentos, el trabajo colaborativo y
seguridad de la información, mediante una interfaz amigable y fácil de usar.
También en la Universidad Autónoma de los Andes UNIANDES, se realizó el
siguiente tema de tesis:
Tema: “SISTEMA CLIENTE/SERVIDOR PARA EL CONTROL DE
INFORMACIÓN ACADÉMICA EN EL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA DEL
COLEGIO NAC TÉC INDUSTRIAL ALESSANDRO VOLTA”
Autor: Paredes Camacho Alfredo Paul, Galvan Yaguana Ivan Patricio
Año: 2004
Para lo cual se ha tomado en cuenta que los dos trabajos de tesis anteriores, se
los realizo en modo offline, de esta forma he llegado a definir que este tema es de
mi autoría ya que las necesidades de institución antes mencionad son otras,
además el sistema va a desarrollarse orientado a la web.
Planteamiento del Problema
La institución SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DE SANTO
DOMINGO DE LOS TSACHILAS, dedicada a la capacitación de Choferes
Profesionales, no solo de Santo Domingo si no de la sociedad ecuatoriana en
general, debido a la gran cantidad de estudiantes se genera un masivo volumen
de documentación que con el pasar de los años presenta varios inconvenientes:
Carencia de un registro de la documentación, esto hace que el personal
pierda tiempo en tares operativas.
No hay un control de acceso a la documentación, esto conlleva a que
cualquier persona que pertenezca a la Institución pueda manipularla.
4
La manipulación constante e innecesaria por falta de organización en la
información, ha hecho que la documentación se encuentre deteriorada con
el pasar de los años.
Inexistencia de un registro adecuado de la documentación reciente,
haciendo posible que esta tenga las mismas consecuencias futuras.
Aglomeración de documentos físicos, lo cual dificulta su búsqueda cuando
se necesitan.
Perdida de documentación, lo cual ha causado problemas legales en
algunos casos.
Delimitación del Problema
El presente trabajo se lo realizará en la Institución Sindicato de Choferes
Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, ubicado en la Av. Chone y la
calle Obispo P. Schumacher, de la ciudad de Santo Domingo.
Dada la amplitud de este tema, esta investigación se realizara en la Escuela de
Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo, lugar
donde se lleva la gestión documental de archivos, es decir sitio en el cual se dan
a cabo los procesos de administración de documentos.
Esta investigación se enfocara en aquellos factores que causen la mala gestión
documental de la Institución, para lo cual se empleara un Sistema de Información
Documental (DMS), para contribuir a la automatización de procesos como:
ingreso y almacenamiento de documentos, búsqueda, consultas, notificaciones y
seguridad.
Con el fin de llevar el desarrollo y futura implementación del Sistema, de una
manera eficiente, se utilizara herramientas como:
5
Sistema Gestor de Base de Datos: Mysql
Lenguaje de Programación: Php
Entorno de Desarrollo Integrado: Php
Modelador UML: ArgoUML
En la Institución dedicada a formar Choferes Profesionales, a resolución de sus
problemas se tomara en cuenta los siguientes aspectos:
Digitalización, clasificación e indexación automática.
Reconocimiento de datos
Envió a flujo de trabajo o guardado en repositorios.
Plataforma interactiva web.
Acceso remoto a documentos
Formulación del Problema
¿Cómo mejorar la carencia de control de documentos del acervo histórico de la
Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo
Domingo de los Tsáchilas?
Objeto de Investigación y Campo de Acción
Objeto de investigación
Administración de documentos
Campo de acción
Control de documentos
6
Identificación de la Línea de Investigación
Desarrollo de Software Libre
Objetivos: Objetivo General y Objetivos Específicos
General
Implementar un DMS orientado a la web para el control de documentos del
acervo histórico de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes
Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Específicos
Fundamentar científicamente los conceptos de administración de control de
documentos.
Realizar una investigación de campo para determinar las falencias del
control en documentos del acervo histórico de la Escuela del Sindicato de
Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Desarrollar un DMS orientado a la web para el control de documentos del
acervo histórico de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes
Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Hipótesis
Con la implementación de un DMS se mejorara el control de documentos en el
acervo histórico de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes
Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.
7
Variables de Investigación
Independiente
Sistema de Gestión Documental.
Dependiente
Control de Documentos.
Justificación del Tema
Al investigar sobre este problema, se considera que la implementación del
Sistema de Gestión Documental, contribuirá a mejorar los procesos del campo de
la Administración de Documentos.
El DMS proporcionara un portal web (intranet) con acceso desde el navegador
mediante clave para administradores para poder acceder a todos los documentos,
registros de la Institución y cualquier otro tipo de información.
La aplicación se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y
económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra información
archivada, siendo también de alguna manera amigable con el medio ambiente.
Dentro de la Institución (Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo)
se necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (actas de grado,
títulos de aprobación, documentos de apoyo académico,…), el sistema de gestión
documental le permite definir los flujos de aprobación que tienden a poseer cada
tipo de documento, como la aceptación de los diferentes secretarios de la Escuela
de Conducción y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza
gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta
documentación.
8
La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en las Instituciones de
enseñanza debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de
gestión de documentos de los graduados en su lugar, los secretarios son capaces
y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos.
La automatización de documentos para Instituciones beneficia la administración
eficiente de toda la documentación en papel.
El sistema no sólo captura y almacena los documentos escaneados, sino también
los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la
tarea de obtener los documentos con solo unos clics.
Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan
aquí, sino que también nos permite organizar documentos a través de consultas
personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos
de la Institución con facilidad.
A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los
documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos
PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico o dispositivo
portable.
Breve Explicación de la Metodología Investigativa a Emplear
En esta investigación se utilizara la metodología de la investigación mixta cuali-
cuantitativa, con predominación de la cuantitativa, ya que se buscara medir si el
tiempo en los procesos mejora después de la implementación del sistema de
gestión documental, para una mejor comprensión de los problemas se usara la
investigación de campo, al igual que la aplicada en la que buscaremos agilidad
con los procesos.
9
Para la recolección de información y fuente de datos se empleara la investigación
bibliográfica, además los métodos inductivos – deductivos, hipotéticos –
deductivos, analítico sintético, para excavación de información y demostración de
hipótesis. Como parte necesaria para lograr una buena recolecta de datos
usaremos las técnicas de entrevista, observación y encuestas.
Resumen de la Estructura del Proyecto de Investigación: Breve
Explicación de los Capítulos del Proyecto de Investigación
La presente investigación consta de tres capítulos estructurados, en la que se
detalla el proceso de investigación y desarrollo de la propuesta.
En el primer capítulo se desarrolló el marco teórico, donde se investigó y se
fundamentó científicamente los temas que involucran al problema y objeto de
investigación de manera que se pueda analizar, interpretar y sintetizar un criterio
sobre la teoría.
En el segundo capítulo se desarrolla el marco metodológico donde obtenemos
información del estado actual del problema, planteamos los tipos de investigación,
métodos, técnicas e instrumentos que utilizaremos para llegar a la solución del
problema
En el tercer capítulo se presenta el desarrollo de la solución al problema,
detallando los resultados que se alcanzaron en la investigación, demostrando los
beneficios que se obtuvieron al momento de la implementación.
10
Elementos de Novedad, Aporte Teórico y Significación Práctica, en
Dependencia del Alcance del Proyecto de Investigación
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista
puede parecer que no tenga que ser unos de los puntos de mayor importancia
para la institución.
Sin embargo, las ventajas que aportan nos muestran que es un beneficio
importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los
documentos de la Institución estén controlados y centralizados.
Es muy posible que el Sindicato de Choferes Profesionales de la ciudad de Santo
Domingo realice operaciones en diferentes ciudades o países con muchas tareas
distintas. En estos casos, es absolutamente necesario que la Institución tenga
algún tipo de organización en sus documentos.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la masiva cantidad de documentos e
información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida.
La novedad científica se determina mediante la implementación del Sistema de
Información DMS (Sistema de Gestión Documental), que permite personalizar e
automatizar los procesos y procedimientos del Acervo Histórico que realizara el
personal a cargo de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes, el
mismo que es integrado mediante un servidor web con el que podrá configurar las
tareas de los Documentos tanto de entrada como salida.
11
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
DMS (Sistema de Gestión Documental)
La evolución de los Sistemas Informáticos de Gestión
En relación al tema presentado (Gómez Vieites, y otros, 2009) afirma que:
En este nuevo contexto, los Sistemas y las Tecnologías de la información y
Comunicación (TIC) se han convertido en un elemento esencial como motor del
cambio y fuente de ventajas competitivas. (págs. 29,30).
Mientras (Laudon, y otros, 2008) dice que: El entorno cada vez más competitivo y
exigente en el que tienen que desenvolverse actualmente las empresas ha
obligado a mejorar de forma drástica la gestión y a facilitar la integración de las
distintas áreas funcionales, con el objetivo de poder ofrecer un mejor servicio a los
clientes, reducir los plazos de entrega, minimizar los inventarios de productos, etc.
(pág. 59)
Los autores (De Pablos Heredero, y otros, 2011) dicen: En la actualidad, la
gestión documental es otra de las necesidades que debe cubrir el sistema de
información de las organizaciones. Al fin y al cabo, crear, archivar, conservar,
buscar y replicar estos documentos o buscar información relevante en ellos
representa un objetivo importante para la gestión de la información. (pág. 172).
Teniendo en cuenta el concepto que presenta (Gómez Vieites, y otros, 2009),
(Laudon, y otros, 2008) Y (De Pablos Heredero, y otros, 2011), determinan que
los sistemas informáticos de gestión están pasando de estar desapercibidos, a un
12
estado en el que se los utilice de manera obligada como elemento esencial del
cambio y fuente de ventajas competitivas para una empresa.
Definición y análisis de los DMS
Define los DMS como: La manera de combinar la digitalización, administración de
documentos y flujo de trabajo a nivel corporativo.
Los sistemas de gestión documental pertenecen a un grupo de soluciones que
han estado disponibles desde hace mucho tiempo. Sin embargo, no es sino hasta
hace poco las organizaciones se han abierto a entornos de trabajo colaborativos y
a la gestión de la documentación corporativa. (Franklin Fincowsky, 2009 pág. 77)
“Los sistemas de gestión documental han sido diseñados tradicionalmente, como
aplicaciones verticales de alto nivel de estructuración de documentos para ser
utilizados por grupos pequeños de especialistas que trabajan en entornos
próximos” (PricewaterhouseCoopers, 2010 pág. 94).
Los autores (De Pablos Heredero, y otros, 2011 pág. 171) dicen que:
A menudo, cuando hablamos de sistemas de información, pensamos en el uso de
ordenadores para el tratamiento de datos, olvidándonos de un soporte de
información importante como son los documentos. Estos documentos, además,
suelen tener una utilidad adicional más allá de la de contener datos o información
relevante. Suelen servir como soporte jurídico, fiscal, técnico o de conocimiento
científico.
DMS es un software que se encarga de administrar grandes cantidades de
documentos electrónicos o digitalizados, basándose en el almacenamiento,
distribución, integración y extracción de documentos físicos y así poder optimizar
los recursos de la empresa.
13
¿Qué es la Gestión Documental?
Los autores (Gómez Vieites, y otros, 2009 pág. 32) definen:
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma
frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos
o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones
innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas
tradicionales de archivo y almacenamiento.
“La gestión documental es la manipulación eficiente de todo ese volumen de
contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y
obtener acceso inmediato a toda la información” (Osuna, y otros, 2010 pág. 65).
El autor (Fincowsky, y otros, 2009 pág. 77) define:
Un documento es una herramienta o medio de comunicación impreso en un
instrumento de reproducción grafica o plasmado en un formato electrónico, que
por lo general contiene información fija y espacio para información variable. En el
momento que un formulario se completa se convierte en un documento.
Los autores (De Pablos Heredero, y otros, 2011) dicen:
Los documentos no pueden ser gestionados igual que otros datos, en el cual las
empresas puedan almacenarlos de manera independiente en grandes bases de
datos ya que sus contenidos no están claramente organizados. Por otro lado,
esos documentos pueden ser de muy diversos tipos: desde artículos de
investigación, planos, mapas, hasta contratos o estatutos. (pág. 171)
Es un conjunto de tecnologías que se encargan de administrar el flujo de
documentos dentro de una organización con el objetivo de reducir costo y espacio
para alcanzar un alto rendimiento y obtener acceso inmediato a toda la
información.
14
Definición y análisis de Gestión Documental
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final, para facilitar su utilización y conservación”
(Marconi, 2005 pág. 47) .
“Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos
relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento,
preservación, acceso y difusión de documentos” (Russo Gallo, 2009 pág. 10)
Según análisis del autor (Fincowsky, y otros, 2009 pág. 79):
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos
informativos con que cuenta una organización. Por su naturaleza, el punto de
partida radica en el enfoque clásico para manejar la documentación que
constituye la plataforma de las operaciones que día a día afronta una
organización.
La Norma ISO 15489, define a la gestión documental como el área de la gestión
responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción,
mantenimiento, uso y destrucción de documentos, incluyendo los procesos para
capturar y conservar evidencia e información sobre actividades y transacciones de
la organización.
La gestión documental se entiende como un proceso archivístico encaminado al
eficiente y efectivo manejo de la documentación física producida y recibida por
una organización que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados
con creación, organización, almacenamiento y difusión de documentos.
Características de un DMS
El autor (Valhondo, 2010 págs. 240-241) dice que:
15
Un Sistema de Gestión Documental se caracteriza por:
Manejo elevado de volúmenes de documentación.
Garantía de acceso a la información más actualizada.
Mantenimiento coherente de la información procedente de diferentes
compañías y organizaciones.
Gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas externas
mediante la definición de flujos de trabajo en el sistema.
Los Sistema de Gestión Documental permiten conservar el historial, facilitar la
utilización del usuario, garantizando llevar de forma fácil, organizada, segura y
personalizada toda la documentación de su empresa, permitiendo una mejor
relación con sus clientes o miembros de su empresa a través de internet.
Entre algunas características que debe poseer un DMS están:
Control de acceso y Seguridad
Es igualmente primordial mantener el control y seguridad internamente. Es
importante contar con controles de acceso que permitan establecer de manera
fácil y segura qué usuarios pueden acceder a la información.
Integración
Es la mejor forma de que la información fluya entre las distintas aplicaciones, ya
que, a pesar de ser independientes, normalmente han de tratar y compartir la
misma información y documentación.
Búsquedas
Una de las tareas más frecuentes a realizar en cualquier Sistema de Gestión
Documental es la búsqueda de documentos. Por ello, es preciso contar con un
motor de búsqueda potente y eficaz. Normalmente las búsquedas se realizarán
entre miles de documentos, por lo que necesitaremos tener la opción de afinar la
búsqueda lo máximo posible.
16
Workflows & Trazabilidad
“La gestión de flujos de trabajo o Workflows se define como la automatización de
los procesos de negocios mediante la gestión de los movimientos de información,
documentos y transacciones generados a través de la secuencia de los pasos que
forman los procedimientos de trabajo” (PricewaterhouseCoopers, 2010 pág. 95).
Los DMS ofrecen a las organizaciones una diversidad de características en
referencia a las gestión documental entre las más relevantes se encuentran la
seguridad se basa en módulos que permiten la gestión de permisos de una forma
fácil y segura que usuarios pueden acceder a la información, la integración del
flujo de trabajo de manera accesible, la indexación en los contenidos permite una
búsqueda rápida y efectiva de los documentos además de la automatización de
los procesos mediante el flujo de trabajo.
Estructura de un DMS
Herramientas
Una vez que se ha decidido que estructura va a adoptarse para la gestión
documental, es necesario contar con herramientas para poder incorporar los
documentos, los cuales ofrecen al usuario las siguientes:
Alta de documentos
Se crean nuevos documentos con posibilidad de una pre-indexación
automática. Los documentos pueden ser añadidos desde escáner,
capturadora de video o desde archivos de disco. El documento se inserta
en la carpeta seleccionada.
Búsqueda de documentos
Se accede a una biblioteca o carpeta y mediantes índices se efectúa la
búsqueda por medio de herramientas como indicadores, fechas,
17
operadores con AND, OR y NOT. Con base en un campo de texto abierto
para localización por conceptos o palabras clave, se produce un listado con
el resultado.
Navegación de documentos
Una vez seleccionado un documento en la pantalla de búsqueda puede
navegarse en él y realizar operaciones de avances/retroceso entre
páginas, lanzamiento de archivos, edición de imágenes, copia/movimiento
hacia otros documentos, envió por e-mail y Zip.
Administración de usuarios
Los usuarios deben tener definidos sus niveles de privilegios, que indicaran
si son usuarios del sistema o si solo tienen acceso para la búsqueda,
indexación o alta. Asimismo, cada usuario desempeña un rol:
administrador, supervisor, operador o consulta.
Los DMS se basan en la gestión documental para definir la estructura que se
manipula en dichos procesos, para lo cual se utilizan herramientas que permitan
mejor la accesibilidad a los documentos como la indexación, búsquedas rápidas y
eficientes, cambios y actualización de páginas por usuarios que tienen definidos
las restricciones al sistemas dependiendo el rol que desempeñen.
Administración de Documentos
Origen y evolución de la administración de documentos
Al igual que toda disciplina científica, en la administración se identifica el objeto de
estudio, que es la organización, cuyo origen se remonta hasta la época primitiva;
pues esta se da como una actividad práctica desde cuando el hombre une sus
esfuerzos para alcanzar objetivos comunes ante la imposibilidad de vivir aislado
por la naturaleza misma.
18
Conforme la evolución de la humanidad fue avanzando las personas empezaron a
escribir sobre cómo lograr que las organizaciones fueran eficaces y eficientes,
mucho antes de que se conociera el término de administración como lo
conocemos hoy en día.
El hombre desde sus principios ha tratado de hacer sus actividades con una
mayor eficiencia y para lograrlo ha tenido que aplicar la administración, en
actividades cotidianas para poder subsistir y en armonía con sus semejantes.
Época Primitiva.
En esta época los jefes de las familias tenían la autoridad para tomar decisiones
de gran importancia. Surgió la división de trabajo de acuerdo a la capacidad que
tenían las personas de acuerdo a su sexo y las edades de los individuos.
Época Antigua.
En esta época se encuentran muchos fundamentos administrativos que se tiene
en la actualidad. Por lo tanto el trabajo era monótono y duro. Algunos de los
conceptos más importantes de Grecia en relación a la administración fueron
aportados por sus filósofos:
Edad Media
Según el Diccionario de la Real Academia Española (1986), un documento es un
escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como
tales para probar algo.
El origen de la administración comienza desde la época primita, donde se
realizaban actividades acorde a las necesidades del ser humano; como el
intercambio de bienes dando evolución al término de administración y con el
pasar del tiempo se fueron organizando y creando entidades financieras,
ampliando los fundamentos administrativos y alcanzar los objetivos futuros.
19
Definición de administración de documentos
Concepto general de documento
(Jaume Bennasar, 2010) Define que “documento se relaciona aun, casi de forma
exclusiva, con el escrito. Pero es que, además, en su repertorio ni siquiera
recogen algún tipo de acepción complementaria que pueda conectarse con los
soportes electrónicos” (pág. 60).
Según (Cruz Mundet, 2011) define documento como:
La voz documento, puesto que ya hemos visto su correlato inglés de record, tiene
su etimología en el latín documentum, derivado del verbo docere: enseñar,
instruir. Según el Diccionario de Terminología Archivística del Consejo
Internacional de Archivos se entiende por documento: “la combinación de un
soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o
para consulta” (pág. 29).
Un documento se basa en una expresión oral o escrita donde se define las
funciones, actividades o responsabilidades del ser humano, además de enseñar o
instruir expresiones sonoras, graficas o imágenes plasmado en algún tipo de
soporte de material.
Definición de administración de documentos
“Control sistemático de documentos desde su creación hasta su destino final”
(Marconi, 2005).
“Proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades
relacionadas con la creación, archivo, localización, protección, control, uso y
disposición de los documentos que proveen evidencia de las actividades de una
institución” (M. Correa, y otros, 2010).
20
Se concentra en el almacenamiento y organización de archivos para controlar y
dirigir todas aquellas actividades que se manifiestan internamente en una entidad,
mejorando la accesibilidad de los empleados y los procesos que puedan
acaparar.
Documentos electrónicos
Definición
El documento electrónico según (Páez Rivadeneira, 2008) debe entenderse
como:
“Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material,
incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de
relevancia jurídica” (Páez Rivadeneira, 2008 pág. 3).
“Proceso de transferir a un formato electrónico los documentos que se tienen o se
reciben en papel y otros medios físicos, y que están en forma escrita, en
fotografías o en diseños” (M. Correa, y otros, 2010 pág. 19).
Validez jurídica de los documentos electrónicos
En relación al tema presentado (Páez Rivadeneira, 2008) afirma que:
Existen dudas sobre la validez de utilizar documentos electrónicos como medio de
prueba y, lo que es más grave, en ocasiones son los mismos jueces quienes por
desconocimiento cuestionan la validez probatoria de los documentos electrónicos
que no constan en papel; documentos digitales (págs. 6, 7).
Validez de Documentos Electrónicos en la Administración Pública
Los documentos emitidos por órganos del Estado escritos en un soporte
electrónico, producirán los mismos efectos legales que los escritos en un soporte
de papel; en virtud de ser realizados en formatos determinados por la mismas
21
autoridades, contando con claves electrónicas entre el emisor y receptor,
existiendo de antemano firmas electrónicas y digitales avanzadas que impidan
actos delictivos en perjuicio de una o ambas partes.
Principios y características del documento electrónico
Como ya anotamos anteriormente, la legislación ecuatoriana en su artículo 2 de la
Ley de Comercio, tipifica el reconocimiento jurídico de los mensajes de datos, con
los siguientes principios generales:
1) Los mensajes de Datos tienen igual valor jurídico que los documentos
escritos.
2) Se establecen los principios de confidencialidad y reserva para los
mensajes de datos, cualquier violación a estos principios como Intrusión
electrónica, transferencia ilegal de mensajes de datos o violación del
secreto profesional, serán sancionados por la ley de comercio electrónico y
demás normas que rigen la materia.
3) Conservación de los mensajes de datos, se debe archivar el mensaje de
datos, siempre que se reúnan las siguientes condiciones;
3.1 Que la información que contenga sea accesible para su posterior
consulta;
3.2 Que se conserve todo dato que permita determinar el origen, el destino
del mensaje, la fecha y hora en que fue creado, generado, procesado,
enviado, recibido y archivado;
Tipos de documentos electrónicos
Conforme la lectura de la Ley ecuatoriana, los documentos electrónicos están
relacionados al Mensaje de Datos, que es: “Toda la información creada,
generada, procesada, enviada, recibida, comunicada o archivada por medios
electrónicos, que puede ser intercambiada por cualquier medio”.
22
En seguida la disposición realiza una clasificación:
“Serán considerados como mensajes de datos, sin que esta enumeración limite su
definición los siguientes:
o Documentos electrónicos
o Registros electrónicos
o Correo electrónico
o Servicios web
o Telegrama
o Télex
o Fax; e
o Intercambio electrónico de datos”.
Los documentos electrónicos en sí, son documento físico los cuales son
transferidos a documentos digitales siendo la información accesible para su
posterior consulta, contando con claves electrónicas encriptados del emisor al
receptor además de firmas digitales, garantizando la integridad y autenticación de
los mismos.
Responsables de su manejo y control
Definiciones
Las definiciones que se cita a continuación rigen a todos los documentos que se
sustentan en una Institución.
Ciclo PHVA: Ciclo que describe el mejoramiento continúo (Planear, Hacer,
Verificar, Actuar).
Copia: Reproducción exacta de un documento.
23
Copia Controlada: Es la reproducción autorizada de un documento, por
parte del Secretario de Actas; cuya circulación es verificada por medio de
registros para de este modo recogerla, corregirla y actualizarla cuando
haya lugar a cambios o modificaciones. Cabe aclarar que no puede
reproducirse parcial ni totalmente sin autorización del Secretario General.
Copia no Controlada: Corresponde a copias de documentos no
reconocidas o registradas, se consideran no oficiales, no requieren de
firmas, y su contenido es meramente informativo.
Documento: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus funciones.
Documento de Apoyo: Documento generado por una entidad externa, que
no hace parte de las Series Documentales asentadas en la Tabla de
Retención Documental de la entidad pero es de utilidad en el cumplimiento
de sus funciones y no puede ser destruida sin el levantamiento de un Acta
de Eliminación de Documentos.
De esta forma podemos tener un responsable del control y manejo de los
documentos requeridos ya que se da un flujo de trabajo y una seguridad que pasa
desde un usuario a otro de manera que se pueda automatizar los procesos.
Reglamento de Escuelas de Capacitación para Conductores
Profesionales
Que la Ley de Tránsito y Transporte Terrestres en su artículo 23, literal d), faculta
al Consejo Nacional de Tránsito elaborar los proyectos de reglamentos necesarios
para la aplicación de la misma;
Que el artículo 23 literal j) de la ley de Tránsito y Transporte Terrestres, faculta al
Consejo Nacional de Tránsito, autorizar, regular y supervisar el funcionamiento de
las escuelas técnicas de capacitación de conductores profesionales y no
profesionales, de conformidad con el reglamento respectivo;
24
Que son objetivos de la educación para el tránsito y transporte terrestres, el
proteger la integridad de las personas y sus bienes; conferir seguridad en el
tránsito peatonal y vehicular; educar y capacitar a las personas en general para el
uso correcto de todos los medios de tránsito y transporte terrestres; prevenir y
controlar la contaminación ambiental y ruido; y, disminuir las infracciones de
tránsito, tal como lo dispone el artículo 43 de la Ley de Tránsito y Transporte
Terrestres.
El secretario
Art. 16.- Nombramiento del Secretario.- El Secretario de la Escuela será
nombrado por el Director General Administrativo quien deberá poseer título
profesional y experiencia aprobada.
Art. 17.- Funciones del Secretario.- Cumplirá con las Siguientes Funciones:
a) Registrar toda la documentación que ingresa y egresa de la escuela;
b) Atender el despacho con puntualidad y eficiencia, dentro de las
horas laborables;
c) Despachar toda la documentación que haya sido revisada y firmada
por el Director General Administrativo, cuando corresponda;
d) Conferir, previa autorización del Director Administrativo, las copias y
certificaciones que se solicitaren;
e) Informar a los interesados sobre el estado en el que se encuentran
los trámites que se realizan en la Dirección;
f) Mantener el registro de asistencia de los alumnos, puntualidad del
personal y seguimiento de las tareas asignadas;
g) Mantener el registro de matrículas, calificaciones y más documentos
propios de la escuela, responsabilizándose por su integridad y
archivo adecuado;
25
h) Cumplir con las demás funciones previstas por el presente
Reglamento y asignadas por el Director General Administrativo;
El secretario General de la Escuela de Conducción se encarga de brindar apoyo
administrativo a la junta directiva además abarca tareas importantes que acarrean
a la institución, de manera que supervise las funciones que realicen los
departamentos obteniendo resultados eficaces y eficientes.
26
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
Los sistemas de gestión documental tiene como objetivo solucionar
problemas internos, gestionando la mayoría de las operaciones que se
realiza dentro de la institución, siendo muy importante para el almacenado
de documentación y demás registros.
Para la implementación de un MDS debemos considerar las áreas a las
que vamos o pretendemos dar solución, teniendo en cuenta los recursos
disponibles y hacer de esto lo suficiente para el software a poner en
marcha.
La función de control de documentos tiene la responsabilidad de
administrar el flujo y el almacenamiento de documentos de la institución a
través de diversas funciones y procesos.
Estos incluyen el mantenimiento de archivos y el uso de una adecuada
distribución y procedimientos de revisión como búsqueda que facilite los
documentos requeridos de manera inmediata y eficiente, cabe indicar que
los responsables del manejo de esta información deberán estar autorizados
por el mismo sistema de gestión documental.
27
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA
Análisis
Estudio Previo
Reseña histórica del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo
de los Tsáchilas
El primer compañero afiliado fue Camilo Obando Guerrero.
El Chofer Profesional es un elemento activo y preponderante, necesario para la
prosperidad de esta bella tierra de Santo Domingo y para la Patria. Es la columna
vertebral del progreso de los pueblos, es el hombre sacrificado que lleva en sus
pupilas la incertidumbre de su existencia, es el profesional que con sus vehículos
transportaba la cultura, los productos artículos y materiales para formar la
grandeza de la Patria.
De esto se dieron cuenta ya por el año 1966, un puñado de compañeros
dinámicos, en ese entonces algunos, hoy todavía presentes, con algunos años
encima, pero de ninguna manera viejos, ya que la vejez no es el poso de los
años, sino el amanecer de la experiencia y la sabiduría; es así como éste grupo
de valientes guerreros del volante, deciden agruparse y unirse para formar
nuestro Sindicato.
Ministerio de Previsión Social y Trabajo mediante Acuerdo 0565 y Registro Oficial
03 Folio 58 # 1072 del 20 de Diciembre de 1968 constituyéndose por consiguiente
el Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo como entidad jurídica
28
Conseguida la personería jurídica se reúne en Asamblea General el 11 de enero
de 1969 precedida en calidad de Director de Debates el compañero Víctor Villajes
se da lectura a informes de labores anteriores, del acuerdo Ministerial y se elige el
Primer Directorio o Consejo Ejecutivo.
Una vez organizado legalmente éste Consejo Ejecutivo se procede a arrendar un
local en la avenida 3 de Julio en el Edificio Obando, procediendo de inmediato
abrir el registro de afiliados, siendo el primer compañero con el # I Camilo Obando
Guerrero, indicando que éstos directivos duraban período de un solo año.
Gestiones posteriores aprovechando el Acuerdo Ministerial # 256 del 30 de junio
de 1971 publicado en el registro Oficial # 940 en el cual se autoriza a los
Sindicatos que tengan más de 150 afiliados, organizar escuelas de Capacitación
creándose así en nuestro Sindicato la Escuela de Choferes Profesionales,
comenzando o funcionar en el año de 1972, siendo el primer alumno matriculado
el compañero Luis Sarmiento y el primer graduado el compañero Sergio Eduardo
Tapio Hidrovo; así transcurre el tiempo entre logros y conquistas tanto clasistas
como institucionales.
Misión
La Escuela de capacitación del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo
Domingo de los Tsáchilas, tiene bajo su responsabilidad la formación,
capacitación y perfeccionamiento de conductores profesionales, con valores
morales y cívicos, conocimientos teóricos y prácticos en áreas específicas de la
profesión; así como, en asuntos sociales, legales y culturales, que brinden a la
comunidad un servicio de excelencia en la transportación terrestre, contribuyendo
de esta manera al mejoramiento de la calidad de vida de la población y la
seguridad vial en el país.
Visión
Ser una institución de alta calidad técnica, con indicadores de excelencia
académica en la formación de conductores profesionales; líder en la aplicación de
29
nuevas prácticas, acordes con las más avanzadas innovaciones tecnológicas, que
aporte al desarrollo de la provincia y el país, y al bienestar de la sociedad.
Valores Corporativos
Experiencia
Honestidad
Profesionalismo
Al Servicio de la Sociedad
Formando choferes del tercer milenio
30
Organigrama Estructural del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo
Domingo de los Tsáchilas
Ilustración 1 Organigrama Estructural
Autor: Freddy Sisa
31
Organigrama Funcional de las Direcciones en las que se aplica la
Investigación
Ilustración 2 Organigrama Funcional
Autor: Freddy Sisa
32
Dirección de Administrativa
Ilustración 3 Organigrama Funcional del Departamento Administrativo
Autor: Freddy Sisa
Dirección Secretaria General de la Escuela de Conducción
Ilustración 4 Organigrama funcional de la Dirección de Secretaria General
Autor: Freddy Sisa
33
Manual de Funciones
Secretaria de la Escuela de Conducción
Su responsabilidad es mantener en orden documentos que se reciben y se
entregan en el departamento de Secretaria de la Escuela de Conducción y realiza
las siguientes funciones:
Registrar toda la documentación que ingresa, egresa y se genera con
relación al funcionamiento de la Escuela de Conducción del Sindicato de
Choferes Profesionales;
Despachar toda la documentación que haya sido revisada y firmada por el
Secretario General y/o el Secretario de Actas:
Conferir, previa autorización del Secretario de Actas, las copias y
certificaciones que se solicitaren;
Elaborar oficios, informes, memorandos, telegramas y otros documentos
que sean requeridos por el Secretario General y/o Secretario de Actas, o
que deban ser enviados por tramite a diferentes destinatarios;
Informar a los interesados sobre el estado en que se encuentran los
tramites que se realizan en el Departamento de Secretaria General;
Mantener el registro de la asistencia y puntualidad del cuerpo docente,
instructores de conducción y personal administrativo; así también realizara
el seguimiento de las tareas asignadas;
Mantener actualizados los libros a su cargo, el archivo, atender el correo y
correspondencia como lo disponga el Director General Administrativo,
cuando corresponda;
Mantener en coordinación con el Departamento Administrativo, el registro
de matrículas y de calificaciones, responsabilizándose por su integridad y
archivo adecuado;
34
Registrar todas las actividades académicas y administrativas; alumnos
matriculados, resultados de las pruebas de ingreso, asistencia,
calificaciones o reprobaciones y más novedades que se suscitaren con los
estudiantes, cuerpo docente, instructores de conducción y personal
administrativo;
Realizar tomas de imágenes y video digitales de las actividades
académicas y de vinculación con la colectividad de la Escuela de
Conducción, para difundir en los medios de comunicaci6n masiva y/o
informar a la ANT;
Flujo de Información UML
Diagramas de Casos de Uso
Solicitar copias de documentos
Ilustración 5 Caso de uso solicitar copias de documentos
Autor: Freddy Sisa
35
Proceso de legalización de copias de documentos
Ilustración 6 Legalización de documentos
Autor: Freddy Sisa
Entrega de documentos
Ilustración 7 Caso de uso de entrega de documentos
Autor: Freddy Sisa
36
Diagramas de Secuencia
Solicitar copias de documentos
Ilustración 8 Diagrama de Secuencia Solicitar Copias de Documentos
Autor: Freddy Sisa
Entrega de copias de documentos
Ilustración 9 Diagrama de Secuencia entrega Copias de Documentos
Autor: Freddy Sisa
37
Modalidad de la Investigación
Cualitativa
Cuando se habla de metodología cualitativa se refiere, en su más profundo
sentido, a la investigación en la que se estudia la calidad de las actividades,
relaciones, asuntos, medios, materiales o instrumentos en una determinada
situación o problema. La misma que procura analizar exhaustivamente un asunto
o actividad en particular, en este caso se empleara para seguir detenidamente la
rutina que se llevan a cabo para el control y registro de la documentación.
Cuantitativa
La metodología cuantitativa es aquella que permite examinar los datos de manera
científica, o más específicamente en forma numérica, generalmente con ayuda de
herramientas del campo de la estadística.
Esta metodología está estrechamente ligada con la hipótesis de esta investigación
ya que se busca medir si los procesos realizados con la implementación del
sistema han mejorado en relación a la rutina manual que se lleva en este
momento en la Institución.
Tipos de Investigación
Investigación de Campo
El presente estudio se basa en la Investigación de Campo, ya que esta ayudará al
sujeto a recolectar y analizar datos e información en el lugar mismo de los
hechos, en este caso se pretende acudir a las oficinas del Sindicato de Choferes
Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, para el estudio del manejo de
registro de documentación y el proceso que se realiza cuando se requieren estos
documentos.
38
Investigación Bibliográfica
Se aplica en la búsqueda de información bibliográfica existente en los diferentes
medios como Bibliotecas, libros digitales, artículos de internet, entre otros.
Se aplica la investigación bibliográfica para enriquecer los conocimientos y
fundamentar científicamente el objeto de investigación, ha sido aplicado a lo largo
de la investigación, concretamente en el marco teórico del presente trabajo,
utilizando para el propósito recursos físicos y digitales, como libros, artículos,
revistas y otros que contienen un fundamento científico.
Investigación de Aplicada
Investigación que tiene como propósito estudiar situaciones reales y concretas en
el lugar de los hechos o donde se genera el problema aplicando los
conocimientos del sujeto con fines prácticos de solución.
Esta investigación es empleada para agilitar el proceso de búsqueda de los datos
y así generar información de una manera más rápida y eficiente.
Población y Muestra
Población
La población comprende el universo del fenómeno a estudiar de modo que cada
uno de sus elementos posee características similares. La población que ha sido
considerada en la investigación se determina en la siguiente tabla:
POBLACIÓN CANTIDAD
SECRETARÍA ACTAS 1
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
1
SECRETARÍA ESCUELA 1
EMPLEADOS 10
ESTUDIANTES 100
TOTAL 113
Tabla 1 Distribución de la Población
39
Muestra
Parte o subconjunto del universo a la que se toma en consideración para estudiar
determinados comportamientos.
En la presente investigación se considera necesario hacer un análisis a toda la
población debido a su reducido número, por lo tanto nuestra muestra será la toda
la población.
Métodos, técnicas e instrumentos
Métodos
Observación Científica
“Los autores (Sampieri Herandez, y otros, 2010) define la observación no es mera
contemplación, implica adentrarnos en profundidad a situaciones sociales y
mantener un papel activo, así como una reflexión permanente. Estar atento a los
detalles, sucesos, eventos e interacciones” (pág. 32).
Se aplica esta técnica para obtener información sobre el objeto de estudio
mediante fotografías, observación directa poniéndose en contacto con las
personas involucradas con el fenómeno a estudiar, realizando así una
observación de campo, para luego analizar y obtener las pertinentes conclusiones
de acuerdo con el registro de información.
Recolección de Información
“Los autores (Sampieri Herandez, y otros, 2010) definen la recolección de
Información implica elaborar un plan detallado de procedimientos que nos
conduzcan a reunir datos con un propósito específico” (pág. 45).
Por medio de este método se ha logrado obtener datos acerca de los tiempos que
determinan el ritmo de trabajo, de manera que partiendo de estos datos
recolectados sirvan de referencia y posibilite al investigador proponer una solución
eficiente, se
40
Inductivo – deductivo
Este método se usa para observar varios fenómenos que causan el problema,
pero aparentemente estos son ajenos entre sí, dado es el caso de esta
investigación donde intentaremos descubrir el denominador común que los
asocia.
Analítico–Sintético.0
“La autora (Munch Galindo, 2009) define que estudia los hechos, partiendo de la
descomposición del objeto de estudio en cada una de sus partes para estudiarlas
en forma individual y luego se integran esas partes para estudiarlas de manera
holística e integral (síntesis)” (pág. 85).
En la investigación se aplica el método de investigación Analítico- Sintético debido
a que se realiza un análisis modular del objeto de estudio determinando su campo
de acción al cual se lo ha desintegrado en partes de manera que cada uno de sus
procesos sean estudiados en profundidad.
Técnicas e instrumentos
Las técnicas e instrumentos que se emplearon para la recolección de la
información durante la investigación fueron:
Observación directa
Es un proceso en la que interviene el sujeto y su habilidad para observar ciertos
comportamientos de manera rigurosa permitiendo conocer de forma directa el
objeto de estudio, con el propósito de describir y analizar situaciones sobre la
realidad.
En la investigación se aplica la técnica de la observación para obtener de manera
rigurosa datos e información al momento de abstraer críticamente características
de los procesos tales como el tiempo que conlleva su ejecución, además de
determinar las situaciones en las que se desenvuelve la realización de cada
proceso. La herramienta utilizada es la ficha de observación, instrumento de
41
investigación que permite recolectar información relevante mediante la técnica
expuesta.
Entrevista
Esta técnica se aplica al personal de la Institución en especial al departamento de
secretaria que es donde se centran los procesos de control y registro en la
documentación, para la obtención de información sobre el fenómeno investigado.
En la investigación se aplica la técnica de la entrevista para obtener información
valedera y confidencial, se ha aplicado la entrevista a la Secretaria de la Escuela
de Conducción y a la Secretaria General del Sindicato de Choferes, determinando
como personas fundamentales en el proceso. La herramienta utilizada es la guía
de entrevista, Instrumento de Investigación utilizado como ayuda por parte del
entrevistador durante el proceso de la entrevista, el cual contiene cuestiones
acerca del tema de interés.
Encuesta
Es una de las técnicas de recolección de información más usadas, a pesar de que
cada vez pierde mayor credibilidad por el sesgo de las personas encuestadas.
La encuesta se fundamenta en un cuestionario o conjunto de preguntas que se
preparan con el propósito de obtener información de las personas. (BERNAL,
2010 pág. 194)
Interpretación de resultados
Interpretación de resultados de la entrevista realizada a la Secretaria de la
Escuela de Conducción
La Sra. Soledad García, Secretaria de la Escuela de Conducción manifiesta que
no existe un parámetro establecido en el que se siga sistemáticamente un
proceso adecuado de copia de documentos legalizados , por lo que se obtienen
muchos errores, como el tiempo incierto al momento de procesar una solicitud
para su respectiva certificación, menciona que el principal inconveniente que
42
tienen es la búsqueda de los documentos solicitados ya que estos no tienen un
registro digital que permitan identificar su ubicación especifica dentro de los
múltiples folders. Además menciona que con el paso de los años algunos
documentos se encuentran deteriorados debido a la manipulación constante y
otros incluso han perdido sus datos por la humedad volviéndolos completamente
inservibles.
Interpretación de resultados de la encuesta realizada al personal interno de
la empresa Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes (empleados).
Encuesta a empleados
N° PREGUNTA GRÁFICO COMENTARIO
1 ¿La empresa realiza
procedimientos
adecuados en la
organización de archivos
tales como clasificación,
ordenación y descripción
de los documentos?
En la encuesta realizada se
pudo notar que el 90% de los
empleados constatan que la
empresa no mantiene ningún
tipo de clasificación u
ordenación en el archivo de la
documentación
2 ¿Considera que debe
haber una (s) persona (s)
exclusivamente encarga
da y responsable del
archivo?
En la encuesta realizada se
pudo observar que todos los
empleados consideran que es
muy importante brindar una
buena atención al cliente.
3 ¿Considera que es
importante la
capacitación y formación
del personal en el tema
de la gestión
documental?
En la encuesta realizada se
pudo observar que el 80% de
los empleados consideran que
se debe dar curso para
obtener mejores
conocimientos para el manejo
y almacenamiento de los
documentos.
90%
10% SI
NO
100%
0% SI
NO
20%
80%
SI
NO
43
4 ¿En la empresa conocen
y aplican normas
establecidas para la
gestión documental?
En la encuesta realizada se
pudo conocer que la empresa
no cuenta con ningún tipo de
norma establecida que permita
el almacenamiento de los
archivos.
5 ¿Cree usted que es
importante el manejo
adecuado para los
procesos de gestión de
calidad, de manera que
se pueda implementar un
sistema web que
respalde los sistemas en
archivos?
En la encuesta realizada se
pudo determinar que el 100%
de los empleados están de
acuerdo con la
implementación del sistema
web, mediante el cual se
podrá optimizar y agilizar los
procesos de la empresa
Tabla 2 Interpretación de resultados de encuesta aplicada a empleado de la empresa
Análisis
En la encuesta realizada se pudo conocer la inconformidad de los empleados
sobre la aglomeración de información que se presenta en la empresa debido a
que los procedimientos de la misma son llevados de forma manual, lo cual genera
que la búsqueda de un datos especifico sea bastante demorosa por lo que
afirman que sería factible la implementación de un sistema de Gestión
Documental que permita controlar los procesos de la empresa de manera que se
pueda optimizar el tiempo y la atención que reciben los estudiantes.
0%
100%
SI
NO
100%
0% SI
NO
44
Propuesta del investigador
Modelo en cascada
Ilustración 10 Ciclo de Vida del Modelo en cascada
Autor: Winston W. Royce
El modelo del proceso del software que se aplicará para desarrollar el Sistema de
Gestión Documental (MDS) es el Modelo en Cascada el cual consta de cinco
etapas:
En el análisis y definición de requerimientos, se recolectan las necesidades
planteadas por los usuarios, lo cual sirve como especificación para la
funcionalidad del sistema.
En el diseño del sistema y del software, empieza el desarrollo del sistema
de manera modular, la interfaz gráfica, la regla del negocio y el diseño de la
base de datos, además se especifica los requerimientos de hardware
necesarios para el funcionamiento del sistema.
Definición de
requerimientos
Diseño del sistema y
del software
Implementación
y prueba de
Integración y
prueba del sistema
Operación y
mantenimiento
45
En la Implementación y las pruebas de unidades se verifica que cada
unidad integral del sistema cumpla con lo especificado en el diseño.
En la Integración y prueba del sistema, se unifica de manera holística cada
módulo del sistema, comprobando que cumple con lo especificado y
requerido.
Finalmente se establece la implementación del sistema en la Escuela de
Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de
los Tsáchilas aplicando el mantenimiento respectivo para asegurar de esta
manera su correcto funcionamiento.
46
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
La metodología de la investigación conduce al investigador a involucrarse
de manera real en el problema, obteniendo características precisas del
objeto de investigación.
Se ha realizado un análisis a la Escuela de Conducción, determinando que
es una entidad pública que mantiene una estructura jerárquica organizada,
estableciendo su funcionalidad a través de Departamentos.
Se ha determinado que en la Escuela de Conducción del Sindicato de
Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, existe una
problemática en lo referente al control de documentos, que ha sido posible
abstraer por medio de la aplicación de entrevistas y la observación en
base a los diversos tipos de investigación, métodos y técnicas,
determinando que en realidad el proceso para solicitar una certificación de:
matrícula, licencia entre otros, es ineficiente.
Se ha propuesto el desarrollo de un Sistema de Gestión Documental (MDS)
aplicando el modelo del proceso del software en cascada, empezando por
el análisis y definición de requerimientos hasta culminar con la
implementación y puesta en funcionamiento en la Escuela de Conducción.
47
CAPÍTULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Introducción
Concluida la debida investigación del problema y realizado diferentes análisis, se
procede a realizar un sistema DMS orientado a la web, el mismo que se desarrolla
en software libre y consta de varios módulos que cubre las necesidades de la
empresa y agilita sus procesos de logística de distribución. El sistema será
sometido a rigurosas pruebas con la finalidad de detectar posibles falencias del
mismo, y posteriormente ser implementado en la empresa.
Objetivos
Objetivo General
Desarrollar un sistema de gestión documental (DMS) orientado a la web para el
control de documentos del acervo histórico en la Escuela de Conducción del
Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Objetivos Específicos
Realizar un estudio general de los procesos de entrega de copias de
documentos.
Diseñar la base de datos con los campos requeridos y permitiendo tener
seguridad e integridad de la información.
Diseñar módulos necesarios y la interfaz del sistema de acuerdo a las
especificaciones establecidas de tal modo que se amigable con el usuario.
Especificar los requerimientos tanto de software como de hardware para su
correcto funcionamiento.
48
Capacitar al personal que va estar en contacto con el sistema su correcta
utilización, reglas, normas y recomendaciones al momento de la
manipulación del mismo.
Realizar las pruebas tanto en frio como en caliente para poder verificar la
efectividad del sistema.
49
Diseño del sistema
Modelo Lógico
Ilustración 11 Modelo Lógico de la Base de Datos
Fuente: Freddy Sisa
50
Modelo Físico
Ilustración 12 Modelo Físico de la Base de Datos
Autor: Freddy Sisa
51
Diccionario de datos
Tabla empresa
physical name: “PEEMP_EMPRES”, permite el ingreso de los datos de la
empresa.
DESCRIPCION CODIGO TIPO CLAVE
CODIGO EMPRESA PEEMP_CODIGO Variable characters (20) PK
NOMBRE EMPRESA PEEMP_NOMBRE Variable characters (80)
DIRECCION EMPRESA PEEMP_DIRECC Variable characters (100)
TELEFINI EMPRESA PEEMP_TELEFO Variable characters (10)
CORREO EMPRESA PEEMP_CORREO Variable characters (80)
Tabla 3: Diccionario de datos, Tabla Empresa
Tabla usuario login
physical name: “PELOG_USUARI”, permite el ingreso de los datos del usuario al
ingresar al sistema.
DESCRIPCION CODIGO TIPO CLAVE
CODIGO USUARIO PELOG _CODIGO Variable characters (20) PK
NOMBRE USUARIO PELOG _NOMBRE Variable characters (80)
FECHA DE INGRESO PELOG_FECHAX date
IP DE MAQUINA PELOG_IPXXXX Variable characters (10)
TIPO HOSTING PELOG_HOSTXX Variable characters (80)
ESTADO USUARIO PELOG_ESTADO Variable characters (10)
TIPO DE USUARIO PELOG_TIPOXX Variable characters (30)
Tabla 4: Diccionario de datos, Tabla Usuario login
Tabla estudiante
physical name: “PEEST_ESTUDI”, permite el ingreso de los datos de los
estudiante.
NOMBRE CODIGO TIPO CLAVE
CODIGO ESTUDIANTE PEEST_CODIGO Variable characters (20) PK
CEDULA ESTUDIANTE PEEST_CEDULA Integer
NOMBRE ESTUDIANTE PEEST_APELLI Variable characters (50)
APELLIDO ESTUDIANTE PEEST_NOMBRE Variable characters (50)
SEXO ESTUDIANTE PEEST_SEXOXX Integer
DIRECCION ESTUDIANTE PEEST_DIRECC Variable characters (50)
TELEFINI ESTUDIANTE PEEST_TELEFO Variable characters (30)
52
CELULAR ESTUDIANTE PEEST_CELULA Variable characters (10)
CORREO ESTUDIANTE PEEST_CORREO Variable characters (30)
OBSERVACON ESTUDIANTE PEEST_OBSERV Variable characters (80)
ESTADO ESTUDIANTE PEEST_ESTADO Variable characters (10)
LOGI ESTUDIANTE PEEST_CLAVEX Variable characters (10)
CLAVE ESTUDIANTE PEEST_RECCLA Variable characters (10)
Tabla 5: Diccionario de datos, Tabla estudiante
Tabla Persona
physical name: “PEUSU_USUARI”, permite el ingreso de los datos de los
estudiante.
NOMBRE CODIGO TIPO CLAVE
CODIGO PERSONA PEUSU_CODIGO Variable characters (20) PK
CEDULA PERSONA PEUSU_CEDULA Integer
NOMBRE PERSONA PEUSU_APELLI Variable characters (50)
APELLIDO PERSONA PEUSU_NOMBRE Variable characters (50)
SEXO PERSONA PEUSU_SEXOXX Variable characters (10)
DIRECCION PERSONA PEUSU_DIRECC Variable characters (50)
TELEFINI PERSONA PEUSU_TELEFO Integer
CELULAR PERSONA PEUSU_CELULA Integer
CORREO PERSONA PEUSU_IBSERV Variable characters (30)
OBSERVACON PERSONA PEUSU_TIPOXX Variable characters (12)
ESTADO PERSONA PEUSU_CORREO Variable characters (10)
LOGI PERSONA PEUSU_CLAVEX Variable characters (10)
CLAVE PERSONA PEUSU_RECCLA Variable characters (2)
ESTADO DE PERSONA PEUSU_ESTADO Variable characters (10)
Tabla 6 Diccionario de datos, Tabla Persona
Tabla Archivo
physical name: “PEARC_ARCHIV”, permite almacenar que se encuentren en el
área de archivo, como son los documentos.
NOMBRE CODIGO TIPO CLAVE
CODIGO ARCHIVO PEARC _CODIGO Variable characters (20) PK
CODIGO MATRICULA PEMAT _ CODIGO Variable characters (20)
CODIGO USUARIO PEUSU _ CODIGO Variable characters (20)
UBICACIÓN ARCHIVO PEARC _UBICA Variable characters (20)
53
NUMERO ARCHIVO PEARC _NUMARC Variable characters (10)
TIPO DE ARCHIVO PEARC _TIPOX Variable characters (10)
ESTADO ARCHIVO PEARC _ESTADO Variable characters (10)
Tabla 7: Diccionario de datos, Tabla Archivo
Tabla Documento
physical name: “PECLA_DOCUME”, permite almacenar los datos de los
documentos que se encentren en estado de archivar
NOMBRE CODIGO TIPO CLAVE
CODIGO DOCUMENTO PECLA _CODIGO Variable characters (20) PK
NOMBRE DOCUMENTO PECLA _NOMBRE Variable characters (50)
OBSERVACION
DOCUMENTO
PECLA _OBSERV Variable characters (100)
TIPO DOCUMENTO PECLA _TIPOXX Variable characters (10)
Tabla 8: Diccionario de datos, Tabla Documento
Tabla Curso
physical name: “PECUR_CURSOX”, permite almacenar los datos del curso de los
estudiantes.
DESCRIPCION CODIGO TIPO CLAVE
CODIGO FACTURA PECUR_CODIGO Variable characters (20) PK
NUMERO FACTURA PECUR_NOMBRE Variable characters (50)
FECHA FACTURA EMISION PECUR_OBSERV Variable characters (100)
FECHA DE ENTREGA PECUR_ESTADO Variable characters (10)
Tabla 9: Diccionario de datos, Tabla Curso
Tabla Matricula
physical name: “PEMAT_MATRIC”, guarda la matrícula de los estudiantes
DESCRIPCION CODIGO TIPO CLAVE
CODIGO MATRICULA PEMAT_CODIGO Variable characters (20) X
CODIGO ESTADO PEEST_CODIGO Variable characters (20)
CODIGO CURSO PECUR_CODIGO Variable characters (20)
FECHA MATRICULA PEMAT_FECHAX Date
TIPO LICENCIA PEEST_TIPLIC Variable characters (10)
ESTADO MATRICULA PEEST_ESTADO Variable characters (10))
Tabla 10: Diccionario de datos, Tabla Matricula
54
Interfaz de usuario
Diseño Estándar del Sistema
Nombre Estándar
Colores de los formularios
Botones Ingresa nuevos registros
Visualizar registros individuales
Modificar registros
eliminar registros
Menú del sistema Persona: Ingresa datos de
-Estudiante.- Ingresa nuevo registro de
estudiante
-Secretaria.- Ingresa nuevo registro de
los estudiantes
Transacción: Ingresa datos de
-Matricula.- Ingresa nuevo registro de
las matriculas
-Documento.- almacena en la base de
datos por medio de un formulario los
documento de los estudiantes
-Curso .- se ingresa los curso de los
cual dispone la escuela de capacitación
Archivo: se almacena en la base de
datos los documentos que se
mantienen en archivo, de manera q se
mantenga un mejor respaldo en la
información
-Empresa.- se almacenan los datos
más relevante s de la empresa
-Login Usuario.- ingreso de los usuario
55
con sus respectivas clave
Resolución Responsivo.- se adapta al tamaño de la
pantalla del dispositivo que acceda.
Tabla 11: Diseño Estándar del sistema
Página Principal
Formularios
Inicio de sesión
Ilustración 13 Formulario de Inicio de Sesión
56
El formulario de inicio de sesión permite ingresar con diferentes tipos de usuarios
de manera que pueda manipular el sistema con sus respectivas restricciones, en
calidad estudiante o empleado de la empresa teniendo en cuenta los permisos
que le sean asignados por un usuario administrador.
Menú principal
Ilustración 14 Página Principal del Administrador
Formulario de ingreso. Diseño estándar para todos los formularios de ingresos,
los cuales permiten registrar la empresa, cursos, estudiantes, matrícula y subir
archivos.
Ilustración 15: Página para actualizar la información de la empresa
Formulario de la Empresa. Este formulario almacena los datos de la empresa,
en caso de actualizar la información.
57
Formulario de Estudiante
Ilustración 16 Formulario del Estudiante
El formulario de persona son datos básicos requeridos para el ingreso de los
usuarios: estudiantes y empleado de la empresa siempre y cuando se requiera
obtener información de los mismos se puedan obtener mediante reportes
específicos.
Presentación de los Datos
Ilustración 17 Presentación de la información en Tablas
La presentación de datos se la realiza mediante un datatable, con la ayuda de las
validaciones del boostrap permite realiza búsqueda por el campo deseado
además nos da las opciones de editar, eliminar y permite imprimir la información
mediante reportes.
58
Formulario de Matricula
Ilustración 18 Formulario de Matricula
Se ingresan los datos respectivos de los estudiantes que se matriculen
Formulario Ingreso del Personal de la Empresa
Ilustración 19 Formulario Ingreso del Personal de la Empresa
Mediante este formulario se realiza el ingreso del personal de la empresa,
tomando en cuenta la información más relevante.
59
Conexión
Arquitectura
El sistema DMS (Sistemas de Gestión Documental), está desarrollado en una
arquitectura cliente servidor.
Ilustración 17 Arquitectura Cliente / Servidor
Como se muestra en la ilustración se contará un con servidor principal MySQL en
donde se encuentra el sistema y la base de datos los cuales serán manejados por
el administrador y en la capa de aplicación que es la que el usuario final utilizara
en este caso los nodos conectados por medio de la nube en la cual se presentara
el front end que interactuara directamente con el usuario en un navegador web.
Conectividad
El sistema DMS (Sistemas de Gestión Documental) utiliza un modelo de conexión
en tres capas las cuales son capa de cliente, capa intermedia y capa de servidor
Para la conectividad entre nuestro servidor en el que se alojara la base de datos
la cual se enlazara al sistema por medio de una clase conexión en la cual se
especificaran los parámetros correspondientes como el nombre de usuario,
contraseña y base de datos; con esto lograremos la comunicación directa desde
la aplicación a la base de datos.
60
Seguridad
El sistema DMS (Sistemas de Gestión Documental) cuenta con seguridades a
nivel de aplicación y a nivel de base de datos
A nivel de aplicación
Autenticación de usuarios
Validaciones
Generación de respaldos
Procesamiento de datos mediante variables locales
Almacenamiento de autenticación mediante variable de sesión
Destruición de variables de sesión
Asignación de privilegios mediante tipos de usuario
A nivel de base de datos
El acceso para el ingreso a la base de datos.
Permisos limitados para el usuario como son inserción, actualización,
eliminación
A nivel de servidor web
Usuario y contraseña para administración de archivos.
Conexión cerrada.
Requerimientos previos a la instalación
Requerimientos de Hardware
Hardware Requerimientos
Procesador Intel® Pentium® 4, Intel Core Duo o
superior
Memoria RAM 1 GB o superior
Disco Duro 80 GB ó superior
Resolución de Pantalla Resolución de pantalla de 1.024 x 768
Tabla 12: Requerimiento de hardware
61
Requerimientos de Software
Software Requerimientos
Sistema Operativo Windows XP, o superior, Centos
Navegador Google Chrome (recomentado), Mozilla
Firefox
Puertos 80 Servidor apache - 3306 MySQL
Base De Datos Mysql
Tabla 13: Requerimiento de software
Instalación
Instalación del servicio web local
Ejecutamos el archivo xampp como administrador.
Ilustración 18 Ejecutar archivo xampp como administrador
Escogemos la ubicación donde va estar instalado, por defecto se instalara en la
unidad c.
Ilustración 19 Ubicación donde se instalara el xampp
62
Seleccionamos los servicios que vamos a necesitar, en este caso necesitaremos
el servidor apache para la ejecución de las páginas web y el motor de base de
datos Mysql donde vamos alojar nuestra información.
Ilustración 20 Seleccionar los servicios a utilizar
Esperamos el programa configure los archivos necesarios terminada esta acción
finalizamos la instalación.
Ilustración 21 Instalación en proceso
Luego de la instalación, procedemos acceder al control panel del xampp y
habilitamos los servicios de apache y mysql presionado el botón “Start o Iniciar”.
63
Ilustración 22 Ingresar al panel del xampp e iniciar los servicios
Presupuesto
Para el cálculo del presupuesto para el desarrollo del sistema SIGA, se toma en
cuenta el tiempo que se empleó en el desarrollo del mismo, donde se ha tomado
como referencia el valor del salario básico unificado del año 2014 el cual es de
$340 00 dólares americanos, calculando las 8 horas diarias, 5 días laborables, el
cual se obtuvo el valor de hora trabajo ascendiendo a 2,15 dólares americanos, y
un total de 17 dólares americanos al día.
COSTO DE DESARROLLO
DÍAS DESCRIPCIÓN VALOR $
150 ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS EN LA EMPRESA $ 425,00
260 DISEÑO DEL SISTEMA $ 765,00
85 PRUEBA DE UNIDADES $ 340,00
20 INTEGRACIÓN DEL SISTEMA $ 204,00
35 IMPLEMENTACIÓN $ 51,00
35 CAPACITACIÓN $ 85,00
TOTAL $ 1.870,00
Tabla 14: Presupuesto Costo de desarrollo
64
COSTO DE IMPLEMENTACIÓN
DETALLE VALOR
HOSTING " 20GB ALMACENAMIENTO, SERVIDOR
CENTOS, 3 DOMINIOS" POR AÑO
$ 75,00
TOTAL 75,00
Tabla 15: Presupuesto Costo de implementación
GASTO EN RECURSOS MATERIALES
CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR $
1 EQUIPO DE COMPUTO $ 750,00
2 IMPRESORA $ 350,00
4 PAPEL $ 20,00
780 COPIAS $ 30,00
2 ANILLADOS $ 8,00
1 MATERIAL DE OFICINA $ 25,50
2 EMPASTADO $ 30,00
TOTAL 1213,50
Tabla 16: Presupuesto Gasto de recursos de materiales
GASTO EN SERVICIO
DETALLE VALOR
servicios básicos $ 40,00
Movilización $ 80,00
Internet $ 100,00
Libros $ 90,00
Alimentación $ 370,00
otros viáticos $ 250,00
TOTAL $ 930,00
Tabla 17: Presupuesto Gasto en servicio
65
Impacto administrativo
Comprobación de vialidad
Mediante la implementación del Sistema DMS (Sistemas de Gestión Documental)
orientado a la web para el control del acervo histórico de la Escuela de
Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los
Tsáchilas, se comprueba la eficiencia en el desarrollo de las actividades
realizadas diariamente, de acuerdo a las pruebas realizadas, logrando resultados
satisfactorios en beneficio de la empresa.
Proceso Antes de la
Implementación de la
Aplicación
Después de la Implementación
de la Aplicación
Registro de alumnos Información almacena en
documentos de Excel, sin
previa clasificación
además de no llevar un
historial de los mismos.
Para la recolección de datos se
utiliza un listado de formulario
con los campos más importantes
del clientes
Recopilación de
datos y documentos
Registro de la
información mediante
hojas de apuntes
La información se encuentra
clasificada en lista de
formularios además se muestran
resultados estadísticos en
reportes de los mismos
Solicitudes Se registraba mediante
una agenda
Actualmente la solicitud lo
pueden realizar de una forma
rápida y cómoda para el
estudiante, mediante la
aplicación web de la empresa
Legalización de
Documentos
El proceso de
legalización era algo
demoroso ya que había
errores humanos
causando molestia en los
estudiantes.
El proceso de legalización es
automatizado, permitiendo
realizar entregas inmediatas.
66
Generar reportes Se tenía que revisar la
información almacenada
en las unidades de
depósitos de los archivos
lo cual ocasionaba
pérdida de tiempo
El proceso es de forma rápida,
mediante la información
almacenada en la Base de
Datos, ya que el sistema integra
botones de reportes bien sean
individuales o generales.
Realizar búsqueda La información era
almacenada en Excel,
agenda y notas de
apuntes para realizar la
búsqueda dependiendo
del proceso se tiende a
revisar cada uno de los
archivos lo cual era muy
tedioso.
La información se encuentra
almacenada en una Base de
Datos, por lo cual las búsquedas
son rápidas realizadas por el
usuario.
Seguridad Cualquier empleado
puede acceder a la
información de la
empresa
Se mantienen restricciones para
cada usuario de la empresa, los
cuales pueden acceder a ciertos
módulos del sistema
Ilustración 23 Impacto Administrativo - mejoras en el sistema
67
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO
En el desarrollo de la propuesta, determinamos los métodos y
herramientas que utilizamos en el desarrollo de aplicación web,
permitiendo obtener los requerimientos exactos de la empresa,
generando módulos para su correcta organización y permitiendo que el
manejo del mismo sea fácil y fluido.
Se desarrolló sistema Gestión Documental orientado a la web para el
control de documentos del Acervo Histórico de la Escuela de
Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales en Santo
Domingo, presentando varias propuestas a dicha Institución,
obteniendo el método más eficaz en el momento de organizar y
almacenar la información como matriculas, cursos, ingreso de
documentos e inscripción de estudiantes generando eficiencia en los
procesos realizados, materializando el desarrollo del sistema y su
aplicación en la institución.
Para el desarrollo del sistema se utilizó herramientas de acuerdo a los
requerimientos de la institución, la cual utilizamos servidor apache para
la ejecución de la paginas en la web, como lenguaje de programación
se utilizó Php, JavaScript y el sistema gestor de Base de datos Mysql,
aplicando Bootstrap y Html5 para el diseño Responsive de la capa de
aplicación.
68
CONCLUSIONES GENERALES
La metodología de la investigación nos adentra más al problema que se
genera en la institución, permitiendo obtener las ineficiencias aplicando
métodos técnicas e instrumentos para obtener un panorama más claro de
la solución que vamos a desarrollar, dando como resultado agilización de
los procesos internos.
Con la aplicación de la modalidad de investigación cualitativa y cuantitativa
obtuvimos resultados reales de acuerdo al enfoque que presentamos en
nuestra aplicación, dando como resultado la solución a la propuesta
emitiendo cumplir con los objetivos establecidos y desarrollando el sistema
Gestión Documental orientado a la web para el control de documentos del
Acervo Histórico de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes
Profesionales en Santo Domingo.
RECOMENDACIONES
Capacitar a los estudiantes en el manejo y uso correcto de la aplicación,
dándole a conocer políticas y normas para no generar inconvenientes en
los distintos procesos del sistema.
Realizar respaldos periódicos de la información, con el objeto de evitar
pérdidas e inconsistencias de la misma y tener un almacén de datos
seguro.
Contratar paquetes de internet agiles para conexión fácil y segura.
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ANEXO 1 CARTA DE APROBACIÓN DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
ANEXO 2 ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL DE LA EMPRESA ESCUELA DE
CAPACITACIÓN DEL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES
ANEXO 3 CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN
ANEXO 4 PERFIL DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
