universidad industrial de santander tabla de … · certificado de defunción ... psicotécnica,...

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A.G. A.C. CT E D M S

A02 ACTAS

A02.04 Actas de Comisión Asesora de Relaciones 1 4 X X

Institucionales

A02.15 Actas de Comité de Evaluación Administrativa 4 4 X X

A02.22 Actas de Comité de Relaciones Laborales 4 4 X X

A02.29 Actas de Comité Interno de Asignación y 4 4 X X

Reconocimiento de Puntaje (CIARP)

A02.48 Actas Operador Externo 4 4 X X

A02.84 Actas de Comité Paritario de Seguridad y Salud en 2 4 X X

el Trabajo

Inscripción de COPASST

Acta comité de salud ocupacional

Acta de apertura

Acta de escrutinio

Comunicaciones

AG = Archivo de Gestión

AC = Archivo Central _______________________________________________________

CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN

E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

D = Digitalización

M = Microfilmación

S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:

P = Permanente

* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 3180

CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL

OBSERVACIONES(AÑOS)

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A06 AUXILIATURAS

A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 2 8 X X

Solicitud de Auxiliatura (si aplica)

Copia de la Resolución de aprobación (si aplica)

Listado de tiras de pagos y resumen

Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes)

Resoluciones de nombramiento, cancelación y modificación

Novedades

Liquidación

A11 AUXILIOS

A11.01 Auxilio Educativo 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Solicitud funcionario

Certificaciones de colegios

Listados

A11.02 Auxilio Funerario 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Carta solicitud

Factura funeraria original





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente


(AÑOS)







OBSERVACIONES

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Certificado de defunción autenticado

Fotocopia cédula de la persona fallecida

Fotocopia cédula del solicitante

Orden de pago

Resolución

A12 AUTORIZACIÓN CONTRATACIÓN EXTERNA 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo y se puede

Autorización del sistema consultar en el sistema

A13 APORTES SEGURIDAD SOCIAL 30 8 X X

Liquidaciones

Reportes

Comunicaciones

B01 BECAS

B01.04 Becas IPRED 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Solicitud

Certificado de dependencia

Certificación laboral tiempo y salario

Relación al IPRED





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









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Comunicaciones

B01.05 Becas de Sostenimiento 2 8 X X

Listados de tiras de pagos y resumen


Resoluciones de nombramiento, cancelación y modificación

Novedades

Liquidación

C03 CERTIFICADOS

C03.03 Certificados de Ingresos y RETENCIÓNes (Acumulados) 2 8 X X Se elimina porque pierde valor administrativo

Reportes

Comunicaciones

C04 CIRCULARES

C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se eliminan porque pierden valor administrativo

C07 CONCURSOS





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente


(AÑOS)







OBSERVACIONES

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C07.01 Concursos Administrativos 3 4 X X Se elimina porque una vez terminado el concurso, los

Copia Resolución de Convocatoria documentos de los vinculados quedan en la historia

Avisos laboral

Listado de aspirantes que cumplen requisitos

Pruebas (técnica, psicotécnica, examen físico y entrevista)

Carta de citación a pruebas y entrevistas

Resultados de pruebas

Recursos y respuestas a los mismos

Listado de elegibles

Copia de Resolución de declaración de concurso

desierto (si aplica)

C09 CONTRATACIÓN

C09.08 Orden de Compra 3 7 X X

RUT

Cotizaciones

Pólizas (si aplica)

Factura





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 6 de: 26


C09.10 Orden de Pago 3 7 X X

RUT

Factura

C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X

RUT

Factura o cuenta de cobro

Fotocopia de afiliación a salud y pensión

Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales

(personas jurídicas)

C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X

RUT

Cotizaciones

Pólizas

Acta de inicio

Factura o cuenta de cobro

Acta de suspensión

Acta de reiniciación

Acta de obra no prevista

Acta de liquidación





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente


(AÑOS)







OBSERVACIONES

Pág. 7 de: 26


Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz

y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas)

C10 CONVENIOS

C10.10 Convenios Inglés 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Carta solicitud de Inglés

Firma de compromiso

Listado de inscritos

Listado de notas

Comunicaciones

C12 CUOTAS PARTES PENSIONALES 10 0 X Se elimina porque pierde valor contable y administrativo

Cuentas de cobro y en tesorería se evidencia los pagos

Actas de cruce de cuentas

Acuerdos de pago

Resoluciones de contabilización de deudas

Comunicaciones de las objeciones presentadas a los cobros

de cuotas partes





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 8 de: 26


C16 CURSOS PREICFES 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Certificado de culminación del curso

Registro

D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional

de la UIS

E07 EXPEDIENTE PENSIONADOS CAPRUIS P 0 X

Certificaciones de tiempos laborados

Resolución de reconocimiento de pensión

Registro civil o partida de bautizo

Fotocopia cédula de ciudadanía

Resoluciones de reajustes

Comunicaciones

G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Acuerdos de pago (Si aplica)

Informe sobre la gestión de cobro

Solicitud cobro jurídico (Si aplica)

H04 HISTORIAS LABORALES





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 9 de: 26


H04.01 Historias Laborales Personal Administrativo 20 80 X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la

terminación del contrato

Acto Administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

Oficio de notificación del nombramiento

Oficio de aceptación del nombramiento o contrato de trabajo

Registro Civil de nacimiento

Fotocopia de los documentos de identificación

Fotocopia de la tarjeta profesional (para profesionales)

Formato Único de Hoja de Vida

Soportes documentales de estudios y experiencia que acre-

diten los requisitos del cargo

Acta de posesión

Copia del memorando dirigido al Jefe inmediato sobre la fe-

cha de posesión

Formato de documentos presentados para la vinculación

Certificado médico de ingreso

Declaración juramentada sobre existencia o no de procesos

pendientes de carácter alimentario

Declaración juramentada de la identificación de los bienes

y rentas

Certificado de hemoclasificación





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 10 de: 26


Formularios de afiliación a seguridad social

Evaluación del periodo de prueba

Evaluación del desempeño

Actos Administrativos que señalen situaciones administrati-

vas del funcionario: suspensión, insubsistencia, destitución

Comunicaciones de vacaciones, licencias, comisiones,

ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias

temporales, inscripción en carrera, entre otros.

Acuerdos sobre reconocimientos

Copia de diligencias de posesión en otros cargos

administrativos

Copia del contrato de la comisón de estudios

Pagaré de respaldo a la comisión de estudios

Modificaciones al contrato y/o pagaré

Carta de reintegro de la comisión

Hoja resumen de la producción intelectual (formulario de

control)

Carta del Comité de Evaluación Administrativo sobre el

reconocimiento o negación del puntaje

Carta de confirmación de pago anual de cesantías

Copia de la carta de aceptación de la renuncia





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 11 de: 26


Resolución de aceptación de la renuncia

Resultados de exámenes de retiro emitidos por la E.P.S.

Copia de la carta de solicitud de pensión ante la AFP

Solicitud de la AFP del bono pensional o cuota parte

Resolución de reconocimiento del bono pensional

Copia del Acto Administrativo de la AFP reconociendo la

pensión

Copia de la Resolución de la pensión convencional, en el

caso de Trabajadores Oficiales

Resolución de reconocimiento de las cesantías definitivas

Copia del reporte de periodos de afiliación a pensión

Carta del funcionario declarando que no se encuentra incurso

en incompatibilidades para acceder a la pensión

Carta y soporte de sustitución en vida

Paz y salvo con la Universidad

Constancia de devengados y descuentos para efectos de las

prestaciones sociales año a año

Formato solicitud de cesantías

Documentos soportes para el pago de cesantías según el

caso

Comunicación autorizando el pago de cesantías





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 12 de: 26


H04.02 Historias Laborales Docente Planta 20 80 X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la

terminación del contrato

Acto Administrativo de nombramiento

Soportes del concurso docente

Acta de evaluación para personal docente (sueldo de

enganche)

Carta de notificación del nombramiento (carta de ofrecimiento)

Oficio de aceptación del nombramiento

Registro Civil de nacimiento


Fotocopia de pasaporte (para Extranjeros)

Visa de trabajo para la UIS (para Extranjeros)

Matrícula o permiso de trabajo (para Extranjeros)

Fotocopia de la tarjeta profesional

Formato Único de Hoja de Vida

Soportes documentales de estudios y experiencia que

acrediten los requisitos del cargo

Oficio o recibo de pago de Estampillas Pro-UIS

Acta de posesión

Copia del memorando dirigido al Director de la Escuela

sobre la fecha de posesión





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 13 de: 26


Carta de autorización de descuentos salariales por no

cumplimiento del año de servicio

Carta de autorización de gastos de representación

Formato de documentos presentados para la vinculación

Certificado médico de ingreso

Declaración juramentada sobre existencia o no de procesos

pendientes de carácter alimentario

Declaración juramentada de la identificación de bienes y

rentas

Certificado de hemoclasificación

Formularios de afiliación a seguridad social

Actos Administrativos que señalen situaciones administrati-

vas del funcionario: suspensión, insubsistencia, destitución,

comunicaciones de vacaciones, licencias, comisiones,

ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias

temporales, pago de prestaciones, entre otros.

Evaluación del periodo de prueba del docente

Evaluación del desempeño

Copia de los certificados de participación o asistencia a acti-

vidades de formación continua (seminarios, cursos,

talleres, etc.)





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 14 de: 26


Copia del contrato de la comisión de estudios

Pagaré de respaldo a la comisión de estudios

Modificaciones al contrato y/o pagaré

Carta de reintegro de la comisión

Resolución de otorgamiento de Año Sabático

Contrato y pagaré de Año Sabático

Actos Administrativos de reconocimientos

Copias de Diligencias de Posesión en otros cargos

administrativos

Resultados de la Evaluación Docente por: Director de Escue-

la, Estudiantes, Dirección de Control Interno y Evaluación

de Gestión y la Autoevaluación


control)

Carta del CIARP sobre reconocimiento o negación del puntaje

Carta de conceptos de trabajos académicos

Cartas de notificación de disfrute de vacaciones y solicitud

de acumulación de las mismas

Autorización de licencias

Comunicaciones asociadas al rendimiento laboral o

llamados de atención, inclusive actos de levantamiento





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente


(AÑOS)







OBSERVACIONES

Pág. 15 de: 26


Manifestaciones expresas del funcionario sobre

modificación salarial

Carta de confirmación de pago anual de cesantías

Carta autorizando la sustitución de pensión

Carta de aprobación de cesantías parciales

Copia de la carta de renuncia


Resolución de aceptación de la renuncia

Resultados de exámenes de retiro emitidos por la EPS

Copia de la carta de solicitud de pensión ante la AFP

Solicitud de la AFP del bono pensional o cuota parte

Resolución de reconocimiento del bono pensional

Copia del Acto Administrativo de la AFP reconociendo la

pensión

Resolución de reconocimiento de las cesantías definitivas

definitivas

Copia del reporte de periodos de afiliación a pensión

Carta del funcionario declarando que no se encuentra

incurso en incompatibilidades para acceder a la pensión

Carta y soporte de sustitución en vida

Paz y salvo con la Universidad





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 16 de: 26


Constancia de devengados y descuentos para efectos de

las prestaciones sociales año a año

Formato solicitud de cesantías

Documentos soportes para el pago de cesantías según el

caso

Comunicación autorizando el pago de cesantías

H04.03 Historias Laborales Docente Cátedra 20 80 X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la termi-

Formato Único de Hoja de Vida nación del contrato

Soportes documentales de estudios y experiencia que acre-

diten los requisitos del cargo

Certificaciones laborales


Fotocopia de pasaporte (para extranjeros)

Fotocopia de visa de trabajo para la UIS (para extranjeros)

Fotocopia de la tarjeta profesional

Copia de afiliaciones a seguridad social

Contrato laboral por semestre académico

Solicitudes y respuestas de cambio de categoría

Evaluaciones docentes

Copia de los certificados de participación o asistencia a





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente


(AÑOS)







OBSERVACIONES

Pág. 17 de: 26


actividades de formación continua (diplomados, seminarios,

cursos, talleres, etc.)


control)

Carta del CIARP sobre reconocimiento o negación de puntaje

Comunicaciones asociadas al rendimiento laboral o

llamados de atención, inclusive actos de levantamiento

Copia de la carta de renuncia


H08 Historia Ocupacional 5 15 X X Pasados 15 años en el archivo central se microfilma y

Certificado de aptitud laboral se elimina el soporte papel

Formato único de reporte de accidentes de trabajo

y enfermedad profesional

Mediciones ambientales y otros

Mediciones generales de afectación al trabajador

Recomendaciones medicas en casos clínicos

Conceptos de la ARP y juntas de calificación de invalidez

Actas y planes de intervención

Análisis de puestos de trabajo

Comunicaciones y reportes





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 18 de: 26


I01 INFORMES

I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 X Se elimina porque la información queda reflejada en

Solicitud

Respuesta

I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado

de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se

contará a partir de la fecha de finalización de la OPS,

el Convenio o el Contrato

N01 NOMINAS

N01.03 Nomina Profesores Cátedra 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y

Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papel


Listado Maestra

Listado de reporte de tiempos trabajados

Liquidación





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente


(AÑOS)







OBSERVACIONES

Pág. 19 de: 26


N01.05 Nomina Jubilados 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y

Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papel


Listado Maestra

Listado de aportes a Seguridad Social

N01.07 Nomina General 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y

se elimina el soporte papel

Listados de tiras de pagos y resumen


Listado Maestra

Listado de Aportes a Seguridad Social

N02 NOVEDADES DE NOMINA 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y

se elimina el soporte papel

Copia de Actos Administrativos (nombramientos,

renuncias y comisiones)

Autorización de descuentos

Formato de horas extras

Informe de incapacidades

Certificados para modificación de retención en la fuente





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 20 de: 26


N04 NOVEDADES CONTRATACIÓN EXTERNA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Reporte

P03 PLANES

P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección

de Control Interno y Evaluación de Gestión

P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección

de Control Interno y Evaluación de Gestión

P09 PROGRAMAS

P09.20 Programa de Inspecciones 2 4 X X Porque pierde valor administrativo

Listas de chequeo

Comunicaciones

Informes

P09.25 Programa de Formación 5 5 X X

Plan de formación

Resumen de asistencia





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente


(AÑOS)







OBSERVACIONES

Pág. 21 de: 26


Eficiencia de la formación

Informe del plan de formación

P09.29 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Tra- 2 4 X X

bajo

Registro de asistencia

Informe de Práctica

Actas

Comunicaciones

P09.30 Programa de Vigilancia Epidemiologica de Salud 2 4 X X

Mental

Plan de actividades


Consentimiento informado

Comunicaciones

Informe

P09.31 Programa de Prevención y Protección Contra Caídas 2 4 X X

en Alturas





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente




(AÑOS)





OBSERVACIONES

Pág. 22 de: 26


Plan de actividades


Comunicaciones

Inspección de seguridad

Formatos de permiso

Informe

P09.32 Programa para la Prevención y Atención de Emergen- 2 4 X X

cias

Plan de Actividades


Inspecciones de Botiquines, Extintores y Camillas

Mantenimiento y recarga de extintores

Revisiones gabinete contra incendio

Revisión red hidraúlica contra incendio (Hidrantes)

Brigadas de emergencia

Comunicaciones

Informes

P09.33 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la Pre- 2 4 X X

vención y Control de enfermedades Asociados al Ri-





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 23 de: 26


esgo Químico

Plan de actividades


Comunicaciones

Informes

P09.34 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la 2 4 X X

Prevención de Riesgo Biológico

Plan de Actividades


Registro de vacunación

Comunicaciones

Informes


vensión y Control de Riesgo Biomecánico en Entornos

Laborales

Plan de Intervención


Consentimiento informado

Comunicaciones





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 24 de: 26


Informe


vensión y Control de Alteraciones Auditivas Asociadas

al Ruido Laboral

Plan de Actividades


Comunicaciones

Informe


vensión y Control de Alteraciones en la Voz

Plan de Actividades


Comunicaciones

Informe

P09.38 Programa Entrega y Uso de Elementos de Protección 2 4 X X

Personal


Verificación de uso de EPP





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 25 de: 26


Verificación de uso de EPP

Comunicaciones

Informe

P11.08 Proyecto Bienestar y Mejoramiento de la Calidad de 3 1 X X

Vida

Muevete UIS

Acondicionamiento Físico

Celebraciones Especiales

Empleado Administrativo

Integración Docente

Acompañamiento a Funcionarios

Etapa Pensional a Plenitud

Gracias por sus servicios

P11.09 Proyecto de Mejoramiento de Clima Organizacional 3 1 X X

Aplicación del Instrumento

Ejecución de Planes de Intervención

Conferencias Magistrales

Formatos de Asistencia

Evaluaciones de Reacción





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









Pág. 26 de: 26


P11.10 Proyecto Mecanismos para la Resolución Pacifica de 10 1 X X

Conflictos

Promoción de los Mecanismos

Atención de Casos (Comunicaciones-Formatos-Actas)

Plan de Formación de Mediadores

Informe Anual de Resolución Pacifica

P11.11 Proyecto de Valores Institucionales 3 1 X X

Estrategia Publicitaria

Informe Anual de la Promoción del Valor

S05 SOLICITUDES DE ASOCIACIONES 4 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Solicitud

Autorización





D = Digitalización

M = Microfilmación


P = Permanente









universidad industrial de santander tabla de … · certificado de defunción ... psicotécnica,...

Documents