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INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIAL EMPRESA: SUPERTIENDAS CAÑAVERAL

1

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIAL

EMPRESA: SUPERTIENDAS CAÑAVERAL

JORGE LUIS MONTOYA GARCIA

Santiago de Cali, 2014


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UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PROGRAMA DE NEGOCIOS

INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIAL

EMPRESA: SUPERTIENDAS CAÑAVERAL

Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al título de PROFESIONAL EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

Jorge Luis Montoya García

Tutor: MBA. Alvaro Velasco B.

Santiago de Cali, 2014


3

Nota de Aceptación Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA. Jurado Jurado

Santiago de Cali, mayo de 2014

iii


4

AGRADECIMIENTOS

Le agradezco a Dios por haberme acompañado y guiarme a lo largo de mi

carrera, por ser mi fortaleza en los momentos de debilidad y por brindarme una

vida llena de aprendizajes, experiencias y sobre todo la fortaleza.

Le doy gracias a mis padres Luis E Montoya y Liliana García que son las

personas que más amo por apoyarme en todo momento incondicionalmente.

A mis hermanos por ser una parte muy importante de mi vida.

A María Del Mar por haberme apoyado en las buenas y en las malas,

sobre todo por su paciencia y amor incondicional.

iv


5

TABLA DE CONTENIDO

pág.

INTRODUCCION 9

CAPITULO I

DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DE ANÁLISIS 10

1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA 10

1.2 MISIÓN 13

1.3 VISIÓN 13

1.4 OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 13

1.5 ESTRATEGIAS 14

1.6 ASPECTOS DIFERENCIADORES 16

1.7 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN INTERNA 17

1.8 ANÁLISIS INTERNO Y EXTERNO DE LA EMPRESA 19

1.9 ANÁLISIS DEL ENTORNO COMPETITIVO 21

CAPITULO II

DESCRIPCIÓN DE LA LABOR DESEMPEÑADA COMO ESTUDIANTE EN

PRÁCTICA 24

CAPITULO III

RESULTADOS DE LA LABOR DESEMPEÑADA 27

3.1 ACTIVIDADES DE MEJORAMIENTO IMPLEMENTADAS QUE

AGREGUEN VALOR A LA EMPRESA 27

3.2 EFECTOS Y RESULTADOS OBTENIDOS 31

3.3 BASE TEÓRICA 32

v


6

CAPÍTULO IV

ANÁLISIS COMPARATIVO: SITUACIÓN INICIAL FRENTE A LA

SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL

PLAN DE MEJORA: ANÁLISIS DE RESULTADOS COMPARATIVOS Y

CUANTITATIVOS 35

CONCLUSIONES 36

RECOMENDACIONES 38

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 39

ANEXOS 40

vi


7

LISTA DE CUADROS

pág.

Cuadro 1. Días de precios especiales en Supertiendas Cañaveral 15

Cuadro 2. Sucursales en Supertiendas Cañaveral 17

Cuadro 3. Empleados de Supertiendas Cañaveral 18

Cuadro 4. Análisis DOFA de Supertiendas Cañaveral 20

Cuadro 5. Competencia de Cañaveral 23

Cuadro 6. Seguimiento de tiempos proveedores 29

Cuadro 7. Resultados finales 31

Cuadro 8. Esquema de eficiencia antes –ahora 35

vii


8

LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 1. Esquema de la estructura organizacional de Supertiendas 18

Cañaveral

Figura 2. Cronograma de actividades 26

viii


9

INTRODUCCION

Este trabajo de grado corresponde a la práctica laboral realizada en la

empresa Supertiendas Cañaveral, en la cual el estudiante Jorge Luis Montoya

García fue contratado para desempeñar sus labores en el área de compras y

atención a proveedores.

De acuerdo al análisis previo que se hizo en la organización y al

diagnóstico DOFA que surgió como una iniciativa del estudiante, se acordó con

los directivos de la empresa desarrollar labores correspondientes a organizar y

coordinar los tiempos y los movimientos de todo el proceso logístico incluido en

la relación entre compradores y proveedores.

La razón que conduce a esta intervención, identificado el problema radica

en que se debe implementar una serie de medidas para que dicha relación

mejore, sea eficiente y por lo tanto, genere beneficios mutuos. Así,

Supertiendas Cañaveral logrará mantener buenas relaciones con sus

proveedores, y sostenerse en el ambiente competitivo en el cual se desarrolla.

Este trabajo se realiza a través de la observación de la situación, la

implementación de la herramienta del análisis DOFA, la medición de tiempos y

de la organización de las actividades correspondientes al cargo desarrollado.

Se espera que los resultados de esta investigación representen un

beneficio para la empresa y colmen las expectativas que los directivos tienen

con el estudiante en práctica.


10

CAPITULO I

DESCRIPCION DE LA UNIDAD DE ANALISIS

1.1 RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA

Supertiendas Cañaveral es un almacén de gran superficie ubicado en el

Valle del Cauca. Actualmente tiene por objeto social la venta de diferentes tipos

de artículos para el hogar en los sectores de alimentos, cuidado personal e

higiene, electrodomésticos, entre otros.

Supertiendas Cañaveral nace con la idea de crear empresa por parte del

señor Fernando de Jesús Gómez Giraldo en el año 1983 cuando decidió

comenzar con una tienda en la ciudad de Santiago de Cali, ubicada en la

galería de Santa Elena. Durante algún tiempo desempeño diversos cargos y

adquirió conocimientos en el campo relacionado con la comercialización de

productos. Después de un tiempo, el señor Gómez comienza una sociedad y

compra una bodega en la que con mucho esfuerzo y dedicación fue creciendo,

cabe aclarar que en ese momento aún se encontraba laborando en el negocio

de la galería de Santa Elena.

Cuando ya tenían un buen capítulo, Fernando Gómez y Emilio Herrera su

socio, decidieron poner todos sus esfuerzos en su nuevo negocio creando un

mini supermercado en el cual debían cumplir con todos los cargos para su

funcionamiento, tales como: atender al público, surtir el almacén, hacer las

veces de cajeros en fin, múltiples tareas para de esta manera sacara su


11

negocio adelante. Tiempo más tarde, el deciden vender su parte de negocio y

así emprender un nuevo proyecto.

Después de continuos y arduos esfuerzos comienza con la idea de

negocio a la que llamó Continental. Estos almacenes tuvieron una gran acogida

en la ciudad de Cali hasta convertirlos en una cadena de almacenes. Más

adelante, establece alianza con la familia Char vende esta cadena de

almacenes.

Con la venta de estos almacenes y con el capital adquirido, surge una

nueva idea de negocio: crear una nueva cadena de almacenes, pero esta vez

expandió su mercado en las ciudades de Palmira y Cartago. A esta nueva

cadena de supermercados la llamo ´´La Galería y Cia S.A.´´. Consolidando así

su empresa en 10 puntos de venta: Guadalupe, Villa Colombia, Salomia, La

Quinta, Porvenir, Versalles, Cartago, Cañaveral y La 26.Aunque estos

almacenes eran muy rentables para él, decide hacer negocio con ellos y para

sorpresa de muchos, lo hizo nuevamente con Olímpica, iniciando con la venta

del punto Versalles en la ciudad de Palmira en diciembre de 2006.

Hacia el año 2008, decide vender el resto de la cadena de almacenes a

Supertiendas Olímpica1, tal como había ocurrido con el punto Versalles, a

excepción de las tiendas mayoristas, las cuales aún conserva.

Para continuar con su figura de negociante y con sus almacenes, se

procede a realizar una sustitución patronal a sus trabajadores dejando a lado el

1Supertiendas Olímpica es la más grande y conocida cadena de almacenes provenientes de la Costa

Atlántica, que se ha posicionado en el Valle del Cauca.


12

nombre comercial La Galería y así dar inicio al naciente y actual: Supertiendas

Cañaveral S.A..

Esta sustitución patronal se llevó a cabo después de la primera venta del

punto Palmira- Versalles, porque después de esta, el nombre comercial ´´La

Galeria´´ había pasado a perteneces a Supertiendas Olímpica.

Cabe aclarar que con la venta de la cadena de almacenes, Fernando

Gómez toma la decisión de conservar como propósito la estructura de los

centros comercial de Villa Colombia, Cartago, Guadalupe, cediendo únicamente

el local comercial del autoservicio a Olímpica.

En noviembre de 2012, se lleva a cabo la apertura de un nuevo punto en la

ciudad de Buga. Actualmente, cuenta con cuatro centros comerciales llamados

Santiago Plaza, ubicados en Cartago, Santiago de mayorista, en Cali en barrio

porvenir, Palmira en las Delicias y otros ubicados en barrios de la ciudad de

Buga.

Actualmente en la ciudad de Tuluá se abrieron las puertas de un nuevo

Supertiendas Cañaveral.

No obstante que dentro de las responsabilidades del cargo, la actuación

del estudiante en práctica no se limitó y promovió la mejora de la misión y la

construcción de la visión, con ello se establecerían principios organizacionales.

A continuación se presenta la Misión, Visión y objetivos organizacionales, así

como las estrategias para alcanzarlos.


13

1.2 MISIÓN 2

Somos una empresa creada para brindar a los vallecaucanos diversos

productos al por mayor y al detal, de consumo masivo, con excelente calidad a

precios favorables, ofreciendo, además, lo mejor de nuestro talento humano a la

comunidad. Así mismo, es un lugar para la diversión, aprendizaje y

entretenimiento satisfaciendo necesidades de compra en un lugar seguro para

compartir en familia.

1.3 VISIÓN3

En el año 2017 Supertiendas Cañaveral será una empresa reconocida a

nivel nacional por ser líder en la comercialización de productos de consumo

masivo de óptima calidad a través de nuestros almacenes y puntos abiertos al

público, orientados a satisfacer las necesidades de la comunidad,

fortaleciéndonos como surtidores mayorista, siempre ofreciendo el mejor

servicio, los mejores precios y la mejor calidad en nuestros productos.

1.4 OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Ser catalogado como la primera opción de compra de los vallecaucanos

en cuanto supermercados, que brinda un alto nivel de desarrollo económico,

cultural y social a la comunidad.

2 Información suministrada por los directivos de Supertiendas Cañaveral

3Fuente: Elaboración propia


14

Ser reconocidos en el mercado como una empresa competente en

cuanto al servicio y calidad de productos ofrecidos, con un grupo de trabajo

idóneo, competitivo en servicio, calidad y satisfacción en las necesidades de los

clientes, teniendo disponible aquellos productos que genera el mercado mundial

para poder suplir la demanda.

1.5 ESTRATEGIAS EMPRESARIALES

En reuniones sostenidas con los directivos, y en aras de alcanzar los

objetivos organizacionales, se establecieron como estrategias las siguientes

acciones

Capacitación continua al personal sobre Servicio y Atención al Cliente

para que este último se encuentre con un ambiente lleno de amabilidad,

cordialidad y respeto por parte de nuestros colaboradores.

Estrategias de ventas que permiten contar con una gran afluencia de

clientes aprovechando los precios bajos y accequibles que les brinda el

supermercado.

Realización de eventos a lo largo de la semana que permiten acabar con

los stocks de productos que se encuentran en el inventario.


15

Cuadro 1. Días de precios especiales en Supertiendas Cañaveral

DÍA EVENTO PROMOCIONAL

Lunes Precios de locura

Martes Día del tendero

Miércoles Rebajas en fruver4

Jueves Rebajas en carnes y pescados

Viernes Día del aguardiente

Fuente: Elaboración propia con daros de Supertiendas Cañaveral.

Direccionamiento de los esfuerzos primordialmente a la atención de los

tenderos del municipio, permitiéndoles tener productos de excelente calidad,

con un costo bajo y con buen margen de ganancia para ellos.

Posicionamiento de la marca Doña Lupe como marca propia con

productos de la canasta familiar con un costo inferior al de las otras marcas.

Cobertura de barrios y sectores del municipio que son considerados de

estrato bajo a los que otros supermercados no le apuestan por razones de

seguridad, lo cual se convierte en una oportunidad para atender dicho mercado

desatendido.

4 El término se refiere a la venta de frutas y verduras.


16

1.6 ASPECTOS DIFERENCIADORES DE LA EMPRESA

La empresa ha logrado posicionamiento y diferenciación gracias a varias

acciones encaminadas a beneficiar los intereses del cliente, entre ellas se

destacan:

Supertiendas Cañaveral se preocupa por atender un segmento del

mercado que la competencia ha descuidado y es el segmento de los

“Tenderos”.

Supertiendas Cañaveral, en su calidad de central mayorista, ofrece gran

variedad de productos y marcas, los cuales vende al por mayor, con un precio

muy accequible, para que los tenderos puedan surtir sus negocios.

Supertiendas Cañaveral suministra algunos productos marca propia5 con

los cuales aumenta la variedad, sin disminuir la calidad, por ejemplo, Doña Lupe

es una de las marcas más representativas de la marca propia de Supertiendas

Cañaveral.

La empresa quiere favorecer la economía de sus clientes ofreciendo los

mejores precios con la mejor calidad en sus productos, tanto en la venta al detal

como a los mayoristas, y así beneficiar a todos los clientes (desde mayoristas,

tenderos, hasta consumidores finales).

Otro factor diferenciador, y según lo anotado con anterioridad, la

empresa realiza actividades y eventos encaminados a fidelizar al cliente; los

5 Las marcas propias son conocidas también como marcas del distribuidor, y corresponden a las líneas de

productos con denominación asignada por el canal de comercialización.


17

que más se destacan son los “Precios de Locura” y los bonos de cumpleaños,

por lo cual, permanentemente actualiza su base de datos.

1.7 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN INTERNA

Supertiendas Cañaveral, como se menciona anteriormente, es una

empresa que está constituida por los miembros de la familia Gómez Giraldo, por

lo tanto los cargos de gerencia y de jefatura de los diferentes departamentos

están cubiertos por ellos.

Actualmente tiene seis (6) sucursales, ubicadas en diversos municipios del

departamento del Valle:

Cuadro 2. Sucursales en Supertiendas Cañaveral

Sucursales Ciudades

1 .Cañaveral Palmitex Palmira

2. Cañaveral Centro Palmira

3.Cañaveral Buga

4.Cañaveral Tuluá

5.Cañaveral Mayorista Cali

6.Cañaveral Santa Elena Cali

Fuente: Elaboración propia con datos de Supertiendas Cañaveral


18

Cuadro 3. Empleados de Supertiendas Cañaveral

Directos Indirectos

479 122

Fuente: Información suministrada por Supertiendas Cañaveral

A continuación se detallan los cargos que componen la estructura de la

empresa, haciendo énfasis en la sucursal de Palmira que fue en la que se

realizaron las labores.

Figura 1. Esquema de la estructura organizacional de Supertiendas

Cañaveral

Fuente: Elaboración propia con datos de Supertiendas Cañaveral


19

1.8 ANALISIS INTERNO Y EXTERNO DE LA EMPRESA (DOFA)

Una de las primeras tareas correspondientes al cargo asignado, fue el

abordar una situación que generaba problemas en el área administrativa,

especialmente en lo relacionado a la función del administrador. Por lo tanto se

realizó el análisis DOFA, el cual indica las debilidades, fortalezas,

oportunidades y amenazas que tiene el área administrativa de Supertiendas

Cañaveral, lo que permite destacar cuales son los temas que se deben

profundizar y prestar más atención para obtener mejores resultados en la

gestión de la empresa. (Ver Cuadro 4)


20

Cuadro 4. Análisis DOFA de Supertiendas Cañaveral

Administración General del Supertiendas

Cañaveral

DEBILIDADES

-Los administradores no cuentan con una formación académica/profesional. -Existen falencias en la organización de los eventos semanales programados por el supermercado, pues no cuentan con la cantidad de personal requerido para cubrir la atención de los clientes. -No se están cumpliendo con las metas de ventas establecidas.

FORTALEZAS

-Los administradores han adquirido la experiencia pues han escalado dentro de la organización, lo que permite que conozcan ampliamente los requerimientos y las exigencias de todos los cargos. -Llevan un control diario de las ventas del supermercado que les permiten hacer comparaciones y mediciones en cuanto al cumplimiento de las metas de ventas. -Los administradores cuentan con la experiencia para promover la rotación de los productos que están estancados. -Son líderes/mediadores para resolver los conflictos que se presentan en la empresa.

OPORTUNIDADES

-Cursos administrativos del SENA. -Cursos administrativos virtuales. -Charlas y capacitaciones.

DO -Aprovechar los cursos gratuitos dictados por el SENA, cursos virtuales y charlas con enfoques administrativos, para contribuir con la formación académica y técnica o profesional de los administradores.

FO -Mezclar la experiencia y la capacitación para que el administrador pueda considerarse más competitivo, y por lo tanto genere estrategias para que la empresa obtenga mejores resultados.

AMENAZAS

-La competencia tiene ventaja por tener al personal capacitado. -Aumento en las ventas de la competencia.

DA -Capacitar a los administradores y actualizarlos continuamente para que estén al tanto de los cambios que se generan en el mercado y por lo tanto puedan generar estrategias adecuadas para lograr atraer nueva clientela y fidelizar la clientela actual.

FA -Aprovechar la experiencia empírica de los administradores, adquirida gracias a su paso por los diferentes puestos y cargos de la empresa para detectar las falencias que la empresa posee, para trabajar en ellas y de esta manera estar al tanto de los movimientos de la competencia para poder actuar de forma adecuada y oportuna, impidiendo la pérdida de clientes y la disminución en las ventas.

Fuente: Elaboración propia.


21

1.9 ANALISIS DEL ENTORNO COMPETITIVO

Para efectos de comparar el competidor más cercano, se tomará como

referente a Súper Inter, ya que es una empresa de la región, con presencia en

los municipios del Valle del Cauca, y productos y algunos segmentos de

mercado similares a los de Supertiendas Cañaveral. Vale anotar que Súper

Inter no atiende tenderos mayoristas, lo cual ha sido determinante para la

sostenibilidad de Supertiendas Cañaveral.

Además es importante mencionar que Súper Inter es un supermercado

fundado por unos familiares del señor Fernando Gómez (fundador y propietario

de Supertiendas Cañaveral).

De acuerdo a los directivos, Supertiendas Cañaveral, frente a otros

competidores como Súper Inter, carece de una buena gestión del departamento

de mercadeo. Dichas falencias se ven reflejadas en el poco reconocimiento que

tiene la comunidad/público del supermercado. Lo anterior pone en desventaja a

la empresa frente a la competencia, pues por falta de estrategias de mercadeo

y publicidad que promocionen las actividades y productos que esta ofrece, la

competencia aprovecha para atacar por medios masivos a los clientes,

informándolos sobre sus promociones, lo que permite que Súper Inter atraiga

más clientes y aumente sus ventas.

Otro de los factores que pone en desventaja a Supertiendas Cañaveral

frente a sus competidores es la falta de capacitación del personal de servicio al

cliente, pues aunque dentro del supermercado los clientes experimentan un

ambiente de familiaridad, en algunas ocasiones dicha confianza entre cliente-


22

trabajador sobrepasa los límites de respeto establecidos y se escuchan frases o

adjetivos no apropiados para el trato con el cliente.

Dentro de las ventajas de Supertiendas Cañaveral frente a sus

competidores, en este caso se habla de Súper Inter, es que la empresa

funciona como central mayorista, lo que le permite cubrir un segmento de

mercado llamado “Tenderos”, gracias a la variedad de las marcas que maneja y

a la cantidad de productos que vende al por mayor.

Esta estrategia le ha permitido a Supertiendas Cañaveral mantenerse a lo

largo del tiempo, además de cubrir sectores de la ciudad que son considerados

de Zona Roja o peligrosa y por lo cual, muchos de los competidores no le

apuestan.

A continuación se anotan los aspectos más relevantes de la competencia,

incluidos tres supermercados ubicados en la ciudad. (Ver Cuadro 5)


23

Cuadro 5. Competencia de Cañaveral

Competencia Análisis

Súper Inter - Manejo de precios bajos.

- Siempre están pendientes de los movimientos de la

competencia.

- Buena calidad de sus productos.

- Estrategias de publicidad que les permiten atraer

nuevos clientes.

- No atienden el segmento de los “tenderos”.

- Falencias en la atención al cliente.

- Cubrimiento masivo del mercado con sus puntos de

venta.

Olímpica - Cubrimiento nacional. Tienen varias sucursales en la

ciudad de Palmira.

- Grandes esfuerzos invertidos en publicidad.

- No atiende el segmento de los tenderos¨

- Precios estándares, no le apuesta a la economía.

- Sufre de mala reputación por la demora en los

pagos a los proveedores.

- Es una empresa con reconocimiento a nivel nacional

Almacenes Éxito - Es una empresa con reconocimiento a nivel nacional

- Sus precios no son los más económicos.

- Variedad de marcas y productos.

- Están al pendiente de los precios de su competencia

Almacenes La 14

S.A.

- Manejo de precios desde el más alto al más bajo.

- Excelente atención al cliente.

- Goza de la fidelidad de los clientes porque cumple

con su lema: “el mejor surtido a los mejores precios”



24

CAPITULO II

DESCRIPCION DE LA LABOR DESEMPEÑADA COMO ESTUDIANTE

EN PRÁCTICA

La labor desempeñada por el practicante Jorge Luis Montoya García en

Supertiendas Cañaveral se dividió en dos etapas:

La primera consistió en las labores propias del cargo: Asistente de

compras

La segunda fue un aporte ajeno a las responsabilidades y que surgió de

charlas con los directivos: Revisión y ajuste de misión, visón, objetivos y

estrategias de la empresa.

1- Relacionadas directamente con el cargo: consistió en encargarse de la

logística de compras, es decir, manejo tanto de compradores como de

proveedores.

El señor Álvaro Gómez, gerente de la empresa, decidió crear este cargo

debido a la necesidad de reducir los tiempos invertidos en la codificación y

compra de productos ya que las quejas por parte de los proveedores e

igualmente de los compradores eran constantes, pues la desorganización y las

demoras en dichos procesos generaban retrasos a la hora de atender otros

proveedores y generar nuevos pedidos. Además, la empresa se estaba viendo

perjudicada debido a los tiempos perdidos innecesariamente por falta de un

buen plan de logística.

Por lo tanto, el aporte y las actividades realizadas para suplir esta

necesidad, que estaba provocando retrasos que se reflejaban en pérdidas


25

económicas y comerciales (debido a los retrasos en los pedidos, el

supermercado sufría de desabastecimiento), se describen a continuación:

- Observación y análisis de la situación durante el primer mes. La idea era

identificar cuáles eran los errores que se estaban cometiendo y con eso tener

el conocimiento para actuar debidamente a los problemas que se estaban

viviendo en cañaveral

- Medición de tiempos de atención de compradores a proveedores. (Previo

al plan de acción) con la medición de los tiempos se quería llegar para saber

cuáles eran los tiempos muertos y en los cuales se podían aprovechar para la

atención fuera más ágil.

- Presentación y posterior aprobación de propuesta por parte de la

gerencia. Se presentó todos los datos y análisis, con eso se dio a conocer la

estrategia para que se mejorara la atención de los proveedores.

- Repartición equitativa de los proveedores entre los compradores,

teniendo en cuenta las fortalezas y habilidades comerciales de cada comprador

y ser equitativos con los demás proveedores aunque unos tengan más

experiencia no se le podía asignar la mayoría de los proveedores.

- Reunión con los proveedores para constatar el día y la hora en el cual se

le pudiera brindar la atención requerida de acuerdo con su disponibilidad y se

comunica los avances que se están haciendo para darles una mejor atención.

- Puesta en marcha del plan de acción.

- Medición de tiempos de atención de compradores a proveedores.

Después de 3 semanas de observación posteriores a la puesta en marcha

del plan de acción, en el cual se observó el comportamiento de los compradores


26

y proveedores, se tomaron los datos de tiempo y se convocó a una nueva

reunión para mirar los resultados obtenidos hasta el momento.

En dicha reunión se les propusieron ciertas técnicas de negociación a los

compradores que además de ser efectivas, lograrían disminuir los tiempos

perdidos a la hora de atender a los proveedores.

- Finalmente, en conjunto con compradores y proveedores, se logró el

objetivo de optimizar los tiempos, llevando un control semanal que permitiera

guiar a los compradores sobre hacer más efectivos sus tiempos sin dejar de

lado que cada proveedor tiene un trato especial pero diferente debido a la

cantidad de productos ofrecidos, descuentos y eventos propuestos, etc.

Figura 2. Cronograma de actividades



27

CAPITULO III

RESULTADOS DE LA LABOR DESEMPEÑADA

1.1 ACTIVIDADES DE MEJORAMIENTO IMPLEMENTADAS QUE

AGREGUEN VALOR A LA EMPRESA

La gestión que se realizó en Almacenes Cañaveral consistió en la

asignación de cierta cantidad de proveedores a cada uno de los compradores.

Dicha actividad ha permitido calcular el tiempo promedio en el que se demora

cada comprador con el proceso de digitar los sugeridos hasta la impresión de la

orden de compra, que es cuando se termina la negociación.

Con la propuesta de este procedimiento se logró controlar los tiempos

dedicados a los proveedores, “tiempo de calidad” en el cual se dio paso a un

tiempo de atención adecuada, los tiempos de espera se minimizaron y se evitó

la acumulación de ellos (los proveedores) en la sala de espera. Además de

generar un orden y un horario en este espacio dedicado a realizar buenas

negociaciones.

Lo que se quería lograr consistía en que el comprador aprovechara el

tiempo al máximo y que el proveedor obtuviera una atención de calidad.

A continuación, se adjunta un formato con los horarios asignados a cada

comprador-proveedor, el cual sirve como guía para llevar y controlar el tiempo

dedicado al turno correspondiente a cada proveedor y de esta manera lograr

eficiencia y efectividad en dichos espacios.


28

Los tiempos asignados, se han estimado de acuerdo a una observación y

un seguimiento que se ha venido realizando, las cuales arrojaron tiempos

promedios para cada cita- proveedor en particular.

Se realizó la mejora de la Misión, se mejoró por falta de profundización, la

Visión se estructuro totalmente y los objetivos se ampliaron.

El siguiente cuadro evidencia la medición del tiempo invertido en la

atención de diferentes proveedores previo y posterior a la puesta en marcha del

plan de acción. En él, se puede identificar claramente la disminución

significativa que se produjo en dichos horarios, lo que representa un cambio con

resultado positivo para la empresa.

Para la medición del tiempo de atención a cada proveedores tuvo en

cuenta que cada uno de ellos representa diferencias tanto en los productos

ofrecidos y codificados, como en la cantidad incluida en los pedidos y la

frecuencia con la que se realizan los mismos. Por lo tanto, se consideró que

algunos de ellos tomaran mayor tiempo de atención que otros.


29

Cuadro 6. Seguimiento de tiempos proveedores

PROVEEDORES

TIEMPO ANTERIOR

DE ATENCION

TIEMPO DE

LLEGADA

TIEMPO DE SALIDA

TIEMPO AHORA

DE ATENCION

HORARIO PROPUESTA

Colombina 3 horas 11:00 12:15 1:15 HORA 8:00-9:15

Gaseosas Posada Tobón

4 horas 8:40 9:45 1:05 9:15-10:20

Distribuidora Tropicali

6 horas 12:10 12:50 45 MINUTOS 10:20-11:15

Papeles Nacionales

6 horas 3:05 3:45 40 MINUTOS 11:15-12:00

Arboleda Jaramillo

7 horas 3:45 4:15 30 MINUTOS 12:00-12:30

Distribuidora Maca

5 horas 12:35 12:50 15 MINUTOS 12:30-12:45

El Autentico (Creaciones EL Hogar)

4 horas 12:50 1:00 10 MINUTOS 12:45-12:55

Almuerzo 1:00-2:00

Compañía Nacional De Levadura(15)

5 horas 9:50 10:45 50 MINUTOS 2:00-2:50

Distriya LTDA 6 horas 2:00 2:50 50 MINUTOS 2:50-3:40

Beisbol 7 horas 5:00 5:40 40 MINUTOS 3:40-4:20

Productos Alimenticios Liberty

4 horas 10:45 11:00 15 MINUTOS 4:20-4:35

1H Ambiente Saludable(15)

3 horas 4:45 4:55 10 MINUTOS 4:35-4:45

Harinas TULUA (15)

3 horas 2:15 2:30 10 MINUTOS 4:45-4:55

Vélez García José Omar(15)

4 horas 10 MINUTOS 4:55-5:05

Fuente: Información propia.


30

Otras actividades realizadas que generaron mejoramiento.

Después del sexto mes, la gerencia comercial tomo la decisión de

promover de puesto a Jorge Luis Montoya García, para pasarlo al cargo de

Asistente de Inventarios.

La principal función de este puesto consiste en el conteo diario de todas

las líneas de productos manejadas por el supermercado, con el fin de hacer un

análisis que evidencie la rotación de los productos, las pérdidas y las

inconsistencias. Pasando los 6 meses el gerente Álvaro Gómez decidió darme

la oportunidad de subirme de puesto de Inventarios el cual se trata de hacer un

conteo diario de líneas de productos los cuales se les da un análisis con

argumentos el cual nos muestra por qué pueden haber perdidas, los cuales

pueden ser por hurto o malos ingresos a las bodegas y esto es para controlar

las pérdidas de la empresa y por decirlo cuidar el capital de la empresa.

En el transcurso del seguimiento de las mediciones de los tiempos, se

notó que los listados en los cuales se hacen los pedidos tenían saturación de

productos, es decir, incluían productos que ya no estaban en producción o su

codificación había caducado y con esto se vio la necesidad de depurarlos para

lograr mayor eficiencia a la hora de atender a los proveedores, evitando invertir

tiempo en productos que ya no se encuentran en línea de pedidos.


31

3.2 EFECTOS Y RESULTADOS OBTENIDOS

Cuadro 7. Resultados finales

Efectos Resultados Los proveedores satisfechos de tener a

Supertiendas Cañaveral como cliente, pues se

les está brindando una atención de calidad.

Puntualidad por parte del proveedor a la hora

de entregar los pedidos acordados con el

comprador.

La sala de espera ya no se encuentra

saturada de personas, por lo cual se ofrece un

ambiente de comodidad a los proveedores y

los tiempos de espera ya no son tan largos.

Se lograron muy buenas negociaciones sobre

los productos ya que ahora hay un mejor

manejo del tiempo y se pueden tratar más

temas de manera organizada.

Se siente un ambiente de tranquilidad a la

hora de las negociaciones entre comprador y

proveedor ya que no existen retrasos ni

atenciones “a la carrera”. Puntualidad y buen

manejo de los tiempos.

Abastecimiento total y oportuno de los

supermercados gracias a los acuerdos

logrados con los proveedores.

Puntualidad en la entrega de los pedidos. Orden en la bodega a la hora de recibir los

pedidos, pues ya no se cruzan los horarios de

recibo de un proveedor con otro.

Fuente: Información propia.

Estos efectos y resultados se evidenciaron en los comentarios obtenidos

por parte de la gerencia al notar que los departamentos implicados en este

proceso empezaron a funcionar de manera adecuada y las quejas por parte de

los proveedores disminuyeron.

También, los comentarios de los proveedores se tornaron positivos tras la

implementación de este cronograma de atención, pues se les pudo ofrecer un


32

espacio libre de tensiones por retrasos de tiempo, en el cual se logró dedicar el

tiempo adecuado para cada negociación.

El jefe de bodega también se manifestó satisfecho sobre la

implementación de esta propuesta, pues a partir de allí no hubo más retrasos

en las entregas de los pedidos y ahora se cuenta con el stock necesario de

cada producto para mantener el supermercado abastecido.

3.3 BASE TEORICA

La labor desempeñada por el practicante se centró en el análisis e

implementación de tiempos en lo relacionado con la atención y la relación

proveedores y compradores, por este motivo el marco teórico seguido fue el

que plantea dicha temática.

El estudio de tiempos y movimientos es una herramienta utilizada para

medir la eficiencia del trabajo. Es uno de los principios de la Administración

Científica de Frederick Taylor, quien se preocupó por las técnicas de

racionalización del trabajo del obrero a través de este método.

En este caso, se hablara de estudio de tiempos ya que el proceso de

compra y codificación no es un proceso de producción como el establecido en

la teoría de Taylor.

Para comenzar, es importante proponer una definición para Estudio de

Tiempos.

De acuerdo a Chiavenato (2007), el estudio de tiempos es una actividad

que implica la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para


33

realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del

trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las

demoras personales y los retrasos inevitables.

Antes de las propuestas de Taylor6, los trabajadores eran responsables de

planear y ejecutar sus labores. A ellos se les encomendaba la producción y se

les daba la libertad de realizar sus tareas de la forma que ellos creían era la

correcta.

El mismo Chiavenato (2007), de acuerdo a los estudios de Taylor

estableció que los encargados y jefes de taller saben mejor que nadie que sus

propios conocimientos y destreza personales están muy por debajo de los

conocimientos y destreza combinados de todos los hombres que están bajo su

mando. Por consiguiente, incluso los gerentes con más experiencia dejan a

cargo de sus obreros el problema de seleccionar la mejor forma y la más

económica de realizar el trabajo.

El enfoque típico de la escuela de la administración científica de Taylor se

basa en el énfasis puesto en las tareas. El nombre de esta escuela obedece al

intento de aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración

para alcanzar elevada eficiencia industrial.

Para complementar la temática, Arenas (2000), anota que el estudio de

tiempos y movimientos es una técnica en la que se destacan los elementos

improductivos de una actividad y pueden tomarse las medidas correctoras para

6Frederic Winslow Taylor es conocido como padre y fundador de la administración científica, tuvo contacto directo con

los problemas sociales y empresariales derivados de la revolución industrial.


34

mejorar el rendimiento. Se trata de obtener la combinación óptima de todas las

actividades de una empresa (Vaughn, 1988).

El análisis de tiempos y movimientos también genera una mayor eficacia y

reduce los costos administrativos. Hauwel 1982), argumenta que gracias a este

estudio, se realiza una mejor utilización del personal, se suprimen los trabajos

inútiles simplificando los modos operativos, gracias a una mejor distribución del

trabajo. Meyers (2000), complementa diciendo que este tipo de estudios sirven

a los empleados para comprender la naturaleza y el costo verdadero del

trabajo.

Fernández Ríos (1995), siguiendo a Mundel (1988) por su parte amplia el

concepto, teniendo en cuenta que el estudio de tiempos y movimientos se

realiza para las materias primas, el diseño de productos o servicios y el proceso

de trabajo. Como puede observarse, en Supertiendas Cañaveral estos tres

aspectos presentan dificultad, por lo que se trata de trabajos integrales en los

cuales participan los empleados.

Rubén Huertas García, Rosa Domínguez Galcerán (2008) afirmaron que

la medición del trabajo se relaciona con la medición de cualquier tiempo

asociado con el método y con la consecuente determinación de normas de

tiempo para ejecutar de una manera mejorada.


35

CAPITULO IV

ANALISIS COMPARATIVO: SITUACION INICIAL FRENTE A LA SITUACION

ACTUAL DE LA EMPRESA CON LA IMPLEMENTACION DEL PLAN DE

MEJORA: ANALISIS DE RESULTADOS COMPARATIVOS Y

CUANTITATIVOS

El siguiente esquema muestra el resultado obtenido luego de tratar y

corregir cada aspecto que evitaba la eficiencia en la atención al proveedor.

Cuadro 8. Esquema de eficiencia antes -ahora

Antes Ahora

-Los proveedores presentaban quejas

constantemente debido a las fallas en la atención y

cumplimento de las citas acordadas con los

compradores.

-Largos espacios entre el horario establecido para

la cita con el proveedor y la hora real de atención.

-La empresa se veía afectada en el momento de las

negociaciones dado que no se cumplía los objetivos

y la relación empresa- proveedor sufría

distorsiones.

-En el momento de la atención, tanto los

compradores como los proveedores se limitaban a

realizar solamente los pedidos de los productos,

pues no había tiempo para conversar sobre las

estrategias que debían aplicarse para promover la

rotación de los productos.

-Debido a las demoras en la entrega de los

pedidos, la empresa sufría momentos de

desabastecimiento de los productos.

-Los proveedores están conformes y no manifiestan

ninguna incomodidad.

-La atención de los proveedores es más eficaz y su

espera es mínima.

-Las negociaciones son más atractivas para la

empresa y para los proveedores ya que se da un

espacio en el que se plantean estrategias que

traerán beneficios mutuos.

-Ahora el comprador tiene tiempo para darle a

conocer al proveedor las falencias que hay en los

productos y envíos, con el fin de que se traten

oportunamente.

-Los pedidos están llegando a tiempo y la empresa

no ha presentado desabastecimiento.

Fuente:


36

CONCLUSIONES

Gracias a la gestión del estudiante en práctica, se pudo demostrar que

por medio de la logística y la medición de tiempos la empresa Supertiendas

Cañaveral pudo superar las dificultades que se presentaban en el proceso de

atención a los proveedores, la cual estaba afectando gran parte de los procesos

de la empresa.

Gracias al seguimiento riguroso que se aplicó en cada paso del proceso

de reducción de tiempos, se pudo obtener información de primera mano para

trabajar en aquellos puntos que representaban obstrucciones en dicho proceso

y de esta manera poder cumplir con el objetivo de mejorar las relaciones con el

proveedor brindándoles atención de calidad.

El resultado obtenido por la aplicación del método de medición de

tiempo pudo verse reflejada también en la sala de espera (que es el lugar en el

cual los proveedores esperaban hasta ser atendidos por los compradores),

pues ya no presenta saturación ni genera sensación de desorden en la

empresa, pues tanto los compradores como los proveedores cumplen

puntualmente con los horarios acordados.

La empresa ya no presenta episodios de desabastecimiento pues gracias

a la organización de los horarios de entrega de los pedidos y el cumplimiento

que han tenido los proveedores y las transportadoras al respecto.

Se cumplieron las expectativas de los directivos frente a la gestión del

estudiante en práctica, pues se aplicó un modelo que era desconocido para la


37

empresa y que tal vez, por falta de experiencia y conocimiento de los

administradores en el tema de logística, no se atrevían a aplicar.

Se lograron afianzar las relaciones comerciales de la empresa, pues la

organización establecida luego de la puesta en marcha del plan de acción,

confirmo la seriedad y la viabilidad de realizar negocios con Supertiendas

Cañaveral. Además se abrió un espacio en el cual tanto los compradores como

los proveedores pueden proponer estrategias que impulsen y promuevan la

rotación de los productos para que estos se pueda ver reflejado en un aumento

de las ventas.


38

RECOMENDACIONES

Es necesario tener constancia con el modelo o la propuesta aplicada para

evitar retrocesos y malas referencias en las relaciones comerciales de la

empresa.

Se recomienda mantener una comunicación continua con los proveedores,

para que la empresa pueda darse cuenta de los aspectos a los cuales se les

debe prestar mayor atención y trabajar en ellos para corregirlos con rapidez y

eficacia.

Además, se recomienda capacitar y actualizar constantemente a los

administradores para que, además de transmitir el conocimiento a sus

compañeros y demás colaboradores sobre temas de gestión empresarial, estos

puedan guiar a la empresa hacia el logro de sus objetivos enfocando los

esfuerzos de cada área hacia la misma dirección.

Es necesario que el departamento de mercadeo participe más en la

gestión de las estrategias para aumentar las ventas de la empresa haciendo

uso de las nuevas tecnologías y de las herramientas de mercadeo emergentes,

todo esto con el fin de estar a la par de los cambios del entorno competitivo de

la empresa y un paso más adelante de la competencia.


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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Arenas Reina, José Manuel. (2000). Control de tiempo y productividad. España:

Paraninfo S.A.

Chiavenato, Idalberto. (2007). Introducción general de la administración.

México: Mc Graw Hill.

Fernández Ríos, Manuel. (1995). Análisis y descripción de puesto de trabajo,

teoría método y ejercicios. España: Díaz de Santos.

Hauwel, Claude. (1982). Cálculo y reducción de tiempos en trabajos

administrativos. Distresa S.A.

Huertas García, Rubén. (2008). Decisión estratégicas para la dirección de

operaciones en empresas de servicios y turísticas. Barcelona: Universidad

de Barcelona

Meyers, Fred E. (2000). Estudios de tiempos y movimientos. México: Pearson

Vanchn, R.C. (1988). Introducción a la Ingeniería industrial. 2 ed. España:

Tervete, S.A


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ANEXOS

universidad de san buenaventura...

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