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Universidad de Quintana RooManual de Organización

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

Revisión 3 Código: M.O.

Asistente Eléctrico /Mecánico

Jefe del departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Responsable del Área de Infraestructura

Asistente “A”

Responsable del Área de Servicios Generales

Responsable del Área de Adquisiciones e

Inventarios

Asistente Electricista

Asistente Hidráulico /sanitario

Asistente de Aire Acon-dicionado

Asistente del Parque Vehicular

AsistenteChofer

Asistente de Eventos

Asistente Apoyo Docente

Analista de Adquisiciones

Analista deInventarios

Asistente “C”

Analista de Costos

Asistente “B”

Responsable del Área de Mantenimiento

I. DEFINICIÓN DEL PUESTO1.1. Nombre del

puestoJefe del departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

1.2. Subordinado a: Director de la Dirección de Administración y Finanzas

1.3. Subordinados: Personal del área de MantenimientoPersonal del área de Servicios GeneralesPersonal del área de Adquisiciones e InventariosPersonal del área de Proyectos de InfraestructuraAsistente

1.4. Relación interna con:

Director de administración

1.5. Relación externa con:

Proveedores

1.6. Nivel 2

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 34 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Licenciatura preferentemente con posgrado2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Mantenimiento de instalaciones electromecánicas, Conocimiento en Office avanzado, Seguimiento a procesos de licitación, Aplicación de leyes relacionadas a arrendamientos,

servicios y obra pública

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Coordinar actividades del departamento.

Revisa funciones y puestos. Generar y articular formas de funcionamiento del

departamento. Hacer evaluación. Coordinar actividades con directores y

responsables de área.

3.2 Específicas Proporcionar el apoyo institucional a las diferentes áreas, relativo a los servicios básicos, crecimiento y mantenimiento de la infraestructura física, administración de recursos asignados para los servicios generales, todo lo anterior realizando procesos siguiendo las normas y leyes vigentes

3.3 Diarias Autorizar servicios relacionados con la adquisición o mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles

Dar seguimiento al apoyo institucional que se presta a las áreas docentes y administrativas

Administrar el parque vehicular asignado al


departamento para las áreas docentes y administrativas.

3.4 Periódicas Tramitar el pago de servicios básicos Llevar a cabo procesos para la ejecución de trabajos

relacionados a servicios y obra Administrar lo referente a la utilización de los servicios

como son energía eléctrica, telefonía y agua potable. Coordinar y atender los requerimientos de

infraestructura física que se ejecutan y proyectar requerimientos para los próximos años.


I. DEFINICIÓN DEL PUESTO

1.1. Nombre del puesto

Asistente “A”

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

1.3. Subordinados: Ninguno1.4. Relación interna

con:Todas las áreas


Proveedores

1.6. Nivel 5II. REQUISITOS DEL PUESTO

2.1. Edad en años 25 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Lic. en Administración2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Tener conocimiento en administración de empresas

Manejo del sistema SAIES, comprante, , proyector, licitaciones, elaboración de contratos

III. FUNCIONES DEL PUESTO

3.1 Genéricas Auxiliar en los micro procesos en la actividad de los analistas o responsables de área o jefe de departamento, dependiendo de a quien este auxiliando.

3.2 Específicas Elaboración de contratos de servicios, Captura y control del presupuesto del

Departamento, Elaboración de bases, anexos de las licitaciones

de servicios y control de la bodega de mobiliario

3.3 Diarias Control presupuestal; Control de los bienes muebles de la bodega.

3.4 Periódicas Elaboración de contratos Elaboración de bases y contratos de licitación, Capturar el presupuesto del Departamento




Asistente “B”


1.3. Subordinados: Ninguno1.4. Relación

interna con:Todas las áreas


Proveedores


2.1. Edad en años 25 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Lic. en Administración2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Tener conocimiento en administración de empresas

Manejo del sistema SAIES, comprante, , proyector, licitaciones, elaboración de contratos



3.2 Específicas Elaboración de contratos de servicios, Captura y control del presupuesto del

Departamento, Elaboración de bases, anexos de las licitaciones

de servicios y control de la bodega de mobiliario

3.3 Diarias Control presupuestal; Control de los bienes muebles de la bodega.

3.4 Periódicas Elaboración de contratos Elaboración de bases y contratos de licitación,


I. DEFINICIÓN DEL PUESTO1.1. Nombre del puesto Responsable del Área de Mantenimiento1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y

Servicios Generales

1.3. Subordinados: Auxiliares de Mantenimiento de Electricidad y MecánicaAuxiliar de Mantenimiento de Hidra/SanAuxiliar de Mantenimiento de los aires acondicionados


Con todo el personal


Proveedores y contratistas

1.6. Nivel 3

II. REQUISITOS DEL PUESTO

2.1. Edad en años 25 años en adelante 2.2. Sexo Masculino2.3. Escolaridad Licenciatura 2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Licenciatura en Ingeniería en Sistemas de Energía Instalaciones eléctricas, mecánicas e hidráulicas Manejo de software, Word, Excel, Windows

precios unitarios, calculite 5, Elaboración de proyectos, supervisión de obra de

mantenimiento

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Desarrolla la operación de macro procesos de un

área Genera información puntual. Coordina con jefes de departamento. Coordina un grupo de analistas y auxiliares.

3.2 Específicas Tarificación telefónica, presupuestos bases, análisis de precios unitarios y organización de los trabajos de mantenimiento.

3.3 Diarias Planeación y supervisión de los trabajos de mantenimiento, supervisión del material existente en la bodega, atender los requerimiento de los docentes,

3.4 Periódicas Mantenimiento del software del conmutador, supervisión de los avances de los trabajos planeados, cada tercer día se supervisa las instalaciones para ver sus condiciones, oficinas de la UQROO.




Asistente Eléctrico/Mecánico

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios GeneralesResponsable del área de Mantenimiento

1.3. Subordinados: Ninguno


Personal de mantenimiento


Con todas las áreas de la universidad


2.1. Edad en años 34 años en adelante

2.2. Sexo Masculino

2.3. Escolaridad Bachillerato técnico industrial actualmente curso el séptimo semestre de ingeniería de sistemas de energía

2.4. Estado civil Indistinto

2.5. Experiencia y/o conocimientos en:

Conocimiento en mantenimiento general en electricidad, plomería, control eléctrico en refrigeración



3.2 Específicas Reparación e instalación de equipamiento eléctrico, reparación e instalación de sistemas hidráulicos y de bombeo, revisión y mantenimiento preventivo de equipamiento eléctrico en aires acondicionados.

3.3 Diarias Seguimiento de rutina de mantenimiento en el campus (del plan de mantenimiento imprevistos diarios)

3.4 Periódicas Mantenimiento programado del plan de mantenimiento.




Asistente de Electricista

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Recursos Materiales Jefe del Área de Mantenimiento



Personal de mantenimiento


Con todas las áreas de la universidad



2.2. Sexo Masculino

2.3. Escolaridad Bachillerato



Conocimiento en mantenimiento general en telefonía


3.1 Genéricas Dar mantenimiento a la red telefónica de la institución

3.2 Específicas Reparación e instalación equipo telefónico

3.3 Diarias Apoyo a usuarios de la línea telefónica

3.4 Periódicas Mantenimiento a la red telefónica




Asistente Hidráulico/Sanitario




Todo el personal


Proveedores



2.2. Sexo Masculino

2.3. Escolaridad Secundaria

2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Tener experiencia en sistemas eléctricos



3.2 Específicas Mantenimiento eléctrico, plomería, chofer,

3.3 Diarias Supervisión de las bombas hidroneumático, revisión de iluminación, revisión de cisternas, mantenimiento preventivo de plomería y electricidad.

3.4 Periódicas Supervisión de dos edificios y supervisión de azoteas de los edificios, supervisión de la iluminación exterior.




Asistente de Aire Acondicionado




Con todo el personal administrativo y docente


Proveedores



2.2. Sexo Masculino

2.3. Escolaridad Bachillerato



Tener conocimiento en servicio y mantenimiento en equipos de aire acondicionado central, paquete y ventana, refrigeración electricidad y telefonía.



3.2 Específicas Servicio de mantenimiento de los equipos de aire acondicionado, telefonía, electricidad y supervisión de personal de mantenimiento.

3.3 Diarias Supervisión del personal de mantenimiento y revisión de trabajos realizados

3.4 Periódicas Actualización de los programas de mantenimiento en aire acondicionado, revisión y adecuación del sistema telefónico, y actualizar el reporte del sistema telefónico.



puestoResponsable del Área de Servicios Generales


1.3. Subordinados: Analista de CostosAsistente


Auditoria, recursos financieros, planeación, jefe del departamento


CIEQROO, SEPLADER, Órganos de Superior de Fiscalización, Contraloría de Gobierno, Contratistas, Proveedores, Personal de obra.

1.6. Nivel 3

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Licenciatura en Ingeniería Civil2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Números generadores, Tarjetas de precios unitarios, Presupuesto de obra. Integración de expedientes técnicos de obra.



3.2 Específicas Coordinar al personal de oficina de supervisión, control y seguimiento de obra, responder a los requerimientos por las instituciones, integración del expediente técnico de obra, presentación y aprobación de la dependencia normativa, seguimiento de obra de inicio hasta entrega-recepción.

3.3 Diarias Checar correspondencia y dar contestación a las mismas, visita de obra

3.4 Periódicas Hacer supervisión de las obras foráneas




Asistente del Parque Vehicular

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios GeneralesResponsable del área de Servicios Generales


interna con:Relación con el persona Administrativo y Docente de la UQROO


Personal de paquetería, Talleres Mecánicos, Agencia de Vehículos, Refaccionarías


2.1. Edad en años 34 años en adelante2.2. Sexo Masculino2.3. Escolaridad Secundaria2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Chofer, mecánica básica, manejo de Word.



3.2 Específicas Encargado de vehículos oficiales, programación de salidas de vehículos, bitácora de mantenimiento de los vehículos, paquetería (recepción y envíos).

3.3 Diarias Encargado de vehículos oficiales, programación de salidas de vehículos, bitácora de mantenimiento de los vehículos, paquetería (recepción y envíos).

3.4 Periódicas Comisiones de traslado de alumnos o personal, elaboración del informe vehicular.



puestoAsistente Chofer



interna con:Personal Administrativo, Docente y Alumnado


Talleres y refaccionarías



conocimientos en:

25 años de servicio como chofer

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Auxiliar en los micro procesos en la actividad de

los analistas o responsables de área o jefe de departamento, dependiendo de a quien este auxiliando.

3.2 Específicas Trasladar personal, mantenimiento preventivo al autobús

3.3 Diarias Mantenimiento de los vehículos cuando no tiene viaje

3.4 Periódicas Mantenimiento de vehículos



puestoAsistente de Eventos





Ninguna


2.1. Edad en años 23 años en adelante2.2. Sexo Masculino2.3. Escolaridad Ingeniero en energía 2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Apoyo logístico, suministro de material de limpieza, manejo del programa Excel y Word, instalación de mamparas y pintura.



3.2 Específicas Apoyo logístico a eventos (elaboración de leyenda e instalación de las mismas), suministro e instalación de material limpieza (en los sanitarios), instalación y pintado de mamparas.

3.3 Diarias Supervisión de sanitarios, suministro de material y elaboración del reporte de los mismos.

3.4 Periódicas Apoyo logístico a eventos (elaboración de leyenda e instalación de las mismas), instalación y pintado de mamparas.




Asistente de Apoyo a docentes



interna con:Personal Administrativo, Docente y Alumnado de la UQROO


Ninguno



conocimientos en:

Manejo de Electrónica básica

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Auxiliar en los micro procesos en la actividad de

los analistas o responsables de área o jefe de departamento, dependiendo de a quien este auxiliando.

3.2 Específicas Control de las requisiciones del material audiovisual, instalación y programación del mismo equipo y atención a los eventos

3.3 Diarias Instalación y programación del equipo audiovisual

3.4 Periódicas Atención a eventos de la Universidad dentro y fuera de las instalaciones



puestoResponsable del Área de Adquisiciones e Inventarios


1.3. Subordinados: Analista de ComprasAnalista de Inventarios


Todas las áreas


Proveedores

1.6. Nivel 3

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Licenciatura en economía o área afín2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Licitaciones en administración



3.2 Específicas Elaboración del programa de anual de adquisiciones, llevar a cabo los procesos de licitación y adquisiciones, coordinación del registro y control de inventarios

3.3 Diarias Atención, coordinación y control de las adquisiciones e inventarios.

3.4 Periódicas Elaboración de los procesos de licitación, elaboración de actas del comité de adquisiciones, arrendamientos, servicios y obra publica, elaboración de las actas de entrega – recepción de los equipos que adquiere la institución.



puestoAnalista de adquisiciones

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios GeneralesResponsable del área de Adquisiciones e Inventarios


interna con:Todo el personal de la universidad


Proveedores

1.6. Nivel 4

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Posgrado en economía de administración2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Tener 3 años de experiencia en adquisiciones y compras.

Manejo de Office Tener conocimiento de la ley de adquisiciones así

como el reglamento de la misma.

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Opera micro procesos que le son asignadas al

responsable de área en coordinación con el jefe de departamento.

Eventualmente coordina a un grupo de auxiliares.

3.2 Específicas Utilización del sistema SAIES para la elaboración de ordenes de compra, anticipos a proveedores y pago por medio de facturación,

Manejo del sistema comprante para las licitaciones publicas nacionales e internacionales desde el ingreso de la información, envío de la misma,

Seguimiento de las reuniones hasta el fallo de la misma,

Apoyo e inventarios para determinar los equipos que ingresaran al sistema SIIA y posteriormente para realizar la entrega de dicho bien para el sistema,

3.3 Diarias Utilización del sistema SIIA para la elaboración de ordenes de compra, anticipos a proveedores y pago por medio de facturación

3.4 Periódicas Manejo del sistema comprante para las licitaciones publicas nacionales e internacionales desde el


ingreso de la información, envío de la misma, así como seguimiento de las reuniones hasta el fallo de la misma, apoyo e inventarios para determinar los equipos que ingresaran al sistema SIIA y posteriormente para realizar la entrega de dicho bien para el sistema y seguimiento de pago a proveedores.



puestoAnalista de Inventarios

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios GeneralesResponsable del área de Adquisiciones e Inventarios




Proveedores

1.6. Nivel 4

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante2.2. Sexo Masculino2.3. Escolaridad Bachillerato, de preferencia en áreas económico

administrativas2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Manejo de base de datos y OfficeConocimiento en inventario, conciliación mensual con el área de recursos financieros




3.2 Específicas Captura de datos de los bienes que ingresan a la universidad, levantamiento de inventario físico de las distintas áreas, asignación de números de inventarios a los bienes muebles.

3.3 Diarias Captura de datos y verificación del inventario en diferentes áreas.

3.4 Periódicas Conciliación mensual con el área de recursos financieros y dos veces al año verificación de inventario (Campus Chetumal y Unidad Cozumel).



puestoResponsable de Área de Infraestructura


1.3. Subordinados: Analista de CostosAsistente


Auditoria, recursos financieros, planeación, jefe del departamento


CIEQROO, SEPLADER, superior de Fiscalización, Contraloría de Gobierno, contratistas, proveedores, personal de obra

1.6. Nivel 3

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Licenciatura en Ingeniería Civil 2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Números generadores, tarjetas de precios unitarios, presupuesto de obra. Integración de expedientes técnicos de obra.



3.2 Específicas Coordinar al personal de oficina de supervisión, control y seguimiento de obra, responder a los requerimientos por las instituciones, integración del expediente técnico de obra, presentación y aprobación de la dependencia normativa, seguimiento de obra de inicio hasta entrega-recepción.

3.3 Diarias Checar correspondencia y dar contestación a las mismas, visita de obra

3.4 Periódicas Hacer supervisión de las obras foráneas,



puestoAnalista de Costos

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios GeneralesResponsable del área de Proyectos de Infraestructura.


interna con:DirectoresJefes de departamento


Contratistas, albañiles

1.6. Nivel 4

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante2.2. Sexo Masculino2.3. Escolaridad Licenciatura en Arquitectura2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Tener 10 años de experiencia arquitectura, diseño y construcción.




3.2 Específicas Cuantificación de volumen de obra, análisis de precios unitarios, integración de expediente, digitalización de planos, revisión de memorias estructurales de instalaciones, seguimiento y supervisión de obras.

3.3 Diarias Seguimiento de obras, revisión de estimaciones, actualización de costos, digitalización de planos

3.4 Periódicas Revisión de estimaciones, avances de obras, llenado de bitácoras.




Asistente “C”

1.2. Subordinado a: Responsable del área de proyectos de Infraestructura del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.


interna con:Con el personal de la unidad


Contratista


2.1. Edad en años 21 años en adelante2.2. Sexo Femenino2.3. Escolaridad Operadora en sistemas computacionales2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

3 años de experiencia en el puesto y el manejo de los programas Word, Excel, y PowerPoint.


3.1 Genéricas Brindar apoyo administrativo a través del desarrollo de actividades propias de la función secretarial. (archivo, taquimecanografía, organización de oficina, etc).

3.2 Específicas Realizo expedientes técnico, económico de obras, contestar el teléfono, llevar el control de llamadas realizadas, realizar oficios, teclear contratos, licitaciones, teclear precios unitarios, fichas técnicas de obra, archivar.

3.3 Diarias Contestar el teléfono, archivar, hacer oficios, registrar las llamadas realizadas.

3.4 Periódicas Hacer expediente técnicos de obra, teclear precios unitarios, hacer contratos, realizar las licitaciones obra.


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