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Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Tema: “Diseño de Manual de Control Interno Contable del Estudio Jurídico Muguersa
S.A.”
Tesis presentada previa a la obtención del Título de:
Contador Público Autorizado
Presentado por:
Ruiz Demera Rosario Katherine
Toala Guerra Jonathan Cristóbal
Tutor:
Ing. Com. Janet Pantoja Rodríguez
Guayaquil – Ecuador
Diciembre 2016
II
Repositorio Nacional en Ciencia y Tecnología
Ficha de Registro de Tesis
Título: “Diseño de Manual de Control Interno Contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A.”
Autores:
Ruiz Demera Rosario Katherine
Toala Guerra Jonathan Cristóbal
Revisor:
Ing. Francisco Javier Rodas Hidalgo, MBA
Lcda. Flor María Estrada Carrera, MSc.
Institución: Universidad de Guayaquil Facultad: de Ciencias Administrativas
Carrera: Contaduría Pública Autorizada
Fecha de publicación: Diciembre / 2016 N° de págs.: 103
Área temática: Auditoría
Palabras claves:
Administración / Control Interno / Evaluación / Manual / Productividad
Resumen:
Dentro de toda organización el control interno cumple un papel muy importante debido a que
aporta con la seguridad contable en la entidad por medio de la evaluación de procedimientos
contables y financieros, lo que permite detectar errores, proporcionando posibles soluciones
con el propósito de que el auditor pueda rendir cuenta de la forma más veraz posible sobre la
situación económica de la empresa. La productividad de una organización radica en los
instrumentos administrativos que utilice para lograr sus objetivos, es por ello que hoy en día la
utilización de un manual de funciones dentro de la empresa permite que se minimicen los
conflictos en las diferentes áreas, señala la responsabilidad además que fomenta el orden y
divide el trabajo; como objetivo general, fue planteado diseñar un sistema de control interno
de procedimientos contables y financieros para el departamento de contabilidad del Estudio
Jurídico Muguersa S.A. determinando la afectación que ha tenido en el mencionado lugar, la
falta de un manual de control interno, estableciendo mediante el análisis, la situación actual en
el departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa sobre el manejo y proceso del control
interno, a fin de obtener eficacia y eficiencia en la distribución de los recursos financieros. Por
lo expresado, se determinó en la hipótesis planteada en la presente investigación, que si al
diseñar un manual de control interno en el departamento contable del Estudio Jurídico
Muguersa S.A. mejorará considerablemente el desarrollo de las actividades contables del área
y se puedan proporcionar estrategias que permitan evaluar, mejorar y optimizar el desarrollo
de las actividades contables.
N° de Registro (en base de datos): N° de clasificación:
Dirección URL (tesis en la web):
Adjunto PDF SI NO
Contacto con Autor:
Teléfono: 0993497131
0992147865
E-mail: [email protected]
Contacto de la institución: Nombre: Secretaría de la Facultad
Teléfono: (04) 2848487 Ext. 123
III
Tabla de Contenido
Repositorio Nacional en Ciencia y Tecnología II
Certificado de Urkund VIII
Certificación del Tutor IX
Renuncia de Derechos del Autor X
Dedicatoria XI
Agradecimiento XII
Resumen XIII
Abstract XIV
Introducción 6
Capítulo 1 8
1 El Problema 8
1.1 Planteamiento del problema 8
1.2 Análisis situacional 9
1.3 Situación del problema 10
1.4 Formulación y Sistematización de la Investigación 11
1.4.1 Formulación del Problema 11
1.4.2 Sistematización del Problema 11
1.5 Objetivos de la Investigación 12
1.5.1 Objetivo General 12
1.5.2 Objetivos Específicos 12
1.6 Justificación 12
1.6.1 Justificación Teórica 12
1.6.2 Justificación Practica 13
1.6.3 Justificación Metodológica 13
1.7 Delimitación de la Investigación 13
1.8 Hipótesis 14
1.8.1 Variable independiente 14
IV
1.8.2 Variable dependiente 14
Capítulo 2
2 Marco Referencial 16
2.1 Antecedentes de la Investigación 16
2.2 Marco Teórico 18
2.2.1 Definición de Manual 18
2.2.2 Importancia del manual de funciones 19
2.2.3 Tipo de Manuales 19
2.2.4 Definición de Control Interno 20
2.2.5 Importancia del Control Interno 20
2.2.6 Componentes del Control Interno 20
2.2.7 Ambiente de control 20
2.2.8 Evaluación de riesgos 21
2.2.9 Actividades de control 21
2.2.10 Información y Comunicación 22
2.2.11 Supervisión y Seguimiento 22
2.3 Marco Conceptual 22
2.4 Marco Contextual 22
2.4.1 Antecedentes 25
2.4.2 Misión 25
2.4.3 Visión 25
2.4.4 Factor Económico 25
2.4.5 Factor Político 25
2.4.6 Factor Socio-Cultural 25
2.5 Marco Legal 28
2.5.1 Normas Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) 38
2.5.2 Normas Internacionales de Auditoria (NIAS) 30
Capítulo 3 33
3 Marco Metodológico 33
V
3.1 Diseño de la Investigación 33
3.2 Técnicas e Instrumentos de la Investigación 34
3.3 Entrevistas no Estructuradas 35
3.4 Encuesta 35
3.5 Instrumentos de Investigación 35
3.6 Población 35
3.7 Probar Hipótesis 58
3.8 Hipótesis 58
3.9 Preguntas extraídas de la encuesta para probar la hipótesis general 58
Capítulo 4 62
4 La Propuesta 62
4.1 Manual de control interno para el departamento contable del Estudio
Jurídico Muguersa S.A de la ciudad de Guayaquil
63
4.1.1 Justificación 65
4.1.2 Objetivos 65
4.1.3 Procedimiento 63
4.1.4 Conclusiones 72
4.1.5 Recomendaciones 72
4.1.6 Implementación de la propuesta 73
Referencias 74
Apéndices 76
VI
Índice de Tablas
Tabla N° 1 Causas y Consecuencias ....................................................................................... 10
Tabla N° 2 Variables ............................................................................................................... 15
Tabla N° 3 Población .............................................................................................................. 39
Tabla N° 4 Código de Ética .................................................................................................... 40
Tabla N° 5 Necesidad de Manuales ........................................................................................ 41
Tabla N° 6 Información del entorno ....................................................................................... 42
Tabla N° 7 Cargo y Funciones ................................................................................................ 43
Tabla N° 8 Registro de Transacciones ..................................................................................... 44
Tabla N° 9 Políticas de Control ............................................................................................... 45
Tabla N° 10 Manual de control interno ................................................................................... 46
Tabla N° 11 Mejorar Actividades Contables ........................................................................... 47
Tabla N° 12 Sistema de Datos ................................................................................................ 48
Tabla N° 13 Actividades Contables ......................................................................................... 49
Tabla N° 14 Proceso de Información Contable ....................................................................... 50
Tabla N° 15 Medidas Simétricas ............................................................................................. 64
VII
Índice de Figuras
Figura N° 1. Árbol de problemas ............................................................................................ 11
Figura N° 2. Organigrama Estructural del Estudio Jurídico .................................................... 30
Figura N° 3 Código de Ética .................................................................................................... 40
Figura N° 4. Necesidad de Manuales ....................................................................................... 41
Figura N° 5. Información del Entorno ..................................................................................... 42
Figura N° 6. Cargo y Funciones ............................................................................................. 43
Figura N° 7. Registro de Transacciones ................................................................................. 44
Figura N° 8. Políticas de Control ............................................................................................ 45
Figura N° 9. Manual de Control Interno ................................................................................. 46
Figura N° 10. Mejorar Actividades Contables ........................................................................ 47
Figura N° 11. Sistema de Datos .............................................................................................. 48
Figura N° 12. Actividades Contables .................................................................................... 49
Figura N° 13. Proceso de Información Contable ................................................................... 50
Figura N° 14. Actividad Contable Tabulación Cruzada ........................................................ 63
Figura N° 15. Pruebas Chi-Cuadrado .................................................................................... 63
Figura N° 16. Nuevo organigrama estructural del Estudio Jurídico Muguersa S.A .............. 66
Figura N° 17. Formato de Factura ........................................................................................... 88
Figura N° 18. Facturación Electrónica..................................................................................... 89
Figura N° 19. Ingreso de Facturas al sistema ESIAPRE ......................................................... 90
Figura N° 20. Retención Electrónica ....................................................................................... 91
Figura N° 21. Reporte propuesto por Tiempo ......................................................................... 92
Figura N° 22. Reporte propuesto por Tiempo por Abogado ................................................... 93
Figura N° 23. Reporte de Cuentas por Cobrar ......................................................................... 93
Figura N° 24. Estado de Situación Financiera ......................................................................... 94
VIII
Certificado de Urkund
IX
Certificación del Tutor
Habiendo sido nombrada, por el Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil de la carrera de Contaduría Pública
Autorizada, como tutora de tesis de grado en requisito para optar por el título de Contador
Público Autorizado presentado por los egresados:
Ruiz Demera Rosario Katherine con cédula de ciudadanía No. 0926038803
Toala Guerra Jonathan Cristóbal con cédula de ciudadanía No. 0930433628
Tema: “Diseño de Manual de Control Interno Contable del Estudio Jurídico Muguersa
S.A.”
Certifico que: He revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
____________________________________________
Ing. Com. Janet Pantoja Rodríguez
Tutora de Tesis
X
Renuncia de Derechos de Autor
Por medio de la presente certificamos que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de Ruiz Demera Rosario Katherine con cédula de
ciudadanía No. 0926038803 y Toala Guerra Jonathan Cristóbal con cédula de ciudadanía No.
0930433628, cuyo tema es:
“Diseño de Manual de Control Interno Contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A.”
Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como a
bien tenga.
____________________________ ____________________________
Ruiz Demera Rosario Katherine Toala Guerra Jonathan Cristóbal
C.I. # 0927454207 C.I. # 0930433628
Guayaquil, Diciembre del 2016
XI
Dedicatoria
El presente trabajo de titulación va dedicado principalmente a Dios quien supo guiarnos con su
infinito amor y bondad, concediéndonos salud, fuerza y sabiduría para no desmayar.
A mi familia, ya que son mi mayor fuente de inspiración y de manera muy especial a la memoria
de mi padre quién en este momento no se encuentra entre nosotros, pero ha sido mi pilar
fundamental a lo largo de mi vida. Sé que desde el cielo estará deseándome éxitos y
bendiciones.
Rosario Ruiz Demera
Sin lugar a dudas conocer a Dios ha sido uno de los pilares de mi vida, y quien me ha inspirado
y llenado de valor para salir adelante en mis momentos de debilidad.
A mi familia, que han estado conmigo incondicionalmente y con su sacrificio, amor, consejos
y apoyo me permitieron alcanzar una meta.
Este trabajo final se lo dedico a Dios quien me dio la fortaleza para llevar acabo y cumplir esta
meta, la honra y la gloria sean para Él.
Jonathan Toala Guerra
XII
Agradecimiento
Manifestamos nuestro agradecimiento a Dios por conservarnos con vida y darnos la
oportunidad de realizar este trabajo de titulación, así como a nuestros padres Luis Ruiz Zabala,
Rosa Demera Anchundia y Cristóbal Toala Suarez, Dolores Guerra Delgado, quienes han sido
nuestra mayor fuente de inspiración para continuar en el desarrollo de preparación profesional.
Agradecemos también de manera muy especial a nuestra tutora de tesis, Ing. Com. Janet
Pantoja Rodríguez, por ofrecernos su amistad y compartir sus conocimientos en el
asesoramiento de la elaboración del presente trabajo de titulación.
Nuestro sincero agradecimiento a las autoridades y docentes de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil por la formación profesional que nos han
brindado, y a todos aquellos quienes de forma directa o indirecta colaboraron en el desarrollo
de la investigación.
Rosario Ruiz Demera
Jonathan Toala Guerra
XIII
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Tesis presentada como requisito para optar por el título de
Contador Público Autorizado
Tema: “Diseño de Manual de Control Interno Contable del Estudio Jurídico Muguersa
S.A.”
Autores: Ruiz Demera Rosario Katherine
Toala Guerra Jonathan Cristóbal
Tutor: Ing. Com. Janet Patricia Pantoja Rodríguez
Resumen
Dentro de toda organización el control interno cumple un papel muy importante debido a que
aporta con la seguridad contable en la entidad por medio de la evaluación de procedimientos
contables y financieros, lo que permite detectar errores, proporcionando posibles soluciones
con el propósito de que el auditor pueda rendir cuenta de la forma más veraz posible sobre la
situación económica de la empresa. La productividad de una organización radica en los
instrumentos administrativos que utilice para lograr sus objetivos, es por ello que hoy la
utilización de un manual de funciones dentro de la empresa permite que se minimicen
conflictos en el área contable, señala la responsabilidad además que fomenta el orden y
divide el trabajo; como objetivo general, fue planteado diseñar un manual de control interno
en el departamento contable, determinando la afectación que ha tenido la ausencia del mismo,
estableciendo mediante el análisis, la situación actual en el departamento contable del Estudio
Jurídico Muguersa sobre el manejo y proceso del control interno ,a fin de obtener eficacia y
eficiencia en la distribución de los recursos. Por lo expresado, se determinó en la hipótesis
planteada en la presente investigación, que si al diseñar un manual de control interno en el
departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A. mejorará considerablemente el
desarrollo de las actividades contables y se puedan proporcionar estrategias que permitan
evaluar, mejorar y optimizar el desarrollo de las actividades contables.
Palabras claves: Administración / Control Interno / Evaluación / Manual / Productividad
XIV
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Tesis presentada como requisito para optar por el título
de Contador Público autorizado
Tema: “Diseño de Manual de Control Interno Contable del Estudio Jurídico Muguersa
S.A.”
Autores: Ruiz Demera Rosario Katherine
Toala Guerra Jonathan Cristóbal
Tutor: Ing. Com. Janet Patricia Pantoja Rodríguez
Abstract
Within the entire organization, internal control plays a very important role because it
contributes with the accounting security in the entity by means of the evaluation of
accounting and financial procedures, allowing to detect errors, providing possible solutions
with the purpose that the Auditor Can give an account of the most truthful way possible about
the economic situation of the company. The productivity of an organization lies in the
administrative tools that work to achieve its objectives, which is why today the use of a
manual of functions in the company allows to minimize conflicts in the accounting area, it
points out the responsibility in addition to the promotion Order and divide the work; As a
general objective, it was proposed to design a manual of internal control in the accounting
statement, determining the affectation that has had the absence of it, establishing through the
analysis, the current situation in the accounting statement of the Muguersa Law Firm on
management and the process Of Internal Control, in order to obtain efficiency and efficiency
in the distribution of resources. Therefore, it was determined in the hypothesis raised in the
present investigation that it designed an internal control manual in the accounting statement
of the legal study Muguersa SA will considerably improve the development of accounting
activities and allow the sending Strategies that allow value, Improve and optimize the
development of accounting activities.
Keywords: Administration / Internal Control / Evaluation / Manual / Productivity
6
Introducción
El diseño de un manual de control interno para el departamento contable del Estudio
Jurídico MUGUERSA S.A es esencial puesto que permite comprobar la eficiencia y la
productividad de la información que señala la gestión realizada en el departamento contable.
La estructura de un manual de control interno es ideal al momento de efectuar una revisión de
los procedimientos que se están llevando a cabo. Es el punto de partida y constituye un soporte
para ejecutar cambios que permitan el logro de los objetivos que se plantea el departamento o
una entidad en un tiempo determinado.
El primer capítulo se enfoca en dar a conocer los puntos más relevantes por lo que el
Estudio Jurídico Muguersa S.A. necesita un Manual de Control Interno en el departamento
contable y su aplicación frente a la problemática existente utilizada en el desarrollo de esta
tesis.
El segundo capítulo se basa en la presentación del marco integrado del control interno,
donde se mencionan los aspectos más relevantes con sus definiciones, elementos,
fundamentos y desempeños aplicables dentro de las NAGAS y NIAS, las cuales permite
reconocer los objetivos estratégicos que se encuentran alineados conforme a su misión y
visión; las posibles repuestas y procedimientos u otra información correspondiente al control
interno.
En el tercer capítulo presentamos la aplicación de la evaluación del marco de referencia
de control interno de nuestra investigación, dentro del Estudio Jurídico Muguersa S.A,
mencionando los aspectos más relevantes del control interno. Dentro de la evaluación
aplicada se detallan puntos para su ejecución donde se enfoca en diagnosticar, identificar,
analizar y evaluar los riesgos identificados por la administración; diseños de las alternativas
de solución y de repuesta al riesgo para que la administración defina su tolerancia al riesgo
(evitar, reducir, transferir y aceptar).
7
El cuarto capítulo comprende la presentación de las conclusiones y recomendaciones
obtenidos de la aplicación de los procedimientos de la evaluación del control interno, donde
se detallan los eventos de riesgos, fallas, controles aplicados, tipos de control, estado del
control, recorrido del control, falencias y actividades de control sugeridas que especifican los
eventos que no permiten el cumplimiento de los objetivos estratégicos del Estudio Jurídico
Muguersa S.A. Adicionalmente, se sugiere las actividades de control más adecuadas para
mitigar los riesgos encontrados con la finalidad de mejorar la optimización de los procesos
operativos de la entidad.
8
Capítulo 1
El Problema
1.1 Planteamiento del problema
Alrededor del mundo a nivel empresarial se requiere de un manual de control interno en
cada área, puesto que el mismo facilita conocer la eficiencia y eficacia de las operaciones
realizadas dado que, brinda información exacta sobre la entidad en lo relacionado al ámbito
contable y operativo, además previene errores e irregularidades. En el marco de toda
organización la elaboración de un manual de control interno del área contable permite
conocer cuáles son los pormenores económicos del manejo del negocio, puesto que se
realizan procedimientos que permiten conocer los montos de ingresos, deudas, provisiones
que tiene y debe efectuar la entidad. El control interno hace que todos los involucrados en
una organización respeten y cumplan las leyes y reglamentos internos y externos, aspectos
que son relevantes para un adecuado manejo organizacional.
En Ecuador la auditoría de gestión está regida por las normas internacionales de auditoría
las cuales brindan una interpretación de las Normas de Auditorías Generalmente Aceptadas
(NAGAS) las cuales están dirigidas la mayoría de veces a la interpretación de estados
financieros, pero también pueden regir las auditorias administrativas, tal es el caso de las
NIAS en el control interno, cuyo propósito es proporcionar una guía sobre su comprensión y
prueba.
En la actualidad el Estudio Jurídico Muguersa S.A, no cuenta con un manual de control
interno para el departamento contable, lo que impide tener información veraz, ágil y precisa
para conocer de primera mano cómo se están llevando a cabo las aportaciones de los socios
como también los asociados y de igual manera temas relevantes sobre las facturas que se
generan mensualmente por el giro del negocio esto es de acuerdo a los procesos legales que
se realizan en los ámbitos de derecho laboral, civil, penal, aduanero y constitucional.
9
El tener un adecuado procedimiento en el departamento contable del Estudio Jurídico
Muguersa S.A. contribuirá a la mejora continua de la organización, por ello el realizar un
manual de control interno permitirá conocer cómo se está realizando la parte contable puesto
que se podrá establecer como se están ejecutando las políticas con normalidad o si existen
falencias menores o graves que puedan ser corregidas en el menor tiempo posible, a fin de
que la entidad sea beneficiada junto con sus colaboradores. Además, este manual podrá ser
implementado en todas aquellas instituciones que necesiten ejecutar correctamente el control
interno en el área contable.
1.2 Análisis situacional
La distribución de actividades se la realiza de forma verbal, por lo general diariamente se
asigna a un asistente que realice las cobranzas, mientras que otro asistente el pago a los
proveedores. Al día siguiente se cambian las funciones lo que no permite una continuidad en
las cobranzas, ni con los proveedores, ello ocasiona que la información contable no sea
conocida en su totalidad. En la actualidad existen muchos programas que permiten el ingreso
de datos contables e incluso permiten el establecer el saldo por ejemplo de las cuentas de
ingresos y egresos, etc. El Estudio Jurídico Muguersa S.A aún no cuenta con un sistema
informático contable que permita conocer de manera rápida la información por ejemplo el
dinero que se tiene en las entidades financieras, por ende, se dan atrasos al momento de
plantear algún requerimiento de la gerencia.
El Estudio Jurídico Muguersa S.A, es una entidad relativamente pequeña por ello la
separación de las actividades tanto administrativas, operativas y contables no se encuentran
adecuadamente distribuidas a cada uno de los asistente contables del departamento, lo que
influye en la centralización en una sola área que efectúa compras, ventas, cobros, pagos,
ingreso de información; de esta forma al no estar señaladas las funciones del personal
ocasiona restricciones al momento de solicitar documentos que forman parte de la
10
Nota: Resultado de la Investigación
información contable como son reportes de clientes y proveedores. En toda entidad es
necesario el planteamiento de políticas al interior de la misma a fin de señalar
responsabilidades de cada uno de sus miembros. Durante la observación realizada en el
Estudio Jurídico Muguersa S.A, determinamos que, si existen políticas a nivel institucional,
pero estas son desconocidas por el personal, ello repercute en el manejo inapropiado que se
les dan a los recursos.
A continuación, mediante una tabla presentamos las siguientes causas y consecuencias por
lo que es necesario diseñar un manual de control interno para el área contable de Estudio
Jurídico Muguersa S.A:
Tabla N° 1
Causas y Consecuencias
Causas Consecuencias
No existe una adecuada distribución
de las actividades. Poca información contable.
No existe una sistematización de la
información. Atraso en el ingreso de datos contables.
Centralización del manejo
administrativo.
Limitaciones para solicitar
documentación contable
Ausencia de políticas internas Inadecuado manejo de los recursos
1.3 Situación del problema
En el caso del Estudio Jurídico Muguersa S.A, los inconvenientes presentados en la
fragilidad de las herramientas contables esenciales tales como el registro de cuentas por
cobrar, pagar, presupuesto de inversiones, etc., la escasa importancia de la gerencia en
brindar capacitación y no implementar procedimientos contables, controles internos por parte
del contador impide conocer de primera mano la situación contable en la que se encuentra el
estudio jurídico limitando así su marco de acción y futuras inversiones.
11
La carencia de un manual de control interno permite indicar cuales son los procedimientos
que deben realizar cada uno de los miembros del área contable, dificulta la obtención de
información en el menor tiempo e incluso se tiende a pensar que los reportes brindados
pueden presentar errores lo que ocasiona inconvenientes con el área administrativa. Es
necesario entonces que el desarrollo de los procesos contables sea correctamente definido y
conocidos por parte de los colaboradores del área.
Figura Nº 1. Árbol de Problema
1.4 Formulación y Sistematización de la Investigación
1.4.1 Formulación del Problema.
¿Cómo influye el diseño de un manual de control interno en el departamento contable del
Estudio Jurídico Muguersa S.A. en la ciudad de Guayaquil?
1.4.2 Sistematización del Problema.
¿Qué efectos producen la ausencia de un manual de control interno en el departamento
contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A.?
¿Cuál es la situación existente en el departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa
S.A.?
¿Cómo lograr una mayor eficiencia en la distribución de los recursos contables?
12
1.5 Objetivos de la Investigación
1.5.1 Objetivo General.
Diseñar un manual de control interno en el departamento contable del Estudio Jurídico
Muguersa S.A. para fortalecer el proceso de emisión de los Estados Financieros.
1.5.2 Objetivos Específicos.
Determinar la afectación que ha tenido en el departamento contable del estudio jurídico la
falta de un manual de control interno.
Establecer los procesos y procedimientos que permitan el ingreso de información
oportuna a fin de obtener resultados a corto plazo en el departamento contable del Estudio
Jurídico Muguersa S.A.
Plantear la aplicación del manual de control interno en el Estudio Jurídico Muguersa S.A,
a fin de obtener eficacia y eficiencia en la distribución de los recursos financieros.
1.6 Justificación
1.6.1 Justificación Teórica.
Se pretende posicionar un nuevo concepto o paradigma respecto al manejo del control
interno, a diferencia de los antiguos criterios que hasta hoy se manejan basada más en la
intuición que en la planificación. La investigación teórica busca mediante la aplicación de la
teoría, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, las Normas Internacionales de
Auditoría, la Ley de Compañías, resoluciones e investigaciones de gestión de control interno,
encontrar soluciones para optimizar los recursos, minimizar los impactos y probabilidad de
ocurrencia de eventos inesperados.
Los beneficiarios con esta investigación serán los directivos y los empleados del Estudio
Jurídico Muguersa S.A, esto se debe a que al utilizar un manual de control interno se podrán
establecer tanto las actividades como la responsabilidad de cada integrante de la
organización, todo ello dará lugar a la obtención de información financiera rápida y veraz,
13
contribuyendo a la mejora continua de la entidad lo que facilitará todo el proceso contable y
la toma de decisiones a nivel gerencial.
1.6.2 Justificación Práctica.
Se proyecta con esta propuesta académica establecer un control interno en el área contable
de la entidad. Sin duda alguna con las directrices a generar la entidad se favorecerá por el
incremento del control en el ámbito general de nuestras organizaciones. Además, el manejo
de actividades ya no será excepcional, sino que cumplirá una gestión sistemática. Esta
contribución puede ayudar a mejorar los procesos de diferentes entidades que se encuentren
afectadas por situaciones similares. Se considera que una investigación tiene justificación
práctica, cuando su desarrollo ayuda a resolver un problema.
1.6.3 Justificación Metodológica.
En esta propuesta se utilizará la investigación de tipo descriptiva puesto que se podrá
trabajar sobre la realidad que presenta el estudio jurídico y su problemática actual en el
proceso de control interno identificando que no se evidenció la existencia de un documento
técnico que permitiera su aplicación. La técnica de investigación que aplica es la de campo, a
través de las siguientes entrevistas: encuestas y entrevistas siendo parte de la investigación
cualitativa. La justificación metodológica del estudio se da cuando el proyecto por realizar
propone un nuevo método.
1.7 Delimitación de la Investigación
País: Ecuador
Ámbito Geográfico: Provincia del Guayas, Cantón Guayaquil
Unidad de Análisis: Estudio Jurídico Muguersa S.A., empresa dedicada a la Asesoría
Legal.
Área: Departamento Contable
Período Histórico: Años 2014 - 2015 – 2016
14
1.8 Hipótesis
Al diseñar un manual de control interno en el departamento contable del Estudio Jurídico
Muguersa S.A. fortalecerá el proceso de emisión de los Estados Financieros.
1.8.1 Variable independiente.
Manual de control interno
1.8.2 Variable dependiente.
Fortalecer el proceso de emisión de los Estados Financieros
15
Nota: Resultado de la Investigación
Tabla N° 2
Variables
Variables Definición
Conceptual Definición Operativa Dimensiones Indicadores Técnicas Instrumentos
Control
Interno
Conjunto de
planes, métodos y procedimientos
adoptados por
una empresa
Efectuado mediante un Manual de políticas y
procedimientos.
Ambiente de
Control
Valores éticos
Encuestas y
Entrevistas Cuestionarios
Filosofía de la administración
Evaluación de
Riesgo
Contexto estratégico
Políticas para la administración
de riesgo
Actividad de
Control Compromiso y Procedimientos
Información y
Comunicación Comunicación
Supervisión Identificación de los controles
Fortalecer
la emisión
de los
Estados
Financieros
Es la acción de
buscar la mejor
forma de realizar
una tarea con el
fin de obtener
rentabilidad
Implementar un sistema
integrado en la empresa
mediante la evaluación
de procesos.
Componentes de los
Estados Financieros
Estados Financieros
instrumentos para la toma de
decisiones.
16
Capítulo 2
Marco Referencial
2.1 Antecedentes de la Investigación
Es muy importante que una entidad cuente con un Manual de control interno. Tenesaca
(2012) en su investigación titulada: Propuesta de la elaboración de un manual de control
interno basado en el modelo COSO, aplicado a la Gasolinera Milchiching Cía. Ltda., plantea
como objetivos fomentar y asegurar el pleno respeto, apego y adhesión a las políticas
establecidas por la administración de la entidad, promover eficiencia operativa, asegurar
razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información y protección de los
activos de la entidad (p.5). Cuando se tiene políticas bien definidas, estas permiten una mejor
administración y operación para llevarlas de una manera más ordenada, ya que estas al ser
guías todas las actividades tendrán normas que orientarán y regularán la actuación de la
misma, así mismo los controles que se implementes en la entidad serán la base para las
operaciones de la institución.
Según Pincay & Romero (2015) en su propuesta llamada diseño e implementación de un
Manual de control interno para optimizar el uso de los recursos financieros en la
Urbanización Mocoli Golf Club, afirman entre sus conclusiones que “La no existencia de un
Manual de control interno en la urbanización; ha creado problemas en el adecuado
funcionamiento de varios procesos entre ellos: descoordinación al pago de cuadrillas,
materiales de construcción contabilidad, bodega, seguridad, campos de golf, jardinería y
ventas, provocando un inadecuado manejo de los recursos de la urbanización, produciendo
falta de eficiencia y eficacia en el uso de los mismo” (p. 127). Dentro de nuestra
investigación en el Estudio Jurídico Muguersa S.A. la elaboración y aplicación de un manual
de control interno permitirá su mejor desarrollo debido a que sus recursos serán dirigidos para
la consecución de los objetivos que se plantee la empresa; además de señalar las
17
competencias de cada uno de los miembros que laboran dentro de la entidad y su nivel de
responsabilidad.
Benítez (2014) en su propuesta llamada: Diseño de un sistema de control interno
administrativo, financiero y contable para la ferretería “My Friend”, ubicada en el sector de
los ceibos de la ciudad de Ibarra, menciona que “Los procesos, políticas administrativas
financieras y contables que se desarrollan en cada una de las áreas se ejecutan en base a
órdenes y autorizaciones emitidas por el gerente propietario, ya que no se encuentran
establecidos en ningún modelo o manual” (p. 187). Para un mejor desarrollo de las
capacidades de cada miembro de una entidad es imperiosa la aplicación de un manual con el
propósito de facilitar cada procedimiento a ejecutarse dentro de la institución. Siendo la parte
contable un área medular del Estudio Jurídico Muguersa S.A. es necesaria la elaboración de
un manual que proporcione a cada miembro del departamento las acciones que debe ejecutar
con el propósito de que se puedan obtener los objetivos planteados por la entidad.
2.2 Marco Teórico
Con el diseño del manual de control interno del Departamento Contable del Estudio
Jurídico Muguersa se va a conseguir marcar las directrices con las cuales el personal del área
podrá desempeñar sus actividades. Ello se realizará desde el contador general hasta los
asistentes puesto que de esta forma se determinarán las responsabilidades de cada
colaborador. En las instituciones gubernamentales las normas de control interno son emitidas
por la Contraloría General del Estado las cuales buscan promover un apropiado manejo de los
recursos públicos y determinar el adecuado desarrollo administrativo de las entidades y
organismos del sector público cuyo objetivo es buscar la eficiencia, efectividad y economía
de la gestión institucional.
El control interno en las entidades de gobierno se dirige por medio de procedimientos que
buscan facilitar una seguridad razonable, a fin de que los organismos públicos puedan
18
llevar a cabo los objetivos específicos que se trazaron los cuales tienen soporte técnico en
principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente.
2.2.1 Definición de Manual.
Álvarez conceptualiza lo siguiente:
Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas porque le permiten a
cualquier organización normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la
que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización dándole estabilidad y
solidez. Los manuales son a la organización, lo que los cimientos son a un edificio.
(Álvarez, 2014, p.24)
Un manual es un documento que contiene en forma detallada las actividades que deben
realizarse dentro de una organización, es muy útil debido a que permite el desarrollo eficiente
de cada uno de los miembros que componen la entidad, representa para Álvarez las bases
para edificar de mejor manera una institución. Por ende, es necesario que en toda empresa se
puedan delinear las funciones que debe realizar el trabajador, por ello la existencia de un
manual de funciones será primordial para la consecución de los objetivos que se plantee la
institución.
2.2.2 Importancia del manual de funciones.
La productividad de una organización radica en los instrumentos administrativos que se
utilice para lograr sus objetivos, es por ello que hoy en día la utilización de un manual de
funciones dentro de la empresa permite que se minimicen los conflictos en las diferentes
áreas, señala la responsabilidad además que fomenta el orden, divide el trabajo y otorga
responsabilidades a cada integrante de la mima. Es por ende contribuye seguridad del
sistema contable que se utiliza en la empresa, siendo necesario que las instituciones sean
pequeñas, medianas o grandes pongan en práctica un manual de funciones fijando y
evaluando procedimientos administrativos.
19
2.2.3 Tipo de Manuales.
Los manuales a emplearse dentro de la organización son: Manual de Organización,
Manual de Normas y Procedimientos, Manual de Puestos y Funciones. El manual de la
organización; se pueden incluir su historia, visión, misión, objetivos su estructura
organizacional entre otros puntos. Los manuales de normas y procedimientos; evitan la
duplicidad en las funciones además mediante el uso de diagramas de flujo indicará nombre,
área de desempeño, normas generales, las tareas que se ejecutan en forma diaria entre otros
puntos que deben considerarse al momento de estructurarlo. El manual de puestos y
funciones realiza la descripción de cada puesto señalando la subordinación de cada miembro
de la empresa; facilita además especificar las áreas de autoridad y responsabilidad. (Mora,
2012)
2.2.4 Definición de Control Interno.
Coopers y Lybrand (2011)señalan:
El control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad,
diseñado para conseguir unos objetivos específicos. (…) El control interno consta de cinco
componentes relacionados entre sí que son inherentes al estilo de gestión de la empresa.
Estos componentes están vinculados entre sí y sirven como criterios para determinar si el
sistema es eficaz. (p.15)
Entonces, el control interno es un proceso que permite la distribución adecuada de las
diferentes actividades o funciones de índole contable con el fin de proporcionar seguridad
sobre los bienes y valores que posee la organización. Con su implementación la organización
persigue mejorar los procesos y procedimientos contables a través de un Manual de Control
Interno para garantizar la eficiencia, eficacia en el manejo de los recursos. Además de atraer
clientes brindándoles un mejor servicio con responsabilidad y mejor desempeño. En otras
palabras el control interno es un conjunto de normas, políticas y procedimientos.
20
2.2.5 Importancia del Control Interno.
El control interno es importante porque además de permitir la toma de decisiones,
proporciona información sobre posibles negligencias o perjuicios económicos que se estén
dando en el área contable; por medio de la evaluación de procedimientos contables, lo que
permite detectar errores, proporcionando posibles soluciones con el propósito de que el auditor
pueda rendir cuenta de la forma más veraz posible sobre la situación económica de la empresa.
Los altos mandos deben realizar una evaluación constante sobre el manejo de los recursos, es
decir, si estos están siendo correctamente empleados o si los objetivos planteados por la
empresa se están logrando en el tiempo previsto. (Coopers & Lybrand, 2011)
2.2.6 Componentes del Control Interno.
El control interno está formado por los siguientes componentes como lo expresa Coopers
& Lybrand los mismos que detallamos que son: “Ambiente de control, Evaluación de riesgos,
Actividades de control, Información y comunicación, Supervisión y seguimiento” (Coopers
& Lybrand, 2011, p.49). Estos componentes son importantes para el desarrollo adecuado del
control interno.
2.2.7 Ambiente de control.
El ambiente de control es una membrana invisible que envuelve a toda la organización, en
cuyo interior se funden: atributos individuales; integridad y valores éticos; competencia; y,
otros factores que las personas requieren para cumplir con sus responsabilidades de control;
además, permite determinar si las actividades asignadas para cada miembro de la
organización se están ejecutando con efectividad, eficiencia y optimizando el tiempo y los
recursos materiales necesarios para su consecución. Dentro de la organización el clima
laboral debe desarrollarse en constante estímulo a fin de que las actividades sean realizadas lo
mejor posible por parte del recurso humano, para ello se requieren de otros factores tales
como: integridad y valores éticos. (Fonseca, 2012)
21
2.2.8 Evaluación de riesgos.
El riesgo se define como aquello que puede interferir en el logro de los objetivos que la
organización y cada área se proponga. Estos riesgos pueden originarse de la empresa misma o
del medio ambiente en donde se desarrolla, por ende, es necesario su identificación y análisis
a fin de que puedan ser manejados. Es fundamental que al establecer que un control es bajo,
el mismo, no debe ser incluido dentro del proceso de evaluación a fin de que se la gerencia
pueda determinar de la mejor manera que operaciones requieren de un control interno
efectivo, para ello debe utilizarse la documentación necesaria si es un control alto, puesto que
se requerirá de base suficientes para establecer responsabilidades o realizar alguna
restructuración en un determinado proceso; es decir, la evaluación del riesgo consiste en la
identificación y análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos y
en base se dicho análisis determinar la forma en que los riesgos deben de ser gestionados.
(Fonseca, 2012)
2.2.9 Actividades de Control.
Las actividades de control se refieren a las acciones, labores y operaciones que llevan a
cabo la gerencia y los demás miembros de la organización con el fin de realizar y ejecutar las
actividades asignadas las mismas que se expresan en los medios, procedimientos, políticas y
sistemas que posee la organización. Las actividades de control son importantes porque
aseguran en mayor grado la consecución de los objetivos. Están establecidas por
procedimientos que permiten el cumplimiento de los objetivos para evitar y abolir los riesgos,
las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización. Para que las
actividades puedan actuar como elementos de control es necesario contar con una base en que
apoyar sus resultados; por ejemplo, el apoyo se encuentra en los instructivos, estos
proporcionan muchas facilidades a los empleados en el ejercicio de las actividades
encomendadas. (Fonseca, 2012)
22
2.2.10 Información y Comunicación.
La gestión de la empresa y el proceso hacia los objetivos que se ha fijado implican que la
información necesaria en todos los niveles de la empresa. Al proporcionar una comunicación
eficaz permitirá que los lineamientos que se planteen sean entendidos por cada uno de los
miembros del área con el fin de que se puedan realizar las actividades asignadas además de
conocer la responsabilidad que tiene cada colaborador. En este sentido, la información
financiera no se utiliza únicamente para formular los estados financieros, sino también en la
toma de decisiones. (Fonseca, 2012)
2.2.11 Supervisión y Seguimiento.
La supervisión y el seguimiento; debe conducir a la identificación de los controles débiles,
insuficientes o innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su
robustecimiento e implementación. Esta evaluación puede llevarse a cabo de tres formas:
durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la organización; de
manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las
actividades (incluidas las de control) y mediante la combinación de las dos formas anteriores.
(Fonseca, 2012)
2.3 Marco Conceptual
Accionista: Es un socio capitalista que contribuye a la toma de decisiones dentro de una
organización demás de efectuar aportes económicos a la entidad. Los accionistas en una
sociedad anónima en ocasiones no intervienen en las directrices de la empresa, pero su interés
radica en la retribución de su inversión, para ello la información contable les permite conocer
el manejo de sus recursos económicos así como contribuirá de manera vital para determinar
el estado actual de la compañía y el riesgo de recuperación de la inversión.
Administración: Es el proceso de dirigir la utilización de los recursos y las actividades
laborales con el fin de que se puedan alcanzar los objetivos institucionales.
23
Autorización: Se relaciona con todo aquello que permite realizar una actividad. Las
empresas para que puedan funcionar requieren de permisos o autorizaciones dadas por los
organismos de gobierno para que puedan desarrollar sus tareas comerciales.
Efectividad: Este término se relaciona con la eficiencia y eficacia, es decir cumple los
objetivos deseados en el menor tiempo y con la menor cantidad de recursos.
Finanzas: Es una rama de la administración de empresas que se relaciona con el estudio
para obtener capital e invertirlo en bienes considerados productivos y la decisión de los
ahorradores en invertir.
Gestión: Se relaciona con el adecuado manejo de los recursos que dispone una
organización.
Implementar: La implementación se relaciona con la puesta en práctica de métodos y
procedimientos con el fin de llevar a cabo un plan u objetivo.
Inversión: Se refiere a la utilización de un capital en algún tipo de actividad económica
con el único fin de que este valor se incremente, es decir la inversión es un valor actual y
cierto que no se consume en el momento sino más bien se relaciona con beneficios futuros.
Indicador de eficacia: Este indicador se refiere a la medición que se realiza del nivel de
ejecución del proceso, es decir de cómo fueron efectuados los eventos, además que permite
conocer el rendimiento de los recursos que se utilizan en el proceso para la consecución de
las metas trazadas previamente por la gerencia.
Indicador de liquidez: Es la capacidad que tiene una empresa para cancelar sus
obligaciones a corto plazo.
Indicador de solvencia: Este indicador busca medir en que magnitud y de qué manera
participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa. Es decir que se busca
establecer el riesgo de los acreedores y los propietarios de la compañía en la conveniencia o
no de endeudarse.
24
Indicadores de rentabilidad: Los indicadores de rendimiento son utilizados para medir la
efectividad de la administración de la empresa, es decir la acción de realizar un adecuado
control u observación de los costos y gastos de esta forma las ventas se podrán trasformar en
utilidades.
Organización: La adecuada organización permite determinar los recursos y actividades
necesarias para la consecución de los objetivos establecidos por la empresa y los objetivos
departamentales.
Planeación: Se refiere al curso de acción a seguir, enmarcando para ello los principios en
los cuales se basará su aplicación.
Procedimiento Administrativo: Se relaciona con una serie de actos para la obtención de un
fin.
Productividad: La productividad está relacionada con los resultados obtenidos y el tiempo
que se utilizó para obtenerlo.
Responsabilidad: Es el compromiso y obligación en la que una persona debe estar
dispuesta a cumplir mediante normas y procedimientos establecidos previamente en la
organización.
Sistemas de información: Es la unión de varios elementos dirigidos al tratamiento y
administración de datos e información los cuales permiten obtener los objetivos planteados.
Sistema de información contable: La importancia del sistema de información contable
radica en que permite tomar decisiones muy útiles para el desarrollo de la empresa por parte
de sus accionistas, inversionistas, administradores.
Supervisión: Es aquella observación que se realiza de manera regular sobre una actividad
ejecutada o desarrollada por empleados de la compañía, es por medio de la supervisión que se
pueden tomar decisiones en cuanto a las actividades que desarrolla cada involucrado en la
empresa.
25
2.4 Marco Contextual
2.4.1 Antecedentes.
En la asociación realizada por el Abg. Víctor Mosquera y el Abg. Stalin Arroyo en el año
2012 tiene lugar la creación del Estudio Jurídico Muguersa S.A, el cual se localiza en la Cdla.
Coviem manzana 39 villa 11, brindando atención legal en las áreas de derecho civil, penal,
aduanero, etc. La frecuente asesoría en las empresas privadas ha permitido el crecimiento de
la entidad por cuanto el servicio que se otorga es de alta confiabilidad y confidencialidad.
2.4.2 Misión.
Brindar servicios legales de calidad con profesionales de alta preparación y experiencia
para lograr la satisfacción plena de nuestros clientes con la mayor efectividad.
2.4.3 Visión.
Ser el Estudio Jurídico líder en el mercado local y nacional, que proporcione asesoría legal
integral en todas las áreas llenando las expectativas de nuestros clientes por medio de un
grupo especializado.
2.4.4 Factor Económico.
El constante crecimiento de denuncias por falta de cumplimiento de los contratos
establecidos entre instituciones, generan una oportunidad para el Estudio Jurídico Muguersa
S.A en cuanto a la asesoría en materia legal que puede proporcionar la entidad. Es lamentable
el incremento de la delincuencia en nuestro país a causa de la falta de empleo y el incremento
de los impuestos sin embargo estas situaciones crean fuentes de ingreso para la empresa. El
actual apoyo que brinda el Gobierno Nacional para la puesta en marcha de negocios
emprendedores, ha permitido el incremento de asesorías legales alrededor del país en cuanto
a temas como la creación de compañías, vistos buenos, juicios penales por robos o
estupefacientes, cambios de domicilios y hasta facturas impagas de empresas privadas. Cabe
señalar que factores como el desempleo y la inflación repercuten en la empresa, puesto que al
26
encarecer los ingresos en la población las asesorías en materia legal tienden a descender por
temporadas.
2.4.5 Factor Político.
Debido al terremoto del mes de abril del 2016 se establecen políticas tributarias con el fin
de beneficiar a los damnificados de las Provincias de Manabí y Esmeralda. El incremento del
IVA del 12 al 14% repercutió en los ingresos de todos los ecuatorianos, por ende, las
asesorías en materia tributaria se incrementaron puesto que muchos clientes necesitaron
capacitación en cuanto a este incremento y conocer a fondo como se realizaría su
cancelación.
2.4.6 Factor Socio-Cultural.
En nuestro país en los actuales momentos no existe una cultura en la cual el sistema
judicial sea bien visto, ello se debe a la idiosincrasia que tiene cada habitante, esta situación
dificulta la credibilidad de la asesoría legal que se ofrece. Pero mediante acuerdos se pueden
conseguir el bien común.
27
Presidencia
Contador
Contable
Asistente Administrativo
Derecho Tributario y Laboral
Asistente Legal
Civil y Penal
Asistente Legal
Gerencia Administrativa
Gerencia
Legal
Figura N 2. Organigrama Estructural del Estudio Jurídico Muguersa S.A.
28
2.5 Marco Legal
2.5.1 Normas Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS).
Estudio y evaluación del control interno: La filosofía y estilo de operación de la
administración, incluyen una amplia gama de características entre otras, las siguientes:
enfoque para asumir y vigilar los riesgos de negocios, actitudes y acciones con respecto a la
información financiera, incluyendo el énfasis en el cumplimiento de presupuestos, logro de
utilidades y otros aspectos financieros y operativos. Estas características influyen
sustancialmente en el ambiente de control, sobre todo cuando unas cuantas personas dominan
la administración, independientemente de las consideraciones que se den a otros factores del
propio ambiente de control.
Métodos de asignación de autoridad y responsabilidad: Estos métodos afectan la
comprensión de las relaciones jerárquicas y las responsabilidades establecidas dentro de la
entidad. Los métodos para asignar autoridad y responsabilidad incluyen entre otros aspectos,
los siguientes:
- Políticas sobre asuntos tales como prácticas de negocios, conflictos de interés v código de
conducta.
- Asignación de responsabilidades y delegación de autoridad para tratar asuntos tales como
metas y objetivos de la organización, funciones operativas y requisitos legales.
- Descripción de puestos de los empleados, delineando funciones específicas, relaciones
jerárquicas y restricciones.
- Documentación de los sistemas de cómputo, indicando los procedimientos para autorizar
transacciones y aprobar cambios a los sistemas existentes.
Métodos de control administrativos: Estos métodos afectan el control directo de la
administración, sobre la autoridad delegada a otros, así como su capacidad para supervisar
29
efectivamente las actividades de la entidad en general. Los métodos de control administrativo
incluyen entre otros:
- Establecimiento de sistemas de planeación y reporte de información, que establezcan los
objetivos de la administración y los resultados del desempeño real. Tales sistemas podrán
incluir planeación estratégica, presupuestos, pronósticos, planeación de utilidades y
contabilidad por áreas de responsabilidad.
- Establecimiento de métodos que identifiquen el desempeño real y las excepciones al
desempeño planeado, así como la comunicación a los niveles administrativos apropiados.
- Utilización de métodos apropiados para investigar desviaciones a las expectativas y tomar
acciones correctivas oportunas y adecuadas.
- Establecimiento y vigilancia de políticas para desarrollar y modificar los sistemas contables
y los procedimientos de control, incluyendo el desarrollo, modificación y uso de programas
de cómputo y archivos de datos relacionados.
Función de Auditoría Interna: La función de auditoria interna en una entidad, es una
actividad independiente que permite examinar y evaluar la suficiencia y efectividad de la
estructura del control interno. Una función de auditoria interna efectiva debe contar con
relaciones de autoridad e información adecuada, personal capacitado, recursos suficientes
para llevar a cabo su función.
Políticas y prácticas de personal: Estas políticas y prácticas afectan la capacidad de una
entidad para, emplear personal competente que le permita lograr sus metas y objetivos.
Incluyen los procedimientos y políticas para contratar, capacitar, evaluar, promover y
compensar a los empleados, así como para proporcionarles los recursos necesarios para que
puedan cumplir con sus responsabilidades asignadas.
30
2.5.2 Normas Internacionales de Auditoría (NIAS).
NIA 315: Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el
conocimiento de la entidad y de su entorno
El entendimiento de la entidad, de su entorno y estructura de control interno
Estructura de control interno
Naturaleza y alcance del entendimiento de los controles relevantes. Cuando el auditor ha
comprendido y entendido los controles que son relevantes para una auditoría, éste evaluará el
diseño de esos controles y determinará y probará si han sido puestos en funcionamiento, para
lo cual aplicará los procedimientos de auditoría que considere adecuados en las circunstancias
que deben complementarse con preguntas hechas al personal de la entidad.
Componentes del control interno. El auditor debe obtener un adecuado entendimiento de
la estructura de control interno y de sus componentes, implantado en una entidad, como
sigue:
Entorno de control. Se logrará una comprensión adecuada del ambiente de control en que
opera la entidad, para lo cual evaluará si la administración, bajo la vigilancia de los
encargados del gobierno corporativo, ha creado, mantenido y fomentado una cultura de
honestidad y comportamiento ético; y si las fortalezas de los elementos del entorno de
control, de manera conjunta, proporcionan un sustento adecuado para los otros componentes
del control interno, y si éstos resultan afectados negativamente, debido a las debilidades en
los elementos del entorno de control.
Proceso de evaluación de riesgos. Se investigará y entenderá si la entidad tiene establecido
un proceso para: identificar los riesgos de negocio que son relevantes para el logro de los
objetivos de la información financiera; estimar la importancia de los riesgos; evaluar la
probabilidad de su ocurrencia, y decidir sobre las acciones a seguir para hacer frente a esos
riesgos. Cuando una entidad ha establecido un proceso de evaluación de riesgos, el auditor
31
obtendrá una comprensión de dicho proceso, así como de los resultados logrados. Si no tiene
establecido un proceso de evaluación de riesgos o si no cuenta con un proceso adecuado, el
auditor discutirá con la administración de la entidad si los riesgos de negocio, que son
relevantes para los propósitos de su información financiera, han sido identificados y cómo
fueron tratados. El auditor evaluará si la ausencia de un proceso de evaluación de riesgos
documentado es el apropiado en las circunstancias o representa una debilidad importante en
la estructura de control interno de la entidad.
Sistemas de información, incluidos los relacionados con los procesos de negocio,
relevantes para la información financiera, y de comunicación. Se obtendrá un entendimiento
del sistema de información, incluyendo los sistemas relacionados con los procesos de
negocio, que son relevantes para la información financiera: los diferentes tipos o clases de
transacciones generadas por las operaciones de la entidad que son significativas para la
información financiera; los procedimientos, tanto los relacionados con la TI como con los
sistemas manuales, mediante los cuales las transacciones son iniciadas, registradas,
procesadas, corregidas, de ser necesario, transferidas al libro mayor y reportadas en los
estados financieros; los registros contables relacionados, la información de soporte y las
cuentas específicas que son utilizadas para iniciar, registrar, procesar y reportar las
transacciones, incluyendo la corrección de información incorrecta y cómo es transferida la
información al libro mayor.
Los registros pueden ser manuales y/o electrónicos; el sistema de información captura los
eventos y las situaciones que son diferentes a las transacciones “normales” o “recurrentes” y
que son significativos para la información financiera; el proceso de esta última utilizado para
preparar estados financieros, incluyendo las estimaciones contables y las revelaciones, y los
controles establecidos sobre las pólizas de diario, incluyendo las pólizas no estándar,
utilizadas para registrar transacciones no recurrentes, inusuales o ajustes. Además, se
32
obtendrá una comprensión de cómo se comunican, dentro de la entidad, las responsabilidades
en el proceso de preparación de la información financiera y de cuestiones significativas
relacionadas con la información financiera.
Actividades de control relevantes para la auditoría. Se obtendrá una comprensión de las
actividades de control que son relevantes para la auditoría, considerando aquéllas que el
auditor juzga necesario entender, con el fin de evaluar los riesgos de error importante a nivel
de aseveraciones de los estados financieros, y diseñar los procedimientos de auditoría que
respondan a los riesgos evaluados. Una auditoría no requiere de un entendimiento de todas
las actividades de control relacionadas con cada tipo de transacciones, cuentas de balance y
revelaciones importantes en los estados financieros o para cada aseveración relevante para
ellos.
Vigilancia de controles. Se obtendrá un entendimiento de las principales actividades que la
entidad tiene implementadas para efectos de vigilar la operación efectiva del control interno
relativo a la preparación de la información financiera, incluyendo aquéllas relativas a las
actividades de control relevantes para la auditoría, y la forma en que la entidad establece y
pone en marcha medidas correctivas para su control.
1
33
Capítulo 3
Marco Metodológico
3.1 Diseño de la Investigación
El presente trabajo investigativo se desarrollará por medio de una investigación
Bibliográfica y de campo, puesto que es necesario tener una comunicación directa con los
colaboradores del área contable con el propósito de dar a conocer la importancia que tiene la
aplicación de un manual de control interno en esta área a fin de determinar en qué manera
repercute económicamente sobre la entidad, el establecimiento del mismo permitirá que otras
organizaciones puedan utilizarlo, y a su vez contribuye a nivel educativo y práctico
proporcionando herramientas para el área contable de un estudio jurídico.
De acuerdo con el análisis realizado hemos determinado que la utilización de un método
estadístico, resulta necesaria para la toma de decisiones en cuanto a la aplicación del manual
de control interno en el área contable. Hernández (2010) acoge la categorización de Dankh, el
cual categoriza los tipos de investigación en cuatro denominados como: Exploratorios,
descriptivos, correlaciones y explicativos.
Para efectos del presente trabajo, el tipo de investigación aplicado es el Descriptivo, dado
que en este se alinea al diseño el Manual de control interno que se propone para el área
contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A. El tipo de investigación descriptivo busca
definir las propiedades transcendentales de personas, conjuntos, comunidades o cualquier otra
problemática que sea objeto de estudio. Evalúan y valoran varios aspectos, dimensiones o
componentes del objeto a investigar. En esta clasificación de estudio se escoge una serie de
temas y se calcula cada una de ellas independientemente, para así representar lo que se
investiga.
Se requiere evaluar el por qué dentro del área contable existen procesos que no se
desarrollan o en su defecto se realizan tardíamente perjudicando la economía del estudio
34
jurídico. Al revisar cómo se llevan a cabo los procedimientos se puede determinar que estos
se realizan de manera empírica y sin establecer responsabilidades para explicar lo que
acontece en ese departamento.
3.2 Técnicas e Instrumentos de Investigación
Las técnicas de recolección de la información son las herramientas utilizadas por el
investigador en la recopilación de los datos, las cuales se seleccionan conforme a las
necesidades de la investigación en función de la muestra elegida, y se emplean tanto para
hacer la recolección, la observación y/o la experimentación. Al analizar la información y de
los estudios previos encontramos que para Fidias Arias (2012): “Consiste en la
caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su
estructura o comportamiento” (p.24). Lo que ha permitido realizar una evaluación sobre la
problemática en la que se encuentra el estudio jurídico Muguersa S.A. en cuanto a su proceso
de control interno el cual carece de un documento técnico es decir un manual que permita su
aplicación.
Las técnicas para Rodríguez Peñuelas, (2014) son “las técnicas, son los medios empleados
para recolectar información, entre las que destacan la observación, cuestionario, entrevistas,
encuestas” (p.18). Es importante indicar que las técnicas de investigación permitirán recabar
información vital para el desarrollo de este estudio y de cualquier otro además que posibilitan
la optimización de los esfuerzos y una adecuada administración de los recursos
proporcionando así resultados confiables. Para Bernal (2010) las técnicas más utilizadas para
investigaciones cuantitativas son: “Encuesta, Entrevistas, Observación sistemática, Análisis
de contenido, Experimentos, Pruebas estadísticas, entre otras” (p.192). En el proceso
investigativo del Dpto. de Contabilidad del Estudio Jurídico Muguersa, luego del estudio
respectivo realizado se determinó que las técnicas a utilizar serán: entrevistas no
estructuradas y encuestas.
35
3.3 Entrevistas no Estructuradas
La entrevista no estructurada o no formalizada es aquella que permite una conversación
libre por parte del entrevistado y el entrevistador, ya que no existen cuestionarios o guías para
efectuar las preguntas. Durante el establecimiento de esta técnica en el estudio jurídico
Muguersa S.A. se realizó una conversación sobre la problemática del control interno,
efectuando preguntas abiertas que arrojaron la existencia de la necesidad del establecimiento
de un manual de control interno contable que permita ejecutar de forma eficiente los
procedimientos.
3.4 Encuesta
Según menciona Bernal (2010): “La encuesta se fundamenta en un cuestionario o conjunto
de preguntas que se preparan con el propósito de obtener información de las personas”
(p.194). La encuesta fue realizada a los colaboradores que laboran en el estudio jurídico
Muguersa S.A. en el cual se excluyó a los colabores que no pertenecen al área contable del
Estudio Jurídico Muguersa S.A.
3.5 Instrumentos de investigación
Para Arias (2013) los instrumentos de investigación “Son los medios materiales que se
emplean para recoger y almacenar la información” (p. 25) En el presente estudio el
instrumento a utilizar en el estudio jurídico Muguersa S.A. es el cuestionario que según
Tamayo (2008): “Contiene los aspectos del fenómeno que se consideran esenciales; permite,
además, aislar ciertos problemas que nos interesan principalmente; reduce la realidad a cierto
número de datos esenciales y precisa el objeto de estudio” (p. 124)
3.6 Población
La población como tal se puede definir como la suma total de los integrantes que
conforman a los colaboradores que trabajan en el Estudio Jurídico Muguersa S.A. el cual se
encuentra distribuido de la siguiente manera:
36
Nota: Resultado de la Investigación
Tabla N° 3
Población
Cargo N° de Personal
Presidencia 1
Gerente de Gestión 1
Gerente Administrativo 1
Abogados 7
Contador 1
Auxiliar Contable 2
Asistente Administrativo 7
Total 20
Análisis e interpretación de los resultados
A continuación se presentan los resultados obtenidos en la Encuesta aplicada a los
colaboradores del Estudio Jurídico Muguersa S.A. en los cuales se consideró únicamente al
personal de Presidencia (1), Gerencia de Gestión (1), Gerencia Administrativa (1)), Contador
(1), Auxiliares Contables (2) y Asistentes Administrativos (7). Cabe indicar que no se
consideró a los abogados ya que se cree que los mismos no tienen incidencia directa en el
ámbito administrativo, por lo tanto para efectos de la encuesta se tomó como muestra a 13
personas.
37
Nota: Resultado de la Investigación
1. ¿A su criterio cómo calificaría la implementación del código de ética en el Estudio Jurídico
Muguersa S.A.?
Tabla N°4
Código de Ética
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Excelente 3 20%
Muy bueno 10 80%
Bueno 0 0%
Regular 0 0%
Malo 0 0%
Análisis: El 100% de los encuestados expresan una actitud favorable a la idea de
implementar el código de ética en la entidad; la creación del mismo, sería una base
importante que contribuiría para el desarrollo de las diferentes actividades realizadas en el
departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A., ya que a través del mismo, se
promoverá el hacer efectivos y dejar por sentado de manera escrita los valores y principios
éticos de la organización.
Figura N°3. Código de Ética
Excelente
Muy bueno
Bueno
Regular
Malo
38
Nota: Resultado de la Investigación
2. ¿Considera usted necesario que la empresa deba poseer un manual escrito que contenga las
políticas y procedimientos?
Tabla N°5
Necesidad de Manuales
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Totalmente Necesario 10 80%
Necesario 3 20%
Poco Necesario 0 0%
Innecesario 0 0%
Análisis: El 80% de los encuestados expresan estar totalmente de acuerdo de la
necesidad que la compañía posea un manual de políticas y procedimientos, de igual manera el
20% manifiesta que es positiva la iniciativa, esto se da ya que las instrucciones son dadas de
forma verbal por parte jefe de área, lo que impide delinear responsabilidades. Toda actividad
delegada a una persona o a un grupo de ellas, tiene sobreentendidos procedimientos que se
ejecutan para cumplir con objetivos diversos dentro de una estructura. El Manual de
Procedimientos le dará a las instrucciones ejecutadas, un carácter formal u oficial que
soportará y justificará los procedimientos que se ejecuten.
Totalmente Necesario
Necesario
Poco Necesario
Innecesario
Figura N°4. Necesidad de Manuales
39
Nota: Resultado de la Investigación
3. ¿Existe información sobre cambios en el entorno que puedan repercutir en la ejecución de
estrategias?
Tabla N° 6
Información del entorno
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Definitivamente sí 8 60%
Probablemente sí 0 0%
Indeciso 0 0%
Probablemente no 5 40%
Definitivamente no 0 0%
Análisis: El 60% de los encuestados expresan estar totalmente de acuerdo con la
afirmación que indica que existe información sobre cambios en el entorno de la compañía que
repercute en las estrategias señaladas; mientras que el 40% manifiesta que probablemente no.
Las estrategias, de acuerdo a lo manifestado por los encuestados, se ven afectadas por las
decisiones gubernamentales repercutiendo de manera directa o indirecta en el departamento
contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A. a pesar que las decisiones gerenciales también
son de incidencia.
Figura N°5. Información del Entorno
Definitivamente sí
Probablemente sí
Indeciso (Afirmación)
Probablemente no
Definitivamente no
40
Nota: Resultado de la Investigación
4. ¿Se encuentra definido el cargo que usted desempeña y sus funciones dentro de la compañía?
Tabla N° 7
Cargo y Funciones
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Definitivamente sí 0 0%
Probablemente sí 4 31%
Indeciso 6 46%
Probablemente no 3 23%
Definitivamente no 0 0%
Análisis: El 40% de los encuestados indican que están de acuerdo en que si se encuentra
definido el cargo que desempeñan en la compañía, mientras que el 60% señala que se
encuentran en desacuerdo y no están completamente definidas sus funciones. Luego de
realizada la consulta queda en evidencia que el personal no se encuentra cabalmente
convencido de sus roles y esto es debido a la ausencia de manuales de procedimiento en los
cual se establezca por cargo y se dé por sentado formalmente cuales son las responsabilidades
a cumplir.
Figura N°6. Cargo y Funciones
Definitivamente sí
Probablemente sí
Indeciso (Afirmación)
Probablemente no
Definitivamente no
41
Nota: Resultado de la Investigación
5. ¿Considera usted oportuno el registro de las transacciones en el Dpto. Contable del estudio
Jurídico Muguersa S.A.?
Tabla N° 8
Registro de Transacciones
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Muy oportuno 10 80%
Cumple 3 20%
Poco Oportuno 0 0%
Inoportuno 0 0%
Análisis: El 80% de los encuestados manifestaron que si se realiza el registro de las
transacciones contables de manera oportuna, mientras un 20% indica que es poco oportuno el
registro de las mismas. Los encuestados señalan que la empresa no cuenta con manuales que
permitan establecer políticas y procedimientos, las instrucciones son dadas de forma verbal
por el jefe de área, lo cual impide señalar responsabilidades, así como poder medir tiempos
en la elaboración de cada requerimiento y poder delegar una adecuada distribución de las
cargas de trabajo.
Muy oportuno
Cumple
Poco Oportuno
Inoportuno
Figura N° 7. Registro de Transacciones
42
Nota: Resultado de la Investigación
6. ¿Cómo calificaría los controles que maneja la compañía para evidenciar el adecuado
cumplimiento de las actividades contables?
Tabla N° 9
Políticas de Control
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Excelente 0 0%
Muy bueno 0 0%
Bueno 3 20%
Regular 10 80%
Malo 0 0%
Análisis: El 20% de los encuestados indica que los controles son apenas buenos, y el 80%
menciona que son regulares, lo cual nos deja como referencia que los controles para las
actividades contables existente no son suficientemente sólidos para el adecuada manejo de
información esto es debido a que los mismos son dirigidas por el jefe de área de manera
verbal; Eventualmente puede darse el caso en que por errores humanos involuntarios se
incurra en problemas laborales o fiscales, así que se considera que la implementación de
políticas de control sentado por escrito puede ser una herramienta muy necesaria y eficaz para
el óptimo control de las actividades contables.
Excelente
Muy bueno
Bueno
Regular
Malo
Figura N° 8. Políticas de Control
43
Nota: Resultado de la Investigación
7. ¿Considera usted necesario el diseño de un manual de control interno en el departamento
contable?
Tabla N° 10
Manual de control interno
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Totalmente Necesario 13 100%
Necesario 0 0%
Poco Necesario 0 0%
Innecesario 0 0%
Análisis: El 100% de los encuestados indican que si es necesario la creación de un manual
de control interno para el departamento contable del estudio jurídico Muguersa S.A.
Según lo manifestado por los colaboradores. La compañía requiere de esta herramienta de
control en el área de contabilidad, dado que la misma permitirá y contribuirá a un mejor
desarrollo de las actividades y a su vez favorecerá a la toma de decisiones ya que la
información que se presentara será realizada de acuerdo a las políticas y procedimientos
establecidos.
Figura N° 9. Manual de control interno
Totalmente Necesario
Necesario
Poco Necesario
Innecesario
44
Nota: Resultado de la Investigación
Alto
Medio
Bajo
8. ¿En qué nivel cree usted que se mejorará el desarrollo de las actividades contables con el
diseño de un manual de control interno para el departamento contable?
Tabla N° 11
Mejorar Actividades Contables
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Alto 8 60%
Medio 5 40%
Bajo 0 0%
Análisis: El 60% de los encuestados indican que la creación de un manual de control
interno mejorará el desarrollo de las actividades contables en un alto nivel, mientras que el
40% opina que se realizará en un nivel medio. En el proceso de recolección de información
podemos observar que los encuestados señalan que la creación de un manual de control
interno, contribuirá a la mejora de las actividades contables las cuales son necesarias para el
estudio jurídico.
Figura Nª 10. Mejorar Actividades Contables
45
Si
No
Nota: Resultado de la Investigación
9. ¿La entidad cuenta con un sistema de procesamiento de datos adaptado a las necesidades que
permita la generación de información oportuna?
Tabla N° 12
Sistema de Datos
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 0 0%
No 13 100%
Análisis: El 100% de los participantes de esta encuesta mencionan que no existe un
sistema para el procesamiento de datos, el cual permita la generación de información
oportuna. En la encuesta realizada se pudo notar que no existe un sistema que ayude con los
datos y la información procesada, por consiguiente, la información contable no es
proporcionada de primera mano y su fiabilidad no es la más confiable ya que la misma no
filtrada bajo los parámetros adecuados.
Figura N° 11. Sistema de Datos
46
Nota: Resultado de la Investigación
Nunca
Pocas veces
Algunas veces
La mayoría de veces
Siempre
10. ¿Las actividades contables se realizan de forma adecuada y oportuna?
Tabla N° 13
Actividades contables
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Nunca 0 0%
Pocas veces 0 0%
Algunas veces 3 20%
La mayoría de veces 10 80%
Siempre 0 0%
Análisis: El 80% de los encuestados manifiestan que la mayoría de veces se realizan las
actividades contables de forma adecuada y oportuna frente a un 20% que señala que algunas
veces. En el estudio jurídico Muguersa S.A, de acuerdo a los indicado por los encuestados la
actividad contable la mayoría de las veces se realiza de forma oportuna, la dificultad que se
les presenta muy a menudo es la entrega de los montos cobrados en cada servicio
proporcionado a los clientes.
Figura N°12. Actividades Contables
47
Nunca
Pocas veces
Algunas veces
La mayoría de veces
Siempre
Nota: Resultado de la Investigación
11. ¿Existe un proceso establecido para el manejo de la información contable?
Tabla N° 14
Proceso de Información Contable
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Nunca 0 0%
Pocas veces 3 20%
Algunas veces 7 60%
La mayoría de veces 3 20%
Siempre 0 0%
Análisis: El 20% de los encuestados establece que existe un proceso contable que pocas
veces es aplicado, mientras que un 60% señala que algunas veces frente a un 20% que
representa la mayoría de veces. Se determina, de acuerdo con la información suministrada,
el estudio jurídico Muguersa S.A plantea un proceso para la información contable no de
manera secuencial sino esporádicamente puesto que carecen de una normativa la cual permita
llevar un orden en todo el procedimiento.
Figura N° 13. Proceso de Información Contable
48
Conclusiones
La creación de un código de ética y de un manual de control interno en el
departamento contable en el Estudio Jurídico cuenta con la aceptación de todos los
encuestados.
La elaboración de un manual de procedimientos y políticas sin duda alguna permitirá
delinear responsabilidades a fin de que se puedan alcanzar los objetivos planteados
por la organización en el tiempo estipulado.
Las estrategias planteadas por el estudio jurídico se pueden ver afectadas en cuanto a
causas externas ejercidas por parte del ámbito judicial del país.
La falta de implementación de políticas de control, repercuten en el área de
contabilidad por ende la creación de un manual permitirá el mejor desarrollo de las
actividades en este departamento de forma adecuada y oportuna.
El no contar con un sistema de procesamiento de datos ocasiona que la información
contable pueda ser realizada de manera secuencial.
49
Análisis de los resultados de la Entrevista
Entrevista 1
Nombre: Dr. Enrique Astudillo Dávila
Cargo: Presidente (Socio)
Cuestionario
1.- ¿Cuáles son los procesos que cumple el departamento contable al momento de enviar a
facturar alguna asesoría?
El Abogado envía un correo a contabilidad para la emisión de la factura y posteriormente
gestionar el cobro en un tiempo determinado o según las políticas del cliente.
2.- ¿Qué tan a menudo el departamento contable le reporta los gastos ocasionados por
gestiones varias de sus clientes?
Por lo general el asistente reporta al abogado encargado cada mes los gastos ocasionados.
3.- ¿Cuándo solicita información acerca del total de honorarios facturados al año, en que
tiempo se lo facilitan?
Cuando solicito información con esa al departamento contable por lo general me la envían
dentro de 4 a 5 horas ya que ellos realizan la revisión física.
4.- ¿Qué departamento se encarga de revisar que los contratos por asesoría se facturen en su
totalidad?
El departamento encargado es el contable ya que él se encuentra la administradora y es
quien revisa y contrala junto al asistente (clientes) que este se lleve a cabo por medio de
etapas o según su estructura.
5.- ¿Piensa usted que se debería definir un día a la semana para pagar a proveedores? ¿Qué
día le parece factible?
Pienso que se debería definir un día o dos para la firma de pagos a proveedores ya que
esto nos quita tiempo de trabajo tanto a nosotros como abogados, como al asistente
50
(proveedores); ya que hay que revisar autorizaciones y plazos para cancelar. El día factible
para que los pagos sean entregados serían los viernes por la tarde.
6.- ¿Considera usted que es una necesidad de la empresa un Manual de Control Interno en el
departamento contable?, ¿Por qué?
Claro que sí, ya que mediante un manual todos los abogados incluyéndome nos regiríamos
a un procedimiento, por ejemplo, si contrato un asesor externo ya sea por “X” razón al
momento de generar su factura, tendré la certeza de que se cancelará en el lapso de una
semana o en el tiempo que estimen en dicho manual de control interno.
7.- ¿Qué inconvenientes ha encontrado usted, debido a la falta de aplicación de un Manual de
Control Interno en el departamento contable?
Pienso que se genera un problema al momento de no llevar un archivo actualizado de los
rubros facturados en cada caso generado; al momento de solicitar al departamento contable
me indique que rubros se han facturado, me entregan dicha información en tiempos largos,
cuando debería existir un archivo personalizado de cada contrato.
8.- ¿Cuáles cree usted que son las ventajas que brindaría el Manual de Control Interno en el
departamento contable para el Estudio Jurídico Muguersa S.A.?
Organización de información
Ingresos oportunos para gestionar cobro de gastos con los clientes
Seguimiento de contratos
51
Entrevista 2
Nombre: Ab. Fabián Alarcón Fiallos
Cargo: Gerente General (Socio)
Cuestionario
1.- ¿Cuáles son los procesos que cumple el departamento contable al momento de enviar a
facturar alguna asesoría?
Por lo general una vez que el cliente aprueba el honorario o el contrato enviado, ya sea
este por correo electrónico o comunicación escrita, el asistente del abogado envía un correo a
la administradora y este remite la solicitud al asistente (cliente) para que elabore la factura.
2.- ¿Qué tan a menudo el departamento contable le reporta los gastos ocasionados por
gestiones varias de sus clientes?
Tengo entendido que los asistentes (clientes / proveedores) se dividen las cuentas de
gastos de los clientes y a su vez envían los reportes al abogado encargado una vez por mes.
3.- ¿Cuándo solicita información acerca del total de honorarios facturados al año, en que
tiempo se lo facilitan?
Cuando solicito información, aunque no es muy a menudo, el departamento contable
realiza la búsqueda y me la facilitan en 3 horas dependiendo de la urgencia.
4.- ¿Qué departamento se encarga de revisar que los contratos por asesoría se facturen en su
totalidad?
Tengo entendido que el departamento encargado es contabilidad ellos se encarga de enviar
a firmar a todos los responsables dichos contratos, que estos se facturen a tiempo.
5.- ¿Piensa usted que se debería definir un día a la semana para pagar a proveedores? ¿Qué
día le parece factible?
A criterio personal pienso que no, ya que nosotros por lo general acostumbramos a
solicitar el pago de nuestras facturas una vez que el cliente haya cancelado la totalidad del
52
servicio, resultaría difícil proponer un día ya por decirlo de alguna forma ponemos el mal
ejemplo.
6.- ¿Considera usted que es una necesidad de la empresa un Manual de Control Interno en el
departamento contable?, ¿Por qué?
Sí, es necesario un manual de control interno para dicho departamento ya que con el
mismo todos nuestros colaboradores se regirían a procedimientos y obtendríamos facilidad de
información.
7.- ¿Qué inconvenientes ha encontrado usted, debido a la falta de aplicación de un Manual de
Control Interno en el departamento contable?
Por falta de un manual de control interno en el departamento contable se ocasiona retrasos
en pagos a proveedores, como en facturación a clientes ya que no coordinan los tiempos de
ingresos de información.
8.- ¿Cuáles cree usted que son las ventajas que brindaría el Manual de Control Interno en el
departamento contable para el Estudio Jurídico Muguersa S.A.?
Información de primera mano
Cartera actualizada a fecha
Cobros a clientes en tiempos oportunos
Coordinación de pagos a proveedores
53
Entrevista 3
Nombre: Ab. Melanie Guerrero Ubilla
Cargo: Abogada (Socia)
Cuestionario
1.- ¿Cuáles son los procesos que cumple el departamento contable al momento de enviar a
facturar alguna asesoría?
Para ser sincera desconozco cuál es el proceso que el departamento cumple ya que nuestro
trabajo o por lo menos el mío es de enviar un correo para solicitar la facturación de “A” o
“B” asesoría. El resto se encarga el departamento en general.
2.- ¿Qué tan a menudo el departamento contable le reporta los gastos ocasionados por
gestiones varias de sus clientes?
El departamento tiene la obligación de enviar reportes cada vez que los gastos sean
superiores y que estén difíciles de cobro.
3.- ¿Cuándo solicita información acerca del total de honorarios facturados al año, en que
tiempo se lo facilitan?
Dependiendo ya que si solicitamos información de muchos años atrás, obviamente se les
genera al departamento un inconveniente ya que los archivos cada 2 años los enviamos a
bodegas que se encuentran fuera de oficina.
El tiempo promedio es dos días como máximo considerando la carga de trabajo existente o
solicitudes extracurriculares que se presenten.
4.- ¿Qué departamento se encarga de revisar que los contratos por asesoría se facturen en su
totalidad?
El estado de los contratos de mis clientes los llevo en un cuadro personalizado ya que para
ser sincera no creo que el departamento contable tenga el valioso trabajo de revisar
diariamente dichos rubros a facturar.
54
5.- ¿Piensa usted que se debería definir un día a la semana para pagar a proveedores? ¿Qué
día le parece factible?
Claro que sí, me ha tocado firmar cheques de 3 a 4 veces al día, eso me parece demasiado
inapropiado ya que nosotros permanecemos ocupados y por hacer este tipo de actividades nos
saca de nuestras labores.
6.- ¿Considera usted que es una necesidad de la empresa un Manual de Control Interno en el
departamento contable?, ¿Por qué?
Es una necesidad eminente, todas las compañías deberían tener un manual de control
interno no tan solo en el departamento contable sino en todos los departamentos en general.
7.- ¿Qué inconvenientes ha encontrado usted, debido a la falta de aplicación de un Manual de
Control Interno en el departamento contable?
Los inconvenientes que se reflejan a simple vista es la falta de organización de
actividades, he visto de cerca cómo se reparten a diario tareas con el fin de ayudar en grupo
pero pienso que esto ocasiona retrasos ya que no siguen un mismo ritmo todos los días.
8.- ¿Cuáles cree usted que son las ventajas que brindaría el Manual de Control Interno en el
departamento contable para el Estudio Jurídico Muguersa S.A.?
Garantizar la calidad de los registros
Bajar posibles reclamos por falta de pagos a proveedores
Cobros a clientes en tiempos oportunos
Garantizar la satisfacción de nuestros clientes
55
Entrevista 4
Nombre: Ab. Gabriela Novoa Zenck
Cargo: Abogada (Asociada)
Cuestionario
1.- ¿Cuáles son los procesos que cumple el departamento contable al momento de enviar a
facturar alguna asesoría?
Cada abogado tiene alrededor de dos a tres asistentes legales los mismos que se encargan
de gestionar los casos en curso, en lo personal yo envío a unos de ellos a enviar la orden por
correo al departamento contable para la respectiva facturación.
2.- ¿Qué tan a menudo el departamento contable le reporta los gastos ocasionados por
gestiones varias de sus clientes?
Los gastos ocasionados por gestiones varias los reportan mis asistentes legales
directamente con los asistentes contables ya que ellos son los que realizan dicho rubro y
conocen el motivo para cobrarlos directamente al cliente sin tener que generar un cuadro.
3.- ¿Cuándo solicita información acerca del total de honorarios facturados al año, en que
tiempo se lo facilitan?
Los casos que llevo son estrictamente mensuales, es decir, el Estudio Jurídico Muguersa
factura los primeros días de cada mes.
No recuerdo haber solicitado información antigua sin embargo de ser necesario será
documentación que se haya archivado durante los últimos 5 años.
4.- ¿Qué departamento se encarga de revisar que los contratos por asesoría se facturen en su
totalidad?
Como le indique en la pregunta anterior mis clientes son fijos, cuando empecé la realizar
la asesoría se realizó un contrato y es el que se lleva de forma mensual.
El departamento contable es el que se encarga de facturarlo mes a mes.
56
5.- ¿Piensa usted que se debería definir un día a la semana para pagar a proveedores? ¿Qué
día le parece factible?
Definitivamente sí, ya que he observado que los asistentes dejan de realizar sus
actividades por realizar pagos improvisados por proveedores o porque uno d ellos abogado
necesita la cancelación de alguna factura.
6.- ¿Considera usted que es una necesidad de la empresa un Manual de Control Interno en el
departamento contable?, ¿Por qué?
Sí, es necesario para llevar controles; aunque no considero algo esencial para la empresa
ya que llevamos muchos años sin contar con dicho instructivo y hasta ahora nos manejamos
quizá no de la mejor forma pero si siendo responsables.
7.- ¿Qué inconvenientes ha encontrado usted, debido a la falta de aplicación de un Manual de
Control Interno en el departamento contable?
Me he fijado que sin un manual de control interno en dicho departamento no se puede
combatir las falencias, ni debilidades por ejemplo Muguersa debería solicitar a los
proveedores crédito para la cancelación de facturas pero lamentablemente nadie se encarga de
realizar esta gestión.
8.- ¿Cuáles cree usted que son las ventajas que brindaría el Manual de Control Interno en el
departamento contable para el Estudio Jurídico Muguersa S.A.?
Aumentar el compromiso en todos los integrantes del departamento
Alta probabilidad de implementación de nuevas ideas
57
Conclusiones
El ingreso tardío de información genera retrasos en los pagos, lo cual ocasiona
dificultades con los proveedores.
El no contar con un manual de control interno en el departamento contable provoca la
falta de organización en las actividades entre ellas el cobro de la cartera vencida.
Deben establecerse políticas claras en cuanto a la aplicación de un manual de control
interno no solo en el área contable sino dentro de toda la empresa para tener un mejor
desempeño.
El establecer tiempos de ejecución en las actividades lograrán que los procedimientos
contables sean mejor desarrollados evitando retrasos en otras áreas.
Se considera necesario la elaboración de un manual de control Interno para
Departamento contable del estudio Jurídico Muguersa S.A.
58
Nota: Resultado de la Investigación
3.7 Probar hipótesis
En cuanto a la resolución del problema en estudio y conforme a la hipótesis estadística
estipulada, se requiere trabajar con frecuencias observadas, las cuales son obtenidas en el
proceso de investigación el mismo que permitirá el diseño de un manual de control interno
en el departamento contable ayudando así al desarrollo de las actividades contables.
3.8 Hipótesis
Al diseñar un manual de control interno en el departamento contable del estudio jurídico
Muguersa S.A. contribuirá a optimizar procesos y procedimientos.
Variable Independiente
Manual de control interno
Variable Dependiente
Fortalecer el proceso de emisión de los Estados Financieros
3.9 Preguntas extraídas de la encuesta para probar la hipótesis general
1. ¿Considera usted necesario el diseño de un manual de control interno en el departamento
contable?
Tabla N° 10
Manual de control interno
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Totalmente Necesario 13 100%
Necesario 0 0%
Poco Necesario 0 0%
Innecesario 0 0%
59
Alto
Medio
Bajo
Nota: Resultado de la Investigación
2. ¿En qué nivel cree usted que se mejorará el desarrollo de las actividades contables con el
diseño de un manual de control interno para el departamento contable?
Tabla N° 11
Mejorar Actividades Contables
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Alto 8 60%
Medio 5 40%
Bajo 0 0%
Figura N° 9. Manual de control interno
Totalmente Necesario
Necesario
Poco Necesario
Innecesario
Figura N°10. Mejorar Actividades Contables
60
Figura Nº 14. Actividad Contable Tabulación Cruzada
Pruebas de chi-cuadrado
Valor df
Significación
asintótica
(bilateral)
Chi-cuadrado de Pearson 19,500a 9 ,021
Razón de verosimilitud 20,775 9 ,014
Asociación lineal por lineal 8,660 1 ,003
N de casos válidos 13
a. 16 casillas (100,0%) han esperado un recuento menor que 5. El
recuento mínimo esperado es ,31. Figura Nº 15. Pruebas Chi-Cuadrado
Como el nivel de significancia es menor que 0,05 se rechaza la hipótesis nula y se acepta
la hipótesis alternativa, al concluir se tiene que a un nivel de significancia 0,05 el diseñar un
manual de control interno en el departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A
mejorará considerablemente el desarrollo de las actividades contables del área.
61
Nota: Resultado de la Investigación
Tabla N° 15
Medidas Simétricas
Medidas simétricas
Valor Aprox.
Sig.
Nominal por
Nominal
Coeficiente de
contingencia
,816 ,040
N de casos válidos 13
Como el nivel de contingencia es menor que 0,05 se rechaza la hipótesis nula y se acepta
la hipótesis alternativa, al concluir se tiene que a un nivel de significancia 0,05 existe relación
entre el diseño de un manual de control interno y el fortalecer la emisión de los estados
financieros en el desarrollo de las actividades contables en el Estudio Jurídico Muguersa S.A.
62
Capítulo 4
La Propuesta
4.1 Manual de control interno para el departamento contable del Estudio Jurídico
Muguersa S.A. de la ciudad de Guayaquil
4.1.1 Justificación.
La presente propuesta se basa en la necesidad que presenta el Estudio Jurídico Muguersa
S.A, siendo una entidad en crecimiento, requiere contar con un manual de control interno que
permita mejorar el proceso contable a fin de que se puedan tomar decisiones administrativas
y financieras adecuadas que contribuirán en el desarrollo económico para Muguersa S.A y
sus actuales colaboradores.
El Estudio Jurídico Muguersa S.A, fue creado en el año 2012, ubicado en el sur de la
ciudad de Guayaquil. Realiza servicios jurídicos en las áreas de derecho civil, penal,
aduanero, asesoría en temas mercantiles, laborales, etc. La confiabilidad y confidencialidad
en el servicio ha permitido el crecimiento acelerado de Muguersa S.A por ende el manejo
contable se ha incrementado y es por ello que se debe implementar un manual de control de
interno a con el propósito de brindar información contable oportuna y veraz.
4.1.2 Objetivos
Objetivo General
Diseñar un manual de control interno en el departamento contable del Estudio Jurídico
Muguersa S.A. para fortalecer el proceso de emisión de los Estados Financieros.
Objetivos Específicos
Garantizar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de todas las actividades contables.
Motivar a los colaboradores del área financiera para dar cumplimiento a las políticas y
procedimientos establecidos en el manual.
Examinar que los recursos de la entidad sean manejados de manera eficiente.
63
4.1.3 Procedimiento
La propuesta planteada es integral, ya que con la misma se pretende fortalecer el control
interno del departamento contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A. para lo cual se
considera como oportunidad de mejora los siguientes aspectos:
a) Adoptar un organigrama estructural.
b) Diseñar un manual de funciones o descripciones del cargo.
Presidencia
Gerencia legal
Civil/penal/
Laboral
Asistente
Legal 1
Asistente
Legal 2
Tributario
/Constitucional
Gerencia administrativa
Asistente administrativo
Contador
Asistente
contable
clientes
Asistente
contable proveedores
Figura N° 16. Nuevo organigrama estructural del Estudio Jurídico Muguersa S. A.
64
MANUAL DE FUNCIONES DEL
CARGO
Código: MDC-RRHH-002
Versión: 3
Fecha: feb-17
Página: 1/1
DENOMINACION DEL PUESTO
GERENTE ADMINISTRATIVO
AREA/DEPARTAMENTO:
Gerencia
Administración /
Contabilidad
PROCEDIMIENTOS
Controlar los tiempos trabajados por abogado.
Verificar el cumplimiento de los contratos con los clientes.
Revisar mediante reportes el área de facturación.
Comprobar de forma diaria que las cobranzas han sido llevadas a cabo mediante un cuadro elaborado por el
asistente de cobranzas.
Implementar un reporte de cobranzas con el cual se puedan establecer los montos cobrados a fin de tomar decisiones
estratégicas.
Mantener comunicación de forma permanente con los colaboradores.
Dar seguimiento del cumplimiento de las actividades asignadas.
Poseer un detalle específico de los cargos.
Mantiene el manejo de las cuentas corrientes del jurídico siendo el responsable de los valores girados y sus
beneficiarios.
Presenta el informe de conciliaciones bancarias y saldos en libros.
COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO
EDUCACIÓN
Educación superior en Administración de Empresas.
Maestrías en Administración de Empresas o Afines
FORMACIÓN
Cursos de Administración de Empresas
Cursos de Contabilidad
Curso de Gerencia de Proyectos
EXPERIENCIA
3 años en labores similares
HABILIDADES
Bilingüe escrito y hablado.
Buen conocimiento de utilitarios.
Liderazgo y don de Mando
Organizado y Planificador
Análisis y resolución de problemas.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: Fecha: Fecha:
65
MANUAL DE FUNCIONES DEL
CARGO
Código: MDC-RRHH-017
Versión: 3
Fecha: feb-17
Página: 1/1
DENOMINACION DEL PUESTO
CONTADOR
AREA/DEPARTAMENTO:
Gerencia
Administración /
Contabilidad
PROCEDIMIENTOS
Establecer los lineamientos para el registro y control de las transacciones contables aplicadas al manejo de
cuentas de la organización. Preparar y presentar informes sobre la situación financiera, exigidos por los entes de control y mensualmente
entregar al Gerente, un balance de comprobación.
Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con
lo establecido en las normas vigentes.
Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo, así como a toda la organización
en materia de control interno.
Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o
solicitudes de información tanto internas como externas.
Presentar los informes que requieran la Junta Directiva, el Gerente, el Comité de Control Social, el Revisor Fiscal y
los asociados, en temas de su competencia.
Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea requerido
Contabilización de ingresos N/D, diarios mensuales.
Revisión de Comprobantes ingresados.
Revisión y Ejecución de Planillas, IESS, Roles, Conciliación Bancaria, Ajustes / Índices.
Control y Arqueo de caja chica
COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO
EDUCACIÓN
Educación Superior en Contabilidad – Economía.
FORMACIÓN
Cursos de actualización en Tributación
Curso de Actualización Contable.
EXPERIENCIA
5 años en cargos similares
HABILIDADES
Conocimiento de Utilitarios
Manejo de programa Contables
Análisis y resolución de problemas.
Sentido de la urgencia.
Elaborado por: Revisado por: Elaborado por:
Fecha: Fecha: Fecha:
66
MANUAL DE FUNCIONES DEL
CARGO
Código: MDC-RRHH-028
Versión: 3
Fecha: feb-17
Página: 1/1
DENOMINACION DEL PUESTO
ASISTENTE DE CONTABILIDAD 1 (CLIENTES)
AREA/DEPARTAMENTO:
Gerencia
Administración
/ Contabilidad
PROCEDIMIENTOS
Mantener actualizado el reporte extracontable en el cual se detallan las ventas, abonos, cancelaciones a facturas,
retenciones, fechas y saldos pendientes de cobro y de pago.
Elaborar reportes semanales de retenciones pendientes de envío de clientes.
Registrar los ingresos por cancelaciones o abonos de facturas.
Realizar el cuadre de los depósitos por cobros de facturas con el estado de cuenta bancario, de darse diferencias
estas deben ser reportadas y analizadas de inmediato.
Realiza soporte de facturas de socios generales.
Efectúa las cobranzas, mantiene conciliados los valores por cobrar con todos los clientes, por ende debe estar en
constante comunicación con ellos, de presentarse inconsistencias de los saldos por cobrar estos deben ser
reportados.
Elaborar un reporte sobre los vencimientos de facturas a fin de que se lleve a cabo el respectivo seguimiento en
cuanto al cobro a los clientes.
Asistir a la Contadora en la Elaboración de Balances y Anexos.
Asistir a la Contadora con la revisión de Comprobantes ingresados.
Asistir a la Contadora en la Revisión y Ejecución de Planillas, IESS, Anexos Transaccionales, Conciliación
Bancaria, Ajustes / Índices.
Responsable de la custodia de los fondos de caja chica
COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO
EDUCACIÓN
Egresada o cursando último año de carrera a fin.
FORMACIÓN
Cursos de actualización en Tributación
Curso de Actualización Contable.
EXPERIENCIA
1 años en cargos similares
HABILIDADES
Conocimiento de Utilitarios
Manejo de programa Contables
Análisis y resolución de problemas.
Sentido de la urgencia.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: Fecha: Fecha:
67
MANUAL DE FUNCIONES DEL
CARGO
Código: MDC-RRHH-029
Versión: 3
Fecha: feb-17
Página: 1/1
DENOMINACION DEL PUESTO
ASISTENTE DE CONTABILIDAD 2 (PROVEEDORES)
AREA/DEPARTAMENTO:
Gerencia
Administración / Contabilidad
PROCESOS/ PROCEDIMIENTOS
Realizar el ingreso al sistema SIAPRE todas las transacciones dadas en la empresa.
Elaborar reportes semanales de retenciones pendientes de envío de clientes.
Emite retenciones
Realiza los pagos a los proveedores.
Efectúa las conciliaciones
Realiza la liquidación de las cuentas de reembolso
EDUCACIÓN
Egresada o cursando último año de carrera a fin.
FORMACIÓN
Cursos de actualización en Tributación
Curso de Actualización Contable.
EXPERIENCIA
1 años en cargos similares
HABILIDADES
Conocimiento de Utilitarios
Manejo de programa Contables
Análisis y resolución de problemas.
Sentido de la urgencia.
Planificación y Organización.
Toma de decisiones.
OBJETIVOS
NA
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: Fecha: Fecha:
68
c) Implementación de Política
POLITICAS DEL CARGO
Código: MDC-RRHH-002
Versión: 3
Fecha: feb-17
Página: 1/1
DENOMINACION DEL PUESTO
GERENTE ADMINISTRATIVO
AREA/DEPARTAMENTO:
Gerencia
Administración /
Contabilidad
POLITICAS
Obtener el informe de las comisiones de trabajo
Discutir el avance financiero sobre la ejecución del proyecto, con base a los reportes contables
preparados por el contador. Definir qué acciones tomar en caso de sub o sobre ejecución.
Discutir el avance real de cada uno de los proyectos, definir qué acciones tomar en caso de sub o sobre
ejecución.
Discutir y analizar la efectividad y aplicabilidad de las estrategias del proyecto.
Responsable de preparar los Planes Operativos Anuales.
Establecer políticas y procedimientos que den una seguridad que las Unidades de Contabilidad, para
que el personal mantenga cierta independencia con respecto a las otras oficinas.
Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo contable posean las características
necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.
Establecer un plan de capacitación profesional.
Establecer un sistema de promoción del personal contable.
Establecer un sistema de planeación, ejecución y supervisión del trabajo contable en todas sus etapas,
para comprobar que el manual contable se aplica consistentemente.
Dotar de recursos materiales y tecnológicos que requiera la unidad de contabilidad.
Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las
unidades de contabilidad.
Poner en práctica un procedimiento para comprobar que los elementos establecidos para mantener el
control de calidad, se están cumpliendo.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: Fecha: Fecha:
69
POLITICAS DEL CARGO
Código: MDC-RRHH-017
Versión: 3
Fecha: feb-17
Página: 1/1
DENOMINACION DEL PUESTO
CONTADOR
AREA/DEPARTAMENTO:
Gerencia
Administración /
Contabilidad
POLITICAS
Todo gasto debe estar justificado o incluido en el presupuesto de la organización.
Al realizarse una transacción contable debe revisarse la cuenta a la que se hará el cargo o gasto.
Responsable de solicitar la aprobación de uso de cada cuenta de la Organización.
Los fondos destinados a ejecutar proyectos específicos se ingresaran a cuentas de depósitos bancarios.
Se utilizarán cuentas independientes, según lo determine la Gerencia y Junta Directiva.
Las partidas o ajustes que surjan de los reportes de conciliaciones deben explicarse y hacer la anotación
necesaria.
Contabilidad debe mantener un control de las pólizas de egresos de la organización.
Los gastos de operación deben estar considerados en el presupuesto de la organización o ser justificados
y luego aprobados por Junta directiva.
Verificar que los documentos por cancelar, sean aprobados por el nivel de autoridad correspondiente.
La persona responsable de la custodia de los fondos de caja chica será el asistente de contabilidad
clientes
Efectuar arqueos periódicos de caja chica, por lo menos una vez cada tres meses, sin previo aviso,
dejando evidencia del cumplimiento de su obligación.
Se llevará un control de todas las adiciones de Activos Fijos durante el año, que incluirá la integración
total de activos fijos de acuerdo al origen de los fondos propios o producto de la ejecución de convenios
de cooperación.
Todo activo fijo que sea menor de US D$500,00 se llevará a gastos en el momento de efectuar la
compra, ejemplo: engrapadoras, lápices, plumas y demás accesorios de oficina.
Se codificará el activo fijo de acuerdo a la distribución contable que puede ser mobiliario y equipo,
equipo de computación, vehículos, terrenos, edificios, maquinaria, herramientas, etc.
Se empezará a depreciar el activo un mes después de la adquisición, aplicando los porcentajes
siguientes: 20% anual para mobiliario, 5% para edificios, 20% para vehículos y 33.33% anual para
equipo de computación.
Una vez al año el Contador General deberá informar a la Gerencia General de la situación del activo y
formular recomendación para dar baja, con el objetivo de mantener
actualizado el valor real del patrimonio de la organización.
Se consideran como gastos de operación el pago de servicios (agua, luz, teléfono, alquiler), pago de
personal (como planilla, IESS), mantenimiento de vehículos, compras de útiles de oficina y de utensilios
y materiales de limpieza. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: Fecha: Fecha:
70
POLITICAS DEL CARGO
Código: MDC-RRHH-028
Versión: 3
Fecha: feb-17
Página: 1/1
DENOMINACION DEL PUESTO
ASISTENTE DE CONTABILIDAD 1 (CLIENTES)
AREA/DEPARTAMENTO:
Gerencia
Administración /
Contabilidad
POLITICAS
El fondo de caja chica, debe liquidarse el formato específico al final de cada mes para que los gastos
queden registrados en el mismo mes y no en otro.
Se establece un límite máximo de pago con el fondo de caja chica de US $40,00 los pagos mayores de
dichas cantidades se efectuarán con cheque.
Solicitud de reintegro y liquidación de gastos cuando se gaste un 70% del fondo de caja chica
Mantener en orden todos los documentos para que los arqueos que efectúe auditoria ó el contador, se
haga sin demoras de tiempo.
No está autorizado realizar las operaciones siguientes a través del fondo de caja chica:
¤ Compras de activos fijos
¤ Compra de repuestos o refacciones que se controlan por inventarios
¤ Préstamos a empleados
¤ Pago de horas extras
¤ Pago de vacaciones
¤ Reembolso de gastos médicos
Contabilidad archiva los documentos originales de las operaciones realizadas.
Se permitirá el uso de vales dentro del fondo, los cuales deben ser liquidados en un plazo de 48 horas.
Los vales deben ser destruidos a la liquidación final.
Por todo ingreso proveniente de cobro a clientes locales y del exterior por ventas al crédito de
productos, cuotas de socios, reintegro de fondos, préstamos obtenidos, etc. se extenderá un recibo de
caja ó recibo de ingreso.
Todos los cheques recibidos deberán ser extendidos a nombre de la organización, en ningún caso
deberán recibirse cheques endosados por terceros.
Todos los ingresos provenientes de lo mencionado anteriormente, se depositarán intactos en un plazo
máximo de 24 horas a las cuentas respectivas de la organización.
No se cambiarán cheques personales a empleados y particulares con los ingresos diarios.
No se debe, bajo ninguna circunstancia, tomar dinero de los ingresos diarios para efectuar pagos.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: Fecha: Fecha:
71
POLITICAS DEL CARGO
Código: MDC-RRHH-029
Versión: 3
Fecha: feb-17
Página: 1/1
DENOMINACION DEL PUESTO
ASISTENTE DE CONTABILIDAD 2 (PROVEEDORES)
AREA/DEPARTAMENTO:
Gerencia
Administración / Contabilidad
POLITICAS
Las notas de débito y crédito deberán ser entregadas al contador para que a la mayor brevedad posible
sean operadas donde corresponde.
Todos los cheques que se emitan deberán tener las firmas autorizadas para tal fin y la firma de los
cheques debe ser mancomunada.
Llevar un control diario de la disponibilidad en las cuentas bancarias
Revisar que los documentos (facturas, recibos, tickets, etc.) tengan los datos correctos de la organización.
Para algunos pagos contabilidad elabora directamente el cheque para cancelar los gastos (planillas, IESS,
impuestos)
Contabilidad archiva los documentos originales de las operaciones realizadas.
Se mantendrá un buen control sobre las obligaciones de la organización, para evitar duplicidad de pagos o
incumplimientos con los compromisos contraídos.
Los cheques de reintegro de los fondos, deben ser emitidos únicamente a nombre de la persona
encargada, quien será responsable de cobrar el cheque.
No deben emitirse cheques post fechados ni en blanco.
Para entregar el cheque al beneficiario debe obtener la firma en el voucher, el nombre y la fecha en las
casillas correspondientes como constancia de haberlo recibido.
Los pagos serán efectuados los días miércoles de 8 de la mañana a las 5:00 de la tarde
El cheque voucher deberá quedar archivado en orden correlativo, con su respectivo documento de
soporte y separados adecuadamente por el mes correspondiente en el que fueron emitidos.
Previo a la entrega de cheques debe comprobarse que:
¤ El servicio haya sido recibido en forma satisfactoria.
¤ El bien haya sido recibido completamente y en forma satisfactoria.
¤ Se haya emitido la constancia de retención.
Las cuentas serán utilizadas para pagar todo tipo de gastos de la organización.
En el voucher del cheque debe quedar evidencia de las personas que participaron en el proceso de
elaboración, revisión, aprobación; además del nombre y firma de la persona que recibe el pago, así como
la fecha en que lo recibió.
Todo cheque anulado llevará la leyenda “ANULADO”, perforando el espacio de las firmas,
archivándose con el correlativo para mantener el control.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: Fecha: Fecha:
72
4.1.4 Conclusiones
De acuerdo al número de socios y colaboradores que participa en una empresa la
necesidad de un sistema de control fuerte se vuelve imperiosa, por ello el servicio que
presta Muguersa S.A, requiere contar con un manual que le permita mejorar los procesos
contables.
El elaborar un manual de control interno aumentará el nivel de productividad y eficiencia.
Los procedimientos y políticas que se apliquen a nivel organizacional contribuirá a la
consecución de los objetivos a corto o largo plazo.
El control interno, se establece como un instrumento de soporte para las directivas con el
objeto de producir los mejores resultados económicos.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno contable, el
cual se crea para obtener una información financiera fiable
4.1.5 Recomendaciones
Se recomienda diseñar un manual de control interno que incluya el organigrama actual de
la compañía así como también las funciones de cada cargo, procedimientos y las políticas,
con lo cual fortalecerá el desarrollo de las actividades contables del Departamento
Contable del Estudio Jurídico Muguersa S.A.
El manual de control interno motivara a los colaboradores del área contable del estudio
jurídico Muguersa S.A a que los recursos de la entidad sean manejados de manera
eficiente.
73
4.1.6 Implementación de la propuesta
El contar con un manual de control interno en el departamento contable del Estudio
Jurídico Muguersa S.A, ha resultado favorable para los intereses de los propietarios en tal
virtud se detalla a continuación esas mejoras:
Es importante considerar el incremento de la cuenta bancos que permite al Estudio
Jurídico Muguersa S.A., tener solvencia y facilitar de esta forma sus operaciones.
El tiempo para efectuar el cobro de las facturas se ha visto reducido.
La cancelación a los proveedores se realiza a corto plazo
Las decisiones de índole económicas son realizadas de manera pertinente puesto que, se
cuenta con información oportuna.
Los procedimientos y políticas aplicadas han facilitado el logro de objetivos del estudio
jurídico Muguersa S.A, como el tener nuevos accionistas.
74
Referencias
Alvarez, M. (2014). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos. México:
Panaroma Editorial.
Arias, F. (2012). El proyecto de Investigación: Introducción a la investigación científica.
Caracas: Episteme.
Arias, F. (2013). El Proyecto de Investigación. Introducción a la Metodología Científica.
Caracas: Episteme.
Bernal, C. (2010). Metodología de la investigación. Colombia: Pearson Educación.
Coopers, & Lybrand. (2011). Los Nuevos Conceptos de Control Interno. Madrid: Ediciones
Díaz de Santos, S.A.
Fonseca, O. (2012). Sistemas de Control Interno para Organizaciones. Lima: IICO.
Mora, A. (2012). Diccionario de Contabilidad, Auditoria y Control de Gestión. España:
Ecobook-Editorial del Economista.
Peñuelas, R. (2014). Tecnicas e instrumentos de Investigacion. Sinaloa: UADS.
Pincay, G., & Romero, M. (06 de noviembre de 2015). Repositorio Universidad de
Guayaquil.
Qumis, G. P. (2015). Diseño e Implementación de un Sistema de Contro Iinterno para
optimizar el uso de los Recursos Humanos, materiales y financieros en la
urbanizacion Mocoli Golf Club de la ciudad de Guayaquil.
Tamayo, M. (2008). La investigacion cientifica. Bogotá: Limusa.
Tenesaca. (2014). Propuesta de elaboracion de un manual de control interno basado en el
modelo coso, aplicado a la gasolinera Milchiching, Maria Angela Flores e hijos Cia.
Lta. del Canton Cuenca. Cuenca.
75
Torres, C. A. (2014). Diseño de un Sistema de Control Interno Administrativo, Financiero y
Contable para la Ferretería My Friend, ubicada en el Sector los Ceibos de la ciudad
de Ibarra, provincia de Imbabura.
76
Apéndices
Apéndice A
Normas de auditoria generalmente aceptadas
Boletín 3050
Estudio y evaluación del control interno.
Introducción.
Esta parte del trabajo explica más ampliamente los factores del ambiente de Control.
Filosofía y estilo de la administración. La filosofía y estilo de operación de la administración,
incluyen una amplia gama de características entre otras, las siguientes: enfoque para asumir y
vigilar los riesgos de negocios, actitudes y acciones con respecto a la información financiera,
incluyendo el énfasis en el cumplimiento de presupuestos, logro de utilidades y otros aspectos
financieros y operativos. Estas características influyen sustancialmente en el ambiente de
control, sobre todo cuando unas cuantas personas dominan la administración,
independientemente de las consideraciones que se den a otros factores del propio ambiente de
control.
Estructura de organización, de una entidad proporciona el marco general para planear,
dirigir y controlar las operaciones. Una estructura adecuada incluye la forma y naturaleza de
las áreas de la entidad, incluyendo el procesamiento de datos y las relaciones jerárquicas
respectivas. Además, deberá asignar de manera adecuada la autoridad y responsabilidad
dentro de la entidad.
Comité de auditoría, son nombrados por el Consejo de Administración y tienen un papel
preponderante en vigilar el cumplimiento de las políticas y prácticas contables y de
información financiera de la entidad. El Comité debe apoyar al Consejo de Administración en
sus responsabilidades y ayudar a mantener una comunicación directa entre el Consejo y los
auditores externos.
77
Métodos de asignación de autoridad y responsabilidad, estos métodos afectan la
comprensión de las relaciones jerárquicas y las responsabilidades establecidas dentro de la
entidad. Los métodos para asignar autoridad y responsabilidad incluyen entre otros aspectos,
los siguientes:
Políticas sobre asuntos tales como prácticas de negocios, conflictos de interés v código de
conducta. Asignación de responsabilidades y delegación de autoridad para tratar asuntos tales
como metas y objetivos de la organización, funciones operativas y requisitos legales.
Descripción de puestos de los empleados, delineando funciones específicas, relaciones
jerárquicas y restricciones. Documentación de los sistemas de cómputo, indicando los
procedimientos para autorizar transacciones y aprobar cambios a los sistemas existentes.
Métodos de control administrativo, estos métodos afectan el control directo de la
administración, sobre la autoridad delegada a otros, así como su capacidad para supervisar
efectivamente las actividades de la entidad en general. Los métodos de control administrativo
incluyen entre otros:
Establecimiento de sistemas de planeación y reporte de información, que establezcan los
objetivos de la administración y los resultados del desempeño real. Tales sistemas podrán
incluir planeación estratégica, presupuestos, pronósticos, planeación de utilidades y
contabilidad por áreas de responsabilidad. Establecimiento de métodos que identifiquen el
desempeño real y las excepciones al desempeño planeado, así como la comunicación a los
niveles administrativos apropiados. Utilización de métodos apropiados para investigar
desviaciones a las expectativas y tomar acciones correctivas oportunas y adecuadas.
Establecimiento y vigilancia de políticas para desarrollar y modificar los sistemas
contables y los procedimientos de control, incluyendo el desarrollo, modificación y uso de
programas de cómputo y archivos de datos relacionados.
78
Función de auditoria interna, en una entidad, es una actividad independiente que permite
examinar y evaluar la suficiencia y efectividad de la estructura del control interno.
Una función de auditoria interna efectiva debe contar con relaciones de autoridad e
información adecuada, personal capacitado N, recursos suficientes para llevar a cabo su
función.
Políticas y prácticas de personal, afectan la capacidad de una entidad para, emplear
personal competente que le permita lograr sus metas y objetivos. Incluyen los procedimientos
y políticas para contratar, capacitar, evaluar, promover y compensar a los empleados, así
como para proporcionarles los recursos necesarios para que puedan cumplir con sus
responsabilidades asignadas.
Influencias externas, están representadas por factores ajenos a la entidad, que afectan las
operaciones y prácticas de la misma. Incluyen los requisitos de vigilancia y cumplimiento
establecidos por organismos reguladores y la evaluación efectuada por terceros, de las
acciones de la entidad. Aunque las influencias externas suelen estar fuera del control de la
entidad, podrán aumentar la conciencia y actitud de la administración hacia la conducción e
infamación de las operaciones y hacer que se establezcan procedimientos o políticas
específicas de control interno al respecto.
Boletín 3050
Estudio y evaluación de Control interno situaciones a informar.
Como ya se indicó las "situaciones a informar", son asuntos que llaman la atención del
auditor, pues representan deficiencias importantes en el diseño y operación de la estructura
del control interno, que a su juicio podrían afectar negativamente la capacidad de la
organización para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera consistente
con las afirmaciones de la administración sobre los estados financieros. Los siguientes son
79
ejemplos de posibles "situaciones a informar". Se presentan agrupadas por tipo de deficiencia
y situaciones específicas dentro de cada una de ellas.
Deficiencia en el diseño de la estructura del control interno. Diseño inadecuado de la
estructura del control interno en general.
Ausencia de una adecuada segregación de funciones, acorde con los objetivos de control
establecidos. Falta de revisión y aprobación adecuada de las transacciones, pólizas contables
o reportes emitidos. Procedimientos inadecuados para la evaluación y aplicación adecuada de
principios de contabilidad. Medidas deficientes para la protección de los activos.
Ausencia de técnicas de control adecuadas para el tipo de transacciones efectuadas. Fallas
en el diseño del sistema para suministrar información completa y correcta, congruente con los
objetivos y necesidades de la entidad.
Deficiencia en la operación de la estructura del control interno. Deficiencias en los
controles establecidos para la prevención y detección de omisiones en la información
contable. Fallas en el suministro de información completa y correcta de acuerdo con los
objetivos de la entidad, como consecuencia de omisiones en la aplicación de los
procedimientos de control. Violación intencional de los controles establecidos, por parte de
personal de alto nivel jerárquico. Fallas en la protección de los activos, contra pérdidas, daños
o uso indebido de los mismos. Fallas en la ejecución de funciones que son parte de la
estructura del control interno, tales como preparación o revisión oportuna de conciliaciones.
80
Apéndice B
Normas internaciones de auditoria 315
Entendimiento de la entidad y su entorno y evaluación de los riesgos de representación
errónea de importancia relativa.
Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el
conocimiento de la entidad y de su entorno.
El entendimiento de la entidad, de su entorno y estructura de control interno.
La entidad y su entorno. Esta actividad se considera prioritaria, pues sirve de insumo para
el resto del proceso del trabajo y pide al auditor que logre un adecuado entendimiento de,
entre otros, los siguientes asuntos:
Los factores importantes de la industria en que opera la entidad, de los organismos
reguladores a que está sujeta y de otros factores externos, incluyendo el marco de las NIIF
aplicable, que le afectan.
La naturaleza de la entidad que incluye: sus operaciones, su esquema accionario y
estructuras de gobierno corporativo, los tipos de inversiones que está realizando y que tiene
previsto hacer, la estructura de la entidad y cómo está financiada.
Las políticas contables seleccionadas y aplicadas. El auditor evaluará si las políticas
contables observadas son adecuadas para el tipo de negocio al que se aplican y si son
consistentes con el marco conceptual de las NIIF aplicable y con las políticas contables
relevantes utilizadas en la industria a la que pertenece la entidad.
Los objetivos y estrategias de la entidad y los riesgos de negocio relacionados que pueden
resultar en riesgo de error importante. La evaluación (medición y revisión) del desempeño
financiero de la entidad.
Todo lo anterior permitirá al auditor entender los tipos de transacciones, las cuentas de
balance y las revelaciones que espera que contengan los estados financieros sujetos a examen.
81
Estructura de control interno
Entendimiento. El auditor entenderá los aspectos de la estructura de control interno en
vigor en la entidad que sean relevantes para la auditoría. Al respecto, debe considerar que
aunque la mayoría de los controles son relevantes para una auditoría, es probable que estén
relacionados con la información financiera, no todos los controles que se relacionan con
dicha información son relevantes para una auditoría. Considerar si un control, de manera
individual o en combinación con otros es relevante para la auditoría, es una cuestión de juicio
profesional del auditor.
Naturaleza y alcance del entendimiento de los controles relevantes. Cuando el auditor ha
comprendido y entendido los controles que son relevantes para una auditoría, éste evaluará el
diseño de esos controles y determinará y probará si han sido puestos en funcionamiento, para
lo cual aplicará los procedimientos de auditoría que considere adecuados en las circunstancias
que deben complementarse con preguntas hechas al personal de la entidad.
Componentes del control interno. El auditor debe obtener un adecuado entendimiento de
la estructura de control interno y de sus componentes, implantado en una entidad, como
sigue:
Entorno de control. Se logrará una comprensión adecuada del ambiente de control en que
opera la entidad, para lo cual evaluará si la administración, bajo la vigilancia de los
encargados del gobierno corporativo, ha creado, mantenido y fomentado una cultura de
honestidad y comportamiento ético; y si las fortalezas de los elementos del entorno de
control, de manera conjunta, proporcionan un sustento adecuado para los otros componentes
del control interno, y si éstos resultan afectados negativamente, debido a las debilidades en
los elementos del entorno de control.
Proceso de evaluación de riesgos. Se investigará y entenderá si la entidad tiene establecido
un proceso para: identificar los riesgos de negocio que son relevantes para el logro de los
82
objetivos de la información financiera; estimar la importancia de los riesgos; evaluar la
probabilidad de su ocurrencia, y decidir sobre las acciones a seguir para hacer frente a esos
riesgos. Cuando una entidad ha establecido un proceso de evaluación de riesgos, el auditor
obtendrá una comprensión de dicho proceso, así como de los resultados logrados. Si no tiene
establecido un proceso de evaluación de riesgos o si no cuenta con un proceso adecuado, el
auditor discutirá con la administración de la entidad si los riesgos de negocio, que son
relevantes para los propósitos de su información financiera, han sido identificados y cómo
fueron tratados. El auditor evaluará si la ausencia de un proceso de evaluación de riesgos
documentado es el apropiado en las circunstancias o representa una debilidad importante en
la estructura de control interno de la entidad.
Sistemas de información, incluidos los relacionados con los procesos de negocio,
relevantes para la información financiera, y de comunicación. Se obtendrá un entendimiento
del sistema de información, incluyendo los sistemas relacionados con los procesos de
negocio, que son relevantes para la información financiera: los diferentes tipos o clases de
transacciones generadas por las operaciones de la entidad que son significativas para la
información financiera; los procedimientos, tanto los relacionados con la TI como con los
sistemas manuales, mediante los cuales las transacciones son iniciadas, registradas,
procesadas, corregidas, de ser necesario, transferidas al libro mayor y reportadas en los
estados financieros; los registros contables relacionados, la información de soporte y las
cuentas específicas que son utilizadas para iniciar, registrar, procesar y reportar las
transacciones, incluyendo la corrección de información incorrecta y cómo es transferida la
información al libro mayor.
Los registros pueden ser manuales y/o electrónicos; el sistema de información captura los
eventos y las situaciones que son diferentes a las transacciones “normales” o “recurrentes” y
que son significativos para la información financiera; el proceso de esta última utilizado para
83
preparar estados financieros, incluyendo las estimaciones contables y las revelaciones, y los
controles establecidos sobre las pólizas de diario, incluyendo las pólizas no estándar,
utilizadas para registrar transacciones no recurrentes, inusuales o ajustes. Además, se
obtendrá una comprensión de cómo se comunican, dentro de la entidad, las responsabilidades
en el proceso de preparación de la información financiera y de cuestiones significativas
relacionadas con la información financiera.
Actividades de control relevantes para la auditoría. Se obtendrá una comprensión de las
actividades de control que son relevantes para la auditoría, considerando aquéllas que el
auditor juzga necesario entender, con el fin de evaluar los riesgos de error importante a nivel
de aseveraciones de los estados financieros, y diseñar los procedimientos de auditoría que
respondan a los riesgos evaluados. Una auditoría no requiere de un entendimiento de todas
las actividades de control relacionadas con cada tipo de transacciones, cuentas de balance y
revelaciones importantes en los estados financieros o para cada aseveración relevante para
ellos. Como parte del entendimiento de las actividades de control de la entidad, el auditor
comprenderá cómo la entidad ha respondido a los riesgos provenientes de la TI.
Vigilancia de controles. Se obtendrá un entendimiento de las principales actividades que la
entidad tiene implementadas para efectos de vigilar la operación efectiva del control interno
relativo a la preparación de la información financiera, incluyendo aquéllas relativas a las
actividades de control relevantes para la auditoría, y la forma en que la entidad establece y
pone en marcha medidas correctivas para su control.
84
Apéndice C
Encuesta dirigida a los colaboradores del Estudio Jurídico Muguersa S.A.
Fecha:…………………………..
Con el propósito de identificar los factores que son fundamentales para la obtención de
resultados y evaluarlos, para el mejoramiento o eliminación de los mismos, se han formulado
las siguientes preguntas.
INSTRUCCIONES: Lea detenidamente las preguntas para que las pueda contestar
correctamente. Al ser anónima la encuesta se ruega contestarla con la verdad. Marque con una
X en la respuesta que crea conveniente.
PREGUNTAS:
1.- ¿A su criterio cómo calificaría la implementación del código de ética en el Estudio
Jurídico Muguersa S.A.
Alternativas Excelente
Muy bueno
Bueno
Regular
Malo
2.- ¿Considera usted necesario que la empresa deba poseer un manual escrito que
contenga las políticas y procedimientos?
Alternativas Totalmente de Acuerdo
De Acuerdo
En desacuerdo
Total Desacuerdo
3.- ¿Existe información sobre cambios en el entorno que puedan repercutir en la
ejecución de estrategias?
Alternativas Totalmente de Acuerdo
De Acuerdo
En Desacuerdo
Total Desacuerdo
85
4.- ¿Se encuentra definido el cargo que usted desempeña y sus funciones dentro de la
compañía?
Alternativas Totalmente de Acuerdo
De Acuerdo
En Desacuerdo
Total Desacuerdo
5.- ¿Considera usted oportuno el registro de las transacciones en el Dpto. Contable del
estudio Jurídico Muguersa S.A.?
Alternativas Muy oportuno
Oportuno
Poco Oportuno
Inoportuno
6.- ¿Cómo calificaría los controles que maneja la compañía para evidenciar el adecuado
cumplimiento de las actividades contables?
Alternativas Excelente
Muy bueno
Bueno
Regular
Malo
7.- ¿Considera usted necesario el diseño de un manual de control interno en el
departamento contable?
Alternativas Totalmente Necesario
Necesario
Poco Necesario
Innecesario
8.- ¿En qué nivel cree usted que se mejorará el desarrollo de las actividades contables
con el diseño de un manual de control interno para el departamento contable?
ALTO MEDIO BAJO
86
9.- ¿La entidad cuenta con un sistema de procesamiento de datos adaptado a las
necesidades que permita la generación de información oportuna?
SI NO
10.- ¿Las actividades contables se realizan de forma adecuada y oportuna?
Alternativas Siempre
La Mayoría de las veces
Algunas veces
Pocas veces
Nunca
11.- ¿Existe un proceso establecido para el manejo de la información contable?
Alternativas Siempre
La Mayoría de las veces
Algunas veces
Pocas veces
Nunca
87
Apéndice D
Entrevista dirigida a los socios y abogados del Estudio Jurídico Muguersa S.A.
Con la finalidad de elaborar un Manual de Control Interno para el Estudio Jurídico Muguersa
S.A., solicito a usted se digne en responder el siguiente cuestionario con la absoluta
sinceridad, su información tendrá el tratamiento y discreción que el caso amerita.
Objetivo: Identificar las deficiencias existentes que permitan obtener un diagnóstico de la
situación actual de la entidad para mejorarla a través de un Manual de Control Interno en el
departamento contable.
Nombre:
Cargo:
Cuestionario
1.- ¿Considera usted que es una necesidad de la empresa un Manual de Control Interno en el
departamento contable?, ¿Por qué?
2.- ¿Qué inconvenientes ha encontrado usted, debido a la falta de aplicación de un Manual de
Control Interno en el departamento contable?
3.- ¿Cuáles cree usted que son las ventajas que brindaría el Manual de Control Interno en el
departamento contable para el Estudio Jurídico Muguersa S.A.?
4.- ¿Cuáles son los procesos que cumple el departamento contable al momento de enviar a
facturar alguna asesoría?
5.- ¿Qué tan a menudo el departamento contable le reporta los gastos ocasionados por
gestiones varias de sus clientes?
6.- ¿Cuándo solicita información acerca del total de honorarios facturados al año, en que
tiempo se lo facilitan?
7.- ¿Qué departamento se encarga de revisar que los contratos por asesoría se facturen en su
totalidad?
8.- ¿Piensa usted que se debería definir un día a la semana para pagar a proveedores? ¿Qué
día le parece factible?
88
Apéndice E
Formatos para facturación a clientes del Estudio Jurídico Muguersa S.A.
Figura N° 17. Formato de Factura.
89
Apéndice F
Facturación electrónica
Figura N° 18. Facturación Electrónica
90
Apéndice G
Ingreso al sistema ESIAPRE facturas de proveedores
Figura N° 19. Ingreso de facturas al sistema ESIAPRE
91
Apéndice H
Retención electrónica
Figura N° 20. Retención Electrónica
92
Apéndice I
Procedimientos de Facturación
En el Estudio jurídico Muguersa S.A, los abogados deben cumplir con un mínimo de
tiempo laborado equivalentes a 360 minutos al día, el detalle de cada labor debe ser remitido
vía correo electrónico a fin de que el asistente contable se encargue de expedir la respectiva
factura con la cual se podrán emitir los valores adeudados por los clientes.
A continuación se realiza un reporte propuesto por el tiempo de asesoría
Figura Nº 21. Reporte propuesto por Tiempo
93
Facturación por tiempo laborado
El Estudio Jurídico Muguersa S.A, emite contratos de trabajo por el tiempo utilizado
en cada caso, el cliente es quien se encarga la cancelación de las tarifas, las cuales se derivan
acorde a la diversidad del caso. Por ejemplo:
Al cliente Contecon se le realizó una asesoría legal la cual necesito del siguiente
tiempo:
Ab. Bustamante 1 hora 54 minutos
Ab. Arosemena 2 horas 46 minutos
Ab. Duarte 0 hora 16 minutos
Figura Nº 22. Reporte propuesto por Tiempo por Abogado
El siguiente cuadro muestra el reporte de cuentas por cobrar que los clientes adeudan
al estudio jurídico, el cual puede ser realizado en un programa extracontable:
Figura Nº 23. Reporte de Cuentas por Cobrar
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Apéndice J
Figura Nº 24. Estado de Situación Financiera