universidad de guayaquil facultad de ingenierÍa...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
Trabajo de Titulación
Previo a la obtención del Título de:
INGENIERO/A EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
TEMA:
“Diseño de un Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC en la empresa Otelo &
Fabell”
AUTORES
Ochoa Carvajal, Clara Madelaine
Rodríguez Castro, Roberth Edwin
TUTOR:
Ing. Galo Jaime Páez Gracia
GUAYAQUIL – ECUADOR
2019
ii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
Trabajo de Titulación
Previo a la obtención del Título de:
INGENIERO/A EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
TEMA:
“Diseño de un Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC en la empresa Otelo &
Fabell”
AUTORES
Ochoa Carvajal, Clara Madelaine
Rodríguez Castro, Roberth Edwin
TUTOR:
Ing. Galo Jaime Páez Gracia
GUAYAQUIL – ECUADOR
2019
iii
iv
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TÉCNOLOGIA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO “Diseño de un Sistema de Gestión en Control y
Seguridad BASC en la empresa Otelo & Fabell”.
AUTORES: Ochoa Carvajal Clara Madelaine
Rodríguez Castro Roberth Edwin
TUTOR Ing. Páez Gracia Galo Jaime
REVISOR Ing. Yánez Flores David Xavier
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
UNIDAD/FACULTAD: Ingeniería Química
ESPECIALIDAD: Ingeniería en Sistemas de Calidad y Emprendimiento
GRADO OBTENIDO: Ingeniero(a) en Sistemas de Calidad y
Emprendimiento.
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGINAS 127
ÁREAS TEMÁTICAS:
PALABRAS CLAVES/KEYWORDS: BASC, Sistemas de Gestión, Seguridad, Control,
Comercio Seguro.
RESUMEN/ABSTRACT
The objective of this project is the design of a Control and Security Management System of BASC
standards (Business Alliance for Secure Commerce) in the city of Guayaquil in 2019 applied to Otelo
& Fabell Company S.A. which it is located in Pascuales.
It was decided to implement the BASC Norms and the standards in the company Otelo & Fabell
with the purpose of taking care of customer merchandise during transport and unloading to avoid
manipulation, contamination, money laundering and theft.
ADJUNTO PDF: SI X NO
CONTACTO CON AUTORES: Teléfono:
0996067568
0960977310
E-mail:
CONTACTO CON LA
INSTITUCIÓN:
Nombre: Universidad de Guayaquil
Teléfono: (04) 2391004
E-mail:
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x
AGRADECIMIENTO
Quiero expresar mi entero agradecimiento a Dios en primer lugar, a mis familiares, docentes y
compañeros que han sido participes de mi caminar y en especial a mi madre por ser ese pilar tan
importante en mi vida.
A mi compañero y gran amigo Roberth Rodríguez que juntos nos hemos apoyado mutuamente
entre altas y bajas espero y perdure la amistad.
A la empresa OTELO & FABELL por la información y la ayuda brindada para la realización
de este trabajo de titulación.
Clara Madelaine Ochoa Carvajal
xi
AGRADECIMIENTO
Doy gracias a Dios por su gran amor, porque me ha orientado a lo largo de mi vida.
Agradezco a Madelaine Ochoa por ser una gran amiga, compañera de tesis y por su
colaboración para cerrar de la mejor manera nuestra carrera universitaria, al ingeniero Galo Páez
por su apoyo y su direccionamiento a lo largo de este arduo proceso.
También quiero agradecer a mis padres, hermanos, y amigos que me supieron apoyar
incondicionalmente para lograr uno de los objetivos planteados de mi vida.
Roberth Rodríguez C.
xii
DEDICATORIA
Dedico mi trabajo de titulación por sobre todo a Dios por derramar muchas bendiciones en mí,
por la fortaleza brindada y darme ese aliento de vida.
A mi amada madre, por decirme siempre si puedes lograrlo, es la persona más importante en
mi vida, por los consejos, por el sacrificio y perseverancia que ha tenido para que yo pueda estar
donde estoy y ser quien soy.
A mi padre, por dar ese apoyo complementario, mis hermanos que los amo con toda la vida,
siempre han estado a mi lado de manera incondicional, brindando ese apoyo y palabras de aliento
para continuar. Mi querido esposo le agradezco por darme esa ayuda idónea para seguir
esforzándome.
Al Ing. Galo Páez mi tutor por brindar todos sus conocimientos y a aquellas personas que ya no
están junto a mí, pero que han sido el motor de mi vida, mi inspiración y mi alegría.
Clara Madelaine Ochoa Carvajal.
xiii
DEDICATORIA
Este trabajo va dedicado principalmente a Dios, porque me ha brindado la sabiduría para tomar
decisiones de manera correcta, y la fortaleza para seguir avanzando diariamente, a mi familia por
que ha sido un pilar fundamental en mi vida, a través de sus consejos, y por brindarme su apoyo
incondicional, a mi novia por estar a mi lado y apoyarme aún en las situaciones más complicadas.
Y a todas las personas que de uno a otro modo colaboraron en la realización de este trabajo.
Roberth Rodríguez C.
xiv
Índice
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 1
CAPÍTULO I .............................................................................................................................. 2
1.1 Planteamiento del Problema ....................................................................................... 2
1.1.1 Síntomas ............................................................................................................... 3
1.1.2 Causas................................................................................................................... 3
1.1.3 Pronóstico ............................................................................................................. 4
1.1.4 Control al Pronóstico ............................................................................................ 5
1.2 Formulación y Sistematización del Problema ............................................................. 6
1.2.1 Formulación del Problema ................................................................................... 6
1.2.2 Sistematización del Problema .............................................................................. 6
1.3 Objetivos de la Investigación ...................................................................................... 6
1.3.1 Objetivo General .................................................................................................. 6
1.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................... 7
1.4 Justificación ................................................................................................................ 7
1.4.1 Teórica .................................................................................................................. 7
1.4.2 Metodológica ........................................................................................................ 8
1.4.3 Práctica ................................................................................................................. 8
1.5 Delimitación del Problema ......................................................................................... 9
1.5.1 Espacio ................................................................................................................. 9
1.5.2 Tiempo ............................................................................................................... 10
xv
1.5.3 Universo ............................................................................................................. 10
1.6 Hipótesis ................................................................................................................... 10
1.6.1 Hipótesis General ............................................................................................... 10
1.6.2 Hipótesis Particulares ......................................................................................... 10
CAPÍTULO II .......................................................................................................................... 12
2.1 Antecedentes de la investigación ................................................................................... 12
2.3 Marco Contextual ........................................................................................................... 22
2.3.1 Otelo & Fabell ......................................................................................................... 22
2.3.1 BASC ...................................................................................................................... 23
2.3.2 Historia .................................................................................................................... 23
2.3.3 Beneficios de BASC ............................................................................................... 26
2.3.4 Países miembros de BASC ...................................................................................... 29
2.3.5 BASC en Ecuador ................................................................................................... 30
2.3.6 Afiliación a BASC .................................................................................................. 31
2.3.7 Requisitos para certificar en BASC ........................................................................ 34
2.3.8 Proceso de Certificación ......................................................................................... 36
2.4 Marco Conceptual .......................................................................................................... 39
2.5 Marco Legal ................................................................................................................... 41
CAPÍTULO III ......................................................................................................................... 42
3.1 Marco Metodológico ................................................................................................. 42
xvi
3.1.1 Métodos de Investigación................................................................................... 42
3.1.2 Diseño de Investigación ..................................................................................... 43
3.2 Técnicas de Investigación ......................................................................................... 43
3.3 Población y Muestra ................................................................................................. 44
3.4 Análisis y Evaluación de Resultados ........................................................................ 45
Lista de Verificación ................................................................................................................ 52
Tabulación de Lista de Verificación ........................................................................................ 62
CAPÍTULO IV ......................................................................................................................... 63
LA PROPUESTA ..................................................................................................................... 63
4.1 Introducción ................................................................................................................... 63
4.1.1 Procedimiento para la inspección de unidades de transporte de carga de acuerdo con
el estándar BASC. ................................................................................................................. 64
4.1.2 Procedimiento de control para el ingreso y salida de los colaboradores, visitas y
contratistas. ........................................................................................................................... 68
4.2 Conclusiones .................................................................................................................. 72
4.3 Recomendaciones ........................................................................................................... 73
ANEXOS .................................................................................................................................. 74
Diagnóstico – Problema o Situación Actual ........................................................................ 74
Pronóstico – Consecuencias a Futuro .................................................................................. 74
Control al Pronóstico – Soluciones ...................................................................................... 75
Encuesta ............................................................................................................................... 81
xvii
Lista de Verificación ............................................................................................................ 84
Procedimiento para la selección y reclutamiento del personal, permitirá cumplir con la
descripción del cargo. ............................................................................................................ 94
Manual de seguridad de la Normas BASC aplicadas a la empresa Otelo & Fabell S.A. en la
ciudad de Guayaquil. ........................................................................................................... 100
Presupuesto "Estimado" de Inversión ................................................................................ 124
Bibliografía ............................................................................................................................ 124
Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1 Ubicación de la empresa. ..................................................................................... 9
Ilustración 2 Beneficios de la norma BASC ........................................................................... 14
Ilustración 3 Cultura de Seguridad BASC .............................................................................. 15
Ilustración 4 Logística Integral ............................................................................................... 16
Ilustración 5 Importancia de un Sistema eficaz de transporte ................................................ 17
Ilustración 6 Seguridad integral .............................................................................................. 18
Ilustración 7 Componentes del Control Interno ..................................................................... 19
Ilustración 8 Certificación BASC ........................................................................................... 20
Ilustración 9 Impacto de la certificación BASC ..................................................................... 21
Ilustración 10 Evolución de BASC ........................................................................................ 25
Ilustración 11 Objetivos de BASC ......................................................................................... 28
Ilustración 12 Países miembros de BASC .............................................................................. 29
Ilustración 13 Clasificación de los Estándares ....................................................................... 30
xviii
Ilustración 14 Proceso para la Certificación BASC ............................................................... 36
Ilustración 15 ¿Considera usted que es importante proteger los contenedores de cualquier acto
ilícito? ....................................................................................................................................... 45
Ilustración 16 Indique cuál de estos estándares cree usted que se deba implementar para una
empresa que exporta productos de consumo. ........................................................................... 46
Ilustración 17 ¿Cuál de las siguientes certificaciones ha escuchado usted? ........................... 47
Ilustración 18 ¿Qué beneficios considera usted que obtiene la organización al poseer un
Sistema de Gestión en Control y Seguridad? ........................................................................... 48
Ilustración 19 ¿Estaría dispuesto a colaborar para que la empresa obtenga la certificación
Sistema de Gestión en Control y Seguridad? ........................................................................... 49
Ilustración 20 ¿Considera usted que el clima laboral es un factor importante para la obtención
del Sistema de Gestión en Control y Seguridad? ..................................................................... 50
Ilustración 21 ¿Se siente usted comprometido con la organización para el logro de los
objetivos? ................................................................................................................................. 51
Ilustración 22 No conformidades BASC ................................................................................ 62
Ilustración 23 Encuestas realizadas ........................................................................................ 79
Ilustración 24 Encuestas realizadas ........................................................................................ 79
Ilustración 25 Encuestas realizadas ........................................................................................ 80
Ilustración 26 Encuestas realizadas ........................................................................................ 80
Índice de Tablas
Tabla 1 Conceptualización y Operacionalización. .................................................................. 11
Tabla 2 Empresas Certificadas en el Capítulo BASC en Ecuador .......................................... 31
xix
Tabla 3 Población y Muestra ................................................................................................... 44
Tabla 4 Ficha Inteligente ......................................................................................................... 75
Tabla 5 Pregunta 1 ................................................................................................................... 82
Tabla 6 Pregunta 2 ................................................................................................................... 82
Tabla 7 Pregunta 3 ................................................................................................................... 82
Tabla 8 Pregunta 4 ................................................................................................................... 83
Tabla 8 Pregunta 5 ................................................................................................................... 83
Tabla 10 Pregunta 6 ................................................................................................................. 83
Tabla 11 Pregunta 7 ................................................................................................................. 84
xx
RESUMEN
El presente trabajo de titulación tiene como objetivo el Diseño de un Sistema de Gestión en
Control y Seguridad B.A.S.C en la ciudad de Guayaquil en el año 2019 aplicado a la empresa
Otelo & Fabell S.A. la cual está ubicada en Pascuales.
Se decidió implementar la norma y el estándar BASC dentro de la empresa Otelo & Fabell con
la finalidad de cuidar la mercadería del cliente, durante el transporte y descarga de la misma para
evitar manipulación, contaminación, lavado de activos y robo.
Palabras claves: BASC, normas y estándares, Procedimientos.
xxi
ABSTRACT
The objective of this project is the design of a Control and Security Management System of
BASC standards (Business Alliance for Secure Commerce) in the city of Guayaquil in 2019
applied to Otelo & Fabell Company S.A. which it is located in Pascuales.
It was decided to implement the BASC Norms and the standards in the company Otelo & Fabell
with the purpose of taking care of customer merchandise during transport and unloading to avoid
manipulation, contamination, money laundering and theft.
Key words: BASC, norms and standards, Procedures.
1
INTRODUCCIÓN
La pérdida de dinero en una empresa por lo general puede estar representada por la afectación
de sus colaboradores, sus bienes materiales, la imagen, el medio ambiente, los clientes, la atención
al cliente, la motivación del personal, la seguridad de los servicios, o diferentes eventos que
quebranten la rentabilidad del negocio.
En la actualidad varias empresas se han visto perjudicadas o involucradas en actividades
ilegales tales como el narcotráfico, como consecuencia esto ha generado considerables pérdidas,
no solo de dinero, sino que esto ha empañado su imagen ante los socios y clientes.
Con base en lo anterior, a nivel internacional, la comunidad ha venido reaccionando
positivamente creando sistemas de gestión que responden de manera preventiva y reactiva ante
situaciones que atenten contra la naturaleza e intereses legales del negocio y que garanticen un
comercio internacional seguro.
Teniendo en cuenta que el principal interés de cualquier organización es la seguridad y
tranquilidad de nuestros clientes, sabiendo que el flagelo del contrabando, la delincuencia y el
narcotráfico se ha expandido de manera alarmante a nivel nacional e internacional, debido a esto
la Alianza Empresarial para un comercio Seguro BASC (Business Alliance for Secure Commerce)
elabora este estatuto el cual tiene como objetivo proteger a las organizaciones a través de diferentes
tipos de gestiones que garanticen un control oportuno sobre las exportaciones, fomentando un
comercio seguro y que no se vean envueltas en actos ilícitos.
Pensando en los problemas antes mencionados aplicar este Sistema de Gestión basado en la
norma BASC vs 05 – 2017, el cual incluye la disposición, administración de los estándares y demás
procedimientos de seguridad para el personal, las instalaciones, y sobre todo la parte logística.
2
CAPÍTULO I
1.1 Planteamiento del Problema
Actualmente la organización posee certificaciones ISO 9001:2015 y BPM, para garantizar la
calidad e higiene de los productos, pero no hay alguna certificación que nos ayude a la difusión
de un comercio seguro, es por ello que se realizó un análisis y se identificaron varias causas de
no contar con un SGCS las cuales provocan daño de la imagen de la empresa, pérdida de
clientes, desconocimiento del sistema BASC por parte de los trabajadores, entre otras causas,
es por ello que se decidió certificar en SGCS de la Norma BASC para ganar competitividad en
el mercado y a su vez el producto a exportar disminuyendo cualquier riesgo para que el producto
sea contaminado por el narcotráfico, terrorismo, o actos ilícitos, que puede afectar a la
organización.
Luego del diagnóstico fue realizado el análisis del pronóstico que también puede ser llamado
como las consecuencias a futuro por lo cual se detallan ciertas causas como: pérdida de imagen
por si llega hacer contaminada la mercancía que se exporta, si la organización se encuentra
afectada por este tema del narcotráfico podría quebrar, los colaboradores se quedarían sin
empleo y podrían demandar a la misma, toda la problemática expuesta nos lleva a la mejora
continua.
3
Al finalizar las consecuencias a futuro se comienza a detallar el control al pronóstico que son
las soluciones al planteamiento del problema, esta norma nos garantiza en cierto % la seguridad
de los procesos y sus procedimientos, y su beneficio es que la carga será protegida del comercio
nacional e internacional, ya que Ecuador se ha vuelto una de las rutas preferidas por parte de
los criminales y narcotraficantes para realizar sus actos ilegales.
1.1.1 Síntomas
1) Las inspecciones físicas a las unidades de transporte de carga no son realizadas,
debido a que no se aplica un procedimiento de inspección.
2) Inapropiado control de ingreso y salida de las personas que laboran, visitan la
planta manufacturera, debido que el personal de seguridad física desconoce los
métodos o procedimiento en control de acceso y permanencia en las instalaciones.
3) Disminución del nivel de ventas, debido a la pérdida del mercado y migración de
clientes a empresas de la competencia que cuenta con el Sistema de Gestión en Control
y Seguridad.
4) Incumplimientos de las especificaciones de los materiales por parte de los
proveedores (materia prima y material de empaque), por tal motivo hay alto nivel
de devolución de materiales.
5) Alta rotación del personal, debido a un inapropiado proceso de selección y
reclutamiento por parte del departamento de talento humano.
1.1.2 Causas
1) Inexistencia de un procedimiento para la ejecución de las inspecciones a las unidades
de transporte, el personal no tiene el debido conocimiento para la realización de esta
actividad.
4
2) Debido a la falta de un procedimiento documentado y registro para el correcto acceso
del personal sea colaboradores, contratistas, proveedores y terceros a las instalaciones
de la empresa.
3) Varias empresas de la competencia ya cuentan con un sistema de gestión en control y
seguridad lo que provoca que el cliente se incline por ellos debido a que le brinda un
sentido de confianza, tranquilidad y respaldo.
4) Se presentan devoluciones de las materias primas que nos ofrecen nuestros proveedores
ya que no cumplen con las especificaciones requeridas por la empresa, debido a que
carece de un procedimiento adecuado en la selección de los proveedores o personal que
recepta la carga, esto provoca retrasos en el proceso de elaboración y entrega del
producto final hacia nuestros clientes.
5) Se realiza una inapropiada selección y reclutamiento del personal competente para el
puesto requerido ya que no existe un perfil de cargo.
1.1.3 Pronóstico
1) Si no se cuenta con los respectivos controles de seguridad con relación a las unidades
de transporte de carga, la empresa puede ser perjudicada o involucradas en actividades
ilegales tales como el narcotráfico, como consecuencia esto genera considerables
pérdidas de dinero.
2) La ausencia de un procedimiento documentado de seguridad física provoca que no se
lleve el control, manejo del personal y esto puede causar pérdidas del producto final en
la empresa.
3) La disminución en los niveles de ventas y pérdida de clientes se profundizará ya que
preferirían los productos de la competencia que si cuentan con un Sistema de Gestión
5
en control y seguridad generándole confianza ya que sabrán que su producto va a llegar
a su destino de manera segura. La reducción de las ventas afectaría a toda la
organización, perdiendo rentabilidad y competitividad.
4) Si no se lleva una adecuada selección de los proveedores o no se exige que ellos también
cuenten con procedimientos adecuados o un sistema de gestión, puede provocar retrasos
o que el producto final salga defectuoso, lo cual generaría devoluciones, retrasos e
insatisfacción por parte de nuestros clientes, ya que el producto no cumple con las
especificaciones.
5) La inexistencia de los perfiles de cargos ocasionará un inapropiado proceso de selección
y reclutamiento, afectando el proceso productivo.
1.1.4 Control al Pronóstico
1) La elaboración de un procedimiento para la inspección de unidades de transporte de
carga permitirá generar registros para llevar un eficaz control del proceso, contemplado
en los puntos descritos del estándar.
2) Contar con un procedimiento para el debido control del ingreso y egreso de las personas
a la organización permitirá tener una trazabilidad y control de los colaboradores,
contratistas y visitantes.
3) Diseñar un Sistema de Gestión en control y seguridad será beneficioso para la empresa
ya que posicionará en la mente de los clientes como una empresa segura y confiable,
generando mayor participación en el mercado.
4) Elaborar un procedimiento para la selección de proveedores permitirá obtener las
materias primas con las especificaciones requeridas disminuyendo el nivel de productos
no conformes y aumentando la satisfacción del cliente.
6
5) Elaborar un procedimiento para la selección y reclutamiento del personal, permitirá
cumplir con la descripción del cargo, reducirá la rotación de los colaboradores y
mejorará el clima laboral.
1.2 Formulación y Sistematización del Problema
1.2.1 Formulación del Problema
• ¿Cuáles son los beneficios de diseñar un SGCS (Sistema de Gestión de Control y
Seguridad) BASC en la empresa Otelo & Fabell?
1.2.2 Sistematización del Problema
• ¿Cuáles son las consecuencias de no contar con un procedimiento de acuerdo con el
estándar BASC en Otelo & Fabell en lo referente a la inspección de las unidades de
transporte?
• ¿Qué beneficios tendría la organización al definir un procedimiento para el control de
ingreso y salida de personas?
• ¿Qué estrategias utilizar para la selección y reclutamiento del personal de tal manera de
que el personal escogido posea las aptitudes adecuadas para ocupar el cargo?
• ¿Qué beneficios obtendría la empresa Otelo & Fabell al diseñar un manual de seguridad
BASC?
1.3 Objetivos de la Investigación
1.3.1 Objetivo General
Diseñar un Sistema de Gestión para el Control y Seguridad BASC en la empresa Otelo &
Fabell para lograr un comercio internacional seguro e incrementar la eficacia de la
organización.
7
1.3.2 Objetivos Específicos
• Elaborar un procedimiento para la inspección de unidades de transporte de carga de
acuerdo con el estándar BASC para evitar posibles contaminaciones.
• Definir un procedimiento de control para el ingreso y salida de los colaboradores, visitas
y contratistas que permita llevar un adecuado registro.
• Elaborar un procedimiento para la selección y reclutamiento del personal, que permita
cumplir con la descripción del cargo.
• Diseñar un manual de seguridad de la Normas BASC aplicadas a la empresa Otelo &
Fabell S.A. en la ciudad de Guayaquil, que permita llevar un adecuado control de
seguridad en las instalaciones.
1.4 Justificación
1.4.1 Teórica
En los últimos años en el mercado mundial se presentaron nuevos requerimientos, para que las
organizaciones garanticen la seguridad en sus importaciones y exportaciones, por lo que deben de
seguir controlando parámetros de logística, la trazabilidad, y un sistema de revisión de los
procesos, para tener una perspectiva externa de la organización y de las inseguridades. De la misma
manera se debe tener el personal adecuado, capacitado y responsable de cada actividad.
La seguridad, el compromiso y la responsabilidad son algunos de los componentes que ayudan
a la evaluación de la productividad y el rendimiento en la empresa.
Pensando en lo descrito anteriormente y dado los requisitos de la empresa, tenemos en cuenta
que esta es una Norma Internacional con el cual proponemos diseñar un Sistema de Gestión en
Control y Seguridad para la empresa “OTELO & FABELL S.A.” con el que se contemplen
8
aspectos de seguridad física y electrónica, lo cual permitirá proteger los intereses de la
organización, fortaleciendo el comercio internacional con técnicas seguras y un ágil control.
Para ello se aplican conocimientos que se requieren en este campo tales como son el supply
chain, mejora continua, auditoría, sistemas de gestión de calidad, entre otros.
1.4.2 Metodológica
Para asegurar el mejoramiento continuo en la compañía, se gestionó el entrenamiento de
auditores internos ante el organismo BASC – Capítulo Guayaquil, el cual tendrá como objetivo
buscar permanentemente las oportunidades de mejoramiento. Una vez estos auditores hayan
adquirido la preparación y destreza adecuada, serán los encargados de compartir el conocimiento
con los colaboradores de la organización a través de diferentes métodos, tales como capacitaciones,
focus group, lluvia de ideas y llevar diferentes controles por medio de informes, fichas de
observación, entre otros.
Este SGCS permitirá a OTELO & FABELL acceder a un segmento de mercado mucho más
exigente. Con la aplicación de esta norma Internacional BASC la empresa obtendrá una
diferenciación con respecto a sus competidores ya que la mayoría de las empresas en el país
carecen de este tipo de certificación. A su vez, la implementación de este sistema nos ayuda a
satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, ya que después de todo son el motivo de
ser de la empresa, y de esta forma generar valor agregado para con la empresa aumentando su
rentabilidad.
1.4.3 Práctica
Al diseñar el SGCS de la norma BASC con su respectivo estándar aplicable, mejorará el
proceso logístico ya que gracias a esto podemos establecer los tiempos de envío y coordinar el
9
respectivo despacho de la mercancía para evitar que sea contaminada con productos o sustancias
ilegales durante la transportación y almacenamiento, lo cual podría atentar contra la imagen de la
organización.
Además, esta norma establece una serie de requisitos para determinar funciones y
responsabilidades de los colaboradores y así evitar posiciones personales y confrontaciones
innecesarias.
Esta norma permite a todos enfocarnos en un solo objetivo el cual es cumplir con los requisitos
tanto de la normativa como con los estándares que se aplican o implementan en la empresa.
1.5 Delimitación del Problema
1.5.1 Espacio
• País: Ecuador
• Región: Costa
• Provincia: Guayas
• Ciudad: Guayaquil
• Ubicación: Km. 15 vía a Daule
• Nombre: Otelo & Fabell S.A, empresa que se dedica a la producción y comercialización
de productos para el cuidado personal.
Ilustración 1 Ubicación de la empresa.
Fuente: https://www.otelo.ec/
10
1.5.2 Tiempo
Para la realización del presente proyecto se recabó información actualizada cuya antigüedad no
excede de 5 años.
1.5.3 Universo
El universo seleccionado para la realización de este proyecto fueron las personas que laboran
(operativo y administrativo) en la empresa Otelo & Fabell.
1.6 Hipótesis
1.6.1 Hipótesis General
El diseño de un Sistema de Gestión para el Control y Seguridad BASC en la empresa Otelo &
Fabell, permitirá lograr un comercio internacional seguro e incrementar la eficacia de la
organización.
1.6.2 Hipótesis Particulares
• La elaboración de un procedimiento para la inspección de unidades de transporte de carga de
acuerdo con el estándar BASC, permitirá llevar un apropiado control.
• La definición de un procedimiento de control para el ingreso y salida de los colaboradores,
visitas y contratistas mejorará el acceso y movimiento de las personas dentro de las
instalaciones.
• La elaboración de un procedimiento para la selección y reclutamiento del personal permitirá
cumplir con la descripción del cargo.
• El diseño de un manual de seguridad de la Normas BASC aplicadas a la empresa Otelo &
Fabell S.A. en la ciudad de Guayaquil, permitirá cumplir con los requisitos del estándar.
Tabla 1
11
Conceptualización y Operacionalización.
Variables Concepto Indicador
Sistema de Control y
Seguridad
Es una empresa
internacional que
impulsa a un
comercio seguro
libre de narcotráfico,
terrorismo y coimas.
Control de procesos o
procedimientos.
Proceso Logístico Conexión entre el la
fabricación y
comercialización de
productos para su
negociación.
Estimación de la seguridad de los
productos en los procesos.
Rendimiento del
Colaborador
Es el resultado que
obtiene el
colaborador por
realizar diferentes
actividades según el
puesto de trabajo.
Evaluación correspondiente al
desempeño mediante las
capacitaciones de la norma BASC.
Información obtenida en el campo (Elaboración propia).
12
CAPÍTULO II
2.1 Antecedentes de la investigación
“Desarrollo de un plan para implementar un sistema de Gestión Integrada en las empresas
del sector Comercial sur, basado en las normas BASC v.03 como una alternativa de Reducción
de riesgos en las Empresas de la ciudad de Guayaquil”.
Esta investigación fue desarrollada con el fin de demostrar a través de datos reales en como
ayuda a las empresas poseer una certificación BASC
A través de la hipótesis planteada por los autores indican que más del 80% de los trabajadores
en las empresas no poseen conocimientos referentes a las normas BASC. También indican que es
de vital importancia contar con un Sistema de Gestión en Control y Seguridad en la organización
ya que ayuda a enriquecer la actividad empresarial.
Esta investigación fue realizada de manera bibliográfica o documental por que los autores
recopilaron información de estudios realizados anteriormente.
“Diseño e implementación de un sistema de gestión en control y seguridad BASC en una
procesadora de alimentos”. (Caraguay Salazar, 2015). En
este estudio se indican las pautas para poder implementar un SGCS BASC, en una empresa
procesadora de alimentos, en la cual los autores fundamentan su estudio en controlar los
procedimientos, aplicados a la empresa. Para implementar esta norma lo primero que se hizo fue
13
realizar un diagnóstico de la situación real de la organización, por medio de una pre-auditoría, en
la cual se verificaron puntos del sistema de gestión, selección de personal, logística, materias
primas, documentos e información; proveedores.
La finalidad de este proyecto es que con la implementación de BASC, quieren reducir índices
de robos, accidentes, en esta empresa y demás problemas que se presentan.
“Implementación de la norma BASC en la empresa logística intercontinental del Ecuador
LOINDE S.A.”. (Avila Chiqui & Pilamunga Yubailla, 2018)
Este trabajo se basa en los estudios de los factores que permiten la viabilidad de la
implementación de las normas BASC para la empresa LOINDE S.A. La metodología
implementada por este equipo fue la analítica sintética, ya que se desarrollan los impactos que
tiene la aplicación de esta norma de gestión de calidad y seguridad. Basados en datos de años
anteriores determinan que los clientes temen tener que pasar por procesos de alto riesgo, o verse
comprometido con actos ilegales, por ende, se desarrolla la posibilidad de obtener esta
certificación, para así aumentar el nivel de confianza, en la que se verá reflejada en los ingresos y
rentabilidad de la empresa.
2.2 Marco Teórico
“Análisis del impacto de la implementación del sistema de gestión control y seguridad
certificación BASC en la empresa FARLETZA S. A”. (Suárez Alvarado, Ponce Cerezo, &
Vaca Franco, 2016)
En este estudio nos ayuda a comprender por qué es necesario contar con una certificación que
garantiza una logística segura ya que la empresa FARLETZA S. A con el propósito de mejorar sus
servicios creo un departamento de Exportación por el cual solicitó a BASC Ecuador los requisitos
14
y demás lineamientos para obtener la certificación. Una vez implementado este sistema la empresa
obtuvo un giro 90º los cuales se evidenciaron notablemente en la empresa.
BASC no solo ayuda a incrementar las ventas, más se orienta a la parte de seguridad del
producto ya que de esto depende el crecimiento en las ventas porque se promueve una imagen que
genera confianza hacia los clientes al saber que se cuenta con un proceso logístico seguro.
Ilustración 2 Beneficios de la norma BASC
Elaborado por los autores
Evaluación de Riesgos
Mayor compromiso del personal
Mayor seguridad
Reduce costos en seguros
Contacto directo con aduanas
Confianza y credibilidad
Facilita la entrada a mercados
internacionales
15
“La cultura de seguridad como estrategia en el sector industrial y de servicios”.
Ilustración 3 Cultura de Seguridad BASC
Elaborado por los autores
En este artículo se relata sobre un congreso que fue llevado a cabo por BASC México en el cual
estuvieron reunidos los diversos niveles jerárquicos de cada uno de los capítulos por país, trataron
ciertos puntos y los más relevantes fueron los siguientes:
• Cursos auditores
• Inspección de contenedores
• Tráfico de drogas
El curso de auditores internacionales de BASC expuso que el objetivo de este es que las
organizaciones reciban las herramientas y técnicas necesarias para llevar a cabo una auditoría
interna y así verificar los criterios de seguridad requeridos para la respectiva renovación o
certificación del SGCS BASC, el segundo punto nos informa sobre el curso de inspección a
contenedores ya que es un beneficio que lo reciben las empresas que se encuentran afiliadas.
También se tratan temas referentes a la identificación e inspección a los contenedores y su
correspondiente criterio de rechazo según la gravedad del caso. En los países del caribe la ONU
lanzó el programa de drogas por motivo que sigue siendo vulnerable por ser punto de transito de
la cocaína ya que ciertos países no tienen la suficiente preparación con relación al tema.
Normas BASC
Curso auditores Internacionales
Inspección de Contenedores
Programas de drogas
Capítulo BASC (Diferentes países)
16
Gestión Logística Integral “Las mejores prácticas en la cadena de abastecimiento”. (Mora
García L. A., 2016)
Ilustración 4 Logística Integral
Elaborado por los autores
Este libro nos indica acerca de las mejores prácticas aplicadas a la cadena de suministros y
como se ha transformado la logística en una ventaja competitiva en el actual entorno con su
variedad de mejoras tecnológicos, mayor competencia y demanda de exigencia por parte del
cliente, todo esto impulsa a las organizaciones a ser mucho más productivas y al mismo tiempo
eficientes para así ser competitivos en el mercado a nivel local e internacional.
El libro antes mencionado se enfoca también en tener una excelente administración y que sea
rentable la organización con su proyección clave de los factores de éxito.
Asociados de negocios
Orden de compra
Recepción de materiales
17
“LOGÍSTICA administración de la cadena de suministro: importancia de un sistema
eficaz de transporte”. (Ballou R. , 2004)
Ilustración 5 Importancia de un Sistema eficaz de transporte
Fuente: LIBRO LOGÍSTICA administración de la cadena de suministro.
Al momento de referirnos al transporte en la logística nos referimos a este en todos sus tipos
tales como terrestre, aéreo y marítimo, ya que es a través de estos medios por los cuales se trasladan
las materias primas, y productos terminados.
Por lo general el transporte es la cara visible final con el cliente, ya que debe de cumplir
parámetros de imagen, limpieza y condiciones de seguridad.
Por estos motivos es de suma importancia que una empresa cuente con un sistema logístico y
de planeación adecuados que ayuden a determinar las acciones oportunas.
18
“Fundamentos de la seguridad integral”. (Rodríguez, 2008)
Ilustración 6 Seguridad integral
Elaborado por los autores
La seguridad física en las organizaciones es de vital importancia ya que tiene como enfoque la
protección de vida y las propiedades de la organización, combaten las amenazas y evitan los
riesgos que puede ser causado por la falta de responsabilidades y compromiso de los
colaboradores.
El objetivo principal del directivo de seguridad es la realización de un buen análisis de riesgos
para que a través de un DOFA que es debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas se le
permita el desarrollo de estrategias de seguridad a futuro para la organización siempre y cuando
logrando identificar con claridad las tendencias (tecnológicas, políticas, sociales y económicas) de
ese entorno.
Otro objetivo muy significativo en este libro es que quizás el hecho de lograr la búsqueda de
información en el entorno, que genera una ventaja competitiva para la empresa donde se trabaja
esto en si es para de satisfacer la demanda y las necesidades de nuestro consumidor final que es el
cliente obviamente, teniendo en cuenta conceptos de calidad, costo y tiempo referidos a lo que la
competencia tiene.
Seguridad Física
AmenazasRiesgos
19
“Auditoría del Control Interno”. (Mantilla B, 2018)
Las empresas y los ejecutivos que están a cargo de estas son muy exigentes en el ámbito
del cumplimiento de los objetivos.
Es por ello por lo que se establecen controles internos cuya finalidad es que la compañía no se
desvié de su misión y de sus propósitos a corto y largo plazo. Las inspecciones internas incentivan
la eficiencia, minimiza el riesgo de pérdida de activos, y asegura la confiabilidad de los asientos
financieros.
Para que pueda existir un control interno primero hay que establecer las metas, objetivos e
indicadores de rendimiento de lo contrario sería prácticamente imposible definir las acciones a
tomar para conseguirlos. Los principales objetivos a considerar son: la eficiencia y la eficacia de
las operaciones, entre otros. Además, el control interno en una organización es sustancial ya que
contribuye a la prevención de fallos y fraudes.
Ilustración 7 Componentes del Control Interno
Elaborado por los autores
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión
20
Ilustración 8 Certificación BASC
Elaborado por los autores
Certificación BASC
Controles operacionale
Ventaja competitiva
Fortalecimiento de la imagen Empresarial
Seguridad en los procesos
Fortalece la cultura
organizacional
“Caracterización de las empresas Manizales certificadas con la Norma BASC”. (Ovalle &
Ospina López, 2009)
Para lograr un excelente funcionamiento dentro de cualquier tipo de organización, es necesario
involucrar todas las áreas que deben funcionar de acuerdo con ciertos parámetros establecidos en
las normatividades internas y externas. En este contexto, se hace entonces referencia a los
diferentes sistemas de gestión, dentro de los que se encuentra la Certificación BASC, que tiene
con fin garantizar la calidad y seguridad en los procesos y productos o servicios. “Así se evaluó el
impacto de la Norma en quince empresas Manizales certificadas en BASC, se recolectó la
información por medio de tres encuestas”. (Mauricio Ovalle, 2009) Es importante resaltar que las
pequeñas empresas de vigilancia y transporte buscan la certificación con el fin de abrir mercados,
y las grandes empresas manufactureras buscan asegurar su cadena logística y el control de los
puntos críticos para obtener una mejor imagen frente a las aduanas y a los clientes
internacionales”.
21
“Evaluación del impacto de la certificación BASC en la liquidez y rentabilidad en las
empresas de Cali – Colombia”. (Fontalvo Herrera & Morelos Gómez, 2011)
En este artículo se habla de sobre el impacto que ha tenido la implementación de la certificación
BASC en empresas colombianas, en temas de liquidez y rentabilidad. Se realiza un proceso
descriptivo a través de diferentes indicadores de liquidez, datos estadísticos, criterios de
evaluación, para de esta manera obtener resultados con un mínimo margen de error.
Para poder realizar este estudio los autores tomaron como muestra 42 empresas de Cali que
hasta esa fecha ya habían certificado en BASC. Para poder obtener cual era el impacto de la
aplicación de la norma BASC, estas empresas presentaron sus estados financieros antes y después
de la aplicación de la normativa.
Los autores concluyen el artículo indicando que implementar esta certificación es muy
beneficioso para la organización ya en cada una de las empresas que fue aplicada hubo un impacto
positivo ya que se incrementó la rentabilidad y la liquidez en cada una de las empresas que
participaron en el estudio.
Ilustración 9 Impacto de la certificación BASC
Elaborado por los autores
Rentabilidad
Solvencia
Liquidez
22
2.3 Marco Contextual
2.3.1 Otelo & Fabell
En sus inicios la empresa Otelo & Fabell se dedicó a fabricar y comercializar productos
farmacéuticos y de cuidado personal. Tiene más de 65 años en el negocio de belleza y cuidado
personal. Su sede está en la ciudad de Guayaquil y en la actualidad cuenta con más de 500
trabajadores en las diferentes áreas. Anteriormente Otelo pertenecía al Grupo Garzozi, pero en
octubre del año 2018 fue adquirida por el Grupo La Fabril después de casi un año de negociación
Otelo & Fabell S.A en el presente año es una organización que diseña, desarrolla, fabrica y
almacena productos de higiene y cuidado personal, que se compromete a satisfacer plenamente las
necesidades y expectativas de las partes interesadas interna y externa fabricando productos que
cumplan estándares de calidad nacional e internacional, gestiona sus aspectos ambientales
significativos, mejorando continuamente su desempeño ambiental para prevenir la contaminación
y proteger el medio ambiente, y a su vez tramita los factores de riesgos inherentes a los procesos,
mediante la identificación, medición, evaluación y control de los riesgos, para mejorar las
condiciones de seguridad y salud en el trabajo y salvaguardar la integridad física, mental y social
de todos los trabajadores.
La organización en la actualidad cuenta con 3 plantas manufactureras las cuales son las
siguientes:
• Planta cosméticos donde se elabora y se envasa productos tales como: tintes para el
cabello ofrece Coloret, Har y Colortone, Angelino, Menino (bajo licencia Fisher Price).
• Plantas absorbentes se fabrica productos no recuperables tales como: pañales de la
marca Pañalín (clásico y ultraseco), Nappis (bajo licencia Fisher Price), toallas
sanitarias y protectores Intima, toallas húmedas de la marca Pañalín y Nappis.
23
• Planta de plásticos suministra / abastece a la planta de cosméticos con todos los envases
a utilizar en la producción según amortiguadores.
2.3.1 BASC
Business Alliance for Secure Commerce (BASC), es una alianza internacional cuya finalidad
es el fortalecimiento de la cadena logística para contar con un comercio seguro a nivel nacional e
internacional (Organization, 2005).
2.3.2 Historia
El origen de BASC nació como una alianza anti-contrabando, y fue creada en 1996, a partir de
la iniciativa del Sr. Fermín Cuza, reconocido como un importante líder en la comunidad del
comercio internacional en los Estados Unidos y quien ese entonces trabajando para una empresa
norteamericana presentó ante George Weise, Comisionado del Servicio de la Aduana de los
Estados Unidos en Washington D.C.; una propuesta con el objetivo de implementar mecanismos
y procedimientos para evitar que su empresa fuese utilizada por organizaciones ilícitas para el
transporte de narcóticos, y darle fin a la larga lista de experiencias con robos y cargamentos
contaminados de empresas de todos los sectores; de igual forma, para complementar y fortalecer
los programas Carrier Iniciative Program (CIP) y Land Border Iniciative Program (LBCIP),
partiendo de la iniciativa de fomentar una mentalidad enfocada a la implementación de medidas
preventivas más que represivas, en lo que concierne a las empresas productoras (Organization,
2005).
Este nuevo concepto produjo la primera alianza aduana-sector privado, enfocada en la seguridad
de la cadena de suministro y abordando todos los actores que participaban en dicha cadena. Para
ese mismo año, una empresa ubicada en Colombia contactó a la Aduana de los Estados Unidos
interesada en participar de la alianza, consolidándose rápidamente como la primera organización
24
en Suramérica en establecer el programa BASC. Por esta razón en el año 1997, fue seleccionada
por la Aduana de los Estados Unidos, como plan piloto (BASC Guayaquil, 2019).
Con el apoyo de la Aduana de los Estados Unidos, se logró promover esta experiencia exitosa,
y gracias a la confianza de los empresarios líderes que creyeron en esta iniciativa, el apoyo por
parte de los Gobiernos de la región, aduanas y autoridades, el programa logró expandirse de
manera progresiva en Latinoamérica (Organization, 2005).
Considerando esta gran expansión y la necesidad de contar con un ente internacional que velara
por el funcionamiento y credibilidad del programa a nivel global, en el año 2002 se constituyó en
el estado de Delaware, WORLD BASC ORGANIZATION (WBO) como una entidad sin ánimo
de lucro cuya misión es generar una cultura de seguridad a través de la cadena de suministro,
mediante la implementación de sistemas de gestión e instrumentos aplicables al comercio
internacional y sectores relacionados (BASC Guayaquil, 2019).
La iniciativa BASC es el reflejo del compromiso de las empresas por mejorar las condiciones
de su entorno; asimismo, contribuye a desalentar aquellos fenómenos que desfavorecen los
intereses económicos, sociales y comerciales de los países miembros de la Organización
(Organization, 2005).
Con el apoyo de la Aduana de los Estados Unidos, se logró promover esta experiencia exitosa,
y gracias a la confianza de los empresarios líderes que creyeron en esta iniciativa, el apoyo por
parte de los Gobiernos de la región, aduanas y autoridades, el programa logró expandirse de
manera progresiva en Latinoamérica (Organization, 2005). El organismo BASC Business Alliance
for Secure Commerce con sus siglas en español que significa alianza empresarial para un comercio
25
seguro, que promueve y brinda seguridad en cooperación con gobiernos y organismos
internacionales (BASC Guayaquil, 2019).
Ilustración 10 Evolución de BASC
Fuente (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
Constituida como “World BASC Organization”, una organización sin ánimo de lucro
internacional bajo las leyes de los Estados Unidos de América (Organization, 2005).
WBO es una organización liderada por el sector empresarial cuya misión es generar una cultura
de seguridad a través de la cadena de suministro, el propósito de este ente es implementar
mecanismos y procedimientos que ayuden a evitar ser utilizados por organizaciones ilícitas para
el transporte de narcóticos y buscar poner fin a una larga lista de experiencias con robos y
cargamentos contaminados de empresas de todos los sectores (Organization, 2005).
26
De igual modo la propuesta se presentó tomando la iniciativa de cambiar la mentalidad hacia la
implementación de medidas preventivas más que represivas, en lo que concierne a las empresas
productoras.
2.3.3 Beneficios de BASC
2.3.3.1 Organización
Los beneficios y servicios que brinda el organismo BASC cuando se afilian las empresas son
certificadas obtienen los siguientes beneficios que proporciona: (WORLD BASC
ORGANIZATION, 2019)
• Reconocimiento internacional al pertenecer a World BASC Organization (WBO) y sus
capítulos asociados.
• Diferenciación al implementar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC
(SGCS).
• Inclusión en la base de datos de empresas certificadas de WBO.
• Disponibilidad de equipos de auditores internacionales competentes para la
implementación y revisión del SGCS BASC.
• Beneficiario de Memorándum de Entendimiento suscritos por WBO con aduanas,
entidades de control y organismos internacionales.
• Representatividad y facilitación de contactos ante las autoridades vinculadas al
comercio exterior.
• Mayor confianza por parte de las autoridades.
• Disminución de costos y riesgos derivados del control a sus procesos.
• Transferencia de conocimiento y experiencia en Seguridad de la Cadena de Suministro.
• Facilitación de contactos en diferentes países a través de los capítulos BASC.
27
• Cursos de formación especializados en temas relacionados a la seguridad del comercio
internacional.
• Tarifas preferenciales para la participación en eventos de WBO.
• Información y actualización de temas relacionados con actividades del comercio
internacional. (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
2.3.3.2 Aduana
Las oficinas públicas gubernamentales que son las aduanas cuando reconocen y cooperan con
BASC logran: (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
• Identificar otras herramientas de selectividad para desarrollar programas de
administración de riesgos de aduanas.
• Crear mayor conciencia de los negocios internacionales, de la seguridad de las empresas
y de las políticas y procedimientos operativos.
• Mejorar los perfiles de riesgo y evaluación de amenazas.
• Maximizar los recursos de la aduana.
• Asegurar el flujo eficiente del comercio sin disminuir los controles fronterizos.
• Trabajar con las empresas para mejorar los procedimientos internos en función de un
país específico. (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
Adicional los países tienen como beneficio: (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
• Evitar de manera más eficiente el fraude aduanero, contrabando, terrorismo, tráfico
ilícito de estupefacientes y el desvío de productos químicos precursores de
estupefacientes.
28
• Facilitar el intercambio comercial entre las naciones de una manera ágil y segura.
(WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
Las empresas que participan para la implementación / certificación BASC son aquellas que
desarrollan diferentes actividades productivas o que brinden servicios a las empresas de cadena
logística del comercio internacional o también las que realicen actividades complementarias.
Ilustración 11 Objetivos de BASC
Fuente (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
La organización BASC ha diseñado a través de su Norma y sus 3 estándares que son aplicables
a 18 sectores de la cadena logística las cuales son las siguientes:
Exportadores, Agentes aduaneros, Transportadores, Puertos marítimos, Líneas navieras,
Aerolíneas / Aeropuertos, Empresas temporales de personal, Almacenadoras, Importadoras,
Empresas de seguridad, Administraciones de aduana, Zonas francas, Operadores logísticos,
Agentes navieros, Agentes de carga, Operadores marítimos, Empresas que deseen gestionar
controles básicos de seguridad (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019).
29
Los beneficios de esta organización que brinda a las empresas es mejorar la competitividad e
imagen, amplia las oportunidades de negocio en mercados internacionales, reduce los riesgos
asociados al comercio internacional, disminuye pérdidas económicas, fomenta un ambiente de
trabajo seguro, mejora el control y la trazabilidad de su cadena logística (BASC Guayaquil, 2019).
2.3.4 Países miembros de BASC
BASC cuenta con diferentes clases de miembros a los niveles de País que son por Capítulos
Nacionales y Regionales avalados por World BASC Organization, cumplen las políticas
establecidas y objetivo de la Organización (Organization, 2005).
Actualmente BASC cuenta con presencia por medio de sus Capítulos BASC en los siguientes
países: Colombia, Costa Rica, El Salvador, Estados Unidos, Guatemala, México, Panamá, Perú,
República Dominicana, Venezuela y Ecuador.
A través de los Capítulos Nacionales y Regionales se ofrecen los servicios BASC y se certifican
las empresas en la Norma y Estándares de acuerdo con la ubicación geográfica. Las empresas son
miembros en cada uno de los países y a su vez forman parte de la red global de WBO en el mundo.
Aquellas empresas ubicadas en países donde no hay capítulos BASC pueden igualmente ser
miembros y certificarse BASC a través de World BASC Organization Headquarters. Es así como,
BASC cuenta adicionalmente con empresas miembros certificadas en Argentina,
Uruguay, Honduras y Paraguay.
Ilustración 12 Países miembros de BASC
Fuente (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
30
2.3.5 BASC en Ecuador
BASC Ecuador se creó en 1999 por iniciativa de la empresa privada, con el respaldo de
entidades gubernamentales, asociaciones, cámaras de la producción y la Policía Nacional. Empezó
sus operaciones en el año 2000 y actualmente cuenta con más de 550 empresas afiliadas en todo
el país. (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
En el país de Ecuador tiene 4 divisiones por capítulos que son: Pichincha, Azuay, Umiña
(Manta), y Guayaquil siendo el Capítulo de mayor crecimiento en toda la región.
El organismo BASC cuenta con la Norma Internacional y 3 estándares de los cuales pueden ser
aplicadas según la actividad empresarial (Organization, 2005):
El estándar 5.0.1 aplican las empresas con relación directa con la carga y con las unidades de
transporte de carga; el estándar 5.0.2 son para las empresas con relación indirecta con la carga y
con las unidades de transporte de carga; y el estándar 5.0.3 son todas las empresas que deseen
llevar controles operacionales básicos de seguridad esto quiere decir que no poseen relación con
la carga.
Ilustración 13 Clasificación de los Estándares
Fuente: (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
31
Tabla 2
Empresas Certificadas en el Capítulo BASC en Ecuador.
Guayaquil Pichincha Umiña
(Manta)
Azuay TOTAL
Certificadas
BASC
405 258 43 24 730
En Proceso de
Certificación
59 28 7 4 98
Fuente: (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
Elaboración Propia
2.3.6 Afiliación a BASC
2.3.6.1 Personas Naturales
Para afiliarse al BASC Ecuador – Capítulo Guayaquil, sírvanse enviar copia de los documentos
que a continuación detallamos. (BASC Guayaquil, 2019).
• Una solicitud de admisión diligenciada al Ec. Emilio Aguiar, presidente del
capítulo, indicando su voluntad de afiliarse a BASC Capítulo Guayaquil.
• Perfil Empresarial (Formulario).
• Carta de compromiso, Cumplimiento del Reglamento y Políticas de Servicio BASC
Capítulo Guayaquil.
• Fotocopia a color de la cédula de ciudadanía y certificado de votación.
• Fotocopia del RUC.
• Certificado de Antecedentes Penales.
• Certificado del cumplimiento de obligaciones emitido por el IESS.
32
• Certificados de afiliación a una Cámara de la Producción y al Gremio Sectorial
correspondiente, en caso de haberlo.
• Croquis de Ubicación.
• Hoja o folleto detallando los servicios que presta (brochure).
• Tres Referencias comerciales. (BASC Guayaquil, 2019)
2.3.6.2 Personas Jurídicas
Para afiliarse al BASC Ecuador – Capítulo Guayaquil, sírvanse enviar copia de los documentos
que a continuación detallamos. (BASC Guayaquil, 2019)
• Solicitud de admisión diligenciada al presidente del Capítulo, suscrita por el
representante legal, indicando su voluntad de afiliarse a BASC Capítulo Guayaquil.
• Formato de Registro Perfil Empresarial. (Formulario).
• Carta de compromiso del cumplimiento del Reglamento y Política de Servicios BASC
Capítulo Guayaquil.
• Fotocopia de la escritura de constitución de la compañía.
• Fotocopia del RUC.
• Fotocopia del nombramiento del Representante Legal, inscrito en el Registro Mercantil.
• Fotocopia a color de la cédula de ciudadanía y certificado de votación del Representante
Legal. En caso de ser extranjero, fotocopia a color del pasaporte.
• Certificado de antecedentes penales del Representante Legal.
• Certificado actualizado de existencia legal y cumplimiento de obligaciones, expedido
por la Superintendencia de Compañías del Ecuador.
• Certificado del Cumplimiento de Obligaciones emitido por el IESS.
33
• Certificados de afiliación a una cámara de la producción y al gremio sectorial
correspondiente, en caso de tenerlos.
• Nómina de accionistas presentada en la Superintendencia de Compañías.
• Croquis de ubicación.
• Declaración juramentada original notariada del Representante Legal y socios en la que
conste si hay o no ha habido proceso penal en contra de la empresa, su Representante
Legal y/o socios, por los delitos tipificados en la Ley de Sustancias Estupefacientes y
Psicotrópicas y en la Ley de Lavado de Activos. En el caso de que se haya concluido el
proceso, se deberá adjuntar copia certificada del auto de sobreseimiento definitivo o de
la sentencia absolutoria (BASC Guayaquil, 2019).
• Fotocopia del Formulario 101 del Impuesto a la Renta del ejercicio económico del año
anterior.
• Hoja o folleto detallando los servicios que la empresa presta.
• Certificado/s Bancario/s.
• Tres referencias comerciales.
• Presentar alguna información que sea solicitada para la evaluación y calificación para
la admisión.
• Copia del permiso/matrícula/licencia de operación, emitida por el organismo
competente que rige la actividad de la empresa. En el caso de una empresa de seguridad
presentar, además:
▪ Fotocopia del permiso de operaciones del Ministerio de Gobierno.
▪ Fotocopia del permiso de tenencia de armas.
▪ Fotocopia del permiso de uso de uniformes.
34
NOTA: Presentar una solicitud, implica la aceptación sin reservas del presente reglamento,
estatutos y demás normas emitidas por WBO, BASC Ecuador y BASC Capítulo Guayaquil.
WBO y/o BASC Capítulo Guayaquil no se encuentran obligadas a sustentar la negativa a
cualquier solicitud de ingreso y se reservan el derecho de admisión a los miembros. La notificación
para cualquiera de los casos será por escrito dentro de sesenta (60) días calendario. (BASC
Guayaquil, 2019)
2.3.7 Requisitos para certificar en BASC
El proceso para la certificación en el organismo BASC según los requisitos y procedimientos
que deben cumplir las empresas que se encuentren interesadas podrán realizar una solicitud para
la membresía según los diferentes capítulos BASC que están presentes en 11 países, pero en caso
de que no exista un capítulo BASC en el país donde se encuentre la empresa, podrán pertenecer a
través de la sede WBO.
Los requisitos que solicita este ente son los siguientes
• Debe ser una empresa legalmente constituida que participe activamente en actividades
productivas o prestación de servicios relacionados con la cadena logística del comercio
internacional o actividades conexas.
• Debe tener antecedentes comerciales y legales en su país de origen como en el exterior,
que acrediten la honestidad y rectitud personal y comercial de las personas naturales y
jurídicas; Así mismo no deben tener ningún antecedente criminal en su país de origen o
en el exterior, o en ningún caso ser considerado por autoridad nacional o extranjera
como persona sospechosa o de dudosa reputación legal o criminal.
35
• Debe aplicar al proceso solicitud o inscripción de admisión de los Capítulos BASC de
conformidad con los lineamientos y Políticas de World BASC Organization.
El procedimiento general para pertenecer al proceso de certificación del organismo BASC es el
siguiente:
Cada empresa presentará ante el Capítulo BASC o World BASC Organization los documentos
legales exigidos en el proceso de solicitud de admisión. Se deberá proporcionar información o
documentación que le sea requerida para los fines de evaluación y calificación de la solicitud de
admisión.
De acuerdo con el análisis documental, se completará el primer paso para la membresía BASC.
A partir de ese momento, la empresa contará con un tiempo para la preparación e implementación
de su sistema.
Una vez cumplido el tiempo, BASC coordinará con la empresa una auditoria de seguridad en
donde se verifican los estándares mínimos exigidos por BASC. Para realizar la verificación y
conformidad de la implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, World
BASC Organization cuenta con Auditores Internacionales de certificación competentes quienes
actúan como terceras partes para llevar a cabo las auditorias y verificación de la correcta
implementación del SGSC BASC y sus procesos (Organization, 2005).
Con base en los resultados de la auditoria, BASC a través de sus órganos competentes
clasificará la empresa y decidirá sobre su certificación el ingreso o no del solicitante como asociado
BASC. Estas podrán clasificarse así (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019):
Certificados: Aquellas empresas cuyo Sistema de Gestión en Control y Seguridad es conforme
con la Norma y Estándares BASC según la actividad de la empresa (BASC Guayaquil, 2019).
36
Preseleccionados o en proceso: Aquellas empresas que deberán implementar el Sistema de
Gestión en Control y Seguridad BASC para ser sometido a la auditoria de certificación.
Una vez que esté aprobado el ingreso de la Empresa al capítulo BASC, esta se compromete a
cumplir con las normas y lineamientos establecidos en los Reglamentos y demás documentos de
WBO y del capítulo que le acepta.
Cada empresa tiene una validez de un (1) año a partir de su certificación, en consecuencia, las
Empresas serán auditadas anualmente con el objetivo de verificar el mantenimiento y
mejoramiento del sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.
2.3.8 Proceso de Certificación
El proceso para obtener la certificación BASC tiene una duración de 9 a 12 meses y consta de
los siguientes pasos. (BASC Guayaquil, 2019)
a) Auditoría de Pre-certificación.
b) Auditoría de Certificación.
c) Auditoría de Re-certificación.
d) Auditoria Complementaría.
e) Auditoría de Control.
Ilustración 14 Proceso para la Certificación BASC
Fuente (WORLD BASC ORGANIZATION, 2019)
37
a) Auditoría de Pre-certificación.
Esta auditoría deberá realizarse en un plazo no mayor a tres (3) meses después de la afiliación
de la empresa a BASC Capítulo Guayaquil. (BASC Guayaquil, 2019)
Esta auditoría verifica la conformidad del SGCS del solicitante, con la Norma y Estándares
BASC. Esta actividad se realiza para examinar el estado inicial del SGCS.
Para esta auditoría se recomienda que el afiliado haya realizado los cursos de “Formación de
Auditores Internos” y “Guías para la Elaboración del Manual”. (BASC Guayaquil, 2019)
b) Auditoría de Certificación.
La auditoría de Certificación se realiza posterior a la auditoría de Pre-Certificación, dentro de
un plazo no mayor a 1 año desde el ingreso de la empresa a BASC y será previamente acordada
con el afiliado. (BASC Guayaquil, 2019)
Verifica la implementación, cumplimiento y mantenimiento del Sistema de Gestión en Control
y Seguridad. (BASC Guayaquil, 2019)
Si en la auditoría no se evidencian no conformidades mayores, el auditor podrá recomendar al
Comité de Certificación la certificación de la empresa. Si en la auditoría se evidencian no
conformidades mayores, el auditor planificará una auditoría Complementaria que puede ser
documental o de campo. (BASC Guayaquil, 2019)
c) Auditoría de Re-certificación.
Se la realizará cada año a partir de la fecha de certificación. (BASC Guayaquil, 2019)
Verifica la conformidad del SGCS de una empresa certificada con la Norma y Estándares
BASC. (BASC Guayaquil, 2019)
38
NOTA: La auditoría no podrá ser aplazada por el titular en un período superior a quince (15)
días calendario después de la fecha de su notificación. El aplazamiento por un período superior
implica la suspensión por tres (3) meses del Certificado; sin embargo, el titular mantiene durante
ese tiempo todas sus obligaciones con BASC Capítulo Guayaquil. (BASC Guayaquil, 2019)
d) Auditoría Complementaria.
Se realiza únicamente sobre elementos que hayan presentado no–conformidad durante la
auditoría de Certificación, Re-Certificación o Control, en un plazo no mayor a treinta (30) días,
prorrogable hasta treinta (30) días adicionales a pedido del titular. (BASC Guayaquil, 2019)
La Auditoría Complementaria se divide en:
• Auditoría Complementaria de campo: se realiza en las instalaciones del solicitante,
cuando se requiere verificar la aplicación en la práctica de las acciones correctivas o
condiciones exigidas. (BASC Guayaquil, 2019)
• Auditoría Complementaria documental: se puede realizar en las oficinas de BASC
Capítulo Guayaquil, mediante la verificación de documentos enviados por el afiliado
tanto física como electrónicamente. (BASC Guayaquil, 2019)
Si en la Auditoría Complementaria se evidencia que las no conformidades mayores no han sido
solucionadas, el solicitante deberá presentarse a una nueva Auditoría de Certificación en un tiempo
máximo de noventa (90) días improrrogables, y su estado como empresa afiliada será cambiado
nuevamente a “Empresa en Proceso”. (BASC Guayaquil, 2019)
e) Auditoría de Control.
BASC Capítulo Guayaquil ejecutará las Auditorías de Control que considere pertinentes durante
el período de vigencia del Certificado.
39
Estas auditorías no podrán ser impedidas por el titular, salvo caso de fuerza mayor debidamente
justificado. (BASC Guayaquil, 2019)
Verifica de manera sorpresiva y sin requerimiento de notificación, el mantenimiento y la
conformidad del SGCS de una empresa certificada con la Norma y Estándares BASC.
Si en la Auditoría de Control se encuentran no conformidades mayores, se realizará una
auditoría complementaria documental o de campo, bajo las condiciones establecidas en el
“Reglamento y Política de Servicios BASC Capítulo Guayaquil”. (BASC Guayaquil, 2019)
Se realizarán además Auditorías de Control cuando se presente alguna o varias de las siguientes
situaciones, sin ser privativas: (BASC Guayaquil, 2019)
• Autoevaluación sobre protección comercial.
• Carta envío solicitud Empresas en países no BASC.
• Procedimiento certificación de empresas en países no BASC. (BASC Guayaquil, 2019)
NOTA: En toda auditoría, el auditor solicitará el número de licencia de los auditores BASC
que posea la empresa que está siendo auditada. Cada capítulo tiene la obligación de revisar la
vigencia de dicha licencia. (BASC Guayaquil, 2019)
2.4 Marco Conceptual
Auditoría: Apreciación para determinar los niveles de eficiencia y eficacia en que una empresa
utiliza sus recursos.
BASC: Acuerdo empresarial que impulsa el comercio seguro en las empresas, con sus siglas
en español Alianza empresarial para un comercio seguro.
Capacitación: Acciones que se realizan para mejorar las competencias de los colaboradores.
40
Capítulos BASC: Son divisiones con que cuenta la organización BASC, pueden ser nacionales
o regionales.
Certificación: Certificado entregado por una entidad, luego de cumplir con determinados
parámetros.
Control: Comprobación de que determinado proceso en la empresa siga con las instrucciones
establecidas.
Comercio Seguro: Es un trato o convenio para dar seguridad a las organizaciones en sus
productos/bienes a exportación.
Eficaz: Es una persona que tiene eficacia es decir que cuando se propone algo lo hace hasta
cumplirlo o alcanzarlo.
Eficiencia: Capacidad para concluir de manera correcta las funciones designadas, en un
determinado proceso.
Estándares BASC: Son requisitos a cumplir junto con la Norma para la certificación BASC
según la actividad de la empresa.
Inspección: Verificación de que se cumplan con los requisitos establecidos.
Narcotráfico: Es distribución de estupefacientes de forma masiva ilegalmente que atentan
contra la salud de las personas que lo consumen.
Normas BASC: Especificación de las directrices que la empresa debe seguir para garantizar
seguridad en las exportaciones sin importar en campo al que se dedique.
Logística: Son los métodos que utiliza la empresa para que un producto o servicio llegue hasta
el cliente final.
41
Procedimiento: Son pasos a seguir que transforman entradas en salidas, en la ejecución de
diferentes actividades.
Productividad: Es el resultado de las acciones tomadas por la organización para conseguir sus
objetivos.
Requisitos: Son las especificaciones que se deben cumplir según los requerimientos de la
organización o cliente.
Seguridad: Conjunto de acciones que se toman para la protección de las personas, empresas
o sus bienes y evitar o reducir los riesgos.
S.G.S.C.: Es un Sistema de Gestión en Control y Seguridad que brinda controles de seguridad
para proteger las empresas de actividades ilícitas.
Trazabilidad: Secuencia de acciones que proporcionan llevar un control de un producto o
servicio desde que se origina hasta que llega al consumidor.
2.5 Marco Legal
Este proyecto se trabajó bajo el código de trabajo, las normas BASC, sobre todo respetando las
normas y políticas que establece la organización.
• Código del Trabajo.
• Normas BASC (Alianza Empresarial Para un Comercio Seguro).
• Ministerio De Transporte y Obras Públicas (Subsecretaría de Transporte Fluvial y
Puertos).
42
CAPÍTULO III
3.1 Marco Metodológico
La presente investigación fue desarrollada con el objetivo de lograr determinar el impacto de la
implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC en la empresa Otelo &
Fabell, ubicada en Guayaquil.
La información para el estudio fue obtenida en el campo bajo un diseño no experimental, de
tipo cualitativo debido a los datos fueron obtenidos a través de la observación directa en las
diferentes áreas de la organización.
3.1.1 Métodos de Investigación
Para el desarrollo de este trabajo se utilizaron dos métodos de investigación:
• Método Analítico ya que gracias al diagrama de causa efecto se lograron determinar
los principales problemas y las causas que lo originaron en la empresa Otelo & Fabell,
producto de lo cual se tomó la decisión de obtener la certificación del SGCS de la norma
BASC versión 05 - 2017.
• Método de Inductivo ya que se basó en la recolección de datos consiguiendo
información de campo, para luego poder concluir que se presentan algunas
inconsistencias en los procesos que puede comprometer la integridad del producto.
43
Mediante este método se observa, estudia y conoce las características genéricas o comunes que
se reflejan en un conjunto de realidades para elaborar una propuesta o ley científica de índole
general. (Abreu, 2014)
3.1.2 Diseño de Investigación
Se partió del diagrama de causa y efecto y se realizaron las encuestas la cual se tabularon y se
llegó a la conclusión de la problemática establecida.
Se utilizó el análisis cualitativo ya que a través del check list que se realizó, se pudieron observar
los cumplimientos e incumplimientos que se dan en la empresa según lo que indica BASC en su
versión 05 – 2017, y el método cualitativo ya que se tabulo toda esta información y se logró
determinar el porcentaje de cumplimientos de los requisitos de cada apartado, cuyo resultado
permitió verificar la desviación lo cual se consideró como línea base para el diseño del sistema de
control y seguridad de la Norma BASC.
3.2 Técnicas de Investigación
En el presente estudio se utilizó la técnica de encuesta y observación en donde se usó el Check
List para verificar los cumplimientos de los diferentes puntos de la norma BASC, así mismo se
especifica que el no cumplimiento de estos será una no conformidad mayor o menor, para aplicar
acciones correctivas y preventivas a través de la mejora continua y garantizar un sistema de gestión
eficaz, que asegure un comercio seguro.
Para las técnicas de encuesta se realizó 7 preguntas a los colaboradores de la organización a fin
de auscultar el conocimiento de ellos acerca de un Sistema de Gestión en Control y Seguridad, y
conocer el grado de aceptación y adaptación a los parámetros que exige la norma BASC, así como
su compromiso con la organización.
44
3.3 Población y Muestra
La población objeto de estudio son los empleados de la empresa Otelo & Fabell que de acuerdo
a información proporcionada por el área de Talento Humano es de 120 aplicando la técnica
estadística de Frecuencia Relativa para determinar el peso porcentual por cada uno de los niveles
y aplicando la fórmula de la muestra que estipula que el “n” es igual al universo dividido para el
margen de error elevado al cuadrado por el universo menos uno más uno es de 92 se distribuyó en
base a la tabla que se presenta a continuación, y para escoger el tamaño de la muestra se aplicó el
criterio probabilístico.
Tabla 3
Población y Muestra
UNIVERSO POBLACIÓN FR MUESTRA
OPERACIONES 97 80.8% 85
DIRECCIÓN 3 2.5% 2
ADMINISTRACIÓN 20 16.7% 5
TOTAL 120 100% 92
Información obtenida en el campo (Elaboración propia)
𝒏 =𝑼
[(𝒆)𝟐 (𝑼 − 𝟏) + 𝟏]
𝑛 =120
[(0.05)2(120 − 1) + 1]=
120
1.2975= 𝟗𝟐
45
3.4 Análisis y Evaluación de Resultados
3.4.1. Tabulación de Encuestas
1. ¿Considera usted que es importante proteger los contenedores de cualquier acto ilícito?
Ilustración 15 ¿Considera usted que es importante proteger los contenedores de cualquier acto ilícito?
Fuente: Información obtenida en el campo
Elaborado por los Autores: Madelaine Ochoa y Roberth Rodríguez
En la primera pregunta de la encuesta del 100% de los encuestados el 54% consideran que
proteger los contenedores de cualquier acto ilícito es muy importante así que estuvieron totalmente
de acuerdo.
54%
33%
11%
2%
0%
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Medianamente de
acuerdo
Desacuerdo
Totalmente en
desacuerdo
46
2. Indique cuál de estos estándares cree usted que se deba implementar para una empresa
que exporta productos de consumo.
Ilustración 16 Indique cuál de estos estándares cree usted que se deba implementar para una empresa que
exporta productos de consumo.
Fuente: Información obtenida en el campo
Elaborado por los Autores: Madelaine Ochoa y Roberth Rodríguez
La segunda pregunta de la encuesta realizada del 100% se valida que la mas importante que se
debe implementar en una organización que exporta es el estándar de la seguridad de los
contenedores con un 62% y Gestion de Riesgos con un 25%.
10%
62%
25%
1%2%
Seguridad de los procesos
Seguridad de los
contenedores
Gestión de riesgos
Todas las anteriores
Desconocimiento del tema
47
3. ¿Cuál de las siguientes certificaciones ha escuchado usted?
Ilustración 17 ¿Cuál de las siguientes certificaciones ha escuchado usted?
Fuente: Información obtenida en el campo
Elaborado por los Autores: Madelaine Ochoa y Roberth Rodríguez
Del 100% de la encuesta de la tercera pregunta que se trata de las certificaciones que los
colaboradores han escuchado, la norma ISO 9001:2015 tuvo 68%, la norma BASC tiene el 2% por
ende hay que capacitar al personal y los beneficios que posee.
69%
2%
2%
27%
0%
ISO 9001:2015
ISO 14001
BASC
BPM
Ninguna de las
anteriores
48
4. ¿Qué beneficios considera usted que obtiene la organización al poseer un Sistema de
Gestión en Control y Seguridad?
Ilustración 18 ¿Qué beneficios considera usted que obtiene la organización al poseer un Sistema de Gestión en
Control y Seguridad?
Fuente: Información obtenida en el campo
Elaborado por los Autores: Madelaine Ochoa y Roberth Rodríguez
Según la encuesta realizada a los colaboradores de la empresa Otelo & Fabell, consideran que
la certificación BASC en la organización es muy necesaria ya que brinda confianza para los
clientes y obtuvo el 82%.
16%
82%
2%
0%
Ventaja competitiva
Confianza para los
clientes
Todas las anteriores
Ninguna de las
anteriores
49
5. ¿Estaría dispuesto a colaborar para que la empresa obtenga la certificación Sistema de
Gestión en Control y Seguridad?
Ilustración 19 ¿Estaría dispuesto a colaborar para que la empresa obtenga la certificación Sistema de Gestión
en Control y Seguridad?
Fuente: Información obtenida en el campo
Elaborado por los Autores: Madelaine Ochoa y Roberth Rodríguez
Según la encuesta realizada a los colaboradores de la empresa Otelo & Fabell, están dispuesto
a colaborar / esmerarse para que la empresa obtenga la certificación Sistema de Gestión en Control
y Seguridad, encuentran totalmente de acuerdo el 87%.
87%
13%
0%0%
0%
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Medianamente de
acuerdo
Desacuerdo
Totalmente en
desacuerdo
50
6. ¿Considera usted que el clima laboral es un factor importante para la obtención del
Sistema de Gestión en Control y Seguridad?
Ilustración 20 ¿Considera usted que el clima laboral es un factor importante para la obtención del Sistema de
Gestión en Control y Seguridad?
Fuente: Información obtenida en el campo
Elaborado por los Autores: Madelaine Ochoa y Roberth Rodríguez
La sexta pregunta de la encuesta realizada a los colaboradores de la empresa Otelo & Fabell,
consideran que el clima laboral es un factor importante para la obtención del nuevo Sistema de
Gestión en Control y Seguridad por lo cual el 63% se encuentran de acuerdo.
22%
63%
13%
2%0%
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Medianamente de
acuerdo
Desacuerdo
Totalmente en
desacuerdo
51
7. ¿Se siente usted comprometido con la organización para el logro de los objetivos?
Ilustración 21 ¿Se siente usted comprometido con la organización para el logro de los objetivos?
Fuente: Información obtenida en el campo
Elaborado por los Autores: Madelaine Ochoa y Roberth Rodríguez
Del 100% de los colaboradores encuestados de la empresa Otelo & Fabell, el 86% se encuentran
totalmente de acuerdo ya que se sienten comprometido con la organización para el logro de los
objetivos.
86%
12%
2% 0%
0%
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Medianamente de
acuerdo
Desacuerdo
Totalmente en
desacuerdo
52
Lista de Verificación
Sistema de Gestión en Control y Seguridad - B.A.S.C.
ESTÁNDAR INTERNACIONAL DE SEGURIDAD BASC 5.0.1 - VERSIÓN 5 – 2017
EMPRESAS CON RELACIÓN DIRECTA CON LA CARGA Y CON LAS UNIDADES
DE TRANSPORTE DE CARGA
CHECK LIST
Empresa: Otelo & Fabell
Fecha: martes, 10 de
Julio de 2019
Se representará cada evidencia de la siguiente manera:
Cumple (C)
No Cumple (N/C)
No. NUMERAL
Cu
mp
le
No c
um
ple
1 REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.1 Gestión de asociados de negocio
La empresa debe establecer un procedimiento documentado que defina la
metodología para la selección y revisión periódica de sus asociados de
negocio, conforme a su capacidad para cumplir los requisitos de seguridad
relacionados a la cadena de suministro, este debe incluir:
X
1.2 Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
1.2.1 El procedimiento para la selección de los asociados de negocio, debería incluir
criterios de prevención tales como:
a) Conocimiento de sus asociados de negocio, identidad y legalidad de la
empresa y sus socios. X
b) Antecedentes legales, penales y financieros. X
c) Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de sus ingresos,
características de sus operaciones, otros clientes, cumplimiento de contratos y
antigüedad en el mercado).
X
53
d) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando se identifiquen
operaciones sospechosas.
X
e) Verificación de pertenencia a gremios o asociaciones.
X
1.2.2 Debería contemplar como mínimo los siguientes factores para la
identificación de operaciones sospechosas:
a) Origen y destino de la operación de comercio.
b) Frecuencia de las operaciones.
c) Valor y tipo de mercancías.
d) Modalidad de la operación de transporte.
e) Forma de pago de la transacción.
f) Inconsistencias en la información proporcionada por los asociados de
negocio.
X
2 SEGURIDAD DE LAS UNIDADES DE CARGA Y UNIDADES DE TRANSPORTE
DE CARGA
2.1 Inspecciones a las unidades de carga
Debe contar con un procedimiento documentado para realizar inspecciones
físicas a las unidades de carga al entrar y salir de las instalaciones y antes de
realizar el proceso de cargue, además se debe asegurar la integridad de las
unidades, con el fin de protegerlas contra la introducción de personas y
materiales no autorizados, incluyendo elementos naturales como insectos,
roedores y otros. Debe mantener registros fotográficos o fílmicos del proceso.
Los criterios para rechazar una unidad deben estar documentados. Esta
inspección debe incluir (más no limitarse) a los siguientes puntos:
X
a) Para contenedores, tanto en el interior como en el exterior:• Pared
frontal.• Lado izquierdo.• Lado derecho.• Piso.• Techo.• Puertas (mecanismo
de cierre).• Sistema de refrigeración (si aplica).
X
54
b) Para tráiler, inspeccionar adicionalmente:
• Pata mecánica.
• Llantas, parachoques y luces.
• Placa del patín (estructura de fijación del pin que ingresa en la quinta rueda).
Otras unidades de carga: efectuar una inspección que considere los puntos
anteriores y cualquier otro elemento de riesgo identificado.
X
2.2 Inspecciones a las unidades de transporte de carga (ULD)
Debe contar con un procedimiento documentado para realizar inspecciones
físicas a las unidades de transporte de carga al entrar y salir de las
instalaciones. Debe mantener registros fotográficos o fílmicos del proceso.
Deben estar claramente documentados los criterios para rechazar una unidad.
Esta inspección debe incluir (más no limitarse) a los siguientes puntos:
X
a) Para plataformas, chasis y similares:
• Pata mecánica.
• Llantas, parachoques y luces.
• Placa del patín (estructura de fijación del pin que ingresa en la quinta rueda).
X
Para camiones (tractores/cabezales):
• Parachoques, luces y llantas.
• Puertas y compartimientos de herramientas.
• Caja de la batería.
• Tanques de combustible, agua y aire.
• Compartimientos del interior de la cabina y litera.
• Sección de pasajeros y techo de la cabina
X
55
b) Para furgones:
• Pared frontal.
• Lado izquierdo.
• Lado derecho.
• Piso.
• Techos (mecanismo de cierre).
• Puertas (mecanismo de cierre). • Parachoques, luces y llantas.
• Puertas y compartimientos de herramientas.
• Caja de la batería.
• Tanques de combustible, agua y aire.
• Sección de pasajeros y techo de la cabina.
Otras unidades de transporte de carga: efectuar una inspección que considere
los puntos anteriores y cualquier otro elemento de riesgo identificado.
X
2.3 Prevención de contaminación cruzada.
Se debería limpiar y lavar las unidades de carga antes del proceso de cargue y
garantizar que estas son inspeccionadas para evitar la presencia de residuos,
plantas, animales y similares.
X
2.4 Integridad de las unidades de carga y unidades de transporte de carga
Se debe mantener la integridad de las unidades de carga y unidades de
transporte, para protegerlas contra la introducción de materiales y personas no
autorizadas.
X
2.5 Seguridad en el proceso de manejo de la carga
La empresa debe:
a) Mantener registros que evidencien el personal involucrado en el proceso de
manejo de la carga. X
b) Aislar y proteger el área de carga, descarga y almacenamiento; el personal
que participa en el proceso debe estar identificado. X
c) Verificar que los elementos corresponden a lo indicado en las listas de
empaque y facturas comerciales. X
56
d) Mantener un registro fotográfico o fílmico del proceso (antes, durante y
después). X
e) Mantener la integridad de la unidad de carga y de la unidad de transporte de
carga durante el proceso. X
f) Asegurar la instalación de un sello de alta seguridad al terminar el proceso
de cargue o cuando sea necesario durante la ruta. X
2.6 Control de ruta
La empresa debe:
a) Establecer rutas predeterminadas que incluyan el tiempo de tránsito
estimado. X
b) Asegurar que se mantenga la integridad de la unidad de transporte y la
unidad de carga durante la ruta al destino, mediante el uso de registro de
seguimiento y control de actividades o el uso de tecnología (por ej.: sistema de
posicionamiento global - GPS). Si se utilizan registros, los conductores deben
evidenciar que se verificó la integridad de la unidad de transporte.
X
c) Establecer verificaciones de rutas con base en la gestión de riesgos. X
d) Notificar inmediatamente a la autoridad competente, de acuerdo con los
planes de respuesta a eventos determinados en la gestión de riesgos. X
e) Notificar al generador de la carga en cada punto de transferencia hasta su destino final y mantener los registros para el control y trazabilidad.
X
3 SEGURIDAD EN LOS PROCESOS DE MANEJO DE LA CARGA
3.1 Control de materia prima, material de empaque y embalaje
Se debe contar con procedimientos documentados para el manejo, control y
revisión de materia prima, material de empaque y embalaje, incluyendo
palé/pallets (tarimas o similares).
X
3.2 Precursores químicos y sustancias controladas
Se debe contar con procedimientos documentados para el manejo y control de
precursores químicos y sustancias controladas, de conformidad con los
requisitos legales y la gestión de riesgos.
X
57
3.3 Procesamiento de información y documentos de la carga
La empresa debe:
a) Garantizar la coherencia de la información transmitida a las autoridades, de
acuerdo a la información registrada en los documentos de la operación con
respecto a: proveedor, consignatario, nombre y dirección del destinatario,
peso, cantidad y unidad de medida (es decir, cajas, cartones u otros) y
descripción detallada de la carga.
X
b) Asegurar que la información que se utiliza en la liberación de mercancías y
carga sea legible, completa, exacta y protegida contra modificaciones, pérdida
o introducción de datos erróneos.
X
c) Mantener una política de firmas y sellos que autoricen los diferentes
procesos de manejo de la carga. X
d) Identificar a los conductores antes de que reciban o entreguen la carga. X
e) Mantener los registros que evidencien la trazabilidad de la carga. X
3.4 Discrepancias en la carga
Debe existir un procedimiento documentado para investigar y solucionar todos
los casos de faltantes o sobrantes y otras discrepancias o anomalías de la carga
y notificar oportunamente a las autoridades competentes.
X
4 SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
4.1 Procedimiento para la gestión del personal
La empresa debe contar con un procedimiento documentado, conforme a la
legislación, que regule las siguientes actividades: X
4.1.1 Verificar antes de la contratación:
a) Información suministrada por el candidato.
b) Referencias laborales y personales.
c) Antecedentes.
x
58
4.1.2 Selección y contratación:
La empresa debe:
a) Verificar las competencias. X
b) Aplicar pruebas para detectar el consumo de alcohol y drogas ilícitas al
personal que ocupará cargos críticos. X
c) Mantener un archivo fotográfico actualizado del personal e incluir un
registro de huellas dactilares y firma. X
d) Controlar la entrega y uso de elementos de trabajo, identificación y
uniformes cuando tengan distintivos de la empresa. X
e) Considerar en el proceso de inducción los elementos descritos en el apartado
4.2. X
La empresa debería:
f) Realizar una visita domiciliaria al personal que ocupará cargos críticos,
basado en la gestión de riesgos y las regulaciones locales.
X
g) Aplicar una prueba de confiabilidad al personal que ocupará cargos críticos. X
4.1.3 Mantenimiento del personal
La empresa debe:
a) Actualizar los datos del personal al menos una vez al año. X
b) Verificar los antecedentes del personal que ocupa cargos críticos, como
mínimo una vez al año. X
c) Aplicar pruebas para detectar el consumo de alcohol y drogas ilícitas en
forma aleatoria, máximo cada dos años y cuando se presente sospechas. X
d) Mantener un programa de prevención de adicciones. X
e) Mantener un programa de prevención del riesgo de corrupción y soborno. X
La empresa debería:
59
f) Realizar una visita domiciliaria al personal que ocupa cargos críticos, basado
en la gestión de riesgos y las regulaciones locales, máximo cada dos años. X
4.1.4 Terminación de la vinculación laboral:
La empresa debe:
a) Retirar la identificación, uniformes y activos con base en los registros
generados por la entrega de los mismos. X
b) Eliminar el acceso a los sistemas informáticos y a las instalaciones. X
La empresa debería, de conformidad con la gestión de riesgos:
c) Comunicar a las partes interesadas la desvinculación del colaborador. X
4.2 Programa de capacitación
La empresa debe contar con un programa anual de capacitación que incluya como mínimo:
a) Políticas del SGCS BASC (ver norma BASC 4.2), manejo de información
(ver 6.1), de firmas y sellos (ver 3.3), etc. X
b) Gestión de riesgos, controles operacionales, preparación y respuesta a
eventos. X
c) Cumplimiento de los requisitos legales relacionados con sus funciones. X
d) Impacto de las actividades individuales sobre el cumplimiento de los
indicadores de eficacia de los procesos. X
e) Aplicación de los procedimientos del SGCS BASC. X
f) Inspección de unidades de carga y unidades de transporte de carga (ver 2) y
seguridad en los procesos de manejo de carga (ver 3). X
g) Prevención de adicciones al alcohol, drogas, juegos y otros, que incluya
avisos visibles y material de lectura. X
h) Prácticas de prevención de corrupción y soborno. X
60
i) Lavado de activos y financiación del terrorismo. X
j) Prácticas de prevención de conspiraciones internas y actividades
sospechosas. X
5 CONTROL DE ACCESO Y SEGURIDAD FÍSICA
5.1 Control de acceso y permanencia en las instalaciones
5.1.1 Acceso de colaboradores:
a) Identificar a sus colaboradores. X
b) Controlar su ingreso a las instalaciones. X
c) Limitar acceso a las áreas asignadas. X
5.1.2 Acceso a los visitantes, contratistas y terceros:
a) Presentar una identificación oficial vigente con fotografía. X
b) Mantener un registro del ingreso y salida. X
c) Solicitar autorización para su ingreso. X
d) Entregar una identificación temporal controlada. X
e) Asegurar que estén acompañados o controlados por personal de la empresa. X
f) Limitar acceso a las áreas asignadas. X
5.1.3 Inspeccionar el correo y paquetes recibidos antes de distribuirlos,
manteniendo un registro que incluya la identificación de quién recibe y a quién
está destinado.
X
5.1.4 Inspeccionar los vehículos que entren y salgan de su instalación. Se debe
mantener los registros correspondientes. X
5.1.5 Inspeccionar las unidades de transporte de carga (ver 2.2). X
5.1.6 Acceso a autoridades y vehículos de atención a emergencias de acuerdo
con el plan y preparación de respuesta a eventos. X
61
5.1.7 Control operacional en las instalaciones que incluya:
a) Exhibir el carné o identificación temporal en un lugar visible, bajo las
normas de seguridad industrial aplicables. X
b) Controlar las áreas de casilleros (lockers) de los colaboradores y estas
deberían estar separadas del área de manejo y almacenaje de carga. X
c) Identificar y retirar a personas no autorizadas. X
d) Asegurar que su personal de seguridad está controlando las puertas de
entrada y salida de sus instalaciones. X
6 SEGURIDAD EN LOS PROCESOS RELACIONADOS CON LA TECNOLOGÍA Y
LA INFORMACIÓN
6.2 Seguridad en tecnología de la información
La empresa debe:
a) Establecer una política o procedimiento documentado para gestionar la
seguridad informática que permita identificar, proteger y recuperar la
información.
X
b) Utilizar cuentas asignadas de forma individual y cada usuario que acceda al
sistema debe tener sus propias credenciales de acceso y mantener contraseñas;
estas deben cambiarse periódicamente.
X
c) Contar con copias de seguridad de la información sensible y una copia debe
almacenarse fuera de las instalaciones de forma segura con base a la gestión de
riesgos.
X
d) Eliminar el acceso a la información a todos los colaboradores y usuarios
externos al terminar su contrato o acuerdo. X
e) Mantener un registro actualizado de los usuarios y claves de acceso. X
f) Cerrar/bloquear la sesión en equipos desatendidos. X
62
Tabulación de Lista de Verificación
Ilustración 22 No conformidades BASC
Información obtenida en el campo (Elaboración propia).
29%
47%
63%
14%
35%
50%
71%
53%
38%
86%
65%
50%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1 2 3 4 5 6
% I NCUM P LIMIENTOS
CUMPLE NO CUMPLE
1. REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO
2. SEGURIDAD DE LAS UNIDADES DE CARGA Y UNIDADES DE TRANSPORTE DE CARGA
3. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS DE MANEJO DE LA CARGA
4. SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
5. CONTROL DE ACCESO Y SEGURIDAD FÍSICA
6. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS RELACIONADOS CON LA TECNOLOGÍA Y LA INFORMACIÓN
63
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
4.1 Introducción
El check list realizado en la empresa Otelo & Fabell, se elaborado de acuerdo a los lineamientos
del estándar BASC 5.0.1 V 5 – 2017, una vez concluido se realizaron las respectivas verificaciones
en la organización, y se procedió a tabular los datos recolectados en el campo.
Se pudo determinar que el mayor porcentaje de incumplimientos se presentan en el apartado 4
el cual se refiere a la selección y capacitación del personal, ya que de acuerdo con la información
obtenida se están incumpliendo varios requisitos exigidos por BASC.
El apartado 1 en el cual se indica acerca de los requisitos de los asociados de negocio ocupo el
segundo lugar en porcentaje de no conformidades detectadas, ya que no se está llevando un control
de antecedentes legales, penales y financieros de los asociados de negocios y tampoco se está
llevando un control adecuado para identificar operaciones sospechosas.
Revisando los síntomas planteados al inicio del presente estudio, determinamos que los
cumplimientos e incumplimientos que se presentaron están alineados con mis objetivos
específicos, por lo cual procedimos a elaborar dichos requisitos.
64
4.1.1 Procedimiento para la inspección de unidades de transporte de carga de acuerdo con
el estándar BASC.
OTELO &
FABELL. S.A.
PROCEDIMIENTO PARA LA INSPECCIÓN
DE UNIDADES DE TRANSPORTE DE CARGA
Código: PR.IUTC.08
Copia Controlada:00
Revisión: N° 00
ÁREA: SEGURIDAD FÍSICA Fecha: 2019-07-19
Página 64 de 4
REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS
COPIA
Nº DESTINATARIO FECHA DE ENVÍO FIRMA DE
RECIBIDO
01 Biblioteca del Conocimiento
Electrónico 2019-07-19
Biblioteca electrónica
INDICE:
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.
4. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES.
5. PARÁMETROS DE CONTROL.
6. ANEXOS.
Elaborado por:
Seguridad Física
Revisado por:
Coordinador General de los Sistemas
de Gestión
Aprobado por:
Jefe de Recursos Humanos
65
1. OBJETIVO.
Definir los parámetros a seguir en la inspección de los vehículos que dan servicio de traslados de: materia
prima, producto semielaborado, producto terminado nacional y de exportación de la Empresa OTELO &
FABELL. S.A., asegurando la cadena logística del comercio nacional e internacional.
2. ALCANCE.
Este Procedimiento se aplica a todas las instalaciones de OTELO & FABELL. S.A. y los asociados del
negocio por medio de las áreas competentes en la calificación de los vehículos que transportan: Materia
Prima, producto semielaborado, producto terminado nacional y de exportación.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.
• El Gerente General, Jefe de Recursos Humanos, Gerente de Operaciones, Gerente Administrativo
y de Logística Exportaciones, son responsables de asignar los recursos necesarios para desarrollar
las actividades descritas en el presente Procedimiento.
• Los jefes departamentales son responsables de coordinar con su equipo de trabajo, el cumplimiento
de las actividades descritas en el presente procedimiento.
• Los inspectores designados por Almacenes y Bodegas, Materias Primas, Seguridad Física,
Coordinador de los Sistemas de Gestión serán responsables de realizar la calificación de los
vehículos de acuerdo a lo descrito en el presente Procedimiento.
• Los Asociados de Negocio, son responsables de realizar las mejoras recomendadas y de informar
a las áreas involucradas sobre los cambios que realicen en sus vehículos de acuerdo con las
observaciones encontradas en la inspección, además tienen que proporcionar la siguiente
documentación de sus choferes y vehículos al Área contratante:
✓ Cedula de ciudadanía (Copia a color).
✓ Hoja de vida personal (Formato).
✓ Certificado de antecedentes penales (Original).
✓ Planilla de aportaciones al IESS y rol de pagos firmado (Mensual).
✓ Copia a color de licencia de manejo vigente tipo E (según corresponda en anexo 3).
✓ Copia de matrícula
66
4. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES.
OTELO & FABELL. S.A., como parte de su proceso de mejoramiento continuo, está buscando los
mecanismos para mejorar los sistemas y controles en el transporte de sus materias primas, productos
semielaborado y productos terminados de despacho nacional e internacional, por intermedio de los
inspectores Seguridad Física, Materias Primas, los cuales realizan la calificación de los vehículos que
transportan dichos productos, para esto se debe elaborar un informe primario con sus respectivas firmas de
responsabilidad y así proceder a socializarlo con: Jefe de seguridad física, Jefe de Recursos Humanos,
Gerente de Operaciones, Gerente Administrativo, los cuales mediante consenso podrán determinar el
informe final de la inspección realizada, el cual se lo hará llegar a los diferentes Asociados de Negocio con
las respectivas recomendaciones y plazo para su cumplimiento.
A. TODOS LOS VEHÍCULOS UTILIZADOS PARA LA TRANSPORTACION DE MATERIAS
PRIMAS, PRODUCTOS SEMIELABORADOS, TERMINADOS LIQUIDOS Y AL GRANEL
INCLUYENDO LOS DE IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES A BUQUES Y
TERRESTRES
• Todos los vehículos que transportan materias primas y productos semielaborado, terminados
líquidos incluyendo los de importaciones, exportaciones vía terrestres, Buques para OTELO &
FABELL. S.A. tienen que someterse al estricto cumplimiento del presente procedimiento.
• Cuando los vehículos se reportan al guardia de Seguridad verifica en el listado si el vehículo ha sido
o no inspeccionado.
• Si el vehículo ha sido inspeccionado se realiza el proceso para el ingreso normal, caso contrario,
reportará inmediatamente a los inspectores designados y el Auditor, sobre la llegada del vehículo
para su respectiva inspección.
• Los inspectores designados comunican al chofer sobre el trabajo a realizar y le solicitan la
documentación requerida (cédula, licencia, matrícula, Certificado de pesos y medidas), con esta
documentación se procede a realizar la inspección del vehículo con el Check list descrito en el anexo
1, además se toman las respectivas fotos como evidencia de las desviaciones e inspección realizada
y se saca copia de los documentos solicitados.
• Una vez finalizada la inspección se le informa al chofer sobre las desviaciones encontradas.
• El Auditor, transcribe la información de la inspección a un archivo electrónico y procede a imprimir
3 copias para ser firmadas y distribuidas de la siguiente forma:
• Copia 1: Se envía en sobre cerrado al transportista con la carta compromiso (anexo 2).
• Copia 2: Se la entregan al chofer del vehículo.
• Copia 3: Queda en archivo de Auditoría Interna.
• El formato original y el archivo magnético de la inspección queda como respaldo en
Seguridad Física.
67
• Las desviaciones encontradas, deben cumplirse o cerrarse en un plazo máximo, establecido de
acuerdo a la tabla de plazos según desviaciones (anexo 3), caso contrario quedará suspendido hasta
arreglen las desviaciones encontradas en la inspección.
• De acuerdo a las desviaciones encontradas se programará una re-inspección del vehículo según la
desviación mayor o antes si el transportista lo cree conveniente.
• El Auditor, mensualmente enviara al equipo Interfuncional, un indicador sobre el cumplimiento de
inspecciones realizadas y vehículos por revisar.
• El Auditor, enviara vía mail al Jefe de Seguridad y al Coordinador de Seguridad, jefe de materias
primas al archivo actualizado de los vehículos revisados con su respectivo puntaje y los vehículos
por revisar.
• De acuerdo a lo determinado por el equipo Interfuncional, los vehículos con mayor puntaje tendrán
privilegios de ingresar inmediatamente, mientras que los que tengan menor puntaje tendrán que
esperar según su puntaje, la responsabilidad de esta priorización es de Seguridad Física.
• El equipo Interfuncional debe reunirse una vez al mes y si existiera una desviación de emergencia
al proceso de inspección de los vehículos pesados, el Gerente Administrativo de Auditoría podrá
convocar a una reunión o las que considere necesarias.
5. PARÁMETROS DE CONTROL
• El Inspector de seguridad, Materias Primas, auditor, tienen la responsabilidad de realizar la
inspección de seguridad a los vehículos pesados, que transportan materias primas y productos
semielaborado, terminados líquidos y al granel, incluyendo los de importaciones, exportaciones a
buques y terrestres (Carros-tanques) para OTELO & FABELL. S.A. con el fin de demostrar a través
de una información cualitativa y cuantitativa de cada una de las desviaciones que se le han
encontrado en la inspección del vehículo, se tomaran fotos de las desviaciones encontradas.
• Carta de compromiso de la transportista descrita en el anexo 2.
• Tabla de plazos según la desviación
• Decreto Ejecutivo # 551, Registro Oficial # 331 de la Ley Orgánica de de Transporte Terrestre,
Transito y Seguridad Vial y su Reglamento Interno de Trabajo.
• Reglamento de Seguridad Higiene Industrial y Salud Ocupacional.
68
4.1.2 Procedimiento de control para el ingreso y salida de los colaboradores, visitas y
contratistas.
OTELO &
FABELL S.A.
PROCEDIMIENTO
DE CONTROL PARA EL INGRESO Y SALIDA
DE LOS COLABORADORES, VISITAS Y
CONTRATISTAS
Código: PRD. CVC.01
Copia Controlada
Revisión: N°00
ÁREA: SEGURIDAD FÍSICA Fecha: 2019-07-24
Página 68 de 148
REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS
COPIA
Nº DESTINATARIO FECHA DE ENVÍO FIRMA DE
RECIBIDO
01 Biblioteca de Conocimiento Electrónica 2018-11-20 Biblioteca electrónica
INDICE:
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABILIDADES
5. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES.
Elaborado por:
Seguridad Física
Revisado por:
Coordinador General de los Sistemas
de Gestión
Aprobado por:
Jefe de Recursos Humanos
69
1. OBJETIVO.
Definir los parámetros de seguridad a realizarse en la Garita #1 Principal de OTELO Y FABELL S.A.
apegado al Reglamento Interno de Trabajo y los Estándares del Sistema de Gestión.
2. ALCANCE.
Este Procedimiento se aplica en la Garita #1 Principal de La compañía OTELO Y FABELL S.A.
3. RESPONSABILIDADES.
• El Jefe de Recursos Humanos, es responsable de coordinar los recursos necesarios para desarrollar
las actividades descritas en el presente Procedimiento.
• El Coordinador de Seguridad Física es responsable de coordinar la adquisición de materiales
necesarios para realizar la gestión descrita en el presente Procedimiento.
• Los Asistentes de Seguridad Administrativos, son responsables del cumplimiento de las
disposiciones emanadas en el presente Procedimiento.
• Los Guardias de Apoyo, son responsables de ayudar en el proceso de revisión y control y dar la
ronda por las áreas asignadas en los horarios establecidos.
4. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES.
A. RECEPCIÓN DEL PUESTO DE GUARDIA.
• Estar bien uniformado.
• Recibir y anotar novedades. Bitácora.
• Revisar operatividad de las puertas.
• Ver que los sistemas de comunicación estén en perfectas condiciones.
• Tomar en cuenta que los Sistemas electrónicos de Control estén Operativos.
• Verificar llaves.
• Recibir encomiendas los fines de Semana y días feriados.
B. REGISTRÓ FISICO DE PERSONAS.
El personal de Guardianía debe ser entrenado para realizar el Registro de Empleados, Visitantes,
Colaboradores, proveedores, etc. Se deberán respetar los derechos civiles y Constitucionales de las Personas
en la aplicación de esta operación, tomando en cuenta que ninguna persona puede ser Registrada en contra
de su voluntad.
• El Registro de personas no deberá ser brusco, desafiante ni ofensivo.
• Se evitará tocar las partes íntimas de hombres y mujeres.
• Pedir a las personas que saquen lo que tiene de sus bolsos, fundas, paquetes, maletas y
que ellos mismos lo indiquen.
• Mujeres NO podrán ser registradas por agentes hombres.
70
• Ninguna persona podrá ser obligada a un registro en contra de su voluntad, si no permite
el registro (se comunicará inmediatamente a su superior inmediato para los fines
pertinentes)
• El personal Femenino o Masculino de las Agencias y Proveedores que lleguen de visita a
• la empresa no se les revisara el bolso con sus pertenencias, el guardia de apoyo indicara
donde deberán dejarlas (en la recepción)
C. ENTRADA Y SALIDA DE TRABAJADORES.
• Abrir la puerta para el ingreso y/o salida de los trabajadores
• Revisar y catear al personal: carteras, bolsos, mochilas, etc.
• Verificar la puntualidad del ingreso.
• Verificar que los trabajadores que salen en horas laborables tengan autorización.
• Registrar en Bitácora la salida del Expreso a la hora indicada de acuerdo al turno.
• Reportar novedades al jefe inmediato.
• Todos los trabajadores se apegarán al Reglamento Interno de Trabajo.
D. ENTRADA Y SALIDA DE EJECUTIVOS.
• Abrir la puerta vehicular.
• Registrar en la nómina el ingreso y/o salida de los ejecutivos.
• Revisión de vehículos al ingreso en la zona vehicular y comunicar las novedades.
• Preguntar a los ejecutivos a donde se dirigen cuando salen en horas laborables, y hacerles firmar el
registro de salida de personal.
• El Guardia Administrativo debe registrar en Bitácora y/o el formato Excel la salida de un ejecutivo
en el caso que este no realice el llenado del documento Control de Salida del Personal.
E. SALIDA DE MATERIALES.
• Constatar que todos los materiales a salir tengan su respectiva autorización de salida, firmada por
las personas que tienen firmas de responsabilidad ver PRD.SGB.02 Procedimiento de Firmas y
Sellos Autorizados.
• Revisar cantidades, motivos, destinos y que este detallado en un listado el material que se autoriza
salir.
• Las ventas de productos terminados a los trabajadores deben de tener un documento que les autorice
la salida de la planta, factura, o un permiso de salida con sus respectivas firmas de responsabilidad.
F. VISITA DE SOCIOS ESTRATEGICOS.
• La visita se presenta en guardianía y se procede en base al IT.SFI.02 Instructivo para Ingreso,
Estadía y Salida de Visitantes.
G. ENTRADA / SALIDA DE VEHÍCULOS PARTICULARES.
• Todo vehículo particular debe ser revisado a la entrada y salida de las instalaciones.
71
• Se procede en base al IT.SFI.03 Instructivo para ingreso y salida de vehículos livianos
administrativos y visitas.
H. ENTREGA / RECEPCION DE LLAVES
• Se procede en base al PRD.SGB.03 Procedimiento para control y entrega de llaves, tarjetas
electrónicas y claves de acceso.
• Se verifica que el registro de llaves se maneje correctamente.
I. INGRESO Y SALIDA DE EQUIPOS ELECTRONICOS
• Se procede en base al IT.SFI.04 Instructivo para ingreso y salida de equipos electrónicos-
computadores.
J. RETIRO DE CHEQUES Y RETENCIONES DE CAJA.
• Caja Asignara un horario correspondiente para que los proveedores retiren cheques y retenciones
por medio de un correo electrónico.
• Los Proveedores solo llegan hasta recepción a retirar cheques y retenciones, la persona encargada
de tesorería baja hasta recepción les hace la respectiva entrega y ellos proceden a retirarse de la
compañía.
K. ÁREAS CLAVES PARA DAR RONDA.
• A partir de las 19:30 horas, el guardia de apoyo se convierte en ronda en el sector comprendido
desde las oficinas administrativas y todas las áreas comunes, perímetro, esta ronda se realizará las
veces que sean necesarias.
• A la hora que salga el último trabajador del área administrativa, el guardia de apoyo revisara las
oficinas para verificar que no queden abiertas las puertas, luces y acondicionadores de aire
prendidos, etc.
L. USO DE EQUIPOS DE MONITOREO Y FILMACION FOTOGRAFIA.
• El Guardia de Seguridad debe apoyar sus informes de Rondas Nocturnas de Seguridad del
Perímetros e Iluminación con el Uso de Cámaras fotográficas.
• El Uso de Cámaras Fotográficas y Videos se podrán utilizar como evidencias para realizar una
trazabilidad respectiva en una Auditoria del Sistema.
• Los Informes diarios de Rondas Nocturnas que se realizan en todas la Áreas Productivas deberán
ser enviados vía correo electrónico a todos los Involucrados en la desviación que se reporta en la
Ronda, apoyadas con las Imágenes y Videos Respectivos.
M. REPORTE DE DAÑOS DE EQUIPOS ELECTRONICOS DE MONITOREO Y FILMACION
FOTOGRAFICA.
• El Guardia Administrativo del puesto de Guardianía cuando exista o se presente un daño del
72
Equipo Electrónico, de Monitoreo (CCTV) y Filmación Fotográfica que está bajo su
responsabilidad debe enviar un correo electrónico al área de Soportes OTELO & FABELL del
Departamento de Tecnología Informática, para que ellos realicen la verificación inmediata del
problema que se reporta.
N. RECEPCION DE CORRESPONDENCIA.
La guardianía direcciona al personal de servicio postal a la recepción para que sea recibida la
correspondencia por la recepcionista y así pueda ser direccionada a cada Dpto. Se debe de realizar
la revisión de la correspondencia según IT.RHM.05.
• Recibir la correspondencia.
• Firmar la guía y recibir la copia.
• Anotar en el registro de control de correspondencia.
O. ENVIO DE DOCUMENTACION AL ARCHIVO GENERAL DESPUES DE LA ROTACION
DE GUARDIAS.
• En un cartón se depositan las carpetas con su identificación
• Se realiza un listado de los Documentos que se han introducido en el cartón perfectamente
Archivado
• Se deben identificar en la parte externa del Cartón con cinta transparente
Las Bitácoras se entregarán en Seguridad Física, mientras que los cartones con Documentos se
entregarán al área de Archivo.
4.2 Conclusiones
Una vez culminada la investigación realizada se encontró la causa raíz del problema, mediante
la lista de verificación basada en el estándar BASC v 5 - 2017 y se pudo determinar los
incumplimientos que se presentan debido a que Otelo & Fabell no cuenta con la certificación
BASC y se determinó que:
1.- Este sistema ayuda a definir los lineamientos y directrices que las empresas necesitan para
brindar operaciones seguras.
2.- Este sistema ayuda a definir los lineamientos y directrices que las empresas necesitan para
brindar operaciones seguras.
73
3.- Se realizó el análisis de los síntomas donde se logró identificar las causas que generan los
problemas en la organización que corresponden a la falta de certificación de la Norma BASC
adicional la falta de inspección en los contenedores.
4.- Se cuenta con el 86% con relación a la selección del personal y falta de capacitación.
4.3 Recomendaciones
Teniendo identificada las causas y habiendo realizado el respectivo análisis, se ejecutan las
recomendaciones para la organización Otelo & Fabell, con el objetivo de llegar a la mejora
continua de la cadena de suministro y a su vez la satisfacción total de los clientes ya que sus
productos llegaran al lugar de destino de manera segura, libre de cualquier contaminación de
sustancias ilícitas o cualquier actividad ilegal, se diseñaron las siguientes recomendaciones:
1.- Partir del síntoma identificado
2.- Asignar responsabilidades
3.- Capacitar para curso de Formación Auditor Interno BASC máximo 4 personas.
4.- Gestionar la afiliación al organismo BASC capítulo – Guayaquil
5.- Levantar la documentación requerido por el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.
6.- Capacitar al personal con relación a la Norma y su estándar BASC aplicable en la empresa.
74
ANEXOS
Diagnóstico – Problema o Situación Actual
Pronóstico – Consecuencias a Futuro
Pérdida de
competitividad.
Daño a la
imagen de la
empresa.
Normas BASC
Insatisfacción
del cliente.
Reducción en las
ventas.
Falta de procedimiento
documentado para la
selección de
proveedores.
Normas BASC
Incumplimiento de
especificaciones por
parte de proveedores
y colaboradores.
Alta rotación
del personal.
Inexistencia de
procedimiento
para las
inspecciones en
las unidades de
transporte de
carga.
Contaminación de
la mercadería.
75
Control al Pronóstico – Soluciones
Tabla 4
Ficha Inteligente
Variables Disciplina o Área
del Conocimiento
Tema o Subtema Fuente
Normas BASC
Introducción a los
Sistemas de Gestión
de la Calidad
(Ponce Cerezo &
Suárez Alvarado,
2016)
Diseñar procedimientos
para lograr un eficaz
funcionamiento del
SGCS.
Normas BASC
Implementar métodos para
la selección y capacitación
del personal, para reducir
la rotación y que cumplan
con las aptitudes
necesarias.
Diseñar un sistema de control y seguridad en
toda la organización.
76
(Andrea, 2014)
(Mora García L. A.,
2008)
77
“Fundamentos de la
seguridad integral”
}
Seguridad física boletín
(Ballou R. , 2004,
págs. 165, 166)
(Rodriguez Lozano
, 2005)
(Eafit, 2015)
Selección de
Personal
Dirección de
Recursos humanos
La Selección del personal
“Guía práctica para directivo
y mando de las empresas”
Selección de personal
“sistema integrado
(Nebot Lopez,
1999)
(Garcia Noya,
Hierro Díez, &
Jiménez Bozal,
2001)
78
Desconocimiento de
Funciones
Auditores internos
Dirección de
Recursos humanos
Auditoría de
Sistemas de Calidad
Desarrollo organizacional
“Enfoque integral”
Desarrollo Organizacional
Auditoría del control interno
Auditoría Interna “Situación
actual y perspectivas a
futuro”
(Achilles De Faria,
1983)
(PINTO
CRISTIANI, 2012)
(Mantilla Blanco,
2013)
(Iturriaga Miñon &
Borrajo
Dominguez, 2003)
79
Ilustración 23 Encuestas realizadas
Ilustración 24 Encuestas realizadas
80
Ilustración 25 Encuestas realizadas
Ilustración 26 Encuestas realizadas
81
Encuesta
Área / Departamento:
________________________________________________
Sexo: Masculino Femenino
1.- ¿Considera usted que es importante proteger los contenedores de
cualquier acto ilícito?
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Medianamente de acuerdo
Desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
2.- Indique cuál de estos estándares cree usted que se deba implementar para
una empresa que exporta productos de consumo
Seguridad de los procesos
Seguridad de los contenedores
Gestión de riesgos
Todas las anteriores
Desconocimiento del tema
3.- ¿Cuál de las siguientes certificaciones ha escuchado usted?
ISO 9001:2015
ISO 14001
BASC
BPM
Ninguna de las anteriores
4.- ¿Qué beneficios considera usted que obtiene la organización al poseer
un Sistema de Gestión en Control y Seguridad?
Ventaja competitiva
Confianza para los clientes
Todas las anteriores
Ninguna de las anteriores
5.- ¿Estaría dispuesto a colaborar para que la empresa obtenga la
certificación Sistema de Gestión en Control y Seguridad?
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Medianamente de acuerdo
Desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
6. - ¿Considera usted que el clima laboral es un factor importante para la
obtención del Sistema de Gestión en Control y Seguridad?
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Medianamente de acuerdo
Desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
7.- ¿Se siente usted comprometido con la organización para el logro de los
objetivos?
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Medianamente de acuerdo
Desacuerdo
INSTRUCCIONES: Lea cuidadosamente para evitar realizar tachones o borrones, colocar una X en la respuesta que considere correcta.
OBJETIVO: El objetivo de la presente encuesta es determinar el conocimiento, importancia y grado de aceptación por parte de los colaboradores en que la empresa Otelo & Fabell cuente
con un Sistema de Gestión en Control y Seguridad.
82
Tabla 5
Pregunta 1
Respuestas Población %
Totalmente de acuerdo 50 54 %
De acuerdo 30 33 %
Medianamente de acuerdo 10 11 %
Desacuerdo 2 2 %
Totalmente de acuerdo 0 0 %
Total 92 100 %
Información obtenida en el campo (Elaboración propia).
Tabla 6
Pregunta 2
Respuestas Población %
Seguridad de los procesos 9 10 %
Seguridad de los contenedores 57 62 %
Gestión de riesgos 23 25 %
Todas las anteriores 1 1 %
Desconocimiento del tema 2 2 %
Total 92 100 %
Información obtenida en el campo (Elaboración propia).
Tabla 7
Pregunta 3
Respuestas Población %
ISO 9001:2015 63 68 %
ISO 14001 2 2 %
BASC 2 2 %
BPM 25 27 %
Ninguna de las anteriores 0 2 %
Total 92 100 %
Información obtenida en el campo (Elaboración propia).
83
Tabla 8
Pregunta 4
Respuestas Población %
Ventaja competitiva 15 16 %
Confianza para los clientes 75 82 %
Todas las anteriores 2 2 %
Ninguna de las anteriores 0 0 %
Total 92 100 %
Información obtenida en el campo (Elaboración propia).
Tabla 9
Pregunta 5
Respuestas Población %
Totalmente de acuerdo 80 87 %
De acuerdo 12 13 %
Medianamente de acuerdo 0 0 %
Desacuerdo 0 0 %
Totalmente de acuerdo 0 0 %
Total 92 100 %
Información obtenida en el campo (Elaboración propia).
Tabla 10
Pregunta 6
Respuestas Población %
Totalmente de acuerdo 20 22 %
De acuerdo 58 63 %
Medianamente de acuerdo 12 13 %
Desacuerdo 2 2 %
Totalmente de acuerdo 0 0 %
Total 92 100 %
Información obtenida en el campo (Elaboración propia).
84
Tabla 11
Pregunta 7
Respuestas Población %
Totalmente de acuerdo 79 86 %
De acuerdo 11 12 %
Medianamente de acuerdo 2 2 %
Desacuerdo 0 0 %
Totalmente de acuerdo 0 0 %
Total 92 100 %
Información obtenida en el campo (Elaboración propia).
Lista de Verificación
Sistema de Gestión en Control y Seguridad - B.A.S.C.
ESTÁNDAR INTERNACIONAL DE SEGURIDAD BASC 5.0.1 - VERSIÓN 5 – 2017
EMPRESAS CON RELACIÓN DIRECTA CON LA CARGA Y CON LAS UNIDADES
DE TRANSPORTE DE CARGA
CHECK LIST
Empresa: Fecha:
Se representará cada evidencia de la siguiente manera:
Cumple (C)
No Cumple (N/C)
No. NUMERAL
Cu
mp
le
No c
um
ple
1 REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.1 Gestión de asociados de negocio
La empresa debe establecer un procedimiento documentado que defina la
metodología para la selección y revisión periódica de sus asociados de
negocio, conforme a su capacidad para cumplir los requisitos de seguridad
relacionados a la cadena de suministro, este debe incluir:
85
1.2 Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
1.2.1 El procedimiento para la selección de los asociados de negocio, debería incluir
criterios de prevención tales como:
a) Conocimiento de sus asociados de negocio, identidad y legalidad de la
empresa y sus socios.
b) Antecedentes legales, penales y financieros.
c) Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de sus ingresos,
características de sus operaciones, otros clientes, cumplimiento de contratos y
antigüedad en el mercado).
d) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando se identifiquen operaciones sospechosas.
e) Verificación de pertenencia a gremios o asociaciones.
1.2.2 Debería contemplar como mínimo los siguientes factores para la
identificación de operaciones sospechosas:
a) Origen y destino de la operación de comercio.
b) Frecuencia de las operaciones.
c) Valor y tipo de mercancías.
d) Modalidad de la operación de transporte.
e) Forma de pago de la transacción.
f) Inconsistencias en la información proporcionada por los asociados de
negocio.
2 SEGURIDAD DE LAS UNIDADES DE CARGA Y UNIDADES DE TRANSPORTE
DE CARGA
2.1 Inspecciones a las unidades de carga
Debe contar con un procedimiento documentado para realizar inspecciones
físicas a las unidades de carga al entrar y salir de las instalaciones y antes de realizar el proceso de cargue, además se debe asegurar la integridad de las
unidades, con el fin de protegerlas contra la introducción de personas y
materiales no autorizados, incluyendo elementos naturales como insectos,
roedores y otros. Debe mantener registros fotográficos o fílmicos del proceso.
Los criterios para rechazar una unidad deben estar documentados. Esta
inspección debe incluir (más no limitarse) a los siguientes puntos:
86
a) Para contenedores, tanto en el interior como en el exterior:• Pared
frontal.• Lado izquierdo.• Lado derecho.• Piso.• Techo.• Puertas (mecanismo
de cierre).• Sistema de refrigeración (si aplica).
b) Para tráiler, inspeccionar adicionalmente:
• Pata mecánica.
• Llantas, parachoques y luces.
• Placa del patín (estructura de fijación del pin que ingresa en la quinta rueda).
Otras unidades de carga: efectuar una inspección que considere los puntos
anteriores y cualquier otro elemento de riesgo identificado.
2.2 Inspecciones a las unidades de transporte de carga (ULD)
Debe contar con un procedimiento documentado para realizar inspecciones
físicas a las unidades de transporte de carga al entrar y salir de las
instalaciones. Debe mantener registros fotográficos o fílmicos del proceso.
Deben estar claramente documentados los criterios para rechazar una unidad.
Esta inspección debe incluir (más no limitarse) a los siguientes puntos:
a) Para plataformas, chasis y similares:
• Pata mecánica.
• Llantas, parachoques y luces.
• Placa del patín (estructura de fijación del pin que ingresa en la quinta rueda).
Para camiones (tractores/cabezales):
• Parachoques, luces y llantas.
• Puertas y compartimientos de herramientas.
• Caja de la batería.
• Tanques de combustible, agua y aire.
• Compartimientos del interior de la cabina y litera.
• Sección de pasajeros y techo de la cabina.
87
b) Para furgones:
• Pared frontal.
• Lado izquierdo.
• Lado derecho.
• Piso.
• Techos (mecanismo de cierre).
• Puertas (mecanismo de cierre).
• Sistema de refrigeración (si aplica).
• Parachoques, luces y llantas.
• Puertas y compartimientos de herramientas.
• Caja de la batería.
• Tanques de combustible, agua y aire.
• Sección de pasajeros y techo de la cabina.
Otras unidades de transporte de carga: efectuar una inspección que considere
los puntos anteriores y cualquier otro elemento de riesgo identificado.
2.3 Prevención de contaminación cruzada.
Se debería limpiar y lavar las unidades de carga antes del proceso de cargue y
garantizar que estas son inspeccionadas para evitar la presencia de residuos,
plantas, animales y similares.
2.4 Integridad de las unidades de carga y unidades de transporte de carga
Se debe mantener la integridad de las unidades de carga y unidades de
transporte, para protegerlas contra la introducción de materiales y personas no
autorizadas.
2.5 Seguridad en el proceso de manejo de la carga
La empresa debe:
a) Mantener registros que evidencien el personal involucrado en el proceso de
manejo de la carga.
b) Aislar y proteger el área de carga, descarga y almacenamiento; el personal
que participa en el proceso debe estar identificado.
c) Verificar que los elementos corresponden a lo indicado en las listas de
empaque y facturas comerciales.
88
d) Mantener un registro fotográfico o fílmico del proceso (antes, durante y
después).
e) Mantener la integridad de la unidad de carga y de la unidad de transporte de
carga durante el proceso.
f) Asegurar la instalación de un sello de alta seguridad al terminar el proceso
de cargue o cuando sea necesario durante la ruta.
2.6 Control de ruta
La empresa debe:
a) Establecer rutas predeterminadas que incluyan el tiempo de tránsito
estimado.
b) Asegurar que se mantenga la integridad de la unidad de transporte y la
unidad de carga durante la ruta al destino, mediante el uso de registro de
seguimiento y control de actividades o el uso de tecnología (por ej.: sistema de
posicionamiento global - GPS). Si se utilizan registros, los conductores deben
evidenciar que se verificó la integridad de la unidad de transporte.
c) Establecer verificaciones de rutas con base en la gestión de riesgos.
d) Notificar inmediatamente a la autoridad competente, de acuerdo con los
planes de respuesta a eventos determinados en la gestión de riesgos.
e) Notificar al generador de la carga en cada punto de transferencia hasta su destino final y mantener los registros para el control y trazabilidad.
3 SEGURIDAD EN LOS PROCESOS DE MANEJO DE LA CARGA
3.1 Control de materia prima, material de empaque y embalaje
Se debe contar con procedimientos documentados para el manejo, control y
revisión de materia prima, material de empaque y embalaje, incluyendo
palé/pallets (tarimas o similares).
3.2 Precursores químicos y sustancias controladas
Se debe contar con procedimientos documentados para el manejo y control de
precursores químicos y sustancias controladas, de conformidad con los
requisitos legales y la gestión de riesgos.
89
3.3 Procesamiento de información y documentos de la carga
La empresa debe:
a) Garantizar la coherencia de la información transmitida a las autoridades, de
acuerdo a la información registrada en los documentos de la operación con
respecto a: proveedor, consignatario, nombre y dirección del destinatario, peso,
cantidad y unidad de medida (es decir, cajas, cartones u otros) y descripción
detallada de la carga.
b) Asegurar que la información que se utiliza en la liberación de mercancías y
carga sea legible, completa, exacta y protegida contra modificaciones, pérdida
o introducción de datos erróneos.
c) Mantener una política de firmas y sellos que autoricen los diferentes
procesos de manejo de la carga.
d) Identificar a los conductores antes de que reciban o entreguen la carga.
e) Mantener los registros que evidencien la trazabilidad de la carga.
3.4 Discrepancias en la carga
Debe existir un procedimiento documentado para investigar y solucionar todos
los casos de faltantes o sobrantes y otras discrepancias o anomalías de la carga
y notificar oportunamente a las autoridades competentes.
4 SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
4.1 Procedimiento para la gestión del personal
La empresa debe contar con un procedimiento documentado, conforme a la
legislación, que regule las siguientes actividades:
4.1.1 Verificar antes de la contratación:
a) Información suministrada por el candidato.
b) Referencias laborales y personales.
c) Antecedentes.
90
4.1.2 Selección y contratación:
La empresa debe:
a) Verificar las competencias.
b) Aplicar pruebas para detectar el consumo de alcohol y drogas ilícitas al
personal que ocupará cargos críticos.
c) Mantener un archivo fotográfico actualizado del personal e incluir un
registro de huellas dactilares y firma.
d) Controlar la entrega y uso de elementos de trabajo, identificación y
uniformes cuando tengan distintivos de la empresa.
e) Considerar en el proceso de inducción los elementos descritos en el apartado
4.2.
La empresa debería:
f) Realizar una visita domiciliaria al personal que ocupará cargos críticos,
basado en la gestión de riesgos y las regulaciones locales.
g) Aplicar una prueba de confiabilidad al personal que ocupará cargos críticos.
4.1.3 Mantenimiento del personal
La empresa debe:
a) Actualizar los datos del personal al menos una vez al año.
b) Verificar los antecedentes del personal que ocupa cargos críticos, como
mínimo una vez al año.
c) Aplicar pruebas para detectar el consumo de alcohol y drogas ilícitas en
forma aleatoria, máximo cada dos años y cuando se presente sospechas.
d) Mantener un programa de prevención de adicciones.
e) Mantener un programa de prevención del riesgo de corrupción y soborno.
La empresa debería:
91
f) Realizar una visita domiciliaria al personal que ocupa cargos críticos, basado
en la gestión de riesgos y las regulaciones locales, máximo cada dos años.
4.1.4 Terminación de la vinculación laboral:
La empresa debe:
a) Retirar la identificación, uniformes y activos con base en los registros
generados por la entrega de los mismos.
b) Eliminar el acceso a los sistemas informáticos y a las instalaciones.
La empresa debería, de conformidad con la gestión de riesgos:
c) Comunicar a las partes interesadas la desvinculación del colaborador.
4.2 Programa de capacitación
La empresa debe contar con un programa anual de capacitación que incluya como mínimo:
a) Políticas del SGCS BASC (ver norma BASC 4.2), manejo de información
(ver 6.1), de firmas y sellos (ver 3.3), etc.
b) Gestión de riesgos, controles operacionales, preparación y respuesta a
eventos.
c) Cumplimiento de los requisitos legales relacionados con sus funciones.
d) Impacto de las actividades individuales sobre el cumplimiento de los
indicadores de eficacia de los procesos.
e) Aplicación de los procedimientos del SGCS BASC.
f) Inspección de unidades de carga y unidades de transporte de carga (ver 2) y
seguridad en los procesos de manejo de carga (ver 3).
g) Prevención de adicciones al alcohol, drogas, juegos y otros, que incluya
avisos visibles y material de lectura.
92
h) Prácticas de prevención de corrupción y soborno.
i) Lavado de activos y financiación del terrorismo.
j) Prácticas de prevención de conspiraciones internas y actividades sospechosas.
5 CONTROL DE ACCESO Y SEGURIDAD FÍSICA
5.1 Control de acceso y permanencia en las instalaciones
La empresa debe contar con un procedimiento documentado que incluya las siguientes
actividades:
5.1.1 Acceso de colaboradores:
a) Identificar a sus colaboradores.
b) Controlar su ingreso a las instalaciones.
c) Limitar acceso a las áreas asignadas.
5.1.2 Acceso a los visitantes, contratistas y terceros:
a) Presentar una identificación oficial vigente con fotografía.
b) Mantener un registro del ingreso y salida.
c) Solicitar autorización para su ingreso.
d) Entregar una identificación temporal controlada.
e) Asegurar que estén acompañados o controlados por personal de la empresa.
f) Limitar acceso a las áreas asignadas.
5.1.3 Inspeccionar el correo y paquetes recibidos antes de distribuirlos,
manteniendo un registro que incluya la identificación de quién recibe y a quién
está destinado.
5.1.4 Inspeccionar los vehículos que entren y salgan de su instalación. Se debe
mantener los registros correspondientes.
93
5.1.5 Inspeccionar las unidades de transporte de carga (ver 2.2).
5.1.6 Acceso a autoridades y vehículos de atención a emergencias de acuerdo
con el plan y preparación de respuesta a eventos.
5.1.7 Control operacional en las instalaciones que incluya:
a) Exhibir el carné o identificación temporal en un lugar visible, bajo las
normas de seguridad industrial aplicables.
b) Controlar las áreas de casilleros (lockers) de los colaboradores y estas
deberían estar separadas del área de manejo y almacenaje de carga.
c) Identificar y retirar a personas no autorizadas.
d) Asegurar que su personal de seguridad está controlando las puertas de
entrada y salida de sus instalaciones.
6 SEGURIDAD EN LOS PROCESOS RELACIONADOS CON LA TECNOLOGÍA Y
LA INFORMACIÓN
6.2 Seguridad en tecnología de la información
La empresa debe:
a) Establecer una política o procedimiento documentado para gestionar la
seguridad informática que permita identificar, proteger y recuperar la
información.
b) Utilizar cuentas asignadas de forma individual y cada usuario que acceda al
sistema debe tener sus propias credenciales de acceso y mantener contraseñas;
estas deben cambiarse periódicamente.
c) Contar con copias de seguridad de la información sensible y una copia debe
almacenarse fuera de las instalaciones de forma segura con base a la gestión de
riesgos.
d) Eliminar el acceso a la información a todos los colaboradores y usuarios
externos al terminar su contrato o acuerdo.
e) Mantener un registro actualizado de los usuarios y claves de acceso.
f) Cerrar/bloquear la sesión en equipos desatendidos.
94
Procedimiento para la selección y reclutamiento del personal, permitirá cumplir con la
descripción del cargo.
OTELO &
FABELL S.A.
PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
Código: PRD.GPE.10
Copia Controlada
Revisión: N°01
AREA: RECURSOS HUMANOS
Fecha: 2019-07-24
Páginas: 6
REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS
COPIA Nº DESTINATARIO FECHA DE ENVÍO FIRMA DE
RECIBIDO
01 Gerentes, Jefes, Analista de RRHH,
Dpto. Médico, Contador. 2019-07-24
INDICE:
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. DISPOSICIONES GENERALES
4. DEFINICIONES
5. RESPONSABILIDADES
6. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS ASOCIADOS
Elaborado por:
Analista de Recursos
Humanos
Revisado por:
Jefe de Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente General
95
1. OBJETIVO.
Establecer en el proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación los alineamientos requeridos para
garantizar una efectiva Selección e incorporación de candidatos a la empresa
2. ALCANCE.
El procedimiento aplica para todos los procesos de Selección de personal de todos los niveles a nivel
nacional en Otelo & Fabell S.A.
3. DISPOSICIONES GENERALES.
Políticas:
Conflicto de intereses
Empleo de familiares
Reclutamiento
Selección
Contratación
4. DEFINICIONES.
CV Hoja de Vida: Curriculum Vitae u Hoja de Vida del aspirante donde se detalla información
Personal, profesional, conocimientos, referencias, para ser tomados en cuenta en los procesos de
selección
Cliente Interno: Persona encargada del proceso de selección por parte del área solicitante
Medios de reclutamiento: Recursos utilizados para la obtención de hojas de vida, radio, prensa,
redes sociales, portal de trabajos.
Candidato: Se le denominara así al aspirante que está en proceso de selección
Estudios de Seguridad: Informe utilizado para minimizar los riesgos a la empresa, validando
información crítica del candidato, contiene información como: Antecedentes judiciales, detenciones,
record IESS, visita domiciliaria, fotografía, referencias laborales, referencias socio económicas de su
entorno y validación de estudios.
Documentos Internos: Son Todos los formatos que utiliza la empresa, es estregado al colaborador para
que complete previo a su ingreso
96
5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Jefe de Área: Activa el proceso de selección con la elaboración física de la Requisición y es el
responsable de la selección.
Gerentes: Tienen la responsabilidad de aprobar las Requisiciones físicas ya sea por reemplazos,
incrementos o creación de cargo.
Jefe de RRHH: Tienen la responsabilidad de asignar la Requisición física a la Analista de RRHH para
dar inicio al proceso de selección.
Analista de RRHH: Tiene la responsabilidad de reclutar, evaluar, y preseleccionar para presentar al
área cliente los mejores candidatos finalistas.
Médico: Tiene responsabilidad de realizar la valoración clínica inicial y valoración pre-ocupacional a los
candidatos seleccionados e informar a la Analista de RRHH si el candidato es apto para el cargo que aplica.
Asistente de Recursos Humanos: Tiene la responsabilidad de receptar la carpeta de cada candidato para
ingreso en los sistemas internos y externos
Asistente de Recursos Humanos: Encargada de la solicitud y entrega de credencial
6. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES
Todo proceso de Reclutamiento, Selección y contratación tendrá un cumplimiento a lo que indique o
especifique La Política de Reclutamiento de selección y contratación, Reglamento interno y Código de
ética.
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Cliente interno emitirá requisición física solicitando
vacante, incremento, creación de cargo
Cliente interno
La requisición física pasa por las aprobaciones
respectivas.
Gerentes y jefes
2 Envía requisición física aprobado a Analista de RRHH Jefe de RRHH
3 Se levantará información para Check list (anexo 1) y el
documento debe ser firmado por el personal responsable del
proceso con cliente interno, previa revisión del descriptivo
de funciones.
Analista de RRHH
4 Reclutamiento de cv Analista de RRHH
Publicación anuncio en medios de reclutamiento
97
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
5
Entrevistas y evaluaciones de candidatos preseleccionados
Analista de RRHH
Se citará a los candidatos pre-seleccionados de acuerdo al
perfil requerido para entrevista (Anexo 3) y evaluaciones.
En el caso de procesos Coordinadores, Jefaturas y/o
procesos comerciales de preferencia se realizará proceso
Assessment o utilización de otras herramientas.
Luego de las evaluaciones se selecciona a los candidatos
finalistas a presentar al cliente interno
6
Entrevistas de candidatos finalistas
Cliente interno Cliente entrevistará candidatos finalistas para evaluar su
idoneidad de perfil
7
Confirmación de candidatos
Cliente interno
El cliente interno enviara un mail de confirmación de los
candidatos seleccionados a la Analista de RRHH
Se inicia con la búsqueda de C.V. de acuerdo al perfil
requerido, tomando en cuenta aspirantes internos, se enviará
de manera formal publicación interna si aplica (Anexo 2)
Para proceso externo de selección, se realizará
publicación en medios de reclutamiento para obtención de
CV
Se Pre-selecciona las C.V. para continuar con el proceso.
98
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
8
Estudio de seguridad:
Analista de RRHH
/Proveedor
Luego de la confirmación del cliente interno se procede a
solicitar al proveedor el estudio de seguridad y evaluaciones
adicionales de acuerdo con el perfil requerido.
Aleatoriamente se deberá realizar referencias laborales y
personales en el formato interno de la empresa (Anexo 4)
Si el candidato seleccionado tiene un estudio de seguridad
favorable continua con el proceso de contratación, caso
contrario se reinicia el proceso.
9
Solicitud de Valoración clínica Inicial
Analista de RRHH Se coordinará cita médica a todo candidato seleccionado
para valoración médica inicial (Anexo 5)
10
Valoración clínica Inicial
Médico
Realizar la valoración Clínica inicial para confirmar que
el candidato es apto para el cargo que se lo está
seleccionando.
Envía al candidato seleccionado la orden de exámenes
requeridos para la revisión siguiente
99
16 Gestionar ingreso del nuevo colaborador en el sistema de
la empresa y organismos de control y entregar el contrato al
nuevo colaborador y jefe de RRHH para recoger su firma.
Asistente de
Recursos Humanos
Para el caso de las Regionales Norte y Sur, el contrato de
trabajo del nuevo colaborador será enviado a un encargado
por zona para la obtención de la firma del nuevo colaborador,
procederán con devolución al personal de RRHH para
legalización respectiva
Asistente de
Recursos Humanos
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
11
Valoración pre-ocupacional
Médico Recibe los respectivos exámenes médicos pre-
ocupacionales del candidato seleccionado y confirma su
aptitud a la Analista de RRHH.
12
Inicio del Proceso contratación: Analista de RRHH
Se le notificará al candidato que fue favorecido en el
proceso de selección para ingresar a la empresa, y se realizara
la entrega de los requisitos de ingreso (Anexo 6)
13
El Candidato deberá completar documentos internos
dispuestos por la empresa (Anexo 7) Candidato
Seleccionado Entregar los documentos de ingreso a la Analista de RRHH
14
Preparar el file personal del colaborador seleccionado con
todos los documentos de ingreso y gestionar la obtención de la
firma del jefe de RRHH y Gerente General (Anexo 8)
Analista de RRHH
15
Entrega de file Asistente de Recursos Humanos:
Se entregará el file del candidato seleccionado a la
Asistente de RRHH con 24 horas laborables de antelación para
ingreso del nuevo colaborador a la empresa.
Analista de RRHH /
Asistente de RRHH
100
En matriz la Asistente de Recursos Humanos toma la
firma del nuevo colaborador y guarda contrato luego de
legalizarlo en el file del nuevo empleado.
17 Solicitud de Emisión de Credencial: Asistente de
Recursos Humanos La Asistente de RRHH realizará la solicitud de credencial
y posterior a él recibido de la misma. (Anexo 9).
18 Emisión y entrega de Credencial Asistente de
Recursos Humanos Se emitirá y entregará la credencial de identificación al
nuevo colaborador con la respectiva firma de recepción.
Manual de seguridad de la Normas BASC aplicadas a la empresa Otelo & Fabell S.A. en la
ciudad de Guayaquil.
OTELO &
FABELL. S.A.
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN
CONTROL Y SEGURIDAD BASC
Código: MANSGSC
Copia Controlada:00
Revisión: N° 00
Fecha: 2019-07-23
Página 100 de 24
REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS
COPIA
Nº DESTINATARIO FECHA DE ENVÍO FIRMA DE
RECIBIDO
01 Biblioteca del Conocimiento
Electrónico 2019-07-23
Biblioteca electrónica
INDICE:
101
1. NORMA INTERNACIONAL BASC
2. ESTANDAR 5.0.1 CON RELACION DIRECTA CON LA CARGA}
Elaborado por:
Analista de Procesos
Revisado por:
Coordinador General de los Sistemas
de Gestión
Aprobado por:
Gerente General
CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN
2 OBJETIVO DEL MANUAL
2.1.- Objetivo General del Manual
2.2.- Objetivos Específicos
3 INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
3.1 Productos y Actividades que desempeña
3.2 Misión
3.3 Visión
3.4 Estructura Gerencial de la Empresa
NORMA INTERNACIONAL BASC - VERSIÓN 5 – AÑO 2017
REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD
4 CONTEXTO DE LA EMPRESA
4.1 Comprensión de la Empresa y de su Contexto
4.2 Comprensión de las Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas.
4.3 Determinación del Alcance
4.4 Enfoque en Procesos
102
5 LIDERAZGO
5.1 Liderazgo y Compromiso
5.2 Política de Gestión en Control y Seguridad
5.3 Objetivos del SGCS BASC
5.4 Responsabilidad y Autoridad en la Empresa
6 PLANIFICACIÓN
6.1 Gestión de Riesgos
6.2 Requisitos Legales
7 APOYO
7.1 Recurso
7.2 Información Documentada
8 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
8.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación
8.2 Auditoria Interna
9 MEJORA
9.1 Generalidades
9.2 Corrección
9.3 Acción Correctiva
9.4 Acciones de Mejora
9.5 Revisión por la Dirección
ESTANDAR INTERNACIONAL DE SEGURIDAD BASC – VERSIÓN 5.0.1 – AÑO 2017
1 REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIOS
1.1 Gestión de Asociados de Negocios
1.2 Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
2 SEGURIDAD DE LAS UNIDADES DE CARGA Y UNIDADES DE TRANSPORTE DE
CARGA
103
2.1 Inspecciones a las Unidades de Carga
2.2 Inspecciones a las Unidades de Transporte de Carga
2.3 Prevención de Contaminación Cruzada
2.4 Integridad de las Unidades de Carga y Unidades de Transporte de Carga
2.5 Seguridad en el Proceso de Carga
2.6 Sellos de Seguridad
2.7 Control de Ruta
3 SEGURIDAD EN LOS PROCESOS DE MANEJO DE LA CARGA
3.1 Control de Material de Empaque y Embalaje
3.2 Precursores Químicos y Sustancias Controladas
3.3 Procesamiento de Información y Documentos de Carga
3.4 Discrepancias en la Carga
4 SEGURIDAD EN LOS PROCESOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL
4.1 Procedimiento para la Gestión del Personal
4.2 Programa de Capacitación
5 CONTROL DE ACCESO Y SEGURIDAD FÍSICA
5.1 Control de Acceso y Permanencia en las instalaciones
5.2 Seguridad Física
6 SEGURIDAD EN LOS PROCESOS RELACIONADOS CON LA TECNOLOGIA Y LA
INFORMACION
6.1 Información
6.2 Seguridad en Tecnología de Información
1. INTRODUCCIÓN.
Teniendo en cuenta la constante evolución del comercio Internacional, se hace evidente la necesidad
de mejorar los procesos dentro de las empresas tanto en la parte industrial como los procesos logísticos
que permitan no solo garantizarle al cliente la entrega de un producto de acuerdo a sus exigencias sino
lograr elevados estándares de competitividad y efectividad en la cadena logística de exportación.
104
2. OBJETIVO DEL MANUAL.
2.1.- Objetivo General del Manual.
Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para garantizar la seguridad de las
operaciones de comercio nacional e internacional, con el fin de evitar la utilización del producto
para el tráfico de ilícitos y lavado de activos generando un ambiente de trabajo confiable y seguro.
2.2.- Objetivos Específicos.
Otelo & Fabell S.A. se ha visto en la necesidad de implementar y divulgar un Sistema de Gestión
en Control y Seguridad que brinde la posibilidad de ejecutar las correcciones necesarias para
mitigar cualquier desviación que pudiera ocurrir en la cadena productiva y de exportación; es por
esto que la empresa se encuentra trabajando con estándares internacionales aceptados y
reconocidos; fijando en la empresa:
• Directrices e indicadores de gestión.
Responsabilidades y funciones al personal.
• Documentando los procesos o tareas a realizar y manteniendo la documentación controlada.
Planificando actividades y tareas para llevar a cabo el logro de los objetivos.
• Efectuando mediciones y seguimientos a los procesos.
• Llevando registros como evidencia de las actividades ejecutadas, siendo estas fuentes de
información que nos permiten medir los indicadores de gestión.
• Tomando precauciones para controlar aquellos resultados o procesos que presentan no
conformidades.
3. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA.
3.1.- Productos y Actividades que desempeña. -
OTELO & FABELL, es una empresa especializada en el “Diseño, Desarrollo, Producción y
Comercialización de Productos de Cuidado Personal y Cosméticos. Importación y Comercialización
de Productos de Limpieza”, constituida como sociedad anónima desde el 27 de mayo de 2008 de
acuerdo a las leyes de la República del Ecuador, con domicilio en la ciudad de Guayaquil.
105
Nombre de la empresa: Otelo & Fabell
Forma Jurídica: Sociedad Anónima
Año de Constitución: Mayo - 2008
Año de inicio de Operaciones: 2008
Campo de Actividad (Mercado): Cosméticos
Dirección: Km. 15 – Vía a Daule
Teléfono: 04-2-160000
Fax: 04-2-160022
E-mail [email protected]
Web site: www.otelofabell.com
Representante Legal: Ing. Gabriel Tamayo M.
R.U.C.: 0991047808001
Grupo Empresarial al que pertenece Holding La Fabril
Año de incorporación al
Holding La Fabril:
2018
3.2.- Misión. -
“Fabricar y desarrollar productos de consumo masivo de calidad, que satisfagan las necesidades de
los consumidores, posicionando marcas líderes que contribuyan al crecimiento de sus empleados,
proveedores, clientes y accionistas”.
3.3.- Visión.
“Ser una empresa líder en el mercado nacional con productos de consumo masivo mediante
fabricación y desarrollo de productos de calidad con proyección a tener presencia en los otros países
de América Latina”.
4.- REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD.
4.1.- Comprensión de la empresa y de su contexto.
Otelo & Fabell tiene identificado los factores originados por el contexto externo e interno, que
pueden tener un impacto sobre la cadena de suministro y el comercio. La empresa realiza el
seguimiento y revisa la información sobre estos factores.
4.2.- Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Otelo & Fabell ha determinado:
106
a) Las partes interesadas que son pertinentes al SGCS BASC, cadena de suministro y el
comercio.
b) Los requisitos y expectativas de estas partes interesadas.
La empresa debe realizar el seguimiento y la revisión periódica de la información sobre estas
partes interesadas y sus requisitos.
4.3.- Determinación del alcance.
Otelo & Fabell ha determinado y documentado el siguiente alcance del SGCS BASC:
“Diseño, Desarrollo, Producción y Comercialización de Productos de Cuidado Personal y
Cosméticos. Importación y Comercialización de Productos de Limpieza”
4.4.- Enfoque en procesos.
OTELO & FABELL tiene determinado sus procesos que incluyen todos los elementos
declarados en el alcance (ver 4.3). Estos procesos se encuentran documentados e incluyen:
a) Las entradas y las salidas de estos procesos.
b) La secuencia e interacción de estos procesos (mapa de procesos).
c) Criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los indicadores del
desempeño) necesarios para evidenciar la operación eficaz y el control de estos procesos.
d) Los recursos necesarios para estos procesos los cuales se encuentran permanentemente
disponibles.
e) La responsabilidad y autoridad para estos procesos.
f) Los riesgos relacionados con estos procesos.
g) Evaluación de estos procesos e implementación de cualquier cambio necesario para
asegurarse que estos logren los resultados previstos.
5.- LIDERAZGO.
5.1.- Liderazgo y Compromiso.
La Alta Dirección de OTELO & FABELL ejerce y demuestra su liderazgo y compromiso con
respecto al SGCS BASC a través de:
a) Asumir la responsabilidad relacionada con su eficacia.
b) Comunicar la importancia del SGCS.
c) Asegurar que se establezca la política de gestión en control y seguridad y los objetivos
acordes con el contexto, alcance, procesos y riesgos de la empresa.
d) Asegurar la integración de los requisitos en los procesos de la empresa.
e) Promover el uso del enfoque en procesos y la gestión de riesgos.
f) Asegurar que los recursos necesarios estén disponibles.
g) Promover la mejora continua.
107
5.2.- Política de Gestión en Control y Seguridad.
5.2.2.- Comunicación de la Política.
La Política de Gestión en Control y Seguridad es:
a) Mantenida como información documentada.
b) Comunicada y entendida en todos los niveles de la empresa.
c) Mantenida disponible para las partes interesadas pertinentes, según corresponda.
5.3.- Objetivos del SGCS BASC.
La Alta Dirección de OTELO & FABELL tiene establecidos, documentados, revisados y da
seguimiento a los Objetivos del SGCS BASC, los cuales:
a) Están alineados con los compromisos de la Política.
b) Son medibles, concretos, claros, realizables y plantean un cambio.
108
c) Están enmarcados en un período de tiempo definido.
d) Establecen indicador(es) que evidencia(n) su avance o cumplimiento.
e) Son comunicados en los niveles pertinentes en la empresa.
f) Establecen las actividades y metas planificadas.
5.4.- Responsabilidad y Autoridad en la empresa.
La Alta Dirección tiene establecido y documentado la responsabilidad y autoridad del personal
que tiene impacto sobre el SGCS BASC. Incluyen las responsabilidades para:
a) Representante de la dirección, quien independientemente de otras funciones, informa a la
Alta Dirección sobre el desempeño del sistema, se asegura que se mantiene implementado y
mejora su eficacia continuamente.
b) Un jefe o encargado de la seguridad.
c) Los auditores internos.
d) Los líderes de los procesos
e) Y demás personal involucrado.
6.- PLANIFICACIÓN.
6.1.- Gestión de Riesgos.
OTELO & FABELL mantiene un procedimiento documentado para la gestión de riesgos con
base en el enfoque en procesos; este incluye los siguientes elementos:
a) Identificación de riesgos.
1. Identifica en qué proceso(s) se presenta(n).
2. Tiene en cuenta los riesgos de los procesos de la empresa y de la cadena de
suministro, con base en el análisis del contexto, las partes interesadas, el alcance y los
compromisos establecidos en la política de gestión en control y seguridad.
b) Análisis y evaluación de riesgos.
1. Los riesgos son analizados y evaluados con base en la probabilidad de ocurrencia
(frecuencia estimada en la que el riesgo puede presentarse) e impacto (consecuencias
estimadas en caso de que el riesgo suceda).
2. Se tiene definido un método para determinar el nivel de prioridad.
c) Establecer controles operacionales.
Con base en la prioridad de los riesgos se tiene establecido, documentado e implementado
los métodos adecuados, para evitar que estos se materialicen o que en el caso de que así
sea, su impacto sea menor.
109
d) Respuesta a eventos.
1. OTELO & FABELL tiene documentadas las actividades para responder en caso de
que se materialice un riesgo.
2. Con base en la prioridad de los riesgos, realiza simulacros y establece criterios que
permiten determinar la eficacia de las acciones establecidas.
Nota: se tiene considerado en la planificación y ejecución de los simulacros, que
estos no se conviertan en un riesgo o puedan tener consecuencias negativas
para la empresa.
3. En caso de que se materialice un riesgo, se solicita una acción correctiva para
asegurar que se analizan las causas y de ser necesario que se gestione para evitar su
recurrencia.
Nota: el resultado de estas acciones retroalimenta la gestión de los riesgos
relacionados con el evento.
e) Seguimiento.
OTELO & FABELL tiene establecido y monitorea los indicadores que evidencian el
seguimiento a la eficacia de la gestión de riesgos.
6.2.- Requisitos Legales. -
OTELO & FABELL ha establecido un Procedimiento para:
a) Identificar y tener acceso a los requisitos legales relacionados con el comercio y el
alcance del SGCS BASC.
b) Determinar cómo aplican a la empresa estos requisitos legales y reglamentarios.
c) Actualizar esta información cuando se presenten cambios.
d) Determinar la frecuencia con la que se verificará el cumplimiento.
e) Evaluar el cumplimiento y aplicar las acciones que sean necesarias.
OTELO & FABELL conserva información documentada como evidencia de los
resultados de la evaluación del cumplimiento.
7.- APOYO.
7.1.- Recursos.
7.1.1.- Previsiones.
OTELO & FABELL ha determinado y proporciona los recursos necesarios para
implementar, mantener y mejorar continuamente el SGCS BASC.
110
7.1.2.- Personal.
De acuerdo al nivel de autoridad y responsabilidad, OTELO & FABELL tiene establecido y
documentado:
a) Los requisitos de competencia, incluyendo requisitos de educación, formación o
experiencia, y se asegura por medio de evaluaciones periódicas el cumplimiento de estos
requisitos. Cuando es necesario, genera acciones para alcanzarlos y evalúa la eficacia de
dichas acciones.
b) Los criterios para clasificar cargos críticos.
7.1.3.- Infraestructura operacional.
OTELO & FABELL tiene establecido, provee y da mantenimiento a la infraestructura
necesaria para asegurar la eficacia de los controles operacionales; esta infraestructura
incluye como mínimo:
a) Equipos y herramientas de trabajo.
b) Elementos de seguridad física como barreras perimetrales y controles de acceso.
c) Elementos de seguridad eléctrica/electrónica.
d) Elementos de seguridad de la información.
e) Elementos informáticos (hardware/software).
7.2.- Información documentada.
7.2.1.- Generalidades.
La documentación del SGCS BASC de OTELO & FABELL incluye:
a) Política de Gestión en Control y Seguridad.
b) Objetivos del S.G.C.S. BASC.
c) Manual de Control y Seguridad, que contempla y describe el alcance, las exclusiones
debidamente justificadas y cómo la empresa cumple todos los requisitos de la Norma
Internacional BASC y el estándar de seguridad aplicable.
d) Los procedimientos y registros requeridos por la Norma Internacional BASC y el
estándar internacional de seguridad BASC 5.0.1.
e) Los demás documentos que OTELO & FABELL considera conveniente incluirlos dentro
del SGCS BASC.
7.2.2.- Control de documentos.
OTELO & FABELL tiene establecido un procedimiento documentado para:
a) Aprobar los documentos antes de su emisión.
b) Revisar periódicamente y actualizarlos cuando sea necesario.
c) Mantener su integridad, disponibilidad, confidencialidad y que sean
recuperables.
d) Impedir el uso de la documentación obsoleta.
e) Controlar los documentos de origen externo.
111
OTELO & FABELL mantiene una “Lista Maestra de Documentos”, donde se identifica el
estado actual de revisión de los documentos y fecha de vigencia. Adicionalmente se especifica la
manera de distribuir y retirar los documentos del S.G.C.
7.2.3.- Control de registros.
OTELO & FABELL tiene establecido un procedimiento documentado para la identificación,
mantenimiento, disposición de los registros del SGCS y se asegura que estos permanezcan
legibles, protegidos, fácilmente identificables y recuperables.
Tiene establecido el período de retención de los registros con base en los requisitos legales y
la gestión de riesgos, así como las actividades para su disposición final.
8.- EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
8.1.- Seguimiento, medición, análisis y evaluación.
OTELO & FABELL tiene establecida una metodología para dar seguimiento, medir, analizar y
evaluar el desempeño del SGCS BASC. Este incluye los objetivos e indicadores de los
procesos que lo integran. En caso de no alcanzar los resultados previstos (metas y criterios) la
empresa analiza las causas y propone las acciones correspondientes.
8.2.- Recursos.
8.2.1.- Generalidades.
OTELO & FABELL tiene establecido un procedimiento documentado para desarrollar un
ciclo de auditoría interna a intervalos planificados (como mínimo un ciclo anual), que le
permite determinar si el SGCS BASC:
a) Es conforme con:
1) Los requisitos determinados por la empresa.
2) Los requisitos de la Norma Internacional BASC y el estándar de seguridad aplicable.
b) Está implementado, mejora continuamente y se mantiene eficaz.
8.2.2.- Programa de Auditoria Interna.
OTELO & FABELL tiene establecido un programa de auditoría interna, que especifica la
frecuencia con la que serán auditados los procesos que conforman el SGCS BASC y en el que
se consideran todos sus elementos.
Su enfoque y periodicidad se ajustan a: la madurez del sistema, resultados de auditorías
anteriores, importancia y criticidad de los procesos identificados en la gestión de riesgos.
8.2.3.- Selección del equipo auditor.
112
Las auditorías internas al SGCS BASC, las realiza un equipo de auditores competentes,
independientes a los procesos auditados y formados a través de los capítulos BASC.
Este equipo es propio de la empresa y es evaluado como mínimo una vez al año para
evidenciar sus competencias, con el fin de garantizar la continuidad del sistema y el
seguimiento de los resultados obtenidos en los procesos de auditoría.
8.2.4.- Plan de la auditoría.
OTELO & FABELL documenta en su plan para la auditoría interna el objetivo, alcance,
criterios, responsables, la agenda y el equipo auditor.
8.2.5.- Resultados de la auditoria.
OTELO & FABELL documenta el resultado de las auditorías y comunica a los niveles
pertinentes. Como mínimo, este incluye: fortalezas, oportunidades de mejora, no
conformidades y observaciones.
9.- MEJORA.
9.1.- Generalidades.
En OTELO & FABELL las actividades para la gestión de las mejoras (correcciones, acciones
correctivas y acciones de mejora), son elementos que permiten al sistema desarrollarse y
aumentar su nivel de eficacia, para alcanzar los resultados planificados. Cuando sea aplicable,
estos procesos retroalimentan la gestión de riesgos.
9.2.- Corrección.
Cuando se identifique desviaciones que requieren atención de carácter inmediato, OTELO &
FABELL desarrolla las correcciones correspondientes para eliminar los efectos de dicha
desviación. Mantiene registros de dichas correcciones y del análisis para determinar si se
requieren acciones correctivas adicionales.
9.3.- Acción correctiva.
OTELO & FABELL tiene establecido un procedimiento documentado para la gestión de las
acciones correctivas y lo aplica cuando identifica no conformidades. Para el efecto,
considera los siguientes aspectos:
a) Registrar las no conformidades.
b) Desarrollar un análisis de las causas.
113
c) Determinar e implementar las acciones correspondientes para eliminar estas causas,
incluyendo las fechas límite y los responsables.
d) Verificar la eficacia de las acciones tomadas.
9.4.- Acciones de mejora.
OTELO & FABELL determina, registra y da seguimiento periódico a las oportunidades de
mejora e implementa las acciones necesarias para lograr los resultados previstos, fortalecer
su sistema y la gestión de riesgos.
9.5.- Revisión por la dirección.
La alta dirección de OTELO & FABELL revisa el SGCS BASC a intervalos planificados,
(mínimo una vez al año). Esta revisión incluye:
9.5.1.- Evidencias sobre los elementos de entrada:
a) Cumplimiento de acuerdos documentados en revisiones por la dirección anteriores.
b) Los cambios en:
1. Los factores externos e internos que sean pertinentes.
2. Las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los requisitos
legales y reglamentarios.
3. La gestión de riesgos.
c) El cumplimiento de los objetivos.
d) La información sobre el desempeño del SGCS BASC, incluidas las tendencias relativas
a:
1. Indicadores de los procesos.
2. No conformidades y acciones correctivas.
3. Resultados de seguimiento y medición.
4. Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
5. Resultados de las auditorías.
e) Asignación de los recursos.
9.5.2.- Los elementos de salida de la revisión por la dirección incluyen:
a) Las conclusiones sobre la eficacia del sistema.
b) Las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora.
c) Las decisiones relacionadas con cualquier necesidad, incluidas los recursos.
d) Las acciones necesarias cuando no se hayan logrado los objetivos.
114
OTELO & FABELL conserva información documentada, como evidencia de los resultados
de las revisiones por la dirección.
ESTANDAR INTERNACIONAL BASC 5.0.1 - Versión 5 – 2017
EMPRESAS CON RELACIÓN DIRECTA CON LA CARGA Y CON LAS UNIDADES DE
TRANSPORTE DE CARGA.
1.- REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO.
1.1.- Gestión de asociados de negocio.
OTELO & FABELL tiene establecido un procedimiento documentado que define la
metodología para la selección y revisión periódica de sus asociados de negocio, conforme a
su capacidad para cumplir los requisitos de seguridad relacionados a la cadena de
suministro, este incluye:
a) El nivel de criticidad con base en la gestión de riesgos.
b) Evidencia de la certificación BASC (por ejemplo: autenticidad del certificado, número,
vigencia, entre otros) o en caso de no contar con esta, mantener evidencia de otras
certificaciones o iniciativas de seguridad vigentes y reconocidas internacionalmente.
En caso de no contar con certificaciones o iniciativas en seguridad acordes con los
servicios prestados, la empresa suscribe con ellos acuerdos de seguridad con base en la
gestión de riesgos.
c) Cumplimiento de los acuerdos de seguridad (auditorías de segunda parte u otro método
de verificación formal); la frecuencia dependerá del nivel de criticidad. Otelo & Fabell
gestiona las acciones correctivas correspondientes para asegurar el seguimiento a los
resultados de dicha verificación. En caso de que no sea viable formalizar un acuerdo de
seguridad, la empresa debe establecer controles operacionales que permitan gestionar
los riesgos relacionados.
d) Una lista actualizada de los asociados de negocio.
1.2.- Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
1.2.1.- El procedimiento para la selección de los asociados de negocio, incluye criterios de
prevención tales como:
a) Conocimiento de los asociados de negocio, identidad y legalidad de la empresa y sus
socios.
b) Antecedentes legales, penales y financieros.
c) Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de sus ingresos,
características de sus operaciones, otros clientes, cumplimiento de contratos y
115
antigüedad en el mercado).
d) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando se identifiquen operaciones
sospechosas.
e) Verificación de pertenencia a gremios o asociaciones.
1.2.2.- Contempla como mínimo los siguientes factores para la identificación de operaciones
sospechosas:
f) Origen y destino de la operación de comercio.
g) Frecuencia de las operaciones.
h) Valor y tipo de mercancías.
i) Modalidad de la operación de transporte.
j) Forma de pago de la transacción.
k) Inconsistencias en la información proporcionada por los asociados de negocio.
Requerimientos que salen de lo establecido.
2.- SEGURIDAD DE LAS UNIDADES DE CARGA Y UNIDADES DE TRANSPORTE
DE CARGA.
2.1.- Inspecciones a las unidades de carga.
Otelo & FABELL tiene un procedimiento documentado para realizar inspecciones físicas a
las unidades de carga al entrar y salir de las instalaciones y antes de realizar el proceso de
cargue, además se asegura la integridad de las unidades, con el fin de protegerlas contra la
introducción de personas y materiales no autorizados, incluyendo elementos naturales como
insectos, roedores y otros.
Mantiene registros fotográficos o fílmicos del proceso. Los criterios para rechazar una
unidad están documentados. Esta inspección incluye (más no se limita) a los siguientes
puntos:
Para contenedores, tanto en el interior como en el exterior:
• Pared frontal.
• Lado izquierdo.
• Lado derecho.
• Piso.
• Techo.
• Puertas (mecanismo de cierre).
• Sistema de refrigeración (si aplica).
116
Para tráiler, se inspecciona adicionalmente:
• Pata mecánica.
• Llantas, parachoques y luces.
• Placa del patín (estructura de fijación del pin que ingresa en la quinta rueda).
Otras unidades de carga: efectuar una inspección que considere los puntos anteriores y
cualquier otro elemento de riesgo identificado.
2.2.- Inspecciones a las unidades de transporte de carga (ULD).
OTELO & FABELL cuenta con un procedimiento documentado para realizar inspecciones
físicas a las unidades de transporte de carga al entrar y salir de las instalaciones.
Mantiene registros fotográficos o fílmicos del proceso. Tiene claramente documentados los
criterios para rechazar una unidad. Esta inspección incluye (más no se limita) a los
siguientes puntos:
Para plataformas, chasis y similares:
• Pata mecánica.
• Llantas, parachoques y luces.
• Placa del patín (estructura de fijación del pin que ingresa en la quinta rueda).
Para camiones (tractores/cabezales):
• Parachoques, luces y llantas.
• Puertas y compartimientos de herramientas.
• Caja de la batería.
• Tanques de combustible, agua y aire.
• Compartimientos del interior de la cabina y litera.
• Sección de pasajeros y techo de la cabina.
Para furgones:
• Pared frontal.
• Lado izquierdo.
• Lado derecho.
• Piso.
• Techo.
• Puertas (mecanismo de cierre).
• Sistema de refrigeración (si aplica).
• Parachoques, luces y llantas.
• Puertas y compartimientos de herramientas.
• Caja de la batería.
• Tanques de combustible, agua y aire.
117
• Sección de pasajeros y techo de la cabina.
Otras unidades de transporte de carga: Efectúa una inspección en las que considera los
puntos anteriores y cualquier otro elemento de riesgo identificado.
2.3.- Prevención de contaminación cruzada.
OTELO & FABELL controla la limpieza y lavado de las unidades de carga antes del
proceso de cargue y se asegura que estas sean inspeccionadas para evitar la presencia de
residuos, plantas, animales y similares.
2.4.- Integridad de las unidades de carga y unidades de transporte de carga.
OTELO & FABELL se asegura que se mantenga la integridad de las unidades de carga y
unidades de transporte, para protegerlas contra la introducción de materiales y personas no
autorizadas.
2.5.- Seguridad en el proceso de manejo de la carga.
OTELO & FABELL:
a) Mantener registros que evidencien el personal involucrado en el proceso de manejo de
la carga.
b) Aislar y proteger el área de carga, descarga y almacenamiento; el personal que participa
en el proceso debe estar identificado.
c) Verificar que los elementos corresponden a lo indicado en las listas de empaque y
facturas comerciales.
d) Mantener un registro fotográfico o fílmico del proceso (antes, durante y después).
e) Mantener la integridad de la unidad de carga y de la unidad de transporte de carga
durante el proceso.
f) Asegurar la instalación de un sello de alta seguridad al terminar el proceso de cargue o
cuando sea necesario durante la ruta.
2.6.- Sellos de seguridad.
OTELO & FABELL:
a) Cuenta con un procedimiento documentado para registrar, controlar (incluyendo
inventarios), reemplazar y aplicar los sellos de seguridad, así como reconocer y
reportar a las autoridades aduaneras o la autoridad pertinente, cuando estos han sido
118
comprometidos.
b) Autoriza la gestión de los sellos, únicamente a colaboradores designados y capacitados,
con el fin de mantener la integridad de los mismos. Además, los almacena en lugares
seguros, resguardados y con control de acceso limitado.
c) Instala un sello de alta seguridad certificado por la norma ISO17712 a todas las
unidades de carga con destino internacional. Para los destinos locales utiliza sellos
como mínimo de tipo indicativo que permiten el control y trazabilidad con base en la
gestión de riesgos.
2.7.- Control de ruta.
OTELO & FABELL:
a) Establecer rutas predeterminadas que incluyen el tiempo de tránsito estimado.
b) Se asegura que se mantenga la integridad de la unidad de transporte y la unidad de carga
durante la ruta al destino, mediante el uso de registro de seguimiento y control de
actividades o el uso de tecnología (por ej.: sistema de posicionamiento global - GPS).
Si se utilizan registros, los conductores deben evidenciar que se verificó la integridad de
la unidad de transporte.
c) Establece verificaciones de rutas con base en la gestión de riesgos.
d) Notifica inmediatamente a la autoridad competente, de acuerdo con los planes de
respuesta a eventos determinados en la gestión de riesgos.
e) Notifica al generador de la carga en cada punto de transferencia hasta su destino final y
mantiene los registros para el control y trazabilidad.
3.- SEGURIDAD EN LOS PROCESOS DE MANEJO DE LA CARGA.
3.1.- Control de materia prima, material de empaque y embalaje.
OTELO & FABELL cuenta con procedimientos documentados para el manejo, control y
revisión de materia prima, material de empaque y embalaje, incluyendo palé/pallets (tarimas o
similares).
3.2.- Precursores químicos y sustancias controladas.
OTELO & FABELL cuenta con un procedimiento documentado para el manejo y control de
precursores químicos y sustancias controladas, de conformidad con los requisitos legales y la
gestión de riesgos.
3.3.- Procesamiento de información y documentos de la carga.
OTELO & FABELL:
a) Garantiza la coherencia de la información transmitida a las autoridades, de acuerdo a la
119
información registrada en los documentos de la operación con respecto a: proveedor,
consignatario, nombre y dirección del destinatario, peso, cantidad y unidad de medida (es
decir, cajas, cartones u otros) y descripción detallada de la carga.
b) Se asegura que la información que se utiliza en la liberación de mercancías y carga sea
legible, completa, exacta y protegida contra modificaciones, pérdida o introducción de
datos erróneos.
c) Mantiene una política de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos de manejo
de la carga.
d) Identifica a los conductores antes de que reciban o entreguen la carga.
e) Mantiene los registros que evidencien la trazabilidad de la carga.
3.4.- Discrepancias en la carga.
OTELLO & FABELL tiene un procedimiento documentado para investigar y solucionar
todos los casos de faltantes o sobrantes y otras discrepancias o anomalías de la carga y
notificar oportunamente a las autoridades competentes.
4.- SEGURIDAD EN LOS PROCESOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL.
4.1.- Procedimiento para la gestión del personal.
OTELO & FABELL cuenta con un procedimiento documentado, conforme a la legislación, que
regule las siguientes actividades:
4.1.1.- OTELO & FABELL Verifica antes de la contratación:
a) Información suministrada por el candidato.
b) Referencias laborales y personales.
c) Antecedentes.
4.1.2. Selección y contratación: OTELO & FABELL:
a) Verifica las competencias.
b) Aplica pruebas para detectar el consumo de alcohol y drogas ilícitas al personal
que ocupará cargos críticos.
c) Mantiene un archivo fotográfico actualizado del personal e incluye un registro de
huellas dactilares y firma.
d) Controla la entrega y uso de elementos de trabajo, identificación y uniformes
cuando tengan distintivos de la empresa.
120
e) Considera en el proceso de inducción los elementos descritos en el apartado 4.2.
OTELO & FABELL:
f) Realiza una visita domiciliaria al personal que ocupará cargos críticos, basado en la
gestión de riesgos y las regulaciones locales.
g) Aplica una prueba de confiabilidad al personal que ocupará cargos críticos.
4.1.3.- Mantenimiento del personal.
OTELO & FABELL:
a) Actualiza los datos del personal al menos una vez al año.
b) Verifica los antecedentes del personal que ocupa cargos críticos, como mínimo una
vez al año.
c) Aplica pruebas para detectar el consumo de alcohol y drogas ilícitas en forma
aleatoria, máximo cada dos años y cuando se presente sospechas.
d) Mantiene un programa de prevención de adicciones.
e) Mantiene un programa de prevención del riesgo de corrupción y soborno.
OTELO & FABELL:
f) Realiza una visita domiciliaria al personal que ocupa cargos críticos, basado en la
gestión de riesgos y las regulaciones locales, máximo cada dos años.
4.1.4.- Terminación de la vinculación laboral:
OTELO & FABELL:
a) Retira la identificación, uniformes y activos con base en los registros generados por
la entrega de los mismos.
b) Elimina el acceso a los sistemas informáticos y a las instalaciones.
OTELO & FABELL, de conformidad con la gestión de riesgos:
c) Comunica a las partes interesadas la desvinculación del colaborador.
4.2.- Programa de capacitación.
OTELO & FABELL cuenta con un programa anual de capacitación que incluye como
mínimo:
a) Políticas del SGCS BASC, manejo de información (ver 6.1), de firmas y sellos (ver 3.3),
etc.
121
b) Gestión de riesgos, controles operacionales, preparación y respuesta a eventos.
c) Cumplimiento de los requisitos legales relacionados con sus funciones.
d) Impacto de las actividades individuales sobre el cumplimiento de los indicadores de
eficacia de los procesos.
e) Aplicación de los procedimientos del SGCS BASC.
f) Inspección de unidades de carga y unidades de transporte de carga (ver 2) y seguridad
en los procesos de manejo de carga (ver 3).
g) Prevención de adicciones al alcohol, drogas, juegos y otros, que incluya avisos visibles
y material de lectura.
h) Prácticas de prevención de corrupción y soborno.
i) Lavado de activos y financiación del terrorismo.
j) Prácticas de prevención de conspiraciones internas y actividades sospechosas.
5.- CONTROL DE ACCESO Y SEGURIDAD FÍSICA.
5.1.- Control de acceso y permanencia en las instalaciones.
OTELO & FABELL cuenta con un procedimiento documentado que incluye las siguientes
actividades:
5.1.1.- Acceso de colaboradores:
a) Identifica a sus colaboradores.
b) Controla su ingreso a las instalaciones.
c) Limita acceso a las áreas asignadas.
5.1.2.- Acceso a los visitantes, contratistas y terceros:
a) Presenta una identificación oficial vigente con fotografía.
b) Mantiene un registro del ingreso y salida.
c) Solicita autorización para su ingreso.
d) Entrega una identificación temporal controlada.
e) Asegura que estén acompañados o controlados por personal de la empresa.
f) Limita el acceso a las áreas asignadas.
122
5.1.3.- Inspecciona el correo y paquetes recibidos antes de distribuirlos, manteniendo un registro
que incluye la identificación de quién recibe y a quién está destinado.
5.1.4.- Inspecciona los vehículos que entran y salen de su instalación. Se mantienen los registros
correspondientes.
5.1.5.- Inspecciona las unidades de transporte de carga.
5.1.6.- Acceso a autoridades y vehículos de atención a emergencias de acuerdo con el plan y
preparación de respuesta a eventos.
5.1.7.- Control operacional en las instalaciones que incluye:
a) Exhibición el carné o identificación temporal en un lugar visible, bajo las normas de
seguridad industrial aplicables.
b) Control de las áreas de casilleros (Lockers) de los colaboradores y estas están separadas
del área de manejo y almacenaje de carga.
c) Identificación y retiro a personas no autorizadas.
d) Se asegura que su personal de seguridad está controlando las puertas de entrada y salida
de sus instalaciones.
5.2.- Seguridad física.
5.2.1.- OTELO & FABELL implementa y mantiene:
a) Estructuras y barreras perimetrales que impidan el acceso no autorizado.
b) Cerraduras en puertas y ventanas.
c) Sistemas de iluminación como mínimo en las entradas/salidas, áreas de manejo de carga
y áreas de estacionamiento.
d) Sistemas de alarma que identifiquen el acceso no autorizado.
5.2.2.- OTELO & FABELL establece y documenta:
a) Plano con la ubicación de las áreas críticas de la instalación.
b) Inspecciones y reparaciones periódicas para mantener la integridad de las barreras
perimetrales y estructura de los edificios.
c) Control de llaves, dispositivos y claves de acceso.
d) Inspecciones y reparaciones periódicas a los sistemas de iluminación y de emergencias.
5.2.3.- OTELO & FABELL implementa y mantiene de conformidad con su gestión de riesgos:
a) Sistemas de circuito cerrado de televisión monitoreado por personal competente durante
las 24 horas.
b) Sistemas de respaldo de imágenes y video (grabación) con la capacidad de
almacenamiento suficiente para responder a posibles eventos.
123
5.2.4.- OTELO & FABELL tiene un servicio de seguridad competente de conformidad con los
requisitos legales y que garantiza una acción de respuesta oportuna.
6.- SEGURIDAD EN LOS PROCESOS RELACIONADOS CON LA TECNOLOGÍA Y LA
INFORMACIÓN.
6.1.- Información.
OTELO & FABELL establece e implementa:
a) Una política para impedir que se revele información confidencial.
b) Una política de uso de los recursos informáticos.
6.2.- Seguridad en tecnología de la información.
OTELO & FABELL:
a) Establece una política o procedimiento documentado para gestionar la seguridad
informática que permita identificar, proteger y recuperar la información.
b) Utiliza cuentas asignadas de forma individual y cada usuario que acceda al sistema tiene
sus propias credenciales de acceso y mantiene contraseñas; estas son cambiadas
periódicamente.
c) Revisa periódicamente los accesos asignados a los usuarios.
d) Impide la instalación de software no autorizado.
e) Implementa y mantiene software y hardware que protegen la información de amenazas
informáticas (virus, accesos no autorizados y similares).
f) Cuenta con copias de seguridad de la información sensible y una copia la almacena
fuera de las instalaciones de forma segura con base a la gestión de riesgos.
g) Elimina el acceso a la información a todos los colaboradores y usuarios externos al
terminar su contrato o acuerdo.
h) Mantiene un registro actualizado de los usuarios y claves de acceso.
i) Cierra / bloquea la sesión en equipos desatendidos.
OTELO & FABELL:
Prohíbe la conexión de dispositivos periféricos personales (teléfonos inteligentes, reproductores
MP3, memorias USB, etc.) a cualquier dispositivo que esté conectado a la red informática. Los
puertos USB son desactivados por defecto.
124
Presupuesto "Estimado" de Inversión
Otelo & Fabell
Sistema de Gestión en Control y Seguridad B.A.S.C.
Organismo Certificador: B.A.S.C. - Capítulo Guayaquil
ACTIVIDAD FRECUENCIA VALOR
Inscripción a la Organización BASC –
Guayaquil Una sola vez 430
Cuota de afiliación Anual 900
Pre Auditoria de Certificación (Por día) Una sola vez 700
Auditoria de Certificación (Por día) Anual 600
Auditoria de Re-Certificación (Por día) Anual 600
Auditoria Seguimiento (Por día) Anual 300
Ingreso a la base de datos WBO y título de
Certificado. Una sola vez 212
Curso de formación de Auditor Interno BASC
($375 por 1 funcionario). Una sola vez 750
TOTAL 4492
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