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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS,
MENCION EN RECURSOS HUMANOS Y MARKETING
“TRABAJO DE TITULACIÓN EXAMEN COMPLEXIVO”
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
“ANÁLISIS DE LA PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DEL
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA DE
LA ARMADA DEL ECUADOR”
AUTOR: ECON. GUILLERMINA JANETH ZAMBRANO GONZÁLEZ
TUTOR: ING. FERNANDO PONCE, MBA
GUAYAQUIL – ECUADOR
MAYO 2016
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO ESTUDIO DE CASO EXAMEN COMPLEXIVO
TÍTULO: Factores que Influyen en la Falta de Cumplimiento en el Programa de
Mantenimiento de Infraestructura de la Armada del Ecuador
AUTOR/ES: Econ. Guillermina
Janeth Zambrano González
REVISORES: Ing. Marlene Montesdeoca
INSTITUCIÓN: Universidad de
Guayaquil
FACULTAD: Ciencias Administrativas
PROGRAMA: Maestría en Administración de Empresas – Mención Recursos
Humanos y Marketing
FECHA DE PULICACIÓN: mayo
del 2016
NO. DE PÁGS: 78
ÁREA TEMÁTICA: Planificación presupuestaria
PALABRAS CLAVES: Administración, Presupuesto, Infraestructura,
Mantenimiento, Planificación, Desconocimiento.
RESUMEN: La presente investigación analiza la planificación presupuestaria del
programa de mantenimiento de infraestructura de la Armada del Ecuador. El
análisis emplea básicamente el método científico cualitativo del estudio de caso
junto con la técnica de recolección de información como es la entrevista. Se
determinan aspectos deficientes como el desconocimiento de los procedimientos de
planificación presupuestaria, un sistema informático desactualizado que impiden
la toma de decisiones oportuna y retrasan el cumplimiento de las metas
ii
establecidas. En contribución a los problemas encontrados, se propone una guía
metodológica concisa y clara para orientar la planificación presupuestaria a
cualquier encargado civil o militar.
N° DE REGISTRO(en base de
datos):
N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº
DIRECCIÓN URL (estudio de caso
en la web)
ADJUNTO URL (estudio de caso en
la web):
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTORES/ES: Teléfono: 0989940658
E-mail: [email protected]
CONTACTO EN LA INSTITUCION:
Nombre: Teléfono:
iii
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios, a la Virgen, a mi
esposo y a los profesores de la
Universidad de Guayaquil por la
inspiración, conocimientos entregados y
valioso apoyo que permitieron llevar a
cabo la presente investigación.
DEDICATORIA
Dedicado este trabajo a Dios, a la
Virgen y a mí querido esposo.
iv
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de esta Tesis de Grado, me corresponden
exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL”
Econ. Guillermina Janeth Zambrano González
FIRMA
NOMBRE DEL AUTOR (A) DE LA TESIS
v
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor del estudiante Econ. Guillermina Janeth Zambrano González, del
Programa de Maestría en Administración de empresas /Especialidad En Recursos
Humanos y Marketing, nombrado por el Decano de la Facultad de Ciencias
Administrativas CERTIFICO: que el estudio de caso del examen complexivo titulado
“ANÁLISIS DE LA PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DEL PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA DE LA ARMADA DEL ECUADOR”,
en opción al grado académico de Magíster en Administración de Empresas, mención
Recursos Humanos y Marketing, cumple con los requisitos académicos, científicos y
formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto.
Atentamente
Ing. Fernando Ponce, MBA
TUTOR
Guayaquil, 9 de mayo del 2016
vi
ABREVIATURAS
DINCYP.- Dirección de Ingeniería Civil y Portuaria
DIGMAT.- Dirección General del Material
RNE.- Reparto Naval Ejecutante
ESMAAR.- Estado Mayor de la Armada
SIGEIN.- Sistema (informático) de Gestión Institucional
CPC.- Código de producto clasificado
EOD.- Entidad operativa desconcentrada – Unidad financiera
MEF.- Ministerio de Economía y Finanzas
PAPP.- Programación Anual de la Política Pública
vii
CONTENIDO
PORTADA i
REPOSITORIO ii -iii
AGRADECIMIENTO vi
DEDICATORIA vi
DECLARACIÓN EXPRESA v
CERTIFICACIÓN DEL AUTOR vi
ABREVIATURAS vii
TABLA DE CONTENIDO ix
RESUMEN xi
ABSTRACT xii
1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 1
1.1 Pregunta de Investigación ....................................................................................... 2
1.2 Delimitación del problema ...................................................................................... 2
1.3 Justificación ............................................................................................................ 5
1.4 Objetivos ................................................................................................................. 6
1.5 Premisa .................................................................................................................... 7
1.6 Solución propuesta .................................................................................................. 7
2 DESARROLLO ............................................................................................................. 8
2.1 Marco Teórico ......................................................................................................... 8
2.1.1 Teorías Generales ............................................................................................ 8
2.1.2 Teorías sustantivas ......................................................................................... 11
2.1.3 Referentes empíricos ..................................................................................... 16
viii
2.2 Marco Metodológico ............................................................................................. 20
2.2.1 Categorías ...................................................................................................... 24
2.2.2 Dimensiones .................................................................................................. 25
2.2.3 Instrumentos .................................................................................................. 25
2.2.4 Unidad de Análisis......................................................................................... 26
2.2.5 Gestión de datos............................................................................................. 26
2.2.6 Criterios Éticos .............................................................................................. 28
2.2.7 Resultados ...................................................................................................... 28
2.2.8 Discusión ....................................................................................................... 32
3 PROPUESTA .............................................................................................................. 35
Referencias .......................................................................................................................... 39
ix
RESUMEN
La presente investigación analiza la planificación presupuestaria del programa de
mantenimiento de infraestructura de la Armada del Ecuador. El análisis emplea
básicamente el método científico cualitativo del estudio de caso junto con la técnica de
recolección de información como es la entrevista. Se determinan aspectos deficientes
como el desconocimiento de los procedimientos de planificación presupuestaria, un
sistema informático desactualizado que impiden la toma de decisiones oportuna y retrasan
el cumplimiento de las metas establecidas. En contribución a los problemas encontrados,
se propone una guía metodológica concisa y clara para orientar la planificación
presupuestaria a cualquier encargado civil o militar.
Palabras claves:
Administración, Presupuesto, Infraestructura, Mantenimiento, Planificación
x
ABSTRACT
Present research analizes Ecuadorian Navy infrastructure maintenance program budgetary
planning. The analysis uses case study scientific cualitative method and recolects its
information through interview technique. It determines deficient aspects like lack of
knowledge about budgetary planning procedures, an unupdated information system which
inhibit on time decision making and delay accomplishment of established goals. As a
contribution, it is proposed a clear and concise methodological guide for budgetary
planning asessment to any member of the staff, civilian or military.
Keywords:
Administration, Budget, Infrastructure, Maintenance, Planning
xi
1 Introducción
La Armada del Ecuador, es una rama de las fuerzas armadas ecuatorianas,
cuya misión fundamental es la defensa de la soberanía nacional e integridad
territorial en los espacios acuáticos, así mismo contribuye con el apoyo al
desarrollo marítimo y a la seguridad del Estado. Tiene como visión de largo plazo
obtener la capacidad para controlar de forma integral los espacios marítimos del
país, y el compromiso para el desarrollo de los mismos, con talento humano
profesional con alto sentido de pertenencia. Consecuente con su misión y visión,
la Armada del Ecuador debe cumplir las normativas constitucionales y legales
vigentes para la planificación de proyectos, a fin de alcanzar metas propuestas y
cumplir con los objetivos institucionales.
La Dirección de Ingeniería Civil y Portuaria (DINCYP), como reparto
subordinado a la Dirección General del Material (DIGMAT), es la encargada de
administrar la gestión de infraestructura de la Armada del Ecuador, a través de los
procesos de planificación, supervisión y ejecución de la infraestructura, para el
mantenimiento preventivo y correctivo de edificaciones e instalaciones
urbanísticas de los repartos militares o bases navales y el mejoramiento de
guarniciones militares. El Ministerio de Defensa Nacional, ha emitido matrices de
alineamiento estratégico que permitirán realizar una buena gestión de
infraestructura de la Armada del Ecuador; en ellas se establecen las diferentes
estructuras programáticas para la administración presupuestaria.
La estructura programática del programa de mantenimiento de
infraestructura de la Armada del Ecuador contempla lo siguiente:
• Objetivos institucionales,
1
• Programas
• Proyectos
• Actividades
La DINCYP, es el administrador del programa de mantenimiento de
infraestructura de Armada del Ecuador, denominado Programa 57 Alistamiento
Operacional, Actividad 2 mantenimiento de infraestructura, plataformas y equipos
militares, sub-actividad 1 mantenimiento de infraestructura.
Objeto de estudio
La presente investigación tiene como objeto de estudio la planificación
presupuestaria.
Campo de investigación
El campo de investigación es el programa de mantenimiento de
infraestructura de la Armada del Ecuador.
1.1 Pregunta de investigación
¿Cómo mejorar la planificación presupuestaria a través de una guía
metodológica, identificando los aspectos involucrados para fortalecer el programa
de mantenimiento de infraestructura de la Armada del Ecuador?
1.2 Delimitación del problema
La DINCYP como administrador del programa de mantenimiento de
infraestructura, tiene la responsabilidad de orientar a los Repartos Navales
Ejecutantes (RNE), distribuir las asignaciones presupuestarias y validar la
planificación presupuestaria de los mantenimientos de las obras civiles y
portuarias que realizan dichos RNE. Elaborar la planificación presupuestaria,
2
ingresar la información en el Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGEIN)
y enviar reportes de cumplimiento son obligaciones de los RNE. Se ha observado
a lo largo del tiempo y en forma recurrente, incongruencias en la planificación
presupuestaria y retraso frecuente en la entrega de reportes por parte del personal
militar y de servidores públicos (personal civil) encargados de la planificación
presupuestaria.
Por lo antes expuesto se determinó el siguiente problema central:
Inadecuada planificación presupuestaria del programa de mantenimiento de
infraestructura.
A partir del problema encontrado, se construyó en siguiente árbol de
problemas, empleando la herramienta Visio, estableciendo las siguientes
relaciones casusa/efecto:
INADECUADA PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DEL
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA
FALTA DE CONOCIMIENTO DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
PRESUPUESTARIA
FALTA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS ACTUALIZADOS
FALTA DE CAPACITACIÓN
DEMORA EN EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
FALTA DE INFORMACIÓN OPORTUNA
INCREMENTO EN EL GASTO DE RECURSOS
RETRASO EN LA TOMA DE DECISIONES
RETRASO EN EL CUMPLIMIENTO DE METAS Y LOGROS
FRECUENTE ROTACION DE PERSONAL MILITAR
FALTA DE PERSONAL INFORMÁTICO
Figura 1. Árbol de Problemas
Elaborado por: Econ. Guillermina Zambrano
Las posibles causas del problema descrito son las siguientes:
3
De acuerdo a las directrices institucionales de la Armada del Ecuador, el
personal militar es rotado cada dos años a otros repartos navales, ubicados en
diferentes regiones del país. Cuando el militar llega a su nuevo reparto,
generalmente no se le realiza una buena inducción y socialización de puesto y,
muchas veces le asignan responsabilidades que no corresponden a su especialidad
o competencia del puesto.
Por las actuales dificultades económicas que atraviesa el gobierno
nacional se han reducido o eliminado las partidas presupuestarias como la de
viáticos y movilización, lo cual ha limitado que el personal se traslade a recibir
capacitación; lo mismo ha ocurrido con las partidas de capacitación lo que
ocasiona una disminución notable de las actividades de capacitación en procesos
internos para el personal civil y militar. Lo anteriormente expuesto ha generado
falta de conocimiento en el proceso de planificación presupuestaria por parte del
personal encargado.
Por otro lado, el personal informático es insuficiente debido a la renuncia
del administrador del Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGEIN), esto
ha ocasionado problemas en la actualización de esta herramienta informática, la
misma que presenta muchos errores, trabaja con lentitud, presenta períodos de
inoperatividad con frecuencia y no es amigable con los usuarios. Tampoco existe
una guía o instructivo adecuado para el manejo de sistema informático o software
implementado en la armada para la planificación presupuestaria.
Las causas descritas en los párrafos precedentes desembocan en el
problema central de la presente investigación que es la inadecuada planificación
presupuestaria del programa de mantenimiento de infraestructura de la Armada
del Ecuador. Considerando que la planificación presupuestaria corresponde a una 4
de las funciones administrativas fundamentales de toda organización, es de suma
importancia estudiar las causas raíces del problema y sobre esta base proponer
soluciones adecuadas.
Este problema conlleva los siguientes efectos principales:
En primer lugar, no se dispone de información oportuna por parte de los
encargados de la planificación presupuestaria, lo que ocasiona retrasos en la toma
de decisiones presupuestarias en el nivel directivo. La toma de decisiones
inoportuna tiene diversas repercusiones que parten en el nivel directivo y afectan a
toda la organización, especialmente en el cumplimiento de metas y objetivos
institucionales. Por otro lado, la inoportuna entrega de información puede
conllevar a otros efectos como adoptar decisiones equivocadas, afectando la
eficacia de la organización.
En segundo lugar, ocasiona demoras en la ejecución presupuestaria por los
tiempos que se pierden en revisiones, correcciones y ajustes a la planificación;
consecuentemente, se producen retrasos en el cumplimiento de metas y logros por
parte de los repartos navales ejecutantes. En tercer lugar, provocan incrementos
en el gasto de los recursos, debido a que el administrador del programa se ve
obligado a comunicarse personalmente con cada RNE para insistir en el
cumplimiento de la planificación presupuestaria, este proceso consume recursos,
institucionales y personales (minutos de tiempo aire de telefonía móvil).
1.3 Justificación
El presente trabajo se realiza para llevar una mejor planificación
presupuestaria del mantenimiento de la infraestructura militar, que permita
obtener reportes expeditos, oportunos y exactos para la elaboración de informes,
5
que servirán al mando naval para toma de decisiones administrativas-
presupuestarias acertadas y oportunas. Así mismo, con este trabajo se pretende
orientar y guiar al personal encargado de la planificación en la elaboración e
ingreso de la información en el Sistema Integrado de Gestión Institucional
(SIGEIN), además estandarizar los formatos de los reportes para que todos los
repartos navales ejecutantes los envíen correctamente. Además servirá para que el
personal nuevo que sea trasbordado a un nuevo reparto se familiarice con las
tareas y obligaciones inherentes al puesto.
El Plan Nacional para el Buen Vivir (PNBV) en su página 434 indica que
la planificación plurianual permite tomar decisiones en forma oportuna, con el fin
de evitar gastos que no están financiados o acciones que no se encuentren
alineadas a los objetivos de PNBV. También nos indica que los programas y
proyectos de las entidades públicas se encuentran alineadas a los objetivos de
planificación del Estado y contenidas en el plan plurianual de inversión pública el
mismo que comprende cuatro años, además indica que el financiamiento de los
mismos está considerado en los planes anuales del presupuesto general del Estado.
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo general:
Mejorar la planificación presupuestaria, a través de una guía metodológica
para el programa de mantenimiento de infraestructura de la Armada del
Ecuador.
6
1.4.2 Objetivos específicos:
• Revisar las teorías referentes a la planificación presupuestaria que se
requieren para el desarrollo de la presente investigación.
• Realizar el análisis de la planificación presupuestaria que se lleva a
cabo en el programa de mantenimiento de la infraestructura, a través
de las técnicas de investigación.
• Elaborar una guía metodológica para planificación presupuestaria del
programa de mantenimiento de infraestructura de la Armada del
Ecuador.
1.5 Premisa
Si se elabora, aprueba y pone en vigencia una guía metodológica que
proporcione información que oriente al personal militar y civil encargado del
programa de mantenimiento de infraestructura militar de la Armada del Ecuador,
se podrá mejorar el proceso planificación presupuestaria de dicho programa.
1.6 Solución propuesta
Elaborar una guía metodológica para planificación presupuestaria del
programa de mantenimiento de infraestructura de la Armada del Ecuador, que
servirá para estandarizar los procedimientos, formatos de reportes, forma de
llenarlos y tiempos de entrega, así como orientar en la correctamente planificación
presupuestaria, la manera de ingresar información de metas y logros en el sistema
informático de gestión institucional, SIGEIN.
7
2 Desarrollo
2.1 Marco teórico
2.1.1 Teorías generales
En el ámbito de los paradigmas de la administración, Sanabria, Saavedra,
& Smida (2014) hacen una revisión del campo de los estudios críticos en
administración, mostrando sus orígenes, evolución, estado actual, señalando
algunas limitaciones relacionadas con el contexto latinoamericano, y proponen
consideraciones para el futuro de los estudios organizacionales en la región. El
estudio concluye que la administración en nuestra región tiene fundamentos
históricos, culturales, políticos, económicos, teóricos y prácticos fuertemente
relacionados con la administración en los países del norte.
En relación con la administración financiera gubernamental, un estudio
proporciona una visión integrada de las relaciones entre decisiones políticas y
herramientas técnicas, introduciendo las concepciones actuales y su relación
instrumental con las finanzas públicas. Emplea una perspectiva sistémica de
interacción entre los sistemas que administran recursos financieros (presupuesto,
crédito Público, contabilidad, tesorería), y los sistemas que administran recursos
reales (compras y contrataciones, administración de bienes). Obtiene un marco
conceptual, con la relación teórico-práctica que no pierde vigencia por cambios
normativos y referencia discursivamente los componentes teóricos con las
experiencias prácticas en Argentina y en el mundo (Perez Rojas, 2008).
La administración pública está caracterizada por atributos propiamente
estatales. Dicha administración, por principio, es una cualidad del Estado y sólo se
8
puede explicar a partir del Estado. Tal aseveración es aplicable a todas las
organizaciones de dominación que se han sucedido en la historia de la humanidad,
pero para nuestro caso, es suficiente con ceñirnos al Estado tal y como lo
denominó Maquiavelo tiempo atrás: "los estados y soberanías que han existido y
tienen autoridad sobre los hombres, fueron y son, o repúblicas o principados"
(Guerrero, 2015).
El presupuesto público constituye uno de los instrumentos claves para el
desarrollo de los propósitos perseguidos, siendo necesaria su adaptación a los
objetivos fiscales de política económica. El presupuesto base cero se desarrolla
bajo la filosofía de la planificación estratégica, comportándose como un proceso
de dirección que incluye la planificación, la presupuestación y el control. Este
último conlleva, además de meramente contables y la normativa, una evaluación
de la idoneidad de los gastos realizados y la apreciación de una alternativa que
mejore la utilizada, optimizando los recursos escasos (Tejeiro, Alvarez, &
Burgos, 2014).
El presupuesto, según Robbins & Coulter (2005), “es un plan numérico
para distribuir recursos a actividades específicas”. Según Burbano (como se citó
en Gancino Vega, 2010), presupuesto es una expresión cuantitativa formal de
objetivos que se pretende alcanzar en un período. Gancino Vega (2010), indica
además que los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de la
organización y proporcionan bases para la evaluación de las áreas de actividad.
Un presupuesto puede cambiarse, es decir es flexible pero también obliga a pensar
rigurosamente durante su elaboración para asegurar que se cumplirán las metas
de la organización.
9
La planificación es la primera de las cuatro funciones básicas de la
administración junto con la organización, la dirección y el control; esta función se
encarga de la definición de las metas, se fijan las estrategias para alcanzarlas y se
trazan planes para integrar y coordinar las actividades (Robbins & Coulter, 2005).
Por tanto, la deducción lógica para el concepto de planificación presupuestaria es,
el proceso de cuantificación monetaria previa de los bienes y servicios necesarios
para el cumplimiento de las metas planteadas por la administración en un período
determinado.
Para Gancino Vega (2010) el ciclo presupuestario es una serie ordenada de
acciones iterativas y reiterativas que van desde revisar los registros históricos,
revisar la misión de la organización, evaluar los recursos necesarios, preparar el
presupuesto, discutir y corregir el presupuesto y ejecutarlo controlando ingresos y
gastos. Para el caso ecuatoriano, la Secretaría Nacional de Planificación y
Desarrollo (SENPLADES) define el ciclo presupuestario en las fases de
programación, formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación y
liquidación según lo ilustra la figura 2.
10
Figura 2. Ciclo presupuestario
Elaborado por: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Disponible en http://slideplayer.es/slide/9058740/
El presente estudio se enfoca en el análisis de la planificación
presupuestaria que está incluido en la fase de programación del ciclo
presupuestario (figura 2).
2.1.2 Teorías sustantivas
Un programa es una declaración previa de lo que se piensa hacer en alguna
materia u ocasión (Grupo Editorial Océano, 1998). Es un detalle de actividades
que se debe realizar, en el orden en que deben ser realizadas, el detalle de quien
hace cada una y el momento en que hay que terminarlas (Robbins & Coulter,
2005). En la Armada del Ecuador los programas se agrupan como parte de una
estructura programática, que abarca una serie de proyectos y actividades con
características comunes que deben planificarse y cumplirse con el fin de obtener
objetivos específicos establecidos en las políticas institucionales.
11
Mantenimiento viene del verbo mantener que implica conservar una cosa
(Grupo Editorial Océano, 1998); por tanto, se refiere a la conservación de una
cosa en buen estado o en una situación determinada para evitar su degradación. En
la infraestructura de la Armada del Ecuador se contemplan dos tipos de
mantenimiento, el preventivo y el correctivo; preventivo es el mantenimiento
planificado donde se conoce el costo y el tiempo en que se ejecutará; correctivo
ocurre cuando se presenta un daño de manera imprevista, por tanto no está
planificado, no se conoce el costo ni el tiempo de ejecución.
Infraestructura se refiere al conjunto de medios técnicos, servicios e
instalaciones necesarios para el desarrollo de una actividad o para que un lugar
pueda ser utilizado. También se define como “conjunto de servicios básicos para
el funcionamiento de una economía. Base de una cosa, por oposición o
superestructura” (Grupo Editorial Océano, 1998). Entonces, el mantenimiento de
infraestructura implica la conservación de las instalaciones y sus servicios
asociados, en buen estado de operatividad, evitando su degradación. En el ámbito
de la Armada del Ecuador, se refiere a las obras civiles y portuarias, edificaciones,
áreas urbanísticas, sistemas de agua potable, servidas, lluvias, etc.
Considerando las definiciones previas, se deriva que en el programa de
mantenimiento de infraestructura de la Armada del Ecuador, se detallan
previamente las los proyectos y actividades de conservación que se deben realizar
a las obras civiles y portuarias, edificaciones, áreas urbanísticas como sistemas de
agua potable, servidas, lluvias, etc. para preservar su buen estado y satisfacer
necesidades específicas de los usuarios de las repartos, bases o destacamentos
navales.
12
Como parte de las teorías sustantivas, se debe considera el marco legal
administrativo, financiero y presupuestario que sustenta las actividades del sector
público como son la Constitución de la República del Ecuador, y el Código
Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, cuyos principales artículos se
detallan a continuación:
Constitución de la República en su Art. 158, dice: “Las Fuerzas Armadas
tienen como misión fundamental de defensa de la soberanía y la integridad
territorial y complementariamente, apoyar a la seguridad integral del estado de
conformidad con la ley” (Gobierno Nacional, 2008). En su Art. 3, dice: “Son
deberes primordiales del Estado entre otros… numeral 5: Planificar el desarrollo
nacional, erradicar la pobreza, promover el desarrollo sustentable y la
redistribución equitativa de los recursos y la riqueza para acceder al buen vivir...”
(Gobierno Nacional, 2008).
Constitución de la República el Art. 70, dice: “El Estado formulará y
ejecutará políticas para alcanzar la igualdad entre mujeres y hombres, a través del
mecanismo especializado de acuerdo con la ley e incorporará el enfoque de
género en planes y programas y brindará asistencia técnica para su obligatoria
aplicación en el sector público” (Gobierno Nacional, 2008). En su Art. 280 dice:
“El Plan Nacional de Desarrollo es el instrumento al que se sujetarán las políticas,
programas y proyectos públicos…. Su observación será de carácter obligatorio
para el sector público e indicativo para los demás sectores” (Gobierno Nacional,
2008).
Constitución de la República en sus artículos 292, 293, 294, 295, 296
establece que el Presupuesto General del Estado es el instrumento para la
determinación y gestión de los ingresos y egresos del Estado, e incluye todos los 13
ingresos y egresos del sector público, con excepción de los pertenecientes a la
seguridad social, la banca pública, las empresas públicas y los gobiernos
autónomos descentralizados (Gobierno Nacional, 2008). En sus artículos 297
dice: “…que todo programa financiado con recursos públicos tendrá objetivos,
metas y un plazo predeterminado para ser evaluado, en el marco de lo establecido
en el Plan Nacional de Desarrollo Las entidades que reciban o transfieran bienes o
recursos públicos se sujetarán a las normas que las regulan y a los principios y
procedimientos de transparencia, rendición de cuentas y control público”
(Gobierno Nacional, 2008).
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas el Art. 5 Numeral 3
dice: “Las entidades rectoras de la planificación del desarrollo y de las finanzas
públicas, y todas las entidades que forman parte de los sistemas de planificación y
finanzas públicas, tienen el deber de coordinar acciones para el efectivo
cumplimiento de sus fines” (Ecuador, 2010).
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas (Ecuador, 2010) el
Art. 52 dice: “La programación presupuestaria cuatrianual y los presupuestos de
las entidades públicas son instrumentos complementarios del sistema nacional de
planificación participativa”. En el Capítulo III DEL COMPONENTE
PRESUPUESTO comprende las normas, técnicas, métodos y procedimientos
vinculados a la previsión de ingresos, gastos y financiamiento para la
provisión de bienes y servicios públicos a fin de cumplir las metas del Plan
Nacional del Buen Vivir y las políticas públicas, y las etapas del ciclo
presupuestario, que es de cumplimiento obligatorio para todas las entidades y
organismos del sector público (Ecuador, 2010).
14
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas el Art. 54 dice:
“Las instituciones públicas reportarán a la Secretaría Nacional de Planificación y
Desarrollo sus instrumentos de planificación institucionales, para verificar que las
propuestas de acciones, programas y proyectos correspondan a las competencias
institucionales y los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo” (Ecuador, 2010).
En el Art 57 dice: “Los planes de inversión son la expresión técnica y financiero
del conjunto de programas y proyectos de inversión, debidamente priorizados,
programados y territorializados, de conformidad con las disposiciones de este
código. Estos planes se encuentran encaminados a la consecución de los objetivos
del régimen de desarrollo y de los planes del gobierno central y los gobiernos
autónomos descentralizados” (Ecuador, 2010).
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas el Art 58, dice:
“Los planes de inversión serán cuatrianuales y anuales. La expresión financiera de
los planes cuatrianuales permite la certificación presupuestaria plurianual. La
continuidad de la ejecución de la inversión pública deberá formularse y
actualizarse en concordancia con la programación presupuestaria cuatrianual. La
expresión financiera de cada plan anual de inversiones es el respectivo
presupuesto anual de inversiones” (Ecuador, 2010). El Art. 87, dice: “La
programación fiscal del Sector Público no Financiero será plurianual y anual y
servirá como marco obligatorio para la formulación y ejecución del presupuesto
general del Estado y la programación presupuestaria cuatrianual y referencial para
otros presupuestos del sector público” (Ecuador, 2010).
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas el Art. 97, dice: “La
programación presupuestaria, fase del ciclo presupuestario en la que, en base de
los objetivos determinados por la planificación y las disponibilidades 15
presupuestarias coherentes con el escenario fiscal esperado, se definen los
programas, proyectos y actividades a incorporar en el presupuesto, con la
identificación de las metas, los recursos necesarios, los impactos o resultados
esperados de su entrega a la sociedad y los plazos para su ejecución” (Ecuador,
2010).
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas el Art. 22 dice:
Las Entidades Contratantes, para cumplir con los objetivos del Plan Nacional de
Desarrollo, sus objetivos y necesidades institucionales, formularán el plan anual
de contratación con el presupuesto correspondiente, de conformidad a la
planificación plurianual de la Institución, asociados al Plan Nacional de
Desarrollo y a los presupuestos del Estado” (Servicio Nacional de Contratación
Pública, 2014).
2.1.3 Referentes empíricos
(Gancino Vega, 2010) analiza la incidencia de la planificación
presupuestaria en la información financiera en una organización ecuatoriana
dedicada al cuidado del medio ambiente; recolecta información presupuestaria,
contable y de control, a través de observación y encuestas, encontrando que la
planificación presupuestaria en los departamentos, no se encuentra debidamente
estructurada, menos en los departamentos administrativo y contable, lo que
ocasiona que la información financiera de la institución no refleje la realidad. Su
investigación revela la importancia de la planificación presupuestaria como
herramienta fundamental para la toma de decisiones acertadas en base a
información financiera correcta y actualizada.
16
Plan Estratégico Institucional de Fuerzas Armadas “ECUADOR 2010-
2021” el numeral 3.4 dice: “La estrategia que guiará el accionar de las Fuerzas
Armadas en los próximos años, es la excelencia operacional, entendida como el
aprovechamiento de las capacidades específicas hacia la consecución de
capacidades estratégicas, es decir la optimización de los recursos (financieros y no
financieros) en la preparación y la conducción militar conjunta; cumplimiento de
estándares de interoperabilidad e interoperatividad, con procesos normalizados a
nivel Fuerzas Armadas, enfocados en la gestión por resultados, contando con un
personal altamente calificado y motivado con la firme determinación de cumplir la
normativa jurídica vigente, para dar respuesta a las necesidades y demandas
sociales” (Comando Conjunto de Fuerzas Armadas, 2016).
Plan de Gestión Institucional 2014-2017, partir del 2007 los profundos
cambios manifestados en varias dialécticas que van marcado el mundo del siglo
21, tales como: globalización-mundialización de la economía, la
internacionalización de la información-comunicación, el vertiginoso avance del
conocimiento científico-técnico, los postulados de la defensa nacional y la
seguridad ciudadana, la necesaria desconcentración- descentralización de la
gestión gubernamental y el desarrollo del Plan Nacional para el Buen Vivir han
guiado los esfuerzos institucionales para adecuarse a la reforma democrática
expresada en la Constitución de la República del 2008. Consecuentemente es
necesario integrar y relacionar la agenda política de defensa, 2008, directiva de
defensa militar, 11-Dic-2012 y el plan estratégico de Fuerzas Armadas 9-Nov-
2011 con la planificación estratégica de la Armada del Ecuador en un documento
denominado plan de gestión institucional que incorpore los contenidos y
principios del plan vigente, así como la elaboración del alineamiento e integración 17
al programa anual de la política pública, programa plurianual de la política pública
y el plan de capacidades estratégicas conjuntas.
Proyecto de estatuto orgánico de gestión organizacional por procesos del
Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas Art. 10, numeral 1. Misión, dice:
Dirigir la gestión institucional del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y
conducir las operaciones militares; a fin de cumplir la misión operacional e
institucional (Armada del Ecuador, 2014).
De la programación plurianual de la política pública se despliega la
programación anual de la política pública, PAP, la misma que se desglosará en
dos periodos en el año, y reflejará también la programación de las metas y del
presupuesto. La PAP debe contener tanto planificación del nivel central como de
las unidades desconcentradas. (Únicamente cuando aplique). Cada uno de los
objetivos estratégicos, metas e indicadores, así como: los programas, proyectos y
actividades de la PAP deben corresponderse con los objetivos, metas e
indicadores que propone la PPP. De esta manera, se garantiza que la acción
institucional se inscriba en las grandes líneas de acción gubernamental.
La PAP es un instrumento que vincula la planificación con el presupuesto,
es la base para elaborar la proforma presupuestaria, permite concretar lo
planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de recursos. La
PAP a través de los indicadores de gestión establecidos permite medir el avance
de las metas de la institución, con el fin cumplir los objetivos estratégicos
institucionales en un periodo determinado. La planificación anual, gracias a la
alineación con la planificación institucional (cuatrianual), y de ésta con los
respectivos instrumentos de planificación (PNBV, agendas y políticas sectoriales,
18
agendas zonales y para la igualdad), garantiza que la acción institucional se
registre en las grandes líneas de acción gubernamentales.
La PAP, reflejará los gastos permanentes y no permanentes de la
institución para el año en curso. La PAP y su evaluación permitirán realizar
ajustes de la programación de los programas y proyectos. De esta forma, la
entidad podrá adaptarse a las condiciones y circunstancias que se presentan cada
año, y a los cambios no previstos. La PAP se debe formular tomando en cuenta
los instrumentos metodológicos presentados por la SENPLADES, las
disposiciones legales que existen al respecto y el presupuesto asignado a la
institución por el Ministerio de Finanzas en el año en curso. La matriz de
elaboración de la PAP es un instrumento de planificación interna que recogerá la
planificación operativa anual de las unidades de trabajo internas como de las
unidades desconcentradas de la Institución.
Los programas institucionales definidos para la proforma 2015 y validadas
por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, Ministerio de Finanzas y
Ministerio de Defensa se mantendrán, para la proforma año 2016, lo que permitirá
articular la planificación con el presupuesto (Comando Conjunto de Fuerzas
Armadas, 2016).
Sistema Integrado de Gestión Institucional, este sistema tiene una
estructura organizacional propia, basada en lo establecido en la estructura por
procesos de la Armada, contiene procesos establecidos en el plan de gestión
institucional con la finalidad de planificar y presupuestar, mantener y controlar la
administración financiera de la Armada. Tiene una herramienta informática
denominada SIGEIN en donde se ingresa la información de la planificación y se
19
hace seguimiento y control. El sistema contiene una guía generalizada para el uso
del sistema informático (Armada del Ecuador, 2016).
2.2 Marco metodológico
Para efectuar la presente investigación se utilizó el método cualitativo del
estudio de casos que es uno de los métodos de investigación para las ciencias
sociales; se emplea (1) cuando la principal pregunta de la investigación es “como”
o “por qué” (2) cuando el investigador tiene poco o ningún control sobre el
comportamiento de los eventos y (3) cuando el objeto de la investigación es un
fenómeno contemporáneo (opuesto a uno enteramente histórico). Por tanto, el
estudio de casos investiga un fenómeno contemporáneo (el “caso”) en su real
contexto, especialmente cuando los límites entre el fenómeno y su contexto
pueden no ser claramente evidentes.
Al realizar investigación mediante estudio de casos, el investigador se
enfoca en conducir la investigación rigurosamente para llegar a conclusiones
generales y entender la ventaja comparativa de emplear esta metodología (Yin,
2013). El presente caso relacionado al desempeño del personal en una
organización, es contemporáneo, no histórico y requiere el entendimiento del
contexto para llegar a conclusiones sobre las causas que generan determinado
comportamiento en el personal civil y militar de la organización, es decir el
método escogido es el que mejor se adapta a los propósitos y naturaleza de la
investigación.
Por otro lado, la presente investigación hace uso de los métodos teóricos
que se describen a continuación, concordante con lo que indica (Calduch, 1998).
Método descriptivo que hace la exposición narrativa, numérica o gráfica, con alto
20
nivel de detalle del objeto investigado. El investigador busca conocimiento
primario de la realidad como se desprende de la directa observación que realiza el
analista y/o del conocimiento adquirido mediante lectura o estudio de información
aportada por otros autores. Su fin es extraer y mostrar, con gran exactitud,
información sobre la realidad conforme a ciertos criterios establecidos
previamente por la ciencia, tiempo, espacio, características funcionales,
características formales, efectos producidos, etc.
Método analítico sustentado en el supuesto de que el conocimiento de un
todo permite caracterizar cada parte y explicar las relaciones existentes entre ellas.
Permite encontrar las relaciones principales de causalidad entre las variables que
están siendo investigadas. La comparación o analogía contrasta los elementos que
caracterizan el objeto de investigación, sus constantes, variables y relaciones, con
los de otros objetos ya conocidos, para encontrar semejanzas y diferencias entre
sí. Método sintético opuesto al método analítico, parte del conocimiento de
diversos elementos de la realidad y relaciones que los unen para alcanzar el
conocimiento completo y general de tal realidad. Se apoya en la idea de que el
todo puede ser explicado y comprendido a través de la conjunción del
conocimiento de cada una de sus partes.
Método inductivo que se basa en identificación de características regulares
o generales que se observan en una variedad de hechos; a partir de dichas
características generales, se pueden formular leyes o proposiciones. El método
deductivo determina características de una particular realidad investigada por
consecuencia o derivación de características o enunciados contenidos en leyes o
proposiciones científicas generales formuladas con anterioridad. La deducción
21
deriva consecuencias singulares o particulares de premisas o conclusiones
generales ya aceptadas o establecidas (Calduch, 1998).
Por otro lado, la técnica utilizada para la recolección de la información es
la Observación participativa, en consideración a que el autor forma parte del
proceso organizacional de administración del programa de infraestructura materia
del presente trabajo, que lo ubica en una posición privilegiada para recopilar los
sucesos relevantes para su análisis, extrayéndolos directamente desde su realidad.
Además, de acuerdo a la teoría descrita en los párrafos precedentes, se utilizan los
métodos teóricos tales como el descriptivo al detallar la fenomenología que está
ocurriendo actualmente en que personal incumple sus tareas y obligaciones
causando efectos negativos que requieren ser contrarrestados en beneficio de la
mejora continua de los procesos que desarrolla la organización.
En suma, se desprende que el estudio de casos es el método más adecuado
a la presente investigación porque se busca describir y entender a profundidad la
problemática al interior de un segmento particular de la organización en la
Armada del Ecuador, y sobre esta base elaborar una propuesta de mejora
materializada por un documento guía para la planificación del Mantenimiento de
Infraestructura, que en último término busca mejorar el desempeño de la
organización para el cumplimiento de metas, a través del accionar del personal
militar y servidores públicos involucrados.
Se realiza la combinación de los métodos analítico-sintético, al separar en
primera instancia los elementos componentes de la problemática tales como el
desconocimiento de procedimientos, la falta responsabilidad y el factor
tecnológico informático deficitario como contribuyentes a la problemática de
retrasos en la entrega de reportes e incumplimiento de instrucciones relacionadas 22
al seguimiento y ejecución del programa de mantenimiento de infraestructura.
Una vez separado el problema en sus partes componentes, se sintetiza la
problemática hacia el factor humano y su nivel de conocimiento que le facilita o
dificulta un adecuado desempeño de funciones y tarea asignadas.
Junto con el proceso analítico-sintético, se hace uso de la combinación de
los métodos inductivo-deductivo; inductivo (va de lo general a lo particular)
partiendo de postulados generales de la ciencia de la administración referente al
comportamiento organizacional que describe los elementos de la motivación de
los empleados, hacia su aplicación particular en la estructura organizacional de la
DINCYP. Deductivo (va de lo particular a lo general) desde la observación de
particularidades importantes como la conformación orgánica inusual mixta de
elemento civil-militar, con diferencias marcadas principalmente en sus
obligaciones (el personal militar hace guardia y otras actividades castrenses).
Se hace uso de la comparación o analogía entre la teoría y la práctica con
la finalidad de evidenciar la importancia de orientar, guiar y capacitar
adecuadamente al talento humano en forma que se involucre a profundidad en las
responsabilidades a él asignado. Este método facilita demostrar con fundamento
teórico, que un grupo humano bien instruido es un grupo motivado, identificado
con los objetivos de la organización, en capacidad de lograr elevados niveles de
desempeño.
23
Tabla 1
CDIU del estudio de caso
Categoría Dimensiones Instrumentos Unidad de Análisis
Económico Planificación Presupuestaria.
Asignación de recursos
presupuestarios
Entrevista Director de DINCYP
Oficiales
Tripulantes
Servidores públicos
Social Rotación de personal militar.
Rol del puesto de trabajo
(especialización).
Entrevista
Revisión
documental
Oficiales
Tripulantes
Servidores públicos
Tecnológico Sistema informático Entrevista Tripulantes
Servidores públicas
Elaborado por: Econ. Guillermina Zambrano
2.2.1 Categorías
Económico.- esta categoría refleja la planificación presupuestaria como
parte de los recursos monetarios de la organización, y como un instrumento para
dirigir las actividades y así obtener los objetivos propuestos, los mismo que están
debidamente alineados a los objetivos del gobierno.
Social.- Esta categoría explora aspectos inherentes de la persona como
cumplidora de un rol importante dentro de un grupo formal, transversal a
cualquier organización como son la responsabilidad y ética, se refiere a los
atributos y características del talento humano en su conjunto que permiten hacer
que la organización funcione con eficiencia y eficacia, tomando en cuenta el
conocimiento y el cumplimiento de sus tareas en la institución.
24
Tecnológico.- esta categoría se refiere a la herramienta informática que
utiliza la institución para ingresar la planificación, está relacionada al sistema
SIGEIN.
2.2.2 DIMENSIONES
La planificación presupuestaria.- esta dimensión busca conocer que tan
adecuada es la planificación presupuestaria en el programa de mantenimiento de
infraestructura, así como también si esta planificación permite alcanzar sus
objetivos propuestos.
La asignación de recursos presupuestario.- esta dimensión ayuda a conocer
si la asignación presupuestaria es distribuida de acuerdo a las necesidades o
requerimientos prioritarios de los RNE.
Rotación del Personal militar.- Esta dimensión hace una aproximación
desde el punto de vista del personal militar, de las ventajas y desventajas del
sistema de rotación de personal militar.
Rol del puesto de trabajo (especialización).- esta dimensión valora en qué
medida, cada persona involucrada en el proceso de planificación presupuestaria
del programa de mantenimiento de infraestructura conoce lo que debe hacer y en
qué momento debe hacerlo. Esta dimensión es crucial para el cumplimento del
objetivo de la presente investigación.
Sistema Informático.- en esta dimensión se busca conocer que tan
adecuado es el sistema informático, si es amigable, fácil de utilizar, si esta
actualizado, si presenta problemas en el manejo del módulo de planificación.
Instrumentos
25
Revisión documental.- Se refiere a la verificación de existencia y
contenidos de documentación administrativa que refleje el grado de
cumplimiento/desempeño de los repartos navales.
Entrevista.- Es un dialogo previamente planificado plasmado en un
cuestionario que orienta al entrevistador a fin de obtener criterios válidos por
parte del entrevistado.
2.2.3 Unidad de análisis
Director de DINCYP.- Oficial superior legalmente designado como
Director de Ingeniería Civil y Portuaria, líder de la organización. Administrador
del Programa de Mantenimiento de Infraestructura.
Oficiales.- Personal militar que ocupa puestos gerenciales medios como
jefaturas de departamento y división.
Tripulantes.- Personal militar que ocupa puestos operativos como
encargados de cumplir tareas administrativas.
Servidores públicos.- Personal civil que cumple tareas administrativas.
2.2.4 Gestión de datos
El cuestionario de la entrevista a los encargados de elaborar la
planificación presupuestaria se estructura de once preguntas orientadas a conocer
el nivel de conocimiento relacionado a los procedimientos de planificación en el
programa de mantenimiento; por otro lado, se pregunta sobre los inconvenientes
en la planificación, las ventajas y desventajas del sistema de rotación del personal
militar establecido en la Armada del Ecuador, considerando que se rota cada dos
años en promedio, así mismo se consulta sobre la herramienta informática que
26
utilizan para la planificación, y si se cuenta o se requiere de una guía
metodológica que facilite su trabajo.
Al nivel gerencial se le consulta su opinión sobre el cumplimiento de las
obligaciones del personal encargado de la planificación presupuestaria, del
establecimiento de metas y logros del programa de mantenimiento y las
principales dificultades y si el programa de mantenimiento de infraestructura
cuenta con una adecuada planificación. En el Anexo A se adjuntan los formatos
de cuestionarios empleados para las entrevistas, los cuales contienen tres
preguntas para el nivel directivo y once preguntas para el nivel operativo,
abordando las realidades propias y explorando las percepciones y conocimientos
de los entrevistados acerca de la planificación presupuestaria.
Se revisó el archivo documental de DINCYP de los años 2014, 2015 y
2016, buscando evidenciar retrasos en la entrega de reportes, incumplimientos y
errores de los repartos navales ejecutantes en relación al programa de
mantenimiento de infraestructura militar. En el 2014 se asignó presupuesto a 37
RNE, de los cuales 02 RNE planificaron correctamente y 35 RNE cometieron 84
errores. En el 2015 se le asignó presupuesto a 36 RNE de los cuales 07 RNE
planificaron correctamente y 29 RNE cometieron 68 errores. En el 2016 se asignó
presupuesto a 18 RNE, de los cuales 09 RNE planificaron correctamente y 09
RNE cometieron 38 errores. La documentación encontrada evidencia errores de
planificación recurrentes reflejados en matrices de seguimiento y reportes de
correcciones realizadas (Anexo B).
27
2.2.5 Criterios éticos
Las entrevistas son realizadas al personal de oficiales, tripulantes y
servidores públicos de los RNE, involucrados en las actividades de planificación y
ejecución del programa de mantenimiento de infraestructura; las preguntas no
conllevan ningún compromiso o afectación institucional y las respuestas son
anónimas de tal forma que la información obtenida se apega a la realidad de los
fenómenos investigados. La finalidad de la presente investigación es concordante
con los criterios de responsabilidad social ya que busca contribuir a elevar la
capacidad de la organización mejorando el desempeño del personal. El personal
entrevistado está directamente involucrado en los procedimientos de planificación
del programa de mantenimiento de infraestructura militar; por lo tanto, es
conocedor de la realidad desde la óptica de su puesto y aporta con información
valiosa y pertinente al estudio.
2.2.6 Resultados
Se realizó una entrevista al Administrador del Programa del
Mantenimiento de Infraestructura, a fin de conocer su criterio y opinión sobre la
planificación presupuestaria, el cumplimiento de obligaciones del personal
encargado de la planificación presupuestaria y establecimiento de metas y logros,
quien contestó las siguientes preguntas:
1) ¿Considera usted que la Armada del Ecuador cuenta con una adecuada
planificación presupuestaria para el mantenimiento de infraestructura?
No cuenta con una adecuada planificación presupuestaria para el
mantenimiento de infraestructura, porque carece de información presupuestaria
oportuna lo que produce el retraso en las toma de decisiones sobre el presupuesto. 28
2) ¿Qué opina sobre el cumplimiento de las obligaciones del personal
encargado de la planificación presupuestaria?
Los repartos navales ejecutantes desde hace algunos años atrás de forma
continua han incumplido con las disposiciones que emite el Mando Naval sobre la
planificación presupuestaria, reportes y fechas de entrega de los mismos, a pesar
de que constantemente se les ha enviado comunicaciones para que se dé
cumplimiento, lo que ha ocasionado que haya una demora en la ejecución
presupuestaria y por ende un retraso en el cumplimiento de las metas y logros.
Además se ha incrementado el gasto de los recursos debido al esfuerzo
administrativo adicional con las consecuentes pérdidas de tiempo, tanto así que se
ha tenido que llamar por teléfono y enviar correos a cada RNE, recordándoles sus
obligaciones en el ingreso de la planificación, la misma que en su mayoría cuando
ingresan al sistema informático o los envían presentan errores ya que digitan mal,
asignan otras partidas, cambian el formato establecido, etc.; esto produce pérdida
de tiempo porque se vuelve a revisar y coordinar para que corrijan los errores
hasta poder validar la información y obtener documentación confiable, porque
esto permite la toma de decisiones sobre el presupuesto.
3) ¿Qué opina sobre el establecimiento de las metas y logros en el programa
de mantenimiento de infraestructura?
Que se deben establecer de manera correcta, porque están van a permitir el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Se realizó una entrevista a nueve personas, militares (oficiales y
tripulantes) y civiles de los RNE, a fin de conocer inconvenientes, orientaciones y
nivel de conocimiento en el proceso de planificación presupuestaria, ventajas y
29
desventajas sobre la rotación del personal militar, quienes contestaron las
siguientes preguntas:
1) ¿Qué tipos de inconvenientes ha tenido en la elaboración de planificación
presupuestaria?
La mayoría indicaron que desconocen los procedimientos porque cuando
los trasbordan, el personal saliente no les explica bien sus tareas y obligaciones;
algunos indican que no cumplen por falta de tiempo debido a que tienen que
realizar otras tareas paralelamente; así mismo otros indicaron que no los han
capacitado y un solo mencionó que si cumple.
2) ¿El techo presupuestario que se le asigna a su RNE es acorde a sus
necesidades prioritarias de mantenimiento de infraestructura?
La mayoría nos dijo que sus necesidades son muchas y que se les asigna
poco techo y que cumplen en planificar de acuerdo a lo asignado.
3) Indique ventajas y desventajas de los transbordos (rotación) cada dos años
(militares).
En su mayoría mencionó que con cada trasbordo afrontan nuevos retos, se
llega a tener más conocimientos en las áreas de planificación, se sale de la
monotonía de los puestos o rompe lo rutinario, se conoce fortalezas y debilidades
que les permite estar preparados para cumplir los trabajos o tareas que les asignen
y que adquieren conocimientos sobre la gestión administrativa a través del
SIGEIN.
Entre las desventajas mencionadas se encuentran las siguientes: que los
militares salientes no explican a los entrantes en detalle, los deberes y
obligaciones que deben cumplir, no conocen lo que tienen que hacer, en el cambio
de los responsables normalmente ocupan vacantes personas que no cumplen las 30
mismas funciones, desconocimiento de información al ocupar nuevo cargo, se
produce discontinuidad de las actividades y proyectos.
También se realizó preguntas para conocer el nivel de conocimiento en la
elaboración de tareas y procedimientos, se consultó las siguientes definiciones:
4) ¿Cómo define usted a las metas y a los logros?
Unos indicaron que son resultados, otros dijeron rangos, la mayoría dijo
terminar un mantenimiento al 100%, terminar algo propuesto.
5) ¿Cómo mide las metas de los mantenimientos de infraestructura?
Unos contestaron que con indicadores, otros contando los mantenimientos
otros contando los logros.
6) ¿Cuáles son las partidas presupuestarias que utiliza en la planificación del
mantenimiento de infraestructura?
Unos indicaron 530417, la mayoría no sabía.
7) ¿Cuál es la estructura programática de la sub-actividad de Mantenimiento
de infraestructura militar?
Sólo la mitad de los entrevistados contestó correctamente.
También se consultó sobre el sistema informático, se preguntó lo
siguiente:
8) ¿Considera usted que el sistema informático es adecuado y amigable para
el ingreso de planificación presupuestaria del programa?
En su mayoría indican que tienen problemas con el sistema informático de
gestión, SIGEIN, que se cae y es muy lento.
9) ¿Existe una guía metodológica para elaborar la planificación
presupuestaria en el programa de mantenimiento de infraestructura?
31
Todos contestaron que no existe una guía metodológica para la
planificación presupuestaria del mantenimiento de infraestructura.
10) ¿Considera necesario que se elabore una guía metodológica que de
lineamientos para la planificación presupuestaria del programa de mantenimiento
de infraestructura?
Todos indicaron que si es necesaria una guía metodológica
11) ¿Qué considera usted que debe contener la guía metodológica? Marque
con una X.
Alineación estratégica x
Pasos detallados para realizar la planificación x
Pasos para ingresar la información en SIGEIN x
Todos marcaron con X las tres consideraciones de la guía metodológica.
La revisión documental del archivo administrativo de DINCYP del año
2015 dio como resultado el hallazgo de matrices de seguimiento de la gestión de
los RNE que refleja errores recurrentes cometidos en la planificación (Anexo C),
correcciones realizadas mediante modificaciones presupuestarias. Por otro lado, se
encontraron comunicaciones oficiales (oficios) disponiendo se realicen
correcciones previo a la ejecución. Se deduce que a los errores encontrados se
asocia el respectivo consumo de tiempo y recursos que se hubieran podido ahorrar
en caso de haber planificado con pocos o sin errores.
2.2.7 Discusión
En general, se aprecia un notorio nivel de desconocimiento de
procedimientos en el personal encargado de la planificación presupuestaria del
programa de mantenimiento de infraestructura, atribuidos a los procesos de
32
entrega-recepción de cargos. La opinión del administrador del programa de
mantenimiento es consistente con las respuestas del personal encargado que
reflejan falta de conocimiento. Una de las principales funciones de la gestión de
recursos humanos es la capacitación que se encarga de cubrir brechas de
desconocimiento en el personal.
Por otro lado, el desconocimiento de procedimientos que revela el
personal, es un reflejo de políticas inadecuadas relativas a la administración del
recurso humano en cuanto a la función de capacitación que estaría contribuyendo
a una inadecuada planificación presupuestaria. Ante la realidad evidenciada, una
guía metodológica de procedimientos contribuye a contrarrestar la brecha de
conocimiento presente en el personal encargado de la planificación presupuestaria
del programa mantenimiento de infraestructura.
La mayoría de respuestas relacionadas al incumplimiento de disposiciones
y retraso en la entrega de reportes es confirmatoria de desconocimiento e
incumplimiento, a excepción de un solo caso que indica que si cumple. Algunas
respuestas atribuyen las dificultades al bajo desempeño del sistema informático y
otras a las interferencias con otras tareas de índole militar que el personal debe
cumplir tales como guardias y comisiones de servicios. La organización militar es
vertical, es decir jerarquizada, por lo tanto, rígida y adicionalmente constituida de
forma mixta, por personal civil y militar cuya formación tiene diferencias
marcadas.
La presente investigación confirma que la falta de conocimiento de los
procesos internos para la planificación presupuestaria junto con un sistema
informático poco amigable, son las razones primarias para que se genere una
planificación presupuestaria inadecuada. A lo anterior se suma la frecuente 33
rotación del personal militar encargado de la planificación presupuestaria que no
siempre es asignado en base a su especialidad y competencias y que debe recibir
una adecuada inducción al nuevo puesto para que su desempeño sea acorde a la
exigencia del proceso planificador. El presente estudio propone una guía
metodológica para la planificación presupuestaria orientada a cubrir la brecha de
conocimiento encontrada y minimizar al mismo tiempo los efectos adversos de la
alta rotación de personal y las deficiencias que presenta el sistema informático.
34
3 Propuesta
3.1 Presentación de la propuesta
La presente propuesta de guía metodológica para la planificación
presupuestaria (Anexo C) refleja la integración de los saberes teóricos,
metodológicos y experiencia empírica que contribuyen a la solución de los
problemas laborales que se han venido presentando desde al año 2014 en la
Armada del Ecuador, específicamente en la planificación presupuestaria del
programa de mantenimiento de infraestructura. La propuesta contiene dos partes
principales, la primera, la metodología de la planificación propiamente dicha y la
segunda, los pasos a seguir para el ingreso de la información al sistema
informático.
3.2 Validez de la propuesta
La propuesta fue revisada y validada por tres personas involucradas
directamente con la planificación presupuestaria del programa de mantenimiento
de infraestructura de la Armada del Ecuador, por el administrador del programa de
mantenimiento de infraestructura, el jefe de planificación de infraestructura, y un
reparto naval ejecutante encargado de la planificación presupuestaria, quienes
manifiestan su criterio favorable respecto a la metodología empleada para su
elaboración, a su contenido y como una herramienta e instrumento necesario para
solucionar el problema, agilitar el procedimiento y cubrir la brecha de
conocimiento del personal involucrado en la planificación presupuestaria del
mencionado programa.
35
3.3 Justificación de la propuesta
La guía metodológica para la planificación presupuestaria del
mantenimiento de infraestructura de la Armada del Ecuador propuesta (Anexo C),
servirá para orientar a los repartos navales ejecutantes de sus responsabilidades y
de cómo realizar correctamente la programación de la planificación
presupuestaria, además para estandarizar los formatos de los reportes, la forma de
llenarlos y tiempos de entrega, la manera de ingresar esta información en el
sistema informático de gestión institucional, SIGEIN.
36
Conclusiones
1.- Se revisaron las teorías referentes a la planificación presupuestaria y
se evidenció que existe al menos otra institución que ha realizado estudios
similares donde orientan al personal para que ejecute de manera correcta los
procedimientos y así lograr el cumplimiento de los objetivos y metas
institucionales.
La investigación permitió conocer algunos detalles importantes de otra
institución con similares precedentes, que planteó la elaboración de una guía
metodológica para orientar al personal encargado de la planificación
presupuestaria.
2.- Se comprobó mediante una de las técnicas de investigación, la
entrevista, que el personal militar encargado de la planificación presupuestaria
desconoce el procedimiento y tiene inconvenientes en la elaboración de la
planificación, debido a que cuando recibe el puesto no le hacen una buena
inducción sobre las tareas; a lo anterior, se suma la falta de capacitación por
recursos limitados y la desactualización del sistema informático. Todo lo anterior
ocasiona el retraso en la entrega de información que influye significativamente en
la toma de decisiones y en el cumplimiento de las metas y logros de la institución.
Así mismo mediante la revisión de documentación histórica de la
DINCYP, se pudo evidenciar que los repartos navales ejecutantes cometen errores
recurrentes en la planificación presupuestaria como la mala aplicación de las
partidas, la mala denominación de los mantenimientos, mala definición de metas y
mala asignación de fases, lo que ocasiona incremento en el gasto de recursos.
37
3.- Se elaboró una propuesta de guía metodológica para la planificación
presupuestaria del programa de mantenimiento de infraestructura de la Armada
del Ecuador, con la finalidad de proporcionar información que oriente al personal
encargado en la planificación correcta de los mantenimientos.
En mencionada guía metodológica se definen pasos concretos a seguir
para la elaboración de la planificación presupuestaria, describe los deberes y
obligaciones de los encargados, detalla los pasos a seguir para el ingreso de la
información al sistema, con la finalidad de estandarizar el procedimiento y
facilitar la planificación presupuestaria.
Recomendaciones
1.- Capacitar continuamente al personal en planificación presupuestaria
del programa de mantenimiento de infraestructura, con la finalidad de elevar los
niveles de desempeño del personal.
2.- Una vez implementada la guía metodológica propuesta, evaluar en el
mediano plazo el nivel de desempeño del personal encargado de la planificación
presupuestaria del programa de mantenimiento de infraestructura así como su
nivel de conocimiento.
3.- Aprobar y aplicar la propuesta de Guía Metodológica para la
planificación presupuestaria del mantenimiento de infraestructura militar en la
Armada del Ecuador, para contribuir a elevar la eficacia y eficiencia institucional
en la ejecución de proyectos de mantenimiento de infraestructura.
38
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LOS ESTUDIOS ORGANIZACIONALES EN AMÉRICA LATINA.
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Tejeiro, J. B., Alvarez, J. A., & Burgos, A. B. (2014). El Presupuesto como
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Vera, A. A. (2015). Metoologia de la investigacion (Vol. 4).
Yin, R. K. (2013). Case study research: Design and methods. Sage publications.
41
Anexo A
Cuestionarios de entrevistas
Entrevista a personal de los RNE encargado de la planificación
presupuestaria.
La presente entrevista es anónima, es decir no considera la identidad de los
encuestados.
Responda con sinceridad.
1. ¿Qué tipos de inconvenientes ha tenido en la elaboración de planificación
presupuestaria?
2. ¿El techo presupuestario que se le asigna a su RNE es acorde a sus
necesidades prioritarias de mantenimiento de infraestructura?
3. Indique ventajas y desventajas de los transbordos (rotación) cada dos años
(militares).
4. ¿Cómo define usted a las metas y a los logros?
5. ¿Cómo mide las metas de los mantenimientos de infraestructura?
6. ¿Cuáles son las partidas presupuestarias que utiliza en la planificación del
mantenimiento de infraestructura?
7. ¿Cuál es la estructura programática de la sub-actividad de Mantenimiento
de infraestructura militar?
8. ¿Considera usted que el sistema informático es adecuado y amigable para
el ingreso de planificación presupuestaria del programa?
9. ¿Existe una guía metodológica para elaborar la planificación
presupuestaria en el programa de mantenimiento de infraestructura?
A - 1
10. ¿Considera necesario que se elabore una guía metodológica que de
lineamientos para la planificación presupuestaria del programa de
mantenimiento de infraestructura?
11. ¿Qué considera usted que debe contener la guía metodológica? Marque
con una X.
Alineación estratégica ___
Pasos detallados para realizar la planificación ___
Pasos para ingresar la información en SIGEIN ___
Entrevista a personal Administrador del Programa de Mantenimiento de
Infraestructura Militar
La presente entrevista es anónima, es decir no considera la identidad de los
encuestados.
Responda con sinceridad.
1. ¿Considera usted que la Armada del Ecuador cuenta con una adecuada
planificación presupuestaria para el mantenimiento de infraestructura?
2. ¿Qué opina sobre el cumplimiento de las obligaciones del personal
encargado de la planificación presupuestaria?
3. ¿Qué opina sobre el establecimiento de las metas y logros del programa de
mantenimiento de infraestructura?
A - 2
Anexo B
Cuadro de errores de planificación 2014-2015-2016
Figura 2. Errores en la planificación año 2014
Elaborado por: Econ. Guillermina Zambrano
En el 2014, 35 RNE cometieron 84 errores en la planificación inicial para lo que
tuvieron que realizar 35 modificaciones presupuestarias para corregir. El error
más recurrente es la mala denominación de los mantenimientos por la definición
de metas.
Figura 3. Errores en la planificación año 2015
Elaborado por: Econ. Guillermina Zambrano
30; 36%
19; 23%
22; 26%
13; 15%
Denominación de Mantenimientos Codificación de Partidas Presupuestarías
Definición de Metas y Logros Asignación de Fase
19; 28%
11; 16%
26; 38%
12; 18%
Denominación de Mantenimientos Codificación de Partidas Presupuestarías
Definición de Metas y Logros Asignación de Fase
B - 1
En el 2015, 29 RNE cometieron 68 errores en la planificación inicial para lo que
tuvieron que realizar 58 modificaciones presupuestarias para corregir. El error
más recurrente es la mala definición de metas y logros.
Figura 4. Errores en la planificación año 2016
Elaborado por: Econ. Guillermina Zambrano
En el 2016, 09 RNE cometieron 38 errores en la planificación inicial para lo que
tuvieron que realizar 09 modificaciones presupuestarias para corregir. El error
más recurrente es la mala definición de metas y logros.
8; 21%
8; 21%15; 40%
7; 18%
Denominación de Mantenimientos Codificación de Partidas Presupuestarías
Definición de Metas y Logros Asignación de Fase
B - 2
Anexo C
Guía metodológica de planificación presupuestaria del programa de
mantenimiento de infraestructura de la Armada del Ecuador
1 Objetivos de la guía metodológica
1.1 Objetivo general
Proporcionar información que oriente la correcta planificación presupuestaria del
programa de mantenimiento de infraestructura.
1.2 Objetivos específicos de la propuesta
• Describir los pasos de manera ordenada para realizar una correcta
planificación del programa de mantenimiento de infraestructura.
• Definir los deberes y obligaciones de los involucrados en la planificación
presupuestaria del programa de mantenimiento de infraestructura.
• Precisar detalladamente los pasos para el ingreso de la información en el
sistema informático institucional (SIGEIN).
1.3 Desarrollo de la guía metodológica de planificación
presupuestaria
1.3.1 Definiciones
Estructura Programática.- es un documento que integra la información y
consideraciones con relación a las necesidades de una determinada área de
C - 1
actuación y orienta las acciones a emprender en los programas, proyectos y
actividades, para la realización de las diversas actividades en aquella área.
La estructura programática de cada entidad Operativa Desconcentrada
(EOD) en conjunto representa las necesidades de la Armada y que se refleja en
programación anual de la política pública, (PAPP)/ programación plurianual de la
política pública, (PPPP), este documento contiene la información de un
planeamiento plurianual en concordancia con el plan de gestión institucional.
Programa.- es la parte integrante de estructura programática, destinado a
agrupar proyectos que presentan características comunes en su planeamiento,
ejecución y control para alcanzar metas y objetivos establecidos en las políticas de
la Armada.
Proyecto.- es un conjunto de acciones, perfectamente definidas y
cuantificadas con respecto al propósito, costo probable, meta física a alcanzar y
plazos de ejecución, con miras a solucionar una necesidad específica en la
Armada.
Actividad.- es un conjunto de tareas ordenadas de manera lógica y
secuencias y que forman parte de la meta propuesta, con el propósito de
conseguir los resultados deseados.
Sub-actividad.- Tarea subordinada a la actividad que permite subdividir
las actividades en sus partes componentes.
Indicador de gestión.- Son índices que permiten evaluar el cumplimiento
de las metas definidas en cada nivel y que contribuyen a alcanzar los objetivos.
Partida presupuestaria.- Cuenta codificada que pertenece al clasificador
de gastos del sector público. Tiene fuente, fondo y el número de partida/ítem
presupuestario. C - 2
Fase.- agrupador de Gasto que se considera fijo o permanente para que un
reparto naval pueda funcionar administrativamente u operativamente. Ej. Fase 01
Reparación y Mantenimiento de Obras.
Ítem.- son códigos con denominación (nombre) para determinar el bien o
servicio que se requiere ejecutar o comprar.
Meta.- Es el rango de posibles resultados para un indicador.
Logro.- Es el resultado real de las acciones/mantenimientos ejecutados
para alcanzar la meta propuesta.
Administrador de programa.- es el reparto responsable de orientar la
planificación, realizar el seguimiento de la ejecución del programa presupuestario.
RNE.- Reparto Naval Ejecutante. Unidad organizacional encargada de
planificación y ejecución presupuestaria del programa.
1.3.2 Deberes y obligaciones
1.3.2.1 Administradores del programa
a. Orientar a los RNE de acuerdo a sus actividades, en el planteamiento de
metas en coordinación con el planificador relacionadas con el indicador,
en la fase de la planificación del año B+1 (siguiente año).
b. Revisar y consolidar las necesidades relacionadas a las sub-actividades
de su responsabilidad, vinculadas a los RNE y alineadas a la actividad -
programa.
c. Validar que las metas de su área de responsabilidad estén relacionadas
con los indicadores de la estructura programática.
d. Aprobar y distribuir las asignaciones presupuestarias a cada una de las
sub-actividades, priorizando las necesidades de los RNE, en el año B+1. C - 3
e. Presentar la información de las sub-actividades de su responsabilidad a
nivel de detalle (cuadro de bienes y servicios) a la comisión de revisión
de la planificación programática, en la fecha que le corresponde.
f. Supervisar a los RNE en el proceso de planificación desde el inicio
hasta su culminación.
g. Informar permanentemente a la autoridad de su área de responsabilidad
los avances en los procesos de planificación de las sub-actividades de la
PAP.
1.3.2.2 Repartos navales ejecutantes (RNE)
a. Elaborar el cronograma de actividades a nivel de tareas, utilizando la
herramienta Project, vinculando las mismas con el presupuesto,
constituyéndose en un documento a ser ingresado en el módulo de
planificación en el SIGEIN.
b. Establecer la línea base de las metas a nivel de sub-actividades,
partiendo de los resultados obtenidos a diciembre del año 2015 y
proyectados al año 2017.
c. Definir la meta a alcanzar a nivel sub-actividad, lo que permitirá
cumplir con el indicador determinado.
d. Ingresar en el SIGEIN, la información de tareas y metas relacionadas
con las sub-actividades de su responsabilidad para su aprobación.
e. Vincular a la estructura programática a la asignación presupuestaria a
nivel de fase, ítem y sub-ítem, en coordinación con la EOD e ingresar al
SIGEIN; permitiendo obtener el cuadro de bienes y servicios.
f. Gestionar ante la Dirección de Desarrollo Institucional (DDI), la
C - 4
asignación de claves en el SIGEIN para el personal responsable de la
planificación y la eliminación de las mismas en el caso de personal
trasbordado.
En el Anexo 1 se incluye un flujograma referencial del proceso de
planificación del programa de mantenimiento de infraestructura.
1.3.3 Alineación estratégica
Alineación: Se debe considerar el alineamiento de los objetivos
estratégicos del Ministerio de Defensa (MIDENA), Fuerzas Armadas (FF.AA).
2014-2017.
Objetivo 2: Mantener la soberanía e integridad territorial
Programa 57: Alistamiento operacional de las Fuerzas Armadas
Actividad: 02 Mantenimiento de infraestructura, plataformas y equipos
Militares.
Sub-actividad: 01 Mantenimiento de Infraestructura Militar:
Contemplará los requerimientos para la conservación y reparación básica de
edificios, instalaciones y componentes de la infraestructura, así como la provisión
de los materiales relacionados con el mantenimiento y la contratación de mano de
obra; con el propósito de mantener en buenas condiciones de funcionamiento las
instalaciones militares y que no son parte integrante del proyecto de inversión
mejoramiento de la infraestructura de las guarniciones militares.
Se considerará la siguiente sub-actividad: No. 01 Mantenimiento de
infraestructura militar.
• Mantenimiento de pistas militares
• Mantenimiento de pistas de entrenamiento y polígono de tiro
C - 5
• Mantenimiento de muelles
• Mantenimiento de fuertes, capitanías y bases
• Mantenimiento de hangares, talleres de mantenimiento.
• Mantenimiento de las instalaciones de la red estratégica-MODE.
• Mantenimiento de unidades móviles.
• Mantenimiento de refugios y depósitos
• Mantenimiento de puntos de despliegue
• Mantenimiento de estaciones radáricas.
• Mantenimiento de infraestructura administrativa y social.
Medición: Se debe aplicará el siguiente indicador para medir y
evaluar las variables asociadas a las metas
Meta planificada: Número de mantenimientos planificados
Meta alcanzada: Número de mantenimientos ejecutados
Nombre del indicador de gestión: Porcentaje de cumplimiento del
mantenimiento
Fórmula: Número de mantenimientos ejecutados/Número de
mantenimientos ejecutados *100
1.4 Pasos para elaborar la planificación presupuestaria
1.4.1 El administrador del programa de mantenimiento de infraestructura
solicitará los requerimientos y/o necesidades a los repartos navales
ejecutantes, RNE.
1.4.2 Los RNE, deben enviar sus necesidades conforme lo solicitado por el
administrador del programa.
C - 6
1.4.3 El administrador del programa priorizará los mantenimientos y les
asignara un techo presupuestario de acuerdo a las necesidades enviadas.
Una vez asignado el techo presupuestario, el RNE, debe identificar las
necesidades tanto de edificaciones, instalaciones urbanísticas como
sistemas de agua potable, servidas, lluvias, eléctricos, electrónicos,
mecánicos, contraincendios y sistemas especiales, vías y áreas verdes que
requieran de mantenimiento, a fin darle una denominación.
Colocar el nombre y ubicación de la edificación o instalación urbanística,
que es la denominación del ítem y/o meta, conforme el siguiente ejemplo:
Denominación de ítem y/o nombre de la meta (SIGEIN-planificación):
Mantenimiento Edificio Administrativo DIGMAT.
Mantenimiento Sistema de Agua Potable BASUIL.
Mantenimiento Cancha Deportiva BASALI.
1.4.4 El RNE, debe elaborar el presupuesto estimado generado de las
necesidades, en coordinación con el personal técnico asignado al reparto o
región geográfica.
1.4.5 Verificar de la alineación estratégica (Detallada en 1.3.3).
1.4.6 El RNE, debe asignar fase e item conforme el secuencial del sistema de
gestión institucional (SIGEIN). Ej.:
FASE DENOMINACION DE LA FASE
001 REPARACION Y MANTENIMIENTO DE OBRAS
ITEM DENOMINACION DEL ITEM (META)
001 MANTENIMIENTO EDIFICIO ADMINISTRATIVO DIGMAT
002 MANTENIMIENTO SISTEMA DE AGUA POTABLE BASUIL
C - 7
003 MANTENIMIENTO CANCHA DEPORTIVA BASALI
1.4.7 El RNE, debe asignar la partida correspondiente verificando el clasificador
presupuestario de ingresos y gastos del sector público del Ministerio de
Finanzas, a continuación se detallan las partidas utilizadas en planificación
del mantenimiento de infraestructura:
Tabla 1
Partidas presupuestarias de mantenimiento de infraestructura
PARTIDA PRESUP. Tipo de Mantenimiento
530404 Equipos y maquinarias integradas o que son parte del edificio.
530417 Áreas Urbanísticas (Sistemas de Agua Potable, Aguas Servidas,
Aguas Lluvias, Eléctrico, contraincendios, y especiales etc.)
530418 Vías y Áreas Verdes.
530811 Materiales de construcción , eléctricos etc., siempre y cuando el RNE
tenga personal para ejecutar trabajos
530420
Edificaciones y locales y residencias
Elaborado por: Econ. Guillermina Zambrano
1.4.8 El RNE, debe asignar un sub-ítem, que es el Código de Producto
Clasificado (CPC), que otorga el Servicio Nacional de Contratación
Públicas (SERCOP), a través del Portal de Compras Públicas en la
herramienta clasificador central de producto, los sub-ítems se encuentran
catalogados en el Sistema de Gestión Institucional (SIGEIN), si no existe
el sub-ítem, tiene que catalogarlo a través del Sistema Logístico SISLOG,
a continuación se detallan un cuadro con los sub-ítems catalogados en el
SISLOG, los mismos que se deben asignar de acuerdo al tipo de
mantenimiento.
C - 8
Tabla 2
Sub-ítems catalogados para mantenimiento de infraestructura
NSN DENOMINACION NSN CPC REQUERIMIENTO
72101768
0030001
Construcción de aceras o bordillos:
TIPO/ESPECIALIDAD:
MANTENIMIENTO DE CALLES ACERAS
Y BORDILLOS
53211.00.1 MANTENIMIENTO
PARQUEADEROS
72101568
0060002
MANT-REPARACION DE EDIFICIOS-
LOCALES -RESIDENCIA: TIPO:
INSTITUCIONES NAVALES - UND.:
GLOBAL
54121.00.1 MANTENIMIENTO
EDIFICIOS
72101568
0070002
MANTENIMIENTO Y REPARACION
VIAL - AREAS VERDES: TIPO:
VEHICULAR - PEATONAL -
PARQUEADERO UND. : GLOBAL
54210.00.1 MANTENIMIENTO
VIA
72101768
0010002
Servicios de hormigón o estuco para
exteriores: ESPECIALIDAD: ING. CIVIL -
AREAS DEPORTIVAS
54270.01.1
MANTENIMIENTO
DE AREAS
DEPORTIVAS
72102268
0010006
INSTALACIÓN O SERVICIO DE
SISTEMAS DE ENERGÍA ELÉCTRICA:
ESPECIALIDAD: SISTEMA ELECTRICO /
ING ELECTRICA
54611.00.1
MANTENIMIENTO
SISTEMA
ELECTRICO FUERA
DE LA
EDIFICACION
72102368
0030004
Construcción de sistemas de fontanería:
TIPO/ESPECIALIDAD: SISTEMA DE
SEGURIDAD / ING MECANICA
54612.00.1
MANTENIMIENTO
SISTEMA CONTRA
INCENDIO
72102368
0030001
Construcción de sistemas de fontanería:
TIPO/ESPECIALIDAD:
MANTENIMIENTO DE SISTEMA DE
AGUA POTABLE
54621.00.1
MANTENIMIENTO
SISTEMA AGUA
POTABLE
72102368
0040008
Mantenimiento o reparación de sistemas de
fontanería: ESPECIALIDAD : PLOMERIA
Y REPARACION DE TUBERIAS
54622.00.1
MANTENIMIENTO
SISTEMA AGUAS
SERVIDAS
72101768
0040003
Cimentación, enlosado:
TIPO/ESPECIALIDAD: IND. CIVIL/
GENERAL
54790.04.1 MANTENIMIENTO
EN GENERAL
72101768
0040002
Cimentación, enlosado:
TIPO/ESPECIALIDAD : REPARACION DE
MUELLES
67610.00.1 MANTENIMIENTO
MUELLE
C - 9
72102368
0030003
Construcción de sistemas de fontanería:
TIPO/ESPECIALIDAD: SISTEMA DE
COMBUSTIBLES / ING. MECANICA
86210.06.2
MANTENIMIENTO
SISTEMA DE
COMBUSTIBLE
73152168
0010067
Servicio de mantenimiento de equipo de
fabricación: ESPECIALIDAD :
MANTENIMIENTO TALLER
ESTRUCTURAS
87159.16.1 MANTENIMIENTO
ASCENSOR
Elaborado por: Econ. Guillermina Zambrano
1.4.9 El RNE, una vez que establece los números de mantenimientos, define el
número de metas y logros que va ejecutar, a fin de que el administrador
del programa de mantenimiento de infraestructura, pueda validar la
información.
• La meta en el presente programa, es el mantenimiento del edificio o la
instalación urbanístico en diferentes periodos.
• El logro, es el resultado o porcentaje con el que se ha contribuido al
cumplimiento de la meta, de acuerdo al siguiente ejemplo:
Tabla 3
Cuadro de definición de la meta
ITEM DENOMINACION DEL ITEM (META) No. METAS
001 MANTENIMIENTO EDIFICIO ADMINISTRATIVO DIGMAT
1
002 MANTENIMIENTO SISTEMA DE AGUA POTABLE BASUIL
1
003 MANTENIMIENTO CANCHA DEPORTIVA BASALI
1
TOTAL 3 Elaborado por: Econ. Guillermina Zambrano
1.4.10 El RNE debe elaborar la matriz de metas y logros, conforme el formato
establecido por administrador del programa y aprobado por el Estado
Mayor de la Armada (ESMAAR), Anexo 2.
C - 10
1.4.11 El RNE debe de elaborar el Plan de Mantenimiento, conforme el formato
establecido por Administrador del Programa y aprobado por el ESMAAR,
Anexo 3.
1.4.12 El RNE, debe elaborar la nómina de responsables, conforme el formato
establecido por administrador del programa y aprobado por el ESMAAR,
Anexo 4.
1.4.13 El RNE, debe elaborar un Project, el mismo que debe contener lo
siguiente:
• Estructura programática,
• Partidas presupuestarias
• Nombre del mantenimiento
• Asignación presupuestaria
• Porcentaje de avance
• Plazo de ejecución del mantenimiento
• Fechas de ejecución del mantenimiento
• Número de metas
1.5 Pasos a seguir para el ingreso de la planificación
presupuestaria al SIGEIN.
1.5.1 Para acceder al sistema de gestión institucional de la Armada del Ecuador
se debe considerar los siguientes roles de acceso:
• Administrador del Programa (ADP).- Revisa y valida la información
registrada
C - 11
• Reparto Naval Ejecutante (RNE).- Registra la información
1.5.2 El RNE, debe ingresar al sistema mediante un navegador de internet, a las
siguiente direcciones:
• Red Naval de Datos: http://10.144.5.150
• Internet: http://sigein.armada.mil.ec
1.5.3 El RNE, debe ingresar su usuario y contraseña y dar clip en inicio de
sesión
• Usuario: Persona que está a cargo de la planificación
• Contraseña: Clave de acceso otorga el administrador del
SIGEIN.
Figura 1. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
1.5.4 El RNE, debe seleccionar el año, y elegir el rol, luego procede navegar en
el menú de opciones siguiendo la siguiente ruta:
PLANIFICACION – PEI - PLANIFICACION
C - 12
Figura 2. Ventana de ingreso al sistema Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
1.5.5 Antes de iniciar el ingreso de la planificación tiene que revisar el listado
de los ítem o denominaciones de los mantenimientos, a fin de no
duplicarlos, en el caso de que no existan tiene que crearlos en la siguiente
ruta:
PLANIFICACION – PEI – ITEM
Figura 3. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
C - 13
1.5.6 Si no existe el ítem se debe crear, seleccionando el tercer icono, para lo
cual se despliega el siguiente recuadro, en donde se debe seleccionar la
fase, digitar el número secuencial de ítem, la denominación del ítem, la
abreviación y el justificativo y se procede a dar clip en la figura de
disquete para grabarlo.
Figura 4. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
El primer icono es para eliminar el ítem
El segundo icono es para modificar el ítem
El tercer icono es para crear el ítem
Figura 5. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
C - 14
1.5.7 Una vez creados los ítems, se ingresa otra vez a la ruta Planificación – Pei
– Planificación, se da clip en planificación y aparece el siguiente recuadro,
en el que se debe seleccionar:
• El nombre de la sigla del RNE,
• Subir el Project con la planificación
• La estructura programática.
• En los cuadros de los meses debe digitar el número de metas en la
fecha en que va terminar el mantenimiento.
Ejemplo: si tengo 7 mantenimientos, tengo 7 metas en el año.
Si se terminan 2 metas (mantenimientos) en el mes de abril digito el
número 2 en el recuadro del mes de abril, y así sucesivamente en mes
que corresponda, hasta completar las 7 metas que tengo validadas en
el año.
Figura 6. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
C - 15
1.5.8 Después de ingresar las metas se da clip en registrar y aparece el siguiente
recuadro con el detalle de las metas ingresadas.
Figura 7. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
1.5.9 Luego se da clip donde dice planificación y aparece el siguiente recuadro,
en el que se selecciona la partida presupuestaria, la fase, ítem, Entidad
Operativa Desconcentrada (EOD), tipo de cuadro: bienes o servicios,
detalle de metas y el subitem, y continuación se detalla el flujo de valores
en los meses en los que se va a pagar el mantenimiento, se procede a dar
clip en totalizar, se registra la información y se graba dando clip en la
figura de disquete para grabar, aparece un recuadro pequeño que indica
que fue grabado con éxito el registro.
C - 16
Figura 8. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
1.5.10 Una vez terminado el ingreso debe bajar los reportes: general y especifico
de la programación anual de la planificación ingresada, dando clip en los
dos iconos de lupas del recuadro del numeral 6.7, y enviarlos debidamente
legalizados al administrador del programa.
Figura 9. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
Reporte General
C - 17
Figura 10. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
Reporte Específico
Figura 11. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
1.5.11 Una vez ingresada la planificación, el Administrador de Programa de
Mantenimiento de Infraestructura, revisa, valida y aprueba la información
en SIGEIN.
Procede a ingresar con el de Administrador de Programa en la siguiente
ruta: C - 18
PLANIFICACIÓN – PEI – ASIGNACION DE TECHOS DE
SUBACTIVIDAD, y aparece el siguiente recuadro, en el que debe
seleccionar la estructura programática, y automáticamente le aparecen el
listado de todos los RNE a los que se les asignó presupuesto.
Figura 12. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
1.5.12 Luego selecciona el RNE, y se despliega el recuadro de resumen de la sub-
actividad, vuelve a seleccionar y aparece el detalle de las partidas y la
nómina de los mantenimientos, luego vuelve a seleccionar y le aparece la
planificación a nivel de sub-item. Una vez revisado se valida y se aprueba
dando clip en el disquete, aparece un recuadro que indica que la fue
aprobado correctamente.
C - 19
Figura 13. Ventana de ingreso al sistema
Elaborado por: Dpto. Informático Armada del Ecuador
1.6 Plazos de ingresos y envíos de reportes.
a. El RNE, debe ingresar la planificación, de acuerdo a las fechas
establecidas en el calendario de trabajo para la planificación y evaluación
institucional anual, que envía el Estado Mayor de la Armada.
b. El RNE, debe ingresar las metas y logros en el SIGEIN y subir como
anexo la matriz con la situación o avance de la ejecución de las metas,
además enviarla al administrador del programa hasta el 05 de cada mes.
c. El RNE, debe ingresar el plan de mantenimiento en el SIGEIN y subirlo
junto a la matriz, además enviarla al administrador del programa hasta el
05 de cada mes.
d. El RNE, debe enviar la actualizada la nómina de responsables al
administrador del programa hasta el 05 de cada mes.
C - 20
e. Ingresar la planificación con la herramienta informática SIGEIN la misma
que se encuentra en:
• Red Naval de Datos: http://10.144.5.150
• Internet: http://186.46.221.150
• Internet: http://sigein.armada.mil.ec
Instructivo disponible en página:
http://sigein.armada.mil.ec/manual_modulo_planificacion2017.pdf
1.7 ANEXOS
Anexo 1 Flujograma del proceso de planificación.
Anexo 2 Formato matriz de metas y logros.
Anexo 3 Formato del plan de mantenimiento de infraestructura
Anexo 4 Nómina de responsables de metas y logros y del plan de
mantenimiento.
C - 21
Anexo 1
Flujograma del proceso de planificación
Flujograma de planificación de programa de mantenimiento
RNEDINCYPESMAARPl
anifi
cació
n
INICO
Emite directrices PEI
Asigna techo presupuestario
Recibe Techo Solicita
Requerimientos a RNE
Recibe solicitud de requerimientos
Elabora requerimientos
Recibe requerimientos y
prioriza
Asigna techo a RNE Planifica el Mantenimiento
Ingresa en el SIGEIN lo planificadoRevisa y Valida
Si (aprueba) o No (devuelve)?
Aprueba
Corrige y vuelve a enviar
Revisa, valida y aprueba
Fin
C - 22
Anexo 2
Matriz de metas y logros
DIRE
CCIO
N G
ENER
AL D
EL M
ATER
IAL
DIRE
CCIO
N D
E IN
GEN
IERI
A CI
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A-AC
TIVI
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57. ALISTAMIENTO OPERACIONAL DE LAS FUERZAS ARMADAS / 02.
MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA, PLATAFORMAS
Y EQUIPOS MILITARES
001. MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA MILITAR
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C - 23
Anexo 3
Plan de mantenimiento
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C - 24
Anexo 4
Nómina de responsables
RESPONSABLES DE METAS Y LOGROS
NOMBRES Y APELLIDOS CORREO MAIL ARMADANo.
Telefónico/Celular No. ModePLANIFICACION
EJECUCION
RESPONSABLES DEL PLAN DE MANTENIMIENTO NOMBRES Y APELLIDOS CORREO MAIL ARMADA No. Telefónico No. Mode
PLANIFICACION
EJECUCION
C - 25
