universidad de costa rica · resumen para el desarrollo del marco metodológico. pág.41 cuadro 2....

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

(UCI)

ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL PARA EL ÁREA

SOCIAL DE LA MUNICIPALIDAD DE SANTA ANA

LUIS DIEGO MOLINA MONTERO

PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO

PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MÁSTER EN ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

Diciembre, 2010

ii

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

(UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la universidad como

requisito parcial para optar por el grado de Máster en Administración de Proyectos

Prof. Bernardo López González, MAP

PROFESOR TUTOR

_________________________

Ing. Juan Carlos Bustamante Montes

LECTOR No.1

__________________________

Mario López Soto

LECTOR No.2

________________________

Luis Diego Molina Montero

SUSTENTANTE

iii

DEDICATORIA

A Dios por darme la oportunidad de vivir y poder alcanzar un logro más en mi

carrera como profesional.

A mis padres Mayra y Rafael que me han enseñado a luchar por un futuro mejor y

han sido motivación para superarme cada día más.

iv

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mi novia Johanna quien ha sido apoyo en mis esfuerzos de

superación profesional y se ha armado de paciencia, te amo.

También agradezco a mis dos amigas y compañeras incondicionales de la

Maestría Ana Karol Durán y Susana Vargas, gracias por su ayuda, por compartir

momentos importantes durante la maestría.

Y finalmente, al profesor Bernardo López por su apoyo, por sus consejos durante

la elaboración de la tesis y guiarme para alcanzar este éxito.

v

ÍNDICE

HOJA DE APROBACIÓN ii

DEDICATORIA iii

AGRADECIMIENTO iv

ÍNDICE v

ÍNDICE ILUSTRACIONES vii

ÍNDICE CUADROS viii

RESUMEN EJECUTIVO ix

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 14

1.1. Antecedentes. .................................................................................................. 14

1.2. Problemática. ................................................................................................... 15

1.3. Justificación del problema. .............................................................................. 15

1.4. Supuestos. ........................................................................................................ 16

1.5. Restricciones. .................................................................................................. 16

1.6. Objetivo general. ............................................................................................. 17

1.7. Objetivos específicos. ...................................................................................... 17

2. MARCO TEÓRICO ........................................................................................ 18

2.1. Marco referencial. ........................................................................................... 18

2.1.1. Antecedentes de la Institución. ........................................................................ 18

2.1.2. Misión. ............................................................................................................. 19

2.1.3. Visión. ............................................................................................................. 19

2.1.4. Valores. ........................................................................................................... 19

2.1.5. Políticas de la Institución ................................................................................ 20

2.1.6. Estructura organizativa. ................................................................................... 24

2.1.6.1. Comisiones municipales del 2007-2011. ......................................................... 24

2.1.6.2. Consejo Municipal. .......................................................................................... 25

2.1.7. Servicios que ofrece. ....................................................................................... 26

2.2. Responsabilidad Social Empresarial. .............................................................. 26

2.2.1. Inicios de La Responsabilidad Social. ............................................................. 27

2.2.2. Definición de RSE. .......................................................................................... 28

2.2.3. Beneficios de las Responsabilidad Social Empresarial. .................................. 28

vi

2.2.4. Áreas y Prácticas del RSE. .............................................................................. 29

2.2.5. Estrategia de Responsabilidad Social Empresarial. ........................................ 30

2.2.6. Metodología para la Elaboración de las Estrategias de RSE. ......................... 31

2.3. Teoría de Administración de Proyectos. ......................................................... 32

2.3.1. Proyecto. .......................................................................................................... 32

2.3.2. Administración de Proyectos .......................................................................... 32

2.3.3. Grupos de Procesos. ........................................................................................ 32

2.3.4. Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos. ......................... 33

2.3.5. Ciclo de vida de un proyecto ........................................................................... 34

3. MARCO METODOLÓGICO. ........................................................................ 36

3.1. Fuentes de información. .................................................................................. 36

3.1.1. Fuentes Primarias: ........................................................................................... 36

3.1.2. Fuentes Secundarias. ....................................................................................... 37

3.2. Técnicas de Investigación. .............................................................................. 37

3.3. Método de Investigación. ................................................................................ 38

3.3.1. Métodos particulares y específicos. ................................................................ 39

3.4. Herramientas y Entregables. ........................................................................... 38

4. DESARROLLO. ............................................................................................. 40

4.1. Análisis de la Situación Actual. ...................................................................... 40

4.1.1. Descripción de la herramienta de diagnóstico de la situación actual de la

Municipalidad de Santa Ana. .......................................................................... 40

4.1.1.1. Herramienta #1. Resumen de Situación Actual. .............................................. 40

4.1.1.2. Herramienta #2. Herramienta de Auto diagnóstico de Sostenibilidad. ........... 42

4.2. Estrategia de Responsabilidad Social Empresarial. ........................................ 45

4.2.1. Definición de Estrategias de Sostenibilidad. ................................................... 45

4.2.1.1. Dimensión Económica. ................................................................................... 46

4.2.1.2. Dimensión Social. ........................................................................................... 47

4.2.2. Plan Estratégico. .............................................................................................. 48

4.2.2.1. Dimensión Económica. ................................................................................... 49

4.2.2.2. Dimensión Social. ........................................................................................... 57

4.3. Plan de proyecto. ............................................................................................. 66

vii

4.3.1. Etapa de Inicio. ................................................................................................ 66

4.3.1.1. Enunciado Trabajo (SOW). ............................................................................. 67

4.3.1.2. Acta de Constitución del Proyecto. ................................................................. 67

4.3.1.3. Análisis de los Involucrados. .......................................................................... 71

4.3.2. Etapa de Planificación. .................................................................................... 73

4.3.2.1. Plan de Gestión del Alcance. ........................................................................... 73

4.3.2.1.1. Descripción del Proyecto. ............................................................................... 73

4.3.2.1.2. Requisitos del Proyecto. .................................................................................. 74

4.3.2.1.3. Beneficios Esperados. ..................................................................................... 74

4.3.2.1.4. Objetivo General y Específicos del Proyecto. ................................................. 75

4.3.2.1.5. Alcance del Producto. ..................................................................................... 75

4.3.2.1.6. Entregables del proyecto. ................................................................................ 76

4.3.2.1.7. Límites del Proyecto. ....................................................................................... 77

4.3.2.1.8. Clasificación de los involucrados. ................................................................... 77

4.3.2.1.9. Estructura de Desglose de Trabajo (WBS). .................................................... 78

4.3.2.1.10. Diccionario de la EDT ..................................................................................... 80

4.3.2.2. Gestión del Tiempo. ....................................................................................... 82

4.3.2.3. Gestión de Recursos Humanos. ....................................................................... 84

4.3.2.4. Gestión de las Comunicaciones. ...................................................................... 87

4.3.2.5. Gestión del Costo. ........................................................................................... 89

4.3.2.6. Gestión del riesgo. ........................................................................................... 89

4.3.2.6.1. Identificación del Riesgo. ................................................................................ 91

4.3.2.6.2. Análisis cuantitativo del riesgo. ...................................................................... 93

4.3.2.6.3. Respuesta a los Riesgos. .................................................................................. 99

5. CONCLUSIONES ......................................................................................... 105

6. RECOMENDACIONES ................................................................................ 108

7. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 109

8. ANEXOS ....................................................................................................... 111

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ................................................................................... 111

Anexo 2: EDT ..................................................................................................................... 115

Anexo 3: CRONOGRAMA ............................................................................................... 118

viii

Anexo 4: HERRAMIENTA DE SITUACIÓN ACTUAL ................................................. 120

Anexo 5: HERRAMIENTA DE AUTODIAGNÓSTICO DE SOSTENIBILIDAD ......... 121

Anexo 6: HERRAMIENTA DE SITUACIÓN ACTUAL ................................................. 125

Anexo 7: RUTA CRÍTICA................................................................................................. 126

Anexo 8: ACTA DE CONSTITUCIÓN DE LA ESTRATEGIA RSE. ............................ 127

Anexo 9: DIAGRAMA DE FLUJO PARA MOSTRAR LA METODOLOGÍA DE LA

ESTRATÉGIA. .................................................................................................... 130

ix

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Organigrama de la Municipalidad de Santa Ana. Pág.25

Figura 2. Beneficios de la implementación de la RSE. Pág.29

Figura 3. Las Áreas y Prácticas de la RSE. Pág.30

Figura 4. Resumen de Situación Actual relacionado a la RSE

que posee la Municipalidad de Santa Ana a Octubre 2010.

Pág.42

Figura 5. Resultados obtenidos de la aplicación de la

herramienta “Autodiagnóstico de Sostenibilidad” en el

Departamento Social de la Municipalidad de Santa Ana.

Pág.44

Figura 6. EDT de la Estrategia de Responsabilidad Social

Empresarial en Municipalidad de Santa Ana.

Pág.79

Figura 7. Estimación de la Duración de las Actividades. Pág.83

Figura 8. Organigrama del Proyecto. Pág.85

x

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1. Resumen para el Desarrollo del Marco Metodológico. Pág.41

Cuadro 2. Resumen de las Propuestas de Proyectos de

Responsabilidad Social Empresarial para la Municipalidad de

Santa Ana.

Pág.66

Cuadro 3. Análisis de Partes Interesadas – Municipalidad de

Santa Ana.

Pág.72

Cuadro 4. Entregables y Criterios de Aceptación. Pág.76

Cuadro 5. Requisitos para la selección del Director de Proyecto. Pág.84

Cuadro 6. Matriz de Roles y Funciones. Pág.86

Cuadro 7. Matriz de Comunicación. Pág.88

Cuadro 8. Costos del Proyecto. Pág.89

Cuadro 9. Identificación del riesgo. Pág.92

Cuadro 10. Probabilidad e Impacto del riesgo. Pág.94

Cuadro 11. Evaluación del impacto del riesgo. Pág.94

Cuadro 12. Matriz PxI. Pág.95

Cuadro 13. Calificación y Priorización del riesgo. Pág.96

Cuadro 14. Respuesta al riesgo. Pág.100

xi

INDICE DE ABREVIATURAS

CEGESTI: Centro de Gestión Tecnológica e Informática Industrial.

PMBOK: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos.

PMI: Project Managament Institute.

RSC: Responsabilidad Social Corporativa.

RSE: Responsabilidad Social Empresarial.

EDT: Estructura de Desglose del Trabajo.

ETHOS: Instituto ETHOS de Empresas e Responsabilidad Social.

RH: Recursos Humanos.

UCI: Universidad para la Cooperación Internacional.

12

RESUMEN EJECUTIVO

La Municipalidad de Santa Ana, tiene 103 años de servirle a la comunidad y actualmente se encuentra bajo el mandato del alcalde Lic. Gerardo Oviedo Espinoza. Los proyectos que se desarrollan en el Municipio siempre cuentan con el compromiso directo hacia la comunidad para brindar un lugar lleno de tradiciones, calidad de vida, costumbres con “olor a pueblo”. Otras obligaciones que posee este ayuntamiento son la administración y suministro de servicios públicos entre los cuales están servicios de agua potable, alcantarillados sanitario y pluvial, recolección y tratamiento de basura, limpieza y mantenimiento de vías y caminos vecinales, además de la administración del desarrollo y ordenamiento urbano. La Municipalidad de Santa Ana, con el fin de mejorar y fortalecer la gestión de proyectos relacionados con la responsabilidad social empresarial, ha mostrado interés en la gestión de una estrategia de RSE que le permita obtener beneficios para sus colaboradores y para el crecimiento de la comunidad de Santa Ana. En la actualidad el Departamento Social de la Municipalidad cuenta con múltiples ideas interesantes que pueden dar origen a proyectos de RSE, y entre sus ideas está encontrar en las empresas multinacionales y nacionales de la zona de Santa Ana patrocinio para llevarlos a cabo y el desarrollo de un programa de desarrollo profesional para los colaboradores del Área Social de la Municipalidad de Santa Ana, pero esto no se podría hacer sin antes iniciar con la etapa de comprensión de conceptos fundamentales de RSE para la implementación de estos proyectos. A partir de esta necesidad se da origen al proyecto con el objetivo general: Plantear un plan de proyecto para la gestión e implementación de la estrategia de responsabilidad social empresarial para el Departamento Social de Municipalidad de Santa Ana. Específicamente se desea concienciar al Alcalde y al Consejo Municipal sobre la importancia de la Responsabilidad Social Corporativa, establecer un compromiso del Alcalde, Consejo Municipal y del departamento Social con la Responsabilidad Social Corporativa, definir la estructura organizacional y administrativa para la implementación de la estrategia de RSE y elaborar el contenido y el plan de ejecución para cada iniciativa de RSE. La metodologia utilizada para el desarrollo del proyecto es mixta. Se usó el método de observación por entrevista y la encuesta para la recolección de información, datos o hechos, aplicados a los involucrados directos del municipio.

13

Además, se usó el método estadístico para recopilar, elaborar e interpretar datos numéricos. También se hizo uso de tesis y material didáctico orientado al desarrollo e implementación de proyectos de Responsabilidad Social Empresarial como lo fue el Manual elaborado por el CEGESTI (Centro de Gestión Tecnológica e Informática Industrial ) y otros para el desarrollo de proyectos como el PMBOK 2008. Dentro de las conclusiones obtenidas se identificaron once riesgos potenciales, donde se determinó que los riesgos más significativos fueron, Si la planificación del proyecto no cumple con todos los requisitos que solicita la Contraloría General de la Republica podría retrasar la etapa de ejecución y Si el proyecto no queda incluido en el presupuesto anual municipal, podría atrasar su ejecución ya que tendría que esperarse a un plan extraordinario. Además, con la definición del plan de gestión para establecer la estrategia de responsabilidad social, la Municipalidad de Santa Ana parte de esto para lograr una correcta dirección. Se recomienda dar un seguimiento estricto al cronograma del proyecto del desarrollo de una estrategia de responsabilidad social para la Municipalidad de Santa Ana, ya que cada una de las actividades y entregables son seuenciales y existe una limitante de tiempo. Además, es importante enfatizar en la continuidad y seguimiento al proyecto para mantener su sostenibilidad en el tiempo. Así mismo el autor definió una lista de recomendaciones necesarias para llevar a cabo una buena ejecución del proyecto.

14

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Antecedentes.

La Municipalidad de Santa Ana tiene 103 años de servirle a la comunidad

Santaneña y sesionó por primera vez el 15 de setiembre de 1907 con los señores

Pedro Aguilar, Isidro Acosta y Eusebio Obando que formaban el grupo de

regidores. Este municipio está formado, por el Alcalde, el Consejo Municipal y seis

aéreas estratégicas que son: infraestructura, gestión ambiental, desarrollo

institucional, ordenamiento territorial, hacienda municipal y servicios comunales.

Como institución que se encarga de la administración local y bajo el mandato del

actual alcalde, Lic. Gerardo Oviedo Espinoza, todos los proyectos que se

desarrollan por parte de la Municipalidad de Santa Ana, cuentan con el

compromiso directo ante la comunidad para brindar un lugar lleno de tradiciones,

calidad de vida y costumbres. Otras obligaciones que posee este ayuntamiento es

la administración y suministro de servicios públicos entre los cuales están:

servicios de agua potable, alcantarillados sanitario y pluvial, recolección y

tratamiento de basura, limpieza y mantenimiento de vías y caminos vecinales,

además de la administración del desarrollo y ordenamiento urbano.

En la actualidad el tema de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) continúa

conquistando territorio en la economía de nuestro país, expandiéndose desde el

sector privado hacia las comunidades, consumidores, diversas organizaciones

laborales y de la sociedad civil, pero las empresas en manos del Estado no han

escapado a esta tendencia, adoptando programas de RSE en sus prácticas

productivas y es de aquí donde la Municipalidad de Santa Ana adopta la iniciativa.

15

1.2. Problemática.

El Departamento Social de la Municipalidad de Santa Ana cuenta con proyectos

que benefician a muchos pobladores de la zona de Santa Ana pero estos no son

desarrollados bajo la filosofia de Estrategia de Responsabilidad Social

Empresarial. Evitando asi dar continuidad a estas acciones por la ausencia de una

estrategia de RSE integrada a la estrategia del ayuntamiento. Además, en la

actualidad el Departamento Social de la Municipalidad de Santa Ana cuenta con

ideas interesantes que pueden dar origen a nuevos proyectos de RSE, pero se

necesita estructurar un proyecto de RSE, para lograr que las inicativas se lleven a

cabo de forma exitosa.

1.3. Justificación del problema.

El Departamento Social de la Municipalidad de Santa Ana desea incorporar los

conceptos de RSE a sus ideas de proyectos, para lograr que las ideas sean

existosas bajo esta filosofia y lograr así cumplir la misión del actual plan del alcade

de la Municipalidad de Santa Ana que es …“gestionar un modelo de desarrollo

integral que motiva y educa a sus habitantes para participar en la administración

de los intereses y servicios municipales, de forma que se desarrollen las

condiciones necesarias para adecuar la calidad de vida”...

Además, es importante rescatar, que en la actualidad es positivo que las

empresas consideren ayudar a la comunidad, a través de donaciones, trabajo

voluntario, creación de fundaciones con diversos fines sociales y aún

involucrándose en proyectos de desarrollo local, y este tipo de colaboración para

la Municipalidad de Santa Ana ayudaría al desarrollo y realización exitosa de

buenas ideas de proyectos que se poseen en el ayuntamiento.

16

1.4. Supuestos.

“Las premisas son factores, que para los propósitos de la planificación, se

consideran verdaderos, reales o ciertos, sin necesidad de contar con evidencia o

demostración” (PMBOK 2008).

Los principales supuestos para Plantear una Estrategia Responsabilidad Sociales

para la Municipalidad de Santa Ana son:

Aceptación y compromiso por parte de los steakholders y otros organismos que

apoyarán el proyecto planteado.

El cumplimiento con el Alcance, Tiempo, Costo designado para el proyecto.

Contar con los insumos necesarios para que el proyecto a plantear se pueda

desarrollar.

Que el proyecto sea aprobado por las autoridades correspondientes de la

Municipalidad de Santa Ana.

El departamento Social dispone del recurso humano con capacidad y

competencia para ejecutar la estrategia de responsabilidad social empresarial.

1.5. Restricciones.

Según PMBOK (2008), las restricciones son aquellos requerimientos no

funcionales que delimitan el proceso de desarrollo. Las principales restricciones

que se ven presentes en este proyecto:

Complejidad de las regulaciones legislativas.

Proyecto no responde a una estrategia del Plan Estratégico Municipal 2007-

2011.

17



Tiempo de desarrollo del proyecto: 3 meses a partir del la definición del

enunciado de trabajo.

Un presupuesto limitado para implementar la Estrategia de Resposabilidad

Social Empresa.

No involucra su ejecución, lo que implica no mostrar resultados de su

implementación, dado el plazo para el desarrollo de esta propuesta.

En este proyecto se abarcaría exclusivamente en la dimensión social y

económica de la Responsabilidad Social Empresarial.

1.6. Objetivo general.

El objetivo general de este proyecto es el siguiente:

Plantear un plan de proyecto para la gestión e implementación de la estrategia de

responsabilidad social empresarial para el Departamento Social de Municipalidad

de Santa Ana.

1.7. Objetivos específicos.

Concienciar al Alcalde y al Consejo Municipal sobre la importancia de la

Responsabilidad Social Corporativa.

Establecer un compromiso del Alcalde, Consejo Municipal y del

departamento Social con la Responsabilidad Social Corporativa.

Definir la estructura organizacional y administrativa para la implementación

de la estrategia de RSE.

Elaborar el contenido y el plan de ejecución para cada iniciativa de RSE.

18

2. MARCO TEÓRICO

2.1. Marco referencial.

El proyecto “Desarrollo de una estrategia de responsabilidad social para la

Municipalidad de Santa Ana”, se enmarca en el Cantón de Santa Ana, ubicado a

13 kilómetros al oeste de la ciudad capital y es el cantón N.9 de la provincia de

San José. El municipio se encuentra contiguo a la cancha de deportes del cantón.

La Municipalidad de Santa Ana, enfoca sus esfuerzos en proveer un desarrollo

sostenible y calidad de vida a los habitantes de los distritos Santa Ana, Salitral,

Pozos, Uruca, Piedades y Brasil, los cuales integran este municipio. Entre los

deberes del ayuntamiento está la administración y suministro de servicios públicos

entre los cuales están servicios de agua potable, alcantarillados sanitario y pluvial,

recolección y tratamiento de basura, limpieza y mantenimiento de vías y caminos

vecinales, además de la administración del desarrollo y ordenamiento urbano.

El Gobierno Local o más conocido con el nombre de Consejo Municipal, está

integrado por cinco regidores propietarios y cinco suplentes, elegidos cada cuatro

años en las elecciones generales para Presidente, Vicepresidentes y Diputados. El

ordenamiento jurídico estipula que cada 1 de mayo, se ejecute previamente una

elección interna para elegir el Presidente y Vicepresidente del Concejo.

2.1.1. Antecedentes de la Institución.

Gestionar un modelo de desarrollo integral que motive y eduque a sus habitantes

para participar en la administración de los intereses y servicios municipales, de

forma que se desarrollen las condiciones necesarias para una adecuada calidad

de vida.

19

2.1.2. Misión.

Gestionar un modelo de desarrollo integral que motiva y educa a sus habitantes

para participar en la administración de los intereses y servicios municipales, de

forma que se desarrollen las condiciones necesarias para adecuar la calidad de

vida.

2.1.3. Visión.

La Municipalidad de Santa Ana será reconocida por sus procesos de educación

cívica permanente, en procura de alcanzar el bienestar de la ciudadanía y

convertir al Cantón en una comunidad saludable, limpia, ordenada y segura.

2.1.4. Valores.

El Lic. Gerardo Oviedo Espinoza en su programa de gobierno para el periodo

2007-2011, estableció valores primordiales para su gestión como Alcalde de la

Municipalidad de Santa Ana, estos son:

Honestidad en el cumplimiento del mandato popular para representar los

intereses de toda la comunidad.

Probidad, en la administración de los servicios públicos para la satisfacción

de las necesidades cantorales.

Compromiso, en la dedicación a la administración de los intereses

comunales.

Perseverancia; en la gestión de un servicio público de calidad, permanente

y duradero.

Pro actividad y diligencia en la prestación oportuna de los servicios

municipales.

Descentralización de las decisiones, que permitan a las comunidades

participar en la gestión del servicio público.

20

Participación y apertura; que permita una ciudadanía activa e involucrada

en la gestión de los servicios municipales.

Supremacía del interés general, como garantía de un control interno

promotor del bienestar de la mayoría.

Transparencia en la toma de decisiones; como garantía de una rendición

de cuentas permanente y trascendente.

Equidad de género; como garantía de un modelo de servicio equitativo

para hombres y mujeres.

Tolerancia y comprensión de la diversidad; como garantía de un modelo

de servicio incluyente y sin discriminaciones.

Equidad Ambiental, como garantía de un compromiso por cuidar y vigilar

el consumo sustentable de los recursos naturales.

2.1.5. Políticas de la Institución

De igual forma como se establecen los valores de gestión, el Alcalde fijó las

políticas internas del Sistema de Gestión. Estas se aplican durante su tiempo en el

poder para la formulación de los Planes Anuales Operativos, y para buscar incidir

en la Modernización de la Administración Municipal:

ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO.

Aplicación de la tecnología de la información, para alinear el producto del

capital intelectual como un valor agregado al cumplimiento de los objetivos

estratégicos, orientado a la definición de nuevos productos con base en el

conocimiento (pág. 8, Programa de Gobierno 2007-2011, Lic. Gerardo Oviedo

Espinoza).

21

ADMINISTRACIÓN DEL GASTO.

Orientación de la gestión financiera municipal de forma que contribuya con un

valor agregado gradual, creciente y constante al logro de los objetivos

estratégicos formulados por la institución.

ADMINISTRACIÓN FISCAL EFICIENTE.

Promoción de una cultura tributaria que fomente hábitos de buenos

contribuyentes, y potencie una recaudación de ingresos crecientes, conforme

al hecho generador definido por Ley en cada uno de los Tributos Municipales.

CONTROL INTERNO.

Promoción de una conducta de todos los funcionarios municipales que logre

un ambiente de control, bajo un sistema de detección y valoración del riesgo

orientado al mejor desempeño de la organización; y el seguimiento continuo

como proceso de valoración de la calidad de la gestión institucional.

MEJORAMIENTO CONTÍNUO.

Orientación permanente de los procesos institucionales, al incremento de su

valor agregado a la gestión sustantiva institucional.

SERVICIO AL CLIENTE.

Promoción de la mejor atención al usuario, facilitando mecanismos de control

de servicios, para conciliar su interés con las posibilidades de la organización.

ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO INSTITUCIONAL.

Propiciar un clima organizacional apropiado, pensando en la mejor

satisfacción posible de las necesidades de los ciudadanos del Municipio.

22

ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Orientación hacia estrategias gerenciales que apoyen la toma de decisiones

efectivas con base en las herramientas tecnológicas e información disponible,

promoviendo espacios de diálogo entre los funcionarios para analizar

problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos.

De manera particular, se describen también las políticas externas del Sistema

de Gestión, que se aplicarán en la formulación de los Planes Anuales

Operativos, y que buscan incidir en el Desarrollo Integral del Cantón.

COORDINACIÓN DE REDES DE APOYO LOCAL.

Fomento de hábitos para una cultura cantonal de planificación estratégica, por

medio de la coordinación de equipos de trabajo interdisciplinarios formados

con miembros de las organizaciones activas, fuerzas vivas de la comunidad, y

funcionarios de las instituciones públicas con cobertura en el Cantón.

PROMOCION DE LA IDENTIDAD LOCAL.

Promoción y producción de una gestión cultural participativa en el Cantón,

orientada al cuido del patrimonio cultural y humano del Municipio.

PARTICIPACIÓN CIUDADANA.

Promoción de un aprendizaje y educación cívica permanente que propicie la

corresponsabilidad de las comunidades y grupos organizados, con la Calidad

de Vida en el Cantón.

CONTROL AMBIENTAL.

Protección y cuido de los recursos naturales, para prevenir, disminuir o evitar

la alteración del entorno, o consecuencia ambiental producida por las

23

actividades del hombre o por desastres naturales y reducir los riesgos a la

salud humana.

SEGURIDAD CANTONAL.

Promoción y aplicación de planes de protección civil, frente a riesgos naturales

o sociales, garantizando el respeto a los Derechos Humanos y las libertades

fundamentales, de forma que se favorezca entre la ciudadanía el disfrute de la

paz social y una cultura de la No Violencia Activa.

GENERACIÓN DE RIQUEZA LOCAL.

Promoción de estrategias gerenciales que procuren el crecimiento sostenido

de los indicadores de desarrollo económico del cantón, a partir de una

disminución de la brecha de desigualdades por calidad de vida.

PLANIFICACIÓN TERRITORAL.

Aprovechamiento sustentable y previsor de los recursos naturales e

infraestructura urbana, según sus potencialidades y limitaciones, orientando la

ocupación del territorio de modo armónico y equilibrado, en consonancia con

los Objetivos Estratégicos de la Municipalidad.

COMUNIDAD SALUDABLE.

Promoción del Deporte, la recreación, y toda forma de actividad cultural que

actúe como agente para un estilo de vida saludable en el cantón.

INVERSIÓN COMUNAL.

Orientación del gasto para realizar acciones que permitan agregar valor a la

infraestructura comunal, por construcción o mantenimiento de obras y sitios

públicos.

24

2.1.6. Estructura organizativa.

La Municipalidad de Santa Ana está organizada de la siguiente manera:

2.1.6.1. Comisiones municipales del 2007-2011.

Comisiones Especiales.

Comisión del Centenario.

Comisión de Educación.

Comisión de Ordenamiento Urbano y Plan Regulador.

Comisión Seguridad Ciudadana.

Comisión de Accesibilidad para las Personal con Discapacidad.

Comisión de Aceras.

Comisión de Vivienda.

Comisión de Turismo.

Comisiones Permanentes.

Comisión de Hacienda y Presupuesto.

Comisión de Obras Públicas.

Comisión de Asuntos Sociales.

Comisión de Gobierno y Administración.

Comisión de Asuntos Jurídicos.

Comisión de Asuntos Culturales (anteriormente, Rescate de Valores

Culturales).

Comisión de Asuntos Ambientales.

Comisión de la Condición de la Mujer.

25

2.1.6.2. Consejo Municipal.

El Consejo Municipal está formado por cinco regidores propietarios y cinco

suplentes, además de cinco síndicos propietarios y cinco suplentes. Estos son

elegidos cada cuatro años en las elecciones generales para presidente,

vicepresidentes y diputados.

Regidores Propietarios: Álvaro Morales Montes (Presidente 2006-2008), Marlyn

Zamora, Lic Audryx Esquivel Jiménez (Vicepresidente 2006-2008), Lic. Gastón

Vargas, Adriana Sequeiro.

Regidores Suplentes: Ángelo González, Marcela Sibaja, Jeannette Vargas Solís,

Juan Mora, Gerardo Anchía.

Síndicos Propietarios: Rafael Ángel Sandí Azofeifa, Juan Carlos Zumbado

Hernández, Rodolfo Umaña Chavarría, Marta Inés Guillén Zamora, Rafael

Francisco Vargas Quesada.

Síndicos Suplentes: Damaris Zumbado Vargas, María Eugenia Marín Artavia,

Julia del Pilar Chavarría Vargas, Damaris Vega Hernández, Abilio Vega Mora,

Carmen Mayela Rivera Chaves.

25

Organigrama de la Estructura Organizacional de la Municipalidad de Santa Ana

Figura NO1. Organigrama de la Municipalidad de Santa Ana. (Tercer Informe a la Comunidad Santaneña 2009).

26

2.1.7. Servicios que ofrece.

Entre los principales servicios que brinda la Municipalidad de Santa Ana a los

pobladores, se encuentra la administración y suministro de servicios públicos entre

los cuales están: servicios de agua potable, alcantarillados sanitario y pluvial,

recolección y tratamiento de basura, limpieza y mantenimiento de vías y caminos

vecinales, además de la administración del desarrollo y ordenamiento urbano.

2.2. Responsabilidad Social Empresarial.

La responsabilidad social corporativa (RSC), también conocida como

responsabilidad social empresarial (RSE), es definida como la contribución activa

y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las

empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva y

valorativa y su valor añadido.

Los antecedentes de la RSE se remontan al siglo XIX en el marco del

Cooperativismo y el Asociacionismo que buscaban conciliar eficacia empresarial

con principios sociales de democracia, autoayuda, apoyo a la comunidad y justicia

distributiva. (http://es.wikipedia.org/wiki/Responsabilidad_Social_Corporativa).

Cuando se habla de RSE es importante conocer un término que ha creado

discusión que es “Filantropía”, por esto se entiende como las acciones

encaminadas hacia la ayuda de los demás, que se expresan en la generación de

donaciones a organizaciones humanitarias, comunidades o las formas trabajo

voluntario. Desde antes del siglo XIX se ven algunas iniciativas de carácter privado

que se pueden denominar como filantrópicas, la mayoría provenientes de la Iglesia

Católica y donaciones de empresas privadas. A partir de los cambios políticos y

económicos que se presentaron en el siglo XX, las acciones filantrópicas se

multiplicaron por parte de algunas empresas. Sin embargo estas no hacían parte

de ninguna estrategia empresarial.

http://es.wikipedia.org/wiki/Responsabilidad_social

http://es.wikipedia.org/wiki/Responsabilidad_social

http://es.wikipedia.org/wiki/Responsabilidad_ambiental

http://es.wikipedia.org/wiki/Competitividad

http://es.wikipedia.org/wiki/Competitividad

http://es.wikipedia.org/wiki/Valor_a%C3%B1adido

http://es.wikipedia.org/wiki/Cooperativismo

http://es.wikipedia.org/wiki/Asociacionismo

27

Para la década de los ochenta se comienza a reevaluar el papel de empresa

en la sociedad, como una institución que debe ir más allá de la generación de

utilidades, es así como se empieza a hablar de “Inversión Social”, donde las

empresas se dedican a promover el desarrollo de las comunidades donde

ejercen influencia. De la misma manera, toma fuerza el enfoque de desarrollo

sostenible, el cual pretende promover el desarrollo económico y al mismo

tiempo garantizar el cuidado y respeto al medio ambiente.

La “Responsabilidad Social” no se refiere solamente al apoyo de las

empresas a poblaciones vulnerables, la RSE “se puede materializar en el

compromiso voluntario de la empresa para además de seguir haciendo viable

económicamente a la organización, tenga una relación constructiva con los

empleados, promueva los derechos humanos y las comunidades con quien

tiene relación, defienda la transparencia de sus operaciones financieras y su

información, preserve la competencia leal y las transacciones respetuosas y

provechosas tanto para proveedores como para distribuidores y usuarios

finales, así como la protección de su entorno ambiental”. Una empresa

socialmente responsable en la actualidad es entonces, la que además de

cumplir con los mínimos que la ley exige, busca constructivamente armonizar

las relaciones con todas las contrapartes mediante mecanismos que permitan

no solo el beneficio económico de la empresa sino para todos los actores

relacionados.

2.2.1. Inicios de La Responsabilidad Social.

De acuerdo con la revista Actualidad Económica, edición del 8 de marzo del 2009,

La nueva filosofía vino con el relevo generacional de los empresarios a finales de

la década de los ochenta y hoy muchas empresas a nivel mundial asumen el tema

28

como un hábito muy enraizado, integrándolo como parte de la cultura empresarial.

Costa Rica no es la excepción.

2.2.2. Definición de RSE.

Según la Asociación Empresarial para el Desarrollo, la Responsabilidad Social

Empresarial es como un modelo de gestión empresarial que incorpora la

dimensión económica, social y ambiental en la planificación estratégica de sus

operaciones, considerando el impacto y expectativas de sus públicos de interés o

sus stakeholders, bajo la premisa de obtener mayor rentabilidad y sostenibilidad

de largo plazo.

La sociedad costarricense ha definido de la siguiente manera la RSE:

“Responsabilidad Social Empresarial es el compromiso permanente de las

empresas para aumentar su competitividad mientras contribuyen activamente al

desarrollo sostenible de la sociedad costarricense, esto mediante acciones

concretas y medibles dirigidas a solucionar los problemas prioritarios del país”.

(Edición del 18 de noviembre del 2007, revista Actualidad Económica).

2.2.3. Beneficios de las Responsabilidad Social Empresarial.

Integrar a la gestión empresarial el respeto por los valores y principios éticos,

trabajadores, comunidad y medio ambiente; crear un interés propio e inteligente

que produzca beneficios a la misma empresa y quienes la rodean. En la figura

No 2 extraída del Manual para la Implementación de La Responsabilidad Social

Empresarial desarrollado por el CEGESTI, se muestran los beneficios que la

responsabilidad social puede brindar si se integra a su empresa.

29

Figura NO2. Beneficios de la implementación de la RSE.

2.2.4. Áreas y Prácticas del RSE.

El auge de la Responsabilidad Social Empresarial refleja, en definitiva, el enfoque

de una filosofía coherente que abarca múltiples áreas y un alto nivel de

compromiso con todos sus públicos interesados (stakeholders) para asegurar el

crecimiento económico y la sostenibilidad de la empresa en el largo plazo.

La RSE aborda una multiplicidad de ámbitos y abarca diversas áreas de

actividades bajo dos perspectivas o dimensiones: la interna y la externa.

La dimensión interna contempla el interior de la empresa, o sea,

aquellas áreas que atañe a las responsabilidades y obligaciones

orientadas a sus accionistas y trabajadores.

La dimensión externa contempla el exterior de la empresa, o sea,

aquellas áreas que atañe a las responsabilidades y obligaciones

orientadas a su entorno y los interlocutores externos: los clientes, los

consumidores, proveedores y los interlocutores públicos de la comunidad.

30

Para una mejor comprensión de las dimensiones donde se desenvuelve la

Responsabilidad Social Empresarial, la figura No3 la explica de una manera

gráfica.

Figura NO3. Las Áreas y Prácticas de la RSE. (Integra RSE).

2.2.5. Estrategia de Responsabilidad Social Empresarial.

En la actualidad resulta correcto que las empresas consideren positivo ayudar a

las comunidades a través de donaciones, trabajo voluntario, creación de

fundaciones con diversos fines sociales y aún embarcándose en proyectos de

desarrollo local, pero con la ausencia de una Estrategia de Responsabilidad Social

que envuelva los proyectos comunales del Departamento Social de la

Municipalidad de Santa Ana limita el desarrollo de buenas ideas de proyectos que

posee el ayuntamiento.

La dimensión en la que se orienta el proyecto es lo económico y social, para ello

se definirán unas estrategias.

31

2.2.6. Metodología para la Elaboración de las Estrategias de RSE.

Para la elaboración de la estrategia de RSE se tomará como guía el Manual para

la Implementación de La Responsabilidad Social Empresarial del Centro de

Gestión Tecnológica e Informática Industrial o conocido por sus siglas CEGESTI.

El proceso metodológico para la definición de las estrategias es el siguiente:

1. Diagnóstico integral sobre la situación actual en la empresa: Consiste en

realizar un análisis sobre los esfuerzos orientados a la iniciativa de RSE que se

hayan realizado hasta el momento. También involucra un cuestionario de auto

diagnóstico de sostenibilidad que se aplicará a los directores de cada área, lo

cual permitiría dar a conocer su apreciación respecto de las acciones

actualmente implementadas y las áreas que se deben explotar.

2. Marco estratégico: Incluye la Misión y la Visón empresarial, enunciados que

constituyen la base para la formulación de la estrategia.

3. Estrategias de RSE: En esta etapa se definirán las estrategias que se

implementarán para dar respuesta a mediano y largo plazo a la Misión y Visión

definidas en el marco estratégico. Estas estrategias permitirán orientar los

esfuerzos del personal hacia la sostenibilidad de sus operaciones diarias con el

medio ambiente y la sociedad. También se establecerán los objetivos que se

desean cumplir.

4. Plan estratégico: Para sustentar estos objetivos es necesario desarrollar planes

de acción que logren el fin deseado y justifiquen los propósitos de la estrategia.

5. Proyectos: Los planes de acción se llevarán a cabo por medio de la definición y

ejecución de proyectos utilizando una metodología para dicho fin, permitiendo

asegurar una planeación, ejecución, control y cierre más favorables y

satisfactorios.

32

2.3. Teoría de Administración de Proyectos.

Este proyecto está desarrollado con la guía propuesta en el PMBOK 2008, el cual

es una estandarización para la gestión de proyectos, desarrollado por el Project

Management Institute.

2.3.1. Proyecto.

La definición que propone la cuarta edición del PMBOK 2008 es, Un proyecto es

un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o

resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un

final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o

cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden

ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

2.3.2. Administración de Proyectos

La administración de proyectos se define como la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para

satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante

la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio,

planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre (4 edición, PMBOK).

2.3.3. Grupos de Procesos.

Los grupos de procesos son guías para aplicar los conocimientos y habilidades

apropiados relativos a la dirección de proyectos. Esta aplicación de procesos en

un proyecto es repetitiva y deben ser revisados durante el proyecto. Los cinco

grupos de procesos son:

Iniciación: Define y autoriza el inicio de un proyecto o una fase del mismo.

33

Planificación: Define y refina los objetivos, planifica el curso de acción

requerido y el alcance para lograr los objetivos del proyecto.

Ejecución: Integra a las personas y los demás recursos para llevar a cabo el

plan de gestión del proyecto.

Seguimiento y Control: Supervisa y corrige el avance del proyecto, con el fin

de identificar las variaciones respecto al plan de gestión del proyecto, con la

idea de tomar medidas correctivas cuando sea necesario en el momento

requerido.

Cierre: Formaliza la aceptación del producto, terminando el proyecto o

alguna fase del mismo.

2.3.4. Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos.

La guía del PMBOK 2008 establece nueve áreas del conocimiento en las que se

fundamenta la dirección de los proyectos. En el proyecto por desarrollar se

abarcarán cinco de las nueve áreas, las cuales se detallan a continuación:

Tiempo: La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos

necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. Estos procesos

son: definición de actividades, establecimiento de la secuencia de las

actividades, estimación de recursos de las actividades, estimación de la

duración de las actividades, desarrollo del cronograma y control del

cronograma

Alcance: La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos

necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo

requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto

satisfactoriamente. La gestión del alcance del proyecto se relaciona

principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido

en el proyecto. Los procesos del alcance son: planificación del alcance,

34

definición del alcance, crear EDT, verificación del alcance y control del

alcance.

Costos: La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos

involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y

control de costos de forma que el proyecto se pueda completar dentro del

presupuesto aprobado. Los procesos de esta área son: estimación de

costos, preparación del presupuesto de costos y control de costes.

Recursos Humanos: La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. El

equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les han

asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto. Los procesos

del área de recursos humanos son: planificación de los recursos humanos,

adquirir el equipo del proyecto, desarrollar el equipo del proyecto, gestionar

el equipo del proyecto.

Comunicación: La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto es el Área

de Conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la

generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino

final de la información del proyecto en tiempo y forma. Los procesos de esta

área son: planificación de las comunicaciones, distribución de la

información, informar el rendimiento y gestionar a los interesados.

2.3.5. Ciclo de vida de un proyecto

La vida de todo proyecto se divide según sus fases de desarrollo, el conjunto de

estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto (4 Edición, PMBOK 2008).

Estas fases pueden no ser siempre las mismas, pero por lo general cada empresa

define un determinado grupo de fases para aplicarlas al ciclo de vida de sus

proyectos. Sin embargo los ciclos de vida de los proyectos cumplen ciertas

características:

35

En términos generales, las fases son secuenciales y, normalmente, están

definidas por alguna forma de transferencia de información técnica o

transferencia de componentes técnicos. (4 Edición, PMBOK 2008).

El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel

máximo en las fases intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto se

aproxima a su conclusión. (4 Edición, PMBOK 2008).

El nivel de incertidumbre es el más alto y, por lo tanto, el riesgo de no

cumplir con los objetivos es más elevado al inicio del proyecto. La certeza

de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el

proyecto. (4 Edición, PMBOK 2008).

El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las

características finales del producto del proyecto y en el costo final del

proyecto es más alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que

avanza el proyecto. (4 Edición, PMBOK 2008).

36

3. MARCO METODOLÓGICO.

En este apartado del proyecto se indicarán las fuentes de información, técnicas y

métodos de investigación que fueron utilizadas para obtener la información

requerida y así lograr el desarrollo de los cinco objetivos específicos. Es

importante enfatizar que aquí es donde se indica el “cómo” se desarrollará la

investigación.

3.1. Fuentes de información.

La Fuente de información es el lugar donde se encuentran los datos requeridos,

que posteriormente se pueden convertir en información útil para el investigador.

Los datos son todos aquellos fundamentos o antecedentes que se requieren para

llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio. Estos datos, que se deben

recopilar de las fuentes, tendrán que ser suficientes para poder sustentar y

defender un trabajo (Eyssautier, 2002).

3.1.1. Fuentes Primarias:

Se refieren a las fuentes de las cuales los datos se extraen de la población misma,

por medio de métodos como entrevistas, experimental, encuestas o

por observación. (Eyssautier, 2002).

Las fuentes primarias de información utilizadas para plantear el proyecto

“Estrategia de Responsabilidad Social Empresarial para el Área Social de la

Municipalidad de Santa Ana” son:

Realización de una entrevista del tipo dirigida, y preparada por el

entrevistador previamente y aplicada al Alcalde, Director de Servicios,

Director de Hacienda y Encargado del Área social de la Municipalidad de

Santa Ana ya que son los involucrados que poseen mayor impacto en la

toma de la decisión del desarrollo del proyecto. Además, cuentan con el

37

conocimiento de la legislación municipal y situación actual de la

Comunidad.

Aplicación de la matriz estratégica elaborada por el CEGESTI para vincular

los objetivos estratégicos establecidos con los indicadores y los planes de

acción. Esta matriz se desarrolla con la ayuda del Director de Servicios y

Encargado del Área de Servicio.

3.1.2. Fuentes Secundarias.

Se refiere a las fuentes en las cuales la información ha sido retransmitida o

grabada en cualquier documento y que utilizan el medio que sea. Esta información

se encuentra disponible a cualquier investigador que la necesite. (Eyssautier,

2002).

Entre las fuentes documentales utilizadas están:

La Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, Cuarta Edición

(PMBOK, 2008).

Manual para la Implementación de La Responsabilidad Social Empresarial,

desarrollado por CEGESTI.

3.2. Técnicas de Investigación.

Para la elaboración de todos los entregables y poder alcanzar el producto final, se

utilizado la técnica de investigación conocida como Mixta, la cual corresponde a

trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos

se conjuntan la investigación documental con la de campo, con el propósito de

profundizar en el estudio del tema propuesto para tratar de cubrir todos los

posibles ángulos de exploración. Al aplicar ambos métodos se pretende

consolidar los resultados obtenidos (Muñoz, 1998).

Entre los principales métodos están:

38

Entrevista Personal: Puede definirse como una entrevista cara a cara,

donde el entrevistador pregunta al entrevistado y recibe las respuestas

pertinentes a las hipótesis de la investigación. Las preguntas y su

secuenciación marcarán el grado de estructuración del cuestionario, objeto

de la entrevista. Para la ejecución de este proyecto se han realizado

entrevistas al Alcalde, Encargado del Departamento Social y Encargada del

Departamento de Vulnerabilidad y Riesgo Social con la finalidad de conocer

la situación actual, también se ha recurrido al cuestionario de

Autodiagnóstico de Sostenibilidad para conocer el nivel de implementación

de iniciativas de RSE que existen en la Municipalidad de Santa Ana.

Juicio de Experto: Es un aporte de conocimiento que se brinda sobre la

base de la experiencia o formación especializada en un área de aplicación,

área de conocimiento, disciplina, industria, entre otros. (PMBOK 2008).

Para este proyecto ha sido importante el juicio de experto del administrador

del proyecto, del Director de Servicios y el Encargado de Área.

Formularios: El Manual para la implementación de “La Responsabilidad

Social Empresarial” del CEGESTI, contiene plantillas de evaluación,

diagnóstico, entre otras que según el PMBOK 2008 ayudan a la reducción

de esfuerzo para la ejecución de un trabajo y acrecienta la consistencia de

los Resultados.

3.3. Método de Investigación.

El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y

la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos

para el desarrollo de una investigación. Ambos se han particularizado, y son

objeto de un tratamiento especial de acuerdo con cada ciencia particular

(Eyssautier, 2002).

Los métodos de investigación son procedimientos ordenados que se siguen para

establecer el significado de los hechos y fenómenos hacia los que se dirige el

interés para encontrar, demostrar, refutar, descubrir y aportar al conocimiento.

39

Existen muchas versiones de métodos, y en general implican procesos de análisis,

síntesis, inducción y deducción. A continuación se indican brevemente algunas de

ellas:

3.3.1. Métodos particulares y específicos.

Los métodos particulares son aquellos que se aplican a las ciencias particulares;

los métodos específicos son aquellos que se utilizan dentro del proceso de la

investigación científica. Entre los métodos particulares y específicos se encuentra,

como instrumentos científicos (Eyssautier, 2002).

a) Método estadístico.

Se utiliza para recopilar, elaborar e interpretar datos numéricos por medio de la

búsqueda de los mismos, y de su posterior organización, análisis e interpretación.

La utilidad de este método se concentra en el cálculo del muestreo y en la

interpretación de los datos recopilados.

b) Método de observación.

Consiste en mirar detenidamente el objeto de estudio, para asimilar en detalle la

naturaleza investigada, su conjunto de datos, hechos y fenómenos.

Observación por entrevista: Intercambio conversacional en forma oral, entre

dos personas, con la finalidad de obtener información, datos o hechos. El

método de la entrevista puede ser informal, estructurado o no estructurado.

Observación por encuesta (método de encuesta): Somete a un grupo de

individuos a un interrogatorio, invitándoles a contestar una serie de preguntas

que se encuentran estructuradas en un cuestionario escrito y previamente

preparado.

40

c) Método objetivo – subjetivo (Muñoz, 1998).

Procedimiento de investigación que se basa en lo real para lo objetivo

(observación de hechos y fenómenos reales) y en lo supuesto e intangible para lo

subjetivo (estudio de hechos y fenómenos mediante observaciones personales)

(Muñoz, 1998).

Las entrevistas realizadas a las fuentes primarias, al igual que los datos

suministrados por las fuentes secundarias serán analizadas mediante el método

descrito anteriormente.

38

3.4. Herramientas y Entregables.

En el cuadro 1, se representan cada uno de los objetivos del proyecto, así como las herramientas por utilizar y los

entregables.

Cuadro 1. Resumen para el Desarrollo del Marco Metodológico.

Objetivos Herramientas Entregables

1. Analizar la situación actual de la Municipalidad

de Santa Ana en materia de Responsablilidad

Social Empresarial.

Entrevistas,

cuestionarios para la

recopilación de ideas.

Un documento que contendrá un

estudio de la situación actual del

Departamento Social.

2. Proponer una Estrategia de Responsabilidad

Social Empresarial para la Municipalidad de

Santa Ana.

Lluvia de ideas y

entrevistas para la


Además, la utilización del

documento desarrollado

en el objetivo #1.

Un documento que contemple la

Estrategia de Responsabilidad

Social Empresarial para la


39

3. Formular proyectos en las dimensiones sociales

y económicas de la RSE, para llevar a cabo en

el Departamento Social de la Municipalidad de

Santa Ana.

Lluvia de ideas y

entrevistas para la


Un documento que contemple 6

propuestas de proyectos en las

dimensiones sociales y

económicas de la Responsabilidad

Social Empresarial para la


4. Plantear un plan de proyecto para la gestión e

implementación de la estrategia de

responsabilidad social empresarial para el

Departamento Social de la Municipalidad de

Santa Ana.

Lluvia de ideas,

entrevistas, matrices

para el

ordenamiento y


Documento con el plan de

proyecto para la gestión de la

estrategia de RSE.

Fuente: Elaboración Propia.

40

4. DESARROLLO.

4.1. Análisis de la Situación Actual.

En este apartado se elabora un diagnóstico integral de los niveles de

responsabilidad social empresarial desarrollados en la Municipalidad de Santa

Ana, con el fin de determinar la situación actual del Municipio.

El CEGESTI en su Manual para la Implementación de la Responsabilidad Social

Empresarial proporciona varias herramientas de diagnóstico que tienen como

objetivo identificar las principales oportunidades de mejora en cada una de las

dimensiones estratégicas de la RSE.

4.1.1. Descripción de la herramienta de diagnóstico de la situación

actual de la Municipalidad de Santa Ana.

Para efectuar el diagnóstico de la situación actual de la Municipalidad de Santa

Ana se ha considerado la aplicación de dos herramientas, la primera con el

objetivo de dar una visión global a los lectores y stakeholders; y la segunda para

identificar las principales oportunidades de mejora que presenta el Municipio para

cada eje.

4.1.1.1. Herramienta #1. Resumen de Situación Actual.

Esta herramienta se encuentra en el Manual para la Implementación de La

Responsabilidad Social Empresarial del CEGESTI (ver anexo 4) y fue aplicado al

responsable del Área Social, con el afán de generar un grafico sencillo pero muy

representativo para exponer la situación actual que concierne a cada eje que

forman la RSE.

Esta herramienta consta de un cuestionario que comprende treinta y tres

preguntas que deben ser contestadas utilizando la siguiente escala de calificación

41

(Importante mencionar que las preguntas 3, 23, 26 y 28 fueron excluidas porque

no aplican por la ideología que posee el ayuntamiento, ver anexo 4).

Definición de Indicador Abreviatura del Indicador Escala

Bueno B 2

Regular R 1

Malo M 0

Con el mayor porcentaje en la gráfica se observa el eje Ambiental con un 73,1%,

esto se debe al gran impulso económico que recibe este eje del presupuesto anual

del municipio, con el propósito fundamental de brindarle a la comunidad de Santa

Ana alternativas viables que beneficien a la naturaleza y que promueva una

mejora en la calidad de vida de sus habitantes. Sin embargo, para efectos del

proyecto la estrategia que se desarrollará no contempla este eje pero se abre el

portillo para que sea tomado en consideración en un mediano plazo.

Por otro lado, el Gobierno Local ha apostado mucho a las iniciativas sociales que

inciden de manera positiva sobre la Educación, la Salud, la Vivienda, el Trabajo y

la Seguridad en el cantón, por eso este eje presenta un 67,5%. Finalmente, con

un 61,5% se encuentra el eje económico que muestra el nivel más bajo en

comparación con los otros 2 ejes; pero gracias a esta evaluación se podrán

identificar oportunidades de mejora para que la estrategia de RSE sea exitosa.

42

Figura No4. Resumen de Situación Actual relacionado a la RSE que posee la

Municipalidad de Santa Ana a Octubre 2010. (Elaboración propia).

4.1.1.2. Herramienta #2. Herramienta de Auto diagnóstico de

Sostenibilidad.

El diagnóstico consiste en una serie de enunciados para los cuales se debe indicar

en qué grado se encuentra implementado en la empresa según la siguiente

escala:

Definición de Indicador Abreviatura del Indicador Escala

Implementado IMP 3

Mejorable M 2

Necesita Acción AC 1

No Aplica / No Responde NA /NR 0

Las preguntas están agrupadas de acuerdo a las siguientes categorías:

Categoría Tema.

43

Aplicación de la Herramienta de Auto diagnóstico de Sostenibilidad

Se ha aplicado el cuestionario de Autodiagnóstico de Sostenibilidad al encargado

del Departamento Social de la Municipalidad con la finalidad de conocer la

percepción del desarrollo sostenible que posee este Departamento de Social. El

cuestionario aparece en el anexo No 5. En seguida, se expresarán los resultados

obtenidos con la aplicación de la herramienta y partiendo de estos se identificarán

las oportunidades de mejoras para crear la estrategia de RSE para la


Eje Económico: Se puede resaltar que el punto más alto es A5 la “Relación

económico con la sociedad” ya que un ejemplo tangible para esta área son las

becas económicas otorgadas a niños escolares de la comunidad para que

avancen en sus estudios y formen parte del motor que mueven esta comunidad

santaneña. En su lado opuesto se observa que la categoría A2 Relación

económica con los empleados posee un presencia nula, punto que juega un papel

importante pues la motivación del recurso humano puede alcanzar grandes metas

organizacionales.

Eje Ambiental: La Municipalidad de Santa Ana, es una institución del sector

público, que aplica el principio de sostenibilidad ambiental en todos sus procesos

según lo establece su Misión y Visión.

44

En ese sentido, es imprescindible para ésta entidad prevenir la contaminación,

cumplir con la legislación ambiental, hacer un uso racional y eficiente de los

recursos tanto naturales como financieros con que cuenta la institución. Por ende,

ésta Municipalidad se compromete a establecer de manera paulatina una

estructura para la adquisición de bienes y servicios ambientalmente responsables.

Sin embargo, como se había mencionado anteriormente para efectos del proyecto

la estrategia que se desarrollará no contempla este eje.

Eje Social: Las categorías C1, C2, C4 fueron tomadas en consideración para la

elaboración del marco estratégico. En la gráfica cuentan con una presencia

escalonada, donde la retroalimentación y la evaluación del desempeño debe ser

un área de mejora.

Figura NO5. Resultados obtenidos de la aplicación de la herramienta Autodiagnóstico de

Sostenibilidad en el Departamento Social de la Municipalidad de Santa Ana. (Elaboración

propia).

45

4.2. Estrategia de Responsabilidad Social Empresarial.

Gracias al análisis de la situación actual en la Municipalidad de Santa Ana, se

pudo conocer dónde está y para dónde se dirige el Área Social. Además, la

información obtenida es relevante para direccionar correctamente los objetivos

estratégicos y las estrategias de RSE.

La metodología expuesta en el Manual para la Implementación de La

Responsabilidad Social Empresaria elaborado por el CEGESTI, resulta básico en

la realización de este apartado y su formulación asertiva.

4.2.1. Definición de Estrategias de Sostenibilidad.

En la definición de estrategias de sostenibilidad, el ayuntamiento buscara mejorar

los resultados de las dimensiones social y económica. Es prudente resaltar que

para efectos del proyecto, la estrategia desarrollada no contempla el eje

ambiental.

Este apartado consta de los siguientes aspectos para cada uno de los ejes por

desarrollar y que fueron mencionados anteriormente:

Dos ejes o dimensiones estratégicas de RSE en los que La Municipalidad

se enfocará (ambiente económico y social).

Tres objetivos estratégicos que el Municipio estará cumpliendo.

Tres proyectos dispuestos para cumplir los objetivos planteados.

Acciones específicas para lograr cumplir estos objetivos.

Contingencias de respaldo para el cumplimiento de los objetivos en caso de

que algo no funcione como se ha previsto.

46

4.2.1.1. Dimensión Económica.

Estrategia: “Consciente de la carencia de recursos económicos para gestionar

proyectos comunales, el Área Social de la Municipalidad de Santa Ana busca

efectuar iniciativas a mediano plazo para canalizar inversiones socialmente

responsables de las empresas privadas y públicas de la zona”

Propósito de la Estrategia Económica: Nutrir al Área Social de la Municipalidad

de Santa Ana de recursos provenientes del patrocinio de empresas del cantón

para la ejecución de proyectos sociales, lo que traerá desarrollo para la comunidad

de Santa Ana y beneficios en el ámbito tributario o mejora en la imagen entre los

muchos que pueden lograr las empresas.

Beneficios de la Estrategia Económica:

Genera una mayor confianza de parte de la comunidad hacia la

Municipalidad.

Mejora de la imagen de la institución, al ser pioneros en RSE.

Refuerza la comunicación y la credibilidad tanto en el cliente interno como

el externo.

Fomenta la cultura de conciencia social entre las empresas del cantón de

Santa Ana.

Objetivos Estratégicos perspectiva Económica:

Invitar a los sectores público y privado del cantón de Santa para que

conozcan e inviertan en las ideas de proyectos que posee el Área Social de

la Municipalidad.

Fortalecer las iniciativas de ayuda social que se brindan a la comunidad.

47

Informar a la comunidad de Santa Ana, al sector empresarial y

patrocinadores de los beneficios alcanzados gracias a la inversión

socialmente responsable.

4.2.1.2. Dimensión Social.

Estrategia: “Considerar al trabajador como eje fundamental del éxito en la

proyección social y gobernanza, hace que el Área Social de la Municipalidad de

Santa Ana busque el mejoramiento de las oportunidades de desarrollo para el

personal”.

“Comprometerse en la protección y mejora de la salud física, mental, de los

trabajadores en sus puestos de trabajo”.

Propósito de la Estrategia Social: El capital humano es uno de los principales

elementos de las empresas. Por esta razón las dos estrategias propuestas han

sido pensadas en beneficio de cliente interno que en este caso son los empleados

del Área Social de la Municipalidad, dirigidas en las dimensiones de salud

ocupacional y a la motivación. Es importante mencionar que estas estrategias

llegarán a beneficiar positivamente el clima laboral e incrementarán la

productividad en el ayuntamiento.

Beneficios de la Estrategia Social:

Mayor compromiso del personal con los objetivos y metas del municipio.

Mayor lealtad de los empleados al valorar los esfuerzos que hace la

municipalidad por otorgar oportunidades de crecimiento profesional.

Crear un clima laboral positivo que aumentaría el nivel de rendimiento de

los empleados.

Disminuir los accidentes y enfermedades laborales.

48

Objetivos Estratégicos Social:

Promover el crecimiento profesional para dotar de mayores y mejores

habilidades a sus colaboradores.

Mejorar las condiciones y medio ambiente de trabajo, a través de la

promoción de la Salud Ocupacional y la Gestión Preventiva, como

estrategia de mejora continua.

Investigar el nivel de satisfacción laboral de los funcionarios para identificar

y suprimir las brechas en las áreas críticas.

4.2.2. Plan Estratégico.

El plan estratégico de una organización se convierte en el principal factor que guía

el logro de sus objetivos y metas planteadas. Partiendo de esto, anteriormente se

desarrollaron objetivos estratégicos para los ejes económico y social, los cuales

cuyas iniciativas de proyectos ayudarían al logro de cada uno de estos objetivos y

a su vez la Municipalidad de Santa Ana implementaría la Responsabilidad Social

Empresarial en dicha institución. Estas iniciativas de proyectos son elaboradas y

presentadas bajo el formato del Enunciado de Proyecto , con el fin de facilitar su

comprensión.

Una vez que se iniciada la incorporación de las estrategias de Responsabilidad

Social Empresarial en el departamento social de la municipalidad. Cada una de las

iniciativas de proyectos debería ser presentados por el director del proyecto al

Alcalde y Consejo Municipal, y aprobadas por este último ente.

A continuación se presentan los Enunciados de Proyectos según el objetivo

estratégico asociado para cada caso:

49

4.2.2.1. Dimensión Económica.

Objetivo 1: Invitar a los sectores público y privado del cantón de Santa para que

conozcan e inviertan en las ideas de proyectos que posee el Área Social de la

Municipalidad.

Proyecto E-1: Desarrollar e implementar un programa de patrocinio de proyectos

comunales de RSE para la población de Santa Ana.

Descripción del Proyecto: Este proyecto consiste en desarrollar e implementar

un programa, que busca patrocinadores que fortalezcan el área social de la

comunidad de Santa Ana. La idea principal es que el Departamento Social del

Municipio se dirija a las potenciales empresas patrocinadoras para presentarles

los proyectos sociales en necesidad, vendiéndoles la idea y convenciéndolos a su

vez de manera tal que se identifiquen con este.

ENUNCIADO DEL PROYECTO E-1

Fecha. Nombre de Proyecto.

Noviembre del 2010.

Desarrollar e implementar un programa de

patrocinio de proyectos comunales de RSE

para la población de Santa Ana.

Fecha de inicio del proyecto. Fecha tentativa de finalización del proyecto.

Por definir Por definir

Objetivos del proyecto (general y específicos).

Objetivo General:

Desarrollar un programa de patrocinio que permita impulsar proyectos

comunales de Responsabilidad Social elaborados por la Municipalidad de

Santa Ana.

50

Objetivos Específicos:

Establecer el tiempo, alcance, costo, recursos humanos y riesgo del

proyecto.

Identificar los potenciales patrocinadores para los proyectos comunales

de RSE de la comunidad de Santa Ana.

Definir un plan de capacitación para el Área Social en relación a RSE.

Elaborar un documento referente a este programa.

Implementar el programa de patrocinio de proyectos comunales y el plan

de capacitacion sobre RSE.

Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados).

La carencia de presupuesto para impulsar proyectos comunales de

Responsabilidad Social, hace que germine este proyecto para otorgarle un

mejor bienestar a la comunidad de Santa Ana.

El propósito de desarrollar este programa de patrocinio de proyectos

comunales de RSE es ayudar a la Municipalidad a dotarse de fondos

provenientes de las empresas de la zona de Santa Ana para financiar los

proyectos que no cuenten con presupuesto para su gestión. Además, que las

empresas de Santa Ana se identifiquen cada vez más con el desarrollo de la

zona, en temas de Responsabilidad Social Empresarial.

Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del

proyecto.

Los entregables finales de este proyecto serían:

Un documento formal que contendríá el plan del alcance, tiempo, costo,

recursos y riesgos y ayudaría a la Municipalidad de Santa Ana a realizar la

ejecución del proyecto.

Un documento formal con el plan de capacitación para el Área Social en

relación a RSE.

Un documento formal con la identificación de los potenciales patrocinadores

para los proyectos comunales de RSE.

51

Supuestos.

Aceptación y compromiso por parte de los steakholders y otros organismos

que apoyaríán el proyecto planteado.

Cumplimiento con el alcance, tiempo, costo designado para el proyecto.

Implementación de la estrategia de responsabilidad social empresarial.

Aprobación del alcalde.

Restricciones.



2011.

Por el momento el programa sería dirigido solamente para el Área Social.

Información histórica relevante.

El Departamento Social de la Municipalidad ha generado proyectos que

apoyan el mejoramiento de la calidad vida de la comunidad de Santa Ana. Sin

embargo por la limitante de presupuesto, no ha podido abarcar un mayor

porcentaje de los sectores menos privilegiados del cantón.

Identificación de grupos de interés (Stakeholders).

Cliente(s) directo(s):

Encargado del Área Social.

Personal del Área Social.

Empresas de la zona.

Cliente(s) indirecto(s):

Consejo Municipal.

Alcalde Municipal.

Grupos de Vecinos.

Asociación de Desarrollo de Santa Ana.

Aprobado por:

Firma:

Hecho por:


Firma:

52

Objetivo 2: Fortalecer las iniciativas de ayuda social que se brindan a la

comunidad.

Proyecto E-2: Desarrollar un programa de alicientes tributarios para incentivar a

las empresas de Santa Ana a incorporar la ley 7600.

Descripción del Proyecto: Este proyecto consiste en incentivar y establecer

beneficios tributarios para que de una manera voluntaria las empresas

establecidas en el cantón de Santa Ana adopten esta ley, y así garanticen a las

personas iguales oportunidades de acceso y participación en idénticas

circunstancias.



Noviembre del 2010.

Desarrollar un programa de alicientes

tributarios para incentivar a las empresas de

Santa Ana a incorporar la ley 7600.




Objetivo General:

Desarrollar un programa de alicientes tributarios para incentivar a las

empresas de Santa Ana a incorporar la ley 7600.


Construir y presentar un plan del tiempo, alcance, costo, recursos humanos y

comunicación del proyecto.

Realizar un análisis de la situación actual del cumplimiento de esta ley en el

sector empresarial de Santa Ana.

53

Crear una comisión para velar por el cumplimiento de la ley 7600.

Confeccionar un documento formal con la propuesta referente a los alicientes

tributarios.

Desarrollar un plan para comunicar esta iniciativa al sector empresarial de

Santa Ana.

Implementar el programa de alicientes tributarios para incentivar a las

empresas de Santa Ana a incorporar la Ley 7600.


El propósito del proyecto es incentivar la proactividad e iniciativas propias que

puedan desarrollar las empresas establecidas en el cantón de Santa Ana en

tema de igualdad de oportunidades de acceso y participación en idénticas

circunstancias.

Por otro lado, El municipio tiene como función principal, generar oportunidades

para que todas las personas con discapacidad, participen en la construcción y

disfruten de los beneficios del desarrollo con equidad.


proyecto.


Un documento formal que contendría el plan del alcance, tiempo, costo,

recursos y comunicacion, que ayudaría a la Municipalidad de Santa Ana a

realizar la ejecución.

Un documento formal con el análisis de la situación actual del cumplimiento

de la Ley 7600 en el sector empresarial de Santa Ana.

Un documento formal con la propuesta referente a los alicientes tributarios.

Un documento formal que contendria el plan para comunicar esta iniciativa al


Un documento formal con los roles y funciones de la comisión que velaría

por el cumplimiento de la Ley 7600.

54

Supuestos.

Contará con la ayuda y apoyo de la Municipalidad de San José y la Cámara

de Industrias para la gestión y comunicación del proyecto.

El recurso humano asignado al proyecto tendría las capacidades técnicas y

los conocimientos necesarios para el desarrollo de sus actividades.

Que se cumpla con el Alcance, Tiempo, Costo designado para el proyecto.

Contaría con la aprobación del Alcalde.

Restricciones.

Debe ser incluido en el presupuesto Anual.



2011.


La Municipalidad de Santa Ana cuenta con el Departamento de Ingeniería, que

vela para que en las construcciones nuevas y remodelaciones que se realizan

en este cantón se respeten los criterios que establece la Ley 7600. Sin

embargo esta ley sigue sin ser cumplida en su totalidad, ya que la mayoría de

los esfuerzos de la municipalidad son dados a este Departamento.




Municipalidad de San José.


Cámara de Industria.


Alcalde Municipal.

Consejo Municipal.

Grupos de Vecinos.

55

Aprobado por:

Firma:

Hecho por:


Firma:

Objetivo 3: Informar a la comunidad de Santa Ana, al sector empresarial y

patrocinadores de los beneficios alcanzados gracias a la inversión socialmente

responsable.

Proyecto E-3: Desarrollar un acto anual de premiación de los proyectos de RSE

llevados a cabo en la Comunidad de Santa Ana.

Descripción del Proyecto: Este proyecto consiste en elaborar un reconocimiento

anual a la proyección comunitaria, a las empresas de la zona para que incorporen

este tipo de iniciativas de responsabilidad social dentro de sus planes.

El evento se desarrolla en presencia del Alcalde de la Municipalidad, así como

representantes del poder del Estado, sector privado, organismos cooperantes.



Noviembre del 2010.

Desarrollar un acto anual de premiación de los

proyectos de RSE llevados a cabo en la

Comunidad de Santa Ana.




Objetivo General:

Premiar anualmente los proyectos de RSE llevados a cabo por las empresas

de la zona en beneficio de la Comunidad de Santa Ana.

56


Construir y presentar un plan del tiempo, alcance, costo, comunicación del

proyecto.

Confeccionar un documento formal con la propuesta referente a la

premiación.

Desarrollar un plan para comunicar esta iniciativa al sector empresarial de

Santa Ana.


El propósito del proyecto es premiar la proyección comunitaria, mediante un

reconocimiento a las empresas de la zona que incorporan este tipo de

iniciativas de responsabilidad social dentro de sus planes.

Por otro lado, es importante recalcar que el compromiso con la Comunidad

traería beneficios para las empresas como el refuerzo de la reputación en el

área de intereses comerciales y para el Municipio la obtención de recursos

privados, le permitiría resolver problemas sociales particulares.


proyecto.

Los entregables finales de este proyecto sería:

Un documento formal que contendría el plan del alcance, tiempo, costo, y

comunicacion que ayudará a la Municipalidad de Santa Ana ha realizar la

ejecución.

Un documento formal con la propuesta referente al proyecto.

Un documento formal que contentría el plan para comunicar esta iniciativa al


Supuestos.

Contaría con el apoyo de la Cámara de Industrias para la gestión y

comunicación del proyecto.

El recurso humano asignado al proyecto tendría las capacidades técnicas y

los conocimientos necesarios para el desarrollo de sus actividades.


57

Contaría con la aprobación del alcalde.

Restricciones.

Debería ser incluido en el presupuesto Anual.



2011.




Camara de Industria.

Alcalde Municipal.

Consejo Municipal.



Grupos de Vecinos.

Asociaciones de Desarrollo.

Aprobado por:

Firma:

Hecho por:


Firma:

4.2.2.2. Dimensión Social.

Objetivo 1: Promover el crecimiento profesional para dotar de mayores y mejores

habilidades a sus colaboradores.

Proyecto S-1: Desarrollar un programa piloto de desarrollo profesional para los

colaboradores del Área Social de la Municipalidad de Santa Ana.

58


un programa de desarrollo profesional que buscará formar a mediano o largo

plazo, líderes y colaboradores con conocimientos y talentos específicos, que

puedan dar soluciones más asertivas a las necesidades que presente la

comunidad Santaneña, y lograr motivar al recurso humano del área.

ENUNCIADO DEL PROYECTO S-1


Noviembre del 2010.

Desarrollar un programa de desarrollo

profesional para los colaboradores del Área

Social de la Municipalidad de Santa Ana

Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto


Objetivos del proyecto (general y específicos)

Objetivo General:

Desarrollar un programa de desarrollo profesional para los colaboradores del

Área Social de la Municipalidad de Santa Ana.

Objetivo Específico:

Construir y presentar un plan del tiempo, alcance, costo, recursos

humanos y comunicación del proyecto.

Realizar un análisis para determinar las necesidades de capacitación.

Desarrollar un plan de capacitación para los colaboradores del área

social.

Implementar el programa de desarrollo profesional.


La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente, cuyo

propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al

59

proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de

habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los

trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias

cambiantes del entorno. Por esta razón se propone gestionar este proyecto de

desarrollo profesional.


proyecto.


Un documento formal que contendrá el plan del alcance, tiempo, costo,

que ayudaría a la Municipalidad de Santa Ana ha realizar la ejecución.

Un documento formal con el análisis de las necesidades de capacitación

para el área social.

Un documento formal con el plan de capacitación para los colaboradores

del área social.

Supuestos.

Contaría con la ayuda y apoyo del departamento de recursos humanos de

la misma municipalidad, Instituto Nacional de Aprendizaje y la Universidad

de Costa Rica.


Contaría con la aprobación del alcalde.

Restricciones.


Este proyecto se desarrollará al principio exclusivamente en el Área Social.



2011.




Instituto Nacional de Aprendizaje.

60

Universidad de Costa Rica.

Departamento de Recursos Humanos.


Alcalde Municipal.

Consejo Municipal.

Aprobado por:

Firma:

Hecho por:


Firma:

Objetivo 2: Mejorar las condiciones y medio ambiente de trabajo, a través de la

promoción de la Salud Ocupacional y la Gestión Preventiva, como estrategia de

mejora continua.

Proyecto S-2: Desarrollar un programa piloto de salud ocupacional para el área

social de la Municipalidad de Santa Ana.


un Programa de Salud Ocupacional, que busque velar por el completo bienestar

físico, mental y social de los trabajadores ofreciendo lugares de trabajo seguros y

adecuados; minimizando la ocurrencia de accidentes de trabajo y de

enfermedades profesionales.



Noviembre del 2010.

Desarrollar un programa piloto de salud

ocupacional para el área social de la

municipalidad de Santa Ana.


Por definir

Por definir

61


Objetivo General:

Desarrollar un programa piloto de salud ocupacional para los colaboradores del

Área Social de la Municipalidad de Santa Ana.


Construir y presentar un plan del tiempo, alcance, costo, recursos humanos

y comunicación del proyecto.

Realizar un análisis de la situacion actual en tema de salud ocupacional.

Capacitar a los empleados en factores de riesgo, sus efectos sobre la salud

y la manera de corregirlos.

Procurar una adecuada y oportuna atención médica en caso de accidente

de trabajo o enfermedad profesional.

Implementar el programa de desarrollo profesional.


El propósito de este proyecto es eliminar, disminuir o minimizar la

ocurrencia de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales

relacionadas con el trabajo, y en consecuencia reducir el ausentismo,

costos de seguros, pérdida de tiempo laboral, así como mejorar las

relaciones interpersonales y el clima laboral de la empresa. Además busca

el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones generales de salud y

calidad de vida de los trabajadores.


proyecto.



que ayudaría a la Municipalidad de Santa Ana ha realizar la ejecución.

Un documento formal con el análisis de la situación actual en tema de salud

62

ocupacional.

Un documento formal con el plan de capacitación para los colaboradores en

factores de riesgo, sus efectos sobre la salud y la manera de corregirlos.

Supuestos.


la misma municipalidad y el Consejo de Salud Ocupacional.

La aceptación del proyecto por parte de todos los empleados del Área

Social.



Restricciones.


Este proyecto se desarrollaría al principio exclusivamente en el Área Social.



2011.




Consejo de Salud Ocupacional.



Alcalde Municipal.

Consejo Municipal.

Aprobado por:

Firma:

Hecho por:


Firma:

63

Objetivo 3: Investigar el nivel de satisfacción laboral de los funcionarios para

identificar y suprimir las brechas en las áreas críticas.

Proyecto S-3: Desarrollo de un estudio de clima organizacional para el área social

de la Municipalidad de Santa Ana.

Descripción del Proyecto: Este proyecto consiste en el desarrollo de un estudio

de clima organizacional, donde se contrate a un consultor para que lleve a cabo el

estudio. Los resultados se comunicarán a los empleados, y estos serán asociados

a indicadores, que medirán planes de mejora, que posteriormente serán

implementados para erradicar las brechas en las áreas críticas.



Noviembre del 2010.

Desarrollo de un estudio de clima

organizacional para el área social de la




Objetivos del proyecto (general y específicos)

Objetivo General:

Desarrollar un estudio de clima organizacional para el área social de la

Municipalidad de Santa Ana


Construir y presentar un plan del tiempo, alcance, costo, recursos

64

humanos y comunicación del proyecto.

Realizar un análisis de clima organizacional y identificar áreas críticas de

los resultados que despliegue el estudio.

Diseñar indicadores que midan las brechas de dichas áreas y planes de

mejora.

Implementar los planes de mejoras.


El clima organizacional es un tema de gran importancia actualmente para casi

todas las organizaciones, las cuales buscan un continuo mejoramiento del

ambiente de su organización, para así alcanzar un aumento de productividad,

sin perder de vista el recurso humano. A raíz de todo lo antes mencionado y

basados en las buenas prácticas de responsabilidad social se desea desarrollar

este proyecto y así lograr retribuirle a los colaboradores y a la población de

Santa Ana de una mejor manera.


proyecto.

Los entregables finales de este proyecto serian:


que ayudará a la Municipalidad de Santa Ana ha realizar la ejecución.

Un documento formal con el análisis de la situación actual en tema de

salud ocupacional.

Un documento formal con el plan de capacitación para los colaboradores

en factores de riesgo, sus efectos sobre la salud y la manera de

corregirlos.

Supuestos.


la misma municipalidad y el Consejo de Salud Ocupacional.

La aceptación del proyecto por parte de todos los empleados del Área

Social.


65


Restricciones.


Este proyecto se desarrollaría al principio exclusivamente en el Área Social.



2011.




Consejo de Salud Ocupacional.



Alcalde Municipal.

Consejo Municipal.

Aprobado por:

Firma:

Hecho por:


Firma:

Después de haber desarrollado una serie de iniciativas de proyectos de RSE en

los ámbitos Sociales y Económicos, la Municipalidad de Santa Ana podría abrir

una vía para administrar el cambio y conciliar el desarrollo donde se aumente la

competitividad si se adoptara este conjunto de propuestas. Además, podría ser

vitrina para que otras municipalidades observen los beneficios que acarrea la RSE

para la comunidad y sus colaboradores.

Para concluir este apartado se muestra el cuadro No 2, que resume las iniciativas

propuestas a la Municipalidad de Santa Ana en tema de Responsabilidad Social

Empresarial.

66

Cuadro 2: Resumen de las Propuestas de Proyectos de Responsabilidad Social

Empresarial para la Municipalidad de Santa Ana.

Dimensión Código

Proyecto Nombre del Proyecto

Eco

nó

mic

a E-1

Desarrollar e implementar un programa de patrocinio de proyectos comunales de RSE para la población de Santa Ana.

E-2 Desarrollar un programa de alicientes tributarios para incentivar a las empresas de Santa Ana a incorporar la Ley 7600.

E-3 Desarrollar un acto anual de premiación de los proyectos de RSE llevados a cabo en la comunidad de Santa Ana.

So

cia

l

S-1 Desarrollar un programa de desarrollo profesional para los colaboradores del Área Social de la Municipalidad de Santa Ana.

S-2 Desarrollar un programa piloto de salud ocupacional para el área social de la Municipalidad de Santa Ana.

S-3 Desarrollo de un estudio de clima organizacional para el área social de la Municipalidad de Santa Ana.


4.3. Plan de proyecto.

El desarrollo de esta sección permite crear un plan de gestión de proyecto que

apoye la implementación de la estrategia de RSE para la Municipalidad de Santa

Ana. Por otro lado, este plan consta de tres etapas: Tramitología,

Institucionalización y Plan de Proyecto por Iniciativa.

4.3.1. Etapa de Inicio.

En esta etapa de iniciación se llevan a cabo las siguientes entradas: 1) Enunciado

del Trabajo del Proyecto también conocido como Statement of Work (SOW), 2) el

Acta de Constitución y 3) Análisis de Involucrados.

67

4.3.1.1. Enunciado Trabajo (SOW).

La cuarta edición del PMBOK define el “Enunciado del Trabajo del Proyecto” como

la descripción narrativa de los productos o servicios que debe entregar el proyecto.

Para realizar una ejecución estructurada del plan de implementación de la

estrategia de RSE para el Departamento Social de Municipalidad de Santa Ana, se

diseña una estrategia que cuenta con tres fases: Tramitología, Institucionalización

y Ejecución.

El objetivo principal del proyecto es Plantear un plan de proyecto para la gestión e

implementación de la estrategia de responsabilidad social empresarial para el

Departamento Social de Municipalidad de Santa Ana.

Con la creación del plan de proyecto, se espera que este cuente con:

El alcance de la estrategia de RSE.

Plan de Gestión del Tiempo.

Plan de costos.

Plan de Gestión del Recursos Humanos.

Plan de Gestión de la Comunicación.

Plan de Gestión del Riesgos.

Con el desarrollo de estos planes, se determina los entregables y tareas que se

deben realizar en la fase de ejecución del proyecto.

4.3.1.2. Acta de Constitución del Proyecto.

En el Anexo 8 se presenta el acta de constitución del proyecto para Plantear un

plan de proyecto para la gestión e implementación de la estrategia de

responsabilidad social empresarial para la Municipalidad de Santa Ana. Dicho

documento proporciona una descripción del proyecto y las características del

68

producto de alto nivel. Con el afán de proporcionar un mayor detalle de los

apartados que conforman este documento, se profundizará a continuación:

A) Factores ambientales de la empresa.

La Municipalidad de Santa Ana es una institución autónoma del Estado,

responsable de realizar y administrar los servicios que necesita el cantón de Santa

Ana. Como institución pública que es, depende de normas y regulaciones de la

Contraloría General de la República para la obtención de recursos económicos.

Por otro lado, el Consejo Municipal es el responsable de darle el visto bueno para

que el proyecto sea aprobado y así mismo asignarle presupuesto para su

ejecución. Es importante hacer mención de que los recursos deben ser planeados

con tiempo para que sean incluidos en el presupuesto anual del municipio o por

medio de una solicitud.

B) Justificación.

La Municipalidad de Santa Ana con el propósito de Ejecutar un modelo de

desarrollo integral que motiva y educa a sus habitantes para participar en la

administración de los intereses y servicios municipales, de forma que se

desarrollen las condiciones necesarias para adecuar la calidad de vida, y además,

de no contar con una estrategia de responsabilidad social empresarial que integre

los esfuerzos realizados por el Departamento Social, da origen al proyecto de

Plantear un plan de proyecto para la gestión e implementación de la estrategia de

responsabilidad social empresarial para el Departamento Social de Municipalidad

de Santa Ana. Bajo esta estrategia, el ayuntamiento busca la ayuda para ordenar

y establecer metas compatibles con su misión y visión actual y ser una vitrina para

otras municipalidades e instituciones públicas que desean gestionar el cambio en

tema de responsabilidad social empresarial.

69

C) Director del Proyecto y nivel de autoridad.

En la actualidad el Departamento Social no cuenta con el recurso humano que

tome el rol de director del proyecto, por lo que se abrirá la plaza y se sacará a

concurso externo para su contratación. La selección del director del proyecto

contará con la colaboración del encargado de recursos humanos del municipio.

Esta persona tendrá total autoridad sobre los recursos asignados para la ejecución

de este proyecto.

D) Descripción del producto.

El entregable final de este proyecto es un documento digital (.doc) con el plan de

proyecto para la gestión de la estrategia de RSE, el cual es la guía para que el

director y el equipo de proyecto implementen paso a paso dicha estrategia.

E) Supuestos.

Los supuestos para este proyecto son los siguientes:


apoyarían el proyecto planteado.

Para el desarrollo del proyecto se contaría con la colaboración del

departamento de Recursos Humanos.

El encargado del departamente social y el de recursos humanos será

capacitados por el CEGESTI antes de iniciar el proyecto.

El encargado del departamente social y el de recursos humanos será

capacitados por la Universidad para la Cooperación Internacional en Manejo de

proyectos.

Se contaría con el 75% de la disponibilidad del encargado del departamento

social el Señor Andrés Acuña para la ejecución del proyecto.

Contar con los insumos necesarios para que el proyecto a plantear se puedan

desarrollar.

70

Que el proyecto sea ejecutado por la Municipalidad de Santa Ana en el periodo

2011-2016.

La documentación vigente serviría como guía para la gestión de la

administración del proyecto.

F) Restricciones.

Dentro de las principales restricciones que se toman en cuenta dentro del proyecto

están:

No se cuenta con recursos financiamiento para la gestión del proyecto y la

solicitud de fondos es compleja por las regulaciones legislativas del estado.

El personal existente en el departamente social no cuenta con la exclusividad

de aportar el 100% del tiempo al proyecto.

El proyecto será desarrollado inicialmente en el departamento Social.

G) Riesgos.

A continuación se detallarán los riesgos reconocidos durante esta etapa de

planificación, los cuales deberán ser controlados durante la etapa de ejecución

para lograr el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Los riesgos identificados

son los siguientes:

La disponibilidad de tiempo de los miembros del equipo del proyecto.

La Capacitación técnica en RS para el equipo del proyecto.

La Capacitación técnica en Manejo de Proyectos para el encargado del

Departamento Social y el de Recursos Humanos.

La municipalidad por ser un ente público está sujeta a las directrices y

regulaciones que la Contraloría General de la República establece.

71

4.3.1.3. Análisis de los Involucrados.

La teoría señala que los interesados en los proyectos pueden incidir en opiniones

diferentes sobre cuáles son los factores importantes y así crear un desafío mayor

a la hora de gestionar los proyectos, y de este desafío no se escapa la

municipalidad ya que responde a intereses de distintos sectores de la comunidad.

Por esta razón se realizará una matriz de interesados, que cuenta con siete

columnas, donde se ubicará a cada uno de los interesados y se cuestiona la

dimensión de responsabilidad, ¿Porqué es un interesado?, ¿Para qué influye?,

¿Con quién nos involucramos?. Temas a tratar y finalmente fuentes relevantes de

información. Es importante destacar que esta lista puede variar conforme avance

la ejecución de la estrategia de RSE. El cuadro No 3 presenta la identificación de

los involucrados.

72

Cuadro No 3. Análisis de Partes Interesadas – Municipalidad de Santa Ana.


73

4.3.2. Etapa de Planificación.

En esta etapa de planificación se van a realizar los planes de gestión, que

ayudarán a coordinar los esfuerzos y recursos para alcanzar los objetivos

propuestos. Los planes a desarrollar son: Alcance, Tiempo, Costos, Recursos

Humanos, Comunicaciones y Riesgos.

4.3.2.1. Plan de Gestión del Alcance.

Es el documento que describe cómo se definirá, desarrollará y verificará el alcance

del proyecto y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo;

asimismo orienta sobre cómo el alcance del proyecto será gestionado y controlado

por el equipo de dirección del proyecto. (4o edición, PMBOK).

4.3.2.1.1. Descripción del Proyecto.

Este proyecto consiste en desarrollar un documento que contenga un plan de

proyecto para la gestión e implementación de la estrategia de responsabilidad

social empresarial para el Departamento Social de Municipalidad de Santa Ana.

Este documento va a contar con:

El alcance de la estrategia de RSE.

El cronograma del proyecto como guía para su implementación.

Un plan de gestión del costo, que va ayudar la creación de un presupuesto

del proyecto.

Un plan de gestión del recurso humano que define la estructura jerárquica

del proyecto.

Un plan de comunicaciones para lograr una comunicación efectiva con los

involucrados del proyecto, durante la etapa de ejecución.

74

Un plan de gestión de riesgos.

4.3.2.1.2. Requisitos del Proyecto.

Los requisitos del proyecto incluyen las necesidades, deseos y expectativas

cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados.

El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y

gestionar los requisitos del proyecto. (4o edición, PMBOK)

Los requisitos del proyecto son los siguientes:

El equipo de trabajo debe comprender y conocer de los conceptos y

principios básicos de la metodología que se utilizará.

Debe de existir un sitio en el intranet de la municipalidad para que todos los

miembros del equipo de proyecto tengan acceso a la información.

El encargado de recursos humanos será el responsable de formar el equipo

de proyecto y la elección del Director del Proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán un correo electrónico cada vez que se

actualice este sitio.

Que el equipo de trabajo tenga sus roles y responsabilidades bien definidos.

Cada actividad iniciada debe ser concluida antes de iniciar con otra.

4.3.2.1.3. Beneficios Esperados.

Mayor compromiso del personal con los objetivos y metas de la empresa.

Mayor capacidad para obtener y mantener talentos.

Mejorar la imagen institucional, al demostrar sus esfuerzos en favor al

mejoramiento de la calidad de vida del cliente interno y externo del

ayuntamiento.

75

Mejora de la imagen de la institución, al ser pioneros en RSE.

Fomenta la cultura de conciencia social entre las empresas del cantón de

Santa Ana.

4.3.2.1.4. Objetivo General y Específicos del Proyecto.

El objetivo general del proyecto es: Plantear un plan de proyecto para la gestión e

implementación de la estrategia de responsabilidad social empresarial para el

Departamento Social de Municipalidad de Santa Ana.

Los objetivos específicos son:





Definir la estructura organizacional y administrativa para la implementación

de la estrategia de RSE.

Crear el plan de ejecución para cada una de las iniciativas de

responsabilidad social empresaria.

4.3.2.1.5. Alcance del Producto.

Lo que se pretende alcanzar con el desarrollo de este proyecto es introducir una

estrategia para la implementación de un plan de responsabilidad social

empresarial para el Departamento Social.

Se le presentará al Consejo Municipal, por medio del Alcalde, un documento

escrito tipo .doc con todas las actividades y acciones que deberá llevar a cabo el

Director de proyecto y su equipo para ejecutar de forma exitosa el cumplimiento de

las tres fases de la estrategia de implementación de RSE.

76

Estas tres fases constan de lo siguiente:

Tramitología: se realizara una presentación al Alcalde y al Consejo

Municipal sobre la importancia y beneficios de la Responsabilidad Social

Corporativa. Y se creara la nueva estructura organizacional del

Departamento Social para la creación de la oficina de RSE.

Institucionalización: se define un plan de trabajo y el desarrollo de las

iniciativas de RSE.

Ejecución: Se ejecutan las iniciativas.

4.3.2.1.6. Entregables del proyecto.

El cuadro No 4 que se muestra a continuación expone los entregables que se

obtienen del proyecto junto con su respectivo criterio de aceptación.

Cuadro No 4. Entregables y Criterios de Aceptación.

Entregable. Criterio de Aceptación.

Equipo de Proyecto

* Se deberá entregar un documento que contenga los nombres y las responsabilidades de cada miembro seleccionado en formato digital (.doc). * El equipo del proyecto deberá estar formado por dos miembros más el Director de Proyecto.

Presentación al Alcalde y al

Consejo Municipal

* Se deberá entregar una presentación en formato digital (.ppt), que contenga toda la información sobre las áreas de la RSE.

Oficina de RSE

* Se deberá entregar un documento que contenga los nombres y las responsabilidades de cada miembro seleccionado en formato digital (.doc o .pdf) * La oficina será integrado por los miembros actuales del departamento Social más el director del proyecto que será contratado.

Plan de Trabajo

* Se deberá entregar un documento que contenga toda la estructura de trabajo que va utilizar el comité en formato digital (.doc). * Este plan debe tomar como base la metodología expuesta por PMBOK. * Este plan debe estar finalizado antes de iniciar con las siguientes etapas del proyecto. * Revisión de Requisitos.

77

Desarrollo de las Iniciativas de RSE

* Se deberá entregar un documento por cada iniciativa que se proponga en formato digital (.doc o .ppt). * Debe incluir todo el detalle y las actividades de cada iniciativa, así como el orden de prioridad para ejecutarlas. * Revisión de Requisitos.

Inicio y Planificación de la

Iniciativa

* Se deberá entregar un documento por cada iniciativa que se proponga en formato digital (.doc o .pdf). * Incluir un detalle de costo, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos para cada una de ellas. * Incorporación del proyecto al portafolio de la Municipalidad.

Ejecución y Control de la Iniciativa

* Se deberá entregar un documento en alguno de los siguientes formatos digitales (.doc o .pdf). * Se deben completar todos los formularios que estén aprobados por la oficina para el manejo y control de proyectos en las fases de control y ejecución.

Cierre de Iniciativa

* Se deberá entregar un documento en alguno de los siguientes formatos digitales (.doc o .pdf). * Se deben completar todos los formularios que estén aprobados por la oficina para el manejo y control de proyectos en la fase de cierre.

Fuente: Elaboración propia.

4.3.2.1.7. Límites del Proyecto.

A continuación se listarán los límites que presenta el proyecto y que ayuda al

equipo de proyecto y al PM a saber hasta dónde deben de llegar.



Inicialmente se desarrollara únicamente en el departamento Social.

La escases de presupuesto para implementar la Estrategia de Responsabilidad

Social Empresa.

La estrategia de RSE solo abarcará el área social y económico.

La fecha oficial de inicio de este proyecto depende 100% de la aprobación del

presupuesto.

4.3.2.1.8. Clasificación de los involucrados.

Los principales involucrados del proyecto son:

78

1. Internos:

Alcalde.

Área de Planificación.

Encargado del Departamento Social.

Encargado del Recursos Humanos.

Consejo Municipal.

2. Externos:


Unión Cantonal de Asociaciones de Desarrollo.

4.3.2.1.9. Estructura de Desglose de Trabajo (WBS).

En esta sección mediante la Figura No 8, se describirá detalladamente los

entregables que deben ser ejecutados para lograr implementar la estrategia de RS

en la Municipalidad de Santa Ana.

79

Figura 6. EDT de la Estrategia de Responsabilidad Social Empresarial en Municipalidad de Santa Ana. (Elaboración Propia).

80

4.3.2.1.10. Diccionario de la EDT

Partiendo del desarrollo de la EDT del proyecto, se elabora el Diccionario de la

Estructura de Desglose de Trabajo, con la finalidad de proporcionar una

descripción más detallada de los componentes de la EDT.

0 Estrategia de Implementación RSE. Consiste en el entregable final del

proyecto, donde se podrá alcanzar no antes de llevar a cabo y finalizar todos los

paquetes de trabajo establecidos en la EDT.

1.2 Fase I. Tramitología. Esta fase posee tres entregables finales, iniciando

con la contratación del director y la selección del equipo de proyecto.

Posteriormente con la presentación de la estrategia al Alcalde y al Consejo

Municipal, y finalmente la creación de la oficina de RSE.

1.2.1 Formar el Equipo de Proyecto. Este entregable consiste en formar el

Equipo de Proyecto. Este equipo va a estar formado por el Director que debe

ser contratado y los encargados del Departamento Social y el de Recursos

Humanos. El Director será el encargado de asignar las responsabilidades a su

equipo de trabajo.

1.2.2 Presentación al Alcalde y al Consejo Municipal. Este entregable

consiste en presentar al Alcalde y al Consejo Municipal la estrategia de

implementación de un plan de RSE para el Departamento Social, con la

finalidad de mostrarles los beneficio y la importancia de ejecutarla. El director

del proyecto será el responsable de realizar la presentación.

1.2.3 Oficina de RSE. Este es el entregable donde se reestructura el

Departamento Social y se asigna los roles y responsabilidades. El equipo de

proyecto será el encargado de realizar la propuesta de cambio en coordinación

81

con el director de proyecto. Por otro lado, el encargado de RH es el

encomendado para planear las capacitaciones en: a) RSE y b) el manejo de

proyectos, que debe ser llevado por él y por el equipo de proyecto.

1.3 Fase 2. Institucionalización. Esta fase contempla dos entregables que son

el Plan de Trabajo de la oficina de RSE y el Desarrollo de las Iniciativas de

RSE. La Oficina de RSE será la responsable de ejecutar el trabajo de esta fase

en coordinación con el equipo de proyecto.

1.3.1 Plan de Trabajo del Oficina de RSE. La elaboración del plan de trabajo

debe ser llevada a cabo por el equipo y presentado por el director del proyecto

al Alcalde para su respectiva aprobación.

1.3.2 Desarrollo de las Iniciativas de RSE. Este entregable tiene como objetivo

llevar a cabo las seis iniciativas de responsabilidad social empresarial

presentadas en el apartado 5.4.2. Además, se debe crear un presupuesto

mediante la elaboración de un plan de costos, para que a la hora de presentar

la iniciativa al Alcalde y al Consejo Municipal se le asigne los recursos

planeados. El responsable de llevar a cado y presentar estas iniciativas es el

equipo de proyecto.

1.4 Fase III. Ejecución. Plan de Proyecto por Iniciativa. Esta fase cuenta con

tres entregables: Inicio y Planificación de la Iniciativa, Ejecución y Control de la

Iniciativa y Cierre de la Iniciativa. El equipo de proyecto es el responsable de

ejecutar el trabajo en esta fase.

1.4.1 Inicio y planificación de la Iniciativa. Se debe elaborar Acta de

Constitución y Alcance del Proyecto para implementar las seis iniciativas.

Posteriormente, el equipo de proyecto debe preparar los planes de gestión

para que estas sean aprobados por el Consejo Municipal.

82

1.4.2 Ejecución y Control de la Iniciativa. En esta etapa es cuando se ejecutan

las iniciativas de RSE. Cada iniciativa debe llevarse a cado por separado y

iniciativa iniciada, iniciativa terminada. Estas deben ser ejecutadas por la oficina

de RSE y controladas por el equipo de proyecto. La aceptación es

responsabilidad del director de proyectos.

1.5 Cierre de la Iniciativa. Este entregable tiene las siguientes actividades:

verificar los entregables, documentar las lecciones aprendidas,

retroalimentación para los miembros del equipo, verificar y documentar los

resultados del proyecto, Presentar informe de cierre al Alcalde y al Consejo

Municipal. El encargado de realizar la presentación de cierre al Alcalde y al

Consejo Municipal es el director de proyectos.

4.3.2.2. Gestión del Tiempo.

De acuerdo al PMBOK en su cuarta edición, La Gestión del Tiempo del Proyecto

incluye los procesos requeridos para gestionar la finalización del proyecto a

tiempo. Considerando la información contenida en la EDT que se encuentra

representada en la figura No 8, se definen las tareas del proyecto, así como los

tiempos y recursos que serán utilizados.

Estimación de la Duración de las Actividades.

Mediante la figura No 7 elaborada en la herramienta Microsoft Project, se

mostrará la estimación de la duración de las actividades que previamente fueron

detallas en la EDT del proyecto. Es importante hacer mención que este proyecto

prevee que dará inicio el 2 de Mayo del 2011 y finalizará el 13 de octubre del

mismo año.

83

Figura No 7. Estimación de la Duración de las Actividades. (Elaboración Propia).

84

4.3.2.3. Gestión de Recursos Humanos.

A) Equipo de Trabajo.

El equipo del proyecto estará conformado por el encargado del departamento

social, el encargado de Recursos Humanos y un Director de Proyectos. Es

importante mencionar que la posición de Director de Proyectos, elegido por medio

de un concurso estará involucrado 100% en la implementación de la estrategia de

RSE. Luego de la implementación de la estrategia en el departamento social,

liderará los proyectos futuros que establecerán la estrategia para todo el

municipio.

El siguiente cuadro No 3, permitirá detallar los requerimientos necesarios para

efectuar la selección del Director del proyecto.

Cuadro No 5: Requisitos para la selección del Director de Proyectos.

Recurso. Descripción.

Director del Proyecto. El Director de proyectos debe ser un

profesional universitario que posea

conocimientos en el área de proyectos y

RSE, con una visión multidisciplinaria del

proceso administrativo, es decir, hábil en el

campo de la Planificación, la Organización, la

Dirección y el Control, especialista en

coordinar los esfuerzos humanos y

materiales para el logro de los objetivos

institucionales.

Tener conocimiento de regulaciones

legislativas para entidades del estado.


85

B) Organigrama del Proyecto.

La figura 8, es un organigrama que representa gráficamente la estructura jerarquía

del proyecto, lo que permitirá tener una mejor visión sobre el flujo de comunicación

que se debe manejar.

Figura No 8. Organigrama del Proyecto. (Elaboración Propia).

86

Matriz de Roles y funciones.

En este apartado haremos mención a la asignación de roles y funciones utilizando

una matriz para ilustrar las relaciones que existen entre todas las actividades

asociadas a una persona. Además, se puede conocer quién ejecuta, participa,

coordina, revisa y quien autoriza. A continuación se mostrará la matriz

mencionada.

Cuadro No 6. Matriz de Roles y Funciones.

EDT Matriz de Roles y Funciones

E ejecutar, P participa, C coordina,

R revisa, A autoriza

Co

nse

jo

Mu

nic

ipal

Alc

ald

e

Enca

rgad

o

de

RH

Dir

ecto

r

de

l Pro

yect

o

Enca

rgad

o

de

pt.

So

cial

1.2 Fase I. Concientización.

1.2.1 Equipo de Proyecto.

1.2.1.1 Reunión de inicio. P P C/E

1.2.1.2 Contratación del Director del Proyecto. P C/E

1.2.1.3 Selección del Equipo de Proyecto. C/E

1.2.1.4 Asignar Responsabilidades del equipo. C/E

1.2.2 Presentación al Alcalde y al Consejo Municipal.

1.2.2.1 Presentar la estrategia de RSE al Alcalde y el Consejo Municipal. C/E E

1.2.2.2 Revisión de la Estrategia de RSE por parte del Alcalde y el Consejo Municipal. R R C

1.2.2.3 Aprobación de la estrategia por parte del Consejo Municipal. A A C

1.2.3 Oficina de RSE.

1.2.3.1 Crear la estructura jerárquica de la oficina. C/E E

1.2.3.2 Asignar los roles y responsabilidades. C/E E

1.2.3.3 Incorporación del proyecto al portafolio de la Municipalidad. C/E

1.2.3.4 Planear Capacitación en Manejo de Proyectos. C/E P

1.2.3.5 Planear Capacitación en RSE. C/E P

1.2.3.6 Revisión de Requisitos. C/E P

1.3 Fase II Institucionalización.

1.3.1 Plan de Trabajo de la oficina de RSE.

1.3.1.1 Elaborar plan de trabajo. P C/E E

1.3.1.2 Presentar el plan al Alcalde. C/E P

87

1.3.1.3 Revisión y Aprobación del plan de trabajo. R/A R C

1.3.2 Desarrollo de las Iniciativas de RSE.

1.3.2.1 Elaborar las iniciativas. E C/P E

1.3.2.2 Presentar las Iniciativas al Alcalde y al Consejo Municipal. E C/R P

1.3.2.3 Revisión y Aprobación de las iniciativas. R/A R C

1.3.2.4 Aprobación del Presupuesto. A C

1.4 Fase III. Plan de Proyecto por Iniciativa.

1.4.1 Inicio y Planificación de la Iniciativa.

1.4.1.1 Preparar Acta de Constitución y Alcance del Proyecto. P C/P E

1.4.1.2 Preparar planes de gestión del proyecto. E C/P E

1.4.1.3 Revisión y Aprobación de los planes. R/A R R

1.4.2 Ejecución y Control de la Iniciativa.

1.4.2.1 Ejecutar la Iniciativa. E E E

1.4.2.2 Revisión y Aprobación de los entregables. R/A R

1.4.3 Cierre de la Iniciativa.

1.4.3.1 Verificar los Entregables. E

1.4.3.2 Documentar las lecciones aprendidas. P C E

1.4.3.3 Retroalimentación para los miembros del equipo. C/E

1.4.3.4 Verificar y documentar los resultados del proyecto. E C/P E

1.4.3.5 Presentar informe de cierre al Alcalde y al Consejo Municipal. P C/E P


4.3.2.4. Gestión de las Comunicaciones.

Para lograr una comunicación efectiva con los involucrados durante esta etapa del

proyecto se desarrollará una matriz, donde se indicarán los involucrados, el rol que

cumple el involucrado en el proyecto y las actividades de información. Por otro

lado, es importante hacer mención que una comunicación eficaz significa que la

información se suministra en el formato adecuado, en el momento justo y con el

impacto apropiado.

Al Consejo Municipal se le presentará la información de una forma concisa,

relevante y gráfica para simplificarle así su función en el proyecto. Sin embargo,

para el equipo y miembros debe ser detallado para fines de control.

A continuación se muestra el significado de la simbología utilizada en la matriz de

comunicación.

88

Simbología.

@ = email.

( * ) = señala quien genera la información.

= impreso.

Cuadro No 7. Matriz de Comunicación.


89

4.3.2.5. Gestión del Costo.

Presupuesto del Proyecto.

En el Cuadro No 8, se muestra del desglose del presupuesto por recursos del

proyecto, en el cual se observa que el monto presupuestado es de $18,615,

calculado a un tipo de cambio actual de ₵510.

La estimación de los costos de este proyecto se basa mediante datos

proporcionados sobre costos de salarios, capacitaciones y costos fijos-

misceláneos que incurre el municipio. Además, se consideró un 10% del total de la

suma de salarios, capacitación y costos fijos-misceláneos para contingencias.

Cuadro No 8. Costos del Proyecto.

Nombre del Recurso. Costo.

Director de Proyecto. $7,500

Encargado del Dept. Social. $3,375

Encargado del Dept. Recursos Humanos. $1,275

Capacitación de RSE / CEGESTI. $2,000

Capacitación Manejo de Proyectos /UCI. $1,400

Costos fijos - otros misceláneos. $1,500

Contingencia para riesgos. $1,565

Motivación Equipo. $500

Total. $19,115


4.3.2.6. Gestión del riesgo.

La Municipalidad por ser un ente público está sujeta a las directrices y

regulaciones que la Contraloría General de la República establece. Este ente vela

90

por examinar, aprobar o improbar los presupuestos de las Municipalidades e

instituciones autónomas. También fiscalizar su ejecución y liquidación.

Se utilizará la herramienta “lluvia de ideas”, con la finalidad de obtener información

capaz de minimizar el impacto de los riesgos latentes en el proyecto.

Para lograr valorar el riesgo y planificarlo, este proyecto contemplará las

siguientes actividades propuestas por el PMBOK cuarta edición:

Planificación de la Gestión de Riesgos: decidir cómo enfocar, planificar y

ejecutar las actividades de gestión de riesgos.

Identificación de Riesgos: determinar qué riesgos pueden afectar el

proyecto y documentar sus características.

Análisis Cualitativo de Riesgos: Utilizar un plantilla que permita priorizar los

riesgos para realizar otras acciones posteriores, evaluando y combinando

su probabilidad de ocurrencia y su impacto.

Planificación de la Respuesta a los Riesgos: desarrollar opciones y

acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los

objetivos del proyecto.

91

4.3.2.6.1. Identificación del Riesgo.

En este apartado del documento se determina qué riesgos pueden afectar el

proyecto. Los que fueron recolectados mediante la herramienta lluvia de ideas y

con la colaboración del encargado del departamento social.

El cuadro 9, muestra la información recopilada de los riesgos identificados

después de la aplicación de la herramienta. Esta identificación previa a su

ejecución permitirá al equipo de proyecto mitigar el riesgo.

Para lograr la interpretación del cuadro No 7, se ha seleccionado un código de

identificación que nos permite trabajar de forma estandarizada y ser incluido en

una base de datos de riesgos. Estos códigos están estructurados de la siguiente

manera “RX999” donde 999 es un consecutivo y la “X” es la Categoría del Riesgo

y las categorías utilizadas en el cuadro son las siguientes:

RA- Riesgo de Administración de Proyectos.

RE- Riesgo Externo.

RO- Riesgo Organizacional.

RT- Riesgo Técnico.

92

Cuadro No 9. Identificación del Riesgo.

Código. Causa. Descripción del Riesgo.

RE001 Regulatorio. Si la planificación del proyecto no cumple con

todos los requisitos que solicita la Contraloría

General de la República podría retrasar la etapa

de ejecución.

RO001 Presupuesto. Si el presupuesto de proyecto no se gestiona

adecuadamente, provocaría que el equipo de

proyecto deba realizar una revisión de este e

incurrir en un atraso para su iniciación.

RE002 Regulatorio. Si el proyecto no queda incluido en el

presupuesto anual municipal, podría atrasar su

ejecución ya que tendría que esperarse a un plan

extraordinario.

RA001 Recursos

Humanos.

Si no se asignan los recursos humanos

necesarios, el proyecto no se terminaría a tiempo

y elevaría su costo.

RA002 Recursos

Humanos.

Si el equipo de proyecto no cuenta con los

conocimientos y habilidades necesarias para el

desarrollo del proyecto, los objetivos esperados

podrían no cumplirse.

RO002 Priorización. Si el alcalde de la municipalidad no es reelecto,

provocaría que se dé un cambio de la estrategia

en el ayuntamiento y este proyecto sería

desechado.

RO003 Priorización. Si el Consejo Municipal no aprueba el proyecto,

provocaría que el equipo de proyecto tendría que

realizar una revisión de este, además incurriría

en un atraso para su iniciación y un aumento en

93

el costo del proyecto.

RA004 Planificación. Si los objetivos del proyecto no están realmente

bien definidos, podría provocar que el producto

final no sea el deseado.

RA005 Recurso

Humano.

Si el líder de proyecto no cuenta con la autoridad

necesaria en las actividades por desarrollar en el

proyecto, podría atrasar la toma de decisiones y

la entrega del producto.

RO004 Calidad. Si no cuenta con los recursos a tiempo por la

ejecución del proyecto, el equipo de proyecto

debería correr para presentar los entregables, lo

que puede ocasionar una baja en la calidad del

proyecto.

RO005 Calidad. Si no se da una aceptación y compromiso por

parte de los steakholders y otros organismos que

apoyarán el proyecto planteado, puede ocasionar

una baja en la calidad del proyecto.


4.3.2.6.2. Análisis cuantitativo del riesgo.

Luego de haberse realizado el listado donde se identificaron los riesgos, la tarea

de es ordenarlos según criterios de prioridad.

El criterio que se utilizará es por un rango de calificación. Para poder otorgarle un

rango a cada uno de los riesgos identificados previamente, el equipo que

gestionará el riesgo deberá ubicar la probabilidad y el impacto en las escalas que

se muestran en los cuadros No 9 y No 10.

94

Cuadro No 10. Probabilidad e Impacto del Riesgo.

Probabilidad. Impacto.

Muy Probable. 0.9 Muy Alto. 0.8

Bastante Probable. 0.7 Alto. 0.4

Probable. 0.5 Moderado. 0.2

Poco Probable. 0.3 Bajo. 0.1

Muy poco probable. 0.1 Muy Bajo. 0.05


Para ubicar el impacto de cada riesgo en la escala, se utilizarán los siguientes

criterios:

Cuadro No 11. Evaluación del impacto del riesgo

Evaluación del impacto de un riesgo en los objetivos principales del

proyecto

(Escala ordinal o cardinal, escala no lineal)

Objetivo

del

proyecto

Muy Bajo

.05

Bajo

.1

Moderado

.2

Alto

.4

Muy Alto

.8

Costo Insignificante

incremento del

costo

Incremento

del costo

< 5%

Incremento

del costo

entre el 5 –

10%

Incremento

del costo

entre el 10 –

20%

Incremento

del costo

> 10%

Calendario Insignificante

variación del

calendario

Variación del

Calendario

< 5%

Desviación

general del

Proyecto

5 – 10%

Desviación

general del

Proyecto

10 – 20%

Desviación

general del

Proyecto

>10 – 20%

Alcance Reducción del Áreas Áreas Reducción del El producto

95

alcance apenas

perceptible

menores del

alcance son

afectadas

mayores del

alcance son

afectadas

alcance

inaceptable

para el cliente

final del

proyecto es

inservible

Calidad Degradación la

calidad apenas

perceptible

Solo

aplicaciones

muy

específicas

son afectadas

La reducción

de la calidad

demanda la

aprobación

del cliente

Reducción de

la calidad

inaceptable

para el cliente

El producto

final del

proyecto es

inservible


Con la combinación entre las escalas de probabilidad e impacto se obtiene la

matriz PxI que está representada en el Cuadro No 11, donde el verde es un riesgo

bajo, amarillo un riesgo moderado y el rojo indica un riesgo alto.

Cuadro No 12. Matriz PxI.

Marcador de Riesgo para un riesgo específico

(PxI).

Impacto

Probabilidad

Muy

Bajo

0.5

Bajo

.1

Moderado

.2

Alto

.4

Muy

Alto

.8

0.9 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72

0.7 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56

0.5 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40

0.3 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24

0.1 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08


En el cuadro 12, se logra apreciar la aplicación de la herramienta “Matriz PxI”

seleccionada para calificar y priorizar el riesgo del proyecto.

96

Cuadro No 13. Calificación y Priorización del Riesgo.

Código Causa Descripción del Riesgo Probabilidad Impacto Riesgo

RE001 Regulatorio Si la planificación del proyecto no cumple con todos

los requisitos que solicita la Contraloría General de

la República podría retrasar la etapa de ejecución.

0,9 0,8 0,72

RE002 Regulatorio Si el proyecto no queda incluido en el presupuesto

anual municipal, podría atrasarse su ejecución ya

que tendría que esperarse a un plan extraordinario.

0,9 0,8 0,72

RO004 Calidad Si no cuenta con los recursos a tiempo para la

ejecución del proyecto, el equipo de proyecto

debería correr para presentar los entregables y

evitar una baja en la calidad del Proyecto.

0,7 0,2 0,14

RA002 Recursos

Humanos

Si el equipo de proyecto no cuenta con los

conocimientos y habilidades necesarias para el

desarrollo del proyecto, los objetivos esperados

podrían no cumplirse.

0,5 0,2 0,10

97


RO002 Priorización Si el alcalde de la municipalidad no es reelecto,

provocaría que se dé un cambio de la estrategia en

el ayuntamiento y este proyecto sería desechado.

0,5 0,2 0,10

RO003 Priorización Si el Consejo Municipal no aprueba el proyecto,

provocaría que el equipo de proyecto vuelva a

realizar una revisión de este, lo que incurriría en un

atraso para su iniciación y un aumento en el costo

del proyecto.

0,5 0,2 0,10

RO005 Calidad Si no se da una aceptación y compromiso por parte

de los steakholders y otros organismos que

apoyarán el proyecto planteado, se daría una baja

en la calidad del Proyecto.

0,5 0,2 0,10

RA001 Recursos

Humanos

Si no se asignan los recursos humanos necesarios,

el proyecto no terminaría a tiempo y elevaría el costo

del mismo.

0,3 0,2 0,06

RA004 Planificación Si los objetivos del proyecto no están realmente bien

definidos, podría provocar que el producto final no

sea el deseado.

0,3 0,2 0,06

98


RO001 Presupuesto Si el presupuesto de proyecto no se gestiona

adecuadamente, el equipo de proyecto tendrá que

realizar una revisión de este e incurrir en un atraso

para su iniciación.

0,50 0,05 0,03

RA005 Recurso

Humano

Si el líder de proyecto no cuenta con la autoridad

necesaria en las actividades a desarrollar en el

proyecto, podría atrasar la toma de decisiones y la

entrega del producto.

0,1 0,2 0,02

Riesgo General de Proyecto 0,20


99

4.3.2.6.3. Respuesta a los Riesgos.

La planeación de Respuesta a los Riesgos pretende desarrollar procedimientos y

acciones para reducir las amenazas de los objetivos del proyecto.

Para este proyecto, se han establecido acciones preventivas para aquellos

riesgos, que tienen un mayor nivel de prioridad, aunque también se definen

acciones preventivas, para aquellos riesgos a los que se les identificó una

oportunidad de respuesta y no sólo de aceptación. Para los restantes riesgos, se

ha tomado la decisión de aceptarlos. Por tanto, se les ha definido un Plan de

Contingencia y Respaldo, en caso de que se den. Lo que implica que se ha

establecido una reserva en tiempo y costo.

Es importante hacer notar que para aquellos riesgos, que han sido aceptados se

ha definido un trigger o disparador para el uso de la contingencia.

Además, para cada una de las acciones de repuesta a los riesgos se han elegido

a los responsables de la ejecución de dicha respuesta, con base en el

Organigrama del Proyecto.

100

Cuadro No 14. Respuesta al riesgo.

Código Descripción del Riesgo Rango

(PxI)

Estrategi

as

Acciones Contingencias

y Respaldos

Reservas

(Tiempo)

Reservas

(Costos)

Dólares

Disparador Responsable Fecha/Etapa

RE001 Si la planificación del

proyecto no cumple con

todos los requisitos que

solicita la Contraloría

General de la República

podría retrasar la etapa

de ejecución.

0,72 Eliminar

Solicitar la

ayuda del

departamento

de

Planificación

5 días Administrador

de Proyecto Planeamiento

RE002 Si el proyecto no queda

incluido en el presupuesto

anual municipal, podría

atrasarse su ejecución ya

que tendría que esperarse

a un plan extraordinario.

0,72 Eliminar

Solicitar la

aprobación del

proyecto con

anticipación


de Proyecto Planificación

RO004 Si no cuenta con los

recursos a tiempo para la

ejecución del proyecto, el

equipo de proyecto

debería correr para

presentar los entregables

y evitar una baja en la

calidad del Proyecto.

0,14 Eliminar

Solicitar con

suficiente

anterioridad

los

recursos

requerido

5 días

Encargado

del Dept

Social

Todo el

proyecto

101


(PxI)

Estrategi

as


y Respaldos

Reservas

(Tiempo)

Reservas

(Costos)

Dólares


RA002 Si el equipo de proyecto

no cuenta con los

conocimientos y

habilidades necesarias

para el desarrollo del

proyecto, los objetivos

esperados podrían no

cumplirse.

0,10 Eliminar Solicitar

capacitaciones $3,400

Encargado

del Dept RH Planificación

RO002 Si el alcalde de la

municipalidad no es

reelecto, provocaría que

se dé un cambio de la

estrategia en el

ayuntamiento y este

proyecto sería

desechado.

0,10 Aceptar

Solicitar una

Reunión

con el nuevo

Alcalde

2 días

Si el

Alcalde del

periodo

2007-2011

no es

reelecto

Administrador


RO003 Si el Consejo Municipal

no aprueba el proyecto,

provocaría que el equipo

de proyecto vuelva a

realizar una revisión de

este, lo que incurriría en

un atraso para su

iniciación y un aumento

en el costo del proyecto.

0,10 Eliminar

Solicitar una

Reunión

con el Alcalde

previo

a presentarlo

al Consejo

Administrador

de Proyecto /

Encargados

del Depts de

RH y Social

Planificación

102


(PxI)

Estrategi

as


y Respaldos

Reservas

(Tiempo)

Reservas

(Costos)

Dólares


RO005 Si no se da una

aceptación y compromiso

por parte de los

steakholders y otros

organismos que apoyarán

el proyecto planteado, se

daría una baja en la

calidad del Proyecto.

0,10 Mitigar

Velar por la

motivación de

los

steakholders

$500 Administrador

de Proyecto

Todo el

proyecto

RA001 Si no se asignan los

recursos humanos

necesarios, el proyecto no

terminaría a tiempo y

elevaría el costo del

mismo.

0,06 Aceptar

Velar por tener

el recurso

Humano antes

de

inicial cada

actividad

No

asignación

del recurso

humano

necesario

Encargado

del

Dept RH

Todo el

proyecto

RA004 Si los objetivos del

proyecto no están

realmente bien definidos,

podría provocar que el

producto final no sea el

deseado.

0,06 Mitigar

Hacer un foro

para

asegurarse de

que

los objetivos

estén

bien claros

Administrador


103


(PxI)

Estrategi

as


y Respaldos

Reservas

(Tiempo)

Reservas

(Costos)

Dólares


RO001 Si el presupuesto de

proyecto no se gestiona

adecuadamente, el

equipo de proyecto tendrá

que realizar una revisión

de este e incurrir en un

atraso para su iniciación.

0,03 Mitigar

Solicitar la

ayuda del

departamento

de

Planificación



RA005 Si el líder de proyecto no

cuenta con la autoridad

necesaria en las

actividades a desarrollar

en el proyecto, podría

atrasar la toma de

decisiones y la entrega

del producto.

0,02 Mitigar

Experiencia

comprobado

en liderazgo

de proyectos

Encargado de

Dept de RH Planificación

Riesgo General de Proyecto 0,20


104

Como producto de la matriz de riesgos se identificaron nuevos montos por

concepto de reservas, las cuales suman $3,900 por concepto de motivación de los

steakholders y capacitaciones para el equipo de trabajo. Este monto debe ser

tomado en consideración en los costos del proyecto. El costo total del proyecto se

eleva a un total de $19,115, $3,900 más del monto calculado en la versión previa

de los costos del proyecto.

También se vio afectado el Cronograma del Proyecto después de haberse

realizado el análisis de riesgos. Se observa un cambio en el inicio del proyecto ya

que para febrero no se planea realizar ningún trámite para solicitar presupuesto

extraordinario, por lo que se propone a mayo para que este proyecto sea incluido

en el presupuesto ordinario. Sin embargo, si existiera un trámite para solicitar

presupuesto extraordinario antes de esta fecha se procedería a mover la fecha.

105

5. CONCLUSIONES

Con la definición del plan de gestión para establecer una estrategia de

responsabilidad social, la Municipalidad de Santa Ana parte de aquí para

lograr una correcta dirección.

A pesar de que el enfoque que tiene el Departamento Social de la

Municipalidad de Santa Ana, los resultados obtenidos luego de aplicar las

herramientas de diagnóstico de la situación actual que propone el “Manual

para la Implementación de la Responsabilidad Social Empresarial”, señala

que los esfuerzos actuales necesitan ser reorientados bajo la metodología

de RSE para lograr mayores éxitos.

La gestión del Alcance detalla claramente al director del proyecto y al

equipo de proyecto los requisitos o características que debe poseer,

además ayudará a eliminar los problemas a la hora de llevar a cabo todas

las fases del proyecto. Esto se desarrolló y se limitó con la ayuda del

encargado del departamento social y el análisis de la situación actual del

municipio.

Se observa un panorama aliciente para la ejecución del proyecto ya que el

Alcalde Municipal fue reelecto y estará al mando del ayuntamiento por seis

años más, donde se mantiene la misma estrategia institucional que permitió

realizar este proyecto.

Las actividades del proyecto mostradas en la EDT llevan un orden y un

desarrollo estratégico, ya que se desarrollarán lineales es decir finalizando

e empezando la otra. Esto, con la finalidad de centralización la totalidad de

los esfuerzos del equipo de proyecto e involucrados para su ejecución.

106

La fecha plazo para la entrega del proyecto, deber ser ciento ocho días

después de iniciado. Esto basado en el análisis desarrollado y en el juicio

de expertos de los involucrados en el proceso.

El inicio del proyecto está sujeto a la inclusión del presupuesto del proyecto,

a un trámite extraordinario o a la inclusión de este al presupuesto anual de

la municipalidad.

El uso de los formatos para reportes y documentación facilitan el control del

proyecto en sus diferentes etapas de avance, para lograr identificar

oportunamente los contratiempos que puedan presentarse. Así mismo,

facilitan el flujo de información, de forma clara y segura hacia los

interesados del proyecto.

Todas las personas elegidas para trabajar en este proyecto deben de contar

con la experiencia suficiente y las capacidades suaves y técnicas

requeridas para las tareas.

El porcentaje de asignación para cada recurso humano, permite establecer

con mayor precisión el presupuesto del tiempo y costo requerido para el

desarrollo del proyecto.

La asignación del costo de todos los recursos humanos que participan en el

proyecto, se hace considerando un salario fijo mensual, dependiendo de

cada uno de los puestos.

Se identificaron once riesgos potenciales del proyecto, para cinco de ellos

se identificaron estrategias de acción preventivas y para los otros seis se

toma la decisión de mitigar y aceptar el riesgo y preparar una acción de

contingencia para cada uno de ellos.

107

Dentro de los riesgos más importantes encontrados están: Si la

planificación del proyecto no cumple con todos los requisitos que solicita la

Contraloría General de la República podría retrasarse la etapa de ejecución

y si el proyecto no queda incluido en el presupuesto anual municipal, podría

atrasarse su ejecución ya que tendría que esperarse a un plan

extraordinario.

108

6. RECOMENDACIONES

Para una correcta ejecución de los procesos del proyecto y lograr el

producto final, el equipo de proyecto deberá apegarse a las buenas

prácticas expuestas en el PMBOK, libro elaborado por Project Management

Institute.

Toda la documentación del proyecto debe ser colocada en una “share point”

donde los involucrados tengan acceso a ella. El director del proyecto debe

ser el encargado de la herramienta.

Cada vez que se actualice la información en el “share point”, este deberá

enviarles un correo de notificación a los involucrados de la fase en

ejecución.

El equipo de proyecto, debe apegarse a las actividades establecidas en el

Plan de Gestión. Esto con la finalidad de garantizar el éxito del proyecto.

109

7. BIBLIOGRAFÍA

Centro de Gestión Tecnológica e Informática Industrial. (2006). Manual para la

implementación de la responsabilidad social empresarial: una guía práctica para

empresas que buscan una competitividad sostenible. San José, Costa Rica.

Chamoun, Y. (2002). Administración profesional de proyectos la guía. D.F.,

México: McGRAW-HILL/Interamericana editores, S.A. de C.V.

Project Management Institute. (2008). Guía de los fundamentos de la Dirección de

Proyectos (4ª ed.). Estados Unidos.

Municipalidad de Santa Ana. Página WEB. Disponible en

http://www.santaana.go.cr, Consultada en Julio 2010.

Henry Villalobos Solís (2009). Propuesta para la Implementación de una oficina de

Administración de Proyectos en el Municipio de Santa Ana, Proyecto Final de

Graduación presentado como Requisito para optar por el Grado de Máster en

Administración de Proyectos, Maestría en Administración de Proyectos,

Universidad Cooperación Internacional, San José, Costa Rica.

Ronny Barrantes Cruz (2009). Desarrollo de una Estrategia de Responsabilidad

Social Empresarial para la Empresa Control Electrónico S.A. Costa Rica, Proyecto

Final de Graduación presentado como Requisito para optar por el Grado de

Máster en Administración de Proyectos, Maestría en Administración de Proyectos,

Universidad Cooperación Internacional, San José, Costa Rica.

Geovany Córdoba Soto (2009). Propuesta para la Implementación de un plan de

gestión del proyecto “Voluntariado electrónico”, Proyecto Final de Graduación

presentado como Requisito para optar por el Grado de Máster en Administración

http://www.santaana.go.cr/

110

de Proyectos, Maestría en Administración de Proyectos, Universidad Cooperación

Internacional, San José, Costa Rica.

Costa Rica, Municipalidad de Santa Ana. (2007). Programa de Gobierno. San

José: Lic. Gerardo Oviedo Espinoza.

Costa Rica, Municipalidad de Santa Ana. (2009).Tercer Informe a la Comunidad

Santaneña. San José: Lic. Gerardo Oviedo Espinoza.

http://www.santaana.go.cr/

111

8. ANEXOS

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO

ACTA DEL PROYECTO


Jueves 01 de Julio del 2010.

Estrategia de responsabilidad social

empresarial para el área social de la


Áreas de conocimiento /

procesos:

Área de aplicación (Sector / Actividad):

Integración.

Tiempo.

Alcance.

Costos.

Recursos Humanos.

Riesgo.

Sector Social, Ambiental y Económico /



Jueves 08 de Julio del 2010. Jueves 11 de noviembre del 2010.


Objetivo General:

Plantear un plan de proyecto para la gestión e implementación de la

estrategia de responsabilidad social empresarial para el Departamento Social

de Municipalidad de Santa Ana.





112


Definir la estructura organizacional y administrativa para la

implementación de la estrategia de RSE.



En la actualidad el tema de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) continúa

conquistando territorio en la economía de nuestro país, expandiéndose desde

el sector privado hacia las comunidades, consumidores y a diversas

organizaciones laborales y de la sociedad civil, pero las empresas del sector

público no han escapado de esta tendencia, adoptando programas de RSE en

sus prácticas productivas. Por esta razón el Departamento Social de la

Municipalidad de Santa Ana desea incorporar el RSE a sus ideas de proyectos

para lograr que estas sean existosas bajo esta filosofia y lograr cumplir la

misión del actual plan del Alcade de Municipalidad de Santa Ana es Gestionar

un modelo de desarrollo integral que motiva y educa a sus habitantes para

participar en la administración de los intereses y servicios municipales, de

forma que se desarrollen las condiciones necesarias para adecuar la calidad de

vida.


proyecto.

En producto final de este proyecto es un documento formal que contendrá la

planificación del alcance, tiempo, recursos y riesgos, para la estrategía de RSE

que ayudará al Departamento Social a realizar la ejecución de este proyecto

de una forma ordenada y controlada, y poder lograr exitosamente su objetivo

general que es Plantear una Estrategia de Responsabilidad Social para la


Supuestos.


que apoyarán el proyecto planteado.

113

El cumplimiento con el Alcance, Tiempo, Costo designado para el proyecto.

Contar con los insumos necesarios para que el proyecto a plantear se

puedan desarrollar.

Que el proyecto sea ejecutado por la Municipalidad de Santa Ana.

Las elecciones de alcalde son el 5 diciembre del 2010, lo que podría atrasar

su ejecución.

El cambio de filosofia del Alcalde actual respecto del futuro Alcalde.

Restricciones.

Complejidad de las regulaciones legislativas, para la solicitud de fondos .


2011.

No se cuenta con la exclusividad de aportar el 100% del tiempo al proyecto.

Limitaciones.


que apoyarán el proyecto planteado.

Tiempo de desarrollo del proyecto: tres meses a partir del la definición del

enunciado de trabajo.

La limitación de presupuesto para implementar la Estrategia de

Resposabilidad Social Empresa.

No involucra su ejecución, lo que implica no mostrar resultados de su

implementación, dado el plazo para el desarrollo de esta propuesta.


La Municipalidad de Santa Ana cuenta con un Departamento de Proyección

Social, pero es hasta ahora que se desea darle ese enfoque de

Responsabilidad Social Empresacial.

Identificación de grupos de interés (Stakeholders)


Gerente del Departamento de Proyección Social.

114

Camará de Industria.


Consejo Municipal.

Alcalde Municipal.

Grupos de Vecinos.

Asociación de Desarrollo de Santa Ana.

Aprobado por:

Manuel Alvarez Cervantes.

Profesor Seminario de Graduación.

Firma:

Hecho por:


Firma:

115

Anexo 2: EDT

a) Estructura completa.

b) Seminario Graduación.

116

c) Desarrollo Proyecto Final de Graduación.

117

d) Revisión por los lectores.

e) Defensa Virtual Proyecto Final de Graduación.

118

Anexo 3: CRONOGRAMA

a) Cronograma Parte 1.

119

b) Cronograma Parte 2.

120

Anexo 4: HERRAMIENTA DE SITUACIÓN ACTUAL

121

Anexo 5: HERRAMIENTA DE AUTODIAGNÓSTICO DE SOSTENIBILIDAD

125

Anexo 6: HERRAMIENTA DE SITUACIÓN ACTUAL

126

Anexo 7: RUTA CRÍTICA

a) Parte 1.

b) Parte 2.

c) Parte 3.

d) Parte 4.

127

Anexo 8: ACTA DE CONSTITUCIÓN DE LA ESTRATEGIA RSE.

ACTA DEL PROYECTO


1 de noviembre de 2010.

Plan de proyecto para la gestión de la

estrategia de RSE en el Departamento

Social de la Municipalidad de Santa Ana.

Fecha tentativa de inicio del proyecto. Fecha tentativa de finalización del proyecto.

2 de mayo de 2011.

13 de octubre de 2011.


Objetivo General: Plantear un plan de proyecto para la gestión e implementación de

la estrategia de responsabilidad social empresarial para el Departamento Social

de Municipalidad de Santa Ana.




Establecer un compromiso del Alcalde, Consejo Municipal y del departamento

Social con la Responsabilidad Social Corporativa.

Definir la estructura organizacional y administrativa para la implementación de

la estrategia de RSE.


Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)

La Municipalidad de Santa Ana con el propósito de “Ejecutar un modelo de desarrollo

integral que motiva y educa a sus habitantes para participar en la administración de

los intereses y servicios municipales, de forma que se desarrollen las condiciones

necesarias para adecuar la calidad de vida”, y además, de no contar con una

128

estrategia de responsabilidad social empresarial que integre los esfuerzos realizado

por el Departamento Social, da origen al proyecto de Plantear un plan de proyecto

para la gestión e implementación de la estrategia de responsabilidad social

empresarial para el Departamento Social de Municipalidad de Santa Ana. Bajo esta

estrategia, el ayuntamiento busca la ayuda para ordenar y establecer metas

compatibles con su Misión y Visión actual, y ser una vitrina para otras

municipalidades e instituciones públicas que desean gestionar el cambio en tema de

responsabilidad social empresarial.

Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto.

El entregable final de este proyecto es un documento digital (.doc) con el plan de

proyecto para la gestión de la estrategia de RSE, el cual es una la guía para que el

director y el equipo de proyecto implementen paso a paso dicha estrategia.

Supuestos.

Los principales supuestos de este proyecto serían:



Para el desarrollo del proyecto se contara con la colaboración del departamento

de Recursos Humanos.

El encargado del Departamente Social y el de Recursos Humanos será

capacitados por el CEGESTI antes de iniciar el proyecto.

El encargado del Departamente Social y el de Recursos Humanos será

capacitados por la Universidad para la Cooperación Internacional en Manejo de

proyectos.

Se contará con el 75% de la disponibilidad del encargado del departamento social

el Señor Andrés Acuña para la ejecución del proyecto.

Contar con los insumos necesarios para que el proyecto a plantear se puedan

desarrollar.

Que el proyecto sea ejecutado por la Municipalidad de Santa Ana en el periodo

2011-2016.

129

La documentación vigente servirá como guía para la gestión de la administración

del proyecto.

Restricciones.

Las principales restricciones de este proyecto serían:

La disponibilidad de tiempo de los miembros del equipo del proyecto.

La Capacitación técnica en RS para el equipo del proyecto.

La Capacitación técnica en Manejo de Proyectos para el encargado del

Departamento Social y el de Recursos Humanos.

La municipalidad por ser un ente público está sujeta a las directrices y

regulaciones que la Contraloría General de la Republica establece.

Identificación de Involucrados (Stakeholders).

Los principales involucrados del proyecto serían:

Internos:

Alcalde.

Área de Planificación.

Encargado del Departamento Social.

Encargado del Recursos Humanos.

Consejo Municipal.

Externos:


Unión Cantonal de Asociaciones de Desarrollo.

Por definir. Director del Proyecto Firma:

Presidente del Consejo Municipal

Firma:

130

Anexo 9: DIAGRAMA DE FLUJO PARA MOSTRAR LA METODOLOGÍA DE LA

ESTRATÉGIA.

universidad de costa rica · resumen para el desarrollo del marco metodológico. pág.41 cuadro 2....

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