Universidad de Buenos Aires

Auditoria General

1. OBJETIVO DE LA TAREA

2. ALCANCE Y METODOLOGIA DE TRABAJO

3. LIMIT ACIONES AL ALCANCE

4. TAREA REALIZADA

5. OBSERV ACIONES Y RECOMENDACIONES

6. CONCLUSION DEL INFORME

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El objetivo de esta tarea consisti6 en realizar los procedimientos relacionados con lasactividades de cierre del Ejercicio 2014, de acuerdo con los controles definidos por esta AuditoriaGeneral.

Con el fin de cumplir el objetivo establecido, nuestro equipo de trabajo se constituy6 en laTesoreria de acuerdo al cronograma, el dia 18/12/14.

El examen fue realizado de conformidad con el Manual de Procedimientos de AuditoriaInterna de la AGUBA y disposiciones complementarias de la UBA.

La tarea realizada se bas6 exclusivamente en la documentaci6n y datos aportados por laUnidad correspondiente sin que se hayan realizado actividades de otra naturaleza.

La metodologia utilizada consisti6 en constatar los saldos resultantes del arqueo defondos y valores con los listados de composici6n emitidos por el sistema PILAGA, necesariospara conformar los saldos, que a continuaci6n se detallan:

Devoluci6n de haberes no devengadosCuenta de Tesoreria - Arqueo de Caja por cuenta de TesoreriaParte diario de TesoreriaCuenta Bancaria - Saldos de Cuentas BancariasLiquidaciones en Cartera - Arqueo de liquidaciones en carteraConsultas y Listados - Cheques - Devoluci6n de Responsables pendientes decobroFondos de Terceros - Listado de Arqueo de Fondos

Listado de autorizaci6n de entrega de fondos no entregados.Arqueo de Valores en GarantiaArqueo de RetencionesCajas Chicas - Listados y Consultas

Listado del estado actual de la reserva de una caja chicaListado de estado de cajas chicasDevoluciones de cajas chicas pendientes de cobro

Adelantos a Responsables - Listados y ConsultasListado de Adelantos a Responsables pendientes de Rendici6n

Adelantos a Proveedores Pendientes de Cancelaci6nViaticos pendientes de Rendici6nConsultas y Listados - Liquidaciones:

Liquidaciones pendientes de pago con cruce de adelantos.Adelantos - Consultas y Listados:

VicHicos- Consultas y Listados:Listado de Viaticos, pendientes de cobro

La determinacion de la clasificacion del Riesgo, se baso en la evaluacion de los hallazgospropios de la Dependencia.

Se solicito mediante Nota AGUBA N° 351/14 de fecha 19/11/14 y Nota AGUBA N°416/14 de fecha 11/12/14, con vencimiento 28/11/14 la informacion que se detalla acontinuacion:

1. El ultimo dia habil del ano 2014 y primer dia habil del ano 2015, para la Dependencia.

2. Los horarios de las areas de Tesoreria y Contabilidild, para ambos dias.

Se procedio a realizar el arqueo de efectivo moneda nacional, efectivo moneda extranjera,valores a depositar y valores a depositar diferidos cotejando la existencia de los mismoscon el saldo dellistado "Arqueo de Caja por Cuenta de Tesoreria" emitido por el sistemaPILAGA a la fecha de cierre.

Se verifico que el saldo de Liquidaciones en cartera no estuviera integrado por valores adepositar vencidos, que deberian ser anulados, comparandolo con ellistado "Arqueo deLiquidaciones en Carteta".

Se constato que los certificados de Plazo Fijo respaldaran el saldo de las cuentas bancariasque integran Inversiones, seglin el sistema PILAGA.

Se arquearon los valores (Estampillas, valores metales, vales nafta, etc) y se efectuaron loscontroles de calculos aritmeticos pertinentes.

Se practico el recuento de fondos puestos a nuestra disposicion correspondiente a CajasChic as y Fondos Rotatorios de la Direccion de Tesoreria.

Se verific6la composici6n e integridad de las partidas asignadas a Cajas Chic as y FondosRotatorios y su oportuna rendici6n al cierre, comparando con los listados "Adelantos aResponsables pendientes de Rendici6n" y "Estado Actual de Reserva de Caja Chica y/0Fondo Rotatorio".

Se verificaran los fondos existentes en la Tesoreria al momenta del arqueo de fond os yvalores con el saldo dellistado "Arqueo de Fondos por Cuenta de Tesoreria".

Se verific6 que las garantias contenidas en el listado "Arqueo de Valores en Garantia"emitido por el sistema PILAGA se encuentren vigentes. Asimismo que no existan pagan~semitidos por montos superiores a pesos quince mil, cumpliendo con 10 establecido en elRes (CS).N° 8240/13 (art. 93, inc.e), procediendose a constatar la coincidencia de los saldosal cierre y al inicio.

- Se constat6 que en el listado "Arqueo de Fondos" (de Terceros) se puedan identificarc1aramente los conceptos que integran la partida y sus fechas de devoluci6n.

Con relaci6n a la revisi6n de hechos posteriores al cierre del Ejercicio, se conciliaron con elParte de inicio 2015 (Parte cera) los saldos arqueados oportunamente en el sector de Tesoreria.

Se realiz6 el Corte de la Documentaci6n puesta a nuestra disposici6n, seglin la siguienteapertura:

Corte de Facturas, Recibos y Liquidaciones: Se realiz6 el corte de la documentaci6n enuso, tomandose los datos de la ultima emitida y la primer a en blanco por cada uno de losconceptos.Corte de Chequeras: Se practic6 el corte de Chequeras en uso, tomandose los datos delultimo cheque emitido y el primero en blanco, para cada una de las cuentas corrientesbancarias, visualizandose los 5 (cinco) ultimos cheques emitidos anteriores al corte en elcaso que estuvieran aun en cartera, y la documentaci6n de respaldo de los mismos, en elcaso que la Dependencia ya los hubiera entregado.

Se relev6la ultima documentaci6n emitida al cierre, a saber:- Informe de la Comisi6n Evaluadora.

Orden de Compra 0 de Provisi6n.- Certificaci6n de la Comisi6n de Recepci6n.

En todos los casos se relevo un lote de los 5 (cinco) ultimos documentos emitidos.Con relacion a los titulos 4.3.1 y 4.3.2, cabe aclarar que no se analiza el contenido de ladocumentacion solicitada.

Se solicitaron los libros y registros: contables, de Resoluciones, de Ordenes deProvision y de Patrimonio procedi€mdose a cerrar aquellos que fueron puestos anuestra disposicion, y a transcribir en los papeles de trabajo de la Auditoria lossiguientes conceptos:

Nombre del Libro.Sistema de registracion.N° y fecha de rubrica.N° de folios totales.N° de folios utilizados.Datos de la ultima registracion: - Fecha - Datos - ImporteSaldo acumulados: - Fecha - Importe

Cierre de EjercicioEstado de Composicion del CreditoEstado de Ejecucion Presupuestaria de Gastos (CONSOLIDADO)Estado de Recursos

Estado de Ejecucion Compromiso no DevengadoDevengado no pagadoEjecucion PresupuestariaListados y Consultas - Ejecucion PresupuestariaPor Inciso

Ejecucion presupuestaria por Inciso, Unidad, Sub-Unidad y Subsub-Unidad

AIF (Consolidado)AIF Detallado (Por Fuente de Financiamiento).

Se solicito la entrega, hasta el 08 de enero del ano 2015, de la siguientedocumentacion:

Fotocopias de las boletas de dep6sitos bancarios de la recaudaci6n en efectivo ylos valores a depositar, que surgen del arqueo efectuado al cierre.Fotocopias de extractos bancarios, de las cuentas con las que opera laDependencia, donde conste el saldo al cierre con su respectiva conciliacion a esafecha.Listado de Garantias al primer dia hcibil de 2015.El Parte 0 PILAGA ano 2015.

Se realizo el seguimiento de las observaciones y recomendaciones efectuadas paresta Auditoria al cierre del Ejercicio 2013, a fin de verificar el estado deregularizacion de las mismas.

En funcion del objetivo establecido, del alcance y metodologia de trabajo, de laslimitaciones al alcance, de la tarea realizada y de las observaciones y recomendaciones, estaAuditoria General dio cumplimiento a los procedimientos respondientes alas actividades decierre del ejercicio 2014 y a los controles establecidos par 1 no~mativa.

AI,iEXO A: Observaciones y recomendacionesFacultad de Ciencias Veterinarias

Actividades de Cierre de Ejercicio 2014

Las 6rdenes de compra carecen de numeracion preimpresa 0metodo similar que aseguren su correlatividad. En cuanto alos remitos de Deposito por Entrega de Mercaderia (Pedidode elementos), si bien tienen numeracion preimpresa, noguardan correlatividad numerica temporal.

Las ordenes de compra asi como el resto de la documentacionmencionada, deben ser emitidos en hojas prenumeradas por imprenta 0sistema, utilizandose correlativamente.

ANEXOIARQUEO DE FONDOS Y VALORES AL CIERRE DEL EJERCICIO 2014

DETALLEFONDOS TESORERIA TOTALES

A. Disponibilidades1. Tola1 E(eelivo Tesoreria (moneda naciona1) 0,002. E(eelivo en Moneda Exlraniera 0,003.Efectivo enlre>(ado a 1aempresa de eaudales 0,00B. ChequesI. Valores a deposilar 0,002. Valores a deposilar (di(eridos) 0,003. Va10res a deposilar enlre£.a 1a empresa de eauda1es 0,004.£n Carlera4.1.Cheques en Carlera 43.689,274.2.Relenciones Cheques en Carlera 1.520,85C. Inversiones1. Plazos Fijos If olros 0,00D. OlTos valores1. Varios (£slampillas, Valores mela1es, Vales na(la, ele.) 0,00E. Caia Chica TesorerlaI. £feelivo 0,002. Doal/llenlacion(eomprobanles a rendir) 0,00F. FOlldo Rolatorio Tesoreria1. Efeelivo 0,002. Documenlacion(coll1vrobanles a rendir) 0,00G. Cartera1. Adelanlos a Resronsables Pendienles de Rendicion 0,002. Cajas Chicos pendienles de rendicion 0,003. Fondos Rolalorios pendienles de rendicion 0,004. Vialicos pendienle de rendicion 0,005. Ade1anlos a proveedores vendienles de eaneelacion 0,006. Oev. Adel. A resp. Pendienle de cobra 0,007. Oev. Caja Chiea pendienle de cobro 0,008.Liauidaciones vendienles de va~o con enlee de adelanlo 0,00TOTAL DEL AROUEO 45.210,12

H. Fondos de Terceros 133.218,22Arqueo de (ondos 105.466,68Aulor. de Enlre£a de fondos no enlre£adas 0,00A raueo de Relenciones 15.112,64Garanlias (disvonibilidad) 12.638,90

l. Otros Valores (Garantias, etc.) 2.259.379,81Oisronibilidad 12.638,90Va10res 2.246.740,91

PARTE DIARIO TOTAL AJUSTESLISTADOS DE PARTE a (AI DIFERENClA $

AROUEADO COMPOSICl6N inicio 2015\CARTERAS (B4.1+ B4.2+El +E2+F1+F2+Gl a G8) 45.210,12 0,00 45.210,12 45.210,12 0,00

CAIA (AI a A3+Bl +B2+01) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

FONOOS DE TERCEROS (SUMA DE H) 133.218,22 0,00 133.218,22 133.218,22 0,00

SUBTOTAL 178.428,34 0,00 178.428,34 178.428,34 0,00

BANCOS (Listado Saldos Cuentas Bancarias) 10.751.821,70 0,00 10.751.821,70 10.751.821,70 0,00pUTAL 10.930.250,04 0,00 10.930.250,04 10.930.250,04 0,00

ClERRE 2014 $(N)2.259.379,81

AUNIClO 2015$(N2)

2.259.379,81