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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO AGREGADOR DE VALOR
NIVELACIÓN DE CARRERA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL
ECUADOR
AUTORA:
ERIKA VANESSA ZHUNIO MINCHALA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
MGT. ESTEBAN RENATO REVELO OÑA
QUITO, JULIO 2015
ii
Zhunio Minchala, Erika Vanessa (2015). Levantamiento, diseño y formulación del
manual de procedimientos del proceso agregador de valor nivelación de
carrera de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central
del Ecuador. Trabajo de investigación para optar por el grado de Ingeniera
en Contabilidad y Auditoría CPA. Carrera Contabilidad y Auditoría. Quito:
UCE. 126 p.
iii
DEDICATORIA
El presente proyecto lo dedico a mi esposo Alejandro quien es mi amigo, compañero y mi gran
amor quien estuvo conmigo en los momentos que el estudio absorbió todo mi tiempo, que con su
gran compresión, amor y apoyo supo incentivarme para poder culminar con mi primer escalón
profesional.
A mi precioso hijo Dylan quien ha sido mi mayor motivación para que pueda culminar con mis
estudios y pueda ser un ejemplo para él.
A mi madre Regina por su ayuda incondicional, por su amor y comprensión durante toda mi
carrera y a lo largo de la elaboración del presente trabajo.
A mi padre Washington por su apoyo incondicional y la rectitud con que ha guiado mi vida.
A mis abuelitos Martha y Norberto que sus enseñanzas, consejos, mimos y sus muestras de amor ha
sido una guía para que sea una mujer con valores, sueños, metas y por enseñarme que las cosas hay
que valorarlas, trabajarlas y lucharlas para conseguir los objetivos.
A mi hermano Bryan por compartir cosas y aprender cosas de él, por acompañarme y por su ayuda
incondicional.
A toda mi familia que es lo más valiosos que Dios me ha dado quienes forman parte importante de
mi vida, son quienes me han apoyado en los buenos y malos momentos los amo.
iv
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios por bendecirme para llegar hasta donde he llegado, porque hiciste que cumpla
un sueño anhelado.
A mi tutor Ing. Esteban Revelo, quien mediante su exigencia, experiencia y apoyo me ayudo a
culminar con la elaboración de esta tesis.
A la Facultad de Ciencias Administrativas que me permitió realizar mi trabajo facilitándome toda
la información necesaria para culminar con mi tesis.
A mi esposo e hijo que son mi motivo para seguir adelante, por apoyarme y tenerme mucha
paciencia y brindarme su amor incondicional.
A mis padres porque son un ejemplo a seguir, por inculcarme buenos valores que me han permitido
llegar a ser una gran mujer y una buena madre.
A mis abuelitos quienes han estado siempre conmigo en los buenos y malos momentos.
A mi hermano por ayudarme incondicionalmente.
A mi familia fuente de apoyo constante e incondicional en todos los aspectos de mi vida.
A mis amigos los cuales son la familia que se escoge con los que compartir maravillosos
momentos en toda mi carrera.
v
vi
vii
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTOS .................................................................................................................... iv
LISTA DE TABLAS ......................................................................................................................... xi
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... xii
ANEXOS......................................................................................................................................... xiii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
1 ANTECEDENTES ..................................................................................................................... 2
1.1 RESEÑA HISTÓRICA ...................................................................................................... 2
1.1.1 Facultad De Ciencias Administrativas ....................................................................... 7
1.2 SITUACIÓN ACTUAL ..................................................................................................... 8
1.3 VISIÓN, MISIÓN, PRINCIPIOS Y OBJETIVOS ............................................................ 8
1.3.1 Visión ......................................................................................................................... 8
1.3.2 Misión ........................................................................................................................ 9
1.3.3 Principios .................................................................................................................... 9
1.3.4 Objetivos .................................................................................................................... 9
1.4 SERVICIOS ..................................................................................................................... 10
1.4.1 La Secretaría ............................................................................................................. 10
1.4.2 Documentación y Archivo........................................................................................ 10
1.4.3 Biblioteca- Videoteca ............................................................................................... 11
1.4.4 Servicios Generales y Mantenimiento ...................................................................... 11
1.4.5 Imprenta ................................................................................................................... 11
1.4.6 Recaudación y Pagaduría ......................................................................................... 11
1.4.7 Coordinación de Vinculación con la Sociedad ......................................................... 11
1.4.8 Área de Educación continua ..................................................................................... 11
1.4.9 Área de Actualización de Conocimientos ................................................................ 11
1.4.10 Unidad de Coordinación de Tesis ............................................................................ 12
1.4.11 Centro de Cómputo .................................................................................................. 12
1.4.12 Laboratorios de Computación .................................................................................. 12
1.4.13 Modalidad de Educación a Distancia ....................................................................... 12
1.4.14 El Instituto de Investigación y Postgrado ................................................................. 12
1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................................................... 13
1.5.1 Organigrama Estructural (general) de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Central del Ecuador. ............................................................................................ 14
1.5.2 Organigrama Estructural (desglosado) de la Facultad de Ciencias Administrativas de
la Universidad Central del Ecuador.......................................................................................... 16
1.6 VALORES INSTITUCIONALES ................................................................................... 18
1.7 UBICACIÓN .................................................................................................................... 18
ix
1.8 ORGANISMOS DE CONTROL ..................................................................................... 19
1.8.1 Normativas Legales .................................................................................................. 19
2 MARCO TEÓRICO ................................................................................................................. 21
2.1 ADMINISTRACIÓN ....................................................................................................... 21
2.1.1 Definición ................................................................................................................. 21
2.1.2 Principios de la Administración ............................................................................... 22
2.2 PROCESOS ...................................................................................................................... 23
2.2.1 Proceso Administrativo ............................................................................................ 23
2.2.2 Características .......................................................................................................... 25
2.3 Gestión de Proceso ........................................................................................................... 25
2.3.1 Definiciones ............................................................................................................. 26
2.3.2 Identificación del Proceso ........................................................................................ 27
2.3.3 Segmentación de Procesos ....................................................................................... 27
2.3.4 Modelamiento Visual de los Procesos...................................................................... 27
2.4 NORMA TÉCNICA DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS ................................. 28
2.4.1 Principios .................................................................................................................. 28
2.4.2 Definiciones ............................................................................................................. 28
2.4.3 Roles para la Administración por Procesos .............................................................. 29
2.5 FLUJOGRAMAS ............................................................................................................. 30
2.5.1 Definición ................................................................................................................. 30
2.5.2 Características .......................................................................................................... 30
2.5.3 Importancia............................................................................................................... 31
2.5.4 Tipos ......................................................................................................................... 31
2.5.5 Simbologías para la Elaboración de Diagramas ....................................................... 32
2.6 MANUALES .................................................................................................................... 34
2.6.1 Características .......................................................................................................... 35
2.6.2 Objetivos .................................................................................................................. 35
2.6.3 Ventajas .................................................................................................................... 35
2.6.4 Inconvenientes del Manual ...................................................................................... 36
2.6.5 Contenido del Manual de Organización ................................................................... 36
2.6.6 Razones para elaborar un Manual de Organización ................................................. 36
2.6.7 Pasos para Elaborar un Manual ................................................................................ 37
2.6.8 Estructura del Manual .............................................................................................. 37
2.6.9 Manual de Procedimientos ....................................................................................... 38
2.6.10 Estructura de un Manual de Procedimientos ............................................................ 39
3 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PROPUESTO PARA EL PROCESO DE NIVELACIÓN DE CARRERA . 41
3.1 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN .......................................................................... 41
x
3.1.1 Información Primaria ............................................................................................... 41
3.1.2 Información Secundaria ........................................................................................... 41
3.2 ELABORACIÓN DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DEL PROCESO
AGREGADOR DE VALOR NIVELACIÓN DE CARRERA. ................................................... 42
3.2.1 Mapa de procesos Facultad de Ciencias Administrativas Universidad Central del
Ecuador 43
3.2.2 Inventario de procesos Facultad de Ciencias Administrativas Universidad Central
del Ecuador ............................................................................................................................... 44
3.2.3 Matrices y Resultados de Nivelación de Carrera ..................................................... 45
3.2.4 Caracterizaciones de Nivelación de Carrera ............................................................ 53
3.3 DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTO
DEL PROCESO AGREGADOR DE VALOR NIVELACIÓN DE CARRERA ........................ 77
3.3.1 Propuesta de Manual de Procedimientos para Nivelación de Carrera...................... 77
4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 101
4.1 CONCLUSIONES ......................................................................................................... 101
4.2 RECOMENDACIONES ................................................................................................ 101
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 109
xi
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Valores .............................................................................................................................. 5
Tabla 2.1 Simbología ASME ........................................................................................................... 33
Tabla 2.2 Simbología ANSI .............................................................................................................. 34
xii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. 1 Ubicación UCE. En Google Maps ................................................................................. 6
Figura 1. 2 Adaptado de Organigrama Estructural (general). En Reglamento Orgánico Funcional,
Autor, Ing. Francisco Garzón, año 2013 .......................................................................................... 14
Figura 1. 2 Adaptado de Organigrama Estructural (general). En Reglamento Orgánico Funcional,
Autor, Ing. Francisco Garzón, año 2013 continuación ..................................................................... 15
Figura 1. 3 Adaptado de Organigrama Estructural (desglosado). En Reglamento Orgánico
Funcional, Autor, Ing. Francisco Garzón, año 2013 ........................................................................ 16
Figura 1. 3 Adaptado de Organigrama Estructural (desglosado). En Reglamento Orgánico
Funcional, Autor, Ing. Francisco Garzón, año 2013 continuación ................................................... 17
Figura 1. 4 Ubicación Facultad Ciencias Administrativa. En Google Maps ................................... 18
Figura 1. 5 Adaptado (Dávila Zambrano, 2001, pág. 15) ................................................................ 23
xiii
ANEXOS
Anexo A Calendario de actividades ............................................................................................... 103
Anexo B Planificación del Curso De Nivelación ........................................................................... 105
Anexo C Hoja de Control de Tutorías de Asignatura con Estudiantes .......................................... 107
Anexo D Solicitud de Certificado .................................................................................................. 108
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA:
LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL PROCESO AGREGADOR DE VALOR NIVELACIÓN DE CARRERA DE LA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL
ECUADOR
La Universidad Central de Quito se creó sobre la base de la Real Universidad Pública Santo
Tomás, en1836 mediante decreto del presidente Vicente Rocafuerte se cambió la palabra Quito por
Ecuador quedando con el nombre de Universidad Central del Ecuador hasta hoy. En el mes de
noviembre de 1968 la Escuela de Administración pasó a ser Facultad de Ciencias Administrativa.
Se presentan conceptos que sirven de guía para el entendimiento y el desarrollo de los modelos de
levantamiento de procesos que posteriormente permitirán la elaboración del manual de
procedimientos. Se puntualizó conceptos de administración, gestión de procesos, clasificación de
manuales y la simbología con su respectivo significado que ayudará a la elaboración y compresión
de los diagramas de flujo.
Se formula un mapa de proceso, un inventario de procesos y las matrices con sus respectivos
resultados en los cuales se encontrara el valor agregado al cliente, el valor agregado a la empresa,
preparación, espera, movimiento, inspección y archivo.
Se detallan las actividades que se desarrollan en el Proceso Nivelación de Carrera, las mismas que
cuentan con un responsable, se estimó el tiempo en que se realizan cada una, se desarrolla la
caracterización de procesos aquí se describirá como se realizan diariamente cada actividad.
Una vez finalizadas las caracterizaciones se procederá a la elaboración del manual de
procedimientos, en este constara objetivo, alcance, responsable, intervinientes, definiciones,
políticas, documentos, registros, procedimientos y al final el diagrama de flujo propuesto.
PALABRAS CLAVES:
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
INVENTARIO DE PROCESOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
NIVELACIÓN DE CARRERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO
xv
ABSTRACT
TOPIC:
DEVELOPMENT, DESIGN AND FORMULATION OF THE MANUAL OF PROCEDURES
FOR THE VALUE-ADDER PROCESS LEVELING –UP OF CAREER OF THE FACULTY OF
ADMINISTRATIVE SCIENCE OF THE CENTRAL UNIVERSITY OF ECUADOR.
The Central University of Ecuador was put up under the base of the Real Public University Santo
Tomas, in 1836 through a decree of de President Vicente Rocafuerte, the Word Quito was changed
into Ecuador, thus remaining with the name Central University of Ecuador until today. In
November 1968 the School of Administration became the Faculty of Administrative Sciense.
Concepts that are a guide for understanding and development of models of elaborating procedures
are presented, that will permit the creation of the manual of procedures. Concepts of
administration, management of procedures, classification of manuals and symbology with its
correspondig meamings were pointed out, which will help elaborate and understand flowcharts.
A map of procedures, an inventory of procedures and matrixes with their results are formulated,
where added value to client and company, preparation, waiting movement, inspectionas well as file
will de seen.
Activities carried out in the process of Leveling- up of Career are detailed, which count on a person
in charge. Time in which each activity will be developed was estimated, characterization of
procedures are carried, where the description of the of each activity is made.
Once the characterization is done, the elaboration of the manual of procedures will start, which will
have objetive, scope, people in change, people involved, definitiones, policies, documents, records,
procedures and finally the propoded flowchart.
KEY WORD
DEVELOPMENT OF PROCEDURES
INVENTORY OF PROCEDURES
CHARACTERIZATION OF CAREER
MANUAL OF PROCEDURES
FLOWCHART
xvi
1
INTRODUCCIÓN
A través del tiempo Nivelación de Carrera se ha manejado de manera empírica, lo cual ha impedido
ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir solo se planea a corto plazo, por esto no se ha
podido alcanzar los niveles óptimos de calidad que se podrían ofrecen en esta área.
Los procesos son importantes para la gestión administrativa, teniendo en cuenta que los procesos son
las actividades que se interrelacionan entre sí, las cuales permiten planear, organizar, dirigir y
controlar para que se pueda cumplir con los objetivos deseados
Por lo expuesto anteriormente la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del
Ecuador se ha visto en la necesidad de realizar un manual de procedimientos para Nivelación de
Carrera lo cual permitirá que el personal que labora en el área antes mencionada sea más productivo y
brinde un mejor servicio a los estudiantes.
Para llevar a cabo la elaboración del manual de procedimientos para Nivelación de Carrera se realizó
primero el levantamiento de cada uno de los procesos que son llevados a cabo por el personal que
labora en esta área
2
CAPÍTULO I
1 ANTECEDENTES
1.1 RESEÑA HISTÓRICA
La Universidad Central del Ecuador, denominada en sus inicios como Universidad Central de Quito, se
originó de la unión de las Universidades: San Fulgencio fundada en 1586 por los Agustinos, San
Gregorio Magno fundada en 1651 por los Jesuitas y la Santo Tomás de Aquino, fundada en 1681 por los
Dominicos.
El 4 de abril de 1786 se acordó la fusión de La Real y Pontificia Universidad de San Gregorio Magno
(Jesuita) y La Real y Pontificia Universidad de Santo Tomás de Aquino (Dominica), estableciéndose la
Real Universidad Pública Santo Tomás de Aquino de Quito.
Una vez constituida la Gran Colombia, la educación superior se convirtió en asunto de Estado, y el 18
de marzo de 1826 en la Ley General sobre Educación Pública aprobada por el Congreso de
Cundinamarca se decretó, entre otras cosas, que "En las capitales de los departamentos de
Cundinamarca, Venezuela y Quito se establecerán Universidades Centrales que abracen con más
extensión la enseñanza de ciencias y artes".
Sobre la base de la Real Universidad Pública Santo Tomás se fundó la Universidad Central de Quito.
Para en el año 1836, mediante decreto del presidente Vicente Rocafuerte se cambió la palabra Quito,
por Ecuador y surge ya de forma definitiva la Universidad Central del Ecuador (UCE).
En Ecuador tomó fuerza la idea de crear un Estado independiente de la Gran Colombia, y en 1830 los
notables de Quito se reunieron en el salón máximo de la Universidad Central para proclamar al Ecuador
como un estado independiente. Este acto fue confirmado por la convención reunida en Riobamba que
escribió la primera Constitución Nacional para la naciente República del Ecuador. Seis años después, el
presidente Rocafuerte el 20 de diciembre dictó una ley que tratando la educación superior determinaba
cuál sería el escudo de la Universidad, y que además ratificaba que “La universidad de Quito es la
Universidad Central de la República del Ecuador”.
Desde entonces, la universidad tuvo momentos de inestabilidad: en 1869 fue clausurada por el
presidente García Moreno por seis años (en su reemplazo creó la Escuela Politécnica Nacional). Fue
reabierta, pero poco tiempo después volvió a ser clausurada en 1880 por Ignacio de Veintimilla. Una
vez más la Universidad abrió sus puertas el 18 de marzo de 1883, y por la Revolución Liberal de 1895,
asumió los principios del laicismo. En octubre de 1925, una ley de la educación superior reconoció
la autonomía de cada universidad de la República, y cinco años más tarde, el 25 de julio, la bandera de
la universidad fue creada.
No obstante, la UCE fue de nuevo clausurada bajo el régimen del presidente Velasco Ibarra, en
diciembre de 1934. También fue clausurada durante el gobierno de Mosquera Narváez. En 1939 fue de
nuevo reabierta, y el Dr. Julio E. Paredes fue electo Rector. Paredes, entre otras cosas, adquirió los
terrenos donde la universidad tiene su campus actualmente, y logró la constitucionalizarían de la
autonomía de la Universidad, que fue ratificada por las Asambleas Constituyentes de 1945 y 1946. Su
sucesor fue el Dr. Alfredo Pérez Guerrero.
Durante su mandato se construyeron los edificios de la Administración Central, la Facultad de
Jurisprudencia y la Residencia Estudiantil en los terrenos en ese entonces recién adquiridos.
(Universidad Central del Ecuador, 2005)
3
MISIÓN
La Misión es la razón de existencia de una organización. Es la finalidad o motivo de creación de la
organización. En el fondo la misión incluye los objetivos esenciales del negocio y se enfoca
generalmente hacia afuera de la empresa, es decir, hacia la atención de las demandas de la sociedad,
del mercado o del cliente. (Chiavenato, 2002, pág. 248)
Es la afirmación perdurable acerca del propósito que diferencia a una empresa de otras similares, la
misión es la que identifica el alcance de las operaciones en términos de producción y mercado. (Fred,
2013, pág. 10)
La Universidad Central del Ecuador es la más antigua institución de educación superior del Ecuador
y de América Latina, de naturaleza pública, nacional, autónoma y democrática, heredera de una
larga trayectoria de contribución al desarrollo social, cultural, político y económico del país.
(Equipo Plan de Mejoras EPM, 2014, pág. 20)
VISIÓN
Visión es la imagen que la organización tiene respecto de si misma y de su futuro. Toda organización
debe tener una visión adecuada de sí misma, de los recursos de que dispone, del tipo de relación que
desea mantener con sus clientes y mercados, de lo que quiere hacer para satisfacer continuamente las
necesidades y preferencias de los clientes, de cómo alcanzará los objetivos organizacionales, de las
oportunidades y desafíos que debe enfrentar, de sus principales agentes, de las fuerzas que la
impulsan y de las condiciones en que opera. En general la visión se orienta más hacia lo que la
organización pretende ser que hacia lo que realmente es. (Chiavenato, 2002, pág. 254)
La Visión responde a la pregunta ¿En qué nos queremos convertir?. Esta pregunta es la que se hacen
todas las organizaciones al momento de realizar su visión, la formulación de la misma en considerada
como el primer paso para la realización de la planificación estratégica. (Fred, 2013, pág. 10)
Al 2019, la Universidad Central del Ecuador se proyecta como una de las mejores universidades
públicas del país y de la región, altamente internacionalizada, con carreras y programas pertinentes
en todas las áreas del conocimiento, con una significativa incidencia en el desarrollo humano a
través de sus programas de investigación y vinculación social. (Equipo Plan de Mejoras EPM, 2014,
pág. 21)
4
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Para alcanzar su Visión y Misión, la UCE se plantea los siguientes objetivos Estratégicos para el
Período 2014-2024:
I. Ofertar servicios de formación en grado y posgrado, con carreras y programas pertinentes en las
áreas del conocimiento y la cultura universal.
II. Generar investigación y posgrados de excelencia, con programas y proyectos exclusivos y
compartidos.
III. Alcanzar significativa incidencia en el desarrollo humano, a través de sus programas de
vinculación con la sociedad.
IV. Garantizar una gestión institucional eficiente, eficaz y efectiva que responda a los desafíos y retos
de la universidad. V. Lograr una universidad altamente internacionalizada, en posiciones competitivas en América
Latina.
Objetivos Estratégicos y Tácitos según el Plan de Mejoras de la Universidad Central del Ecuador 2014
– 2016
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y TÁCTICOS
I. Ofertar servicios de formación en grado y posgrado, con carreras y programas pertinentes en
todas las áreas del conocimiento y la cultura universal.
1.1 Oferta académica pertinente, dinámica y flexible en función de la demanda social y las necesidades
del desarrollo humano.
1.2 Programas de posgrado profesionalizante ofertados.
1.3 Programas de doctorado en ciencias ofertados en los distintos campos del conocimiento.
1.4 Avances tecnológicos y canales de acceso al conocimiento y la cultura implantados.
1.5 Sistema de docencia interactiva y apropiación del conocimiento funcionando eficientemente.
1.6 Infraestructura académica y equipamiento de investigación conforme a los perfiles y requerimientos
de formación de grado y posgrado.
II. Generar investigación y posgrados de excelencia, con programas y proyectos exclusivos y
compartidos.
2.1 Políticas y lineamientos de investigación establecidas.
2.2 Plan de investigaciones diseñado y en implantación.
2.3 Sistema de gestión de la investigación desarrollado y operando.
2.4 Comunidades de aprendizaje constituidas como enlace de los sistemas de ciencia y tecnología, arte,
cultura e innovación social.
2.5 Institucionalización de la gestión para la generación del conocimiento fundamental y de los saberes
ancestrales.
2.6 Comunidades epistémicas constituidas y en operación.
2.7 Infraestructura y equipamiento de investigación para generación de conocimiento disponible.
2.8 Investigadores formados y acreditados.
III. Alcanzar significativa incidencia en el desarrollo humano a través de programas de
vinculación con la sociedad.
3.1 Políticas y lineamientos de vinculación establecidas.
3.2 Plan maestro de vinculación desarrollado y aplicándose.
3.3 Sistema de gestión de la vinculación implantado y operando.
3.4 Problemáticas de las unidades territoriales focalizadas y resueltas con participación UCE-población
local.
3.5 Programas de formación inclusiva en ejecución.
5
IV. Garantizar una gestión institucional eficiente, eficaz y efectiva que responda a los desafíos y
retos de la universidad.
4.1 Nuevo marco normativo institucional armonizado y en aplicación.
4.2 Sistema de Planificación integral implantado y orientado a la internacionalización de la universidad.
4.3 Modelo de gestión por procesos implantado y privilegiando lo académico y la investigación.
V. Lograr una universidad altamente internacionalizada, en posiciones competitivas en América
Latina.
5.1 Capacidad académica y científica de la UCE potenciada con alianzas estratégicas y programas de
cooperación.
5.2 Nichos académicos competitivos que amplíen la oferta académica a nivel internacional.
5.3 Capacidades académicas incrementadas con el intercambio docente y estudiantil.
5.4 Acreditación internacional gestionada.
5.5 Posicionar a la universidad en el ámbito Internacional con referentes académicos y científicos.
5.6 La UCE lidera propuestas de criterios y valoraciones de impacto sobre el Desarrollo Humano.
(Equipo Plan de Mejoras EPM, 2014, págs. 23 - 25)
VALORES
Los valores son juicios éticos que cada entidad debe poseer, son un pilar importante, ya que definen
cada uno de los valores que practican sus miembros y especialmente los dirigentes de la misma.
Los valores son fundamentales para que una entidad tenga éxito.
Tabla 1.1 Valores
VALORES DESCRIPCIÓN
CRÍTICA El poder
La tecnología
Los modelos de conocimiento
Autocrítica
AUTÓNOMA En términos académicos, investigación y
vinculación con la sociedad
Pensamiento
Gestión
SOLIDARIA Comprometida con los valores y derechos
Humanos
Nota: Adaptado de (Equipo Plan de Mejoras EPM, 2014, págs. 23 - 24)
6
Tabla 1.1 Valores
VALORES DESCRIPCIÓN
LIBERTARIA Pensamiento
Cátedra
Ideología
Promueve la libertad
TRABAJO EN EQUIPO Coparticipación de actores de distintas
posiciones
Enfoque multidisciplinario e
interdisciplinario
COMPROMETIDA
Transformación de la sociedad
Conocimientos
Grupos vulnerables
Nota: Adaptado de (Equipo Plan de Mejoras EPM, 2014, págs. 23 - 24) continuación
Ubicación
La sede oficial de nuestra Institución ocupa 94 hectáreas en el centro norte de la ciudad de Quito de las
cuales 45 hectáreas corresponden a terrenos, 32 hectáreas a áreas verdes y 17 hectáreas a
construcciones. La UCE comprende campus como el de Galápagos con 14 hectáreas, el campus de
Santo Domingo de los Tsáchilas con 1665 mtrs2. Además cuenta con centros experimentales como el
CADET con 100 hectáreas, el CADER con 98 hectáreas y el de Uyumbicho con 79.82 hectáreas.
Adicionalmente se cuenta con el campus de Cultura Física con 24.13 hectáreas en la ciudad de Quito, en
la provincia de Pichincha y las otras Provincias del Ecuador. (Universidad Central del Ecuador,
2005)
Figura 1. 1 Ubicación UCE. En Google Maps
7
FACULTADES
Artes
Arquitectura y Urbanismo
Ciencias Administrativas
Ciencias Agrícolas
Ciencias Económicas
Ciencias Médicas
Ciencias Psicológicas
Ciencias Químicas
Comunicación Social
Cultura Física
Ingeniería, Ciencias Físicas y Matemática
Filosofía, Letras y Ciencias de la Educación
Ingeniería en Geología Minas Petróleos y Ambiental
Ingeniería Química
Jurisprudencia, Ciencias Políticas y Sociales
Medicina, Veterinaria y Zootecnia
Odontología
1.1.1 Facultad De Ciencias Administrativas
En sus archivos la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador (1968)
reposa la siguiente información:
En el mes de noviembre de 1968 la Escuela de Administración pasó a ser Facultad de Ciencias
Administrativa. Este paso culmino con un ciclo de esfuerzos por levantar el nivel académico de la
enseñanza de las Ciencias Administrativas.
El crecimiento de la facultad culminó su primera etapa con la creación de una nueva especialización,
que fue la de Contabilidad y Auditoría y la extensión del periodo de estudios por un año más. A la vez,
la Escuela, de acuerdo con las disposiciones de las autoridades, se incorporó al nuevo al nuevo sistema
de “Estudios Básicos” dentro del programa de reestructuración de la Universidad Central. Con estos
acontecimientos se logró perfeccionar un verdadero ciclo de enseñanza en las Ciencias Administrativas,
que comprendía la formación de profesionales universitarios en las ramas de:
Administración Pública;
Administración de Empresas;
Contabilidad y Auditoria
Y la formación acelerada de funcionarios públicos y privados. (p. n. d)
La Facultad de Ciencias Administrativas a lo largo de este tiempo no ha podido desarrollar un marco de
procesos estable para los distintos departamentos que posee dentro de la misma para su buena
8
administración de tal manera que ha presentado varios problemas interrumpiendo varias actividades
indispensables para su administración.
El presente tema tiene como relativa importancia realizar un análisis a todos y cada uno de los procesos
que en ella intervengan de tal manera que se pueda optimizar los recursos.
1.2 SITUACIÓN ACTUAL
La Facultad de Ciencias Administrativas a la presente fecha no cuenta con un manual de
procedimientos aprobado por el consejo directivo, mucho menos actualizado y acorde a las
necesidades institucionales de la facultad.
La falta de procesos definidos ha traído por varios años problemas que hasta cierto punto se
volvieron cotidianos para los usuarios de los servicios de la Facultad de Ciencias Administrativas, y al
ser una organización eminentemente social debe responder a sus necesidades tales como la de formar
talento humano con valores y principios capaz de formar parte del desarrollo del país, es por esto, la
necesidad de tener procesos claros y definidos que consigan dichos objetivos.
No se tomaron en cuenta indicadores ya que no se pudo obtener los costos por que la Facultad no tiene
una planificación definida.
El actual decano de la facultad el Ing. Francisco Garzón en su intento de solucionar esta problemática
ha elaborado borradores de organigramas funcionales y estructurales que se presentan a continuación,
sirviendo de base para el desarrollo del presente trabajo.
1.3 VISIÓN, MISIÓN, PRINCIPIOS Y OBJETIVOS
1.3.1 Visión
La Facultad liderará en el Sistema Nacional de Educación Superior, la formación de profesionales
en Ciencias Administrativas, Contables y de Auditoria, y Administradores de Empresas Privadas y
del Sector Público, capaces de contribuir al desarrollo del país y de la sociedad en general,
insertándose en el acelerado cambio del mundo y sus perspectivas. (Facultad de Ciencias
Administrativas UCE, 2013, pág. 2)
9
1.3.2 Misión
Es formar profesionales en el campo de las Ciencias Administrativas, Contables y de Auditoria, con
conciencia ética y solidaria, capaces de contribuir al desarrollo de las instituciones públicas y
privadas del país y fundamentalmente a estimular el desarrollo del pensamiento universal, de la
investigación y producción científica; y, a la promoción de la transferencia e innovación tecnológica,
aplicables a la realidad de nuestra sociedad. (Facultad de Ciencias Administrativas UCE, 2013,
pág. 3)
1.3.3 Principios
Los principios que direccionan a la Facultad de Ciencias Administrativas, se concretan en una unidad
académica de Educación Superior, que forma parte de la Universidad Central del Ecuador. Como tal,
está regida por la Ley de Educación Superior, el Estatuto Universitario lo que indica en su Art. 4, los
Reglamentos Generales y Específicos, a más de las disposiciones normativas vigentes. (Facultad de
Ciencias Administrativas UCE, 2013, pág. 3)
1.3.4 Objetivos
Un objetivo es un estado futuro esperado que se intenta hacer realidad. Los objetivos son resultados
específicos que ser pretende alcanzar en determinado periodo. La misión define cuál es el negocio de
la organización, la visión proporciona la imagen de lo que quiere ser la organización y los objetivos
establecen resultados concretos que se quiere alcanzaren un plazo específico. (Chiavenato, 2002, pág.
257)
1.3.4.1 Objetivos Generales:
Mejorar la calidad de la Educación Superior y consolidar la presencia representativa de la
Facultad de Ciencias Administrativas en la formación de profesionales y en la presentación de
propuestas que busquen solucionar los problemas nacionales en el área Administrativa -
Financiera.
Impulsar la formación humanística, técnica y científica, del administrador y contador auditor
profesionales, de tal manera que sean capaces de participar en los procesos de cambio y
transformación de la sociedad ecuatoriana.
Promover el desarrollo de la investigación científica, dirigida a superar los modelos
organizativos institucionales.
Orientar la formación integral del Administrador y Contador, en las modalidades presencial y a
distancia, tanto para el ejercicio profesional como para cultivar los valores humanos, éticos, de
tal manera que sean capaces de participar en los procesos de cambio y transformación de la
sociedad ecuatoriana.
Desarrollar la extensión universitaria por medio de programas selectivos de educación continua
y actualización de conocimientos, consultorías en el área administrativa y financiera,
priorizando la atención a los sectores de menores recursos económicos de la sociedad.
10
1.3.4.2 Específicos:
Afianzar el dominio y aplicación de las técnicas pedagógicas modernas de enseñanza -
aprendizaje por parte de los docentes, para impulsar el cumplimiento de la aplicación de
programas y contenidos y lograr un mejoramiento continuo en el Proceso Educativo de la
Facultad.
Agilitar el proceso de aprobación y aplicación de mallas curriculares y de los programas
analíticos, así como su renovación constante, vinculados con los requerimientos de la demanda
social y laboral.
Instituir la vinculación de la teoría con la práctica de modo que se constituya en un verdadero
sistema, el cual aporte al proceso de formación profesional.
Direccionar estratégicamente el cumplimiento de la dirección de educación continua,
convirtiéndole en un centro de extensión universitaria en el campo administrativo, financiero y
contable.
Incrementar el índice de graduados con título terminal de pre y posgrado de la Facultad, tanto
en el sistema presencial como a distancia, que cumplan con un perfil humano, científico –
técnico, ético - moral, características de un profesional integral. (Facultad de Ciencias
Administrativas UCE, 2013, págs. 3 - 4)
1.4 SERVICIOS
Servicios según Reglamento Orgánico Funcional (Facultad de Ciencias Administrativas UCE, 2013)
1.4.1 La Secretaría
Primer punto administrativo de referencia y te atenderán en todas las cuestiones administrativas y de
gestión relacionadas con tu vida académica. Es la unidad de apoyo administrativo, forma parte de la
Secretaría General de la Facultad, su actividad está encaminada al registro y seguimiento de las
actividades docentes y estudiantiles. Tiene relación funcional con las Unidades Académicas y
Administrativas.
1.4.2 Documentación y Archivo
Conformado por: las Unidades Presencial y a Distancia, es la unidad encargada de recibir, ordenar y
mantener técnicamente la información académica y administrativa, tanto presencial como a distancia,
producto de la gestión de la Facultad.
Las funciones que le corresponde, son las siguientes:
a) PRESENCIAL
1. Mantener actualizado el archivo de los asuntos académicos y administrativos de la Facultad.
2. Mantener actualizado el Manual de Procedimientos de Administración de Archivos.
3. Registrar y custodiar la documentación que ingresa para su archivo.
4. Mantener actualizados los índices de los archivos.
5. Realizar evaluaciones periódicas de la documentación y archivos.
6. Las demás funciones que le señalen el Estatuto Universitario y los Reglamentos Internos.
b) A DISTANCIA
1. Mantener actualizado el archivo de los asuntos académicos y administrativos de la Facultad.
2. Mantener actualizado el Manual de Procedimientos de Administración de Archivos.
3. Registrar y custodiar la documentación que ingresa para su archivo.
4. Mantener actualizados los índices de los archivos.
5. Realizar evaluaciones periódicas de la documentación y archivos.
11
6. Las demás funciones que le señalen el Estatuto Universitario y los Reglamentos Internos.
1.4.3 Biblioteca- Videoteca
Es la unidad de apoyo académico a estudiantes, docentes y público en general.
1.4.4 Servicios Generales y Mantenimiento
Es la sección responsable del mantenimiento, aseo y conservación de las instalaciones de la Facultad,
atiende todos los requerimientos de las unidades administrativas y académicas que conforman la
Facultad.
1.4.5 Imprenta
Depende del Departamento Administrativo, tiene relación funcional con Consejo Académico, las
Carreras, la sección de Educación Continua, Instituto de Investigación y Posgrado, Educación a
Distancia y la Coordinación de Vinculación con la Sociedad.
1.4.6 Recaudación y Pagaduría
Las funciones que cumple son las siguientes:
1. Establecer, de acuerdo a las disposiciones legales, pertinentes, instrumentos y procedimientos para
el manejo de fondos rotativos y caja chica.
2. Elaborar informes diarios de los ingresos de fondos a la Facultad.
3. Depositar diariamente las recaudaciones efectuadas.
4. Mantener el archivo de los documentos sustentatorios de las recaudaciones o depósitos.
1.4.7 Coordinación de Vinculación con la Sociedad
Es una Unidad Académica de apoyo de la Facultad de Ciencias Administrativas.
1. Dirigir y Coordinar las áreas de: Educación Continua y de Actualización de Conocimientos.
2. Coordinar las actividades planificadas con la Dirección General de Vinculación con la Sociedad de
la Universidad.
3. Proponer mecanismos y actividades orientadas a proyectar a la Facultad su trabajo académico en la
sociedad ecuatoriana, y de preferencia en los sectores más vulnerables.
4. Proponer en coordinación con las distintas unidades académicas, proyectos de asistencia técnica,
capacitación, producción, difusión y prestación de servicios a la comunidad.
1.4.8 Área de Educación continua
Como función específica es la de ejecutar programas de: Educación Continua, con estándares que
garanticen una formación completa y actualizada de tal manera que vengan a perfeccionar los
conocimientos en materia administrativa - financiera contable. A estudiantes universitarios, egresados,
profesionales y público en general e Instituciones tanto del sector público como privado.
1.4.9 Área de Actualización de Conocimientos
Su misión es realizar cursos de Actualización de Conocimientos para los Egresados de la Facultad
12
1.4.10 Unidad de Coordinación de Tesis
Es la Unidad Académica de apoyo de la Facultad de Ciencias Administrativas.
1. Planificar y organizar los programas de elaboración de tesis locales y de Vinculación con la
Sociedad, en coordinación con los Directores de Carrera.
2. Recomendar al Subdecano y Directores de Carrera sobre la designación de tutores especializados en
los temas de tesis que planteen los postulantes.
3. Proporcionar la asistencia técnica necesaria en la definición de los temas de tesis, en coordinación
con los tutores;
4. Brindar las facilidades necesarias para que los postulantes cumplan con los trámites administrativos,
como: designación de Profesores Informantes para la aprobación del Plan de Tesis, nombramiento
del Director de Tesis, designación del Tribunal Calificador de Tesis, designación de Fecha y Hora
para la defensa de Tesis mediante el Grado Oral, Legalización del Título ante las Autoridades de la
Universidad Central y del CONESUP, previo aceptación del Subdecano y Directores de Carrera.
1.4.11 Centro de Cómputo
Es la unidad responsable de la administración del sistema automatizado de información, depende
directamente del Decanato que genera la actividad académica, administrativa y financiera de la
Facultad.
1.4.12 Laboratorios de Computación
Depende directamente del Subdecanato, tiene relación funcional con el Consejo Académico, las
carreras, Instituto de Investigación y Posgrado, Educación a Distancia y la Unidad de Estudios
Continuos.
1.4.13 Modalidad de Educación a Distancia
Es una unidad académica de la Facultad de Ciencias Administrativas, se encarga de formar
Administradores y Contadores a nivel superior, a través de la modalidad de estudios a distancia
ampliando su cobertura a un sector de la población dispersa que se encuentra imposibilitadas de acceder
a estudios presenciales; ofrece a todos los bachilleres, en cualquiera de las carreras de: Administración
Pública, Administración de Empresas y Contabilidad y Auditoría. Al término de la carrera otorga los
mismos títulos que confiere la Facultad en el sistema de Educación presencial.
1.4.14 El Instituto de Investigación y Postgrado
Es una unidad académica de la Facultad de Ciencias Administrativas cuyas acciones se orientan al
desarrollo y difusión de la investigación. Unidad que se encarga de administrar base de datos de tesis
de pregrado, planificar, organizar, dirigir y evaluar los programas académicos para la obtención de
títulos de posgrado, así como de cursos de especialización y otras actividades estratégicas de su
competencia.
Para el efecto programará periódicamente cursos de cuarto nivel educativo para graduados
universitarios en carreras profesionales de valor estratégico para el desarrollo administrativo nacional,
mediante una sólida complementación científica y tecnológica, acordes con la evolución moderna de las
ciencias que le permita desempeñar eficientemente posesiones de elevada responsabilidad. (Facultad
de Ciencias Administrativas UCE, 2013, págs. 12 - 15)
13
1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El tener una estructura organizacional hace que los miembros que forman parte de la organización
puedan trabajar de forma conjunta para lograr los objetivos establecidos.
Es la manera de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización. Constituyen la
arquitectura o formato organizacional que asegura la división y coordinación de las actividades de los
miembros de la organización. La estructura organizacional es la espina dorsal de la organización, el
esqueleto que sustenta y articula todas sus partes integrantes. (Chiavenato, 2002, pág. 367)
14
1.5.1 Organigrama Estructural (general) de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador.
Figura 1. 2 Adaptado de Organigrama Estructural (general). En Reglamento Orgánico Funcional, Autor, Ing. Francisco Garzón, año 2013
15
Figura 1. 3 Adaptado de Organigrama Estructural (general). En Reglamento Orgánico Funcional, Autor, Ing. Francisco Garzón, año 2013
continuación
16
1.5.2 Organigrama Estructural (desglosado) de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador
Figura 1. 4 Adaptado de Organigrama Estructural (desglosado). En Reglamento Orgánico Funcional, Autor, Ing. Francisco Garzón, año 2013
17
Figura 1. 5 Adaptado de Organigrama Estructural (desglosado). En Reglamento Orgánico Funcional, Autor, Ing. Francisco Garzón, año 2013
continuación
18
1.6 VALORES INSTITUCIONALES
Los valores son las creencias de las personas y que conforman sus puntos de vista de lo que es y
debe ser importante, bueno o malo, correcto o equivocado.
El éxito de toda empresa es que el personal tenga y comparta los valores (Hernández &
Rodríguez, 2006, págs. 224, 312)
Valores Propuestos
Honestidad.- Actuar con rectitud e integridad para generar confianza y seguridad.
Compromiso.- Con el desarrollo de nuestro trabajo.
Respeto.- Generar un ambiente adecuado para realizar el trabajo propio y en equipo.
Solidaridad.- Para enfocarnos y cumplir los objetivos estratégicos y políticas institucionales.
Responsabilidad.- Cumplimiento eficiente de las obligaciones para con la institución.
1.7 UBICACIÓN
Ubicada en la Ciudadela Universitaria, América y Av. Universitaria, EC170129, Quito.
Figura 1. 6 Ubicación Facultad Ciencias Administrativa. En Google Maps
19
1.8 ORGANISMOS DE CONTROL
Encargados de controlar y vigilar el buen funcionamiento de las instituciones del sector público y
privado son los que a continuación se detallan:
Controlaría General Del Estado: controlar ingresos, gastos, inversión, utilización de
recursos, administración y custodia de bienes públicos
Servicio De Rentas Internas: cumplir a cabalidad la gestión tributaria, disminuyendo
significativamente la evasión, elusión y fraude fiscal.
Secretaria Nacional De Educación Superior, Ciencia, Tecnología E Innovación: tiene
como objetivo principal fomentar el paso de una economía extractivista, sustentada en recursos
limitados, a la única economía de los recursos ilimitados: la del conocimiento, las ideas, la
creatividad y el talento humano.
1.8.1 Normativas Legales
Leyes: La ley es una declaración de la voluntad soberana que, manifestada en la forma
prescrita por la Constitución, manda, prohíbe o permite
Reglamentos: Disposición complementaria o supletoria de la ley, dictada aquella por el Poder
Ejecutivo, sin intervención del legislativo y con ordenamiento de detalles, más expuestos a
variaciones con el paso del tiempo.
La normativa que rige a la Universidad Central Del Ecuador es la que continuación se detalla:
Constitución de la República del Ecuador R O 449 20/10/2008
Ley Orgánica de Educación Superior
Estatuto Universitario
Reglamento de Docencia Universitaria
Reglamento de Personal y Carrera Administrativa
Plan de desarrollo institucional.
Ley Orgánica de Educación superior y su reglamento R O 298 12/10/2010
Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento S R. O 294 06/10/2010
Ley de Administradores profesionales del Ecuador y su Reglamento R.O 231 08/01/1998
Ley y Reglamento del Contador – Auditor
Normativas y Resoluciones emitidas por el Consejo de la Facultad y Consejo Universitario.
Reglamento Interno para la Facultad de Ciencias Administrativas.
Reglamento Interno de Proceso
Reglamento del Instituto de Postgrado
20
Reglamento para la Aplicación del Sistema de Aprobación de Materias
Reglamento para la Utilización de Laboratorio de Computación.
Reglamento General de Bienes del Sector publico
Reglamento de la LOES
21
CAPÍTULO II
2 MARCO TEÓRICO
2.1 ADMINISTRACIÓN
La administración, como la conocemos hoy, es el resultado histórico e integrado de la contribución
acumulada de numerosos pioneros, algunos filósofos, otros físicos, economistas, estadistas y otros,
entre los que incluyen empresarios, que con el transcurso del tiempo fueron desarrollando y
divulgando obras y teorías en su campo de actividades.
Hace 80 años las organizaciones eran pocas y pequeñas: predominaban los pequeños talleres, los
artesanos independientes, las pequeñas escuelas, el labrador, el almacenista de la esquina, etc. A
pesar de que en la historia de la humanidad siempre existió el trabajo, la historia de las
organizaciones y de su administración es un capítulo que comenzó en época reciente. (Chiavenato,
2002, pág. 7)
La administración es la encargada de coordinar y supervisar las actividades, de esta manera serán
llevadas con eficiencia y eficacia. (Robbins, 2013, pág. 6)
Eficiencia son los medios es decir es el uso de los recursos y Eficacia son los logros y objetivos.
(Robbins, 2013, pág. 7)
2.1.1 Definición
“No hay idea más importante para la administración que las metas. La administración no tiene
sentido sin metas.”
La administración se puede definir como el proceso de alcanzar las metas de la organización,
trabajando con personas y con todos los recursos organizacionales. (Certo, 2001, pág. 6)
La administración es ciencia por que estudia e investiga las variables y constantes de la eficiencia y
la eficacia de las organizaciones. (Hernández & Rodríguez, 2006, pág. 5)
Se puede definir a la administración como el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar para
lograr objetivos organizacionales preestablecidos.
22
2.1.2 Principios de la Administración
Son conceptos que sirven de base a los individuos involucrados en el proceso administrativo para
obtener el mejor desempeño en la organización y asegurar el cumplimiento de sus objetivos.
A continuación se presenta los catorce principios universales de Henry Fayol.
1. División del trabajo: Debe estar dividido entre los empleados para utilizar todo el recurso
humano de la organización y de esta manera volver a los empleados más eficiente.
2. Autoridad: La autoridad concede al gerente el derecho de dar órdenes. La responsabilidad es
el deber o la obligación de cumplirlas. La responsabilidad y la autoridad deben ser
proporcionales.
3. Disciplina: Los empleados deben obedecer y respetar las normas que gobiernan la
organización. La disciplina es el resultado del liderazgo eficaz, de la compresión clara de las
normas de la organización y de los castigos adecuados, de acuerdo con las infracciones.
4. Unidad de mando: Cada empleado se debe subordinar sólo a un superior, es decir cada
empleado debe recibir órdenes de un solo gerente.
5. Unidad de dirección: Cada grupo de actividades organizacionales debe tener el mismo
objetivo y ha de estar dirigido por un gerente a través de un plan.
6. Subordinación delos intereses individuales a los generales: Los interés de un empleado o
grupo no deben estar por encima de los intereses de la organización en conjunto.
7. Remuneración: Los trabajadores deben tener salarios adecuados, estos deben ser de acuerdo al
costo de vida, la oferta del personal calificado y el éxito del negocio.
8. Centralización: Se refiere al grado de involucramiento de los subordinados en la toma de
decisiones. La toma de decisión se debe centralizar en la administración.
9. Jerarquía: Es la línea de autoridad que va desde la cima de la organización hasta el nivel más
bajo. Las comunicaciones deben seguir esta cadena.
10. Orden: Personas y materiales deben estar en el lugar adecuado, en el momento adecuado.
11. Equidad: El gerente debe prestar atención y ser justo con los subordinados.
12. Estabilidad del personal: La rotación elevada de personal produce falta de eficiencia. Las
personas deben permanecer el tiempo máximo posible en la organización, y la planeación de
personal debe lograr que las sustituciones sean rápidas.
13. Iniciativa: Los empleados encargados de ejecutar los planes deben mostrar esfuerzo personal.
14. Espíritu de equipo: Promover el espíritu de equipo crea armonía y unidad en la organización.
(Certo, 2001, pág. 31)
23
2.2 PROCESOS
Es la secuencia de funciones para realizar tareas; medio, método o manera de ejecutar las
actividades.
Se realizan las actividades ya que estas se interrelacionan entre sí, las cuales permiten planear,
organizar, dirigir y controlar para que se pueda cumplir con los objetivos deseados. (Chiavenato,
2002, pág. 16)
ESQUEMA DE PROCESOS
Figura 1. 7 Adaptado (Dávila Zambrano, 2001, pág. 15)
Entradas.- Son los insumos es decir lo que proviene de un proveedor.
Salida.- Es el producto es decir el que representa valor al cliente.
Tarea y Actividad.- Aquí se transforma los insumos en productos.
Usuario.- Son los clientes internos y externos quienes serán los que adquieran el producto.
(Moreno Flores, 2010, pág. 37)
2.2.1 Proceso Administrativo
Está dado por el conjunto y la secuencia de las funciones administrativas.
En la administración como proceso se hace énfasis en los administradores para que realicen
actividades interrelacionadas como planear, organizar, dirigir y controlar.
24
2.2.1.1 Planeación:
Es la primera función administrativa, aquí es donde se definen los objetivos, los recursos y todas la
tareas necesarias para alcanzarlos. La planeación realiza planes que estén acorde con los objetivos
que se han propuesto para de esta manera se puedan conseguir adecuadamente.
Metas
Objetivos
Estrategias
Planes
2.2.1.2 Organización:
Se buscan los medios y los recursos con los que se puedan llevar a cabo la planeación, la
organización está relacionada con la asignación de tareas, la distribución de las mismas a los
departamentos y la asignación de recursos necesarios a los equipos o departamentos para que se
cumplan los objetivos establecidos.
Estructura
Administración de los recursos humanos
2.2.1.3 Dirección:
Es la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado, aquí se debe motivar al personal para
aumentar la productividad y así alcanzar los objetivos organizacionales, se comunicara las tareas
que cada uno debe realizar para que todo se cumpla como está establecido.
Motivación
Liderazgo
Comunicación
Comportamiento individual y de grupo
2.2.1.4 Controlar:
Es el monitoreo y evaluación del desempeño organizacional donde se verifica si las tareas se están
ejecutando de acuerdo a lo planeado, organizado y dirigido. En esta función se monitorea si las
tareas están yendo por el camino correcto, así de esta manera se puede llegar a las consecución de
los objetivos. (Chiavenato, 2002, págs. 16 - 18)
Estándares
Comparación
25
Acciones (Robbins, 2013, pág. 399)
2.2.2 Características
1) Es cíclico y repetitivo: El proceso es permanente y continuo, siempre se está completando y
repitiendo.
2) Es interactivo: Cada función interactúa con las demás, influenciándolas y dejándose
influenciar.
3) Reiterado: El proceso administrativo consta de pasos que aunque no se siguen rígidamente
conforman un programa sujeto a ajustes y correcciones, avances y retrocesos.
4) Sistémico: Para entender una de las funciones administrativas es necesario conocer las demás,
ninguna se puede administrar sin establecer estrecha relación con las otras. (Chiavenato, 2002,
págs. 19 - 20)
2.3 Gestión de Proceso
Es identificar, comprender y aumentar el valor agregado de los procesos de la empresa para que
esta pueda cumplir con las estrategias establecidas y así de esta manera hacer que el cliente se
sienta satisfecho.
La mayor productividad: Se refiere a que se debe producir más rápido con una calidad alta o a
más económico para poder competir en el mercado.
Productividad: Es producir más con menores recursos, asimismo se refiere a un recurso escaso e
irrecuperable que es el tiempo de cada una de las personas que conforman la organización, se debe
dejar de mal gastar el tiempo en actividades que no generen ningún valor para el cliente.
Huerta y Rodríguez la resumen en su libro (Huerta & Rodríguez, 2006, pág. 175) ´´Uno de los
recursos renovables más valiosos con que cuenta el ser humano es el tiempo. Cuando los directivos
y colaboradores de la organización administran adecuadamente el tiempo, contribuyen a optimizar
las funciones y a eliminar tiempos muertos para mejorar el desempeño organizacional´´.
La gestión de proceso permite una visión integral
El proceso más allá de ser un conjunto de actividades ayuda a entender las tareas que cada persona
desempeña en la organización.
El proceso se da desde que se tiene el contacto con el cliente y finaliza cuando el producto o
servicio se ha recibido.
26
En la actualidad se considera tan importante la gestión de procesos, la misma que fue considerada
en las ISO 9000:2000.
Dice la Norma ISO 9001: 2000 (p. vi): ´´ Para que una organización funcione de manera eficaz,
tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí…Frecuentemente el
resultado de los procesos constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso…La
aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e
interacción de estos procesos, así como su gestión puede denominarse como <<enfoque basado en
procesos>>``.
2.3.1 Definiciones
Proceso: Es un conjunto de actividades que transforman las entradas en salidas que agregan valor
a los clientes. Competencias que tiene una organización. Un proceso puede pasar por muchos
cargos por eso se dice que los procesos cruzan toda la organización horizontalmente.
Macroproceso: Es una estructura de procesos, es decir son procesos que están compuestos por
otros procesos.
Proceso Operativo: Es más detallado es aquí donde se desagregan las actividades que irán en el
flujograma.
Actividad: Conjunto de tareas elementales y está asociada a un cargo específico.
Tarea: Es el desarrollo de la actividad en acciones específicas.
Procedimiento: Es una descripción detallada que se puede realizar de un macroproceso, de un
proceso o de alguna actividad.
Regla: Es parte de un reglamento interno.
Norma: Son adhesiones voluntarias y otras voluntarias, pero las normas en una organización están
para cumplirse.
Cliente: Es aquella persona u organización a quien servimos y de quien recibimos ingresos.
Dueño del Proceso: Es el ejecutivo que vela por el proceso de principio a fin.
27
2.3.2 Identificación del Proceso
Proceso Estratégico: Son los que se relacionan con las estrategias de la organización.
La forma como se establece la misión, visión, valores, objetivos corporativos y
departamentales, entre otros.
El cumplimiento de los objetivos.
La forma de motivar a todos los integrantes de la organización.
Proceso del Negocio: Atiende directamente a la misión del negocio y satisfacen necesidades
concretas de los clientes.
Proceso de Apoyo: Son servicios internos necesarios para realizar los procesos de negocio.
2.3.3 Segmentación de Procesos
En la segmentación es donde se obtiene el mapa de proceso el cual es una visión conjunta de todos
los procesos, el objetivo es de lograr la desagregación para llegar al nivel de proceso operativo
Jerarquía de Procesos:
El macroproceso es un proceso que está compuesto por otros procesos.
En el proceso operativo solo se pueden seguir identificando las actividades, atributos y las
interacciones entre ellas, para que se pueda observar la interacción de las actividades se realiza un
flujograma.
2.3.4 Modelamiento Visual de los Procesos
Para la realización del modelamiento visual de los procesos de la organización se utilizara los
siguientes modelos:
Mapa de procesos global
Mapa de procesos de ámbito
Flujograma de información
Mapa de procesos global: Aquí se muestra todos los procesos con que la organización cuenta.
Mapa de procesos de ámbito: Detalla una parte del mapa de procesos global, se identificaran los
procesos operativos.
28
Flujograma de información: Por cada proceso operativo se realizara un flujograma, mediante este
obtenemos el modelo visual del proceso de la organización, cuando se lo ha terminado se puede
decir que se ha culminado con el levantamiento del proceso. (Bravo Carrasco, 2009, págs. 21 - 41)
2.4 NORMA TÉCNICA DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Según la Norma Técnica de Administración por Procesos (Registro Oficial, 2013)
La Administración por procesos tiene como fin mejorar la eficacia y la eficiencia de las
operaciones de las instituciones para asegurar la provisión de servicios y productos de calidad
centrados en el ciudadano, acorde con los principios de Administración Pública establecidos en la
Constitución de la República.
2.4.1 Principios
1. Evaluación permanente y mejora continua.- La administración por procesos se rige por un
ciclo de mejora continua que busca incrementar las capacidades institucionales mediante una
evaluación permanente.
2. Enfoque en el ciudadano, beneficiario y usuario.- Se requiere adoptar enfoques y diseñar los
procesos para brindar los servicios desde las perspectivas de estos actores, mejorando la
ejecución de los procesos internos y su integración.
3. Coordinación y cooperación.- Todos los órganos e instituciones de Administración Pública
contribuirán a la prestación de servicios públicos.
4. Eficiencia y optimización.- La administración por procesos está orientada a optimizar los
resultados alcanzados.
5. Sostenibilidad y Transparencia.- la administración por procesos se orienta al uso de
herramientas tecnológicas para automatizar los procesos optimizados. (Registro Oficial, 2013,
pág. 3)
2.4.2 Definiciones
Administración por procesos.- Conjunto de actividades sistemáticas realizadas en una institución,
con el propósito de mejorar continuamente la eficacia y la eficiencia de su operación para proveer
servicios y productos de calidad.
Automatización de procesos.- Grupo de procesos mediante las cuales se lleva el flujo de un
proceso manual hacia una herramienta de software, que representan sus entradas o salidas.
29
Cliente de un proceso.- Persona natural o jurídica que recibe o utiliza el producto o servicio del
proceso.
Diagrama de flujo.-Representación gráfica de la secuencia de actividades del proceso.
Macroproceso.- modelo de un conjunto de procesos interrelacionados.
Proceso.- Serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a un
resultado útil para un cliente.
Tipos de procesos:
Procesos Gobernantes.- Aquellos que proporcionan directrices, políticas , planes estratégicos
para dirección y control de la institución
Procesos Sustantivos.- Aquellos que realizan las actividades esenciales para proveer los
servicios y los productos que ofrece al cliente una institución
Procesos Adjetivos.- Aquellos que proporcionan productos o servicios a los procesos
gobernantes y sustantivos. (Registro Oficial, 2013, págs. 4 - 7)
2.4.3 Roles para la Administración por Procesos
1. Responsable para la Gestión de la Calidad:
Informar sobre los resultados de los objetivos e indicadores estratégicos del proceso.
Recolectar y comprender los derechos, necesidades y expectativas de los ciudadanos.
Hacer cumplir las normas y los lineamientos de la administración por procesos establecidos por
la institución.
2. Responsable del Macroproceso:
Administrar la arquitectura de proceso del macroproceso.
Asignación de un responsable del proceso para cada proceso bajo su autoridad.
Revisiones periódicas de los resultados de la administración por procesos.
3. Director, Jefe o Titular de Unidad Operativa:
Administrar en conjunto con el responsable del proceso el desempeño de los procesos.
4. Responsable del Proceso:
Establecer controles lineamientos, políticas y procedimientos del proceso.
Supervisar el desempeño de proceso.
Mantener actualizado los datos del proceso.
5. Ejecutores del Proceso:
Ejecutar las actividades del proceso.
Participar activamente en reuniones y talleres de procesos.
30
Detectar y respaldar el cambio de los procesos.
6. Cliente del Proceso
Retroalimentar acerca del proceso de manera formal e informal. (Registro Oficial, 2013, págs.
8 - 9)
Por lo tanto el marco conceptual del autor Juan Bravo Carrasco libro Gestión de Procesos
denomina a los procesos como procesos estratégicos, procesos de negocio y proceso de apoyo
refiriéndose a entidades del sector privado.
De la misma manera la norma técnica de administración por procesos denomina a los procesos
como procesos estratégicos, procesos sustantivos y procesos adjetivos, estos constan en el
suplemento del registro oficial 895 del día miércoles 20 de febrero de 2013.
2.5 FLUJOGRAMAS
2.5.1 Definición
“Un diagrama de flujo vale más que mil procedimientos”
Un diagrama de flujo también nombrado como flujograma o diagramación lógica o de flujo, sirve
para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de la organización.
La diagramación de flujo es un método que describe gráficamente un proceso existente o uno
nuevo mediante símbolos, líneas y palabras sencillas, para mostrar la secuencia de un proceso.
Los diagramas de flujo representan gráficamente las actividades que conforman un proceso, cuando
se crea un flujograma se puede realizar una comparación con las actividades del proceso real, de
esta manera se puede saber en qué áreas las normas o políticas no son claras, en este punto se verán
las diferencias que existen entre la forma que se realizan las actividades y la manera que realmente
se deben dirigir. (Harrington, 1994, págs. 96, 97)
Los diagramas de flujo del proceso representan el trabajo que se debe realizar para la elaboración
de un producto o servicio, los flujogramas ayudan al personal a comprender mejor los procesos,
aquí se puede detectar a las actividades que no añaden ningún valor. (Noori & Radford, 1998, pág.
321)
2.5.2 Características
Los diagramas de flujo son muy importantes para visualizar los procesos de la empresa.
31
Los flujogramas muestran con claridad las áreas en las cuales existe confusión al momento de
realizar los procedimientos, esto interrumpe la calidad y la productividad.
Los diagramas de flujo facilita la comunicación en las áreas problemáticas.
Existen diversos tipos de diagrama de flujo, y cada uno de éstos tiene un propósito
Diagrama de bloque.- Es la visión rápida de un proceso.
Diagrama de flujo funcional.- Muestra el proceso que se realiza entre las áreas.
Diagramas geográficos de flujo.- Muestra el proceso entre locaciones. (Harrington, 1994,
págs. 97, 98)
2.5.3 Importancia
Los diagramas de flujo son importantes porque se deben desarrollar hasta llegar al nivel de tareas,
esto nos permite visualizar cada una de las actividades que se desarrollan en el área, de esta manera
se facilita el análisis.
El diagrama de flujo es una gráfica la cual debe ser de fácil comprensión para que sea utilizada por
el equipo de trabajo. (Harrington, 1994, pág. 97)
2.5.4 Tipos
Diagrama de bloque.- Este tipo de diagrama es el más sencillo y el más frecuente, este nos
proporciona una visión más rápida y general del proceso. Los rectángulos y las líneas con
flechas son los símbolos más utilizados en este diagrama, los rectángulos representan las
actividades y las líneas con flechas conectan los rectángulos para que de esta manera mostrar la
dirección que tiene el diagrama. Algunos diagramas de bloque tiene símbolos como un círculo
alargado el cual indica el comienzo o el final del diagrama. Estos diagramas pueden ser de
manera horizontal o vertical, estos se elaboran para documentar la magnitud del proceso.
El flujo de una organización está representado por líneas sólidas mientras que las líneas de la
comunicación se representan mediante líneas punteadas. Un buen sistema de comunicación
debe fluir en todas la direcciones de la organización, es decir en forma ascendente, descendente
y lateral. (Harrington, 1994, págs. 98 - 105)
Diagrama de flujo funcional: Este diagrama de flujo nos permite observar el movimiento
entre las diferente áreas de trabajo, en este flujo se puede utilizar símbolos estándares o de
bloque.
El diagrama de flujo funcional permite identificar cómo los departamentos funcionales,
verticalmente orientados, perjudican un proceso que fluye horizontalmente en la organización.
32
Si un proceso pudiera permanecer en un solo departamento la vida del gerente sería fácil. Sin
embargo en la mayoría de la empresa se utiliza la organización funcional o vertical.
(Harrington, 1994, págs. 112, 113)
Diagramas geográficos de flujo: También llamado flujo físico, este flujograma ayuda a
minimizar el tiempo que se desperdicia entre actividades. (Harrington, 1994, pág. 118)
2.5.5 Simbologías para la Elaboración de Diagramas
2.5.5.1 Simbología
El lenguaje gráfico de los diagramas de flujo está compuesto de símbolos, cada uno de ellos tiene
un significado diferente, esto garantiza que tanto la interpretación como el análisis del diagrama se
realicen de forma clara y precisa. Para que la interpretación del diagrama de flujo sea correcta es
necesario escoger los símbolos que tengan el significado preciso, así como definir reglas claras con
respecto a la aplicación de estos.
Con frecuencia los símbolos que se utilizan para el graficar flujogramas se someten a un proceso de
normalización, es decir, son diseñados para que su interpretación sea universal. Al normalizar o
estandarizar el uso de estos símbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones
hagan uso de sus propios símbolos para representar procesos Diagramas de flujo.
Los diagramas de flujo más efectivos utilizan símbolos estandarizados ampliamente conocidos, se
puede decir que el flujograma es una de las formas más antiguas de diseño conocido. (Harrington,
1994, pág. 105)
La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y es escogida según
criterio de cada institución.
Diagrama de flujo de la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (American Society
of Mechanical Enginners – ASME).- Facilita el intercambio de la información. (Gutiérrez,
Maribel Sequeira, 2009)
Diagrama de flujo del Instituto Nacional Estadounidense de Estandarización (American
National Standards Institute – ANSI).- Analiza cómo se relaciones las actividades en un
proceso.
2.5.5.2 American Society of Mechanical Enginners (ASME)
La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos –ASME por sus siglas en inglés-, fue fundada en
1880 como una organización profesional sin fines de lucro que promueve el arte, la ciencia, la
práctica de la ingeniería mecánica y multidisciplinaria y las ciencias relacionadas en todo el mundo.
33
La ASME ha desarrollado signos convencionales que se presentan en la tablas 2.1, a pesar de la
amplia aceptación que ha tenido esta simbología, en el trabajo de diagramación administrativa es
limitada, porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las
necesidades.
Tabla 2.1 Simbología ASME
Nota: Adaptado de mideplan Guía para la Elaboración de Diagramas de Flujo (Gutiérrez, Maribel
Sequeira, 2009)
Símbolo Significado ¿Para qué se Utiliza?
Origen
Este símbolo sirve para identificar el
paso previo que origen al proceso, este
paso no forma en sí parte del nuevo
proceso.
Operación
Indica las principales fases del proceso,
método o procedimiento. Hay una
operación cada vez que un documento
es cambiado intencionalmente en
cualquiera de sus características.
Inspección
Indica cada vez que un documento o
paso del proceso se verifica, en
términos de la calidad, cantidad o
características. Es un paso de control
dentro del proceso.
Transporte
Indica cada vez que un documento se
mueve o traslada a otra oficina y/o
funcionario.
Demora
Indica cuando un documento o el
proceso se encuentra detenido, ya que
se requiere la ejecución de otra
operación o el tiempo de respuesta es
lento
Si/No
Si / No
Decisión Indica un punto dentro del flujo en que
son posibles varios caminos
alternativos.
Almacenamiento
Indica el depósito permanente de un
documento o información dentro de un
archivo. También se puede utilizar para
guardar o proteger un documento de un
traslado no autorizado.
Líneas de Flujo
Conecta los símbolos señalando el
orden en que se deben realizar las
distintas operaciones.
34
2.5.5.3 American National Standart Institute (ANSI)
El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense – ANSI por sus siglas en inglés - es una
organización privada sin fines de lucro que administra y coordina la normalización voluntaria y las
actividades relacionadas a la evaluación de conformidad en los Estados Unidos.
El diagrama de flujo estándar ANSI proporciona una comprensión detallada de un proceso que
sirve para ampliar las actividades.
El ANSI ha desarrollado una simbología, dicha simbología se muestra la tabla 2.2 a continuación.
Tabla 2.2 Simbología ANSI
Simbología Significado ¿Para qué se utiliza?
Inicio / Fin
Indica el inicio o comienzo y el final
o término del diagrama de flujo
Operación / Actividad
Símbolo de proceso, representa un
cambio o avance de la actividad.
Documento
Representa cualquier tipo de
documento, indica cuando una
actividad incluye información
registrada.
Si / No
Si / No
Decisión
Indica un punto dentro del flujo en
que son posibles varios caminos
alternativos, es decir en donde se
debe tomar una decisión
Líneas de Flujo Conecta los símbolos señalando el
orden en que se deben realizar los
pasos del proceso
Nota. Adaptado de Organización aplicada (Vásquez Rodríguez, 2007)
2.6 MANUALES
Los manuales también conocidos como reglamentos orgánicos funcionales identifican la estructura
organizacional y las funciones que cada unidad administrativa tiene.
Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información
sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una
institución, son instrucciones que ayuda a entender el funcionamiento de algo, o que asiste al
personal para que realice sus actividades.
35
El manual es un documento en el que se encuentra de manera secuencial las instrucciones los
procedimientos para ejecutar una actividad.
Los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración de
acuerdo con los objetivos, funciones, políticas, procedimientos, etc. (Rodríguez Valencia, 2002,
pág. 55)
2.6.1 Características
El reglamento o manual es una redacción genérica de actividades.
Persigue cumplir únicamente los objetivos institucionales.
Es un enfoque tradicional.
Mantiene una clasificación de puestos.
2.6.2 Objetivos
Instruir al personal acerca de los objetivos, funciones, políticas, procedimientos, etc.
Precisar las funciones a cada unidad administrativa.
Ayuda a la ejecución correcta de las labores asignadas.
Sirve como medio de orientación para el personal. (Rodríguez Valencia, 2002, pág. 57)
2.6.3 Ventajas
a) En cuanto a la organización
Definen las funciones y responsabilidades de cada área o unidad administrativa.
Se analiza la estructura y las funciones de la administración
b) En cuanto a los ejecutivos
Permite un conocimiento sencillo del área de trabajo cuales son las funciones y
responsabilidades.
Determina la posición que ocupa dentro de la empresa.
Permite tener mayor objetividad de su trabajo.
Ayuda a tener más eficiencia entre departamentos.
Facilita conocer las vías de mando.
c) En cuanto al personal de operación
Ayuda a conocer la estructura de la organización de una manera general.
Permite el conocimiento de las tareas y responsabilidades que le competen.
36
2.6.4 Inconvenientes del Manual
Tiene excesivo formalismo en la organización lo cual hace sea rígido en el cumplimiento de
todas y cada una de las actividades.
La elaboración demanda un gran esfuerzo.
Por lo general el contenido que posee es incompleto.
La mayor dificultad de un manual es el mantenerlo actualizado ya que la estructura de
cualquier organización es dinámica.
2.6.5 Contenido del Manual de Organización
1. Una parte general.- En la cual debe estar una breve historia de la empresa, debe constar
objetivos, políticas y la manera como el personal participará en la consecución de las metas.
2. Una parte esencial.- En esta se describirá cada una de las funciones asignadas a las unidades
administrativas.
La descripción de las funciones se deberá describir en el siguiente orden:
Planificación
Organización
Dirección
Control
3. Una parte complementaria.- En esta parte es donde se colocaran los organigramas y se detallara
un glosario de términos que esté de acuerdo con lo expuesto en el manual.
2.6.6 Razones para elaborar un Manual de Organización
El empleo de varios procedimientos para realizar un mismo asunto es una de las principales
razones para que las empresas decidan que se necesita la elaboración de un manual en el cual se
detalle las funciones y responsabilidades.
El manual reflejara con claridad las funciones del personal, las responsabilidades y las relaciones
que existe entre los diferentes niveles de la organización.
Para la elaboración de un Manual de Organización no se debe descuidar los siguientes aspectos:
A quien va dirigido
Políticas de la empresa
Antecedentes de la empresa
37
Estructura de la organización
Procedimientos utilizados
2.6.7 Pasos para Elaborar un Manual
Después que se ha determinado a quien va dirigido, el alcance, los objetivos y su contenido se debe
conocer algunos datos adicionales.
Acta de constitución de la empresa
Tareas asignadas a cada puesto de trabajo
Descripción de los procedimientos
Solicitudes utilizadas para realizar los trámites
Organigramas de la empresa
2.6.8 Estructura del Manual
1. Introducción
En esta parte se debe colocar la filosofía, el contenido y las mejoras que obtendrá la organización
con la aplicación del Manual.
2. Organigramas
Es recomendable que se coloque o se realicen los organigramas de la empresa podría ser en forma
Funcional y/o Estructural.
3. Objetivos Generales
Aquí se debe describir cada uno de los objetivos que se desea alcanzar, estos deben ser los
objetivos de toda la empresa y los objetivos de cada unidad administrativa.
4. Políticas Generales
Se deberá describir cada una de las políticas de la empresa como las políticas de cada unidad
administrativa.
En algunos Manuales se puede colocar la misión, la visión y los valores con los que cuenta la
organización.
38
5. Funciones por Unidad Administrativa
Se describe las funciones de la unidad administrativa y también se detallan cada una de las
responsabilidades que se debe cumplir.
6. Algunos Manuales de Organización
Aquí se detalla la función de los puestos de jefatura con la siguiente estructura:
a) Puesto
b) Funciones
Diarias
Periódicas
Eventuales
c) Requisitos del Puesto
Escolaridad
Experiencia
7. Glosario de Términos
Esta es una lista de términos que se usó en el Manual, las cuales deben contener un breve
significado el cual explique lo que cada una de ellas desea expresar.
2.6.9 Manual de Procedimientos
1. Marco Teórico
El Manual de Procedimientos se fundamenta en el ordenamiento de las actividades de manera
lógica y secuencial.
Cuando ya se ha determinado el procedimiento es necesario que se respeten todos los pasos ya que
cualquier omisión podría causar inconvenientes en el procedimiento.
El Manual es considerado como una guía la cual puede estar objeto de modificaciones.
2. Concepto
Es un documento el cual detalla las actividades que se deben seguir cuando se realiza alguna
función en una unidad administrativa.
39
El Manual de Procedimientos ayuda a conocer el funcionamiento interno de la unidad aquí se
describen las tareas, ubicación, requerimientos y los responsables de la ejecución de cada tarea.
3. Objetivos
Un Manual de la naturaleza que sea debe tener objetivos bien definidos.
Disponer de procedimientos para cada área para que se desarrolle correctamente las
actividades.
Implantar si se es posible la sistematización de funciones.
4. Políticas de Control
Las políticas de control permite maximizar el rendimiento.
Tener bien definidas las funciones y las responsabilidades por unidad administrativa y por cada
puesto de trabajo
El control empieza desde el primer paso de un procedimiento hasta llegar a la aplicación del
Manual.
Se debe tener muy en cuenta en personal que se recluta, ya que el mismo juega un papel
importante en el éxito de la empresa.
2.6.10 Estructura de un Manual de Procedimientos
1. Definición
El Manual de Procedimientos tiene información sobre la historia de la organización y sobre sus
procedimientos, ya que en este se describen la secuencia de los pasos de un proceso.
2. Clases de Manuales
Existe una gran variedad de manuales de procedimientos.
Ejemplos:
Contabilidad
Presupuesto
Administración de caja, etc.
40
3. Contenido del Procedimiento
Introducción
Objetivos
Políticas
Diagrama de Flujo
Secuencia de Ejecución
Anexos
4. Destalles del Procedimiento
Título del Procedimiento
Uso de Siglas
Numeración de Hojas
Fecha
Hojas a utilizar con el logotipo de la entidad
5. Observaciones Generales
El procedimiento debe ser elaborado con ayuda del personal que labora en el área.
Se debe probar el funcionamiento del procedimiento.
Capacitar al personal antes que se instale el procedimiento. (Vásquez Rodríguez, 2007, págs. 357 -
368)
41
CAPÍTULO III
3 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTO PARA EL PROCESO DE NIVELACIÓN DE
CARRERA
En el presente capítulo se procederá a estructurar el manual de procedimiento del proceso
agregador de valor Nivelación de Carrera.
Se procederá a realizar las caracterizaciones las cuales tendrán la información que se ha obtenido
de las varias visitas al Coordinador del área de Nivelación de Carrera, en las caracterizaciones se
detallara las actividades tal y como se las están realizando en este momento.
Se obtendrá mediante matrices los pasos que realizan y el tiempo que se demoran en realizar cada
una de las actividades.
Para proceder a realizar las caracterizaciones se procederá a reconocer cada una de las actividades
que se llevan a cabo en el área de Nivelación e Carrera, esta descripción se la realizara tanto escrita
como gráfica.
Después de realizado las matrices y las caracterizaciones de las actividades se procederá a la
elaboración del manual de procedimientos de cada una de ellas
3.1 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
3.1.1 Información Primaria
Para el desarrollo de la presente investigación se utilizó la siguiente técnica.
La Entrevista
La Entrevista estuvo dirigida a la Coordinadora del área de nivelación la misma que es designada
por el SENESCYT.
3.1.2 Información Secundaria
Como fuente secundaria se recurrió a la realización de matrices donde se colocó la información
proporcionada por la coordinadora en la entrevista que se le realizó, adicionalmente se me facilitó
el calendario de actividades y la planificación del curso de nivelación correspondiente a la Facultad
de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador.
42
Los documentos mencionados anteriormente en lo posterior se colocaran como anexos.
ANEXO
Ver Anexo A
3.2 ELABORACIÓN DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DEL PROCESO
AGREGADOR DE VALOR NIVELACIÓN DE CARRERA.
Se procederá a la realización de levantamiento de procesos de nivelación de carrera, se desarrollara
las caracterizaciones en donde constará como se están realizando las actividades del área antes
mencionada, en cada una de las caracterizaciones la información se la realizara por escrito y
gráficamente mediante flujo gramas.
La caracterización es donde se ordenara toda la información.
Con el levantamiento concluido se procederá a la elaboración de la propuesta del manual de
procedimientos, la cual se desarrollara posteriormente.
43
3.2.1 Mapa de procesos Facultad de Ciencias Administrativas Universidad Central del Ecuador
Para la realización del mapa de procesos se procedió a tomar el modelo de la guía de (Lincango,
2006, págs. 58, 59)
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAPA DE PROCESOS
1.2 Consejo Directivo
1.3 Direcciones de Carrera
1.4 Consejo de Carrera
2.
PR
OC
ES
OS
AG
RE
GA
DO
RE
S
DE
VA
LO
R
3.
PR
OC
ES
OS
DE
AP
OY
O
2.1 Académico
2.2 Nivelación de Carrera
2.3 Tesis y Titulación
2.4 Docentes
2.5 Matrículas
3.2 Financiero
3.3 Tecnologías de la Comunicación
3.4 Secretaria General
3.5 Secretario - Abogado
1.
PR
OC
ES
O
GO
BE
RN
AN
TE
1.1 Decanato
3.1 Administrativo
44
3.2.2 Inventario de procesos Facultad de Ciencias Administrativas Universidad Central del
Ecuador
Para realizar el Inventario de Procesos se tomó como modelo al libro del Dr. (Moreno Flores, 2010,
pág. 120)
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Inventario de Procesos
Macroproceso Proceso Actividad Tarea Código
Agre
gad
or
de
Val
or
Niv
elac
ión
Nivelación
de Carrera
Matrícula
Estudiante
Matrícula FCA-NC-ME01
Planificación
de Área
Planificación FCA-NC-PA01
Registro de
Calificaciones
Calificaciones FCA-NC-RC01
Certificados
para
Estudiantes
Certificados FCA-NC-CE01
INVENTARIO DE PROCESOS
45
3.2.3 Matrices y Resultados de Nivelación de Carrera
Para proceder a la elaboración de la matrices y posteriormente obtener sus resultados se ha tomado
el modelo de la guía de (Lincango, 2006, pág. 86)
Valor Agregado.- Son aquellas operaciones que transforman el producto (Moreno Flores, 2010,
pág. 62)
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Proceso: Nivelación de Carrera
Actividad: Matrícula del Estudiante
Responsable: Coordinador de Nivelación de Carrera
N° ACTIVIDAD TU FR VAC VAE P E M I A
1 Lista de alumnos enviada por
SNNA 10 S
x
2 Recepción del Listado de alumnos
en la DGA 5 S
x
3 Revisión del listo de Alumnos en
la DGA 480 S
x
4 Envía el listado de alumnos a
Nivelación de Carrera 10 S
x
x
5 Recepción del listado de alumnos
en el área de nivelación de carrera 5 S
x
6 Revisión del listado de alumnos
en el área de nivelación de carrera 480 S
x
7 Legalización de la matrícula 10 S x
8 Recepción de documentos a los
alumnos 5 S
x
9 Alumno matriculado 5 S x
MATRIZ
46
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Abreviatura Significado
No.
Actividades Tiempo %
VAC Valor Agregado Cliente 2 15 1,47%
VAE Valor Agregado Empresa 5 510 50,00%
P Preparación 2 485 47,55%
E Espera 0 0 0,00%
M Movimiento 1 10 0,98%
I Inspección 0 0 0,00%
A Archivo 0 0 0,00%
SUBTOTALES 10 1020 100,00%
TT Tiempo Total 1020
TVA
Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 525
IVA Índice de Valor Agregado 51,47%
RESULTADO DE MATRIZ
47
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Proceso: Nivelación de Carrera
Actividad: Planificación de Área
Responsable: Coordinador de Nivelación de Carrera
N° ACTIVIDAD TU FR VAC VAE P E M I A
1
Constatación de Docente por parte
del Coordinador del Área de
Nivelación de Carrera
60 S
x
2 Elaboración de horarios de clase 2400 S
x
3 Registro de horarios 120 S
x
4 Asignación de cursos a los alumnos 30 S x
5
Verificación en la base del
SENESCYT los docentes
disponibles
120 S
x
6 Seleccionar el o los docentes
necesarios 60 S
x
7 Comunicarse con el Docente 30 S
x
8 Entrevista con el Docente 30 S
x
9 Se contrata al Docente y pertenece
al grupo de profesores 30 S ° x
10 Recibe el listado de alumnos y el
Microcurriculo 15 S
x
11 Realiza la planificación para sus
clases 960 S
x
12 Docente envía su Documentación a
la DGA 15 S
x
13
DGA envía la documentación del
docente al Departamento de Talento
de Humano UCE
20 S
x
14 Departamento de Talento Humano
elabora el contrato del Docente 43200 S
x
15 Firma el contrato el Docente 60 S
x
MATRIZ
48
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Abreviatur
a Significado
No.
Actividades Tiemp
o %
VAC Valor Agregado Cliente 1 30 0,76%
VAE Valor Agregado Empresa 6 225 5,70%
P Preparación 5 3660 92,66%
E Espera 1 0 0,00%
M Movimiento 2 35 0,89%
I Inspección 0 0 0,00%
A Archivo 0 0 0,00%
SUBTOTALES 15 3950
100,00
%
TT Tiempo Total 3950
TVA Tiempo Valor Agregado para el Cliente 255
IVA Índice de Valor Agregado 6,46%
RESULTADO DE MATRIZ
49
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Proceso: Nivelación de Carrera
Actividad: Registro de Calificaciones
Responsable: Docente
N
° ACTIVIDAD TU FR VAC VAE P E M I A
1
Docentes registran la asistencia
y/o inasistencia de estudiantes a
clases
10 H
x
2 Se imparten clases 50 H x
3 Se aplican pruebas 90 H x
4 Calificar pruebas 2400 H
x
5 Entrega a los estudiantes las
pruebas 30 H
x
6 Se aplican exámenes 120 H x
7 Calificar exámenes 2400 H
x
8 Entregar los exámenes a los
estudiantes 30 H
x
9 Se realizan promedios 60 H
x
10 Entregar promedio a los
estudiantes 45 H
x
11 Se registran las calificaciones 30 H
x
12 El tutor entrega las calificaciones
al Coordinador de Área 5 H
x
13 El coordinador de Área entrega a
la secretaria del Área 5 H
x
14 La secretaria entrega a la DGA 5 H
x
MATRIZ
50
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Abreviatura Significado No. Actividades Tiempo %
VAC Valor Agregado Cliente 3 260 4,92%
VAE Valor Agregado Empresa 2 40 0,76%
P Preparación 3 4860 92,05%
E Espera 0 0 0,00%
M Movimiento 6 120 2,27%
I Inspección 0 0 0,00%
A Archivo 0 0 0,00%
SUBTOTALES 14 5280 100,00%
TT Tiempo Total 5280
TVA
Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 300
IVA Índice de Valor Agregado 5,68%
RESULTADO DE MATRIZ
51
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Proceso: Nivelación de Carrera
Actividad: Certificado de Estudiantes
Responsable: Coordinador Nivelación de Carrera
N
° ACTIVIDAD TU FR VAC VAE P E M I A
1 Pedir la solicitud a la secretaria del
área de nivelación de carrera 10 D
x
2 Llenar la solicitud y entregar a la
secretaria del área de nivelación 15 D x
3 La secretaria entrega la solicitud al
coordinador de área de nivelación 20 D
x
4
El coordinador de área recibe la
solicitud y pide verificación de los
datos
270 D
x
5 La secretaria verifica la
información 60 D
x
6
Se emite el certificado y se envía a
el coordinador de área para que lo
firme
45 D
x
7 Entrega el certificado firmado a la
secretaria 30 D
x
8 Secretaria recibe el certificado 10 D
x
9 Secretaria entrega el certificado al
estudiante 15 D
x
10 Estudiante recibe el certificado 5 D x
MATRIZ
52
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Abreviatura Significado No. Actividades Tiemp
o %
VAC Valor Agregado Cliente 2 20 4,17%
VAE Valor Agregado Empresa 2 75 15,63%
P Preparación 1 10 2,08%
E Espera 0 0 0,00%
M Movimiento 5 375 78,13%
I Inspección 0 0 0,00%
A Archivo 0 0 0,00%
SUBTOTALES
10 480 100,00%
TT Tiempo Total 480
TVA
Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 95
IVA Índice de Valor Agregado
19,79
%
RESULTADO DE MATRIZ
53
3.2.4 Caracterizaciones de Nivelación de Carrera
A continuación se presentara las caracterizaciones de las actividades que se llevan a cabo en
Nivelación de Carrera, para la realización de las mismas se ha considerado el siguiente formato.
MACROPROCESO: CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA DE
ELABORACIÓN:
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA:
PROCESO:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLES Y PARTICIPANTES
4. DEFINICIONES
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
6. REFERENCIAS
7. ANEXOS
8. REGISTROS
9. DIAGRAMA DE FLUJO
10. NOTAS ACLARATORIAS
54
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
17-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 1/3
PROCESO:
Nivelación de Carrera
A. OBJETIVO DEL PROCESO
El presente proceso tiene por objeto establecer los pasos secuenciales que se deben realizar para
conseguir el ingreso al curso de nivelación de carrera en la Facultad de Ciencias Administrativas
de la Universidad Central del Ecuador.
Implantar las actividades ordenadamente para la realización de la planificación, el registro de
calificaciones y la entrega de certificados que se realizan en el área de nivelación de carrera.
B. ALCANCE DEL PROCESO
Este proceso está dirigido a los estudiantes que aprobaron el examen aplicado por la SENESCYT
con el puntaje requerido para ingresar a la Facultad de Ciencias Administrativas y que además
aceptaron el cupo asignado por la SENESCYT.
C. RESPONSABLE DEL PROCESO
Coordinador de Nivelación de Carrea
D. REQUISITOS LEGALES DEL PROCESO
Reglamento del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión - SNNA.
Reglamento de la Ley Orgánica de Educación Superior-LOES.
Políticas institucionales
Estatuto Universitario.
E. POLÍTICAS INTERNAS DEL PROCESO
Realizar los horarios de clase de acuerdo al número de curso designados por la SNNA, todos
los Docentes participan en la elaboración.
55
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
17-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 2/3
PROCESO:
Nivelación de Carrera
Cuando se requiera un docente el Coordinador de Nivelación de Carrera debe revisar la Base
de Datos establecida por la SENESCYT para seleccionar el profesor requerido.
Cada docente debe elaborar la planificación de sus clases.
Todos los Docentes deben realizar una hora de tutoría a la semana
F. ACTIVIDAD
Nombre Periodicidad
Matrícula del Estudiante Semestral
Planificación de Área Semestral
Registro de Calificaciones Hemisemestre
Certificados para Estudiantes Diario
G. REGISTROS DEL PROCESO
Son documentos donde se anotan los datos y/o resultados obtenidos luego de la ejecución del
proceso, estos se constituyen como evidencia de las actividades realizadas de acuerdo con lo
planificado.
Nombre Ubicación
Hoja de registro de asistencia de entrada y/o salida del
docente diaria
Área de Nivelación de Carrera
Documentos entregados por los estudiantes al momento
de legalizar la matrícula
Área de Nivelación de Carrera
Hoja de Horario de clases general Carpeta del Docente
Ficha de horario de cada docente Carpeta del Docente
56
MACROPROCES
O: Agregador de
Valor
CÓDIGO: FCA-NC
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE ELABORACIÓN:
17-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 3/3
PROCESO:
Nivelación de
Carrera
Hoja de Registro de asistencia de estudiantes Carpeta del Docente
Hoja de Registro de control de cátedra. Carpeta del Docente
Hoja de Registro de calificaciones Carpeta del Docente
Hoja de Control de Tutorías Carpeta del Docente
Microcurriculo Carpeta del Docente
Copia de Certificados Área de Nivelación de Carrera
H. DOCUMENTOS DEL PROCESO
Código Nombre
FCA-NC-01 Carpeta de documentación de estudiantes legalmente matriculados
FCA-NC-02 Carpeta de registro de asistencia de entrada y salida del Docente
FCA-NC-03 Carpeta de copia de certificados entregados
FCA-NC-04 Carpeta de registro de calificaciones
FCA-NC-05 Carpeta de registro documentación semestral del docente
57
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-ME01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
22-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 1/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Matrícula
1. OBJETIVO
La presente tarea tiene por objetivo establecer los pasos secuenciales que se deben desarrollar al
momento de realizar la matrícula de los estudiantes a ingresar al curso de nivelación en la
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador.
2. ALCANCE
La tarea inicia con la recepción del listado de estudiantes que aprobaron las pruebas aplicadas por
la SENESCYT y finaliza con la recepción de documentos e ingreso al sistema.
3. RESPONSABLES Y PARTICIPANTES
Coordinador de Nivelación de Carrera
Participantes Función
Estudiante Entregar la documentación requerida para
cumplir con el procedimiento.
Área de Nivelación de Carrera Revisión del listado de estudiantes asignados a
la Facultad de Ciencias Administrativas
Dirección General Académica Revisión del listado de estudiantes asignados a
la Facultad de Ciencias Administrativas.
Recepción de la documentación de los
estudiantes.
58
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-ME01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
22-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 2/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Matrícula
SNNA Envía el listado de estudiantes asignados a
la Facultad de Ciencias Administrativas.
4. DEFINICIONES
Estudiante.- Persona que cursa estudios en un establecimiento de enseñanza
Nivelación.- Poner al mismo nivel de conocimiento a todos los alumnos que aspiran a formar
parte del alumnado de la Facultad de Ciencias Administrativas.
Matrícula.-Dicho de una persona: Hacer que inscriban su nombre en la matrícula.
SNNA.- Sistema Nacional de Nivelación y Admisión.
5. ACTIVIDAD DE CALIDAD
5.1 Legalización de la matrícula
La legalización de matrícula consiste en que el estudiante debe ir con la documentación completa
para dejar en el área de nivelación de carrera, en caso de que al estudiante de faltare algún
documento solo debe ir a traer el documento faltante y se lo recibirán sin ningún problema.
5.2 Alumno matriculado
El alumno al ya haber entregado la documentación completa en el área de nivelación de carrera se
considerara como alumno matriculado
59
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-ME01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
22-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 3/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Matrícula
6. REFERENCIAS
Políticas Institucionales
7. ANEXOS
No aplica
8. REGISTROS
Lista de alumnos aprobados enviado por la SNNA
Documentos entregados por los estudiantes al momento de legalizar la matrícula
60
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-ME01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
22-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 4/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Matrícula
9. DIAGRAMA DE FLUJO
MATRÍCULA
DGASNNANIVELACIÓN DE
CARRERAESTUDIANTE
Fas
e
INICIO
LISTA DE
ALUMNOS
RECEPCIÓN
DEL LISTADO
DE ALUMNOS
REVISIÓN
DEL LISTADO REVISIÓN
DEL LISTADO
RECEPCIÓN
DEL LISTADO
DE ALUMNOS
LEGALIZACIÓN
DE
MATRICULA
ENTREGA DE
DOCUMENTACIÓN
¿EL ALUMNO
CONSTA EN EL
LISTADO?
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS
PARA
MATRICULARSE
¿ESTÁ COMPLETA LA
DOCUMENTACIÓN?
MATRICULADO
FIN
NO
SI
SI
NO
ENVIA
LISTADO DE
ALUMNOS
Modelo tomado: (Barreiros Armendaris, 2005, págs. 182, 183)
61
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-ME01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
22-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 5/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Matrícula
10. NOTAS ACLARATORIAS
Las actividades de calidad estas sustentadas en documentos como es el caso del listado de
estudiantes que es recibido.
En cuanto a los documentos de los estudiantes son archivados en una carpeta la cual se la realiza
semestralmente.
En esta actividad los alumnos no reciben ninguna documentación de que están matriculados
62
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
24-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 1/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Planificación de Área
1. OBJETIVO
La presente tarea tiene por objetivo establecer los pasos secuenciales que se deben desarrollar al
momento de realizar la planificación en el Área de Nivelación
2. ALCANCE
La presente tarea inicia con la constatación del personal Docente del Área de Nivelación, y
finaliza con la asignación de cursos a los alumnos y la contratación del o los docentes requeridos
para completar sus plazas.
3. RESPONSABLES Y PARTICIPANTES
Coordinador de Área de Nivelación
Participantes Función
Docentes Participar en la elaboración de los
horarios de clase.
Elaborar la planificación de sus clases.
Coordinador de Nivelación de
Carrera
Verificar si el personal Docente está
completo.
Buscar los Docentes requeridos en la base
de datos del SENESCYT
Contratación de Docentes
Recibe la documentación del nuevo
Docente.
Asignación de cursos.
63
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
24-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 2/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Planificación de Área
Dirección General Académica Recepción de la documentación del
Docente.
Departamento de Talento Humano
UCE
Elaboración del contrato para el nuevo
docente.
4. DEFINICIONES
Contratación.- Pactar, convenir, comerciar, hacer contratos o contratas. Ajustar a alguien para
algún servicio.
Departamento de Talento Humano.- planea, coordina, ejecuta y presta orientaciones técnicas
sobre actividades de administración de personal, entrenamiento y formación, bienestar social,
seguridad y salud ocupacional, basado en las políticas, directrices y normas legales y de la
empresa.
Docente.- Que enseña. Perteneciente o relativo a la enseñanza.
Microcurriculo.- Es un documento donde constan las unidades y los temas a tratar en el
semestre.
Planificación.- Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para
obtener un objetivo determinado.
64
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
24-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 3/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Planificación de Área
5. ACTIVIDAD DE CALIDAD
5.1 Asignación de cursos a los alumnos
Los alumnos serán asignados a los cursos de acuerdo al orden de la lista que fue enviada por la
SNNA, esta lista fue recibida en el área de nivelación de carrera, pero antes de haber recibido la
lista el área de nivelación de carrera tiene una reunión en la Dirección General Académica quien
ya ha recibido la disposición por parte de la SNNA del número de cursos con los que se van a
trabajar y cuantos estudiantes deberán ir por curso
6. REFERENCIAS
Políticas Institucionales.
7. ANEXOS
Ver Anexo B
Ver Anexo C
8. REGISTROS
Hoja de registro de asistencia de entrada y/o salida del docente.
Hoja de horario de clases general.
Ficha de horario del docente.
Documentación del docente contratado.
Listado de alumnos
Microcurriculo
Hoja de control de tutorías
65
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
24-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 4/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Planificación de Área
9. DIAGRAMA DE FLUJO
PLANIFICACIÓN
COORDINADOR DE ÁREA DE
NIVELACIÓN DE CARRERADOCENTE DGA
DEP. TALENTO
HUMANO
Fa
se
INICIO
CONSTATACIÓN
DE DOCENTES
¿CUENTA CON
LOS DOCENTES
SUFICIENTES?
ELABORACIÓN
DE LOS
HORARIOS DE
CLASE
REGISTRO DE
LOS HORARIOS
ELABORADOS
ASIGNACIÓN DE
CURSOS A LOS
ALUMNOS
VERIFICACIÓN
EN LA BASE DE
DATOS DEL
SENESCYT
SELECCIÓN DEL
O LOS
DOCENTES
COMUNICACIÓN
CON EL O LOS
DOCENTES
ENTREVISTA
CON EL O LOS
DOCENTES
¿SE CONTRATA EL
O LOS DOCENTES?
PERTENECE AL
GRUPO DE
PROFESORES
DOCUMENTACIÓN
DEL DOCENTE
ENTREGA LA
DOCUMENTACIÓN
ENTREGA LA
DOCUMENTACIÓN
RECIBE LA
DOCUMENTACIÓN
RECIBE EL
LISTADO EL
LISTADODE
ALUMNOS Y EL
MICROCURRICULUM
REALIZA LA
PLANIFICACIÓN DE
LAS CLASES
RECIBE LA
DOCUMENTACIÓN
DEL DOCENTE
ENVIA LA
DOCUMENTACIÓN
AL DEP. DE
TALENTO HUMANO
UCE
RECIBE LA
DOCUEMTACIÓN
DEL DOCENTE
ELABORACIÓN DEL
CONTRATO
FIRMA DEL
CONTRATO
FIN
NO
SI
SI
NO
66
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
24-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 5/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Planificación de Área
10. NOTAS ACLARATORIAS
Los docentes deben participar en la elaboración de los horarios de clase que se manejaran todo el
semestre.
En esta actividad la o el coordinador del área de nivelación es la o el encargado de buscar y
realizar la entrevista al docente que se desea contratar.
El personal docente debe estar completo para que se cumpla con la planificación enviada por la
SNNA.
67
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
28-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 1/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Registro de
Calificaciones
1. OBJETIVO
La presente tarea tiene por objetivo establecer los pasos secuenciales que se deben desarrollar al
momento de realizar el registro de calificaciones de los estudiantes que están en el curso de
nivelación de carrera de la Facultad de Ciencias Administrativas.
2. ALCANCE
La tarea inicia con la el registro de asistencia de los estudiantes y finaliza con el registro de notas
de serán entregadas al coordinador del área de nivelación.
3. RESPONSABLES Y PARTICIPANTES
Docente
Participantes Función
Docente Registrar la asistencia de los estudiantes
Impartir clases
Aplicar pruebas y exámenes a los
estudiantes
Calificar las pruebas y exámenes
Entregar las pruebas y exámenes a los
estudiantes
Realizar los promedios
Registrar las calificaciones.
68
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
28-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 2/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Registro de
Calificaciones
Coordinador del Área de Nivelación
de Carrera
Recibir las calificaciones
Entregar las calificaciones a la secretaria
Secretaria de Nivelación de Carrera Recibir las calificaciones entregadas por la
coordinadora.
Entregar las calificaciones a la DGA
4. DEFINICIONES
Examen.- Prueba que se hace de la idoneidad de una persona para el ejercicio y profesión de una
facultad, oficio o ministerio, o para comprobar o demostrar el aprovechamiento en los estudios.
Calificación.- Puntuación obtenida en un examen o en cualquier tipo de prueba.
5. ACTIVIDAD DE CALIDAD
5.1 Impartir clases
El docente imparte las clases preparadas con anterioridad, de las clases impartidas a los
estudiantes se elaboraran las pruebas y posteriormente los exámenes.
5.2 Pruebas y Exámenes
Con la aplicación de las pruebas y exámenes se obtienen el promedio de la calificación a registrar,
se debe tomar en cuenta que el docente es libre de tomar las pruebas que considere conveniente,
en cuanto a los exámenes estos serán aplicados en las fechas establecidas por la Facultad y se
tomaran dos en el semestre y el segundo será acumulativo
69
MACROPROCES:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
28-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 3/5
PROCESO:
Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD:
Registro de
Calificaciones
6. REFERENCIAS
Políticas Institucionales.
7. ANEXO
No Aplica
8. REGISTROS
Hoja de Registro de asistencia de estudiantes.
Hoja de Registros de control de cátedra.
Hoja de Registros de calificaciones
70
MACROPROCES:
Agregador de Valor
ACTIVIDAD:
Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
28-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 4/5
9. DIAGRAMA DE FLUJO
DOCENTECOORDINADOR DEL ÁREA DE
NIVELACIÓN DE CARRERA
SECRETARIA DE
NIVELACIÓN DE CARRERA
Fase
INICIO
REGISTRO DE
ASISTENCIA DE
LOS ESTUDIANTES
¿ASISTIÓ EL
ESTUDIANTE?
REGISTRO EN LA
LISTA LA
ASISTENCIA
REGISTRO EN LA
LISTA LA
INASISTENCIA
IMPARTIR LAS
CLASES
TOMAR PRUEBAS
CALIFICAR LAS
PRUEBAS
TOMAR EL
EXAMEN
ENTREGAR LAS
PRUEBASA LOS
ESTUDIANTES
CALIFICAR EL
EXAMEN
ENTREGAR EL
EXAMEN A LOS
ESTUDIANTES
REALIZAR LOS
PROMEDIOS
ENTREGAR LOS
PROMEDIOS A LOS
ESTUDIANTES
REGISTRO DE
CALIFICACIONES
ENTREGA DE
CALIFICACIONES
RECIBE LAS
CALIFICACIONES
ENTREGA LAS
CALIFICAIONES
RECIBE LAS
CALIFICACIONES
ENVIA LAS
CALIFICACIONES
A LA DGA
FIN
SI
NO
71
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
28-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 5/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Registro de
Calificaciones
10. NOTAS ACLARATORIAS
El docente imparte clases y las pruebas y exámenes serán elaboradas de acuerdo a las clases
impartidas.
Como sustento adicional de la obtención de los promedios serán las pruebas entregadas a cada
uno de los estudiantes los cuales deberán guardarlas por si se debe realizar alguna modificación en
los promedios.
Cuando el docente entrega las calificaciones a la coordinadora del área de nivelación de carrera
estas deben ser entregadas en digital y en físico para que el documento físico sea firmado por la
coordinadora y el docente tenga una constatación de entrega de calificaciones, el digital será el
que la coordinadora conserve para continuar con la actividad.
72
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-CE01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
30-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 1/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Certificados para
Estudiantes
1. OBJETIVO
La presente tarea tiene por objetivo establecer los pasos secuenciales que se deben desarrollar al
momento de solicitar certificados tanto de matrícula, asistencia a clases, aprobación de curso de
nivelación y retiro del curso de nivelación.
2. ALCANCE
La tarea inicia con el pedido de la solicitud a la secretaria del área de nivelación y finaliza con la
entrega del certificado solicitado por el estudiante.
3. RESPONSABLES Y PARTICIPANTES
Coordinador de Nivelación de Carrera
Participantes Función
Secretaria del Área de
Nivelación de Carrera
Entregar la solicitud para que el estudiante la
llene con sus datos
Recibir la misma para iniciar con la actividad.
Entregar la solicitud a la coordinadora del área.
Verificar los datos.
Realizar la solicitud.
Entregar la solicitud.
73
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-CE01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
30-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 2/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Certificados para
Estudiantes
Estudiante Pedir la solicitud a la secretaria del área de
nivelación
Llenar sus datos y esperar que le
proporcionen el certificado.
Recibir el certificado.
Firmar el recibido.
Coordinador de Nivelación de
Carrera
Recibir la solicitud
Firmar el certificado.
4. DEFINICIONES
Certificado.- Documento en que se asegura la verdad de un hecho.
Datos.- Información dispuesta de manera adecuada para su tratamiento por un ordenador.
Secretaria.- Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de los
acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación.
Solicitud.- Diligencia o instancia cuidadosa. Memorial en que se solicita algo.
Verificar.- Comprobar o examinar la verdad de algo.
74
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-CE01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
30-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 3/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Certificados para
Estudiantes
5. ACTIVIDAD DE CALIDAD
5.1 Solicitud para certificados
Con el pedido de la solicitud se da inicio a la actividad de obtención de certificados, la solicitud
que se es entregada al estudiante por la secretaria debe ser llenada y devuelta a la misma para que
se prosiga con la actividad.
5.2 Recepción del certificado
Esta actividad finaliza con la entrega del certificado al estudiante, el mismo puede hacer uso
para realizar trámites personales.
6. REFERENCIAS
Políticas Institucionales
7. ANEXOS
Ver Anexo D
8. REGISTROS
Solicitud de Certificado
Copia de Certificado
75
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-CE01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
30-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 4/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Certificados para
Estudiantes
9. DIAGRAMA DE FLUJO
CERTIFICADOS
ESTUDIANTESECRETARIA DEL ÁREA DE NIVELACIÓN DE
CARRERA
COORDINADOR DE NIVELACIÓN
DE CARRERA
Fas
e
INICIO
PEDIR LA
SOLICITUD DE
CERTIFICADO
ENTREGAR LA
SOLICITUD
SOLICITUD DE
CERTIFICADO
LLENAR LA
SOLICITUD DE
CERTIFICADO
ENTREGAR LA
SOLICITUD
RECIBIR LA SOLICITUD
ENTREGAR LA SOLICITUD A
LA COORDINADORA DE
ÁREA
RECIBE
SOLICITUD DE
CERTIFICADO
PIDE
VERIFICACIÓN DE
INFORMACIÓN
¿EL ESTUDIANTE ESTA
MATRICULADO Y/O
ASISTE A CLASES?
VERIFICA LA INFORMACIÓN
EMISIÓN DEL
CERTIFICADO
RECIBE EL
CERTIFICADO Y
FIRMA
ENTREGA EL
CERTIFICADO
RECIBE CERTIFICADO
ENTREGA
CERTIFICADO A
ESTUDIANTE
RECIBE
CERTIFICADO
FIN
SI
NO
76
MACROPROCESO:
Agregador de Valor
CÓDIGO: FCA-NC-CE01
VERSIÓN: 1.0
FECHA DE
ELABORACIÓN:
30-04-2015
FECHA DE ÚLTIMA
REVISIÓN:
PÁGINA: 5/5
PROCESO:
Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD:
Certificados para
Estudiantes
10. NOTAS ACLARATORIAS
Cuando el certificado está listo para ser entregado se tienen dos uno para entregar al estudiante
que lo requirió y el otro es para que lo firme como constancia de que el mismo fue entregado, este
segundo certificado se queda en el área de nivelación de carrera para ser archivado
77
3.3 DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROPUESTO DEL PROCESO AGREGADOR DE VALOR NIVELACIÓN DE
CARRERA
3.3.1 Propuesta de Manual de Procedimientos para Nivelación de Carrera
Ya con las caracterizaciones realizadas se procederá a elaborar la Propuesta del Manual de
Procedimientos para Nivelación de Carrera de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Central del Ecuador.
A continuación se presentara la estructura que contendrá la Propuesta de Manual de
Procedimientos para la Matrícula del Estudiante.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página de
COORDINACIÓN:
PROCESO:
ACTIVIDAD:
CÓDIGO:
Fecha aprobación:
VERSIÓN:
CONTENIDO:
1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE DEL PROCESO
4. INTERVINIENTES DEL PROCESO
5. DEFINICIONES
6. POLÍTICAS
7. DOCUMENTOS
8. REGISTROS
9. PROCEDIMIENTOS
10. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
78
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 5
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD: Matrícula
CÓDIGO: FCA-NC-ME01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
1. PROPÓSITO DEL PROCESO
Dirigir y Orientar al personal que está a cargo de la actividad matrícula, para que realicen los
pasos secuenciales hasta llegar a concluir con la matrícula del estudiante que desea ingresar al
curso de nivelación de carrera.
2. ALCANCE DEL PROCESO
La tarea inicia con la recepción del listado de estudiantes que aprobaron las pruebas aplicadas por
la SENESCYT y finaliza con la recepción de documentos e ingreso al sistema.
3. RESPONSABLE DEL PROCESO
Dirección General Académica
4. INTERVINIENTES DEL PROCESO
Estudiante
Área de Nivelación de Carrera
Dirección General Académica
SNNA
5. DEFINICIONES
Estudiante.- Persona que cursa estudios en un establecimiento de enseñanza.
Nivelación.- Poner al mismo nivel de conocimiento a todos los alumnos que aspiran a formar
parte del alumnado de la Facultad de Ciencias Administrativas.
SNNA.-Sistema Nacional de Nivelación y Admisión.
6. POLÍTICAS
Se debe revisar el listado de alumnos para ver si el alumno consta en el mismo y luego
proseguir con la recepción de los documentos.
79
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 5
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD: Matrícula
CÓDIGO: FCA-NC-ME01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
Se recogerá los documentos de los estudiantes fuera de la fecha establecida por la Facultad de
Ciencias administrativas para legalizar la matrícula siempre y cuando las clases no hayan
iniciado.
Si el estudiante no tiene la documentación completa se le recibirá documentación que tenga y
deberá completar la documentación el mismo día o el día siguiente.
7. DOCUMENTOS
Reglamento del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión - SNNA.
Reglamento de la Ley Orgánica de Educación Superior-LOES.
Políticas institucionales.
Estatuto Universitario
8. REGISTROS
NOMBRE FORMATO RETENCIÓN DISPOSICIÓN
Lista de Alumnos
Aprobados
Digital Hasta la recepción de los
documentos de los estudiantes.
Archivar
Recepción de
documentos
Impreso y
Digital
Hasta la legalización de la
matrícula
Archivar
9. PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
INICIO
1. SNNA Lista de alumnos En base al Reglamento del SNNA se
elaborara la lista de los estudiantes
aprobados, la cual será enviada a la DGA
de la UCE.
2. DGA Recepción del
Listado
La DGA recibe el listado de los alumnos
aprobados, este listado es recibido en forma
digital.
80
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 3 de 5
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD: Matrícula
CÓDIGO: FCA-NC-ME01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
2.1 DGA Revisión del
Listado
Después de haber recibido el listado de los
estudiantes aprobados la lista es revisada
en la DGA.
2.2 DGA Envía Listado de
alumnos
El listado de alumnos es enviado al área de
nivelación de carrera.
3. Nivelación de
Carrera
Recepción del
Listado de
alumnos
El listado de los alumnos aprobados es
recibido en el área de nivelación de carrera,
este listado es recibido en documento
digital.
3.1 Nivelación de
Carrera
Revisión del
listado
El listado de los alumnos aprobados es
revisado en el área de nivelación de
carrera, lo revisan la o el coordinador, por
la o el tutor y por docentes.
4. Nivelación de
Carrera
Legalización de
Matrícula
Se realiza de acuerdo al cronograma fijado
por la Facultad de Ciencias
Administrativas.
4.1 Nivelación de
Carrera
¿El alumno consta
en el listado?
Se revisa en el listado que envió la SNNA
si el estudiante consta.
4.2 Nivelación de
Carrera
Recepción de
Documentos
Se recibe la documentación necesaria, la
misma que es entregada por los
estudiantes.
4.3 Nivelación de
Carrera
¿Está completa la
documentación?
Se revisa si la documentación que el
estudiante entrega está completa.
4.4 Nivelación de
Carrera
Matriculado El alumno está matriculado cuando ya se
ha recibido la documentación completa.
5. Estudiante Documentos para
matricularse
El estudiante debe tener los documentos
completos.
81
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 4 de 5
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD: Matrícula
CÓDIGO: FCA-NC-ME01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
5.1 Estudiante Entrega de
Documentos
El estudiante debe acudir a las
instalaciones del área de nivelación de
carrera para que entregue su
documentación y así poder culminar con su
matrícula.
82
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 5 de 5
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Matrícula
CÓDIGO: FCA-NC-ME01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
10. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
MATRÍCULA
DGASNNANIVELACIÓN DE
CARRERAESTUDIANTE
Fase
INICIO
1. LISTA DE
ALUMNOS
2. RECEPCIÓN
DEL LISTADO
DE ALUMNOS
2.1 REVISIÓN
DEL LISTADO 3.1 REVISIÓN
DEL LISTADO
3. RECEPCIÓN
DEL LISTADO
DE ALUMNOS
4. LEGALIZACIÓN
DE MATRICULA
5.1 ENTREGA DE
DOCUMENTACIÓN
4.1 ¿EL ALUMNO
CONSTA EN EL
LISTADO?
4.2 RECEPCIÓN
DE
DOCUMENTOS
5. DOCUMENTOS
PARA
MATRICULARSE
4.3 ¿ESTÁ
COMPLETA LA
DOCUMENTACIÓN?
4.4 MATRICULADO
FIN
NO
SI
SI
NO
2.2 ENVIA
LISTADO DE
ALUMNOS
83
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 1 de7
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD: Planificación de
Carrera
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
1. PROPÓSITO DEL PROCESO
Dar un direccionamiento para realizar la planificación del área, tomando en cuenta si se cuenta
con el personal suficiente.
Controlar que todo lo planificado sea cumplido a cabalidad por el personal que conforma el área
de nivelación de carrera.
2. ALCANCE DEL PROCESO
La presente tarea inicia con la constatación del personal Docente del Área de Nivelación, y
finaliza con la asignación de cursos a los alumnos y la contratación del o los docentes requeridos
para completar sus plazas.
3. RESPONSABLE DEL PROCESO
Coordinador de Nivelación de Carrera
4. INTERVINIENTES DEL PROCESO
Docentes
Coordinador de Área de Nivelación de Carrera
Dirección General Académica
5. DEFINICIONES
Contratación.- Pactar, convenir, comerciar, hacer contratos o contratas. Ajustar a alguien para
algún servicio.
Departamento de Talento Humano.- planea, coordina, ejecuta y presta orientaciones técnicas
sobre actividades de administración de personal, entrenamiento y formación, bienestar social,
seguridad y salud ocupacional, basado en las políticas, directrices y normas legales y de la
empresa
84
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 7
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD: Planificación de
Carrera
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
Docente.- Que enseña. Perteneciente o relativo a la enseñanza.
Microcurriculo.- Es un documento donde constan las unidades y los temas a tratar en el
semestre.
Planificación.- Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para
obtener un objetivo determinado.
6. POLÍTICAS
Los docentes que conforma el área de nivelación de carrera deberá firmar el registro de
asistencia de hora de entrada y salida en el momento de ingresar y al salir de su jornada de
trabajo.
Todos los docentes deberán destinar una hora a la semana para dar tutorías sobre la materia
que imparte a los estudiantes, indistintamente del paralelo al que pertenezcan, después de
impartida la tutoría el estudiante y el docente deberán llenar la hoja de control de tutorías de
asignatura con estudiantes.
Para la selección de los docentes primeramente se deberá revisar en la base de datos de la
SENESCYT.
La entrevista con el o los docentes seleccionados la realizará al o el coordinador del área de
nivelación de carrera.
Cada docente debe tener en su carpeta el horario general de clases y la ficha de horario del
docente.
La elaboración de los horarios de clase se realizaran con todos los docentes presentes.
Los docentes que impartan la misma materia deberán reunirse para realizar la planificación de
las clases.
Cundo el docente ya sea contratado debe entregar la documentación requerida a la o el
coordinador de área de nivelación de carrera antes que las clases hayan empezado.
La asignación de curso a los alumnos se realizara de acuerdo al número que haya
dispuesto la SNNA que deban ir por curso, los mismos que se tomaran de la lista
recibida en el orden que se encuentren.
85
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 3 de 7
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD: Planificación de
Carrera
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
7. DOCUMENTOS
Reglamento del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión – SNNA
Reglamento de la Ley Orgánica de Educación Superior-LOES.
Políticas institucionales.
Estatuto Universitario
8. REGISTROS
NOMBRE FORMATO RETENCIÓN DISPOSICIÓN
Hoja de registro de
asistencia de entrada y
salida del docente
Impreso Hasta el final de la
jornada diaria de trabajo
Archivar
Hoja de horario de
clases general
Impreso Hasta entregar a cada
docente
Archivar
Ficha de horario del
docente
Impreso Hasta entregar a cada
docente
Archivar
Documentación del
docente
Impreso Hasta que la
documentación se envíe
al departamento de talento
humano de la UCE
Enviar
Listado de alumnos Impreso Hasta que sea entregado
al docente
Archivar
Microcurriculo Impreso Hasta que sea entregado
al docente
Archivar
Hoja de control de
tutorías
Impreso Hasta que se entrega al
docente
Archivar
86
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 4 de 7
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD: Planificación de
Carrera
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
9. PROCEDIMIENTOS
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
INICIO
1. Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Constatación de
docentes
Se debe constatar con cuantos docentes se
cuenta para el semestre.
1.1 Coordinador del
área de nivelación
de carrera
¿Cuenta con
docentes
suficientes?
Se debe saber con exactitud el número de
docentes necesarios para dictar las clases
del semestre.
2. Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Elaboración de los
horarios de clase
Se elaboran los horarios de clase con todos
los docentes presentes.
2.1 Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Registro de los
horarios de
elaborados
Cuando ha culminado la elaboración de los
horarios se debe proseguir a su registro para
posteriormente ser entregados a los
docentes
3. Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Asignación de
cursos a los
alumnos
Se asigna a los alumnos a los cursos en el
orden que está en la lista que es enviada por
la SNNA.
4. Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Verificación en la
base de datos del
SENESCYT
Cuando no se cuenta con los docentes
suficientes se debe revisar en la base del
SENESCYT para saber cuáles son los
docentes que están aprobados.
87
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 5 de 7
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Planificación de
Carrera
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
4.1 Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Selección del o los
docentes
Se selecciona de la base de datos del
SENESCYT a o los docentes requeridos
para impartir las clases.
4.2 Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Comunicación con
los docentes
Se debe comunicar con el o los docentes
seleccionados para saber si tienen la
disponibilidad para impartir las clases.
4.3 Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Entrevista con el o
los docentes
Se realizara la entrevista para recibir el
curriculum, conocer al docente, hablar de
su experiencia, etc.
4.4 Coordinador del
área de nivelación
de carrera
¿Se contrata el o
los docentes?
Si el docente cumple con los requisitos
requeridos y tiene la disponibilidad es
contratado.
5. Docente Pertenece al grupo
de Profesores
Cuando ya el docente ha sido contratado ya
forma parte del grupo de profesores.
5.1 Docente Documentación del
docente
Para formalizar su contratación el docente
debe reunir algunos documentos.
5.2 Docente Entrega de
documentación
Los documentos que el docente debía
reunir ahora deben ser entregarlos.
5.3 Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Recibe la
documentación
La documentación es entregada por el
docente al coordinador del área de
nivelación de carrera.
88
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 6 de 7
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Planificación de
Carrera
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
5.4 Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Entrega la
documentación
La documentación recibida es entregada a
la DGA
5.5 DGA Recibe la
documentación del
docente
Se recibe la documentación del docente la
misma que es entregada por parte del
coordinador del área de nivelación.
5.7 Departamento de
Talento Humano
UCE
Recibe la
documentación del
docente
Es departamento recibe los documentos
requeridos para poder legalizar la
contratación del docente.
6. Docente Recibe el listado de
alumnos y el
microcurriculo
El docente recibe el listado de los alumnos
a los que les va impartir las clases y el
microcurriculo en el cual constan las
unidades y los temas que se van a tratar en
el semestre.
6.1 Docente Realizar la
planificación de las
clases
Cuando ya se tiene el microcurriculo los
docentes que imparten la misma materia se
reunirán para saber que subtemas
impartirán.
7. Departamento de
Talento Humano
UCE
Elaboración del
contrato
Ya con la documentación completa en este
departamento se podrá proceder a la
legalización de la contratación del docente.
7.1 Departamento de
Talento Humano
UCE
Firma del contrato Cuando ya esté listo el contrato el
Departamento de Talento Humano llamara
a los docentes del área de nivelación para
que lo firmen.
89
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 7 de 7
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Planificación de
Carrera
CÓDIGO: FCA-NC-PA01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
10. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
PLANIFICACIÓN
COORDINADOR DE ÁREA DE
NIVELACIÓN DE CARRERADOCENTE DGA
DEP. TALENTO
HUMANO
Fa
se
INICIO
1.
CONSTATACIÓN
DE DOCENTES
1.1¿CUENTA CON
LOS DOCENTES
SUFICIENTES?
2. ELABORACIÓN
DE LOS
HORARIOS DE
CLASE
2.1 REGISTRO DE
LOS HORARIOS
ELABORADOS
3. ASIGNACIÓN
DE CURSOS A
LOS ALUMNOS
4. VERIFICACIÓN
EN LA BASE DE
DATOS DEL
SENESCYT
4.1 SELECCIÓN
DEL O LOS
DOCENTES
4.2
COMUNICACIÓN
CON EL O LOS
DOCENTES
4.3 ENTREVISTA
CON EL O LOS
DOCENTES
4.4 ¿SE CONTRATA
EL O LOS
DOCENTES?
5. PERTENECE AL
GRUPO DE
PROFESORES
5.1
DOCUMENTACIÓN
DEL DOCENTE
5.2 ENTREGA LA
DOCUMENTACIÓN
5.4 ENTREGA LA
DOCUMENTACIÓN
5.3 RECIBE LA
DOCUMENTACIÓN
6. RECIBE EL
LISTADO EL
LISTADODE
ALUMNOS Y EL
MICROCURRICULUM
6.1 REALIZA LA
PLANIFICACIÓN DE
LAS CLASES
5.5 RECIBE LA
DOCUMENTACIÓN
DEL DOCENTE
5.6 ENVIA LA
DOCUMENTACIÓN
AL DEP. DE
TALENTO HUMANO
UCE
5.7 RECIBE LA
DOCUEMTACIÓN
DEL DOCENTE
7. ELABORACIÓN
DEL CONTRATO
7.1 FIRMA DEL
CONTRATO
FIN
NO
SI
SI
NO
90
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 6
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
1. PROPÒSITO DEL PROCESO
Guiar al personal docente del área de nivelación de carrera para que obtengan las calificaciones de
cada uno de los estudiantes y que posteriormente sean registradas y entregadas a la coordinadora
de área de nivelación.
2. ALCANCE DEL PROCESO
La tarea inicia con la el registro de asistencia de los estudiantes y finaliza con el registro de notas
de serán entregadas al coordinador del área de nivelación
3. RESPONSABLES DEL PROCESO
Docente
4. INTERVINIENTES DEL PROCESO
Docente
Coordinador del área de Nivelación de Carrera
Secretaría del área de Nivelación de Carrera
5. DEFINICIONES
Examen.- Prueba que se hace de la idoneidad de una persona para el ejercicio y profesión de una
facultad, oficio o ministerio o para comprobar o demostrar el aprovechamiento en los estudios.
Calificación.- Puntuación obtenida en un examen o en cualquier tipo de prueba.
6. POLÍTICAS
Los docentes debe registrar la asistencia y/o inasistencia en todas sus clases.
El docente debe impartir sus clases en el horario establecido en la planificación.
91
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 6
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
El docente puede tomar las pruebas que considere necesarias para obtener la calificación.
El docente debe calificar las pruebas y entregar a las los estudiantes para que sean revisadas.
El docente tomara el examen en la fecha establecida por la Facultad de Ciencias
Administrativas de la UCE, el segundo examen será acumulativo.
El Docente realizara los promedios los cuales serán entregados a los estudiantes o podrán ser
realizados con ellos para su verificación.
El docente registrara las calificaciones en una hoja de Excel y deberán imprimirlas para de ahí
ser entregadas al coordinador del área de nivelación de carrera en forma digital y la impresa
deberá ser firmada por el coordinador para que el docente tenga un respaldo de haber
entregado las calificaciones.
Las calificaciones deben ser entregadas al coordinador para que posteriormente lleguen a la
DGA
7. DOCUMENTOS
Reglamento del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión – SNNA
Reglamento de la Ley Orgánica de Educación Superior-LOES.
Políticas institucionales
Estatuto Universitario
8. REGISTROS
NOMBRE FORMATO RETENCIÓN DISPOSICIÓN
Hoja de Registro de
asistencia
Impreso Hasta el final de cada mes Archivar
Hoja de Registro de
control de cátedra
Impreso Hasta el final de cada mes Archivar
Hoja de Registros de
calificaciones
Digital /
Impreso
Hasta entregar al coordinador
del área de nivelación.
Enviar
92
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 3 de 6
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1
9. PROCEDIMIENTOS
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
INICIO
1. Docente Registro de
asistencia de los
estudiantes
El docente debe realizar el registro de los
estudiantes todas las clases.
1.1 Docente ¿Asistió el
estudiante?
Al momento en que se está realizando el
registro de asistencia se constatara si está
o no el estudiante.
1.2 Docente Registro en la
lista de
asistencia
Cada que se va nombrando a un
estudiante que está en clases se registrará
la asistencia con una marca que el docente
considerará que es asistencia.
1.3 Docente Registro en la
lista e
inasistencia
Cuando el docente nombre a un estudiante
que no se encuentre en el aula en la hora
de clase se colorara una marca que el
docente considere como inasistencia.
2. Docente Impartir las
clases
Las clases que va a impartir estarán de
acuerdo con los temas que se ya se han
planificado con anterioridad.
3. Docente Tomar pruebas Las pruebas serán realizadas por el
docente en base a los temas que se han
impartido en clase.
3.1 Docente Calificar las
pruebas
Luego de haber aplicado las pruebas a los
estudiantes estas serán calificadas por el
docente.
93
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 4 de 6
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1
3.2 Docente Entregar las
pruebas a los
estudiantes
Luego que se el docente a calificado las
pruebas estas serán entregadas a los
estudiantes.
4. Docente Tomar el
examen
El examen será elaborado por cada docente de
acuerdo a los temas impartidos, tomando en
consideración que el segundo examen será
acumulativo.
4.1 Docente Calificar el
examen
El examen se aplicara en la fecha que sea
dispuesta por la Facultad de Ciencias de la
UCE.
4.2 Docente Entrega de
exámenes a los
estudiantes
Una vez aplicado el examen el docente lo
calificará y entrega a los estudiantes para que
los mismos revisen si existe alguna
equivocación en la calificación.
5. Docente Realizar los
promedios
Una vez que se tengan las notas de todos los
aportes se procederá a realizar los promedios.
5.1 Docente Entrega de
promedios a los
estudiantes
Los estudiantes conocerán de ante mano las
calificaciones que tienen ya que el docente se
las dirá antes de pasar las notas.
6. Docente Registro de
calificaciones
El docente con los promedios listo procederá a
registrar las calificaciones en una hoja de Excel
la misma que se deberá tener en archivo digital
e impreso.
6.1 Docente Entrega de
calificaciones
Cuando se tenga los archivos en digital e
impreso se entregara al coordinador del área de
nivelación.
94
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 5 de 6
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1
7. Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Recibe las
calificaciones
Se recibe las calificaciones en archivo
digital y la copia impresa será firmada para
que el docente se quede con la misma para
que tenga una constatación que si entrego
las calificaciones.
7.1 Coordinador del
área de nivelación
de carrera
Entrega de
calificaciones
Cuando ya se tengan las calificaciones de
todos los docentes se entregaran a la
secretaria de nivelación de carrera.
8. Secretaria de
nivelación de
carrera
Recibe las
calificaciones
La secretaria recibe las calificaciones en
digital.
8.1 Secretaria de
nivelación de
carrera
Envía las
calificaciones a la
DGA
El archivo recibido en digital es enviado a la
DGA.
95
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 6 de 6
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
10. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
CALIFICACIONES
DOCENTECOORDINADOR DEL ÁREA DE
NIVELACIÓN DE CARRERA
SECRETARIA DE
NIVELACIÓN DE CARRERA
Fase
INICIO
1. REGISTRO DE
ASISTENCIA DE
LOS ESTUDIANTES
1.1 ¿ASISTIÓ EL
ESTUDIANTE?
1.2 REGISTRO EN
LA LISTA LA
ASISTENCIA
1.3 REGISTRO EN
LA LISTA LA
INASISTENCIA
2. IMPARTIR LAS
CLASES
3. TOMAR
PRUEBAS
3.1 CALIFICAR LAS
PRUEBAS
4. TOMAR EL
EXAMEN
3.2 ENTREGAR LAS
PRUEBASA LOS
ESTUDIANTES
4.1 CALIFICAR EL
EXAMEN
4.2 ENTREGAR EL
EXAMEN A LOS
ESTUDIANTES
5. REALIZAR LOS
PROMEDIOS
5.1 ENTREGAR LOS
PROMEDIOS A LOS
ESTUDIANTES
6. REGISTRO DE
CALIFICACIONES
6.1 ENTREGA DE
CALIFICACIONES
7. RECIBE LAS
CALIFICACIONES
7.1 ENTREGA LAS
CALIFICAIONES
8. RECIBE LAS
CALIFICACIONES
8.1 ENVIA LAS
CALIFICACIONES
A LA DGA
FIN
SI
NO
96
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 5
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
1. PROPÒSITO DEL PROCESO
Dirigir al personal del área de nivelación de carrera para que realicen los certificados solicitados
por los estudiantes de nivelación.
Controlar si los estudiantes que solicitan los certificados están asistiendo a clases o no.
2. ALCANCE DEL PROCESO
La tarea inicia con el pedido de la solicitud a la secretaria del área de nivelación y finaliza con la
entrega del certificado solicitado por el estudiante.
3. RESPONSABLE DEL PROCESO
Coordinador del Área de Nivelación
4. INTERVINIENTES DEL PROCESO
Secretaria del Área de Nivelación de Carrera
Estudiante
Coordinador del Área de Nivelación de Carrera
5. DEFINICIONES
Certificado.- Documento en que se asegura la verdad de un hecho.
Datos.- Información dispuesta de manera adecuada para su tratamiento por un ordenador.
Secretaria.- Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de los
acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación.
Solicitud.- Diligencia o instancia cuidadosa. Memorial en que se solicita algo.
Verificar.- Comprobar o examinar la verdad de algo.
97
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 5
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1
6. POLÍTICAS
Entregar el formato de solicitud de certificados a los alumnos cuando este lo solicite.
Verificar la información del estudiante antes de emitir el certificado correspondiente.
7. DOCUMENTOS
Reglamento del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión – SNNA
Reglamento de la Ley Orgánica de Educación Superior-LOES.
Políticas institucionales.
Estatuto Universitario
8. REGISTROS
NOMBRE FORMATO RETENCIÓN DISPOSICIÓN
Solicitud de
Certificado
Impreso Hasta que se entrega al
estudiante
Archivar
Copia de
Certificado
Impreso Hasta que el estudiante firma Archivar
9. PROCEDIMIENTOS
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
INICIO
1. Estudiante Pedir la solicitud de
Certificado
El estudiante debe pedir la solicitud de
certificado a la secretaria del área de
nivelación de carrera
1.1 Secretaria del área
de nivelación de
carrera
Entregar la solicitud La secretaria de nivelación de carrera debe
entregar la solicitud al estudiante de
nivelación1 que la requiera.
98
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 3 de 5
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1
1.2 Estudiante Solicitud de
certificado
El estudiante recibe la solicitud de
certificado
1.3 Estudiante Llenar la solicitud
de certificado
El estudiante debe llenar la solicitud de
certificado con los datos que están
especificados en la misma.
1.4 Estudiante Entregar la
solicitud
Una vez que la solicitud de certificado este
con los datos completos de entregará a la
secretaria del área de nivelación
1.5 Secretaria del
área de
nivelación de
carrera
Recibir la solicitud La secretaria recibe la solicitud que el
estudiante previamente ha llenado
2. Secretaria del
área de
nivelación de
carrera
Entregar la
solicitud a la
coordinadora de
área
La secretaria entrega la solicitud que ha
recibido del estudiante al coordinador del
área de nivelación de carrera.
2.1 Coordinador de
nivelación de
carrera
Recibe solicitud de
certificado
El coordinador del área de nivelación de
carrera recibe la solicitud que el estudiante
ha entregado.
3. Coordinador de
nivelación de
carrera
Pide verificación
de información
El coordinador del área de nivelación de
carrera pide la verificación de información
que consta en la solicitud que le ha sido
entregada.
3.1 Secretaria del
área de
nivelación de
carrera
Verificación de la
información
La secretaria de nivelación de carrera
verifica que los datos que el estudiante
coloco en la solicitud sean los correctos.
99
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 4 de 5
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de
Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha
aprobación:
VERSIÓN: 1
3.2 Secretaria del
área de nivelación
de carrera
¿El estudiante está
matriculado y/o
asiste a clases?
Se verifica si el estudiante está matriculado
en el curso de nivelación de carrera y si está
asistiendo a clases con normalidad
4. Secretaria del
área de nivelación
de carrera
Emisión del
certificado
Luego de tener todos los datos verificados se
procede a la emisión del certificado, se debe
imprimir dos ya que el uno es para el
estudiante y la copia debe ser firmada por el
mismo la cual permanecerá en el área de
nivelación para ser archivado.
4.1 Coordinador de
nivelación de
carrera
Recibe el
certificado y firma
Con el certificado listo la coordinadora
firma para que tenga la valides necesaria
para que el estudiante lo use para realizar
sus trámites.
4.2 Coordinador de
nivelación de
carrera
Entrega el
certificado
Ya con el certificado firmado se procede a la
entrega a la secretaria del área de nivelación
de carrera.
4.3 Secretaria del
área de nivelación
de carrera
Recibe certificado Se recibe el certificado firmado
5. Secretaria del
área de nivelación
de carrera
Entrega certificado
a
estudiante
Se entrega el certificado requerido a las 24
horas de haber sido solicitado
5.1 Estudiante Recibe el
certificado
Se recibe el certificado a las 24 horas de
haber sido solicitado, y se debe firmar la
copia del mismo como una constancia que si
se recibió dicho documento
100
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 5 de 5
COORDINACIÓN: PROCESO: Nivelación de Carrera
ACTIVIDAD: Registro de
Calificaciones
CÓDIGO: FCA-NC-RC01
Fecha aprobación:
VERSIÓN: 1
10. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
ESTUDIANTESECRETARIA DEL ÁREA DE NIVELACIÓN DE
CARRERA
COORDINADOR DE NIVELACIÓN
DE CARRERA
Fase
INICIO
1. PEDIR LA
SOLICITUD DE
CERTIFICADO
1.1 ENTREGAR LA
SOLICITUD
1.2 SOLICITUD
DE
CERTIFICADO
1.3 LLENAR LA
SOLICITUD DE
CERTIFICADO
1.4 ENTREGAR
LA SOLICITUD
1.5 RECIBIR LA
SOLICITUD
2. ENTREGAR LA SOLICITUD
A LA COORDINADORA DE
ÁREA
2.1 RECIBE
SOLICITUD DE
CERTIFICADO
3. PIDE
VERIFICACIÓN DE
INFORMACIÓN
3.2 ¿EL ESTUDIANTE
ESTA MATRICULADO Y/O
ASISTE A CLASES?
3.1 VERIFICA LA
INFORMACIÓN
4. EMISIÓN DEL
CERTIFICADO
4.1 RECIBE EL
CERTIFICADO Y
FIRMA
4.2 ENTREGA EL
CERTIFICADO
4.3 RECIBE
CERTIFICADO
5. ENTREGA
CERTIFICADO A
ESTUDIANTE
5.1 RECIBE
CERTIFICADO
FIN
SI
NO
101
CAPITULO IV
4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 CONCLUSIONES
El presente trabajo ha permitido ver la realidad con la que se está trabajando en la Facultad de
Ciencias Administrativas en Nivelación de Carrera, mediante la investigación realizada se
levantó cada uno de los procedimientos que se realizan en Nivelación de Carrera, además se
determinaron las actividades que se realizan en esta área, las mismas que serán utilizadas para
realizar la propuesta de manual de procedimientos.
En este estudio se ha podido constatar problemas cotidianos que existen en Nivelación de
Carrera ya que no se cuenta con los procedimientos establecidos, se elaboró matrices para
empezar con el levantamiento de los procesos, seguidamente se realizaron las
caracterizaciones.
Es muy importante que una entidad como la Facultad de Ciencias Administrativas cuente con
un manual de procedimientos para Nivelación de Carrera, ya que en esta es donde el personal
se basara para realizar cada una de las actividades. Con toda la información lista se procedió a
elaborar la propuesta del manual de procedimientos, con el cual se busca optimizar el tiempo
del personal para realizar las actividades que están establecidas en Nivelación de Carrera, por
tanto al optimizar el tiempo del personal que labora el Área antes mencionada el tiempo de
espera de los alumnos en determinadas actividades será menor
Es importante que por cada propuesta de manual de procedimientos conste un flujograma,
mediante el cual se obtiene un modelo visual de todas y cada una de las actividades que se
deben realizar en la organización.
4.2 RECOMENDACIONES
Se recomienda que se aplique el estudio realizado para que Nivelación de Carrera que
forma parte de la Facultad de Ciencias Administrativas cuente con el manual de
procedimientos que es importante para que el personal conozca cada una de sus
actividades a realizar.
Es necesario que Nivelación de Carrera cuente con procedimientos establecidos para
que puedan planificar de manera correcta todas y cada una de las actividades que se
deben llevar a cabo durante el semestre.
102
Para disminuir el tiempo que el personal se demora en realizar cada actividad es
recomendable que se incorpore el manual de procedimientos propuesto, de esta forma
cada uno sabría qué es lo que tiene que hacer, cuáles son las responsabilidades que
tiene que cumplir; con esto el personal no tendría confusión con las actividades que
debe realizar.
Finalmente, se sugiere que se considere la propuesta del flujograma ya que éste es un
modelo visual y permite observar cada una de las actividades que el personal debe
cumplir en su jornada de trabajo.
103
ANEXOS
Anexo A Calendario de actividades
104
105
Anexo B Planificación del Curso De Nivelación
106
107
Anexo C Hoja de Control de Tutorías de Asignatura con Estudiantes
108
Anexo D Solicitud de Certificado
109
BIBLIOGRAFÍA
Barreiros Armendaris, R. (2005). Sociedad instituciones y procesos organizacionales (1a ed.).
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