universidad autónoma de sinaloa sistema de gestión de la ...siia.uasnet.mx/sace/sgc/4....

Universidad Autónoma de Sinaloa Sistema de Gestión de la Calidad

Dirección General de Servicios Escolares Proceso General de Admisión a un Programa Educativo

Elaborado por: Personal de la DGSE y Encargados de Control Escolar de UA

Revisado por:

Responsable de Proceso

Aprobado por:

Director General de Servicios Escolares

Fecha de emisión: 15 de febrero de 2014

Código del documento: PE-DGSE-PGAPE-01

Versión: 06

Página 1 de 27

Este documento es controlado por el SGC y está prohibida su reproducción total o parcial.

Proceso General de Admisión a un Programa Educativo

Contenido

Objetivo...……………………………..…….…………………….…………. 2 Alcance…………………………………………….………………….…...... 2 Definiciones…………………………………………..…….………………. 2 Políticas…………………………………………..……………..…………… 5 Responsabilidad y autoridad…………..…………………….…………… 7 Desarrollo….……..………………………………………………………….. 13

Anexos:

Diagrama de flujo……………..……………………..………….…….….. 20 Control de Formatos.…….……………………………….….….…...… 25 Identificación de cambios……………………………………………….. 25





Versión: 06 Página 2 de 27


Objetivo Contar con un mecanismo que regule y controle el proceso administrativo de registro de la matrícula universitaria, en cumplimiento con la Normatividad Institucional, para estudiantes de nuevo ingreso.

Alcance Este procedimiento aplica a los Programas Educativos de Nivel Bachillerato y Licenciatura en la modalidad escolarizada de los turnos matutino y vespertino.

Definiciones Comisión Institucional de Admisión (CIA): Es el Organismo Institucional que regula la selección y admisión de aspirantes a cursar un Programa Educativo que oferte la Universidad Autónoma de Sinaloa: Este está conformado por Rectoría, Secretaría General, Secretaría de Administración y Finanzas, Secretaría Académica Universitaria y Dirección General de Servicios Escolares. Secretaría General (SG): Dependencia Universitaria cuya misión es tener a su cargo y bajo la autoridad del Rector, el manejo eficiente y eficaz de los servicios y asuntos administrativos y académicos de la institución; operar oportunamente y con apego a la normatividad las reuniones del H. Consejo Universitario, el trabajo de sus comisiones y el cumplimiento de sus acuerdos, así como validar estudios, programas y grados académicos, con el fin de contribuir al logro con calidad de los objetivos institucionales. Secretaria Académica Universitaria (SAU): Es una dependencia de apoyo institucional cuya misión es promover la mejora continua de la calidad y el reconocimiento académico y social de los programas educativos Secretaría de Administración y Finanzas (SAF): Dependencia de la UAS, que tiene como misión gestionar y asignar de manera eficiente y transparente los recursos financieros de la Institución. Dirección General de Servicios Escolares (DGSE): Es la dependencia administrativa de la Universidad Autónoma de Sinaloa, que tiene como responsabilidad desarrollar las funciones especificadas en el Reglamento Escolar, reglamento Especial de Admisión y en el Manual de Procedimientos Escolares de la DGSE.







Unidad Organizacional (UO): Organismo académico–administrativo de la universidad, que tiene a su cargo una o varias funciones o bien que participa de ellas, tiene una asignación presupuestal, por lo que es responsable de su ejercicio y control. Unidades Académicas (UA): Son las Escuelas y/o Facultades que de acuerdo con la Ley Orgánica y el Estatuto General, forman parte de la Universidad Autónoma de Sinaloa. Consejo Técnico: Es el máximo órgano de gobierno de toda Unidad Académica y tiene numerosas funciones que competen a la planeación de la vida académica de la misma, a todo tipo de trámites y a la evaluación del personal académico y los alumnos.

Unidad Regional (UR): Es el grupo de Unidades Académicas que se integran por zona geográfica, con el objeto de contar con una organización académica y administrativa funcional que garantice la oferta de los servicios, en correspondencia con las necesidades y demanda de las regiones y Municipios. Director(a) General de Servicios Escolares: Es el(la) titular encargado(a) de hacer cumplir la Normatividad Institucional, el plan de desarrollo de la DGSE, así como las políticas y reglamentos específicos que norman el buen funcionamiento de la Administración Escolar. Jefe(a) de enseñanza de la DGSE: Es el(la) titular de área, que conjuntamente con el(la) titular de la DGSE, se encarga de hacer cumplir la Normatividad Institucional, el plan de desarrollo de la Dirección, así como las políticas y reglamentos específicos que norman el buen funcionamiento de la Administración Escolar. SACE: Sistema Automatizado de Control Escolar. Sistema de cómputo que se utiliza para la administración y gestión de los procesos escolares.

Jefe(a) del SACE de la DGSE: Es el(la) responsable de supervisar que el SACE se encuentre en óptimas condiciones para llevar a cabo los procesos de la Administración Escolar. Responsable del SACE por Unidad Regional: Supervisa y realiza los procesos que permiten que el SACE se encuentre en óptimas condiciones para llevar a cabo los procesos de Administración Escolar. Encargado(a) de Control Escolar de UA: Es el(la) encargado(a) de la Administración Escolar de su UA, en apego estricto al Reglamento Escolar, al Reglamento Especial de Admisión y al Manual de Procedimientos Escolares de la DGSE







CENEVAL: (Centro Nacional de Evaluación para la Educación Superior): Es una

asociación civil sin fines de lucro cuya actividad principal es el diseño y aplicación de instrumentos de evaluación de conocimientos, habilidades y competencias, así como el análisis y la difusión de los resultados que arrojan las pruebas.

Examen de evaluación diagnóstica: Instrumento que sirve para medir el grado de conocimientos, habilidades y competencias que poseen los aspirantes a ingresar a la Universidad. Solicitud de Preinscripción: Es un formato oficial de la DGSE que deberán llenar todos los aspirantes a ingresar a la Universidad, en el que se consignan sus datos generales, socioeconómicos y otros datos de importancia para la Institución.

Aspirante: Es toda persona que solicita su ingreso a la Universidad para cursar un Programa Educativo.

Aspirante Preinscrito: Es todo aquel aspirante a ingresar a un Programa Educativo de la Universidad que realizó el proceso requerido y cumplió con los requisitos establecidos en la convocatoria de Preinscripción.

Programa Educativo (PE): Instrumento curricular donde se organizan las actividades de enseñanza-aprendizaje, que permite orientar al docente en su práctica con respecto a los objetivos a lograr, las conductas que deben manifestar los alumnos, las actividades y contenidos a desarrollar, así como las estrategias y recursos a emplear con este fin.

Aspirante aceptado: Es todo aspirante que reúne los requisitos para ser inscrito formalmente en un PE de la Universidad. Inscrito(a) o alumno(a) inscrito(a): Es todo aquel estudiante que cumplió con los requisitos establecidos en el Reglamento Escolar, Reglamento Especial de Admisión y en el Manual de Procedimientos Escolares de la DGSE, así como los establecidos para cada Programa Educativo específico, por la UA que lo imparte.

Inscripción: Es el trámite que realizan tanto aspirantes aceptados como alumnos que ya se encuentran cursando un PE en una Unidad Académica de la Universidad, para quedar formalmente registrados, en cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento Escolar, Reglamento Especial de Admisión y en el Manual de Procedimientos Escolares de la DGSE. Inscripción de Nuevo Ingreso: Es el trámite que realiza el aspirante aceptado a ingresar a un Programa Educativo de una UA de la Universidad, en cumplimiento con







los requisitos establecidos en el Reglamento Escolar, Reglamento Especial de Admisión y en el Manual de Procedimientos Escolares de la DGSE.

Matricula Escolar: Se refiere al padrón de alumnos que están inscritos en cado de los programas educativos que oferta la institución a través de sus Unidades Académicas.

Políticas 1. La Comisión Institucional de Admisión (CIA) es el Organismo Institucional que

regula la selección y admisión de aspirantes a ingresar a la Universidad Autónoma de Sinaloa, para lo cual se apoya en lo establecido en el Reglamento Escolar, Reglamento Especial de Admisión, y el Manual de Procedimientos Escolares de la Dirección General de Servicios Escolares.

2. Los criterios de selección y admisión de aspirantes a ingresar a un Programa

Educativo (PE) que oferta la Institución, y la logística de trabajo, se definen y establecen por la Comisión Institucional de Admisión.

3. El Proceso de Admisión se realiza apegado a las fechas establecidas en el Calendario Escolar, aprobado por el H. Consejo Universitario, los requisitos especificados en la convocatoria; así como los que establezca la CIA

4. Las Unidades Académicas son administradoras de su Proceso de Admisión, apegando a los criterios y fechas establecidas por la CIA.

5. Se reconoce como único instrumento de pago, la hoja que se emite en el portal de Preinscripción: http://dse.uasnet.mx/preinscripcion.

6. La información que el aspirante proporcione en la solicitud de Preinscripción, se utilizará para su Inscripción una vez que sea aspirante aceptado.

7. La información que proporciona el aspirante al llenar su solicitud de

Preinscripción, es su completa responsabilidad, por lo que la Institución no se hace responsable de las inconsistencias en los documentos que emita a solicitud del aspirante o alumno(a), cuando él o ella, no haya verificado o solicitado corrección en sus datos personales.

8. Las encuestas aplicadas de satisfacción del cliente, se analizarán tanto en forma general, como en forma particular; con el objeto de poder detectar información que nos permita implementar acciones de mejora del Proceso.







9. Los aspirantes aceptados que no cumplan con los requisitos para la Admisión quedaran fuera del Proceso sin responsabilidad para la Institución.

10. Cuando alguna persona involucrada en el Proceso de Admisión incurra de manera dolosa, infringiendo la Normatividad Institucional, será sancionado y removido de sus funciones dentro del Proceso.

11. La Institución se reserva el derecho de admisión ante cualquier solicitud formal

de Inscripción y de verificar la autenticidad de los documentos solicitados.







Responsabilidad y Autoridad.

Puesto Responsabilidad Autoridad

Comisión Institucional de

Admisión

1. Vigilar que el Proceso General de Admisión se lleve a cabo de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Especial de Admisión.

2. Definir los criterios a utilizar para realizar la ponderación de los resultados obtenidos de la evaluación diagnostico y los requisitos especificados en las convocatorias.

3. Asegurar que los instrumentos de evaluación sean adecuadamente manejados y aplicados.

4. Revisar las listas de aspirantes y conocer los lugares disponibles en los Colegios Académicos.

5. Procesar los resultados obtenidos de la evaluación diagnostica, ponderar esos resultados con los demás requisitos acordados y definir la lista de aceptados al Programa Educativo correspondiente.

6. Comunicar el resultado a los aspirantes sobre la evaluación diagnostico.

1. Hacer cumplir el Reglamento Especial de Admisión.

2. Requerir las listas de aspirantes, los lugares disponibles en los Colegios Académicos y los requisitos que defina la UA.

3. Requerir los resultados obtenidos de la evaluación diagnostico aplicada a los aspirantes.

4. Resolver aquellos casos que por alguna razón especial se encuentren fuera del marco normativo.

Secretaría General

1. Cumplir la Ley Orgánica, el Estatuto General y demás reglamentación existente para el ordenado funcionamiento de la Universidad.

2. Revisar los sistemas, programas, proyectos, planes y presupuestos que le presenten los Directores a cargo de las distintas áreas académicas y administrativas de la Institución.

3. Dar seguimiento a las políticas establecidas por la CIA en lo referente a los procesos de

1. Hacer cumplir la Ley Orgánica, el Estatuto General y demás reglamentación existente para el ordenado funcionamiento de la Universidad.

2. Aprobar dentro del ámbito de su competencia, los sistemas, programas, proyectos, planes y presupuestos que le presenten los Directores a







Administración Escolar. 4. Revisar que los acuerdos de

Consejo Técnico de las Unidades Académicas, referente a las cuotas de Inscripción estén apegados a las políticas establecidas por la CIA.

cargo de las distintas áreas académicas y administrativas de la Institución.

3. Autorizar o rechazar los acuerdos de Consejo Técnico de las UA que cumplan o incumplan las políticas establecidas por la CIA.

Secretaría Académica

Universitaria

1. Recibir la información de las Unidades Académicas respecto a la cantidad de sustentantes a participar en el proceso de evaluación diagnostico.

2. Solicitar la aplicación de los exámenes, mediante el formato solicitud de aplicación.

3. Establecer el procedimiento para habilitar el llenado del registro de aspirantes en línea a CENEVAL.

4. Proporcionar los aplicadores que conforme al número de sustentantes le sean requeridos por CENEVAL.

5. Coordinar la logística requerida para que CENEVAL realice la capacitación de los Encargados de Control Escolar y Secretarios Académicos de las UA.

6. Proporcionar las instalaciones apropiadas para la aplicación de exámenes, las cuales deberán contar mínimo con los servicios básicos.

7. Garantizar la seguridad, resguardo, confidencialidad y control de los materiales de aplicación.

8. Responder a CENEVAL de los daños y perjuicios que le pudiera ocasionar por el extravío de cualquier material de aplicación e insumo que le fue proporcionado

1. Requerir al CENEVAL la aplicación y calificación de conformidad a lo establecido en el formato solicitud de aplicación, así como los reportes de resultados.

2. Demandar los cuestionarios de contexto, cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas y las guías de estudio.

3. Solicitar se habilite el registro en línea con la plataforma de CENEVAL o de LA INSTITUCIÓN.

4. Exigir se designe y envíen a los supervisores o auxiliares de aplicación de exámenes.

5. Demandar la capacitación al personal que LA INSTITUCIÓN designe, para llevar a cabo la aplicación de exámenes.

6. Pedir se realice la aplicación conforme a las fechas, lugares y especificaciones señaladas por la LA INSTITUCIÓN.







para llevar a cabo la aplicación. 9. Devolver a CENEVAL los materiales

de aplicación utilizados y no utilizados.

Secretaría de Administración

y Finanzas

7. Supervisar la correcta aplicación de las cuotas especiales acordadas por los H. Consejos Técnicos de las UA y autorizadas por Secretaría General.

8. Monitorear las solicitudes de hojas de pago para los servicios que ofrece la DGSE, entre los cuales está la Preinscripción, Inscripción y Reinscripción.

9. Mantener permanentemente el enlace con los Bancos y las Instituciones correspondientes con la finalidad de asegurar el adecuado desarrollo de los procesos de Administración Escolar en la aplicación de cuotas.

1. Exigir a las autoridades correspondientes las cuotas establecidas para los servicios escolares.

2. Autorizar o rechazar las solicitudes de hojas de pago que no cumplan con las cuotas establecidas para los servicios escolares.

3. Demandar de las Instituciones Bancarias la información de los pagos realizados correspondientes a los servicios escolares.

4. Solicitar a la Dirección de Informática, la conciliación de los pagos.







Director General de la

DGSE

1. Elaborar y dar seguimiento al Plan de Desarrollo de la DGSE, en atención al Plan de Desarrollo Institucional.

2. Vigilar el cumplimiento de la Normatividad Institucional y satisfacción de los usuarios del servicio de Administración Escolar.

3. Dirigir las actividades desarrolladas en la Administración Escolar, a través de la elaboración de políticas y reglamentos específicos que normen y aseguren el logro de los objetivos de la calidad.

4. Generar un clima laboral propicio para el buen desempeño de las funciones de Administración Escolar.

5. Gestionar la capacitación del personal a su cargo para contribuir al valor agregado y buen funcionamiento de los procesos de Administración Escolar.

6. Proveer de los recursos suficientes para el buen desempeño de los procesos de Administración Escolar

7. Mantener y promover la mejora continua de los procesos de Administración Escolar.

1. Hacer cumplir la normatividad institucional, el Plan de Desarrollo de la DGSE, así como las políticas y reglamentos específicos que norman el buen funcionamiento de la Administración Escolar.

2. Solicitar al SACE reportes de manera periódica de la información generada, así como el buen funcionamiento de los sistemas de cómputo (Software y Hardware)

3. Dar seguimiento a las directrices emanadas de la Comisión Institucional de Admisión.

Jefe de enseñanza de

la DGSE

1. Vigilar conjuntamente con el titular de la DGSE el cumplimiento de la Normatividad Institucional.

2. Llevar a cabo el plan de Desarrollo de la DGSE al nivel que corresponda, y reportar al titular de la DGSE el desempeño de las acciones.

3. Asegurar la competencia y formación del personal a su cargo para las tareas asignadas.

4. Reportar al Jefe del SACE, el funcionamiento de los sistemas de

1. Demandar conjuntamente con el titular de la DGSE el cumplimiento de Normatividad Institucional, el Plan de Desarrollo de la Dirección, así como las políticas y Reglamentos específicos que norman el buen funcionamiento de la Administración Escolar.

2. Solicitar al titular de la DGSE, capacitación necesaria para el cumplimiento de los







cómputo. 5. Gestionar los recursos suficientes

para el logro de los objetivos de la calidad y cumplimiento de la misión de la DGSE.

6. Dirigir las actividades del nivel a su cargo y promover un ambiente laboral aceptable.

7. En coordinación con el titular de la DGSE mantener y promover la mejora continua de los procesos de Administración Escolar del nivel a su cargo.

requisitos de Administración Escolar del nivel a su cargo y logro de los objetivos de calidad.

3. Requerir al jefe del SACE el buen funcionamiento de los sistemas de cómputo.

4. Solicitar el recurso necesario para el buen funcionamiento de los procesos de Administración Escolar.

Jefe del SACE de la DGSE

1. Supervisar que el sistema opere en óptimas condiciones y permita ofrecer un servicio en la Administración Escolar sin demora y que genere información veraz y, oportuna.

2. Capacitar al personal de la DGSE, y encargados de Control Escolar de las UA para el uso adecuado del SACE.

3. Proporcionar los instrumentos electrónicos necesarios para la toma de decisiones en la Administración Escolar.

4. Asegurar el adecuado funcionamiento de los equipos de cómputo de la DGSE.

5. Llevar a cabo lo necesario para que el SACE se encuentre en óptimas condiciones para que se realicen los procesos de Administración Escolar en los Departamentos de Control Escolar de las diversas UA.

1. Requerir a la Dirección de Informática el apoyo necesario para el correcto funcionamiento del SACE, así como para implementar mejoras a la Administración Escolar a través de sistemas.

2. Solicitar al titular de la DGSE los recursos necesarios para capacitar al personal involucrado en la Administración Escolar, así como también, para el buen desempeño de las funciones que corresponden al departamento del SACE.

3. Requerir y orientar que los Encargados de Control Escolar de las UA realicen adecuadamente el proceso Administrativo-Escolar.

1. Supervisar que el sistema opere en óptimas condiciones, y permita ofrecer un servicio en la Administración Escolar de la UR que pertenezca, sin demora y que

1. Demandar la correcta aplicación de la Normatividad y reglamentos institucionales.

2. Solicitar al jefe del SACE el apoyo para mantener y







Responsable del SACE por Unidad Regional

genere información veraz y, oportuna.

2. Vigilar la correcta aplicación de los procedimientos establecidos para la Administración Escolar de la UR que pertenece.

3. Promover la capacitación para los Encargados de Control Escolar de la UR que pertenece, para el uso adecuado del SACE.

4. Atender, y resolver los requerimientos de los Encargados de Control Escolar de la UR a la que pertenece, para asegurar la satisfacción de los usuarios.

mejorar el funcionamiento del SACE.

3. Requerir a los Encargados de Control Escolar de la UR a la que pertenece la aplicación de los procedimientos establecidos para la Administración Escolar.

4. Solicitar al titular de la DGSE, los requerimientos para ofrecer servicios de Administración Escolar de calidad, y cumplir con los requisitos establecidos en los procesos.

Encargado de Control Escolar

de UA

1. En coordinación con el Secretario Académico de la UA correspondiente, proporcionar la información requerida para la Administración Escolar.

2. Realizar las actividades programadas en apego al Calendario Escolar de la Institución y en coordinación con la DGSE y en lo particular para el Proceso de Admisión con la CIA.

3. Asegurar la captura de la información requerida para la Administración Escolar a través del SACE.

4. Asegurar la aplicación de los procedimientos para la Administración Escolar en la UA que le corresponde.

5. Identificar y dar seguimiento a las causas que pudieran ser origen del incumplimiento de requisito establecido por el cliente, la organización, legales o reglamentarios.

1. Accesar al SACE y emitir documentación en función de su responsabilidad.

2. Apoyar en la logística de las actividades de Administración Escolar, apegado al Calendario Escolar de la institución

3. Solicitar el recurso necesario para el buen funcionamiento de los procesos de Administración Escolar de la UA que le corresponde

4. Incrementar la satisfacción de los usuarios de los servicios escolares.







Desarrollo

Responsable Actividades

Comisión Institucional de Admisión

CONVOCATORIA 1. Establecer la convocatoria correspondiente al Proceso

General de Admisión, de acuerdo a los periodos establecidos en el Calendario Escolar aprobado por el H. Consejo Universitario, a través de la Dirección General de Servicios Escolares (DGSE).

Dirección General de Servicios Escolares

CAPACIDAD DE ADMISIÓN 2. Solicitar a las Unidades Académicas (UA) la capacidad

de admisión para el ciclo escolar a iniciar.

Encargado de Control Escolar de UA

3. Entregar propuesta de grupos y número de alumnos por grupo a la DGSE, apegándose al número de grupos autorizados en la UA; así como en base a la capacidad instalada y a las recomendaciones de organismos evaluadores. En el mismo documento deberán indicar el número de fichas de preinscripción requeridas.


4. Emitir convocatoria y trípticos que permitan socializar lo referente al Proceso de Admisión a más tardar 15 días naturales antes del periodo establecido en el Calendario Escolar. La convocatoria deberá contener el periodo, el procedimiento y los requisitos para la Preinscripción.


5. Recoger convocatoria y trípticos en la DGSE para socializar el Proceso de Admisión.

SOLICITUD A CENEVAL 6. Solicitar el examen de evaluación diagnostico

(CENEVAL) a través de Secretaría Académica Universitaria.

PUBLICACIÓN DE REQUISITOS (PREINSCRIPCIÓN) 7. Socializar el Proceso de Admisión distribuyendo

convocatoria y trípticos.

Jefe del SACE de la DGSE

PRELIMINARES DE LA PREINSCRIPCIÓN 8. Reportar y dar de alta, en conjunto con la Dirección de

Informática, los lugares disponibles a liberar por sistema para cada uno de los Programas Educativos que se ofertan en las Unidades académicas durante el Proceso de Preinscripción en base a la información proporcionada por los Encargados de Control Escolar.







Aspirante

ETAPA DE REGISTRO 9. Ingresar al Portal de la Universidad Autónoma de

Sinaloa: www.uas.edu.mx o bien, directamente al portal de Preinscripción: http://dse.uasnet.mx/preinscripcion, desde cualquier PC con acceso a internet.

10. Seleccionar la opción primer ingreso e ingresar la CURP, el Nivel Académico: Bachillerato o Profesional, Localidad donde pretende estudiar, Unidad Académica y Programa Educativo a cursar. De la misma forma se deberá ingresar un correo electrónico y un número de teléfono celular.

11. Aceptar que se envíen mensajes por correo electrónico y/o teléfono celular, ya que solo mediante estas vías se informará el número de ficha de preinscripción y la contraseña o clave, con las cuales se podrá continuar con el proceso (primer mensaje).

12. Ingresar de nueva cuenta en la página de preinscripción y seleccionar la opción continuar, donde anotará el número de ficha y clave de preinscripción recibidas en el correo electrónico y/o mensaje de texto, para de esta manera poder imprimir la hoja de pago por concepto de preinscripción, así como la ficha de preinscripción.

13. Realizar el pago en la Institución Bancaria de su elección de las que se indiquen en la hoja de pago. Este deberá realizarse lo más pronto posible para garantizar el lugar en la preinscripción. Al aspirante le llegará un segundo mensaje de texto y/o correo electrónico donde se indica que el pago fue recibido y que puede continuar con el proceso.

PREINSCRIPCIÓN 14. Ingresar al portal de admisión:

http://dse.uasnet.mx/admision con el número de ficha y clave de acceso al siguiente día hábil de haber realizado el pago, llenar la solicitud de Preinscripción, realizar su registro en CENEVAL e imprimir las constancias que ahí le especifiquen.

15. Integrar y acudir a la Unidad Académica correspondiente a entregar la documentación requerida para la Preinscripción de acuerdo con la tabla de requisitos y criterios de aceptación para el producto (RCAP-DGSE-PGAPE-01). El aspirante recibirá un tercer mensaje de texto y/o correo electrónico donde se le recuerda reunir







toda la documentación requerida para la preinscripción y acudir a la Unidad Académica que seleccionó.

Jefe de Enseñanza de la DGSE

16. Monitorear los avances del Proceso de Preinscripción para la posterior toma de decisiones.


17. Recibir la documentación del aspirante y verificar su cumplimiento de acuerdo a los requisitos para la Preinscripción. a) Si el expediente está completo, pasa al punto 18. b) Si no está completo, pasa al punto 15.

18. Tomar fotografía al aspirante y registrarlo en la página del SACE.

19. Imprimir y entregar comprobante de Preinscripción al aspirante e informarle la fecha del examen CENEVAL.

Aspirante

20. Recibir su Constancia de Preinscripción, así como la información sobre el examen CENEVAL, si cumple con todos los requisitos.

21. Asistir a la Unidad Académica en la fecha que se le indicó para presentar el examen CENEVAL debiendo llevar su Constancia de Preinscripción, el comprobante de registro a CENEVAL y una identificación con fotografía. Días antes de la fecha programada para el examen, recibirá un cuarto mensaje en el que se le recordará la asistencia en la fecha programada y los documentos que debe de llevar.


22. Contestar la encuesta de satisfacción del servicio que presta CENEVAL a nuestra Institución.








CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN 23. Convocar a los integrantes para discutir y aprobar la

calendarización de actividades relativas a la selección de aspirantes.

24. Definir los criterios a considerar en la aceptación de los aspirantes a ingresar a la Institución.

ASPIRANTES ACEPTADOS 25. Revisar las listas de aspirantes y conocer los lugares

disponibles en los Colegios Académicos. 26. Procesar los resultados obtenidos de la evaluación

diagnostico, ponderar esos resultados con los demás requisitos acordados y definir la lista de aceptados al PE correspondiente.

27. Resolver sobre casos no previstos en la reglamentación. 28. Autorizar la publicación de aspirantes aceptados en cada

uno de los PE de las UA a la DGSE, así como el envío del quinto mensaje de texto y/o correo electrónico al aspirante, donde se le informe si fue o no fue aceptado.


29. Enviar relación de los aspirantes aceptados en cada uno de los PE a las UA.

PRELIMINARES DE LA INSCRIPCIÓN 30. Definir un rango de números de cuenta para cada una de

las Unidades Académicas.


31. Solicitar a Secretaría General la autorización de los montos de las cuotas de inscripción acordadas por los Consejos Técnicos de las UA.

Secretaría General

32. Revisar que los acuerdos de Consejo Técnico referente a las cuotas de Inscripción estén apegados a las políticas establecidas por la CIA: a) Si cumplen con los lineamientos, pasa al punto 33. b) Si no cumplen, se le notifica a la Unidad Académica y

pasa al punto 31. 33. Autorizar los acuerdos de Consejo Técnico que cumplan

con las políticas de la CIA, notificar a la SAF y a la UA.








34. Capturar en el SACE los acuerdos de Consejo Técnico aprobados por Secretaria General.

35. Solicitar por sistema y por escrito a la SAF la generación de hojas de pago de Inscripción especificando los conceptos oficiales y particulares que serán incluidos, así como los importes de cada uno de ellos. Además, se deberá especificar el PE y el número de hojas de pago requeridas para pago normal o exonerado.

Secretaría de Administración y

Finanzas

36. Monitorear las solicitudes de hojas de pago de Inscripción, así como la captura de acuerdos del Consejo Técnico aprobados por Secretaría General.

37. Verificar la concordancia de los acuerdos aprobados por SG contra los capturados: a) Si hay correspondencia, pasa al punto 38. b) Si no, las rechaza, anota observaciones y pasa al

punto 34. 38. Autorizar las solicitudes de hojas de pago de Inscripción.

Encargado de Control Escolar

39. Monitorear que la solicitud de hojas de pago de Inscripción aparezca como emitida.

PUBLICACIÓN DE REQUISITOS (INSCRIPCIÓN) 40. Publicar fechas de Inscripción tomando en cuenta las

políticas establecidas por la CIA y el periodo establecido en el Calendario Escolar aprobado por el H. Consejo Universitario, así como los requisitos de Inscripción.







Aspirante

INSCRIPCIÓN 41. Revisar sus mensajes de texto y/o correos electrónicos,

en la página WEB de admisión, en la de la Universidad o en la UA si fue o no fue aceptado.

42. Llenar la encuesta de satisfacción sobre el Proceso de Admisión si fue aceptado (si le apareció el formato para ello). Imprimirá y firmará la Carta Protesta y la Carta de Consentimiento.

43. Acudir a la Unidad Académica para efecto de que le revisen los documentos originales, de acuerdo con los requisitos establecidos para la Inscripción. Si el expediente está completo se le entregará hoja de pago de Inscripción.

44. Realizar el pago en el Banco o en la Institución correspondiente dentro de las fechas establecidas. En esta parte le llegará al aspirante un sexto mensaje de texto y/o correo electrónico donde se informa que el pago de inscripción ha sido registrado y que acuda a la Unidad Académica a entregar su expediente para la Inscripción.

45. Integrar y entregar la documentación requerida para la Inscripción en la UA correspondiente de acuerdo con la tabla de requisitos y criterios de aceptación para el producto (RCAP-DGSE-PGAPE-01).








46. Recibir y revisar los documentos requeridos para la Inscripción a cada aspirante aceptado: a) Si el expediente está completo, pasa al punto 47. b) Si está incompleto, pasa al punto 45.

47. Ordenar los documentos en función de cómo aparecen para marcarse en la Constancia de Inscripción y dar de alta en el SACE al aspirante aceptado para pasar a ser alumno de la Institución.

48. Revisar si el alumno tiene antecedentes de estudios realizados en la Institución para retomar su número cuenta.

49. Imprimir la Constancia de Inscripción, marcar los documentos entregados y firmarla, tanto quien recibe la documentación, como el alumno.

50. Entregar la parte de la Constancia de Inscripción que corresponde al alumno y que avala su ingreso a un PE de la Institución, así como integrar la parte que corresponde a la UA en el expediente del alumno.

51. Termina el Proceso. Al alumno le llegará un séptimo mensaje de texto y/o correo electrónico felicitándolo y dándole la bienvenida a la UAS.







Diagrama de flujo:

Aspirante

Unidad

Académica

Dirección General de

Servicios Escolares

Secretaría

de

Administra

ción y

Finanzas

Comisión

Institucional de

Admisión

Inicio

2. Solicitar a las UA la capacidad de admisión para el ciclo escolar a iniciar.

4. Emitir convocatoria y trípticos que permitan socializar lo referente al Proceso de Admisión a más tardar 15 días antes del periodo establecido en el Calendario Escolar.

8. Reportar y dar de alta, en conjunto con la Dirección de Informática, los lugares disponibles a liberar por sistema durante el Proceso de Preinscripción.

1. Establecer convocatoria correspondiente del Proceso General de Admisión de acuerdo al Calendario Escolar aprobado por el H Consejo Universitario a

través de la DGSE.

9. Ingresar al Portal de la UAS o bien, directamente al portal de Preinscripción, desde cualquier PC con acceso a internet.

5. Recoger convocatoria y trípticos en la DGSE para socializar el Proceso de Admisión. 6. Solicitar el examen de evaluación diagnostico (CENEVAL) a través de la SAU

7. Socializar el Proceso de Admisión.

10. Seleccionar la opción primer ingreso e ingresar la CURP, el Nivel Académico: Bachillerato o Profesional, Localidad donde pretende estudiar, Unidad Académica y Programa Educativo a cursar. De la misma forma se deberá ingresar su correo electrónico y un número de teléfono celular.

11. Aceptar que se envíen mensajes por correo electrónico y/o teléfono celular, (primer mensaje).

3. Entregar propuesta de grupos y número de alumnos por grupo a la DGSE. Indicar el número de fichas de Preinscripción requeridas.

A







Aspirante

Unidad

Académica



y Finanzas


16 Monitorear los avances del Proceso de Preinscripción para la posterior toma de decisiones.

14. Ingresar al portal de admisión con el número de ficha y clave de acceso al siguiente día hábil de haber realizado el pago, llenar la solicitud de Preinscripción, realizar su registro en CENEVAL e imprimir las constancias que ahí le especifiquen.

12. Ingresar de nueva cuenta en la página de preinscripción y seleccionar la opción continuar, para imprimir la hoja de pago de preinscripción, así como la ficha de preinscripción.

13. Realizar el pago en la Institución Bancaria de su elección de las que se indiquen en la hoja de pago. Al aspirante le llegará un segundo mensaje de texto y/o correo electrónico.

A

15. Integrar y acudir a la Unidad Académica correspondiente a entregar la documentación requerida para la Preinscripción. El aspirante recibirá un tercer mensaje de texto y/o correo electrónico

20. Recibir su Constancia de Preinscripción, así como la información sobre el examen CENEVAL, si cumple con todos los requisitos.

17. Recibir la documentación del aspirante y verificar su cumplimiento de acuerdo a los requisitos para la Preinscripción.

19. Imprimir y entregar comprobante de Preinscripción al aspirante e informarle la fecha del examen CENEVAL.

18. Tomar fotografía al aspirante y registrarlo en la página del SACE.

No

Sí

¿Está completo?

B







Aspirante

Unidad

Académica

Dirección General de

Servicios Escolares

Secretaría General Comisión

Institucional de Admisión

21. Asistir a la UA en la fecha que se le indicó para presentar el examen CENEVAL. Días antes de la fecha programada para el examen, recibirá un cuarto mensaje de texto y/o correo electrónico.

23. Convocar a los integrantes para discutir y aprobar la calendarización de actividades relativas a la selección de aspirantes.

22. Contestar la encuesta de satisfacción del servicio prestado por CENEVAL a nuestra

Institución.

24. Definir los criterios a considerar en la aceptación de los aspirantes a ingresar a la Institución.

26. Definir lista de aceptados a el PE

correspondiente.

25. Revisar las listas de aspirantes y conocer los lugares disponibles en los colegios académicos

B

31. Solicitar a Secretaría General la autorización de los montos de las cuotas de Inscripción acordadas por los Consejos Técnicos de las UA.

27. Resolver sobre casos no previstos en la

reglamentación.

28. Autorizar la publicación de aspirantes aceptados en cada uno de los PE de las UA a la DGSE, así como el envío del quinto mensaje de texto y/o correo electrónico al aspirante.

29. Enviar relación de los aspirantes aceptados en cada uno

de los PE a las UA.

30. Definir un rango de números de cuenta para cada una de las Unidades Académicas. 32. Revisar que los

acuerdos de Consejo Técnico referente a las cuotas de Inscripción, estén apegados a las políticas de la CIA.

Sí

¿Cumplen lineamientos?

No

33. Autorizar los acuerdos de Consejo Técnico, notificar a la SAF y a la UA.

C







Aspirante

Unidad Académica



y Finanzas


35. Solicitar a la SAF la generación de hoja de pago de Inscripción.

36. Monitorear las solicitudes de hoja de pago de Inscripción, así como la captura de acuerdos del Consejo Técnico aprobados.

41. Revisar sus mensajes de texto y/o correos electrónicos, en la página WEB de admisión, en la de la Universidad o en la UA si fue o no fue aceptado.

42. Llenar la encuesta de satisfacción sobre el Proceso de Admisión, si fue aceptado (si le apareció el formato para ello). Imprimirá y firmará la Carta Protesta y la Carta de Consentimiento.

C

40. Publicar fechas de Inscripción en apego a las políticas de la CIA y al Calendario Escolar de la Institución, así

como los requisitos.

39. Monitorear que la solicitud de hojas de pago de Inscripción aparezca como emitida.

37. Verificar la concordancia de los acuerdos aprobados por SG contra los capturados.

D

¿Son iguales?

Sí

No

38. Autorizar las solicitudes de hojas de pago de Inscripción

34. Captura en el SACE los acuerdos de Consejo Técnico aprobados por Secretaría General







Aspirante

Unidad Académica



y Finanzas


43. Acudir a la UA para efecto de que le revisen los documentos originales y en base a esto, si está completo, se le entregará la hoja de pago por concepto de Inscripción.

44. Realizar el pago en el Banco o en la Institución correspondiente dentro de las fechas establecidas. En esta parte le llegará al aspirante un sexto mensaje de texto y/o correo electrónico.

45. Integrar y entregar en la UA correspondiente la documentación requerida para la Inscripción.

D

48. Revisar si el alumno tiene antecedentes de estudios realizados en la Institución, para retomar su número de cuenta

46. Recibir y revisar los documentos requeridos a cada aspirante aceptado.

49. Imprimir la Constancia de Inscripción, marcar los documentos entregados y firmarla, tanto quien recibe, como el alumno.

50. Entregar la parte de la Constancia de Inscripción que corresponde al alumno, así como integrar la parte que corresponde a la UA en el expediente.

Fin. Séptimo Mensaje.

¿Está completo?

Sí

No

47. Ordenar los documentos en función de cómo aparecen para marcarse en la Constancia de Inscripción y dar de alta en el SACE al aspirante aceptado.







Control de Formatos

Formatos

Identificación de Formatos Controles aplicables a Formatos

No. Nombre del Formato

Código del Formato Ubicación Responsable de su resguardo

1 Registro por etapas del Proceso de Admisión

FO-DGSE-PGAPE-01

Carpeta que lo contiene en forma impresa o electrónica.


2

Reporte general de aspirantes inscritos dentro de los tiempos establecidos

FO-DGSE-PGAPE-02



3 Reporte de satisfacción del usuario

FO-DGSE-PGAPE-03



4 Encuesta general de satisfacción de usuarios

FO-DGSE-PGAPE-04 Forma Electrónica Responsable de Proceso

5 Encuesta de satisfacción CENEVAL

FO-DGSE-PGAPE-05 Forma Electrónica Responsable de Proceso

6 Constancia de Inscripción

FO-DGSE-PGAPE-06

Carpeta que la contiene en forma impresa y/o en el sistema (SACE)


Identificación de cambios:

Cambios entre el Proceso General de Admisión a un Programa Educativo versión 5 y 6

No. de capítulo del Documento

Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota

Adición (A) o

Supresión (S)

Texto Modificado

Responsabilidad Secretaría Académica

Universitaria A

1. Recibir la información de las Unidades Académicas respecto a la cantidad de sustentantes a participar en el proceso de evaluación diagnostico.

2. Solicitar la aplicación de los exámenes, mediante el formato solicitud de aplicación.

3. Establecer el procedimiento para habilitar el llenado del registro de aspirantes en línea a CENEVAL.

4. Proporcionar los aplicadores que conforme al número de sustentantes le sean requeridos por CENEVAL.

5. Coordinar la logística requerida para que CENEVAL realice la capacitación de los Encargados de Control Escolar y Secretarios Académicos de las UA.







6. Proporcionar las instalaciones apropiadas para la aplicación de exámenes, las cuales deberán contar mínimo con los servicios básicos.

7. Garantizar la seguridad, resguardo, confidencialidad y control de los materiales de aplicación.

8. Responder a CENEVAL de los daños y perjuicios que le pudiera ocasionar por el extravío de cualquier material de aplicación e insumo que le fue proporcionado para llevar a cabo la aplicación.

9. Devolver a CENEVAL los materiales de aplicación utilizados y no utilizados.

Autoridad Secretaría Académica

Universitaria A

1. Requerir al CENEVAL la aplicación y calificación de conformidad a lo establecido en el formato solicitud de aplicación, así como los reportes de resultados.

2. Demandar los cuestionarios de contexto, cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas y las guías de estudio.

3. Solicitar se habilite el registro en línea con la plataforma de CENEVAL o de LA INSTITUCIÓN.

4. Exigir se designe y envíen a los supervisores o auxiliares de aplicación de exámenes.

5. Demandar la capacitación al personal que LA INSTITUCIÓN designe, para llevar a cabo la aplicación de exámenes.

6. Pedir se realice la aplicación conforme a las fechas, lugares y especificaciones señaladas por la LA INSTITUCIÓN.

Desarrollo Aspirante

S+A

Ingresar Seleccionar la opción primer ingreso e ingresar la su CURP, y posteriormente seleccionar el Nivel Académico: Bachillerato o Nivel Superior Profesional, Localidad donde pretende estudiar, Unidad Académica y Programa Educativo a cursar. De la misma forma se deberá ingresar un correo electrónico y un número de teléfono celular.

A

Aceptar que se envíen mensajes por correo electrónico y/o teléfono celular, ya que solo mediante estas vías se informará el número de ficha de preinscripción y la contraseña o clave, con las cuales se podrá continuar con el proceso (primer mensaje).

S+A

Ingresar de nueva cuenta en la página de preinscripción y seleccionar la opción continuar, donde anotará el número de ficha y clave de preinscripción recibidas en el correo electrónico y/o mensaje de texto, para de esta manera poder imprimir la hoja de pago por concepto de preinscripción, así como la ficha de preinscripción. Imprimir la hoja de pago por concepto de Preinscripción, después de haber aceptado los requisitos establecidos por el Programa Educativo.

S+A

Realizar el pago en la Institución Bancaria de su elección de las que se indiquen en la hoja de pago. Deberá pagar a más tardar 72 horas después de haber seleccionado su Programa Educativo, de lo contrario su lugar será reasignado. Este deberá realizarse lo más pronto posible para garantizar el lugar en la preinscripción. Al aspirante le llegará un segundo mensaje de texto y/o correo electrónico donde se indica que el pago fue recibido y que puede continuar con el proceso.

S+A

Ingresar de nueva cuenta con su CURP y el folio de su hoja de pago al portal de Preinscripción al siguiente día hábil de haber realizado el pago e imprimir la ficha de Preinscripción. La ficha contiene folio y clave de acceso para ingresar al portal de admisión: http://dse.uasnet.mx/admision. Ingresar al portal de admisión: http://dse.uasnet.mx/admision con el número de ficha y clave de acceso al siguiente día hábil de haber realizado el pago, llenar la solicitud de Preinscripción en el portal de admisión, realizar su registro en CENEVAL e imprimir las constancias que ahí le especifiquen.







A

Integrar y acudir a la Unidad Académica correspondiente a entregar la documentación requerida para la Preinscripción de acuerdo con la tabla de requisitos y criterios de aceptación para el producto (RCAP-DGSE-PGAPE-01). El aspirante recibirá un tercer mensaje de texto y/o correo electrónico donde se le recuerda reunir toda la documentación requerida para la preinscripción y acudir a la Unidad Académica que seleccionó.

A

Asistir a la Unidad Académica en la fecha que se le indicó para presentar el examen CENEVAL debiendo llevar su Constancia de Preinscripción, y el comprobante de registro a CENEVAL y una identificación con fotografía. Días antes de la fecha programada para el examen, recibirá un cuarto mensaje en el que se le recordará la asistencia en la fecha programada y los documentos que debe de llevar.


A Autorizar la publicación de aspirantes aceptados en cada uno de los PE de las UA a la DGSE, así como el envío del quinto mensaje de texto y/o correo electrónico al aspirante, donde se le informe si fue o no fue aceptado.

Aspirante

A Revisar sus mensajes de texto y/o correo electrónicos, en la página WEB de admisión, en la de la Universidad o en la UA si fue o no fue aceptado.

A

Realizar el pago en el Banco o en la Institución correspondiente dentro de las fechas establecidas. En esta parte le llegará al aspirante un sexto mensaje de texto y/o correo electrónico donde se informa que el pago de inscripción ha sido registrado y que acuda a la Unidad Académica a entregar su expediente para la Inscripción.

Encargado de Control

Escolar de UA A

Termina el Proceso. Al alumno le llegará un séptimo mensaje de texto y/o correo electrónico felicitándolo y dándole la bienvenida a la UAS.

Pie de página S+A Fecha de emisión: 12 de septiembre de 2013, 15 de febrero de 2014; Versión 5 6

universidad autónoma de sinaloa sistema de gestión de la ...siia.uasnet.mx/sace/sgc/4....

Documents